Como Redactar Un Informe de Indencias, Parte Diario

 

 

Confección de Documentos y Escritos, Redactados de Informes y Partes Diarios: Contenido, Redacción de Informes de Incidencias: Contenido y Puntos esenciales de la misma.

INTRODUCCION:

  Como un elemento más para el desempeño de la labor que desarrolla el Vigilante de Seguridad, éste, utiliza la

•

variedad de comunicaciones existentes hoy día, ya sean variables, informáticas, telefónica, radiotelefónicas, de señales, a través de imágenes y escritas.   Vamos a referirnos a las comunicaciones escritas. Dentro del amplio campo de las comunicaciones reflejadas, el

•

Vigilante de Seguridad debe dar una gran importancia a las comunicaciones escritas, de ellas se servirá para dejar testimonio de su labor diaria.   Con ella dejara constancia de su profesionalidad y delimitara por medio de los documentos escritos

•

reglamentarios._ parte diario de servicio e informes de incidencias, las responsabilidades re sponsabilidades de cada persona y cargo, evitando situaciones conflictivas. ELEMENTOS DE LAS COMUNICACIONES ESCRITAS:

  Para que haya comunicación escrita completa, deben existir siempre los tres elementos siguientes: 

•

Emisor.:

  Persona o cargo que manifiesta y difunde a través de un escrito o documento una idea o acontecimiento.

•

Mensaje.:

  Es el contenido de la información que influye en la actitud del destinatario ( receptor).  

•

Receptor.:

  Persona o cargo que recibe el mensaje y lo interpreta.  

•

FINALIDAD DE LA INFORMACION ESCRITA EN EL SERVICIO:

 

•

El propietario de este tipo de información debe ir orientando a conseguir los objetivos siguientes: 

-  Notificar cuanto ha sucedido en el servicio. - 

Dejar constancia legible. 

- 

Manifestar la actividad. 

- 

Justificar la presencia. 

BASE DOCUMENTAL:

  Esta base puede tener múltiples formatos, aquí nos vamos referir, a las que de forma mas corriente suelen utilizarse:

•

-  Impresos normalizados por Empresas de Seguridad. -  Impresos regulados por el cliente. -  Listados informáticos. -  Folios. Impresos normalizados por Empresas de Seguridad.

 

 

•

La empresa de seguridad consciente de la transcendencia de lo hasta aquí expuesto, ha establecido sus propios modelos de impresos, para los Partes Diarios de Servicio e informes de incidencias. Todos se redactan por duplicado. 

Impresos regulados por el cliente.

  Existen clientes que tiene sus propios impresos para la elaboración de dichos partes, cumplimentados, ya que este es

•

su deseo: el fin es el mismo que el asignado al impreso de la empresa de seguridad. Listados Informáticos.

  Igualmente, puede darse el caso de clientes que cuenten con impresoras, donde quedan reflejadas la operatividad de

•

los diferentes sistemas y equipos de seguridad tales; como detección de incendios, incendios, intrusión, control de rondas….Unamos al parte diario de servicio. Folio.

  De este medio se sirve el Vigilante de Seguridad para corregir posibles negligencias en la entrega de los impresos

•

normalizados. Debe informar ineludiblemente de la labor realizada! Como complemento lleve siempre sobre si, un block pequeño y un bolígrafo. PARTE DIARIO DEL SERVICIO.

  El Vigilante de Seguridad tiene como documento normalizado para justificar su labor cotidiana, el Parte diario de

•

servicio.   En el manifiesta y deja testimonio de todas sus intervenciones, consiguiendo con ello, que sus actuaciones no se

•

olviden y queden prueba de su actividad operativa. Estudio de la elaboración del Parte Diario de Servicio._

  Este impreso contiene el documento base justificativo de su trabajo, del cual se elaboran dos ejemplares:

•

-  Original- Dirigido al cliente. -  Copia- Queda archivado en poder de la Compañía de Seguridad. Dicho documento consta de tres partes. -  Encabezamiento. -  Cuerpo. -  Estadillo de responsabilidad. Encabezamiento: En el encabezamiento quedaran redactados los l os asuntos siguientes. -  Nombre y Ubicación del Centro de Trabajo. -  Escribir los datos suficientes para que cualquier persona pueda identificar el Centro. -  Si el establecimiento, fuera sucursal o agencia, se insertara además el nuecero de la misma. -  Igualmente se anotara en este apartado el día, mes y año. Cuerpo: Columna horaria.

  En este apartado del documento, que figura en la parte izquierda del mismo, se insertaran las horas en las cuales han



ocurrido los hechos, que se describen seguidamente en el cuerpo de la comunicación. No pase por alto este aspecto; Siempre que relate un hecho, anomalía o incidencia, debe figurar en esta columna el momento horario del mismo. Texto.

 

  Comenzara la redacción del mismo de la siguiente forma: 



-  Comienza el servicio, haciéndose cargo del mismo, relevando al Vigilante de Seguridad. -  Seguidamente anotara las novedades que haya encontrado.  -  Comunicara al CONTROL, que se ha hecho cargo del servicio.  -  A continuación reflejara las ordenes que le son transmitidas, si las hay, indicando si procedencia.  -  Posteriormente ira registrando todas las incidencias que ocurran oc urran en su turno de servicio, si estas son de importancia, se subrayaran o destacaran caligráficamente, a fin de que no pasen inadvertidas.  -  Las visitas de los inspectores y demás representantes de la compañía de seguridad quedaran igualmente reflejadas.  -  No olvide, que cada vez que relate un hecho, en el que intervenga una persona, deberá hacerse constar su categoria laboral, su nombre y apellidos.  -  Al final de este apartado, debe reflejar seguidamente, para de esta manera hacerse responsable de cuantas noticias comunica en este documento.  -  ESTADILLO DE RESPONSABILIDAD.

Los epígrafes de este capitulo se cumplimentaran de la siguiente forma: Vigilantes: Se anotaran los nombres y apellidos de los componentes del servicio de seguridad que redacten el parte. Turno: En el ira la hora de comienzo y finalización del servicio. Armero: no de armas- se plasmara el numero que identifica a la/s mismas. Guía- Comprobara que cada arma tiene su

guía y posteriormente pondrá: Sí

Radioteléfonos: Nº-reflejara su número de identificación Estado- Según su situación operativa o física, anotara bien o

mal. Reloj: si existe, se limitara a poner su estado. Linterna: igualmente anotara la situación operativo en la que se encuentra. Perro: si en el servicio y bajo su responsabilidad, existe animal lo registrara en este epígrafe, de lo contrario, se limitara

a dejar sin rellenar este espacio. Manual del Servicio: Este documento, que obrara en todos

los servicios, además de leerlo periódicamente, tendrá

cuidado para que no sufra ningún deterioro o extravío. Anotara su existencia y estado. INFORMES DE INCIDENCIAS:

  Son documentos que se redactan y dirigen a superiores a fin de dar cuenta de una noticia.



  Además del parte diario de servicio. Los Vigilantes de Seguridad utilizan este documento cuantos hechos,



incidencias o incidentes, tengan cierta transcendencia para el servicio.   Al mismo tiempo entenderá, que debe ser elaborado de forma minuciosa, exhaustiva y extensa, no dejando sin



especificar ningún aspecto que interese o afecte, a la clarificación del hecho que da motivo al citado informe.

Instrucciones para la redacción del informe de incidencias:

  En el, se indagaran causas, se preguntara a testigos, citaran horas, motivos y circunstancias, elementos humanos que



han intervenido, medidas tomadas, etc.   Todos los datos referidos anteriormente se comprobaran c omprobaran de forma exhaustiva y suficientemente verificada.



  Esta información quedara reflejada dentro de las directrices siguientes:



 

-  Que sea perfectamente legible. -  Que sea metódica. -  Que sea Exacta. -  Que sea realizada después de una investigación completa. -  Que se utilice un vocabulario sencillo y compresible.   Para que no quede duda, en cuanto a la forma de redactar estos informes de incidencias, pasamos a citar las normas



a seguir para elaborar los mismos. Partes de un informe de incidencias:

-  Encabezamiento. -  Texto. Encabezamiento: En este figuran: -  Nombre, apellidos y cargo de la persona que rinde el informe. -  Nombre, apellidos y cargo del destinatario. -  Ubicación y nombre de la empresa donde presta sus servicios. Texto:   Seguidamente pasara a relatar los hechos de la forma anteriormente indicada y atendiendo las siguientes preguntas.



a) 

¿QUE SUCEDIÓ?

-  ¿Vio Usted el hecho? -  ¿Se lo dijeron? b) 

¿QUIEN?

-  ¿Quien lo hizo? -  ¿Quién fue advertido? -  ¿Quién fue testigo? -  ¿Quién le informo? c) 

¿DONDE?

-  ¿Dónde esta localizado? -  Lugar exacto. d) 

¿CUANDO?

-  ¿Cómo sucedió? -  ¿Cómo apareció? -  ¿Cuándo ocurrió?(hora exacta) e) 

¿POR QUE?

-  ¿Por qué tuvo lugar? (pareceres, fundamentos, etc.) Al final del texto dejara constancia de las medidas tomadas tomadas al respecto. Por ultimo pondrá donde elabor elaboraa el parte, hora de elaboración fecha y firma.