COMO ORGANIZAR UN CONGRESO
Congresos Tema y elección del Nombre Lo primero que debemos evaluar es el tema. En la actualidad en los encuentros de este tipo se abordan todo tipo de temáticas. Un cong congre reso so pret preten ende de dar dar a cono conoce cer, r, desd desdee la pe pers rspe pect ctiv ivaa de su suss po pone nenc ncia ias, s, conferencistas y debates, una serie de datos que faciliten no sólo información sino un contenido real sobre el tema central del congreso. eremos que a un congreso pueden asistir varios cientos de personas, reunidas en un auditorio u !otel, por lo que ya nos da una idea de su globalidad. En la medida de lo posible debemos intentar que el lugar en el que se desarrolle el congreso sea af"n al acto que aborda. #ec!a y Lugar $or lo general planearemos un congreso con la suficiente antelación como para poder prever dónde conviene celebrarlo, además de preparar todo el material %Cronograma de actividades, planilla de inscripciones, etc.& para mandar a los posibles asistentes con la mayor antelación posible. ' la !ora de escoger la fec!a, ser"a interesante no ce(irse a una sola sino )ugar con dos o tres posibilidades, previendo que los ponentes no siempre están disponibles. Es muy bueno para la ciudad tener eventos periódicamente pero contraproducente cuando *stos se superponen, ya que no se les puede brindar a los visitantes un servicio óptimo. enConcurrencia cuanto al lugar se refiere tener en cuenta otras cuestiones -+La ebemos prever cuanto p/blico asistirá al evento, de manera que podamos calcular qu* capacidad debe tener el auditorio. - 0obiliario ebemos tener en cuenta si los asientos son los adecuados, si disponemos de atril o de una mesa de presidencia. 'l mismo tiempo debemos comprobar que la decoración sea la adecuada. - 1ervicios t*cnicos 1i precisamos reali2ar una serie de conferencias, pasar diapositivas, videos o proyección de datos, es muy importante saber con qu* cuenta la sala, para su contratación o no. ' ef efec ecto toss de cali calibr brar ar el so soni nido do,, es esta tabl blec ecer erem emos os el n/ n/me mero ro de micr micróf ófon onos os qu quee precisaremos y si deben ser inalámbricos. inalámbricos. 3tro dato a tener en cuenta es la iluminación de auditorio. · Salas Anexas:
1iempre es importante disponer de otra sala en la que podamos recibir a los ponentes o efectuar alg/n tipo de preparación de sus conferencias. $or otra parte tambi*n puede ser necesario contar con una segunda sala ane4a para ruedas de prensa, presentaciones o donde se servirá un coffee brea5 o cóc5tel. - 'ccesos y complementos ebemos contar con un salón o recinto de congresos que sea c*ntrico o de fácil acceso, que disponga de estacionamiento propio o cercano. $reparación de invitados y convocatoria - Contactar a los diferentes disertantes que deseamos asistan al congreso. - 6acer un listado en el que incluiremos a todas las personas que podr"an estar interesadas en la convocatoria. - 6a 6ace cerr la conv convoc ocat ator oria ia,, come coment ntan ando do las las fec! fec!as as ap apro ro4i 4ima mada dass y el te tema ma de la conferencia.
- Confeccione una segunda lista, detallando las fec!as, los !orarios y los diferentes ponentes y temas temas del acto. - Cuando ya se tiene establecido todo el organigrama de conferencias o debates se debe pasar por escrito y comen2ar a preparar un programa, mientras paralelamente se confirma a todos y cada uno de los ponentes por tel*fono o e7mail, el d"a y la !ora de su conferencia. - 'l márgen de estas conversaciones se le debe enviar por correo a los conferencistas las credenciales del congreso que oportunamente le !ará llegar )unto con las reservas del !otel y los pasa)es de traslado a la ciudad. 'lo)amiento y entretenimiento Tanto para los disertantes como para los asistentes al congreso, se deberá tener en cuenta el !ospeda)e, aconse)amos que *ste se encuentre cerca del lugar donde se desarrollen las actividades, de no ser as", se deberá prever los traslados !asta el recinto. $or lo que se refiere al entretenimiento, es recomendable que tras las conferencias, los disertantes y asistentes al congreso sean invitados a asistir a alg/n espectáculo o acto que sirva para distender el ambiente y favorecer las relaciones interpersonales. 3tro punto que no se debe descuidar es la atención de los acompa(antes de disertantes y de asistentes a los cuales se les debe !acer un programas paralelo que contemple, por e)emplo, un Tour por la ciudad, visitas guiadas o la asistencia a museos, espectáculos, etc. Cateri Cat ering ng 8en 8enera eralme lmente nte los !ot !otele eless inc incluy luyen en el desay desayuno uno en su tar tarifa ifa.. $or $or lo que debemos resto de lascon comidas ya que nodetodos restauranteesenimportante el mismo. ' su ve2 prever los d"aselde )ornadas gran cantidad !orasposeen de conferencias ofrecer coffee brea5 a los asistentes, como as" tambi*n cena de bienvenida y final de congreso. En este caso será el 99$$ del evento quien se encargará de entregar las invitaciones convocando a todos y cada uno de los invitados al acto en cuestión. 3 bien en el programa podemos advertir que durante el desarrollo del congreso !abrá una serie de actividades paralelas. El Equipo 6umano Todo congreso congreso o acto necesitará de un equipo !umano encargado de su gestión. Entre *stos, los más imprescindibles son - irector de Congreso: 1e encarga de asignar tareas a los grupos y de mantener comunicaciónn en reuniones periódicas con los directores de cada subgrupo. comunicació - :efe de $rensa ;ue seg/n el volumen del evento, deberá contar con un gabinete de prensa. - :efe de 9elaciones 6umanas 1e encargará de la coordinación de todas las personas que traba)arán en el evento, manteniendo un clima de traba)o armónico. Tambi*n estará a disposición de los asistentes y acompa(antes, atendiendo sus pedidos, tanto dentro como fuera del evento. - $resentador $odrá ser el mismo director del congreso o una persona encargada de las presentacioness de las conferencias as" como tambi*n !acer de moderador en los debates presentacione o coloquios tras las presentacion presentaciones. es. - $romoción 1e encarga de afic!es, cartas de invitación, publicaciones, anuncios del evento. 'demás 'demás de conseguir auspiciantes que sostengan el evento. - Econom"a 1e encarga de velar por los ingresos y los egresos del auspicio u otras entradas, as" como mantener el evento dentro del presupuesto. Tambi*n Tambi*n se encarga de la inscripción de los participantes. - $rotocolo 1e encarga por la correcta imágen del evento, *stoevento, va desde el arreglo del local, atenderdea velar los invitados, velar por el orden el d"a del !asta
ubicar a la gente en su lugar. 1e encargará de guiar al personal au4iliar de salas, y a la seguridad contratada. - 1eguridad eberá velar por la seguridad de los asistentes. - $ersonal au4iliar de 1alas 9eali2an tareas de apoyo, como por e)emplo guiar a los asistentes, !acerse cargo del micrófono a la !ora del debate, entregar y retirar diferentes materiales a los asistentes, etc. es muy importante que tomes en cuenta los siguientes ?@ puntos claves para organi2ar un congreso sin importar el ob)etivo del mismo. 'ntes 'nt es de em empe2 pe2ar ar co conn la org organi ani2a 2ació ciónn de un congre congreso, so, es impor importan tante te revisa revisarr los siguientes puntos para evitar errores o contratiempos antes y durante el evento ?.7=;ui*n ?.7=;u i*nes es ser serán án las per person sonas as que for forma marán rán par parte te de dell Comit* Comit* 3rgani 3rgani2a 2ador dor de dell congreso> ic!as personas serán las elegidas para planear y llevar la dirección del evento. A.7Uno de los pasos más importantes %sino es que el más& es el de elegir y seleccionar el tema o temas que tratarán durante el evento del congreso. B.7efini B.7ef inirr de forma forma clara clara cu cuále áless serán serán los ob ob)et )etivo ivos, s, propós propósito itoss y finali finalidad dades es del congreso .7#i)ar la fec!a o fec!as del evento. D.7Establecer qu* e4pertos se invitarán al congreso y comunicarles el tema con la finalidad de que preparen su ponencia. .7F/squeda para el lugar del congreso =en dónde se llevará a cabo> G.7=Con cuánto presupuesto cuentan> =el congreso va a tener un costo> =cuánto> H.7=' qui*nes qui*nes se va a invitar para participar como auditorio en el congreso> =cuál será el l"mite de oyentes> I.7=En manos de qui*n va a correr la publicidad del congreso>
[email protected]=Cuál
[email protected]=C uál va a ser la log log"st "stica ica del del eve evento nto>> =in =inaug augura uració ción, n, clausu clausura, ra, regalo regaloss par paraa ponientes y oyentes> oyentes> =activida =actividades> des> =receso =recesos> s> etc.
La
finalidad de un congreso es reunir grupos de personas para comunicar, educar o debatir acerca de unos temas determinados. Conseguir una perfecta organi2ación y comunicación son las claves para que el congreso alcance sus ob)etivos, satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de la empresa organi2adora organi2adora.. 6ay cinco etapas en la organi2ac organi2ación ión de un congreso
El pre7congreso la preparación !asta el d"a del congreso ? J efinición del programa y de las necesidades A J F/squeda de proveedores B J Comunicación del congreso El Congreso El d"a más esperado. El momento cr"tico. J El congreso El post7 congreso análisis, aprendi2a)es, comunicación post7evento D J espu*s del congreso 0iremos qu* es lo que !ay que !acer en cada etapa para asegurar que el congreso salga bien 1) Definición de los o!e"i#os$ del %&o'&a(a de las necesidades ebemos definir bien qui*nes son los asistentes, conocer sus e4pectativas %=!an asistido ya a congresos de este tipo> =cómo impactarles o motivarles>&, especificar lo que se les pretende comunicar comunicar,, etc. 6ay que pensar, escribir y validar muy bien todos estos aspectos antes de poner en marc!a la organi2ación. organi2ación. 6acer este análisis correctamente es vital ya que los asistentes invertirán tiempo yKo dinero para asistir a nuestro congreso.
1ólo entonces podrás definir con todo detalle el programa, las sesiones y todo el resto de puntos del programa %desde la acogida de los asistentes !asta el alo)amiento, las actividades de esparcimiento, etc.&. Esta detallada definición del programa te ayudará a identificar tus necesidades y los proveedores idóneos. $or e)emplo, tendrás que prever el material necesario para las presentacioness en las salas, el equipo audiovisual necesario, el servicio de catering para presentacione las pausas, la disposición de las mesas... $ara cuando lleguen los asistentes, tendrás que !aber pensado el proceso de registro de asistentes, una carpeta de bienvenida, alg/n regalo, las acreditaciones, etc. $ara fac $ara facilit ilitar ar la pla planif nifica icació ciónn de dell pro progra grama ma,, prepar preparaa una tabla tabla con los sig siguie uiente ntess campos J 6orarios %la duración de las sesiones es me)or prever un poco de margenM& J 'ctividades %registro, comidas, presentaciones& J Lugar %salas, % salas, restaurantes& J Necesidades %para buscar los proveedores necesarios necesarios&& J $ersonas responsables de cada área o actividad.
*o& e!e(%lo: D+a 1 ,o&a&io Ac"i#idad
Ac"i#idad
L-'a&
Necesidades
Res%onsale
70ostrado 70ostr adores res de registro. 7 ca%aci"a ción>anuales, Un enc encuen uentro tro de cap capaci acitac tación ión puedey !onores. puede ser organi2ado organi2ado por una asociación profesional, pero es tambi*n probable que sea reali2ado por una industria u organi2ación industrial, una agencia estatal o federal o una coalición o iniciativa local. Como puede esperarse, su propósito es la capacitación y, por lo tanto, puede incluir talleres de traba)o sobre m*todos y t*cnicas, información sobre nuevos reglamentos o simplemente intercambio de e4periencias y m*todos entre personas de una cantidad de organi2aciones diferentes. 3tra posibilidad para las organi2aciones que son sin fines de lucro es un encuentro organi2ado por un fabricante o proveedor para ense(arles a los participantes cómo cómo usar productos qu quee sus org organi2aciones ani2aciones !a !ann comprado. Enfocad ocados os en -n "e(a o %&ole(a %&ole(a>> Vst . Enf Vstos os pue pueden den se serr organi organi2a 2ados dos por ca casi si cualquier asociación, organi2ación, institución o grupo de ciudadanos, para tratar un asunto asu nto en pa partic rticula ular. r. Estos Estos congre congresos sos pue pueden den ir desde desde Rreuni Rreunione oness cumbre cumbre sob sobre re educac edu cación iónSS con convoc vocada adass po porr el pre presid siden ente te de dell pa" pa"ss y a las que as asist isten en pol pol"ti "tico cos, s, supervisores de escuelas de grandes ciudades y eminentes pensadores %pero a menudo sin maestros ni estudiantes&, !asta eventos patrocinados por coaliciones locales para tratar el abuso infantil en la comunidad. El propósito aqu" puede ser informar e involucrar a la gente en un asunto, asunto, crear una masa cr"tica de inter*s en *l o desarrollar estrategias para encararlo. ependiendo de la importancia del tema y del entusiasmo de los participantes, esta clase de conferencia puede volverse un evento anual. 6*o& -8 o&'ani eso> 6ay varias ra2ones posibles para esto
El campo puede ser nuevo y carecer todav"a de una identidad clara. Una conferencia o congreso puede reunir a la gente que lo está formando y ayudar a definirlo. El campo puede carecer de co!esión. La gente puede no conocerse o estar en desacuerdo con los m*todos u otros temas, o simplemente no percibir cuántas personas más tienen intereses similares. Una conferencia conferencia puede reunirlos y crear redes que se e4tenderán y me)orarán el traba)o. $uede $ue de !ab !aber er nue nuevo voss des descub cubrim rimien ientos tos en la invest investiga igació ción, n, traba traba)os )os,, ide ideas as,, m*tod m* todos os o inf inform ormaci ación ón %nueva %nuevass reg reglam lamen entac tacion iones, es, etc.& etc.& que necesi necesitan tan se ser r compartidas. $uedee que la gente nec $ued necesite esite entu entusias siasmarse marse más y saber que no está estánn solos. El cam campo pu pued edee esta estarr tamb tambal alea eant ntee a caus causaa de co cort rtes es en el pr pres esup upue uest stoo o revelaciones de prácticas ilegales o no *ticas por parte de alguien. Un congreso puede servir para reenfocar la energ"a, proporcionar un foro donde solucionar algunos de los problemas que !an surgido y simplemente dar a los participantes una oportunidad de demostrarse mutuo apoyo. B. La o&'ani La 'en"e %-ede cla&a(en"e ex%&esa& s- deseo de ca%aci"ación$ "&aa!o en co(0n u otros beneficios que un evento de *stos puede proporcionar. G. Un donan"e %-ede &e-e&i&lo> 'lgunas de las donaciones para una organi2ación o
coalición coalic ión pue pueden den est estar ar desti destina nadas das para para una con confer ferenc encia ia o la organi organi2ac 2ación ión de un unaa conferencia puede ser una condición para apoyar con fondos la labor. con#oca& 'en"e %a&a a-da& a a#an a> Una co confe nferen rencia cia pue puede de propor proporcio cionar nar instru instrucci cción ón y motivación para ese fin. I. Es -n (o"i#o de %&es"i'io$ c&ediilidad o c&edenciales %a&a la o&'ani $a $ara ra los los acad acad*m *mic icos os,, por por e)em e)empl plo, o, el ac acto to mism mismoo de or orga gani ni2a 2arr un unaa conferencia puede traerles prestigio. El !ec!o de que se pueda reunir gente de una disciplina o, me)or a/n, de una una variedad de disciplinas7 disciplinas7 se(ala la importancia importancia de una persona o grupo en su cam campo po de estudios o in inter*s. ter*s. Esto mismo tambi*n tambi*n puede se serr cierto para una organi2ación organi2ación comunitaria, un !ospital o cl"nica, una coalición o para otra cantidad de organi2aciones o instituciones. 3rgani2ar una conferencia puede establecer a alguien como una vo2 importante o una autoridad destacada en el campo, lo que, a su ve2, puede atraer donaciones y solicitudes de colaboración para la organi2ación.
?@. Es %a&"e del "&aa!o -e se &eali 'lgunos puestos de personal o de dirección en asoc asocia iaci cion ones es prof profes esio iona nale les, s, agen agenci cias as de dell gobi gobier erno no,, co coal alic icio ione nes, s, fu fund ndac acio ione ness o instituciones educativas, tienen la organi2ación y reali2ación de una conferencia anual como parte de su descripción de traba)o. 67-i8n dee o&'ani 'demás de conferencias acad*micas, las instituciones educativas pueden reali2ar conferencias que surgen de su traba)o cotidiano. Una escuela secundaria podr"a reali2ar una conferencia para presentar a profesores de secundaria de todo el estado un nuevo concepto en la ense(an2a y despu*s continua continuarr con conferencias de capacitación para ay ayudar udar a otros colegios a que aprendieran a aplicarlo en las clases. . G&G&-%os %os de ac"i#is" ac"i#is"as as co(-ni" co(-ni"a&io a&ioss o de a%ood a%oodefen efensa> sa> Estos grupos pued pueden en reali2ar conferencias para publicidad o para educar al p/blico sobre algunos temas o para capacitar capacitar a defensores o ac activistas. tivistas. G. Un '&-%o con %a&"ici%ación o in"e&8s en el "e(a de la confe&encia> Un grupo de ciudadanos puede organi2ar una conferencia sobre un tema que los afecta y que es importante para ellos. 6C-=ndo o&'ani B. C-ando se necesi"a %-lici"a& -n n-e#o "&aa!o en el ca(%o> Una conferencia es
a veces la me)or manera de !acer conocer el asunto. . CC-an ando do se de dese sea a en en""-si sias as(a (a&& o &e &e5e 5en" n"-s -sia ias( s(a& a& a la 'e 'en" n"ee ac ace& e&ca ca de s"&aa!o> El tener la oportunidad de discutir el traba)o tr aba)o con otros que están en las mismas circunstancias y de recordar por qu* lo están !aciendo, es un poderoso aliento para seguir adelante. D. An-al(en"e$ %a&a &e-ni& al ca(%o$ la %&ofesión$ la coalición o el '&-%o de in"e&8s in" e&8s$$ %a&a %a&a a%&end a%&ende& e&$$ colao&a colao&a&$ &$ cele&a& cele&a& 8xi"os 8xi"os enf&en enf&en"a& "a& desaf+o desaf+os> s> Las conferencias anuales sirven para una variedad de propósitos, entre ellos, definir al grupo y crear solidaridad. 6Có(o o&'ani =6ay otros individuos u organi2aciones que deber"an, y estar"an dispuestos a !acer esto, en lugar de nosotros> =6ay otras me)ores maneras de lograr los ob)etivos que tenemos para esta conferencia> 1i las respuestas a todas estas preguntas apuntan en la dirección de organi2ar una conf confer eren enci cia, a, ento entonc nces es Oa !ace !acerla rlaPP 1i no se ti tien enee la ce cert rte2 e2a, a, se de debe be co cons nsid ider erar ar cuidadosamente cuidadosame nte si ser"a una buena idea o no. Una ve2 que se !a decidido !acerla, una manera de ayudar a tener todos los detalles ba)o control es !aciendo listas. Te Tener ner una lista de las tareas necesarias para cada parte •
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del traba)o el espacio los presentadores, , cony las fec!as apropiadas paray cuando las tareas deben f"sico, estar terminadas, reduciráetc. el estr*s la posibilidad de errores
olvidos y aumentará la eficiencia de la operación. Un /ltimo punto a tener en cuenta al leer el resto de esta sección cuanto más traba)o se pueda delegar delegar,, me)or. Ta Tanto nto el coordinador como el comit* tendrán demasiado para !acer como para estar perdiendo su tiempo discutiendo men/s o la cantidad de sillas que se necesitan. Los subcomit*s, sub7coordinadores individuales o los voluntarios pueden encargarse de esas tareas y !acerlas bien. 1e debe evitar sobrecargarse la conferencia será muc!o más e4itosa si los organi2adores encuentran la mayor parte del traba)o placentero y factible. factible. La organi2ación de una conferencia involucra varias fases La creación de una estructura organi2ativa reunir al grupo de gente que va a organi2ar y dirigir la conferencia, y la planificación de cómo traba)arán )untos. 1e podr podr"a "a llam llamar ar a es este te grup grupoo y su func funcio iona nami mien ento to,, la Ri Rinf nfra raes estru truct ctur uraS aS de la conferencia. Una infraestruc infraestructura tura es la estructura interna que so sostiene stiene todo lo demás. En el caso de una ciudad, por e)emplo, consiste en la construcción y mantenimiento de los caminos, el saneamiento, el sistema el*ctrico, la provisión de agua y otros servicios básicos, y en la gente que se se ocupa de esas co construcciones nstrucciones y mante mantenimientos. nimientos. En el caso de una conferencia, es el grupo organi2ador y los sistemas que sus miembros usan para traba)ar )untos. La planificación de la conferencia. 6acerle publicidad a la conferencia y reclutar e inscribir a los participantes. Llevar a cabo la conferencia. •
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Evaluar la conferencia y su proceso organi2ativo.
#reación de una estructura organizativa. organizativa. Re-n -ni& i& a -n e e-i -i%o %o o co co(i" (i"88 di&e di&ec"i c"i#o> #o> La ?. Re
mayo mayor"a r"a de la lass co conf nfer eren enci cias as se benefician al tener un grupo de gente a cargo. Esto significa que las decisiones son consideradas desde más de una perspectiva, que !ay una variedad de ideas para elegir y que que !ay !ay má máss ma mano noss para para !a !ace cerr el trab traba) a)o. o. 'un unqu quee es este te gr grup upoo ge gene nera ralm lmen ente te no reempla2a al coordinador individual %vea aba)o&, los dos traba)an muy estrec!amente %el coordinador a menudo proviene, o es al menos miembro, del grupo organi2ador&. eber"a estar compuesto por personas que tienen el tiempo, la energ"a, el conocimiento y el deseo de !acer el traba)o. 1i no es posible que el anterior coordinador o presidente del comit* integre el comit*, se deber"a al menos tratar de consultarlo. Una buena idea ser"a preparar, despu*s de la conferencia, una gu"a sobre cómo organi2ar una conferencia, la cual pueda ser usada de a(o en a(o. Eso ser"a un enorme beneficio para la organi2ación y eliminar"a muc!as de las trampas y los errores que fastidian a los organi2adores de conferencia conferencias. s. El equi equipo po o comi comit* t* orga organi ni2a 2ado dorr prov provie iene ne a me menu nudo do de dell co cons nse) e)oo di dire rect ctiv ivoo de la orga organi ni2a 2aci ción ón pa patr troc ocin inad ador ora. a. En el caso caso de la lass or orga gani ni2a 2aci cion ones es qu quee mant mantie iene nenn confer con ferenc encias ias anu anuale ales, s, el com comit* it* org organi ani2a 2ador dor puede puede ser un com comit* it* perma permanen nente te del conse)o, y reunirse durante todo el a(o. $uede tambi*n incluir al coordinador o al presidente del comit* de la conferencia conferencia anterior. En el caso de una una conferencia peque(a, peque(a, local, y de un solo evento, el equipo organi2ador será más probablemente un grupo representativo de varios sectores de la comunidad, o al menos de la comunidad a la que está dirigida la conferencia %por e). traba)adores de la salud y comunitarios&. Los comit*s de las conferencias están a menudo divididos en subcomit*s, como se sugirió más arriba, cada uno mane)ando partes espec"ficas de la conferenciaW este arreglo generalmente produce mayor mayor eficiencia y evita a todos la sobrecarg sobrecargaa de tareas. A. Desi'na& -n coo&dinado&. 0ientras el equipo organi2ador planea la conferencia %generalmente en colaboración conlaelprimera coordinador&, coordinador con llevaproveedores, a cabo las decisiones del equipo y sirve como l"nea deelcomunicación
participantes, presentadores, presentadores, los que proporcionan la sede, los e4!ibidores y otros fuera del gru grupo po de pla planif nifica icació ciónn y sup superv ervisi isión. ón. $ara $ara muc!a muc!ass co confe nferen rencia ciass anu anuale ales, s, el coordinador es automáticamente la persona que ocupa una posición determinada el director de la organi2ación o el director asistente, por e)emplo, o el presidente del comit* de la conferencia. En otros casos, puede ser un voluntario, un miembro del personal o del conse)o directivo que tenga e4periencia o entusiasmo por la tarea. Cuando no !ay nadie disponible en el grupo, algunas organi2aciones pueden contratar un planificador de eventos. Los planificadores de eventos eventos son profesio profesionales nales especiali2ados especiali2ados en 7 OsorpresaP 7 planear eventos. Ellos podrán no saber saber sobre el tema o terreno particular, pero s" saben lidiar con grandes n/meros de personas, negociar con las sedes, reservar !abitaciones e identificar y cuidar todos los detalles que pueden fácilmente pasar desapercibidos !asta que aparecen en una crisis. 1us servicios no son baratos generalmente, pero si se está planeando una gran conferencia y no se tiene idea de cómo !acerlo %y % y se cuenta con los fondos&, contratar un planificador de eventos para coordinarla puede ser una buena estrategia. Cualesquiera que sean las circunstancias, casi siempre es buena idea tener un sólo coordinador o, en algunos casos, dos co7coordinadores como la persona contacto central para la conferencia. 1er el coordinador no significa !acer todo el traba)o, sino más bien ser la persona que sabe lo que está sucediendo sucediendo en cada área de la planificación y e)ecución del evento. Esto !ace a una operación muc!o más eficiente y tambi*n simplifica la comunicació comunicación n y la responsabilidad. 3tro elemento de la infraestructura es un sistema de comunicaciones. ' menos que el coordinador de la conferencia y todos los que traba)an con *l, incluyendo al equipo organi2ador, est*n locali2ados en el mismo lugar es decir, el mismo edificio la comunicación es un tema importante, incluso cuando el coordinador y todos los demás que traba)an en armar la conferencia se encuentran en el mismo piso. Cuando el comit* pueda estar disperso en varias ciudades %nada inusual en el caso de una gran asociación profesional, por e)emplo&, e)emplo&, la comunica comunicación ción se vuelve vital. vital. El correo electrónico es una opción obvia, pero !ay ocasiones en las que el contacto personal yKo la discusión son absolutamente necesarios. ebe !aber previsiones para encuen enc uentro tross reg regula ulares res %po %porr llamad llamadaa telefó telefónic nicaa si las per person sonas as están están en sit sitios ios muy dispersos& y modos para que todos puedan ser locali2ados rápidamente si !ay una emergencia o debe tomarse una decisión inmediata. ebe !aber tambi*n previsiones sobre cómo y por qui*n serán tomadas las decisiones finales si no se locali2a a todos. El punto importante es que un buen plan de comu comunicaciones nicaciones es inv invalorable. alorable. %lanificación de la conferencia conferencia
Todo pro Todo proces cesoo de pla planif nifica icació ciónn sa saldr ldráá me me)or )or si se cuenta cuenta un cronog cronogram ramaa claro claro y ra2onable. Cada paso del proceso deber"a tener una fec!a l"mite que permita que quede tiempo para corregir errores, solucionar imprevistos, y para terminar la tarea a tiempo para cualquier cosa que dependa de ella. El tiempo es siempre el elemento más preciado, y del que nunca !ay suficiente, en la planificación. Cuanto me)or se estime el tiempo que se necesitará, más probable será que no se estará tirándose de los pelos a medida que la fec!a del evento se acerqueM o despu*s que !a pasado. $ara más detalles sobre planificación, por favor vea el Cap"tulo H, esarrollar un plan estrat-gico.. estrat-gico
Los siguientes pasos ayudarán a planificar la conferenciaKc conferenciaKcongreso ongreso ?. *one&s *one&see de ac-e&do ac-e&do so&e el %&o%ósi"o %&o%ósi"o de la confe&encia> confe&encia> 6ay un gran n/mero de ra2ones posibles unacomunes conferencia, ellas. 'lgunas 'lguna s de para las más son y muc!as conferencias combinan dos o más de
Capacitación Creación de cone4iones Est"mulo %ayudar a los participantes a sentirse bien con respecto a lo que ellos y el campo !acen& Comp Co mpar artir tir info inform rmac ació iónn %nue %nuevo voss de desa sarro rroll llos os,, as asun unto toss a ob obse serv rvar ar,, reglamentaciones, reglamentacione s, etc.& 0e)orar la práctica 'poyo estacar un asunto 1olución de problemas Toma de decisiones y planificación %por e)emplo, fi)ar la dirección de una iniciativa o un campo& Lan2ar una nueva iniciativa o una nueva dirección A. Id Iden en"if "ific ica& a& al %0l %0lic ico o o!e" o!e"i#o i#o>> 6a 6ast staa ci cier erto to pu punt nto, o, el p/ p/bl blic icoo ob ob)e )eti tivo vo es dete determ rmin inad adoo por por la natu natura rale le2a 2a tant tantoo de la co conf nfer eren enci ciaa co como mo de la or orga gani ni2a 2aci ción ón patrocinadora. 1in embargo, embargo, muc!os orga organi2adores ni2adores de conferencias conferencias están interesados en atraerr más que sólo a los partic atrae participant ipantes es Rnormale RnormalesS. sS. 'lgunos 'lgunos e)emplos e)emplos de grupos grupos de donde se pueden obtener asistentes a conferencias son 0iembros de una cierta profesión o disciplina o personas interesadas en ellas. $ers $erson onas as con con un unaa agen agenda da pol" pol"ti tica ca es espe peci cial al %p %per erso sona nass a fa favo vorr de dell ab abor orto to,, opositores al control de armas& 8ente involucrada en un tema comunitario %o más amplio& espec"fico 8ente preocupada por una población espec"fica 8ente proveniente de una población espec"fica #uncionarios p/blicos %de cualquier nivel o de todos los niveles& 8ente de organi2aciones solventadas por fuentes particulares 0iembros de la organi2ació organi2aciónn patrocinadora $ersonas de un determinado sector de la comunidad 9esidentes de una determinada comunidad $/blico en general Vste es el momento de determinar si se debe involucrar a la audiencia ob)etivo en la planificación de la conferencia y cómo !acerlo. Esto significa de alguna manera a trav*s de encuestas, muestreo telefónico, grupos de enfoque, conversaciones conversaciones informales o alg/n otro m*todo obtener información de ellos acerca de lo que quieren y • • •
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necesitan. significar reunir a un grupo que, represente $uede a variastambi*n partes de ese p/blico ob)etivo. 1i elparticipativo inter*s residedeenplanificación la capacitación, capacitación por e)emplo, se podr"a averiguar en qu* áreas la gente siente que la capacitación ser"a más /til. El a)ustar el plan a las necesidades de los potenciales participantes se traducir"a en una conferencia /til y muy concurrida. B. Bi!a& la d-&ación la feca %a&a la confe&encia> La duración de la conferencia dependerá de lo que necesite !acerseW de cuánto se pueda invertir, en tiempo y dinero, de los potenciales participantes y de lo que la organi2ación patrocinadora pueda y tenga la capacidad de aportar. Lo que una organi2ación pueda !acer puede depender de la disponibilidad de subsidios, del apoyo de una organi2ación matri2, de donaciones, etc. En el caso de muc!as organi2aciones nacionales o internacionales, la conferencia anual es programada !abitualmente para varios d"as, al menos parcialmente porque muc!a gente debe via)ar desde le)os para asistir y a menudo tambi*n aprovec!an la ocasión para pasar unas vacaciones en el sitio. $ara una peque(a conferencia local, donde todo el mundo podrá ir a su casa esa noc!e, la duración probablemente dependerá más de
cuánto tiempo pueden disponer los participantes, cuánto tiempo está disponible el lugar y de lo que se incluya en el programa. La fec!a de la conferencia debe fi)arse evitando conflictos con otros eventos que afecten al p/blico ob)etivo o que interfieran con las realidades de su traba)o %no se planificar"a una conferencia de administradores de escuelas para septiembre, por e)emplo, ya que *se es probablemente el momento del a(o más ocupado para estas personas&. La conferencia tampoco deber"a interferir con sucesos de inter*s nacional %por e)., una elección nacional o un evento deportivo de importancia& o que afecten obligaciones familiares %las vacaciones estándar de las escuelas p/blicas o la navidad&. Las conferenciasKcongresos conferenciasKcongresos anuales son generalmente programadas para la misma *poca del a(o, de modo que los participantes puedan planificar en torno a ellas. 'lgunas confer con ferenc encias ias var"a var"ann sus pro progra grama mass de depen pendie diendo ndo de dónde dónde se realic realice, e, eli eligie giendo ndo momentos en que la gente querrá estar en el lugar de la conferencia o cuando el clima es menos probable que presente problemas. . *lani *lanifica& fica& el fo&(a"o> 'qu" está el meollo de la conferencia en lo que se refiere a los asistentes. =;u* =;u* es realmente lo que va a suceder> suceder> El traba)o aqu" no es pla planificar nificar el contenido de cada sesión de la conferencia %los presentadores !acen eso, aunque el comit* puede aprobar las e4posiciones o c!arlas&, sino fi)ar el tema y la estructura general. Trataremos acá de discutir lo que pasar"a tanto en las conferencias grandes como en las peque(as, pero es dif"cil tra2ar una l"nea e4acta entre las dos. $ara algunas organi org ani2a 2acio ciones nes,decepcionante. , una asistenc asistencia ia person as sección, podr"a podr"a consideraremos se serr inmens inmensa, a, para par a otras otr as enormemente $aradelosA@@ finesper desonas esta unas ?D@ personas, puesto que no es inusual que una coalición u organi2ación organi2ación local atraiga tal n/me n/mero ro de pe pers rson onas as a un even evento to de un d" d"aa bi bien en pl plan anea eado do y bi bien en pu publ blic icit itad ado. o. Entendemos, sin embargo, que algunas conferencias de ese tama(o pueden tener lugar en !oteles, durar varios d"as e involucrar m/ltiples talleres de traba)o. El asunto aqu" no es solam solament entee la ca canti ntidad dad de person personas as espera esperadas das,, sin sinoo la na natur turale ale2a 2a misma misma de la conferencia. =Es formal o informal> =Enfocada limitadamente o ampliamente> ='trae gente de una gran área o de una sola comunidad> =6abrá B sesiones ó ?B@> =1e reali2ará en un salón de conferencias o en las instalaciones de alguna iglesia, escuela, etc. local> Estas preguntas son por lo menos tan importantes como el n/mero de asistentes. Un formato general frecuentemente usado para una gran conferencia, y uno que muc!as conferencias más peque(as usan tambi*n, empie2a con un discurso de apertura un discurso o presentación, usualmente !ec!o por un orador muy conocido o inspirador, que tiene la intención de introducir el tema de la conferencia, animar el entusiasmo de los asistentes yKo !acerlos pensar. ' cont contin inua uaci ción ón de dell orad orador or de aper apertu tura ra,, y du dura rant ntee la ma mayo yorr pa parte rte de dell re rest stoo de la conferencia, el d"a puede estar dividido en sólo dos o !asta seis sesiones más cortas %y algunas veces sesiones nocturnas tambi*n&, a menudo con varias opciones para cada sesión, donde se presenta el contenido real de la conferencia. Cada d"a puede incluir el almuer2o como parte del precio de inscripción y algunos o todos los d"as pueden tambi*n incluir la cena. Las comidas pueden incluir un discurso, premiaciones, asuntos organi2ativoss o simplemente ser encuentros sociales. organi2ativo #inalmente, muc!as conferencias terminan con un resumen u orador final, con el ob)eto de que la gente se vaya a casa pensando en el problema y sintiendo que !an tenido una e4periencia co!erente. Vsta no es la /nica estructura para una conferencia, sólo una t"pica. 0encionaremos 0encionaremos otras a med medida ida que siga la sección. sección. $or lo tanto,
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$e tendr uno o ms oradores de apertura o algunas otras actividades/ Vstas
podr"an incluir sesiones plenarias %reuniones de todos los participantes de la conferencia&, pel"culas, m/sica, demostraciones, una sesión de resumen, etc. 1i se quiere un orador de apertura, se deberá elegir a alguien apropiado y convencerlo de que asista. Eso significa, si se trata de una especie de celebridad aunque sólo sea en su campo7 contactarlo un a(o o más antes de la conferencia, de modo de que *lKella la programe en su agenda. Tambi*n Tambi*n puede significar ofrecerle tanto los gastos reembolso por el via)e, el alo)amiento y la comida7 comida7 como un !onorario %pago& tambi*n. tambi*n. La elección del orador de apertura puede ser una tarea con)unta del equipo organi2ador y el coordinador,, pero ubicarlo y negociar con *l %y recurrir al $lan F si no puede venir o no coordinador está dispuesto a !acerlo& recae en el coordinador coordinador.. Tambi*n se deber"a negociar con un orador de apertura especialmente si se le paga sobre el tema del que se quisiera que *lKella !ablara, y qu* más, si es pertinente, se espera esp era de *l ad ademá emáss de su dis discur curso. so. =ebe =eberá rá est estar ar dispue dispuesto sto a me2cl me2clars arsee co conn los participantes a lo largo de la conferencia o por un d"a, a ser miembro de un panel, a compartir al menos una comida con los participantes, a dirigir una sesión> Esta clase de preguntas deben ser resueltas de antemano, as" ni el orador ni el comit* se sorprenderán por las e4pectativas e4pectativas del otro. 'lgunas conferencias pueden ser demasiado peque(as como para que la idea de un orador ora dor de ap apert ertura ura o una sesió sesiónn ple plena naria ria par pare2 e2ca ca ab absur surda da.. Esto Esto no sig signif nifica ica,, sin embargo, que no se pueda atraer a e4pertos reconocidos en el tema para integrarse a la confe conferenc comolaoradores oradores, , presentad prese ores yKo parti participa cipantes. Estas Estas problemas pers personas onas pueden recibirrencia coniagusto oportunidad dentadores poder conocer gente yntes. de discutir reales. No se arriesga nada con invitarlos y podr"an surgir sorpresas al ver qui*nes aceptan la invitación. 0u- otro tipo de sesiones habr/ 'lgunas posibilidades iscur is cursos sos o c!arl c!arlas as simila similares res se sesio sione ness inform informati ativas vas pre prese senta ntando ndo ideas ideas prácticas o teóricas o m*todos relevantes para el traba)o. $ueden incluir elementos de otros tipos de sesiones, pero esencialmente consisten en el tema a tratar. Una variante aqu" es una sesión de carteles carteles con e4plicaciones gráf gráfic icas as y en te4t te4too del del trab traba) a)oo de un pr pres esen enta tado dorr qu quee pu pued eden en se serr vi vist stos os independientemente por los participantes. En un momento fi)ado, durante la conferencia, cada presentador de carteles da una peque(a c!arla sobre su cartel y contesta preguntas sobre *l. Talleres de traba)o ense(an2a de m*todos, t*cnicas, y otras !abilidades o ac acti tivi vida dade dess rela relaci cion onad adas as %por %por e)., e)., t*cn t*cnic icas as de re rela la)a )aci ción ón pa para ra un tr trab aba) a)oo estresante&. ta> Una Una gran gran conferencia con m/ltiples sesiones divididas necesitará una cantidad de salas que d* cabida a grupos desde ?@ a @ personas apro4., y algunas con capacidad para más. Una conferencia que mantenga a todos los participantes )untos puede arreglarse con una gran sala o auditorio o no tan RgrandeS dependiendo del n/mero de participantes. =1e quieren salas dispuestas como la mayor"a de los salones salo nes de clase todo todoss mirando al frente para una clase o salas que puedan puedan adaptarse a muc!os estilos circular, peque(os grupos, alrededor de una mesa, etc.> =1e necesita muc!o espacio abierto para que la gente pueda dar vueltas> =1e nec necesi esita ta un sal salón ón lo suf sufici icien entem tement entee grande grande donde donde que quepan pan todos todos los participantes )untos> =1e quiere un espacio informal donde la gente se pueda sentar confortablemente a !ablar> =1e desea además un espacio abierto> =;u* pasa con el lugar para las comidas> =1e quiere que sea en un !otel, donde la •
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gente pueda pasarpor la noc!e> =1eo ser busca un lugar donde los asistentes no ytengan que preocuparse molestar molestados por nadie más> Vstas otras
preguntas similares son las que deben !acerse para determinar dónde reali2ar una conferencia. 0uc!as grandes conferencias se reali2an en !oteles, los que, )ustamente, obtienen una buena parte de sus ganancias siendo anfitriones de *stas. La mayor"a de los !oteles tienen grandes salones de baile y una cantidad de salas de reuniones más peque(as que sirven como sedes para las conferencias. El !otel proporcionará los alimentos para cual cualqu quie ierr comi comida da y tent tentem empi pi** y tamb tambi* i*nn di disp spon ondr dráá de un n/ n/me mero ro ac acor orda dado do de !abitaciones a un costo especial para los participantes de la conferencia. 'lgunos !oteles tambi*n proporcionan equipo audio7visual, sistemas de sonido y cualquier otra !erramienta electrónica que se necesite. 3bviamente, ninguno de estos servicios es gratis, pero la atracción de tenerlos todos ba)o el mismo tec!o es poderosa, como lo es tambi*n el !ec!o de que estos !oteles !oteles albergan conferen conferencias cias continuamente y de que su personal está acostumbra acostumbrado do a traba)ar con los organi2ad organi2adores ores de las conferencias y a ayudar a que las cosas funcionen sin tropie2os. 3tras 3tr as posib posibili ilidad dades es para para gra grande ndess con confer ferenc encias ias son los ce centr ntros os de confer conferenc encias ias o convenciones, que están a menudo muy cerca de varios grandes !oteles que reservan grupos de !abitaciones a precios de conferenciaW centros de retiro, que generalmente son alo)amientos menos confortables que los !oteles, pero que a menudo están situados en impactantes escenarios naturalesW o comple)os comunitarios, que generalmente son muy sencillos, pero baratos o gratuitos, y a menudo en vecindarios donde el tema de una conferencia sobre servicios o salud comunitarios puede ser fácilmente observado. Las sedesque de proporcionan. conferencias Los cobran !onorariosde porconferencias, su espacio ay menos por cada de los servicios organi2adores queuno tengan un acuerdo !abitual con un lugar, pueden solicitar ofertas. El coordinador y algunos o todos los del equipo pueden visitar a algunos o todos los ofertantes para ver el lugar y discutir cómoo pue cóm puede de a)usta a)ustarse rse a la co confe nferen rencia cia.. Ent Entonc onces es se elegir elegiráá el sit sitio io que pare2 pare2ca ca acomodarse me)or a las necesidades de la conferencia %no necesariamente siempre el más barato&. Lass pequ La peque( e(as as conf confer eren enci cias as loca locale less a me menu nudo do en encu cuen entr tran an es espa paci cios os do dona nado doss o pertenecientes a la organi2ación organi2ación patrocinadora o a una organi2ación a la cual uno de los miembros miem bros del comit* está afiliado afiliado.. Los centro centross de retiro, retiro, en particula particular, r, están a veces veces dispuestos a donar o a cobrar ba)os !onorarios por prestar el espacio para servicios comu comuni nita tari rios os,, como como pued pueden en tamb tambi* i*nn es esta tarl rloo bi bibl blio iote teca cas, s, ce cent ntro ross co comu muni nita tari rios os,, ayuntamientoss o lugares similares. ayuntamiento 1i se están usando espacios donados o si !ay un l"mite muy estricto en lo que se pueda gastar por un sitio, entonces el tama(o de la conferencia puede estar limitado por la cantidad cant idad de espacio espacio de que se dispong disponga. a. Esa información información deberá deberá ser enviada con los materiales de inscripción %el espacio es limitado inscripción por orden de llegada&, y las inscripciones deben cerrarse cuando se alcance el l"mite. En general, si se reali2a el evento en cua cualquier lquier lugar que no sea un !ote !otel,l, un centro de conv conven enci cion ones es o un cent centro ro de reti retiro ro %y a ve vece cess en es esos os lu luga gare ress ta tamb mbi* i*n& n&,, lo loss organi2adores mismos tendrán que proveer el equipamiento audio7visual, el !ospeda)e, la comida y otras cosas e4tras. 1e debe recordar tambi*n que el lugar debe ser accesible para personas con limitaciones f"sicas y tener instalaciones sanitarias adecuadas accesibles para ellos tambi*n7 para la cantidad de asistentes. 6a comida. Co Como mo se e4pl e4plic icar araa más más arri arriba ba,, si el ev even ento to se re real ali2 i2aa en un unaa instalación para conferencias, probablemente probablemente all" se encargarán de la comida %en general, para una gran conferencia formal, los participantes se inscriben y pagan •
por como derosu de inscripción para conferencia&. Unaalasconf Un cocomidas nfer eren enci ciaaqueenquieren un !o !ote tell oparte cent centro co conv nven enci cion ones esla ge gene nera ralm lmen ente te
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proporcionará desayuno continental y almuer2o cada d"a de la conferencia y puede incluir una o más cenas tambi*n %a menudo un banquete o cena de premiación&. En otros tipos de sitios, se puede con contratar tratar un servicio de banque banquetes tes o pueden preparar la comida los organi2adores o voluntarios mismos. Una conferencia informal, de un d"a, puede ser de las que los asistentes llevan su propia comida, o se puede proporcionar una comida simple %pi22a o emparedados&. emparedados &. 3tra posibilidad es una beb bebida ida y un tentempi* a media ma(ana ma(ana yKo a media tarde. 1e dispone a menudo de agu aguaa embotellada y caf* a lo largo del d"a. 1i una conferencia está subvencionada por una fundación, las comidas y tentempi*s pueden ser gratuitos para los participantes. 'lojamiento. Cuando los asistentes, oradores o presentadores vienen de le)os, pueden necesitar un lugar donde alo)arse. Las conferencias con sede en !oteles generalme gene ralmente nte proporcion proporcionan an !abitaci !abitaciones ones a preci precios os espe especiale cialess %práctica %prácticamente mente siemp sie mpre re se es espe pera ra que los partic participa ipante ntess pa pague guenn por sus sus cuarto cuartoss de !otel& !otel&,, mientras que el alo)amiento en centros de retiro puede estar incluido en el precio de inscripción de la conferencia. ' menudo, se ofrece alo)amiento en varios !oteles. Los participantes de las conferencias locales pueden pernoctar en las casas de los lugare(os, en !ostales o en residencias estudiantiles disponibles por poco o nada de dinero o pueden acampar en alg/n lugar. Los organi2adores de las las conf confer eren enci cias as a me menu nudo do ac acue uerd rdan an pa paga garr lo loss ga gast stos os de al alo) o)am amie ient ntoo o proporcionar una casa donde quedarse al orador principal yKo a otros Rinvitados especialesS. #uotas de inscripción. Cuando la conferencia es local y tiene pocos o ning/n gasto, puede gasto, puede se serr gra gratui tuita ta para para los partic participa ipante ntes, s, lo mismo mismo que cuando cuando la conferenc confe rencia ia está apoyad apoyadaa por una subven subvención ción o contrato contrato.. La mayor mayor"a "a de las conferencias grandes, de varios d"as, cobran cuotas para cubrir los costos, que incluyen materiales, env"os de correo, alquiler del lugar y del equipo, la comida yKo los pagos a los oradores principales y otros presentadores, las fotocopias e impresos, etc. 'lgunas conferencias son una fuente de dinero, ya que cobran cuotas que son lo suficientemente altas como para pagar la conferencia y apoyar a la organi2ación patrocinadora tambi*n. Los miembros de la organi2ación patrocinadora y aquellos que se inscriban antes de una determinada fec!a a menudo obtienen obtienen tarifas reducidas. Los costos pueden pueden variar dependiendo dependiendo de la magnitud y duración del evento. evento. Las conferencias locale localess pueden cobrar cuotas en base a una escala RmóvilS%es decir, de acuerdo al ingreso de los participantes& para alentar la participación diversificada y pocas veces cobran más de lo necesario para cubrir los costos reales. #arteles. 1e necesitarán carteles que se(alen el camino a los varios salones de conferencias, los e4!ibidores, las comidas, los ba(os y otros puntos de inter*s en el lugar de la conferencia, as" como a mesas o puestos oficiales para registro, información, apoyo, apoyo, etc. Estas mesas o pues puestos tos tambi*n necesita necesitarán rán carteles de identificación y deber"a !aber carteles dirigiendo a los participantes a cada c!arla. Los carteles deber"an estar complementados con mapas del lugar de la confer con ferenc encia ia col coloca ocados dos en lugare lugaress es estra trat*g t*gico icoss %es %espec pecial ialmen mente te en cruce crucess de corr corred edor ores es y luga lugare ress de reun reunió ión& n&.. 'demá demás, s, un ta tabl bler eroo de an anun unci cios os de la conferencia en un sitio destacado puede ser usado para avisar a los participantes de cambios de !orarios o de !abitaciones, n/meros telefónicos de emergencia, ob)etos Rperdidos y encontradosS, encontradosS, etc. $uede incluso tene tenerr espacio para Ravisos personalesS %6ola, :uan Llegu* tarde en la noc!e, me encantar"a encontrarte. ='lmor2amos el viernes> Llámame. 'tte. $edro&.
identificación tambi*n. El personal de la conferencia, los voluntarios, los asistentes t*cnicos y otros RfuncionariosS deben llevar insignias de identificación que resalten %un color diferente, tal ve2& y que que los los id iden enti tifi fiqu quen en como como pers person onas as a qu quie iene ness ac acud udir ir en ca caso so de te tene ner r preguntas. To Todos dos los participantes deben tener gafetes con sus nombres y afiliación laboral, de modo que todos sepan qui*n son %las insignias pueden estar pre7impresas o proporcionarse en blanco para que los participantes las llenen. En cualquier caso, pueden incluirse en el paquete de la conferencia&. $eguridad $egur idad y protecció protección. n. Un !otel u otro sitio para conferencias usualmente emple em pleaa seg seguri uridad dad int intern ernaa y gen gente te con for forma mació ciónn m*dic m*dicaa de urgenc urgencia. ia. 'un 'un cuando *ste sea el caso, el personal de la conferencia debe contar con un equipo de primeros au4ilios con elementos esenciales curitas, aspirinas, sustitutos de aspirinas, antiácidos, antiácidos, etc. En una conferen conferencia cia local en un lugar comu comunitario, nitario, se debee ase deb asegur gurar ar que los par partic ticipa ipante ntess y los prese presenta ntador dores es sep sepan an si pueden pueden depositar con seguridad ropa de abrigo y otros ob)etos personales y dónde !acerlo, y tener un param*dico, enfermero enfermero u otro profesional m*dico disponible disponible en caso de emergencia. . Coo Coo&di &dinac nación ión &esol&esol-ción ción de %&ole %&ole(as> (as> Com Comoo se discut discutió ió anteri anteriorm orment ente, e, el coordinador debe ser la persona indicada para tratar el lugar de la conferencia o con los proveedores de la comida, otros proveedores, presentadores, animadores, e4!ibidores, participantes y todos los demás. 8eneralmente recae en *l negociar con el !otel u otro •
dentificación. La gente necesitará gafetes de
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sitio, discutir el pago y cualquier otro beneficio con los e4!ibidores y encargarse de los problemas, las que)as que)as o las necesidades necesidades especiales de los los participantes. 8eneralmente *l tambi*n traba)a en los detalles de los contrato contratoss con las sedes y demás, demás, para que resulten mutuamente aceptables. La mayor"a de los !oteles y lugares para conferencias tienen contratos y procedimientos estándar que usan para todas las conferencias. Esos contratos pueden a)ustarse para una conferencia espec"fica con necesidades espec"ficas. Es responsabilidad del coordinador con la ayuda y supervisión del equipo organi2ador asegurarse de que se cubra en *l todo todo lo que que se pued puedaa y de que que los los prec precio ioss po porr cu cual alqu quie ierr se serv rvic icio io es espe peci cial al se sean an ra2onables. eber"a tambi*n !aber contratos con todos los demás e4cepto los participantes que sean remunerados por proporcionar servicios o que est*n pagando !onorarios a los organi2a orga ni2adores dores de la conferenc conferencia ia %por e)empl e)emplo, o, los e4!ibid e4!ibidores ores&. &. Esto incluye incluye a los oradores principales yKo otros presentadores a quienes se les pague los gastos o un !onorario, los proveedores de comida, los e4!ibidores, los proveedores de equipos, etc. En el caso de -na '&an confe&encia$ asol-"a(en"e "odo dee i& %o& esc&i"o . %ea el 'p*ndice X? para mayor información sobre la negociación de contratos&. $ara un evento local, de un d"a, puede no !aber necesidad de contratos. El espacio donado, pi22a gratis o pagada por los patrocinadores y presentadores locales, pueden eliminar la necesidad necesidad de cualquier formalida formalidad. d. $ero si !ay un proveedor proveedor de comida, o ssii se está pagando por el lugar, se necesitan los contratos, no importa cuán bien se cono2c con o2caa a la otra parte % %eea el Cap"tul Cap"tuloo I, 1ección 1ección I "ntendiendo y "scribiendo #ontratos y +emorandos de 'cuerdo&. 4acerle publicidad a la conferencia, inscribir a los participantes y reclutar a los presentadores. presentadore s. ?. *-li *-licidad cidad &ecl-"a(ien" &ecl-"a(ien"o> o> 'lg 'lguna unass co confe nferen rencia ciass se form forman an entera enteramen mente te con
miembros de la organi2ación patrocinadora, y por tanto la publicidad podrá limitarse a !acer !ac er llama llamadas das los pre presen sentad tadore oress y casos, o env"os env"os mapodrá terial iales es de inscri inscripc pción ión pre7 pre7 conferencia a losamiembrosW en algunos todode estomater reali2arse simplemente
publicando la información en un sitio e eb. b. 1in embargo, para conferencias que son eventos /nicos o los primeros en una7serie, más que parte de una serie anual, o para conferencias anuales que buscan atraer a una amplia concurrencia, la publicidad es por lo general necesaria. 'demás de env"os de correo a una lista de gente interesada y de publicar información sobre sobre la conferenc conferencia ia en > 0u 0uc! c!os os de lo loss pr pres esen enta tado dore ress pa para ra la lass conferencias son de la misma procedencia que los participantes gente que está en el tem tema o mi miem embr bros os de la or orga gani ni2a 2aci ción ón pa patr troc ocin inad ador ora. a. Las Las co conv nvoc ocat ator oria iass pa para ra presentadores, por lo tanto, a menudo se env"an a las mismas personas a las que se mandaa la infor mand informaci mación ón de insc inscripci ripción ón anticipada anticipada y, com comoo la pre7inscrip pre7inscripción ción,, puede puede generalmente !acerse por correo electrónico. 'dem 'd emás ás,, se pued puedee tene tenerr a dete determ rmin inad adas as pers person onas as en ment mente, e, es espe peci cial alme ment ntee lo loss principales oradores potenciales, a quienes se contactará personalmente o se asegurará enviarles información sobre presentadores. presentadores. Cualquier personalida personalidadd a quien se le ofre2ca
algo más aparte de lo que la mayor"a de los presentadores reciben los gastos, un !onorario, un premio debe ser contactado personalmente. Las c!arlas para conferencias acad*micas y algunas otras pueden ser acerca de traba)os escritos. En general, tanto los traba)os mismos como el tema y esquema general deben ser enviados a un panel de e4pertos u organi2adores de la conferencia para que los acepten. $ara otras conferencia conferencias, s, los organi2ado organi2adores res requieren solamente el t"tulo y una breve descripción descripción de la presenta presentación ción que se prop propone one %ea la 6erramienta X A para obtener un e)emplo de convocatoria para presentadores&. 6levar a cabo la conferencia conferencia
Una ve2 que todo el traba)o preliminar está reali2ado, la conferencia misma deberá llevarse a cabo. $ara un gran evento, esto significa encargarse de la log"stica de antemanoW atender a los participantes inscritos cada d"a de tal modo que no resulte problemático para nadieW responder a los problemas y las necesidades de participantes participantes y presentadoresW y asegurarse de que todo el mundo de)e sus comentarios para que se pueda evaluar evaluar más tarde la confe conferencia. rencia. Una nota aqu" acerca del personal de la conferencia coordinador, coordinador, miembros del comit* y cualquier voluntario, personal de apoyo y otros involucrados El personal de la confer con ferenc encia ia deb debee est estar ar ide identi ntific ficado ado con ins insign ignias ias de co color lores, es, cintas cintas o alguna alguna otra otra etiqueta que los distinga y deben permanecer a la vista y dispuestos durante toda la conferencia a contestar preguntas y atender problemas. Cuanto más rápidamente los participantes, representante representantess del lugar, presentadores y otros puedan encontrar a estas personas, me)or. + cuanto me)or preparadas est*n estas personas transcurrirá más fácilmente podrán contestar preguntas y solucionar problemas la conferencia más tranquilamente y la e4periencia para los participantes será me)or. ?. Lo'+ Lo'+s"i s"ica ca !-s"o !-s"o an"es an"es de la confe& confe&enc encia ia d-&an" d-&an"ee ell ella> a> 6ay una cantidad de programaciones y tareas similares similares que deben atenderse para que las cosas se desa desarrollen rrollen sin tropie2os $rogramar a los presentadores indicados para los salones correctos a las !oras correctas. $rogramar las sesiones de modo que los participantes puedan seguir el !ilo del asunto %por e)., asegurarse de que las sesiones sobre el mismo tema no est*n programadas a la misma !ora o locali2adas de modo que ir de una a la siguiente sea dificultoso&. esignar un RanfitriónS para cada sesión, el cual anunciará al presentador, se asegurará aseg urará de que el equipamie equipamiento nto est* en su lugar, con controla trolará rá los tiempos, tiempos, entregará los materiales impresos, distribuirá y recogerá los formularios de evaluación. El anfitrión tambi*n deberá !acer circular y recolectar una !o)a de asistencia para otorgar cr*ditos de educación continua a los participantes, si la conferencia los ofrece. Traba)ar con la gente de la sede para asegurarse de que !ay espacios adecuados para las comidas, comidas, los descan descansos sos y otros eve eventos ntos de la confe conferencia. rencia. Colocar e4!ibidores, caf*, material a distribuir y cualquier otra cosa en lugares adecuados %donde no contribuyan a bloquear el tránsito, sean accesibles y fáciles de encontrar, etc.&. Encontrar los me)ores lugares, en t*rminos de fluide2 del tránsito, visibilidad y accesibilidad, para los servicios de inscripción, información y emergencia. isponer o informar a los participantes y presentadores, de antemano, acerca de la disponibilidad o no del estacionam estacionamiento iento para la conferencia. Los centros de convenciones suburbanos o rurales usualmente disponen de amplio estacionamiento gratuito. Los lugares urbanos pueden cobrar por el estacionamiento, •
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!ace !acerr arre arregl glos os con con es esta taci cion onam amie ient ntos os qu quee qued queden en a po poca cass cu cuad adra rass o no te tene ner r estacionamiento estacionamien to del todo. 1i !abrá muc!as persona personass conduciendo !asta la con conferencia, ferencia, es importante o !acer arreglos para que se estacionen %qui2ás en un estacionamiento local a un costo reducido& o por lo menos informarles de la situación. 1i !ay oradores principales o invitados importantes pol"ticos, celebridades, grandes personalidades en el tema se debe asignar a alguien que se asegure de que tengan lo que necesitan, lleguen a los lugares correctos a la !ora correcta, comprendan lo que se espera de ellos, tengan sus comidas, comidas, sean presentado presentadoss a la gente, etc. En una peque(a conferencia conferencia local, esto es menos importante, puesto que la interrelación se producirá naturalmente. En una conferencia mayor, sin embargo, los organi2adores deberán asegurarse de que estas personas especialme especialmente nte si !an !ec!o lugar en sus agendas para estar all" o !an acordado no cobrar nada disfruten de una buena e4periencia y se vayan con una sensación positiva acerca de la conferencia y de la organi2ación patrocinadora. En una conferencia donde la mayor"a de los presentadores pertenecen a la organi2ación patrocinadora o no reciben !onorarios, no deberá cobrárseles los gastos de la conferencia y de la comida del d"a que !agan su presentación, como una manera de instar a la gente a que consideren dirigir una sesión. . Mane!o de c&isis> Esto puede tratarse de la cancelación de la llegada de uno o más presentadores o, aun peor, la de un orador principal que todo el mundo estaba espera esp erando ndo es escuc cuc!ar !ar.. Una em emerg ergenc encia ia am ambie bienta ntall que imposi imposibili bilite te la lle llegad gadaa a la conferencia de la mayor"a de la gente. Un error de computación que de)e a muc!os participantes sin las !abitaciones que cre"an !aber reservado. Cualquiera de *stas y una cantidad de otras crisis pueden surgir en el curso de una conferencia. Es imposible tener un plan de contingencia para todo lo que pueda suceder, pero es posible intentarlo y anticiparse a los problemas más comunes no es inusual en una gran conferencia que por lo menos uno de los presentadores no apare2ca, por e)emplo y tener un plan F por si suceden. Es tambi*n crucial saber qui*n se va a enc encargar argar de las crisis cuando sur)an. 8eneralmente es el coordinador, pero deberá tener un sustituto tambi*n. Es necesario asegurarse de tener un plan para emergencias m*dicas %y un botiqu"n de primeros au4ilios, con curitas, aspirina y otros elementos básicos& y para otras
situaciones e4tremas posibles. 1e debe saber dónde están las salidas en caso de incendio y crear un plan para sacar a la gente del edificio rápida y tranquilamente. Todo el personal de la conferencia debe saber qu* !acer en esas situaciones. Tambi*n Tambi*n se debe estar preparado para lidiar con participantes o presentadores eno)ados o irracionales todos entre el personal deben saber qui*n se encargará de estos casos y cómo ubicarlo rápidamente %el personal de la conferencia, as" como los representantes de la sede, pueden usar tel*fonos celulares o radios para comunicarse comunicarse,, y el disponer de esa red de intercomunicación puede atenuar inmensamente el nivel de estr*s, especialmente en situaciones de crisis&. D. Bo&(-la&ios de e#al-ación> En muc!os casos, se querrá evaluar la conferencia %vea más adelante&, por lo que se necesita alguna manera de averiguar la opinión de la gente. En una conferencia peque(a, puede ser posible terminar el d"a con sesiones de evaluación de uno o más grupos peque(os, y as" obtener la información directamente de la boca de los participantes. 0ás com/n, sin embargo, es entregar formularios de evaluación simples por cada sesión y uno por la e4periencia de la conferencia en su con)unto %consulte la 6erramienta X para una muestra de formularios de evaluación&. Estos formularios pueden tambi*n pedir a los participantes que identifiquen comit*s o asuntos con los que les interesar"a traba)ar en futuras conferencias. El RanfitriónS de cada sesión tiene la responsabilidad de asegurarse de que !aya tiempo al final de la sesión para que los participantes llenen los formularios de evaluación y de recogerlos y depositarlos en un punto centrali2ado. 'l anfi anfitri trión ón de ca cada da se sesi sión ón podr podráá entre entregá gárs rsel elee un unaa ca ca)a )a co conn lo loss fo form rmula ulari rios os de evaluación, otros materiales que el presentador !aya llevado de antemano, la !o)a para firmar para obtener cr*ditos de educación continua y cualquier otro material que se necesite para la sesión. La ca)a es registrada como RsalidaS y luego como RdevueltaS cuando es retornada con la !o)a de firmas y las evaluaciones completada completadas. s. $a $ara ra ayud ayudar ar a reco recoge gerr las las eval evalua uaci cion ones es de la co conf nfer eren enci ciaa en su co con) n)un unto to,, la lass conferencias a veces ofrecen un premio desde un peque(o recuerdo de la conferencia a algo más sustancial como una camiseta o !asta una oportunidad de participar en el sorteo de un premio %a menudo de un ob)eto donado por uno de los e4!ibidores& 7 a todos los que devuelvan el formulario. . Li(%ie 'qu", las preguntas son tanto para el coordinador y las otras personas que interactuaron directamente con la sede, como para los participantes. =9esultó el lugar práctico> =Los funcionarios de la sede fueron accesibles y serviciales> =La sede proporcionó lo que prometió> =1obrepasó los t*rminos del contrato para ayudar al *4ito de la conferencia> =Cómo mane)ó los errores y los problemas> =La comida fue decente y ra2onablemente saludable, y fue servida sin demoras> =;u* otros servicios proporcionó el lugar, y de qu* calidad fueron> =;u* proporcionó la sede como rutina sin cargo e4tra %=agua>, =papel y bol"grafos>, =caf*>&> =El lugar fue fácil de encontrar y de llegar a *l> =6ubo suficientes salones salon es de conferen conferencia, cia, y fuero fueronn lo sufic suficiente ientement mentee grandes para el propósito propósito y lo suficientemente confortables %ni demasiado calurosos ni demasiado fr"os, amueblados con sillas ra2onablemente cómodas, mesas donde se necesitaban, etc.&> =#ue el costo ra2onable, comparado con otros lugares posibles> . Dese(% Dese(%eo eo del coo&dinado& coo&dinado&$$ del e-i%o$ del %e&sonal de la confe&encia de los #ol-n"a&ios> Esto no deber"a ser una revisión de desempe(o %especialmente si fue una primera conferencia o una de una sola ocasión&, sino más bien una evaluación de lo que salió bien, de lo que deber"a !acerse de manera diferente y de cuán bien funcionaron los
sistemas. Una buena porción de esta parte de la evaluación necesita ser !ec!a por la gente cuyo desempe(o está siendo evaluado. 'lgunas de las preguntas importantes son =1e les asignó a todos tareas claras y bien definidas, como para que la gente supiera qu* se esperaba de ellos> =Cuán bien traba)aron todos )untos> =6ubo buena comunicación entre todas las personas involucradas> =1ab"an todos a qui*n preguntarle cuando deb"an !ace !acerr una una cons consul ulta ta>> =1ab =1ab"a "ann todo todoss qui* qui*nn es esta taba ba a ca carg rgoo de qu qu*> *> =Las =Las ta tare reas as se cumplieron en un ra2onable lapso de tiempo> =1ab"a el coordinador a qui*n recurrir cuando necesitara asistencia> D. El %&oceso o&'ani
