CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO

CÓMO ORGANIZAR EVENTOS CON ÉXITO, JIJENA SANCHEZ, ROSARIO.

 No hay evento sin protocolo o por lo menos sin ordenamiento. Sánchez.

Rosario Jijena

PERFIL DEL OPC Creatividad Perfeccionista Disciplinado Organizado Profesional Culto Responsable Estratégico Intuitivo? Analítico

A tener en cuenta: 

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Proveedores: confiables, responsables, cumplidos, estructura y exeriecia en al mercado, capacidad de producción, comprometido. Excelencia en el trabajo: la asignación de tareas, objetivos, manejo de tiempos, temáticas, imprevistos, perfeccionismo. Creatividad: ser creativos es una fase importante ya que esta se verá reflejada desde el pre-evento, pasando por el evento y por el pos-evento. Todos podemos ser  creativos pero pocos podemos actuar con creatividad. Obsesión: lo macro y lo micro tiene un mismo valor, la actitud del servicio, el buen manejo de tiempos, organización, etc. Tiempos: el manejo delos tiempos es de vital importancia durante el evento, cronogramas Conocimiento del timing: es fundamental reconocer los invitados, es saber en qué momento debe empezar la actividad, en que omento hacer las pausas y en qué momento dar por terminado. Conducción: conocimiento del timing Participación: todas las personas deben saber la hora y hacer parte del evento

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Responder expectativas: llevar a cabo lo que se vendió y con lo que se comprometió Base de datos: proveedores, sedes, clientes, etc. Autodominio: autocontrol, saber controlar las situaciones inesperadas. Pasión

EVENTO Es una orgia social, que se realiza con un tiempo previo en el cual se establecen los factoras que van a estar presentes. En este tipo de eventos el cliente es el que decide cómo será el evento, en algunos se puede dejar volar la imaginación durante el momento. En otros se debe mantener un trabajo más sofisticado en el cual se debe tener un cronograma de actividades a realizar. No se debe dejar olvidado la creatividad en cualquier tipo de evento entra a jugar la creatividad para buscar la originalidad y que los invitados se sientan más a gusto

Se dividen en dos grandes grupos empresariales y sociales: 

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Empresariales: tienen un fin corporativo y de trascendencia pública. Se destacan los congresos, ferias, exposiciones, lanzamientos de productos, seminarios, desfiles, workshops, reuniones de prensa, musicales, desayunos, mega eventos, showrooms, actos culturales, etc. Sociales: son reuniones orientadas al ámbito familiar, humanísticas y en estas se  busca el estímulo social, la unión, crear o reforzar lazos afectivos, etc. En estas  podemos encontrar casamientos, cumpleaños, reuniones infantiles, actos folclóricos, colectividades, etc.

Una clasificación más clara es que en los primero se debe mantener una formalidad, deben ser mas rígidos, estructurados y tiene un p rogramación anticipada. Los segundos exigen más creatividad, originalidad, emoc ionales, impactantes para que los sentimientos sean expresados.

La vista Se debe tener en cuenta que la ambientación no debe sobrepasar los límites de lo estético a lo burdo, chabacano o grotesco. Para no caer en el error de la desarmonía visual.

El gusto Los servicios de comida o bebidas en un evento son fundamentales exceptuando unos casos en especial. Para estos casos se debe analizar bien el sitio donde va a ser realizar para ver  con que equipos se cuenta y también los muebles que serán usados para el uso cuando se ofrecen alimentos.

El oído El volumen que se va a manejar durante el evento debe ser adecuado y moderado. El volumen y la actitud de la persona que pauta el evento debe ser atractiva para no hacer  fastidiosa la reunión. Otro aspecto a manejar es la acústica del lugar para evitar que se disperse el sonido. Disipar además el sonido al momento de servir la mesa, si es necesario.

El olfato El olfato es uno de los sentido involuntarios que poseemos pero debemos controlar que los olores desagradables lleguen a los invitados ya que pueden ser molestos. El trabajo con aroma terapia es algo que se usa actualmente para armonizar y sea del agrado de los invitados.

El tacto El placer que tiene este sentido como lo es poder sentir la temperatura de una copa de vino, el poder tocar la textura de los manteles, las servilletas, cortinas, etc.

Eventos motivacionales Son eventos con un objetivo concluso. Lo que se busca es motivar a los participantes que normalmente son los empleados, proveedores o los clientes de una empresa. La empresas intentan promover la unión entre todas las personas con actividades y todo lo que allí se realice. Normalmente se hacen reuniones dentro o fuera de la epresa, la idea es también innovar para que el objetivo se vea reflejado a futuro.

Eventos políticos Son eventos que se preparan con el fin de mover masas, con propuestas y se realizan al aire libre o apuesta cerrada. En este tipo de actividades se busca el bien común, la idea es molestar lo menos posible a los asistentes como también a los que no asistirán. En este tipo de eventos se debe tener una serie de permisos para garantizar la legitimidad del e vento. Esto destaca la imagen personal, profesional y corporativa. La actitud que toma un político en su oratoria deja mas de que hablar que o que  propiamente esta hablando. Además que de be saber a profundidad del tema que esta hablando ya que tiene que estar a la vanguardia de las preguntas que pueden surgir en el momento. Pueden ser dirigidas parlamentariamente para la formulación de leyes o censurar la conducta de los gobernantes. O también puede ser popular que discursos dirigidos al pueblo en calidad de campañas. Periodística que es ams que todo una serie de artculos que se exponen a la opinión publica. Y por ultimo la militar que son oratorias pronunciadas para este tipo de organizaciones.

Obejtivos de un evento

Desde antes de realizar el evento se deben tener claros los objetivos a cumplir, estos objetivos deben ser pautados en común acuerdo con la persona que ofrecerá el evento. Con esto se busca saber características que se reflejaran en el evento. En esta parte de los objetivos el organizador del evento cumple la función de crear el evento anticipadamente para entregar u boceto de como se realizara y no tener  inconvenientes. Por esta razón se debe tener un conocimiento del cliente y de los invitados ya que de esto dependerá el buen ambiente durante y depsues del evento. Saber jugra con el mercadeo y el marketing para saber escoger los productos adecuados, los  preciosos comodos. Saber comunicar el mensaje que se propone el evento, la promoción de la actividad. La satisfacción de las necesidades del cliente: se debe hacer una descripción clara del evento como va a funcionar, pautas, regalas de juego, etc. Si este o esta de acuerdo con algo se debe solucionar al instante. Análisis de costos: mostrar con hecho las ventajas entorno a los costos que se le ofecen y los de la competencia. Estos deben ser notables para que la elección de con quien se realizara el evento por parte del cliente. Ventajas: se debe hacer énfasis en las ventajas que encontrara e el sevicio que se le esta ofreciendo ya que es de vitak importancia siempre marcar la diferencia y la o roginalidad. Por ultimo: concretar el evento, dejar las puertas abiertas para eventos futuros y segur  ofreciendo benficios al cliente. En la organización de un evento se debe estar a la vanguardia del contexto actual. Debemos estar actualizados por ejemplo con el medio ambiente, los cambios socioculturales, los ddhh, el progreso dia a dia del mundo.

Carta de presentación Es el medio que usaremos para la presentación con la cual se le dara a concoer al cliente lo que se le puede ofrecer en el evento. En esta presentación ofrecemos quienes somos, qu hemos hehco, la diferencia que tenemos frente a la competencia y las ventajas que obtendrán en el servicio o en servicios a futuro. Se debe tratar de ofrecer en cada servico una calidad mejor y cierta originalidad que marcara la diferencia frentea otras organizaciones que prestan servicios de la misma índole. Al finalizar cada evento se debe examinar las falencias que se deben mejorar con el tiempo.

Beneficios de organizar eventos con especialistas: El cliente estará al tanto de los servicio s que se le ofrecerán, se deben determinar plazos, se le ofrecerá una carpeta de servicios los cuales se deben acomodar al presupuesto pero de esto no dependerá la calidad ofrecida.

Se garantiza la calidad y la originalidad, el trabajo de los especialistas es este garantizar que el evento va a la vanguardia “vender el servicio de oragnizador e eventos es vender beneficios”

Beneficios El servicio ofrecido debe llevar consigo una serie de beneficios que se acoplaran al evento. Los beneficios se deben evaluar de la mano del cliente ya qe este cumple un papel muy importante en la orgnizacion del evento.

Auspicios publicitarios Las empresas buscan el reconocimieto de su nombre, los patrocinadores buscan ser parte de la imgn de un evento estos cumplen demás una función de financiación en el evento. Los patrocinadores ayuaran a la disminución de costeos y asi los cobros serán mas bajos.

Planificación de un evento Logística, se debe empezar por el presupuesto y asi plantear las propuestas útiles  pararealizar el evento, se debe mirar el espacio donde se realizara objetivos, tiempo, mecanismo, gastronomía, elementos como sonido, animación, brindis, oradores y lo mas importante elcumplimiento de los tiempos.

La planificación de un evento empieza por definir las metas a alcanzar, se debe realizar un estudio previo a la realización del evento en el cual se dbe hacer una toma de decisiones. La fijación del objetivo u objetivos a cumplir, por grande o pequeño que sea el evento debe tener una razón por la cual se está realizando. Análisis de situaciones previas, en este punto se h ace un estudio de eventos anteriores. Aquí se califica y se hacen las mejoras de lo que podría salir mal en dado caso. Plan de trabajo. Se debe definir las tareas que le serán encargadas a las personas que estarán involucradas en el evento Presupuesto: se debe saber el presupuesto ya que de aquí dependerá las actividades que se realizaran en el evento. Cronograma: es eficaz y vital para llevar la secuencia cronológica del evento.

Organización es la estructuración de funciones y la asignación de tareas.

En la organización se deben tener en cuenta distintos aspectos que entraran a jugar en la organización del evento, esto influye mucho ya que estos aspectos. Otro aspecto es que debe haber una voz de mando la cual será la encargada de delegar las funciones del grupo de trabajo. El organigrama es la carta donde se especifica cómo va a funcionar el evento. Con la organización termina la fase teórica pero de gran importancia en el proceso del evento. Etapa de integración: en esta etapa se organiza el grupo de trabajo, este grupo debe ser  escogido de tal forma que los objetivos planeados en la etapa teórica sean cumplidos e s totalidad. El coordinador del evento debe ser un opc, el cual será el responsable de la administración del evento. Etapa de dirección: se empieza a dirigir el evento poco a poco con el fin de que los  procesos sean mas agiles y las metas cumplidas aún más rápido. Etapa de control: es la evaluación que se hace para detectar las fallas que se hallan  presentado, para ser mejoradas en eventos futuros. En la etapa de control que es la etapa final del evento se debe entregar un informe en el cual se deben pautar las finanza, cantidad de asistentes, desarrollo del programa y otro debe ser  un informe en el cual se hace una evaluación del evento así este no lo solicite servirá para mantener una relación comercial. Hay que tener en cuenta que el organizador será el responsable y será la persona que pondrá la cara ante las problemáticas que se puedan presentar.

Tiempos Los tiempos en la preparación de un evento no siempre serán los mismos, eso depende que la magnitud del evento tenemos que como se pueden demorar unos años de preparación también habrán otros que se demoren 2 meses en la preparación total del evento. En esto se deben tener aspectos como las contrataciones que se tiene que hacer de personal, equipos, sedes, etc. Aspectos complementarios y la solicitud de auspicios son los tramites que se deben hacer si es necesario ante las entidades correspondientes.

Infraestructura La elección de la sede, un paso importante ya que en este espacio se desarrollara el evento. Se debe elegir dependiendo del tipo de evento, la magnitud que tendrá y las necesidades que tendrá.

Seguridad en los eventos  No se trata de la seguridad del personal de trabajo y de los invitados solamente, también se trata de la seguridad del sitio, los equipos alquilados, la comida y de una serie de aspectos.

La seguridad durante el evento es de vital importancia como la señalización,

La sede Debe cumplir diversos aspectos ya que en esta se desarrollara el evento y será vita que todo salga bien. Lo que se busca es a comodidad y la innovación de esta forma se pueden seleccionar a través de un filtro como el número de invitados, rango de edades, que actividades se van a realizar, como se van a realizar dichas actividades, etc.