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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001 Agustín Sánchez-Toledo Ledesma y Beatriz Fernández Muñiz

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Agustín Sánchez-Toledo Ledesma Beatriz Fernández Muñiz

Título: Cómo implantar con éxito OHSAS 18001 Autores: Agustín Sánchez-Toledo Ledesma y Beatriz Fernández Muñiz

© AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación), 2011 Todos los derechos reservados. Queda prohibida la reproducción total o parcial en cualquier soporte, sin la previa autorización escrita de AENOR. ISBN: 978-84-8143-734-8 Depósito Legal: M-43520-2011 Impreso en España - Printed in Spain Edita: AENOR Maqueta y diseño de cubierta: AENOR Imprime: AENOR

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Índice

Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

1.

19

El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001 . 1.1.

Importancia de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

19

Modelos de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22

1.3.

Origen del estándar OHSAS 18001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

25

1.4.

Objetivos de OHSAS 18001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

26

1.5.

Beneficios de OHSAS 18001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

27

1.6.

Definiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

29

1.7.

Requisitos OHSAS 18001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

30

1.8.

Implantación del estándar OHSAS 18001 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Requisitos generales y política de SST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

2.1.

Requisitos generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

2.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

37

2.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

38

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

Política de SST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

41

2.2.1.

41

1.2.

2.

2.1.3. 2.2.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

2.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

42

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

45

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

49

Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

3.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

51

3.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . .

52

3.2.1.

Tipos de evaluaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

56

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

66

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

71

Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

4.1.

Requisitos legales y otros requisitos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

4.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

4.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

74

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

77

Objetivos y programas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79

4.2.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

79

4.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

80

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

84

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86

Implementación y operación (I). Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. Competencia, formación y toma de conciencia . . . . . . . . . . .

89

5.1.

Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad . . . . . . . . . . . . . . .

89

5.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

89

5.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

90

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

98

2.2.3.

3.

3.3.

4.

4.1.3. 4.2.

4.2.3.

5.

5.1.3. 5.2.

Competencia, formación y toma de conciencia . . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.2.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Índice

5.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

5.2.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 6.

Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 6.1.

6.2.

Comunicación, participación y consulta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 6.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

6.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

6.1.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Documentación y control de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 6.2.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137

6.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

6.2.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 7.

Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 7.1.

7.2.

Control operacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 7.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

7.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

7.1.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Preparación y respuesta ante emergencias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 7.2.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

7.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

7.2.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 8.

Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 8.1.

Medición y seguimiento del desempeño . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 8.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

7

8

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

8.2.

8.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

8.1.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193

Evaluación del cumplimiento legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 8.2.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

8.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

8.2.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 9.

Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva. Control de los registros . . . . . . . . . . . . . . 201 9.1.

9.2.

Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 9.1.1.

Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

9.1.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203

9.1.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210

Control de los registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 9.2.1.

Exigencias OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

9.2.2.

Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212

9.2.3.

Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 10. Verificación (III). Auditoría interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 10.1. Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 10.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . 228 10.2.1. Competencia de los auditores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 10.3. Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 11. Revisión por la dirección

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245

11.1. Requisito OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 11.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento . . . 246 11.3. Paralelismo con la legislación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249 Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

Índice

12. Auditorías para la certificación OHSAS

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251

12.1. Introducción a la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 12.1.1. Objeto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 12.1.2. Definición . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 12.1.3. Tipos de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 12.2. El proceso de auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 12.2.1. Actividades de auditoría típicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 12.2.2. Inicio de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 12.2.3. Revisión de la documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 12.2.4. Preparación de las actividades de auditoría . . . . . . . . . . . . . 263 12.2.5. Realización de las actividades de auditoría . . . . . . . . . . . . . 273 12.2.6. El informe de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 12.2.7. Finalización de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 12.2.8. Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría . 289 12.3. El papel del auditado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 12.3.1. Preparación de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 12.3.2. Preparación de las actividades de auditoría . . . . . . . . . . . . . 290 12.3.3. Realización de las actividades de auditoría . . . . . . . . . . . . . 292 12.3.4. Finalización de la auditoría . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 12.4. La certificación de sistemas de gestión de la SST de acuerdo con OHSAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 12.4.1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294 12.4.2. El proceso de certificación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Conceptos importantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 Anexo A. Guías técnicas publicadas por el INSHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Anexo B. Lista no exhaustiva de reglamentación de seguridad industrial . . . . 303 Anexo C. Modelo de formato para la evaluación general de riesgos . . . . . . . 307 Anexo D. Ejemplo de manual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311 Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

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Presentación

En el ámbito preventivo existe desde hace muchos años un reconocimiento generalizado acerca de la necesidad de integrar la prevención en la empresa como elemento clave para incrementar la eficacia de la acción preventiva. La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) indica que el empresario realice la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa, y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. Esta integración deberá realizarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales. Esta obligación precisa al establecimiento de sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo, sin que dicha obligación indique la necesidad de tener que recurrir a sistemas normalizados, pudiendo optar por cualquier otro siempre que garantice una integración de la prevención. Sin embargo, las orientaciones proporcionadas por las iniciativas internacionales (directrices de la OIT, relativas a sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, y las de la serie OHSAS 18000) son cada vez más aceptadas sirviendo como guías de orientación o como requisitos de certificación. La presente publicación permite transmitir los conocimientos adecuados para implantar con éxito el estándar OHSAS 18001 en sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo en cualquier tipo de organización. Incluye un conjunto de temas dirigidos a conocer en profundidad cada uno de los requisitos de OHSAS 18001 y el procedimiento de actuación para cumplir dichas exigencias. Asimismo, introducirá al lector en el ámbito de las auditorías de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, con el fin de dar a conocer el proceso y la metodología de estas.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

El contenido de este documento aborda la posibilidad de dar respuesta a problemas complejos y tomar decisiones apropiadas mediante el uso adecuado de herramientas, a través de la capacitación para crear, identificar, evaluar alternativas, y desarrollar y revisar decisiones. Cómo buscar, organizar, analizar y sintetizar la información para abstraer su significado, además de compartir el conocimiento, permiten capacitar para utilizar dicha información y conocimiento de forma adecuada. Finalmente, también se aborda cómo la capacidad para el razonamiento crítico y la creatividad mediante la gestión del proceso creativo propio y ajeno, la organización de ideas, su análisis y síntesis, permiten realizar un enfoque crítico. Por todo ello, este libro constituye una gran ayuda a los profesionales de la seguridad y salud en el trabajo, técnicos de prevención de riesgos laborales, especialistas en medicina del trabajo, mandos y directivos que deseen adquirir las competencias necesarias para implantar con éxito OHSAS 18001. Deseo expresar mi agradecimiento a AENOR por el trabajo realizado y, en particular, a los autores del mismo, Agustín Sánchez-Toledo Ledesma, Gerente de seguridad y salud en el trabajo y representante de AENOR en OHSAS, y a Beatriz Fernández Muñiz, Doctora y Licenciada en Administración y dirección de empresas, profesora del departamento de Administración de empresas de la Universidad de Oviedo. Espero que a todos aquellos que lo utilicen les permita alcanzar, en sus diferentes ámbitos de competencia, unas mejores condiciones de trabajo garantizando la seguridad y salud de los trabajadores. Concepción Pascual Lizana Directora del Instituto Nacional de la Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT)

Introducción

La reducción de la siniestralidad laboral requiere la existencia de unas condiciones de trabajo seguras, para lo cual es necesaria la asignación de recursos a las actividades preventivas. Sin embargo, los recursos disponibles de la empresa, tanto de tiempo y dinero como de personal, son limitados y han de ser asignados a fines productivos. Adicionalmente, la legislación impone a los empresarios y directivos la obligación de velar por la seguridad y salud de los empleados que están bajo su dirección, así que, desde un punto de vista práctico, la dirección necesita identificar cómo asignar los recursos escasos de la mejor forma posible, asegurando el menor número y gravedad de las lesiones sufridas por sus empleados. En este sentido, una de las formas más eficientes de asignar los recursos es la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud coordinado y coherente con los objetivos y estrategias de la empresa, el cual no solo reduce los ratios de accidentalidad, sino que, normalmente, genera un aumento de la productividad de la organización. Este sistema de gestión debe integrar prácticas operacionales efectivas, que han de ser apropiadas a las condiciones de trabajo y, sobre todo, han de ser percibidas como apropiadas por los trabajadores que las van a implementar. El sistema de gestión de la seguridad incluye, pues, prácticas, roles y funciones asociadas con la seguridad. Es algo más que un simple “sistema de papeles” de políticas y procedimientos. Reúne un conjunto de prácticas implantadas en la empresa tendentes a la eliminación o reducción de los riesgos derivados del trabajo. Para que este sistema sea efectivo y consiga su objetivo debe ser apoyado por todos los niveles de dirección de la empresa y lograr la implicación de los trabajadores, que son los que están en contacto con los factores de riesgo en sus lugares de trabajo. La implantación de dicho sistema requiere un nuevo modelo organizativo, tendente a una seguridad integrada en el proceso y en todos los niveles jerárquicos

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

de la empresa, inseparable de los procesos de fabricación y donde las funciones correspondientes a la seguridad se transfieran a lo largo de la línea jerárquica. De esta forma, asumen responsabilidades en tal campo, no solo la alta dirección, sino también el representante de la dirección, el director financiero, el director de recursos humanos, la jefatura de servicios, actividades y procesos, e incluso los propios trabajadores. Esta integración de la prevención en todas las fases del trabajo permite al trabajador obtener seguridad sin tener que pensar en ella y sin advertir que la está llevando a cabo. Este nuevo modelo se caracteriza, además, por ser una prevención participativa basada en los derechos de información, formación y participación de los trabajadores en los temas relacionados con su seguridad, y una prevención integral que pretende promover acciones que contribuyan a mejorar la calidad de vida laboral, la calidad del proceso productivo y la del producto acabado. A lo largo del tiempo se han desarrollado diversos modelos o guías con el fin de facilitar la implantación de estos sistemas dentro de la empresa. En décadas pasadas, el Control Total de Pérdidas de Bird y el modelo Dupont, de la empresa del mismo nombre, constituían los modelos de referencia para gestionar la seguridad y salud de la empresa. Posteriormente, el Health & Safety Executive elaboró un documento que recoge los elementos claves para alcanzar el éxito en la gestión de la seguridad y salud laboral, muy extendido en las dos últimas décadas. Según el mismo, una gestión preventiva eficaz exige la definición y desarrollo de una política de prevención, un desarrollo organizativo, y la planificación de las actuaciones a realizar y su implantación posterior, así como la medición, revisión y auditoría de las actuaciones realizadas; elementos que deberán estar fuertemente entrelazados con todo el sistema global de gestión de la organización. Con la globalización de la economía y la mayor preocupación por la seguridad laboral a nivel mundial se ha producido una proliferación de sistemas, borradores, guías y normas, de carácter nacional e internacional, elaborados por numerosos organismos e instituciones de diversos países, todos ellos con una estructura similar. En este sentido, cabe mencionar la guía británica BS 8800:1996, elaborada por la British Standards Institution a partir de la guía del HSE y la norma BS EN ISO 14001, las “Directrices sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo” de la Organización Internacional del Trabajo o el estándar OHSAS 18001. Estos sistemas contienen gran cantidad de similitudes, siendo el denominador común de todos ellos la filosofía de mejora continua. Así, todos ellos exigen el establecimiento de objetivos y metas y de una política de seguridad y salud, la organización adecuada al respecto, la definición de funciones y responsabilidades, la evaluación de riesgos y la planificación de las actividades, la evaluación y revisión de la gestión, la orientación al cliente, y la formación y participación como principios rectores, además de la sistematización de la gestión. Pero,

Introducción

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con independencia del modelo de gestión adoptado, su implantación debe ir acompañada de un verdadero cambio cultural, puesto que en caso contrario quedaría en un sistema de papeles, sin la consiguiente reducción de la siniestralidad. No obstante, dada la gran aceptación de las normas de gestión de la calidad ISO 9001 y de gestión medioambiental ISO 14001, las empresas comenzaron a demandar el modelo de gestión de la seguridad y salud laboral que resultara más fácilmente integrable con las mismas y que ofreciese la posibilidad de evaluación y certificación de sus sistemas de gestión en la materia. De este modo, el estándar internacional OHSAS 18001 se ha impuesto sobre los demás a nivel global, hasta tal punto que recientemente ha sido revisado dando lugar a OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. Desde su publicación, OHSAS 18001 ha tenido una gran aceptación a nivel mundial y ha sido implantado por empresas de diversos tamaños y sectores. El objetivo fundamental del estándar OHSAS es apoyar y promover buenas prácticas en materia de seguridad y salud en el trabajo a través de una gestión sistemática y estructurada. No obstante, para aquellas empresas que voluntariamente deciden certificar su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo basándose en OHSAS 18001 tiene, además, implicaciones estratégicas y competitivas, ya que sirve para que una organización garantice a las partes interesadas que cuenta con un sistema de gestión de la seguridad y salud apropiado. Esta es su principal diferencia frente a otras normas de gestión de la seguridad. El estándar OHSAS 18001:2007 especifica los requisitos para la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo que permita a una organización desarrollar e implementar una política de seguridad, establecer objetivos y procesos para alcanzar los compromisos de la política, tomar las acciones necesarias para mejorar su desempeño y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de dicho estándar, teniendo en cuenta las exigencias legales. Una vez más, el éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización, y especialmente, como no podía ser de otra forma, de la alta dirección. OHSAS va destinado a cualquier organización que desee: a) establecer un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo para eliminar o minimizar los riesgos al personal y a otras partes interesadas que puedan estar expuestas a peligros que pongan en riesgo su integridad; b) implementar, mantener y mejorar de manera continua un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo; c) asegurarse de su conformidad con su política de la seguridad y salud en el trabajo; y d) demostrar la conformidad con este estándar. OHSAS 18001 se complementa con el estándar OHSAS 18002 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007. OHSAS 18002 cita

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

los requisitos específicos del estándar OHSAS 18001 y los desarrolla con la orientación pertinente. La numeración de los apartados de OHSAS 18002 se corresponde con la de OHSAS 18001. El texto destacado dentro de un recuadro es un duplicado exacto del texto del estándar OHSAS 18001.

Objetivos de esta publicación Esta publicación pretende transmitir a sus lectores los conocimientos y destrezas adecuados para que sean capaces de implantar con éxito en cualquier tipo de organización el estándar OHSAS 18001 y obtener el certificado Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. Así pues, esta publicación incluye un conjunto de temas dirigidos a conocer en profundidad cada uno de los requisitos del estándar OHSAS 18001 y el procedimiento de actuación para cumplir dichas exigencias. Asimismo, se introduce al lector en el ámbito de las auditorías con el fin de que conozca el proceso y la metodología necesaria para la consecución del certificado OHSAS 18001. Mediante la lectura de la presente publicación se podrán adquirir las siguientes competencias generales: • Capacidad para la resolución de problemas complejos y la toma de decisiones: establecimiento de criterios mediante la utilización de herramientas adecuadas para la toma de decisiones; capacidad para crear, identificar y evaluar alternativas; capacidad para desarrollar y revisar decisiones. • Capacidad para utilizar la información y el conocimiento de forma adecuada: búsqueda y organización de la información, análisis y síntesis de la misma para abstraer su significado, así como para compartir el conocimiento. • Capacidad para el razonamiento crítico y la creatividad: gestionar el proceso creativo propio y ajeno; organizar las ideas, analizar, sintetizar y realizar un enfoque crítico. Esto incluye la capacidad para identificar supuestos, evaluar afirmaciones en términos de evidencia, detectar falsos razonamientos, identificar valores implícitos, definir términos adecuadamente y generalizar de forma apropiada. Asimismo, las competencias específicas que debería alcanzar el lector serían: • Ser capaz de implantar el sistema de gestión de la prevención de riesgos laborales en la empresa. • Participar en la planificación de la actividad preventiva y de emergencia. • Participar en la formación e información.

Introducción

17

• Realizar auditorías del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, mediante una evaluación sistemática, documentada y objetiva de la eficacia de las medidas implantadas. • Ser capaz de integrar la acción preventiva en la gestión general de la empresa. Estas competencias se concretarán en los siguientes resultados de aprendizaje: • Utilizar adecuadamente la información y el conocimiento. • Tomar y revisar con enfoque crítico decisiones y alternativas. • Emitir ideas y razonamientos con estructura lógica. • Utilizar correctamente las herramientas específicas del área. • Conocer y aplicar los contenidos del estándar OHSAS 18001. A los efectos de adquirir estas competencias, este documento incluye contenidos teóricos y diversos casos prácticos que acercarán al profesional a la realidad empresarial.

A quién va dirigida esta publicación Esta publicación será un herramienta muy útil para todos aquellos profesionales de la seguridad y salud en el trabajo, técnicos de prevención de riesgos laborales, especialistas en medicina del trabajo, mandos y directivos que deseen adquirir las competencias necesarias para implantar con éxito el estándar OHSAS 18001 y obtener el certificado Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

Qué contiene esta publicación Este documento pretende familiarizar al lector con el estándar OHSAS 18001, esto es, con los requisitos exigidos por OHSAS 18001 y con los procedimientos a seguir para cumplir con dichos requisitos. De igual manera, se introduce al lector en el campo de las auditorías de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa, de modo que conozca su proceso y metodología.

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El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

A lo largo de este capítulo se deja patente la utilidad de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Toda empresa que desee mejorar sus condiciones de trabajo y reducir de forma sostenida la siniestralidad laboral debe apoyarse en un sistema de gestión. El sistema de gestión de la seguridad y salud permite no solo la ejecución de las acciones preventivas de forma coordinada, planificada e integrada en la gestión general de la empresa, sino también crear consciencia, entendimiento y motivación en todos los integrantes de la organización hacia la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. A continuación, se hace un recorrido por los principales modelos de sistemas de gestión en la materia hasta llegar al estándar más demandado a nivel internacional: OHSAS 18001. Posteriormente, el capítulo se enfoca en el estándar OHSAS, describiendo su origen, los beneficios para la organización que lo implanta y los términos frecuentemente utilizados, y se introducen los requisitos exigidos por el sistema. Dichos requisitos serán objeto de análisis detallado en los capítulos posteriores. Finalmente, se comentan los pasos que se han de seguir a la hora de implantar el estándar.

1.1. Importancia de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo Las nuevas técnicas de organización y dirección de empresas tienen establecido como uno de sus objetivos prioritarios el control del gasto, dosificando al máximo las

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

energías y servicios empleados con el fin de lograr la supervivencia y competitividad de la empresa, así como el desarrollo personal de cada uno de los trabajadores. El logro de la competitividad, objetivo clave para la supervivencia de las empresas en una economía abierta como la que caracteriza a la Unión Europea, requiere especial énfasis en la atención a los recursos humanos y a las condiciones de trabajo. Solo con unas buenas condiciones de trabajo se dignifica al ser humano y se posibilita su aportación personal de creatividad. Así pues, además de razones éticas y legales, hay razones económicas para reducir la siniestralidad en el entorno laboral. Una gestión eficaz de la prevención de la siniestralidad, además de reducir costes, aumentando por tanto el margen de beneficios, supone una mejora de la productividad y de la competitividad. Es por ello que la gestión de la seguridad y salud en el trabajo está cobrando una importancia crucial en la gestión empresarial. Tradicionalmente, se venía entendiendo la prevención de riesgos laborales como una serie de acciones aisladas e independientes cuyo único objetivo consistía en cumplir con las obligaciones legales en materia de seguridad e higiene en el trabajo. En la actualidad, se comienzan a plantear nuevas formas de organizar la prevención más acordes con las necesidades de la empresa, proliferando los Departamentos de Seguridad o los Servicios de Prevención. Del antiguo enfoque de la prevención basado en la protección de los trabajadores frente a daños, se ha pasado a considerar todo tipo de riesgos existentes en el lugar de trabajo, lo que supone un tratamiento global y multidisciplinar que precisa de especialistas en las técnicas preventivas generales para afrontar la diversidad de problemas. Una buena gestión de la salud y la seguridad, al igual que una buena gestión de los recursos humanos, es algo a lo que muchas organizaciones aspiran y que también la ley exige. Para que la empresa pueda alcanzar los objetivos previstos en el campo de la prevención debe implantar la seguridad y salud en el trabajo (SST) al mismo nivel con que se gestionan otras facetas de la actividad empresarial como la productividad, la calidad, los recursos humanos, los recursos materiales o el medioambiente. Así, al igual que la empresa se fija unos objetivos de productividad a alcanzar y unos objetivos de la calidad, debe fijarse el objetivo de la seguridad como factor determinante de la calidad y la productividad empresarial. Por consiguiente, la integración de la prevención en la gestión general de la empresa no debe plantearse únicamente por razones éticas y legales, sino que hay que considerar también los beneficios para la rentabilidad de la empresa al reducirse los costes de los accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. Las pérdidas, tanto humanas como financieras, son evitables; y la experiencia demuestra que se pueden conseguir mejoras reales y sustanciales mediante una buena gestión de la seguridad y salud en la empresa. Una buena gestión implica el óptimo aprovechamiento de todos los recursos disponibles, lo que exige un lugar de trabajo seguro que mejore

1. El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

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la motivación, promueva la calidad de la producción y, como consecuencia, mejore el rendimiento económico de la empresa. En este sentido, la forma más eficiente de asignar los recursos es a través de la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST) coordinado y coherente con los objetivos y estrategias de la empresa, el cual no solo reduce los ratios de accidentalidad, sino que, normalmente, genera un aumento de la productividad de la organización. Son muchas las organizaciones que hoy en día están implantando un sistema de gestión de la salud y la seguridad en el trabajo como parte de su estrategia de gestión de riesgos para adaptarse a los cambios legislativos y proteger a su plantilla. Un SGSST fomenta los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad, reducir el potencial de accidentes, apoyar el cumplimiento de las leyes y mejorar el rendimiento en general. El sistema de gestión debe integrar prácticas operacionales efectivas, que han de ser apropiadas a las condiciones de trabajo y que, sobre todo, han de ser percibidas como apropiadas por los trabajadores que las van a implementar. Un sistema de gestión se puede definir como “un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan […] para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos” (ISO 9000:2005). Un sistema de gestión de una organización podría incluir diferentes sistemas de gestión, tales como un sistema de gestión de la calidad, un sistema de gestión financiero o un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. El sistema de gestión de la SST incluye, pues, prácticas, roles y funciones asociadas con la seguridad. Es algo más que un simple “sistema de papeles” de políticas y procedimientos. Reúne un conjunto de prácticas implantadas en la empresa tendentes a la eliminación o reducción de los riesgos derivados del trabajo. Para que este sistema sea efectivo y consiga su objetivo debe ser apoyado por todos los niveles de dirección de la empresa y lograr la implicación de los trabajadores, que son los que están en contacto con los factores de riesgo en sus lugares de trabajo; es decir, debe crear un clima de seguridad positivo donde todos estén convencidos de la importancia de la seguridad y actúen en consecuencia. No en vano, un buen sistema de gestión preventiva es considerado en diversos estudios como un determinante del clima de seguridad de la empresa, entendido este como las percepciones de los empleados sobre la importancia concedida por la organización a la seguridad y salud laboral. Es decir, las políticas y los programas de seguridad constituyen en sí un importante ingrediente de las percepciones de los empleados sobre la importancia de la seguridad en sus lugares de trabajo y, por tanto, contribuyen a la realización de comportamientos seguros.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

1.2. Modelos de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo A lo largo del tiempo se han desarrollado diversos modelos o guías con el fin de facilitar la implantación de sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo dentro de la empresa. En décadas pasadas el Control Total de Pérdidas de Bird (1975) y el modelo Dupont, de la empresa del mismo nombre, constituían los modelos de referencia para gestionar la seguridad y salud de la empresa. Posteriormente, el Health & Safety Executive (HSE, 1994) elaboró un documento que recoge los elementos claves para alcanzar el éxito en la gestión de la seguridad y salud laboral, muy extendido en las dos últimas décadas. Según el HSE, una gestión preventiva eficaz requiere la definición y desarrollo de una política de prevención, un desarrollo organizativo, y la planificación de las actuaciones a realizar y su implantación posterior, así como la medición, revisión y auditoría de las actuaciones realizadas. En la figura 1.1 se recogen dichos elementos, los cuales deberán estar fuertemente entrelazados con todo el sistema global de gestión de la organización.

Auditoría

Política

Desarrollo de la política

Organización

Desarrollo organizativo

Planificación

Medición

Desarrollo de técnicas de planificación, medida y revisión

Revisión Circuito de realimentación Fuente: HSE (1994).

Figura 1.1. Elementos claves para alcanzar el éxito en la gestión de la prevención

1. El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

23

Con la globalización de la economía y la mayor preocupación por la seguridad laboral a nivel mundial se ha producido una proliferación de sistemas, borradores, guías y normas, de carácter nacional e internacional, elaborados por numerosos organismos e instituciones de diversos países, todos ellos con una estructura similar. En este sentido, cabe mencionar la guía británica BS 8800:1996, elaborada por la British Standards Institution a partir de la guía del HSE y la norma BS EN ISO 14001, las Directrices sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la Organización Internacional del Trabajo o el estándar OHSAS 18001. La estructura básica de ambos se recoge en las figuras 1.2 y 1.3.

Política

Acción en pro de mejora

Organización

Mejora continua

Evaluación

Planificación y aplicación

Fuente: Abad et al. (2002).

Figura 1.2. Principales elementos del sistema de gestión ILO-OSH 2001

Estos sistemas contienen multitud de similitudes. El denominador común de todos ellos es la filosofía de mejora continua definida como “el proceso recurrente de optimización del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo para lograr mejoras en el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo global de forma coherente con la política de seguridad y salud en el trabajo de la organización” (OHSAS Project Group, 2007). La mejora continua, también implícita en la legislación de muchos países, se basa en la metodología PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar: • Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de seguridad y salud en el trabajo.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Mejora continua

Política de SST Revisión por la dirección Planificación

Verificación y acción correctiva

Implementación y operación

Fuente: OHSAS 18001:2007.

Figura 1.3. Modelo de sistema de gestión de la SST para el estándar OHSAS 18001

• Hacer: implementar los procesos. • Verificar: realizar el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política de seguridad y salud en el trabajo, los objetivos, las metas y los requisitos legales y otros requisitos, e informar sobre los resultados. • Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Así pues, todos los modelos exigen el establecimiento de objetivos y de una política de la SST, la organización adecuada al respecto, la definición de funciones y responsabilidades, la evaluación de riesgos y la planificación de las actividades, la evaluación y revisión de la gestión, la orientación al cliente, y la formación y participación como principios rectores, además de la sistematización de la gestión. Pero, con independencia del modelo de gestión adoptado, su implantación debe ir acompañada de un verdadero cambio cultural, puesto que en caso contrario quedaría en un sistema de papeles, sin la consiguiente reducción de la siniestralidad.

1. El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

25

1.3. Origen del estándar OHSAS 18001 Dada la gran aceptación de las normas de gestión de la calidad ISO 9001 y de gestión medioambiental ISO 14001, las empresas comenzaron a demandar el modelo de gestión de la seguridad y salud laboral que resultara más fácilmente integrable con las mismas y que ofreciese la posibilidad de evaluación y certificación de su sistema de gestión en la materia, ya que desde hace tiempo ha existido inquietud en el mundo empresarial por demostrar su compromiso con la seguridad y la salud de sus trabajadores contratados. De este modo, el estándar internacional OHSAS 18001 se ha impuesto sobre los demás a nivel global. En las tablas 1.1 y 1.2 se puede observar la evolución en los últimos años de las organizaciones certificadas con ISO 9001 y con ISO 14001, tanto a nivel mundial como nacional. Tabla 1.1. Organizaciones con certificado ISO 9001 Resultados mundiales

2006

2007

2008

2009

ISO 9001

896.929

951.486

982.832

1.064.785

Resultados España

2006

2007

2008

2009

ISO 9001

57.552

65.112

68.730

59.576 Fuente: ISO Survey.

Tabla 1.2. Organizaciones con certificado ISO 14001 Resultados mundiales

2006

2007

2008

2009

ISO 14001

128.211

154.572

188.815

223.149

Resultados España

2006

2007

2008

2009

ISO 14001

11.125

13.852

16.443

16.527 Fuente: ISO Survey.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

OHSAS 18001 nació en 1998 cuando un grupo de organismos certificadores de 15 países de Europa, Asia y América se reunieron para crear la primera norma para la certificación de un sistema de seguridad y salud ocupacional con alcance global. OHSAS 18001 engloba una serie de estándares internacionales relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, desarrollados sobre la base de la directriz BS 8800 y la UNE 81900 EX. Fue publicado oficialmente por la British Standars Institution y entró en vigor el 15 de abril de 1999. Desde su publicación, OHSAS 18001 ha tenido una gran aceptación a nivel mundial y ha sido implantado por empresas de diversos tamaños y sectores. Tal ha sido su demanda que en el año 2007 fue revisado, dando lugar a OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos (OHSAS Project Group, 2007). OHSAS 18001 se estructura en cuatro capítulos: objeto y campo de aplicación, publicaciones para consulta, términos y definiciones, y requisitos del sistema de gestión de la SST.

1.4. Objetivos de OHSAS 18001 El objetivo fundamental del estándar OHSAS 18001 es apoyar y promover buenas prácticas en materia de seguridad y salud en el trabajo a través de una gestión sistemática y estructurada. No obstante, la certificación tiene, además, implicaciones estratégicas y competitivas, ya que sirve para que una organización garantice a las partes interesadas que cuenta con un sistema de gestión de la seguridad y salud apropiado. Esta es la principal diferencia frente a otros modelos de gestión de la seguridad. El estándar OHSAS va destinado a organizaciones de cualquier tamaño y tipo que deseen: a) establecer un sistema de gestión de la SST para eliminar o minimizar los riesgos al personal y a otras partes interesadas que podrían estar expuestas a peligros que pongan en riesgo su integridad; b) implementar, mantener y mejorar de manera continua un sistema de gestión de la SST; c) asegurarse de su conformidad con su política de seguridad y salud en el trabajo; y d) demostrar la conformidad con este estándar. En definitiva, toda organización que quiera implantar un procedimiento formal para reducir los riesgos asociados con la salud y la seguridad en el entorno de trabajo para los empleados, clientes y público en general puede adoptar el estándar OHSAS 18001. OHSAS 18001 se complementa con OHSAS 18002 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007. OHSAS

1. El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

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18002 desarrolla de forma importante la aplicación de la especificación OHSAS 18001 y recoge para cada uno de los requisitos el propósito del mismo, las entradas típicas, el proceso y las salidas típicas.

1.5. Beneficios de OHSAS 18001 La implantación de OHSAS 18001 y la certificación correspondiente ofrecen múltiples beneficios para las empresas. Entre los mismos se pueden destacar los siguientes: • La implantación de este estándar facilita la gestión de la prevención en las empresas que operan en distintos ámbitos geográficos del mundo, la gestión entre distintas empresas implicadas entre sí en cuestiones de trabajo y la integración de la prevención de riesgos laborales con los sistemas ya certificados o implantados de gestión de la calidad ISO 9001 y de gestión ambiental ISO 14001, pudiendo reducir enormemente los costes de las empresas con la existencia de una sola norma de sistemas integrados de calidad, prevención y medioambiente. Aporta, además, una mejora continua en la gestión, mediante la integración de la prevención en todos los niveles jerárquicos y organizativos, y mediante la utilización de metodologías, herramientas y actividades de mejora. • Reducción del número de accidentes mediante la prevención y control de los riesgos laborales. La reducción de las lesiones, además de evitar costes financieros, incide positivamente sobre la motivación y satisfacción de la fuerza de trabajo. En la situación opuesta (condiciones de trabajo inseguras) aumenta la conflictividad, lo que provoca disminución en la moral y desmotivación de los trabajadores, pérdida de identificación de los mismos con los propietarios y el mando, e incluso su abandono de la empresa que, en casos extremos, podría incurrir en una dificultad de contratación de personal adecuado. • Reducción de las sanciones, materiales perdidos e interrupciones en el proceso productivo provocadas por los accidentes de trabajo, evitando costes y descensos de la cantidad y calidad de la producción obtenida y, por tanto, en la productividad de la empresa. • Mejora de la imagen de la empresa. La accidentalidad tiene una gran influencia negativa sobre la imagen que tiene la sociedad de una empresa, provocando un gran deterioro de las relaciones públicas. Así, la implantación de este estándar puede fortalecer las relaciones con los accionistas y acreedores, clientes, proveedores, sindicatos, aseguradoras o Administración Pública, aumentando su poder de negociación frente a los mismos.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

En este sentido, un grupo de profesores de la Universidad de Oviedo ha emprendido un estudio con el fin de detectar percepciones y actitudes sobre OHSAS 18001 de las empresas certificadas con dicho estándar (Fernández Muñiz et al., 2009), utilizando una muestra de 131 empresas (véase la tabla 1.3). Entre otros aspectos, dicho estudio recoge los beneficios percibidos de la implantación del estándar por parte de las empresas certificadas. En concreto, revela que la implantación del estándar ha facilitado el cumplimiento de las obligaciones legales, ya que el 78,8% de las empresas analizadas han detectado una mejoría muy importante. Asimismo, el estudio revela que la certificación ha mejorado significativamente los sistemas de organización y documentación para el 77,9% de las empresas y la imagen corporativa para un 67,9%. Tabla 1.3. Beneficios percibidos por las empresas certificadas con OHSAS 18001 del proceso de implantación del estándar y su posterior certificación Beneficios

Valor medio

Poco Relativa Muy importante importancia importante

La auditoría mejoró las condiciones de trabajo

3,48

12,2

34,4

53,4

La auditoría mejoró la satisfacción de los clientes

2,93

32,1

38,9

29,0

La auditoría mejoró la satisfacción y motivación de los empleados

3,32

13,7

45,0

41,2

La auditoría mejoró la calidad del producto

2,85

38,2

31,3

30,6

La auditoría mejoró la imagen de la empresa

3,88

4,6

28,2

67,2

La auditoría incrementó las ventas

2,25

54,2

34,4

11,5

La auditoría mejoró los sistemas de organización y documentación

3,96

6,9

15,3

77,9

La auditoría mejoró las relaciones con los proveedores y contratistas 2,93

30,5

38,9

30,5

La auditoría mejoró los tiempos de producción

2,22

55,7

35,9

8,4

La auditoría redujo desechos

2,45

48,9

33,6

17,6

La auditoría mejoró la capacidad de adaptación de la empresa

3,13

21,4

41,2

37,4

La auditoría mejoró la rentabilidad empresarial

2,69

38,2

38,9

22,9

La auditoría mejoró el cumplimiento de las obligaciones legales

3,95

7,6

13,7

78,8

La auditoría mejoró la productividad

2,50

48,1

35,9

16,1

La auditoría mejoró las relaciones con la Administración Pública

3,14

24,4

34,4

41,3

La auditoría permitió conseguir subvenciones, premios, ventajas fiscales, financieras...

2,67

46,6

23,7

29,8

Fuente: Fernández Muñiz, B. et al. (2009).

En síntesis, OHSAS 18001 puede ser entendido como una herramienta estratégica que ofrece una oportunidad a las organizaciones que desean ser competitivas y alcanzar una

1. El sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo OHSAS 18001

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buena posición en un mercado global como el actual. Su implantación mejora las condiciones de trabajo y reduce los daños tanto personales como materiales, protegiendo recursos fundamentales de toda organización como son el capital humano y la reputación corporativa. No obstante, el estándar OHSAS 18001 por sí solo no es la solución, sino que constituye una herramienta con la cual las empresas –previo compromiso por parte de la dirección y con el apoyo de sus equipos humanos, y con la ayuda de los progresos científicos y tecnológicos– pueden conseguir gestionar eficientemente sus procesos productivos y tratar de alcanzar el objetivo de cero accidentes deseado por todas las partes implicadas.

1.6. Definiciones OHSAS 18001 define el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo como “parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de la SST y gestionar sus riesgos para la SST”. Asimismo, entiende por política de seguridad y salud en el trabajo las “intenciones y dirección generales de una organización relacionadas con su desempeño de la SST, como las ha expresado formalmente la alta dirección”. Y define riesgo como la “combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición”. Adicionalmente, OHSAS 18001 recoge, entre otras, las siguientes definiciones: • Seguridad y salud en el trabajo: condiciones y factores que afectan, o podrían afectar a la seguridad y salud de los empleados o de otros trabajadores (incluyendo a los trabajadores temporales y personal contratado), visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. • Riesgo aceptable: riesgo que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política de SST. • Peligro: fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño humano o deterioro de la salud, o una combinación de estos. • Objetivo de seguridad y salud en el trabajo: fin de seguridad y salud en el trabajo, en términos de desempeño de la SST, que una organización se fija alcanzar. • Desempeño de la seguridad y salud en el trabajo: Resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos para la SST.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Identificación de peligros: proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y se definen sus características. • Evaluación de riesgos: proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables. • Mejora continua: proceso recurrente de optimización del sistema de gestión de la SST para lograr mejoras en el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo global de forma coherente con la política de SST de la organización. • Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial, o cualquier otra situación potencial indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda. • Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Se toma para evitar que algo vuelva a producirse. • Procedimiento: forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso. • No conformidad: incumplimiento de un requisito. • Documento: información y su medio de soporte. • Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas.

1.7. Requisitos OHSAS 18001 El estándar OHSAS 18001:2007 especifica los requisitos para la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo que permita a una organización desarrollar e implementar una política de seguridad, establecer objetivos y procesos para alcanzar los compromisos de la política, tomar las acciones necesarias para mejorar su desempeño y demostrar la conformidad del sistema con los requisitos de dicho estándar, teniendo en cuenta las exigencias legales. La figura 1.4 recoge los requisitos que debe cumplir una organización según el estándar OHSAS 18001. Así pues, OHSAS 18001 abarca las áreas claves de planificación para la identificación, evaluación y control de los riesgos, programa de gestión, estructura y responsabilidad, formación, concienciación y competencia, consultoría y comunicación, control de funcionamiento, preparación y respuesta ante emergencias y medición, supervisión y mejora del rendimiento.

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No hay que olvidar que el éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización, y especialmente, como no podía ser de otra forma, de la alta dirección.

REQUISITOS DEL ESTÁNDAR OHSAS 18001 4.1. Requisitos generales 4.2. Política de seguridad y salud en el trabajo (SST) 4.3. Planificación 4.3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3. Objetivos y programas 4.4. Implementación y operación 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.4. Documentación 4.4.5. Control de documentos 4.4.6. Control operacional 4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias 4.5. Verificación 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.4. Control de los registros 4.5.5. Auditoría interna 4.6. Revisión por la dirección Fuente: OHSAS 18001:2007.

Figura 1.4. Requisitos de OHSAS 18001

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1.8. Implantación del estándar OHSAS 18001 OHSAS 18001 sigue el ciclo: planificar, hacer, verificar y actuar, poniendo énfasis en la mejora continua. En este sentido, es preciso tener en cuenta lo siguiente: • Durante la fase de planificación del SGSST la organización debe: – Asegurarse de que cuenta con el compromiso de la alta dirección. – Definir, con la autorización de la alta dirección, la política de salud y seguridad en el trabajo de la organización. – Concluir la planificación para establecer un marco en el que identificar los riesgos, evaluarlos e implantar las medidas de control necesarias. – Identificar y entender las obligaciones legales, marcar unos objetivos y establecer un programa de gestión para lograr implantarlos. Todo este proceso se debe documentar. • Durante la fase de implantación del SGSST debe: – Establecer funciones y responsabilidades. – Crear procedimientos para los empleados y otras partes interesadas para consultar y comunicar la información de salud y seguridad en el trabajo. – Documentar los procesos y crear un sistema de control de documentos y datos. – Aplicar un sistema de control de funcionamiento. – Establecer planes y procedimientos para emergencias. – Comprobar el sistema de gestión y tomar las medidas correctivas necesarias. • Debe tener por objetivo la mejora continua del sistema de gestión por medio de: – Introducción de prácticas de medición, supervisión y mejora del rendimiento. – Establecimiento y documentación de la responsabilidad y autoridad en caso de accidentes, incidentes, falta de conformidad y medidas correctivas y preventivas. – Establecimiento de un procedimiento para los historiales y la gestión de historiales. – Auditoría y evaluación del rendimiento del sistema de gestión. – Realización de revisiones del sistema de gestión a intervalos conocidos y definidos.

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Una vez que el SGSST esté completamente implantado y en funcionamiento, la organización estará en situación de conseguir la certificación OHSAS 18001 si lo desea. Este será un momento importante para la misma, ya que será una certificación del esfuerzo que toda la organización ha realizado para llegar hasta aquí. No obstante, debe tenerse en cuenta que esto es un punto de partida más que una meta, pues a partir de ese momento toda la organización deberá mantener vivo el sistema.

Conceptos importantes • Además de razones éticas y legales, hay razones económicas para reducir la siniestralidad en el entorno laboral. • Una gestión eficaz de la prevención de la siniestralidad, además de reducir costes, aumentando por tanto el margen de beneficios, supone una mejora de la productividad y de la competitividad. • La forma más eficiente de asignar los recursos a las actividades preventivas es a través de la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST) coordinado y coherente con los objetivos y estrategias de la organización. • Un SGSST fomenta los entornos de trabajo seguros y saludables al ofrecer un marco que permite a la organización identificar y controlar coherentemente sus riesgos de salud y seguridad. • El sistema de gestión debe integrar prácticas operacionales efectivas, que han de ser apropiadas a las condiciones de trabajo y que, sobre todo, han de ser percibidas como apropiadas por los trabajadores que las van a implementar. • Para que este sistema sea efectivo y consiga su objetivo debe ser apoyado por todos los niveles de dirección de la empresa y lograr la implicación de los trabajadores. La implantación del SGSST debe ir acompañada de un verdadero cambio cultural, puesto que en caso contrario quedaría en un sistema de papeles, sin la consiguiente reducción de la siniestralidad. • Se ha producido una proliferación de sistemas, borradores, guías y normas, de carácter nacional e internacional, como la guía británica BS 8800:1996, las Directrices sobre sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la Organización Internacional del Trabajo o el estándar OHSAS 18001. • El denominador común de todos ellos es la filosofía de mejora continua: planificar, hacer, verificar, actuar. Todos los modelos de gestión exigen el establecimiento de

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objetivos y de una política de SST, la organización adecuada al respecto, la definición de funciones y responsabilidades, la evaluación de riesgos y la planificación de las actividades, la evaluación y revisión de la gestión, la orientación al cliente, y la formación y participación como principios rectores, además de la sistematización de la gestión. • El estándar OHSAS se ha impuesto a todos los demás a nivel mundial. • OHSAS nació en 1998 cuando un grupo de organismos certificadores de 15 países de Europa, Asia y América se reunieron para crear la primera norma para la certificación de un sistema de seguridad y salud ocupacional con alcance global. • Fue publicado oficialmente por la British Standars Institution y entró en vigor el 15 de abril de 1999. Recientemente ha sido revisado, dando lugar a OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. • El objetivo fundamental del estándar OHSAS 18001 es apoyar y promover buenas prácticas en materia de seguridad y salud en el trabajo a través de una gestión sistemática y estructurada. • Toda organización que quiera implantar un procedimiento formal para reducir los riesgos asociados con la salud y la seguridad en el entorno de trabajo para los empleados, los clientes y el público en general puede adoptar el estándar OHSAS 18001. • La implantación del estándar OHSAS 18001 y la certificación correspondiente ofrecen múltiples beneficios para las empresas: – Facilita la gestión de la prevención en las empresas que operan en distintos ámbitos geográficos del mundo. – Reduce el número de accidentes mediante la prevención y control de los riesgos laborales. – Reduce las sanciones, materiales perdidos e interrupciones en el proceso productivo. – Mejora la imagen de la empresa. • El estándar OHSAS 18001 especifica los requisitos para la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. • OHSAS 18001 abarca las áreas claves de planificación para la identificación, evaluación y control de los riesgos, programa de gestión, estructura y responsabilidad, formación, concienciación y competencia, consultoría y comunicación, control de funcionamiento, preparación y respuesta ante emergencias, y medición, supervisión y mejora del rendimiento.

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• El éxito del sistema depende del compromiso de todos los niveles y funciones de la organización y, especialmente, de la alta dirección. • Una vez que el SGSST esté completamente implantado y en funcionamiento, la organización estará en situación de conseguir la certificación OHSAS 18001 si lo desea. • La certificación será un punto de partida, ya que a partir de ese momento toda la organización deberá mantener vivo el sistema.

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Requisitos generales y política de SST

Una vez realizada la introducción a los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo y al estándar OHSAS 18001, se procede a analizar con detalle cada uno de los requisitos exigidos por OHSAS 18001. En concreto, este capítulo se dedica al estudio de dos requisitos: “Requisitos Generales” que exige la implantación de un SGSST y “Política de SST”, en la que se manifiesta una declaración del compromiso de la organización hacia la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Una vez establecida la correspondiente exigencia de OHSAS, se procede a su explicación con el fin de facilitar su interpretación y su correcta implantación en las organizaciones. Finalmente, se analiza la correspondencia de cada requisito con la legislación española vigente.

2.1. Requisitos generales 2.1.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la SST de acuerdo con los requisitos de este estándar OHSAS, y determinar cómo cumplirá estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión de la SST.

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2.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento El requisito es una declaración general sobre el establecimiento y mantenimiento de un SGSST dentro de la organización. Muchos de los elementos de OHSAS hacen referencia en su redacción al “establecimiento” y el “mantenimiento”, como por ejemplo los apartados de identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles o comunicación, etcétera. Por lo tanto, es importante para el lector tener claros estos conceptos: • “Establecer” implica permanencia y el SGSST no puede considerarse establecido hasta que todos los elementos de OHSAS se hayan implantado de forma acreditable. • “Mantener” conlleva que, una vez establecido el SGSST, este siga operativo. Por lo tanto, mantener un SGSST obliga a un esfuerzo a la organización. Antes de establecer e implementar el SGSST, la organización debería realizar una revisión inicial de su sistema y determinar el grado de cumplimiento de los requisitos de OHSAS 18001 y el grado de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. El establecimiento, implementación y mantenimiento del SGSST debe personalizarse para cada organización: no existe una solución estándar. Además, la organización debe valorar cómo afectan los requisitos de OHSAS a la seguridad y salud de las personas. Un objetivo estratégico de una organización debería ser la mejora continua en las cuestiones relacionadas con la SST de sus empleados para aumentar el desempeño de la organización y mejorar las condiciones de trabajo. El personal de la organización es la mejor fuente de ideas para la mejora continua. Las personas implicadas de la organización deberían estar dotadas de autoridad y de apoyo técnico, y contar con los recursos necesarios para emprender los cambios asociados con la mejora. La mejora continua debería implicar lo siguiente: • Razón para la mejora: se debería identificar un problema en el proceso y seleccionar un área para la mejora, así como la razón para trabajar en ella. • Situación actual: debería evaluarse la eficacia y la eficiencia de los procesos existentes. Se deberían recopilar y analizar datos para descubrir qué tipos de problemas ocurren más frecuentemente. Se debería seleccionar un problema y establecer un objetivo para la mejora (véase el capítulo 4).

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• Análisis: se deberían identificar y verificar las causas del problema. • Identificación de soluciones posibles: se deberían explorar alternativas para las soluciones y seleccionar e implementar la mejor solución; por ejemplo, una que elimine las causas del problema y prevenga que vuelva a suceder. • Evaluación de los efectos: se debería confirmar que el problema y sus causas han sido eliminados o sus efectos disminuidos, que la solución ha funcionado, y que se ha logrado la meta de mejora. • Implementación y normalización de la nueva solución: se deberían reemplazar los procesos anteriores con el nuevo proceso para prevenir que vuelva a suceder el problema o sus causas. • Evaluación de la eficacia y eficiencia del proceso al completarse la acción de mejora: se debería evaluar la eficacia y eficiencia de la mejora y se debería considerar la posibilidad de utilizar esta solución en algún otro lugar de la organización. Los procesos de mejora se deberían repetir en los problemas restantes, desarrollando objetivos y soluciones para posteriores mejoras de procesos. Con el fin de facilitar la participación activa y la toma de conciencia del personal en las actividades de mejora, la dirección debería considerar actividades como: • Formar grupos pequeños y elegir a los líderes de entre los miembros del grupo. • Permitir al personal controlar y mejorar su lugar de trabajo. • Desarrollar el conocimiento, la experiencia y las habilidades del personal como parte de las actividades generales de gestión de la SST de la organización. Una atención especial merece la definición del alcance del sistema de la organización, ya que esta puede elegir implementar el SGSST para toda la organización o para una subdivisión de la misma, con tal de que esto sea coherente con su definición de lugar de trabajo. El alcance del sistema no puede excluir operaciones o actividades que puedan tener impacto en la SST. A continuación se recogen ejemplos de alcances de SGSST: • La construcción y los tipos de obra: movimientos de tierras y perforaciones (desmontes y vaciados, explanaciones, canteras, pozos y galerías); puentes, viaductos y grandes estructuras (de fábrica u hormigón en masa, de hormigón armado); edificaciones; hidráulicas (abastecimiento y saneamiento, acequias y desagües, defensas de márgenes y encauzamiento, obras hidráulicas sin cualificación específica); viales y pistas (con firmes de hormigón hidráulico, con

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firmes de mezclas bituminosas, señalizaciones y balizamientos viales, obras viales sin cualificación específica); instalaciones eléctricas (alumbrados, iluminaciones y balizamientos luminosos, centros de transformación y distribución en alta tensión, telecomunicaciones e instalaciones radioeléctricas, instalaciones eléctricas, instalaciones eléctricas sin cualificación específica); instalaciones mecánicas, (elevadoras o transportadoras, de ventilación, calefacción y climatización, frigoríficas, de fontanería y sanitarias, instalaciones mecánicas sin cualificación específica); especiales (pinturas y metalizaciones, ornamentaciones y decoraciones, jardinería y plantaciones, instalaciones contra incendios). • El mecanizado de piezas metálicas de PVC y material refractario. El lector no debe confundir el alcance del SGSST a la hora de implementarlo con el alcance del SGSST cuando decide certificarlo voluntariamente, ambos alcances pueden no coincidir. Nota: para más información sobre alcances de SGSST certificables consultar CEA-ENAC-12 Certificación de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Criterios Específicos de Acreditación (http://www.enac.es/web/enac/documentos-descarga).

2.1.3. Paralelismo con la legislación La obligación de la organización de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGSST como lo recoge OHSAS, trasladada a la legislación española en materia de prevención de riesgos laborales, se encuentra principalmente en el artículo 14 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, referente al derecho de protección frente a los riesgos laborales, según el cual: • Los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. El citado derecho supone la existencia de un correlativo deber del empresario de protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales. Este deber de protección constituye, igualmente, un deber de las Administraciones públicas respecto del personal a su servicio. Los derechos de información, consulta y participación, formación en materia preventiva, paralización de la actividad en caso de riesgo grave e inminente y vigilancia de su estado de salud, en los términos previstos en la presente Ley, forman parte del derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades,

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el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de la ley. • El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención señaladas en el párrafo anterior a las modificaciones que puedan experimentar las circunstancias que incidan en la realización del trabajo. • El empresario deberá cumplir las obligaciones establecidas en la normativa sobre prevención de riesgos laborales. En cuanto a la definición de alcances tal y como lo trata OHSAS 18001, no aparece referencia alguna en la legislación en materia de prevención de riesgos laborales. El legislador habla de empresas y no trata la posibilidad de diferentes alcances dentro de una misma empresa.

2.2. Política de SST 2.2.1. Requisito OHSAS La alta dirección debe definir y autorizar la política de SST de la organización y asegurarse de que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión de la SST, ésta: a) es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos para la SST de la organización; b) incluye un compromiso de prevención de los daños y el deterioro de la salud, y de mejora continua de la gestión de la SST y del desempeño de la SST; c) incluye un compromiso de cumplir al menos con los requisitos legales aplicables y con otros requisitos que la organización suscriba relacionados con sus peligros para la SST;

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d) proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de SST; e) se documenta, implementa y mantiene; f) se comunica a todas las personas que trabajan para la organización, con el propósito de hacerles conscientes de sus obligaciones individuales en materia de SST; g) está a disposición de las partes interesadas; y h) se revisa periódicamente para asegurar que sigue siendo pertinente y apropiada para la organización.

2.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Con la llegada de la globalización y el impacto de la tecnología, la llave para comprender el comportamiento de las organizaciones está en entender los valores que las rigen. El comportamiento de las personas, de las organizaciones y de la sociedad se rige por valores. Estos definen los principios, creencias y reglas que regulan la gestión de la organización, y constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional. En el campo de los riesgos laborales son las políticas de seguridad y salud en el trabajo las que definen dichos valores y el marco de referencia a seguir de una organización.

2.2.2.1. La alta dirección El primer punto clave a desarrollar por parte de la alta dirección de una organización es la definición de la política de SST de la organización. La política de SST es una declaración general de intenciones en materia de seguridad y salud en el trabajo. La política de SST es un proceso que se concreta en un documento mediante el cual la alta dirección establece la dirección global a seguir, y es el elemento conductor para la implementación y mejora del sistema de gestión de la SST de una organización, de manera que pueda mantener y mejorar los resultados de su SST. La política de SST debe ser aprobada por la alta dirección, ya que es la manera que esta tiene para que todo el personal bajo el control de la organización entienda el compromiso global de la misma en materia de SST. Pero, por otro lado, al elaborar

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la política se debe contar con la participación de los trabajadores o de sus representantes ya que, a fin de cuentas, son ellos los destinatarios de la misma y sin su colaboración, aportaciones y apoyo, esta no puede llegar a buen término. No obstante, la responsabilidad de definir y autorizar la política de SST es de la alta dirección. Su implicación continuada en el desarrollo e implementación de la política de SST es decisiva. La política preventiva se inicia a través de una declaración formal de principios y compromisos sobre los que asentar lo que la empresa pretende ser y hacer en materia de SST. Son esencialmente los pilares sobre los que consolidar el SGSST.

2.2.2.2. Establecimiento y mantenimiento de la política de SST La política de SST debe guiar el establecimiento de los objetivos de la organización en materia de SST. Debe ser coherente con la visión de futuro de la organización, debe ser realista y corresponderse con los niveles de riesgos de la organización. Previamente a la definición y al establecimiento de la política de SST de la organización, esta debería realizar una revisión inicial comparando las políticas actuales de SST con las intenciones de la futura, con el fin de determinar el grado con que estas intenciones se están cumpliendo. Dicha revisión inicial proporcionará información a la organización para formular su política. Al establecer la política de SST, una organización debería tener en cuenta: • Misión, visión y valores fundamentales de la organización. • Otras políticas de la organización (por ejemplo, de la calidad o ambiental). • Los peligros en materia de SST a los que están expuestos los trabajadores bajo el control de la organización. • Los requisitos legales (por ejemplo, Ley de Prevención de Riesgos Laborales, Reglamento de los Servicios de Prevención, etc.). • Los resultados históricos y actuales de SST (por ejemplo, estadísticas de siniestralidad, quejas, denuncias, sanciones, etc.). • La opinión de las partes interesadas (por ejemplo, contratistas, subcontratistas, Administración, etc.). El establecimiento implica un nivel de permanencia, y la política de SST no debería considerarse establecida hasta que todos sus elementos se hayan implementado de forma demostrable.

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El mantenimiento implica que, una vez establecida la política, esta siga funcionando. Esto requiere de un esfuerzo activo por parte de la organización. Muchas políticas empiezan bien pero se deterioran por falta de mantenimientos. Las políticas de seguridad y salud en el trabajo deberían permitir entender a las personas integrantes de la organización el compromiso global de la misma y la manera en que dicho compromiso puede afectar a sus obligaciones individuales.

2.2.2.3. Compromisos en la política de SST A la hora de establecer compromisos en el documento de política de SST, se deberían incluir como mínimo los siguientes: • La prevención de los daños y del deterioro de la salud. • La integración de la SST en el sistema de gestión general de la empresa. • La mejora de la gestión de la SST. • El cumplimiento de los requisitos legales y de otros que pueda suscribir la organización.

2.2.2.4. Comunicación de la política de SST La comunicación de la política de SST a la organización deberá ayudar a: • Demostrar el compromiso de la dirección con la SST. • Aumentar la sensibilización por los temas relativos a SST. • Integrar la SST en el seno de la organización. • Guiar a todo el personal bajo el control de la organización en los temas relacionados con la SST. • Generar una cultura preventiva en la organización. Las organización tiene total libertad para elegir cómo comunicar la política de SST a su personal: web, tablones de anuncios, folletos, revistas… Igualmente, tiene total libertad a la hora de determinar la forma en la que comunica la política de SST a las partes interesadas: correo electrónico, papel, comunicados…

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2.2.2.5. Revisión de la política de SST Es necesario que la alta dirección revise periódicamente (por ejemplo, en la revisión por la dirección) la política de SST para confirmar que esta sigue siendo adecuada a la organización. Los cambios son inevitables en las organizaciones (cambios en la legislación, en los procesos, en las personas) y es necesario que se garantice que la política sigue siendo pertinente para la organización. Si se consideran necesarios cambios en la política de SST, se requiere que la política modificada sea nuevamente autorizada y comunicada a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización. Las siguientes cuestiones pueden ayudar a la organización a valorar el estado de su política de SST: • ¿Es idónea? ¿Es apropiada para la organización en función de la naturaleza de sus riesgos? • ¿Es adecuada? ¿Está tratando por completo el sistema y los objetivos? • ¿Es eficaz? ¿Está logrando los resultados deseados?

2.2.2.6. Formulación de una política de prevención Uno de los objetivos fundamentales que debería perseguir toda política de SST es el desarrollo de una verdadera cultura preventiva en la organización, basada en la consideración de las personas como principal valor de la misma. En la figura 2.1 se indica una relación no exhaustiva de principios que se podrían incluir en una política inicial de SST para que la dirección elija aquellos que sean más acordes con su cultura y política empresariales.

2.2.3. Paralelismo con la legislación Si bien la legislación no citaba textualmente la necesidad de la definición y el establecimiento de una política de SST como tal en la organización, la Ley 54/2003, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales, ha introducido el concepto de política de SST en una organización. No obstante, eran muchos los requisitos –tanto en la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), como en el Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP)– donde se hacía perceptible (véase el artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y

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Política de seguridad y salud en el trabajo La organización considera la seguridad y salud en el trabajo como un objetivo estratégico y considera que es una responsabilidad ante el personal bajo su control. La seguridad y salud en el trabajo se considera inseparable de los procedimientos de trabajo, procesos de fabricación, mantenimiento de instalaciones y diseño de productos. La dirección se compromete con la mejora continuada, así como con el cumplimiento de los requisitos legales y con otros que la organización suscriba. La política de SST de nuestra organización se apoya en el cumplimiento de los principios de la acción preventiva: • Evitar los riesgos. • Evaluar los riesgos que no se puedan evitar. • Combatir los riesgos en su origen. • Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud. • Tener en cuenta la evolución de la técnica. • Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro. • Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo. • Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual. • Dar las debidas instrucciones a los trabajadores. Figura 2.1. Relación no exhaustiva de principios que se podrían incluir en una política inicial de SST

el artículo 1 del Reglamento de los Servicios de Prevención) la definición y establecimiento de una política de SST de la organización. Hoy en día, la legislación obliga a la organización a integrar la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). El plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales (artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención).

2. Requisitos generales y política de SST

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El plan de prevención de riesgos laborales debe ser aprobado por la dirección de la empresa, asumido por toda su estructura organizativa, en particular por todos sus niveles jerárquicos, y conocido por todos sus trabajadores (artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención). Para lograr una efectiva integración de la prevención en el sistema de gestión de la empresa, se considera imprescindible que la dirección asuma su responsabilidad general en materia de prevención y actúe en consecuencia, haciendo asumir las responsabilidades correspondientes a los componentes del siguiente escalón jerárquico para que estos hagan lo propio, de modo que la necesidad de integrar la prevención en todos los niveles de la empresa se establezca y promueva “de arriba abajo, en cascada”. Cuando se establece a nivel de dirección la necesidad de integrar la prevención en una actividad, esta constituye la política preventiva de la empresa. Como no puede ser menos, los objetivos y principios de esta política son como mínimo los fijados en la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, en particular en sus artículos 14 y 15. La conveniencia de un mayor o menor grado de formalización de la política preventiva, tanto en relación con su plasmación documental como en cuanto a su forma de divulgación, dependen de las características de la empresa y, más en concreto, de su tamaño y de la peligrosidad de sus actividades. Que la política de la empresa se establezca por escrito, tal como la reglamentación establece, que la dirección vele por su aplicación y que, en particular, adopte un compromiso visible en favor de la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, contribuye decisivamente a que la integración se asuma efectivamente a todos los niveles y en cualquier actividad. Asimismo, el artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales recoge el derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. Así pues, existe un deber correlativo del empresario en cuanto a la protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales. Este deber de protección constituye, igualmente, un deber de las Administraciones Públicas respecto del personal a su servicio. Los derechos de información, consulta y participación, formación en materia preventiva, paralización de la actividad en caso de riesgo grave e inminente y vigilancia de su estado de salud, en los términos previstos por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, forman parte del derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y

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participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios. El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes, y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención a las modificaciones que puedan experimentar las circunstancias que incidan en la realización del trabajo. El empresario deberá cumplir las obligaciones establecidas en la normativa sobre prevención de riesgos laborales. Las obligaciones de los trabajadores establecidas en la Ley 31/1995, la atribución de funciones en materia de protección y prevención a trabajadores o servicios de la empresa y el recurso al concierto con entidades especializadas para el desarrollo de actividades de prevención complementarán las acciones del empresario, sin que por ello le eximan del cumplimiento de su deber en esta materia, sin perjuicio de las acciones que pueda ejercitar, en su caso, contra cualquier otra persona. El coste de las medidas relativas a la seguridad y la salud en el trabajo no deberá recaer en modo alguno sobre los trabajadores. • Principios de la acción preventiva (artículo 15 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). El empresario aplicará las medidas que integran el deber general de prevención previsto en el artículo anterior, con arreglo a los siguientes principios generales: – Evitar los riesgos. – Evaluar los riesgos que no se puedan evitar. – Combatir los riesgos en su origen. – Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y los métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud. – Tener en cuenta la evolución de la técnica. – Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro. – Planificar la prevención, buscando un conjunto coherente que integre en ella la técnica, la organización del trabajo, las condiciones de trabajo, las relaciones sociales y la influencia de los factores ambientales en el trabajo.

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– Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual. – Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.

El empresario tomará en consideración las capacidades profesionales de los trabajadores en materia de seguridad y de salud en el momento de encomendarles las tareas. Además, el empresario adoptará las medidas necesarias a fin de garantizar que sólo los trabajadores que hayan recibido información suficiente y adecuada puedan acceder a las zonas de riesgo grave y específico. La efectividad de las medidas preventivas deberá prever las distracciones o imprudencias no temerarias que pudiera cometer el trabajador. Para su adopción se tendrán en cuenta los riesgos adicionales que pudieran implicar determinadas medidas preventivas, las cuales sólo podrán adoptarse cuando la magnitud de dichos riesgos sea sustancialmente inferior a la de los que se pretende controlar y no existan alternativas más seguras. Podrán concertar operaciones de seguro que tengan como fin garantizar como ámbito de cobertura la previsión de riesgos derivados del trabajo, la empresa respecto de sus trabajadores, los trabajadores autónomos respecto a ellos mismos y las sociedades cooperativas respecto a sus socios cuya actividad consista en la prestación de su trabajo personal.

Conceptos importantes • La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la SST de acuerdo con los requisitos del estándar OHSAS. • “Establecer” implica permanencia y el SGSST no puede considerarse establecido hasta que todos los elementos de OHSAS se hayan implantado de forma acreditable. • “Mantener” conlleva que, una vez establecido el SGSST, este siga operativo. Mantener un SGSST obliga a un esfuerzo a la organización. • Antes de establecer e implementar el SGSST, la organización debería realizar una revisión inicial de su sistema y determinar el grado de cumplimiento de los requisitos de OHSAS 18001 y los requisitos legales y otros requisitos que le sean de aplicación. • El establecimiento, implementación y mantenimiento del SGSST debe personalizarse para cada organización: no existe una solución estándar.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• La mejora continua en las cuestiones relacionadas con la SST de sus empleados debería ser un objetivo estratégico de una organización para aumentar su desempeño y mejorar las condiciones de trabajo. • La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión de la SST, ya que puede elegir implementar el SGSST para toda la organización o para una subdivisión de la misma. • El alcance del sistema no puede excluir operaciones o actividades que puedan tener impacto en la SST. • La obligación de la organización de establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGSST, trasladada a la legislación en materia de prevención de riesgos laborales, se encuentra principalmente en el artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, referente al derecho de protección frente a los riesgos laborales. • Las políticas de seguridad y salud en el trabajo definen los valores y el marco de referencia a seguir de una organización. • La política de SST es un proceso que se concreta en un documento mediante el cual la alta dirección establece la dirección global a seguir, y es el elemento conductor para la implementación y mejora del SGSST de una organización. • La política de SST debe ser aprobada por la alta dirección, de modo que todo el personal bajo el control de la organización entienda el compromiso global de la misma en materia de SST. • Al elaborar la política se debe contar con la participación de los trabajadores o de sus representantes ya que, a fin de cuentas, son ellos los destinatarios de la misma y sin su colaboración, aportaciones y apoyo, esta no puede llegar a buen término. • Previamente a la definición y al establecimiento de la política de SST de la organización, esta debería realizar una revisión inicial comparando las políticas actuales de SST con las intenciones de la futura política de SST. • Uno de los objetivos fundamentales que debería perseguir toda política de SST es el desarrollo de una verdadera cultura preventiva en la organización, basada en la consideración de las personas como principal valor de la misma. • La legislación obliga a la organización a integrar la prevención de riesgos laborales en el sistema general de gestión de la empresa a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales (artículo 16 de la LPRL). • El plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales.

3

Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

En este capítulo el lector se adentra en la fase de planificación. En concreto, se analiza con detenimiento el requisito OHSAS que exige la existencia de procedimientos adecuados para identificar peligros que puedan causar un daño a la salud de los trabajadores, procedimientos que permitan la evaluación de los riesgos con el fin de establecer una jerarquía de los mismos y, finalmente, la existencia de procedimientos para determinar los controles o medidas que se han de adoptar para reducir los riesgos detectados. Una vez especificada la exigencia OHSAS, se profundiza en su interpretación con el fin de facilitar el cumplimiento de la misma por parte de las organizaciones. Finalmente, siguiendo la estructura del capítulo anterior, se describe la similitud entre el requisito OHSAS y el requerimiento legal, lo que permite concluir que, si se cumple este requisito OHSAS, se está cumpliendo con la obligación exigida por la legislación española.

3.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios. El procedimiento o procedimientos para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe tener en cuenta: a) las actividades rutinarias y no rutinarias;

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

b) las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes); c) el comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos; d) los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente a la salud y seguridad de las personas bajo el control de la organización en el lugar de trabajo; e) los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización; Nota 1: puede ser más apropiado que dichos peligros se evalúen como un aspecto ambiental.

f) la infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si los proporciona la organización como otros; g) los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales; h) las modificaciones en el sistema de gestión de la SST, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades; i) cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios; j) el diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

3.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento El proceso de identificación de peligros y evaluación de riesgos es la base de todo sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Previamente al proceso de evaluación de riesgos, la organización necesita identificar todos los peligros que puedan causar daños a las personas. La organización debe desarrollar una metodología para la identificación de peligros y evaluación de riesgos y determinar la necesidad de controles que ayuden a reducir el riesgo de incidentes. La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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para que la organización esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar controles y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse. Para ser eficaces, los procedimientos de identificación de peligros y evaluación de riesgos de la organización deberían tener en cuenta lo siguiente: • Peligros. • Riesgos. • Controles. • Gestión del cambio. • Documentación. • Revisión continua. El proceso de evaluación de riesgos se compone de las siguientes etapas (véase la figura 3.1): • Análisis del riesgo, mediante el cual: – Se identifica el peligro. – Se estima el riesgo, valorando conjuntamente la probabilidad y las consecuencias de que se materialice el peligro. El análisis del riesgo proporcionará la magnitud del riesgo. • Valoración del riesgo: con el valor del riesgo obtenido, y comparándolo con el valor del riesgo aceptable, se emite un juicio sobre la aceptabilidad del riesgo en cuestión, entendiendo por riesgo aceptable aquel que se ha reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización teniendo en cuenta sus obligaciones legales y su propia política de SST. Si de la evaluación del riesgo se deduce que el riesgo es no aceptable, hay que determinar los controles necesarios. Al proceso conjunto de evaluación del riesgo y control del riesgo se le suele denominar gestión del riesgo. Las evaluaciones y mediciones serán realizadas por personal con la debida cualificación, atendiendo a lo dispuesto en los artículos 36 y 37 y en el capítulo III del Real Decreto 39/1997, en cuanto a la organización de recursos para el desarrollo de actividades preventivas. Los resultados del proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles deben usarse a lo largo de todo el desarrollo e implementación

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Identificación del peligro Análisis del riesgo Estimación del riesgo

Valoración del riesgo

¿Proceso seguro?

Evaluación del riesgo

Sí

Riesgo controlado

No

Control del riesgo

Gestión del riesgo

Figura 3.1. Proceso de la evaluación de riesgos

del SGSST. Si de la evaluación de riesgos se deduce la necesidad de adoptar medidas de control, se deberá: • Eliminar o reducir el riesgo mediante medidas de prevención en el origen, organizativas, de protección colectiva, de protección individual o de formación e información de los trabajadores. • Controlar periódicamente las condiciones, la organización y los métodos de trabajo y el estado de salud de los trabajadores. La evaluación inicial de riesgos deberá hacerse en todos y cada uno de los puestos de trabajo de la empresa, teniendo en cuenta: • Las condiciones de trabajo existentes o previstas.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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• La posibilidad de que el trabajador que lo ocupe sea especialmente sensible, por sus características personales o estado biológico conocido, a alguna de dichas condiciones. Deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por: • La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo. • El cambio en las condiciones de trabajo. • La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto. La evaluación de riesgos debe ser un proceso proactivo. La evaluación inicial debe revisarse cuando así lo establezca una disposición específica y cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores o bien cuando las actividades de prevención puedan ser inadecuadas o insuficientes. Para ello, se deberán considerar los resultados de: • La investigación sobre las causas de los daños para la salud de los trabajadores. • Las actividades para la reducción y el control de los riesgos. • El análisis de la situación epidemiológica. Además de lo descrito en los párrafos anteriores, las evaluaciones deberán revisarse periódicamente, con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores. El resultado de la evaluación de riesgos ha de quedar documentada (registro), debiendo reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar una medida preventiva, la siguiente información: • Identificación de peligros. • Identificación del puesto de trabajo. • Riesgo o riesgos existentes. • Relación de trabajadores afectados. • Resultado de la evaluación y de las medidas preventivas procedentes. • Referencia a los criterios y procedimientos de evaluación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados, si procede.

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3.2.1. Tipos de evaluaciones Las evaluaciones de riesgos se pueden agrupar en cuatro grandes bloques: • Evaluación de riesgos impuesta por legislación específica. • Evaluación de riesgos para los que no existe legislación específica, pero están establecidos en normas internacionales, europeas, nacionales o en guías de organismos oficiales u otras entidades de reconocido prestigio. • Evaluación de riesgos que precisan métodos especializados de análisis. • Evaluación general de riesgos. En el anexo A se incluye una lista no exhaustiva de guías técnicas elaboradas por el INSHT sobre evaluaciones de riesgos que sirven de ayuda para la realización de estas.

3.2.1.1. Evaluación de riesgos impuesta por legislación específica Legislación industrial En numerosas ocasiones, gran parte de los riesgos que se pueden presentar en los puestos de trabajo derivan de las propias instalaciones y equipos para los cuales existe una legislación nacional, autonómica y local de seguridad industrial y de prevención y protección de incendios. Por ejemplo, el Reglamento Electrotécnico de Baja Tensión (Real Decreto 842/2002) regula las características que han de cumplir las instalaciones, la autorización para su puesta en servicio, las revisiones periódicas y las inspecciones, así como las características que han de reunir los instaladores autorizados. El cumplimiento de dichas legislaciones supondría que los riesgos derivados de estas instalaciones o equipos están controlados. Por todo ello, no se considera necesario realizar una evaluación de este tipo de riesgos, sino que se debe asegurar que se cumple con los requisitos establecidos en la legislación que le sea de aplicación y en los términos señalados en ella. En el anexo B se da una lista no exhaustiva de los grandes bloques de legislación en materia de seguridad industrial.

Prevención de riesgos laborales Algunas legislaciones que regulan la SST establecen un procedimiento de evaluación y control de los riesgos. Por ejemplo, el Real Decreto 286/2006, sobre la protección de la salud y la seguridad de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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exposición al ruido, establece aspectos a considerar a la hora de evaluar los riesgos en la organización, como son: • El nivel, el tipo y la duración de la exposición, incluida la exposición a ruido de impulsos. • La existencia de equipos de sustitución concebidos para reducir la emisión de ruido. • Los valores límite de exposición y los valores de exposición que dan lugar a una acción. • La información sobre emisiones sonoras facilitada por los fabricantes de equipos de trabajo con arreglo a lo dispuesto en la normativa específica que sea de aplicación. • La prolongación de la exposición al ruido después del horario de trabajo bajo responsabilidad del empresario. • La información apropiada derivada de la vigilancia de la salud, incluida la información científico-técnica publicada, en la medida en que sea posible. • La disponibilidad de protectores auditivos con las características de atenuación adecuadas.

3.2.1.2. Evaluación de riesgos para los que no existe legislación específica Hay riesgos en el mundo laboral para los que no existe una legislación, ni comunitaria ni nacional, que limite la exposición a dichos riesgos. Sin embargo, existen normas o guías técnicas que establecen el procedimiento de evaluación e incluso, en algunos casos, los niveles máximos de exposición recomendados. Por ejemplo, la serie de normas UNE-EN ISO 10075 Principios ergonómicos relativos a la carga de trabajo mental, tratan los principios y requisitos para la medida y evaluación de la carga de trabajo mental, y especifican los requisitos para los instrumentos de medida.

3.2.1.3. Evaluación de riesgos que precisan métodos específicos de análisis Existen legislaciones destinadas al control de los riesgos de accidentes graves (CORAG), cuyo fin es la prevención de accidentes graves, como incendios, explosiones o emisiones resultantes de fallos en el control de una actividad industrial y que puedan entrañar graves consecuencias para personas internas y externas a la planta industrial.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Alguna de estas legislaciones exigen utilizar métodos específicos de análisis de riesgos, tanto cualitativos como cuantitativos, tales como el método HAZOP, el árbol de fallos y errores, etc. Varios de estos métodos, en especial los análisis probabilísticos de riesgos, se utilizan también para el análisis de los sistemas de seguridad en máquinas y en distintos procesos industriales. Algunos métodos generales de aplicación en diversos sistemas técnicos son los siguientes: • Método “¿Qué sucedería si…?”. • Análisis de modos de fallos, efectos y consecuencias (AMFEC). • Análisis funcional de operabilidad (AFO): (HAZOP-HAZAN). • Árbol de fallos. • Diagrama de sucesos. Otros métodos más específicos, de ámbito más restringido y de aplicación más concreta, son: • Índice Mond. • Índice Dow. • Riesgo intrínseco de incendio. • Método Gustav Purt. • Método Gretener. • Método Probit. • Método de análisis de fiabilidad humana. • Métodos inmunológico-ambientales. En el anexo D de OHSAS 18002 se incluye una comparación de algunos ejemplos de herramientas y metodologías de evaluación de riesgos.

3.2.1.4. Evaluación general de riesgos Cualquier riesgo que no se encuentre contemplado en los tres tipos de evaluaciones anteriores, se puede evaluar mediante un método general de evaluación como el que se expone en este apartado. Un proceso general de evaluación de riesgos se compone de las siguientes etapas:

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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Clasificación de las actividades de trabajo Un paso preliminar a la evaluación de riesgos es la preparación de una lista de actividades de trabajo, agrupándolas de forma racional y manejable. Una posible forma de clasificar las actividades de trabajo es la siguiente: • Áreas externas a las instalaciones de la empresa. • Etapas en el proceso de producción o en el suministro de un servicio. • Trabajos planificados y de mantenimiento. • Tareas definidas; por ejemplo, conductores de carretillas elevadoras. Para cada actividad de trabajo puede ser preciso obtener información, entre otros, sobre los siguientes aspectos: • Tareas a realizar. Su duración y frecuencia. • Lugares donde se realiza el trabajo. • Quién realiza el trabajo, tanto permanente como ocasionalmente. • Otras personas que puedan ser afectadas por las actividades de trabajo (por ejemplo visitantes, subcontratistas, público). • Formación que han recibido los trabajadores sobre la ejecución de sus tareas. • Procedimientos escritos de trabajo o permisos de trabajo. • Instalaciones, maquinaria y equipos utilizados. • Herramientas manuales movidas a motor utilizadas. • Instrucciones de fabricantes y suministradores para el funcionamiento y mantenimiento de planta, maquinaria y equipos. • Tamaño, forma y carácter de la superficie, y peso de los materiales a manejar. • Distancia y altura a las que han de moverse de forma manual los materiales. • Energías utilizadas (por ejemplo, aire comprimido). • Sustancias y productos utilizados y generados en el trabajo. • Estado físico de las sustancias utilizadas (humos, gases, vapores, líquidos, polvo, sólidos). • Contenido y recomendaciones del etiquetado de las sustancias utilizadas. • Requisitos de la legislación vigente sobre la forma de hacer el trabajo, y sobre instalaciones, maquinaria y sustancias utilizadas.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Medidas de control existentes. • Datos reactivos de actuación en prevención de riesgos laborales: incidentes, accidentes, enfermedades laborales derivadas de la actividad que se desarrolla, de los equipos y de las sustancias utilizadas. Debe buscarse información dentro y fuera de la organización. • Datos de evaluaciones de riesgos existentes relativos a la actividad desarrollada. • Organización del trabajo.

Análisis de riesgos Esta etapa requiere la identificación de peligros y la estimación del riesgo. Dentro del proceso de identificación de peligros deberían considerarse como elementos de entrada, entre otros: • La legislación de aplicación a la organización. • Otros requisitos que sean aplicables a la organización. • La política de SST. • Resultados de la vigilancia de la salud. • Investigaciones de incidentes. • Información sobre las instalaciones, procesos y actividades (rutinarias y no rutinarias) de la organización. • Información de los empleados. • Información de los representantes de los trabajadores. • Quejas, denuncias. • Factor humano (capacidades, comportamientos y limitaciones). Para llevar a cabo la identificación de peligros hay que preguntarse tres cosas: ¿Existe una fuente de daño?, ¿quién (o qué) puede ser dañado?, ¿cómo puede ocurrir el daño? Con el fin de ayudar en el proceso de identificación de peligros, es útil categorizarlos en distintas formas; por ejemplo, por temas: mecánicos, eléctricos, radiaciones, sustancias, incendios, explosiones, etcétera. Las figuras 3.2, 3.3 y 3.4 recogen algunos ejemplos de elementos a incluir en las lista de verificación de identificación de peligros en máquinas:

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

MÁQUINAS: PELIGROS POR AGENTES FÍSICOS Ruidos y vibraciones Efectos sobre audición (sordera) Molestias diversas por trabajo en ambiente ruidoso Trastornos neurológicos y vasculares (vibración) Radiaciones Efectos perniciosos diversos Origen Arcos de soldadura Láseres Campos electromagnéticos de A.F. Radiaciones ionizantes Fuente: INSHT.

Figura 3.2. Peligros físicos

MÁQUINAS: PELIGROS POR MATERIALES Y SUSTANCIAS Contacto y/o inhalación de fluidos, gases, nieblas, humos o polvos de efecto nocivo, tóxico, corrosivo y/o irritante Incendio o exploxión Biológico (virus, bacterias, etc.) Fuente: INSHT.

Figura 3.3. Peligros químicos y biológicos

MÁQUINAS: PELIGROS POR DEFECTOS ERGONÓMICOS Efectos fisiológicos por malas posturas o esfuerzos Efectos psicofisiológicos por sobrecarga mental, estrés, etc. Peligros genéricos por errores humanos Fuente: INSHT.

Figura 3.4. Peligros ergonómicos

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La lista anterior no es exhaustiva. En cada caso habrá que desarrollar una lista propia, teniendo en cuenta el carácter de sus actividades de trabajo y los lugares en los que se desarrollan. El anexo C de OHSAS 18002 contiene ejemplos de elementos a incluir en las listas de verificación de identificación de peligros. Posteriormente, se procederá a la estimación del riesgo. Para cada peligro detectado debe estimarse el riesgo, determinando la potencial severidad del daño (consecuencias) y la probabilidad de que ocurra el hecho. Para determinar la potencial severidad del daño, debe considerarse: • Partes del cuerpo que se verán afectadas. • Naturaleza del daño, graduándolo desde ligeramente dañino a extremadamente dañino. Algunos ejemplos de ligeramente dañino son: • Daños superficiales: cortes y magulladuras pequeñas, irritación de los ojos por polvo. • Molestias e irritación, por ejemplo: dolor de cabeza, malestar… Algunos ejemplos de dañino son: • Laceraciones, quemaduras, conmociones, torceduras importantes, fracturas menores. • Sordera, dermatitis, asma, trastornos musculoesqueléticos, enfermedad que conduce a una incapacidad menor. Algunos ejemplos de extremadamente dañino: • Amputaciones, fracturas mayores, intoxicaciones, lesiones múltiples, lesiones fatales. • Cáncer y otras enfermedades crónicas que acorten severamente la vida. A continuación, se determinará la probabilidad de que ocurra el daño. Esta probabilidad se puede graduar, desde baja hasta alta, con el siguiente criterio: • Probabilidad alta: el daño ocurrirá siempre o casi siempre. • Probabilidad media: el daño ocurrirá en algunas ocasiones. • Probabilidad baja: el daño ocurrirá raras veces.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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A la hora de establecer la probabilidad de daño, se debe considerar si las medidas de control ya implantadas son adecuadas. Los requisitos legales y los códigos de buenas prácticas para medidas específicas de control, también juegan un papel importante. Además de la información sobre las actividades de trabajo, se debe considerar lo siguiente: • Trabajadores especialmente sensibles a determinados riesgos (características personales o estado biológico). • Frecuencia de exposición al peligro. • Fallos en el servicio. Por ejemplo, electricidad y agua. • Fallos en los componentes de las instalaciones y de las máquinas, así como en los dispositivos de protección. • Exposición a los elementos. • Protección suministrada por los EPI y tiempo de utilización de estos equipos. • Actos inseguros de las personas (errores no intencionados y violaciones intencionadas de los procedimientos): La tabla 3.1 proporciona un método simple para estimar los niveles de riesgo de acuerdo con su probabilidad estimada y con sus consecuencias esperadas. Tabla 3.1. Niveles de riesgo Consecuencias

Probabilidad

Ligeramente dañino LD

Dañino D

Extremadamente dañino ED

Baja B

Riesgo trivial T

Riesgo tolerable TO

Riesgo moderado MO

Media M

Riesgo tolerable TO

Riesgo moderado MO

Riesgo importante I

Alta A

Riesgo moderado MO

Riesgo importante I

Riesgo intolerable IN

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

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Valoración de riesgos: decidir si los riesgos son aceptables Los niveles de riesgos indicados en el cuadro anterior forman la base para decidir si se requiere mejorar los controles existentes o implantar unos nuevos, así como la temporalización de las acciones. En la tabla 3.2 se muestra un criterio sugerido como punto de partida para la toma de decisiones, en la que también se indica que los esfuerzos precisos para el control de los riesgos y la urgencia con la que deben adoptarse las medidas de control deben ser proporcionales al riesgo. La organización debe establecer su nivel de riesgo aceptable. Tabla 3.2. Valoración del riesgo Riesgo

Acción y temporalización

Trivial (T)

No se requiere acción específica.

Tolerable (TO)

No se necesita mejorar la acción preventiva. Sin embargo, se deben considerar soluciones más rentables o mejoras que no supongan una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se mantiene la eficacia de las medidas de control.

Moderado (M)

Se deben hacer esfuerzos para reducir el riesgo, determinando las inversiones precisas. Las medidas para reducir el riesgo deben implantarse en un período determinado. Cuando el riesgo moderado está asociado con consecuencias extremadamente dañinas, se precisará una acción posterior para establecer, con más precisión, la probabilidad de daño como base para determinar la necesidad de mejora de las medidas de control.

Importante (I)

No debe comenzarse el trabajo hasta que se haya reducido el riesgo. Puede que se precisen recursos considerables para controlar el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se está realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de los riesgos moderados.

Intolerable (IN)

No se debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con recursos ilimitados, debe prohibirse el trabajo.

Determinación de controles El resultado de una evaluación de riesgos debe servir para hacer un inventario de acciones con el fin de diseñar, mantener o mejorar los controles de riesgos. Es necesario contar con un buen procedimiento para planificar la implantación de las medidas de control que sean precisas después de la evaluación de riesgos.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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Los métodos de control deben escogerse teniendo en cuenta los siguientes principios: • Combatir los riesgos en su origen. • Adaptar el trabajo a la persona, en particular en lo que respecta a la concepción de los puestos de trabajo, así como a la elección de los equipos y métodos de trabajo y de producción, con miras, en particular, a atenuar el trabajo monótono y repetitivo y a reducir los efectos del mismo en la salud. • Tener en cuenta la evolución de la técnica. • Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro. • Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual. • Dar las debidas instrucciones a los trabajadores.

Revisión del plan El plan de actuación debe revisarse antes de su implantación, considerando lo siguiente: • Si los nuevos sistemas de control de riesgos conducirán a niveles de riesgo aceptables. • Si los nuevos sistemas de control han generado nuevos peligros. • La opinión de los trabajadores afectados sobre la necesidad y la operatividad de las nuevas medidas de control. La evaluación de riesgos debe ser, en general, un proceso continuo. Por lo tanto, la adecuación de las medidas de control debe estar sujeta a una revisión continua y modificarse si es preciso. De igual forma, si cambian las condiciones de trabajo, y con ello varían los peligros y los riesgos, habrá de revisarse la evaluación de riesgos. Finalmente, la organización debería documentar y mantener la siguiente información: • Identificación de peligros. • Riesgos asociados a los peligros identificados. • Indicación de los niveles de los riesgos. • Medidas de control sobre los riesgos. • Requisitos de competencia para ejecutar los controles. Para ayudar al cumplimiento de dicha exigencia, en el anexo C de esta publicación se muestra un modelo de formato para la evaluación general de riesgos.

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3.3. Paralelismo con la legislación Desde la entrada en vigor de la Ley 31/1995 la evaluación de riesgos siempre ha tenido un papel protagonista, siendo uno de los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de la empresa. • Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El empresario deberá realizar una evaluación inicial de los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, teniendo en cuenta, con carácter general, la naturaleza de la actividad, las características de los puestos de trabajo existentes y de los trabajadores que deban desempeñarlos. Igual evaluación deberá hacerse con ocasión de la elección de los equipos de trabajo, de las sustancias o preparados químicos y del acondicionamiento de los lugares de trabajo. La evaluación inicial tendrá en cuenta aquellas otras actuaciones que deban desarrollarse de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad. La evaluación será actualizada cuando cambien las condiciones de trabajo y, en todo caso, se someterá a consideración y se revisará, si fuera necesario, con ocasión de los daños para la salud que se hayan producido. Cuando el resultado de la evaluación lo hiciera necesario, el empresario realizará controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores en la prestación de sus servicios, para detectar situaciones potencialmente peligrosas. Si los resultados de la evaluación […] pusieran de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario realizará aquellas actividades preventivas necesarias para eliminar o reducir y controlar tales riesgos. Dichas actividades serán objeto de planificación por el empresario, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución. El empresario deberá asegurarse de la efectiva ejecución de las actividades preventivas incluidas en la planificación, efectuando para ello un seguimiento continuo de la misma. Las actividades de prevención deberán ser modificadas cuando se aprecie por el empresario, como consecuencia de los controles periódicos previstos en los párrafos anteriores, su inadecuación a los fines de protección requeridos.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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• Documentación (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral […]: – La evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores, de acuerdo con lo dispuesto en el […] artículo 16 de esta ley. – Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse, de conformidad con el […] citado artículo.

• Protección de la maternidad (artículo de la 26 Ley de Prevención de Riesgos Laborales; véase también la Ley 39/1999). La evaluación de los riesgos a que se refiere el artículo 16 de la presente Ley deberá comprender la determinación de la naturaleza, el grado y la duración de la exposición de las trabajadoras en situación de embarazo o parto reciente a agentes, procedimientos o condiciones de trabajo que puedan influir negativamente en la salud de las trabajadoras o del feto, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico.

• Protección de los menores (artículo 27 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). Antes de la incorporación al trabajo de jóvenes menores de dieciocho años, y previamente a cualquier modificación importante de sus condiciones de trabajo, el empresario deberá efectuar una evaluación de los puestos de trabajo a desempeñar por los mismos, a fin de determinar la naturaleza, el grado y la duración de su exposición, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico al respecto, a agentes, procesos o condiciones de trabajo que puedan poner en peligro la seguridad o la salud de estos trabajadores. A tal fin, la evaluación tendrá especialmente en cuenta los riesgos específicos para la seguridad, la salud y el desarrollo de los jóvenes derivados de su falta de experiencia, de su inmadurez para evaluar los riesgos existentes o potenciales y de su desarrollo todavía incompleto.

No obstante, es el Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención (RSP), el que trata todos aquellos aspectos que hacen posible la prevención de riesgos laborales. El RSP aborda en primer término la evaluación de los riesgos como punto de partida que puede conducir a la planificación de la actividad preventiva que sea necesaria, a través de alguna de las modalidades

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

de organización que, siguiendo al artículo 31 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, se regulan en el propio reglamento, en función del tamaño de la empresa y de los riesgos o de la peligrosidad de las actividades desarrolladas en la misma. • Definición (artículo 3 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse. Cuando de la evaluación realizada resulte necesaria la adopción de medidas preventivas, deberán ponerse claramente de manifiesto las situaciones en que sea necesario: a. Eliminar o reducir el riesgo, mediante medidas de prevención en el origen, organizativas, de protección colectiva, de protección individual, o de formación e información a los trabajadores. b. Controlar periódicamente las condiciones, la organización y los métodos de trabajo y el estado de salud de los trabajadores. 2. De acuerdo con lo previsto en el artículo 33 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario deberá consultar a los representantes de los trabajadores, o a los propios trabajadores en ausencia de representantes, acerca del procedimiento de evaluación a utilizar en la empresa o centro de trabajo.

• Contenido general de la evaluación (artículo 4 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La evaluación inicial de los riesgos que no hayan podido evitarse deberá extenderse a cada uno de los puestos de trabajo de la empresa en que concurran dichos riesgos. Para ello, se tendrán en cuenta: a. Las condiciones de trabajo existentes o previstas, tal como quedan definidas en el apartado 7 del artículo 4 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. b. La posibilidad de que el trabajador que lo ocupe o vaya a ocuparlo sea especialmente sensible, por sus características personales o estado biológico conocido, a alguna de dichas condiciones. 2. A partir de dicha evaluación inicial, deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por: a. La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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b. El cambio en las condiciones de trabajo. c. La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto. 3. La evaluación de los riesgos se realizará mediante la intervención de personal competente, de acuerdo con lo dispuesto en el capítulo VI de esta norma.

• Procedimiento (artículo 5 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. A partir de la información obtenida sobre la organización, características y complejidad del trabajo, sobre las materias primas y los equipos de trabajo existentes en la empresa y sobre el estado de salud de los trabajadores, se procederá a la determinación de los elementos peligrosos y a la identificación de los trabajadores expuestos a los mismos, valorando a continuación el riesgo existente en función de criterios objetivos de valoración, según los conocimientos técnicos existentes, o consensuados con los trabajadores, de manera que se pueda llegar a una conclusión sobre la necesidad de evitar o de controlar y reducir el riesgo. A los efectos previstos en el párrafo anterior se tendrá en cuenta la información recibida de los trabajadores sobre los aspectos señalados. 2. El procedimiento de evaluación utilizado deberá proporcionar confianza sobre su resultado. En caso de duda deberán adoptarse las medidas preventivas más favorables, desde el punto de vista de la prevención. La evaluación incluirá la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos, siempre que se cumpla lo dispuesto en el párrafo anterior. En cualquier caso, si existiera normativa específica de aplicación, el procedimiento de evaluación deberá ajustarse a las condiciones concretas establecidas en la misma. 3. Cuando la evaluación exija la realización de mediciones, análisis o ensayos y la normativa no indique o concrete los métodos que deben emplearse, o cuando los criterios de evaluación contemplados en dicha normativa deban ser interpretados o precisados a la luz de otros criterios de carácter técnico, se podrán utilizar, si existen, los métodos o criterios recogidos en: a. Normas UNE.

b. Guías del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del Instituto Nacional de Silicosis y protocolos y guías del Ministerio de Sanidad

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y Consumo, así como de Instituciones competentes de las Comunidades Autónomas. c. Normas internacionales. d. En ausencia de los anteriores, guías de otras entidades de reconocido prestigio en la materia u otros métodos o criterios profesionales descritos documentalmente que cumplan lo establecido en el primer párrafo del apartado 2 de este artículo y proporcionen un nivel de confianza equivalente.

• Revisión (artículo 6 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La evaluación inicial a que se refiere el artículo 4 deberá revisarse cuando así lo establezca una disposición específica. En todo caso, se deberá revisar la evaluación correspondiente a aquellos puestos de trabajo afectados cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores o se haya apreciado a través de los controles periódicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades de prevención pueden ser inadecuadas o insuficientes. Para ello, se tendrán en cuenta los resultados de: a. La investigación sobre las causas de los daños para la salud que se hayan producido. b. Las actividades para la reducción de los riesgos a que se hace referencia en el apartado 1.a) del artículo 3. c. Las actividades para el control de los riesgos a que se hace referencia en el apartado 1.b) del artículo 3. d. El análisis de la situación epidemiológica según los datos aportados por el sistema de información sanitaria u otras fuentes disponibles. 2. Sin perjuicio de lo señalado en el apartado anterior, deberá revisarse igualmente la evaluación inicial con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores, teniendo en cuenta, en particular, el deterioro por el transcurso del tiempo de los elementos que integran el proceso productivo.

• Documentación (artículo 7 del Reglamento de los Servicios de Prevención): En la documentación a que hacen referencia los párrafos b) y c) del artículo 23.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, deberán reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva, los siguientes datos: a. La identificación del puesto de trabajo.

3. Planificación (I). Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

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b. El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados. c. El resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 3. d. La referencia de los criterios y procedimientos de evaluación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados, en los casos en que sea de aplicación lo dispuesto en el apartado 3 del artículo 5.

• Planificación (artículo 8 del Reglamento de los Servicios de Prevención): Cuando el resultado de la evaluación pusiera de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario planificará la actividad preventiva que proceda con objeto de eliminar o controlar y reducir dichos riesgos, conforme a un orden de prioridades en función de su magnitud y número de trabajadores expuestos a los mismos. En la planificación de esta actividad preventiva se tendrá en cuenta la existencia, en su caso, de disposiciones legales relativas a riesgos específicos, así como los principios de acción preventiva señalados en el artículo 15 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

Conceptos importantes • La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios. • El proceso de identificación de peligros y evaluación de riesgos es la base para todo SGSST. • La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que la organización esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar controles y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que deben adoptarse. • Los resultados del proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles deben usarse a lo largo de todo el desarrollo e implementación del SGSST. • La evaluación de riesgos debe ser un proceso proactivo. • La evaluación inicial debe revisarse cuando así lo establezca una disposición específica y cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores, o bien

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cuando las actividades de prevención puedan ser inadecuadas o insuficientes. Además, las evaluaciones deberán revisarse periódicamente con la periodicidad que se acuerde entre la empresa y los representantes de los trabajadores. • El resultado de la evaluación de riesgos ha de quedar documentada (registro), debiendo reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar una medida preventiva, la identificación de peligros, la identificación de puesto de trabajo, el riesgo o riesgos existentes, la relación de trabajadores afectados, el resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes, así como la referencia a los criterios y procedimientos de evaluación y a los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados, si procede. • Desde la entrada en vigor de la Ley 31/1995, la evaluación de riesgos siempre ha tenido un papel protagonista, siendo uno de los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de la empresa.

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Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

Este capítulo avanza en la fase de planificación abordando dos requisitos OHSAS. En primer lugar, hace referencia a los requisitos legales y otros requisitos, que exige a la organización disponer de procedimientos para identificar y tener acceso a cualquier requisito que le sea de aplicación, sea este legal o no. Posteriormente, analiza el requisito de objetivos y programas, que implica establecer, implementar y mantener objetivos de SST documentados y programas que permitan la consecución de los mismos. Para cada uno de esos requisitos se recoge la exigencia OHSAS, se proporcionan una serie de indicaciones que facilitan su cumplimiento y, finalmente, se recoge su similitud con la legislación vigente.

4.1. Requisitos legales y otros requisitos 4.1.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos de SST que sean aplicables. La organización debe asegurarse de que estos requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba se tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento de su sistema de gestión de la SST. La organización debe mantener esta información actualizada.

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La organización debe comunicar la información pertinente sobre los requisitos legales y otros requisitos a las personas que trabajan para la organización y a otras partes interesadas.

4.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento OHSAS recoge que la organización debería establecer en su política de SST un compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos aplicables de SST relacionados con sus peligros, evaluación de riesgos y medidas de control. Por consiguiente, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos que den respuesta a las siguientes cuestiones: • ¿Qué requisitos legales y qué otros requisitos se han de identificar? • ¿Quién identifica los requisitos legales y otros requisitos? • ¿Cómo se identifican los requisitos legales y otros requisitos? • ¿Cuándo identificar los requisitos legales y otros requisitos? • ¿Dónde identificar los requisitos legales y otros requisitos? Cada organización debería establecer sus propios procedimientos de actuación para dar respuesta a las cuestiones anteriores en función de su organización, peligros, actividades, etcétera.

4.1.2.1. ¿Qué requisitos legales y otros requisitos se han de identificar? Dentro de los requisitos legales es posible destacar los siguientes: • Directivas. • Leyes. • Reglamentos. • Órdenes ministeriales. • Permisos.

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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• Licencias. • Autorizaciones. • Legislación local. • ... Dentro de otros requisitos podríamos destacar los siguientes: • Contratos. • Prácticas del sector. • Compromisos con los trabajadores. • Acuerdos con las partes interesadas. • Requisitos corporativos. • ...

4.1.2.2. ¿Quién identifica los requisitos legales y otros requisitos? A la hora de identificar los requisitos legales y otros requisitos, cualquier persona designada por la organización, con la autoridad y la competencia necesarias, podría ser la encargada de realizar dicha identificación. Incluso podría ser realizada por varias personas. Algunos ejemplos de personas que podrían realizar la identificación de los requisitos legales y otros requisitos serían los siguientes: • Representante de la dirección en SST. • Técnico de prevención. • Trabajador designado. Igualmente, los procedimientos necesitan identificar quiénes deberían recibir información sobre los requisitos legales y otros requisitos, y asegurar que se comunica dicha información.

4.1.2.3. ¿Cómo identificar los requisitos legales y otros requisitos? Cada organización puede dar una respuesta diferente a la forma de identificar los requisitos legales y otros requisitos. No obstante, la organización necesita comprender

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hasta qué punto sus actividades están o van a estar afectadas por la legislación aplicable y por otros requisitos. La identificación debe asegurar que estos requisitos se utilizan como “entradas de los procesos”.

4.1.2.4. ¿Cuándo identificar los requisitos legales y otros requisitos? La organización debería establecer dentro de su procedimiento de identificación de requisitos legales y otros requisitos en qué momento se han de identificar los mismos. Como ejemplo se citan algunas ocasiones claves para realizar dicha identificación: • Inicial: en el momento que se realiza la identificación de peligros y la evaluación de riesgos. • Periódicamente: la organización debería prefijar espacios de tiempo en los cuales se revisa la identificación de la legislación (por ejemplo, trimestralmente). Estos intervalos pueden coincidir o no con la publicación de nueva legislación de aplicación. No obstante, la organización debería aumentar o reducir dichos periodos en función de sus necesidades: peligros, riesgos, actividades, legislador….

4.1.2.5. ¿Dónde identificar los requisitos legales y otros requisitos? En función de los peligros de SST, evaluación de riesgos, medidas de control, equipos, empleados, materiales, etc., la organización puede acudir a diferentes fuentes para obtener información sobre los requisitos que le son de aplicación. Ejemplos de fuentes de información son: • Boletín Oficial del Estado (http://www.boe.es/). • Diario Oficial de la Unión Europea (http://eur-lex.europa.eu/es/index.htm). • Instituto Nacional de Salud e Higiene en el Trabajo (http://www.insht.es/). • Instituciones relacionadas con la SST. • Internet. • Organización Internacional del Trabajo (http://www.ilo.org/global/lang--es/ index.htm).

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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4.1.3. Paralelismo con la legislación 4.1.3.1. Requisitos legales La legislación en materia de prevención no obliga a establecer procedimientos para su identificación, ya que, independientemente de cómo podamos acceder a ella, es de obligado cumplimiento, la identifiquemos o no. La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) tiene por objeto la determinación del cuerpo básico de garantías y responsabilidades preciso para establecer un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos derivados de las condiciones de trabajo, y ello en el marco de una política coherente, coordinada y eficaz de prevención de los riesgos laborales. A partir del reconocimiento del derecho de los trabajadores en el ámbito laboral a la protección de su salud e integridad, la ley establece las diversas obligaciones que, en el ámbito indicado, garantizarán este derecho. Al insertarse esta ley en el ámbito específico de las relaciones laborales, se configura como una referencia legal mínima en un doble sentido: el primero, como ley que establece un marco legal a partir del cual las normas reglamentarias irán fijando y concretando los aspectos más técnicos de las medidas preventivas; y, el segundo, como soporte básico a partir del cual la negociación colectiva podrá desarrollar su función específica. En este aspecto, la ley y sus normas reglamentarias constituyen legislación laboral, conforme al artículo 149.1.7.ª de la Constitución. En consecuencia, el ámbito de aplicación de la ley incluye tanto a los trabajadores vinculados por una relación laboral en sentido estricto, como al personal civil con relación de carácter administrativo o estatutario al servicio de las Administraciones públicas, así como a los socios trabajadores o de trabajo de los distintos tipos de cooperativas, sin más exclusiones que las correspondientes, en el ámbito de la función pública, a determinadas actividades de policía, seguridad, resguardo aduanero, peritaje forense y protección civil cuyas particularidades impidan la aplicación de la ley, la cual inspirará, no obstante, la normativa específica que se dicte para salvaguardar la seguridad y la salud de los trabajadores en dichas actividades; en sentido similar, la ley prevé su adaptación a las características propias de los centros y establecimientos militares y de los establecimientos penitenciarios. • Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. Los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo.

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El citado derecho supone la existencia de un correlativo deber del empresario de protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales. Este deber de protección constituye, igualmente, un deber de las Administraciones públicas respecto del personal a su servicio. Los derechos de información, consulta y participación, formación en materia preventiva, paralización de la actividad en caso de riesgo grave e inminente y vigilancia de su estado de salud, en los términos previstos en la presente Ley, forman parte del derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de esta ley. El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención señaladas en el párrafo anterior a las modificaciones que puedan experimentar las circunstancias que incidan en la realización del trabajo. 2. El empresario deberá cumplir las obligaciones establecidas en la normativa sobre prevención de riesgos laborales. 3. Las obligaciones de los trabajadores establecidas en esta Ley, la atribución de funciones en materia de protección y prevención a trabajadores o servicios de la empresa y el recurso al concierto con entidades especializadas para el desarrollo de actividades de prevención complementarán las acciones del empresario, sin que por ello le eximan del cumplimiento de su deber en esta materia, sin perjuicio de las acciones que pueda ejercitar, en su caso, contra cualquier otra persona.

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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4.1.3.2. Otros requisitos Del mismo modo que no se obliga a disponer de procedimientos para la identificación de los requisitos legales, tampoco la legislación obliga a disponer de estos para el cumplimiento de otros requisitos. No obstante, es posible reflejar lo siguiente: • Procedimiento de evaluación de riesgos (artículo 5 del Reglamento de los Servicios de Prevención): Cuando la evaluación exija la realización de mediciones, análisis o ensayos y la normativa no indique o concrete los métodos que deben emplearse, o cuando los criterios de evaluación contemplados en dicha normativa deban ser interpretados o precisados a la luz de otros criterios de carácter técnico, se podrán utilizar, si existen, los métodos o criterios recogidos en: – Normas UNE. – Guías del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, del Instituto Nacional de Silicosis y protocolos y guías del Ministerio de Sanidad y Consumo, así como de Instituciones competentes de las Comunidades Autónomas. – Normas internacionales. – En ausencia de los anteriores, guías de otras entidades de reconocido prestigio en la materia u otros métodos o criterios profesionales descritos documentalmente que proporcionen un nivel de confianza equivalente.

4.2. Objetivos y programas 4.2.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SST documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. Los objetivos deben ser medibles cuando sea factible y deben ser coherentes con la política de SST, incluidos los compromisos de prevención de los daños y deterioro de la salud, de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y de mejora continua. Cuando una organización establece y revisa sus objetivos, debe tener en cuenta los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba, y sus riesgos para la SST. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas pertinentes.

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4.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento 4.2.2.1. Objetivos ¿Qué es establecer un objetivo? Establecer un objetivo es “determinar y definir el resultado que queremos lograr”. El objetivo tiene que estar redactado de forma clara, escueta y concisa, con el menor número de palabras, y debe estar documentado. Un objetivo correctamente establecido consta de cuatro elementos: • Un verbo de acción o logro (infinitivo) (por ejemplo, alcanzar, aumentar, reducir, obtener, lograr…). • Un resultado clave medible. • Una fecha tope. • Un costo máximo (por ejemplo, dinero, horas/hombre). Es posible diferenciar dos tipos de objetivos: • Objetivos estratégicos en SST: los objetivos estratégicos surgen del análisis de la situación (interna y externa) de la organización y representan los resultados que se quieren conseguir a largo plazo en materia de SST. Normalmente, son específicos en cuanto al resultado a alcanzar, pero no entran en el detalle. Se les suele llamar objetivos estratégicos, pero algunos los llaman simplemente objetivos a largo plazo. Ejemplo de objetivo estratégico: reducir el absentismo un 50% en los próximos 5 años. • Objetivos operativos: se les llama, también, objetivos funcionales, operacionales, de desempeño... Son objetivos a corto plazo que dependen de los mandos en las organizaciones. Los objetivos operativos acuden más al detalle. Ejemplo de objetivo operativo: reducir el absentismo del 20% al 18% en el primer semestre. Como ya es sabido, el SGSST de la organización debe basarse en la metodología conocida como Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Dentro de la planificación, la organización debería establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los resultados de acuerdo con su política de SST. Por

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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lo tanto, los objetivos deberían fijarse para cumplir con la política sin olvidar que dichos compromisos incluían la prevención del daño y el deterioro de la salud. De igual manera la organización tiene que tener siempre presente que los objetivos en materia de SST deben tener como fin la disminución de los niveles de riesgos que se derivan del proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control (véase capítulo 3. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de los controles). Sería conveniente que los objetivos en materia de SST se enfocasen a la eliminación, reducción y control de aquellos niveles de riesgos no aceptables por la organización. Al fijar los objetivos de SST, la organización debería tener en cuenta, entre otras, las siguientes cuestiones: • Políticas y objetivos pertinentes para el conjunto de actividades empresariales de la organización. • Política de SST, incluyendo el compromiso de mejora continua. • Resultados de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. • Requisitos legales y otros requisitos. • Opciones tecnológicas. • Requisitos financieros, operativos y empresariales. • Puntos de vista de los empleados y partes interesadas. • Información resultante de las consultas sobre SST a los empleados, actividades de revisión y mejora en el lugar de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva). • Análisis del desempeño frente a los objetivos de SST establecidos previamente. • Informes anteriores de no conformidades de SST, incidentes. • Resultados de la revisión por la dirección. Los objetivos deberían ser específicos, medibles, alcanzables, delimitados en el tiempo y que permitan progresar en materia de SST de manera continuada. A la hora de establecer objetivos en materia de SST, la organización no debería olvidar que los requisitos legales son de obligado cumplimiento, con lo que no sería lógico establecer objetivos que ya se recogen como una obligación.

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Algunos ejemplos de objetivos de SST podrían ser: • Objetivos relacionados con los accidentes: – Reducir el índice de incidencia. – Reducir el índice de gravedad. – Reducir la duración media de los accidentes. • Objetivos para mejorar el cumplimiento de los requisitos legales: – Reducir el impacto sonoro hasta 5 dB por debajo del valor límite de exposición. • Objetivos sobre la formación: – Incrementar en un 5% los resultados obtenidos en la evaluación de la formación del año anterior. En ocasiones, los objetivos suelen encontrar problemas en las organizaciones debido a que se trata de: • Objetivos no realistas por ser demasiados ambiciosos. • Objetivos fáciles de cumplir por falta de experiencia en su establecimiento. • Objetivos que no encajan con las políticas globales de la organización. • Objetivos que no “gustan” a los superiores. • Objetivos que “gustan” a los superiores. • Objetivos que no consideran toda la información. • Objetivos que no consideran los recursos para su consecución. • Objetivos establecidos con demasiada rapidez. • Objetivos rutinarios. • Objetivos incorrectamente priorizados.

4.2.2.2. Programas Para el cumplimiento de los objetivos deben establecerse programas. Un programa es un plan de acción para lograr los objetivos de SST.

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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Los programas de SST deben incluir: • Responsabilidades y autoridades para lograr los objetivos planteados. • Recursos: humanos, materiales, económicos y de otro tipo. • Plazos para el cumplimiento de los objetivos. Al establecer los programas la organización debería considerar los siguientes elementos: • Política de SST y objetivos de SST. • Revisiones de los requisitos legales y de otros requisitos. • Resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y el control de riesgos. • Detalles de los procesos de producción o prestación de servicios de la organización. • Información resultante de las consultas sobre SST a los empleados, revisión y mejora en el lugar de trabajo (estas actividades pueden ser de naturaleza reactiva o proactiva). • Revisiones de las oportunidades disponibles a partir de opciones tecnológicas nuevas o diferentes. • Actividades de mejora continua. • Disponibilidad de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de SST de la organización.

4.2.2.3. Elementos comunes para objetivos y programas de SST Se recogen a continuación algunas cuestiones a considerar en el establecimiento de los objetivos y programas de SST: • ¿Por qué se va a actuar? (Motivo). • ¿Qué se va a hacer? (Funciones, actividades). • ¿Cuándo se va a hacer? (Fechas). • ¿Cómo se va a hacer? (Métodos, procedimientos). • ¿Dónde se va a hacer? (Lugar).

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• ¿Para qué se va a actuar? (Resultados, objetivos). • ¿A quién se dirige la acción? (Para quién, clientes). • ¿Con quién se va a contar? (Personas, departamentos). • ¿Con qué se va a trabajar? (Recursos). • ¿Cuánto costará? (Presupuestos). Toma especial importancia la comunicación de los objetivos y programas al personal pertinente (véase el apartado 2.2.2.4 de este libro).

4.2.3. Paralelismo con la legislación La publicación de la Ley 54/2003, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales, hacía más patente la necesidad de integrar la prevención de riesgos laborales en el sistema de gestión general de la organización, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales. Pero no fue hasta la aparición del Real Decreto 604/2006, que modificaba el Reglamento de los Servicios de Prevención y las disposiciones mínimas de seguridad en las obras de construcción, cuando se estableció el contenido de dicho plan: • Plan de prevención de riesgos laborales (artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención): El Plan de prevención de riesgos laborales habrá de reflejarse en un documento que se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores, e incluirá, con la amplitud adecuada a la dimensión y características de la empresa, los siguientes elementos: a. La identificación de la empresa, de su actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo y el número de trabajadores y sus características con relevancia en la prevención de riesgos laborales. b. La estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades que asume cada uno de sus niveles jerárquicos y los respectivos cauces de comunicación entre ellos, en relación con la prevención de riesgos laborales. c. La organización de la producción en cuanto a la identificación de los distintos procesos técnicos y las prácticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relación con la prevención de riesgos laborales. d. La organización de la prevención en la empresa, indicando la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existentes.

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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e. La política, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa, así como los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de los que va a disponer al efecto.

Si bien la legislación obliga a incluir unos objetivos y metas en el plan de prevención, no se establece qué tipo de objetivos son ni qué enfoque deben tener, con lo que el empresario tiene total libertad para establecer dichos objetivos. Si recordamos el apartado 4.2.1, OHSAS establece que los objetivos deben ser coherentes con la política de SST de la organización y deben tener en cuenta los compromisos de prevención de daños y deterioro de la salud, de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, y de mejora continua. También cabe destacar que la legislación obliga a incluir en el plan de prevención, no solo objetivos, sino también metas. Aquí cabe destacar que una meta no es lo mismo que un objetivo. Veamos un ejemplo, imaginemos una carrera ciclista de una semana de duración; al final de cada etapa veremos un gran cartel que incluye la palabra “meta”. Seguramente todos los corredores, o la mayoría, llegarán a la meta todos los días, pero solo uno alcanzará el objetivo de ser el primero de toda la carrera. ¿Cuántos alcanzarán el objetivo? Solamente el primero. En lo referente a los programas de SST, hay que entender que la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención citan en varias ocasiones a lo largo de sus textos la necesidad de disponer de programas de SST, entendiéndose siempre que dichos programas se desarrollan para cumplir con los objetivos en materia de SST. • Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos, que podrán ser llevados a cabo por fases de forma programada, son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva.

• Competencias y facultades del Comité de Seguridad y Salud (artículo 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El Comité de Seguridad y Salud tendrá las siguientes competencias: – Participar en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de los planes y programas de prevención de riesgos de la empresa. A tal efecto, en su seno se

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debatirán, antes de su puesta en práctica y en lo referente a su incidencia en la prevención de riesgos, […] los proyectos en materia de planificación, organización del trabajo e introducción de nuevas tecnologías, organización y desarrollo de las actividades de protección y prevención a que se refiere el artículo 16 de esta Ley y proyecto y organización de la formación en materia preventiva.

• Contenido de la planificación de la acción preventiva (artículo 9 del Reglamento de los Servicios de Prevención) La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades.

Conceptos importantes • OHSAS recoge que la organización debe establecer en su política de SST el compromiso de cumplir con los requisitos legales y otros requisitos aplicables de SST relacionados con sus peligros, evaluación de riesgos y medidas de control. • A la hora de identificar los requisitos legales y otros requisitos, cualquier persona designada por la organización, con la autoridad y la competencia necesarias, podrá ser la encargada de realizar dicha identificación. Incluso podría ser realizada por varias personas. • Cada organización puede dar respuesta diferente a la manera de identificar los requisitos legales y otros requisitos. No obstante, la organización necesita comprender hasta qué punto sus actividades están o van a estar afectadas por la legislación aplicable y por otros requisitos. • En función de los peligros de SST, evaluación de riesgos, medidas de control, equipos, empleados, materiales…, la organización puede acudir a diferentes fuentes para obtener información sobre los requisitos que le son de aplicación. • La legislación en materia de prevención no obliga a procedimientos para la identificación de los requisitos legales, ya que, independientemente de cómo podamos acceder a ella, es de obligado cumplimiento, la identifiquemos o no. • Igualmente, la legislación tampoco obliga a disponer de procedimientos para el cumplimiento de otros requisitos.

4. Planificación (II). Requisitos legales y otros requisitos. Objetivos y programas

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• La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SST documentados en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. • Establecer un objetivo es “determinar y definir el resultado que queremos lograr”. • Los objetivos estratégicos surgen del análisis de la situación (interna y externa) de la organización y representan los resultados que se quieren conseguir a largo plazo en materia de SST. En cambio, los objetivos operativos reflejan los resultados a alcanzar en el corto plazo. • Sería conveniente que los objetivos en materia de SST se enfocasen a la eliminación, reducción y control de aquellos niveles de riesgos no aceptables por la organización. • La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos. • Un programa es un plan de acción para lograr los objetivos de SST. • La legislación obliga a incluir unos objetivos y metas en el plan de prevención, pero no establece el tipo de objetivos ni el enfoque de los mismos, con lo que el empresario tiene total libertad para establecer dichos objetivos. • La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales y Real Decreto 39/1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención citan en varias ocasiones a lo largo de sus textos la necesidad de disponer de programas de SST, entendiéndose siempre que dichos programas se desarrollan para cumplir con los objetivos en materia de SST.

Implementación y operación (I). Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad. Competencia, formación y toma de conciencia

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Con este capítulo se deja atrás la fase de planificación del sistema y comienza la fase de implantación. En concreto, dos requisitos OHSAS: por un lado, se analiza la exigencia de recursos, funciones, responsabilidad y autoridad, que establece la necesidad de compromiso de la alta dirección y de asignación de funciones y responsabilidades en SST al resto de integrantes de la organización; por otro lado, se analiza el requisito de competencia, formación y toma de conciencia con el fin de asegurar que cualquier persona que trabaje para la organización sea competente y consciente de los riesgos existentes para la seguridad y salud. En la misma línea de los capítulos anteriores, este expone la exigencia OHSAS para cada uno de los requisitos, procediendo a continuación a su interpretación y, por último, recoge semejanzas con la legislación española.

5.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 5.1.1. Requisito OHSAS La alta dirección debe ser el responsable en última instancia de la seguridad y salud en el trabajo y del sistema de gestión de la SST. La alta dirección debe demostrar su compromiso: a) asegurándose de la disponibilidad de los recursos esenciales para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST; Nota 1: los recursos incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, la infraestructura de la organización y los recursos tecnológicos y financieros.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

b) definiendo las funciones, asignando responsabilidades y delegando autoridad para facilitar una gestión de la SST eficaz; y se deben documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y autoridad. La organización debe designar a uno o varios miembros de la alta dirección con responsabilidad específica en SST, independientemente de otras responsabilidades, y que debe tener definidas sus funciones y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión de la SST se establece, implementa y mantiene de acuerdo con este estándar OHSAS; b) asegurarse de que los informes del desempeño del sistema de gestión de la SST se presentan a la alta dirección para su revisión y se utilizan como base para la mejora del sistema de gestión de la SST. Nota 2: la persona designada por la alta dirección (por ejemplo, en una organización grande, un miembro de la junta directiva o del comité ejecutivo) puede delegar alguno de sus deberes a uno o varios representantes de la dirección subordinados, conservando la responsabilidad.

La identidad de la persona designada por la alta dirección debe estar disponible para todas las personas que trabajen para la organización. Todos aquellos con responsabilidades en la gestión deben demostrar su compromiso con la mejora continua del desempeño de la SST. La organización debe asegurarse de que las personas en el lugar del trabajo asuman la responsabilidad de los temas de SST sobre los que tienen control, incluyendo la adhesión a los requisitos de SST aplicables de la organización.

5.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento El éxito de la implementación, funcionamiento y mantenimiento del sistema depende del compromiso de todas las personas bajo el control de la organización. Este compromiso debería comenzar desde la alta dirección. La alta dirección debería: • Poner a disposición los recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos con la política de SST: financieros, humanos, tecnológicos… • Asegurar la sensibilización en materia de SST de todo el personal. • Asegurar la autoridad para cumplir con las funciones asignadas en materia de SST.

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• Designar a una persona como representante de la dirección en todo lo relacionado con la SST. Las cuestiones relacionadas con los recursos y su asignación deberían revisarse periódicamente, para comprobar que los mismos siguen siendo adecuados a la política de SST y a los objetivos de la organización. A la hora de determinar las funciones y responsabilidades se deberían considerar como elementos de entrada los siguientes: • Estructura organizativa/organigrama de la organización. • Resultados de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. • Objetivos y programas de SST. • Requisitos legales y otros requisitos de aplicación. • Descripción de los trabajos. • Listas de personal cualificado. • Procedimientos de trabajo. Se deben definir funciones y responsabilidades de todo el personal que pueda tener influencia sobre el SGSST. De igual manera, la organización debe establecer los canales para comunicar funciones y responsabilidades. Las funciones y responsabilidades pueden incluirse en documentos como el manual del SGSST, procedimientos, instrucciones, fichas de puesto, etcétera.

5.1.2.1. Ejemplo de definición de funciones y responsabilidades Más allá de las atribuciones que correspondan a las personas con funciones preventivas específicas, la organización de la prevención se basa en la definición clara e inequívoca de las funciones y responsabilidades preventivas en los diferentes niveles jerárquicos de una empresa. Para definir las funciones y responsabilidad se va a partir, a modo de ejemplo, de una empresa "tipo" de tres niveles jerárquicos, con la siguiente estructura: dirección, responsables de las diferentes unidades funcionales, mandos intermedios y trabajadores. La modalidad preventiva elegida en el ejemplo es la de trabajador designado (también denominado en este caso coordinador de prevención, con el fin de no confundir la figura de trabajador designado cuando la modalidad elegida sea la concertación completa de

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la actividad preventiva con un servicio de prevención ajeno). Se ha considerado que existen también delegados de prevención y comité de SST. A continuación se muestran a título meramente de ejemplo posibles funciones y competencias de cada grupo de la organización de la empresa. Evidentemente, el mayor énfasis en unas u otras dependerá de la política de empresa. Nota: las actuaciones marcadas con asterisco (*) están recogidas en la Ley 31/1995 o en el RSP.

Dirección Es responsabilidad de la alta dirección el garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su cargo. Es la encargada de desarrollar la organización preventiva de la empresa, definiendo las funciones y responsabilidades correspondientes a cada nivel jerárquico. Es fundamental para el éxito de la acción preventiva que se implique activamente, estableciendo, a poder ser por escrito, una serie de compromisos y objetivos a cumplir. Algunos ejemplos de posibles actuaciones a seguir son: • Establecer objetivos anuales de prevención de riesgos laborales en coherencia con la política preventiva existente • Establecer la estructura organizativa necesaria y obligatoria para la realización de las actividades preventivas. (*) • Designar una persona responsable en materia de seguridad y salud, que coordine y controle las actuaciones y mantenga informada a la organización de lo más significativo en esta materia. • Establecer las competencias y las interrelaciones de cada departamento en materia de prevención de riesgos laborales. • Asignar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para conseguir los objetivos establecidos. (*) • Promover y participar en reuniones periódicas para analizar y discutir temas de seguridad y salud, y procurar tratar también estos temas en las reuniones normales de trabajo. • Visitar periódicamente los lugares de trabajo para poder estimular comportamientos eficientes, detectar deficiencias y trasladar interés por su solución. • Realizar periódicamente auditorías internas y revisiones de la política, organización y actividades de la empresa, revisando los resultados de la misma. • Mostrar interés por los accidentes laborales acaecidos y por las medidas adoptadas para evitar su repetición.

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• Reconocer a las personas sus logros, de acuerdo con los objetivos y actuaciones planteadas. • Consultar a los trabajadores en la adopción de decisiones que puedan afectar a la seguridad, salud y condiciones de trabajo. (*) • Interesarse y participar, cuando así se establezca, en las actividades preventivas establecidas. • Otras acciones que se estimen oportunas.

Responsables de las diferentes unidades funcionales Los responsables de los diferentes departamentos o unidades funcionales de la empresa son los encargados de impulsar, coordinar y controlar que todas las actuaciones llevadas a cabo en sus respectivas áreas sigan las directrices establecidas por la dirección sobre prevención de riesgos laborales. Como actuaciones específicas de este nivel jerárquico se podrían enumerar las siguientes: • Prestar la ayuda y los medios necesarios a los mandos intermedios de su unidad funcional a fin de que estos puedan desempeñar correctamente sus cometidos. A tal fin deberán asegurar que tales mandos intermedios estén debidamente formados. • Cumplir y hacer cumplir los objetivos preventivos establecidos, estableciendo los específicos para su unidad, sobre la base de las directrices recibidas. • Cooperar con las distintas unidades funcionales de la empresa a fin de evitar duplicidad o contrariedad de actuaciones. • Integrar los aspectos de SST, así como de la calidad y ambientales, en las reuniones de trabajo con sus colaboradores y en los procedimientos de actuación de la unidad. • Revisar periódicamente las condiciones de trabajo de su ámbito de actuación, de acuerdo con el procedimiento establecido. • Participar en la investigación de todos los accidentes con lesión acaecidos en su unidad funcional e interesarse por las soluciones adoptadas para evitar su repetición. • Participar en las actividades preventivas planificadas, de acuerdo con el procedimiento establecido. • Promover y participar en la elaboración de procedimientos de trabajo en aquellas tareas críticas que se realicen normal u ocasionalmente en su unidad funcional.

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• Efectuar un seguimiento y control de las acciones de mejora a realizar en su ámbito de actuación, surgidas de las diferentes actuaciones preventivas. • Otras funciones no descritas que la dirección establezca.

Mandos intermedios Entre los cometidos de los mandos intermedios podrían figurar los siguientes: • Elaborar y transmitir los procedimientos e instrucciones referentes a los trabajos que se realicen en su área de competencia. • Velar por el cumplimiento de los procedimientos e instrucciones por parte de los trabajadores a su cargo, asegurándose de que se llevan a cabo en las debidas condiciones de seguridad y salud en el trabajo. • Informar a los trabajadores afectados de los riesgos existentes en los lugares de trabajo y de las medidas preventivas y de protección a adoptar. • Analizar los trabajos que se llevan a cabo en su área, detectando posibles riesgos o deficiencias para su eliminación o minimización. • Planificar y organizar los trabajos de su ámbito de responsabilidad, considerando los aspectos preventivos a tener en cuenta. • Vigilar con especial atención aquellas situaciones críticas que puedan surgir, ya sea en la realización de nuevas tareas o en las ya existentes, para adoptar medidas correctivas inmediatas. • Investigar todos los accidentes e incidentes ocurridos en su área de trabajo de acuerdo con el procedimiento establecido y aplicar las medidas preventivas necesarias para evitar su repetición. • Formar a los trabajadores para la realización segura y correcta de las tareas que tengan asignadas y detectar las carencias al respecto. • Aplicar, en la medida de sus posibilidades, las medidas preventivas y sugerencias de mejora que propongan sus trabajadores. • Transmitir a sus colaboradores interés por sus condiciones de trabajo y reconocer sus actuaciones y sus logros. • Aplicar en plazo las medidas preventivas acordadas en su ámbito de actuación.

Trabajadores Dentro de las responsabilidades de los trabajadores se podrían incluir las siguientes:

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• Velar, según sus posibilidades y mediante el cumplimiento de las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y salud en el trabajo y por la de aquellas personas a las que pueda afectar su actividad profesional, a causa de sus actos y omisiones en el trabajo, de conformidad con su formación y las instrucciones del empresario. (*) • Usar adecuadamente, de acuerdo con su naturaleza y los riesgos previsibles, las máquinas, aparatos, herramientas, sustancias peligrosas, equipos de transporte y, en general, cualesquiera otros medios con los que desarrollen su actividad. (*) • Utilizar correctamente los medios y equipos de protección facilitados. (*) • No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que esta tenga lugar. (*) • Informar de inmediato a su superior jerárquico directo y a los trabajadores designados para realizar actividades de protección y prevención (en su caso, al servicio de prevención) acerca de cualquier situación que consideren pueda presentar un riesgo para la SST. (*) • Contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad competente con el fin de proteger la seguridad y salud de los trabajadores en el trabajo. (*) • Cooperar con sus mandos directos para poder garantizar unas condiciones de trabajo que sean seguras y no entrañen riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo. (*) • Mantener limpio y ordenado su entorno de trabajo, localizando los equipos y materiales en los lugares asignados. • Sugerir las medidas que consideren oportunas en su ámbito de trabajo para mejorar la calidad, la seguridad y la eficacia del mismo. • Otras funciones que la dirección crea conveniente y de acuerdo con el sistema preventivo aprobado, y previa consulta a los representantes de los trabajadores.

Trabajador designado El trabajador designado es la persona nombrada por la dirección para colaborar activamente en el desarrollo del plan preventivo, pudiendo compatibilizar sus funciones en esta materia con otras, en función de sus capacidades y disponibilidad. Debería tener como mínimo formación para desarrollar funciones de nivel básico (art. 35 del RSP), aunque pudiera ser recomendable que, según las circunstancias (tamaño de

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empresa, actividad, riesgos, características del plan preventivo, etc.), el trabajador designado estuviera cualificado para realizar funciones de nivel intermedio e incluso superior (artículos 36 y 37 del Reglamento de los Servicios de Prevención). Dentro de sus funciones en materia preventiva podrían figurar las siguientes: • Asesorar y apoyar las diferentes actividades preventivas establecidas. • Promover los comportamientos seguros y la correcta utilización de los equipos de trabajo y protección, y fomentar el interés y cooperación de los trabajadores en la acción preventiva. (*) • Promover, en particular, las actuaciones preventivas básicas, tales como el orden, la limpieza, la señalización y el mantenimiento general, y efectuar su seguimiento y control. (*) • Colaborar en la evaluación y el control de los riesgos generales y específicos de la empresa, efectuando visitas al efecto, atención a quejas y sugerencias, registro de datos, y cuantas funciones análogas sean necesarias. (*) • Actuar en caso de emergencia y primeros auxilios, gestionando las primeras intervenciones al efecto. (*) • Asistir y participar en las reuniones del comité de SST, cuando exista, en calidad de asesor. • Canalizar hacia la estructura de la organización la información de interés en materia preventiva, así como los resultados del desarrollo de la acción preventiva. • Facilitar la coordinación de las relaciones interdepartamentales a fin de facilitar la cooperación necesaria y evitar defectos y efectos adversos para la SST. • Revisar y controlar la documentación referente a la prevención de riesgos laborales, asegurando su disponibilidad. • Cooperar con los servicios de prevención, en su caso. (*) • Otras funciones que la dirección le asigne.

Delegados de prevención Los delegados de prevención son los representantes de los trabajadores con funciones específicas en materia de prevención de riesgos en el trabajo. Serán designados por y entre los representantes del personal. Su elección y el número viene determinado por la Ley 31/1995 o por pactos y convenios entre sectores. En algunas ocasiones sus funciones pueden ser llevadas a cabo por otros órganos constituidos a tal

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efecto. Tal y como indica la legislación son competencias y facultades de los Delegados de Prevención: • Colaborar con la dirección de la empresa en la mejora de la acción preventiva. (*) • Promover y fomentar la cooperación de los trabajadores en la ejecución de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. (*) • Ser consultados por el empresario, con carácter previo a su ejecución, acerca de cualquier decisión que pudiera tener efecto sustancial sobre la SST. (*) • Ejercer una labor de vigilancia y control sobre el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales. (*) • Asumir las competencias del comité de SST, si este no existe. (*) • Acompañar a los técnicos en las evaluaciones de carácter preventivo del medio ambiente de trabajo. (*) • Acompañar a los inspectores de Trabajo y Seguridad Social en las visitas que realicen a los centros de trabajo. (*) • Tener acceso a la información y documentación relativa a las condiciones de trabajo que sean necesarias para el ejercicio de sus funciones. (*) • Ser informados por el empresario sobre los daños producidos a la salud de los trabajadores y sobre las actividades de protección y prevención de la empresa. (*) • Realizar visitas a los lugares de trabajo para ejercer una labor de vigilancia y control del estado de las condiciones de trabajo. (*) • Comunicarse durante la jornada de trabajo con los trabajadores, sin alterar el normal desarrollo del proceso productivo. (*) • Promover mejoras en los niveles de protección de la SST. (*) • Proponer al órgano de representación de los trabajadores la adopción del acuerdo de paralización de las actividades en las que exista un riesgo grave e inminente. (*) • Acudir a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si consideran que las medidas adoptadas y los medios utilizados no son suficientes para garantizar la seguridad y salud en el trabajo. (*)

Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo El comité de SST es el órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las actuaciones de la empresa en materia de

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prevención de riesgos laborales. Debe estar formado por los delegados de prevención y por el empresario o sus representantes en número igual a los delegados de prevención. La ley indica cuándo se debe constituir y el número de componentes que debe tener. Se reunirá trimestralmente y siempre que lo solicite alguna de las representaciones en el mismo. El comité de SST tendrá las siguientes competencias: • Participar en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de los planes y programas de prevención de la empresa. A tal efecto, en su seno se debatirán los siguientes asuntos (y más en concreto, en lo referente a su incidencia en la prevención de riesgos): (*) – Los proyectos en materia de planificación, organización del trabajo e introducción de nuevas tecnologías. – La organización y desarrollo de las actividades de protección y prevención. – Proyecto y organización de la formación en materia preventiva. • Promover iniciativas sobre métodos y procedimientos para la efectiva prevención de los riesgos, proponiendo a la empresa la mejora de las condiciones o la corrección de las deficiencias existentes. (*) • Conocer directamente la situación relativa a la prevención de riesgos en el centro de trabajo, realizando a tal efecto las visitas que estime oportunas. (*) • Conocer cuántos documentos e informes relativos a las condiciones de trabajo sean necesarios para el cumplimiento de sus funciones, así como los procedentes de la actividad del servicio de prevención, en su caso. (*) • Conocer y analizar los daños producidos a la salud o a la integridad física de los trabajadores, al objeto de valorar sus causas y proponer las medidas preventivas oportunas. (*) • Conocer e informar la memoria y programación anual de los servicios de prevención. (*) • Otras funciones que el propio comité establezca.

5.1.3. Paralelismo con la legislación Según la legislación vigente, la prevención de riesgos laborales debe integrarse en el conjunto de actividades y decisiones de la empresa, sea cual sea la modalidad legal de organización preventiva elegida. Esto supone su inclusión en la organización

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existente, siendo el modelo más eficaz el que se integra en la propia organización productiva, logrando que directivos, técnicos, mandos y trabajadores asuman las responsabilidades que tienen en materia de prevención de riesgos laborales. • Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de esta Ley. […] 3. El empresario deberá cumplir las obligaciones establecidas en la normativa sobre prevención de riesgos laborales. 4. Las obligaciones de los trabajadores establecidas en esta Ley, la atribución de funciones en materia de protección y prevención a trabajadores o servicios de la empresa y el recurso al concierto con entidades especializadas para el desarrollo de actividades de prevención complementarán las acciones del empresario, sin que por ello le eximan del cumplimiento de su deber en esta materia, sin perjuicio de las acciones que pueda ejercitar, en su caso, contra cualquier otra persona.

• Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales a que se refiere el párrafo siguiente. Este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los

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procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan.

• Obligaciones de los trabajadores en materia de prevención de riesgos (artículo 29 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. Corresponde a cada trabajador velar, según sus posibilidades y mediante el cumplimiento de las medidas de prevención que en cada caso sean adoptadas, por su propia seguridad y salud en el trabajo y por la de aquellas otras personas a las que pueda afectar su actividad profesional, a causa de sus actos y omisiones en el trabajo, de conformidad con su formación y las instrucciones del empresario. 2. Los trabajadores, con arreglo a su formación y siguiendo las instrucciones del empresario, deberán en particular: 1.º Usar adecuadamente, de acuerdo con su naturaleza y los riesgos previsibles, las máquinas, aparatos, herramientas, sustancias peligrosas, equipos de transporte y, en general, cualesquiera otros medios con los que desarrollen su actividad. 2.º Utilizar correctamente los medios y equipos de protección facilitados por el empresario, de acuerdo con las instrucciones recibidas de éste. 3.º No poner fuera de funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes o que se instalen en los medios relacionados con su actividad o en los lugares de trabajo en los que ésta tenga lugar. 4.º Informar de inmediato a su superior jerárquico directo, y a los trabajadores designados para realizar actividades de protección y de prevención o, en su caso, al servicio de prevención, acerca de cualquier situación que, a su juicio, entrañe, por motivos razonables, un riesgo para la seguridad y la salud de los trabajadores. 5.º Contribuir al cumplimiento de las obligaciones establecidas por la autoridad competente con el fin de proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo. 6.º Cooperar con el empresario para que éste pueda garantizar unas condiciones de trabajo que sean seguras y no entrañen riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores. 3. El incumplimiento por los trabajadores de las obligaciones en materia de prevención de riesgos a que se refieren los apartados anteriores tendrá la consideración de incumplimiento laboral a los efectos previstos en el artículo 58.1

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del Estatuto de los Trabajadores o de falta, en su caso, conforme a lo establecido en la correspondiente normativa sobre régimen disciplinario de los funcionarios públicos o del personal estatutario al servicio de las Administraciones públicas. Lo dispuesto en este apartado será igualmente aplicable a los socios de las cooperativas cuya actividad consista en la prestación de su trabajo, con las precisiones que se establezcan en sus Reglamentos de Régimen Interno.

• Plan de prevención de riesgos laborales (artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. El Plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales. El Plan de prevención de riesgos laborales debe ser aprobado por la dirección de la empresa, asumido por toda su estructura organizativa, en particular por todos sus niveles jerárquicos, y conocido por todos sus trabajadores. 2. El Plan de prevención de riesgos laborales habrá de reflejarse en un documento que se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores, e incluirá, con la amplitud adecuada a la dimensión y características de la empresa, los siguientes elementos: a. La identificación de la empresa, de su actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo y el número de trabajadores y sus características con relevancia en la prevención de riesgos laborales. b. La estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades que asume cada uno de sus niveles jerárquicos y los respectivos cauces de comunicación entre ellos, en relación con la prevención de riesgos laborales. c. La organización de la producción en cuanto a la identificación de los distintos procesos técnicos y las prácticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relación con la prevención de riesgos laborales. d. La organización de la prevención en la empresa, indicando la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existentes. e. La política, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa, así como los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de los que va a disponer al efecto.

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5.2. Competencia, formación y toma de conciencia 5.2.1. Requisito OHSAS La organización debe asegurarse de que cualquier persona que trabaje para ella y que realice tareas que puedan causar impactos en la SST, sea competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuadas, y deben mantener los registros asociados. La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestión de la SST. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para que las personas que trabajan para ella sean conscientes de: a) las consecuencias para la SST reales o potenciales, de sus actividades laborales, de su comportamiento y de los beneficios para la SST de un mejor desempeño personal; b) sus funciones y responsabilidades y la importancia de lograr la conformidad con la política y procedimientos de SST y con los requisitos del sistema de gestión de la SST, incluyendo los requisitos de la preparación y respuesta ante emergencias; c) las consecuencias potenciales de desviarse de los procedimientos especificados. Los procedimientos de formación deben tener en cuenta los diferentes niveles de: a) responsabilidad, aptitud, dominio del idioma y alfabetización; y b) riesgo.

5.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Adicionalmente, para los propósitos de este elemento de OHSAS, es conveniente definir los siguientes conceptos: • Competencia: aplicación de conocimientos, habilidades y comportamiento en el desempeño.

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• Formación: proceso que proporciona y desarrolla conocimientos, habilidades y comportamientos para cumplir los requisitos. La organización debería asegurarse de que las personas bajo su control trabajen de manera segura y de que: • Sean conscientes de sus riesgos de SST. • Sean conscientes de sus funciones y responsabilidades en SST. • Dispongan de la competencia necesaria en SST. • Reciben la formación necesaria en materia de SST. Los objetivos de una organización para la mejora continua, incluyendo el rendimiento de su personal, pueden estar afectados por un cierto número de factores internos y externos; entre ellos, cambios en los mercados, la tecnología, la innovación, y en los requisitos de clientes y otras partes interesadas. Tales cambios pueden requerir que una organización analice sus necesidades relacionadas con la competencia. La figura 5.1 muestra cómo la formación podría ser seleccionada como un medio eficaz para tratar estas necesidades.

Novedades para la mejora

Análisis de las necesidades de formación

Otras necesidades

Necesidades relacionadas con la competencia

Otras necesidades

Necesidades de formación

Formación

Figura 5.1. Formación como medio eficaz para la mejora continua

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5.2.2.1. Competencia y formación Del análisis de las diferentes definiciones existentes sobre competencias puede concluirse que las competencias: • Son características permanentes de la persona. • Se ponen de manifiesto cuando se ejecuta una tarea o se realiza un trabajo. • Están relacionadas con la ejecución exitosa de una actividad, sea laboral o de otra índole. • Tienen una relación causal con el rendimiento laboral, es decir, no están solamente asociadas con el éxito, sino que se asume que realmente lo causan. • Pueden ser generalizables a más de una actividad. En materia de SST, la organización debería determinar los requisitos de competencia relacionados con las actividades que puedan tener impacto en la SST. La organización debería determinar los requisitos de competencia individualmente, y debería prestar especial atención a las siguientes figuras: • Personal que realiza las identificaciones de peligros y evaluaciones de riesgos. • Personal que realiza las investigaciones de incidentes. • Personal que realiza las auditorías. • Personal designado por la dirección. Todo el personal de la organización debe ser competente antes de desempeñar tareas que puedan tener impacto en la SST. Asimismo, deberían considerarse requisitos de competencia en SST antes de contratar personal. Además, la organización debería mantener registros sobre la competencia del personal. La implicación del personal cuya competencia está siendo desarrollada como parte del proceso, puede dar como resultado que este personal tenga un mayor sentido de propiedad del proceso, obteniéndose así que asuma más responsabilidades en el aseguramiento de su éxito. La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestión de la SST. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados.

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Un proceso de formación planificado y sistemático puede hacer una contribución importante, ayudando a una organización a mejorar sus capacidades y a cumplir sus objetivos de SST.

5.2.2.2. Proceso de competencia y formación El proceso representado en la figura 5.2 puede ayudar en el cumplimiento de los requisitos de competencia y formación:

1. Definir las necesidades de la formación

4. Evaluar los resultados de la formación

SEGUIMIENTO

2. Diseñar y planificar la formación

3. Proporcionar la formación

Figura 5.2. Proceso para el cumplimiento de los requisitos de competencia y formación

Definición de las necesidades de formación El proceso de formación conviene que se inicie después de que se haya realizado un análisis de las necesidades de la organización y hayan sido registrados sus resultados relacionados con la competencia. Derivada de la definición de competencias necesarias para cada tarea que pueda afectar a la SST, es conveniente que la organización evalúe la competencia del personal que realice dichas tareas, y desarrolle planes para eliminar cualquier carencia de competencia que pudiera existir. La definición debería basarse en un análisis de las necesidades presentes y expectativas de la organización, comparadas con la competencia existente de su personal.

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El propósito de esta etapa debería ser: • Definir las carencias entre la competencia existente y la requerida. • Definir la formación que necesitan los empleados cuya competencia en el momento no alcanza la requerida para las tareas. • Documentar las necesidades de formación especificadas. Debería realizarse el análisis de las carencias halladas entre las competencias existentes y las requeridas, para determinar si estas pueden eliminarse mediante formación o si pudieran ser necesarias otras acciones. Definición de las necesidades de la organización Es conveniente que las políticas de formación de la organización, los requisitos del SGSST, el resultado de la identificación de peligros y evaluación de riesgos, los recursos, etcétera, sean considerados como un elemento de entrada para la definición de las necesidades de formación cuando se realice la misma, con el fin de asegurar que la formación requerida estará dirigida hacia el cumplimiento de las necesidades de la organización. Definición y análisis de los requisitos de competencia Conviene que los requisitos de competencia estén documentados. Esta documentación puede revisarse periódicamente, o según sea necesario, cuando se hagan las asignaciones de trabajo y se evalúen las prestaciones. La definición de las futuras necesidades de una organización relativas a sus objetivos de SST, incluyendo la competencia requerida de su personal, puede derivarse de una variedad de fuentes internas y externas, tales como: • Un cambio organizativo o tecnológico que afecte a los procesos de trabajo o impacte sobre los niveles de riesgos de la organización. • Los datos registrados de procesos de formación anteriores o actuales. • La valoración de la organización sobre la competencia del personal para realizar las tareas especificadas. • Los registros del movimiento o las fluctuaciones estacionales relativos al personal temporal. • La certificación interna o externa necesaria para la realización de tareas específicas. • La legislación, reglamentos, normas.

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Revisión de la competencia Conviene que se realice una revisión regular de los documentos que identifiquen la competencia requerida para cada proceso y los registros que identifican la competencia para cada empleado. Esta revisión está relacionada con los requisitos de la tarea y la prestación de esta. Entre los métodos utilizados para la revisión de la competencia podrían incluirse: • Entrevistas/cuestionarios con los empleados y mandos. • Observaciones. • Discusiones de grupo. Definición de las carencias de competencia Conviene que se realice una comparación entre las competencias existentes y las requeridas, para definir y registrar las carencias de competencia. Identificación de soluciones para eliminar las carencias de competencia Las soluciones para eliminar las carencias de competencia podrían encontrarse por medio de la formación u otras acciones de la organización, tales como el rediseño de procesos, contratación de personal completamente formado, contratación externa, mejora de otros recursos, rotación de trabajos o modificación de los procedimientos de trabajo. Definición de la especificación de las necesidades de formación Cuando se elige una solución de formación para eliminar las carencias de competencia, deberían especificarse y documentarse las necesidades de formación. La especificación de las necesidades de formación debería documentar los objetivos y los resultados esperados de la formación. Los elementos de entrada para la especificación de las necesidades de formación deberían obtenerse de la lista de requisitos de competencia mostrada en el apartado 5.2.2.1, de los resultados de formación previa, de las carencias de competencias actuales y de las solicitudes de acciones correctivas. Este documento debería formar parte de la especificación del plan de formación e incluir un registro de los objetivos de la organización, que serán considerados como elementos de entrada para el diseño y planificación de la formación y para el seguimiento del proceso de formación.

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Diseño y planificación de la formación La etapa de diseño y planificación proporciona las bases para la especificación del plan de formación.

Definición de las limitaciones Se deberían determinar y enumerar los elementos pertinentes que limitan el proceso de formación. Estos podrían incluir: • Requisitos reglamentarios impuestos por la legislación. • Requisitos de la política, incluyendo aquellos relacionados con los recursos humanos, impuestos por la organización. • Consideraciones financieras. • Requisitos de programación y calendarios. • Disponibilidad, motivación y capacidad de los individuos para ser formados. • Factores tales como la disponibilidad de recursos en la empresa para realizar la formación o la disponibilidad de proveedores de formación reconocidos. La lista de limitaciones se debería utilizar en la selección de métodos de formación y proveedores de formación, y para el desarrollo de una especificación del plan de formación. Métodos de formación y criterios de selección Se deberían enumerar los métodos potenciales de formación que cumplan las necesidades de formación. La forma apropiada de formación dependerá de los recursos, las limitaciones y los objetivos enumerados. Los métodos de formación podrían incluir: • Cursos y talleres dentro o fuera del lugar habitual de trabajo. • Aprendizajes. • Tutor y consejero en el trabajo. • Autoformación. • Enseñanza a distancia. Se deberían definir y documentar los criterios para la selección de los métodos apropiados, o una combinación de los mismos. Estos pueden incluir:

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• Fecha y lugar. • Instalaciones. • Costes. • Objetivos de la formación. • Grupo objetivo de aprendices (por ejemplo, categoría profesional prevista o actual, experto específico o experiencia, número máximo de participantes). • Duración de la formación y secuencia de implementación. • Formas de valoración, evaluación y certificación. Especificación del plan de formación Se debería establecer una especificación del plan de formación con el objetivo de negociar con un potencial proveedor de formación la prestación de procesos de formación específicos, por ejemplo: entrega del contenido específico de formación. Una especificación del plan de formación es apropiada en relación a establecer un conocimiento claro de las necesidades de la organización, los requisitos de formación y los objetivos de la formación que definen lo que los alumnos serán capaces de lograr como resultado de la formación. Los objetivos de la formación deberían estar basados en las expectativas de competencia desarrolladas en la especificación para las necesidades de formación con el objeto de asegurar la prestación eficaz de formación y para crear una comunicación abierta y clara. La especificación debería considerar lo siguiente: • Objetivos y requisitos de la organización. • Especificación de las necesidades de formación. • Objetivos de la formación. • Prácticas (por grupos o por personas). • Métodos de formación y resumen del contenido. • Requisitos de calendario, tales como duración, fechas e hitos significativos. • Requisitos de recursos, tales como material para formación y personal. • Requisitos financieros

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• Criterios y métodos desarrollados para la evaluación de los resultados de la formación para medir los puntos siguientes: – Satisfacción de los alumnos. – Adquisición de conocimientos, destreza y comportamiento de los alumnos. – Características del trabajo de prácticas. – Satisfacción de la gestión de las prácticas. – Impacto sobre la organización de las prácticas. – Procedimientos para vigilar el proceso de formación. Selección de un proveedor de formación Cualquier proveedor potencial de formación, interno o externo, debería estar sometido a un examen crítico antes de ser seleccionado para impartir la formación. Este examen puede incluir la información escrita sobre el proveedor (por ejemplo, catálogos, folletos) e informes de evaluación del proveedor. El examen debería estar basado en la especificación del plan de formación y en las limitaciones identificadas.

Prestación de la formación Es responsabilidad del proveedor de la formación realizar todas las actividades declaradas en la especificación del plan de formación para la prestación de la misma. Sin embargo, a la vez que se proporcionan los recursos necesarios para asegurar los servicios del proveedor de formación, el papel de la organización en lo referente a apoyar y facilitar la formación podría incluir: • Apoyo tanto al alumnado como al profesorado. • Vigilancia de la calidad de la formación impartida. El éxito de las actividades depende de la eficacia de las interacciones entre la organización, el proveedor de formación y el alumnado.

Evaluación de los resultados de la formación El propósito de la evaluación es confirmar que se han cumplido los objetivos de formación y organizativos, es decir, que la formación ha sido eficaz. Los datos de partida para la evaluación de los resultados de la formación son las especificaciones para las necesidades de formación y para el plan de formación, y los registros de la prestación de la formación.

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A menudo, los resultados de la formación no pueden ser analizados y validados en su totalidad hasta que los alumnos puedan ser observados y probados durante el trabajo. Dentro de un período de tiempo especificado después de que el alumno haya completado la formación, la dirección de la organización debería asegurarse de que se realiza una evaluación para comprobar el nivel de competencia adquirido. Las evaluaciones deberían realizarse sobre las bases a corto y largo plazo: • A corto plazo, la información de retroalimentación obtenida del alumnado debería ser acerca de los métodos de formación, recursos empleados, y conocimientos y destrezas adquiridos como resultado de la formación • A largo plazo se debería evaluar la mejora de las prestaciones del trabajo y de la productividad del alumnado. La evaluación debería ser realizada sobre la base de los criterios establecidos.

5.2.2.3. Toma de conciencia La organización debería dotar al personal bajo su control del conocimiento suficiente acerca de: • La necesidad del cumplimiento de la política de SST. • La necesidad de ajustarse a los procedimientos. • Los procedimientos de emergencia. • Las consecuencias de sus acciones y comportamientos en relación con los riesgos. • Los beneficios de la mejora de los resultados en materia de SST.

5.2.3. Paralelismo con la legislación 5.2.3.1. Competencia Si bien no son muchos los casos en que la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención hacen referencia al término competencia, es de destacar que lo hacen en uno de los apartados más cruciales: la evaluación de riesgos.

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• Contenido general de la evaluación (artículo 4 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La evaluación inicial de los riesgos que no hayan podido evitarse deberá extenderse a cada uno de los puestos de trabajo de la empresa en que concurran dichos riesgos. Para ello, se tendrán en cuenta: a. Las condiciones de trabajo existentes o previstas, tal como quedan definidas en el apartado 7 del artículo 4 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. b. La posibilidad de que el trabajador que lo ocupe o vaya a ocuparlo sea especialmente sensible, por sus características personales o estado biológico conocido, a alguna de dichas condiciones. […] 2. A partir de dicha evaluación inicial, deberán volver a evaluarse los puestos de trabajo que puedan verse afectados por: a. La elección de equipos de trabajo, sustancias o preparados químicos, la introducción de nuevas tecnologías o la modificación en el acondicionamiento de los lugares de trabajo. b. El cambio en las condiciones de trabajo. c. La incorporación de un trabajador cuyas características personales o estado biológico conocido lo hagan especialmente sensible a las condiciones del puesto. 3. La evaluación de los riesgos se realizará mediante la intervención de personal competente, de acuerdo con lo dispuesto en el capítulo VI de esta norma.

Donde realmente la legislación recoge temas específicos de competencias es en la normativa de desarrollo de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; veamos algunos ejemplos: • Formación de los trabajadores (artículo 13 del Real Decreto 396/2006, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto): 1. De conformidad con el artículo 19 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, el empresario deberá garantizar una formación apropiada para todos los trabajadores que estén, o puedan estar, expuestos a polvo que contenga amianto. Esta formación no tendrá coste alguno para los trabajadores y deberá impartirse antes de que inicien sus actividades u operaciones con amianto y cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñen o se introduzcan

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nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo, repitiéndose, en todo caso, a intervalos regulares. 2. El contenido de la formación deberá ser fácilmente comprensible para los trabajadores. Deberá permitirles adquirir los conocimientos y competencias necesarios en materia de prevención y de seguridad, en particular en relación con: a. las propiedades del amianto y sus efectos sobre la salud, incluido el efecto sinérgico del tabaquismo; b. los tipos de productos o materiales que puedan contener amianto; c. las operaciones que puedan implicar una exposición al amianto y la importancia de los medios de prevención para minimizar la exposición; d. las prácticas profesionales seguras, los controles y los equipos de protección; e. la función, elección, selección, uso apropiado y limitaciones de los equipos respiratorios; f. en su caso, según el tipo de equipo utilizado, las formas y métodos de comprobación del funcionamiento de los equipos respiratorios; g. los procedimientos de emergencia; h. los procedimientos de descontaminación; i. la eliminación de residuos; j. las exigencias en materia de vigilancia de la salud.

• Obligaciones generales (artículo 3 del Real Decreto 1389/1997, por el que se aprueban las disposiciones mínimas destinadas a proteger la seguridad y la salud de los trabajadores en las actividades mineras): 1. Con objeto de garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores, el empresario deberá tomar las medidas necesarias para que: a. Los lugares de trabajo sean diseñados, construidos, equipados, puestos en servicio, utilizados y mantenidos de forma que los trabajadores puedan efectuar las tareas que se les encomienden sin comprometer su seguridad, ni su salud, ni las de los demás trabajadores. b. El funcionamiento de los lugares de trabajo donde haya trabajadores cuente con la supervisión de una persona responsable.

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c. Los trabajos que impliquen un riesgo específico solamente se encomienden a trabajadores competentes y dichos trabajos se ejecuten conforme a las instrucciones dadas. d. Todas las instrucciones de seguridad sean comprensibles para todos los trabajadores afectados. e. Existan instalaciones adecuadas para los primeros auxilios. f. Se realicen las prácticas de seguridad necesarias a intervalos regulares.

• Comprobación de los equipos de trabajo (artículo 4 del Real Decreto 1215/1997, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo): 1. El empresario adoptará las medidas necesarias para que aquellos equipos de trabajo cuya seguridad dependa de sus condiciones de instalación se sometan a una comprobación inicial, tras su instalación y antes de la puesta en marcha por primera vez, y a una nueva comprobación después de cada montaje en un nuevo lugar o emplazamiento, con objeto de asegurar la correcta instalación y el buen funcionamiento de los equipos. 2. El empresario adoptará las medidas necesarias para que aquellos equipos de trabajo sometidos a influencias susceptibles de ocasionar deterioros que puedan generar situaciones peligrosas estén sujetos a comprobaciones y, en su caso, pruebas de carácter periódico, con objeto de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de seguridad y de salud y de remediar a tiempo dichos deterioros. Igualmente, se deberán realizar comprobaciones adicionales de tales equipos cada vez que se produzcan acontecimientos excepcionales, tales como transformaciones, accidentes, fenómenos naturales o falta prolongada de uso, que puedan tener consecuencias perjudiciales para la seguridad. 3. Las comprobaciones serán efectuadas por personal competente. 4. Los resultados de las comprobaciones deberán documentarse y estar a disposición de la autoridad laboral. Dichos resultados deberán conservarse durante toda la vida útil de los equipos. Cuando los equipos de trabajo se empleen fuera de la empresa, deberán ir acompañados de una prueba material de la realización de la última comprobación. 5. Los requisitos y condiciones de las comprobaciones de los equipos de trabajo se ajustarán a lo dispuesto en la normativa específica que les sea de aplicación.

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5.2.3.2. Formación La Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales, en sus artículos 18 y 19 establece la obligatoriedad de que todos los trabajadores reciban información y formación suficientes y adecuadas en materia preventiva. En concreto, establece que se deberán tomar las medidas pertinentes para que los trabajadores reciban información respecto a: a) Los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función. b) Las medidas y actividades de prevención y protección aplicables a los riesgos señalados en el apartado anterior. c) Las medidas adoptadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la presente Ley [esto es, en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación]. La información tiene como finalidad dar a conocer a los trabajadores su medio de trabajo y todas las circunstancias que lo rodean, concretándolas en los posibles riesgos, su gravedad y las medidas de protección y prevención adoptadas. Pero la información ha de ser bidireccional. También los trabajadores tienen el deber de informar de inmediato a su superior jerárquico y a los trabajadores designados para realizar actividades preventivas, o al servicio de prevención cuando exista, acerca de cualquier situación que, a su juicio, entrañe un riesgo para la seguridad y salud de los trabajadores. El tipo de empresa, el tipo de contrato o la inexistencia de representantes de trabajadores no exime a los empresarios de sus obligaciones de información. • Información, consulta y participación de los trabajadores (artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. A fin de dar cumplimiento al deber de protección establecido en la presente Ley, el empresario adoptará las medidas adecuadas para que los trabajadores reciban todas las informaciones necesarias en relación con: a. Los riesgos para la seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función. b. Las medidas y actividades de protección y prevención aplicables a los riesgos señalados en el apartado anterior.

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c. Las medidas adoptadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la presente Ley [esto es, en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación].

En las empresas que cuenten con representantes de los trabajadores, la información a que se refiere el presente apartado se facilitará por el empresario a los trabajadores a través de dichos representantes; no obstante, deberá informarse directamente a cada trabajador de los riesgos específicos que afecten a su puesto de trabajo o función y de las medidas de protección y prevención aplicables a dichos riesgos. En cuanto a la formación, se deberá garantizar que todo el personal de la empresa reciba una formación suficiente en materia preventiva dentro de su jornada laboral, tanto en el momento de su contratación como cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñen o se introduzcan nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo, esto independientemente de la modalidad o duración del contrato. Con la formación se pretende desarrollar las capacidades y aptitudes de los trabajadores para la correcta ejecución de las tareas que les son encomendadas. Pero hay que tener en cuenta que un objetivo esencial de las acciones informativas y formativas bien planificadas es también lograr un cambio favorable de actitudes, para que tanto mandos como trabajadores se impliquen y asuman que la prevención de riesgos laborales es esencial para el logro de un trabajo bien hecho. • Formación de los trabajadores (artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva, tanto en el momento de su contratación, cualquiera que sea la modalidad o duración de esta, como cuando se produzcan cambios en las funciones que desempeñe o se introduzcan nuevas tecnologías o cambios en los equipos de trabajo. La formación deberá estar centrada específicamente en el puesto de trabajo o función de cada trabajador, adaptarse a la evolución de los riesgos y a la aparición de otros nuevos y repetirse periódicamente, si fuera necesario. 2. La formación a que se refiere el apartado anterior deberá impartirse, siempre que sea posible, dentro de la jornada de trabajo o, en su defecto, en otras horas pero con el descuento en aquella del tiempo invertido en la misma. La formación se podrá impartir por la empresa mediante medios propios o concertándola con servicios ajenos, y su coste no recaerá en ningún caso sobre los trabajadores.

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La información y formación adecuadas harán que el trabajador sea consciente de los riesgos que corre en la ejecución de su trabajo, y conozca las medidas preventivas dispuestas, así como su correcta utilización o ejecución. Si bien es cierto que la información y formación en prevención de riesgos laborales debe realizarse utilizando vías directas de comunicación verbal, mucho más ágiles, personalizadas y clarificadoras, es importante que se constaten también por escrito, apoyando y recalcando aquellos aspectos claves considerados críticos por las consecuencias que se deriven de actuaciones incorrectas u omisiones.

5.2.3.3. Toma de conciencia La legislación aborda a lo largo de todo su recorrido la necesidad de generar una sensibilización en los temas relativos a prevención de riesgos laborales. Sólo es necesario echar un vistazo a la introducción de la propia Ley de Prevención de Riesgos Laborales y al recorrido que ha tenido esta hasta nuestros días.

Conceptos importantes • El éxito de la implementación, funcionamiento y mantenimiento del sistema depende del compromiso de todas las personas bajo el control de la organización. • La alta dirección deberá poner a disposición los recursos necesarios para el cumplimiento de los compromisos con la política de SST, asegurar la sensibilización en materia de SST de todo el personal, asegurar la autoridad para cumplir con las funciones asignadas en materia de SST y designar a una persona como representante de la dirección en las cuestiones relacionadas con la SST. • Se deben definir funciones y responsabilidades de todo el personal que pueda tener influencia sobre el SGSST. De igual manera, la organización debe establecer los canales para comunicar funciones y responsabilidades. • A la hora de determinar las funciones y responsabilidades se deberían considerar: estructura organizativa / organigrama de la organización, resultados de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos, objetivos y programas de SST, requisitos legales y otros requisitos de aplicación, descripción de los trabajos, listas de personal cualificado y procedimientos de trabajo. • La organización debería asegurar que las personas bajo su control trabajan de manera segura y que son conscientes de sus riesgos de SST, que son conscientes

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de sus funciones y responsabilidades de SST, que disponen de la competencia necesaria en SST y que reciben la formación necesaria en materia de SST. • Todo el personal de la organización debe ser competente antes de desempeñar tareas que puedan tener impacto en la SST. Asimismo, se tendrán en cuenta requisitos de competencia en SST antes de contratar personal. • La organización debería mantener registros sobre la competencia del personal. • La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus riesgos para la SST y su sistema de gestión de la SST. Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, evaluar la eficacia de la formación o de las acciones tomadas, y debe mantener los registros asociados. • Conviene que se realice una revisión regular de los documentos que identifiquen la competencia requerida para cada proceso y de los registros que identifican la competencia para cada empleado. • El proceso de formación debe realizarse siguiendo cuatro fases: definir las necesidades de formación, diseñar y planificar la formación, proporcionar la formación y evaluar los resultados de la formación. • La organización debería dotar al personal bajo su control del conocimiento suficiente acerca de la necesidad del cumplimiento de las políticas de SST, la necesidad de ajustarse a los procedimientos, las consecuencias de sus acciones y comportamientos en relación con los riesgos, y los beneficios de la mejora de los resultados en materia de SST.

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Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de documentos

Este capítulo continúa con la fase de implantación, abordando tres requisitos OHSAS. En primer lugar, se hace referencia a la comunicación, participación y consulta, donde se recoge la necesidad de establecer y mantener procedimientos que permitan la comunicación, tanto interna como externa, y procedimientos que fomenten la participación y consulta de los trabajadores en aspectos vinculados con su seguridad y salud en el trabajo. A continuación, se abordan otros dos requisitos: la documentación y el control de los documentos. Dada la gran interrelación existente entre ellos, dichos requisitos se analizan de forma conjunta en la segunda parte del capítulo. Siguiendo la misma estructura que en los capítulos anteriores, en este se recogen las exigencias OHSAS, se efectúa una interpretación de los mismos y, finalmente, se hace una comparación entre la exigencia OHSAS y la legislación española.

6.1. Comunicación, participación y consulta 6.1.1. Requisito OHSAS Comunicación En relación con sus peligros para la SST y su sistema de gestión de la SST, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización; b) la comunicación con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo;

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c) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas. Participación y consulta La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) la participación de los trabajadores mediante su: • adecuada involucración en la identificación de los peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles; • adecuada participación en la investigación de incidentes; • involucración en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de SST; • consulta cuando haya cualquier cambio que afecte a su SST; • representación en los temas de SST. Se debe informar a los trabajadores acerca de sus acuerdos de participación, incluido quién o quiénes son sus representantes en temas de SST. b) la consulta con los contratistas cuando haya cambios que afecten a su SST. La organización debe asegurarse de que, cuando sea apropiado, se consulte a las partes interesadas externas sobre los temas de SST pertinentes.

6.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento La organización debería fomentar la participación en materia de SST a través de la comunicación y la consulta, teniendo en cuenta lo siguiente: • Los procedimientos de comunicación deberían asegurar que la información pertinente de SST se proporciona a todas las personas relevantes, y que estas la reciben y la entienden. • Los procedimientos de participación deberían tratar la necesidad de cooperación activa y continua de los trabajadores en el desarrollo y revisión de las prácticas de SST. Asimismo, deberá elaborar procedimientos para consultar con los contratistas y otras partes interesadas externas cuando sea apropiado.

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6.1.2.1. Algunas consideraciones respecto a la comunicación Las relaciones que se dan entre los miembros de una organización se establecen gracias a la comunicación; en esos procesos de intercambio se asignan y se delegan funciones, se establecen compromisos, y se le encuentra sentido a formar parte de ella. Toda institución debe priorizar dentro de su estructura organizacional un sistema de comunicaciones e información que dinamice los procesos a nivel interno para que se promueva la participación, la integración y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. La organización debería comunicar de manera eficaz la información relativa a sus peligros de SST y a su sistema de gestión de la SST a todas las personas afectadas por el sistema de gestión. De igual manera, se deberían establecer procedimientos para recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de las partes externas interesadas.

Definición del concepto de comunicación La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre sí, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones, con el fin de influirse mutuamente. Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema” (Katz y Khan,1986) y “el cemento que mantiene unidas las unidades de la organización” (Lucas Marín, 1997), pero la comunicación no debe ser entendida únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización, sino también como un recurso, un activo que hay que gestionar. Sea como sea, el mensaje o mensajes se transmiten siempre de la misma manera, basándose en los mismos elementos del proceso que son (véase la figura 6.1): • Emisor: elemento que genera la información y dirige todo su proceso. • Canal: vía por donde discurre la información. • Código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios. • Receptor: elemento que recibe la información e intenta comprender su significado.

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Quién

Dice qué

En qué forma

Quién

Emisor

Código

Canal

Receptor

Con qué efecto Información de retorno o retroinformación

Figura 6.1. Proceso de la comunicación

Comunicación personal efectiva Se puede considerar que una comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal, escogiendo el momento, las palabras y la actitud apropiada. El mensaje que se desea comunicar ha de llegar a la persona o grupos considerados apropiados para recibirlo y, seguidamente, producir el cambio de conducta esperado en el receptor. La comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del individuo y este usa su sistema comunicativo para: • Recibir y transmitir mensajes y obtener información. • Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros. • A nivel interno, iniciar y modificar procesos fisiológicos. • Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externos. Los principales requisitos de la comunicación efectiva son los siguientes: • Claridad: la comunicación debe ser clara. Para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla deben ser accesibles para quien va dirigida. • Integridad: la comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, a fin de lograr el mantenimiento de la cooperación necesaria para la realización de objetivos.

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• Aprovechamiento de la organización informal: la comunicación es más efectiva cuando la dirección utiliza la organización informal para suplir canales de información formal. • Equilibrio: todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados. • Moderación: la comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información puede ocasionar burocracia e ineficiencia. • Difusión: toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse preferentemente por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario. • Evaluación: los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente.

Barreras de la comunicación En ocasiones, la comunicación encuentra dificultades para llegar a buen fin debido a que existen inconvenientes que limitan su eficacia. Las principales barreras son las siguientes: • Psicológicas: – Emociones. – Valores. – Hábitos de conducta. – Percepciones. • Físicas: – Ruidos. • Semánticas: – Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados. • Otros: – Interrupciones. – Cambios de tema. – Tangencializaciones.

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– Falta de atención del receptor (no escuchar). – Interpretaciones erróneas. – Responder a una pregunta con otra pregunta. – Asignación de estereotipos a personas o situaciones.

Clasificación general de la comunicación Existen varias clasificaciones de la comunicación, las cuales se comentan a continuación. En primer lugar, la comunicación se clasifica en directa o indirecta: • Es directa cuando se efectúa sin elemento intermediario entre emisor y receptor: un diálogo, un conferenciante ante un auditorio, etcétera. • Es indirecta cuando no se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor y se interpone un intermediario: un documento, un escrito, un casete, etcétera. En la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional. Así hablaremos de: • Comunicación intrapersonal: cuando se trata de una comunicación del individuo consigo mismo. • Comunicación interpersonal: cuando nos referimos a una comunicación dentro de un grupo. • Comunicación intergrupal: cuando se establece entre dos o más grupos. Existen otros criterios de clasificación de la comunicación, como, por ejemplo, los siguientes: • Según los canales que sigue la comunicación y su contenido: – Formal: se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales. Lleva un contenido querido y ordenado por la empresa. (correspondencia, instructivos, manuales, etc.). – Informal: surge de los grupos informales de la organización (sin autoridad) y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Este tipo de comunicación es de gran importancia, ya que por sus características puede llegar a influir más que la comunicación formal. (comentarios, chismes, rumores, opiniones, etc.).

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• Según el receptor: – Individual: cuando va dirigida a una persona en concreto. – Genérica: cuando va dirigida a un grupo sin precisar nombres de personas. • Según la obligatoriedad esperada en la respuesta: – Imperativa: exige una respuesta precisa. – Exhortativa: espera una acción sin imponerla obligatoriamente. – Informativa: simplemente comunica algo, sin señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato. • Según su canal de expresión: – Oral. – Escrita. – Gráfica. • Según su sentido: – Vertical: cuando fluye de un nivel jerárquico superior a uno inferior (órdenes o instrucciones) o viceversa, de un nivel inferior a otro superior (quejas, reportes, sugerencias). – Horizontal: se da en niveles jerárquicos semejantes: memorandos, circulares, informes de juntas, etcétera.

Comunicación organizacional interna La comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal. Comunicación organizacional formal La acción coordinada y el trabajo en equipo contribuirán a lograr los objetivos estratégicos. Los procesos de comunicación permiten a la organización mantener la coordinación entre sus distintas partes y alcanzar así su característica esencial: la de ser un sistema (Katz y Khan, 1986). La comunicación es además un instrumento de cambio, ya que permite la introducción, difusión, aceptación e interiorización de los nuevos valores y pautas de gestión que acompañan el desarrollo organizacional.

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Los trabajadores, a su vez, necesitan estar informados para sentirse parte activa de la organización, y que su participación reciba el adecuado reconocimiento. De este modo, la comunicación, al incrementar la posibilidad de participación, favorecer las iniciativas y movilizar la creatividad, se convierte en un factor de integración, motivación y desarrollo personal. Todo ello contribuirá a una mejora de la calidad de vida laboral y a la calidad del producto ofrecido por la organización; por ello, la comunicación aparece como elemento fundamental de partida en la búsqueda de la calidad total. La buena gestión de una comunicación interna debe alcanzar un objetivo básico: cubrir las necesidades de comunicación que presentan los individuos o grupos que conforman la organización. La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización; la comunicación debe fluir en todos los sentidos (véase la figura 6.2): • Comunicación descendente (de la dirección hacia el personal): los gerentes y supervisores deben asegurarse de que los empleados cuenten con la información necesaria para hacer su trabajo de forma efectiva. Los mensajes que circulan de arriba abajo se refieren casi siempre a peticiones de información de rutina; también puede tratarse de órdenes, instrucciones o decisiones específicas relativas a acciones a encarar, medidas de organización o medidas personales. La comunicación descendente se caracteriza por poseer un contenido muy específico: transmite mensajes predominantemente relacionados con la ejecución y valoración de la tarea, órdenes y especificaciones de trabajo relacionadas con las funciones a realizar, los objetivos a alcanzar, las líneas de acción que conviene respetar, el nivel de cumplimiento de la tarea. Esta comunicación da prioridad a los intereses de la organización y descuida muchas veces el nivel socio-integrativo. Otros problemas que suelen aparecer en la comunicación descendente son la ambigüedad, imprecisión y vaguedad de los mensajes o la contradicción entre órdenes emitidas. • Comunicación ascendente (del personal hacia la dirección): los gerentes deben asegurarse de que los empleados cuenten con los mecanismos necesarios de comunicación y se vean obligados a mantenerlos informados acerca de los asuntos organizacionales y de negocios. Los mensajes que circulan de abajo a arriba se refieren a las informaciones de rutina necesarias para el trabajo en los diferentes niveles de la empresa. Este tipo de comunicación es de vital importancia en las organizaciones basadas en la información. Muchas de las deficiencias o puntos débiles de este tipo de comunicación podrían evitarse recurriendo al feedback. La comunicación

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Comunicación ascendente

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Comunicación descendente

Comunicación horizontal

Figura 6.2. Sentidos de la comunicación

ascendente se convierte en una herramienta que proporciona una retroalimentación importante sobre la efectividad de las comunicaciones descendentes y sobre los problemas de la organización. Permite a los trabajadores plantear sugerencias para la solución de problemas o propuestas de mejora. Para generar información útil desde abajo principalmente se requiere hacer dos cosas: la dirección debe facilitar la comunicación ascendente y debe motivar a sus empleados a proporcionar informaciones válidas. Su buen funcionamiento hace que los empleados perciban un interés real de los superiores hacia ellos, disminuyendo las presiones de trabajo y la tensión de las relaciones interpersonales. • Comunicación horizontal (entre personal de igual jerarquía): este tipo de comunicación fluye entre los miembros de la organización que se encuentran en el mismo nivel de jerarquía. La comunicación entre compañeros tiende a basarse en el entendimiento mutuo y, dado que unas comunicaciones continuadas forman la solidaridad del grupo, los grupos de trabajo dan una respuesta colectiva a los problemas. La comunicación horizontal tiene diversas funciones importantes: permite compartir información, coordinar y resolver problemas entre las unidades, ayuda a resolver conflictos, permite la relación entre iguales, y proporciona apoyo social y emocional a las personas; todos estos factores contribuyen a la moral y la eficacia. Dentro de las técnicas para mejorar la comunicación horizontal y la integración se encuentran el contacto directo entre las personas, roles integradores, fuerzas de tarea, equipos de proyectos, comunicación formal e informal, ausencia de frontera.

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Comunicación informal

La comunicación informal está basada en la espontaneidad, no en la jerarquía; surge de la interacción social entre los miembros y del desarrollo del afecto o amistad entre las personas. La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee: • De forma positiva, ayuda a la cohesión del grupo y a dar retroinformación sobre diferentes aspectos del trabajo realizado. Este tipo de comunicación aporta incuestionables beneficios a las personas implicadas en ella y es útil a la organización. Pensemos en la comunicación que se desarrolla en el contexto de grupos informales en términos de refuerzo de la cohesión grupal, o para generar y fortalecer la cultura de la organización, o como medio para aclarar comunicaciones formales ambiguas o deficientes. • De forma negativa, el rumor o chisme es un distorsionador de la productividad y no ayuda, solo demora y perjudica a las personas y a la organización. Allport y Postman lo definen como un “enunciado ligado a los acontecimientos cotidianos, destinado a ser creído, transmitido de una persona a otra, normalmente de boca en boca, sin que existan datos concretos que permitan establecer su exactitud”. Las disfunciones se producen cuando la cohesión se desarrolla en torno a normas contrarias a las pautas establecidas o cuando estas comunicaciones se traducen en rumorología y dan lugar a un conocimiento generalizado y erróneo sobre temas que afectan a la organización o sobre incidencias personales de sus miembros. Estos rumores se hacen especialmente peligrosos a causa de los procesos de distorsión a que están expuestos, a la extrema rapidez con que circulan, al gran tamaño de la audiencia y a su capacidad de convencimiento y credibilidad.

Diferencia entre comunicación e información La comunicación es un entendimiento común a otras personas. Abarca todo tipo de comportamiento que implique un intercambio. El proceso de comunicación es el que propicia las relaciones entre los integrantes de la organización; a través del mismo se emite y recibe información, modelos de conducta, formas de pensar y necesidades de los integrantes. La primera idea que se tiene de la comunicación es la verbal, pero esta es más amplia: los gestos, las conductas, el tono de voz, las miradas..., incluso el silencio forma parte de ella. La comunicación es percepción, crea expectativas y plantea exigencias. En cambio, la información es la adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen en una materia determinada. La información aumenta el conocimiento, comunica novedades, etcétera.

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De esta manera podemos decir que la información complementa a la comunicación, ya que lo que se comunica en los mensajes es información, con lo que la comunicación da un paso más en las relaciones entre los empleados, pues provoca comportamientos mediante la creación de expectativas, entre otros aspectos. De modo general, la diferencia fundamental entre estos dos términos reside en la respuesta del interlocutor (feedback): mientras que la información no precisa feedback, la comunicación sí lo necesita para poder seguir estableciéndose.

Niveles de comunicación Existen diversos niveles de comunicación dependiendo del sentido de esta y de su grado de manifestación: • Nivel uno: la comunicación más directa y más eficaz se produce en situaciones en las que las personas se encuentran cara a cara en una comunicación de doble sentido. Aquí los símbolos verbales y no verbales son claros para ambas partes y posibilitan la retroinformación instantánea. • Nivel dos: aquí la comunicación es de doble sentido, pero no es cara a cara. Aunque es posible la retroinformación, las señales no verbales no son aparentes. • Nivel tres: resulta el nivel menos eficaz de comunicación. Se da en un solo sentido, y en las empresas se desarrolla por escrito; no existe retroinformación ni señales verbales.

Implantación de una buena comunicación En toda organización sería interesante, y efectivo a la vez, implantar las siguientes ideas básicas para promover las comunicaciones fuertes: • Material formal de la empresa: asegúrese de que cada empleado reciba y lea el plan de la empresa, el manual del empleado, los objetivos de la organización, descripción detallada de su cargo... • Evaluación anual: todo empleado debe ser evaluado al menos una vez al año. En dicha evaluación se deberán dejar claros los objetivos para el nuevo año, la actualización de la descripción del cargo, los logros y los fallos, las necesidades de mejora y los planes futuros para asumir los nuevos objetivos. • Informe semanal: haga que los empleados escriban y entreguen a sus supervisores un informe de estado semanal, que incluya las tareas realizadas, las planificadas para la semana siguiente y cualquier asunto pendiente. El informe

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debe tener la fecha de elaboración y debe ser guardado por el supervisor y por el empleado, a los que servirá a efectos de planificación, evaluación y reflexión. • Reunión mensual con todos los empleados: sería conveniente reunir a todos los empleados una vez al mes para revisar la condición general de la empresa, comentar y celebrar los éxitos recientes, comentar y decidir acciones respecto a los fracasos o fallos y, principalmente, para crear un ambiente que estimule las relaciones entre empleados y el trabajo en equipo. • Reunión semanal o quincenal: los componentes de una organización se deberían reunir regularmente aunque no haya temas específicos por tratar. De esta forma se elimina la mala costumbre de reunirse solamente cuando existe algún tipo de problema. • Reuniones uno a uno: es interesante que los supervisores se reúnan cara a cara con el empleado para revisar la situación laboral general de este, dar y recibir feedback, planificar su carrera... • Feedback: estimule a los empleados y gerentes a criticar de forma constructiva, asegurándose de que todo lo que se comunique sea tomado en cuenta y que los problemas sean corregidos o, cuando menos, mejorados. • Otras formas de comunicación: los asuntos no se tratarán solo en forma de reuniones, ya que existen otros mecanismos como carteleras, correo electrónico, audio, videoconferencia...

6.1.2.2. Algunas consideraciones respecto a la participación A la hora de diseñar e implementar herramientas para fomentar la participación en la organización, lo primero que hay que tener en cuenta es la idoneidad del momento para ello. Una organización se compone de personas, y la vida de una organización atraviesa por diferentes etapas en las que esas personas pueden ser más o menos proclives a participar en este tipo de iniciativas. En este sentido, la sensibilidad y la “mano izquierda” son fundamentales. No son adecuados para iniciar sistemas de participación los períodos de negociación colectiva, de tensión laboral, de recortes de empleo, de revisiones salariales, de incertidumbre respecto al futuro de la empresa, de traslados, etc. Es decir, se desaconseja cualquier época en la que los trabajadores puedan sentir dudas o tener preocupaciones de índole laboral que podrían influir en su interés en participar o, si ya están participando, en su libertad y su capacidad para generar ideas e implantarlas. Todo esto, que se ha expresado de forma general, puede también aplicarse a casos individuales.

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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Aspectos claves en el diseño de herramientas para la participación Los aspectos claves, de tipo general, del diseño de todo tipo de herramientas que fomenten la participación se pueden resumir en las siguientes categorías: voluntariedad, establecimiento de objetivos y recompensa. • Voluntariedad de la participación: Lo normal, salvo contadas excepciones, es que la participación sea voluntaria. Ahora bien, aun siendo voluntaria, la participación puede canalizarse de formas distintas. Una opción es seleccionar “a dedo” a las personas que nos interesan para emitir sugerencias o constituir grupos; a continuación se pasa a explicarles en qué consiste la experiencia y se solicita su participación voluntaria. Esta modalidad de solicitud, que podríamos denominar “cerrada”, suele ofrecer muy buenos resultados, ya que, en general, la gente agradece el trato personalizado y la información directa. Otra opción es solicitar voluntarios de manera “abierta”. De cualquier forma, si se elige esta segunda alternativa, nunca está de más recurrir a dar un “pequeño empujón” para animar a determinados integrantes de la organización, cuya participación resulte especialmente interesante, a que se sumen a esta iniciativa. • Establecimiento de objetivos: Cuando se establece un sistema de participación del personal, los objetivos que se persiguen deben estar orientados, por un lado, a promover la participación y motivación del personal; y por otro, y especialmente, a aprovechar la creatividad, capacidades y conocimientos de los trabajadores para resolver problemas y conseguir mejoras. Si, además, estas mejoras conducen a ahorros, estos han de ser cuantificados. • Recompensa: En cuanto a las posibles recompensas por la participación y la consecución de las mejoras, existen fundamentalmente dos posiciones: recompensa económica o no económica (en especie). La primera está ligada desde siempre a los sistemas de sugerencias, en los cuales, cuando alguien propone una mejora que tiene posibilidades reales de implementación, se le remunera, normalmente con cantidades fijas o bien mediante porcentajes de ahorros obtenidos, si se pueden cuantificar. En este sentido, si bien tradicionalmente el concepto de sugerencia ha ido asociado a un reconocimiento del autor de la misma en forma de recompensa económica, el nuevo marco competitivo y de relaciones internas de

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la organización promueve una visión no tan “financiera” de la sugerencia, entendiéndose más como parte del trabajo cotidiano de cada trabajador (mejora de su entorno de trabajo). La otra opción son las retribuciones en especie realizadas a posteriori. Aspectos como el reconocimiento público de los méritos, la participación directa en la difusión de los resultados, la prestación de los mismos a la dirección, la participación en seminarios, las visitas a otras empresa, los regalos (simbólicos), las comidas, los viajes, etc., son un medio adecuado de premiar el esfuerzo realizado.

6.1.3. Paralelismo con la legislación 6.1.3.1. Comunicación Si bien la legislación en materia de prevención de riesgos laborales no hacía referencia explícitamente a la comunicación como lo establece OHSAS 18001, fue la aparición del Plan de Prevención de Riesgos Laborales el que introdujo la necesidad de establecer canales de comunicación en la empresa. • Plan de prevención de riesgos laborales (artículo 2 del Reglamento de los Servicios de Prevención, modificado por el Real Decreto 604/2006): 1. El Plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales. El Plan de prevención de riesgos laborales debe ser aprobado por la dirección de la empresa, asumido por toda su estructura organizativa, en particular por todos sus niveles jerárquicos, y conocido por todos sus trabajadores. 2. El Plan de prevención de riesgos laborales habrá de reflejarse en un documento que se conservará a disposición de la autoridad laboral, de las autoridades sanitarias y de los representantes de los trabajadores, e incluirá, con la amplitud adecuada a la dimensión y características de la empresa, los siguientes elementos: a. La identificación de la empresa, de su actividad productiva, el número y características de los centros de trabajo y el número de trabajadores y sus características con relevancia en la prevención de riesgos laborales. b. La estructura organizativa de la empresa, identificando las funciones y responsabilidades que asume cada uno de sus niveles jerárquicos y los

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respectivos cauces de comunicación entre ellos, en relación con la prevención de riesgos laborales. c. La organización de la producción en cuanto a la identificación de los distintos procesos técnicos y las prácticas y los procedimientos organizativos existentes en la empresa, en relación con la prevención de riesgos laborales. d. La organización de la prevención en la empresa, indicando la modalidad preventiva elegida y los órganos de representación existentes. e. La política, los objetivos y metas que en materia preventiva pretende alcanzar la empresa, así como los recursos humanos, técnicos, materiales y económicos de los que va a disponer al efecto.

No obstante, la normativa de desarrollo en materia de prevención de riesgos laborales sí establece la obligatoriedad de comunicación en determinados aspectos en relación con los cuales la organización debería implementar procedimientos de comunicación sobre la base de OHSAS. Por ejemplo: • Información a las autoridades competentes (artículo 11 del Real Decreto 664/1997, sobre la protección de los trabajadores contra los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos durante el trabajo): Se comunicarán a las autoridades laboral y sanitaria todos los casos de enfermedad o fallecimiento que se hayan identificado como resultantes de una exposición profesional a agentes biológicos.

• Relación no exhaustiva de medios de coordinación (artículo 11 del Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales): Sin perjuicio de cualesquiera otros que puedan establecer las empresas concurrentes en el centro de trabajo, de los que puedan establecerse mediante la negociación colectiva y de los establecidos en la normativa de prevención de riesgos laborales para determinados sectores y actividades, se consideran medios de coordinación el intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes.

Participación y consulta Las cuestiones relacionadas con la participación y consulta son tratadas ampliamente a lo largo de la legislación, teniendo carácter de principio básico dentro de

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las políticas preventivas. Se indican las principales obligaciones en cuanto a la consulta y la participación: • Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. Los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. El citado derecho supone la existencia de un correlativo deber del empresario de protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales. Este deber de protección constituye, igualmente, un deber de las Administraciones públicas respecto del personal a su servicio. Los derechos de información, consulta y participación, formación en materia preventiva, paralización de la actividad en caso de riesgo grave e inminente y vigilancia de su estado de salud, en los términos previstos en la presente Ley, forman parte del derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. 2. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de esta ley.

• Información, consulta y participación de los trabajadores (artículo 18 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. El empresario deberá consultar a los trabajadores, y permitir su participación, en el marco de todas las cuestiones que afecten a la seguridad y a la salud en el trabajo, de conformidad con lo dispuesto en el capítulo V de la presente Ley. Los trabajadores tendrán derecho a efectuar propuestas al empresario, así como a los órganos de participación y representación previstos en el capítulo V de esta Ley, dirigidas a la mejora de los niveles de protección de la seguridad y la salud en la empresa.

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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• Consulta de los trabajadores (artículo 33 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. El empresario deberá consultar a los trabajadores, con la debida antelación, la adopción de las decisiones relativas a: a. La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la introducción de nuevas tecnologías, en todo lo relacionado con las consecuencias que estas pudieran tener para la seguridad y la salud de los trabajadores, derivadas de la elección de los equipos, la determinación y la adecuación de las condiciones de trabajo y el impacto de los factores ambientales en el trabajo. b. La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud y prevención de los riesgos profesionales en la empresa, incluida la designación de los trabajadores encargados de dichas actividades o el recurso a un servicio de prevención externo. c. La designación de los trabajadores encargados de las medidas de emergencia. d. Los procedimientos de información y documentación a que se refieren los artículos 18, apartado 1, y 23, apartado 1, de la presente Ley. e. El proyecto y la organización de la formación en materia preventiva. f. Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la seguridad y la salud de los trabajadores. g. En las empresas que cuenten con representantes de los trabajadores, las consultas a que se refiere el apartado anterior se llevarán a cabo con dichos representantes.

• Derechos de participación y representación (artículo 34 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. Los trabajadores tienen derecho a participar en la empresa en las cuestiones relacionadas con la prevención de riesgos en el trabajo. En las empresas o centros de trabajo que cuenten con seis o más trabajadores, la participación de estos se canalizará a través de sus representantes y de la representación especializada que se regula en este capítulo. 2. A los Comités de Empresa, a los Delegados de Personal y a los representantes sindicales les corresponde, en los términos que, respectivamente, les reconocen el Estatuto de los Trabajadores, la Ley de Órganos de Representación del Personal al Servicio de las Administraciones Públicas y la Ley Orgánica de Libertad Sindical, la defensa de los intereses de los trabajadores en materia de prevención de riesgos en el trabajo. Para ello, los representantes del personal

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ejercerán las competencias que dichas normas establecen en materia de información, consulta y negociación, vigilancia y control y ejercicio de acciones ante las empresas y los órganos y tribunales competentes. 3. El derecho de participación que se regula en este capítulo se ejercerá en el ámbito de las Administraciones públicas con las adaptaciones que procedan en atención a la diversidad de las actividades que desarrollan y las diferentes condiciones en que estas se realizan, la complejidad y dispersión de su estructura organizativa y sus peculiaridades en materia de representación colectiva, en los términos previstos en la Ley 7/1990, de 19 de julio, sobre negociación colectiva y participación en la determinación de las condiciones de trabajo de los empleados públicos, pudiéndose establecer ámbitos sectoriales y descentralizados en función del número de efectivos y centros. Para llevar a cabo la indicada adaptación en el ámbito de la Administración General del Estado, el Gobierno tendrá en cuenta los siguientes criterios: a. En ningún caso dicha adaptación podrá afectar a las competencias, facultades y garantías que se reconocen en esta Ley a los Delegados de Prevención y a los Comités de Seguridad y Salud. b. Se deberá establecer el ámbito específico que resulte adecuado en cada caso para el ejercicio de la función de participación en materia preventiva dentro de la estructura organizativa de la Administración. Con carácter general, dicho ámbito será el de los órganos de representación del personal al servicio de las Administraciones públicas, si bien podrán establecerse otros distintos en función de las características de la actividad y frecuencia de los riesgos a que puedan encontrarse expuestos los trabajadores. c. Cuando en el indicado ámbito existan diferentes órganos de representación del personal, se deberá garantizar una actuación coordinada de todos ellos en materia de prevención y protección de la seguridad y la salud en el trabajo, posibilitando que la participación se realice de forma conjunta entre unos y otros, en el ámbito específico establecido al efecto. d. Con carácter general, se constituirá un único Comité de Seguridad y Salud en el ámbito de los órganos de representación previstos en la Ley de Órganos de Representación del Personal al Servicio de las Administraciones Públicas, que estará integrado por los Delegados de Prevención designados en dicho ámbito, tanto para el personal con relación de carácter administrativo o estatutario como para el personal laboral, y por representantes de la Administración en número no superior al de Delegados. Ello no obstante, podrán constituirse Comités de Seguridad y Salud en otros ámbitos cuando las razones de la actividad y el tipo y frecuencia de los riesgos así lo aconsejen.

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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6.2. Documentación y control de documentos La documentación y el control de los documentos son dos requisitos diferentes exigidos por OHSAS. No obstante, dada la gran interrelación que existe entre ellos serán analizados de forma conjunta.

6.2.1. Requisito OHSAS Documentación La documentación del sistema de gestión de la SST debe incluir: a) la política y los objetivos de SST; b) la descripción del alcance del sistema de gestión de la SST; c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de la SST y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados; d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por este estándar OHSAS; y e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos para la SST. Control de documentos Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la SST y por este estándar OHSAS se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado “Control de los registros”. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; b) revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente; c) asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; d) asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; e) asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;

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f) asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión de la SST y se controla su distribución; y g) prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón.

6.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Este requisito exige a la organización mantener actualizada la documentación de modo que pueda asegurar que su sistema de gestión de la SST puede entenderse adecuadamente y operarse de manera eficaz y eficiente. En concreto, deberá mantener: • Detalles de la documentación e información que da soporte a su sistema de gestión de la SST y avala el cumplimiento de los demás requisitos OHSAS. • Detalles de responsabilidades y autoridades. • Información sobre los entornos locales donde se utiliza la documentación. Así pues, establece la necesidad de elaborar y mantener, en papel o formato electrónico, la información que describa los elementos básicos del sistema y su interrelación, y que oriente sobre la documentación de referencia. Asimismo, la organización debe establecer un sistema para la localización e identificación de documentos, sus exámenes periódicos, revisión cuando sea necesaria, aprobación por personal autorizado, puesta a disposición de quien los necesite, retirada de obsoletos, etcétera. Un principio básico de todo sistema de gestión de la calidad de una organización es la documentación del mismo, lo que permite disponer de los procedimientos necesarios para establecer la manera correcta de realizar determinadas actividades y controlar su eficacia. Es importante que la documentación sea estrictamente la necesaria, y debe ser gestionada de la forma más sencilla y práctica posible con el fin de no caer en trámites burocráticos de dudosa eficacia. Se entiende por “documento” cualquier información y su medio de soporte. De acuerdo con los criterios de un sistema de gestión, los documentos típicos que constituyen el sistema preventivo se estructuran en cuatro niveles: el manual, los procedimientos, las instrucciones y los registros.

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• El manual general de prevención. Es el documento básico que describe el sistema de gestión de la SST adoptado y establece la política y la organización para desarrollarlo. Debería incluir al menos un esquema básico de la planificación y actividades preventivas. Además, es conveniente que recoja una síntesis de todo aquello que pueda afectar a los trabajadores y que deban conocer. En este sentido, debería incluir los objetivos y elementos básicos de las diferentes actuaciones, las normas generales de prevención de riesgos laborales de la empresa, interrelaciones de los elementos y actividades del sistema, y una orientación de la documentación básica a emplear. El manual debe estar firmado por el máximo responsable de la organización y debe ser entregado a todo el personal del centro de trabajo. • Los procedimientos del sistema. Son las actuaciones previstas en el sistema de gestión con sus correspondientes procedimientos específicos, en los que han de indicarse fundamentalmente sus objetivos, los responsables de realizarlas, las circunstancias en las que son exigibles y su aplicación. Describen, pues, las distintas actividades del sistema de gestión, indicando su objetivo y alcance, qué hay que hacer, quién es el responsable de hacerlo, y qué registros hay que cumplimentar para evidenciar lo realizado. Es necesario que para las actividades preventivas se elabore un procedimiento por escrito con el fin de facilitar su proceso de aprendizaje, implantación y control. Los procedimientos completos han de ser entregados a los responsables de las unidades implicadas y estar a disposición de quienes puedan verse afectados. • Las instrucciones de trabajo y las normas de prevención de riesgos laborales. Desarrollan con detalle aquellos aspectos concretos de necesario cumplimiento en la realización de un trabajo o tarea. Estas normas pueden ser generales o específicas de un puesto de trabajo o tarea. Las normas de prevención deberán estar integradas en las instrucciones de trabajo, para que el operario sepa cómo actuar correctamente en las distintas fases de la tarea y sea consciente de las atenciones especiales que deba tener en momentos claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones. Los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos deben cuidar de la elaboración de las instrucciones de trabajo y las normas específicas de seguridad, contando para su redacción con la opinión y colaboración de los trabajadores. Posteriormente, las instrucciones y normas deben ser entregadas a todos aquellos que deban cumplirlas y estar localizadas en lugares concretos de fácil acceso y consulta. • Los registros. Documentos o datos que recogen sobre todo los resultados de las actividades realizadas. Resulta fundamental disponer de registros de datos

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e informaciones que puedan tratarse de forma sencilla y revertir periódicamente tanto a quienes los hayan generado como a los responsables de las unidades, con el fin de facilitar el autocontrol y la toma de decisiones. Los registros y el control de los mismos serán objeto de análisis en el capítulo 9. Así pues, los documentos básicos quedan reflejados en la figura 6.3.

Manual

Procedimientos

Instrucciones

Figura 6.3. Documentos básicos

La organización debe revisar sus necesidades de documentación e información antes de elaborar la documentación necesaria. No existen requisitos para desarrollar la documentación en un formato concreto de conformidad con el estándar OHSAS 18001, ni es necesario reemplazar documentación existente como manuales, procedimientos o instrucciones de trabajo si describen adecuadamente los planes requeridos. Es decir, si la organización ya tiene establecido y documentado un sistema de gestión de la SST, podría elaborar un documento general que describa la interrelación entre sus procedimientos existentes y los requisitos OHSAS 18001. En la Nota Técnica de Prevención 485 del INSHT se recoge una propuesta de índice de manual general de prevención de riesgos laborales, estructurado en ocho capítulos. Dicha propuesta es la siguiente: 1. Política de prevención de riesgos laborales 1.1.

Declaración de principios y compromisos

1.2.

Organización de las actividades preventivas

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

1.3.

Reuniones periódicas de trabajo

1.4.

Objetivos

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2. Evaluación de riesgos 2.1.

Evaluación de riesgos

3. Control de riesgos 3.1.

Investigación y análisis de accidentes/incidentes. Control de la siniestralidad

3.2.

Inspecciones y revisiones de seguridad

3.3.

Observaciones de trabajo

3.4.

Vigilancia de la salud de los trabajadores

3.5.

Control específico de riesgos higiénicos

3.6.

Control específico de riesgos ergonómicos y psicosociológicos

3.7.

Comunicación de riesgos detectados y sugerencias de mejora

3.8.

Seguimiento y control de las medidas correctoras

4. Actuaciones preventivas específicas 4.1.

Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o equipos

4.2.

Adquisiciones de máquinas, equipos y productos químicos

4.3.

Selección de personal

4.4.

Accesos de personal y vehículos foráneos

4.5.

Contratación y subcontratación: trabajo, personas y equipos

4.6.

Mantenimiento preventivo

4.7.

Instrucciones de trabajo

4.8.

Permisos de trabajos especiales

4.9.

Consignación de máquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio

4.10. Seguridad de productos, subproductos y residuos 5. Información y formación de los trabajadores 5.1.

Información de los riesgos en los lugares de trabajo

5.2.

Formación inicial y continuada de los trabajadores

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6. Normas generales de prevención de riesgos laborales 6.1.

Orden y limpieza de los lugares de trabajo

6.2.

Señalización de seguridad

6.3.

Equipos de protección individual y ropa de trabajo

6.4.

Plan de emergencia

6.5.

Primeros auxilios

6.6.

Otras normas de prevención de riesgos laborales

7. Control de la documentación y de los registros del sistema de prevención 8. Auditorías del sistema de prevención

Por otro lado, en cuanto a los procedimientos resulta necesario elaborar los siguientes: • Formación. • Comunicación. • Identificación, seguimiento y registro de los requisitos legales, reglamentarios y de otro tipo. • Identificación, evaluación y control de riesgos. • Mantenimiento de las medidas de control de los riesgos. • Especificación y planificación de objetivos y metas. • Planificación de la acción preventiva. • Medidas de prevención y de protección a adoptar. • Controles del estado de salud de los trabajadores. • Elaboración de la relación de accidentes de trabajo y de enfermedades profesionales. • Creación, revisión y control de los documentos. • Comprobación del cumplimiento de las actividades establecidas. • Control activo. • Verificación. • Control reactivo. • Seguimiento de no conformidades y adopción de acciones correctivas.

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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• Registros. • Auditorías e información sobre las auditorías. También es recomendable disponer de los siguientes procedimientos: • Revisión del sistema de gestión de la SST. • Control de procesos. • Control de equipos e instalaciones críticas. • Control de compras, contratas y subcontratas y trabajo temporal. • Control de riesgos de nuevas instalaciones y proyectos. • Investigación de sucesos. • Control de registros y seguimiento del sistema. • Material de prevención. • Vigilancia de la salud. • Planificación de emergencias. • Trabajadores especialmente sensibles. • Elaboración de instrucciones de trabajo. El nivel de documentación del sistema dependerá de la complejidad y tamaño de la organización que lo implante. Todos los documentos y datos requeridos para el funcionamiento del sistema deben ser identificados y controlados. Una documentación actualizada, correctamente distribuida y disponible cuando se necesite es un punto clave en el éxito de la implantación del sistema y su seguimiento. El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de la organización pueda participar creando, modificando o utilizando los documentos. Para ello es necesario un procedimiento de control de la documentación que debería contemplar las siguientes etapas: • Elaboración del documento: cuando la organización detecte la necesidad de elaborar un documento nuevo o de reeditar o actualizar uno ya existente, deberá definir un responsable de la elaboración del documento en función del tipo, el contenido y la unidad funcional afectada, constando en el documento dicho responsable y la fecha de elaboración. Los documentos deberán ser titulados y se redactarán con un estilo y terminología comprensibles por el usuario. En la elaboración de manuales se recomienda

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utilizar hojas impresas o fotocopias unidas por anillas. De esta forma se podrán intercalar hojas nuevas o reemplazar las obsoletas cuando se produzcan revisiones, sin necesidad de imprimir todo el manual. • Codificación: todos los documentos deberán ser codificados de manera que puedan ser identificados adecuadamente dentro de la organización. • Revisión: una vez elaborado y codificado, el documento deberá ser revisado, modificándose aquellos aspectos que se considere conveniente. El responsable de la revisión podrá ser o no la misma persona que ha elaborado el documento. Se deberá indicar el número y fecha de revisión y quién la ha realizado. • Aprobación: el documento no será válido hasta que no haya sido aprobado por la persona con autoridad para hacerlo. En principio, la responsable de aprobar los diferentes documentos del sistema preventivo de la empresa es la dirección. No obstante, podrá delegar la aprobación de determinados tipos de documentos, salvo del Manual de prevención y de los Procedimientos de gestión, que deberán ser aprobados siempre por la alta dirección. • Distribución: una vez revisados y aprobados, los documentos deberán estar disponibles en todos aquellos puntos de la organización en que resulten necesarios para la correcta implantación del sistema. Cabe distinguir dos tipos de distribución de los documentos: copias controladas y copias no controladas. Las copias controladas son aquellas que llevan especificados los requisitos para su desarrollo, revisión, aprobación, mantenimiento y uso, obsolescencia y eliminación. Se deberá establecer una lista de distribución de dichas copias controladas, en la que se identifiquen las copias de documentos distribuidas, los destinatarios y la versión vigente. Esto implica que cada copia del documento, que ya posee un número serial o código, es asignada a una persona particular, con acuse de recibo, de manera que se asegure que dicha persona dispone de la versión más actualizada del documento. Es conveniente que, para todos los documentos que deban seguir un circuito dentro de la organización, dicho circuito quede especificado en los propios documentos. La copia no controlada es aquella que se emite solo por razones de información general, y no requiere actualizarse a medida que transcurre el tiempo. En ella debe estar claramente indicado que se trata de una copia no controlada. Estas copias no forman parte de la lista de distribución. • Actualización: los documentos deberán mantenerse actualizados. Para ello, cuando exista algún cambio o modificación del sistema se deberá plantear la vigencia de los documentos relacionados con dicho cambio y actualizarlos

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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cuando sea necesario. Estas actualizaciones de documentos deberán seguir el mismo circuito de codificación, revisión, aprobación y distribución que el documento al que reemplaza. Todos los documentos tipo utilizados dentro del sistema de gestión de la SST estarán recogidos en un archivo centralizado en el que se especifiquen, para cada uno de ellos y debidamente codificados, las fechas y los responsables de su elaboración y aprobación, y las revisiones previstas de los mismos. En la figura 6.4 se resume el circuito de generación y control documental. Documento nuevo Documento actualizado Codificar

Revisar

Aprobar

Distribuir

¿Copia controlada?

No

Implantar en el sistema

Revisar y actualizar

Sí

Distribución controlada

Documento obsoleto

Lista de distribución Acuse recibo Archivar

Eliminar

Fuente: NTP 485.

Figura 6.4. Circuito de la documentación del sistema

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Además del procedimiento de control, incluidas las responsabilidades, se requieren registros de documentos, listas maestras o índices, un listado de la documentación controlada y de su ubicación, y un registro de archivos. Los documentos y datos deben estar disponibles y fácilmente accesibles cuando se requieran, incluyendo situaciones de emergencia. Además, la organización debe establecer procedimientos adecuados para identificar cualquier documento externo necesario para planificar e implementar su sistema de gestión. Por ejemplo, debe establecer procedimientos para gestionar las fichas de seguridad desarrolladas para las sustancias peligrosas que utilice, y se deben asignar responsabilidades para ello. El responsable debe garantizar que se mantiene informadas a las personas afectadas sobre cualquier cambio que se produzca en dicha información. Los documentos deben revisarse regularmente para asegurarse de que siguen siendo adecuados. En principio, sería recomendable que se estableciera un sistema de revisión y actualización, fijando plazos para cada documento. En todo caso, habría que establecer un mecanismo de consulta periódica con los usuarios de los mismos a fin de detectar posibles deficiencias o mejoras y así facilitar las revisiones. Además, deben revisarse cuando se revise la evaluación de riesgos, cuando se produzca un incidente o cuando se produzca cualquier cambio en las condiciones de trabajo, así como cuando se produzca un cambio en la legislación o en cualquier otro requisito que le sea de aplicación. En ocasiones, puede que sea necesario conservar documentos obsoletos como parte de los registros del sistema de gestión de la SST. En este caso, debe prestarse especial cuidado en el modo de su conservación para asegurarse de que no vuelvan a ser utilizados.

6.2.3. Paralelismo con la legislación El artículo 23 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales recoge, de forma genérica, la documentación mínima que cualquier empresa debe elaborar y mantener. En concreto, se indica que el empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación: • Plan de prevención de riesgos laborales. • Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores. • Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse.

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• Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusiones obtenidas de los mismos. • Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación reglamentaria a la autoridad laboral. El plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta que permite la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta. En el artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales viene recogido su contenido: el plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan. Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación del plan de prevención de riesgos son la evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva. Así pues, se detectan muchas similitudes con el manual general de prevención. Aunque en el artículo 23 no se cita expresamente, cabe destacar la presencia de otros documentos relativos a actividades exigidas legalmente; por ejemplo, la investigación de accidentes, el plan de emergencia y la auditoría del sistema preventivo. A continuación, se recoge de forma esquemática los elementos que integran el sistema de gestión de la SST y su documentación, indicando con un asterisco (*) los documentos reglamentarios: 1.

Política de seguridad y salud: • Principios en que se basa la acción preventiva. • Objetivos estratégicos de la prevención y objetivos anuales. (*)

2.

Organización de la prevención: • Modalidad de organización preventiva elegida. (*) • Procedimiento de funcionamiento de sus órganos preventivos (Servicio de prevención / Trabajador designado, Delegado de prevención, Comité de seguridad y salud). • Definición de las funciones preventivas del personal de la estructura, con vistas a la integración de estas en las actividades cotidianas. (*) • Consulta previa a los trabajadores o sus representantes sobre todas las acciones y elementos del sistema preventivo. (*) • Reuniones sistematizadas de prevención.

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3.

Evaluación de riesgos y planificación preventiva: • Procedimiento de realización de la evaluación de riesgos en todos los puestos de trabajo. (*) • Procedimiento de actualización de la evaluación de acuerdo a lo reglamentado. Los resultados de la evaluación permitirán priorizar las medidas preventivas y su planificación (plazos de ejecución y responsables). • Seguimiento y control de acciones correctoras. (*) • Programa anual de actividades. (*) • Memoria anual.

4.

Información y formación de los trabajadores: • Información general de los riesgos de la empresa, de cada puesto o función y de sus medidas de prevención, así como de las medidas de actuación ante emergencias. También deberá informarse de los resultados de las acciones preventivas. (*) • Comunicación de riesgos y sugerencias de mejora por parte de cualquier miembro de la empresa. • Formación preventiva teórica y práctica específica del puesto de trabajo, en el momento de la contratación y cuando haya cambios (la formación debería ser continua). Deben determinarse los trabajos que requieren autorización. (*) • Instrucciones de trabajo en tareas críticas. (*)

5.

Control de las actuaciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores: • Inspección y revisión periódica de instalaciones y equipos peligrosos. (*) • Revisión de lugares de trabajo (orden y limpieza). • Observación del trabajo en actividades peligrosas. • Control específico de riesgos higiénicos (*), ergonómicos y psicosociales.

6.

Vigilancia de la salud: • Programa de vigilancia de la salud, cuando sea exigible. (*) • Certificados de aptitud, cuando sean exigibles. (*)

7.

Control de cambios de las condiciones de trabajo: • Modificaciones y adquisiciones (equipos de protección individual, productos químicos y maquinaria).

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• Contratación de personal o cambio de puesto de trabajo. • Coordinación interempresarial. Información mutua de riesgos graves. (*) • Autorizaciones de trabajos especiales. (*) • Consignación de máquinas especialmente peligrosas e instalaciones fuera de servicio. (*) 8.

Control de emergencias: • Plan de emergencia. (*) • Primeros auxilios.

9.

Notificación e investigación de accidentes: • Investigación de incidentes. (*) • Registro de accidentes y enfermedades profesionales y de su notificación a la autoridad laboral. (*)

10. Revisión del sistema y auditoría interna: • Auditorías reglamentarias. (*) • Evaluación interna y periódica de la eficacia de los elementos y actividades que conforman el sistema de gestión.

Conceptos importantes • La organización debería fomentar la participación en materia de SST a través de la comunicación y la consulta de los procedimientos de comunicación, los procedimientos de participación y los procedimientos para consultar con los contratistas y otras partes interesadas externas cuando sea apropiado. • La organización debe establecer, implementar y mantener la participación de los trabajadores mediante su adecuada involucración en la identificación de los peligros, la evaluación de riesgos y la determinación de los controles; en la investigación de incidentes; y en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de SST. Igualmente, debe fomentar la consulta cuando haya cualquier cambio que afecte a la SST de los trabajadores; y facilitar la representación de los mismos en los temas de SST. • Los principales requisitos de la comunicación efectiva son: claridad, integridad, equilibrio, moderación, difusión y evaluación.

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• En la comunicación humana se distinguen varias modalidades en función de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional: comunicación intrapersonal, interpersonal e intergrupal. • Según el canal, la comunicación puede ser formal (lleva un contenido querido y ordenado por la empresa) o informal (surge de los grupos informales de la organización y puede llegar a influir más que la comunicación formal: comentarios, chismes, rumores, opiniones, etcétera). • La comunicación organizacional es aquella que instauran las organizaciones y que forma parte de su cultura o de sus normas. • En toda organización sería interesante implantar las siguientes ideas básicas para promover las comunicaciones fuertes: material formal de la empresa, evaluación anual, informe semanal, reunión mensual con todos los empleados, reunión semanal o quincenal, reuniones uno a uno, feedback. • La organización debe asegurarse de que, cuando sea apropiado, se consulte a las partes interesadas externas sobre los temas de SST pertinentes. • La organización debe mantener actualizada la documentación, de modo que pueda asegurar que su sistema de gestión de la SST puede entenderse adecuadamente y operarse de manera eficaz y eficiente. • La organización debe establecer un sistema para la localización e identificación de documentos, sus exámenes periódicos, revisión cuando sea necesaria, aprobación por personal autorizado, puesta a disposición de quien los necesite, retirada de obsoletos. • Es importante que la documentación sea la estrictamente necesaria, y debe ser gestionada de la forma más sencilla y práctica posible con el fin de no caer en trámites burocráticos de dudosa eficacia. • Los documentos típicos que constituyen el sistema preventivo se estructuran en cuatro niveles: el manual, los procedimientos, las instrucciones y los registros. • La organización debe revisar sus necesidades de documentación e información antes de elaborar la documentación necesaria. • El nivel de documentación del sistema dependerá de la complejidad y tamaño de la organización que lo implante. • Todos los documentos y datos requeridos para el funcionamiento del sistema deben ser identificados y controlados. • Una documentación actualizada, correctamente distribuida y disponible cuando se necesite es un punto clave en el éxito de la implantación y seguimiento del sistema.

6. Implementación y operación (II). Comunicación, participación y consulta. Documentación. Control de...

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• El sistema documentado debe ser un proceso vivo, en el que cualquier miembro de la organización pueda participar creando, modificando o utilizando los documentos. Para ello es necesario un procedimiento de control de la documentación. • La organización debe establecer procedimientos adecuados para identificar cualquier documento externo necesario para planificar e implementar su sistema de gestión. • Los documentos deben ser revisados regularmente para asegurarse de que siguen siendo adecuados. • El artículo 23 de la Ley 31/1995 recoge, de forma genérica, la documentación mínima que cualquier empresa debe elaborar y mantener.

7

Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

Este capítulo cierra la fase de implantación y operación, abordando dos requisitos OHSAS: el control operacional y la preparación y respuesta ante emergencias. El control operacional exige a la organización identificar las operaciones y actividades vinculadas con los riesgos identificados allí donde sea necesario implementar controles para gestionar dichos riesgos; mientras que la preparación y respuesta ante emergencias exige establecer procedimientos para identificar situaciones de emergencia potenciales y responder ante las mismas en caso de que se manifiesten. Al igual que en los capítulos anteriores, en primer lugar se refleja la exigencia OHSAS, posteriormente se analiza la exigencia y, finalmente, se indica su correspondencia con la legislación española.

7.1. Control operacional 7.1.1. Requisito OHSAS La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados para los que es necesaria la implementación de controles para gestionar el riesgo o riesgos para la SST. Esto debe incluir la gestión de cambios. Para esas operaciones y actividades, la organización debe implementar y mantener: a) controles operacionales cuando sea aplicable para la organización y sus actividades; la organización debe integrar estos controles operacionales dentro de su sistema de gestión de la SST global;

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b) controles relacionados con los bienes, equipamiento y servicios adquiridos; c) controles relacionados con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo; d) procedimientos documentados, para cubrir las situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SST; e) los criterios operativos estipulados en los que su ausencia podría llevar a desviaciones de su política y sus objetivos de SST.

7.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Este requisito OHSAS exige a la organización implementar los controles operacionales necesarios para gestionar los riesgos y cumplir los requisitos que le sean de aplicación, de modo que pueda alcanzar la política de SST. De este modo, los controles operacionales pretenden eliminar, reducir o controlar los riesgos de SST que podrían introducir en el lugar de trabajo los empleados, contratistas, otro personal externo, miembros del público o visitantes. En la implementación de estos controles se debe considerar la siguiente información (elementos de entrada): • La política y objetivos de SST. • Los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos, la evaluación de los controles existentes y la determinación de nuevos controles. • Los procesos de gestión del cambio. • Las especificaciones internas (por ejemplo, de materiales, de equipos, del trazado de las instalaciones). • La información sobre los procedimientos de operación existentes. • Los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba. • Los controles de la cadena de suministro de productos relacionados con bienes, equipos y servicios comprados. • La retroalimentación de la participación y la consulta. • La naturaleza y extensión de las tareas que desempeñan los contratistas y cualquier otro personal externo.

7. Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

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• El acceso al lugar de trabajo de visitantes, repartidores, contratistas de servicios, etcétera. Los controles operacionales deben desarrollarse, pues, en función de la información proporcionada por la evaluación de riesgos y respetando la jerarquía de controles establecidos, dando prioridad a las medidas de control más eficaces para evitar daños a la salud de los trabajadores, de modo que los riesgos se conviertan en aceptables. Posteriormente, los controles operacionales deben implantarse y evaluarse de forma continua para verificar su eficacia. Los controles operacionales pueden utilizar diversos métodos diferentes, por ejemplo, dispositivos físicos (como barreras, controles de acceso), procedimientos, instrucciones de trabajo, pictogramas, alarmas y señalización. A continuación se recogen ejemplos de medidas de control generales: • Mantenimiento y reparaciones regulares de las instalaciones, maquinaria y equipos. • Mantenimiento del orden y la limpieza en las zonas de circulación de personas. • Gestión del tráfico. • Provisión y mantenimiento de las estaciones de trabajo. • Mantenimiento del entorno térmico (temperatura, calidad del aire). • Mantenimiento de los sistemas de ventilación y de los sistemas de seguridad eléctricos. • Mantenimiento de los planes de emergencia. • Políticas relacionadas con viajes, intimidación (bullying), acoso sexual, abuso del alcohol y otras drogas, etcétera. • Programas de salud y vigilancia médica. • Programas de formación y toma de conciencia relacionados con el uso de controles particulares (por ejemplo, sistemas de permisos para realizar trabajos). • Controles de acceso. Asimismo, se recogen algunos ejemplos de áreas en las que generalmente surgen peligros de SST, y ejemplos de sus medidas de control asociadas: • Desempeño de tareas peligrosas: – Uso de procedimientos, instrucciones de trabajo, o métodos de trabajo aprobados.

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– Uso de equipos apropiados. – Precualificación o formación del personal o los contratistas para tareas peligrosas. – Uso de sistemas de permisos para realizar trabajos, aprobaciones previas, o autorizaciones. – Procedimientos que controlen la entrada y salida del personal de zonas de trabajo peligrosas. – Controles para prevenir el deterioro de la salud. • Uso de materiales peligrosos: – Niveles de inventario establecidos, lugares y condiciones de almacenamiento. – Condiciones de uso de los materiales peligrosos. – Limitación de las áreas donde pueden usarse materiales peligrosos. – Previsiones para el almacenamiento seguro y controles de acceso. – Apantallamiento de las fuentes de radiación. – Aislamiento de los contaminantes biológicos. – Conocimiento sobre el uso y disponibilidad de los equipos de emergencia. • Instalaciones y equipos: – Mantenimiento y reparaciones regulares de las instalaciones, maquinaria y equipos para prevenir el desarrollo de condiciones no seguras. – Mantenimiento del orden y la limpieza en las zonas de tránsito. – Provisión, control y mantenimiento de los equipos de protección individual (EPI). – Inspección y prueba de los equipos de SST, tales como protecciones, equipos de caídas, sistemas de parada, equipos de rescate para espacios confinados, sistemas de bloqueo, equipos de detección y extinción de incendios, equipos de vigilancia de la exposición, sistemas de ventilación y sistemas de seguridad eléctricos. – Inspección y prueba de los equipos de manipulación de materiales (grúas, carretillas elevadoras, montacargas y otros dispositivos de elevación).

7. Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

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• Compra de bienes, equipos y servicios: – Establecimiento de los requisitos de SST para la compra de bienes, equipos y servicios. – Comunicación a los proveedores de los requisitos de SST propios de la organización. – Requisitos de aprobación previa para la compra o transporte/transferencia de sustancias químicas peligrosas, materiales y sustancias. – Requisitos de aprobación previa y especificaciones para la compra de maquinaria y equipos nuevos. – Procedimientos de aprobación previa para el uso seguro de maquinaria y equipo y para la manipulación segura de materiales antes de su uso. – Selección y seguimiento de los proveedores. – Inspección de los bienes, equipos y servicios recibidos, y verificación (periódica) de sus desempeños de SST. – Aprobación del diseño de disposiciones de SST para las nuevas instalaciones. • Contratistas: – Establecimiento de criterios para la selección de los contratistas. – Comunicación de los requisitos de SST de la propia organización a contratistas. – Evaluación, seguimiento y reevaluación periódica del desempeño de SST de los contratistas. • Otro personal externo o visitantes en el lugar de trabajo – Controles de acceso. – Establecimiento de su conocimiento y capacidad antes de permitirles el uso de equipos. – Provisión del asesoramiento y la formación necesarios. – Señales de advertencia/controles administrativos. – Métodos para el seguimiento del comportamiento de los visitantes y para supervisar sus actividades.

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La organización debería estipular los criterios operacionales cuando sean necesarios para la prevención de daños o del deterioro de la salud. Ejemplos de criterios de operación pueden ser: • Para sustancias químicas peligrosas: – Lista de sustancias químicas aprobadas. – Límites de exposición. – Límites específicos de inventario. – Ubicaciones y condiciones de almacenamiento específicas. • Para tareas que requieren acceder a zonas peligrosas: – Especificación de los requisitos de equipos de protección individual (EPI). – Condiciones específicas de acceso. – Condiciones de salud y estado físico. Los controles operacionales deberían revisarse de forma periódica para evaluar su continua idoneidad y eficacia e implementar los cambios que se determinen necesarios. Además, deberían establecerse procedimientos para determinar las circunstancias en que se necesitan nuevos controles o modificaciones de los controles operacionales existentes. La implantación de este requisito implica establecer los procedimientos o instrucciones de trabajo necesarios para controlar los riesgos identificados en la evaluación, entre los que se incluyen los originados por los contratistas, subcontratistas y visitantes. La Nota Técnica de Prevención (NTP) 560 recoge un procedimiento para la elaboración de dichas instrucciones. Las instrucciones de trabajo constituyen el tercer nivel documental (tras el manual y los procedimientos), y describen de manera clara y precisa la forma correcta de realizar determinadas tareas que pueden generar inconvenientes o daños de no realizarse de la manera establecida. Desarrollan, pues, la forma de llevar a término un trabajo o tarea. Deberían elaborarse instrucciones de trabajo para aquellas tareas que en determinadas condiciones sean susceptibles de generar riesgos, especialmente si estos son de cierta importancia y van asociados a las actuaciones de las personas. En la instrucción estarán recogidos aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta por las personas responsables de las tareas a realizar, a fin de que conozcan cómo actuar correctamente en las diferentes fases u operaciones y sean conscientes de las

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atenciones especiales que deben tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones. Las instrucciones de trabajo son esenciales en lo que se denominan tareas críticas: aquellas en las que, por acciones u omisiones, puedan suceder accidentes o fallos que es necesario evitar. Especial atención merece también la ocasionalidad de los trabajos por lo que comporta de posible dificultad para recordar aspectos que pueden resultar importantes y que, por similitud con otros tipos de trabajos, pueden conducir fácilmente al error. Resulta conveniente que la empresa defina en su proceso productivo los procesos considerados claves y las tareas asociadas a los mismos que debieran ser consideradas críticas. Si estas han sido debidamente identificadas, se estará en condiciones de proceder a la elaboración de instrucciones de trabajo para regularlas. El trabajador destinatario principal de la instrucción debería recibir de una manera clara, sencilla y unitaria todos los aspectos que comporta la realización de las tareas encomendadas. No tendría sentido entregar, por un lado, la instrucción de trabajo en la que se describa la secuencia de tareas a realizar y el modo de hacerlas, y, por otro, en documento aparte, facilitar las normas de seguridad complementarias. Los responsables de las áreas de trabajo y de los procesos productivos son las personas que mejor conocen el trabajo que se lleva a cabo en su sección y por tanto son quienes deberían elaborar las instrucciones de trabajo y las normas específicas de seguridad. Para su elaboración podrán contar con el asesoramiento de expertos cuando sea necesario, pero sobre todo deberán tener en cuenta la opinión y colaboración de los trabajadores que son quienes van a aplicar esas instrucciones. Para la estructuración y contenido de la instrucción de trabajo se considera conveniente seguir el siguiente índice: Objetivos, Alcance, Responsabilidades, Desarrollo y Referencias legales de apoyo. Las instrucciones deberían definir quiénes son las personas habilitadas para aplicarlas, por disponer de la cualificación definida por la empresa; y cuáles son los equipos requeridos en el trabajo a realizar, fundamentalmente, herramientas o útiles de trabajo y equipos de protección individual. Las instrucciones de trabajo y las normas deberían ser entregadas a todos aquellos que deben cumplirlas. Las instrucciones y normas deberán estar localizadas en lugares concretos de fácil acceso y consulta. A continuación, la figura 7.1 recoge un esquema de actuación para la elaboración de una instrucción de trabajo.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Inicio del análisis sobre las instrucciones de trabajo

¿Están identificados los procesos clave y las tareas críticas?

No

Establecer un procedimiento para su identificación

Sí

¿Disponen todas las tareas críticas de instrucciones escritas?

No

¿Pueden ser necesarias en función de la gravedad de las consecuencias?

No

Asegurar que los riesgos derivados de las actuaciones están debidamente controlados

Sí

Los responsables de las áreas funcionales y los mandos determinan las tareas que requieren instrucciones Sí

Crear un grupo de trabajo para su elaboración y un plan de actuación

Sí

Revisar la instrucción por los trabajadores de la unidad afectada o sus representantes Establecer un plan de formación y un período de ensayo con la participación activa de mandos

¿La instrucción es conocida y se aprecia útil?

Revisar la instrucción por el servicio de prevención

Aprobar la instrucción por la Dirección

No

Sí

¿Está debidamente implantada?

No

Sí

Situación correcta. Efectuar un seguimiento y control

Fuente: INSHT.

Figura 7.1. Instrucción de trabajo. Esquema de actuación

7. Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

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7.1.2.1. Procedimiento para la elaboración de instrucciones de trabajo Definir el objetivo, alcance, implicaciones y responsabilidades 1. Objetivo: establecer la metodología para la elaboración y tratamiento de las instrucciones de trabajo. 2. Alcance: se elaborarán instrucciones de trabajo escritas de aquellas tareas que se consideren críticas, bien sea debido a su complejidad y dificultad, o bien debido a que la mala ejecución u omisión de dicha tarea pueda repercutir significativamente en la calidad o seguridad del proceso. 3. Implicaciones y responsabilidades: • Responsable del área funcional: será el responsable de la elaboración de las instrucciones de trabajo. Deberá contar con la opinión y colaboración de los trabajadores implicados. No obstante lo anterior, el responsable podrá delegar esta función de elaboración a especialistas concretos para aquellas instrucciones de trabajo cuya complejidad requiera de unos conocimientos especializados. Es responsable de identificar necesidades de instrucciones de trabajo en tareas consideradas críticas. • Mandos directos: son responsables de la distribución y transmisión de las instrucciones de su ámbito, utilizándolas como documento básico en la formación específica del puesto de trabajo. También deberán velar por su correcto cumplimiento y detectar necesidades de actualización y mejora. Deberán también identificar necesidades de instrucciones de trabajo. • Servicio de prevención: será responsable del asesoramiento y revisión de las instrucciones de trabajo. • Trabajadores: deberán cumplir con lo indicado en las instrucciones de trabajo, comunicando a su mando directo las carencias o deficiencias que encuentren en su aplicación. Los trabajadores asignados participarán en la elaboración y revisión de la instrucción de trabajo. • Delegados de prevención: estarán informados de las tareas consideradas críticas, así como de las instrucciones de trabajo vigentes y en curso de elaboración. Serán consultados previamente a la aprobación de las instrucciones.

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Desarrollo Las instrucciones de trabajo desarrollan secuencialmente los pasos a seguir para la correcta realización de un trabajo o tarea (véase la figura 7.2). Por tanto, deben servir de guía al trabajador en el desarrollo de actividades que puedan ser críticas. Para la elaboración e implantación de las instrucciones se deberían seguir las siguientes fases: 1. Determinación de los aspectos o tareas objeto de instrucción. El primer paso para iniciar la elaboración de instrucciones es establecer un listado de aquellas actividades, tareas o aspectos que las requieran. Se han de elaborar las instrucciones estrictamente necesarias. Es importante no caer en un exceso de sistematización y protocolos que pueda ir en detrimento de lo verdaderamente significativo. Como criterios generales en la elaboración de instrucciones se tendrán en cuenta los siguientes: • No será preciso elaborar un procedimiento para una determinada tarea si la realiza siempre personal con suficiente y demostrada formación y experiencia como para que les resulte trivial y sea impensable cometer errores relevantes en su ejecución. No obstante, si la tarea es crítica y puede repercutir significativamente en la calidad y seguridad del trabajo, deberá protocolizarse. • No debería caerse en un abuso de la normalización si no hay una repercusión directa en la calidad del trabajo. • Se procurará que la normalización de las tareas no conlleve una limitación considerable de la aportación personal y de la creatividad del trabajador. Es preciso normalizar estrictamente lo necesario. 2. Planificación de la elaboración de instrucciones. Una vez dispuesta la lista de tareas para las que se considera conveniente realizar instrucciones de trabajo, se deberá fijar una priorización en función de su importancia, nivel de riesgo, frecuencia de ejecución y otros aspectos que determinen el grado de necesidad de dicha instrucción escrita. Una vez realizada esta priorización se designarán los responsables e implicados en la elaboración y los plazos correspondientes, estableciéndose así un plan de trabajo de la elaboración de las instrucciones. 3. Estudio o análisis de la tarea a sistematizar. Se realizará un estudio de la tarea objeto de instrucción antes de proceder a su redacción. Se debe efectuar un análisis detallado de los posibles riesgos que pudieran derivarse de la ejecución de dicha tarea, teniendo en cuenta tanto los factores técnicos como humanos que inciden en cada uno de los posibles peligros.

7. Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

Código:

Instrucción de trabajo para tareas en espacios confinados

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Instrucción de trabajo para tareas en espacios confinados

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Objetivos de la instrucción

Índice

Establecer las fases de trabajo y los puntos clave de seguridad que deberán seguirse escrupulosamente en la realización de trabajos en el interior de espacios confinados.

Objetivo de la instrucción

Alcance

Alcance

Afecta a todo tipo de trabajo que deba realizarse en el interior de espacios confinados. Se entiende por “espacio confinado” cualquier espacio con aberturas limitadas de entrada y salida y ventilación natural desfavorable, en el que pueden acumularse contaminantes tóxicos o inflamables, o tener una atmósfera deficiente de oxígeno, y que no está concebido para una ocupación continuada por parte del trabajador.

Implicaciones y responsabilidades Equipos de trabajo necesarios

Implicaciones y responsabilidades

Fases de trabajo y puntos clave de seguridad

Los directores de las diversas unidades funcionales velarán por el cumplimiento de la presente instrucción de trabajo, asegurándose de que todo el personal afectado la conoce perfectamente y está debidamente instruido para realizar las tareas encomendadas, contando con la autorización pertinente. Los mandos intermedios instruirán a los trabajadores a su cargo que deban realizar tareas en espacios confinados y comunicarán al director de la unidad funcional correspondiente cuando estos hayan completado su formación, a fin de extenderles la acreditación pertinente. El responsable de mantenimiento deberá cerciorarse de que ninguno de sus operarios inicie el trabajo sin disponer de su correspondiente autorización. También será el responsable de los dispositivos de seguridad establecidos. El trabajador designado con funciones preventivas efectuará las mediciones ambientales necesarias. Los trabajadores solo podrán realizar tareas en espacios confinados cuando dispongan de la acreditación pertinente, extendida por el director del centro de trabajo, con el visto bueno del responsable del área funcional, y a su vez dispongan del permiso de trabajo correspondiente. Equipos de trabajo necesarios El mando responsable velará por la dotación de equipos de protección individual (máscaras respiratorias, arnés, cuerda de seguridad…) y por la de los equipos de trabajo a utilizar (escaleras, plataformas, material eléctrico, sistema de iluminación adecuado…) antes de autorizar la realización del trabajo (ver procedimiento de permisos de trabajo…). Fecha: ..................................

Fecha: ..................................

Fecha: ................................

Elaborado por: ......................

Revisado por: ........................

Aprobado por: ....................

.............................................

.............................................

...........................................

Firma:

Firma:

Firma:

Instrucción de trabajo para tareas en espacios confinados Fases de trabajo

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A) Fase previa

Instrucción de trabajo para tareas en espacios confinados Fases de trabajo

Código: Pág.: 4/4 Revisión: 00 Puntos claves de seguridad

B) Fases de realización del trabajo

1. Verificar que se dispone de Autorización de Trabajo cumplimentada por el responsable de mantenimiento y del área funcional.

• Está terminantemente prohibido intervenir sin la Autorización de Trabajo, la cual solo es válida para una jornada de trabajo.

2. Verificar que se dispone de los equipos de trabajo necesarios y que el área de trabajo está ordenada y limpia.

• Asegurarse de que los equipos de protección individual disponibles (cinturón de seguridad con arnés, equipos de protección respiratoria y equipos de primera intervención contra el fuego) son los adecuados.

3. Si el espacio confinado ha contenido sustancias peligrosas, deberán eliminarse totalmente y ventilar mediante sistema forzado de renovación de aire.

• Asegurarse de que el porcentaje de oxígeno no es inferior al 20%. Si es inferior, se deberá realizar el trabajo con equipos respiratorios semiautónomos o autónomos.

4. Verificar el estado de la atmósfera interior para asegurarse de que es respirable y el nivel de oxígeno es suficiente. Utilizar equipo de medición portátil de lectura directa, destinado al efecto. Medición siempre de O2, CO2, CO, H2S, CH4 y previsibles gases tóxicos o inflamables en función del tipo y condiciones del espacio, mediante detectores específicos.

• Si es posible la existencia de atmósferas inflamables se deberá vigilar escrupulosamente la existencia de focos de ignición en las proximidades de la boca del recinto.

5. Aislamiento del espacio confinado frente al suministro energético intempestivo.

• Es preciso instalar bridas ciegas en las tuberías

6. Aislamiento del espacio confinado frente al aporte incontrolado de sustancias contaminantes por pérdidas o fuga.

de materiales. Los elementos de bloqueo no deben ser manipulados y su desbloqueo solo puede ser factible por persona responsable y con útiles especiales. Se aplicará además señalización de peligro en instalaciones o equipos fuera de servicio.

7. Utilizar obligatoriamente la señalización normalizada para informar clara y permanentemente de que se están realizando trabajos en el interior de espacios confinados.

• Colocar la señalización en el exterior del espacio confinado y próxima a la boca de entrada. Esta señalización complementa a la que deberá colocarse en los sistemas de bloqueo.

• Es preciso disponer de sistemas de enclavamiento con llave cuando existan equipos energetizados en el interior del espacio.

además de bloquear las válvulas de la entrada

2. Ventilación continuada en el interior del espacio cuando no existan plenas garantías de inocuidad del ambiente, por ejemplo al producir/generar contaminantes por el propio trabajo. 3. El acceso al interior se efectuará sujeto con cinturón de seguridad y arnés y con vigilancia continuada del exterior. Se emplearán escaleras seguras o medios de acceso que faciliten la entrada y la salida lo mas cómodas posible. 4. Vigilancia externa continuada mientras se realizan trabajos en el interior.

5. Mediciones continuadas de la atmósfera interior.

• Al ser la ventilación natural insuficiente, es necesario recurrir a ventilación forzada. Se garantizarán 10 renovaciones totales de aire por hora. • Cuando el trabajo del interior del espacio genere contaminantes es imprescindible recurrir a extracción localizada.

• Es obligatorio un control total desde el exterior de las operaciones. La persona que permanezca en el exterior debe estar perfectamente instruida, manteniendo un contacto continuo con el trabajador que ocupe el espacio interior. • Cuando puedan generarse contaminantes mientras se realicen trabajos en el interior, es imprescindible también efectuar una medición continuada de la atmósfera desde el exterior.

6. Al finalizar los trabajos en el interior del espacio se retirarán los equipos y útiles empleados dejando el entorno ordenado y limpio. 7. Se comunicará al mando intermedio la finalización de la operación, procediéndose con su autorización a eliminar los sistemas de enclavamiento y bloqueo.

B) Fases de realización del trabajo 1. Revisión de los equipos y útiles de trabajo a emplear en el interior.

• Asegurarse de que los equipos reúnan los requisitos de seguridad establecidos. Por ejemplo, empleo de tensiones de seguridad en equipos eléctricos en el interior de espacios con partes metálicas.

Fuente: INSHT.

Figura 7.2. Ejemplo de instrucción de trabajo

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Para ello, es fundamental no solo la propia experiencia o buenas prácticas del trabajador, sino también las indicaciones o recomendaciones que, respecto a una máquina, equipo o sustancia, nos aporta el fabricante o suministrador. Los manuales de instrucciones del fabricante, las fichas de seguridad y etiquetado son documentos básicos a consultar a la hora de determinar los aspectos importantes a incluir en la instrucción. Aquellos aspectos de seguridad a tener en cuenta deberían ser destacados dentro del propio contexto de la instrucción de trabajo, para que el operario sepa cómo actuar correctamente en las diferentes fases de la tarea y, además, perciba claramente las atenciones especiales que debe tener en momentos u operaciones claves para su seguridad personal, la de sus compañeros y la de las instalaciones. Las normas de seguridad deberían estar integradas dentro de la estructura secuencial de la instrucción de trabajo. Sin embargo, también se podrían desarrollar en un apartado específico. 4. Redacción de la instrucción. La redacción de una instrucción ha de ser lo más sencilla y clarificadora posible, indicando paso por paso todo lo que hay que seguir para la consecución del objetivo de la misma. Una instrucción bien redactada y estructurada debería facilitar que hasta una persona no entendida en la materia pudiese conocer la actividad tan solo leyéndola. Las tareas que deban realizarse por personal autorizado con la formación o experiencia necesarias, se deben hacer constar claramente en la instrucción de trabajo. También deberá constar si para la realización del trabajo se requieren medios y equipos de protección personal. Para facilitar la compresión se puede recurrir a dibujos, esquemas, diagramas, cuadros, etcétera. 5. Aprobación, tratamiento y control de la instrucción. Una vez redactada la instrucción, esta deberá ser revisada y aprobada. Esta revisión la llevarán a cabo las personas que hayan realizado la instrucción en colaboración con el Servicio de prevención de la empresa o persona designada. También sería conveniente consultar al respecto a los representantes de los trabajadores. Una vez aprobada, la instrucción se codificará según los códigos del sistema documental de la empresa. 6. Distribución y divulgación de la instrucción. Una vez aprobada una instrucción, debe distribuirse adecuadamente para poder ser aplicada correctamente. Se ha de llevar un control de las instrucciones de que disponen los trabajadores, asegurando que todos poseen las necesarias para realizar su trabajo. Para ello se establecerá una lista de distribución en la que aparezcan las copias entregadas, la versión vigente y los destinatarios de las mismas. La entrega de las instrucciones se realizará con acuse de recibo para asegurarse de que siempre se tra-

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baja con la última revisión. La entrega de instrucciones ha de ir siempre acompañada de una explicación suficiente para su comprensión. Además de esta entrega personalizada, las instrucciones de trabajo deberían localizarse en lugares concretos de fácil acceso y consulta. Dado que la instrucción de trabajo suele comportar no solo conocimientos, sino el desarrollo de destrezas, hay que prever el tiempo necesario para que pueda ser asumida plenamente y el trabajador pueda actuar de manera autónoma. Para ello debería registrarse documentalmente la finalización del proceso formativo correspondiente y la entrada en vigor de la instrucción para cada uno de los trabajadores implicados. Es necesario tomar todas las medidas necesarias para que sea leída, comprendida y aceptada, tanto por los trabajadores como por los mandos. Si la instrucción no fuera aceptada o aplicada, se deberán buscar los motivos de tal actitud y, en el caso de que no hubiera justificación válida, deberá procurarse por todos los medios que sea asumida, sobre todo si la instrucción corresponde a una tarea crítica. 7. Revisión periódica y actualización. Se deberá vigilar la posible variación del contenido de las instrucciones a tenor de las necesidades que se planteen en la ejecución de los trabajos para, de esta forma, lograr unos documentos permanentemente al día. Las revisiones son necesarias porque en el trabajo pueden producirse modificaciones sustanciales de la tarea original debidas a la inercia, la experiencia, la confianza, o por cambios en la propia naturaleza del trabajo. A través de la actividad preventiva “Observación del trabajo” se pueden evidenciar incumplimientos, deficiencias o carencias de las instrucciones existentes.

7.1.3. Paralelismo con la legislación El plan de prevención de riesgos laborales obliga al empresario al desarrollo de prácticas y procedimientos para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, indicando que estos se desarrollen en los términos que reglamentariamente se establezcan. • Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. La prevención de riesgos laborales deberá integrarse en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, a través de la implantación y aplicación de un plan de prevención de riesgos laborales a que se refiere el párrafo siguiente. Este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos,

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los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan.

No obstante, es abundante la legislación que hace referencia a la necesidad de procedimientos de trabajo y que se podría agrupar en legislación general y específica.

7.1.3.1. Legislación general • Equipos de trabajo y medios de protección (artículo 17 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. El empresario deberá proporcionar a sus trabajadores equipos de protección individual adecuados para el desempeño de sus funciones y velar por el uso efectivo de los mismos cuando, por la naturaleza de los trabajos realizados, sean necesarios. Los equipos de protección individual deberán utilizarse cuando los riesgos no se puedan evitar o no puedan limitarse suficientemente por medios técnicos de protección colectiva o mediante medidas, métodos o procedimientos de organización del trabajo.

• Protección de la maternidad (artículo 26 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. La evaluación de los riesgos a que se refiere el artículo 16 de la presente Ley deberá comprender la determinación de la naturaleza, el grado y la duración de la exposición de las trabajadoras en situación de embarazo o parto reciente a agentes, procedimientos o condiciones de trabajo que puedan influir negativamente en la salud de las trabajadoras o del feto, en cualquier actividad susceptible de presentar un riesgo específico. Si los resultados de la evaluación revelasen un riesgo para la seguridad y la salud o una posible repercusión sobre el embarazo o la lactancia de las citadas trabajadoras, el empresario adoptará las medidas necesarias para evitar la exposición a dicho riesgo, a través de una adaptación de las condiciones o del tiempo de trabajo de la trabajadora afectada [...].

• Consulta de los trabajadores (artículo 33 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. El empresario deberá consultar a los trabajadores, con la debida antelación, la adopción de las decisiones relativas a: [...] d. los procedimientos de información y documentación a que se refieren los artículos 18, apartado 1, y 23, apartado 1, de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

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• Procedimiento (artículo 5 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 2. El procedimiento de evaluación utilizado deberá proporcionar confianza sobre su resultado. En caso de duda deberán adoptarse las medidas preventivas más favorables, desde el punto de vista de la prevención.

La evaluación incluirá la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directa apreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquellos, siempre que se cumpla lo dispuesto en el párrafo anterior. En cualquier caso, si existiera normativa específica de aplicación, el procedimiento de evaluación deberá ajustarse a las condiciones concretas establecidas en la misma. • Organización y medios de los servicios de prevención propios (artículo 15 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 2. [...] Las actividades de los integrantes del servicio de prevención se coordinarán con arreglo a protocolos u otros medios existentes que establezcan los objetivos, los procedimientos y las competencias en cada caso.

7.1.3.2. Legislación específica • Técnicas y procedimientos de trabajo (artículo 4 del Real Decreto 614/2001, de 8 de junio, sobre disposiciones mínimas para la protección de la salud y seguridad de los trabajadores frente al riesgo eléctrico): 1. Las técnicas y procedimientos empleados para trabajar en instalaciones eléctricas, o en sus proximidades, se establecerán teniendo en consideración: a. La evaluación de los riesgos que el trabajo pueda suponer, habida cuenta de las características de las instalaciones, del propio trabajo y del entorno en el que va a realizarse. b. Los requisitos establecidos en los restantes apartados del presente artículo.

• Principios generales para la prevención de los riesgos por agentes químicos (artículo 4 del Real Decreto 374/2001, de 6 de abril, sobre la protección de la salud y seguridad de los trabajadores contra los riesgos relacionados con los agentes químicos durante el trabajo): Los riesgos para la salud y la seguridad de los trabajadores en trabajos en los que haya actividad con agentes químicos peligrosos se eliminarán o reducirán al mínimo mediante:

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[...] c. el establecimiento de los procedimientos adecuados para el uso y mantenimiento de los equipos utilizados para trabajar con agentes químicos peligrosos, así como para la realización de cualquier actividad con agentes químicos peligrosos, o con residuos que los contengan, incluidas la manipulación, el almacenamiento y el traslado de los mismos en el lugar de trabajo.

• Medidas técnicas generales de prevención (artículo 6 del Real Decreto 396/2006, de 31 de marzo, por el que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud aplicables a los trabajos con riesgo de exposición al amianto): En todas las actividades a que se refiere el artículo 3.1, la exposición de los trabajadores a fibras procedentes del amianto o de materiales que lo contengan en el lugar de trabajo debe quedar reducida al mínimo y, en cualquier caso, por debajo del valor límite fijado en el artículo 4.1, especialmente mediante la aplicación de las siguientes medidas: a. Los procedimientos de trabajo deberán concebirse de tal forma que no produzcan fibras de amianto o, si ello resultara imposible, que no haya dispersión de fibras de amianto en el aire.

Antes de finalizar, cabe destacar que la legislación expuesta anteriormente refleja solo ejemplos de disposiciones que obligan a desarrollar procedimientos.

7.2. Preparación y respuesta ante emergencias 7.2.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: a) identificar situaciones de emergencia potenciales; b) responder a tales situaciones de emergencia. La organización debe responder ante situaciones de emergencia reales y prevenir o mitigar las consecuencias adversas para la SST asociadas. Al planificar su respuesta ante emergencias, la organización debe tener en cuenta las necesidades de las partes interesadas pertinentes, por ejemplo, los servicios de emergencia y los vecinos.

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La organización también debe realizar pruebas periódicas de su procedimiento o procedimientos para responder a situaciones de emergencia, cuando sea factible, implicando a las partes interesadas pertinentes según sea apropiado. La organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de las pruebas periódicas y después de que ocurran situaciones de emergencia.

7.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento La organización debería evaluar la probabilidad de posibles situaciones de emergencia y elaborar procedimientos que permitan una respuesta eficaz. De igual manera, la organización debería realizar comprobaciones periódicas de la eficacia de dichos procedimientos. Deberían analizarse las posibles situaciones de emergencia que están relacionadas con equipos, personas, actividades, etcétera. Ejemplos de posibles emergencias pueden ser: • Incendios y explosiones. • Cortes en el suministro eléctrico. • Fallos en equipos críticos. • Derrames, fugas. El plan de emergencia debería contemplar las diferentes actividades de una organización, el número de trabajadores en el centro de trabajo y en los alrededores, los turnos, etc., y debería revisarse de manera continua como parte de la gestión del cambio. Los elementos de entrada que deberían considerarse para identificar posibles situaciones de emergencia incluyen: • Resultados de la identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. • Disponibilidad de los servicios locales de emergencia y detalles de cualquier respuesta ante emergencias o disposiciones acordadas mediante consultas.

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• Requisitos legales u otros requisitos. Las siguientes páginas web incluyen legislación relacionada con las emergencias: http://www.proteccioncivil.es/es/DGPCE/normativa.html http://www.ffii.nova.es/puntoinfomcyt/formulario-lseg01.asp • Experiencias de accidentes, incidentes y situaciones de emergencia previos. • Experiencias similares de la organización a partir de accidentes, incidentes y situaciones de emergencia. • Situaciones de emergencia anteriores (lecciones aprendidas, mejores prácticas). • Revisiones de las emergencias y los simulacros realizados, y los resultados de las acciones tomadas posteriormente. Los procedimientos de emergencias deberían ser claros, concisos y estar fácilmente disponibles para que los usen las personas implicadas, y deberían definir las funciones, responsabilidades y autoridades. La organización debería determinar los medios humanos y materiales ante emergencias: • Equipos humanos: el personal encargado de las medidas de emergencia debe disponer de formación en respuesta ante emergencias. • Equipos materiales: el equipo de respuesta ante emergencias debería estar disponible en la cantidad suficiente, y almacenado en lugares donde sea fácilmente accesible. La organización debería revisar periódicamente su preparación ante emergencias y sus procedimientos de respuesta. Algunos ejemplos de cuándo se puede hacer esto son los siguientes: • Después de cambios legislativos. • Después de simulacros. • Después de la revisión por la dirección. • Después de la incorporación de nuevos equipos.

7.2.2.1. Redacción e implantación de un plan de emergencia Para dar respuesta a la cuestión de ¿cómo elaborar un plan de emergencia? se puede recurrir a la Guía para el desarrollo del plan de emergencia contra incendios y de evacuación de locales y edificios. Aunque su aplicación no es vinculante, la derogada Orden de 29 de noviembre de 1984, por la que se aprueba el Manual de Autoprotección para el desarrollo del Plan

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de Emergencia contra Incendios y de Evacuación de Locales y Edificios, facilita significativamente los pasos a realizar para evaluar el riesgo, y para redactar e implantar un plan de emergencia. A continuación se desarrolla y comenta la citada orden. Nota: el Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias dedicados a actividades que pueden dar origen a situaciones de emergencia, deroga la Orden de 29 de noviembre de 1984.

El manual de autoprotección se estructura en cuatro documentos que cubren cuatro fases para su correcta aplicación: • Documento 1: Evaluación del riesgo. • Documento 2: Medios de protección. • Documento 3: Plan de emergencia. • Documento 4: Implantación. Se analiza seguidamente el contenido de cada uno de los documentos.

Documento 1: Evaluación del riesgo Este documento persigue, mediante la cumplimentación de tres bloques predeterminados, analizar el riesgo potencial de incendio, evaluarlo para cada área e identificar el edificio mediante sus planos. • Riesgo potencial: para su identificación se deben indicar de modo detallado las situaciones peligrosas existentes con todos sus factores de riesgo determinantes. En especial, se describirán: – Emplazamiento del establecimiento respecto a su entorno. – Situación de los accesos, anchura de las vías públicas o privadas, accesibilidad de vehículos de bomberos, etc. – Ubicación de medios exteriores de protección: hidrantes, etc. – Características constructivas del edificio, entre ellas: vías de evacuación, sectores de incendio, resistencia al fuego de los elementos estructurales, etc. – Actividades que se desarrollen en cada planta, con su situación y superficies que ocupen. – Ubicación y características de las instalaciones y servicios. – Número máximo de personas a evacuar en cada área con el cálculo de ocupación según los criterios de la normativa vigente.

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• Evaluación: se realizará una valoración que pondere las condiciones del estado actual de cada uno de los riesgos considerados en cada área, así como su interrelación. El manual utiliza para este fin el criterio del riesgo intrínseco en función del uso, la ocupación, la superficie de la actividad y la altura de los edificios. Ello permite clasificar el nivel de riesgo en alto, medio y bajo. Las condiciones de evacuación de cada planta del edificio deberán ser evaluadas en función del cumplimiento o no de la normativa vigente, definiéndose las condiciones de evacuación en adecuadas e inadecuadas. Independientemente de los criterios de valoración utilizados por el Manual; en función del uso del edificio, de la peligrosidad de los productos o instalaciones existentes, de su complejidad o de otros parámetros que el técnico que realiza la valoración pueda en cada caso considerar, se podrán utilizar para este fin métodos de evaluación específicos o más precisos. Así, por ejemplo, pueden ser útiles el método Gretener u otros cuando se quiera analizar la seguridad contra incendios; si se trata de profundizar en el conocimiento de la fiabilidad de instalaciones o equipos podrá ser útil el método del árbol de fallos. • Planos de situación y emplazamiento: aparte de la memoria en la que se recogerá el análisis y contraste de todos los aspectos anteriormente citados, la información recopilada y evaluada del riesgo se representará gráficamente en planos realizados en un formato manejable y a escala adecuada. De estos planos deben realizarse tres ejemplares: uno para el cuerpo de bomberos, otro para la dirección del establecimiento y el tercero para depositarlo en un armario o similar situado en la entrada principal del edificio e identificado con el rótulo “uso exclusivo de bomberos".

Documento 2: Medios de protección En este documento se deben relacionar los medios tanto técnicos como humanos necesarios o disponibles para la autoprotección, de la forma siguiente: • Inventario de medios técnicos: se efectuará una descripción detallada de los medios técnicos necesarios y que se dispongan para la autoprotección. En particular, se describirán las instalaciones de detección, de alarma, los equipos de extinción de incendios, los alumbrados especiales (señalización, emergencia, reemplazamiento) y los medios de socorro y rescate, indicando para cada uno de ellos sus características, ubicación, adecuación, nivel de dotación, estado de mantenimiento, etcétera.

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• Inventario de medios humanos: se efectuará una descripción detallada de los medios humanos necesarios y disponibles para participar en las acciones de autoprotección. El inventario se efectuará para cada lugar del edificio y para cada plazo temporal que implique diferentes disponibilidades humanas: día, noche, festivos, vacaciones, etc. Se especificará el número de equipos necesarios y los componentes por equipo en función de sus cometidos. Deberá justificarse la dotación de componentes de cada equipo, así como su distribución en todo el edificio. Los equipos deben cubrir toda el área del edificio, repartiéndoselo por zonas, de manera que cada equipo tenga definida un área de actuación, que generalmente se corresponderá con aquella en la que estén ubicados sus puestos de trabajo. • Planos del edificio por plantas: complementando la memoria donde se exponen todas las características importantes de las instalaciones existentes, y haciendo especial incidencia en las instrucciones de uso, ámbitos de aplicación, limitaciones de uso, etc., se representará gráficamente en planos la localización de los medios de protección y vías de evacuación existentes. Estos planos, realizados en un formato manejable y a escala adecuada, contendrán, como mínimo, la siguiente información: – Compartimentación y resistencia al fuego. – Vías de evacuación principales y alternativas. – Sistemas de detección y alarma. – Medios de extinción fijos y portátiles, manuales y automáticos. – Señalización y alumbrado de emergencia. – Almacén de materias inflamables y otros locales de especial peligrosidad. – Ocupación por zonas. – Situación de interruptores generales de suministro eléctrico, válvulas de cierre de las instalaciones de suministro de gas, etcétera. – Ubicación de medios materiales para los equipos de emergencia. De estos planos se realizarán tres ejemplares, dándoseles idéntica distribución a la de los planos de situación y emplazamiento de las zonas de riesgo.

Documento 3: Plan de emergencia En este documento se elaborará el esquema de actuaciones a realizar en caso de emergencia. Del estudio anterior de los riesgos potenciales y de los medios de protección

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con los que se cuenta, se derivarán las actuaciones que se plasmarán en el plan de emergencia. Para ser operativo, el plan de emergencia ha de tener respuesta clara, concreta y concisa a las preguntas ¿qué se hará?, ¿quién lo hará?, ¿cuándo se hará?, ¿cómo y dónde se hará?, planificando la organización humana con los medios necesarios que la posibiliten. En este documento se contemplarán e incluirán los siguientes aspectos: • Clasificación de emergencias: la elaboración de los planes de actuación se hará teniendo en cuenta la gravedad de la emergencia, las dificultades de controlarla, sus posibles consecuencias y la disponibilidad de medios humanos. En función de la gravedad de la emergencia, se suele clasificar en distintos niveles: – Conato de emergencia: situación que puede ser controlada y solucionada de forma sencilla y rápida por el personal y medios de protección del local, dependencia o sector. – Emergencia parcial: situación que para ser dominada requiere la actuación de equipos especiales del sector. No es previsible que afecte a sectores colindantes. – Emergencia general: situación para cuyo control se precisa de todos los equipos y medios de protección propios y de la ayuda de medios de socorro y salvamento externos. Generalmente, comportará evacuaciones totales o parciales. En función de la disponibilidad de medios humanos, los planes de actuación pueden clasificarse en diurnos (a turno completo y en condiciones normales de funcionamiento), nocturnos, festivos y vacacionales. • Acciones: las distintas emergencias requerirán la intervención de personas y medios para garantizar en todo momento: – La alerta, que de la forma más rápida posible pondrá en acción a los equipos interiores de personal de primera intervención e informará a los restantes equipos interiores y a las ayudas externas. – La alarma para la evacuación de los ocupantes. – La intervención para el control de las emergencias. – El apoyo para la recepción e información a los servicios de ayuda exterior. Para lograr una correcta coordinación entre todos los estamentos actuantes ante una emergencia y dar eficacia y fluidez a las órdenes que darán lugar a la activación de las distintas acciones a tomar, es aconsejable centralizar en

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un centro de control la información y toma de decisiones durante el desarrollo de una situación de emergencia. Este estará ubicado en un lugar accesible y seguro del edificio. En el mismo estarán centralizados los medios de comunicación interior y exterior, números de teléfono importantes, centrales de alarma y, en general, toda la información necesaria durante una emergencia. • Equipos de emergencia: denominación, composición y misiones: constituyen el conjunto de personas especialmente entrenadas y organizadas para la prevención y actuación en accidentes dentro del ámbito del establecimiento. En materia de prevención, su misión fundamental consiste en evitar la coexistencia de condiciones que puedan originar el siniestro. En materia de protección, hacer uso de los equipos e instalaciones previstas a fin de dominar el siniestro o en su defecto controlarlo hasta la llegada de ayudas externas, procurando, en todo caso, que el coste en daños humanos sea nulo o el menor posible. Para ello, deberán estar informados de la dotación de medios de que se dispone, formados en su utilización y entrenados a fin de optimizar su eficacia. Los equipos se denominarán en función de las acciones que deban desarrollar sus miembros. • Equipo de alarma y evacuación (EAE): entre sus misiones fundamentales destacan la preparación de la evacuación, entendiendo como tal la comprobación de que las vías de evacuación están expeditas; la toma de puestos en puntos estratégicos de las rutas de evacuación, etc.; y la dirección del flujo de evacuación: – Conducción y barrido de personas hacia las vías de evacuación. – En puertas, controlar la velocidad de evacuación y evitar aglomeraciones. – En accesos a escaleras, controlar el flujo de personas. – Impedir la utilización de los ascensores en caso de incendio. – En salidas al exterior, impedir las aglomeraciones de personas evacuadas cerca de las puertas. El EAE debe también comprobar la evacuación de sus zonas y controlar las ausencias en el punto de reunión exterior una vez que se haya realizado la evacuación. El número de personas que componen el EAE puede ser muy variable, debido a que los componentes necesarios para las labores de barrido dependen de las características de la actividad y del edificio: ocupación, número de plantas

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y superficie de las mismas, etc. El perfil de estas personas debe ser tal que, entre otras características, tengan serenidad y sepan infundir y transmitir tranquilidad a los demás. • Equipos de primeros auxilios (EPA): su misión será prestar los primeros auxilios a los lesionados durante una emergencia. Para ello deberán estar capacitados para decidir la atención a prestar a los heridos de forma que las lesiones que presentan no empeoren y para proceder a la estabilización de los lesionados graves, a fin de ser evacuados. Asimismo deben conocer los criterios de priorización ante la atención de lesiones. Para un correcto y eficaz desarrollo de su cometido, los integrantes de los EPA deberán tener formación y adiestramiento continuados en emergencias médicas, urgencias médicas, inmovilización, movilización y transporte de heridos. • Equipos de primera intervención (EPI): sus cometidos serán los siguientes: – Importante labor preventiva, ya que conocerán las normas fundamentales de la prevención de incendios. – Combatir conatos de incendio con extintores portátiles (medios de primera intervención) en su zona de actuación (planta, sector, etc.). Fuera de su zona de actuación, los componentes del EPI serán un ocupante más del establecimiento, a no ser que sea necesaria su intervención en otras zonas (en casos excepcionales). – Apoyar a los componentes del equipo de segunda intervención cuando les sea requerido. (tendido de mangueras, etc.). El número de componentes del EPI será, orientativamente, similar al número de unidades extintoras colocadas. La actuación de los miembros de este equipo será siempre por parejas. En caso de necesitar ayuda de otros EPI, estos serán siempre de plantas inferiores al incendio. Si existiesen sistemas fijos de extinción en alguna zona, el EPI de asignado a la misma conocerá su operación. Los componentes del EPI tendrán, además, formación en los siguientes temas: conocimiento del fuego, métodos de extinción, agentes extintores, extintores portátiles, prácticas de extinción con extintores portátiles, operaciones en sistemas fijos de extinción (en su caso) y plan de emergencia. • Equipos de segunda intervención (ESI): representan la máxima capacidad extintora del establecimiento. Su ámbito de actuación será cualquier punto del establecimiento donde se pueda producir una emergencia de incendio.

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Deben ser personas localizables permanentemente durante la jornada laboral mediante algún sistema de transmisión fiable (llamada colectiva, buscapersonas, radio, etc.). Deberán tener formación y adiestramiento adecuados en el combate contra los tipos de fuegos que puedan encontrar en el establecimiento, mediante la utilización de medios de primera intervención (extintores portátiles), de segunda intervención (mangueras) y, en su caso, equipos especiales (sistemas fijos de extinción, equipos de respiración autónoma, etc.). Deben asimismo conocer exhaustivamente el plan de emergencia. La composición mínima del ESI debe ser de tres personas, pudiendo formar más de un equipo cuando las circunstancias de amplitud del establecimiento lo requieran (tiempos de intervención demasiado dilatados, etc.). • Jefe de intervención (JI): dirigirá las operaciones de extinción en el punto de la emergencia, donde representa la máxima autoridad, e informará y ejecutará las órdenes que reciba del jefe de emergencia (JE) a través de algún medio de comunicación fiable. Deberá ser una persona permanentemente localizable durante la jornada laboral de manera similar a los ESI, con un conocimiento teórico-práctico en seguridad contra incendios bastante profundo, buenas dotes de mando y un profundo conocimiento del plan de autoprotección. A la llegada de los servicios públicos de extinción, les cederá el mando de las operaciones informando y colaborando con los mismos en lo que le sea solicitado. • Jefe de emergencia (JE): es la máxima autoridad en el establecimiento durante las emergencias. Actuará desde el centro de control (lugar donde se centraliza las comunicaciones) a la vista de las informaciones que reciba del jefe de intervención desde el punto de la emergencia. Poseerá sólidos conocimientos de seguridad contra incendios y del plan de autoprotección, debiendo ser una persona con dotes de mando y localizable durante las 24 horas del día. Decidirá el momento de la evacuación del establecimiento. • Esquemas operacionales para el desarrollo del plan: se diseñarán diagramas de flujo que contengan las secuencias de actuación de cada equipo en función de la gravedad de la emergencia. Cuando la complejidad de la instalación o actividad así lo aconseje, se elaborarán diagramas parciales. Estos esquemas se referirán de forma simple a las operaciones a realizar en las acciones de alerta, intervención y apoyo entre las Jefaturas y los Equipos.

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Documento 4: Implantación Por implantación del plan de emergencia entendemos el conjunto de medidas a tomar o secuencia de acciones a realizar para asegurar la eficacia operativa del mismo. • Responsabilidad: la responsabilidad de implantación del plan recae en el titular de la actividad. El personal directivo, técnico, mandos intermedios y trabajadores del establecimiento participarán activamente en la implantación. • Organización: coordinación de acciones necesarias para la implantación y mantenimiento del plan de emergencia, a través de un jefe de emergencia o de un comité de emergencia en los casos en que se considere preciso. • Medios técnicos: programa de mantenimiento de las instalaciones peligrosas y de los medios de prevención y protección exigibles según la legislación vigente. • Medios humanos: la adecuación de los medios humanos a las necesidades del plan no se limitará a la constitución de equipos. A tal fin se celebrarán reuniones informativas a las que asistirán todos los ocupantes habituales del edificio, en las que se explicará el plan de emergencia, entregando a cada uno por escrito las consignas generales de autoprotección a conocer y tomar. Estas se referirán, al menos, a: – Precauciones a adoptar para evitar las causas que pueden originar una emergencia. – Forma en que deben informar cuando detecten una emergencia. – Forma en que se les transmitirá la alarma. – Información sobre lo que se debe y lo que no se debe hacer ante una emergencia. Los equipos de emergencia y sus jefes recibirán formación y adiestramiento adecuados a las misiones que se les encomiendan en el plan. Al menos una vez al año se programarán cursos y actividades de este tipo. Asimismo, se dispondrán carteles con consignas sobre prevención de riesgos y actuación en caso de emergencia para información de visitantes y usuarios del establecimiento. Podría ser útil complementar tal medida con hojas informativas personales. • Simulacros: se efectuarán al menos una vez al año. Los objetivos principales de los simulacros son:

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– Detectar errores u omisiones tanto en el contenido del plan como en las actuaciones a realizar para su puesta en práctica. – Habituar a los ocupantes a evacuar el edificio. – Probar la idoneidad y suficiencia de los equipos y medios de comunicación, alarma, señalización, alumbrados especiales y de extinción en su caso. – Adquirir experiencia y soltura en el uso de equipos y medios. – Estrimar los tiempos de evacuación, de intervención de equipos propios y de intervención de ayudas externas. Los simulacros deberían realizarse con el conocimiento y con la colaboración del cuerpo de bomberos y de cualesquiera otras ayudas externas que tengan que intervenir en caso de emergencia. Asimismo, es necesario solicitar permiso de las autoridades en caso de que se prevea que puedan ocasionarse problemas de tráfico. La preparación de los simulacros debe ser exhaustiva, dejando el menor resquicio posible a la improvisación, previendo, entre otros, los problemas que la interrupción de la actividad, aunque sea por un corto espacio de tiempo, pueda ocasionar. Se debe disponer de personal para el cronometraje. La información al personal en un primer simulacro debe ser total, incluso indicando día y hora. En función de los resultados se disminuirá aquella gradualmente, hasta llegar a realizarlos sin previo aviso, con lo que se conseguirá que las actuaciones se desarrollen casi de manera automática. Por último, será necesario contemplar la posibilidad de emergencia real durante el simulacro y disponer de los medios necesarios para su control. • Programa de implantación: siguiendo un orden de prioridades y de acuerdo con un calendario, se programarán las actividades siguientes: – Inventario de factores que influyen en el riesgo potencial. – Inventario de los medios técnicos de autoprotección. – Evaluación del riesgo. – Confección de planos. – Redacción del manual de emergencia y planes de actuación. – Incorporación de los medios técnicos que deban ser utilizados en los planes de actuación. – Redacción de consignas de prevención y actuación en caso de emergencia para el personal del establecimiento y los usuarios del mismo.

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– Confección de planos “Usted está aquí” (croquis de distribución en planta y vías de evacuación). – Redacción de las consignas de prevención y actuación en caso de emergencia para los componentes de los equipos. – Reuniones informativas con el personal. – Selección, formación y adiestramiento de los componentes de los equipos de emergencia. • Programa de mantenimiento: se preparará un programa anual con su correspondiente calendario, que comprenderá las actividades siguientes: – Cursos periódicos de formación y adiestramiento del personal. – Mantenimiento de las instalaciones que representen un riesgo potencial de incendio. – Mantenimiento de las instalaciones de detección, alarma y extinción. – Inspecciones de seguridad. – Simulacros de emergencia. • Investigación de siniestros: en caso de producirse una emergencia en el establecimiento, se investigarán las causas que posibilitaron su origen, propagación y consecuencias, analizando el comportamiento de las personas y los equipos de emergencia y adoptando las acciones correctivas necesarias. Posteriormente, se redactará un informe que recoja los resultados de la investigación y que se remitirá al Cuerpo de Bomberos o, en su caso, a los servicios de Protección Civil.

7.2.3. Paralelismo con la legislación La Ley de Prevención de Riesgos Laborales regula el conjunto de derechos y obligaciones derivados del derecho básico de los trabajadores a la protección de los riesgos de su trabajo y, en particular, las actuaciones a desarrollar en situaciones de emergencia. En tal sentido, su artículo 20 establece que el empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores, designando para ello al personal encargado de poner en práctica estas medidas y comprobando periódicamente su correcto funcionamiento. En relación con las medidas de emergencia, debe hacerse notar que existe tanto una legislación general como normativas específicas.

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7.2.3.1. Legislación general • Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de esta ley.

• Medidas de emergencia (artículo 20 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El empresario, teniendo en cuenta el tamaño y la actividad de la empresa, así como la posible presencia de personas ajenas a la misma, deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores, designando para ello al personal encargado de poner en práctica estas medidas y comprobando periódicamente, en su caso, su correcto funcionamiento. El citado personal deberá poseer la formación necesaria, ser suficiente en número y disponer del material adecuado, en función de las circunstancias antes señaladas. Para la aplicación de las medidas adoptadas, el empresario deberá organizar las relaciones que sean necesarias con servicios externos a la empresa, en particular en materia de primeros auxilios, asistencia médica de urgencia, salvamento y lucha contra incendios, de forma que quede garantizada la rapidez y eficacia de las mismas.

• Coordinación de actividades empresariales (artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores.

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• Contenido de la planificación (artículo 9 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Igualmente habrán de ser objeto de integración en la planificación de la actividad preventiva las medidas de emergencia y la vigilancia de la salud previstas en los artículos 20 y 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, así como la información y la formación de los trabajadores en materia preventiva y la coordinación de todos estos aspectos.

La Guía para el desarrollo del plan de emergencia contra incendios y de evacuación de locales y edificios, que hemos analizado en el apartado 7.2.2.1, y cuya aplicación tiene carácter voluntario, tiene por objeto establecer unos criterios orientadores para la elaboración del Plan de Emergencia contra incendios y de evacuación en los locales y edificios.

7.2.3.2. Legislación para sectores específicos • Espectáculos públicos y actividades recreativas. • Establecimientos sanitarios. • Centros escolares. • Establecimientos para alojamientos turísticos. • Actividades industriales.

Conceptos importantes • La organización debe implementar los controles operacionales necesarios para gestionar los riesgos y cumplir los requisitos que le sean de aplicación, de modo que pueda alcanzar la política de SST. • Los controles operacionales pretenden eliminar, reducir o controlar los riesgos de SST que podrían introducir en el lugar de trabajo los empleados, contratistas, otro personal externo, miembros del público o visitantes. • Los controles operacionales deben implementarse en función de la información proporcionada por la evaluación de riesgos y respetando la jerarquía de controles establecidos. Después de su implantación, deben evaluarse de forma continua para verificar su eficacia.

7. Implementación y operación (III). Control operacional. Preparación y respuesta ante emergencias

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• Los controles operacionales pueden utilizar diversos método: dispositivos físicos (como barreras, controles de acceso), procedimientos, instrucciones de trabajo, pictogramas, alarmas y señalización. • Los controles operacionales deberían revisarse de forma periódica para evaluar su continua idoneidad y eficacia y para implementar los cambios que se determinen necesarios. • La implantación de este requisito implica establecer los procedimientos o instrucciones de trabajo para controlar los riesgos identificados en la evaluación. La NTP 560 recoge un procedimiento para la elaboración de dichas instrucciones. • La Ley de prevención de riesgos laborales obliga al empresario al desarrollo de prácticas y procedimientos para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, indicando que estos se desarrollen en los términos que reglamentariamente se establezcan. • La organización debe disponer de procedimientos para identificar situaciones de emergencia potenciales y responder ante ellas. • La organización debería evaluar la probabilidad de posibles situaciones de emergencia y elaborar procedimientos que permitan una respuesta eficaz. • El plan de emergencia debería contemplar las diferentes actividades de una organización, el número de trabajadores en el centro de trabajo y en los alrededores, los turnos, etc., y debería revisarse de manera continua como parte de la gestión del cambio. • Los procedimientos de emergencias deberían ser claros, concisos y estar fácilmente disponibles para que los usen las personas implicadas, y deberían definir las funciones, responsabilidades y autoridades. • La organización debería revisar periódicamente su preparación ante emergencias y sus procedimientos de respuesta. • El manual de autoprotección se estructura en cuatro documentos que cubren cuatro fases para su correcta aplicación: Documento 1: Evaluación del riesgo; Documento 2: Medios de protección; Documento 3: Plan de emergencia; Documento 4: Implantación. El documento Evaluación de riesgos persigue identificar el riesgo potencial de incendio, su valoración y su localización en el edificio. El documento Medios de protección debe relacionar los medios, tanto técnicos como humanos, necesarios o disponibles para la autoprotección. El documento Plan de emergencia contendrá el esquema de actuaciones a realizar en caso de emergencia. Del estudio anterior de los riesgos potenciales y de los

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

medios de protección con los que se cuenta, se derivarán las actuaciones que se plasmarán en el plan de emergencia. • La elaboración de los planes de actuación se hará teniendo en cuenta la gravedad de la emergencia, las dificultades de controlarla, sus posibles consecuencias y la disponibilidad de medios humanos. • Los equipos de emergencia constituyen el conjunto de personas especialmente entrenadas y organizadas para la prevención y actuación en accidentes dentro del ámbito del establecimiento. El equipo de alarma y evacuación (EAE) se encarga, fundamentalmente, de preparar la evacuación, entendiendo como tal la comprobación de que las vías de evacuación están expeditas, la toma de puestos en puntos estratégicos de las rutas de evacuación, etc., y la dirección del flujo de evacuación. Los equipos de primeros auxilios (EPA) se encargan de prestar los primeros auxilios a los lesionados durante una emergencia. Los equipos de primera intervención (EPI) realizan una labor preventiva, combaten conatos y apoyan a los componentes del equipo de segunda intervención. El equipo de segunda intervención (ESI) representa la máxima capacidad extintora del establecimiento. El jefe de intervención (JI) dirige las operaciones de extinción en el punto de la emergencia, donde representa la máxima autoridad; informa al jefe de emergencia y ejecuta sus órdenes. El jefe de emergencia (JE) es la máxima autoridad en el establecimiento durante las emergencias. • El documento Implantación recoge el conjunto de medidas a tomar o secuencia de acciones a realizar para asegurar la eficacia operativa del plan de emergencia. • Los simulacros se efectuarán al menos una vez al año. Deberían realizarse con el conocimiento y con la colaboración del Cuerpo de Bomberos y de cualesquiera otras ayudas externas que tengan que intervenir en caso de emergencia. • La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece que el empresario deberá analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación de los trabajadores, designando para ello al personal encargado de poner en práctica estas medidas y comprobando periódicamente su correcto funcionamiento.

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Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evalución del cumplimiento legal

Finalizada la fase de implantación y operación, comienza la fase de verificación. En este capítulo se analizan dos requisitos OHSAS vinculados con la verificación: la medición y seguimiento del desempeño, que exige disponer de procedimientos que permitan medir de forma regular el desempeño y los resultados de seguridad y salud en el trabajo; y la evaluación del cumplimiento legal, que exige disponer de procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales y de cualquier otro requisito que sea de aplicación. Al igual que en los capítulos anteriores, en primer lugar se expone el requisito OHSAS; posteriormente, se analiza; y, finalmente, se indica su correspondencia con la legislación española.

8.1. Medición y seguimiento del desempeño 8.1.1. Requisito OHSAS La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para hacer el seguimiento y medir de forma regular el desempeño de la SST. Los procedimientos deben incluir: a) las medidas cualitativas y cuantitativas apropiadas a las necesidades de la organización; b) el seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de SST de la organización; c) el seguimiento de la eficacia de los controles (tanto para la salud como para la seguridad);

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

d) las medidas proactivas del desempeño que hacen un seguimiento de la conformidad con los programas, controles y criterios operacionales de la SST; e) las medidas reactivas del desempeño que hacen un seguimiento del deterioro de la salud, los incidentes (incluyendo los cuasi accidentes) y otras evidencias históricas de un desempeño de la SST deficiente; f) el registro de los datos y los resultados del seguimiento y medición, para facilitar el posterior análisis de las acciones correctivas y las acciones preventivas. Si se necesitan equipos para el seguimiento y la medición del desempeño, la organización debe establecer y mantener procedimientos para la calibración y el mantenimiento de dichos equipos cuando sea apropiado. Se deben conservar los registros de las actividades y los resultados de calibración y mantenimiento.

8.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento La alta dirección debería asegurar la eficacia y la eficiencia de la medición, recopilación y validación de datos para garantizar el desempeño de la SST. Esto debería incluir la revisión de la validez y del propósito de las mediciones y del uso previsto de los datos para asegurarse del aporte de valor para la organización. La organización debería realizar el seguimiento continuo de sus acciones para la mejora del desempeño, y registrar su implementación, dado que esto puede proporcionar datos para mejoras futuras. Los resultados del análisis de datos de las actividades de mejora deberían ser uno de los elementos de entrada de la revisión por la dirección, con el fin de proporcionar información para mejorar el desempeño de la organización. Una organización debe tener un enfoque sistemático para la medición y el seguimiento regulares de su gestión de la SST. La medición puede ser cuantitativa y cualitativa. El seguimiento implica una recopilación de información (mediciones u observaciones) usando equipos o técnicas objetivas. La organización debe planificar lo que va a medir; igualmente debería dar respuesta a las siguientes respuestas: • ¿Qué se quiere medir? • ¿Quién es el encargado de realizar la medición?

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

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• ¿Cuándo se realiza la medición? • ¿Cómo se realiza la medición? • ¿Dónde se realiza la medición? La organización debería identificar los parámetros claves de desempeño de la SST en toda la organización. Estos deberían incluir entre otros los siguientes: • La política y los objetivos de SST. • Los controles de riesgos que se han implementado. • Los programas de toma de conciencia, formación, consulta y comunicación. • La integración de la prevención. Los indicadores tienen por objeto proporcionar información sobre los parámetros ligados a las actividades o a los procesos implantados. Las características que definen a los indicadores de un sistema de gestión son las siguientes: • Simbolizan una actividad importante o crítica. • Tienen una relación lo más directa posible con el concepto valorado con objeto de ser fieles y representativos del criterio a medir. • Los resultados de los indicadores son cuantificables, y sus valores se expresan normalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación. • El beneficio que se obtiene del uso de los indicadores supera la inversión de capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo. • Son comparables en el tiempo y, por tanto, pueden representar la evolución del concepto valorado. • Han de ser fiables, es decir, deben proporcionar confianza a los usuarios sobre la validez de las sucesivas medidas. • Han de ser fáciles de establecer, mantener y utilizar. • Han de ser compatibles con los otros indicadores del sistema implantados y, por tanto, deben permitir la comparación y el análisis. En ocasiones existe dificultad a la hora de establecer indicadores para la valoración de la rentabilidad del SGSST. Estos indicadores han de ser capaces de aportar medidas de rendimiento relativo a los grupos de interés de la organización, a los procesos internos y a las actividades de innovación y mejora, claves todos ellos para el futuro de la empresa.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Los indicadores tienen interés en tanto permitan tomar decisiones, recordar que lo que se está midiendo es realmente lo que se tiene y detectar lo que se necesita mejorar. Los indicadores que se apuntan en la NTP 640 tienen carácter global y han sido seleccionados teniendo en cuenta su relativa facilidad de obtención a partir de informaciones que toda empresa debería conocer. No todos ellos tienen una vinculación con políticas de prevención y calidad, de por sí afines, pero tienen su importancia respecto a la rentabilidad empresarial. Así, por ejemplo, el porcentaje de inversiones en I+D o en nuevas tecnologías tiene valor estratégico y, al ser trascendentes, de ser insuficientes pueden limitar, o incluso invalidar, posibles beneficios en otros campos como el de la prevención. En la figura 8.1, los indicadores aparecen clasificados en varios temas que se proponen como posibles claves en torno a las cuales realizar el análisis. Además, aparecen diferenciados según sean de actuaciones o de resultados. Debe tenerse en cuenta que los indicadores tienen un valor relativo y que, en términos de resultados o efectos, lo significativo es su variación, dejándose a elección del lector la temporalidad de su medición. No obstante, dado que los efectos de una acertada política en prevención de riesgos laborales no son inmediatos, se recomienda realizar un seguimiento anual, con especial hincapié en la extracción de conclusiones en períodos trianuales. Factores a analizar

De situación/actuaciones

Resultados

Auditorías Conclusiones obtenidas en las diferentes auditorías que se efectúen en la empresa (EFQM, SPRL).

Conclusiones de las auditorías sobre:

Conclusiones de las auditorías sobre:

• Líneas directrices y política de la empresa en prevención, medio ambiente y calidad.

• Satisfacción del cliente e impacto social.

• Desarrollo de estrategias, control de procesos claves y gestión de procesos, gestión de recursos.

• Satisfacción del personal de la organización.

• Atención a los miembros de la organización y a la gestión de personal. Retribuciones salariales y empleo Política de empleo de la empresa: tipo de contratos, temporalidad, situación de la empresa con respecto al sector, jerarquías salariales existentes, etc.

• % desviación salarial sobre salario base. • Relación entre salario máximo/mínimo. • % beneficios distribuidos a los trabajadores. • % contratos de trabajo no renovados. • % trabajadores de subcontratas. • % contratos temporales. (continúa)

Figura 8.1. Indicadores para la valoración de la rentabilidad del SGSST

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

Factores a analizar

De situación/actuaciones

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Resultados

Formación y desarrollo profesional Formación interna de la empresa, específica de la actividad. Adecuación del puesto al trabajador, posibilidad de promoción y desarrollo profesional dentro de la empresa.

• Horas promedio/trabajador • % promedio de años de los dedicadas a actividades de formación. trabajadores en la empresa. • % puestos de trabajo con pruebas de selección específicas.

• % trabajadores cesados voluntariamente.

• % rotación interna. • % trabajadores cualificados (FP II o superior). • % trabajadores que han recibido formación en la empresa. • % masa salarial invertida en formación.

Organización del trabajo y participación de los trabajadores Estructuras jerárquicas, horarios, turnicidad, tipo de trabajo (en cadena, en equipo, etc.), así como aquellos relativos a condiciones del trabajo en cuanto a responsabilidades, participación en la empresa, grado de implicación, etc.

• % personal con mando sobre plantilla. • % trabajadores con horario flexible. • % trabajadores afectados por turnicidad. • % trabajadores con trabajo en cadena. • % trabajadores con trabajo en equipo. • % trabajadores con nivel alto de autonomía para organizar su trabajo. • % trabajadores que consideran su trabajo importante y se sienten implicados. • sugerencias de personal sin mando aplicadas/trabajador. Capital financiero y capital clientela

Factores que se refieran a las actividades financieras que realiza la empresa en sus diferentes divisiones, así como aquellos factores referidos a la variación de beneficios y de mercado de la empresa.

• % beneficios reinvertidos. • % inversiones en instalaciones y tecnología respecto a los beneficios.

• Productividad (valor producido/ hora trabajada...). • Tiempo promedio de procesos claves.

• % inversiones en I+D respecto a los beneficios.

• % exportación respecto a facturación.

• % inversiones en acciones de responsabilidad social respecto a los beneficios.

• % renovación de productos.

• % participación del mercado. • % fidelización clientes (repiten compra). • % nuevos clientes. • Tamaño medio de empresas clientes. • % reclamaciones de clientes. • % devoluciones de clientes.

Partidas tangibles.

• Incremento anual de beneficios. (continúa)

Figura 8.1. Indicadores para la valoración de la rentabilidad del SGSST

(continuación)

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Factores a analizar

De situación/actuaciones

Resultados

Inversiones preventivas, siniestralidad y absentismo Actividades para el desarrollo y la conservación del sistema preventivo. Siniestralidad laboral de la empresa, y costes y sanciones asociados a la misma. Factores que puedan aportar información sobre las condiciones laborales, la satisfacción de los trabajadores, etc.

• % inversiones en aplicación de medidas materiales de prevención (protección colectiva e individual) respecto a los beneficios.

• Índice de incidencia.

• % inversiones en acciones de mejoras de responsabilidad social para los trabajadores respecto a los beneficios.

• Índice de duración media.

• % trabajadores formados específicamente en prevención. • % masa salarial invertida en formación específica de prevención.

• Índice de frecuencia. • Índice de gravedad. • Número de infracciones detectadas por la Inspección de Trabajo. • Número de quejas de los trabajadores sobre las condiciones de trabajo. • % jornadas perdidas por absentismo.

• % trabajadores expuestos a riesgos importantes de accidentes. • Horas promedio/trabajador dedicadas a actividades de formación • % trabajadores expuestos a específica en prevención. contaminantes químicos y biológicos, por encima de valores límites. • % trabajadores expuestos a contaminantes físicos, por encima de valores límites. • % trabajadores expuestos a riesgos importantes de lesiones osteomusculares. • % trabajadores expuestos a riesgos importantes psicosociales.. Partidas tangibles.

• Coste anual de servicios preventivos externos contratados.

• Ahorro como diferencia anual entre costes de siniestralidad laboral.

• Masa salarial de personas de plantilla dedicadas a prevención. • Coste de medidas en materiales de prevención. • Costes de seguros para cobertura de riesgos. • Costes de la formación en prevención. Fuente: INSHT.

Figura 8.1. Indicadores para la valoración de la rentabilidad del SGSST

(continuación)

Para completar el análisis económico y poder extraer finalmente conclusiones sobre la rentabilidad económica de la prevención, será necesario hacer una recapitulación de las partidas tangibles que entran en juego en el análisis, comparando los costes de la prevención (servicios preventivos externos contratados, masa salarial de personas de plantilla dedicadas a prevención, coste de medidas preventivas) y la disminución de gastos derivados de la siniestralidad, frente al incremento en beneficios que se genera,

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

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que es mucho más que el mero ahorro de los costes de accidentes, por el importante aporte en intangibles que la prevención supone para la empresa, y que repercute en un aumento de la competitividad y, en último término, en un mayor incremento de beneficios.

8.1.2.1. Seguimiento proactivo y reactivo La medición y el seguimiento de la organización deberían usar tanto mediciones reactivas como proactivas del desempeño, pero deberían concentrarse principalmente en las mediciones proactivas con el fin de fomentar mejoras en el desempeño y reducir daños. El SGSST de una organización debería incorporar medidas de seguimiento proactivo y reactivo de la siguiente manera: • El seguimiento proactivo debería utilizarse para verificar la conformidad con las actividades de SST de la organización; por ejemplo, haciendo un seguimiento de la frecuencia y la eficacia de las inspecciones de SST. • El seguimiento reactivo debería utilizarse para investigar, analizar y registrar los fallos del SGSST. Los datos de seguimiento proactivo y reactivo se utilizan habitualmente para determinar si se han alcanzado los objetivos de SST. Ejemplos de mediciones proactivas pueden ser: • Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. • Evaluación de la eficacia de la formación en SST. • Evaluación de los comportamientos humanos en SST. Ejemplos de mediciones reactivas pueden ser: • Seguimiento del deterioro de la salud. • Seguimiento de los incidentes.

8.1.2.2. Técnicas de medición A continuación se recogen ejemplos de métodos que pueden utilizarse para medir el desempeño de la SST: • Resultados de los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgo.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Inspecciones del lugar de trabajo utilizando lista de verificación. • Inspecciones de la SST. • Evaluaciones previas de nuevas plantas, equipos materiales, productos químicos, procesos, procedimientos. • Inspecciones de maquinaria. • Muestreos de seguridad: examen de aspectos específicos de SST. • Muestreos ambientales: miden la exposición a agentes químicos y biológicos, y se comparan con patrones reconocidos. • Análisis de la documentación y los registros. • Análisis de los resultados de los controles de salud.

8.1.2.3. Inspecciones • Equipo: debería redactarse un inventario de todos los equipos que deban ser sometidos a exámenes legales o técnicos por parte de personal competente. Dichos equipos deberían inspeccionarse según sea necesario e incluirse en los esquemas de inspección. • Condiciones de trabajo: deberían establecerse y documentarse criterios que especifiquen cuáles son las condiciones de los lugares de trabajo. Pueden utilizarse listas de verificación con detalles acerca de los criterios y de todos los elementos susceptibles de inspección. • Registros de las inspecciones: deberían mantenerse registros de cada una de las inspecciones de SST que se lleven a cabo. Dichos registros deberían indicar si se adecúan a los procedimientos documentados de SST. Los registros de las inspecciones de SST, las visitas, las encuestas y las auditorías del SGSST deberían recopilarse para identificar las causas que subyacen a las no conformidades y a los peligros repetitivos. Se deberían llevar a cabo las acciones preventivas necesarias. Si durante las inspecciones se han identificado condiciones por debajo de los estándares y situaciones o elementos que no sean seguros, deberían documentarse como no conformidades, valorarse como riesgos y corregirse de acuerdo con el procedimiento para la gestión de no conformidades. • Equipos de medida: los equipos de medida que se utilicen para evaluar las condiciones de SST deberían incluirse en una lista, identificarse de manera única y mantenerse controlados.

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

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Debería conocerse la precisión de estos equipos. Si es necesario, deberían estar disponibles procedimientos documentados en los que se describa cómo se llevan a cabo las mediciones de SST. Los equipos utilizados para medir la SST deberían mantenerse y almacenarse de manera adecuada, y ser capaces de ofrecer mediciones con la precisión requerida. Cuando sea requerido, debería documentarse un esquema de calibración para los equipos de medida, en el que se incluyan los siguientes elementos: • Frecuencia de la calibración. • Referencia a los métodos de prueba, cuando sea aplicable. • Identidad de los equipos usados para la calibración. • Acciones a tomar si el equipo de medición resulta estar fuera de los límtes de calibración. La calibración debería llevarse a cabo en las condiciones adecuadas. Deberían prepararse procedimientos para calibraciones críticas o difíciles. Deberían mantenerse registros de todas las calibraciones, de las actividades de mantenimiento y de los resultados. Dichos registros deberían ofrecer detalles de las mediciones antes y después de los ajustes. El estado de calibración del equipo de medida debería identificarse claramente por los usuarios. No deberían utilizarse equipos de medida de SST de los que no se conozca el estado de calibración, o los que estén fuera de los límites de calibración. Además, estos deberían retirarse del uso y etiquetarse, codificarse o marcarse claramente para evitar un uso incorrecto. Este marcado debería ser acorde con los procedimientos documentados. En los procedimientos se debería incluir la identificación del estado de calibración del equipo. Debería emitirse una no conformidad en la que se documenten las acciones tomadas. Los procedimientos de calibración deberían incluir un plan de acción para los casos en que se descubran equipos fuera de los límites de calibración.

8.1.3. Paralelismo con la legislación La Ley de Prevención de Riesgos Laborales 31/1995 y su posterior reforma hacen un llamamiento a la necesidad de realizar un seguimiento continuo de las actividades preventivas tal y como lo recoge el apartado sobre medición y seguimiento del desempeño en OHSAS 18001.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. [...] El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes.

• Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 2. Si los resultados de la evaluación pusieran de manifiesto situaciones de riesgo, el empresario realizará aquellas actividades preventivas necesarias para eliminar o reducir y controlar tales riesgos. Dichas actividades serán objeto de planificación por el empresario, incluyendo para cada actividad preventiva el plazo para llevarla a cabo, la designación de responsables y los recursos humanos y materiales necesarios para su ejecución. El empresario deberá asegurarse de la efectiva ejecución de las actividades preventivas incluidas en la planificación, efectuando para ello un seguimiento continuo de la misma.

De igual manera, el Reglamento de los Servicios de Prevención hace un llamamiento a la necesidad de la medición y seguimiento del desempeño tal y como lo recoge OHSAS 18001. • Documentación (artículo 7 del Reglamento de los Servicios de Prevención): En la documentación a que hacen referencia los párrafos b) y c) del artículo 23.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, deberán reflejarse, para cada puesto de trabajo cuya evaluación ponga de manifiesto la necesidad de tomar alguna medida preventiva, los siguientes datos: a. La identificación del puesto de trabajo. b. El riesgo o riesgos existentes y la relación de trabajadores afectados. c. El resultado de la evaluación y las medidas preventivas procedentes [...]. d. La referencia de los criterios y procedimientos de evaluación y de los métodos de medición, análisis o ensayo utilizados [...].

• Contenido de la planificación (artículo 9 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 3. La actividad preventiva deberá planificarse para un período determinado, estableciendo las fases y prioridades de su desarrollo en función de la magnitud de

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

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los riesgos y del número de trabajadores expuestos a los mismos, así como su seguimiento y control periódico. En el caso de que el período en que se desarrolle la actividad preventiva sea superior a un año, deberá establecerse un programa anual de actividades.

• Funciones de nivel superior (artículo 37 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Las funciones correspondientes al nivel superior son las siguientes: [...] b. La realización de aquellas evaluaciones de riesgos cuyo desarrollo exija: 1.º el establecimiento de una estrategia de medición para asegurar que los resultados obtenidos caracterizan efectivamente la situación que se valora.

No obstante, la normativa de desarrollo hace llamamiento en numerosas ocasiones a la necesidad de realizar una medición y seguimiento de los resultados.

8.2. Evaluación del cumplimiento legal 8.2.1. Requisito OHSAS En coherencia con su compromiso de cumplimiento, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales aplicables. La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según los requisitos legales.

La organización debe evaluar el cumplimiento con otros requisitos que suscriba. La organización puede combinar esta evaluación con la evaluación del cumplimiento legal mencionada, o establecer uno o varios procedimientos separados. La organización debe mantener los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas. Nota: La frecuencia de las evaluaciones periódicas puede variar según otros requisitos distintos que la organización suscriba.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

8.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Como parte de su compromiso de cumplimiento legal, una organización debería establecer, implementar y mantener un procedimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales que le son de aplicación y de otros requisitos aplicables que la organización suscriba en relación con sus riesgos de SST. La evaluación de los requisitos legales y de otros requisitos puede realizarse usando los siguientes métodos: • Auditorías de SST. • Inspecciones. • Revisiones de documentos, registros, evaluaciones de riesgos… • Observaciones. • Entrevistas. • Visitas a instalaciones. Los procesos de evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos de la organización pueden depender de su naturaleza (tamaño, estructura y complejidad). La evaluación de los requisitos legales y de otros requisitos puede realizarse de manera conjunta o de manera individualizada. Es necesario registrar los resultados de las evaluaciones periódicas del cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos. La organización debería analizar en la revisión por la dirección el resultado de la evaluación de los requisitos legales y de otros requisitos que suscriba. La evaluación de los requisitos legales y de otros requisitos que la organización suscriba debe ser realizada por personal con la competencia necesaria. Dicha evaluación puede realizarse con medios propios o ajenos a la organización.

8.2.2.1. ¿Qué requisitos legales y otros requisitos se deben evaluar? Dentro de los requisitos legales se pueden destacar los siguientes: • Directivas. • Leyes.

8. Verificación (I). Medición y seguimiento del desempeño. Evaluación del cumplimiento legal

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• Reglamentos. • Órdenes Ministeriales. • Permisos. • Licencias. • Autorizaciones. • Legislación local. • ... Dentro de otros requisitos es posible destacar los siguientes: • Contratos. • Prácticas del sector. • Compromisos con los trabajadores. • Acuerdos con las partes interesadas. • Requisitos corporativos. • ...

8.2.2.2. ¿Cuándo se evalúan los requisitos legales y otros requisitos? La organización debería establecer dentro de su/s procedimiento/s de identificación de requisitos legales y otros requisitos en qué momento realizará la evaluación de los requisitos. A modo de ejemplo, se citan algunas ocasiones claves para realizar dicha identificación: • Inicial: en el momento que se realiza la identificación de peligros y evaluación de riesgos. • Periódicamente: la organización debería prefijar espacios de tiempo en los cuales se revisa la identificación de la legislación (por ejemplo, trimestralmente). Estos intervalos pueden coincidir o no con la publicación de nueva legislación de aplicación. No obstante, la organización debería aumentar o reducir dichos periodos en función de sus necesidades: peligros, riesgos, actividades, legislador….

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8.2.3. Paralelismo con la legislación La legislación en materia de prevención de riesgos no establece la necesidad de realizar una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos que la organización suscriba. No obstante, el capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención recoge la necesidad de realizar con carácter obligatorio una auditoría externa para aquellas empresas que realizan actividades preventivas con medios propios, aunque también existe la posibilidad de realizar este tipo de auditorías con carácter voluntario. • Concepto, contenido, metodología y plazo (artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora. 2. Para el cumplimiento de lo señalado en el apartado anterior, la auditoría llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención, que incluirá los siguientes elementos: a. Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. b. Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como a la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación. c. Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados, en su caso. d. En función de todo lo anterior, valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de ésta, mediante la implantación y aplicación del Plan de prevención de riesgos laborales, y valorar la eficacia del sistema de prevención para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa. A estos efectos se ponderará el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones o equipos y en la supervisión de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos.

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Conceptos importantes • La alta dirección debería asegurar la eficacia y la eficiente de la medición, recopilación y validación de datos para garantizar el desempeño de la SST. • La organización debería realizar el seguimiento continuo de sus acciones para la mejora del desempeño, y registrar su implementación, dado que esto puede proporcionar datos para mejoras futuras. • La organización debe tener un enfoque sistemático para la medición y el seguimiento regulares de su gestión de la SST. • La organización debería identificar los parámetros claves de desempeño de la SST en toda la organización, incluyendo la política y los objetivos de SST, los controles de riesgos que se han implementado, los programas de toma de conciencia, formación, consulta y comunicación, y la integración de la prevención. • En ocasiones existe dificultad a la hora de establecer indicadores para la valoración de la rentabilidad del SGSST. Estos indicadores han de ser capaces de aportar medidas de rendimiento relativo a los grupos de interés de la organización, a los procesos internos y a las actividades de innovación y mejora. • La medición y el seguimiento de la organización deberían usar tanto mediciones reactivas como proactivas del desempeño, pero deberían concentrarse principalmente en las mediciones proactivas con el fin de fomentar mejoras en el desempeño y reducir daños. • Deberían mantenerse registros de cada una de las inspecciones de SST que se lleven a cabo. Dichos registros deberían indicar si se adecúan a los procedimientos documentados de SST. • Los registros de las inspecciones de SST, las visitas, las encuestas y las auditorías del SGSST deberían recopilarse para identificar las causas que subyacen a las no conformidades y a los peligros repetitivos. • Si durante las inspecciones se han identificado condiciones por debajo de los estándares y situaciones o elementos que no sean seguros, deberían documentarse como no conformidades, valorarse como riesgos y corregirse de acuerdo con el procedimiento para la gestión de no conformidades. • Cuando sea requerido, debería documentarse un esquema de calibración para los equipos de medida, en el que se incluyan la frecuencia de la calibración, la referencia a los métodos de prueba cuando sea aplicable, la identidad de los equipos usados para la calibración y las acciones a tomar si el equipo de medición resulta estar fuera de los límtes de calibración.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• La Ley de Prevención de Riesgos Laborales 31/1995 y su posterior reforma hacen un llamamiento a la necesidad de realizar un seguimiento continuo de las actividades preventivas tal y como lo recoge el apartado sobre medición y seguimiento del desempeño en OHSAS 18001. • La organización debería establecer, implementar y mantener un procedimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales que le son de aplicación y de otros requisitos aplicables que la organización suscriba en relación con sus riesgos de SST. • Es necesario registrar los resultados de las evaluaciones periódicas del cumplimiento de los requisitos legales u otros requisitos. • La evaluación de los requisitos legales y de otros requisitos que la organización suscriba debe ser realizada por personal con la competencia necesaria. Dicha evaluación puede realizarse con medios propios o ajenos a la organización. • La organización debería establecer dentro de su/s procedimiento/s de identificación de requisitos legales y otros requisitos en qué momento realizará la evaluación de los requisitos. • La legislación en materia de prevención de riesgos no establece la necesidad de realizar una evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos que la organización suscriba. No obstante, el capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención recoge la necesidad de realizar con carácter obligatorio una auditoría externa para aquellas empresas que realizan actividades preventivas con medios propios, aunque también existe la posibilidad de realizar este tipo de auditorías con carácter voluntario.

Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva. Control de los registros

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Este capítulo continúa con la fase de verificación, abordando dos nuevos requisitos OHSAS: la investigación de incidentes, no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas; y el control de los registros. El primero de ellos exige a la organización disponer de procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes que ocurran en la misma, así como disponer de procedimientos que permitan tratar las no conformidades reales o potenciales y tomar las acciones necesarias, ya sean correctivas o preventivas. Por otro lado, el segundo requisito OHSAS objeto de análisis en este capítulo exige a la organización disponer de los registros necesarios para demostrar la conformidad de su sistema de gestión de la SST con los requisitos OHSAS y poder demostrar los resultados logrados.

9.1. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva 9.1.1. Requisito OHSAS Investigación de incidentes La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes para: a) determinar las deficiencias de SST subyacentes y otros factores que podrían causar o contribuir a la aparición de incidentes;

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

b) identificar la necesidad de una acción correctiva; c) identificar oportunidades para una acción preventiva; d) identificar oportunidades para la mejora continua; e) comunicar los resultados de tales investigaciones. Las investigaciones se deben llevar a cabo en el momento oportuno. Cualquier necesidad identificada de acciones correctivas o de oportunidades para una acción preventiva debe tratarse de acuerdo con las partes pertinentes del apartado “No conformidad, acción correctiva y acción preventiva”. Se deben documentar y mantener los resultados de las investigaciones de los incidentes. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: a) la identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para mitigar sus consecuencias para la SST; b) la investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir; c) la evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia; d) el registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas; y e) la revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. En los casos en los que una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que esas acciones propuestas se tomen tras una evaluación de riesgos previa a la implementación. Cualquier acción correctiva o acción preventiva que se tome para eliminar las causas de una no conformidad real o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos para la SST encontrados. La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario que surja de una acción preventiva y una acción correctiva se incorpora a la documentación del sistema de gestión de la SST.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

203

9.1.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento 9.1.2.1. Investigación de incidentes La investigación de incidentes ayuda a prevenir la repetición de estos y a identificar oportunidades de mejora. Deberían investigarse y tratar de prevenirse todos los incidentes. El personal designado para la investigación de los incidentes debería tener la competencia necesaria para su realización. La investigación de incidentes ayuda también a mejorar la toma de conciencia de todos los empleados de la organización. El objetivo de los procedimientos para la investigación de incidentes es disponer de un enfoque estructurado que permita tratar las causas raíz del incidente.

9.1.2.2. Objetivos de la investigación La investigación de incidentes tiene como objetivo principal la deducción de las causas que los han generado a través del previo conocimiento de los hechos acaecidos. Alcanzado este fin, los objetivos inmediatos persiguen rentabilizar los conocimientos obtenidos para diseñar e implantar medidas correctivas encaminadas tanto a eliminar las causas para evitar la repetición del mismo incidente o similares como a aprovechar la experiencia para mejorar la prevención en la empresa. Todo incidente es una lección, y de su investigación se debe obtener la mejor y la mayor información posible, no solo para eliminar las causas desencadenantes del suceso y así evitar su repetición, sino también para identificar aquellas causas que, estando en la génesis del suceso, propiciaron su desarrollo. Causas cuyo conocimiento ha de permitir detectar fallos u omisiones en la organización de la prevención en la empresa, y cuyo control va a significar una mejora sustancial en la misma. No obtener de cada incidente la mayor y mejor información posibles sería un despilfarro inadmisible, incomprensible y de difícil justificación. Todo lo expuesto exige realizar la investigación partiendo de la premisa de que rara vez un incidente se explica por la existencia de una sola o unas pocas causas que lo motiven; más bien al contrario, los incidentes suelen tener varias causas concatenadas: se debe tener una visión pluricausal del incidente. Por ello, en la investigación de todo incidente se debe profundizar en el análisis causal, identificando las causas de distinta tipología que intervinieron en su materialización, y no considerándolas como hechos independientes, sino que se deben considerar y analizar en su interrelación, ya que es tan solo esa interrelación entre ellas lo que en muchos casos aporta la clave que permite interpretar con certeza el incidente acaecido.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

9.1.2.3. ¿Cómo investigar incidentes? En respuesta a esta cuestión se debe convenir que no existe un método único de valor universal para la investigación de incidentes. Cualquier método es válido si garantiza el logro de los objetivos perseguidos. Ahora bien, estudiar un incidente cuando se acepta por principio que sus causas pueden ser numerosas, de ámbitos diferentes y además interrelacionadas, representa una actividad analítica de cierta complejidad y por ello conviene disponer de un método, es decir, de un proceso establecido que defina, o al menos oriente, qué tareas hay que realizar y en qué orden. Podemos tomar como referencia el “método del árbol de causas” para el análisis de accidentes, que se apoya en una concepción pluricausal, es una herramienta de gran ayuda para todo aquel que precise y persiga profundizar en el análisis causal de los accidentes. Un árbol causal es un diagrama que refleja la reconstrucción de la cadena de antecedentes del incidente, indicado las conexiones cronológicas y lógicas existentes entre ellos. Iniciándose en el daño producido o en el incidente, y a través de la formulación de algunas preguntas predeterminadas, el proceso va remontando su búsqueda hasta completar el árbol. Este finaliza cuando: • Se identifican las situaciones primarias que no precisan de otras anteriores para ser explicadas, es decir, las respuestas no hacen progresar en el conocimiento de los acontecimientos. • Debido a una toma de datos incompleta o incorrecta se desconocen los antecedentes que propiciaron una determinada situación de hecho. El árbol causal constituye un ordinograma en el que se reflejan gráficamente todos los hechos recogidos y las relaciones existentes entre ellos, facilitando enormemente la detección de causas, incluso aquellas aparentemente ocultas o no directamente ligadas al suceso, y que el proceso metodológico ayuda a descubrir y relacionar.

9.1.2.4. ¿Quién debe investigar? Aunque la respuesta a esta cuestión está muy condicionada por el tipo de empresa y la estructura de la misma y, por consiguiente, no cabe una consideración general ni aplicable a todas las empresas, se propone:

Investigación de línea La persona clave en la ejecución de una investigación de línea, que debiera realizarse en todos los incidentes acaecidos, es el mando directo del sector o área en

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

205

que se produce el suceso. Ello es así por distintos motivos, entre los que conviene destacar: • Conoce perfectamente el trabajo y su ejecución. • Conoce estrechamente a los trabajadores por su contacto continuo. • Presumiblemente será el que aplicará las medidas preventivas. El mando directo debería iniciar en todo caso la investigación y recabar el asesoramiento y cooperación de especialistas en casos en que surjan dificultades en la identificación de las causas o en el diseño de las medidas a implantar.

Investigación especializada La realiza el técnico de prevención, asesorado en su caso por especialistas técnicos de las diversas áreas y acompañado por el mando directo y otro personal de la línea relacionado con el caso. Esta investigación se debe realizar en casos especiales o complejos, entendiendo por tales, entre otros, algunos de los supuestos siguientes: • Accidentes graves o mortales. • Incidentes o accidentes leves de los que se deduzca una mayor potencialidad lesiva. • Todos aquellos casos en que lo solicite la línea. • En los casos dudosos del informe de la línea. • En supuestos repetitivos. Dado que, como se ha dicho, el objetivo principal y último de toda investigación es identificar las causas del incidente y estas son normalmente múltiples, de distinta tipología e interrelacionadas, es necesario profundizar en el análisis causal a fin de obtener la mayor y la mejor información posible de la investigación. Ello entraña un grado de complejidad que dificulta la tarea y, por ello, el ideal a conseguir sería que toda investigación fuera realizada por un grupo o equipo en el que estuvieran presentes el técnico de prevención, el mando directo y otro personal de línea relacionado con el caso, y que se contara con el asesoramiento necesario de especialistas técnicos en la materia que se investigue. Ante la imposibilidad material de alcanzar en muchos casos ese ideal de investigación y ante la necesidad técnica y obligatoriedad legal de investigar los accidentes, la línea debe identificar todas aquellas causas sobre las que se sepa y pueda actuar, y cuyo control mediante la implantación de medidas correctivas garantice la no repetición del

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

mismo accidente o similares; y deberá recabar la intervención de especialistas, sean propios o externos a la empresa, cuando la línea se muestre insuficiente o incapaz para identificar las causas del accidente o ejercer un control eficiente del riesgo.

9.1.2.5. Propuesta de modelo de formulario para investigar accidentes El modelo a utilizar para investigar accidentes-incidentes es un documento base de gran importancia a efectos de la gestión de la prevención en la empresa.

¿Cómo debe ser el modelo?, ¿qué contenido debe tener? No se puede dar una respuesta de valor universal a estas cuestiones, ya que al no existir un modelo normalizado y de obligado cumplimiento ni estar tampoco definido su contenido mínimo ni cómo debe estructurarse y tratarse la información recogida, el modelo a utilizar debe ajustarse a cada empresa (tipo, estructura, organización...) a fin de que le permita y le facilite cumplir con sus obligaciones legales. El modelo a utilizar debe, en todo caso, satisfacer unas mínimas condiciones, entre ellas: • Debe ser sencillo, de modo que su utilización sea fácil. • Debe ser concreto, de modo que facilite la gestión de los datos que en el mismo se contengan, que a su vez serán aquellos que la empresa haya considerado necesarios e imprescindibles para cumplir con la finalidad para la que se ha diseñado: identificar las causas de los incidentes y facilitar la mejora de la planificación y gestión de la prevención. • Debe ser claro, de modo que el analista no tenga dudas ni deba hacer interpretaciones durante su cumplimentación. En resumen, su sencillez, concreción y claridad deben evitar posteriores investigaciones especializadas.

Contenido Si bien no es posible acotar su contenido por los motivos ya comentados, se pueden exponer unas líneas o directrices generales que permitan a cada usuario elaborar un modelo a su medida. Entre ellas: • Deben contemplarse y estructurarse todos aquellos campos de datos necesarios para la correcta gestión del incidente: identificación de la víctima, del lugar donde se produjo, del agente material causante y, en su caso, parte del agente; etc.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

207

• Debe permitir y facilitar al investigador profundizar en el análisis causal, objetivo prioritario y principal de toda investigación de incidentes. • Para ello, será de gran ayuda que contenga, aunque sea a título orientativo, listados de causas de distinto tipo (organizativas, materiales, personales...) que el analista pueda consultar y valorar. Ello facilitará al investigador profundizar en el análisis causal. • Deben firmar la conformidad con su contenido, en los aspectos que les competan, los responsables previstos en el circuito documental previsto. En el propio impreso debería constar tal circuito a fin de garantizar la actuación de personas o departamentos afectados. • Debe incorporar “propuesta de acciones correctivas” y, en su caso, quién las realizará, plazos previstos de ejecución y quién realizará el control de la bondad e idoneidad de las medidas aplicadas. • Se pueden incorporar datos que permitan analizar y conocer los costes estimados del accidente. Una correcta y completa gestión de la prevención a nivel de empresa tiene que permitirle conocer “cuánto le cuestan los accidentes”; incorporando junto a los datos de los costes directos, fácilmente estimables, cuestiones que permitan aproximarse al conocimiento lo más ajustado posible de los costes ocultos o indirectos. La figura 9.1 recoge un ejemplo de modelo de investigación de accidentes e incidentes.

9.1.2.6. No conformidad, acción correctiva y acción preventiva La organización debería tener uno o varios procedimientos para identificar las no conformidades reales y potenciales, hacer correcciones y tomar acciones correctivas y preventivas, para prevenir los problemas antes de que sucedan. La organización puede tener un único procedimiento para tratar las acciones correctivas y preventivas o puede establecer procedimientos individuales para tratar las acciones correctivas y acciones preventivas.

No conformidad La no conformidad es un incumplimiento de un requisito. Ejemplos de temas que pueden hacer surgir no conformidades incluyen: • Documentación no actualizada. • Fallo al llevar a cabo las comunicaciones.

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

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Modelo de investigación de accidentes e incidentes Dependencia

Circuito del informe

Parte de accidente núm. Pág. 1/4

Servicio médico o botiquín

Parte de accidente núm.

Mando directo

Año

Servicio de prevención / persona designada Administración

A cumplimentar por administración

Accidente

Incidente

Jefe área / sección afectada

1. Datos del trabajador Apellidos

Nombre

........................................................................................

Antigüedad: En la empresa (meses) Edad

Tipo de contrato

............................................

En el puesto (meses)

......................................

Ocupación

.......................................

2. Datos del suceso Hora del suceso

Sí

No

Era su trabajo habitual:

Sí

No

Forma en que se produjo: ...................................................................................................................... A cumplimentar por el mando directo

Máquinas

Espacios, accesos y superficies de trabajo y/o de paso

– Elementos móviles alejados del punto de operación accesibles. – Zona de operación desprotegida o insuficientemente protegida. – Sistema de mando incorrecto (arranques intempestivos, anulación de protectores, etc.). – Inexistencia de elementos o dispositivos de control (indicador nivel, limitador carga, etc.). – Ausencia de alarmas (puesta en marcha máquinas peligrosas, marcha atrás vehículos, etc.). – Paro de emergencia inexistente, ineficaz o no accesible. – Ausencia de medios para la consignación de la máquina. – Ausencia o deficiencia de protecciones antivuelco (ROPS) en máquinas automotrices. – Ausencia o deficiencia de cabina de protección contra caída de materiales (FOPS). – Otros (especificarlos).

– – – – – – – – –

Materiales

Aberturas y huecos desprotegidos. Zonas de trabajo, tránsito y almacenamiento no delimitadas. Dificultad en el acceso al puesto de trabajo. Dificultad de movimiento en el puesto de trabajo. Escaleras inseguras o en mal estado. Pavimento deficiente o inadecuado (discontinuo, resbaladizo, etc.). Vías de evacuación insuficientes o no practicables. Falta de orden y limpieza. Otros (especificarlos).

Ambiente de trabajo – Agresión térmica. – Nivel de ruido ambiental o puntual que provoca enmascaramiento de señales, dificultad de percepción de órdenes verbales, etc. – Iluminación incorrecta (insuficiente, deslumbramientos, efecto estroboscópico, etc.) – Nivel de vibración que provoca pérdida de tacto o fatiga. – Intoxicación aguda por contaminantes químicos. – Infección, alergia o toxicidad por contaminantes biológicos. – Agresiones por seres vivos. – Otros (especificarlos).

Instalaciones/equipos

de trabajo (1.ª, 2.ª)

Testigos ......................................................................................................................................................... Estaba en su puesto:

2. Factores relativos al ambiente y lugar de trabajo

– Productos peligrosos no identificados. – Materiales muy pesados en relación con los medios de manutención utilizados. – Materiales con aristas/perfiles cortantes. – Inestabilidad en almacenamiento por apilado. – Otros (especificarlos).

Categoría profesional: ........................................................................................

Fecha

Pág. 2/4

1. Condiciones materiales de trabajo

Agente material:

........................................................................................................................................

Parte del agente:

.......................................................................................................................................

– Protección frente a contactos eléctricos directos inexistente, insuficiente o defectuosa. – Protección frente a contactos eléctricos indirectos inexistente, insuficiente o defectuosa. – Focos de ignición no controlados. – Inexistencia, insuficiencia o ineficacia de sectorización de áreas de riesgo. – Sistemas de detección de incendios-transmisión de alarmas incorrectos. – Instalaciones de extinción de incendios incorrectas. – Otros (especificarlos). 3. Individuales

4. Organización del trabajo y gestión de la prevención

3. Datos de la investigación

Personales

Tipo y/u organización de la tarea

Fecha

– Deficiencia física para el puesto. – Otros (especificarlos).

– – – – – –

Personas entrevistadas

.............................................................................................................................

Descripción del accidente:

Conocimientos (aptitud) – Falta de cualificación para la tarea. – Inexperiencia. – Deficiente asimilación o interpretación de órdenes o instrucciones recibidas. – Otros (especificarlos). Comportamiento (actitud) – – – – –

4. Causas del accidente

Fatiga

(Descripción literal. Previamente a su cumplimentación estudiar el análisis causal que se expone al dorso) Materiales

Ambiente y lugar

Parte de accidente núm.

Incumplimiento de órdenes expresas de trabajo. Retirada o anulación de protecciones o dispositivos de seguridad. No utilización de equipos de protección individual. Uso indebido de herramientas o útiles de trabajo. Otros (especificarlos).

Individuales

Comunicación/formación – Formación inexistente o insuficiente sobre proceso o método de trabajo. – Instrucciones inexistentes, confusas, contradictorias o insuficientes. – Carencias de permisos de trabajo para operaciones de riesgo. – Deficiencias en el sistema de comunicación horizontal y/o vertical. – Sistema inadecuado de asignación de tareas. – Método de trabajo inexistente o inadecuado. – Otros (especificarlos). Defectos de gestión

– Física. – Mental.

– Mantenimiento inexistente o inadecuado. – Inexistencia o insuficiencia de tareas de identificación/evaluación de riesgos. – Falta de corrección de riesgos ya detectados. – Inexistencia de EPI necesarios o no ser estos adecuados. – Productos peligrosos carentes de identificación por etiqueta o ficha de seguridad. – Intervenciones ante emergencias no previstas. – Otros (especificarlos).

Organizativas

Pág. 3/4

Simultaneidad de actividades por el mismo operario. Extraordinaria/inhabitual para el operario. Apremio de tiempo/ritmo de trabajo elevado. Monótono/rutinaria. Aislamiento. Otros (especificarlos).

Parte de accidente núm.

5. Árbol de causas

Pág. 4/4

A cumplimentar por el servicio médico

7. Informe asistencial Descripción de la lesión: ............................................................................................................................... Parte del cuerpo lesionada:

...................................................................................................................

Grado de lesión: Leve Causa baja:

Sí

Grave No

Asistencia: Botiquín Informe del médico:

Muy grave

Fallecimiento

Fecha de la baja médica Mutua

Hospital

.................................................................................................................................

Fecha

Firma: el médico de empresa

8. Informe del servicio de prevención

A cumplimentar por el servicio de prevención

6. Medidas preventivas propuestas

......................................................

Estimación de costes no asegurados del accidente • Por horas perdidas (accidentado, compañeros, técnicos, etc.):

................ euros

• Por daños materiales (maquinaria, instalaciones, productos, etc): ................ euros • Otros (comerciales, punitivos, honorarios profesionales, etc.):

................. euros

Coste estimado ................. euros Coste total = Coste asegurado + Coste estimado Fecha

Firma: responsable del servicio de prevención

9. Observaciones a las acciones correctoras propuestas ❑ Solucionado en fecha:

Fecha

Firma: el mando directo

A cumplimentar por el jefe del área/sección afectada

A cumplimentar por el mando directo

Observaciones adicionales (al informe del mando directo):

.........................................................................................................................................................................

(Describir las soluciones adoptadas)

...........

.........................................................................................................................................................................

❑ Se precisa asesoramiento de: ........................................................................................................... ❑ Género petición de trabajo núm. ........... Fecha

Interna

Externa

❑ Se precisa presupuesto ❑ Se precisa elaboración de normativa de trabajo, por .............................................................. ❑ No se precisa adoptar acciones ❑ Fecha prevista para la ejecución de las acciones diferidas: ❑ Fecha de comprobación de la idoneidad de las acciones adoptadas: ❑ Comprobación realizada por Fecha

..........................................................................................................

Firma: el jefe de sección

Fuente: INSHT.

Figura 9.1. Modelo de investigación de accidentes e incidentes

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

209

• Fallo al registrar los incidentes. • Fallo en el cumplimiento de los requisitos legales.

Acción correctiva Las acciones correctivas son las que se emprenden para eliminar la causa o causas fundamentales de las no conformidades, los accidentes o los incidentes identificados, con el objetivo de evitar que vuelvan a ocurrir. Algunos ejemplos de elementos a considerar al establecer y mantener procedimientos de acción correctiva incluyen: • La evaluación de cualquier impacto sobre los resultados de la identificación de peligros y evaluación de riesgos (y la necesidad de actualizar los informes de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos). • El registro de cualquier cambio necesario en los procedimientos como resultado de la acción correctiva o de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y el control de riesgos. • La aplicación de controles de riesgos, o la modificación de los controles de riesgos existentes, para asegurarse de que las acciones correctivas se han llevado a cabo y que son eficaces.

Acción preventiva Las acciones preventivas son acciones tomadas para eliminar las causas de las no conformidades potenciales o de las situaciones potencialmente no deseables para prevenir su ocurrencia. Algunos ejemplos de elementos que se deben considerar al establecer y mantener procedimientos de acción preventiva incluyen: • El uso de fuentes de información adecuadas (informes de la auditoría del SGSST, registros, actualización de los análisis de riesgos, nueva información sobre los materiales peligrosos, ensayos de seguridad, opiniones de empleados con experiencia en SST, etc.). • La identificación de cualquier problema que requiera una acción preventiva. • El inicio e implementación de la acción preventiva y la aplicación de controles para asegurar que es eficaz. • El registro de cualquier cambio en los procedimientos como consecuencia de la acción preventiva y la presentación para su aprobación. Las acciones correctivas o preventivas tomadas deberían ser tan permanentes y eficaces como sea posible. Se deberían realizar verificaciones de la eficacia de la acción correctiva o preventiva tomada.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

9.1.3. Paralelismo con la legislación La Ley de Prevención de Riesgos Laborales en su artículo 16 obliga al empresario a investigar los hechos que hayan producido un daño para la salud en los trabajadores, a fin de detectar las causas de estos hechos: • Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 3. Cuando se haya producido un daño para la salud de los trabajadores o cuando, con ocasión de la vigilancia de la salud [...], aparezcan indicios de que las medidas de prevención resultan insuficientes, el empresario llevará a cabo una investigación al respecto, a fin de detectar las causas de estos hechos.

Para cumplir con este imperativo legal el empresario se plantea una serie de interrogantes: ¿qué accidentes se deben investigar? ¿Quién debe investigarlos? ¿Cómo deben investigarse? ¿Existe un modelo oficial o estandarizado para la investigación? Para la mayoría de esas preguntas la LPRL no da una respuesta. La ley exige la consecución de un objetivo: “detectar las causas de los accidentes”, pero no define ni concreta los medios a utilizar para alcanzar ese objetivo. Esta actividad debería formar parte de un procedimiento en el que se defina quiénes están implicados, cómo realizarla cumplimentando el formulario establecido al respecto, y el plazo de ejecución. Tal actividad precisa acción formativa específica para adiestrar en su aplicación. ¿Qué incidentes se deben investigar? El mismo artículo 16 extiende la obligación del empresario a la realización de actividades preventivas tras la detección de situaciones potencialmente peligrosas. De este modo, la interpretación más estricta de la LPRL coincide con el requisito impuesto por OHSAS de investigar todos los incidentes. ¿Es suficiente con ello? Sí, si el objetivo de la empresa es cumplir formalmente con el texto articulado de la ley. Ahora bien, si la empresa persigue mejorar la prevención y hace una lectura amplia de la LPRL, que tiene una vocación tremendamente prevencionista, como se deduce ya desde su exposición de motivos, no será suficiente. La investigación deberá extenderse a todos los incidentes, incluidos aquellos que no hayan ocasionado lesiones a los trabajadores expuestos, es decir, a los “accidentes blancos”, popularmente denominados “incidentes”. Su investigación permitirá identificar situaciones de riesgo desconocidas o infravaloradas hasta ese momento e implantar medidas correctoras para su control, sin que haya sido necesario esperar a la aparición de consecuencias lesivas para los trabajadores expuestos.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

211

De igual manera la Ley de Prevención de Riesgos Laborales obliga a documentar los accidentes: • Documentación (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo.

El Reglamento de los Servicios de Prevención también hace un llamamiento a la necesidad de revisar la evaluación de riesgos laborales en el caso de daños para la salud: • Revisión (artículo 6 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La evaluación inicial deberá revisarse cuando así lo establezca una disposición específica. En todo caso, se deberá revisar la evaluación correspondiente a aquellos puestos de trabajo afectados cuando se hayan detectado daños a la salud de los trabajadores o se haya apreciado a través de los controles periódicos, incluidos los relativos a la vigilancia de la salud, que las actividades de prevención pueden ser inadecuadas o insuficientes. Para ello se tendrán en cuenta los resultados de la investigación sobre las causas de los daños para la salud que se hayan producido.

Si bien la legislación hace referencia a las cuestiones relacionadas con los daños a la salud, no trata las no conformidades, acciones correctivas y acciones preventivas como recoge OHSAS.

9.2. Control de los registros 9.2.1. Exigencia OHSAS La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su sistema de gestión de la SST y de este estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros. Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

9.2.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento OHSAS exige a la organización mantener la integridad de los registros que le permitan evidenciar que está gestionando adecuadamente sus riesgos y que el sistema de gestión de la SST funciona de forma eficaz. Así, los registros permiten justificar lo realizado y facilitan la medición y el control de las actuaciones planificadas y resultados alcanzados. Un registro se puede definir como un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas. Dichos registros deben permitir tratar y revertir con facilidad información periódica a quienes la hayan generado y a los responsables de las unidades, facilitándoles la toma de decisiones.

9.2.2.1. ¿Qué registros pueden demostrar la conformidad con los requisitos exigidos por OHSAS? La organización debería mantener los siguientes registros: • Registros de la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. • Registros de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos. • Registros del seguimiento del desempeño de SST. • Registros de mantenimiento y calibración del equipo usado para el seguimiento del desempeño de SST. • Registros de acciones correctivas y acciones preventivas. • Informes de inspecciones de SST. • Registros de formación y registros asociados a la evaluación de la competencia. • Informes de auditoría del sistema de gestión de la SST. • Informes de participación y consulta. • Informes de incidentes. • Informes de seguimiento de incidentes. • Actas de las reuniones de SST. • Informes de vigilancia de la salud. • Registros de mantenimiento de los equipos de protección individual (EPI). • Informes de los simulacros de respuesta ante emergencias. • Registros de la revisión por la dirección.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

213

A la hora de controlar los registros, la empresa debe tener en cuenta los requisitos legales aplicables, la confidencialidad de los datos, los requisitos de almacenamiento/acceso/eliminación/copia de seguridad y el uso de registros electrónicos. La figura 9.2 muestra un ejemplo de procedimiento de control de la documentación y registros.

9.2.3. Paralelismo con la legislación El artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, en su apartado 1, especifica que la información que el empresario debe elaborar y conservar ha de estructurarse en los siguientes documentos: • Plan de prevención de riesgos laborales. • Evaluación de los riesgos para la seguridad y la salud en el trabajo, incluido el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores. • Planificación de la actividad preventiva, incluidas las medidas de protección y de prevención a adoptar y, en su caso, material de protección que deba utilizarse. • Práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusiones obtenidas de los mismos. • Relación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo. En estos casos el empresario realizará, además, la notificación de los mismos. En la NTP 591 se indican los diferentes registros documentales del sistema, diferenciando entre registros reglamentarios y recomendables. Aunque estos últimos no son obligatorios, sí podrían ser solicitados por los auditores del sistema de gestión de la SST para evaluar la calidad y efectividad del mismo. Se recogen a continuación dichos registros:

9.2.3.1. Política y organización preventiva Reglamentarios • Nombramiento de los órganos formales de la prevención en la empresa, certificado de la formación específica recibida. Acta de constitución del Comité de Seguridad y Salud (artículos 30 y 31 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; capítulos III y VI del Reglamento de los Servicios de Prevención).

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

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Código:

Procedimiento de control de la documentación y registros

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Índice Objetivo Alcance Implicaciones y responsabilidades Metodología Anexos

Procedimiento de control de la documentación y registros

Fecha: ..................................

Fecha: ..................................

Fecha: ................................

Elaborado por: ......................

Revisado por: ........................

Aprobado por: ....................

.............................................

.............................................

...........................................

Firma:

Firma:

Firma:

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Procedimiento de control de la documentación y registros

Código: Pág.: 2/4 Revisión: 00

OBJETIVO

Distribución

Establecer el método de implantación y mantenimiento del sistema de documentos en materia de prevención de riesgos laborales.

Se entregarán copias controladas, con acuse de recibo, de los siguientes documentos:

ALCANCE Entran dentro del alcance de este procedimiento todos los documentos y registros que forman parte del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa. IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES Dirección: es responsable de definir la política y la organización de la empresa, elaborando una Declaración de Principios y Compromisos. Deberá aprobar los procedimientos de gestión de la prevención de riesgos laborales desarrollados en este manual. Director de unidad funcional: cada responsable de la unidad funcional deberá aprobar en primer término las instrucciones de trabajo que afecten a su área. La elaboración de los diferentes procedimientos del sistema de gestión serán elaborados en equipo por los responsables de la unidad funcional que la dirección establezca contando con la colaboración del coordinador de prevención y el relegado de prevención. Mando intermedio: es el responsable, individualmente o con el equipo que la organización establezca, de elaborar, revisar y actualizar las instrucciones de trabajo que afecten a su área (véase procedimiento código ….....). Responsable de administración: es el responsable de archivar y guardar de manera segura y controlada la documentación que se decida preservar. METODOLOGÍA

• Manual de Prevención: a todo el personal de la plantilla. • Procedimientos de actividades preventivas: a todo el personal que esté implicado en su aplicación. • Instrucciones de Trabajo: a todos los trabajadores que deban aplicarlas, así como a sus mandos directos. También existirán copias controladas de las instrucciones en los lugares de trabajo. • Registros: en cada procedimiento queda definido quién debe tener copias de los registros correspondientes. La Unidad Funcional de Administración deberá tener actualizada la Lista de Distribución (anexo 7.3) de los documentos anteriormente indicados. La Dirección recibirá periódicamente una copia de esta Lista de Distribución. Cuando se entreguen copias no controladas, se deberá indicar dicha condición mediante el sello de «NO CONTROLADO». Archivo Los registros y documentos obsoletos deberán ser conservados si: • La legislación o normativa obliga a ello. • La información que conllevan puede utilizarse posteriormente para la elaboración de estadísticas o historiales. • Por su interés se ha acordado su conservación. En cualquier caso los documentos obsoletos o no válidos deberán ser retirados de todos los puntos de distribución o uso.

Cuando la organización detecte la necesidad de elaborar nuevos documentos o de modificar los ya existentes mediante alguna de estas técnicas: • Evaluación de riesgos. • Investigación de accidentes. • Observaciones del trabajo. • Comunicación de riesgos y sugerencias. • Auditorías. U otras no establecidas formalmente, deberán ser redactados, revisados y aprobados por los responsables correspondientes. Cualquier documento o registro será codificado siguiendo el sistema de codificación establecido en el anexo 7.2.

(continúa)

Figura 9.2. Procedimientos de control de la documentación y registros

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

Anexo 1

Anexo 2

Posible codificación de la documentación del sistema

Modelo de lista de distribución de la documentación

Codificación del sistema de prevención Documento

Documento

Codificación

Ejemplo

Manual de prevención

MP.XX

MNP.02

Procedimientos de gestión preventiva

PGP.YYY.ZZ/XX

PGP.EVR.01/02

Instrucciones de trabajo

IT.UU.ZZ/XX

IT.MA.01/02

Normas de seguridad

NS.ZZ/XX

NS.01.02

Registros

RE.YYY.ZZ/XX

RE.EVR.01/02

Código

Fecha emisión

Nº. revisión

N.º copia

Receptor

Puesto

215

Fecha recepción

XX : Año ZZ : Número correlativo UU : Unidad funcional MA : Mantenimiento PR : Producción LO : Logística AD : Administración etc.

Puede ser útil que la organización defina tales códigos para procedimientos que, más allá de la prevención de riesgos laborales, afecten a cuestiones específicas y exclusivas de determinadas unidades funcionales. YYY

: Tipo de actividad preventiva

SEL

FOR : Accesos de personal y vehículos foráneos

ORG : Organización de la actividad preventiva. Funciones y responsabilidades

CON : Contratación y subcontratación: trabajo, personas y equipos

REU

: Reuniones periódicas de trabajo

MAN : Mantenimiento preventivo

OBJ

: Objetivos

INS

: Instrucciones de trabajo

EVR

: Evaluación de riesgos de seguridad, higiénicos y ergonómicos

PER

: Permisos de trabajos especiales

ACC : Investigación y análisis de accidentes/incidentes. Control de la siniestralidad REV

: Inspecciones y revisiones de seguridad

COG : Consignación de máquinas e instalaciones circunstancialmente fuera de servicio PSR

: Seguridad de productos, subproductos y residuos

INF

: Información de los riesgos en los lugares de trabajo

OBS : Observaciones planeadas del trabajo

FOR : Formación inicial y continuada de los trabajadores

VIG

: Vigilancia de la salud de los trabajadores

ORD : Orden y limpieza de los lugares de trabajo

HIG

: Control específico de riesgos higiénicos

SEÑ

EQU : Equipos de protección personal y ropa de trabajo

COM : Comunicación de riesgos detectados y sugerencias de mejora

PR

: Seguimiento y control de las medidas correctoras

NUE : Nuevos proyectos y modificaciones de instalaciones, procesos o sustancias

Código

Fecha emisión

Nº. revisión

N.º copia

Receptor

Puesto

Fecha recepción

Manual de prevención

MANP.02

02/09/2002

01

01

Jaime Pérez

Director general

02/10/2002

Manual de prevención

MANP.02

02/09/2002

01

02

Carlos Cavero

Responsable producción

04/10/2002

Manual de prevención

MANP.02

02/09/2002

01

03

Raúl Català

Responsable mantenimiento

04/10/2002

Documento

Documento

Código

Fecha emisión

Nº. revisión

N.º copia

Receptor

Puesto

Fecha recepción

Ficha evaluación de riesgos

REG.EVR.01/98

11/02/2002

01

01

Pedro Fonz

Coordinador prevención

16/02/2002

Ficha evaluación de riesgos

REG.EVR.01/98

11/02/2002

01

02

Elvira Martín

Servicio médico

04/02/2002

Ficha evaluación de riesgos

REG.EVR.01/98

11/02/2002

01

03

Jaime Pérez

Director general

13/1/2002

: Señalización de seguridad

ERG : Control específico de riesgos ergonómicos y psicosociológicos

SEG

Ejemplos

: Selección del personal

DPC : Declaración de principios

EME : Plan de emergencia : Primeros auxilios

OTR : Otras normas de seguridad DOC : Documentación y registros del sistema de prevención AUD : Auditoría del sistema de prevención

ADQ : Adquisiciones de máquinas, equipos y productos químicos

Fuente: INSHT.

Figura 9.2. Procedimientos de control de la documentación y registros (continuación)

• Conciertos con servicios de prevención ajenos (artículo 31 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; artículos 10.1, 12.1, 15.4, 16 y 20.1 del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Memoria y programación anual de actividades preventivas (artículos 15 y 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; artículo 9.3 del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Informe de auditorías reglamentarias realizadas a disposición de los representantes de los trabajadores (artículo 31 del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Consulta de la modalidad preventiva a los trabajadores (artículos 18 y 33 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).

Recomendables • Declaración escrita de la política de SST de la empresa y de los principios en que esta se basa. • Manual del sistema de gestión. • Organigrama funcional de la empresa.

216

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Justificante de que los trabajadores designados o miembros del servicio de prevención propio están en la plantilla de la empresa. • Definición de funciones preventivas de los diferentes niveles jerárquicos y de los órganos legales, de acuerdo con la modalidad de organización preventiva adoptada. • Información sobre ubicación y medios técnicos de los que dispone el servicio de prevención propio para su actividad. • Norma interna sobre régimen de funcionamiento del Comité de seguridad y salud. • Actas de reuniones de los diferentes grupos de trabajo en los que se traten temas relativos a la prevención de riesgos laborales y compromisos adquiridos en la adopción de mejoras preventivas. • Actas de reuniones del Comité de seguridad y salud.

9.2.3.2. Evaluación de riesgos Reglamentarios • Evaluación inicial de riesgos con indicación de puestos de trabajo o tareas, riesgos existentes, trabajadores afectados, resultados de la evaluación y medidas preventivas a adoptar con indicación de plazos y responsables de llevarlas a término (artículos 16 y 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; capítulo II del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Procedimientos de evaluación de carácter general y específicos aplicados (artículos 5 y 7 del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Certificados de la calificación o de acreditación de los técnicos que han realizado la evaluación (artículo 4 y capítulo VI del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Revisiones de actualización de la evaluación de riesgos realizadas y procedimiento de actualización (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; artículo 6 del Reglamento de los Servicios de Prevención).

9.2.3.3. Medidas/actividades para eliminar o reducir riesgos Reglamentarios • Proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones reglamentarias (trámites reglamentarios de apertura de centro de trabajo, reglamentos de seguridad industrial afectados y Real Decreto 486/1997).

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

217

• Manuales de instrucciones de máquinas y equipos de trabajo suministrados por los fabricantes a disposición de los trabajadores (Real Decreto 1435/1992). • Registros industriales y certificados de inspección de organismos de control autorizados, en instalaciones y equipos sometidos a reglamentación de seguridad industrial (reglamentos: electrotécnico, aparatos a presión, ascensores y montacargas, etc.). • Declaraciones de conformidad de equipos sometidos a directivas específicas. • Declaraciones CE de conformidad de máquinas y equipos de trabajo (Real Decreto 1435/1992 y Real Decreto 56/1995). • Registro de revisiones y comprobaciones de determinados equipos de trabajo (artículo 4 Real Decreto 1215/1997). • Fichas de datos de seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (Real Decreto 363/1995, Real Decreto 1078/1993 y Real Decreto 374/ 2001). • Declaraciones de conformidad CE de equipos de protección individual - EPI (Real Decreto 1407/1992). • Folletos informativos de características, uso y mantenimiento de EPI (Real Decreto 1407/1992).

Recomendables • Legislación sobre prevención de riesgos laborales que afecta a la organización. Procedimiento para su actualización y conocimiento por la dirección y órganos formales de prevención de la empresa. • Justificantes de entrega de los equipos a los trabajadores. • Justificantes de información y formación a los trabajadores en el uso de equipos. • Instrucciones de trabajo en tareas críticas y normas de seguridad. • Criterios de aplicación y mantenimiento de la señalización en los lugares de trabajo.

9.2.3.4. Información, formación y participación de los trabajadores Reglamentarios • Certificados de cualificación de las personas con funciones preventivas en la empresa (capítulo VI del Reglamento de los Servicios de Prevención).

218

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Justificantes de formación de los trabajadores contratados a empresas de trabajo temporal (Real Decreto 216/1999). • Constancia de la información suministrada a los trabajadores sobre los riesgos generales y específicos a los que están expuestos, medidas de prevención y protección aplicables a los riesgos, y medidas de emergencia (artículo 18.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Consulta a los representantes de los trabajadores sobre los elementos fundamentales del sistema preventivo (organización preventiva, evaluación de riesgos, planificación preventiva, plan de formación, plan de reconocimientos médicos, auditorías externas, etc.) (artículo 33.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales).

Recomendables • Justificantes de acciones formativas específicas en materia de prevención de riesgos laborales recibidas por los trabajadores tanto propios como ajenos y acreditación de la formación recibida por dichos trabajadores para poder ocupar un puesto de trabajo o tarea con riesgos. • Constancia del seguimiento y eficacia de las acciones formativas realizadas. • Actas de reuniones de trabajo en materia de prevención de riesgos laborales. • Procedimiento de comunicación de riesgos y sugerencias de mejora de los trabajadores. • Procedimientos para la información y formación de los trabajadores en prevención de riesgos laborales, así como para el control de su eficacia.

9.2.3.5. Actividades para el control de los riesgos Revisiones periódicas • Reglamentarios: – Resultado de los controles de las condiciones de trabajo y de la actividad de los trabajadores (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Registro de revisiones de determinados equipos de trabajo (artículo 4 del Real Decreto 1215/1997). • Recomendables: – Certificados de inspección de organismos de control autorizados para los equipos sometidos a reglamentación oficial.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

219

– Programa de mantenimiento preventivo de instalaciones, máquinas y equipos, y los correspondientes registros. – Programa de revisiones de las condiciones generales de los lugares de trabajo: orden y limpieza y otros aspectos para el control de riesgos propios de la actividad. Procedimiento de actuación y los correspondientes registros. – Programa de observaciones del trabajo para el control de los riesgos derivados de las actuaciones y comportamientos. Procedimiento de actuación y los correspondientes registros.

Control de riesgos higiénicos • Reglamentarios: – Informes de resultados de mediciones y controles higiénicos, cuando estos sean necesarios, realizados por personal competente (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Programa periódico de control ambiental de riesgos higiénicos a los que estén expuestos los trabajadores (Real Decreto 1316/1989, Real Decreto 374/2001 y otros reglamentos sobre riesgos específicos). – Registros del control biológico y de salud de los trabajadores expuestos a riesgos higiénicos (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Fichas de datos de seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (Real Decreto 363/1995, Real Decreto 1078/1993 y Real Decreto 374/2001). • Recomendables: – Programa de verificación de la eficacia de las medidas de prevención y protección. – Prescripciones técnicas, programa de revisiones y manuales de instrucciones de equipos que sean fuentes de generación de contaminantes. – Certificados de calibración de equipos utilizados en las mediciones, cuando estas hayan sido realizadas con medios propios.

Control de riesgos ergonómicos y psicosociales • Reglamentarios: – Evaluación de riesgos, con atención a la carga física, carga mental y organización del trabajo en actividades o tareas que lo requieran y la consiguiente planificación preventiva (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; capítulo II del Reglamento de los Servicios de Prevención).

220

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Recomendables: – Análisis del perfil del puesto de trabajo ante potenciales riesgos ergonómicos y psicosociales. – Estudios ergonómicos y psicosociológicos en actividades con problemática específica.

Vigilancia de la salud • Reglamentarios: – Documentación sobre la práctica de los controles del estado de salud de los trabajadores y conclusiones en términos de aptitud obtenidas de los mismos. (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Relación de todas las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo que hayan causado al trabajador una incapacidad laboral superior a un día de trabajo (artículo 23.1e de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Garantía de protección de datos de carácter personal relativos a la vigilancia de la salud (artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Constancia de la comunicación a los trabajadores afectados de los resultados de los reconocimientos médicos (artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Informe de los representantes de los trabajadores por el que se exceptúan de su carácter voluntario ciertos controles del estado de la salud (artículo 22 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Recomendables: – Relación de puestos de trabajo a los que les son exigibles y les han sido aplicados protocolos médicos específicos a los trabajadores expuestos a riesgos de acuerdo con la reglamentación vigente. – Consentimiento de los trabajadores cuando la vigilancia de la salud sea voluntaria. – Solicitud de inscripción del fichero de vigilancia de la salud en el registro general de protección de datos. – Protocolos y procedimientos de vigilancia de la salud en caso de no existir o no utilizar los protocolos establecidos por el Ministerio de Sanidad – Relación de puestos de trabajo que, en virtud de una posible repercusión sobre la salud de terceros, requieran para su desempeño de unas

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

221

condiciones mínimas por parte de los trabajadores que vayan a desempeñarlos.

9.2.3.6. Actuaciones frente a cambios previsibles Modificaciones y adquisiciones • Reglamentarios: – Verificación del cumplimiento de especificaciones reglamentarias en las modificaciones y adquisiciones de equipos y productos químicos realizadas en los últimos años, además de verificar la actualización de la correspondiente evaluación de riesgos. Declaración CE de conformidad de máquinas y equipos (Real Decreto 1435/1992 y Real Decreto 56/1995). – Manuales de instrucciones de máquinas y equipos en castellano (Real Decreto 1435/1992 y Real Decreto 56/1995). – Fichas de datos de seguridad de sustancias y preparados peligrosos a disposición de los trabajadores (Real Decreto 363/1995, Real Decreto 1078/1993 y Real Decreto 374/2001). – Proyectos de instalaciones y equipos y las correspondientes autorizaciones (Real Decreto 486/1997). – Declaraciones de conformidad CE de EPI (Real Decreto 1407/1992). – Folleto informativo de características, uso y mantenimiento de EPI en castellano (Real Decreto 1407/1992). • Recomendables: – Procedimiento de adquisición de máquinas, equipos y productos químicos, para asegurar el cumplimiento de las prescripciones de seguridad y calidad establecidas. – Procedimiento de diseño de nuevas instalaciones y equipos para evitar y minimizar riegos. – Registros industriales y certificados de inspección de organismos de control autorizados, en los equipos sometidos a reglamentación oficial. – Procedimiento de modificación de instalaciones y equipos para evitar la generación de riesgos incontrolados. – Justificantes de entrega personalizada de EPI y de información/formación para su utilización.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Contratación de personal. Cambio de puesto de trabajo • Reglamentarios: – Evaluación de riesgos (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Acreditación de aptitudes, cualificaciones e información de riesgos de trabajadores de empresas de trabajo temporal (Real Decreto 216/1999). – Notificación de la contratación de trabajadores temporales a los delegados de prevención (artículo 28.5 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Información a las empresas de trabajo temporal sobre los requerimientos de reconocimientos médicos de los trabajadores puestos a su disposición (artículo 28.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Recomendables: – Análisis de puestos de trabajo y elaboración de perfiles profesionales requeridos para los mismos. – Certificados médicos de aptitud. – Procedimiento de contratación de personal.

Coordinación interempresarial. Contratación de trabajo • Reglamentarios: – Información facilitada a las contratas que puedan verse afectadas sobre los riesgos existentes en la empresa principal, medidas preventivas a adoptar y medidas de emergencia a aplicar (artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Información recabada de las contratas sobre los riesgos y las medidas preventivas a adoptar (artículos 14 y 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Evaluaciones de riesgos realizadas por las contratas (artículo 16 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Recomendables: – Procedimiento para la selección de proveedores con atención a los aspectos de prevención de riesgos laborales. – Cláusulas de salvaguarda establecidas en los contratos. – Acuerdos establecidos entre empresas para la cooperación y el autocontrol de los riesgos en áreas comunes.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

223

– Acreditación de la cualificación de los trabajadores de las contratas. – Valoración y seguimiento de contratas que han trabajado o trabajan con la empresa.

9.2.3.7. Actuaciones frente a sucesos previsibles Emergencias. Riesgo grave e inminente. Primeros auxilios • Reglamentarios: – Plan de emergencia (artículo 20 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Información facilitada a los trabajadores sobre riesgos graves e inminentes (artículo 21 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Recomendables: – Instrucciones en el manejo de equipos y medios de lucha contra incendios y otras intervenciones previsibles en el Plan de Emergencia. – Normas de actuación en primeros auxilios y registro de curas practicadas. – Carteles o tarjetas personalizadas con informaciones básicas: teléfonos de emergencias y normas de actuación.

Investigación de accidentes y otros daños para la salud • Reglamentarios: – Modelos oficiales de notificación de accidentes. Copias de las notificaciones remitidas a la autoridad laboral de los daños para la salud de los trabajadores producidos con motivo del desarrollo de su trabajo (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y Orden 2926/2000). – Relación de accidentes y enfermedades profesionales con incapacidad laboral superior a un día (artículo 23 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). – Resultados de las investigaciones de accidentes realizadas (artículo 16.3 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales). • Recomendables: – Índices estadísticos de siniestralidad (de frecuencia, de gravedad, de duración media, etc.) y seguimiento de su evolución. – Procedimiento documental de investigación de accidentes aplicado a los accidentes acontecidos.

224

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

9.2.3.8. Planificación de las medidas y actividades preventivas • Reglamentarios: – Procedimientos y datos básicos sobre las actividades preventivas realizadas y sus resultados siempre que lo exija la normativa, directa o indirectamente, al obligar a la empresa a tener una determinada documentación a disposición de terceras partes. – Constancia del seguimiento y control periódico de la aplicación de medidas y acciones preventivas y del control de su eficacia, de acuerdo con las prioridades y plazos establecidos (artículo 9 del Reglamento de los Servicios de Prevención). – Memoria y programa anual de actividades preventivas (artículos 15 y 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales; artículo 9.3 del Reglamento de los Servicios de Prevención). • Recomendables: – Procedimiento para el seguimiento y control del cumplimiento de medidas preventivas y de control de su eficacia en los diferentes departamentos y unidades de la empresa. – Asignación de presupuesto económico para la actuación preventiva. – Cronograma para el seguimiento y control del cumplimiento de objetivos y actividades preventivas a realizar de acuerdo con el programa anual establecido.

Conceptos importantes • La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para registrar, investigar y analizar los incidentes. • La investigación de accidentes tiene como objetivo principal la deducción de las causas que los han generado a través del previo conocimiento de los hechos acaecidos. • La investigación debe partir de la premisa de que rara vez un accidente se explica por la existencia de una sola o unas pocas causas que lo motiven; más bien al contrario: los accidentes suelen tener varias causas concatenadas. • La utilización del método del árbol de causas, que se apoya en una concepción pluricausal del accidente, es una herramienta de gran ayuda para todo aquel que precise y persiga profundizar en el análisis causal.

9. Verificación (II). Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva...

225

• El árbol causal es un diagrama que refleja la reconstrucción de la cadena de antecedentes del accidente, indicado las conexiones cronológicas y lógicas existentes entre ellos. • La organización debería tener uno o varios procedimientos para identificar las no conformidades reales y potenciales, hacer correcciones y tomar acciones correctivas y preventivas, para prevenir los problemas antes de que sucedan. • La no conformidad es un incumplimiento de un requisito. • Las acciones correctivas son las que se emprenden para eliminar la causa o causas fundamentales de las no conformidades, los accidentes o los incidentes identificados, con el objeto de evitar que vuelvan a ocurrir. • Las acciones preventivas son las tomadas para eliminar las causas de las no conformidades potenciales o de las situaciones potencialmente no deseables para prevenir su ocurrencia. • La Ley de Prevención de Riesgos Laborales en su artículo 16 obliga al empresario a investigar los hechos que hayan producido un daño para la salud en los trabajadores, a fin de detectar las causas de estos hechos. • OHSAS exige a la organización mantener la integridad de los registros que le permitan evidenciar que está gestionando adecuadamente sus riesgos y que el sistema de gestión de la SST funciona de forma eficaz. • Los registros permiten justificar lo realizado y facilitan la medición y el control de las actuaciones planificadas y los resultados alcanzados. • A la hora de controlar los registros, la empresa debe tener en cuenta los requisitos legales aplicables, la confidencialidad de los datos, los requisitos de almacenamiento/acceso/eliminación/copia de seguridad y el uso de registros electrónicos.

10

Verificación (III). Auditoría interna

Este capítulo destinado al análisis del requisito de auditoría interna cierra la fase de verificación. El requisito exige a la organización realizar auditorías internas de su sistema de gestión de la SST de forma planificada. Para ello, será necesario elaborar un programa de auditorías y disponer de procedimientos adecuados, teniendo en cuenta que debe ser un proceso objetivo e imparcial. A lo largo del capítulo se presenta el requisito OHSAS, se realiza una interpretación del mismo y se describe su correspondencia con la legislación española. Debe tenerse en cuenta que el procedimiento para llevar a cabo auditorías internas es muy similar al de las auditorías externas o de certificación, cuyo proceso se describe con detalle en el capítulo 12. Por tanto, este capítulo se centra exclusivamente en analizar la exigencia OHSAS y no en el proceso de auditoría en sí, dado que en dicho proceso es de aplicación lo recogido en el capítulo 12.

10.1. Requisito OHSAS La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión de la SST se realizan a intervalos planificados para: a) determinar si el sistema de gestión de la SST: 1) es conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de la SST, incluidos los requisitos de este estándar OHSAS; y 2) se ha implementado adecuadamente y se mantiene; y 3) es eficaz para cumplir la política y los objetivos de la organización; b) proporciona información a la dirección sobre los resultados de las auditorías.

228

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización, y los resultados de auditorías previas. Se deben establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos de auditoría que traten sobre: a) las responsabilidades, las competencias y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, informar sobre los resultados y mantener los registros asociados; y b) la determinación de los criterios de auditoría, su alcance, frecuencia y métodos. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría.

10.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Las auditorías constituyen la última etapa del ciclo de la gestión de la SST, configurándose como el círculo de realimentación necesario para que las organizaciones puedan desarrollar sus capacidades para la prevención de riesgos laborales, ya que permite detectar las fortalezas y debilidades de los sistemas actuales. La auditoría proporciona una valoración sobre la validez y eficacia de los sistemas de planificación y control de gestión utilizados. Asimismo, proporciona información sobre el grado de implantación de los planes, procedimientos e instrucciones, así como de la efectividad lograda en el cumplimiento de objetivos y actuaciones. Por consiguiente, permite a la organización revisar y evaluar el desempeño y la eficacia de su sistema de gestión de la SST. La auditoría puede definirse como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”. En el capítulo 12, concretamente en el apartado 12.1.2, el lector podrá encontrar información adicional sobre el término “auditoría”, así como una explicación de los conceptos básicos del proceso de auditoría. OHSAS exige a la organización la realización de auditorías internas de su sistema de gestión de la SST para revisar su conformidad con los requisitos OHSAS. Estas auditorías pueden ser realizadas por personal de la empresa o por personal externo contratado, pero siempre por personal competente que actúe con objetividad e imparcialidad.

10. Verificación (III). Auditoría interna

229

Como paso previo a la realización de las auditorías, la organización debe elaborar un programa de auditoría, entendiendo por tal el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. El programa de auditoría puede incluir una o más auditorías, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada. El programa de auditoría también incluye todas las actividades necesarias para planificar y organizar el tipo y número de auditorías, y los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos. La organización puede establecer, a su vez, varios programas de auditoría, debiendo disponer de registros que demuestren la implantación de los mismos. Se recoge a continuación un ejemplo de modelo de programa de auditoría.

PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS: AÑO________________ Centro/Departamento/Área

Alcance

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT NOV

OBSERVACIONES:

Fecha de aprobación Realizado por: ........................................................

Aprobado por:

FECHA ..................................................................

............................................................

Figura 10.1. Modelo de programa de auditoría

El programa de auditoría debería basarse en los resultados de la evaluación de riesgos de las actividades de la organización y en los resultados de las auditorías anteriores. Los resultados de la evaluación de riesgos deberían guiar a la organización a determinar la frecuencia de las auditorías de actividades, áreas o funciones determinadas, y las partes del sistema de gestión a las que se debería prestar atención. Asimismo, la frecuencia de las auditorías debería estar relacionada con los riesgos asociados al fallo de los diversos elementos del sistema de gestión de la SST, con

DIC

230

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

los datos disponibles sobre el desempeño del sistema de gestión de la SST o con los resultados de la revisión por la dirección. La implementación de un programa de auditoría interna debería tratar lo siguiente: • Comunicar el programa de auditoría a las partes pertinentes. • Establecer y mantener un proceso para la selección de auditores y equipos auditores. • Proporcionar los recursos necesarios para el programa de auditoría. • Planificar, coordinar y programar auditorías. • Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procedimientos de auditoría. • Asegurarse de que se controlan los registros de las actividades de auditoría. • Asegurarse de que se informa sobre los resultados de las auditorías y sobre el seguimiento de las auditorías. Aparte de las auditorías planificadas, la organización debería realizar auditorías adicionales cuando: • Se produzcan cambios en los peligros o en la evaluación de riesgos. • Así lo indiquen los resultados de las auditorías anteriores. • Se produzcan incidentes. • Las circunstancias indiquen que son necesarias. Las actividades necesarias para realizar una auditoría interna se recogen con detalle en el capítulo 12, dedicado a las auditorías para la certificación, dado que el proceso a seguir en estas y en las auditorías internas es muy similar. No obstante, a continuación se comenta a grandes rasgos cuáles son dichas actividades. La auditoría interna consta de las siguientes fases: • Inicio de la auditoría. Implica las siguientes actividades: – Definir los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. – Seleccionar los auditores y el equipo de auditoría. – Determinar la metodología de la auditoría. – Confirmar los preparativos de auditoría con el auditado y con otros individuos que vayan a tomar parte en la auditoría.

10. Verificación (III). Auditoría interna

231

Podrán elegirse varios auditores, pero, con el fin de mantener la independencia, objetividad e imparcialidad, estas personas no deberían auditar su propio trabajo. Los auditores deberán ser competentes y estar familiarizados con los peligros y los riesgos de las áreas que están auditando, y con cualesquiera requisitos que le sea de aplicación, legal o no. Necesitan tener experiencia y conocimiento de los criterios de auditoría pertinentes (requisitos OHSAS) y de las actividades que están auditando, para poder evaluar el desempeño y determinar las deficiencias. • Realizar las revisiones de los documentos y prepararse para la auditoría. Antes de iniciar la auditoría, y para poder elaborar el plan de auditoría, los auditores deben revisar los documentos y registros pertinentes del sistema de gestión de la SST. La cantidad de documentos a revisar depende del alcance y complejidad de la auditoría, pero, en general, podría revisarse: – La información sobre las funciones, responsabilidades y autoridades (por ejemplo, un diagrama de la organización). – La declaración de la política de SST. – Los objetivos y programas de SST. – Los procedimientos de auditoría del sistema de gestión de la SST. – Los procedimientos e instrucciones de trabajo de SST. – Los resultados de la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y el control de cambios. – Los requisitos legales y otros requisitos aplicables. – Los informes de incidentes, no conformidades y acciones correctivas. A continuación se ha de elaborar el plan de auditoría, el cual debería cubrir lo siguiente: – Los objetivos de la auditoría. – Los criterios de la auditoría. – La metodología de la auditoría. – El alcance o ubicación de la auditoría. – El calendario de auditorías. – Las funciones y responsabilidades de las distintas partes auditoras. En el capítulo 12 se analiza detalladamente el plan de auditoría y se recoge un modelo a seguir a la hora de elaborarlo.

232

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Realizar una auditoría. Esta fase comprende las actividades de: – Comunicación durante la auditoría: el equipo de auditoría debería comunicar al auditado los planes de auditoría (reunión de apertura), el estado de las actividades de auditoría, las conclusiones de la auditoría (reunión de cierre) y, en general, cualquier asunto surgido durante la auditoría. – Reunir y verificar información, a través del examen de la documentación y de los registros y a través de la realización de entrevistas a las partes pertinentes: trabajadores, representantes, contratistas..., con el fin de obtener evidencias (pruebas objetivas). Estas evidencias deberían ser verificables y registradas. – Generar hallazgos de auditoría y conclusiones: Las evidencias recopiladas se comparan con los criterios de la auditoría (requisitos OHSAS) para valorar la conformidad o no conformidad. • Preparar y comunicar el informe de la auditoría. El informe de auditoría recoge las conclusiones de la misma y debe ser claro, preciso y completo. Este informe debería contener: – Los objetivos y el alcance de la auditoría. – Información sobre los planes de auditoría (identificación de los miembros del equipo auditor y de los representantes del auditado, fechas de auditoría e identificación de las áreas sujetas a auditoría). – La identificación de los documentos de referencia y otros criterios de auditoría usados para realizar la auditoría (por ejemplo, OHSAS 18001, los procedimientos de SST). – Detalles de las no conformidades identificadas. – Cualquier observación pertinente sobre el grado en que el sistema de gestión de la SST: – Es conforme con las disposiciones planificadas. – Se está implementando y manteniendo adecuadamente. – Logra la política y los objetivos de SST establecidos. Los resultados de las auditorías del sistema de gestión de la SST deberían comunicarse a todas las partes pertinentes tan pronto como sea posible, para permitir que se tomen acciones correctivas, teniendo en cuenta la confidencialidad de la información contenida en los informes de auditoría. En el capítulo 12 se recoge un modelo de informe de auditoría.

10. Verificación (III). Auditoría interna

233

• Completar la auditoría y realizar el seguimiento de la auditoría. La alta dirección debería considerar los hallazgos y recomendaciones de la auditoría del sistema de gestión de la SST, y tomar las acciones adecuadas necesarias en el momento apropiado. Debería establecerse un seguimiento de los hallazgos de la auditoría para asegurarse de que se tratan las no conformidades identificadas.

10.2.1. Competencia de los auditores La fiabilidad de la auditoría depende de la competencia de quienes la llevan a cabo. Por tanto, la organización debe tener especial cuidado al elegir a los auditores, los cuales deben reunir ciertas cualidades personales y tener aptitudes para aplicar los conocimientos y habilidades necesarios, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorías. En relación a sus atributos personales, el personal auditor debería ser: • Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto. • De mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. • Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas. • Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades. • Perceptivo, es decir, instintivamente consciente y capaz de entender las situaciones. • Versátil, es decir, fácilmente adaptable a diferentes situaciones. • Tenaz, es decir, persistente, orientado hacia el logro de los objetivos. • Decidido, es decir, capaz de alcanzar conclusiones oportunas basadas en el análisis y razonamientos lógicos. • Seguro de sí mismo, es decir, capaz de actuar y funcionar de forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros.

10.2.1.1. Conocimientos y habilidades generales Asimismo, los auditores deben poseer conocimientos y habilidades sobre: • Procedimientos y técnicas de auditoría, para permitir al auditor aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditorías y para asegurarse de que

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

las auditorías se llevan a cabo de manera coherente y sistemática. Un auditor debería ser capaz de: – Aplicar procedimientos y técnicas de auditoría. – Planificar y organizar el trabajo eficazmente. – Llevar a cabo la auditoría dentro del horario acordado. – Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia. – Recopilar información a través de entrevistas eficaces escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos. – Entender lo apropiado del uso de las técnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditoría. – Verificar la exactitud de la información recopilada. – Confirmar que la evidencia de la auditoría es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditoría. – Evaluar aquellos factores que puedan afectar a la fiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoría. – Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoría. – Preparar informes de auditoría. – Mantener la confidencialidad y la seguridad de la información. – Comunicarse eficazmente, ya sea mediante sus habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete. • Documentos del sistema de gestión y de referencia, para permitir al auditor comprender el alcance de la auditoría y aplicar los criterios de auditoría. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: – La aplicación de sistemas de gestión de la SST a diferentes organizaciones. – La interacción entre los componentes del sistema de gestión de la SST. – El documento OHSAS, los procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoría. – Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia. – La aplicación de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditoría.

10. Verificación (III). Auditoría interna

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– Los sistemas de información y tecnología para la autorización, seguridad, distribución y control de documentos, datos y registros. • Situaciones de la organización, para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: – El tamaño, estructura, funciones y relaciones de la organización. – Los procesos generales del negocio y la terminología relacionada. – Las costumbres sociales y culturales del auditado. • Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la disciplina, para permitir al auditor trabajar con ellos y ser consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: – Las leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales. – El convenio colectivo del sector y de la empresa. – Los contratos y acuerdos. – Otros requisitos a los que se suscriba la organización.

10.2.1.1. Conocimientos y habilidades específicas • Métodos y técnicas de gestión en prevención, para permitir al auditor examinar los sistemas de gestión de la SST y generar hallazgos y conclusiones de la auditoría apropiados. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: – La terminología en materia de SST. – Los principios de la acción preventiva. – Las herramientas de la gestión de la SST (tales como identificación de peligros, evaluación de riesgos, control de riesgos, evaluación del desempeño, protocolos específicos de vigilancia de la salud, medición y seguimiento, control operacional, etc.). • Fundamentos de las técnicas de mejora de las condiciones de trabajo, para permitir al auditor comprender los principios de la SST. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: – Condiciones de trabajo y salud. – Riesgos.

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

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– Daños derivados del trabajo. – Prevención y protección. • Aspectos técnicos, para permitir al auditor comprender la interacción de las actividades de los trabajadores y del auditado con la SST. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar – La terminología específica del sector. – Técnicas de prevención de riesgos laborales (seguridad en el trabajo, higiene industrial, medicina del trabajo, ergonomía y psicosociología aplicada). – Gestión de la prevención de riesgos laborales. – Las técnicas de seguimiento y medición. Adicionalmente, los auditores deberían tener una formación adecuada, experiencia laboral y experiencia como auditor. En la tabla 10.1 se recogen los niveles de educación y experiencia que deben tener las personas que realizarán las auditorías internas. Figura 10.1. Ejemplo de niveles de educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías para auditores que realizan auditorías internas Parámetro

Auditor

Líder del equipo auditor

Educación.

Educación secundaria.

Igual que para el auditor.

Experiencia laboral total.

3 años.

Igual que para el auditor.

Experiencia laboral en el campo de la gestión de la SST.

Al menos 1 de los 3 años (véase la nota 2).

Igual que para el auditor (véase la nota 2).

Formación como auditor.

16 h de formación en auditoría.

Igual que para el auditor.

Experiencia en auditorías.

Tres auditorías completas con un total de al menos 10 días de experiencia en auditoría como auditor en formación, bajo la dirección y orientación de un auditor competente como líder del equipo auditor.

Tres auditorías completas con un total de al menos 10 días de experiencia en auditoría actuando como líder del equipo auditor, bajo la dirección y orientación de un auditor competente como líder del equipo auditor.

Las auditorías deberían realizarse en un período de tiempo no superior a 12 meses.

Las auditorías deberían realizarse en un período de tiempo no superior a 12 meses.

Nota 1: la educación secundaria es aquella parte del sistema de educación nacional que comienza después del grado primario o elemental, y que se completa antes del ingreso a la universidad o a una institución educativa similar. Nota 2: la experiencia laboral debe ser a tiempo completo. Por ejemplo, en servicios de prevención ajenos, empresas auditoras, servicios de prevención propios... No se contabilizará como experiencia únicamente la impartición de formación en materia de seguridad y salud en el trabajo.

10. Verificación (III). Auditoría interna

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10.3. Paralelismo con la legislación Si bien la legislación no obliga a las empresas a realizar auditorías internas de su sistema de gestión de la SST, sí que existen auditorías para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales de carácter obligatorio para determinadas empresas y que son realizadas por empresas autorizadas para ello por la Administración. • Protección y prevención de riesgos profesionales (artículo 30.6 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): El empresario que no hubiere concertado el servicio de prevención con una entidad especializada ajena a la empresa deberá someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa, en los términos que reglamentariamente se determinen.

• Ámbito de aplicación (artículo 29 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Las auditorías o evaluaciones externas serán obligatorias en los términos establecidos en el presente capítulo cuando, como consecuencia de la evaluación de los riesgos, las empresas tengan que desarrollar actividades preventivas para evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. 2. Las empresas que no hubieran concertado el servicio de prevención con una entidad especializada deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa. Asimismo, las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos deberán someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa en los términos previstos en el artículo 31 bis de este real decreto. 3. A los efectos previstos en el apartado anterior, las empresas de hasta 50 trabajadores cuyas actividades no estén incluidas en el anexo I que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y en las que la eficacia del sistema preventivo resulte evidente sin necesidad de recurrir a una auditoría por el limitado número de trabajadores y la escasa complejidad de las actividades preventivas, se considerará que han cumplido la obligación de la auditoría cuando cumplimenten y remitan a la autoridad laboral una notificación sobre la concurrencia de las condiciones que no hacen necesario recurrir a la misma según modelo establecido en el anexo II, siempre que la autoridad laboral no haya aplicado lo previsto en el apartado 4 de este artículo. La autoridad laboral registrará y ordenará según las actividades de las empresas sus notificaciones y facilitará una información globalizada sobre las

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empresas afectadas a los órganos de participación institucional en materia de seguridad y salud. 4. Teniendo en cuenta la notificación prevista en el apartado anterior, la documentación establecida en el artículo 7 y la situación individualizada de la empresa, a la vista de los datos de siniestralidad de la empresa o del sector, de informaciones o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la peligrosidad de las actividades desarrolladas o la inadecuación del sistema de prevención, la Autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las Comunidades Autónomas, podrá requerir la realización de una auditoría a las empresas referidas en el citado apartado, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 2.

• Concepto, contenido, metodología y plazo (artículo 30 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La auditoría es un instrumento de gestión que persigue reflejar la imagen fiel del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa, valorando su eficacia y detectando las deficiencias que puedan dar lugar a incumplimientos de la normativa vigente para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora. 2. Para el cumplimiento de lo señalado en el apartado anterior, la auditoría llevará a cabo un análisis sistemático, documentado y objetivo del sistema de prevención, que incluirá los siguientes elementos: a. Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial y periódica de los riesgos, analizar sus resultados y verificarlos en caso de duda. b. Comprobar que el tipo y planificación de las actividades preventivas se ajusta a lo dispuesto en la normativa general, así como a la normativa sobre riesgos específicos que sea de aplicación, teniendo en cuenta los resultados de la evaluación. c. Analizar la adecuación entre los procedimientos y medios requeridos para realizar las actividades preventivas necesarias y los recursos de que dispone el empresario, propios o concertados, teniendo en cuenta, además, el modo en que están organizados o coordinados, en su caso. d. En función de todo lo anterior, valorar la integración de la prevención en el sistema general de gestión de la empresa, tanto en el conjunto de sus actividades como en todos los niveles jerárquicos de esta, mediante la implantación y aplicación del Plan de prevención de riesgos laborales, y valorar la eficacia del sistema de prevención para prevenir, identificar, evaluar, corregir y controlar los riesgos laborales en todas las fases de actividad de la empresa.

10. Verificación (III). Auditoría interna

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A estos efectos se ponderará el grado de integración de la prevención en la dirección de la empresa, en los cambios de equipos, productos y organización de la empresa, en el mantenimiento de instalaciones o equipos y en la supervisión de actividades potencialmente peligrosas, entre otros aspectos. 3. La auditoría deberá ser realizada de acuerdo con las normas técnicas establecidas o que puedan establecerse y teniendo en cuenta la información recibida de los trabajadores. Cualquiera que sea el procedimiento utilizado, la metodología o procedimiento mínimo de referencia deberá incluir, al menos: a. Un análisis de la documentación relativa al plan de prevención de riesgos laborales, a la evaluación de riesgos, a la planificación de la actividad preventiva y cuanta otra información sobre la organización y actividades de la empresa sea necesaria para el ejercicio de la actividad auditora. b. Un análisis de campo dirigido a verificar que la documentación referida en el párrafo anterior refleja con exactitud y precisión la realidad preventiva de la empresa. Dicho análisis, que podrá realizarse aplicando técnicas de muestreo cuando sea necesario, incluirá la visita a los puestos de trabajo. c. Una evaluación de la adecuación del sistema de prevención de la empresa a la normativa de prevención de riesgos laborales. d. Unas conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención de riesgos laborales de la empresa. 4. La primera auditoría del sistema de prevención de la empresa deberá llevarse a cabo dentro de los doce meses siguientes al momento en que se disponga de la planificación de la actividad preventiva. La auditoría deberá ser repetida cada cuatro años, excepto cuando se realicen actividades incluidas en el anexo I de este real decreto, en que el plazo será de dos años. Estos plazos de revisión se ampliarán en dos años en los supuestos en que la modalidad de organización preventiva de la empresa haya sido acordada con la representación especializada de los trabajadores en la empresa. En todo caso, deberá repetirse cuando así lo requiera la autoridad laboral, previo informe de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y, en su caso, de los órganos técnicos en materia preventiva de las comunidades autónomas, a la vista de los datos de siniestralidad o de otras circunstancias que pongan de manifiesto la necesidad de revisar los resultados de la última auditoría. 5. De conformidad con lo previsto en el artículo 18.2 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario deberá consultar a los trabajadores y permitir su participación en la realización de la auditoría según lo dispuesto en el capítulo V de la citada Ley.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

En particular, el auditor deberá recabar información de los representantes de los trabajadores sobre los diferentes elementos que, según el apartado 3, constituyen el contenido de la auditoría.

• Informe de auditoría (artículo 31 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Los resultados de la auditoría deberán quedar reflejados en un informe que la empresa auditada deberá mantener a disposición de la autoridad laboral competente y de los representantes de los trabajadores. 2. El informe de auditoría deberá reflejar los siguientes aspectos: a. Identificación de la persona o entidad auditora y del equipo auditor. b. Identificación de la empresa auditada. c. Objeto y alcance de la auditoría. d. Fecha de emisión del informe de auditoría. e. Documentación que ha servido de base a la auditoría, incluida la información recibida de los representantes de los trabajadores, que se incorporará al informe. f. Descripción sintetizada de la metodología empleada para realizar la auditoría y, en su caso, identificación de las normas técnicas utilizadas. g. Descripción de los distintos elementos auditados y resultado de la auditoría en relación con cada uno de ellos. h. Conclusiones sobre la eficacia del sistema de prevención y sobre el cumplimiento por el empresario de las obligaciones establecidas en la normativa de prevención de riesgos laborales. i. Firma del responsable de la persona o entidad auditora. 3. El contenido del informe de auditoría deberá reflejar fielmente la realidad verificada en la empresa, estando prohibida toda alteración o falseamiento del mismo. 4. La empresa adoptará las medidas necesarias para subsanar aquellas deficiencias que los resultados de la auditoría hayan puesto de manifiesto y que supongan incumplimientos de la normativa sobre prevención de riesgos laborales

• Auditoría del sistema de prevención con actividades preventivas desarrolladas con recursos propios y ajenos (artículo 31 bis del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La auditoría del sistema de prevención de las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos tendrá como objeto

10. Verificación (III). Auditoría interna

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las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión de la empresa, teniendo en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organización, así como el modo en que están coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales. 2. El contenido, la metodología y el informe de la auditoría habrán de adaptarse al objeto que se establece en el apartado anterior.

• Requisitos (artículo 32 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. La auditoría deberá ser realizada por personas físicas o jurídicas que posean, además, un conocimiento suficiente de las materias y aspectos técnicos objeto de la misma y cuenten con los medios adecuados para ello. 2. Las personas físicas o jurídicas que realicen la auditoría del sistema de prevención de una empresa no podrán mantener con la misma vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, distintas a las propias de su actuación como auditoras, que puedan afectar a su independencia o influir en el resultado de sus actividades. Del mismo modo, tales personas no podrán realizar para la misma o distinta empresa actividades de coordinación de actividades preventivas, ni actividades en calidad de entidad especializada para actuar como servicio de prevención, ni mantener con estas últimas vinculaciones comerciales, financieras o de cualquier otro tipo, con excepción de las siguientes: a. El concierto de la persona o entidad auditora con uno o más servicios de prevención ajenos para la realización de actividades preventivas en su propia empresa. b. El contrato para realizar la auditoría del sistema de prevención de un empresario dedicado a la actividad de servicio de prevención ajeno. 3. Cuando la complejidad de las verificaciones a realizar lo haga necesario, las personas o entidades encargadas de llevar a cabo la auditoría podrán recurrir a otros profesionales que cuenten con los conocimientos, medios e instalaciones necesarios para la realización de aquellas.

• Autorización (artículo 33 del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Las personas o entidades especializadas que pretendan desarrollar la actividad de auditoría del sistema de prevención habrán de contar con la autorización de la autoridad laboral competente del lugar donde radiquen sus instalaciones principales, previa solicitud ante la misma, en la que se

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

harán constar las previsiones señaladas en los párrafos a), c), d), e) y g) del artículo 23. 2. La autoridad laboral, previos los informes que estime oportunos, dictará resolución autorizando o denegando la solicitud formulada en el plazo de tres meses, contados desde la entrada de la solicitud en el Registro del órgano administrativo competente. Transcurrido dicho plazo sin que haya recaído resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada. 3. Será de aplicación a la autorización lo previsto para la acreditación en los artículos 24 y 25 así como lo dispuesto en el artículo 26 en relación con el mantenimiento de las condiciones de autorización y la extinción, en su caso, de las autorizaciones otorgadas.

• Auditorías voluntarias (artículo 33 bis del Reglamento de los Servicios de Prevención): 1. Sin perjuicio del cumplimiento de lo dispuesto en este capítulo, las empresas podrán someter con carácter voluntario su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa para permitir la adopción de decisiones dirigidas a su perfeccionamiento y mejora. 2. Las auditorías voluntarias podrán realizarse en aquellos casos en que la auditoría externa no sea legalmente exigible o, cuando siéndolo, se realicen con una mayor frecuencia o con un alcance más amplio a los establecidos en este capítulo. 3. Las auditorías voluntarias del sistema de prevención realizadas por las empresas que se ajusten a lo establecido en los artículos 30, apartados 2, 3 y 5, 31, 31 bis, 32 y 33 de este real decreto serán tenidas en cuenta en los programas a que se refiere el artículo 5.3 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

Para un mayor detalle del procedimiento a seguir en la realización de auditorías legales se recomienda leer los “Criterios del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo para la realización de las auditorías del sistema de prevención de riesgos laborales reguladas en el Capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención”.

Conceptos importantes • OHSAS exige a la organización la realización de auditorías internas de su sistema de gestión de la SST para revisar su conformidad con los requisitos OHSAS.

10. Verificación (III). Auditoría interna

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• La organización debe asegurarse de que las auditorías internas del sistema de gestión de la SST se realizan a intervalos planificados. • La organización debe planificar, establecer, implementar y mantener programas de auditoría, teniendo en cuenta los resultados de las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización, y los resultados de auditorías previas. • La auditoría interna proporciona información sobre el grado de implantación de los planes, procedimientos e instrucciones, así como de la efectividad lograda en el cumplimiento de objetivos y actuaciones. • La auditoría interna consta de las siguientes fases: 1) Iniciar la auditoría; 2) Realizar revisiones de la documentación y prepararse para la auditoría; 3) Realizar la auditoría; 4) Preparar y comunicar el informe de la auditoría; y 5) Completar la auditoría y realizar el seguimiento de la auditoría. • Los resultados de las auditorías del sistema de gestión de la SST deberían comunicarse a todas las partes pertinentes tan pronto como sea posible para permitir que se tomen acciones correctivas, teniendo en cuenta la confidencialidad de la información contenida en los informes de auditoría. • Podrán elegirse varios auditores, pero, con el fin de mantener la independencia, objetividad e imparcialidad, estas personas no deberían auditar su propio trabajo. • Los auditores deberán ser competentes y estar familiarizados con los peligros y los riesgos de las áreas que están auditando, y con cualesquiera requisitos que les sean de aplicación, legal o no. • Los auditores necesitan tener experiencia y conocimiento de los criterios de auditoría pertinentes y de las actividades que están auditando, para poder evaluar el desempeño y determinar las deficiencias. • El personal auditor debería tener los siguientes atributos personales: ético, de mentalidad abierta, diplomático, observador, perceptivo, versátil, tenaz, decidido y seguro de sí mismo. • El personal auditor debe poseer conocimientos sobre procedimientos y técnicas de auditoría; documentos del sistema de gestión y de referencia; situaciones de la organización (lo que le permitirá entender el contexto de las operaciones de la organización); leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables; métodos y técnicas de gestión en prevención; fundamentos de las técnicas de mejora de las condiciones de trabajo; y aspectos técnicos referidos al área auditada y a la SST (lo que le permitirá comprender la interacción de las actividades de los trabajadores y del auditado con la seguridad y salud en el trabajo).

11

Revisión por la dirección

Este capítulo se centra en el estudio del último requisito exigido por OHSAS, el cual cierra el ciclo de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Dicho requisito exige que la alta dirección realice una revisión de todo el sistema de gestión de la SST para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia, y para detectar oportunidades de mejora. Al igual que en el análisis de los restantes requisitos, el capítulo comienza recogiendo el requisito OHSAS para luego proceder a su interpretación y, finalmente, destacar la correspondencia entre este requisito y la legislación española vigente.

11.1. Requisito OHSAS La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la SST de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. Estas revisiones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la SST, incluyendo la política y los objetivos de SST. Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección. Los elementos de entrada para la revisión por la dirección deben incluir: a) los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba; b) los resultados de la participación y consulta; c) las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas;

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

d) el desempeño de la SST de la organización; e) el grado de cumplimiento de los objetivos; f) el estado de las investigaciones de incidentes, las acciones correctivas y las acciones preventivas; g) el seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la dirección previas; h) los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con la SST; y i) las recomendaciones para la mejora. Los resultados de las revisiones por la dirección deben ser coherentes con el compromiso de mejora continua de la organización y deben incluir cualquier decisión y acción relacionada con posibles cambios en: a) el desempeño de la SST; b) la política y los objetivos de SST; c) los recursos; y d otros elementos del sistema de gestión de la SST. Los resultados relevantes de la revisión por la dirección deben estar disponibles para su comunicación y consulta).

11.2. Interpretación del requisito: pasos a seguir para su cumplimiento Anteriormente se indicó la necesidad de que la alta dirección realice una revisión inicial para comparar la gestión actual de la SST de la organización con los requisitos del estándar OHSAS 18001 y determinar el grado con que estos requisitos se están cumpliendo. Del mismo modo, la alta dirección deberá revisar el SGSST en su conjunto, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. La revisión por la dirección debería centrarse en los resultados globales del SGSST en relación con los apartados que muestra la figura 11.1. La alta dirección debería realizar revisiones del sistema de forma periódica (por ejemplo, semestral, anual, bianual). Además, estas revisiones pueden realizarse de manera global, sobre todo el SGSTT, o de manera parcial, tratando temas concretos.

11. Revisión por la dirección

Idoneidad

Adecuación

Eficacia

247

• ¿El sistema es apropiado?

• ¿Está tratando el sistema por completo?

• ¿Está logrando los resultados deseados?

Figura 11.1. Resultados globales del SGSST

No obstante, la persona designada por la dirección para los temas de SST debería asegurarse de que, independientemente de que la revisión sea total o parcial, contemple los siguientes elementos: • Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba. • Los resultados de la participación y consulta. • Las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas; • El desempeño de la SST de la organización. • El grado de cumplimiento de los objetivos. • El estado de las investigaciones de incidentes, las acciones correctivas y las acciones preventivas. • El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones por la dirección previas. • Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con la SST. • Las recomendaciones para la mejora.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Los elementos de entrada típicos para la revisión por la dirección, que constituyen fuentes de información para la toma de decisiones, suelen incluir: • Estadísticas de accidentes. • Resultados de auditorías internas y externas del sistema de gestión de la SST. • Acciones correctivas realizadas en el sistema desde la última revisión. • Informes de emergencias (reales o ejercicios). • Informe de la persona designada por la dirección sobre el desempeño global del sistema. • Informes de cada uno de los componentes de los mandos directos sobre la eficacia del sistema a nivel local. • Informes de los procesos de identificación de peligros, evaluación de riesgos y control de riesgos. Los resultados de las revisiones por la dirección deben ser coherentes con los compromisos adquiridos por la alta dirección en su política (por ejemplo, cumplimiento de los requisitos legales, mejora continua…). Por otro lado, los resultados típicos de la revisión por la dirección son los siguientes: • Actas de revisión. • Revisión de la política y objetivos de SST. • Acciones individuales correctivas específicas de la línea jerárquica, con los datos de los objetivos completados. • Acciones específicas de mejora, con asignación de responsabilidades y datos de los objetivos completados. • Datos de revisión de las acciones correctivas. • Datos de revisiones por la dirección previas. • Valoración de la integración de la acción preventiva en el sistema de gestión general de la empresa. • Resultados de las auditorías externas realizadas al SGSST. En función de las decisiones y acciones acordadas en la revisión por la dirección, debería acordarse cómo comunicar los resultados a la organización (por ejemplo, tablones de anuncios, intranet...).

11. Revisión por la dirección

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11.3. Paralelismo con la legislación Aunque la legislación en materia de prevención de riesgos laborales no obliga a realizar una revisión por la dirección del SGSST tal y como establece OHSAS 18001, sí que obliga a realizar un seguimiento continuado de la actividad preventiva: • Derecho a la protección frente a los riesgos laborales (artículo 14 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales): 1. Los trabajadores tienen derecho a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. El citado derecho supone la existencia de un correlativo deber del empresario de protección de los trabajadores frente a los riesgos laborales. Este deber de protección constituye, igualmente, un deber de las Administraciones públicas respecto del personal a su servicio. Los derechos de información, consulta y participación, formación en materia preventiva, paralización de la actividad en caso de riesgo grave e inminente y vigilancia de su estado de salud, en los términos previstos en la presente Ley, forman parte del derecho de los trabajadores a una protección eficaz en materia de seguridad y salud en el trabajo. 2. En cumplimiento del deber de protección, el empresario deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo. A estos efectos, en el marco de sus responsabilidades, el empresario realizará la prevención de los riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en la empresa y la adopción de cuantas medidas sean necesarias para la protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, con las especialidades que se recogen en los artículos siguientes en materia de plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de riesgos, información, consulta y participación y formación de los trabajadores, actuación en casos de emergencia y de riesgo grave e inminente, vigilancia de la salud, y mediante la constitución de una organización y de los medios necesarios en los términos establecidos en el capítulo IV de esta ley. 3. El empresario desarrollará una acción permanente de seguimiento de la actividad preventiva con el fin de perfeccionar de manera continua las actividades de identificación, evaluación y control de los riesgos que no se hayan podido evitar y los niveles de protección existentes y dispondrá lo necesario para la adaptación de las medidas de prevención señaladas en el párrafo anterior a las modificaciones que puedan experimentar las circunstancias que incidan en la realización del trabajo.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Conceptos importantes • La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la SST de la organización, a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. • La alta dirección debería realizar revisiones del sistema de forma periódica. • Estas revisiones deben incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la SST. • Se deben conservar los registros de las revisiones por la dirección. • Los resultados de las revisiones por la dirección deben ser coherentes con los compromisos adquiridos por la alta dirección en su política (cumplimientos de los requisitos legales, mejora continua…). • Los resultados relevantes de la revisión por la dirección deben estar disponibles para su comunicación y consulta. • Aunque la legislación en materia de prevención de riesgos laborales no obliga a realizar una revisión por la dirección del SGSST tal y como establece OHSAS 18001, sí que obliga a realizar un seguimiento continuado de la actividad preventiva.

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Auditorías para la certificación OHSAS

En este capítulo se realiza una introducción a las auditorías necesarias para la obtención de la certificación OHSAS 18001. Así, se realiza una descripción de su objeto, se presentan una serie de definiciones de términos comúnmente utilizados con el fin de aportar claridad y evitar confusiones, y se recogen de forma esquemática los principales tipos de auditoría que pueden existir. A continuación, se profundiza en el análisis de las actividades de auditoría típicas con el fin de proporcionar al lector un conocimiento básico del proceso al que se somete una organización cuando es objeto de una auditoría externa. Por otro lado, el éxito y correcto desarrollo de la auditoría exige que el auditado, es decir, la organización que está siendo objeto de la misma, sepa ser auditada y esté preparada para ello. Es importante, pues, que conozca de antemano el procedimiento de la auditoría que se seguirá y que mantenga unas pautas y actitudes adecuadas en cada una de las fases de la auditoría. En la medida de lo posible, debe ponerse en la piel del equipo auditor, estar preparado para contestar a la gran mayoría de las preguntas que se plantearán y, sobre todo, concebir la auditoría como una oportunidad para mejorar el sistema. Con este fin, se recogen una serie de recomendaciones para cada una de las fases de la auditoría. Finalmente, se realiza una introducción a la certificación del sistema de acuerdo con OHSAS, recogiendo los beneficios derivados de la certificación y el proceso que ha de pasar una empresa para obtenerla. Ese apartado final es una adaptación para OHSAS de la Norma UNE-EN ISO/IEC 17021.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

12.1. Introducción a la auditoría 12.1.1. Objeto Las auditorías permiten realizar un seguimiento y verificación de la implementación eficaz de la política de seguridad y salud en el trabajo de la organización. La función principal de las mismas es valorar el nivel de conformidad de los elementos que componen el sistema de gestión de la SST y la eficacia de las acciones correctivas en caso de no conformidad, permitiendo, por tanto, obtener una evaluación de la conformidad con los requisitos. La auditoría implica, pues, formular juicios acerca de la adecuación de las actuaciones en materia de prevención y tomar decisiones sobre la naturaleza y momento de llevar a cabo las acciones necesarias para corregir las deficiencias que se hayan detectado. No obstante, debe tenerse en cuenta que su eficacia depende de las competencias de las personas implicadas en la misma, por lo que estas deben disponer de una educación, formación o experiencia adecuadas en dicho campo. Las auditorías constituyen la última etapa del ciclo de la gestión de la seguridad, configurándose como el círculo de realimentación necesario para que las organizaciones puedan desarrollar sus capacidades para la prevención de riesgos laborales, ya que permite detectar las fortalezas y debilidades de los sistemas actuales. De este modo, las auditorías constituyen una herramienta de gestión fundamental y se convierten en la actividad esencial para que las organizaciones puedan alcanzar y demostrar unas sólidas actuaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo.

12.1.2. Definición La auditoría proporciona una valoración sobre la validez y eficacia de los sistemas de planificación y control de gestión utilizados. Asimismo, proporciona información sobre el grado de implantación de los planes, procedimientos e instrucciones, así como de la efectividad lograda en el cumplimiento de objetivos y actuaciones. Por ello, la realización de auditorías ha sido una práctica frecuente en las empresas, permitiéndoles revisar y valorar sus actuaciones en diversos campos de actividad. Una auditoría puede definirse como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de la auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los “criterios de auditoría”.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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Esta definición requiere varias matizaciones: • Se trata de un proceso sistemático porque requiere la aplicación de una metodología contrastada para asegurar una uniformidad en el proceso, es decir, la actividad de auditoría comprende una serie de pasos o procedimientos lógicos, estructurados y organizados. Exige, por tanto, una planificación previa a la ejecución. • Se trata de un proceso independiente puesto que, en el caso de las auditorías con fine de certificación (externas), las personas físicas o jurídicas que realizan la auditoría no pueden mantener vinculaciones comerciales, financieras ni de cualquier otro tipo con la organización auditada. • Se trata de un proceso documentado porque deja constancia escrita de las evidencias observadas sobre las que se fundamentan los juicios del auditor. Dichos documentos constituyen pruebas objetivas de que lo que se dice es cierto. Así pues, la labor del auditor no solo es la detección de no conformidades, sino también la obtención de pruebas documentales que lo evidencien. Adicionalmente, la auditoría es documentada porque su mayor atención se centra en los documentos que suministra la entidad auditada. Una de las primeras acciones que el auditor realiza en la auditoría es la solicitud de la documentación básica que considere oportuna del sistema que va a auditar. Los criterios de auditoría constituyen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Dichos criterios son los requerimientos o reglas que debe cumplir el sistema o actividad que se está auditando. Se trata de unos referentes o criterios de valoración que se contrastan con la realidad para valorar si existen diferencias, en cuyo caso se habla de “no conformidad”. Por otro lado, se entiende por evidencia de la auditoría el conjunto de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Se trata, por tanto, de pruebas que reflejan la realidad en la que se haya la organización, que serán contrastadas con los criterios de auditoría con el fin de valorar la adecuación del sistema. Estas pruebas no deben basarse en opiniones, sino que deben ser objetivas y comprobables. Las evidencias pueden surgir mediante: • El análisis de los diversos documentos. • Las visitas a las instalaciones. • Las entrevistas con el personal. En síntesis, a través de la auditoría se recogen y evalúan informaciones y pruebas documentadas de la situación en que se encuentra la organización (evidencias) para

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

valorar si se cumplen los requisitos exigidos (criterios de la auditoría). Estas valoraciones obtenidas al comparar las evidencias con la realidad se denominan hallazgos de la auditoría, que se pueden definir como los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Si la evidencia es acorde con el criterio se habla de conformidad, en caso contrario, se dice que se ha detectado una no conformidad. El conjunto de hallazgos se recopilan en las conclusiones de la auditoría, que se definen como el resultado de la auditoría,que proporciona el auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. En consecuencia, es posible destacar dos principios básicos de la auditoría: • Independencia. Constituye la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de sus conclusiones. Esta independencia puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita. • Enfoque basado en la evidencia. Se trata del método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría eficaces y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La auditoría no debe confundirse con la inspección, entendida esta como el examen de un proceso o instalación y la determinación de su conformidad. Las principales diferencias entre ambas actividades son las siguientes: • La auditoría analiza el funcionamiento global del sistema tratando de buscar la eficacia del mismo a lo largo de un período de tiempo, mientras que la inspección se realiza de forma puntual y busca incumplimientos en un determinado momento. • La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro; mientras que la inspección busca soluciones para el presente.

12.1.3. Tipos de auditorías Las auditorías pueden clasificarse atendiendo a diversos criterios. Así, en función de quién audite, se puede diferenciar entre auditoría interna y auditoría externa; en función de qué se audita, se puede hablar de auditoría legal, auditoría de un proceso o auditoría del sistema de gestión; en función de su alcance, se diferencia entre auditoría parcial y auditoría global; y en función de cuándo se audita, cabe diferenciar las auditorías programadas de las auditorías imprevistas. La definición de cada tipo de auditoría se recoge en la figura 12.1.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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Auditoría interna: • Miembros de la empresa. • Técnicos externos contratados. En función de QUIÉN audita

Auditoría externa: • A solicitud de un suministrador o cliente. • Legal (auditores acreditados). • De tercera parte: entidades independientes a la empresa auditada y a la que solicita la auditoría (por ejemplo, auditorías de certificación de sistemas de gestión conforme a normas).

Auditoría legal: • Supervisión de la empresa.

En función de QUÉ se audita

Auditoría de un proceso: • Supervisión de un proceso.

Auditoría del sistema de gestión: • Auditorías de adecuación. • Auditorías de conformidad.

Auditoría parcial:

Auditoría programada:

• Solo alguna parte de la empresa. • Solo algunos procesos.

• Responde a la planificación. • Es conocida de antemano.

En función de su ALCANCE

En función de CUÁNDO se audita Auditoría imprevista:

Auditoría global: • Todo el sistema de gestión. • Toda la empresa.

• Originada por problemas imprevistos relacionados con la prevención.

Figura 12.1. Tipos de auditorías

12.2. El proceso de auditoría 12.2.1. Actividades de auditoría típicas En el procedimiento de realización de una auditoría, con independencia del sistema que se evalúe, es posible identificar tres fases principales: la preparación de la auditoría o preauditoría, la realización de la auditoría o auditoría in situ y el informe de auditoría. Durante la preparación de la auditoría la entidad auditora entra en contacto con la organización auditada, obtiene una visión de conjunto de ella, averigua cuáles son sus objetivos en la auditoría y planifica la realización de la misma.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

La ejecución de la auditoría es la fase activa en la que se realiza el estudio de situación del sistema auditado, buscando evidencias para contrastarlas con los criterios de auditoría y encontrando hallazgos. Busca, por tanto, desviaciones del sistema respecto al estándar de referencia (requisitos OHSAS 18001), tratando de demostrarlas mediante evidencias objetivas. Posteriormente, se realiza el informe de la auditoría, documento donde se recoge cómo se ha realizado la auditoría, así como las conclusiones de la auditoría, es decir, las no conformidades o desviaciones detectadas (hallazgos de la auditoría). Este informe constituye el resultado del proceso de auditoría y permite al auditado tener constancia de la situación de su sistema y aplicar medidas correctivas sobre las desviaciones detectadas. A su vez, cada una de las fases anteriores integra un conjunto de actividades. Así, la preparación de la auditoría exige la constitución del equipo auditor, la solicitud y análisis de la información, la elaboración del plan de auditoría y la elaboración del programa de auditoría. La auditoría in situ exige la recogida de evidencias, la documentación de resultados y la realización de la reunión final. Por último, el informe comprende la preparación, aprobación y distribución de las conclusiones de la auditoría. Estas actividades típicas de la auditoría se resumen en la figura 12.2. La auditoría finaliza con la entrega del informe final. No obstante, es posible que se realice un seguimiento de la auditoría, con el fin de verificar y evaluar las acciones de mejora emprendidas por la empresa auditada respecto a aquellas no conformidades que hubieran sido especificadas en el informe final entregado.

12.2.2. Inicio de la auditoría La preparación de la auditoría constituye el pilar de todo el proceso. Durante esta fase el auditor debe elaborar una adecuada planificación de su trabajo que le proporcione eficacia y ahorro de tiempo, a la vez que una visión de conjunto de la organización de la empresa en materia de prevención de riesgos laborales.

12.2.2.1. Definición de objetivos, alcance y criterios de la auditoría En primer lugar, es necesario realizar un análisis de las necesidades para conocer las razones por las que el cliente solicita la auditoría (necesidad de mejora, necesidad de verificación de la eficacia de su sistema, adecuación a normativa…) y, a continuación, definir los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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Inicio de la auditoría • Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría. • Selección del equipo auditor y designación del auditor jefe. • Establecimiento del contacto inicial con el auditado.

Revisión de la documentación • Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión, incluyendo los registros, y determinación de su adecuación con respecto a los criterios de auditoría.

Preparación

Preparación de las actividades de auditoría in situ • Preparación del plan de auditoría. • Asignación de tareas al equipo auditor. • Preparación de los documentos de trabajo.

Realización de las actividades de auditoría in situ • • • • • • •

Realización de la reunión de apertura. Comunicación durante la auditoría. Papel y responsabilidades de los guías y observadores. Recopilación y verificación de la información. Generación de hallazgos de la auditoría. Preparación de las conclusiones de la auditoría. Realización de la reunión de cierre.

Ejecución

Preparación, aprobación y distribución del informe de la auditoría • Preparación del informe de la auditoría. • Aprobación y distribución del informe de la auditoría.

Informe

Finalización de la auditoría

Realización de las actividades de seguimiento de la auditoría

Fuente: adaptado de Sánchez-Toledo (2008).

Figura 12.2. Actividades de auditoría típicas

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La definición de objetivos constituye el primer paso para la planificación de la auditoría y exige especificar qué es lo que se espera conseguir con ella. Estos objetivos deberían ser establecidos por el cliente sobre la base de sus necesidades. A modo de ejemplo, se pueden establecer los siguientes objetivos de la auditoría: • Determinar el grado en que se han alcanzado los requisitos del sistema de gestión de la SST OHSAS 18001. • Determinar el grado de integración de la prevención en el sistema de gestión general de la organización. • Determinar si la cultura preventiva de la organización es correcta. • Determinar si la gestión documental de determinados equipos de trabajo es correcta. • Determinar si el sistema de gestión de la SST es adecuado para alcanzar la política y objetivos establecidos. • Determinar si las políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo están implantadas en la práctica. • Verificar el cumplimiento de la normativa. • Identificar las áreas del sistema que no funcionan. • Identificar áreas de mejora potencial del sistema de gestión. Para evitar el fracaso de la auditoría, los objetivos deben quedar bien definidos desde el principio, y deben ser claros y concisos. Además, deben establecerse siempre de común acuerdo con el cliente. Posteriormente, es necesario concretar el alcance de la auditoría, es decir, la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, unidades, actividades, puestos de trabajo, procedimientos o procesos de la organización que van a ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la auditoría. Si no se define el alcance correctamente, el auditor no sabrá si debe analizar o no un elemento del sistema, lo que puede dar lugar a una planificación inicial inadecuada o incluso errónea. Por tanto, para evitar problemas es fundamental concretar no solo los objetivos, sino también el alcance. Son ejemplos de alcance los siguientes: • Una línea de fabricación. • Un proceso (por ejemplo, montaje de andamios). • Una central/delegación territorial/obra. • Un centro de trabajo.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

259

• Determinados requisitos del estándar OHSAS en la totalidad de la organización. • La totalidad del sistema de gestión de la SST de la organización. Asimismo, resulta de interés hacer un inventario exhaustivo de los elementos que se van a auditar y establecer el grado de detenimiento con que se va a analizar cada uno de ellos. De esta forma, el auditor podrá realizar con mayor precisión el plan y programa de auditorías. Por ultimo, antes de iniciar el proceso de planificación se deben concretar los criterios de auditoría, es decir, la referencia frente a la cual se determina la conformidad. En función del objetivo de la auditoría, dichos criterios podrían ser los requisitos OHSAS, la Ley de Prevención de Riesgos Laborales o requisitos definidos por el cliente, el auditado o el contratista.

12.2.2.2. Selección del equipo auditor Una vez concretados los objetivos, alcance y criterios de la auditoría y comprobada su viabilidad, es decir, una vez se disponga de la información suficiente y apropiada para planificar la auditoría, exista una cooperación adecuada por parte del auditado y se disponga del tiempo y recursos suficientes, se debe proceder a seleccionar los auditores que llevarán a cabo la auditoría, formando el denominado equipo auditor. Estos auditores deberán tener atributos personales y aptitud demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades de tal forma que cuenten con la competencia necesaria para lograr los objetivos de la auditoría. La organización del equipo se confía a un responsable de la auditoría, que se denomina auditor jefe. Dicho auditor se encargará fundamentalmente de la coordinación del equipo para que la planificación y ejecución de los trabajos se realicen en tiempo y forma y, además, actuará de interlocutor con la organización auditada. Cuando haya un solo auditor, este desempeñará todas las tareas aplicables al auditor jefe. En el momento de decidir el tamaño y la composición del equipo auditor, se debería considerar lo siguiente: • Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría. • Si la auditoría es una auditoría combinada, es decir, si se audita de forma conjunta el sistema de gestión de la SST y los sistemas de gestión de la calidad o de gestión ambiental. • La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los objetivos de la auditoría.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de certificación, según sea aplicable. • La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses. • La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente. • El idioma de la auditoría y la comprensión de las características sociales y culturales particulares del auditado. En el caso de que los conocimientos y habilidades necesarios no se encuentren cubiertos en su totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo expertos técnicos. Se trata de personas que aportan conocimientos o experiencia específica relacionada con la organización, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientación cultural. Estos expertos no son auditores, sino más bien asesores que actúan bajo la dirección de un auditor.

12.2.2.3. Contacto inicial con el auditado Antes de proceder a la planificación de la auditoría, el auditor jefe o responsable de la auditoría debe establecer un contacto inicial con el auditado, con el propósito de: • Establecer los canales de comunicación con el representante del auditado. • Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría. • Proporcionar información sobre las fechas y la duración propuestas y sobre la composición del equipo auditor. • Solicitar acceso a los documentos pertinentes, incluidos los registros. • Determinar las reglas de seguridad aplicables al lugar. • Hacer los preparativos para la auditoría. • Acordar la asistencia de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor. Asimismo, es conveniente elaborar un programa de auditoría, con el fin de acordar el momento en que se realizará cada auditoría en caso de ser requeridas varias. El programa de auditoría es el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Por tanto,

12. Auditorías para la certificación OHSAS

261

este programa puede incluir una o más auditorías, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada. La figura 12.3 muestra un ejemplo de programa de auditoría.

PROGRAMACIÓN ANUAL DE AUDITORÍAS: AÑO________________ Centro/Departamento/Área

Alcance

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGO

SEP

OCT NOV

OBSERVACIONES:

Fecha de aprobación Realizado por: ........................................................

Aprobado por:

FECHA ..................................................................

............................................................

Figura 12.3. Modelo de programa de auditoría

12.2.3. Revisión de la documentación Con la finalidad de preparar bien la auditoría es necesario poseer la máxima cantidad posible de información sobre la organización que va a ser auditada, así que una de las primeras actuaciones del equipo auditor es solicitar la documentación que se considera necesaria para realizar eficazmente la auditoría. Esta documentación será revisada y comparada con los criterios de auditoría con el fin de determinar la conformidad del sistema documentado. Así pues, el estudio de la misma permite tener una visión global del sistema de gestión de la SST de la organización y realizar una primera detección de desviaciones. Conviene tener preparada una lista de aquellos documentos que serán solicitados. La documentación puede incluir documentos, registros pertinentes del sistema de gestión e informes de auditorías previas. A modo de ejemplo se señalan los siguientes documentos: • La política de SST.

DIC

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• El plan de prevención. • La evaluación de los riesgos. • La planificación de la prevención. • La organización de la actividad preventiva. • Las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas. • La información, consulta y participación de los trabajadores. • El manual del sistema de gestión. • Los objetivos y programas de SST. • Los controles del estado de salud de los trabajadores. • La relación de accidentes y enfermedades profesionales. • Los resultados de los análisis e investigaciones de incidentes. • El listado de centros o delegaciones. • El listado de trabajadores relacionados con cada puesto de trabajo. • Documentación sectorial, por ejemplo, en construcción: apertura de centro de trabajo, nombramiento de recursos preventivos, libros de visitas, libros de incidencias... • El plan de emergencia. • La formación de los trabajadores. • Los informes de las auditorías previas. Una vez analizada la documentación, el auditor jefe puede decidir finalizar la auditoría, en cuyo caso deberá emitir igualmente un informe final. La auditoría puede interrumpirse, fundamentalmente, por dos razones: • La documentación es inadecuada o existen evidencias de no cumplimiento que por su gravedad requieren ser subsanadas antes de la realización de la auditoría. • Tras una visita a la empresa para contrastar la documentación con la realidad, el auditor constata que el sistema documental no está implantado. Asimismo, cabe la posibilidad de que se produzca un aplazamiento de la auditoría, permitiendo al auditado resolver sus problemas de documentación. En cualquiera de los dos casos deberá actuarse con mucha precaución y justificar adecuadamente la decisión ante las partes interesadas.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

263

12.2.4. Preparación de las actividades de auditoría Una vez revisada la documentación, el auditor jefe, en colaboración con el equipo auditor, elabora el plan de auditoría. Posteriormente, se asignan tareas al equipo auditor y se efectúa una preparación de los documentos de trabajo.

12.2.4.1. Preparación del plan de auditoría El plan de auditoría es una descripción de las actividades y detalles acordados. Dicho plan representa la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditado, y debe ser suficientemente flexible para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría in situ. El plan de auditoría debería incluir lo siguiente: • Los objetivos de la auditoría. • Los criterios de auditoría y los documentos de referencia. • El alcance de la auditoría, incluyendo la identificación de las unidades de la organización y unidades funcionales y los procesos que van a auditarse. • Las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de auditoría in situ. • La hora y duración estimada de las actividades de auditoría in situ, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado y las reuniones del equipo auditor. • Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompañantes. • La asignación de los recursos necesarios a las áreas críticas de la auditoría. Además, el plan de auditoría debería incluir lo siguiente, cuando sea apropiado: • La identificación del representante del auditado en la auditoría. • El idioma de trabajo y del informe de la auditoría, cuando sea diferente del idioma del auditor o del auditado. • Asuntos relacionados con la confidencialidad. • Cualquier acción de seguimiento de la auditoría. El plan debería ser revisado y aceptado por el cliente de la auditoría y presentado al auditado antes de que comiencen las actividades de auditoría in situ. Cualquier

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

revisión del plan de auditoría debería ser acordada entre las partes interesadas antes de continuar la auditoría. La figura 12.4 recoge un modelo de plan de auditoría.

1. DATOS DE IDENTIFICACIÓN Empresa

.........................................................................................................................................

Identificación y dirección del centro a auditar Representante del auditado en la auditoría Auditor jefe

.......................................................................

............................................................................

....................................................................................................................................

Fecha de realización del plan

....................................................................................................

2. OBJETO Y ALCANCE Este documento tiene por objeto definir el plan de auditoría que (nombre de la entidad auditora) propone a (nombre de la entidad a auditar) para la realización de la auditoría inicial de su sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo conforme a la especificación OHSAS 18001:2007. Este plan de auditoría deberá ser examinado y comunicado a todas aquellas personas de la organización que la entidad a auditar considere oportunas. La auditoría se aplicará a (identificar las áreas a auditar: instalaciones, unidades de la organización y procesos que van a ser auditados). 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Para llevar a cabo la realización de la auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se tomarán como referencia los documentos siguientes: • OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. • OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007. • UNE-EN ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. • Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención. • Normativa de transposición de Directivas de la Unión Europea en materia de seguridad y salud en el trabajo. (continúa)

Figura 12.4. Modelo de plan de auditoría

12. Auditorías para la certificación OHSAS

265

• Normativa vigente de comunidades autónomas y entidades locales en materia de seguridad y salud en el trabajo. 4. EQUIPO AUDITOR (Especificar nombre, puesto y formación en materia de seguridad y salud en el trabajo) Auditor Jefe .................................................................................................................................... Auditor 1

........................................................................................................................................

Auditor 2

........................................................................................................................................

5. HORARIO DE TRABAJO El horario de trabajo de la auditoría será de .......... a .......... y de .......... a .......... horas. 6. CALENDARIO Y PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA La auditoría se desarrollará conforme al siguiente calendario: • Reunión inicial: (especificar fecha) a las (especificar hora) en las instalaciones de (indicar nombre de la empresa). • Reunión final: (especificar fecha) a las (especificar hora) en las instalaciones de (indicar nombre de la empresa). Día 1: (especificar fecha) Reunión inicial La reunión inicial tendrá una duración aproximada de .......... minutos. En dicha reunión tendrá lugar la presentación oficial del equipo auditor a los representantes de la empresa (dirección, responsables de departamentos, responsables de áreas), informándolos del objeto y alcance de la auditoría y aclarando la secuencia de realización: a) Explicación del proceso de certificación y del punto del mismo en el que se encuentra la empresa. b) Presentación del plan de auditoría. c) Explicación de los criterios en que se basará el desarrollo de la auditoría. d) Requisitos de confidencialidad. e) Formato y contenido del informe final de auditoría, fecha de entrega prevista y distribución que se hará del mismo. f) Recepción de la documentación aportada por la empresa. (continúa)

Figura 12.4. Modelo de plan de auditoría

(continuación)

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

g) Duración prevista de las diferentes actividades de la auditoría. h) Calendario de reuniones a mantener con el auditado (si se consideran necesarias). i) Aclaraciones, ruegos y preguntas. Asimismo, tendrá lugar la presentación de la empresa por la dirección al equipo auditor: a) Presentación de los representantes de (especificar nombre de la empresa), considerando la presencia de los delegados de prevención o representantes de los trabajadores. En caso de que la empresa estime conveniente la presencia de personal ajeno, se entenderá, a menos que se especifique otra cosa, que las aportaciones que realice este personal serán consideradas como realizadas por la propia empresa. b) Descripción de las actividades que se realizan. c) Facilitar un lugar donde el equipo auditor pueda trabajar y desarrollar la auditoría. d) Designación de la/s persona/s de la empresa que acompañarán al equipo auditor en las visitas de trabajo en planta. e) Consensuar con el auditor jefe el calendario de reuniones. f) Facilitar las credenciales precisas para que el equipo auditor pueda acceder y trabajar en el centro de trabajo. Proceso de auditoría Una vez concluida la reunión inicial comienza el proceso de auditoría, a través del cual se comprobarán los siguientes aspectos referidos a cada requisito del estándar de referencia OHSAS 18001:2007: a) Que la documentación del sistema da respuesta a los requisitos de OHSAS 18001. b) La eficacia de las prácticas llevada a cabo para que el sistema funcione. Los requisitos del estándar OHSAS 18001:2007 a auditar y los auditores encargados de evaluar su conformidad se recogen en la siguiente tabla: Elemento de la especificación OHSAS 18001

Auditor

4.1. Requisitos generales

Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2

4.2. Política de SST

Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2

(continúa)

Figura 12.4. Modelo de plan de auditoría

(continuación)

12. Auditorías para la certificación OHSAS

Elemento de la especificación OHSAS 18001 4.3. Planificación 4.3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3. Objetivos y programas 4.4. Implementación y operación 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.4. Documentación 4.4.5. Control de documentos 4.4.6. Control operacional 4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias 4.5. Verificación 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y preventiva 4.5.4. Control de los registros 4.5.5. Auditoría interna 4.6. Revisión por la dirección

267

Auditor

Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2

Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 Auditor jefe – Auditor 1 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2

Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1 – Auditor 2 Auditor jefe – Auditor 1

En el transcurso de la auditoría se realizarán reuniones del equipo auditor. Además, este visitará las diferentes áreas de la empresa (instalaciones, procesos), acompañado siempre del responsable correspondiente o persona designada como interlocutor válido, realizará entrevistas a trabajadores (comprobación de la formación e información recibida) y se mantendrán reuniones con la empresa (dirección o interlocutores designados) con el objeto de coordinar y planificar actividades y comentar con los responsables las evidencias detectadas y ampliar información si fuese necesario. En caso de detectarse no conformidades en el transcurso de la auditoría, la empresa podrá presentar las acciones correctivas que procedan, las cuales servirán para dar por cerradas las no conformidades, previa verificación por el auditor de la adecuación de dichas acciones correctivas. (continúa)

Figura 12.4. Modelo de plan de auditoría

(continuación)

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Día 2: (especificar fecha) El horario de trabajo del equipo auditor se distribuirá entre trabajo de campo y reuniones. Día 3: (especificar fecha) Se revisará la vigilancia de la salud, se realizará una reunión del equipo auditor para la preparación del informe y tendrá lugar la reunión final con la dirección y delegados de prevención o representantes de los trabajadores (si la empresa lo considera necesario) para la entrega del informe y la presentación de las conclusiones por parte del equipo auditor, y para asegurar que se comprenden claramente y se está de acuerdo con los incumplimientos que se hubiesen detectado (en caso de existir). 7. CONFIDENCIALIDAD Toda la documentación que se emplee durante la auditoría, o la originada por ella, tiene carácter confidencial, incluido el informe de la auditoría, no pudiendo transmitirse a terceros ni reproducirse sin permiso expreso de la empresa. 8. MEDIOS El equipo auditor deberá disponer de una sala, despacho o similar adecuado para realizar las reuniones internas en las instalaciones de la empresa. Se pondrá a disposición del equipo auditor toda la documentación sobre procedimientos generales del sistema de prevención para su uso durante la auditoría. (Lugar), (Fecha)

Fdo.: D. .................................................. Auditor Jefe Figura 12.4. Modelo de plan de auditoría

(continuación)

12.2.4.2. Asignación de tareas al equipo auditor El auditor jefe es el encargado de asignar a cada miembro del equipo auditor las áreas específicas del sistema de gestión de la SST o los departamentos, procesos, funciones, áreas o actividades de la organización en que van a actuar y que, por tanto, serán de su responsabilidad. Esta asignación de tareas debe realizarse previa consulta con los auditores afectados, de modo que todas las funciones estén consensuadas previamente.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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Resulta obvio que la asignación de tareas a los auditores deberá realizarse teniendo en cuenta la competencia de los mismos y el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades de los auditores, auditores en formación y expertos técnicos. Se pueden realizar cambios en la asignación de tareas a medida que la auditoría se va llevando a cabo para asegurarse de que se cumplen los objetivos de la auditoría. En la figura 12.5 se recogen dos ejemplos de asignación de tareas al equipo auditor. Auditor jefe

Auditor 1

Auditor 2

Reunión inicial Reunión dirección Mañana Coordinación de actividades empresariales

Día 1

Tarde

Mañana Día 2

Reunión jefe de producción ............ (especificar área) Reunión jefe de producción ............ (especificar área)

Trabajo de campo Evaluaciones de riesgo

Formación

Trabajo de campo

Permisos/Licencias

Comité de seguridad

Reunión jefe de mantenimiento

Documentación del sistema Tarde Reunión representante de la dirección Temas pendientes Día 3

Mañana

Redacción del informe

Vigilancia de la salud

Reunión final (continúa)

Figura 12.5. Ejemplo de asignación de tareas al equipo auditor

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Ejemplo de distribución de trabajos en un equipo auditor en una empresa del sector de la construcción: • Auditor jefe: – Presentación del equipo auditor y del proceso de auditoría. – Revisión por la dirección (se puede realizar al final de la auditoría con datos reales o al principio de la misma). – Reunión con los representantes de los trabajadores – Planificación del cronograma de la auditoria. – Análisis de la funciones/responsabilidades y autoridad definidas en el sistema. – Revisión de los objetivos del sistema de gestión de la SST. – Entrevistas directas con trabajadores de oficinas y de obra sobre el grado de consulta, evidencia de la participación, información recibida, formación necesaria... – Anotación de todos los documentos analizados y personas entrevistadas. – Análisis de las memorias del servicio de prevención ajeno o servicio de prevención propio. – Análisis de las actividades concertadas en caso de no estar siendo asumidas por la organización. – Análisis de los indicadores de seguimiento y control del sistema. – Visita a obras con el auditor. • Auditor: – Planificación de la formación de trabajadores. – Control de las actividades de coordinación de las subcontratas. – Entrevistas directas con trabajadores de oficinas y de obra sobre el grado de consulta, evidencia de la participación, información recibida, formación necesaria... – Anotación de todos los documentos analizados y personas entrevistadas. – Revisiones de los planes de SST. – Revisión de la maquinaria utilizada / documentación de la maquinaria. – Control de las inspecciones periódicas. – Análisis de los planes de emergencia y simulacros realizados. – Visita a obras e instalaciones (control de vestuarios, baños, etc.). – Control del uso de los EPI en obra. – Control de la documentación necesaria en obra (libro de visitas, libro de subcontratación, plan de montaje de grúas/andamios/montacargas, etc.). – Control de medidas de protección colectivas y su colocación (redes / vallado perimetral...). Figura 12.5. Ejemplo de asignación de tareas al equipo auditor

(continuación)

12. Auditorías para la certificación OHSAS

271

12.2.4.3. Preparación de los documentos de trabajo Los integrantes del equipo auditor deberán revisar la información pertinente de las tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir: • Listas de verificación (checklists) sobre legislación. • Listas de verificación (checklists) sectoriales. • Listados de documentación que debe existir en cada centro de trabajo. • Manuales sobre los riesgos generales y específicos del sector. • Notas Técnicas de prevención. • Guías del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. • Normas UNE. • Formularios para registrar la información, como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoría y registros de las reuniones. Las listas de verificación o checklists son documentos donde se enumeran una serie de puntos que irán tratándose según avance la auditoría. La figura 12.6 recoge un ejemplo de lista referente a la señalización de seguridad. GRADO DE CUMPLIMIENTO N.º DE ORDEN

CUESTIÓN DEL ANÁLISIS

1

Se constata que se usa la señalización solo cuando el riesgo no ha podido ser eliminado.

2

Se observa que no existe un abuso de señalización y que esta es adecuada a los riesgos existentes.

3

La señalización utilizada es consecuencia de las indicaciones de las evaluaciones de riesgos o planes de seguridad y salud.

4

En caso de señalización acústica hay constancia de que la misma es audible en todos los puestos afectados a pesar del nivel sonoro ambiental.

5

Las señales están colocadas en los lugares adecuados y son fácilmente visibles por los trabajadores.

6

Cuando las señales son de obligación existe procedimiento para comprobar que son adecuadamente respetadas.

Nulo

Bajo

Medio

Alto

CALIFICACIÓN Conforme

No conforme

No se aplica

(continúa)

Figura 12.6. Ejemplo de lista de verificación o ckecklist

272

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

GRADO DE CUMPLIMIENTO N.º DE ORDEN

CUESTIÓN DEL ANÁLISIS

7

Las señales se ajustan en forma y color a las exigencias legales.

8

Adicionalmente a la señalización existe justificante de que los trabajadores han sido debidamente informados ante los riesgos existentes.

9

Los trabajadores designados para las señalizaciones gestuales están debidamente seleccionados y formados.

10

Se toman medidas y existe norma para que la señalización gestual sea realizada únicamente por persona autorizada.

11

Si es posible, la señalización gestual es realizada en cada caso por una única persona.

12

Todos los equipos de instalación contra incendios están debidamente señalizados.

13

Si se usa señalización adicional es solo para la información complementaria.

14

En caso de señalización verbal, existe una norma de uso y los mensajes son perfectamente entendibles.

15

La señalización para uso en caso de obras es la adecuada y ajustada a su normativa específica.

16

Los pictogramas son adecuados al riesgo que se pretende identificar.

17

Las señales de alerta son adecuadas y específicas para las actuaciones en caso de evacuación.

18

La señalización para los grupos de primeros auxilios es correcta.

19

Se confirma la participación de los trabajadores en el procedimiento de la señalización de los riesgos.

20

El número de señales es el adecuado en consonancia con la extensión de la zona donde existe el riesgo.

21

Se confirma que no exista otra señalización que dificulte o confunda a la hora de interpretar una señal de seguridad.

22

En el caso de señalización acústica se ha tenido en cuenta que puede haber trabajadores que a causa de la protección individual puedan tener disminuida la percepción sensitiva.

Nulo

Bajo

Medio

Alto

CALIFICACIÓN Conforme

No conforme

No se aplica

(continúa)

Figura 12.6. Ejemplo de lista de verificación o ckecklist

(continuación)

12. Auditorías para la certificación OHSAS

CUMPLIMIENTO N.º DE ORDEN

CUESTIÓN DEL ANÁLISIS

23

Hay norma de control para que la señalización permanezca durante todo el tiempo que dure la situación de peligro.

24

Hay constancia de que la señalización es retirada inmediatamente que desaparece el riesgo.

25

La señalización que precisa una fuente de energía dispone de alimentación de emergencia.

26

La señalización es resistente ante agresiones medioambientales y se encuentra suficientemente limpia para no dificultar su interpretación.

27

El emplazamiento de la señal está suficientemente iluminado.

28

En caso necesario o por falta de iluminación las señales son fosforescentes.

29

El tono de las señales acústicas difiere claramente de otros ruidos ambientales.

30

El sonido de las señales de evacuación es continuo.

31

Existen pruebas documentadas de las comprobaciones iniciales y periódicas del funcionamiento de las señales luminosas y acústicas.

32

La señalización de las vías de circulación ante riesgos de caídas o choques se realiza mediante franjas alternas amarillas y negras.

Nulo

Bajo

Medio

273

CALIFICACIÓN Alto

Conforme

Figura 12.6. Ejemplo de lista de verificación o ckecklist

No conforme

No se aplica

(continuación)

Aquellos documentos que contengan información confidencial o de propiedad privada deberían ser guardados con la seguridad apropiada en todo momento por los miembros del equipo auditor.

12.2.5. Realización de las actividades de auditoría La ejecución de la auditoría, también llamada auditoría in situ o fase activa de la auditoría, constituye la fase de realización propiamente dicha (véase la figura 12.7). Su objetivo consiste en verificar mediante contraste sobre el terreno que la información en la fase de preauditoría es correcta, en evaluar los puntos fuertes y débiles, y en recopilar las discrepancias existentes entre las evidencias y los criterios de la auditoría.

274

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Reunión inicial

Requisitos de evidencias

Trabajo de campo

Revisión de documentos

Documentación de hallazgos

Reunión final Figura 12.7. Principales fases de la ejecución de la auditoría

Durante la fase de ejecución es posible diferenciar varias etapas: • Realización de la reunión de apertura. • Recopilación y verificación de la información (búsqueda de evidencias). • Generación de hallazgos de la auditoría. • Preparación de las conclusiones de la auditoría. • Realización de la reunión de cierre. A lo largo de la auditoría, el auditor jefe deberá comunicarse periódicamente con el auditado, con los miembros del equipo auditor y con los representantes de los trabajadores. El auditor jefe debe comunicar los progresos de la auditoría y cualquier inquietud al auditado y, cuando sea apropiado, al cliente de la auditoría. Las evidencias recopiladas durante la auditoría que sugieren un riesgo inmediato y significativo (por ejemplo, para la seguridad de los trabajadores) deberían comunicarse sin demora al auditado y, si es apropiado, al cliente de la auditoría. Asimismo, cualquier necesidad de cambios en el alcance de la auditoría que pueda evidenciarse a medida que las actividades de auditoría in situ progresan, debería revisarse con el cliente de la auditoría y aprobarse por él y, cuando sea apropiado, por el auditado.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

275

Por otro lado, los miembros del equipo auditor deberían consultarse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y reasignar las tareas según sea necesario. Finalmente, el auditor jefe deber comunicarse con los representantes de los trabajadores en materia de SST, en caso de que existan, para intercambiar información relativa a la auditoría.

12.2.5.1. Realización de la reunión de apertura La reunión de apertura constituye el primer paso de la auditoría in situ. Se convoca a ella a los interlocutores interesados, pudiendo asistir la alta dirección, representante/s de la dirección, representante/s de áreas o departamentos, representante/s de los trabajadores, representante/s del área médica, representante/s del servicio de prevención y, por supuesto, el equipo auditor. Los objetivos fundamentales de una reunión de apertura son: • La presentación de los diferentes interlocutores (componentes del equipo auditor y personal de la empresa auditada). • Exponer y confirmar el plan de auditoría. • Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría. • Establecer un calendario de reuniones a mantener con el auditado si fuera necesario. • Proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de auditoría (métodos y procedimientos a utilizar). • Confirmar los canales de comunicación entre el equipo auditor y la dirección de la empresa. • Confirmar la disponibilidad de medios e instalaciones que precise el auditor. • Definir el formato, contenido y fecha de entrega del informe final de la auditoría. • Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

12.2.5.2. Recopilación y verificación de la información: búsqueda de evidencias Durante la auditoría es necesario recopilar, mediante un muestreo apropiado, y verificar la información pertinente para los objetivos, alcance y criterios de la misma. Esta

276

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fase constituye la auditoría en sí y su objetivo es buscar evidencias de la auditoría, pero debe tenerse en cuenta que solo la información que es verificable puede constituir una evidencia. Todas las evidencias de la auditoría deberían ser registradas. En el proceso de búsqueda de evidencias se recurre a la técnica del muestreo, con el fin de seleccionar una muestra a partir de una población. Este proceso permite ahorrar recursos, y a la vez obtener resultados parecidos a los que se alcanzarían si se realizase un estudio de toda la población. No obstante, para que las conclusiones derivadas del estudio de la muestra se puedan extrapolar a la población, los elementos que integran la muestra tienen que ser representativos de la población. Por tanto, deberá prestarse mucha atención al tamaño de la muestra y a la elección de los elementos que la configuran. Cuanto más se aproxime el tamaño de la muestra al tamaño de la población, mayor confianza existirá en la generalización de las conclusiones obtenidas. Así pues, dado que las evidencias están basadas en muestras de información, en la auditoría siempre existe un cierto grado de incertidumbre. Los métodos para recopilar esta información incluyen: • Trabajo de campo: entrevistas y observaciones de las actividades. El tiempo a dedicar a esta actividad debería estar entre el 75 y el 80% del tiempo de auditoría. • Revisión de documentos: el tiempo a dedicar a esta actividad debería estar entre el 20 y el 25% del tiempo de auditoría. Mediante el trabajo de campo el equipo auditor comprueba y verifica la implantación del sistema de gestión de la SST, y debe incluir entre otros: • Análisis de la formación recibida por los trabajadores para el manejo de los equipos de trabajo. • Análisis de la gestión de los equipos de protección individual (EPI). • Comprobación de la aplicación de los principios de la acción preventiva. • Comprobación de la ejecución de las tareas por parte de los trabajadores frente a los procedimientos establecidos. • Comprobación de la señalización correcta de los equipos y lugares con riesgo. • Comprobación de la señalización de emergencia. • Comprobación de la señalización de los cuadros eléctricos. • Comprobación de la señalización de los medios de extinción de incendios.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

277

• Comprobación de la tolerancia y eficacia de los EPI. • Comprobación de las categorías de los EPI. • Comprobación de los riesgos incluidos en la evaluación. • Comprobación de medios humanos y materiales para llevar a cabo las actividades preventivas. • Comprobación del conocimiento del personal en relación con los métodos de trabajo establecidos. • Comprobación del grado de conocimiento de las funciones y responsabilidades en materia de SST. • Comprobación del grado de conocimiento de las medidas de emergencia. • Comprobación del grado de conocimiento de los riesgos y medidas preventivas de los trabajadores en sus puestos de trabajos. • Comprobación del manual de uso e instrucciones. • Comprobación del nivel de integración de la acción preventiva en la empresa. • Grado de participación del personal en las actividades del sistema (elaboración de documentación, realización de inspecciones, análisis de las causas de incidentes e incumplimiento de requisitos). • Verificación de los libros de mantenimiento preventivo. Durante el trabajo de campo es necesario realizar entrevistas, ya que constituyen una de las principales herramientas para verificar deficiencias detectadas y obtener indicios de otras nuevas no observadas hasta el momento. Se pueden mantener entrevistas con la dirección, los representantes de la dirección, los trabajadores o los representantes de los trabajadores. En cualquier caso, la entrevista debe adaptarse a la situación y a la persona entrevistada, y debe mantenerse un ambiente adecuado que garantice la plena predisposición de esta a suministrar todos los datos que se le requieran. Además, el auditor debe evitar hablar demasiado y debe centrase en escuchar y observar. Las entrevistas tienen que ser planificadas de forma que se tengan muy claros los objetivos que se persiguen y la información que se espera obtener. Adicionalmente, conviene hacer una presentación de la misma al entrevistado, explicándole el motivo de la entrevista, con el fin de lograr su implicación y evitar que proporcione información incorrecta. Dado que el objetivo es extraer la máxima información posible, es conveniente utilizar preguntas abiertas, es decir, aquellas que empiezan con “quién/qué/cómo/

278

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

cuándo/dónde/por qué”, y dejar que el entrevistado hable el mayor tiempo posible. El auditor debe evitar en todo momento tensiones con el entrevistado y es aconsejable terminar la entrevista de forma cordial. La figura 12.8 recoge varios ejemplos de preguntas que se pueden plantear a cado uno de los entrevistados. Ejemplos de preguntas típicas a la dirección: • ¿Cómo se comunican las políticas de la organización? • ¿Cómo se confirma la comprensión de estas políticas? • ¿Cómo se implica en el desarrollo de las políticas a la línea jerárquica? • ¿Cuál es el papel del servicio médico en la gestión de la SST? • ¿Qué canales de comunicación se emplean en la empresa? • ¿Cuáles son los principales riesgos que preocupan a la organización? • ¿Cuáles fueron las conclusiones obtenidas tras la revisión por la dirección? • ¿Cuáles son los requisitos legales relevantes que afectan a la organización? • ¿Qué recursos económicos se emplean para asegurar y mejorar la SST? Ejemplos de preguntas típicas al representante de la dirección: • ¿Cómo participan los representes de los trabajadores en el sistema de gestión de la SST? • ¿Cómo se han asignado las funciones y responsabilidades? ¿Están definidas en algún sitio? • ¿Qué exámenes se hacen para verificar que el sistema se ajusta a las políticas de la organización? • ¿Dónde está su designación como representante de la dirección? Ejemplos de preguntas típicas al representante de los trabajadores • ¿Qué percepción tiene de la seguridad y salud en el trabajo en su organización? • ¿Cree que está trabajando en una empresa segura en su sector? • ¿Considera que la información/formación que reciben los trabajadores es suficiente? • ¿Considera que su empresa dispone suficientes recursos como para que el trabajo sea seguro? • ¿Las opiniones de los representantes de los trabajadores son consideradas finalmente en la toma de la decisión? • ¿Tiene acceso a la documentación del sistema de gestión de la SST? (continúa)

Figura 12.8. Ejemplos de preguntas

12. Auditorías para la certificación OHSAS

279

¿Cuál es la principal queja de los trabajadores en materia de prevención de riesgos laborales? • ¿Le consultan con antelación las cuestiones relativas a la SST? Ejemplos de preguntas típicas a los trabajadores • ¿Conoce a sus representantes en materia de SST? • ¿Tiene algún medio de comunicación directa con ellos? • ¿Considera suficiente la formación/información recibida en materia de SST? • ¿Cuál es la organización preventiva de la empresa? • ¿Cuál es la política de seguridad y salud en el trabajo? • ¿Cuáles son los riesgos en su puesto de trabajo? • ¿Cada cuánto cambia el filtro de la mascarilla? • ¿Cuál es la política de SST de la empresa? • ¿Cuáles son las medidas de prevención en su puesto de trabajo? • ¿Qué hay que hacer en caso de emergencia? Figura 12.8. Ejemplos de preguntas

(continuación)

Durante las entrevistas el auditor deberá tomar apuntes para no olvidar ninguna anomalía observada y para dejar constancia de la anomalía detectada, con la consiguiente utilidad de cara a la elaboración del informe final. En resumen, en la realización de las entrevistas el auditor deberá tener en cuenta los siguientes principios: • Explicar la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome. • Evitar preguntas que predispongan las respuestas. • Evitar tensiones con el personal entrevistado. • Hablar lo menos posible durante la entrevista y limitarse a formular las preguntas. • Destacar la confidencialidad. • Planificar las entrevistas. • Mantener entrevistas con personas de diferentes niveles y funciones. • Realizar las entrevistas en horas normales de trabajo. • Realizar las entrevistas en el puesto de trabajo. • Iniciar la entrevista pidiendo a las personas que describan su trabajo.

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• Realizar las entrevistas en un lenguaje comprensible. • Indagar si la vigilancia de la salud está relacionada con los riesgos. • Formular preguntas abiertas para extraer la máxima información posible. • Resumir los resultados de la entrevista y permitir que la persona entrevistada los revise. • Agradecer a las personas entrevistadas su participación y cooperación. Todas las evidencias obtenidas deben ser documentadas. Posteriormente, las evidencias son evaluadas frente a los criterios de auditoría (por ejemplo, requisitos OHSAS) con el fin de generar los hallazgos de la auditoría, es decir, las conclusiones de la misma, expresadas generalmente en términos de conformidades o no conformidades, aunque también podrían identificar oportunidades de mejora según los objetivos de la auditoría. Así pues, comienza la siguiente fase de la auditoría in situ: la generación de hallazgos.

12.2.5.3. Generación de hallazgos de la auditoría La confrontación de las evidencias con los criterios de auditoría da lugar a la generación de hallazgos. Cuando un hallazgo se traduzca en una no conformidad, esta debe documentarse de forma clara y precisa. Algunos ejemplos de no conformidades pueden ser la existencia de riesgos no considerados en las evaluaciones de riesgos, valoraciones de riesgo incorrectas, desajustes entre las evaluaciones y la planificación preventiva, inobservancia de los planes reprevención, deficiente organización preventiva, desinformación de los trabajadores, ausencia de reconocimientos médicos específicos, uso incorrecto de los equipos de protección individual, medicación caducada, historiales médicos sin identificación ni firma ni número de colegiado del médico responsable… Las no conformidades o desviaciones detectadas pueden ser clasificadas de diversa forma, utilizándose frecuentemente los calificativos de no conformidad mayor, o grave, y no conformidad menor, o leve. Así, se puede entender que existe una no conformidad mayor cuando se detectan falta de medidas de seguridad, un incumplimiento total de un requisito OHSAS 18001, un incumplimiento sistemático o un sumatorio de incumplimientos parciales que ponen en peligro la eficacia del sistema de gestión, como, por ejemplo si se detecta la inexistencia de medidas de coordinación y cooperación interempresarial, o la presencia de trabajadores sin los equipos de protección individual adecuados.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

281

Por otro lado, puede entenderse que existe una no conformidad menor cuando se trata de un incumplimiento específico de parte de un elemento del sistema, como, por ejemplo, insuficiente documentación de aspectos que no son de especial relevancia, falta de presentación de evidencia de formación de los trabajadores o una aplicación indebida de un procedimiento legalmente establecido. La clasificación utilizada finalmente debe ser consensuada con el auditado y aceptado por él, ya que debe intentarse que cualquier no conformidad detectada que quede reflejada en el informe final sea aceptada por el auditado. Las síntesis de la auditoría deben realizarse lo más pronto posible, siendo recomendable que el auditor se planifique cada jornada con el fin de disponer al final de la misma de un tiempo para realizar dicha síntesis. Además, el equipo auditor debería reunirse cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en las etapas adecuadas de la misma. La conformidad con el criterio de auditoría debería resumirse para indicar las ubicaciones, las funciones o los procesos que fueron auditados. Las no conformidades y las evidencias de la auditoría que las apoyan deberían registrarse. Estas deben revisarse con el auditado para obtener el reconocimiento de que la evidencia de la auditoría es exacta y que las no conformidades se han comprendido. Se debería realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente relativa a las evidencias o los hallazgos de la auditoría, y deberían registrarse los puntos en los que no haya acuerdo.

12.2.5.4. Preparación de las conclusiones de la auditoría Como fase previa a la reunión de cierre con el auditado es conveniente que los miembros del equipo auditor se reúnan entre sí con el fin de: • Revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma. • Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría. • Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría. • Comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la misma. Las conclusiones son el resultado de la auditoría y son obtenidas por el equipo auditor tras analizar todos los hallazgos encontrados, teniendo en cuenta los objetivos de

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

la auditoría. Estas conclusiones pueden abordar, pues, índices de gravedad, frecuencia, modalidad preventiva, cómo se ha conseguido la integración de la actividad preventiva (medios, estructura, responsabilidades…), grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría, grado de integración de la actividad de vigilancia de la salud en el sistema de gestión de la SST global de la empresa, capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad, adecuación, eficacia y mejorar del sistema de gestión, la eficacia de la auditoría interna como herramienta de mejora, la eficaz implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión, la implicación observada a nivel del empresario y de los trabajadores, o un resumen de los hallazgos más importantes.

12.2.5.5. Realización de la reunión de cierre Una vez finalizada la recogida de evidencias y la preparación de las conclusiones se procede a convocar la reunión final. Esta reunión, que debería haber sido prefijada en la fase de planificación de la auditoría como una actividad más dentro del proceso, será presidida por el auditor jefe y su objetivo fundamental es presentar los resultados, es decir, los hallazgos y conclusiones de la auditoría, de forma que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Asimismo, puede servir para acordar, en caso de necesidad, el plazo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. Durante la reunión, el responsable de la auditoría, el auditor jefe, resume los hechos y las pruebas que han llevado al equipo de auditoría a llegar a sus conclusiones, y presenta recomendaciones para la mejora. Esta exposición debe ser exhaustiva y clara con el fin de que la organización auditada comprenda y acepte todas las desviaciones que se le expongan. Para ello, es aconsejable detallar las desviaciones comentando su naturaleza, situándolas en su contexto, y explicando sus consecuencias y gravedad dentro del sistema. No obstante, debe tenerse en cuenta que la obtención del consenso puede ser complicada, ya que pueden surgir disputas o desacuerdos por parte del auditado. Dichas disputas pueden estar relacionadas con los hechos o con la evaluación. Las disputas no suelen ser habituales si las desviaciones fueron detectadas junto al auditado. En cualquier caso, cuando el auditado no acepte las desviaciones, deberá dejarse constancia en el informe final. La reunión de cierre debe ser formal, por lo que se han de elaborar y conservar actas de la misma, incluyendo los registros de asistentes. Al igual que ocurre con la reunión de apertura, a la reunión de cierre deberán asistir el auditado y el equipo auditor, y podrían asistir el cliente de la auditoría (organización

12. Auditorías para la certificación OHSAS

283

o persona que solicita la auditoría y que tiene autoridad sobre el auditado) y otras partes interesadas como representante/s de la dirección, representante/s de los trabajadores, representante/s del área médica, representante/s del servicio de prevención o representante/s de áreas o departamentos. Podría ocurrir que el equipo auditor mantenga una reunión previa únicamente con la dirección de la organización auditada para presentarle en primicia las conclusiones obtenidas. A modo de síntesis, en la reunión de cierre se deberán tratar los siguientes temas: • Agradecimiento del equipo auditor. • Confidencialidad. • Desarrollo de la auditoría. • Devolución de toda la documentación aportada por la organización para el desarrollo de la auditoría, incluidas copias de registros, procedimientos, etcétera. • Exposición de la naturaleza de cada desviación, explicando las consecuencias que tiene o puede tener y evaluando su gravedad dentro del sistema de prevención auditado. • Grado de cumplimiento de los objetivos de la auditoría. • Grado de participación y colaboración. • Grado de integración de la prevención. • Lectura y explicación detallada de las desviaciones detectadas. • Oportunidades de mejora y puntos fuertes. • Presentación de las conclusiones de la auditoría a la dirección de la organización auditada para asegurar que se comprenden claramente y se está de acuerdo con ellas. • Revisión del cumplimiento del plan de auditoría. • Visión global de la auditoría.

12.2.6. El informe de la auditoría El informe de la la auditoría es el producto final del trabajo realizado, es decir, el resultado de las investigaciones llevadas a cabo por el equipo de auditoría. Este informe será elaborado por el auditor jefe y, una vez firmado y fechado, será enviado al auditado para su conformidad y posibles comentarios.

284

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El informe de la auditoría debe proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría. El contenido básico de dicho informe podría ser el siguiente: • Identificación y breve descripción de la organización auditada. • Identificación de la entidad auditora: nombre de la empresa auditora y del auditor jefe y auditores que han participado en la auditoría. • Objetivos de la auditoría acordados. • Alcance de la auditoría, especificando los ámbitos estudiados, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto. • Criterios de auditoría: normas o referencias legales utilizadas como referencia en el proceso auditor. • Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ. • Hallazgos de la auditoría: resultados de la confrontación de las evidencias con los criterios de auditoría y descripción de las no conformidades, especificando el tipo, lugar y repercusiones. • Conclusiones de la auditoría y valoración general de la situación del sistema auditado. Adicionalmente, el informe de la auditoría también puede incluir o hacer referencia a lo siguiente: • Plan de auditoría, especificando el cronograma y los interlocutores que han participado. • Listado de representantes del auditado. • Resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría. • Confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría y de acuerdo con el plan de auditoría. • Áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría. • Opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. • Recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría. • Planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera. • Declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos. • Lista de distribución del informe de la auditoría.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

285

Es aconsejable que cada entidad auditora tenga normalizado un modelo propio de informe de la auditoría. La figura 12.9 recoge un ejemplo para dicho modelo. Nombre de la empresa/organización: Dirección: Población:

Código postal:

Provincia:

País: Nombre:

Representante de la dirección SST Cargo Datos del equipo auditor: Auditor jefe: Auditor 1: Auditor 2: ... Objetivos y alcance de la auditoría:

Documentación de referencia:

Resumen del informe (no conformidades detectadas): Elemento de la especificación OHSAS 18001

NC (*)

Auditor (**)

Plazo de resolución

Responsable

4.2. Política de SST 4.3. Planificación 4.3.1. Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

(continúa)

Figura 12.9. Modelo de informe de la auditoría

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Elemento de la especificación OHSAS 18001

NC (*)

Auditor (**)

Plazo de resolución

Responsable

4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos 4.3.3. Objetivos y programas 4.4. Implementación y operación 4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad 4.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia 4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.4. Documentación 4.4.5. Control de documentos 4.4.6. Control operacional 4.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias 4.5. Verificación 4.5.1. Medición y seguimiento del desempeño 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal 4.5.3. Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4.5.4. Control de los registros 4.5.5. Auditoría interna 4.6. Revisión por la dirección Total no conformidades (*) (**)

Marcar con “X” los elementos del sistema de gestión en los que se han detectado no conformidades. Identificar el/los auditor/es que ha/n auditado cada elemento del sistema de gestión.

Acciones realizadas con respecto a las desviaciones anteriores:

(continúa)

Figura 12.9. Modelo de informe de la auditoría

(continuación)

12. Auditorías para la certificación OHSAS

287

Resumen de la auditoría Puntos positivos observados:

Opciones de mejora del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo:

Acción correctiva Descripción y categoría de la no conformidad:

Estudio de las causas:

Propuesta de acciones correctivas: Acciones correctivas

Responsable

Plazo

Coste

Seguimiento de la acción correctiva:

Verificación de la implantación de la acción correctiva: Fecha de verificación:

Aceptada:

Nombre y firma:

SÍ NO (continúa)

Figura 12.9. Modelo de informe de la auditoría

(continuación)

288

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Observaciones y comentarios:

En ................................................, a ........ de ................................ de ................

El representante de la organización

El equipo auditor

Figura 12.9. Modelo de informe de la auditoría

(continuación)

Una vez que el informe de la auditoría es aceptado por el cliente se procede a su distribución a los individuos especificados por el cliente de la auditoría, debiendo mantener todos ellos la debida confidencialidad.

12.2.7. Finalización de la auditoría La auditoría finaliza cuando el informe de la auditoría aprobado se haya distribuido. Los documentos pertenecientes a la auditoría deberían conservarse o destruirse de común acuerdo entre las partes participantes y de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría y los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables. Salvo que sea requerido por ley, no se deberá revelar el contenido de los documentos, cualquier otra información obtenida durante la auditoría, ni el informe de la auditoría, a ninguna otra parte sin la aprobación explícita del cliente de la auditoría y, cuando sea apropiado, la del auditado. Si se requiere revelar el contenido de un documento de la auditoría, el cliente de la auditoría y el auditado deberían ser informados tan pronto como sea posible.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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12.2.8. Realización de las actividades de seguimiento Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de emprender acciones correctivas, preventivas o de mejora. Aunque la auditoría finaliza en el momento en que se distribuye el informe, es posible acordar la realización de un seguimiento de las acciones correctivas y de mejora por parte de la entidad auditora. El auditado tiene la responsabilidad de iniciar las acciones correctivas o de mejora necesarias en un plazo acordado. Estas acciones no se consideran parte de la auditoría, pero el auditado debería mantener informado de ellas al cliente de la auditoría. Si se desea verificar la implementación de la acción correctiva y su eficacia, deberá realizarse una auditoría posterior, llamada auditoría de seguimiento.

12.3. El papel del auditado 12.3.1. Preparación de la auditoría La organización auditada deberá comenzar a prepararse incluso antes de la llegada del equipo auditor. En este sentido, resulta conveniente emprender las siguientes acciones: • Difundir la documentación íntegra del sistema de gestión a todos los integrantes de la empresa algunas semanas antes de la auditoría, con el fin de que todos tengan un buen conocimiento del mismo y estén preparados para responder a cualquier pregunta que realice el auditor. • Revisión por la dirección del sistema y de la documentación, dejando preparada una planificación para el próximo año. • Poner en marcha la mayoría de los procedimientos de seguridad, llegando incluso a aplicar el programa de simulacro de situaciones de emergencia. • Controlar las actualizaciones de las diferentes leyes y reglamentos que sean de aplicación. • Emprender una campaña de sensibilización de todo el personal. • Informar al personal sobre la celebración de la auditoría, explicándole la causa y objetivos de la misma, con el fin de que comprendan que no se trata de buscar culpables y de que mantengan una predisposición positiva a lo largo de todo el proceso. • Cuidar la parte organizativa y logística de la auditoría, poniendo a disposición de los auditores una sala de reuniones adecuada, evitando cualquier tipo de

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

perturbaciones (ruido, teléfono, tránsito de personal…) y planificando el material indispensable para que la reunión se pueda celebrar (papel, bolígrafos, ordenador, cañón, pantalla de proyección…). • Gestionar el alojamiento de los miembros del equipo auditor y proporcionar información detallada del acceso a la planta. Asimismo, la dirección de la organización auditada definirá los objetivos, alcance y criterios de auditoría, trasladando dicha información a la entidad auditora y al resto de partes interesadas, como por ejemplo a los responsables de departamentos o representantes de los trabajadores. Es importante, además, que el auditado conozca lo antes posible quién va a ser el auditor jefe, a fin de que la dirección de la organización pueda tener un único interlocutor durante todo el proceso de auditoría, así como saber quiénes formarán el equipo auditor. En concreto, debe tener conocimiento de: • Que el número de auditores asignados al proceso es adecuado al alcance, criterios y duración de la auditoría. • Que el equipo auditor es competente respecto del alcance de la auditoría. • Que el equipo auditor tiene capacidad para auditar respecto a los criterios de auditoría acordados. • Que el equipo auditor elegido es independiente respecto a las actividades que va a auditar, no existiendo posibles conflictos de intereses. Finalmente, para que el equipo auditor pueda realizar su trabajo, el auditado pondrá a su disposición la documentación del sistema de gestión de la SST, como por ejemplo: • Manual del sistema de gestión de la SST. • Procedimientos generales. • Normas de operación e instrucciones técnicas principales para el control operacional. • Auditorías anteriores. • Estadísticas de siniestralidad.

12.3.2. Preparación de las actividades de auditoría Una vez haya recibido y aprobado el plan de auditoría, el auditado deberá organizar el proceso de auditoría in situ, y trasladará al resto de la organización la fecha

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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definitiva de ejecución de la auditoría. En función del alcance, objetivos, criterios y calendarios de la auditoría, designará a su representante y a los interlocutores durante el proceso de la misma. La organización auditada tomará ciertas precauciones. Para ello, previamente a la auditoría realizará una inspección de las instalaciones a los efectos de verificar la adecuación de las operaciones e instalaciones a los criterios de auditoría, así como para informar a los empleados de la próxima realización de esta. Posteriormente, el auditado preparará toda la información necesaria que el equipo auditor vaya a solicitar, centrándose en mostrar evidencias de: • Cumplir los requisitos frente a los que van se van a realizar la auditoría. • Disponer de un adecuado control documental, que garantice que la organización conoce los documentos vigentes del sistema de gestión. • Tener un sistema adecuado al tamaño y actividad de la empresa para la identificación de peligros, evaluación de riesgos e identificación de controles. • Disponer de procedimientos o instrucciones que garanticen el control de actividades de mayor riesgo, así como el adecuado control de obras y servicios. • Contar con un adecuado programa de gestión de la SST dirigido a alcanzar los objetivos de la dirección de la empresa. • Disponer de registros que justifiquen el cumplimiento de los requisitos legales. • Disponer de una organización que asuma las funciones y responsabilidades derivadas del sistema de gestión de la SST. • Disponer de una organización con un nivel de competencia y formación suficientes en función de la actividad y riesgos de la empresa. • Disponer de procedimientos para una adecuada comunicación, consulta y participación de los trabajadores o de sus representantes. • Demostrar que se tienen identificadas aquellas actividades y operaciones relacionadas con peligros para los que es necesaria la implementación de controles para gestionar el riesgo. • Disponer de un adecuado sistema de respuesta ante emergencias. • Tener una adecuada capacidad para realizar la medición y seguimiento del desempeño en materia de SST. • Ser capaz de demostrar que, una vez descubierta una desviación del sistema, se realizan actuaciones para el control de la misma a través de un adecuado proceso de mejora de las condiciones de trabajo.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

12.3.3. Realización de las actividades de auditoría En primer lugar, el auditado debe organizar la reunión de apertura, en la que realizará una presentación de la planta. Dicha reunión debe ser minuciosamente preparada, evitando cualquier tipo de improvisación. El auditor puede exigir, incluso, que se presente dicha información por escrito. En consecuencia, el auditado debe preparar un dosier con la información relevante. En concreto, durante la reunión de apertura el auditado trasladará al equipo auditor la siguiente información: • Presentación general de la organización, instalaciones, sus procesos y principales cifras de gestión (principales productos, número de trabajadores, facturación, rentabilidad, volumen de activos, fondos propios, equipamiento…). • Historia de la evolución del sistema de gestión de la SST y presupuesto dedicado al mismo. • Información sobre riesgos en las instalaciones y medidas preventivas, emergencias en la instalación y pautas de actuación en caso de activarse una emergencia. • Equipamiento de seguridad imprescindible durante el proceso de visita a instalaciones. • Riesgos laborales con los que se puede encontrar el equipo auditor, así como los equipos de protección individual (EPI) a utilizar para acceder a las instalaciones (calzado, gafas, cascos…). Todos los participantes en el sistema de gestión deberían estar invitados a la reunión de apertura; fundamentalmente, la dirección del auditado, los responsables de las funciones o procesos que se van a auditar y los representantes de los trabajadores. No obstante, debe evitarse que todo el mundo quiera expresarse y dar su punto de vista personal. El auditado debe remitirse constantemente a las cuestiones fundamentales del sistema de gestión de la SST, como la política de seguridad y salud, el compromiso personal hacia la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, o la documentación del sistema, y debe mostrar un perfecto conocimiento de los principios esenciales de OHSAS 18001. Además, si el auditado no ha comprendido lo que ha dicho un miembro del equipo auditor, debe preguntarle, pedirle que replantee su intervención o solicitarle cualquier explicación necesaria, de modo que, al concluir la reunión, el auditado comprenda a la perfección lo que el equipo auditor llevará a cabo. Una vez dé comienzo la ejecución de la auditoría, el auditado debe mostrar interés permanente sobre el proceso de auditoría y sus progresos, y debe aclarar todos aque-

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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llos aspectos que según el auditor jefe no estén suficientemente claros, mostrando evidencias del cumplimiento de los requisitos solicitados. Durante la fase de recopilación y verificación de la información, el auditado mostrará evidencias de auditoría suficientes para que el equipo auditor pueda elaborar los hallazgos de la auditoría adecuados al alcance, objeto y criterios de la misma y, además, anotará los comentarios relevantes que realice el equipo auditor con el fin de aprovecharlos posteriormente. Para ello: • Las preguntas planteadas por el auditor deben ser claramente interpretadas por el auditado. • El muestreo estadístico debe ser lo suficientemente amplio para que represente la realidad. • La documentación objeto de auditoría (registros, actas, fichas de productos, manuales de información, procedimientos) debe estar fácilmente localizable. Durante el trabajo de campo, el auditado debe limitarse a responder a lo que se le pregunta, y evitará dejar a los auditores solos (excepto en las reuniones de síntesis), ya que es más fácil replantear una observación en el momento en que el auditor la formula que durante la reunión de cierre. Durante la reunión de cierre el auditado debe efectuar todas las observaciones que desee ante el equipo auditor, ya que se trata de la última ocasión que tendrá de refutar una desviación. Podría darse el caso de que una desviación se deba a la incomprensión de los auditores o a una mala argumentación por parte del personal. El auditado debe tener presente que la reunión de cierre es el lugar para presentar los hallazgos de auditoría y para aclarar cuantas cuestiones sean necesarias. Recuérdese que el auditor está capacitado para rectificar un hallazgo durante la reunión de cierre, aunque hayan transcurrido muchas horas de auditoría y el equipo auditor tenga formado su juicio de manera sólida. El auditado debe entender claramente los hallazgos generados. Cuando el equipo auditor exponga una no conformidad, el auditado debe exigirle que la exponga con claridad, precisión y sin ambigüedad alguna, e incluso debe solicitar a los auditores los criterios de evaluación empleados para calificar la desviación. Por tanto, la exposición debe ser ordenada y clarificadora, no siendo válidos los hallazgos imprecisos o generalistas. Si el auditado está en desacuerdo con una no conformidad deberá manifestar por escrito dicho desacuerdo en las actas de cierre, explicando los motivos con claridad; es muy conveniente resolver los puntos de desacuerdo antes de que el auditor jefe distribuya el informe.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

Puede ser interesante para el auditado y para el equipo auditor realizar una reunión previa a la reunión de cierre, a fin de que el equipo auditor traslade cuáles son los principales hallazgos de la auditoría y de confirmar por el auditado, en su caso, la veracidad de las conclusiones obtenidas. El auditado debe moderar si es necesario a los interlocutores de su organización. A la reunión de cierre estarán convocados, al menos, los responsables de las áreas auditadas, así como el responsable del sistema. Finalmente, el equipo auditor elabora las conclusiones y el informe de la auditoría, debiendo el auditado facilitar tiempo y espacio adecuados.

12.3.4. Finalización de la auditoría La auditoría finaliza cuando todas las actividades descritas en el plan de auditoría se han realizado y el informe de auditoría ha sido distribuido a las partes interesadas (áreas de la organización, servicio de prevención, trabajadores o sus representantes, clientes, proveedores y dependiendo del objeto de la auditoría, incluso a la Administración). Según sean las conclusiones obtenidas en el proceso de auditoría, puede ser necesaria la realización de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Estas acciones deben ser recogidas dentro del programa de gestión de la empresa, asignándoles recursos, responsables y prioridades. El auditado adjuntará a cada no conformidad todas las pruebas que permitan demostrar que ha sido resuelta y que la acción correctiva propuesta ha sido eficaz. Transcurrido el tiempo indicado en el programa de auditoría, debe verificarse que la acción ha sido implementada, así como su eficacia.

12.4. La certificación de sistemas de gestión de la SST de acuerdo con OHSAS 12.4.1. Introducción Los estándares OHSAS 18001 y OHSAS 18002 fueron desarrollados en respuesta a la demanda de los clientes de un estándar de sistemas de gestión de la SST reconocible frente al que poder evaluar y certificar sus sistemas de gestión. OHSAS es aplicable a cualquier organización que, de manera voluntaria (entre otras) busque la certificación/registro de su SGSST por una organización externa.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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La certificación del sistema de gestión de la SST de una organización es una de las formas de asegurar que la organización ha implementado un sistema para la gestión de sus peligros y riesgos, alineado con su política. La certificación de un SGSST proporciona una demostración independiente de que el SGSST de la organización: • Cumple con los requisitos de OHSAS. • Es capaz de cumplir con su política y objetivos de SST. • Está implementado de manera eficaz. La certificación de un SGSST aporta, así, valor a la organización, a sus clientes y a las partes interesadas. Las actividades de certificación implican la auditoría del SGSST de una organización. La manera de evidenciar la conformidad del SGSST de una organización con OHSAS 18001 presenta, generalmente, la forma de un documento de certificación o un certificado. La certificación de sistemas de gestión es una actividad de evaluación de la conformidad de tercera parte. Los organismos que realizan esta actividad son organismos de evaluación de la conformidad de tercera parte (denominados “organismos de certificación”). La norma española UNE-EN ISO/IEC 17021 establece los requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión.

12.4.2. El proceso de certificación La certificación del SGSST tiene por objeto general dar confianza a todas las partes de que un sistema de gestión cumple con los requisitos de OHSAS. El valor de la certificación de un SGSST reside en el grado de confianza que se logra con una evaluación imparcial y competente por una tercera parte. Los principios para inspirar confianza incluyen los siguientes: • Imparcialidad. • Competencia. • Responsabilidad. • Transparencia. • Confidencialidad. • Receptividad y respuesta oportuna a las quejas.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

El proceso de certificación debe incluir una auditoría inicial en dos etapas, auditorías de seguimiento en el primer y segundo años, y una auditoría de renovación de la certificación en el tercer año, antes de la caducidad de la certificación.

12.4.2.1. Auditoría inicial de certificación La auditoría inicial de certificación de un SGSST debe ser llevada a cabo en dos etapas: etapa 1 y etapa 2.

Auditoría de la etapa 1 Esta fase se realiza con la siguiente finalidad: • Auditar la documentación del SGSST de la organización. • Evaluar la ubicación y las condiciones específicas de la organización e intercambiar información con el personal de la misma con el fin de determinar el estado de preparación para la auditoría de la etapa 2. • Revisar el grado de comprensión de los requisititos de OHSAS por parte de la organización, en particular en lo que concierne a la identificación de peligros, evaluación de riesgos, objetivos y funcionamiento del SGSST. • Acordar con la organización los detalles de la auditoría de la etapa 2. • Evaluar si las auditorías internas y la revisión por la dirección se planifican y realizan, y si el nivel de implementación del SGSST confirma que la organización está preparada para la auditoría de la etapa 2.

Auditoría de la etapa 2 Esta fase se realiza para evaluar la implementación, incluida la eficacia, del SGSST, e incluye los siguientes elementos: • La información y las evidencias de la conformidad con los requisitos de OHSAS, con los requisitos legales y con otros requisitos. • La realización de actividades de seguimiento, medición, informe y revisión con relación a los objetivos y metas de desempeño claves (identificación de peligros, programas, evaluaciones, siniestralidad, condiciones de trabajo...). • El control operacional. • Las auditorías internas y la revisión por la dirección. • La integración de la prevención.

12. Auditorías para la certificación OHSAS

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Conclusiones de la auditoría inicial de certificación El equipo auditor del organismo certificador analiza toda la información y las evidencias de auditoría obtenidas durante las auditorías de las etapas 1 y 2, y acuerda las conclusiones de la auditoría.

Información para el otorgamiento inicial de la certificación Con la información proporcionada por el equipo auditor, el organismo de certificación debe tomar la decisión de certificar basándose en la evaluación de las conclusiones de la auditoría y en cualquier otra información pertinente.

12.4.2.2. Auditoría de seguimiento Las auditorías de seguimiento son auditorías in situ, pero no son auditorías de todo el SGSST, y se planifican junto a otras actividades de vigilancia, de manera que el organismo de certificación pueda confiar en que el sistema de gestión certificado continúa cumpliendo los requisitos. Las auditorías de seguimiento deben realizarse al menos una vez al año. La primera auditoría de seguimiento posterior a la certificación inicial no debe realizarse transcurridos más de 12 meses desde el último día de la auditoría de la etapa 2. El organismo de certificación debe mantener la certificación basándose en la demostración de que la organización continúa satisfaciendo los requisitos de OHSAS.

12.4.2.3. Auditoría de renovación Se debe llevar a cabo una auditoría de renovación de la certificación para evaluar el continuo cumplimiento de todos los requisitos de OHSAS. El propósito de la auditoría de renovación de la certificación es confirmar la continua conformidad y eficacia del SGSST.

Conceptos importantes • Las auditorías permiten realizar un seguimiento y verificación de la implementación eficaz de la política de SST de la organización. • La auditoría implica formular juicios acerca de la adecuación de las actuaciones en materia de prevención y tomar decisiones sobre la naturaleza y momento de

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

llevar a cabo las acciones necesarias para corregir las deficiencias que se hayan detectado. • La auditoría puede definirse como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”. • Los criterios de auditoría constituyen el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. • Se entiende por evidencia de la auditoría el conjunto de registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. • Los hallazgos de la auditoría se pueden definir como los resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. • Auditoría e inspección son actividades distintas: la auditoría analiza el funcionamiento global del sistema tratando de buscar la eficacia del mismo a lo largo de un período de tiempo; mientras que la inspección se realiza de forma puntual y busca incumplimientos en un determinado momento. La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro; mientras que la inspección busca soluciones para el presente. • En el procedimiento de realización de una auditoría, con independencia del sistema que se evalúe, es posible identificar tres fases principales: la preparación de la auditoría o preauditoría, la realización de la auditoría o auditoría in situ y el informe de la auditoría. • La auditoría finaliza con la entrega del informe final. No obstante, es posible que se realice un seguimiento de la auditoría, con el fin de verificar y evaluar las acciones de mejora emprendidas por la organización auditada respecto a aquellas no conformidades que hubieran sido especificadas en el informe final entregado. • La definición de objetivos constituye el primer paso para la planificación de la auditoría y exige especificar qué es lo que se espera conseguir con ella. • El alcance de la auditoría hace referencia a la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, unidades, actividades, puestos de trabajo, procedimientos o procesos de la organización que van a ser auditados, así como el período de tiempo cubierto por la auditoría. • El programa de auditoría es el conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. • Con la finalidad de preparar bien la auditoría es necesario poseer la máxima cantidad posible de información de la organización que va a ser auditada, así que

12. Auditorías para la certificación OHSAS

299

una de las primeras actuaciones del equipo auditor es solicitar la documentación que se considera necesaria para realizar eficazmente la auditoría. • Una vez revisada la documentación, el auditor jefe, en colaboración con el equipo auditor, elabora el plan de auditoría. Posteriormente, se asignan tareas al equipo auditor y se efectúa una preparación de los documentos de trabajo. • El plan de auditoría es una descripción de las actividades y detalles acordados. Dicho plan representa la base para el acuerdo entre el cliente de la auditoría, el equipo auditor y el auditado, y debe ser suficientemente flexible para permitir cambios que puedan llegar a ser necesarios a medida que se van desarrollando las actividades de auditoría in situ. • La ejecución de la auditoría, también llamada auditoría in situ o fase activa de la auditoría constituye la fase de realización propiamente dicha. Su objetivo consiste en verificar mediante contraste sobre el terreno que la información obtenida en la fase de preauditoría es correcta, en evaluar los puntos fuertes y débiles, y en recopilar las discrepancias existentes entre las evidencias y los criterios de auditoría. • La reunión de apertura constituye el primer paso de la auditoría in situ. Se convoca a ella a los interlocutores interesados, pudiendo asistir la alta dirección, representante/s de la dirección, representante/s de áreas o departamentos, representante/s de los trabajadores, representante/s del área médica, representante/s del servicio de prevención y, por supuesto, el equipo auditor. • La recopilación y verificación de la información constituye la auditoría en sí, y su objetivo es buscar evidencias de la auditoría, pero debe tenerse en cuenta que solo la información que es verificable puede constituir una evidencia. Todas las evidencias de la auditoría deberían ser registradas. • En el proceso de búsqueda de evidencias se recurre a la técnica del muestreo, con el fin de seleccionar una muestra a partir de una población. Este proceso permite ahorrar recursos, y a la vez obtener resultados parecidos a los que se alcanzarían si se realizase un estudio de toda la población. • Durante el trabajo de campo es necesario realizar entrevistas, ya que constituyen una de las principales herramientas para verificar deficiencias detectadas y obtener indicios de otras nuevas no observadas hasta el momento. • Durante las entrevistas, el auditor deberá tomar apuntes para no olvidar ninguna anomalía observada y para dejar constancia de la anomalía detectada, con la consiguiente utilidad de cara a la elaboración del informe final. • La confrontación de las evidencias con los criterios de auditoría da lugar a la generación de hallazgos. Cuando un hallazgo se traduzca en una no conformidad, esta debe documentarse de forma clara y precisa.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Las no conformidades o desviaciones detectadas pueden ser clasificadas de diversa forma, utilizándose frecuentemente los calificativos de no conformidad mayor o grave y no conformidad menor o leve. • La reunión de cierre tiene por objetivo fundamental presentar los resultados, es decir, los hallazgos y conclusiones de la auditoría, de forma que sean comprendidos y reconocidos por el auditado. Asimismo, puede servir para acordar, en caso de necesidad, el plazo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas. • El informe de la auditoría es el producto final del trabajo realizado, es decir, el resultado de las investigaciones llevadas a cabo por el equipo auditor. • La auditoría finaliza cuando el informe de la auditoría aprobado se haya distribuido. • La organización auditada deberá comenzar a prepararse incluso antes de la llegada del equipo auditor. • El auditado deberá organizar el proceso de auditoría in situ una vez haya recibido y aprobado el plan de auditoría, y trasladará al resto de la organización la fecha definitiva de ejecución de la auditoría. • La certificación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de una organización es una de las formas de asegurar que la organización ha implementado un sistema para la gestión de sus peligros y riesgos, en línea con su política.

A

Anexo A

Guías técnicas publicadas por el INSHT

• Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de lugares de trabajo. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la manipulación manual de cargas. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de equipos con pantallas de visualización. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con la exposición a agentes biológicos. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con la exposición durante el trabajo a agentes cancerígenos o mutágenos. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de los equipos de trabajo. Primera parte. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a la utilización de los buques de pesca. • Guía técnica sobre señalización de seguridad y salud en el trabajo. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos para la utilización por los trabajadores en el trabajo de equipos de protección individual. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con agentes químicos.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con la protección frente al riesgo eléctrico. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con la exposición al ruido. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos relacionados con las vibraciones mecánicas. • Guía técnica para la integración de la prevención de riesgos laborales. • Guía técnica para la evaluación y prevención de la exposición al amianto durante el trabajo. • Guía técnica para la evaluación y prevención de los riesgos derivados de atmósferas explosivas en el lugar de trabajo. Nota: todas estas guías están disponibles en http://www.insht.es.

B

Anexo B

Lista no exhaustiva de reglamentación de seguridad industrial

Legislación básica • Ley 21/1992, de 16 de julio, de Industria. BOE N.º 176 publicado el 23/07/1992. • Real Decreto 559/2010, de 7 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Integrado Industrial. • Real Decreto 2200/1995, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de la Infraestructura para la Calidad y la Seguridad Industrial. BOE N.º 32 publicado el 06/02/1996. • Real Decreto 251/1997, de 21 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento del Consejo de Coordinación de la Seguridad Industrial. BOE N.º 66 publicado el 18/03/1997. • Real Decreto 411/1997, de 21 de marzo, por el que se modifica el Real Decreto 2200/1995, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de la Infraestructura para la Calidad y Seguridad Industrial. BOE N.º 100 publicado el 26/04/1997.

Legislación sobre productos • Aerosoles. • Aparatos elevadores. • Aparatos que utilizan gas como combustible.

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Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

• Aparatos y sistemas de protección para uso en atmósferas potencialmente explosivas. • Compatibilidad electromagnética. • Emisiones sonoras de máquinas de uso al aire libre. • Equipos a presión. • Equipos de protección individual. • Material eléctrico de baja tensión. • Productos que utilizan energía (diseño ecológico). • Seguridad en las máquinas. • Productos industriales a los que se aplica reglamentación específica de “homologación”.

Legislación sobre instalaciones • Almacenamiento de productos químicos. • Almacenamiento de fertilizantes a base de nitrato amónico con un contenido en nitrógeno igual o inferior al 28% en masa. • Centrales eléctricas, subestaciones y centros de transformación. • Gases combustibles. • Instalaciones de protección contra incendios. • Instalaciones petrolíferas. • Líneas eléctricas de alta tensión. • Plantas e instalaciones frigoríficas. • Reglamento Electrotécnico para Baja Tensión. • Reglamento de Eficiencia Energética.

Complementaria • Código técnico de la Edificación. • Etiquetado, presentación y publicidad de productos industriales.

Anexo B. Lista no exhaustiva de reglamentación de seguridad industrial

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• Instalaciones térmicas en los edificios. • Metales preciosos. • Prevención de accidentes mayores. • Prevención de riesgos laborales. • Productos sanitarios. • Productos veterinarios. • Registro de productores de aparatos eléctricos y electrónicos. • Residuos de pilas y acumuladores. • Sector eléctrico. • Seguridad general de los productos. • Servicio público de gases combustibles. Nota: todos estos documentos están disponibles en http://www.ffii.nova.es/puntoinfomcyt/ formulario-lseg01.asp

C

Anexo C

Modelo de formato para la evaluación general de riesgos

Anexo C. Modelo de formato para la evaluación general de riesgos

EVALUACIÓN DE RIESGOS

309

Hoja 1 de 2

Evaluación:

Localización:

Puestos de trabajo: Inicial Trabajadores:

Periódica

Adjuntar relación nominal

Fecha evaluación:

Fecha última evaluación:

Peligro identificado

Probabilidad

Consecuencias

B

LD

M

A

D

ED

Estimación del riesgo T

TO

M

I

N

1. 2. 3. 4. 5.

Para los riesgos estimados M, I, IN, y utilizando el mismo número de identificación de peligro, completar la tabla: Peligro n.º

Medias de control

Procedimiento de trabajo

Información Formación

¿Riesgo aceptable? Sí

No

310

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Hoja 2 de 2

Si el riesgo no es aceptable, completar la siguiente tabla: Peligro n.º

Medida de control requerida

Responsable

Fecha finalización

Comprobación eficacia de la medida (firma y fecha)

Evaluación realizada por:

Firma:

Fecha:

Plan de acción realizado por:

Firma:

Fecha:

FECHA PRÓXIMA EVALUACIÓN:

D

Anexo D

Ejemplo de manual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

Anexo D. Ejemplo de manual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

( L OG O E M P R E S A ) Edición:

Fecha:

Página 1 de 24

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO DE XXXXXXX

Cómo implantar con éxito OHSAS 18001

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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

( L OG O E M P R E S A ) Edición:

Fecha:

Página 2 de 24

Generalidades 1. Propiedad .................................................................................................................................. 3 2. Utilización del Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ................. 3 3. Presentación de la empresa ........................................................................................................ 3 4. Modelo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de XXXXXXX ..................... 4 5. Objeto y campo de aplicacion del Manual del SGSST .................................................................. 5 6. Normas para consulta ................................................................................................................ 6 7. Definiciones ............................................................................................................................... 6 8. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo .............................................................. 7 8.1. Requisitos generales ..................................................................................................................

7

8.2. Política de SST ..........................................................................................................................

8

8.3. Planificación ............................................................................................................................. 8.3.1.

Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos ...............................................

9 9

8.3.2.

Requisitos legales y otros requisitos ................................................................................

9

8.3.3.

Objetivos y programas .................................................................................................

9

8.4. Implantación y funcionamiento .................................................................................................. 10

8.5

8.4.1.

Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad ............................................................. 10

8.4.2.

Competencia, formación y toma de conciencia .............................................................. 15

8.4.3.

Comunicación, participación y consulta ......................................................................... 16

8.4.4.

Documentación ........................................................................................................... 17

8.4.5.

Control de documentos ................................................................................................ 17

8.4.6.

Control operacional ..................................................................................................... 17

8.4.7.

Preparación y respuesta ante emergencias ..................................................................... 17

Comprobación y acción correctiva ............................................................................................. 17 8.5.1.

Seguimiento y medición del desempeño ......................................................................... 17

8.5.2.

Evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos ................................................... 18

8.5.3.

Investigación de incidentes, no conformidades y acción correctiva y preventiva .................. 18

8.5.4.

Control de registros ...................................................................................................... 18

8.5.5.

Auditorías internas ....................................................................................................... 19

8.6. Revisión por la dirección ............................................................................................................ 19 Anexo I.

(1) Organigrama general de XXXXXXX ............................................................................. 20 (2) Organigrama de prevención ...................................................................................... 20

Anexo II.

Política de SST ................................................................................................................. 20

Anexo III. Índice de procedimientos operativos de SST .................................................................... 20

Anexo D. Ejemplo de manual del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

315

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

( L OG O E M P R E S A ) Edición:

Fecha:

Página 3 de 24

Generalidades 1. Propiedad El presente Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) es propiedad de la empresa XXXXXXX. Queda prohibida la reproducción total o parcial del mismo, sin la expresa autorización escrita de algún miembro del Comité de Dirección o del Departamento de Prevención.

2. Utilización del Manual del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo El control de la utilización del Manual del SGSST, corresponde al responsable del Departamento de Prevención de Riesgos Laborales de XXXXXXX, que tiene la autoridad delegada del Gerente. Los integrantes de la empresa deben tener conocimiento de la existencia del mismo y de su contenido. Las personas a las cuales afecte de forma directa el cumplimiento de este Manual del SGSST deben conocerlo y tener en cuenta las indicaciones expresadas en el mismo.

3. Presentación de la empresa La empresa XXXXXXX está constituida por una organización integrada que satisface cualquier requerimiento de productos, equipos, sistemas e instalaciones relacionados con sus actividades. La empresa XXXXXXX abarca, aunque no de forma limitada, las siguientes actividades: Corte de tubo. Corte de chapa metálica. Distribución de productos acabados. Actividades complementarias: almacenamiento, comercial, RR HH y administración. XXXXXXX se encuentra situada en una nave industrial construida en el año 2001 en el término municipal de Derio (Bilbao).

La descripción de la organización de XXXXXXX y el organigrama del Departamento de Prevención se describen en el ANEXO I de este Manual.

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4. Modelo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de XXXXXXX El sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) de XXXXXXX se integra dentro del sistema de gestión general de XXXXXXX, como instrumento esencial para la aplicación del Plan de Prevención de Riesgos Laborales, de acuerdo al art. 2 de la Ley 54/2003, de 12 de diciembre, de reforma del marco normativo de la prevención de riesgos laborales, adoptando el modelo de OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo como modelo de referencia. La estructura de esta norma está basada en el ciclo de Deming, compuesto de cuatro etapas (Planificar-HacerVerificar-Actuar, PHVA o PDCA en inglés), cuyo ciclo constituye la espiral de mejora continua:

• Planificación de la indentificación de peligros, de la evaluación de riesgos y del control de riesgos.

• Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

• Requisitos legales y otros requisitos.

• Control de documentos.

• Objetivos y programa(s) de gestión

• Preparación y respuesta ante emergencias.

• Competencia, formación y toma de conciencia. • Comunicación, participación y consulta. • Documentación. • Control operacional.

POLÍTICA DE SST • Seguimiento y medición del desempeño. • Evaluación del cumplimiento legal. • Investigación de incidentes. • No conformidades, acción correctiva y preventiva. • Revisión por la dirección.

• Gestión de registros. • Auditoría interna.

1. Planificar (Plan): • Identificación de los peligros de la organización, combinando la probabilidad y las consecuencias en caso de que ocurrieran, para determinar el riesgo. • Evaluación de los riesgos, estimando su magnitud y decidiendo si un riesgo es tolerable o no, para lo que se tendrán en cuenta los requisitos legales y otros requisitos suscritos por la organización. • El proceso de identificación de peligros y evaluación de riesgos debe estar actualizado de forma permanente y tener en cuenta tanto al personal interno como a todo el personal que tenga acceso a las instalaciones de la organización, ya sean principales o auxiliares. Como consecuencia de la realización de estas actividades debemos obtener: • Medidas para el control de los riesgos, que pueden incluir tanto la identificación de necesidades de formación del personal como procedimientos que desarrollen los procesos necesarios para llevar a cabo las acciones que eviten dichos riesgos, así como para realizar el seguimiento y medición de dichas acciones.

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• Objetivos y programas para la mejora en la disminución, control o eliminación de dichos riesgos laborales. Estos objetivos deben ser específicos, cuantificables, alcanzables, apropiados a la organización y a sus riesgos laborales, y por períodos limitados en el tiempo. 2. Hacer (Do): implantar y desarrollar el sistema de gestión teniendo en cuenta los siguientes requisitos: • Política preventiva. • Objetivos y metas. • Estructura y responsabilidades. • Formación, sensibilización y competencia profesional. • Consulta y comunicación. • Sistema de documentación. • Control de la documentación. • Control operacional. • Preparación a la emergencia y capacidad de respuesta. 3. Verificar (Check): una vez realizadas las dos etapas anteriores, se comprobará que el resultado obtenido está de acuerdo con lo planificado. Estas comprobaciones podrán ser tanto cuantitativas como cualitativas y deben incluir, como mínimo, los ítems siguientes: • Seguimiento de objetivos y metas. • Seguimiento de parámetros obligatorios, bien sean originados por el cumplimiento de la legislación laboral vigente o por otros requisitos suscritos por la organización. • Seguimiento de parámetros no obligatorios por normativa externa, pero fijados como límites internos. 4. Actuar (Act): si de las comprobaciones realizadas se desprende que el resultado obtenido no está de acuerdo con lo planificado, se tomarán las acciones que nos permitan solucionar ese problema puntual, además de utilizar esta experiencia en las nuevas planificaciones.

5. Objeto y campo de aplicación del Manual del SGSST El Manual del SGSST de XXXXXXX tiene por objeto, como plan de prevención, proporcionar los requisitos necesarios para establecer y desarrollar el SGSST, para la ejecución de los contratos que suscriba XXXXXXX en su actividad mercantil, siendo la base del mismo; asimismo tiene por objeto describir la organización, funciones, responsabilidades y autoridad del personal de XXXXXXX, así como asegurar la mejora progresiva de las actuaciones y procedimientos existentes para adaptarlos a las necesidades y realidades de XXXXXXX y a su campo de actuación. Como complemento, tiene por objeto proporcionar el sistema para descubrir situaciones de riesgo que puedan producir incidentes, corrigiéndolas y poniendo los medios adecuados para evitar su repetición. El campo de aplicación de este Manual del SGSST y sus documentos complementarios abarca al conjunto de XXXXXXX y sus actividades.

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6. Normas para consulta Las normas de referencia para la creación del Manual del SGSST de XXXXXXX son las siguientes: Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales y normativa de desarrollo. Convenio Colectivo. OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007.

7. Definiciones Se adoptan los términos y definiciones contenidos en el estándar OHSAS 18001:2007 y en la Norma UNE-EN ISO 9000:2005 Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Al margen de los términos y definiciones contemplados en dichas normas, se incluyen aquí otra serie de definiciones complementarias que matizan la interpretación que, para XXXXXXX, tienen ciertos términos que son necesarios para la correcta comprensión del Manual, de forma que todas aquellas personas afectadas por él y que lo precisen para el desarrollo de su trabajo posean una base objetiva y común sobre esos términos empleados. Destacamos las siguientes definiciones: Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Análisis de riesgos: Utilización sistemática de la información disponible para identificar los peligros y estimar los riesgos. Auditoría: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de la auditoría” y evaluarlas de una manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los “criterios de auditoría”. Control de riesgos: proceso de toma de decisión para tratar o reducir los riesgos identificados a partir de la información obtenida en la evaluación de riesgos, para implantar las medidas correctivas, exigir su cumplimiento y evaluar periódicamente su eficacia. Desempeño de la SST: resultados medibles de la gestión que hace una organización de sus riesgos para la SST. Evaluación de riesgos: proceso de evaluar el riesgo o riesgos que surgen de uno o varios peligros, teniendo en cuenta lo adecuado de los controles existentes, y decidir si el riesgo o riesgos son o no aceptables. Gestión de riesgos: aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de gestión para analizar, valorar y evaluar los riesgos. Identificación de peligros: proceso mediante el cual se reconoce que existe un peligro y se definen sus características. Incidente: suceso o sucesos relacionados con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño, o un deterioro a la salud (sin tener en cuenta la gravedad), o una fatalidad. Manual del SGSST: es el documento que establece la política de SST y describe el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la organización. Mejora continua: proceso recurrente de optimización del SGSST para lograr mejoras en el desempeño de la PRL global de forma coherente con la política de SST de la organización.

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No conformidad: incumplimiento de un requisito. Una no conformidad puede ser una desviación de las normas de trabajo, prácticas, procedimientos, requisitos legales pertinentes o de los requisitos del sistema de gestión. Objetivo de SST: fin de SST, en términos de desempeño de la SST, que una organización se fija alcanzar. Organización: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución (o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades), pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración. Peligro: fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño humano o deterioro de la salud, o una combinación de estos. Planificación de la prevención: actividades que establecen los objetivos y especificaciones necesarias para desarrollar la acción preventiva y para la aplicación de los elementos del SGSST. Política de SST: Intenciones y direcciones de una organización relacionadas con su desempeño de la SST, como las ha expresado formalmente la alta dirección. PRL: Prevención de Riesgos Laborales. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas. Revisión por la dirección: evaluación formal, por parte de la dirección, del estado, adecuación y eficacia del SGSST en relación con la política de SST. Riesgo: combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o exposición. Riesgo aceptable: riesgo que ha sido reducido a un nivel que puede ser tolerado por la organización, teniendo en consideración sus obligaciones legales y su propia política. Seguridad y salud en el trabajo (SST): condiciones y factores que afectan, o podrían afectar a la salud y la seguridad de empleados o de otros trabajadores, visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo. Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo (SGSST): parte del sistema de gestión de una organización, empleada para desarrollar e implementar su política de SST y gestionar sus riesgos para la SST.

8. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo 8.1. Requisitos generales El sistema de gestión de la SST de XXXXXXX está desarrollado según OHSAS 18001:2007 y tiene como objetivo conseguir la involucración de todas las personas para gestionar con éxito la organización. La organización debe establecer y mantener al día el SGSST comprometiéndose a la mejora continua del mismo:

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El SGSST implantado por XXXXXXX facilitará la gestión de riesgos laborales asociados al negocio y comprende la estructura de la organización, funciones y responsabilidades, actividades de planificación, prácticas, procedimientos y recursos para desarrollar, implantar, alcanzar, revisar y mantener la política de SST de la organización. Este modelo de SGSST ayudará a cumplir las siguientes metas: Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevención de riesgos laborales. Establecer una política de SST que se desarrolle en objetivos y metas de actuación. Implantar la estructura necesaria para desarrollar esa política y objetivos. Todo esto nos ha de llevar a conseguir dos compromisos que se han fijado en la política de SST de XXXXXXX: Compromiso de cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la organización suscriba. Compromiso de mejora continua que será reflejado en objetivos y metas.

8.2. Política de SST La Dirección de XXXXXXX, establece la política de SST, define anualmente los objetivos en esta materia en función de las directrices generales de la organización y se asegura de que: Es apropiada a la naturaleza y magnitud de los riesgos de seguridad y salud laboral de la organización. Incluye un compromiso de mejora continua y de cumplimiento con la legislación en materia de prevención de riesgos laborales vigente y con otros requisitos que la organización suscriba. Está documentada, implantada y mantenida al día. Ha sido comunicada a todos los empleados y está a disposición de las partes interesadas. Es revisada periódicamente para su continua adecuación. La política de SST de XXXXXXX se describe en el ANEXO II de este Manual.

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8.3. Planificación El SGSST de XXXXXXX es la herramienta para asegurar que el funcionamiento de la actividad preventiva de la organización es coherente con la política de SST definida y divulgada, en forma de objetivos y metas. La documentación del SGSST para XXXXXXX está estructurada en torno al Manual del SGSST. El Manual del SGSST es un documento que, debidamente consensuado y autorizado: Establece y formaliza la política de SST. Define los objetivos de SST fijados por la Dirección. Asigna responsabilidades y funciones a los distintos niveles jerárquicos de la organización. Recoge la normativa, reglamentación, procedimientos operativos, instrucciones técnicas, acciones y recomendaciones con el fin de asegurar la buena gestión del conjunto de factores que influyen en la SST y en la coordinación con el resto de actividades de XXXXXXX. 8.3.1. Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos Los técnicos del Departamento de Prevención serán los responsables de que sean llevadas a cabo las evaluaciones de riesgos y de mantener al día las mismas en XXXXXXX, basándose en la identificación de peligros, y con la participación de los Delegados de Prevención. Los resultados obtenidos en la evaluación de riesgos, en los planes de seguridad y salud y en las inspecciones de seguridad, suponen la planificación y adopción de una serie de acciones preventivas o correctivas. La implantación de las acciones requeridas debe asegurarse mediante el establecimiento de procedimientos para el seguimiento de las mismas. 8.3.2. Requisitos legales y otros requisitos A los requisitos legales y otros requisitos en materia de SST se puede acceder a través de la red informática de XXXXXXX. El Departamento de Prevención será el órgano responsable de mantener actualizados estos requisitos y de comunicar al personal afectado de XXXXXXX la información relevante sobre los mismos. 8.3.3. Objetivos y programas Los objetivos y metas se establecen para todos los niveles jerárquicos de XXXXXXX, y se fijan de acuerdo con la política de SST, con los resultados de la evaluación de riesgos, y sujetos al compromiso de la mejora continua. La Dirección, a propuesta del Departamento de Prevención, define o revisa anualmente los objetivos en materia de SST a medio y largo plazo, a la vista de su política de SST y de los aspectos de prevención significativos de las actividades, productos y servicios de XXXXXXX. El Departamento de Prevención, con la colaboración de los responsables de las áreas afectadas, desarrolla los objetivos de SST a corto y medio plazo y los planes de acción. Siempre que sea posible, los objetivos estarán cuantificados y definidos de modo que pueda medirse el grado de su cumplimiento. Los objetivos se mantendrán documentados y se divulgarán a todos los empleados. El Departamento de Prevención, con la colaboración de los responsables de las áreas afectadas, establecerá, con una periodicidad anual (generalmente), los programas necesarios para lograr los objetivos en materia de SST. En estos programas se asignarán los responsables, medios y fechas previstas para lograr los objetivos.

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El desarrollo de los planes de acción de SST es objeto de seguimiento en las reuniones de revisión por la dirección del SGSST. Cada empleado es responsable del cumplimiento del programa en sus áreas de responsabilidad, y para ello cuenta con el soporte de su superior. Si un empleado detecta posibles peligros o desviaciones del programa que no es capaz de rectificar, debe informar inmediatamente a sus superiores inmediatos. Se asignará máxima prioridad a las medidas que se han definido como muy significativas o aquellas para las que se ha determinado que la relación de coste/beneficio es óptima para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores.

8.4. Implantación y funcionamiento La Dirección de XXXXXXX ha designado al responsable del Departamento de Prevención como responsable de asegurar que el SGSST está adecuadamente implantado y ejecutado. El responsable del Departamento de Prevención es el representante de la Dirección en las cuestiones relativas a SST en XXXXXXX. 8.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad Las funciones y responsabilidades del personal que gestiona, realiza y verifica las actividades que tienen efectos sobre los riesgos laborales para las actividades, instalaciones y procesos de la organización, se especifican a continuación: Con carácter general todos los niveles de mando tendrán las siguientes obligaciones y responsabilidades: Planificar, organizar, implantar, dirigir y controlar, dentro de su área de responsabilidad, los procedimientos y actividades de SST. Conocer, cumplir y hacer cumplir las normas, instrucciones y procedimientos de SST en vigor de aplicación a su ámbito de responsabilidad. Proponer o decidir acciones y procedimientos de formación, información y participación para integrar a sus colaboradores en las finalidades del SGSST. Hacer cumplir los objetivos y metas derivados del SGSST que correspondan a su ámbito de gestión. Corregir o mandar corregir las anomalías o peligros que detecten en su ámbito de responsabilidad y comunicar a quien corresponda los detectados en áreas que no son de su competencia. Suspender el trabajo en situaciones de riesgo grave e inminente, debiendo informar de inmediato a su superior a efectos de tomar la solución más adecuada para su corrección. Asignar y delimitar las funciones, actividades y obligaciones en materia de SST de los mandos y del personal dependiente de ellos. 8.4.1.1. Gerente La dirección tiene la misión de procurar las condiciones para que todos los mandos y el personal de la organización y de las subcontratas desempeñen su actividad con las medidas de prevención adecuadas para salvaguardar su integridad física y para hacer posible la mejora progresiva de las condiciones de trabajo. Es responsable de la definición, desarrollo, articulación, revisión y cumplimiento de la política de SST, así como de proveer los recursos esenciales para la implantación, control y mejora del SGSST. Sus responsabilidades respecto al SGSST son las siguientes: Exigir y liderar el cumplimiento de la legislación, así como los planes, programas y procedimientos de prevención, llevando a la práctica las acciones necesarias para conseguirlo.

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Ejercer y delegar las tareas propias del liderazgo en materia de SST. Aprobar o proponer los planes de prevención. Establecer o proponer los objetivos y estrategias. Aprobar o proponer los procedimientos que rigen las actividades de SST. Autorizar o proponer los recursos organizacionales, humanos y económicos necesarios para la implantación del SGSST. Nombrar a las personas adecuadas para la realización de las auditorías internas. Realizar un control sistemático del grado de aplicación del SGSST y liderar su progreso y mejora. Coordinar las prioridades en la adopción de medidas preventivas y correctivas. 8.4.1.2. Responsable del sistema de gestión (responsable del sistema de prevención) Asegurar que los requisitos del SGSST están establecidos, implantados y mantenidos al día de acuerdo con OHSAS 18001:2007. Asegurar que los informes sobre el funcionamiento del SGSST son presentados a la dirección para su revisión y como base para la mejora del sistema. 8.4.1.3. Jefes de departamento Su función es la de gestión del departamento que les corresponde dentro de XXXXXXX, y tienen entre otras las siguientes responsabilidades: La implantación de las políticas generales establecidas por la dirección. Proponer al responsable de Prevención objetivos anuales en materia de SST; gestionar y verificar el cumplimiento de los mismos. Coordinar su labor con los responsables de otros departamentos. 8.4.1.4. Mandos intermedios Sus funciones en materia de SST son: Determinar, en coordinación con el jefe de Departamento, el método y procedimiento de trabajo a emplear en cada una de las tareas o maniobras. Responsabilizarse de que los operarios a sus órdenes conocen con detalle el método o procedimiento de trabajo a emplear en cada una de las tareas o maniobras. Verificar el correcto cumplimiento por cada uno de los operarios de las normas de seguridad que apliquen, indicadas en los métodos de trabajo. Participar en la evaluación permanente de los riesgos. Realizar la previsión de equipos, herramientas y material de seguridad necesarios para la realización de los trabajos de la forma más segura, así como verificar su disponibilidad y correcto estado de uso. Comentar in situ a los operarios a su cargo, antes del inicio de la actividad, el método o procedimientos de trabajo a emplear, así como los riesgos y medidas preventivas en los puestos de trabajo. Controlar que el personal a su cargo tiene la formación adecuada e instruirlos en el conocimiento del trabajo, riesgos y protecciones, así como en el mantenimiento del estado óptimo de orden y limpieza de la zona de trabajo.

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8.4.1.5. Departamento de Prevención Las líneas fundamentales de actuación del Departamento de Prevención serán las siguientes: Efectuar los diagnósticos de situación sobre el nivel de seguridad y salud en el trabajo existente en la empresa en sus diversos ámbitos de trabajo. Promover la seguridad, la higiene, la ergonomía, la salud y en general la mejora de las condiciones de trabajo en todos los niveles de XXXXXXX, diseñando para ello la estrategia adecuada, que conlleve su integración progresiva en la organización y en los procesos de trabajo. Analizar y controlar el clima laboral. Gestionar la vigilancia de la salud de los trabajadores. Elaborar los planes y programas de XXXXXXX en materia de SST, en estrecha colaboración con el Comité de Seguridad y Salud y demás grupos de trabajo integrados por representantes de los trabajadores. Desarrollar la política de SST de XXXXXXX, ejerciendo las tareas específicas de su responsabilidad. Asesorar a la dirección, responsables, técnicos y trabajadores. Recoger y tratar toda la información que genera el desarrollo del plan y el programa de trabajo. Desarrollar y colaborar en los planes informativos sobre prevención de riesgos dirigidos a todos los niveles de XXXXXXX. Supervisar, evaluar y controlar el desarrollo de los programas preventivos aprobados por la dirección de XXXXXXX. Coordinar la prestación de primeros auxilios y la confección e implantación de los planes de emergencia. Ayudar a los responsables técnicos en la elaboración de los Estudios, Estudios Básicos y Planes de Seguridad de aquellas obras en que así lo exija la legislación vigente o el cliente. Mantener colaboración con entidades externas para posibles prestaciones de servicios y para promocionar mejoras en el SGSST. Mantener actualizadas la documentación relativa a leyes, reglamentos y normas. Canalizar la formación en materia de SST. Colaborar con los jefes de Departamento, mandos intermedios y Comité de Seguridad y Salud en el análisis e investigación de los incidentes ocurridos, así como divulgarlos para sacar enseñanzas con el fin de que no vuelvan a producirse. Realizar las estadísticas de accidentabilidad. Dar respuesta a las comunicaciones recibidas en materia de SST, mantener un registro documentado, indicar las medidas preventivas y correctivas (si son necesarias) y hacer un seguimiento de las mismas. Planificar, ejecutar, informar y documentar las auditorías internas. 8.4.1.6. Jefe del Departamento de Prevención El jefe del Departamento de Prevención tendrá como misiones fundamentales las siguientes: Evaluar periódicamente el cumplimiento de los objetivos y procedimientos del SGSST. Informar y asesorar a la dirección, mandos, comisiones de Prevención, Comité de Seguridad y Salud y delegados de Prevención sobre el cumplimiento de los objetivos y procedimientos de seguridad elaborando las estadísticas y cuadros de seguimiento necesarios. Proponer las medidas necesarias para la corrección de las desviaciones en los objetivos de SST.

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Colaborar con los diferentes departamentos en la elaboración e implantación de procedimientos e instrucciones de prevención de riesgos. Controlar el grado de implantación de las acciones preventivas y correctivas derivadas de los procedimientos del SGSST. Comprobar periódicamente el grado de cumplimiento de la legislación vigente. Realizar las actividades específicas en materia de SST que le sean encomendadas por la dirección o acordadas en el Comité de Seguridad y Salud de la organización. Colaborar en la prevención, investigación, propuesta o estudio de medidas correctivas derivados de los accidentes de trabajo. Mantener actualizados los procedimientos y organizar los registros de la documentación del SGSST. Actuar en situaciones de emergencia, estableciendo los planes correspondientes. Modalidad de organización preventiva de XXXXXXX La modalidad de organización preventiva adoptada por XXXXXXX es la de un servicio de prevención propio. El Departamento de Prevención asume, para XXXXXXX, las siguientes especialidades: Seguridad en el Trabajo. Higiene Industrial. Ergonomía y Psicosociología Aplicada. Se ha concertado con un servicio de prevención ajeno, debidamente acreditado, las especialidades de: Medicina del Trabajo. La coordinación de las actividades preventivas desarrolladas por el Departamento de Prevención, así como las concertadas con el servicio de prevención ajeno serán llevadas a cabo por el jefe del Departamento de Prevención. El equipo técnico integrante del Departamento de Prevención, para llevar a cabo las especialidades asumidas por el mismo, es el siguiente: 1 técnico de nivel superior (especialidades Seguridad, Higiene y Ergonomía) que realiza las funciones de jefe de Departamento y 1 técnico de nivel intermedio. El modelo de organización de la prevención de XXXXXXX se describe en el ANEXO I de este Manual. Trabajadores designados en los departamentos (no pertenecen al SPP) Tienen como funciones en materia de SST las siguientes: Asesorar en los puestos de trabajo en la planificación del SGSST, proponiendo objetivos y planificando la forma de alcanzar los mismos, realizando también seguimientos periódicos de su desarrollo. Supervisar la puesta en marcha de la aplicación práctica del Manual de Prevención de XXXXXXX, los Procedimientos operativos e Instrucciones técnicas, así como del Manual de Autoprotección del Centro. Investigar los incidentes (accidentes, cuasi accidentes y enfermedades profesionales) que ocurran en la empresa, determinar sus causas, establecer medidas correctivas o preventivas y velar por el cumplimiento de las mismas. Asegurarse del cumplimiento, por todo el personal, del SGSST implantado en XXXXXXX. Ejecutar las acciones que se extraigan, en su área de actuación, de los procedimientos de información, consulta y participación de los trabajadores, gestión de maquinaria, equipos e instalaciones, gestión de EPI, contratas y subcontratas, y ETT.

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8.4.1.7. Comité de Seguridad y Salud El Comité de Seguridad y Salud, constituido al amparo de la legislación vigente, es el órgano paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de XXXXXXX en materia de SST. Tiene como funciones básicas las de velar por el cumplimiento de los procedimientos en materia de SST y proponer las acciones necesarias para la mejora progresiva de las condiciones de trabajo. La constitución, competencias y facultades específicas del Comité de Seguridad y Salud serán las que contienen los arts. 38 y 39 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) publicada en el BOE 269 de 10/11/1995). De acuerdo con las funciones legalmente establecidas, y en función de los contenidos del SGSST, tendrán como misión prioritaria la de fomentar y lograr la participación de los trabajadores en la puesta en marcha y aplicación de las distintas actividades que lo componen, y la aportación de propuestas de mejora que sean necesarias para el progreso de la prevención de riesgos laborales en XXXXXXX. 8.4.1.8. Delegados de Prevención Los Delegados de Prevención tienen las competencias y facultades que determina el artículo 36 de la LPRL: 1. Son competencias de los Delegados de Prevención: a) Colaborar con la dirección de la empresa en la mejora de la acción preventiva. b) Promover y fomentar la cooperación de los trabajadores en la ejecución de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. c) Ser consultados por el empresario, con carácter previo a su ejecución, acerca de las decisiones a que se refiere el artículo 33 de la presente Ley [planificación y organización de la prevención de riesgos y de cualquier acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la SST]. d) Ejercer labor de vigilancia y control sobre el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales. 2. En el ejercicio de las competencias atribuidas a los Delegados de Prevención, estos están facultados para: a) Acompañar a los técnicos en las evaluaciones de carácter preventivo del medio ambiente de trabajo, así como [...] a los Inspectores de Trabajo y Seguridad Social en las visitas y verificaciones que se realicen para comprobar el cumplimiento de la normativa sobre prevención de riesgos laborales, pudiendo formular ante ellos las observaciones que estimen oportunas. b) Tener acceso [respetando siempre el derecho a la intimidad y a la dignidad de la persona del trabajador y a la confidencialidad de toda la información relacionada con el estado de la salud del mismo] a la información y documentación relativa a las condiciones de trabajo que sean necesarias para el ejercicio de sus funciones [...]. c) Ser informados por el empresario sobre los daños producidos en la salud de los trabajadores una vez que aquel hubiese tenido conocimiento de ellos, pudiendo presentarse, aun fuera de su jornada laboral, en el lugar de los hechos para conocer las circunstancias de los mismos. d) Recibir del empresario las informaciones obtenidas por este procedentes de las personas u órganos encargados de las actividades de protección y prevención en la empresa, así como de los organismos competentes para la seguridad y la salud de los trabajadores [...]. e) Realizar visitas a los lugares de trabajo para ejercer una labor de vigilancia y control del estado de las condiciones de trabajo, pudiendo, a tal fin, acceder a cualquier zona de los mismos y comunicarse durante la jornada con los trabajadores, de manera que no se altere al normal desarrollo del proceso productivo.

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f) Recabar del empresario la adopción de medidas de carácter preventivo y para la mejora de los niveles de protección de la seguridad y la salud de los trabajadores, pudiendo a tal fin efectuar propuestas al empresario, así como al Comité de Seguridad y Salud para su discusión en el mismo. g) Proponer al órgano de representación de los trabajadores la adopción del acuerdo de paralización de actividades a que se refiere el apartado 3 del artículo 21 [en caso de riesgo grave e inminente]. 8.4.1.9. Empleados de XXXXXXX Serán obligaciones del personal, en materia de SST, las enumeradas en el art. 29 de la LPRL. Con respecto al SGSST, el personal deberá ser consciente de la necesidad de cumplir la política y los objetivos de SST, de los efectos que tiene su actividad sobre su seguridad y la de otras personas, de la cooperación que debe prestar a los planes y programas de prevención, y de la responsabilidad en la que incurre por incumplimiento de las anteriores obligaciones. En concreto, el mencionado personal es responsable de su propia seguridad y tiene las siguientes obligaciones: Conocer los métodos, procedimientos de trabajo y riesgos inherentes a su actividad. Asistir a los cursos y actividades que organice XXXXXXX para su formación, información e instrucciones en materia de SST. Promover y buscar las mejores condiciones generales (de seguridad, producción y calidad) en su área y puesto de trabajo y realizar propuestas de mejora del proceso o del entorno. Cumplir las reglas de prevención establecidas en XXXXXXX, y actuar de acuerdo con las prácticas del trabajo para poder realizarlo en condiciones seguras, conforme a procedimientos establecidos o, en todo caso, conforme a criterios de buena profesionalidad. Mantener en funcionamiento y utilizar correctamente los dispositivos de seguridad existentes en las máquinas o utensilios utilizados en su actividad o en los lugares de trabajo. Usar correctamente los medios y equipos de protección individual necesarios para realizar los trabajos con seguridad, asegurándose de que se encuentran en buenas condiciones de uso y velando por el correcto estado de los mismos. Notificar sin demora a sus superiores inmediatos o a los Delegados de Prevención cualquier situación que detecten que pueda suponer un riesgo para las personas o las cosas. Participar a través de los Delegados de Prevención y del Comité de Seguridad y Salud en la elaboración y puesta en marcha de las actividades del SGSST. Cooperar en la lucha contra cualquier emergencia que pueda presentarse. Cooperar con la dirección para que se puedan garantizar unas condiciones de trabajo que sean seguras y no entrañen riesgos para la seguridad y salud del personal. Documentos de aplicación Organigrama general de la empresa y sus departamentos (anexo I). Organigrama de prevención (anexo I). 8.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia Para ofrecer la formación preventiva adecuada, se deberán identificar las necesidades de todo el personal, en función de cada nivel o función dentro de XXXXXXX. Se deberá informar a los empleados sobre: Política de SST de XXXXXXX, así como la importancia de su cumplimiento. Manual y procedimientos operativos que lo desarrollan.

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Objetivos y metas que se quieren llevar a cabo. Evaluaciones de riesgos de sus puestos de trabajo. Respuesta ante situaciones de emergencia. Consecuencias de una falta de seguimiento de los procedimientos y de instrucciones técnicas preventivas. Funciones y responsabilidades de los empleados en el cumplimiento de la política, objetivos y procedimientos. Todo el personal que desempeñe trabajos en las obras de construcción recibirá la formación e información adecuadas sobre lo especificado en el plan de SST y sobre los riesgos específicos de su trabajo. El adiestramiento en materia preventiva será realizado por los técnicos del Departamento de Prevención, mediante recursos propios o mediante asistencia a cursos externos, según proceda. 8.4.3. Comunicación, participación y consulta XXXXXXX debe fomentar la participación en buenas prácticas de SST y el apoyo a su política y sus objetivos de SST entre todos aquellos que se vean afectados pos su actividad mediante un proceso de comunicación, participación y consulta. 8.4.3.1. Comunicación A fin de fomentar la comunicación entre los diversos niveles y funciones de la organización, XXXXXXX comunicará la información relativa a sus peligros de SST y a su sistema de gestión a todas las personas involucradas o afectadas por el sistema de gestión, así como a los contratistas, visitantes o partes interesadas cuando proceda. Todo el personal implicado será informado sobre cómo acceder a la documentación de SST y de dónde se encuentra (en soporte informático). Asimismo recibirán comunicaciones puntuales sobre las novedades, cambios, revisiones, etc. de los documentos y normas sobre cuestiones de SST. La comunicación en materia de SST será realizada por los técnicos del Departamento de Prevención. El Departamento de Prevención realizará anualmente una memoria de actividades que resumirá la gestión realizada en XXXXXXX. 8.4.3.2. Participación y consulta La Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales establece el derecho de participación y consulta a los trabajadores en relación con las cuestiones de SST. La actividad de consulta se desarrolla en el capítulo V, art. 33, de dicha ley. Los trabajadores serán consultados, a través de los Delegados de Prevención, sobre los asuntos de SST. En caso de no existir estos, la consulta se publicará en el tablón de anuncios. Se consultarán y pondrán a disposición de los Delegados de Prevención los aspectos e información que se generen en materia de SST. En caso de constitución del Comité de Seguridad y Salud, en las reuniones de dicho Comité se realizarán las consultas necesarias (según el artículo 39 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales) para su participación en la elaboración, puesta en práctica y evaluación de los planes y programas de prevención de riesgos en la organización. Los acuerdos sobre participación y consulta con los empleados estarán debidamente documentados.

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8.4.4. Documentación El Departamento de Prevención establecerá y mantendrá documentados los formatos con las firmas originales y, en soporte informático, toda la información relativa al SGSST. 8.4.5. Control de documentos Todos los documentos generales del SGSST estarán controlados por el Departamento de Prevención; los documentos generados por los distintos departamentos serán controlados por los mismos, para asegurar que: La elaboración y aprobación de la documentación se realiza por personal autorizado. Los documentos están identificados con la organización, actividad o servicio. Los documentos son revisados y actualizados periódicamente. La distribución y el control de la documentación se realizan de manera que los documentos están disponibles en todos aquellos puntos en los que sean de aplicación. Los documentos obsoletos son eliminados evitando la utilización de los mismos. 8.4.6. Control operacional La organización, por medio del departamento correspondiente y con el asesoramiento del Departamento de Prevención, identificará y mantendrá documentadas y al día las operaciones y actividades que estén asociadas con los riesgos identificados que necesiten medidas de control. El jefe del Departamento de Prevención será el encargado de mantener los índices actualizados de estos documentos. Para asegurar que estas operaciones y actividades se realizan cumpliendo la política de SST y los objetivos marcados, la organización, a través del departamento correspondiente: Elaborará procedimientos de prevención operativos y de ejecución e instrucciones técnicas preventivas, en los que se definirá la forma de desarrollar la actividad y se establecerán las responsabilidades. Se asegurará de que los proveedores y empresas contratadas para obras y servicios conocen y cumplen los requisitos relativos a SST de XXXXXXX. 8.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias El Departamento de Prevención colaborará con el resto de departamentos en la realización y mantenimiento de los planes de emergencia, así como en la puesta en práctica de los simulacros de emergencias. Deberán considerarse los incidentes y situaciones de emergencia potenciales que puedan darse en XXXXXXX. Los planes de emergencia deberán revisarse periódicamente y si es necesario se modificarán, especialmente después de un incidente. La organización comprobará la eficacia de tales planes de emergencia mediante la realización periódica de simulacros.

8.5. Comprobación y acción correctiva Para controlar y medir la eficacia de su SGSST, XXXXXXX realizará comprobaciones periódicas y tomará las medidas de actuación necesarias para que no se produzcan desviaciones en el mismo. 8.5.1. Seguimiento y medición del desempeño XXXXXXX controlará las tareas o áreas relevantes para verificar el cumplimiento de los requisitos definidos en su política de SST, los objetivos y metas, y el SGSST.

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Todo control ha de servir para verificar el cumplimiento de lo previamente establecido, y además, para tomar decisiones a partir de los resultados obtenidos. En definitiva, se orienta en la doble vertiente de: Controlar el cumplimiento de los requisitos del SGSST. Verificar que los resultados que se obtienen cumplen el fin último, que es evitar o minimizar el riesgo. La responsabilidad del control se establece a todos los niveles, quedando claro en los procedimientos quién y qué tiene que controlar cada persona de la organización. La alta dirección controlará la actuación general en seguridad y salud. Se pueden distinguir dos tipos de controles: 1. Activos: Con estos controles se pretende medir el éxito de las actividades previamente establecidas en materia de SST, y servirán para reforzar los aciertos y descubrir los fallos sin penalizarlos. Proporcionan realimentación sobre los procedimientos antes de que se produzca un incidente (accidente, cuasi accidente o situación de emergencia). A título orientativo, estos controles se pueden realizar mediante informes de inspección de seguridad (como se especifica en el procedimiento PRL-07 "Inspecciones de seguridad"), informes de mediciones higiénicas, estudios ergonómicos, estudios epidemiológicos, control de la legislación y reglamentos aplicables, etcétera. Los equipos de inspección que se requieran para realizar el seguimiento y medición deberán estar calibrados y se mantendrán sus registros. 2. Reactivos: A través de los controles reactivos se analizan los incidentes, accidentes, enfermedades profesionales, requerimientos de las administraciones, etc., ocurridos… 8.5.2. Evaluación del cumplimiento legal y de otros requisitos XXXXXXX evaluará periódicamente el cumplimiento de sus requisitos aplicables y de otros requisitos que le pudieran ser de aplicación 8.5.3. Investigación de incidentes, no conformidades y acción correctiva y preventiva XXXXXXX mantendrá al día procedimientos para el tratamiento e investigación de incidentes y no conformidades, y para la implemetación de acciones correctivas y preventivas. Asimismo, realizará estadísticas mensuales de seguridad, con el objeto de que las conclusiones sacadas de las mismas sirvan de base para adoptar medidas preventivas adecuadas para que estos incidentes no vuelvan a producirse. Las acciones preventivas o correctivas tomadas para eliminar las causas de las no conformidades, reales o potenciales, deben ser proporcionales a la magnitud de los problemas detectados y ajustadas al riesgo para la SST encontrado. 8.5.4. Control de registros XXXXXXX mantendrá al día un procedimiento para la identificación, conservación y eliminación de registros. Los registros se encuentran guardados y conservados en papel o soporte informático por un período mínimo de 5 años, en función de lo que establezca la normativa legal para cada tipo de documento. La organización conservará a disposición de la autoridad laboral la documentación indicada en el artículo 23 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

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8.5.5. Auditorías internas Las auditorías del SGSST, basadas en las evaluaciones de riesgos de las actividades de la organización, se realizan para conseguir uno o varios de los objetivos siguientes: Determinar la idoneidad y efectividad del SGSST implantado por la organización. Proporcionar la oportunidad de mejorar el SGSST y, con ello, contribuir a la mejora continua en materia de seguridad y salud. Investigar si la organización, responsabilidades y procedimientos se corresponden con los emitidos. Asegurar que cualquier deficiencia encontrada será rectificada. El Departamento de Prevención, bien por propia iniciativa o por indicación de la dirección, establecerá los planes para efectuar las auditorías internas, de forma que el SGSST en su conjunto sea auditado periódicamente. Los programas de auditorías internas han de ser aprobados por la dirección. Adicionalmente, se realizarán auditorías, siempre con la aprobación de la dirección, cuando se produzcan cambios significativos en la organización que puedan afectar a los niveles de seguridad y salud, y cuando se observen deficiencias repetitivas o importantes. Las auditorías se realizarán según el procedimiento PRL-04 “Auditorías internas” que incluye la preparación, reuniones de preparación, listado de puntos a auditar, documentación aplicable, personas a entrevistar y temas, relación y valoración de no conformidades detectadas, estudio de las acciones correctivas y preventivas a aplicar, reunión de conclusiones con los responsables, determinación de acciones a tomar por los distintos niveles de la organización, implantación de las medidas acordadas asignando las acciones a tomar por los distintos niveles de la organización, control y seguimiento de la implantación, medición de su grado de eficacia y corrección de desviaciones y, finalmente, registros a confeccionar y su distribución. Seguimiento El contenido y ejecución de las acciones preventivas y correctivas, y su eficacia, son supervisados por el jefe del Departamento de Prevención. Su situación se incluye habitualmente en el orden del día de las reuniones de revisión del SGSST.

8.6. Revisión por la dirección La dirección (representada por el Gerente), junto con el jefe del Departamento de Prevención, revisará periódicamente el SGSST con el objeto de asegurar su adecuación y eficacia, y su cumplimiento de la política y objetivos de la organización. En esta revisión se incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y los cambios necesarios en el SGSST, incluyendo la política y los objetivos. Sobre la base de la información recopilada y facilitada por el jefe del Departamento de Prevención, se revisan entre otros los siguientes temas: Política de SST, objetivos y metas. Adecuación de la organización y recursos a los objetivos de SST. Estructura e implantación del SGSST. Realización y resultado de las auditorías del SGSST. Análisis de las no conformidades. Estado de las acciones correctivas y preventivas. Recomendaciones para la mejora.

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ANEXOS Anexo I.

(1) Organigrama general de XXXXXXX (2) Organigrama de prevención

Anexo II. Política de SST Anexo III. Índice de procedimientos operativos de SST PRL-01. Evaluación de riesgos PRL-02. Formación, información, toma de conciencia PRL-03. Control de requisitos legales y otros requisitos. Evaluación PRL-04. Auditorías internas PRL-05. No conformidades/acciones correctivas y preventivas PRL-06. Equipos de protección individual PRL-07. Inspecciones de seguridad PRL-08. Almacenamiento de productos químicos

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Anexo I. Organigrama general de XXXXXXX Revisión n.º 0

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Revisa: Jefe Departamento de Prevención

Aprueba: Gerente

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Anexo I. Organigrama de prevención Revisión n.º 0

Revisa: Jefe Departamento de Prevención

Aprueba: Gerente

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Anexo II. Política de SST Revisión n.º 0

Revisa: Jefe Departamento de Prevención

Aprueba: Gerente

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XXXXXXX considera la calidad de sus productos/servicios como factor crítico para la consecución de su misión, y uno de los tres elementos, junto con el precio y el servicio, que son necesarios cumplir con las expectativas del cliente y satisfacer sus necesidades. La calidad del producto/servicio es el resultado de la calidad de sus procesos y de las personas que los gestionan. La prevención de fallos en los procesos y de errores en las personas es la manera más efectiva de minimizar los defectos en los productos. XXXXXXX considera también como factores críticos para la consecución de su misión la seguridad y salud de las personas y la protección del medioambiente. La prevención de riesgos laborales y de impactos medioambientales es la manera más efectiva de minimizar los accidentes y las enfermedades profesionales y los efectos medioambientales perjudiciales. Objetivos básicos: Identificar las expectativas de nuestros clientes y su evolución en el tiempo. Desarrollar productos/servicios y sus correspondientes sistemas productivos que respondan a dichas expectativas en términos de calidad, precio y servicio. Proteger la seguridad y salud de las personas. Evitar o minimizar los riesgos para la salud de las personas. Proteger el medioambiente. Evitar o minimizar los impactos medioambientales perjudiciales. Estrategias: Desarrollar un sistema integrado de gestión que permita su certificación externa según el estándar OHSAS 18001. Cumplir los requisitos legales y otros requisitos en materia prevención de riesgos laborales. Aplicar los principios de la acción preventiva de riesgos, que son los siguientes: a) Evitar los riesgos. b) Evaluar los riesgos que no se puedan evitar. c) Combatir los riesgos en su origen. d) Sustituir lo peligroso por lo que entrañe poco o ningún peligro. e) Adaptar el trabajo a la persona. f) Tener en cuenta la evolución de la técnica. g) Planificar la prevención. h) Adoptar medidas que antepongan la protección colectiva a la individual. i) Formar y dar las debidas instrucciones a las personas.

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Incorporar al proceso de mejora continua los aspectos relacionados con la salud de las personas. Realizar auditorías sistemáticas tanto internas como externas que verifiquen el cumplimiento con la política de SST. Desarrollar los programas de formación y sensibilización necesarios para impulsar la autogestión y la innovación en el ámbito de la gestión de la SST, garantizando los recursos necesarios para ello. Desarrollar los modelos organizativos que permitan la implicación de las personas en el SGSST. Establecer líneas de colaboración con nuestros proveedores en las fases de diseño e industrialización de productos, integrarlos en nuestra cadena logística, informarles del comportamiento de sus productos en nuestros procesos y en el mercado, y colaborar en su proceso de mejora. Mantener abiertos canales de comunicación internos y externos para divulgar esta política de SST y conocer las sensibilidades de las partes interesadas, asegurando la participación de los trabajadores y garantizando el derecho a consulta en cuestiones de SST a través de los Delegados de Prevención. Actualizar estas políticas para su adaptación al progreso técnico. La dirección de XXXXXXX asume la política de SST definida en este apartado.

Bibliografía

Referencias bibliográficas Abad, J.; J. Llimona; P. Mondelo y F. Terrés, “Las nuevas Directrices de la OIT relativas a sistemas de gestión de seguridad y salud”. II Congreso Internacional de Prevención de Riesgos Laborales. Isla de Gran Canaria, 2002. Bird, F. E. Control total de pérdidas. Consejo Interamericano de Seguridad. New Jersey, 1975. Fernández Muñiz, B. et al. “Certificación OHSAS 18001: la opinión de las empresas auditadas”, en Gestión práctica de riesgos laborales: Integración y desarrollo de la gestión de la prevención. Vol. 60, pp. 12-21. 2009. Fernández, Beatriz; Montés, José Manuel; Sánchez-Toledo, Agustín y Vázquez, Camilo José. Gestión de la seguridad y salud en el trabajo según OHSAS 18001. Actitudes y percepciones de empresas certificadas. AENOR. Madrid, 2010. Fernández Zapico, F. et al. Manual para la formación del auditor en prevención de riesgos laborales. Aplicaciones y casos prácticos. Editorial Lex Nova. Valladolid, 2009. Gómez-Cano, M. y otros técnicos del INSHT. Evaluación de riesgos laborales. 2.ª edición. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Madrid, 1998. INSHT. Criterios del Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo para la realización de las auditorías del sistema de prevención de riesgos laborales reguladas en el Capítulo V del Reglamento de los Servicios de Prevención. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Madrid, 2003. INSHT. Guía técnica para la integración de la prevención en el sistema de gestión general de la empresa. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Madrid, 2008

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INSHT. “Funciones y responsabilidades preventivas en una empresa. Fichas prácticas”. Prevención, Trabajo y Salud n.º 21. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. 2002. López, G. (coordinador de la versión española). Éxito en la gestión de la salud y la seguridad. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo. Madrid, 1994. NTP 558: Sistema de gestión preventiva: declaración de principios de política preventiva. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 596: Técnica de la mejora continua aplicada a la prevención: benchmarking. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 361: Planes de emergencia en lugares de pública concurrencia. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 442: Investigación de accidentes-incidentes: procedimiento. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 484: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (I). Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 485: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (II). Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 559: Sistema de gestión preventiva: procedimiento de control de la información y formación preventiva. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 560: Sistema de gestión preventiva: procedimiento de elaboración de las instrucciones de trabajo. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 565: Sistema de gestión preventiva: organización y definición de funciones preventivas. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 582: Gestión de los equipos de medición en un laboratorio de Higiene Industrial. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 591: Documentación del sistema de prevención de riesgos laborales (III): registros documentales. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 640: Indicadores para la valoración de intangibles en prevención. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). NTP 685: La comunicación en las organizaciones. Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo (INSHT). Organización Internacional del Trabajo. Directrices Relativas a los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (ILO-OSH 2001). Ginebra, 2002.

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Normativa BS 8800:1996 Guide to occupational health and safety management systems. BSI. OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos. AENOR. Madrid, 2007. OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007. AENOR. Madrid, 2009. UNE 66175:2003 Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadores. UNE 66915:2001 Gestión de la calidad. Directrices para la formación. UNE-EN ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. UNE-EN ISO/IEC 17021:2011 Evaluación de la conformidad. Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación de sistemas de gestión. (ISO/IEC 17021:2011).

Publicaciones de AENOR

OHSAS 18001:2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Requisitos OHSAS Project Group Establece los requisitos que debe cumplir un sistema gestión de seguridad y salud en el trabajo para que las organizaciones puedan optimizar el rendimiento de su sistema, así como controlar eficazmente los peligros derivados de sus actividades.

OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007 OHSAS Project Group Este documento analiza los requisitos del estándar OHSAS 18001:2007 con el fin de ayudar a la comprensión de su contenido y facilitar su aplicación.

2007 – Rústica – 17 x 24 cm 48 páginas – 23,5 € ISBN: 978-84-8143-524-5

2009 – Rústica – 17 x 24 cm 116 páginas – 31,20 € ISBN: 978-84-8143-587-0

Gestión de la seguridad y salud en el trabajo según OHSAS 18001. Actitudes y percepciones de empresas certificadas

Guía para la auditoría de los sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. OHSAS 18001

Beatriz Fernández Muñiz, José Manuel Montes Peón, Agustín Sánchez-Toledo Ledesma, Camilo José Vázquez Ordás

Agustín Sánchez-Toledo Ledesma

Esta publicación presenta el primer estudio empírico realizado para conocer la opinión de las organizaciones que ya han implantado OHSAS 18001.

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2010 – Rústica – 17 x 24 cm 160 páginas – 31,50 € ISBN: 978-84-8143-714-0

2008 – Rústica – 17 x 24 cm 128 páginas – 31,20 € ISBN: 978-84-8143-578-8

Publicaciones de AENOR

Los servicios de prevención ajenos Juan Ignacio Moltó García Hace referencia a las restricciones y al conjunto de obligaciones que afectan tanto a las empresas como a las entidades especializadas en actividades preventivas. 2003 – Cartoné – 17 x 24 cm 372 páginas – 40,35 € ISBN: 978-84-8143-333-3

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Iluminación y señalización de emergencia. Manual de normas UNE

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Contiene legislación y 22 normas UNE con especificaciones sobre iluminación y señalización de emergencia.

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2009 – CD-ROM – 63,80 € ISBN: 978-84-8143-588-7

Este libro pretende ser una herramienta útil para todas aquellas personas que deseen implantar con éxito OHSAS 18001 en sus organizaciones. En especial, está indicado para todos los profesionales relacionados con la seguridad y salud en el trabajo, y en particular, para los técnicos de prevención de riesgos laborales, especialistas en medicina del trabajo, mandos y directivos que deseen adquirir los conocimientos G>L:KBHLI:K:EE>O:K:F:G>K:>íLM:M:K>: Su contenido ha sido diseñado y organizado siguiendo los pasos del ciclo de mejora >FBG@EíG=>?:@K: