Cómo determinar los costos de mano de obra de técnicos de mantenimiento?

¿CÓMO DETERMINAR LOS COSTOS DE MANO DE OBRA DE TÉCNICOS DE MANTENIMIENTO? Por: Carlos Mario Pérez

INTRODUCCIÓN En los procesos de toma de decisiones en mantenimiento muchas veces se requiere conocer el costo real para realizar alguna intervención, esto permite comparar con otras opciones, como seleccionar otro tipo de estrategia de mantenimiento, verificar si las tareas son costo-efectivas, contratar o comparar propuestas. La concepción de que el costo de la mano de obra es fijo es generalizada, por eso no siempre se analizan de manera adecuada lo cual ha ocasionado que estos costos no se distribuyan de la manera correcta, y no incluyan todos los costos asociados de manera real y precisa. Un grupo de mantenimiento incluye personas que dirigen, que gestionan y que ejecutan, pero en las órdenes de trabajo sólo se registran los mantenedores y por eso los supervisores, ingenieros, planeadores, programadores, responsables de herramientas y en ciertos casos responsables de almacenes y de compras no están comprometidos de manera apropiada. Es bastante común que los sistemas de administración de mantenimiento por computador permitan registrar las horas reales que se usaron en una labor determinada y también de la misma manera se registran tarifas por hora por especialidad o especialista y de esta manera el costo de la actividad es el producto de los dos valores. La pregunta que normalmente se hacen los administradores a todo nivel y en diferentes grupos de trabajo en una empresa es: ¿por qué los valores obtenidos como costo total de mantenimiento difiere tanto del que se obtiene en un sistema contable?, y para esto hay varias explicaciones: la primera, las horas registradas no son reales, ya que a veces no se registran todas las horas asociadas a la labor, horas de espera, aprovisionamiento de recursos, horas de prueba, entre otras. En otros casos la tarifa no es la correcta porque incluyen generalmente sólo el salario y las prestaciones sociales, tales como pago de salud, pensiones, riesgos y beneficios que entrega la empresa. Este artículo muestra una aproximación muy precisa de los diferentes costos que asume una compañía

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para prestar un servicio integral de mantenimiento y cómo relacionarlos en la tarifa de mano de obra. Para determinar el costo de una intervención en una orden de trabajo (O.T.) es necesario establecer los diferentes componentes del costo y calcular su contribución a la tarifa. Este valor integra en un costo unitario los diferentes conceptos, además debe permanecer estable durante un lapso tal que la gestión sea medida en periodos de tiempo suficientemente largos como para registrar acontecimientos que puedan afectarla. Una premisa fundamental para el cálculo de las tarifas, es que en los valores "cargados" a las órdenes de trabajo se debe recuperar toda la inversión para prestar los servicios de mantenimiento, representada en costos directos e indirectos en los que se incurre en un periodo dado; si estos costos están presupuestados apropiadamente, los valores resultantes reflejarán esta situación planeada; pero no necesariamente un desfase entre lo presupuestado y lo realizado significa una mala ejecución, sino que puede ser una mala gestión de presupuestos, porque un buen presupuesto parte de un buen conocimiento de los consumos y recursos de periodos anteriores, además de una definición correcta de las estrategias de mantenimiento.

COSTOS DE LA MANO DE OBRA Para “cargar” consumos de mano de obra directa de mantenimiento en una orden de trabajo se utiliza una tarifa por hora/hombre de cada una de las especialidades de mantenimiento, aunque puede hacerse por especialista sin que cambie el proceso de cálculo, sin embargo este nivel de detalle no agrega un valor significativo al análisis si se tiene en cuenta el esfuerzo realizado. La tarifa está basada en el salario básico, y en una serie de factores que afectan y aportan al valor hora/persona y que no se pueden describir explícitamente en las órdenes de trabajo. Los costos indirectos generados por la organización de mantenimiento tienen como fin la administración de la mano de obra directa. El mecanismo que asegura que los costos indirectos sean distribuidos en las órdenes de trabajo es su involucramiento en el cálculo del costo de mano de obra directa, debido a que en todas las órdenes de trabajo existe al menos una especialidad asignada, pero no todas necesitan materiales ni herramientas que son costos directos de fácil asignación a labores definidas. Dentro de los costos indirectos se encuentran todos los costos de mantenimiento que no se pueden cargar directamente en una orden de trabajo, su total corresponde al presupuesto o gasto real propio de los centros de responsabilidad de mantenimiento. Este costo es distribuido mediante la tarifa por hora

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hombre directa asignada a las órdenes de trabajo.

SALARIO BÁSICO PONDERADO Antes de analizar cada uno de los factores, se debe determinar un valor promedio ponderado de los diferentes tipos o categorías que tiene una especialidad; la Tabla 1 ilustra un ejemplo de la forma como se puede calcular la tarifa/hora de mano de obra: si existen cinco tipos de especialistas relacionados, el cálculo de la tarifa se puede hacer para una de ellas que globalice las especialidades o puede hacerse discriminadamente, debe tenerse en cuenta que un control detallado no necesariamente mejora la gestión de costos. ESPECIALIDADES Mecánico D Mecánico C Mecánico B Mecánico E Mecánico A SUMA

CANTIDAD DE PERSONAS 3 4 2 5 3 17

SALARIO BÁSICO $2,000 $2,500 $3,000 $1,500 $4,000

El salario promedio ponderado de la especialidad o por oficio se calcula de la siguiente manera: Salario de la categoría 1 * Número de personas en la categoría 1 Salario de la categoría 2 * Número de personas en la categoría 2 ... Así sucesivamente, se procede a hacer la sumatoria de estos salarios y luego se divide por el número de personas totales, con lo que se obtiene un Salario Básico Ponderado (SBP) que generalmente es expresado en [$/persona]. Este valor se utiliza como denominador en la mayoría de los cálculos de los factores.

1. Factor salario Es un factor fijo que es uno (1) y representa el valor que es afectado por los que se van a calcular a continuación.

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2. Factor prestacional y beneficios Este factor se aplica al salario básico ponderado y se debe averiguar en el área de recursos humanos con los responsables de pago nómina y seguridad social. Incluye los pagos obligatorios de ley tales como salud, pensiones, riesgos profesionales, vivienda, alimentación, transporte, dotación obligatoria de ley. Por ejemplo 0.8 3. Administración Relaciona el costo de las personas de gerencia de mantenimiento, apoyo logístico, supervisores, planeadores y programadores, almacenistas, responsables de salas de herramientas que apoyan el personal operativo; el cálculo de este factor arroja un valor que se suma a los valores unitarios de salarios promedios. El factor de costo de administración comprende también el gasto realizado en insumos y medios para el logro del adecuado funcionamiento de un grupo de mantenimiento, tales como:  

Convenios de soporte anual del sistema de administración de mantenimiento por computador. Utilización de computadores y programas informáticos por año.



Uso de elementos y consumibles de oficina.

Cualquier recurso que no pueda asignarse precisamente en las órdenes de trabajo se debe colocar en el numerador y si algún funcionario comparte su trabajo entre los dos esquemas, puede colocarse su porcentaje respectivo en la fracción. Para calcular este factor se utiliza la siguiente fórmula:

Ejemplo: PERSONAL ADMINISTRATIVO Superintendente Ingeniero de mantenimiento Planeador Supervisor Asistentes

% DE DEDICACIÓN 10% 20% 50% 50% 30% TOTAL

SALARIO BÁSICO 10.000 3.000 3000 2.500 1.500

CANTIDAD DE PERSONAS 1 2 2 2 1 8

VALOR TOTAL 1,000 1,200 3,000 2,500 450 8,150 5



Gastos administrativos del área (energía, agua, papelería, entre otros) por año: 36,000

Teniendo en cuenta los datos anteriores y la fórmula para el cálculo del factor de administración, se obtiene: 

Factor administración:

Para este caso, se obtuvo un factor de 0.42 para los costos administrativos que incluyen el personal y gastos de papelería y servicios como energía y agua.

4. Capacitación y consultorías Relaciona un valor promedio por persona al dividir el dinero invertido en un periodo que generalmente es de un año en entrenamiento, formación, consultorías y asesorías exclusivas del área de mantenimiento, este valor se relaciona con el salario básico mensual. Ejemplo: COSTOS Costo soporte y actualización software de mantenimiento / año Consultoría para mantenimiento / año Capacitación para mantenimiento / por año SUMA

VALOR 20,000 80,000 60,000 160,000

Los costos de capacitación del personal y de consultorías corresponden a un factor de 0.32

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5. Herramienta menor Generalmente todo técnico de mantenimiento tiene una dotación básica de herramienta manual que se asigna permanentemente y que no es posible ni vale la pena anotar en las órdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario básico ponderado. Primero debe calcularse el valor promedio ponderado de la “caja” de herramientas, de la siguiente forma:

Ejemplo:



ESPECIALIDADES

CANTIDAD DE PERSONAS

Mecánico D Mecánico C Mecánico B Mecánico E Mecánico A

3 4 2 5 3

VALOR “CAJA” DE HERRAMIENTAS $5,000 $3,750 $8,000 $3,000 $8,000

Valor promedio ponderado: 5,000

Con este valor se calcula el factor de herramienta menor así: COSTOS Valor herramienta menor o dotación ponderado Meses de vida útil

VALOR 5,000 36

El costo de la “caja” de herramientas de este grupo de mecánicos tiene un factor de 0.06

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6. Herramienta compartida En algunas ocasiones un grupo de técnicos de mantenimiento o cuadrilla tiene una dotación básica de herramienta que se asigna permanentemente, es bastante común que esta herramienta esté en un cuarto de herramienta, no es fácil, a veces no es posible ni vale la pena anotar en las órdenes de trabajo, el factor relaciona un valor mensual con el salario básico ponderado de las personas de la cuadrilla o grupo. Ejemplo: COSTOS Herramienta compartida Meses de vida útil No. de personas que comparten la herramienta

VALOR 250,000 60 17

El valor de la herramienta compartida para este grupo de mecánicos corresponde a un factor de 0.1 7. Transporte Es frecuente en algunas organizaciones que un grupo de personas se desplacen permanentemente en un vehículo y como tal es difícil “cargarlo” como un recurso expreso en las diferentes órdenes de trabajo y por eso es mejor tomarlo como un valor que aumenta el costo unitario de usar la mano de obra. Ejemplo:

COSTOS Posesión o alquiler vehículos / mes No. personas promedio / vehículo No. de vehículos

VALOR 1,950 17 2

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Los costos en los que se incurre para el transporte del personal operativo generan un factor de 0.09. 8. Gastos de viaje Si los gastos de viaje siempre se pudieran definir para un trabajo específico, serian costo directo, más en los casos en los cuales los técnicos permanentemente generan esos egresos para diferentes labores, es más lógico determinar el costo mensual por persona y relacionarlo con el salario básico ponderado. El costo de gastos de viaje del personal puede ser el valor presupuestado o el histórico, pero expresado en [$/mes]. COSTOS Costo anual de gastos de viaje

VALOR 5,000

Para el caso de los gastos de viaje se obtuvo un factor de 0.01. 9. Comunicaciones Con este factor se agrupan todos los costos por suministro, mantenimiento y administración de radios, localizadores y teléfonos móviles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecución de las órdenes de trabajo. Ejemplo: COSTOS Costo anual de comunicaciones (Radios, celulares, internet, ancho de banda, entre otros)

VALOR 72,000

Los costos de comunicaciones que incluyen los costos de radios, celulares, internet e internet, corresponden a un factor de 0.14 9

10. Consumibles Con este factor se cubren las compras por cajas menores y otros consumibles que se utilizan dentro del cumplimiento y ejecución de la orden de trabajo, tales como soldadura común, tornillería, detergentes, algunos lubricantes, telas, disolventes; para los cuales la determinación precisa en una labor es dispendiosa y poco útil. Se puede usar un valor presupuestado o un valor real y relacionarlo con el salario básico ponderado. Se debe realizar una clasificación de los materiales indirectos o consumibles, considerando que estos corresponden a materiales que aunque se utilicen en la ejecución de un trabajo no se pueden ni medir ni cargar directamente a una unidad específica o equipo. Ejemplo: COSTOS Costo consumibles / año

VALOR 18,000

Los consumibles utilizados por este grupo de mecánicos generan costos que representan un factor de 0.04.

COSTO DE POSESIÓN DE UN TÉCNICO La Tabla 11 muestra el valor de todos los factores para determinar el costo de poseer o tener un técnico de mantenimiento. El costo de poseer un técnico es la suma de estos factores calculados anteriormente:

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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

FACTOR Salario Prestaciones + beneficios Administración Capacitación y consultorías Herramienta menor Herramienta compartida Transporte Gastos de viaje Comunicaciones Consumibles accesorios y misceláneos Total

COSTO 1 0.8 0.42 0.32 0.06 0.1 0.09 0.01 0.14 0.04 2.98

% 34% 27% 14% 11% 2% 3% 3% 0% 5% 1% 100%

Así el costo de tener disponible un técnico de esta especialidad es 2.98, es decir si el salario es por ejemplo 1,000 unidades monetarias por mes, a la empresa le cuesta tenerlo 2,980 unidades monetarias por mes. En el siguiente gráfico puede observarse la distribución porcentual de todos los factores.

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En esta grafica es posible observar como el salario y las prestaciones tienen al mayor impacto sobre el costo de poseer un técnico, sin embargo también se puede ver como hay factores que comúnmente no se tienen en cuenta a la hora de hacer el cálculo de la tarifa de mano de obra, y que tienen un porcentaje significativo en esta distribución. Entre estos factores relevantes se encuentran los costos de administración y los costos de capacitación del personal y consultorías. Realizar este tipo de gráficas permite visualizar la importancia de incluir estos factores en el cálculo de posesión de un técnico, además de identificar aquellos que tienen más peso en la distribución de los costos.

TARIFA DE MANO DE OBRA Después de obtener el valor del costo de posesión del técnico, mediante la suma de todos los factores que conforman los costos de la mano de obra, es posible calcular la tarifa de la mano de obra como se muestra a continuación. La manera más simple de expresar la tarifa de la mano de obra es:

El asunto es encontrar las horas trabajadas y disponibles; las horas trabajadas son registradas en las órdenes de trabajo, mientras que las horas disponibles son las horas teóricas de permanencia en el sitio de trabajo con las condiciones para trabajar, para hallarlas es necesario definir el tiempo teórico de permanencia de cada persona en el sitio de trabajo y luego deducir: 

Horas de vacaciones



Horas de capacitación



Horas de incapacidad



Horas de ausentismo



Horas de festivos



Horas de tiempo muertos en la jornada

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A continuación en la Tabla 12 un ejemplo: Horas por jornada Horas de tiempos muertos y refrigerios Horas por jornada disponibles Días del año disponibles teóricos Horas disponibles teóricas / año Días de vacaciones Horas indisponibles por vacaciones Días indisponibles por capacitación Horas indisponibles por capacitación Total de horas disponibles Factor de ausentismo Horas indisponibles por ausentismo Total de horas disponibles Números de horas trabajadas Factor de utilización Horas en la empresa anuales Horas en la empresa mensuales Horas en la empresa semanales Horas en la empresa diarias

8 2 6 242 (242 * 6) 15 (15 * 6) 7 (7 *6) 1.320 2% 1,320*0.02=26 1.294 580 580/1,294=0.45 1,294 108 25 5

Si en las órdenes de trabajo aparecen por mes 60 horas el factor de utilización sería de 60 horas trabajadas / 108 horas disponibles Fuentes internacionales o nacionales indican que estos valores que son pertenecientes generalmente al rango del 40% o el 50%.

Del total de horas disponibles que tiene una persona o especialidad en un período, solamente un porcentaje corresponde a servicios realmente prestados al cliente. Independientemente de las causas que afecten el factor de utilización, las horas en las cuales no se hace "uso" de un oficio, mantenimiento debe recuperar el costo que para él representa dicha especialidad.

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Por eso la mano de obra totalizada (con sus factores de costos asociados) pasa a ser un costo fijo, sólo varía de período a período el costo estándar, entonces es tarea de mantenimiento mejorar la utilización y así lograr bajar el valor de las tarifas y aumentar su rendimiento. La tendencia a "disminuir costos" prescindiendo del personal debe ser reemplazada por los objetivos de disminuir los tiempos perdidos del personal o aumentar la productividad. Para una empresa es independiente el pago a los técnicos, del nivel de ocupación de los mismos, por eso se afirma que ese costo es un costo fijo desde el punto de vista dinero empleado por la empresa. Conociendo la importancia de calcular correctamente el número de horas disponibles reales de un técnico para obtener la tarifa de mano de obra, se mencionan a continuación dos escenarios que tienen efecto sobre la horas disponibles y que deben tenerse en cuenta a la hora de realizar los cálculos.

EL EFECTO DE LOS DESPLAZAMIENTOS El tiempo de desplazamiento entre unidades de trabajo geográficamente distantes hace que se realice esta pregunta de manera constante: ¿Los tiempos de desplazamiento son parte de las órdenes de trabajo o "Tiempo perdido o son tiempo bien empleado"?, Una respuesta positiva para el primer caso implica tener menos horas trabajadas y el segundo medir los tiempos de desplazamiento con el fin de calcular mejor el tiempo realmente disponible. Si no se asocian a las órdenes de trabajo entonces disminuye la disponibilidad del personal y en las órdenes de trabajo no se consideran como parte de ellas, para evitar discusiones que no aportan mucho es necesario partir del hecho de que mientras las personas se desplazan devengan su salario, por lo tanto sí hacen parte de las órdenes de trabajo. A continuación en la Tabla 13 un ejemplo que ilustra cómo se afecta el factor de utilización sin considerar los desplazamientos (no es lo recomendado). Número de horas estimadas en desplazamientos

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Número de horas reales en desplazamientos

18

Número de horas trabajadas

49 – 18 = 31

Número de horas disponibles

108 – 29 = 79

Factor de utilización

31/79 = 0,39

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Nótese la influencia de esta decisión que independientemente de la que se adopte exige que estos tiempos se midan y se hagan análisis tales como porcentaje de tiempo por órdenes de trabajo asignado a estos trabajos.

EL EFECTO DE LAS HORAS EXTRAS Las horas extras mejoran aparentemente el aprovechamiento de la mano de obra, pero deben afectar el Número de horas extras laborales Factor de utilización

15 (49 + 15)/(108 + 15) = 0,52

numerador y el denominador del factor de utilización. Tal como lo muestra el ejemplo de la Tabla 14. Por lo tanto no constituyen tal mejora. Estos efectos puede ser necesario incluirlos dependiendo de las circunstancias de trabajo del técnico y de las situaciones que se tendrán en cuenta en el cálculo de la tarifa de mano de obra. En este artículo se evidenció como el costo de la mano de obra es no es fijo, como suele calcularse y se mostró una manera adecuada de distribuir e incluir todos los costos asociados de posesión de un técnico, así como las situaciones que deben tenerse en cuenta a la hora de determinar las horas disponibles reales de un técnico, con el fin de calcular correctamente la tarifa de mano de mano de obra de los técnicos de mantenimiento.

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BIBLIOGRAFÍA       

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AUTOR Carlos Mario Pérez Jaramillo Ingeniero mecánico. Especialista en sistemas de información. Especialista en gestión de activos y gerencia de proyectos. Máster en gestión de proyectos, negocios y administración de activos físicos. Profesional en RCM2™ de Aladon Network. Certificado como Endorsed assessor y Endorsed trainer of Institute of Asset Management. Asesor y consultor de dirección y gerencia de mantenimiento. Ha desarrollado y apoyado la aplicación de modelos de gestión de activos en compañías del sector alimenticio, de minas, petrolero, petroquímico, textil, servicios públicos, entretenimiento y energético. Instructor en RCM, confiabilidad, análisis de fallas, planeación y programación de mantenimiento, costos, indicadores de gestión de mantenimiento, análisis del costo del ciclo de vida y en el estándar PAS 55 para la gestión óptima de activos. Ha trabajado en la divulgación, capacitación y aplicación de RCM2, gestión de mantenimiento y gestión de activos en empresas de Ecuador, Perú, España, Chile, Argentina, Cuba, México, Panamá, Costa Rica, El Salvador, Guatemala y Colombia.

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