Cómo Delegar de Forma Eficaz



PAUL NEWTON

CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

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Cómo delegar de forma eficaz 1. edición © 2018 Paul Newton & bookboon.com ISBN 978-87-403-2192-0

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Contenido

CONTENIDO

Sobre el Autor

6

Prólogo

7



8

Visite nuestro sitio web

1 Introducción

9

2

¿Por qué debo delegar?

11

3

¿Cuándo debo delegar?

13

4

Principios de la delegación

15

5 Etapas prácticas de la delegación eficaz

18

6 Cómo hacer que la delegación sea eficaz

23

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Contenido

7 Cómo proporcionar devoluciones a los miembros del equipo

31

8 Cómo analizar el proceso de delegación

33

9 Resumen

37

10 Referencias

38

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Sobre el Autor

SOBRE EL AUTOR Paul Newton ha trabajado en el área de gerencia de proyectos y TI durante más de treinta años y también ha constituido varias empresas en línea. Fue cofundador y director de ITT Ltd donde se encargó del desarrollo y la comercialización de herramientas informáticas de capacitación en gestión. Entre sus clientes se encuentran Microsoft, IBM, Pfizer, Sun Microsystems, el Servicio Nacional de Salud de Reino Unido, el Ministerio de Defensa, Barclays y otras tantas organizaciones reconocidas a nivel internacional. Antes de eso, trabajó como consultor de TI especializado en el desarrollo de software de mainfraime de IBM para muchos de los clientes de esta empresa, como, por ejemplo, Rockwell, Severn Trent Water, SWEB, SWALEC y Eagle Star Insurance. También, es el dueño de www.psychometric-success.com, un proveedor líder de exámenes aptitudinales de práctica. Este sitio web ayuda a más de un millón de personas por año a aprobar los exámenes de selección laboral, como los exámenes numéricos, orales, abstractos, espaciales y de razonamiento mecánico. Contiene dieciséis exámenes de práctica que se pueden descargar desde www.psychometric-success.com. Puede comunicarse con él a través de los siguientes correos electrónicos [email protected] y [email protected], o a través de su blog personal: www.pcnewton.com.

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Prólogo

PRÓLOGO Uno de los principales problemas que enfrentan las personas que aspiran a ser gerentes es la incapacidad para delegar de forma eficaz. Este libro electrónico proporciona una guía práctica para aumentar su productividad y la de su equipo a través del proceso de delegación eficaz. Al finalizar el libro, usted aprenderá lo siguiente: • Por qué la delegación es una de las habilidades de gestión más importantes que puede dominar. • Cómo decidir si una tarea se puede delegar o no. • La diez reglas de una delegación eficaz que motivará y fortalecerá a su equipo. • Cómo controlar de forma precisa las tareas delegadas y evitar los casos de exageración en los informes. • Las seis preguntas que necesita formular a fin de desarrollar sus habilidades de delegación.

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Introducción

1 INTRODUCCIÓN Una de las habilidades de gestión más importantes que puede aprender a dominar es la delegación. Al ser específica, la delegación es una habilidad que se vuelve cada vez más importante a medida que va avanzando en los niveles de gestión y que aumenta en gran medida su propio nivel de productividad. No existe otra habilidad que pueda aumentar su nivel de productividad tanto como la capacidad para delegar de forma eficaz. Dicho esto, la delegación eficaz implica tiempo y esfuerzo, pero el beneficio de mejorar el compromiso y la autonomía de los empleados es invaluable. Cuando se lleva a cabo de manera adecuada, la delegación aumenta el nivel de motivación de los miembros del equipo, ya que permite la generación de ideas nuevas e innovadoras, lo que, a cambio, fomenta el desarrollo de las habilidades de toma de decisiones y de creatividad de cada uno de los miembros. Harold Koontz y Cyril O’Donnell, en su libro revolucionario «Principles of management», expresaron lo siguiente acerca de la delegación: «Los administradores deben ser conscientes de que existe una «ley de ventaja comparativa administrativa» similar a la ley de ventaja comparativa económica que se aplica a las naciones. La ventaja comparativa económica sostiene que cada país se volverá más rico si exporta el producto que se fabricó con mayor eficiencia e importa el producto elaborado con menor eficiencia, incluso si pudiera fabricar dicho producto importado a un menor costo que cualquier otra nación. Los administradores pueden hacer una mejor contribución a la compañía si se enfocan en realizar tareas que son más beneficiosas para alcanzar los objetivos de la compañía y delegar a sus subordinados todas las demás actividades, incluso si creen que pueden hacerlo mejor que ellos». En otras palabras, siempre debe concentrar sus energías en aquellos aspectos de su trabajo que son más beneficiosos para el desarrollo de la organización.

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Introducción

Conservar

Delegar

Las tareas que son más beneficiosas para la organización

Todo lo demás

(incluso si cree que puede hacerlo mejor)

Todas las demás actividades se deben delegar a otras personas que están bajo su control. Esta filosofía debe invalidar su creencia de que usted puede hacer la tarea «mejor» que aquellas personas a las que les delega dicha tarea.

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¿Por qué debo delegar?

2 ¿POR QUÉ DEBO DELEGAR? Como gerente, necesita asignar la mayor cantidad de tiempo posible en el desarrollo de su propio negocio o servicio. Esto implica enfocar una gran cantidad de tiempo en la planificación de las necesidades a corto y largo plazo de la organización; una estrategia que, en teoría, suena bien, pero que, sin dudas, lo lleva a usar cualquier momento libre para abordar tareas y problemas operativos. Por ende, si puede reducir de forma eficaz la cantidad de tiempo que pasa realizando tareas operativas, tendrá más tiempo para dedicarse al crecimiento y planificación de su organización. De ahí la importancia de aprender a delegar. Una de las maneras más eficaces y eficientes de lograr esto es al delegar las tareas operativas más molestas a alguien que sea perfectamente capaz de realizarlas. De hecho, un aspecto clave de la delegación eficaz es asegurarse de que mientras organiza su tiempo, las tareas se asignen a personas idóneas a fin de minimizar los riesgos y garantizar resultados óptimos. También le ofrece la oportunidad de desarrollar las habilidades de los miembros de su equipo, ya que esto aumenta la moral y motivación del grupo. También es importante recordar que, a la hora de delegar una tarea a un miembro del equipo, usted seguirá siendo responsable de ella; lo único que está haciendo es asignarle a otra persona la realización de la tarea en su nombre. A menudo, los gerentes temen que la persona a la cual le delegaron la tarea no pueda realizarla con éxito (lo que los hará responsables en última instancia) y, por ende, evitan delegar tareas a futuro. Aunque la delegación sí implica un riesgo en el desempeño, el alcance de dicho riesgo va a depender de la naturaleza de la tarea y de su importancia de acuerdo con los objetivos de la organización. Para ser un gerente eficaz, necesita controlar ese riesgo en el desempeño al delegar una tarea. El primer paso es asegurarse de si es una persona a la que le da miedo delegar. Los motivos más comunes para no delegar son los siguientes: • • • • • •

Está muy ocupado. No cree que nadie pueda hacer el trabajo con el mismo nivel de calidad. Nadie tiene su habilidad. Siente culpa al pasarle el trabajo a otro. El éxito de la delegación puede hacerlo quedar como alguien deficiente. Usted es la única persona capaz de realizar la tarea.

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¿Por qué debo delegar?

Decir que «están muy ocupadas» es, a menudo, la excusa que usan las personas cuando quieren negar el hecho de que tienen mucho trabajo. Esto demuestra un rasgo de inseguridad que puede deberse a la falta de confianza en los miembros del equipo para realizar una determinada tarea con la misma eficacia. No puede delegar porque... Está muy ocupado

Solo usted puede hacerlo

Pueden resultar mejor que usted

No confía en los demás

Se siente culpable

No es lo suficientemente capaz

Esto también puede considerarse una resistencia por parte del gerente a ceder cualquier parte de su trabajo a otra persona. Lo anterior puede deberse a que este es uno de los pocos aspectos de su trabajo que disfruta. Desafortunadamente, esto evidencia una mala capacidad de liderazgo por parte del gerente y una falta de voluntad para desarrollar las habilidades de su equipo. Un buen gerente confía en las habilidades de su equipo y siempre está en busca de nuevas formas de ampliar sus habilidades e identificar oportunidades de capacitación. A menudo, los gerentes no quieren delegar porque piensan que esto puede reflejar una mala imagen en cuanto a sus propias habilidades y, por ende, se niegan a ceder la tarea. Esto genera consecuencias en la capacidad para controlar la carga de trabajo y puede aumentar los niveles de estrés. Reconocer cuándo necesita ayuda es una fortaleza, no una debilidad, y no debería hacerlo sentir culpable a la hora de delegar. En algunos casos, los gerentes también pueden negarse a delegar debido a que pueden sentir envidia de que otra persona se lleve el crédito por haber realizado la tarea correctamente. Esto de nuevo demuestra no solo una mala capacidad para gestionar, sino una falta de preparación para el puesto de gerente; un buen gerente se siente orgulloso de los logros de los miembros de su equipo y reconoce el beneficio para todo el equipo, en vez de sentirse celoso de quedar relegado.

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¿Cuándo debo delegar?

3 ¿CUÁNDO DEBO DELEGAR? Uno de los principales problemas que enfrentan las personas que aspiran a ser gerentes es la incapacidad para reconocer que la delegación es fundamental para alcanzar el éxito. La creencia de que puede hacer un mejor trabajo que los demás no es una razón válida para hacerlo usted mismo. Como gerente, necesita tener siempre presente los objetivos que pretende lograr la organización. A la hora de determinar qué tipo de tareas se deben delegar, existen algunos factores importantes que necesita considerar. Para hacer esto, debe plantearse la siguiente pregunta: «Si delego esta tarea…» • ¿Me permitirá tener más tiempo para enfocarme en tareas que son de mayor importancia para la organización? • ¿Me permitirá desarrollar las habilidades de un miembro de mi equipo al proporcionarle más experiencia en esta área? • ¿Ayudará a una persona con una mirada diferente de la tarea a brindar una solución más innovadora de la que yo mismo hubiese brindado? Si la respuesta a cualquiera de estas preguntas es «sí», entonces, debe delegar la tarea.

Ladelegación, delegación, La ¿permite tener más tiempo para enfocarse en tareas que son de mayor importancia para la organización? ¿permite desarrollar las habilidades o aumentar la experiencia del miembro de un equipo? ¿permite obtener una solución innovadora que nunca se me hubiese ocurrido?

Como primer paso, es recomendable delegar las siguientes tareas: • Tareas rutinarias. • Tareas planificadas. • Tareas por las que un miembro del equipo ha manifestado su interés.

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¿Cuándo debo delegar?

Debe asegurarse de tener el tiempo suficiente, dentro de todo lo que tiene que hacer, para describir y explicar con exactitud lo que se requiere para realizar dichas tareas. Debe ser consciente de que no siempre puede delegar tareas poco agradables, ya que esto no motivará a su equipo. También es importante reconocer las situaciones en que no debe delegar. Debe resistirse a la tentación de pasar a otro tareas que le han delegado, ya que es fundamental que sea capaz de controlar los problemas que surgen y asegurarse de que sean resueltos entre usted y la persona que le delegó la tarea. La delegación no debe usarse como una estrategia para abordar tareas de último minuto. La naturaleza de este tipo de tareas no proporciona el tiempo suficiente para controlar los riesgos implicados o para otorgar instrucciones detalladas.

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Principios de la delegación

4 PRINCIPIOS DE LA DELEGACIÓN Si ha respondido que sí a las preguntas anteriores, entonces, necesita decidir cómo aplicar los principios de la delegación funcional, según lo descrito por Koontz O’Donnell:

PRINCIPIOS DE LA DELEGACIÓN Según los resultados esperados Responsabilidad absoluta

Igualdad de responsabilidad y autoridad

1) Principio de delegación según los resultados esperados El nivel de autoridad delegado a un solo gerente debe ser aquel que garantice su capacidad para lograr los resultados esperados. Sin este nivel de autoridad, no será capaz de realizar la tarea, ya que las otras personas con las que tiene que interactuar perjudicarán su progreso debido a la falta de una «verdadera» autoridad. Es fundamental que, como parte del proceso de delegación, comunique este traspaso de autoridad a todas las partes necesarias. 2) Principio de responsabilidad absoluta Es fundamental que la delegación no se use como un medio para evitar o renunciar a la responsabilidad final de las tareas. La responsabilidad de las actividades que se delegan a los subordinados sigue siendo de la persona que originalmente delegó la tarea. 3) Principio de igualdad de responsabilidad y autoridad El nivel de autoridad que se delega junto con la tarea debe coincidir con el nivel de responsabilidad y el rol del subordinado.

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Principios de la delegación

RIESGOS COMUNES

El paso final es analizar sus sentimientos personales y asegurarse de que está listo para evitar los riesgos comunes relacionados con la delegación. Riesgos comunes

Conservación del control

nar

No microgestio

Brindar pocas ra la instrucciones pa tarea la de n ció za ali re

Monitoreo minucioso

ias

Evitar interferenc

Opiniones constructivas

Prevenir errores

Evite microgestionar la tarea Las tareas de microgestión implican darles a sus colegas la libertad para tomar decisiones, incluso si siente que usted es mejor que ellos. Muchos de nosotros tenemos la mala costumbre de seguir tomando decisiones una vez que la tarea ya se delegó. Esto reduce el nivel de autoridad que hemos otorgado para la tarea y perjudica su progreso. También, hace que se pierda demasiado tiempo; exactamente lo que usted buscaba ganar al decidir delegar la tarea. Esta es probablemente la principal y única razón de insatisfacción entre los miembros del equipo.

Tómese el tiempo para realizar los controles necesarios Para ser un gerente exitoso, necesita establecer sistemas de control que le permitan obtener un panorama de todas las actividades que ha delegado a fin de que pueda tomar las medidas correctivas necesarias. Una vez que estos sistemas de control se establezcan, podrá estar tranquilo de que será capaz de determinar y solucionar cualquier error que sus subordinados puedan cometer.

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Principios de la delegación

Permita que otros cometan errores Es importante que confíe en los sistemas y procesos que ha establecido para mantener el control general y recibir opiniones contundentes. Los errores se cometen cuando la gente aprende; por eso, debe ser consciente de que ocurrirán y debe contemplar la posibilidad de solucionarlos. Los mejores aprendizajes probablemente los obtendrá de los errores que ha cometido a lo largo de su carrera profesional. Por ejemplo: Puede que se hayan asignado dos tareas igual de importantes y que haya tenido que decidir cómo resolver esta situación de la mejor manera. Probablemente haya tenido que admitir su error para poder librarse de realizar ambas tareas al mismo tiempo. Este tipo de situaciones vergonzosas es algo que solo quiere vivir una vez, por lo que evitará estos descuidos en el futuro. Koontz y O’Donnell explican este hecho de la siguiente manera: «Nadie dejará que su subordinado cometa un error que pueda perjudicar a la compañía o el puesto del subordinado, pero, la constante supervisión de sus subordinados, a fin de garantizar que no cometan errores, hace que sea prácticamente imposible la delegación de autoridad. Debe permitir que sus subordinados cometan errores, ya que el costo de estos errores se consideran como una inversión para su desarrollo personal». Puntos clave • La delegación es una de las habilidades de gestión más importantes que puede dominar. • Enfoque sus esfuerzos en aquellos aspectos de su trabajo que son más beneficiosos para la organización y delegue todo lo demás. • Si decide delegar una tarea, considere los tres principios de la delegación.

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Etapas prácticas de la delegación eficaz

5 ETAPAS PRÁCTICAS DE LA DELEGACIÓN EFICAZ Existen seis etapas prácticas que debe seguir a fin de que las tareas delegadas se realicen con éxito. Este proceso lógico le permite definir con claridad sus requisitos para cada etapa y definitivamente aumentará su nivel de productividad. Para evitar que se generen confusiones o dudas en el proceso, es fundamental que se comunique con la mayor claridad posible en cada etapa, no solo con la «persona indicada», sino con cualquiera que esté involucrado en garantizar que la tarea se realice como es debido y en el tiempo estimado. Esta claridad es un requisito fundamental, ya sea que se comunique de forma escrita u oral.

1. Persona indicada

2. Objetivo claro

3. Delegación de toda la tarea

4. Fechas de entrega realistas

5. Revisiones constantes

6. Reconocimiento del mérito

1. Seleccione a la persona indicada para la tarea Como gerente, es fundamental que sepa con exactitud qué conocimientos, habilidades y actitudes (KSA, por sus siglas en inglés) tiene cada uno de los miembros de su equipo. Será capaz de evaluar estos aspectos al analizar las competencias y comportamientos que una persona puede manifestar en determinadas situaciones. La persona que elija para delegar la tarea debe demostrar muchos de los comportamientos requeridos para llevar a cabo la tarea que desea delegar. Esto puede evidenciarse en la manera en que esta persona reacciona ante circunstancias inesperadas o en la manera en que trata a otros miembros de su equipo para apaciguar

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Etapas prácticas de la delegación eficaz

Habilidades

Conocimiento

Actitud

Competencias y comportamientos situaciones posiblemente perjudiciales. 


Con este conocimiento, será capaz de seleccionar a la persona «indicada» para realizar la tarea que desea delegar, de la manera en que quiere que se hagan las cosas. El miembro del equipo debe sentir que la tarea que le asignaron coincide con la descripción de su puesto y con el nivel de autoridad. Además de representar una oportunidad desafiante para mejorar su desempeño, la delegación le permitirá poner en práctica sus habilidades e iniciativa. Si estas condiciones no se cumplen, entonces, es probable que el miembro del equipo no se haga responsable e intente, de forma activa o pasiva, evitar realizar la tarea. 2. Proporcione un objetivo claro Es su responsabilidad proporcionarle al miembro del equipo toda la información que necesitará para comprender con exactitud lo que se espera de él y para realizar la tarea de forma eficaz. Es importante que las indicaciones que brinde dejen en claro la importancia de la tarea. Es de suma importancia que aclare lo que espera de la tarea que está delegando y que esta debe cumplir con los objetivos SMART (descritos en el libro «Effective Goal Setting», el cual puede descargarse desde www.free-management-ebooks.com). Esto implica cómo se medirá su éxito y el del empleado. Con este conocimiento, el

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Etapas prácticas de la delegación eficaz

miembro del equipo podrá comprender con claridad en qué consiste el objetivo y qué se espera de él como empleado. No use frases o palabras poco precisas como «lidiar con», «coordinar» o «conectarse con» a la hora de emitir las instrucciones. Por ejemplo, la frase «Me gustaría que coordinen con ellos a partir de ahora» prácticamente no tiene sentido y deja un amplio margen para que se generen malentendidos. Como parte del proceso de explicación, asegúrese de que el miembro del equipo comprenda con exactitud qué es lo que tiene que hacer. Permítale que haga preguntas y que describa con sus palabras la tarea que debe realizar a fin de que se apropie de ella y de que usted se quede tranquilo de que la comprendió. 3. Delegue toda la tarea a una sola persona Uno de los errores más graves que puede cometer cuando delega trabajo es dividir la tarea y repartirla a varias personas del equipo. Lo único que genera esto es un gran nivel de confusión respecto de la situación. Por lo tanto, es vital que garantice que la persona comprenda que es completamente responsable de entregar la tarea de la manera más adecuada a fin de alcanzar el éxito. Si varias personas se involucran en la realización de diferentes aspectos de la tarea, se hace difícil para ellas comprender cuándo comienzan y terminan sus responsabilidades. Esto puede generar que un mismo aspecto de la tarea se haga dos veces o que se deje sin hacer, ya que las personas piensan que esto lo tiene que hacer alguien más. Si la persona a la que le ha delegado la tarea decide, a su vez, delegar partes de esta, entonces, ella misma es la encargada de decidir y aceptar la responsabilidad de lograr el éxito. 4. Establezca una fecha de entrega realista, si corresponde Al momento de brindarle indicaciones a la persona a la que va a delegarle la tarea, debe explicarle cuál es la fecha de entrega y el motivo de por qué se debe hacer en ese período de tiempo. Puede haber ocasiones en las que esté delegando una tarea que involucra a un tercero al que es incapaz de ofrecerle una fecha de entrega más adecuada. Los motivos de por qué se estableció esta fecha de entrega deben explicarse a la persona para garantizar que acepte la tarea. Establecer fechas de entregas muy ajustadas, a menudo, tiene el efecto contrario al que se espera. Si un miembro del equipo comienza a dudar acerca de su capacidad para terminar a tiempo, puede que pierda la motivación para siquiera intentarlo.

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Etapas prácticas de la delegación eficaz

Así mismo, establecer una fecha de entrega estricta donde existen muchos factores desconocidos puede afectar de igual manera el nivel de motivación. También debe asegurarse, cuando las circunstancias lo permitan, que ninguna fecha de entrega se interponga en el análisis de todas las opciones disponibles para la realización de la tarea. Por ejemplo, la mejor opción puede implicar elegir una solución del mercado en vez de desarrollar algo de fabricación propia. La fecha de entrega puede ser muy diferente dependiendo del camino que se elija. Recuerde: una vez que haya establecido la fecha de entrega, es difícil considerar cualquier otra opción que no coincida con su límite de tiempo predefinido, en especial cuando puede realizarse en un período de tiempo mucho más reducido. 5. Lleve a cabo constantes revisiones Para que la delegación de la tarea sea exitosa, debe detallar, como parte de las indicaciones, los puntos clave de la tarea o las fechas en las que desea que el empleado brinde comentarios acerca del progreso. Esto le permite reconocer posibles problemas que puede enfrentar la persona a la que le delegó la tarea y ayudarla a resolverlos antes de que perjudiquen la realización de la tarea. Es su trabajo asegurarse de que la tarea no pierda el rumbo y, en caso de que haya que influir en el rumbo del proyecto o en las decisiones del miembro del equipo, necesitará tiempo para tomar las medidas correspondientes. Es solo a través de revisiones frecuentes y preestablecidas que podrá conocer el progreso real de la tarea a fin de corregir cualquier problema antes de que se salga de control. Llevar a cabo un informe de la tarea luego de su culminación permite que tanto usted como la persona que realizó la tarea adopten una mirada real de todo el proceso. Esto le permite al empleado reconocer su desarrollo personal y, a su vez, lo ayuda a usted a descubrir si tuvo éxito o no en la delegación de la tarea. A partir de este informe, podrá determinar qué salió bien, qué salió mal y qué áreas se podrían mejorar. A través de todo el proceso de delegación, es importante tratar de no caer en la trampa de los informes exagerados. Este tema se aborda con mayor detalle en la sección «Cómo monitorear las tareas delegadas».

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Etapas prácticas de la delegación eficaz

6. Reconozca el mérito y el esfuerzo de la persona que realizó la tarea Determine con anticipación cómo agradecerá y recompensará el esfuerzo del miembro del equipo luego de haber realizado la tarea con éxito. Cuando una tarea se termina, es importante que la persona que la realizó se lleve el crédito. Esto les brinda reconocimiento personal por la tarea realizada tanto dentro del equipo como a nivel empresarial. Si el proyecto no resulta como lo planeado, debe asumir toda la responsabilidad y, a partir del informe de la tarea, debe evaluar lo que sucedió, cómo se desarrollaron las cosas y los motivos de por qué el miembro del equipo no fue capaz de terminar el proyecto. Siempre intente aprender de estas experiencias para que, la próxima vez, pueda delegar con mayor eficacia.

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Cómo hacer que la delegación sea eficaz

6 CÓMO HACER QUE LA DELEGACIÓN SEA EFICAZ Aunque las etapas que atraviesa para determinar si es conveniente delegar una tarea o no son importantes, no son los únicos aspectos en los que debe enfocarse. Existen ciertas competencias y comportamientos que debe adoptar a fin de asegurarse de alcanzar el éxito.

Delegar toda la responsabilidad

Enfocarse en los resultados

Hacer uso de todos los recursos

Brindar opiniones constructivas

Evitar volver a hacerse cargo de la tarea una vez delegada

Ofrecer ayuda

Delegar toda la responsabilidad Se considera un grave error delegar una tarea sin otorgarle a la persona el nivel suficiente de responsabilidad. Esta situación se vuelve un obstáculo mayor para la persona y produce una disminución de su tiempo y productividad, ya que constantemente recurre a usted para obtener la aprobación de sus acciones. Esto genera un bajo desempeño y puede constituir el factor principal de por qué la tarea no salió según lo esperado.

Enfóquese en los resultados, no en el proceso Como gerente que delega una tarea, es esencial que su función se enfoque en los resultados esperados y no en cómo debe hacerse la tarea. Al comienzo, debe establecer con claridad los resultados esperados y explicar qué se debe lograr y cuáles son las medidas que se tomarán. También, debe aclarar cómo pretende determinar si la tarea se realizó o no con éxito. Esto incluye el resultado específico y el estándar de eficiencia que se esperan. Los miembros del equipo necesitan decidir la manera en que usarán la autoridad que se les ha delegado y se les debe permitir trabajar de una manera que no atente contra su propia

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

personalidad y forma de trabajar. Su deber es ofrecer orientación y ayuda a la persona solo cuando esta lo requiera. El alcance de esta función se vuelve más evidente a partir de las revisiones frecuentes que realice.

Ofrezca los recursos necesarios A fin de terminar la tarea o proyecto, puede que necesite involucrar a otros departamentos dentro de la organización. En caso de ser así, siempre brinde información completa acerca de todas las personas que pueden colaborar dentro de la organización. La realización exitosa de cualquier tarea o proyecto depende en gran parte de si se encuentra disponible la suficiente cantidad de recursos adecuados según la situación. Como gerente, es su responsabilidad asegurarse de que estén disponibles los recursos adecuados.

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Cómo hacer que la delegación sea eficaz

Brinde opiniones positivas y constructivas Un aspecto vital de cualquier tarea o proyecto es el aporte constante de comentarios sobre el desempeño de la persona a la que se le delegó la tarea. Para que este tipo de comunicación sea pertinente, debe ser constructiva y oportuna.

Brinde mensajes positivos

Evite depositar la culpa en los miembros del equipo

Enfóquese en resolver problemas

El uso de mensajes positivos como parte de su devolución genera un ambiente de respeto y cooperación. Esto es así especialmente cuando las cosas no salen como se esperaba. Al enfocarse en la mejor manera de resolver los problemas que han surgido, en vez de echar la culpa a los responsables, es probable que logre alcanzar su objetivo o, en todo caso, el mejor resultado posible. Cuando un miembro del equipo siente que tiene todo su apoyo, pondrá mucho más esfuerzo en la tarea a fin de que salga según lo esperado.

No permita que le devuelvan la tarea delegada Cuando un miembro del equipo se enfrenta a ciertos problemas, es normal que recurra a usted. Sin embargo, es difícil resistirse a la tentación de tomar el control de la situación cuando esto sucede. Lo que mejor puede hacer en estos casos es sugerir dos o más posibles soluciones y dejar que la persona decida cuál implementar. Si intenta retomar el control en este punto, no obtendrá ningún beneficio: si se logran los resultados esperados, la realización de la tarea habrá sido su responsabilidad, pero, si falla, entonces el miembro del equipo no confiará más en usted y es probable que no le informe acerca de ningún problema que le surja en el futuro.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

Proporcione ayuda cuando sea necesario Durante una tarea o proyecto, a menudo, surgen situaciones que requieren de su ayuda para que se solucionen los problemas. Debe dejar en claro, desde un principio, a qué recursos llamará en estas situaciones y cuánto tiempo dedicará de ser necesario. Desde un principio debe

definir los recursos

dedicar una parte de su tiempo

Desde un principio debe decidir cuánta participación depositará en el proyecto delegado, dado que esto le permitirá hacer un seguimiento del progreso y estar disponible si el proyecto requiere su punto de vista para corregir alguna cuestión; por ejemplo, al realizar una llamada telefónica a alguien que esté involucrado en el proyecto, pero no de forma activa. Es importante que los miembros del equipo sepan que cuentan con su total apoyo. Puntos clave • Seleccione a la persona indicada para la tarea. • Proporcione un objetivo claro. • Trasfiera todo el trabajo a un solo miembro del equipo y delegue toda la responsabilidad. • Enfóquese en los resultados, no en el proceso. • Establezca una fecha de entrega realista, si corresponde. • Ofrezca los recursos necesarios. • Lleve a cabo constantes revisiones. • Brinde opiniones positivas y constructivas. • No permita que le devuelvan la tarea delegada. • Proporcione ayuda cuando sea necesario. • Reconozca el mérito y el esfuerzo de la persona que realizó la tarea.

CÓMO MONITOREAR LAS TAREAS DELEGADAS

Ahora que ya delegó la tarea, todo lo que tiene que hacer es leer los informes que ha realizado y asegurarse de que la fecha de entrega se cumpla. Como gerente, el aspecto más importante de este proceso de informes es la predisposición. En otras palabras, estar dispuesto a ser objetivo ante los hechos que le informan y a ayudar a la persona a la que le ha delegado la tarea con recursos y apoyo adicionales.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

Depende de usted asegurarse de demostrar esta predisposición durante las sesiones frecuentes de revisión. Puede lograr esto al escuchar con atención lo que le informan y al identificar los indicios de que alguien no está siendo totalmente honesto con usted; por ejemplo, cuando no se establece contacto visual u otros comportamientos similares. Esto puede deberse al hecho de que la persona no quiere decepcionarlo con malas noticias. Mediante sus habilidades para interrogar, será también capaz de identificar inconsistencias que puedan darle la pauta de la existencia de problemas potenciales o reales. Estas preguntas necesitan preguntarse de tal manera que la persona a la cual se delegó la tarea, u otras personas involucradas en el proceso, no lo tomen como una intromisión. Si las preguntas son lo suficientemente sutiles, puede que incluso las personas no se den cuenta de lo que pretende hacer. Esta predisposición puede demostrarse al momento de brindar las instrucciones cuando le pregunta a la persona si está de acuerdo con los términos de la delegación y le comenta que puede recurrir a usted ante cualquier duda o preocupación que pueda causar problemas en la realización de la tarea. Al demostrar su predisposición, está enviando el mensaje de que desea que se produzca un intercambio totalmente honesto de opiniones como parte integral del proceso de delegación. Una manera de evitar problemas en esta área es al utilizar varias herramientas que lo ayuden en el proceso de monitoreo. Las herramientas más populares son las siguientes:

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

Desarrollo de vínculos Sesiones de revisión

Sesiones de grupo

Conversaciones informales

Herramientas de monitoreo

Correos electrónicos

Reuniones

Informes

Su responsabilidad principal en esta etapa es monitorear el progreso para asegurarse de que la tarea se termine a tiempo. Uno de los problemas más difíciles a los que se enfrentará durante esta etapa de monitoreo de tareas es la exageración en la elaboración de los informes. Esto se vuelve un riesgo cada vez mayor a medida que la complejidad y la magnitud de la tarea aumentan.

CÓMO RECONOCER LOS CASOS DE EXAGERACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE LOS INFORMES

La exageración a la hora de elaborar los informes de progreso sucede dado que los empleados tienden a ser muy optimistas y los gerentes, en cierto punto, permiten que estas situaciones sucedan. Esto puede manifestarse de forma inconsciente al reaccionar de forma positiva y acrítica a los informes de progreso optimistas. Las devoluciones son una parte esencial del proceso de delegación y constituyen un proceso recíproco, donde las preguntas y la atención son aspectos clave para garantizar que la comunicación sea abierta y favorable.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

A continuación, figura una representación gráfica de una típica situación de exageración en los informes de progreso, junto con una explicación completa de la situación. Período 10 Período 9 Período 8 Período 7 Período 6 Período 5 Período 4

Lo que en realidad es Lo que se informa

Período 3 Período 2 Período 1 0%

50%

100%

1. Al comienzo del período 1, el porcentaje de realización de la tarea está en cero. 2. Al comienzo del período 2, el optimismo natural o el deseo de aparentar ser productivo hace que las personas crean que se realizó un 15% de la tarea cuando, en realidad, solo se realizó el 10%. 3. Al comienzo del período 3, se informa que se realizó un 30% de la tarea cuando, en realidad, solo se realizó el 20%. El optimismo todavía puede seguir siendo un factor influyente, al igual que el deseo de mantener el progreso que se informó en la etapa anterior. Este problema puede complicarse si el gerente está constantemente incentivando a los empleados a que realicen informes que manifiesten progresos rápidos. Esta discrepancia aumenta a lo largo de los períodos 4 y 5. 4. Al comienzo del período 6, el miembro del equipo se siente bajo presión, ya que debe informar que se realizó un 75% de la tarea a fin de ser coherente con los progresos anteriores. En este punto, probablemente son conscientes de que sus afirmaciones en cuanto al progreso de la tarea han sobreestimado el estado real de la tarea, pero les resulta difícil admitir que han exagerado la situación. Como resultado, el gerente puede recibir un informe de progreso que está subestimando la cantidad de trabajo que queda por hacer. Es decir, el gerente cree que solo queda el 25% de la tarea por hacer cuando, en realidad, queda el 58%. 5. Al comienzo del período 7, el progreso que se informa cae, dado que el empleado se da cuenta de la realidad de la situación. No puede seguir informando este progreso porque, de lo contrario, manifestará que ha terminado cuando, en realidad, solo se realizó el 58% de la tarea. Lo que se hace en estos casos es realizar una actualización del progreso con la esperanza de que el progreso real y el que se informa coincidan en algún punto en el futuro.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo hacer que la delegación sea eficaz

La exageración a la hora de elaborar los informes, a menudo, genera una situación en donde parece que se ha realizado un 80% o un 90% de la tarea. La mejor manera de evitar exagerar es implementar medidas objetivas de progreso, en vez de solicitar una opinión subjetiva. Nunca debe subestimar la falta de disposición de los miembros del equipo para admitir que han exagerado en cuanto al progreso de la tarea o su ingenio al tratar de ocultar que lo han hecho. Una de las estrategias que las personas usan para tratar de salir del pozo que ellas mismas cavaron es al realizar trabajo adicional, ya que creen que serán capaces de ahorrar algo de tiempo cuando hagan una nueva tarea y usar el tiempo de esta para compensar el tiempo perdido de la tarea que tienen atrasada. Es poco probable que esto produzca el efecto deseado, y lo que por lo general sucede es que la exageración en los informes se mantiene oculta durante más tiempo y constituye un problema cuando finalmente sale a la luz. Puntos clave • La exageración en los informes de progreso sucede dado que las personas tienden a ser muy optimistas. • Esta situación se ve perjudicada cuando los gerentes reaccionan de forma acrítica a los informes de progreso optimistas. • La exageración a la hora de elaborar los informes genera una situación en donde parece que se ha realizado casi toda la tarea. • Implemente medidas objetivas en vez de pedir una opinión subjetiva.

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CÓMO PROPORCIONAR DEVOLUCIONES A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

7 CÓMO PROPORCIONAR DEVOLUCIONES A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO Una vez que ha delegado la tarea a partir de las pautas indicadas anteriormente, es fundamental que no solo controle el progreso, sino que también proporcione devoluciones frecuentes a los miembros del equipo. Esto es especialmente importante en los primeros días, ya que los miembros del equipo, a menudo, se sienten incómodos cuando quieren pedir algún consejo luego de haber recibido la tarea delegada porque suponen que los demás pensarán que no han comprendido bien la tarea o que no han avanzado mucho hasta el momento. Esto puede generar un estrés innecesario si, como suele ocurrir, no están muy seguros de cómo proceder luego de haber estudiado la tarea en detalle. Por lo general, esto sucede cuando se dan cuenta que existen varias opciones posibles o cuando son conscientes de que existe un problema imprevisto. Al demostrar su predisposición, será capaz de tranquilizarlos durante esta situación de estrés y brindarles el apoyo necesario para fortalecer sus habilidades de toma de decisiones. Lo importante aquí es proporcionar devoluciones sin que parezca que está interfiriendo innecesariamente o que está siendo impaciente si el miembro del equipo se siente confundido en algo que usted considera que debe quedar claro. Al ofrecer devoluciones constructivas, ayuda a la persona con las decisiones necesarias a fin de que comience a sentirse totalmente dueña de la tarea delegada. El aspecto importante es que las devoluciones se brinden mientras todavía haya tiempo para tomar las medidas necesarias. Debe asegurarse de que las devoluciones sean frecuentes y de que exista la posibilidad de un intercambio de información sin lugar a críticas.

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CÓMO PROPORCIONAR DEVOLUCIONES A LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Las devoluciones ayudan también a aumentar la motivación y a fortalecer a las personas al permitirles forjar su éxito y hacerles saber que sus esfuerzos son valorados. Esto debería mejorar su desempeño y permitirles tener una perspectiva de sus problemas y preocupaciones. Puntos clave • Proporcione devoluciones a los miembros del equipo, en especial, en las primeras etapas del proceso. • Las devoluciones mejoran el desempeño y permiten tener una perspectiva de los problemas y preocupaciones. • Realice devoluciones mientras todavía esté a tiempo de cambiar la situación.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo analizar el proceso de delegación

8 CÓMO ANALIZAR EL PROCESO DE DELEGACIÓN Una vez que la tarea se terminó, se debe agradecer al miembro del equipo por su esfuerzo y otorgarle el reconocimiento que se merece. Es esencial que reflexione sobre cuán bien salió la tarea y analice las decisiones que tomó a lo largo del proceso. Este análisis también debería incluir las devoluciones del equipo o de los equipos involucrados, así como también de la persona a la que se le delegó la tarea. Al escuchar los comentarios de estas personas será capaz de determinar la calidad de sus propias decisiones. Es importante que se plantee las siguientes preguntas:

Objetivo

Persona ¿Fue la persona indicada?

¿Era claro?

¿Tuvo el control total de la situación?

¿La fecha de entrega era realista?

¿La ayuda otorgada fue suficiente?

¿Había recursos adecuados?

¿Seleccionó a la persona indicada para la tarea? Al pensar en la persona que se encargó de la tarea, puede adquirir una opinión más clara de si presentó o no las competencias y los comportamientos requeridos para esa tarea. Puede suceder que, tal vez, juzgó mal las capacidades del miembro del equipo y no esperaba que se desenvolviera de la manera en que lo hizo. Esto permite detectar el área o las áreas que la persona debe mejorar a través de capacitación adicional. Como parte del proceso de delegación, también tiene la posibilidad de analizar el comportamiento de la persona en comparación con el de otro miembro del equipo. Esto le permite analizar los KSA del equipo y, a partir de esto, puede tomar una decisión en cuanto a quién será la próxima persona a la que le delegue una tarea.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo analizar el proceso de delegación

¿El objetivo era claro? Una vez que la tarea se termina, tiene la posibilidad de analizar si las instrucciones que brindó fueron claras o no. A través del proceso de devolución, será capaz de asegurarse si existieron algunas omisiones o detalles innecesarios en ciertas áreas. En caso de ser así, esto pudo haberse generado como resultado de no haber definido con claridad el objetivo. Puede reflexionar sobre la mejor solución para resolver estos problemas en el futuro y, de ser necesario, buscar consejos de superiores o colegas.

¿Les proporcionó la libertad suficiente para realizar la tarea a su manera? Saber si ha logrado el equilibrio justo entre ayudar al equipo, pero sin interferir demasiado no es fácil. La mayoría de los miembros del equipo no desean insinuar que lo están criticando, por lo que debe estar atento a cualquier indicio de duda en sus respuestas, a su lenguaje corporal y a otro lenguaje no verbal que indique que necesita entrometerse menos en el futuro.

¿La fecha de entrega era realista? Establecer fechas de entrega siempre ha sido una tarea difícil, ya que necesita considerar varios factores, como el nivel de habilidades del miembro del equipo, sus otros compromisos y las influencias o limitaciones externas. A menudo, una fecha de entrega se puede establecer según la propia naturaleza de la tarea; por ejemplo, no se puede tener control sobre la fecha de una exhibición, solo se puede controlar cómo organizará el evento. En estas situaciones, no avisar con anticipación la fecha puede ser la causa principal que perjudique la realización de la tarea. Si esto sucede, puede aprovechar la situación para evaluar las habilidades de su equipo. Las instrucciones que proporcione deben dejar en claro desde un principio que las dudas necesitan reducirse y que es necesario que ellos mismos decidan cuál es la mejor solución que pueden tomar. Como parte de su devolución, debe ser capaz de acompañarlos durante este duro proceso y asegurarse de que la tarea se complete con éxito.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo analizar el proceso de delegación

¿Tuvieron los recursos necesarios? Asegúrese de que ha proporcionado los recursos necesarios durante el período de la tarea, ya que es muy frustrante para los miembros del equipo estar esperando a que les envíen los recursos que necesitan a fin de poder progresar con la tarea. Esto también permite detectar ciertos «cuellos de botella» dentro de la organización que necesita abordar como una cuestión aparte. Esto puede ser algo tan simple como el tiempo requerido para procesar un pedido o el presupuesto insuficiente que se asignó a una tarea, o bien puede significar algo más complejo, como que el presupuesto no se aprobó, por lo que el inicio de la tarea se demora.

Posibles problemas con los recursos externos:

Presupuesto insuficiente

Los recursos son deficientes

Comunicaciones poco claras

Falta de habilidades requeridas por parte del proveedor

Los problemas con los recursos externos también pueden detectarse y ser el resultado de los siguientes factores: • • • •

Problemas con los recursos del proveedor. Proveedor incompetente. Falta de comunicación entre las partes. Presupuesto insuficiente para la tarea.

Aquí también puede suceder que los proveedores no quieran criticarlo en persona, pero si fomenta la comunicación honesta desde un principio podrá identificar los problemas de recursos a tiempo.

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CÓMO DELEGAR DE FORMA EFICAZ

Cómo analizar el proceso de delegación

¿Recibieron el apoyo suficiente de su parte? Puede saber si cumplió bien con esta función al hacerse las siguientes preguntas: ¿Dedicó tiempo suficiente para ayudar al miembro del equipo? ¿Informó al miembro del equipo sobre la importancia de buscar ayuda cuando lo necesite? Debe recordar que a algunas personas no les gusta pedir ayuda, ya que sienten que, de esta manera, demuestran que no son lo suficientemente capaces. Si esto ocurre, a pesar de las revisiones frecuentes que realice, necesitará abordar el carácter de la persona y preguntarle si realmente está a gusto con este tipo de responsabilidad adicional. Sus preguntas deben responder si sus expectativas fueron realistas o no. Si evalúa el resultado de la delegación de esta manera, podrá tomar mejores decisiones en el futuro. Como gerente, gran parte del éxito dependerá de su capacidad para delegar de la manera más eficaz posible. La delegación es una habilidad que puede mejorar si se toma el tiempo para analizar su propio desempeño. Lo importante aquí es fomentar la predisposición y las críticas constructivas que le ayudarán a tomar las medidas correspondientes. Puntos clave • Pídales a los miembros del equipo que realicen devoluciones una vez que la tarea se termina. • Si evalúa el resultado de la delegación de esta manera, podrá tomar mejores decisiones en el futuro.

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Resumen

9 RESUMEN La delegación es una herramienta que permite desarrollar sus habilidades y las de su equipo. Cuanto mejor delegue las tareas, mayor será el éxito que obtendrá. La diferencia entre el éxito y el fracaso es, a menudo, una cuestión de aprender a desprenderse de la tarea y delegarla. La responsabilidad debe

Los resultados deben

estar bien definidos

ser real

ser realistas

ser reconocida

ser oportunos

ser respaldada

Defina los resultados que espera obtener a la hora de delegar Debe definir con exactitud qué es lo que espera de los miembros del equipo cuando delega una tarea o actividad específica. Cuando una persona sabe qué es lo que se espera de ella, hará su mayor esfuerzo para alcanzar este objetivo.

Delegue la tarea junto con la responsabilidad correspondiente Para que el miembro del equipo logre el éxito, es necesario que le asigne todas las tareas a fin de que todas las actividades del proyecto se realicen.

Delegue la autoridad necesaria a fin de que el empleado pueda realizar todas las tareas Es imposible que el empleado finalice el proyecto o la actividad si no tiene la autoridad necesaria para hacerlo. Cuando delega la autoridad, es su deber que todas las partes interesadas estén al tanto de ello. Download free eBooks at bookboon.com 37

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Referencias

10 REFERENCIAS Koontz, Harold, y O’Donnell, Cyril, Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions, 4.ª edición, McGraw-Hill, Nueva York.

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