Cómo aprobar el examen para ser un PMP

Cómo aprobar el examen para ser un PMP® y no morir en el intento… (Parte I)

By Sandra Navarro on 11 marzo, 2012 in Project Management

Si eres un project manager experimentado que en algún momento de su vida llegó a plantearse sacarse la certificación PMP y al ver el material se asustó y abandonó, no te avergüences, no estás solo… Creo que nos ha pasado a más de uno. Enfrentarse cara a cara con el PMBOK® no es cosa fácil ni obvia y se necesitan ayuditas para llegar hasta la meta. Aquí te cuento los 12 pasos di yo para conseguir el objetivo de ser un PMP. Si te sirven, perfecto, este post habrá cumplido su misión. Los 4 primeros pasos los tienes en este post, el resto, en sucesivos posts. 1.

Cumple los requisitos para ser PMP

2.

Haz un curso preparatorio

3.

Comienza a estudiar y hazte con un simulador de exámenes online

4.

Decide la fecha de tu examen

5.

Rellena la solicitud en el PMI

6.

Realiza el pago de la cuota del examen

7.

Cumple con el proceso de auditoría (si procede)

8.

Reserva fecha de examen en la web de Prometric

9.

Estudia, estudia y estudia

10. Haz exámenes en el simulador 11. Haz el examen para PMP 12. Celebra tu éxito

1. Cumple los requisitos para ser PMP Partimos de la base de que eres un Project Manager con la formación y experiencia suficiente como para poder presentarte al examen. Es decir, que cumples uno de estos dos requisitos: •

Título universitario de 4 años, 3 años mínimo de experiencia en gestión de proyectos con 4.500 horas dirigiendo proyectos y 35 horas de formación en gestión de proyectos, o

•

Título de secundaria, 5 años mínimo de experiencia en gestión de proyectos con 7.500 horas dirigiendo proyectos y 35 horas de formación en gestión de proyectos

Los requisitos están disponibles en la página del PMI 2. Haz un curso preparatorio Una vez confirmado que podemos presentarnos al examen, el siguiente paso recomendado es apuntarse a un curso preparatorio. Sin duda te ayudará por diferentes motivos: •

Entras en contacto con otros en la misma situación que tú con quienes puedes compartir inquietudes, dudas, etc.

•

Tienes un PMP como profesor que te guiará y dará trucos para superar el examen

•

(Si él está dispuesto), puedes preguntarle dudas a tu profesor tras el curso, cuando estés estudiando en la soledad de tu hogar

•

En el curso te proporcionan material complementario al PMBOK muy útil ya que en el examen salen preguntas que no están en el PMBOK y porque te proporcionan el pesado contenido del PMBOK interpretado y explicado.

•

(En mi caso) nos dieron acceso temporal a una plataforma online con tests para estudiar cada tema y con exámenes finales.

En mi caso, hice el curso preparatorio con Daniel Echeverría, quien nos proporcionó un buen material complementario al PMBOK y quien estuvo disponible para resolver todas las dudas que me surgieron durante mis largos días de estudio. Además, un compañero del curso abrió un grupo en Linked-in en el que unos han hecho preguntas, otros han dado consejos tras presentarse al examen, etc. Por cierto, lo que empezó siendo un grupo para nuestra promoción del curso ha evolucionado y ahora es un grupo abierto al que podéis apuntaros, se llama “Project Manager Aragón (PMP)”. 3. Comienza a estudiar y hazte con un Simulador de exámenes online Tras finalizar el curso preparatorio comienza a estudiar. Estudia un tema y luego haz los tests correspondientes a ese tema. Dependiendo del simulador que uses te guardará la puntuación y cuando repitas ese test te dirá como han ido evolucionando tus puntuaciones.

Para hacer test durante el estudio y exámenes yo usé dos simuladores: 1.

El simulador de Pablo Lledó que nos proporcionaron de manera temporal en el curso preparatorio y que podéis adquirir en su web

2.

El preparador PMP de Daniel Echeverría. Este podéis probarlo gratis en su web para ver si os gusta.

Lo que más me gustó del segundo fue que cuando lo usas en “modo estudio”, al contestar una pregunta te dice (obviamente si es o no correcta), te da la explicación y te refiere a la página del PMBOK (u otra literatura) donde se habla de ese tema y de donde se ha extraído la pregunta y respuesta. Mientras estudiaba, hice un barrido de simuladores. Aquí os dejo algunos enlaces: •

PMStudy

•

Intelligent Orange

•

PMD, Project Management Development

Estos simuladores nos los llegué a probar así que no puedo opinar. Algunos están en inglés y otros en castellano. Una vez hayas dado un primer repaso a todo el temario y viendo las notas que has sacado, reflexiona: ¿cuánto tiempo necesito para estudiar todo este material bien? Ten en cuenta que debes estudiar para conseguir una nota de un 80% de respuestas correctas. Solo así te asegurarás el aprobado el día del examen. Tras reflexionar, pasa al siguiente punto. 4. Decide la fecha de tu examen Depende de lo lanzado o decidido que estés puedes ponerte fecha antes de empezar a estudiar, hay gente que prefiere tener la meta visible desde el principio o que tiene prisa por sacarse el certificado. Esto es algo muy personal.

5. Rellena la solicitud en el PMI Comienza registrándote en la web del PMI, rellena los campos solicitados para crearte una cuenta y una vez en tu cuenta entra en “Apply for PMP Certification” y la aplicación te irá guiando para que introduzcas la información relativa a: •

la titulación que posees,

•

los cursos relacionados con la gestión de proyectos que has realizado y sus horas de duración. Recuerda que debes acreditar al menos 35 horas de formación en este ámbito.

•

tu experiencia como director de proyectos.

o

proyectos que has dirigido,

o

fechas de inicio y fin de los mismos,

o

número de horas trabajadas en cada grupo de procesos de la gestión de proyecto: iniciación, planificación, ejecución, control y cierre

o

persona que pueda verificar dicha experiencia (lo más sencillo, tu responsable durante cada proyecto).

En este momento debes tener en cuenta varias cosas: •

En el cálculo de meses totales trabajados dirigiendo proyectos, si hay solapamientos entre proyectos digamos de 1 mes, este mes contará solo una vez en la suma total, no como 1 mes en el proyecto 1 y otro mes en el proyecto 2. (en la página 10 del “PMP Handbook ” tienes una figura explicativa)

•

Sin embargo, en el cómputo de horas totales trabajadas (por grupos de proyectos) aunque haya solapamiento de proyectos, cuentan todas las horas

Ni que decir tiene que un Project manager que quiera certificarse debe tener experiencia en todos los grupos de procesos (aunque no tiene por qué tener el mismo nivel de experiencia en todos ellos) Recuerda que tienes 90 días para rellenar la solicitud. Una vez enviada, tu solicitud es revisada en un máximo de 5 días tras lo cual, si todo va bien, te avisan para que realices el pago de la cuota del examen.

6. Realiza el pago de la cuota del examen Aquí tienes dos opciones, pagar la cuota del examen directamente o hacerte socio del PMI primero y luego pagar la cuota del examen, que en este caso te sale más barato el examen. En la página 13 del “PMP Handbook” tienes las tarifas en todas sus modalidades. Una vez realizas el pago puedes ser seleccionado aleatoriamente para ser auditado. Yo tuve esa “suerte”, así que antes de pasar a ponerme fecha de examen tuve que cumplir con el proceso de auditoría. Si eres auditado, lee el punto 7. Si no, puedes obviarlo, e ir al siguiente.

7. Cumple con el proceso de auditoría En cuanto a la auditoría, no es dura de pasar, simplemente que retrasa un poco tu plan para presentarte al examen porque hasta que no la pasas no te puedes poner fecha de examen. Simplemente tuve que demostrar todo lo que había puesto en la solicitud que rellenas en la web del PMI. Tuve que recopilar: •

fotocopia del título universitario

•

fotocopias de los diplomas de los cursos realizados de gestión de proyectos

•

(en mi caso) un documento donde el responsable del departamento de formación de mi empresa, certificaba que yo había impartido internamente en la empresa un curso de gestión de proyectos

•

los “experience audit forms“, que son los documentos que tus responsables, los que has introducido en la solicitud deben firmar certificando que has dirigido los proyectos que mencionas, con las horas de experiencia que has puesto en la solicitud. Estos documentos te los dan rellenos con los datos proporcionados y los responsables solo deben rellenar la casilla donde pone que toda la información proporcionada es cierta y firmarlos.

En mi caso, lo último fue lo que más tiempo me llevó ya que uno de los proyectos que puse en mi solicitud era de cuando trabajaba en Holanda, y me tuve que poner en contacto con mi jefe de entonces, enviarle el documento que tenía que firmar, y que él me lo enviara en un sobre cerrado por correo postal.

El PMI, además, te indica que el sobre debe ir cerrado y firmado en la solapa por tu responsable. En mi caso, mi responsable (de Holanda) se olvidó firmar el sobre. Mandarlo de vuelta a Holanda solo para que firmara la solapa me pareció excesivo, así que me puse en contacto con el PMI para explicarles el caso, preguntarles si era necesario mandar el sobre de vuelta a mi ex-jefe para que lo firmara en la solapa y me dijeron que no hacía falta, que me lo aceptarían sin firmar, y así fue. Recuerda que los sobres que recibes de tus responsables no debes abrirlos, debes meterlos tal cual, en el sobre con el resto de documentos. Lo que más cuesta es recopilar la información y mandarla a Estados Unidos. Ellos lo hacen todo muy rápido, cumpliendo escrupulosamente los plazos que marcan en el proceso (máximo 5-7 días desde que reciben la documentación) y contestando también rápidamente a cualquier duda que tengas.

8. Reserva fecha de examen en la web de Prometric Para hacer el examen online, debes elegir fecha de examen en la web de Prometric. Tengo entendido que también pueden organizarse exámenes en papel para grupos si tu ciudad está a más de 300 km de un centro Prometric.

9. Estudia, estudia y estudia Sigue el mismo sistema que al principio: estudia un tema usando el PMBOK y el material adicional de tu curso preparatorio y luego haz los tests de ese tema (con aproximadamente 15 preguntas será suficiente). Repite esta secuencia tantas veces como sea necesario y cuando sientas que ya vas sacando buenas notas haciendo esto (recuerda: 80%), entonces puedes empezar a hacer exámenes. Intentar hacer un examen demasiado pronto en tu proceso de estudio solo te llevará a la frustración. Una técnica de estudio que a mi me sirvió mucho para estudiar, entender y recordar las diferentes entradas, herramientas, salidas, fórmulas, etc. fue hacerme esquemas y resúmenes entorno a los diagramas de flujo de datos de los 42 procesos de gestión de proyectos. Hacer esquemas ayuda a memorizar y entender mientras los

haces y luego al estudiar, es muy útil tener toda la información relevante en el mismo lugar. Si además usas colores/dibujos/etc. contribuyen a la memoria visual.

Es importante también tener clara la visión de Qué sucede en cada grupo de procesos y En qué orden se realiza la planificación, para ello es muy útil “Rita´s Process Chart”. Recuerda que la planificación es el único grupo de procesos que sigue un orden determinado. Debes memorizar los 42 procesos de la gestión de proyectos, a qué grupo de procesos y área de conocimiento pertenecen. Esa magnífica tabla que tienes en el capítulo 3 del PMBOK (4ª edición). En cuanto a memorizar, por supuesto que hay que hacerlo, pero no hay que obsesionarse con eso, lo importante es entender. Si lo memorizas todo, 3 días

después del examen lo habrás olvidado. Mi consejo es que entiendas por qué cierta herramienta es importante para ese proceso, qué datos necesito para llevar a cabo cierto proceso, y no que cantes el tema como un loro porque entonces no te habrá servido de nada. En esta fase vas estudiando por áreas de conocimiento: integración, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos y adquisiciones, porque así está estructurado el PMBOK. Llega un momento en el que, de forma natural, comienzas a relacionar unas áreas de conocimiento con las otras. Existen dos flujos que debes tener muy claros: el flujo de la información (información sobre el desempeño del trabajo, informes del desempeño y mediciones de desempeño del trabajo) y el flujo de los entregables: en qué proceso se construye, en cual se validan, en cual son aceptados por el cliente/patrocinador y en cual se realiza la aceptación formal y la entrega. En el PMBOK no existe un diagrama explicando estos flujos entre áreas de conocimiento y deberás visualizarlos y/o construirlos tú mismo. Para mi, tener estos dos flujos claros fue clave para comprender y para acertar unas cuantas preguntas del examen 10. Haz exámenes en el simulador Los días previos al examen es recomendable ponerse en situación y sentarse 4 horas seguidas a hacer exámenes. De esta forma 1. entrenarás la concentración para estar 4 horas sentado contestando preguntas tipo test. 2. y sabrás si estás preparado para aprobar. Lo estarás, siempre y cuando, durante tu fase de estudio saques más de un 80% de nota. La nota del examen no es tan alta, ni se sabe exactamente cuál es (al menos yo no lo he encontrado), pero si estudias para un 80%, el día del examen no tendrás ningún problema. 11. Haz el examen para PMP Cuando llegas a tu centro Prometric debes identificarte y dejar todo lo que llevas en una taquilla. Te dan para el examen 4 ó 5 hojas de papel y dos lápices, eso es todo con lo que puedes entrar en la sala. Comienzas leyendo un tutorial de cómo hacer el examen: cómo contestar las preguntas, cómo marcar una pregunta para su posterior revisión, cómo usar la

calculadora del ordenador (¿!), etc. Para leer el tutorial tienes 15 minutos. Es recomendable leerlo rápidamente (al fin y al cabo tampoco es tan complicado) y usar el tiempo restante en hacer lo que se llama un vaciado mental, es decir, coger uno de esos folios que te han dado y escribir las fórmulas, la tabla de procesos con sus áreas de conocimiento y grupo de procesos, y cualquier otra información que quieras tener presente durante el examen. Esto te servirá para que los nervios y el reloj descontando en la parte superior derecha de la pantalla no te hagan dudar y fallar durante el examen. En cuanto al ritmo de tiempo, ten controlado que contestas al menos 50 preguntas cada hora y te dará tiempo de acabar y poder revisar las preguntas que hayas marcado. Tras finalizar el tiempo del examen, debes contestar una pequeña encuesta. Al terminarla, el programa te dice inmediatamente si has aprobado o no el examen con el resultado por grupo de procesos. Te entregarán al salir ese informe impreso y en un par de días, en tu dashboard del PMI tendrás también los resultados con tu número de certificación PMP. 12. Celebra tu éxito Como no me cabe duda que siguiendo estos pasos vayas a conseguir tu certificación PMP, el último de ellos no podía ser otro que celebrar que ya eres un PMP. Después de todo éste es otro proyecto finalizado con éxito.