Comment organiser ses études

Comment organiser ses études Vous voici au début d'une nouvelle aventure ! Le changement de contexte est radical et il n'est pas toujours simple d'intégrer toutes les nouveautés... Voici, en quelques points, le tour des caractéristiques de votre nouvel environnement :

1. La présence aux cours Contrairement à ce que l'on entend parfois, la présence aux activités d'apprentissage est obligatoire. Toutefois, il faut bien admettre que la présence ne sera formellement vérifiée que lors des travaux pratiques et des laboratoires. Il est donc en grande partie de votre responsabilité d'être présent... ou pas ! Attention, si votre investissement se limite à votre seule présence physique, ce sera de bien peu d'utilité... Le cours est en effet l'occasion de réaliser votre propre prise de notes, de bénéficier des explications de l'enseignant et éventuellement de poser des questions (le plus souvent à la pause ou après le cours). D'un point de vue plus stratégique, c'est également la possibilité de percevoir quels sont les points de la matière qui retiennent plus particulièrement l'attention du professeur.

2. Le volume des matières, le niveau d'exigence C'est une évidence, le volume des matières que l'on vous demandera de maîtriser est bien plus important que ce que vous avez connu dans l'enseignement secondaire. Face à cette « montagne » de syllabus, une seule solution : anticiper ! Par ailleurs, dans l'enseignement universitaire, l'à-peu-près n'est plus permis. La rigueur et la précision seront des qualités dont il vous sera demandé de faire montre. Accordez une attention toute particulière au maniement de la langue : le savoir n'est rien sans le savoir dire.

3. L'autonomie L'entrée à l'université va correspondre, pour la plupart d'entre vous, à l'accession à une liberté accrue. D'un point de vue académique, vous serez, à peu de choses près, les seuls responsables de votre investissement. Outre l'horaire, il n'y aura pas d'emploi du temps. Contrairement à ce que vous avez connu précédemment, il n'y aura pas - ou peu- d'incitation au travail régulier. A vous d'organiser vos activités pour arriver, avec les meilleures chances de réussite, au bout de votre projet d'études. L'autonomie au quotidien. D'une part, pour ceux d'entre vous qui koteront, il faudra assumer des tâches qui jusqu'ici vous étaient probablement bien étrangères : repas, entretien, courses, ... Ne négligez pas le temps que consomment ces activités. D'autre part, la vie étudiante ne se limite pas - tant mieux !- aux obligations académiques. Il serait vraiment dommage de ne pas élargir vos intérêts : sports, culture, citoyenneté et guindaille sont au programme ! Attention toutefois à ne pas vous laisser déborder par ces aspects.

4. Un système d'aides spécifiques • • • •

Tutorat académique Assistants pédagogiques Remédiations et tests de novembre Moodle

La CPU accueille les étudiants qui souhaitent obtenir un conseil méthodologique en ce qui concerne la gestion du temps, les méthodes de travail, le blocus, la prise de notes... De la même manière, la Cellule propose aux étudiants un lieu d'écoute pour l'expression des difficultés personnelles qu'elles soient liées ou non aux études.

5. Un rôle actif à la Faculté En tant qu'étudiant, vous avez un rôle actif à jouer à la Faculté. Cette participation peut revêtir plusieurs modalités : La participation étudiante : depuis de nombreuses années, mais de manière encore plus intense depuis le décret du 12 juin 2003, les étudiants sont associés aux prises de décisions les concernant. C'est pour vous l'opportunité d'apprendre à connaître les structures de la Faculté, mais, plus fondamentalement, de voir fonctionner les rouages d'une institution. L'évaluation des enseignements : à travers différentes modalités, la Faculté récolte périodiquement des informations relatives aux enseignements. Certaines de ces données documentent les procédures de stabilisation et de promotion du personnel. D'autres, ont pour objectif l'amélioration continue de l'enseignement.

6. Les manières d'apprendre Il n'existe malheureusement pas de méthode infaillible pour réussir à l'université... Les chercheurs en éducation ont analysé les comportements d'étude et n'ont pas observé de lien entre les stratégies d'étude et la réussite ... à une exception près : l'absence de stratégie. La meilleure manière d'agir est donc de faire de ses pratiques d'étude un réel sujet de réflexion : pouvez-vous décrire votre manière de faire ? Pouvez-vous identifier les moments où vous êtes le plus productif ? Quelles sont les méthodes qui ont donné de bons résultats ? ... A cet égard, les tests de novembre sont une réelle opportunité de vous tester.

7. La prise de notes La prise de notes remplit trois fonctions : évidemment, elle vous permet de garder une trace de ce qui s'est dit au cours. Il s'agit du stockage externe. Par ailleurs, cette activité vous permet de maintenir votre niveau de concentration. C'est la fonction d'attention. Enfin, et c'est peut-être la chose la plus importante, prendre note remplit également une fonction d'encodage interne : vous prenez pour la première fois connaissance de la matière et commencez à cette occasion votre apprentissage. Comme pour les méthodes de travail, il n'existe pas de « vade-mecum » infaillible de la prise de note. Et, dans ce cas également, il s'agit de se poser les bonnes questions : quels sont les

autres supports à votre disposition (syllabus, transparents, slide show, ouvrages de référence, ...) ? Que voulez-vous en faire (un résumé, un support s'appoint, ...) ?

8. La bloque Pour une fois, la langue française ne nous tend pas de piège : la bloque, c'est fait pour bloquer. Il n'est plus temps, à ce moment, de courir après les notes, d'entreprendre des résumés, ni de « comprendre » la matière. Toutes ces choses doivent avoir été faites avant !

9. Les examens Il convient d'arriver aux examens dans un état physique optimal. Passer des nuits blanches - ou presque- est loin d'être productif : c'est en effet pendant les phases de sommeil profond que le cerveau structure et fixe les connaissances. Ne négligez pas les repas : les aliments sont en quelque sorte votre combustible. Vous avez plus que jamais besoin d'apports riches et équilibrés. Lors des examens, s'il s'agit d'une épreuve écrite, prenez la peine de lire toutes les questions avant d'entamer la rédaction. Vous pourrez ainsi quantifier le temps nécessaire pour répondre. Soyez extrêmement attentif aux consignes. Une lecture trop superficielle peut vous mener à consacrer un temps considérable à des choses que l'on ne vous demande pas ou à vous engager dans une voie qui n'est pas la bonne. Enfin, nous l'avons dit, le savoir n'est rien sans le savoir dire : soyez attentif à la forme de vos réponses (formulation, précision du vocabulaire, orthographe, ...).

Commen t orga niser son bure au ? Certaines études estiment qu'une personne consacre en moyenne plus de 150 heures par an à rechercher des informations mal classées. Qu'en est-il pour vous ? Si votre bureau fait penser à celui de Gaston Lagaffe, il est grand temps d'agir ! Voici quelques règles à suivre pour faire place nette sur votre bureau et… dans votre tête. Les avantages d'un bureau rangé. Le temps où un bureau débordant de dossiers était signe d'hyperactivité est révolu. Désormais, à l'heure de l'informatique, les kilos de paperasse encombrant un bureau sont signes d'un manque d'organisation. Ranger votre espace de travail et classer vos dossiers vous fait gagner du temps, garantit la confidentialité de vos documents, renforce votre efficacité et votre productivité, et diminue de fait votre stress. Par ailleurs, en cas d'absence ou de maladie, vos collègues pourront prendre le relais sur certains dossiers sans perte de temps. "Une place pour chaque chose. Chaque chose à sa place". Selon Bruno Savoyat, coach et spécialiste de la gestion du temps, la recherche d'un document ne doit pas demander plus de 10 secondes ! Pour y parvenir, adoptez une méthode de classement efficace et quotidienne. Chemises cartonnées, dossiers suspendus, tiroirs, les moyens de classer ne manquent pas. Mettez en place des codes couleurs dans votre classement afin d'avoir des repères visuels. Inutile de tout imprimer, vous pouvez consulter ou archiver certains de vos dossiers ou rapports sous leur version électronique dans votre ordinateur. Rangez vos documents selon la fréquence d'utilisation. Sur votre table de travail, ne doivent se trouver que les dossiers en cours et les dossiers en attente. Adoptez la règle fréquence/proximité : les dossiers dont vous vous servez tous les jours doivent être à portée de main et rangez dans des armoires ou tiroirs ceux dont vous vous servez le moins. Disposez sur un rayonnage à proximité de votre bureau, tous les manuels, dictionnaires, guides ou catalogues dont vous vous servez au quotidien. Réconciliez-vous avec votre corbeille à papier. Ouvrez et traitez tous les jours votre courrier. Jetez sans état d'âmes tous les documents inutiles, obsolètes. Ne tombez pas dans la "collectionnite aiguë" ou dans le "cela-me-servira-plus-tard". L'Intranet de votre entreprise, le service documentation ou encore Internet vous permettront de vous documenter en temps voulu. Rangez votre bureau virtuel. Videz tous les jours votre messagerie électronique de tous les mails lus et ne conservez que les plus importants. Classez-les par thème, mots-clés ou par nom de l'émetteur. Les logiciels vous offrent de grandes possibilités de classement de vos données. Profitez-en ! Créer des répertoires, dossiers, sous-dossiers pour ranger vos

documents. Pour vous y retrouver, donnez des noms explicites aux fichiers que vous archiverez sur le disque dur de votre ordinateur. Changez de comportement. Une fois l'organisation de votre bureau et votre méthode de classement établis, veillez à rester régulier et adopter de bons réflexes. Remettez systématiquement à leur place, les documents, une fois leur utilisation terminée. Consacrez dix minutes tous les soirs au rangement des dossiers. Vous constaterez très vite le plaisir de retrouver chaque matin un bureau net ! En savoir plus : Organiser et faire vivre le classement Ed. ESF, 2004 160 pages, 20,12 euros Facile à lire, cet ouvrage donne des trucs et des astuces pratiques pour créer, refondre, actualiser, faire vivre un classement, et même gérer ses archives. Organiser sa documentation et rechercher l'information Ed Victoires, 2004 112 pages, 17 euros Au-delà du stockage et de la conservation des informations, ce livre a pour but de vous aider à bâtir une stratégie documentaire cohérente et adaptée.

Comment organiser sa gestion documentaire publié le 26 mai 2005

Tags: Solutions, Entreprise, Datamining, Intranet, Recherche et développement Comment adapter sa démarche pour trouver un système de classement automatique et de recherche performant, capable de s’adapter à l’activité de l’entreprise? Passage en revue des types de données à organiser et des solutions pour les indexer. La quantité d'information produite par un employé double en moyenne tous les deux ans, ce qui pose de sérieuses contraintes en termes d'organisation. Si les documents sont réutilisés par d'autres salariés et améliorés chaque jour, les dernières mises à jour disponibles posent souvent un problème de coordination entre les intéressés. La gestion du cycle de vie des documents (archives, versions) crée donc une quantité de données grandissant de manière exponentielle, ce qui devient vite ingérable si une solution n'est pas mise en place. En étudiant le travail des documentalistes, on peut retrouver ces méthodes. Les opérations de tri manuel ne sont pas de bonnes solutions pour les grandes entreprises en phase d'expansion. On peut donc se demander quels sont les cheminements à suivre pour aboutir à un système ordonné: comment adapter sa démarche pour trouver un système de classement automatique et de recherche performant, capable de s'adapter à l'activité de l'entreprise?

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Nous verrons qu'il s'agit de réunir l'ensemble des sources de données à étudier, puis de les décrire chacune de manière détaillée. Ces descriptions pourront suivre plusieurs types d'analyse différents, ce qui, selon le métier étudié, permettra une classification intelligente et bien représentative de l'activité de l'entreprise. Il ne restera plus qu'à choisir les interfaces de recherche que l'on souhaite implémenter. Les sources de données Avant de s'intéresser aux types de solutions existantes, on doit pouvoir être capable de définir l'univers documentaire que l'on veut exploiter. L'information étant la plupart du temps disséminée sur des disques physiques, dans des bases de données, sur le web (intranet, extranet), il est nécessaire d'avoir accès à tous ces supports de stockage pour pouvoir prendre en compte la totalité de l'univers. Cette collecte d'information peut poser des soucis, notamment pour la lecture de certains fichiers comme les formulaires HTML, les documents multilingues ou dotés de caractères spécifiques (UTF-8, ISO-8859-15 par exemple). Un utilisateur doit, dans sa démarche, établir la liste de tous les formats documentaires à traiter (pdf, excel, xml, etc.), mesurer l'espace disque que représente son patrimoine,

différencier les types de contenus (journalistique, scientifique, biologique, etc.), établir les permissions qui leurs sont accordées (on parle de workflow documentaire), recenser le nombre de langues différentes (français, anglais, espagnol, etc.) et les jeux de caractères utilisés (ISO, UTF, etc.). Fort de cet inventaire, on peut mieux définir les bases d'une indexation, et chercher un outil qui répond aux contraintes techniques existantes. L'indexation et le classement L'indexation d'un texte consiste à repérer et extraire certains mots ou expressions particulièrement significatifs (appelés «termes») dans un contexte donné, et à créer un lien entre ces termes et le texte original. L'outil de choix sera capable d'attribuer à chaque document des marques distinctives, renseignant avec pertinence sur le contenu, en vue de le classer. L'indexation distingue généralement les informations sur la structure du document (ou si l'on préfère les «métadonnées», on parle de l'intention du document) des informations de contenu propres à chaque document (l'extension du document). Toutes ces informations constituent ce qu'on appelle une taxinomie, à savoir une chaîne composée de valeurs nécessaires et suffisamment significatives pour identifier le document parmi toute une diversité [1].

Voici typiquement un problème de système de gestion de contenu (content management system): comment définir la taxinomie de ses documents? Il faut en premier lieu définir un objet «document» qui porte en lui toutes les caractéristiques des documents du patrimoine:

Une taxinomie des documents pourrait donc être organisée selon ces quatre couches descriptives, chacune définissant les propriétés vitales du document. On pourra par la suite lancer des recherches sur tous les attributs de description qui ont servi à l'indexation (recherche par date, propriétaire, langue, titre, plein texte, typographie, etc.). Le stockage de l'information On utilise des structures de stockage pour conserver ces informations de classification. Les solutions techniques les plus fréquemment utilisées sont des tables de hachage ou des arbres AVL qui assurent la gestion des données de masse.

Si la structure d'indexation ne s'équilibre pas, ses catégories seront délocalisées ou noyées dans la masse d'information; si l'analyse appliquée n'est pas spécialement adaptée aux types de contenus à traiter, des anomalies de sens dans le classement entraineront forcément des surplus d'incohérence; si les documents sont trop volumineux, les tables d'indexation risquent de devenir presque aussi grandes que le capital lui même. On emploie donc de nombreuses techniques de compression, qui réduisent ces bases volumineuses, les rendants plus concises et plus exploitables: stop words: interdire les traitements des mots redondants (la, le, un, etc.); stemming: réduction des mots par découpage; case folding: rassemblement des mots semblables mais écrits légèrement différemment. Le but est d'éviter les doublons de valeurs identiques (ex: de gaulle, degaulle, DeGaulle, DEGAULLE, etc.). De plus, les techniques de logique floue permettent aujourd'hui de conceptualiser un contenu, en «arrondissant» chaque phrase à sa valeur utile. Toujours dans le but d'éviter les erreurs de sens, la phonétisation permet de mener une analyse secondaire uniquement basée sur la sonorité des mots, ce qui réduit les possibilités de sens erroné. (suite...) Page 1 | Page 2 La catégorisation documentaire L'ensemble étant proprement indexé, il faut alors choisir une méthode pour classer les documents futurs! Chaque document entrant devra suivre le processus de catégorisation et trouver une place unique dans le classement. On parlera de catégorisation: Manuelle: c'est une solution difficile à mettre en oeuvre. Pour un petit patrimoine, cela reste toujours une solution, mais la démarche n'est pas complète. Par moteur de règles: typique du modèle efficace, mais vite complexe. L'ordonnancement des règles doit suivre une logique de traitement préétablie, c'est-à-dire un traitement séquentiel afin d'éviter qu'un document ne suive une règle avant une autre. On se retrouve alors face à des soucis de maintenance (ordonnancement) et de modification de ces règles (effet de bord), d'où le besoin de prendre des précautions exemplaires de manipulation, voire de se faire seconder d'une ressource compétente. Par apprentissage supervisé: le système nécessite un entraînement. Celui-ci se fait en donnant à l'agent (l'élève) une entrée ainsi que le résultat qui devrait théoriquement être obtenu. L'agent cherchera à minimiser l'erreur en comparant chaque document entrant avec les exemples de référence; il tentera de se rapprocher de la solution la plus adéquate. Pour affiner le calcul, l'emploi des exemples négatifs permet d'ajouter un concept d'exception.

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Par apprentissage automatique: les résultats sont assez encourageants dans le domaine de la construction automatique d'ontologies [2] par analyse de corpus de textes propres à un domaine. Dans ce cas, le système construit une liste des principaux termes récurrents, et tente de les relier en utilisant un dictionnaire ou un glossaire ainsi qu'une base de règles grammaticales (voir par exemple la solution d'altavista pour les entreprises, qu'a rachetée la société Fast). L'étude du contenu se fait par exploitation du texte (text mining). L'état de l'art aujourd'hui consiste à coupler une analyse linguistique à des algorithmes éprouvés de reconnaissance de forme (SPSS/Lexiquest, SAS/inxight). Pour assurer la compatibilité, les moteurs d'indexation et de recherche sont souvent couplés (ex: Tropes/Zoom/index d'Acetic). Ils peuvent la plupart du temps se greffer sur des applications de gestion répandues (Lotus/IBM, SharePoint/Microsoft). On trouve une grande diversité de choix et la concurrence se fait rude. La lutte se tient entre l'interopérabilité de logiciels variés qui dialoguent ensemble, ou le choix d'un progiciel de gestion unique. Conclusion Dénombrer, rassembler et différencier son univers documentaire permet une indexation globale de ses documents. Mais cette indexation ne prend pas en compte la valeur sémantique des documents: une phase d'analyse linguistique supplémentaire est nécessaire pour permettre des recherches plus élaborées sur les contenus. Cette seconde phase fera l'objet de notre prochaine chronique: la gestion documentaire (deuxième partie) - analyse linguistique et recherche documentaire. [1] le terme taxinomie est généralement utilisé dans le contexte de la biologie pour la classification des espèces ; voir par exemple cette taxinomie des animaux. [2] voir à ce sujet une étude sur les ontologies et l'interopérabilité. Page 1 | Page 2

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Comment organiser sa gestion documentaire - 2e partie François-Xavier Lacroix, publié le 2 juin 2005

Tags: Internet, Solutions, Entreprise, Datamining, Recherche et développement Après avoir détaillé les techniques d’indexation de documents, le second volet de notre article passe en revue les différents types d'analyses linguistiques. Dans notre première partie "Comment organiser sa gestion documentaire", nous avons présenté les techniques d'indexation de documents. Si celles-ci autorisent des recherches lexicales ou sur des bases de mots-clés, elles ne permettent pas d'effectuer des recherches sémantiques (prenant en compte le sens des mots). Pour ce faire, une suite d'analyses linguistiques est nécessaire. Les analyses documentaires Le but est de parvenir à dégager le sens des mots et des phrases constituant le contenu, afin d'affiner les rapports contextuels entre les documents et de répondre ainsi plus précisément à des besoins métiers. Avant de pouvoir opérer l'analyse sémantique, il faut au préalable passer par plusieurs étapes d'analyse: l'analyse morphologique et l'analyse syntaxique.

Outre ces trois types d'analyse, un dernier type sera présenté, utilisé pour la restitution des résultats d'une recherche: l'analyse statistique. Nous aurons ainsi fait le tour des différents types d'analyse documentaire possibles. L'analyse morphologique Ce type d'analyse, mis en place par F. Zwicky lors de la seconde guerre mondiale, explore les futurs possibles d'un objet en le décomposant et en étudiant toutes ses combinaisons natives. En clair, il s'agit de développer chaque mot d'un texte dans toutes les formes qu'il peut avoir (ce travail rappelle les analyses que font les enfants dans les classes primaires pour assurer leur compréhension globale de la phrase). Dans un premier temps, cette analyse développe les termes, ce qui permet de connaître leur racine propre. Dans un deuxième temps, elle va chercher à découvrir la nature et la fonction de chaque terme dans la phrase. Elle pourra alors détecter sa signification réelle et supprimer de nombreux litiges. Exemple: un "as de pique" ne fait pas référence au verbe "avoir" du présent à la deuxième personne du singulier.

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L'analyse syntaxique Il s'agit de regrouper les unités lexicales en structures grammaticales, afin de comprendre la structure d'un texte. Elle peut extraire une qualification affinée des documents soumis et organiser une structure imbriquée du document (un exemple d'analyseur syntaxique). À ce stade, il est donc possible de rassembler des corpus de textes, en basant la recherche sur: des verbes, des adjectifs qualificatifs, des noms propres, etc. un champ lexical (les mots d'une même phrase) des grammaires spécifiques (par exemple les paragraphes contenant les mots X et Y dans une même phrase) L'analyse syntaxique donne accès à une hiérarchisation très ségmentée du texte, et est donc très utile pour résumer des contenus. (suite...) Page 1 | Page 2 | Page 3 L'analyse sémantique L'analyse sémantique a pour but de faire ressortir le sens profond du document en cherchant à répondre aux questions de contexte: qui, quoi, où? La réponse à ces questions se fait grâce à des algorithmes de gestion de Thesaurus métier qui trouvent les chemins d'un terme jusqu'à tous ses concepts voisins, parents, dérivés, etc.

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Les thésaurus les plus communs harmonisent la communication et le traitement de l'information en reliant: Les termes génériques Les termes spécifiques

Les termes équivalents Les termes associés

Il existe de nombreuses possibilités sur les types de liaisons qui rattachent deux terme, et le système pourra prendre en compte: l'appartenance (un "lexème" appartient à un "lexique") l'attribut ("passé" et "futur" sont des attributs de "temps") la causalité ("L'anthrax a tué un américain") l'hypéronymie/l'hyponimie (voir une définition de ces termes) les liens connexes ("souris" et "clavier" sont des concepts proches) les métonymies/synecdotes (voir une définition de ces termes) la production ("Lotus" produit par "IBM") la substance (la "baignoire" est en "fonte") la succession la synonymie/l'antonymie Les thesaurus les plus répandus concernent généralement un domaine précis (le calcul mathématique, la médecine, la recherche en aérodynamique, etc.). Il n'existe pas encore de solution standardisée par domaine dans une structure universelle; les recherche en RDF/XML annonceront peut-être un jour la sortie d'une ontologie homogène pour tous. Face à ce manque de standardisation, les systèmes actuels exécutent leurs analyses en partant depuis un thesaurus vide et exploitent les processus de catégorisation automatique, créant ainsi un dictionnaire adapté à leur entreprise. Cette étude au niveau du sens offre bien souvent la possibilité de faire des recherches en langage naturel (par Spirit). Cela signifie que l'utilisateur pose sa question à la machine comme à un interlocuteur normal, et que le moteur est capable d'interpréter et de traduire cette demande en une équation spécifique. Pour en savoir plus : Analyse sémantique par Semantis L'analyse statistique Dans le cadre d'une recherche, après une requête utilisateur, les résultats sont trop désordonnés pour être exploitables. Ils ont tous un lien direct avec la question de l'utilisateur mais ne sont pas classés. L'analyse statistique capitalise la pertinence des réponses et les présente selon l'ordre le plus adéquat à la demande. Des calculs de probabilité permettent de

mieux comprendre les utilisateurs et de fixer progressivement leurs intérêts propres, en gardant en mémoire ses recherches précalculées. Le système mis en place doit être capable de prendre en compte la position hiérarchique de chaque utilisateur: celui-ci doit d'une part être guidé vers les documents qui sont le plus en rapport avec son activité. D'autre part, le système doit assurer la sécurité et la confidentialité des résultats, selon un workflow documentaire configurable et éprouvé. L'analyse statistique est aussi capable de fournir aux utilisateurs une assistance visuelle de recherche offrant tous les éléments d'aide à la prise de décision. Il peut s'agir de plusieurs choses différentes et non incompatibles: des arbres de recherche classés par sujet, concept, auteur, date, type de documents, etc. une adéquation entre l'utilisateur et le système (question/réponse pour éviter les dialogues de sourds, en interrogeant l'utilisateur face à certains litiges, et en lui suggérant des solutions de réponses cadrées dans son métier) des réseaux d'alertes automatiques et paramétrables afin de se tenir au courant des évolutions de ses centres d'intérêt, sur tout un patrimoine documentaire et sur internet (veille concurrentielle) (suite...) Page 1 | Page 2 | Page 3 Les interfaces de recherche Chaque moteur de recherche met en place un dialogue entre l'utilisateur et le système. Il y a deux phases distinctes: la formulation de la question et la présentation des résultats. Avant de parcourir la classification documentaire, le sytème doit étudier la question elle même. Celle-ci peut en effet contenir des fautes, des termes dérivés par rapport à un contexte souhaité, des syntaxes approchées, etc. On peut rechercher quelque chose de simple en formulant une grande quantité de termes, ce qui peut aussi controverser ou embrouiller la demande; le système doit alors réduire la question à sa valeur utile. Le moteur passe par des traitements (semblables aux analyses documentaires) qui traduisent la demande de l'utilisateur en équation appropriée au système, et peuvent retourner beaucoup d'informations contextuelles avoisinant la recherche (voir par exemple l'interface d'exalead).

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En ce qui concerne la présentation, le résultat final se solde par une liste d'éléments renvoyés, à laquelle s'adjoignent de multiples services. L'interface la plus classique: affiche le nombre de résultats trouvés et la pertinence associée à chaque réponse associe chaque résultat à une une icône (type de document) donne un descriptif (résumé) du passage pertinent Pour permettre une plus grande souplesse de visualisation des objets trouvés, l'interface doit: offrir une pagination d'affichage modulable (nombre de résultats par page) rappeler la requête formulée par l'utilisateur et suggérer des requêtes avoisinantes permettre le tri des résultats selon les caractéristiques de chaque document (par date, par pertinence, par auteur, par thèmes voisins, etc.) Si une réponse est sélectionnée, le système doit fournir des outils pour consulter la partie intéressante du document dans un format natif (xls, doc, pdf, etc.), avec une mise en évidence visuelle des éléments caractéristiques. Des raccourcis permettent d'exploiter facilement l'information intéressante (impression, copier/coller, envoyer à quelqu'un, etc.). L'ergonomie simple et soignée sera le reflet d'une meilleure prise en main du système, pour toutes les cibles utilisatrices (accessibilité, simplicité, flexibilité). Pour en savoir plus, voici quelques moteurs de recherche spécifiques à un métier: moteur cartographié de kartoo moteur juridique francophone moteur d'Ariane, qui peut associer 1100 résultats de moteurs de recherche les relations entre les moteurs de recherche Se munir d'un tel système au sein de son système d'information n'implique pas forcément une remise en question de tous ses outils. Ce sont généralement des briques relativement indépendantes et interchangeables, et qui plus est quasiment transparentes pour les usagers. Tout au plus une légère modification des interfaces peut se révéler nécessaire afin d'incorporer les nouvelles fonctionnalités du moteur de recherche. L'amélioration de la puissance du moteur de recherche contribuera à augmenter la productivité des employés et, par là, la performance de l'entreprise. Conclusion D'un patrimoine désordonné, on peut construire un ensemble organisé, hiérarchisé, cartographié, qui simplifie efficacement la réutilisation des documents. Le cheminement à suivre pour ordonner son système se fait par la collecte des sources de données, l'indexation concise de son univers (concept, segment, sous-segment, etc.), l'exécution d'analyses documentaires en plein texte et le choix d'interfaces de recherche à implémenter. À chacune de ces phases, on choisira en option les services secondaires que l'on souhaite ajouter afin de rendre le système plus ergonomique.

Ces systèmes de recherche et d'indexation se révèlent même aujourd'hui être indispensables pour certains métiers spécifiques (la médecine, le français médiéval, etc.). À chaque entreprise d'établir son mode de fonctionnement pour connaître ses besoins réels. De nombreuses sociétés sont spécialisées dans le domaine et proposent du conseil pour choisir le meilleur produit, inventorier les services secondaires à ajouter, ou encore effectuer l'installation totale du système d'indexation et de recherche (voir ce panorama d'outils).

Respectez les lois sociologiques. Dans l'organisation de votre travail, n'oubliez pas les "lois" suivantes. Loi de Parkinson : le travail se dilate jusqu'à remplir la durée disponible pour son accomplissement. Loi de Douglass : dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour leur rangement. Loi de Pareto : 80 % de la valeur vient de 20 % des articles et 20 % de la valeur de 80 % des articles (pensez-y en considérant, par exemple, le nombre des dossiers dans votre bureau ou les documents que vous souhaitez conserver). Lois de Murphy : rien n'est aussi simple qu'il y paraît ; chaque chose prend plus de temps qu'on ne le croit ; ce qui a la possibilité de se détraquer se détraquera. Méditez la phrase de Winston Churchill : "Passé un certain délai, un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu." Fiez-vous aux statistiques ! Les études statistiques montrent que 40 % de ce qui vous inquiète ne se produira jamais, 30 % s'est déjà produit, 12 % concerne votre santé, 10 % représente des soucis divers et dont les effets s'annulent souvent, 8 % seulement est réellement légitime et mérite votre attention. « Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer, alors on ne sait gérer rien d'autre » (Peter Drucke)