CIS Soft Skills Series - Zeitmanagement

Zeitmanagement Lutz F. Krebs

Was ist Management? Management bedeutet…

• Eine strukturierte Vorgehensweise… • … mit dem Ziel der optimalen Nutzung einer knappen Ressource und …

• … des kontrollierten Umgangs mit

unvorhergesehenem Vorkommnissen

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Das Problem mit der Zeit • Zeit ist natürlich begrenzt wird aber als dehnbar aufgefasst

• Es besteht ein Druck zur best-möglichen Ausnutzung

• Der Umgang mit der Zeit wird nicht geschult

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Ursachen für Stress • Nutzung der Zeit • • •

Zeitverschwendung

• •

Schlechte Zielsetzung

Mangelnde Effizienz Motivationsprobleme

• Planung Schlechte Zeitplanung

• Unvorhergesehenes 4

Zeitmanagement 4. Effizienz und langfristige Planung

3. Planung & Prioretisierung 2. Kalender zur Planung von

Terminen 1. Listen und Notizen als

Gedächtnisstütze 5

Ziele dieses Kurses • Problemerkennung • Methodik • • • • • •

Übersicht gewinnen Ziele setzen Prioretisieren Planen Effizienz steigern Motivieren 6

Diskussion …

…

…

Was ist Euer grösstes Zeitproblem?

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Erkenntnisse • Zeitplanung ist individuell • Zeitplanung sollte nicht selber Zeit • •

verschlingen Verbesserungen können graduell vorgenommen werden Es existiert eine grosse Auswahl an Methoden für jeden Schritt des Zeitmanagements 8

Übersicht gewinnen • Womit verbringe ich meine Zeit? •

Wie viel Zeit verwende ich für nicht ziel-gerichtete Handlungen?

• • •

Und für “Verwaltungsaufgaben”? Und für “Ausweichhandlungen”? Wie häufig wird meine Arbeit unterbrochen?

➡

Wo kann ich durch bessere Planung zielstrebiger sein?

➡

Wo kann ich meine Effizienz steigern?

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Übersicht gewinnen Methoden:

• Zeitnutzungsstudie • Häufigkeits-Analyse • Log-Buch • (Brief in die Zukunft) 10

Zeitnutzungsstudie • Ziel: Detaillierter Blick auf die Zeitnutzung • Analyseeinheit: 1 Tag oder 1 Woche Evtl. nur eine/wenige Handlungsart(en)

• Vorgehen: Festhalten von Handlungen/

Handlungskategorien mit Zeitpunkt und Dauer

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Häufigkeitsanalyse • Ziel: Identifizieren von Ausweichhandlungen und Anlaufproblemen

• Analyseeinheit: Eine Handlung oder Aufgabe • Vorgehen: Jeden “Kontakt” mit Klebepunkt/ Strichliste festhalten

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Log-Buch • Ziel: Langfristiges Festhalten von den wichtigsten Handlungen

• Analyseeinheit: Grössere Zahl Tage • Vorgehen: •

Am Ende jedes Tages festhalten, was erledigt bzw. getan wurde (zeitintensive Handlungen!)

•

Evtl. Abgleich mit dem, was getan werden sollte 13

Brief in die Zukunft • • •

Ziel:

•

Langfristige Kommunikation von Erwartungen und Erfahrungen

•

Motivation

Analyseeinheit: Ziele Vorgehen:

•

Die eigenen Ziele für das nächste Jahr / 5 / 10 Jahre in einem Brief festhalten

•

Sichtbar aufbewahren 14

Ziele setzen auf das Wichtige, nicht das Dringliche • Fokus Bei funktionierendem Zeitmanagement sollte es keine dringlichen vorhersehbaren Aufgaben geben!

• Vorgehen: • •

Ziele für verschiedene Zeithorizonte festlegen Konkrete Aufgaben ableiten, planen

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Wie findet man Ziele? • Alle Techniken zur Generierung von Ideen funktionieren

• Besonders gebräuchlich: • • •

Mind mapping “Beerdigung” Mission / Vision

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Ziele festhalten • Ziele schriftlich festhalten: • •

Mind map

•

Brief an die Zukunft

Mission Statement Zielvorstellung und Strategie

• Regelmässige Rückkehr zu den Zielen 17

Aufgabe …

…

…

Wählt Eure Ziele für dieses Jahr!

18

Prioretisieren • 1. Kern-Stück des Zeitmanagements • Ziel: •

Unterbrechung der „automatischen“ Erledigung nach Dringlichkeit

•

Bewusste Zuteilung von Zeit entsprechend der Wichtigkeit

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Prioretisieren • Methoden: • • •

“Warum?”

• •

„Nein“ sagen können

ABC-Methode Eisenhower-Fenster

• Fähigkeiten: Perfektionismus unterbinden 20

“Warum?” • Ziel: Korrekte Bewertung von Aufgaben • Vorgehen: 4 Fragen zu jeder Aufgabe • • • •

“Warum überhaupt?” ➡ Ablehnen “Warum ich?” ➡ Delegieren “Warum jetzt?” ➡ Prioretisieren und planen “Warum so?” ➡ Effizient umsetzen

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ABC-Methode • Ziel: Prioretisieren täglicher Aufgaben (grobes Sieb)

• Vorgehen: •

Einteilen von Aufgaben in Kategorie A (hohe Priorität) bis C (niedrige Priorität)

•

Arbeitszeit entsprechend vergeben

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Eisenhower-Fenster • Ziel: Prioretisierung in Fällen, wo

Wichtigkeit und Dringlichkeit konkurrieren

• Vorgehen: • •

Eintragen der Aufgaben in den Vier-Felder Handeln entsprechend den Anweisungen

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Perfektionismus • Perfektionismus ist ein Problem: • •

80:20 Regel (Pareto) Wer früher anfängt, braucht auch länger (Parkinson)

• Perfektionismus unterbinden durch: • •

Disziplin Planung 24

Planen • 2. Kern-Stück des Zeitmanagements • Ziel: Nutzenmaximierende Einteilung der Zeit

• Vorgehen: •

Planung und regelmässige Kontrolle über mehrere Zeithorizonte

•

Vor- und Nachbereitung am Ende der Periode 25

Planen • Methoden: • ALPEN-Methode • Aufgabenliste (hPDA, Agenden, CA) • Zeitplanbuch, DAISY • Termine mit sich selbst 26

ALPEN-Methode • Allgemeine Vorgehensweise zur Planung: • • • • •

Aufgaben aufschreiben Länge abschätzen Pufferzeit einplanen Entscheiden: prioretisieren, delegieren, kürzen Nachkontrolle machen

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Aufgabenliste • Ziele: • •

Planung von Aufhaben Laufenden Fortschrittskontrolle

• Varianten: Agenden, PIM: hPDA, OnlineDienste

• Problem:Verbindung mit der Terminplanung nicht immer gegeben 28

Zeitplanbuch • Kombination von Kalender & Aufgabenliste • Ziele: • •

Leicht zugängliches Informationsrepositorium Parallele Planung von Terminen und Aufgaben

• Varianten: Agenden, PDA, DAISY 29

DAISY • DIN A6 Informations-System

•

Sammlung von A6 Zetteln in farbigen Mäppchen:

• • • • • • •

rot: in Bearbeitung – heute! gelb: in Bearbeitung – pendent blau: Namen, Adressen, Telefonnummern weiss: Fakten, Know-how, stabile Informationen orange: Kreative Projekte, Ideen violett: persönliche Ziele und Strategien grün: Archiv 30

Termine mit sich selbst • Ziel: Freie Blöcke Zeit erzwingen • Vorgehen: • •

Eintragen von Eigen-Terminen Gleichbehandlung von Fremd- und EigenTerminen

31

Diskussion …

…

…

Mit welchen Mitteln plant Ihr Eure Termine?

32

Effizienz steigern • Mittels Optimierung von Arbeitsabläufen Zeit produktiver nutzen

• Der Zeitgewinn kann bereits mit einfachen Methoden hoch sein

• Nicht alle Methoden passen für jeden, eine persönliche Auswahl ist nötig

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Effizienz steigern Methoden:

• „Goldene Stunde“ • Entstaplisierung • Strukturierte Ablage • Aufgabenbündelung • Verfallsdaten 34

„Goldene Stunde“ • Ziel: Effizienzsteigerung durch Vermeidung von Unterbrechungen

• Vorgehen: • Pro Tag die effektivste Stunde freihalten • Telefon, Email aus, Absprache mit WGPartnern, Freunden

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Entstaplisierung • Ziel: Ungeordnete Informationen dem Prioretisierungs- und Planungsprozess zuführen

• Vorgehen: • Aufgaben der Liste zuführen • Lesematerial mit Verfallsdatum versehen • Alles unnötige wegwerfen 36

Strukturierte Ablage • Ziele: • •

Schneller Zugriff auf die wichtigsten Informationen Vermeidung von ungeordneten Stapeln

• • •

Zeithorizonte (heute, diese Woche/Monat) Zu lesende Dokumente Nützliche/Wiederkehrende Dokumente

• Vorgehen: Ablagen anlegen für... • Siehe auch DAISY 37

Bündelung Vermeidung von unnötigem, häufigem • Ziel: Aktivitätswechsel

• Vorgehen: bei der Planung Aufgaben der • Bereits selben Art bündeln Termine für regelmässig • Feste wiederkehrende Aufgabenkategorien 38

Verfallsdaten • Ziel:Vermeidung von Stapeln & Schuldgefühlen

• Vorgehen: •

Gegenstände und Lesematerial mit Verfallsdaten versehen

•

Bei Überschreiten des Verfallsdatums unbesehen wegwerfen (spart zus. sortieren)

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Positionierung von Hilfsmitteln

• Ziel: Erleichterung häufiger Handgriffe • Vorgehen: •

Gegenstände nach der Häufigkeit des Gebrauchs positionieren

• •

Schreibtisch für täglich gebrauchte Gegenstände Schubladen nach Griffhöhe zuteilen

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Chronobiologische Rhythmen

• Ziel: Erkennung und Zuteilung der produktivsten Zeiten

• Vorgehen: • •

Abschätzen der eigenen, circadianen Rhythmen Wichtige Arbeiten, goldene Stunde, zu den Zeiten des kreativen Höhepunkts einplanen

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Motivieren • Die beste Planung nützt nichts ohne hinreichende Motivation

• Gerade kreative Berufe (inkl. Studium) leiden unter Aufschieberitis

• Die Anfälligkeit ist proportional zum gefühlten Aufwand

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Motivieren • Methoden: • • • •

Pausen-Regelung Senken der Hemmschwelle

• •

Selbst-Bezwingung

Belohnung (und Bestrafung) Rituale

• Fähigkeiten: Einstellung: Pragmatismus, positives Denken 43

Pausen-Regelung • Ziele: • •

Minderung des Leistungsdrucks

• •

Pausen in regelmässigen Intervallen einlegen

Vermeidung von Startproblemen

• Vorgehen: 15:5 in harten Fällen, 120:30 normal

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Hemmschwelle senken • Ziele: • •

Minderung des Leistungsdrucks

• •

Iteratives Arbeiten

Vermeidung von Startproblemen

• Vorgehen: Arbeit in einzelne Schritte zerlegen, keinen Perfektionismus erwarten 45

Rituale • Ziele: • •

Konditionierung

• • •

Durchführen eines „Anfangsrituals“

Vermeidung von Startproblemen

• Vorgehen: Physische Vorbereitung auf die Arbeit Mentale Vorbereitung auf die Arbeit 46

Belohnung & Bestrafung • Ziel: Konditionierung • Vorgehen: •

Belohnungen, z.B. Essen, Geschenke, freie Tage, Mini-Urlaub

•

Bestrafungen (problematisch!), z.B. Ausbleiben von Freizeit, Geld „verschenken“

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Positives Denken • Ziel: Steigerung der Motivation durch

Herstellen einer positiven Grundhaltung

• Kritik: •

Gefährlich bei bestimmten Persönlichkeitsstrukturen

• •

Teilweise Wirkungslos Zirkuläre Falle

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Diskussion …

…

…

Welche Methoden erscheinen Euch nützlich? Was werdet Ihr umsetzen?

49

Schluss • Die Wahl der passendsten Methoden muss individuell erfolgen

• Neue Methoden sollten in Zuständen der Ruhe eingeführt werden

• Es sollte jeweils nur eine Methode gleichzeitig eingeführt werden

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