CICLO PHVA

CICLO PHVA

El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards Deming en la década del 50, basado en los conceptos conceptos del estadounidense Walter Walter Sewart! PHVA signif significa" ica" Planificar, Planif icar, acer, #erifica #erificarr $ actuar! En inglés se conoce como PD%A" Plan Plan,, Do Do,, Check , Act. Este ciclo constitu$e una de las principales erramientas de me&oramiento continuo en las organi'aciones, utili'ada ampliamente por los sistemas de gesti(n de la calidad )S*%+ con el prop(sito de permitirle a las empresas una me&ora integral de la competiti#idad competiti#idad,, de los productos ofrecidos, me&orado permanentemente la calidad, también le facilita tener una ma$or participaci(n en el mercado, una optimi'aci(n en los costos $ por supuesto una me&or me&orrentabilidad rentabilidad!! Por su dinamismo puede ser utili'ado en todos los procesos de la organi'aci(n $ por su simple aplicaci(n, ue si se ace de una forma adecuada, aporta en la reali'aci(n de acti#idades de forma organi'ada $ efica'! A tra#és de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden"

PLANIFICAR " En esta etapa se definen los ob&eti#os $ c(mo lograrlos, esto de acuerdo a pol-ticas organi'acionales $ necesidades de los clientes! Puede ser de gran utilidad reali'ar grupos de traba&o, escucar opiniones de los traba&adores $ utili'ar erramientas de planificaci(n como por e&emplo" 5W.H en la cual se responden / preguntas cla#es cu$as palabras en inglés inician con W $ H " 1ué )Wat+, Por ué )W$+, %u2ndo )Wen+ D(nde )Were+ 1uién )Wo+, %(mo )How+ $ %u2nto )How muc+! Ha$ ue recordar ue esta etapa es mu$ importante $ es la ue permite el desarrollo de las otras, lo ue indica ue si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no ser2n confiables!

HACER: Es e&ecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable acer pruebas pilotos antes de implantar los procesos definidos! En su desarrollo se puede e#idenciar los problemas ue se tienen en la implementaci(n, se identifican las oportunidades de me&ora $ su implementaci(n!

VERIFICAR: En esta etapa comprobamos ue se a$an e&ecutado los ob&eti#os pre#istos mediante el seguimiento $ medici(n de los procesos, confirmando ue estos estén acorde con las pol-ticas $ a toda la planeaci(n inicial!

ACTUAR: 4ediante este paso se reali'an las acciones para el me&oramiento del desempeo de los procesos, se corrigen las des#iaciones, se estandari'an los cambios, se reali'a la formaci(n $ capacitaci(n reuerida $ se define como monitorearlo! En conclusi(n la adopci(n del ciclo PHVA es de gran a$uda para actuar sobre los procesos $ no sobre las personas, pues es frecuente ue en las organi'aciones se culpen a los traba&adores por los malos resultados cuando en realidad lo ue falla es el proceso, de a- la gran importancia ue tiene el compromiso gerencial, pues es en este ni#el en donde se deben buscar las estrategias ue le permita a las empresas liderar el mercado, ser auto6sostenibles $ rentables!

VERIFICAR ACTUAR PLANEAR HACER

EL CICLO PHVA  Una herramienta para la Mejora Continua

Frente a los desafíos del mundo altamente competitio ! lleno de cam"ios# $ue estamos iiendo en el si%lo &&I# las empresas se han isto o"li%adas a redo"lar sus esfuer'os para ser cada día m(s competitias) En el mercado# ha prealecido una competencia fero' ! lo menos $ue una Or%ani'aci*n puede hacer es tra"ajar para su superiencia) En este conte+to# salir al encuentro de la mejora continua se ha uelto una necesidad)

,radicionalmente# en muchas or%ani'aciones los procesos ! los pro!ectos se han estado  isuali'ando de una manera lineal# donde se comien'a a tra"ajar con los pedidos del cliente !# una a  e' culminado cada tra"ajo se inicia el si%uiente ! así sucesiamente hasta lo%rar el producto final) En otras pala"ras# el proceso de la or%ani'aci*n tiene un inicio ! un fin# el cual no es otro $ue o"tener los resultados preistos se%-n sus o"jetios) Pero actualmente# se re$uiere una transformaci*n en la manera de pensar ! de actuar de la Or%ani'aci*n)

 .) Ed/ard 0emin% afirm*12

La administraci*n se encuentra en un estado esta"le ! solo una transformaci*n profunda es necesaria para salir del estado actual ! no unos simples remiendos al sistema de %esti*n actual) 3ajo este enfo$ue# la empresa tiene $ue erse como un sistema inte%rado donde interienen procesos# recursos ! controles orientados al lo%ro de los o"jetios ! metas de la or%ani'aci*n) Las "ases de este cam"io son la adopci*n de una nuea filosofía de calidad# el compromiso %erencial ! la "-s$ueda incesante del mejoramiento) A este proceso se le denomina Mejora Continua) La Mejora Continua es al%o m(s $ue aplicar una serie de herramientas o t4cnicas $ue se pueden aprender en un seminario o curso# es una isi*n total ! diferente de la or%ani'aci*n ! un modo de ida or%ani'acional $ue de"e aprenderse# reaprenderse ! refinarse con el tiempo en un medio propicio2)

La Mejora Continua es tam"i4n conocida como 5ai'en# una pala"ra de ori%en japon4s# donde 5ai6 si%nifica cam"io ! 67en6 si%nifica para mejor) La mejora continua de"e ser parte de la filosofía ! la planificaci*n de cada or%ani'aci*n ! tam"i4n de"e ser tomada en serio desde la Alta 0irecci*n) ,ener la oluntad de $uerer mejorar de forma continua es necesario# tanto en lo personal# como en lo profesional ! or%ani'acional) Preocuparse por la mejora continua si%nifica preocuparse por la superiencia# pues esta contri"u!e mucho a $ue una or%ani'aci*n aance)

La Mejora Continua consiste en desarrollar ciclos de mejora en todos los nieles# donde se ejecutan las funciones ! los procesos de l a or%ani'aci*n) Con la aplicaci*n de una modalidad circular# el proceso o pro!ecto no termina cuando se o"tiene el resultado deseado# sino $ue m(s "ien# se inicia un nueo desafío no s*lo para el responsa"le de cada proceso o pro!ecto emprendido# sino tam"i4n para la propia or%ani'aci*n) Adem(s# permite identificar las oportunidades de mejora ! se aplican an(lisis con m4todos m(s simples ! eficientes para reducir costos# eliminar desperdicios ! mejorar la calidad de los productos ! los sericios)

Hace a8os# .)Ed/ard 0emin% present* a los japoneses el ciclo PHVA Planifi$ue 9 Ha%a 9 Verifi$ue  ! Act-e :en in%l4s P0CA Plan;do;chececientemente# este ciclo es adoptado por la familia de normas I?O @# como se se8ala en el apartado )B :nota=# de la norma I?O @1BD# com-n ciclo de mejora continua) Este ciclo es tam"i4n denominado de 0emin%# en honor del hom"re $ue lo populari'*# ! el cual fue su%erido por primera e' por .alter ?he/art a comien'os del si%lo einte=) El ciclo PHVA es un ciclo din(mico $ue puede ser empleado dentro de los procesos de la

Or%ani'aci*n) Es una herramienta de simple aplicaci*n !# cuando se utili'a adecuadamente# puede a!udar mucho en la reali'aci*n de las actiidades de una manera m(s or%ani'ada ! efica') Por tanto# adoptar la filosofía del ciclo PHVA proporciona una %uía "(sica para la %esti*n de las actiidades ! los procesos# la estructura "(sica de un sistema# ! es aplica"le a cual$uier or%ani'aci*n)

 A tra4s del ciclo PHVA la empresa planea# esta"leciendo o"jetios# definiendo los m4todos para alcan'ar los o"jetios ! definiendo los indicadores para erificar $ue en efecto# 4stos fueron lo%rados) Lue%o# la empresa implementa ! reali'a todas sus actiidades se%-n los procedimientos ! conforme a los re$uisitos de los clientes ! a las normas t4cnicas esta"lecidas# compro"ando# monitoreando ! controlando la calidad de los productos ! el desempe8o de todos los procesos clae) Lue%o# se mantiene esta estrate%ia de acuerdo a los resultados o"tenidos# haciendo %irar de nueo el ciclo PHVA mediante la reali'aci*n de una nuea planificaci*n $ue permita adecuar la Política ! los o"jetios de la Calidad# así como ajustar los procesos a las nueas circunstancias del mercado) 0e manera resumida# el ciclo PHVA se puede descri"ir así1

o Planificar1 Esta"lecer los o"jetios ! procesos necesarios para o"tener los resultados# de conformidad con los re$uisitos del cliente ! las políticas de la or%ani'aci*n)

o Hacer1 Implementar procesos para alcan'ar los o"jetios)

o Verificar1 >eali'ar se%uimiento ! medir los procesos ! los productos en relaci*n con las políticas# los o"jetios ! los re$uisitos# reportando los resultados alcan'ados)

o Actuar1 >eali'ar acciones para promoer la mejora del desempe8o del :los= proceso:s=)

 Aplicaci*n en la esti*n de Procesos

El ciclo PHVA si%nifica actuar so"re el proceso# resoliendo continuamente las desiaciones a los resultados esperados) El mantenimiento ! la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lo%rarse aplicando el concepto de PHVA en cual$uier niel de la Or%ani'aci*n# ! en cual$uier tipo de proceso# !a $ue est( íntimamente asociado con la planificaci*n# implementaci*n# control ! mejora del desempe8o de los procesos) Es aplica"le tanto en los procesos estrat4%icos de la Alta 0irecci*n como en las actiidades operacionales m(s simples)

Por ejemplo# si una empresa telef*nica planea mejorar el sericio a sus suscriptores ! para ello# decide moderni'ar sus centrales telef*nicas :Planificar=) Esto lo puede lo%rar ad$uiriendo  nueas centrales di%itales e instal(ndolas pro%resiamente en toda la ciudad :hacer=) Al departamento t4cnico le ha sido asi%nado el tra"ajo de medir los resultados# en t4rminos del incremento de llamadas efectuadas en las 'onas donde las centrales han sido instaladas ! el n-mero promedio de líneas disponi"les# a fin de compararlas con los alores $ue se o"tienen en las centrales anal*%icas anti%uas :erificar=) Con estos resultados# la erencia de Planificaci*n de la empresa efect-a los ajustes ! aplica los resultados en l a instalaci*n de futuras centrales :actuar=) La consecuencia de esta metodolo%ía de tra"ajo ha sido $ue los pro"lemas $ue se han presentado durante el proceso de instalaci*n han sido resueltos oportunamente por el e$uipo# sin causar demoras aprecia"les en l os pro!ectos ori%inales)

La adopci*n del ciclo PHVA promuee $ue la pr(ctica de la %esti*n a!a en pro de las oportunidades para $ue la Or%ani'aci*n mejore el desempe8o de sus procesos ! para $ue manten%a los clientes actuales ! consi%a nueos clientes) Una e' identificada un (rea de oportunidad# se puede pl anificar el cam"io ! llearse a ca"o) Lue%o se erifican los resultados de la implementaci*n de tal cam"io !# se%-n estos resultados# se act-a para ajustar el cam"io o para comen'ar el ciclo nueamente mediante la planificaci*n de nueos cam"ios)

REQUISITOS DE LA MEJORA CONTINUA Para su adecuado desarrollo, la mejora contina  reuiere ue se cumplan algunos aspectos en • • • • • •

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el ambiente de traba&o, como los ue se mencionan seguidamente" Apo$o en la gesti(n! 7etroalimentacion )8eedbac9+ $ re#isi(n de los pasos en cada proceso! %laridad en la responsabilidad! Poder de decisi(n para el traba&ador! 8orma tangible de reali'ar las mediciones de los resultados de cada proceso! :a me&ora continua como una acti#idad sostenible en el tiempo $ regular $ no como un arreglo r2pido frente a un problema puntual! Proceso original bien definido $ documentado! Participaci(n de los responsables del proceso! ;ransparencia en la gesti(n! %ualuier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado $ medido en un marco temporal ue asegure su é7A %>?;@?A DE P7>%ES>S

HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA E B00F, establece" C:a organi'aci(n debe me&orar continuamente la eficacia del sistema de gesti(n de la calidad mediante el uso de la pol-tica de la calidad, ob&eti#os de la calidad, resultados de las auditor-as, an2lisis de datos, acciones correcti#as $ p re#enti#as $ la re#isi(n por la direcci(n!

;./ In"titir $a ca%acitaci0n en e$ tra5ajo: “Con mucha frecuencia% a los traba(adores les ense,an su trab a(o otros traba(adores )ue nunca recibieron una buena capacitaci!n. 'stán obliados a seuir instrucciones ininteliibles. No  pueden cumplir bien su traba(o por)ue nadie les dice c!mo hacerlo". %apacitar permanente a traba&adores $ super#isores en su propios procesos, de manera ue ese aprendi'a&e a$ude a me&orarlos tanto incremental como radicalmente! Primero tener conocimiento de lo ue se ace, m2s all2 de seguir el procedimiento! @S> B000 lo confirma en G!. cuando establece ue Cel personal ue realice traba&os ue afecten la calidad del producto debe ser competente con base en la educaci(n, form aci(n, abilidades $ e