CICLO DE ALMACENAMIENTO

CICLO DE ALMACENAMIENTO Está constituido por los deberes que tiene el almacén, para lograr la finalidad que le corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se verá en esta sesión lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que los agrupa. 1.- RECEPCIÓN.Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que compras adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que usan el material, y su labor consiste en:

 Descargar   

Desembalaje Inspección, Verificación o chequeo Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un parte o informe de recepción e ingreso.

Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para recepcionar el o los artículos y poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización. Descarga.Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente, cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de tiempo posible y con los medios adecuados. Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que ésta puede dar lugar a deterioro de los materiales. Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos o medios en que han sido transportados los materiales, puedan acercase a él lo más posible, evitando así largos recorridos que demoran la tarea. Contará también con personal experto en la descarga, logrando así un buen manipuleo de los bultos. En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal efectúa la descarga, luego es preocupación primordial del que recibe vigilar que ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se pueda. Desembalaje.- es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen. Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando, en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los por verificar. Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificación o chequeo. Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los artículos llegados.

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente guiarse en esta caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así equivocaciones que posteriormente darán lu8gar a lamentaciones que no se podrán remediar. La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el artículo. La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que sólo sepa contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y en muchos casos de verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas veces el almacén solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a fin de que ellos mismos constaten la calidad y condiciones técnicas de los artículos llegados, evitando así una mala recepción. Si la empresa dispone de una dependencia de control de Calidad, es éste elemento el encargado del control cualitativo. Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores, errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad, etc. lo que producirá generalmente pérdidas par el almacén y diferencias entre la situación contable y la física. Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe contar con los catálogos apropiados, güinchas, metros, calibradores, etc. que le permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los artículos qu8e está recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema y creer solamente en lo que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios para pesar, medir, calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y todo lo que llega debe hacerlo controlando a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya que la responsabilidad que le cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad y por ello sólo debe ponerlo ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo que se solicitó. Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le faciliten su labor. Ellas se refieren a: • • • • • • • • •

Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los usuarios. Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías de remisión que deben enviar, etc. Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo: Criterios de comprobación cuantitativa Criterio de estibaje antes del control Registros a efectuar Métodos y medios a usar en el transporte interno Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control de la calidad, condiciones técnicas exigibles, cantidad etc. Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la mercadería esté asegurada.

En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el aumento en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo.

Recomendaciones a los encargados de la recepción.Para terminar ese aspecto del almacenaje, se dan a continuación alguna recomendaciones que todo recepcionista debe tener presente. La desconfianza sirva más en la recepción de materiales que la excesiva confianza o la indiferencia. Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro de que es exactamente lo solicitado. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar los artículos sin una buena revisión y control. Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande. Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que llega el artículo. Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar la recepción y los controles correspondientes. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos, por seguridad del personal y del artículo que se está recibiendo. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que denoten alteraciones. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no sea que se hayan derramado Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligroso. Utilizar la Orden de compra para efectuar la verificación y realizar ésta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo, con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe es conforme. Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora. Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en recepción, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar el control. 2.- ENTREGA A LOS DEPÓSITOS, INGRESO DE LOS ARTÍCULOS, INFORMES O PARTES POR EMITIR.Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería, indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se ha recibido o se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que preparar un parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los datos correspondiente s y necesarios para que compras, Producción o Ventas, control y Contaduría, además de Almacenes tengan los elementos convenientes para proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería llegada. Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo a su vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los artículos en buenas condiciones y donde o en qué lugar se han colocado; en esta forma, el informe o parte hecho por recepción es completado en el almacén y posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado líneas arriba. Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los artículos a los depósitos y para ellos e debe establecer como norma el no pagar ninguna factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba haber recibido el o los artículos de acuerdo a las especificaciones y cantidades en que fueron solicitada s y que se han recibido de acuerdo con la orden de compra y la guía de remisión del proveedor.

3.- PORCIONAMIENTO: Este es uno de los procesos más importantes que se dan en el almacén bajo la supervisión del chef encargado, ya que de aquí se supervisará el tamaño y peso adecuado para cada producto basándose en las especificaciones de la carta. Su importancia esta dado por el rendimiento de todas las mercaderías y la correcta valoración de los productos para el costeo posterior. RENDIMIENTOS: se refiere al peso o volumen neto de un elemento después de que ha sido procesado y está listo para su venta, es decir la parte útil. MERMAS: es toda parte comestible y no comestible de un alimento, que no es posible de ser usada por diversas razones, puede ser por inutilización, higiene, descomposición, depuración, etc. Y que forma parte del costo de los alimentos. REGLAS: 1. El peso bruto es el peso recibido de la mercadería en el almacén tal y como nos lo traen.

2. Para obtener el peso neto, se le resta al peso bruto el peso de la merma. 3. Para hallar el valor de la porción, se divide el VALOR pagado al proveedor por el insumo entre el número de porciones. 4. Para hallar el número de porciones se divide el peso neto entre el peso de la porción. 4.- ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO.Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el momento que los necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por el personal de despachadores para su control. Es función del personal de almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que pueda ser retirado cuando lo necesiten. La forma de almacenar depende del artículo en sí y de las disposiciones que la jefatura de almacenes haya dictado al respecto, teniendo en cuenta el sistema de despacho que hay que seguir y que se tratará posteriormente. Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son:          

Zonas bien planificadas Ubicación de los artículos Distribución de los locales Métodos o procedimientos estrictos de almacenaje Orden en la clasificación de la mercadería, facilitando la toma de inventarios Conservación Rotación de los productos Control de los artículos Clasificación y simbolización de los artículos Reposición

Es muy importante almacenar cada mercadería según el tipo de conservación que requiera, teniendo en cuenta la temperatura y la humedad. 5.- DESPACHO O ENTREGA: Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que tener en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta debe ser planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente llegan a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud. Además, hay que salir de los artículos antes de que hayan alcanzado el límite de conservabilidad, y por ello es que en todos los artículos debe adoptarse el método o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuación: Sistema de lo que entra primero sale primero.Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero. Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más antiguas, o mejor dicho, que un artículo de gran movimiento permanezca en el Almacén si efectuar su rotación. La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas mercaderías pero en muchos casos en que los artículos son pesados resulta sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razón se han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo necesario de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida. Dichos sistemas son: a. Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupón desglosable formado de dos partes iguales, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más antiguo y se despacha el artículo que tiene el mismo número, asegurándose así la rotación de todos los artículos. b. Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble área de la que necesita par su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con la que ya existía. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible tener. c. Sistema de separación móvil: Es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en despachar siguiendo una dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, se colocan los artículos recién llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos efectuados, o sea, a la derecha y se comienza a despachar del lado contrario es decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o dirección en que se toman los artículos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de dirección no se despachen y se produzca lo que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en el almacén.

d. Sistema de alimentación por gravedad: consiste en el ordenamiento de los artículos nuevos en la parte superior del estante o ubicación que ocupan, e irlos despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los más antiguos y queden los más nuevos. Se utiliza generalmente con artículos envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes inclinados y diseñados especialmente de manera que los cilindros o cajas se deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior y se despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado “ lo que entra primero sale primero”, depende del artículo para adoptarlos, sobre todo si se tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas las mercaderías. Entrega de Artículos.Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente, es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de manera que contengan todo s los datos que requiere contaduría y almacenes para efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del artículo deseado, la cantidad que se solicita y la unidad de medida o despacho, quien lo solicita y para qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben considerar las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo. También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de las firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el despachador pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que figura en la orden, evitando así que salga la mercadería con cualquier firma. Formas de Entrega: La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos. En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o dependencia Transportes de la entidad. Lo esencial en ambas formas es que exista la Orden de Producción y la Nota, Vale u Orden de Salida y que sea firmada por la persona que retira el artículo, por cuanto constituye comprobante de la salida o entrega efectuada y representan para el almacenero lo que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su equivalente en el artículo que se está despachando. 6.- CONTROL.Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el proceso, desde la recepción hasta la entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo, es decir Control de Calidad. En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos, existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del control de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así poder evitar su agotamiento o su inmovilidad. Este control de existencias es muy importante para el estudio de los costos, así como conocer los movimientos diarios, semanales y mensuales de cada producto.

Para esto se deberá definir primero cuales serán los stocks mínimos, máximos, óptimos y si los hubiera stock cero de cada producto.