Check List de Comras

 

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FORMATO

LISTA DE CHEQUEO - AUDITORIA INTERNA Tipo de Auditoria Año: Proceso: Au Aud dit ito or( r(es es): ):

Auditoria interna

Sistema de Gestión

2019 ÁREA DE COMPRAS De Derl rlyy Vivia viana Me Mell llad ado o Peña eña

No.

Sistema de Gestión de Calidad

Cliente de la Auditoría: Direccion Administrativa Sucursal: Obse Observ rvac ació ión: n: Au Audi dito tori riaa INTER NTERNA NA

Requisito / Control

FECHA PLANTA

DD MM 24 07

Notas del Hallazgo

C

1 ¿Se encuentra el área de compras separada de las otras áreas?

Se puede observar que el área se encuentra encuentra separada de todas las demás áreas áreas de la Organización

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2 ¿Están establecidas las líneas de autoridad y responsabilidad dentro del área?

Si, se cuentan con tres roles dentro del área, Jefe de Compras, Aux Auxilair ilair de Compras y Pasante

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3 ¿ ¿E Existen manuales de funciones y procedimientos dentro del área?

Se cuentan con perfiles a Cargo de de Gestion Humana dentro del perfil se pueden obs observar ervar las funciones, los procedimeintos son consultados consultados por 4D se pueden consultar consultar se evidencian tres documebntos:  Movimiento de unidades unidades de inventario inventario de Compras CO-PR-001 FECHA 14/11/2014 14/11/2014 Recepcion de materiales materiales CO-PR-003 FECHA: 28/05/2018 28/05/2018 Selección y Evaluación seguimiento a proveedores proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

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4 ¿Son conocidos dichos manuales y procedimientos por todo el personal del área?

No, además prsurgido ocedimientos actuales noelsedeutilizan de manera completa d debido ebido a a cambios quelos hanprocedimientos surgi do especialmente especialment e en Selección y Evaluación seguimiento proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

5 ¿El área de compras tiene acceso al efectivo de la compañía?

No, el área de compras no maneja dinero en efectivo ni caja menor.

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6 ¿El área de compras tiene relación directa con las demás áreas de la empresa?

SI, totalmente

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7 ¿E ¿Est stá á cen centr tral aliza izada da la resp respon onsa sabi bililida dad dd de e la las s coti cotiza zaci cion ones es y de decis cisio ione nes s de comp compra ras? s?

Si, Si, d den entr tro od del el ár área ea cada cada pe perf rfilil tien tiene e una una seri serie e de de pro prove veed edor ores es de de acu acuer erdo do a su criti critici cida dad d

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Si, constamente ademas se realizan auditorias por parte de control Interno

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¿Se efectúan controles o revisiones internas de las operaciones realizadas dentro del área?

AAAA 2019

N NC C PTM FOR

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PROVEEDORES Y/O CONTRATIST CONTRATISTAS AS 1

¿Cu Cue enta co con n una ca carp rpe eta donde se alm lma acen cene lo los s po port rta afoli lio os d de e los los pro rove vee edore res? s?

No ,act ctu ualme lmente no se maneja, ja, tampoco se maneja hoja de vid vida de los los pro prove vee edores res

2

¿ Cuales son los criterios que maneja para el p prroveedor?

Para seleccionar u un n proveedor se realiza por cuadro comparativa, calidad y precio.

3 Cuenta con alguna matriz, listado o directorio de proveedores

X X

En Excel no, se cuenta con la relación en SIIGO se puede decargar .

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Se puede evidenciar el procedieminto desde desde 4D, Selección y Evaluación seguimiento a proveedores proveedores CO-PO-002 FECHA 28/05/2018

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5 ¿Cada cuento se realiza evaluación de proveedores? Muestre su cronograma

Se puede evidencia el cronograma de evaluación de proveedores

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Es una Matriz General pero no un chec de evaluación evaluación por proveedor y firmado po porr el proceso implicado y almacenado en la carpeta del proveedor.

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7 ¿Cuales son los items de evaluación para los proveedores?

calidad de producto, requisitos sanitarios, tiempo de entrega y servicio post venta

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8

se evidencias unos datos almacenados en la matriz de los siguientes proveedores ( DISTRIELECTRICOS, DISTRIELECTRICOS, BARTOL BARTOLOME OME Y JYJ)

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¿Como ayudan a mejorar alos proveedores despues de su e evaluación? valuación? Revisar la 9 carta que se entrega.

Se notifica por medio del telefono , pero antes de tomar la desición se le informa al proveedor , no hay registro , ni carta

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10 ¿Como realiza el seguimiento a los proveedores evaluados?

No se aplica seguimiento

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11 ¿Qué sucede con los proveedores que no cumplen?

Si el proveedor no mejora y se reemplaza nose deja registro, el proceso se realiza por llamada.

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4

 ¿Tiene un proceso o estructura para la selección de los proveedores? Compruebe el procedimiento

¿Cuenta con check list de evaluación de proveedores?

¿P ¿Podemos observar la última evaluación de proveedores que se realizó?

Operaciones de Compra 1 ¿Existen métodos de cotización para elegir la mejor opción de proveedor?

Se realizan cuadros comparativos comparativos del analisis de costos y se toma como evidencia el e-mail de Fumigadoras estacionarias estacionarias fecha del 07/07/2019 se toma como como registro.

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2 ¿Manejan ordenes de compra?

Se pide revisar una Orden de compra se toma como registro registro la numero 20194198 "  Agroindustria sinu las delicias ( Sin ejecutar]) fecha 12/07/201 12/07/2019 9 $ 1.386000 pendiente por cambios del Dr. Carlos 4D.

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3 ¿Se considera a un proveedor bajo algún criterio específico?

Todas se consideran importantes por igual, importantes.

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4

¿Se manejan datos estadísticos relacionados con el inventario que permitan determinar Si, de los productos mas criticos se toma como registro la programacón de la bolsa. en que momento es preciso realizar una compra?

5 ¿Existe una sola persona a cargo de elegir el proveedor?

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Realmente la decision se toma en conjunto con el pr p rocesos que realiza la solciitud.

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6

¿Se tienen en cuenta seguros para la protección de mercancia en curso cuando se realiza la cotización con el proveedor?

No, solo se manejan Garantias.

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7

¿Existe algún control sobre el requerimiento de materia prima por parte del área de producción?

Si, el seguimiento control es constante.

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8 ¿Se utiliza algún tipo de control de calidad a la mercancía adquirida?

Si, se verifica l a entrega c o on ntra la orden de compra y la f ac actura de entrega.

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9 ¿Existe algún cronograma de compras?

Se verifica un crononogra en el cuals e evidencia semanal, mensual y anual.

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Operaciones posteriores a la Compra 1 ¿E ¿Exi xist sten en no norm rmas as y pr proc oced edim imie ient ntos os para para los los dese desemb mbol olso sos s a pr prov ovee eedo dore res? s?

De Dent ntro ro del del ár área ea de comp compra ras s no nose se cono conone ne los los sese sesemb mbol olso sos s de lo los s prov provee eedo dore res. s.

X

2 ¿Son todos los pagos efectuados en efectivo?

Los pagos son realizados por tesoreria.

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3 ¿Se lleva a cabo una verificación del producto recibido en relación con la orden de compra?

Si, y con la factura se revisa el inventario y se compra se incluye el inventario en SIIGO

X

¿Existe una buena comunicación con el área de inventarios al momento de realizar 4 seguimiento a la mercancía adquirida?

Se evidencia que se debe reforzar la comunicación en el área .

X

5

¿Existe alguien encargado de verificar los precios de la mercancía comprada versus el valor de la misma en el mercado?

6

De ser afirmativa la respuesta anterior ¿Se realiza este control c ontrol con frecuencia? ¿Cada  Aproximadamente cada cada 6 meses control interno, interno, el Jefe de compras compras cada vez que se recibe cuánto? mercancia.

¿Se verifica que los productos cumplan con las normas y los estándares de calidad 7 requeridos por la empresa?

Si, el Jefe de compras revis los precios dentro de la factura y adicional esta el área de control interno quien por medio de auditorias auditorias realiza revisiones contantes de los costos.

Si, todos los productos son verificados para que que cumplan con los estanda estandares res de Ca Calidad lidad necesarios para la Organización.

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Responsables del área de Compras Camilo Zamudio Miguel Juan