CHAPTER 7: PROJECT COMMUNICATIONS MANAGEMENT

Project Communications Management proses yang sesuai dengan waktu dan sesuai rencana, pengumpulan, kreasi, distribusi, penyimpanan, feedback, manajemen, control, monitoring, dan susunan dari informasi proyek. Dalam proyek ini terdapat beberapa dimensi yang perlu dipertimbangkan, yaitu : Vertical dan Horizontal

Internal dan Eksternal

4 dimensi Official dan Annual

Formal dan Informal

Written dan Verbal

Plan Communication Management proses dimana pengembangan sebuah kebutuhan dan perencanaan untuk dasar sebuah komunikasi atas kebutuhan dan keperluan informasi stakeholder, dan asset.

Project Management Plan (Berisikan informasi bagaimana project di mulai, di awasi, di control, dan di tutup.)

Organizational Process Assets (Aset proses organisasi).

INPUT Stakeholder Register (Informasi kebutuhan yang diperlukan stakeholder). Enterprise Environmental Factors (Faktor lingkungan perusahaan).

Urgensi dari kebutuhan informasi

Organisasi proyek dan hubungan tanggung jawab pemangku kepentingan

Analisis persyaratan rencana komunikasi (menentukan kebutuhan dari para stakeholder proyek)

siapa yang terlibat proyek dan dimana lokasi proyek

Kemudahan penggunaan

Bagan Organisasi

disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat proyek.

Ketersediaan teknologi

Teknologi Komunikasi (untuk mentransfer informasi antara para pemangku kepentingan proyek)

Lingkungan proyek

Sensitivitas dan kerahasiaan informasi

Tools and Techniques

1. Encode informasi eksternal

register stakeholder

Model Komunikasi (untuk memfasilitasi komunikasi dan pertukaran informasi) Metode Komunikasi (untuk berbagi informasi diantara para stakeholder proyek)

Rapat (diskusi dan dialog dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui dan mengkomunikasikan informasi proyek)

Stakeholder Register

Komunikasi interaktif Push Komunikasi

Communication Management Plan (komponen dari rencana manajemen proyek yang menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncakan, terstruktur, dipantau, dan dikendalikan)

Jadwal proyek

Project Document Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbaharui)

3. Decode

4. Feedback Pull Komunikasi

OUTPUT

2. Mengirimkan pesan

Manage Communications proses menciptakan, mengumpulkan, mendistribusikan, menyimpan, mengambil, dan disposisi akhir dari infromasi proyek sesuai dengan rencana pengelolaan komunikasi. Manfaat dari proses ini adalah bahwa hal itu memungkinkan aliran komunikasi yang efisien dan efektif antar stakeholder proyek.

Work performance reports (kumpulan kinerja proyek dan informasi status proyek)

Organizational Process Assets (Aset proses organisasi)

INPUT Communication Management Plan (Menggambarkan bagaimana komunikasi proyek akan direncanakan, terstruktur, dipantau, dan dikendalikan)

Enterprise Environmental Factors (Faktor lingkungan perusahaan)

Teknologi Komunikasi (Untuk memastikan bahwa pilihan sesuai untuk informasi yang dikomunikasikan)

Performance Reporting (Tindakan mengumpulkan dan mendistribusikan informasi kinerja)

Electronic project management tools

Tools and Techniques

Information management systems (Informasi proyek dikelola dan didistribusikan dengan menggunakan berbagai alat)

Electronic communications management

Hardcopy document management

Metode Komunikasi (Untuk memastikan informasi telah dibuat dan didistribusikan telah diterima dan dipahami)

Model Komunikasi (Untuk memastikan pilihan model komunikasi sesuai untuk proyek dan setiap hambatan diidentifikasi dan dikelola)

Jadwal proyek

Kebutuhan dana proyek

Log issue Project Document Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbaharui)

Project Management Plan Updates (Memberikan informasi tentang baseline proyek, manajemen komunikasi dan manajemen pemangku kepentingan)

Proses Organisasi Aset Updates (Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui)

OUTPUT

Project Communications (Kegiatan yang diperlukan untuk informasi yang akan dibuat, didistribusikan, diterima, diakui dan dipahami)

Control Communication proses monitoring dan pengendalian komunikasi di seluruh siklus proyek untuk memastikan kebutuhan informasi dari para stakeholder terpenuhi.

Organizational Process Assets (aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses kontrol komunikasi)

Project Management Plan (dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek dijalankan, dimonitor, dan dikontrol)

INPUT Project Communication (proses kontrol komunikasi melibatkan aktifitas yg dibutuhkan untuk informasi dan komunikasi untuk dimonitor, dikerjakan, dan diberikan pada stakeholder )

Information Management Systems (untuk mengkondisikan laporan dari beberapa sistem dan memfasilitasi distribusi laporan kepada stakeholder )

Expert Judgement (Penilaian ahli yang sering diandalkan tim proyek)

Work Performance Data (mengatur dan merangkum informasi yang dikumpulkan, dan menyajikan hasil analisis komparatif ke dasar pengukuran kinerja.)

Issue Log (untuk mendokumentasikan dan memantau penyelesaian masalah )

Tools and Techniques Meetings (Proses diskusi dan dialog dengan tim proyek)

Change Request (yang sering mengakibatkan perlunya penyesuaian, tindakan, dan intervensi)

Work Performance Information (Informasi kinerja yang mengatur dan mengatur dan merangkum performance data) Organizational Process Updates (Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui yaitu laporan dan dokumentasi)

OUTPUT

Project Management Plan Updates (Memicu update rencana manajemen komunikasi serta komponen lain dari rencana manajemen proyek)

Project Documents Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbaharui)