CHAPTER 2: PROJECT SCOPE MANAGEMENT

PROJECT SCOPE MANAGEMENT 

Proses yang diperlukan agar proyek tersebut mencakup semua ruang lingkup yang diperlukan.



proses yang diperlukan untuk memastikan apakah proyek sudah berisi kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan supaya proyek sukses.



Berhubungan dengan mengendalikan dan mendefinisikan hal hal yang berhubungan dengan proyek maupun tidak.

Proses-prosesnya terdapat :

5.1 Plan Scope Management Proses Menciptakan rencana ruang lingkup proyek.

Plan Scope Management: Inputs 1. Project management plan Digunakan untuk membuat Scope management plan dan mempengaruhi pendekatan yang dilakukan untuk perencanaan ruang lingkup proyek. 2. Project Charter Digunakan untuk menyediakan informasi context untuk membuat ruang lingkup proyek yang akan di kerjakan. Informasi yang terdapat dalam project charter :Nama proyek, masa berlaku proyek ,Nama manajer proyek beserta informasinya , ringkasan jadwal proyek , ringkasan budget proyek. 3. Enterprise environmental Faktor-faktor lingkungan baik internal maupun eksternal yang dapat mempengaruhi ruang lingkup proyek. Contoh Enterprise Environmental factor : Budaya organisasi , infrastructur , personel administrasi dan kondisi pasar. 4. Organizational process assets Asset- Asset yang dimiliki oleh organisasi yang telah dikumpulkan sejak lama dan dapat mempengaruhi proses pembuatan plan Scope management. Contoh Organizational process assets : kebijakan dan prosedur , informasi yang bersifat historical , pembelajaran dari masa lalu. Plan Scope Management: Tools and Techniques 1. Expert judgement Ahli dalam bidang masing-masing yang dapat dimintai keterangan , masukan , untuk membantu dalam pembuatan project Scope management. 2. Meetings Tim proyek dapat membuat suatu meeting untuk mengembangkan project Scope management. Meeting dapat dihadiri oleh pimpro, owner, atau pun pihak-pihak terkait yang memiliki kepentingan pada proyek sehingga di dapat ruang lingkup secara jelas dan detail. Plan Scope Management: Output 1. Scope management plan Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan di kerjakan , diawasi, dikontrol, dan diverifikasi. Komponen Scope management plan : Proses mempersiapkan detail project scope statement , proses untuk menciptakan WBS , proses menetapkan bagaimana WBS akan di jalankan , proses yang menentukan bagaimana serahterima dari proyek yang telah selesai , proses untuk mengontrol bagaimana perubahan akan detail scope statement di tinjak lanjuti. 2. Requirements management plan Ketentuan yang sesuai untuk suatu proyek. Komponen yang menjelaskan bagaimana kebutuhan akan sumber daya di analisa, didokumentasikan, dan diatur . Harus efektif dan efisien.

5.2 Collect Requirement Proses mendefenisikan dan mendokumentasikan kebutuhan Stakeholder untuk tercapainya tujuan proyek. Persyaratan yang diberikan untuk stakeholder untuk dikerjakan . Collect Requirement: Inputs 1. Scope Management plan Komponen dari project yang menjelaskan ruang lingkup yang akan dikerjakan , ditingkatkan. 2. Requirement management plan Requirement management plan memberikan informasi tentang kebutuhan Stakeholder ,terhadap proyek tersebut. 3. Stakeholder Management Plan Tau keinginan stakeholder, tingkatan kepentingan stakeholder, peran, fungsinya, supaya bisa memenuhi kebutuhan stakeholder. 4. Project Charter Digunakan untuk memberikan gambaran detail dari produk , layanan, atau hasil proyek sehingga bisa di tentukan requirement yang di butuhkan. 5. Stakeholder register Digunakan untuk mengidentifikasi Stakeholder dan harapanya terhadap proyek tersebut. Collect Requirement: Tools and Techniques 1. Interview Wawancara baik secara formal atau informal 2. Focus Group Mangajak Stakeholder dan para ahli untuk berkumpul bersama agar mengetahui bagaimana harapan mereka terhadap produk, servis atau hasil proyek. Harus dipimpin orang yang ahli. 3. Facilited Workshop

Digunakan untuk menyamakan pendapat antar Stakeholder , yang berbeda pendapat tentang kebutuhan proyek itu sendiri. 4. Group Creavity Techniques Kegiatan Group dapat berupa: O

Brainstorming : Untuk mengumpulkan ide-ide terkait dengan proyek. Contoh: suatu kelompok melakukan diskusi bersama untuk mengumpulkan ide.

O

Nominal Group Techniques : Brainstorming dengan mengambil voting atas ide-ide yang telah ada untuk mengambil yang terbaik / untuk menentukan prioritas. Contoh: mengumpulkan ide lalu di voting untuk mengambil yang terbaik.

O

The Delphi Techniques : Sekelompok ahli diberikan pertanyaan oleh para peserta, dan juga memberikan feedback atas respon-respon yang diajukan. Contoh: diskusi suatu kelompok bersam dengan seseorang yang ahli di dalam bidang tersebut lalu menanyakan yang tidak mereka ketahui.

O

Idea / Mind Mapping : Mengumpulkan dan menyatukan ide pribadi dalam 1 maindmap untuk menghindari kesalah pahaman dan mencari ide baru. Contoh: mengumpulkan semua ide yang ada dari sebuah diskusi lalu digabungkan untuk melihat apa yang kurang dan dilengkapi.

O

Affinity Diagram : Beberapa ide di bagi ke dalam beberapa grup untuk review dan analisis. Contoh: suatu kelompok dibagi menjadi kelompok yang lebih kecil untuk mendiskusikan ide yang sudah dibagi juga untuk mempercepat analisis.

5. Group Decision making techniques Untuk memutuskan kebutuhan proyek, mengklasifikasikannya dan memprioritaskannya. Ada beberapa cara untuk memutuskan : O

Unanimity : Semua setuju dengan 1 keputusan mutlak

O

Majority : 50% lebih setuju dengan 1 keputusan

O

Plurality : mengambil suara terbanyak (walaupun