CHAPTER 10: PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT

Project Stakeholder Management merupakan proses untuk mengidentifikasi individu, kelompok, atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh proyek, untuk menganalisa harapan stakeholder dan pengaruhnya terhadap proyek, dan untuk mengembangkan strategi manajemen untuk keterlibatan efektif stakeholder pada keputusan proyek dan eksekusi proyek.



Identify Stakeholders Proses mengidentifikasi

individu, kelompok,

atau organisasi yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas, atau pendapatan pada proyek dan

informasi proyek.

menganalisa

dan

mendokumentasikan

yang berhubungan dengan pengaruh potensial terhadap kesuksesan

Kunci

utama

pada

proses

ini

adalah

manajer

proyek

mengidentifikasi fokus utama untuk masing-masing stakeholder atau sekelompok stakeholder.

Stakeholder Analysis Dalam melakukan analisis ini, terdapat berbagai model klasifikasi, yaitu:   



Power / interest grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan kepentingan stakeholder berdasarkan hasil / outcome proyek. Power / influence grid, berdasarkan tingkat kekuasaan dan pengaruh / keterlibatan mereka dalam proyek. Influence / impact grid, berdasarkan tingkat pengaruh / keterlibatan di proyek dan kemampuan mereka untuk memberikan besaran dampak terhadap proyek (rencana – pelaksanaan). Salience model, yang menjelaskan kelas stakeholder berdasarkan kekuasaannya, tingkat kepentingan, dan legitimasi.

PMBOK memberikan contoh untuk model 1 (Power / Interest Grid), yang diberikan penjelasannya pada gambar berikut ini, termasuk rekomendasi strateginya:

Hasil penelusuran, terdapat referensi lain dalam model klasifikasi stakeholder termasuk strateginya, yaitu:

OUTPUT

Stakeholder Register

Stakeholder Register

Stakeholder register dibagi dalam dua tabel, dimana pada tabel pertama berisi informasi umum stakeholder (basic information) dan tabel kedua berisi informasi penilaian beserta rekomendasi strategi mengelola stakeholder. Pada tabel kedua yang berupa penilaian, skala penilaian dalam bentuk range 1-5 dengan ketentuan sebagai berikut:  Power level. Level (1) sangat rendah – Level (5) sangat tinggi  Interest level. Level (1) sangat kecil – Level (5) sangat besar  Support level. Level (1) sangat menghambat – Level (5) sangat membantu  Influence level. Level (1) sangat kecil – Level (5) sangat tinggi. Pada tabel kedua ini, dibuat strategi stakeholder berdasarkan dua hubungan yang menghasilkan dua model klasifikasi, yaitu Power – Interest, dan Support – Influence. Dua hubungan atau model tersebut menghasilkan dua strategi umum mengelola stakeholder. Berikut template beserta contoh isi stakeholder register dalam pelaksanaan proyek. Kesimpulan Contoh Stakeholder Register:  Proyek ini memiliki stakeholder yang cenderung bersifat resistor dengan posisi lokasi tidak berada di satu tempat  Power level tertinggi ada pada project manager Owner. Sedangkan yang terendah adalah Team Leader / Project manager Konsultan Perencana dan Vendor utama.  Hampir semua vendor memiliki tingkat kepentingan yang tinggi terhadap proyek  Umumnya stakeholder kurang mendukung terlaksanannya proyek dengan baik kecuali vendor utama  Umumnya stakeholder memiliki tingkat pengaruh yang besar.  Strategi umum adalah cenderung pada manage closely – keep informed dan cooperate. 

Plan Stakeholder Management

Proses untuk

mengembangkan

manajemen strategis untuk keterlibatan secara efektif dari stakeholder melalui siklus hidup proyek, berdasarkan pada analisa kebutuhan, kepentingan dan efek potensial pada kesuksesan proyek.

Expert Judgement (Penilaian ahli yang diperoleh melalui konsultasi perorangan atau melalui format panel)

Tools and Techniques Teknik Analytical (Membandingkan tingkat keterlibatan pemangku kepentingan dengan tingkat keterlibatan yang direncanakan)

Meetings (Diadakan dengan para ahli dan tim proyek untuk menentukan tingkat keterlibatan pemangku kepentingan)

Teknik Analytical Tingkat keterlibatan para pemangku kepentingan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : •

Unaware : Tidak menyadari proyek dan potensi dampak.

•

Resistant : Menyadari proyek dan potensi dampak dan resisten terhadap perubahan.

•

Netral : Menyadari proyek belum tidak mendukung atau resisten.

•

Supportive : Menyadari proyek dan dampak potensial dan mendukung untuk berubah.

•

Leading : Menyadari proyek dan dampak potensial dan secara aktif terlibat dalam memastikan proyek ini adalah sukses .

Keterlibatan saat ini dapat didokumentasikan menggunakan Stakeholders Engagement Assesment Matrix, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 13-7 di mana C menunjukkan keterlibatan saat ini, dan D menunjukkan keterlibatan yang diinginkan. Tim proyek perlu mengidentifikasi tingkat keterlibatan yang diinginkan untuk proyek saat ini berdasarkan informasi yang tersedia. Contoh pada Gambar 13-7 menunjukkan bahwa pemangku kepentingan 3 berada pada tingkat keterlibatan yang diinginkan, sementara pemangku kepentingan 1 dan 2 membutuhkan komunikasi lebih lanjut dan tindakan tambahan untuk memindahkan mereka ke tingkat yang diinginkan keterlibatan.

Project Documents Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbarui)



Manage

Stakeholder

OUTPUT

Engagement

Stakeholder Management Plan (Komponen dari manajemen proyek dan mengidentifikasi strategi manajemen)

Proses

mengkomunikasikan dan bekerja dengan stakeholder

untuk untuk

mewujudkan harapan dan kebutuhan mereka, isu-isu, dan penanganan yang tepat terhadap keterlibatan stakeholder pada proses aktivitas proyek.

Stakeholder Management Plan (Komponen dari manajemen proyek dan mengidentifikasi strategi manajemen)

Change Log (Mendokumentasikan perubahan yang terjadi selama proyek)

INPUT Organizational Process Assets (Aset proses organisasi yang dapat mempengaruhi proses manage stakeholder engagement)

Communication Management Plan (Panduan dan informasi untuk mengelola ekspektasi stakeholder)

Membangun Kepercayaan Tools and Techniques

Menyelesaikan Konflik Communication methods Pendengar yang aktif Mengatasi perubahan

Organizational process assets updates (Aset proses organisasi yang dapat diperbarui)

Project Document Updates (Dokumen proyek yang dapat diperbarui)

Issue Log (Mengelola keterlibatan stakeholder)

OUTPUT Change Requests (Perubahan permintaan terhadap produk atau proyek)

Project Management Plan Updates (Elemen-elemen dari project management plan yang dapat diperbarui)



Control Stakeholder Engagement keseluruhan

hubungan

dan

Proses untuk

penyesuaian

memonitor

strategi

dan

perencanaan untuk keterlibatan stakeholder.

Project Management Plan (Informasi yang digunakan untuk mengembangkan jadwal)

Project Documents (Berasal dari observasi proyek, perencanaan proyek, penerapan ke dalam proyek, atau control proses)

INPUT Work performance data (Berbagai pengukuran pada proyek kegiatan yang dikumpulkan selama proses pengendalian)

Issue Log (Diperbarui sebagai isu baru diidentifikasi dan isu-isu saat ini diselesaikan)

Tools and Techniques Meetings (Untuk bertukar dan menganalisis informasi tentang keterlibatan stakeholder)

Project documents updates (Dokumen proyek yang dapat diperbaharui meliputi register stakeholder dan log issue)

Organizational process assets updates (Aset proses organisasi yang dapat diperbaharui)

Information Management Systems (alat informasi standar bagi manajer proyek untuk menangkap, menyimpan, dan mendistribusikan informasi kepada stakeholder tentang biaya proyek, kemajuan jadwal, dan kinerja)

Expert Judgement (Penilaian ahli yang dapat diperoleh melalui konsultasi perorangan atau melalui format panel)

Work performance Information (Data kinerja yang dikumpulkan dari berbagai proses pengendalian, dianalisis dalam konteks, dan terpadu)

OUTPUT

Project management plan updates (Memperbaharui daftar stakeholder yang masih terlibat dalam proyek atau tidak)

Change Request (Tindakan yang akan diambil dalam mengambil keputusan. Ada 2 tindakan, yaitu corrective dan preventive.)