changement organisationnel

Le Changement Organisationnel

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Un projet de changement organisationnel
C'est un projet qu'il faut traiter obligatoirement par étape : organisation et méthodes avant les outils logiciels Des acteurs qui savent comment exercer leur métier aujourd’hui

Des pratiques métier existantes

Rendre les acteurs de l’entreprise opérationnels Préparer à mettre en œuvre de nouvelles pratiques métier

Former aux nouvelles pratiques métier

Rendre l’Entreprise de nouveau « intelligible »

Des acteurs qui savent comment exercer leur métier demain

Un système de documentation pédagogique

Changements Des objectifs d’entreprise stratégiques et opérationnels

Ingénierie des pratiques métier et de l’organisation

Référentiel commun de pratiques métier

Mettre en œuvre les applications informatiques nouvelles

Progiciel intégré et en état de fonctionner

Mettre en place une nouvelle infrastructure informatique

Infrastructure technique

Un système informatique existant

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Un plan d'action en 3 étapes

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Vision STRATEGIQUE : Comprendre ce que veut faire l’entreprise Comprendre l’environnement concurrentiel Comprendre les orientations stratégiques Décrire le modèle des activités

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Vision OPERATIONNELLE : Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise Décrire les Objets Métier de l’entreprise Décrire les Evénements Métier dans l’entreprise

3

Vision ORGANISATIONNELLE : Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise Définir les Profil Métiers Affecter les responsabilités aux postes de travail

3

Comprendre ce que veut faire l’entreprise

1

Vision STRATEGIQUE : Comprendre ce que veut faire l’entreprise Comprendre l’environnement concurrentiel Marché / Concurrence / Partenaires Domaines d’activités stratégiques Différenciations et facteurs clés de succès Comprendre les orientations stratégiques Orientations Orientations Orientations Orientations Orientations

en en en en en

terme terme terme terme terme

de de de de de

structures organisationnelles ressources humaines ressources financières et budgétaires ressources industrielles système d’information

Décrire le modèle des activités Description du processus de production de services Description de la logique de pilotage de l’entreprise

Identifier les changements stratégiques à conduire 4

Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise

2

Vision OPERATIONNELLE : Déterminer ce qui se fera dans l’entreprise Décrire les Objets Métier de l’entreprise Description des objets descriptifs de l’entreprise, de ses prestations et de son environnement Description des actes de gestion de l’entreprise

Décrire les Evénements Métier de l’entreprise Définition et description des Evénements Métier Positionnement des Evénements Métier avec les activités Description des scénarios

Identifier les changements de pratiques métier 5

Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise

3

Vision ORGANISATIONNELLE : Déterminer qui fera quoi dans l’entreprise

Définir les Profil Métiers Définition des périmètres de responsabilités Identification des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être Affecter les responsabilités aux postes de travail Redéfinition des postes Quantification des besoins de l’organisation Affectation des acteurs sur les postes

Identifier les besoins en compétences et les besoins en formation nécessaires pour garantir une bonne adéquation aux postes 6

Un référentiel complet pour être opérationnel
Le référentiel doit permettre de garantir la cohérence entre les aspects organisationnels, humains et documentaires ENTREPRISE

ENGAGEMENT DIRECTION

ORGANIGRAMME OBJECTIFS

PROCESSUS

▼ ▼

PILOTAGE

PROCEDURES

ROLES ET FONCTIONS

RESPONSABILITES POLYVALENCE

COMPETENCES INDICATEURS

MODES OPERATOIRES INSTRUCTIONS DE TRAVAIL

FORMATION

REFERENTIEL DOCUMENTAIRE 7

Une méthode basée sur l'ingénierie des pratiques métier

Concepts Système d’information

Concepts Métier

Concepts d’organisation

Modèle d’Activités

Eléments d’application

Composantes de l'Organisation

Objets Métier

Transactions

Postes

Evénements Métier

Outils

Profil Métier

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Une approche très pragmatique

L’objet métier pour comprendre la logique de fonctionnement d'un outil de gestion de production à l'affaire et faire partager la vision de l’entreprise par les différents acteurs.

A quoi cela servira-t-il dans mon métier demain ?

A quel moment cela se gère-t-il ?

A quoi cela correspond-il dans mon métier d’aujourd’hui ?

Qu’est-ce qu’un ordre d'achat ?

Par qui ?

Comment est-ce représenté dans l'outil de gestion de production à l'affaire ?

Données de base

L’événement métier pour répondre aux questions que se pose l’utilisateur pour exercer son métier au quotidien. 9

Une démarche type en 2 phases

PHASE 1 : RASSEMBLER

Cadrage

Décision

Évaluation

Préparation Lancement Cartographie des événements

Indicateurs de performance

Évaluation de l’organisation existante

Conception logique de pilotage opérationnelle

Risques et opportunités

Évaluation de l’existant SI

Recherche de solutions potentielles

Stratégie de déploiement

Évaluation et choix de la solution

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Une démarche type en 2 phases

PHASE 2 : METTRE EN MOUVEMENT

Préparation

Conception

Réalisation

Mise au point

Préparation

Démarrage

Actions d’organisation anticipées

Préparation Lancement

Rôles Définition

Postes de travail Définition

Evénements Métier

Modes opératoires Base Métier

Préparation des formation

Conception SI « Objets Métier » Formations orientées Métier Lancement Opérationnel Infrastructure informatique

Réalisation

Intégration Tests

Mise en production système

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Les conditions de réussite du projet

 Le changement ne se déclenchera que s’il est ressenti comme une nécessité essentielle et urgente.

 Les individus ne pourront agir ensemble que dans la mesure où ils formeront une équipe. Il n’y aura d’action collective que dans la mesure où les responsables de l’entreprise se sentiront porteurs de valeurs communes.

 Le changement ne sera accepté que s’il est conduit de l’intérieur de l’entreprise et si les acteurs sentent qu’ils maîtrisent suffisamment les leviers et les conséquences du changement.

 La facilité avec laquelle l’entreprise changera dépendra de la flexibilité qu’on donnera à l’organisation future.

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Les points importants à retenir

 Le sentiment d’urgence du changement est une condition de réussite du projet  Les acteurs de l’entreprise auront peur de perdre leur pouvoir  Le changement ne sera accepté que s’il est conduit de l'intérieur de l’entreprise  L’organisation n’aura pas le comportement qu’aura décidé l’organisateur initialement  La démarche projet est une démarche orientée « métier »  Il faudra accompagner les différents acteurs dans le changement par des actions de communication et de formation

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Exemple des supports utilisés avec la méthode des pratiques métier

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Pratique Métier : Gérer les commandes client

• Je commande des articles en fonction des besoins (état du stock) • Je passe les commandes d'articles spécifiques en fonction du planning de fabrication des affaires

• J'établis le devis en fonction du profil affaire • Je donne un délai au client • J’enregistre la commande • J’envoie un A-R de commande • Je lance l'affaire • Je suis sa réalisation • Je traite les réclamations du client • Je fais le bilan de l'affaire • Je lance la facturation

Gérer les commande s client Commandes fournisseurs

Factures Devis

Méthodes

Les fournisseurs

Commandes clients

Outil Logiciel

Réalisation des prestationss d'impression prestation

Les clients 15

Pratique Métier : Gestion des achats et des stocks


Finalité du référentiel souhaité :  Garantir la capacité à livrer le client à la date prévue  Etre sûr de pouvoir respecter le planning de fabrication programmé (la bonne référence au bon endroit à la bonne date et dans la bonne quantité)  Eviter les ruptures dans les stocks d'articles standards
Pour cela, il faut :  Connaître les besoins en s'appuyant sur le dossier de nomenclature de l'affaire  Analyser régulièrement l'état des stocks par rapport aux commandes fermes et aux commandes prévisionnelles pour faire un calcul des besoins par période  Définir pour chaque article la quantité minimum pour ne pas être en rupture de stock en tenant compte des délais d'approvisionnement des fournisseurs  Constituer une véritable fiche article permettant d'identifier la matière et ses références, le fournisseur principal et le ou les fournisseur(s) secondaire(s)

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Evénement Métier : Approvisionner

Où vais-je trouver ces informations ?

De quoi ai-je besoin pour réapprovisionner mon stock ?

Qu’est-ce qu’un ordre d’appro ?

Quand dois-je le faire ?

Fait déclencheur

Infos en entrée

Pourquoi et comment puis-je le faire ?

Objet-métier

Règles-métier Y a-t-il des règles à appliquer ?

Je réapprovisionne mon stock d'articles

BD Infos en sortie

Que m’apporte l'informatisation de cette pratique ?

Fait résultat Comment vais-je partager ces informations ?

Quelle est ma valeur ajoutée dans l’entreprise ?

Qu’est-ce que je déclenche dans l’entreprise ?

Transactions

Création d’un ordre d’appro Modification d’un ordre d’appro Interrogation d’un ordre d’appro 17

Evénement Métier : Approvisionner

Où vais-je trouver ces informations ?

De quoi ai-je besoin pour réapprovisionner mon stock ?

Qu’est-ce qu’un ordre d’achat ?

Quand dois-je le faire ?

Fait déclencheur

Infos en entrée

Pourquoi et comment puis-je le faire ?

Objet-métier

Règles-métier Y a-t-il des règles à appliquer ?

Je commande des articles spécifiques

BD Infos en sortie

Que m’apporte l'informatisation de cette pratique ?

Fait résultat Comment vais-je partager ces informations ?

Quelle est ma valeur ajoutée dans l’entreprise ?

Qu’est-ce que je déclenche dans l’entreprise ?

Transactions

Création d’un ordre d’achat Modification d’un ordre d’achat Interrogation d’un ordre d’achat 18

Evénement Métier : Approvisionner

Approvisionner

• Je définis les paramètres de gestion d’un article • Je lance le calcul des besoins • J’analyse le résultat du calcul des besoins • Je fais une demande de prix

Profil 1 Périmètre de responsabilité

• Je passe une commande à un fournisseur • Je relance les fournisseurs • Je réceptionne les marchandises • Je contrôle les articles • J'enregistre les articles en stock

Profil 2 Périmètre de responsabilité

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Evénement Métier : Approvisionner

Magasin

Approvisionner Approvisionneur

Magasinier

• Je définis les paramètres de gestion d’un article • Je lance le calcul des besoins • J’analyse le résultat du calcul des besoins • Je fais une demande de prix

Rôle 1

• Je passe une commande à un fournisseur • Je relance les fournisseurs

• Je réceptionne les marchandises • Je contrôle les articles

Rôle 2

• J'enregistre les articles en stock

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