Central Warehouse Concept

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MAT MATERIAL IAL SECT ECTION ION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc Do c ument ume nt ID No: No : 052/ 052/O O P/ Q E-004 E-004

Revision Revision No: No : 0

Iss Issue d a te: 14-07 14-07-20 -2006 06

Pag Pa g e: 1 o f 7

Central Warehouse Concept 1.0

RUANG LINGKU ING KUP

Prosedur ini diterapkan untuk menjelaskan tentang tata cara penanganan barangbarang Material dan Raw Material yang masuk dalam Inventory PT. IKPP Tbk Mill – Serang yang di d itanga ni oleh Depa rtemen Ra Ra w Materi M ateria a l dan M a teri teria l.

2.0

TUJ UAN

2.1. 2.2.

Agar semua Material Inventory tercatat di sistem SAP dan sepenuhnya ditanga ditang a ni oleh pih p iha a k C entra entra l Warehouse. Warehouse. Aga Ag a r sistem per pe rguda gud a nga n s ses esua uaii denga deng a n kons konsep ep C entra entra l W Wa a rehous eho use. e.

3.0

DEFINIS INISI DAN DAN SINGKAT ING KATAN

3.1.

te m A p p l ic ic a t io io n a n d Pro d u c t in in D a t a Pro c e s si si n g   yaitu bagian dari SAP: Sy s te Modul Material Management SAP yang digunakan untuk pengontrolan per pe rsediaa ed iaan n ber be rda sa rka n pemakaian. pe makaian.

3.2.

yaitu s sis istem modul mod ul SAP yang diguna kan oleh o leh Pla Pla nt Main Ma intena tenanc nce e untuk SAP PM: yaitu mengajukan pengadaan/ pengambilan barang ke Central Warehouse.

3.3.

SAP SAP PS: yaitu sistem modul SAP yang digunakan untuk mengajukan penga da an/ penga mbil mbilan ba rang kebutuh kebutuhan an Project/ Project/ J ob O rder/ Repa Repa ir O rder de r (CAP (C APE EX dan da n OPE O PEX) X) ke C entra entra l Wa Wa rehous eho use. e.

3.4.

ie r Re l a t i o n sh sh i p M a n a g e m e n t ,  yaitu program bantu SAP yang SRM: Su p p l ie digunakan untuk optimalisasi pekerjaan yang tidak bisa ter-cover oleh sistem SAP.

3.5.

Reservation: yaitu salah satu module dari SAP yang berhubungan dengan permintaan material dari User ke pihak Warehouse.

3.6.

nsolid a tio tio n Syst Syste e m  adalah proses kerja transaksi jual/ beli ICS ICS: Inven tory Co nsolid inefficiency stock material antar mill APP Indonesia.

3.7.

User: yaitu pihak pemohon yang mengajukan permohonan pengadaan/ penga pe ngambil mbila a n bar ba ra ng ke ke guda gud a ng C entra entra l Warehous Warehouse. e.

3.8.

Warehouse: yaitu bagian yang bertanggung jawab dalam hal penyediaan/ penga pe ngada da a n/ p engont engo ntrrolan ba ra ng ya ya ng diper dipe rluka uka n/ d ipesa ipesa n oleh oleh Us User. er.

3.9.

yaitu guda gud a ng induk dar da ri Centr C entra a l Wa Wa rehous eho use e yang ya ng Main Warehouse: yaitu mengep a la i atau ata u memba memba wahi wa hi guda ng Sub Sub Wareho Warehous use. e.

3.10.

Sub Warehouse: yaitu gudang yang dikepalai oleh Main Warehouse dan b ertempa ertemp a t di lokas loka si Us User.

3.11.

Material yang berpola pemakaian rutin Material Rutin (VM): pemakaianny pe makaiannya a lebih eb ih da ri atau sa sa ma d enga n 4 ka ka li dal da la m setahun. setahun.

3.12.

Material Material C ritical ical (VB): (VB): Material/ spare part yang penting dan harus tersedia yang b erpola p emak ema ka ia n 3 ka ka li dal da la m setahun setahun de ngan nga n harga materi materia l k kur ura a ng dari atau sama dengan (≤) US USD.2 D.2,50 ,500/ pc da n atau a da nya nya p ola pema p emak ka ia n 4

dan

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 2 of 7

Central Warehouse Concept kali dalam setahun dengan harga material lebih dari atau sama dengan ( ≥) USD.2,500/ pc. 3.13.

Non Stock Material (S1): Material yang penyediaannya tidak memerlukan stock di gudang atau langsung digunakan.

3.14.

St o ra g e Lo c a t io n   : yaitu lokasi yang berada di da lam Warehouse yang terba gi

oleh tembok, pagar atau ga ris ba tas pa da lantai yang fungsinya ada lah untuk mempe rjelas pemisahan ma terial da lam Warehouse. 3.15.

Stora g e Bin  : yaitu lokasi tempat penyimpanan pada storage location, bisa

berupa rak, box, lac i da n lain-lain yang fungsinya untuk mempe rjelas pemisahan material yang berada di da lam storage loc ation.

4.0

REFERENSI DAN / ATAU DOKUMEN PENDUKUNG

4.1.

Quality and Environmental Manual (QEMS/010/M/020), Operational C ontrol and Product Rea lization

4.2.

MMD-001, Revision 1.0 : SOP “C entral Warehouse C oncept”

4.3.

Memorandum : 005/ SC A/ IX/ 2004

4.4.

Internal Memo : HR-IR tertanggal 10 Nope mber 2005

5.0

INFORMASI UMUM

5.1.

Konsep, ba hwa konsep C e n t r a l W a re h o u se  , ad alah:

5.1.1

Warehouse didefinisikan menjadi dua terminologi, yaitu M a in W a re h o u se  da n Sub Wa reh o use .

5.1.2

Sec ara fisik dipisahkan menjad i sembilan kategori da lam group Material (Sp a re  Pa rt, C lot hing , Pa c kag ing , O ffic e Sup p lies da n Sc rap ) dan Raw Material (Pulp, ). Re c o v e re d Pa p e r, C h e m ic a l  da n Fuel 

5.1.3

Storage area di ba wah satu atap atau satu area persegi (untuk o p e n st o ra g e  ), berupa in d o o r st o r a g e , o p e n st o r a g e   da n st o ra g e t a n k   .

5.1.4

Sec ara p ergerakan (m o v i n g  ) diba gi menjadi tiga terminologi utama , yaitu; fa st  m o v i n g ( n o r m a l st o c k ), slo w m o v i n g ( c rit ic a l p a rt )  da n n o m o v i n g ( id le st o c k ) . 

5.1.5

Secara

5.2.

Organisasi, sec ara organisasi C e n t r a l W a re h o u se  harus memiliki:

5.2.1

Baga n/ struktur orga nisasi yang menunjukkan keseluruhan ‘ M a t e r ia l a n d Su p p ly   W a re h o u se M a n a g e m e n t O rg a n iza t i o n ’   yang diperbarui dan disetujui sampai denga n Mill Management (Divisi).

5.2.2

Satu M a in W a re h o u se  yang bertindak sebagai pusat/ central dari semua Sub . Warehouse 

5.2.3

Semua Sub Warehouse  berada di bawah kontrol dan manajemen M a i n   . Warehouse 

chapter

pemakaian (u s a g e  ) dibagi menjadi ‘ C o n s u m a b l e / , ‘ Pro j e c t / Exp a n sio n ’ , ‘ O v e rh a u l’ d a n ‘ C rit ic a l”  . Maintenance’ 

4.6

Normal/ 

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 3 of 7

Central Warehouse Concept 5.2.4

M a in W a re h o u se  dikepalai oleh Kepala Seksi yang melapor langsung kepada

Kepala Depa rtemen Raw Material da n Material. 5.3.

Infrastruktur, Infrastruktur C e n t ra l W a r e h o u se   harus sesuai dengan standar/ memiliki:

5.3.1

Laporan rekapitulasi dari total M a in W a re h o u se , Su b W a re h o u se  da n Sto ra g e  L o c a t i o n  yang disetujui sampa i denga n Mill Ma nag ement (Divisi).

5.3.2

Peta lokasi dari semua M a in W a re h o u se   da n Sub Wa reh ou se  yang disetujui sampa i dengan Mill Ma nagement (Divisi).

5.3.3

Setiap adanya penambahan M a in W a re h o u se  dan atau Sub Wa reh ou se harus diketahui dan disetujui oleh Mill Ma nagement (Divisi) dan HQ IC AD.

5.4.

Material, tekhnis penanga nan material pa da C e n t r a l W a r e h o u se  adalah:

5.4.1

Semua material yang d atang / masuk ke PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk material sample dan atau material project harus melalui gudang C e n t r a l   W a re h o u se ( M a in W a r e h o u se )  baik fisik ataupun sistem dan dilakukan posting  G o o d Re c e ip t  ke sistem SAP oleh petugas M a in W a re h o u se  , sebelum dilakukan posting Good Issue atau ditransfer ke lokasi Sub Wa reh o use  sesuai dengan ketentuan pa da point 5.1.2.

5.4.2

Semua material yang keluar dari PT. IKPP Tbk Mill – Serang termasuk material yang dikembalikan ke suplier, material scrap dan atau material yang direparasi harus melalui petugas gudang M a i n W a r e h o u s e   sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.

5.4.3

Dalam penanganan material tidak diperkenankan Kepemilikan’, semua material ada lah milik da ri Warehouse.

5.4.4

Semua permintaan material oleh User ke gudang C e n t r a l W a re h o u se ,  jika stock/ persediaan tida k ada/ kurang d ari kebutuhan a kan diterbitkan menjadi PR sec ara otomatis oleh SAP System dan pengajuan permintaa n tersebut harus ditangani dengan mengguna kan system SAP Reservation.

5.4.5

Semua kelebihan material dari project (sisa project) tertentu harus segera dikemba likan kepada C e n t r a l W a re h o u se  setelah p roject terseb ut selesai. 

dengan

’Kode

Semua material sisa project, material sample dan material sisa/ kelebihan pemakaian/ Good Issue  (MNA) harus tercatat di sistem SAP, tidak diperkenankan adanya MNA yang tidak tercatat ke dalam sistem SAP.

5.4.6

Semua pengambilan material (khususnya spare part) diwajibkan untuk mengembalikan material bekas, kecuali untuk material yang dikategorikan Use d Up . Status Good Issue  atau sistem e -Sc ra p  dianggap selesai (close), apa bila pihak User suda h mengemba likan material bekasnya.

5.4.7

Untuk Good Issue  material yang lain (Used Up, Pulp, Recovered Paper, C h e m ic a l, Pa c k a g in g  , dqn sebagainya) hanya bisa dianggap selesai (close),  jika material tersebut sudah di-maintain Use d Up  di sistem e-Sc ra p . Kriteria material Use d Up  harus disetujui oleh minimal Kepala Departemen Raw Ma terial dan Material.

5.5.

Sistem, sistem da lam penanga nan C e n t ra l W a re h o u se  adalah :

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 4 of 7

Central Warehouse Concept 5.5.1.

Sistem komp uterisasi transaksi Central Wareho use meng guna kan SAP modul Ma terial Management (MM).

5.5.2.

Semua Raw Material dan Material harus dilakukan pengecekan/ Sto c ktaking  denga n mengg unakan sistem SAP Physic a l Inve nto ry , denga n metode:

5.5.2.1

D a i ly St o c k t a k i n g   , yaitu pengecekan material yang mempunyai nilai tinggi

atau material kelas “A”. 5.5.2.2

M o n t h ly a n d Q u a rt e rly St o c k t a k i n g ,  yaitu pengecekan material dengan sistem

sampling baik yang berada di M a in W a re h o u se   maupun di Sub Wa reh o use  dengan mengacu kepada 10% dari total material yang tersimpan (untuk M o n t h l y )  dan 30% dari tota l material yang tersimpan (untuk Quarterly). 5.5.2.3

Se m e s te r a n d Ye a rl y St o c k t a k i n g   , yaitu pengecekan semua item material

(100%) di M a in W a re h o u se  da n Sub Wa reh o use . 5.5.2.4

Apabila sistem SAP Physic a l Inve nto ry  belum diimplementasikan di suatu C e n t r a l W a re h o u se  , maka sistem pengecekan material/ Sto c ktaking  tetap dijalankan dengan menggunakan sistem yang berlaku (misal dengan metode / semester & a n n n u a l y  ) untuk semua material dengan d a ily / m o t h l y & q u a rt e r ly   melibatkan dari pihak W a re h o u se C o n t ro l le r  da n atau pihak Acc ounting.

5.5.3

Semua transaksi material GR (G o o d Re c e ip t  ), GI (G o o d Issue ) dan TP (Tra nsfer  Posting ) harus dilakukan posting/ input ke sistem SAP dalam basis harian/ hari yang sama, maksimal H+1, kec uali ada kasus khusus seperti material tersebut butuh trial atau menunggu dokumen dan atau menunggu hasil pengecekan dari pihak terkait.

5.5.4

Inventory barang-barang material dan raw material harus benar-benar dikontrol dengan menggunakan system SAP MRP – CBP (M a t e r ia l Re q u ire m e n t   . Pla n n in g o f C o n su m p t io n Ba se d Pla n n in g )  

5.6.

Reporting, sistem Central Warehouse mengharuskan/ mewajibkan kepada seksi Material dan atau seksi Raw Material untuk membuatkan laporan bulanan dan memberikannya ke W a re h o u se C o n t r o lle r  dan atau SySCA HQ, yang meliputi:

5.6.1.

Summary Stocktaking (stock opname)

5.6.2.

Summary Material Inventory

5.6.3.

Summary Material Surplus, Idle dan Dead Stock

5.6.4.

Damag e a nd Loss Material Rate

5.6.5.

MNA Settlement Prog ress Report

5.7.

C e n t r a l W a re h o u se  di Dep artemen Raw M aterial da n Ma terial terdiri dari:

5.7.1

Seksi Material memiliki 1 gudang M a in W a re h o u se  dengan kode lokasi (Sloc) di SAP = 9000, serta memba wa hi 5 gudang Sub Wareho use, yaitu:

5.7.1.1

Sub Wa reh o use  PMA (Su b W a re h o u se Pa p e r M a c h in e “ A ”), yaitu unit Su b  W a r e h o u s e  yang menanga ni semua material kebutuhan di Depa rtemen PMA termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Su b 

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 5 of 7

Central Warehouse Concept W a r e h o u s e  pun berada di area Depa rtemen tersebut dan kode lokasi (Sloc ) di

SAP = 9151. 5.7.1.2

Sub Wa re ho use  PMB (Su b W a re h o u se Pa p e r M a c h in e “ B” ) , yaitu unit Su b  W a r e h o u s e  yang menangani semua material kebutuhan di Departemen PMB termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Su b  W a r e h o u s e  pun berada di area Depa rtemen tersebut dan kode lokasi (Sloc ) di

SAP = 9152. 5.7.1.3

Sub Wa reh o use  Finishing 3/6, yaitu unit Sub Wa reh o use  yang menangani

semua material keb utuhan di Departemen Finishing 3/6 termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh o use  pun berada di area Dep artemen terseb ut da n kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9154. 5.7.1.4

Sub Wa reh o use  Engineering, yaitu unit Sub Warehouse  yang menangani

semua material kebutuhan di Divisi Engineering termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh ou se  pun berada di area Divisi tersebut da n kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9156. 5.7.1.5

Sub Wa reh o use C onverting, yaitu unit Sub Wa reh o use yang menangani semua

material keb utuhan di Divisi C onverting termasuk material/ spare part Maintenance dan Intelect. Lokasi Sub Wa reh ou se  pun berada di area Divisi tersebut da n kode lokasi (Sloc ) di SAP = 9191. 5.7.2

Seksi Raw Material tidak memiliki gudang Sub Wareho use.

6.0.

PROSEDUR DAN TANGGUNG J AWAB

6.1.

SUB WAREHOUSE

6.1.1

Mempertanggungjawabkan semua kegiatan, laporan, dan lain-lain di Su b  W a r e h o u s e  kepada M a in W a r e h o u se .

6.1.2

Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP yang b erlaku di C e n t r a l W a r e h o u se  Seksi Material.

6.1.3

Mengecek dan mengontrol pengadaan stock untuk kebutuhan di Su b  W a r e h o u s e  khususnya material rutin dan atau material kritikal sesuai dengan area nya masing-masing.

6.1.4

Mengajukan permintaan pengadaan barang (transfer barang) ke M a i n   W a r e h o u s e  melalui Nota Transaksi Barang atau transfer antar Sub Wa reh o use  dan melakukan posting TP (Tra n sfe r Po stin g ) khusus untuk TP antar Su b  W a r e h o u s e  saja.

6.1.5

Melayani pengambilan barang oleh User dan melakukan p o sting G oo d Issue  sesuai dengan area/ lokasi masing-masing serta memastikan bahwa barang baru yang diambil benar-benar untuk digunakan diproses produksi dengan memonitor/ mengontrol pengembalian material bekas.

6.1.6

Mengecek, memonitor atau mengontrol serta memastikan semua MNA sudah diinput di SAP.

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 6 of 7

Central Warehouse Concept 6.1.7

Melakukan proses PR diinbox Sub Warehouse  dan sidak/ pengecekan langsung ke lokasi/ unit mesin.

6.1.8

Melakukan proses st o c kt a k in g ( st o c k o p n a m e )   untuk semua material dan mengirimkan su m m a ry re p o r t - nya ke M a in W a re h o u se  .

6.2.

MAIN WAREHOUSE

6.2.1

Menerima pertanggungjawab an da ri Sub Wa reh ou se .

6.2.2

Melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan aturan WI dan SOP yang b erlaku di C e n t r a l W a r e h o u se  Seksi Material.

6.2.3

Melakukan d an melaksanakan p erenca naan, pengad aa n, penyimpanan da n pengeluaran ba rang sesuai dengan aturan WI/ SOP da n sistem SAP M RP C BP.

6.2.4

Melakukan proses PR dan memonitor (follow up PR/ PO) sampai barang diterima di gudang.

6.2.5

Melakukan pengecekan fisik ataupun sistem atas barang yang datang.

6.2.6

Melakukan p o st in g G o o d Re c e ip t  atas barang yang datang dan diterima di gudang M a i n W a r e h o u s e   serta melokasikannya ke lokasi yang telah disediakan.

6.2.7

Melayani pengambilan/ permintaan/ transfer barang dan melakukan Posting  Good Issue  dan atau Tra nsfer Posting  atas barang yang dikeluarkan dari gudang M a in W a re h o u se  , ba ik ke User maupun ke lokasi Sub Wa reh ou se .

6.2.8

Melakukan pengecekan/ monitor/ kontrol atas pengembalian material bekas pa kai (sc ra p ) dan atau MNA.

6.2.9

Melakukan dan melaksanakan st o c k ta k in g ( st o c k o p n a m e )  seluruh material di area M a in W a re h o u se  serta membuatkan summary report-nya.

6.2.10

Membuat laporan bulanan dan mengirimkannya ke pihak-pihak yang terkait.

6.2.11

Menjamin kepuasan bagi User dalam hal pengadaan material, akurasi material (data inventory = fisik lapanga n, material teridentifikasi denga n jelas da n tersusun de nga n rapi).

7.0

LAMPIRAN N/A

PT. INDAH KIAT PULP AND PAPER Tbk. SERANG

MATERIAL SECTION Sistem Manajemen Mutu dan Lingkungan Doc ument ID No: 052/OP/ QE-004

Revision No: 0

Issue date: 14-07-2006

Page: 7 of 7

Central Warehouse Concept 8.0

RANGKUMAN DARI REVISI DOKUMEN

Revision No. 0

Issu e d a t e

D e sc ri p t io n o f Re v i si o n

14-07-2006 Penerbitan pertama

Cha ng e Note No 

052/O P/ QE-004/00

Disetujui oleh:

Dibua t oleh:

Arif Rahmat

Meifera

Departemen Raw Material & Material

Seksi Material

 Tangga l:

Tangga l: