CASO PRÁCTICO

CASO PRÁCTICO Distribuidora de Alimentos, S.A. La empresa Distribuidora de Alimentos, S.A., se dedica a la producción y venta de sopas, pastas, galletas y aceites; se fundo en 1960 con un capital inicial de 30 mil pesos y en la actualidad tiene un capital de 30 millones de pesos y ventas anuales por cinco millones de pesos. Cuando la empresa inicio sus actividades contaba con oficinas y una planta en el Estado de México (fig. 1).

Direccion Gerencia de contabilidad

Gerencia de planta

Gerencia de personal

Gerencia de ventas

Figura 1. Organigrama de Distribuidora de Alimentos, S.A. (1960)

La producción de esta fábrica se vendía básicamente en el Distrito Federal y en el estado de México. Debido a sus bajos costos, sus productos tuvieron una buena penetración en el mercado de la capital y del interior, por lo que fabrica creció hasta superar su capacidad instalada. En 1970 los accionistas decidieron instalar una planta en Monterrey, con oficinas de venta en el mismo lugar, y establecer oficinas corporativas en la capital, aparte de la planta del estado de México. En 1980 empezó la operación de las sucursales de ventas en la zona centro y sureste. Todas las decisiones se tomaron en las oficinas corporativas. La contabilidad se efectúa en oficinas centrales, aunque las sucursales y las plantas elaboraron su facturación y contabilidad, por lo que al final de cada mes los gerentes de sucursales y planta acuden al D.F., en donde trabajaban una semana a fin de conciliar contabilidades. Esto origina que no exista oportunidad de proporcionar información, que se generen conflictos entre las sucursales y la matriz, y que el control interno sea deficiente. Además, las sucursales se quejan de que no se les surte el producto a tiempo, lo que ocasiona pérdidas de clientes y de dinero.

Los auditores detectaron un desfalco por doble facturación en la zona sureste. Las ventas han descendido notablemente debido a que, según el gerente de ventas de las oficinas centrales, los vendedores no informan a los gerentes de sucursales y hacen “lo que quieren”. Por su parte, los gerentes de sucursales argumentan baja calidad en el de oportunidad en las entregas por parte de las plantas (no existen inventarios en las sucursales). Los gerentes de planta se quejan de que existe mucho trabajo en inventarios sobresaturados de ciertos productos, debido a que los presupuestos de ventas nunca se cumplen. La gerencia de ventas corporativas dice que las sucursales le proporcionan información incorrecta y por eso los presupuestos no se cumplen.

Gerente General Gerencia personal

Gerencia de finanzas

Gerencia de compras

Gerencia de operacion

Gerencia de mercados

Figura 2. Organigrama de las oficinas centrales de Distribuidoras de Alimentos, S.A. (1982).

Gerente de Planta Jefe de contabilidad Plantas:

Jefe de personal Norte Monterrey

Jefe de produccion

Jefe de almacenes

Zona metropolitana D.F.

Figura 3. Organigrama de plantas de Distribuidora de Alimentos, S.A. (2008).

Gerente administrativo Jefe de contabilidad Sucursales: Norte Monterrey

Jefe de ventas Centro Guadalajara

Sureste Mérida

Figura 3. Organigrama de sucursales de Distribuidora de Alimentos, S.A. (2008).

El director de la empresa, preocupado por las bajas utilidades, por el retraso en el sistema de información, ya que no se ha podido implantar los sistemas computarizados debido a los atrasos en las conciliaciones contables, y por los conflictos interdepartamentales en las oficinas centrales, las plantas y las sucursales, ha decidido contratarlo a usted para que le sugiera algunas opciones de solución.

1. Con base a lo anterior conteste lo siguiente:

a) ¿Qué principios de control no se observan? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

b) ¿Qué etapas del proceso de control están mal aplicadas y por qué? Etapa

Falla

Causa

c) De acuerdo con la problemática planteada, ¿qué técnicas de control recomienda? Área

Técnica

2. Aplique el modelo de excelencia empresarial grid para evaluar la efectividad de la administración ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

3. Analice las áreas funcionales y enumere las fallas en cuanto a control y proponga alternativas de solución Área

Falla

Solución

4. Aplique el método de análisis factorial para evaluar la administración.

5. Aplique el método de excelencia empresarial grid para evaluar la empresa.

6. Con base en la metodología utilizada en los puntos anteriores, elabore una propuesta para mejorar el control Área

Diagnóstico

Propuesta

7. Elabore una gráfica de Gantt para implantar su propuesta

8. ¿Qué características debe reunir el sistema de control que usted propone? Área

Sistema

Características

DESARROLLO DE EMPRENDEDORES ¡Bien! Ya que se iniciaron las operaciones ahora será necesario evaluar el cumplimiento de objetivos, comparar lo planeado con los resultados obtenidos, detectar desviaciones y efectuar las correcciones correspondientes, para mejorar continuamente la empresa y el producto. 1. Con base en el plan y la grafica de Gantt correspondientes, ¿Cuáles son los resultado? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 2. ¿Qué porcentaje de ventas estimadas se logró _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ ____ 3. En caso de no haber logrado las metas, ¿ cuales son las causas? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 4. Para subsanar las fallas se requiere: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 5. El punto de equilibrio de su empresa es: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

6. ¿Qué fallas hubo en cuanto a calidad de producto? ¿Y a las ventas? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ 7. ¿Cómo se puede mejorar? Calidad de producto ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Ventas ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

8. Para implantar un sistema integral de control es necesario: Área

Técnica de control

9. ¿Qué recomendaría para mejorar el proceso? Área

Ventas

Productos

Finanzas

Otros

Recomendación

Sistemas

AUTOEVALUACIÓN a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p)

Factores de control Técnicas de control Formas Características de control Etapas de control Áreas de clave de resultados Principio de oportunidad Principio de excepción Concepto de control Control de mercadotecnia Control de compras Control de finanzas Principios de los objetivos Control preliminar Control concurrente Control posterior

( ) Evaluación de la ejecución de los planes para establecer las medidas correctivas necesarias ( ) El control solo en actividades excepcionales o representativas ( ) Establecimiento de estándares, medición, corrección y retroalimentación ( ) Evaluación de medios publicitarios ( ) Punto de pedido y reorden ( ) Estudios de métodos, investigación de operaciones ( ) Oportunidad, accesibilidad, naturaleza de la estructura, ubicación estratégica ( ) Calidad, tiempo y costo ( ) Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades

2. contesta las siguientes preguntas:

a) ¿Por qué es importante en control? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ b) ¿Qué son las técnicas de control? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ c) ¿Como se relacionan los sistemas de información con el control? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

d) ¿Cómo influye en control en otras etapas del proceso administrativo? ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________

3. la empresa Galletera, S.A., quiere implantar un sistema de control. Su organigrama es el siguiente: Gerente

Contraloría

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de ventas

Ventas

Sueldos y salarios

Mercadotecnia

capacitación

Gerencia de contabilidad

Gerencia de planta

procesos

Abastecimientos

a) b) A continuación se mencionan algunos de los mecanismos de control que se aplican en la Galletera, S.A. Expliquen porqué, son controles, qué controlan y qué factores abarcan. Mecanismos Causa Qué controla Factor Reloj checador

Supervisión productos

de

incentivos

Control calidad

de

Estadísticas ventas

de

Estado perdidas ganancias

de y

Inventarios

Equipos seguridad

de

Facturas

Kárdex

c) Se ha pensado crear una gerencia de sistemas que maneje toda la información, ¿Qué informes solicitaría usted? Área

Informe

4. complete el siguiente cuadro sinóptico * Reporte Sistemas

* * Auditorias *redes *modelos matemáticos * * *

Técnicas de control Estudio de métodos

* *

Control interno

* *

Gráficos

* *

5. en relación con el caso practico de Auto mantenimiento S.A., de la unidad 4, aplica la siguiente metodología: a) Método de análisis factorial b) Excelencia empresarial grid c) Elabore el diagrama y la propuesta correspondiente

6. analice los siguientes estados financieros, factorial y el de excelencia grid.

utilizando el método de análisis

Autopartes, S.A. de C.V. Estado de resultados al 31 de diciembre de 2008 Ventas - Costos de ventas Utilidad bruta - Gastos de operación Utilidad de operación - Gastos financieros Utilidad antes de impuestos - Impuestos Total pasivo y capital

$ 270 000 216 000 54 000 27 000 27 000 360 26 640 7 992 18 649

Autopartes, S.A. de C.V. Estado de resultados al 31 de diciembre de 2008 Activo Circulante Caja Cuentas por cobrar Inventarios Mat. Primas $ 4 500 Prod. Procesado 4 000 Prod. Terminado 24 000 Otros activos Prop. Planta y equipo Costo de compras Depr. Acumulada Total activos

120 000 35 000

$ 8 890 11 250

32 500 2 000 54 640

85 000 $139 640

Pasivo y capital Obligaciones generales Cuentas por pagar Impuestos por pagar

$ 3 000 7 992 11 000

Obligaciones con accionistas Acciones comunes Utilidades retenidas Utilidad del ejercicio Total pasivo

80 000 29 992 18 648 $ 139 640

y capital Datos adicionales: Números de trabajadores en planta: 400 trabajadores Total de horas hombre semanal: 4200 horas/hombres Observaciones, conclusiones y sugerencias

7. Resuelva el crucigrama correspondiente a la unidad 6, en la pág. 346. Al terminar vea la solución al final del libro.