Caso de Estudio - Curso Gestión de Proyectos MS Project 2013

 

  CURSO Gestión de Proyectos con MS Project 2013 Bajo los estándares del PMI Caso de Estudio

 

 

Caso de Estudio

Usted es gerente de proyectos que labora para la empresa “ Alfa Design & Decoration”, cuyo fin principal es proveer servicios de diseño, construcción, adecuación y decoración de espacios para empresas y hogares, y ha sido asignado para realizar la remodelación integral de la cocina correspondiente a la vivienda de un prestigioso y acaudalado hombre de negocios de su país, con gran reconocimiento a nivel empresarial y social. De lo anterior, se desprende que usted deberá realizar la dirección y gestión de las personas, equipos, suministros y demás recursos necesarios para dirigir el proyecto, el cual es considerado de alta prioridad y visibilidad para su empresa, puesto que, de la ejecución exitosa del mismo, se generarán importantes contratos dentro del círculo personal y profesional del cliente.

Programación del Proyecto

Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).

REMODELACIÓN COCINA 

  Estudios y Diseños Especificaciones es Técnicas   Especificacion

o

  Diseño de Planos

o



  Adquisiciones o  Materiales de Construcción   Electrodomésticos y mobiliario

o



  Demolición y remoción   Mobiliario

o

  Enchapes de pisos y paredes

o



adecuaciones   Instalación y adecuaciones   Acometidas

o

  Pisos y techos

o

  Mobiliario y equipos

o



  Acabados y entrega

 

  Acabados

o

  Pruebas

o

  Terminación y Entrega

o

Programación del proyecto

1.  1.  Estudie la EDT indicada arriba, a fin de que, si se requieren paquetes adicionales de trabajo, siéntase en libertad de agregarlos. 2.  2.  Se recibió el contrato en su departamento por parte de la Gerencia Comercial el día 1º de junio, y se debe dar inicio al proyecto el día 27 de junio. 3.  3.  El calendario acordado para la ejecución del proyecto es lunes a viernes de 7:00am, a 5:00pm, con una interrupción para almuerzo de 12:00pm a 1:00pm. Para dar inicio al proyecto, realice la configuración de la información del proyecto y del calendario – se deben incluir los festivos. 4.  4.  Complete la EDT con la lista de tareas a realizar que corresponden a los paquetes de trabajo descritos en el punto anterior. 5.  Estructure la jerarquía del proyecto, organizando las actividades en fases, actividades, tareas y sub tareas. 6.  6.  Se debe agregar a la EDT: a. a.   Tres (3) subtareas asociadas a la tarea de Adquisiciones -> Electrodomésticos y mobiliario. b. b.   Las tareas de Gerencia de proyectos que sean requeridas. 7.  7.  Adjuntar los siguientes documentos en las tareas que sean pertinentes: a. a.   Presupuesto de obra b. b.   Lista de chequeo de recepción a satisfacción

Hitos de Control y Secuenciamiento

8.  8.  Identificar los hitos del proyecto con base en la lista de actividades, si es requerido, se pueden agregar otros. 9.  9.  El gerente comercial solicita que se s e hagan reuniones semanales con todos los interesados para las actividades correspondientes a Especificaciones Técnicas Técnicas y Diseño de Planos. 10.   Se debe realizar el secuenciamiento de las actividades, según el flujo de ejecución lógico de las 10. mismas, (Final – Comienzo, Comienzo – Comienzo y Final – Final). 11.   Tener en cuenta las siguientes indicaciones y condiciones: 11.

 

a. a.   Las órdenes de compra de materiales de construcción y electrodomésticos e inmobiliarios se deben generar simultáneamente por efectos de su registro en el sistema SAP. b. b.   Previo a la inspección de obra de demolición por parte del cliente, se debe haber desalojado los escombros que se generaron. Incluya las actividades necesarias para realizar esto. c. c.   El cliente invierte dos (2) días en procesos de revisión de especificaciones y planos y hay que hacérselos llegar con un (1) día de antelación, previo a la revisión. Igualmente, la gerencia comercial solicitó que antes de enviarle los planos al cliente, él debe revisarlos primero y firmarlos, para lo que demora un (1) día hábil. d. d.   La esposa del cliente manifestó a la gerencia comercial que quiere hacer revisión en persona de la calidad y textura del mesón de mármol una vez instalado, para lo que hay que programar una actividad al respecto.

Identificación y definición de Recursos

12.   Insertar el equipo de trabajo y los recursos definidos. 12. 13.   Tener en cuenta la disponibilidad y productividad de los recursos. 13. 14.   Según la programación de actividades y la naturaleza de las mismas, incluir los tipos de tareas 14. para determinar Trabajo Fijo, Duración Fija, o Unidades Fijas. 15.   Las cantidades de recursos materiales, mobiliario, y equipos se utilizan tal cual lo indicado en la 15. lista de recursos. 16.   Incluir en la definición de recursos las siguientes restricciones: 16.   a. El diseñador manifestó que solamente tiene tiempo por las tardes de 1:00pm a 5:00pm. b. b.   La remoción de escombros solamente puede hacerse los días miércoles. 17.   Las órdenes de compra solamente se pueden realizar los días viernes. 17. v iernes.

Estimación de duración y esfuerzo

18.   Inserte las duraciones de las tareas, se acuerdo con su conocimiento, conversación con sus 18. compañeros, o puede recurrir al juicio de expertos.

 

Asignación de Recursos

19.   Realice la asignación de los recursos a tareas según las siguientes instrucciones: 19. a. a.   Usted como gerente de proyecto, estará presente en la ejecución de las tareas de inspección, aprobación, entrega y revisión. b. b.   El gerente comercial y el diseñador estarán acompañando las labores de aprobación por parte del cliente. c. c.   El gestor de compras realiza las gestiones de recepción de equipos y materiales y de los despachos a la vivienda. d. d.   El diseñador solicitó estar presente en las labores de realización de todas las pruebas. e.  e.  Las personas que harán los roles de albañil y el enchapador al momento no se han identificado, por lo que se tienen como recurso genérico, así como su s u productividad. Se deberá reemplazar cuando se indique por parte del instructor por los nombres que considere el estudiante.

Gestión del Modelo de Costos.

20.   Realice el ingreso de los costos estipulados en la hoja de actividades a todos los recursos 20. definidos en la Hoja de Recursos del proyecto. 21.   Ingrese recurso nuevo llamado “almacenamiento temporal”, el cual lo cobra la Administración 21. de la vivienda (US$ 20) cada vez que se utilice una bodega de almacenamiento temporal del Condominio. Debe determinar en qué tareas se debe utilizar este recurso (mínimo 2 tareas). ta reas). 22.   El contratista le ha informado al cliente que los costos de algunos recursos están sujetos a la 22. tasa de cambio, el cual estima necesario variar de la siguiente forma:

Recurso

Fecha Inicial

Fecha Final

Baldosa piso

Inicio del proyecto

Fin primera semana

Baldosa piso

Inicio segunda semana

Fin del Proyecto

Valor

$60 Reajuste del 20% sobre el valor inicial

Diseñador

Inicio del Proyecto

Fin primera quincena

$30/h

Diseñador

Inicio segunda quincena

Fin segunda quincena

Reajuste del 40% sobre valor inicial.

Diseñador

Inicio tercera quincena

Final del proyecto

Disminución del 25% sobre el anterior valor

 

23.   Sobre la tabla anterior, proponga dos (2) tablas de costos adicionales para recursos tipo trabajo. 23.

Revisión y Ajustes de Programación

Revisión integral de programación, presupuesto e identificación de la ruta crítica.

24.   Revise la programación resultante para el proyecto completo, a fin de verificar cumplimiento de 24. las restricciones indicadas a lo largo de este taller. 25.   Identifique las actividades de la ruta crítica. 25. 26.   Responda las siguientes preguntas. 26. a. a.   Duración total del proyecto (en días y horas de trabajo) b. b.   Costos totales del proyecto c.  Fecha de finalización del proyecto. d. d.   Cuál de las fases es la más costosa.

Ajustes a la programación.

27.   Resolver sobreasignaciones de recursos 27. 28.   Revisar si se está cumpliendo con los horarios y disponibilidad de las personas y recursos. 28. 29.   Revisar cumplimiento de restricciones de la gerencia comercial y del cliente. 29. 30.   Si al usted, como gerente del proyecto se le hace un aumento del 50% a partir de la segunda 30. semana del proyecto, que tanta incidencia tiene en los costos totales del proyecto?

Seguimiento al Proyecto

Línea Base y Análisis de Valor Ganado.

31.   Establezca la línea base del proyecto, y guarde una copia de la misma en “línea base 2”. 31. 32.   Realice el cambio de la vista a “Gantt de Seguimiento”, y establezca la fecha de visión del 32. proyecto para el viernes de la primera quincena de ejecución del proyecto.

 

33.   Realice la actualización del avance del trabajo completado por porcentaje completado. 33. 34.   Realice los cálculos para establecer cuál es el valor ganado en el punto anterior. 34. 35.   El albañil le informa que las actividades de “Levantamiento de muros y mesones”, y “Picado y 35. levantamiento de pisos”, van a tener un retraso y que se requiere que la fecha de finalización se desplace 2 días hábiles para la primera actividad, y 4 días hábiles para la segunda. ¿Qué afectación tiene en el proyecto y cómo se puede visualizar en el diagrama de Gantt? 36.   Realice nuevamente el análisis de valor ganado con la modificación del punto anterior. Cómo se 36. desempeñan los indicadores de: a. a.   Valor Ganado b. b.   Costo Actual c. c.   Variación de Costo d. d.   Variación de Cronograma e.  e.  Índice de rendimiento de programación, e Índice de Rendimiento de Costo.

Reportes y Múltiples Proyectos

Creación de Informes y Vistas.

37.   Escoja seis (6) entre: reportes, vistas, tablas, filtros, grupos, etc., para mostrar el avance del 37. proyecto.

Gestión de Múltiples Proyectos.

38.   El Gerente General de su empresa le solicita que realice un proyecto maestro, y que genere 38. tantos sub proyectos como fases se trabajaron en el proyecto. 39.   Enlace las actividades e hitos necesarios entre cada sub proyecto. 39. 40.   Cree un nuevo proyecto con el grupo de recursos trabajado, y modifique cada sub proyecto del 40. punto 38 para incluir los recursos de este.