Caso 7. Microeconomia

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Casos Empresariales Aplicados Caso 7. Análisis De Diagnostico Y Propuesta

Samanda Carolina Arias Paris Luisa Fernanda Hernández Saavedra Sandra Milena Quintana Peña. Diego Fernando Salomón Aldana

Corporación Universitaria Minuto de Dios Facultad de Ciencias Económicas Contaduría Pública Microeconomía 2016

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Tabla de Contenido

Introducción............................................................................................................................3 Objetivo General.....................................................................................................................4 Objetivos Específicos..............................................................................................................5 . Casos Empresariales Aplicados............................................................................................5 Caso 7. Análisis De Diagnostico Y Propuesta....................................................................6 Cuestiones a resolver..........................................................................................................9 1.

¿Qué información adicional debería obtener el consultor para completar su

diagnóstico sobre la calidad y los precios de los insumos?............................................9 2.

¿Qué problemas de organización y procedimientos habría que corregir para

mejorar la relación entre compras y almacenes y producción?....................................12 Conclusiones.........................................................................................................................17 Bibliografía...........................................................................................................................18

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Introducción Los casos empresariales se refieren a una problemática que presenta un ente económico, en este caso se refiere a una fábrica de producción de bicicletas, en la cual se exponen varios inconvenientes en su funcionamiento, entre varios de sus departamentos. Es importante analizar los procesos que allí se realizan, desde el ensamble hasta la comercialización. Así mismo se pretende establecer posibles soluciones entre los departamentos que conforman la empresa. Este caso empresarial sobre “análisis de diagnóstico y propuesta” se realiza con el fin de desarrollar la capacidad de análisis sobre situaciones conflictivas al interior de una empresa, conocer a fondo el financiamiento y la producción de actividades empresariales.

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Objetivo General

Distinguir las características, atributos, ventajas y falencias en una empresa de carácter privado, además de las situaciones que puedan afectarla económicamente en el mercado y plantear soluciones desde el origen de cada una de estas situaciones para que la empresa sea competitiva y prospera.

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Objetivos Específicos 1. Identificar los procesos que realiza la empresa para la producción de las bicicletas. 2. Reconocer que características debe cumplir la información que utiliza la organización. 3. Identificar las debilidades, Oportunidades, Fortalezas y amenazas de la organización. 4. Determinar los efectos contables, financieros y económicos que pueden beneficiar o perjudicar el desarrollo de la empresa. 5. Plantear soluciones a situaciones determinadas que afectan la empresa. .

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Casos Empresariales Aplicados Caso 7. Análisis De Diagnostico Y Propuesta La Gerencia General de una empresa nacional de fabricación de bicicletas que ha notado ciertos problemas de gestión, contrata a un consultor para que identifique los problemas de organización y funcionamiento de su servicio de compras y almacenes. La empresa que tiene una sola planta de fabricación, es provista integralmente de suministros por los servicios de compra y almacenes que entrega unas 100 bicicletas diarias a la gerencia de ventas. Por primera vez en años, varios clientes directos locales se han quejado de la calidad de las bicicletas, porque las cadenas se han roto o se salen de los piñones. Un cliente mayorista del exterior ha planteado que devolverá una partida de 500. La gerencia de producción informó a la Gerencia General que los problemas se deben a la mala calidad en las materias primas suministradas, especialmente desde hace unos 4 meses y más en lo referido a las cadenas. El consultor realiza en primera instancia los siguientes hallazgos: 1) Los principales componentes que a modo de kits compra la empresa para el armado de bicicletas son las llantas, el sistema de frenos y las luces y son de muy buena calidad y de precios muy buenos. 2) Otras materias primas esenciales como rayos, caños y cadenas los adquiere en grandes partidas comprando en plaza, existiendo problemas de calidad y, a la vez, precios muy variables.

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3) Es resto de los componentes como pinturas, grasa, ceras etc. se adquieren a demanda en plaza a requerimiento de fábrica. No existen problemas de calidad por estos componentes y los precios son los usuales del mercado minorista. 4) Existe un importante stock de kits de llantas especiales que aparentemente ya no serán utilizados y que están desde hace 6 meses en almacenes porque las bicicletas que los requerían han dejado de fabricarse. 5) El jefe de almacenes informó que no se le comunicó a tiempo que la línea de productos que usaba el kit de llantas especiales sería discontinuada y por lo tanto no se suspendieron las compras. 6) Se constató que ciertos productos como los rayos y las cadenas se han comprado por años al mismo proveedor que ha bajado la calidad de su producto, lo que fue informado por la gente de fábrica en varias oportunidades. 7) Se han recibido a pedido del jefe de almacenes ofertas de rayos y cadenas de otros proveedores, aparentemente de mejor calidad y de precios similares que han sido desestimadas por la gerencia de compras y almacenes. 8) Existen faltantes de rayos, caños y cadenas que según el jefe de compras fueron adquiridos y que según el jefe de almacenes no fueron entregados. Igual se pagaron, según informó la administración. NOTA: Ajustado el 20/02/2012, por: William Darío Gómez Cardona Docente

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Cuestiones a resolver A partir de la información sobre el caso, se pide: 1. ¿Qué información adicional debería obtener el consultor para completar su diagnóstico sobre la calidad y los precios de los insumos? El consultor debe contar con información de los proveedores con los que cuenta la empresa, en el caso de los elementos que refiere en el primer hallazgo, porque los adquiere en kits?, hacen parte de accesorios de las bicicletas. De mismo modo las razones por las que las piezas fundamentales para el funcionamiento de las bicicletas son compradas en el mercado y no a un proveedor confiable que pueda mantener la calidad de las piezas. Otro de los aspectos que debe conocer el consultor es el manejo del inventario de las piezas con las cuales son fabricadas las bicicletas, desde las partes más pequeñas hasta las fundamentales y el manejo que se le da a éste desde el almacén, manejo de stock mínimo de partes, que criterios utilizan para realizar un nuevo pedido de partes, o en el caso si existe o no dicho procedimiento para la solicitud de nuevos insumos. También es importante conocer que tipo de comunicación que se maneja entre las dependencias de la fábrica, entre las gerencias y los jefes de almacenes, compras y fábrica, allí también se puede solicitar la información si se realizan reuniones

o

socializaciones referentes a temas de la empresa y el conducto regular en las comunicaciones.

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Es necesario conocer quienes toman las decisiones en la empresa y cual es el procedimiento para los cambios que se realizan. Otro de los aspectos que también debe conocer el consultor se refiere un poco al conocimiento del personal que la empresa maneja, si existe capacitación para el personal de la empresa adecuado para desarrollar un trabajo más técnicamente, sus horarios etc. Adicional a esta información se haría necesario conocer, si existen los controles de calidad de la empresa, que pruebas se le realizan a las bicicletas una vez éstas están listas para su distribución (Si existen devoluciones o no, beneficios que brindan, como es su manejo). Información sobre la actividad que cumple cada una de las dependencias de la empresa de forma completa, como es el proceso de ensamblaje de las bicicletas si es manual o técnico, el proceso de compra de los elementos, el proceso de ventas, y todos los procedimientos que se llevan a cabo en la empresa. Solicitar los estados financieros, para analizar el resultado de las operaciones de la empresa y conocer los recursos de los que dispone, para conocer su liquidez y la garantía del cumplimiento de las obligaciones, esto permite también identificar si los faltantes en inventarios de partes se encuentran contabilizados o se presentan como mayor valor de los activos de la empresa, ya que la administración reporta que estos elementos han sido cancelados. Así mismo la contabilización de las piezas defectuosas, si se han hecho las respectivas devoluciones, como disminuciones de los pasivos, también los estados de

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resultados, si han sido favorables las ventas o por el contrario se han visto perjudicados por los eventos de los últimos meses. Identificar cuantas líneas de producción existen dentro de la empresa, de esta manera conocer si no difieren las piezas según su modelo. Por ende los precios y calidad de piezas utilizadas podrían variar. Así se puede identificar las exigencias de la materia prima en cuanto a calidad, que repercute en el precio. Evolución de las ventas y reportes de las mismas, clientes que sean visto afectados por las fallas en los materiales defectuosos de las cadenas.

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2.

¿Qué problemas de organización y procedimientos habría que corregir para mejorar la relación entre compras y almacenes y producción? En una primera instancia se evidencia que en la empresa no fluye la comunicación

entre sus distintas dependencias, la comunicación es un proceso esencial entre las áreas de la empresa, la articulación de las actividades de cada una de ellas, permite que el trabajo sea eficiente y complementario, para lo cual se podría instituir reuniones semanales, que permitan trabajar en equipo y mejorar la productividad de la empresa de forma que se puedan evaluar los procedimientos que se están llevando a cabo, las fallas, las mejoras, los cambios y a su vez el desarrollo de procedimientos que no existen dentro de la compañía, que podrían llevar a un proceso productivo más eficiente. Las decisiones entre los gerentes de áreas deben ser consultadas con la Gerencia General, respetando las jerarquías y el conducto regular de las comunicaciones, a su vez los jefes de almacén, compras y producción, consultaran sus decisiones con sus respectivos superiores, esto fortalece la cadena de mando y así mismo la responsabilidad de todos los procesos que se lleven a cabo. La comunicación debe ser una constante entre estas áreas y el trabajo en equipo es fundamental para lograr los resultados de un trabajo óptimo. A continuación se relaciona el organigrama de la compañía:

Figura 1. Organigrama de la compañía nacional de bicicletas.

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Gerencia General

Gerencia de Ventas

Gerencia de Producción

Gerencia de compras y

Administración

almacén

Asesores y

Gerencia Financiera

Auxiliares Jefe de Compras

Jefe de Almacén

Jefe de fábrica

vendedores

Administrativos

Auxiliares

Auxiliares

Operarios

Uno de los problemas que existen en la empresa posiblemente es la falta de procedimientos estipulados para los procesos que se llevan a cabo, algunos son bastante básicos, por tanto al tener toda la información de los procesos de la empresa se podrá tener control de las posibles fallas que se puedan presentar. Dentro de los procesos logísticos por parte de la empresa se estaban generando ineficiencias en todo el proceso, ya que desde los procesos de compra, producción, distribución y

venta, se presentan varias fallas e

inconsistencias, por las desarticulaciones de estas áreas El proceso que se llevaría a cabo en la empresa podría ser el siguiente:

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PROVEEDORES---COMPRAS---STOCKS--EMSAMBLE-DISTRIBUCION- VENTAS---CLIENTES--- SERVICIO POST VENTA. Esto a su vez genera un principio de Gestión de calidad, ya que se puede determinar los suministros en malas condiciones a tiempo, y poner a disposición productos de calidad para su distribución, lo que haría también que los procesos que se manejan por separado se integren. Un sistema de gestión de calidad es un método planificado y sistemático, para conseguir que los productos logren la satisfacción del cliente. Esto implica el compromiso de todas las áreas para seguir los procedimientos, tener un manual de calidad y uno de procedimientos, y evaluar periódicamente, para detectar donde la empresa está fracasando y donde se deben realizar correcciones o poner más esfuerzo para obtener productos de calidad. Figura 2. Costes de calidad de una compañía.

El conocimiento y manejo apropiado de los proveedores, se debería revisar la información de los proveedores que puedan ofrecer calidad en sus productos y garantías

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principalmente los de caños y cadenas que ofrezca condiciones de precio, cantidad y fecha de entrega, financiamiento. De esta forma se pueden obtener alianzas que permitan conseguir un precio especial por volumen, pero teniendo en cuenta que de nada sirve conseguir un gran precio si la calidad no es buena, ya que a corto o largo plazo esto provocará que baje la calidad del producto y seguramente, las ventas. Para el manejo de los proveedores se debe crear una ficha de cada proveedor, para formar un archivo en el que se reflejen las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece. A la hora de la compra tener un pleno conocimiento de las tendencias del mercado. Las actualizaciones y nuevos modelos, esto con el fin de no generar gastos innecesarios de productos que no se utilizaran, como los que se encuentran en el almacén hace 6 meses, puesto a que la bicicleta que los utilizaba dejó de fabricarse. Hacer un diseño de planta y distribución de las máquinas y puestos de trabajo en una fábrica. La disposición debe colaborar en hacer posible la fabricación consumiendo el mínimo espacio y reduciendo el movimiento del material. Esto también puede ofrecer ventajas en la comunicación de las dependencias. Para esto se debe determinar el proceso de fabricación, determinar los medios con los que cuenta, el estudio de cada puesto de trabajo. El manejo Inadecuado de los inventarios, no permiten conocer sobre las existencias en materias primas y productos terminados. Para llevar un control adecuado de los inventarios se deben definir varias políticas como que tipo de inventario se va a llevar que permita tener un control estricto sobre los elementos que lo conforman, además se deben

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definir políticas de stock: La gestión de stock supone, dentro de la gestión de almacenes, un conjunto de actividades y tareas tendientes a administrar las existencias de la empresa. Sus objetivos fundamentales son: tener la menor cantidad de stock almacenada, reduciendo su coste, evitar las rupturas de stock; y políticas de aprovisionamiento o compras: La gestión de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios cuando tiene que realizar las actividades de fabricación o comercialización de sus productos. Las principales funciones son: Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos. Adicional gestionar el almacenaje de los productos, aplicando las técnicas que permitan mantener los stocks mínimos de cada material. Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos, utilizando las técnicas de manipulación y conservación más adecuadas. Implementar un servicio posventa, para llevar el seguimiento de los clientes para conocer cuál es su satisfacción después de haber probado las bicicletas, así como también estudiar sus necesidades, gestionar los pedidos y las devoluciones, organizar los servicios posventa de productos de la empresa.

Conclusiones La fábrica de bicicletas no cuenta con un sistema logístico bien estructurado y organizado, que permita cumplir eficientemente con todos los procesos de la cadena logística (proveedores, compras, producción, stocks, distribución, ventas, cliente).

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Los inventarios existentes en la empresa son deficientes, ocasionando pérdidas de suministros y la discontinuidad de los mismos. Existe una pésima comunicación entre los departamentos de ventas, almacenes, producción y compras, ya muchos procesos se realizan, antes analizar el plan de ventas, el nivel de stock existente y el requerido para producir. La empresa carece de liderazgo en la gerencia de compras y almacenes, pese a las advertencias de suministros defectuosos por parte de los trabajadores y la existencia de proformas de nuevos proveedores, solicitada por el jefe de almacenes, no tomaron medidas drásticas y oportunas para evitar pérdidas debido a las quejas y devoluciones. No cuenta con proveedores confiables, que garanticen la calidad y costes acordes a la demanda. Se debe tomar control de áreas neurálgicas de la empresa, ya que el descuido en una de ellas, ocasiona la perdida de la calidad total del producto.

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Bibliografía Cruelles, J. A. (2012). Stocks,Procesos y Direccion de Operaciones. Barcelona: MARCOMBO, S:A. Soret los Santos, I. (2014). Logistica Comercial y Empresarial. Madrid: ESIC.