Caso 2

 

UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA ACADÉMICO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CASO 2 GERENCIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO ALUMNOS Jimmy Atao Saime

(u201720936) (u201720936)

Nicole Analy Bejarano Veramendi

(U20191A011)

Connie Magaly Diaz Vegas

(u200914038) (u200914038)

Susan Mirella Erazo Padilla

(u201910613) (u201910613)

Luis Alberto Rodriguez Gayoso

(u20181a284)

Javier Villalobos Alvarado

(u201811912) (u201811912)

PROFESOR

Jorge Alfredo Salas Schwarz S chwarz

2021-2-B

 

TINTAS DRYDEN

Jane Waterman estaba revisando su primer año de trabajo como agente de compras para Tintas Dryden. Había numerosos temas que le preocupaban, sin que el menor fuera el excesivo tiempo extra que había dedicado durante los últimos Tintas Dryden era uncomo productor de tintas para imprenta y de barnices.seis La meses. compañía se había iniciado un pequeño negocio familiar hacía más de 80 años. Su mayor crecimiento había tenido lugar en las dos décadas anteriores. Dryden gozaba de una buena reputación por la calidad en el comercio. No obstante, la competencia se había hecho más fuerte, a modo que los precios estaban bajo una considerable presión. Las utilidades de Dryden en los años pasados habían sido mínimas. Jane había sido contratada por el gerente de compras de Dryden, para ayudarlo tanto en las compras como en el trabajo de oficina. Sin embargo, después de seis meses el gerente de compras renunció para desempeñar un empleo con mejor salario en otra compañía. Jane fue promovida a agente de compras, informando al gerente de fabricación quien tenía a cargo la producción y el control de inventarios, y quien no tenía interés personal ni estaba familiarizado con laa función deorganizacional procura. Este se arreglo unos cuatro meses. Entonces, debido un ajuste pidióduró a Jane que informara al gerente de planta. A Jane le pareció que la compañía estaba utilizando viejos métodos con personal antiguo (el tiempo promedio de empleo del personal llegaba a los 20 años). Era posible que estos métodos hubieran sido apropiados cuando la compañía era menor y la industria menos competitiva. Por ejemplo, nunca se habían había n cambi cambiado ado las cantidades y plazo plazoss de órdene órdeness en el sistema de cont control rol de inventario computarizados de la compañía, el cual tenía 8 años de instalado. El pigmento, pigme nto, un artíc artículo ulo de eleva elevado do valor y mucho uso, estaba dentro del inven inventario tario de materia prima en canti cantidades dades muy grandes. Los regist registros ros de inventarios inventarios nunca eran exactos y era normal que los empleados de producción presionaran a la oficina de Jane, explicando la necesidad de una compra precipitada, debido a que no en enco cont ntra raba ban n los los ma mate teri rial ales es que que se su supo poní nía a te tení nían an en in inve vent ntar ario io.. Los Los departamentos de ventas y de producción no trabajaban con un programa de pronósticos y órdenes, y por ello Jane casi nunca tenía tiempo suficiente para hacer las compras. La mayor parte de las órdenes eran hechas de prisa y Jane podía sentir la frustración de los vendedores cuando ella les pedía “otro favor”. Jane misma, hacía todas las compras y además el trabajo de oficina, como abrir  las cartas, llevar el archivo, mecanografiar, y distribuir las órdenes de compra y revisar las facturas. Para lograr tener todo hecho ella trabajaba a diario de las 7 am hasta las 8 pm y con frecuencia lo hacía también los sábados. Sentía que esta estaba ba “jus “justa tame ment nte e ap apag agan ando do ince incend ndio ios” s” y no re real alme ment nte e re real aliz izan ando do al algo go constructivo en el sentido de la compra. No se consideraba una quejumbrosa y deseaba contribuir a la compañía de un modo más sustancial. Sin embargo, no estaba estab a segura de dónde y cómo empez empezar. ar. Se dio cuent cuenta a que, si no tenía un plan definido, la diaria rutina de emergencias tomaría automáticamente precedencia.

 

Usted es Jane, determine los principales problemas y proponga alternativas de solución.

TRABAJO POR HACER

a) Señale los objetivos que el departamento de compras debería seguir. b) Señale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del punto anterior. Elabore un plan de acción.

SOLUCIÓN a) Señale los objetivos que el departamento de compras debería seguir.  

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Minimizar los costos de compras Mant Ma nten ener er cont contro rola lado doss los los indi indica cado dore ress de gest gestió ión n (KPI (KPI)) para para ac actu tual aliz izar ar el presupuesto general de la empresa.  Atender el plan de producción de manera efectiva efectiva Buscar proveedores que ofrezcan no solo productos de calidad sino también bajos costos y evaluación abastecernos en el tiempo que se requiera. Realizar y homologación de proveedores Establecer una buena relación con los proveedores Gestionar la documentación de las compras Determinar stocks máximos y mínimos de existencias que son necesarias su reposición.

b) Señale las situaciones actuales que limitan el alcance de los objetivos del punto anterior. Elabore un plan de acción. SITUACIÓN ACTUAL 

Una primera limitante en la compañía es que el tiempo de entrega y el tamaño del lote del pedido es el mismo hace ocho años, lo que resuelta siendo ineficiente debido a que, con el pasar de los años la data se debe de actualizar acomodándose a las necesidades.

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Ut Utililiz izac ació ión n de an antitigu guos os mé méto todo doss de tr trab abaj ajo o al ig igua uall que que el pe pers rson onal al colaborativo de la empresa, los métodos con los que trabajan no son los adecuados para una empresa que se afronta a nuevos competidores con estrategias de precios menor al mercado.

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Carencia Caren cia de una división que se encar encargue gue de la estimación estimación de la demanda, para emitir órdenes de compra eficientes. Del mismo modo, el área de fabricación también carece de una planificación de la producción. Lo que

 

genera incertidumbre en las cantidades producidas y el requerimiento de ins nsum umos os

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desconocimiento en los quiebres de stock y abastecimiento de la demanda. Por ejemplo, en almacén de materia prima se encontraba el pigmento el cual es un artículo de alto valor almacenado en altas cantidades. La incertidumbre con la que trabaja el área está expuesta a recibir pedidos urgentes y realizar  órde órdene ness a los los pr prov ovee eedo dore res, s, lo qu que e pu pued ede e oc ocas asio iona narr re retr tras asos os en la producción. 

Cantidad y plazo de órdenes de compra desactualizadas ( 8 años).

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Mal manejo del Área de Logística de la empresa.

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Mala Ma la orga organi niza zaci ción ón con con resp respec ecto to a Lo Logí gíst stic ica a en la empre empresa sa (r (rep epor orte te a personas fuera del área)

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Nunca se habían cambiado las cantidades y los sitios de órdenes en el sistemade control de inventarios computarizados de la compañía.

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Jane realiza todas las compras y además el trabajo de oficina, como abrir las cartas, llevar el archivo, mecanografía y distribuir las órdenes de compra y organizar diariamente desde las 7:00 am – 8:00 pm. (exceso de funciones)

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Desorden en los procesos

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No presentan Manual, Intructivos, procedimientos, para las funciones que de deben de cumplir dentro de la empresa.

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No presentan métodos actualizados para contratar personal

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No cuentan con las remuneraciones adecuadas según los puestos de trabajo a comparación del mercado.

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No poseen un control de inventarios en la empresa. No poseen un plan adecuado para compras

PLAN DE ACCIÓN 

Reorganización de la empresa, en el plano administrativo y Funcional.

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Cont Co ntrat ratac ació ión n de pe pers rson onal al con con co cono noci cimi mien ento toss ac actu tual aliz izad ados os,, ha habi bililida dad d competitiva y buena actitud.

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Restructuración del área de compras

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Establecer un horario de trabajo para todos los colaboradores de la empresa.

 

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 Actualizar la base de datos, mejorar el sistema de abastecimiento de almacén y proveedores.

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 Abastecimiento de las materias primas y suministros diversos, ya que esta área fundamentalmente se base en suministrar los insumos requeridos para la fabricación.

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Lograr la integración con otros departamentos de la compañía y la reducción de cos costos tos,, med median iante te la elimin eliminaci ación ón de los ped pedido idoss de urgenc urgencia. ia. Amb Ambos os objetivos se relacionan directamente; debido a que, una buena comunicación ent entre las ár área eass res espo pond ndie iend ndo o un una a es esttra rate tegi gia a en com omún ún,, re redu duce ce significativamente los pedidos de urgencia y los costos que puedan estar  involucrados.

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Optimizar Opti mizar las relac relaciones iones entre los usuari usuarios os y los provee proveedores dores,, en la medid medida a en que los términos que se trabajen con cada uno se respeten a fin de obtener un resultado común. Por un lado, la relaciones con los usuarios debe basarse en comunicación para estar alineados a la estrategia; mientras que, las relacion relaciones es con los pro provee veedor dores es deb deben en de basare basare en confia confianza nza par para a beneficio mutuo.

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Mantener la información actualizada para la toma de decisiones, dado que, la información que maneja el área es fundamental para la planificación de otras áreas, tal como: costos unitarios, plazo de pagos, nivel mínimo de inventario, ti tiem empo poss de en entr treg ega, a, entr entre e ot otro ros. s. Fi Fina nalm lmen ente te,, el ár área ea de debe be fo form rmar ar y desarrollar al personal que participa en el proceso de adquisición, ya sea medi me dian ante te actu actual aliz izac ació ión n de las las te tend nden enci cias as del del me merc rcad ado o o medi median ante te la capacitación constante de los procesos que intervienen cada ciclo del área.

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El área debe de reunirse con las Gerencias de Ventas y Fabricación para trabajar sobre un pronóstico de Ventas y planificar las compras a fin de cons conseg egui uirr ahor ahorro ross en las las adju adjudi dica caci cion ones es fu futu tura rass y co cont ntro rola larr mejo mejorr el inventario.

Conclusiones El plan de acción responde a las necesidades y oportunidades de mejora que tiene la compañía, no sólo con el área de compras, sino también con las

 

áreas que se relac relacionan. ionan. Con la final finalidad idad de mejora mejorarr proce procesos, sos, optimiz optimizar ar la línea de producción y abastecimiento, y reducción de costos.