CARTILLA_Nomina_1

Windows (PARAMETROS)

Cartilla I

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION OBJETIVO 1.

CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA

1.1. 1.2. 1.3. 1.4.

CUENTAS PARA FONDOS DE PENSIÓN. CUENTAS PARA PENSIÓN Y CESANTIAS CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES CUENTAS DE PROVISIONES PRESTACIONES SOCIALES

2.

APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA

3.

DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA

3.1. 3.2.

POR TIPO DE COMPROBANTE DE ACUERDO AL PROCESO

4.

PARAMETRIZACION DE TERCEROS

4.1. 4.2. 4.3.

INFORMACIÓN DEL TERCERO DATOS DE INFORMACIÓN EXÓGENA DATOS DEL TERCERO

5.

PARAMETROS INICIALES DEL MODULO DE NOMINA

5.1. 5.3. 5.3.1. 5.3.2.

DEFINICIÓN FONDOS DE SALUD, PENSIÓN, CESANTIAS, ARP Y AFC. CONTROL DE SALUD Y PENSIÓN Control de Salud Control de Pensión

6.

PORCENTAJE PARAFISCAL

7.

RETENCION EN LA FUENTE

8.

GRUPOS DE NOMINA

9.

APERTURA DE EMPLEADOS

9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6.

INFORMACION PERSONAL INFORMACIÓN NÓMINA DATOS PARA EL SOI DATOS LEY 100. DATOS DE INFORMACIÓN EXÓGENA INFORMACIÓN BANCARIA

10.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE NOMINA

TALLER PROCESO DE PARAMETRIZACION

PRESENTACION A través de esta cartilla se realizara una explicación del proceso de parametrizacion del Modulo de Nomina, para luego llevarlos a la practica mediante un taller donde el estudiante deberá aplicar todos los conceptos vistos.

OBJETIVO A través de esta cartilla se pretende que el usuario realice un correcto proceso de parametrización del modulo de Nomina, de acuerdo a cada una de las sugerencias dadas, y de esta manera pueda proceder a realizar las liquidaciones de nomina, provisiones, parafiscales, Planilla Integrada y Preliquidaciones de contrato de trabajo.

CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA De la correcta definición de las cuentas contables depende la parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la generación de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información. Para realizar dicha parametrización se deben tener encuenta los siguientes aspectos: 1. Las cuentas contables que afecten el proceso de nomina se deben manejar a nivel auxiliar; Esto aplica para las cuentas de los Fondos de Salud y Pensión 2. Deben tener la marcación de SI TERCERO: con el fin de acumular la información por cada uno de los empleados 3. Deben tener la maración de SI CENTRO DE COSTO: Con el fin de acumular la información por cada area, departamento, sucursal o ciudad que la empresa maneje. Las cuentas se deberán parametrizar por : Menú de Procesos: Contabilidad – Parametros – Apertura de Cuentas

Cuentas para Fondos de Pensión. De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son:

51056901 51056902 52056901 52056902 72056901 72056902

DEBITO I.S.S FAMISANAR I.S.S. FAMISANAR I.S.S FAMISANAR

CREDITO 23700501 I.S.S. 237000502 FAMISANAR 23700501 I.S.S 23700502 FAMISANAR 23700501 I.S.S. 23700502 FAMISANAR

Cuentas para Pensión y Cesantias De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son: DEBITO 51057001 51057002 52057001 52057002 72057001 72057002

I.S.S PORVENIR I.S.S. PORVENIR I.S.S PORVENIR

CREDITO 23803001 I.S.S. 23803002 PORVENIR

El auxiliar de la cuenta del Gasto debe ser el mismo para la cuenta del Pasivo para los Fondos de Salud y Pension.

Cuentas de Aportes Parafiscales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son:

510578 510575 510572 520578 520575 520572 720578 720575 720572

DEBITO SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR

CREDITO

237010 APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR

Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 – Administración o 52 – Ventas o 72 – Mano de Obra (Producción) Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Cuentas de Provisiones Prestaciones Sociales. De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son:

510530 520530 720530 510533 520533 720533 510536 520536 720536 510539 520539 720539

DEBITO CESANTIAS CESANTIAS CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA PRIMA PRIMA VACACIONES VACACIONES VACACIONES

CREDITO 261005 PROVISION CESANTIAS

261010 PROVISION INT. CESANTIAS

261020 PROVISION PRIMAS

261015 PROVISION VACACIONES

APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas con el fin de establecer cual es gasto generado en la nomina por cada una de las areas o dependencias de la empresa. Para realizar la parametrización de los centros de costos se debe ingresar por: Ruta Menú de Procesos: Contabilidad – parámetros – Apertura Centro de Costo.

Al ingresar a dicha opción esl sistema solicitara los siguientes datos:

     

Código: SIIGO permite crear 9999 centros de costo, esta codificación se podrá asignar de manera aleatoria. Responsable: Se debe digitar el nombre o cargo de la persona encargada de dicho centro de costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio Dirección: Se debe digitar la dirección donde se encuentra ubicado el centro de costo, es de aclarar que este campo no es obligatorio Telefonos/Fax: Se debe digitar el primer y segundo numero telefónico al igual que el numero del fax del centro de costo que se esta creando, es de aclarar que este campo no es obligatorio. E-mail: Se podrá digitar la dirección de correo electrónico del centro de costo, no es un campo obligatorio. Subcentro: Se debe marcar esta opción siempre y cuando se estime necesario, recuerdemos que el subcentro de costo es una división más amplia a los centros de costos, SIIGO permite crear 999 subcentros de costo.

DEFINICION DE DOCUMENTOS PARA NOMINA Los documentos que se relacionan a continuación permiten efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el módulo de nomina, tales como Causacion, pago Aportes y provisiones.

Por tipo de comprobante se deben definir son los siguientes:  

Tipo L: En este documento se realizara la causacióon de los conceptos devengados, deducciones y la cuenta por pagar generadas al empleado Tipo G: En este comprobante se registrara el pago de la nomina. Afectando contablemente la cuenta por pagar VS el banco o la caja donde se le consigno al empleado.

De acuerdo al proceso:   se 





Causación de Nomina: Para efectuar la contabilización de la liquidación de nomina se deberá parametrizar un documento tipo L (otros) Pago de Nomina: Para efectura la contabilización del pago de nomina deberá parametrizar un documento tipo G (Egreso). Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales. Preliquidacion de Contrato: se deberá parmetrizar un documento tipo L (Otros) con el fin de realizar la contabilización de la preliquidacion de contrato de trabajo.

Para realizar la parametrizacion de dichos documentos se deberá ingresar a: Ruta Menú de Procesos: Contabilidad – Parametros – parámetros de Documentos:

Al ingresar el sistema mostrara la siguiente ventana:

COMPROBANTE L –OTROS. Dentro de este tipo de compobante se podrán realizar diferentes contabilizaciones tales como la causación de la nomina, los parafiscales, las provisiones y la preliquidación de contrato de trabajo. Al ingresar y seleccionar el documento tipo L - OTROS para realizar la su parametrización el sistema solicitara la siguiente información.

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.  Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.  Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.  Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad  Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco  Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.  Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.  Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

 Título. Digitar el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.  Leyenda. Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se asemeja…”  Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”  Actualiza e Imprima. Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.  Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.  Redondea cifras. Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.  No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marca esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , imprimirá todos los documentos enviados, a la misma impresora, caso contrario solicitara siempre una impresora Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.

Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: 



Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

COMPROBANTE DE EGRESO G- EGRESO El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo. Al ingresar y seleccionar el documento tipo G- EGRESO para realizar la su parametrización el sistema solicitara la siguiente información.

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.  Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en  el momento de la captura.  Numeración Inicial. Digitar el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.  Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad  Nro. Automática. Seleccionar la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco.  Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.  Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.  Número de Copias. Asignar el número de copias que se desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso.  Título. Corresponde al título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de realizar impresión estándar del documento.  Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la compañía.  Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo es estándar, sino que la empresa ya tiene formatos de documentos previamente establecidos y/o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.  Actualiza e Imprima. Al seleccionar esta casilla, se indica al sistema que una vez se termine de digitar el documento sea salvado o guardado y luego sea generada la impresión.  Multiusuario. Seleccionar la casilla si el documento es utilizado en más de una Terminal en forma simultánea.  Redondea cifras. Seleccionar la casilla si es necesario que los registros sean aproximados al peso.  Cuenta Banco. Digitar el código de la cuenta del Banco que más utilizado para girar, este código puede ser modificado o cambiado en la elaboración del comprobante de egreso.  No solicita confirmación de Impresora por Previos: Cuando se marcar esta opción el sistema realizara la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia , el sistema solicitara la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados.

Esto aplica tanto en la impresión de los documentos en formato estándar, o con generador de documentos antiguo y nuevo.

Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:  Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.  Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

PARAMETRIZACION DE TERCEROS En esta opción se deberán crear todos y cada uno de los fondos de pensión, salud, caja de compensación, SENA, ICBF que tengan relación con el proceso de nomina. Es de aclarar que en esta opción no se deben crear los empleados ya que este proceso se explicara mas adelante.Para realizar la creación de terceros se deberá ingresar a: Ruta Menú de Procesos: Contabilidad – Parametros – Apertura de Terceros Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:

Información del Tercero Nit. (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación. Tan pronto se digite el NIT el sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, se deberá dar ENTER Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturación por la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asignó el campo a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Nombre. (Campo 50 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de información Tributaria.

Datos de Información Exógena: Esta ventana tiene como finalidad registrar datos de los terceros para generar el archivo para presentación de medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos :

Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del tercero que se haya incluido, corresponda a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa asumirá que el nombre del tercero es de una persona natural y podrán digitarse los datos de apellidos y nombres. Si se marca dicho campo, el programa permite continuar con el campo “Numero de Identificación del Extranjero”. Si no se selecciona, continúa con el campo Nombre 1. Nombre 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Este campo se activa únicamente cuando NO se haya chequeado el campo “Razón Social” y es obligatorio. Aquí debe digitarse el primer nombre del tercero que se está creando y/o modificando. Nombre 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. NO es obligatorio. Aquí debe digitarse el segundo nombre del tercero que se está creando y/o repasando. Apellido 1: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. Es obligatorio. Aquí debe digitarse el primer apellido del tercero que se está creando y/o repasando. Apellido 2: Campo de 15 caracteres alfanuméricos. NO debe ser obligatorio. Aquí debe digitarse el segundo apellido del tercero que se está creando y/o repasando.Al dar Escape se devuelve al campo “Apellido 1”. Al dar Enter luego de capturar los datos, continúa con el campo “Número de Identificación del Extranjero”. El campo “Número de Identificación del Extranjero”, el sistema permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior, para realizar el reporte de la información. Es un campo de 9 caracteres.

Datos del Tercero

Contacto. (Campo de 50 posiciones alfanuméricas). Este le permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia. Dirección. (Campo de 100 posiciones alfanuméricas), asigne la dirección del tercero en los dos campos existentes. País - Ciudad. Asigne el código de País y Ciudad previamente creado, al que pertenece el NIT, con el icono los puede consultar o con tecla de función F2. Activo: Se debe marcar esta opción siempre y cuando se desee ver al tercero que se esta creado en cada una de las búsquedas. Teléfonos – Fax – A.A. Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero. Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurídicas. Cumpleaños. Digite la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, seguidos sin separaciones E-mail. Ingrese la dirección electrónica del tercero. Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT, Cédula, Nro unico ide Personal, Cedula de extranjeria, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta de extranjeria, Tipo de dcto extranjero. Digito Verif. Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige. Clasificación: Se deberá seleccionar la Opcion de Otros ya que lo que estamos creando no es un Cliente ni tampoco un proveedor, para el caso del modulo de nomina

Clasificación. Escoja la Clasificación de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA.

PARAMETROS INICIALES DEL MODULO DE NOMINA Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son:

Definición Fondos de Salud, Pensión, Cesantias, Arp y AFC. A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión, cesantías, Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) y Fondo de Construcción que maneja la empresa. Para realizar la creación se debe ingresar por: Ruta menú de Procesos: Nomina – parámetros – Catalogos – Apertura de Fondos.

Inicialmente el sistema mostrara el siguiente mensaje aclarativo.

Al dar enter el sistema mostrara la siguiente venta:

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: 

Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud, Cesantías, Arp ó AFC.



Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y el pasivo que se crearon anteriormente.



Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado.



Nit Fondo: Se debe digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación, tal como se realizo en la creación de terceros.



Redondear Aportes a cienes y bases a Miles: Se debe marcar esta opción siempre y cuando en el momento de realizar la liquidación de nomina se desee que el sistema haga el redondeo del aporte y la base que se tomara

para liquidar la nomina, esta opción solo aplica para los fondos de Pension y Salud. 

Código: Se debe Digitar el código del fondo asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

Apertura de Cajas. En esta opción se deben crear las Cajas de Compensación donde están afiliados los empleados y con las cuales la empresa tiene covenio. Para realizar la creación de las cajas se debe ingresar a : Ruta Menú de Procesos : Nomina – Parametros – Catalogos – Apertura de Cajas.

Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente información:

 Código: Se pueden crear 9999 cajas. Se podrá asignar la codificación de manera aleatoria.  NIT: se deberá digitar o buscar el Nit de la caja de compensación que se va a crear.  Descripción: El sistema mostrara el nombre de la caja de compensación tal como se ha creado en la apertura de terceros.  Código Caja: Se debe digitar el código de la caja de compensación asignado para la generación de la planilla Integrada de Aportes.

Control de Salud y Pensión En esta opción se registran los datos más relevantes y e indispensables para realizar los cálculos de aportes de Salud y Pensión. Dicha información debe ser modificada según las disposiciones del Gobierno. Para realiza esta parametrización se debe ingresar por: Ruta Menú de Procesos: Nomina – Parametros – Catalogos – Apertura de Fondos.

Control de Salud. En primer lugar, el sistema presenta el siguiente mensaje en el cual aclara la forma cómo se deben parametrizar los Fondos, los cuales veremos más adelante; a dicha ventana se digita Enter:

Posteriormente, presenta la siguiente ventana, en la cual se registra la siguiente información:

    



Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar la parametrización del fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre “CONTROL SALUD” de forma automática, por tanto, no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8.5%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4%.







 



Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope Mínimo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del Salario Mínimo Legal Vigente. Aporte contrato de Aprendizaje: Según la Ley 789 de 2002, los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley a los aprendices, por tanto en este campo se debe indicar la forma en la cual se desea liquidar el aporte de Salud que realizará en empleador por el aprendiz, ya sea el digitar un porcentaje (12.5% que corresponde al aporte total para este año); por valor que es fijo y corresponde al 12.5% de un (1) SMMLV ($64.375) o no se aplicará este caso a los aprendices. De igual manera se debe realizar una marcación en la Apertura de Empleados que permita aplicar esta opción, la cual se verá más adelante. Porcentaje Fosyga: De acuerdo con lo establecido en el artículo 218 de la ley 100 de 1993 y el artículo 1 del Decreto 1283 del 23 de julio de 1996 el cual reglamento el funcionamiento del Fondo de Solidaridad y Garantía del Sistema General de Seguridad en Salud donde establece que el Fondo de Solidaridad y Garantía (FOSYGA) es una cuenta adscrita al Ministerio de la Protección Social manejada por encargo fiduciario, sin personería jurídica ni planta de personal propia, cuyos recursos se destinan a la inversión en salud . Si en la compañía se tienen empleados que realizan este aporte se debe digitar el porcentaje de aporte que deberá calcular el sistema.

Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes.

Control de Pensión. Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de Pensión es necesario definir el Fondo de Control Pensión. En primer lugar, el sistema presenta el siguiente mensaje en el cual aclara la forma cómo se deben parametrizar los Fondos, los cuales veremos más adelante; a dicha ventana se digita Enter:

Posteriormente, presenta la siguiente ventana, en la cual se registra la siguiente información:

   

Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla “Enter” para ingresar a los parámetros del fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre “CONTROL PENSIONES” de forma automática, que no es necesario digitarlo ni modificarlo. Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico.

 







 

Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 16%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4%. Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la Ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad.

Si esta opción no aplica para la empresa NO se debe marcar la opción, en caso contrario, se debe marcar:

Para que el sistema presente la siguiente ventana, con el de definir los rangos de salarios y determinar el porcentaje de aporte:

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes:  





Tipo: Se debe marcar la letra A para los Afiliados y P para los Pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de 2003. Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo zsubcta y zsubcta.idx del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión – Siigo Windows a siiwinn donde nn es el número de la empresa en la que se esta trabajando.

PORCENTAJE PARAFISCAL. En esta opción se debe parametrizar el porcetaje de aporte que realiza la empresa por concepto de caja de compesación, SENA, ICBF y/o FIC, mensualmente. Para realizar esta parametrizacion se debe ingresar por: Ruta Menú de Procesos: Nomina – Parametros – Catalogos – Porcentajes de Parafiscales.

Al realizar el ingreso el sistema solicitara la siguiente Información:

   

Porcentaje: Se debera digitar el porcentaje del aporte realizado por SENA, ICBF y Caja de Compensación. Identificación: Se debera digitar o buscar el Nit del SENA e ICBF. FIC: Se deberá digitar el porcentaje de aporte de Fondo Industrial para la Contruccion, este tipo de aporte lo realizan las empresas contructoras. Si no se realiza dicho aporte este parámetro se debe pasar con ENTER. Redondear pagos del empleado al cien mas cercano: Se deberá marcar esta opción siempre y cuando en el momento de realizar el calculo del aporte y la contabilización se desea que el sistema realice el redondeo respectivo.

RETENCION EN LA FUENTE Se deberá parmetrizar la siguiente información con el fin que SIIGO realice el calculo automatico de la retención en la fuente en el momento de realizar el proceso de generación de comprobante automatico. Para realizar dicha parametrización se debe ingresar a: Ruta Menú de Procesos: Nomina – Parametros – Catalogos – Retención en la Fuente.

Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguiente ventana:

Donde se deberá seleccionar la opción inicialmente de Parametros Al ingresar a dicha ventana el sistema solicitara la siguiente información:

 Limite Valor Excento para la Base: Se debe digitar el valor excento para la



  









base de retención en la fuente, de acuerdo a lo establecido en el articulo 206 del estatuto tributario y modificado en valores de UVT en el articulo 51 de la ley 1111 del 206 en el cual se limita mensualmente a 240 UVT. Porcentaje para Salario Integral: Se deberá digitar el porcentaje a partir del cual se realizara el calculo de retención en la fuente para aquellos que tienen salario integral. Valor de UVT: Se deberá digitar el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT), de acuerdo a la normatividad actual. Porcentaje Descontable para Pensión: Se deberá digitar el porcentaje que no se toma como base para liquidar Pesnion, en este cado el 30%. Porcentaje excento en retención: Se deberá digitar el porcetaje correspondiente al excento de retención de acuerdo a lo estipulado en el articulo 206 del Estatuo Tributario. Tope máximo deducción salud y educación: Se deberá digitar el porcentaje máximo de deducción para salud y educación de acuerdo a lo que esta estipulado en el articulo 387 del Estatuto Tributario y en la Ley 12 de 1192 articulo 20, el cual corresponde al 15% mensualmente. Tope máximo deducción vivienda: Se debrera digitar el valor máximo mensual de deducción de vivienda conforme a lo estipulado en el articulo 206 del Estatuto Tributario . Redondear según circular 0009 DIAN: Se deberá marcar esta opción si queremos que SIIGO haga el redondeo de la retención en la fuente en el momento de realizar la liquidación de la nomina. Porcentaje Retencion Indemnizacion: Conforme a lo estipulado en el articulo 401 inciso 3 de Estatuto Tributario, se deberá digitar el porcetaje que se debe tomar para realizar la liquidación de retención en la fuente cuando se genere una indemnización laboral siempre que el sueldo del

trabajador no supere los 10 salarios Minimos Legales Vigentes.  Tope Minimo SMLV Retención Indemnización: Conforme a lo estipulado en el articulo 401 inciso 3 de Estatuto Tributario, se deberá digitar el tope que se debe tomar para realizar la liquidación de retención en la fuente cuando se genere una indemnización laboral Luego de ello se debe ingresar a la opción de Tabla de Retención:

Donde el sistema mostrara una ventana en la cual deberá digitar la tabla de retención en la fuente en UVT conforme al articulo 23 de la Ley 1111 de 2006. Tal como se muestra a continuacion.

Recuerde Grabar con el icono

ó F1

Por ultimo se deberara seleccionar la opción de Cesantias Gravadas.

En esta opción se debe digitar el rango en UVT y el respectivo porcentaje de las cesantias gravadas conforme a lo establecido en el articulo 206 del Estatuto Tributario.

GRUPOS DE NOMINA A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa para realizar la contabilización de la nomina. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes:   

51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción).

Para realizar la creación de los grupos contables se debe ingresar a: Ruta: Nomina – Parámetros – Catalogos – Grupòs Contables Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguienteventana.

SIIGO permite crear hasta 10 grupos contables totalmente diferentes. Tampronto digite dicha información recuerde guardar con el icono

APERTURA DE EMPLEADOS A través de esta opción el programa permite crear la hoja de vida de los empleados, la cual está compuesta de la siguiente manera: 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

Información Personal Información Nómina Datos para el SOI Datos Ley 100 Datos Información Exógena Datos Información Bancaria

Para realizar la creación de las hojas de vida de los empleados se deberá ingresar por: Ruta Menú de Procesos: Nomina – parámetros – Catalogos – Apertura de Empleados.

Al ingresar a dicha opción el sistema solicitara la siguiente infomación



Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas y sin espacios.



Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción.

Informacion Personal:



Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe seleccionar la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado, se debe digitar tal como lo solicitan los medios magneticos dependiendo del año para el cual se presenten. E-mail: Se deberá digitar la dirección de correo electrónico del empleado con el fin de poder enviarle al mail el volante o desprendible de nomina. País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el



icono ó F2, se puede realizar la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización. Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado.

  





 

Con el icono ó F2 se puede realizar la búsqueda de las ciudades creadas en la opción de parametrización. Teléfonos: Se deben digitar los números telefónicos del empleado, siigo permite registrar cuatro números telefónicos. Clasificación: Se indica el tipo de contribuyente del empleado, en caso de ser necesario elaborar un documento de venta o compra con el Nit del mismo, y al realizar la consulta de empleados, deberá realizarse con las teclas de función F2 –F4.

Información Nómina.





 

 

 

Cuenta Entidad: En este campo se digitar el número de la cuenta corriente o cuenta de ahorros asignada al empleado por la entidad financiera para realizar el pago de nomina, y de esta manera poder generar el medio magnetico al banco. Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 – Administración, 52-Ventas, 72 – Mano de Obra (producción). Estos los podrá consultar con el icono ó F2. Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable “05” que corresponde a gastos de personal. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados. Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar. Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro. Para los empleados activos de debe dejar esta fecha de la siguiente manera: 9999/99/99. Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa. Corporación: En este campo se podrá seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina.



Pago por Horas: Se deberá seleccionar este campo siempe y cuando se realice la liquidación de nomina por horas, si se marca esta opción el sistema solicitara la cantidad de horas laboradas por el empledo diariamente.



Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual que devenga el empleado que se esta creando. Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario anterior del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con “Enter”. Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado, si no se ha realizado aumentos o el empleado es nuvo se deberá digitar la fehca de ingreso del empleado. Contrato de Aprendizaje: En caso que el empleado sea un estudiante y/o aprendiz permite aplicar lo contemplado en la Ley la Ley 789 de 2002, donde indica que los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley a estos tipos de empleado; este campo tiene relación con la opción ubicada en el Control de Salud Aporte Cont. Aprendizaje. Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”. Esta marcación













 













influye en la liquidación de Cesantías, más específicamente sobre el informe que genera este proceso. Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando “Enter”. Factor Prestacional: En este campo se habilitara siempre y cuando se haya marcado la opción de Integral y se deberá digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional sobre el cual no se realiza ningún calculo. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo se debe digitar la letra “S”. En caso contrario se debe digitar la letra “N”. Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra “S” el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este campo. Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías, efectuados al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado que se realiza anual y en la preliquidacion de contrato de trabajo. Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de las cesantías. Recuerde que las fechas se deben digitar año, mes y dia. Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia No Remunerda que se haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa, con el fin de que el sistema descuente esos días en el momento de realizar la preliquidación de contrato de trabajo. Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar.

Digito de Verificación: Se debe digitar el digito de verificación que tenga el empleado en caso que sea del régimen simplificado, con el fin de generar el informe de medios

magneticos. No es un campo obligatorio ya que si no se requiere o no se tiene se puede pasar con Enter

Datos Para el SOI Estos nuevos datos son seleccionados en la ventana DATOS PARA SOI de acuerdo a las características de cada empleado con el fin de poder generar de manera correcta la planilla Integrada de Liquidación de Aportes.



Tipo de Cotizando: En este campo se debe realizar la selección según la condición en la que se encuentre el cotizante. Deberá elegirse entre:



Tipo ID: En este campo debe seleccionar el tipo de documento de identificación, puede escoger entre:

 Subtipo Cotizando: Corresponde a la división

que tienen algunos tipos de cotizando, establecidos por la Resolución 1303 del 2005.





Extranjero no obligado a cotizar: Este campo se marca para aquellos empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni de pensión. Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe cotizar en el país que reside.

Datos Ley 100. Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación: 

Fondo de Salud: Con el icono fondos de salud creados.



Fondo de Pensión: Con el icono los fondos creados.

ó F2 se puede efectuar la búsqueda de los

ó F2 se puede efectuar la búsqueda de



 





Aporte Voluntario: En este campo se debe digitar el porcentaje o el valor de aporte voluntario que realiza el empleado, siempre y cuando el aporte sea al mismo fondo de pension obligatorio al cual esta afiliado el empleado, caso contrario se deberá pasar con Enter. Otros aportes de Pensión no constitutivos de renta: Se debe digitar el valor de los aportes no constitutivos de renta. Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra “P” – Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra “A” – Ahorro individual de acuerdo al régimen pensional que tenga el empleado. Alto Riesgo de Vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que el empleado que se esta creando está expuesto a radiaciones o en actividades de alto riesgo como minas o canteras, para lo cual el empleador debe hacer un aporte adicional del 10% sumándolo al aporte obligatorio de pension vigente. Otros – Caja de Compensación: Se debe seleccionar la Caja de Compensación a la cual se ha afiliado el empleado, para realizar el cálculo de parafiscales a dicha entidad. Con el icono búsqueda de las cajas creadas.



ó F2 se puede efectuar la

Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los fondos creados.

ó F2



Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido.



Deducción Vivienda: se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de vivienda.



Deduccion de Educación y Salud: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones mensuales de la base de retención por concepto de medicina prepagada, educación del núcleo familiar. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado.



Deducción de Salud: Se deberá digitar el valor mensual de deducción por concepto de Salud Obligatoria de acuerdo al Concepto 066667 del 11 de julio de 2008 de la DIAN. Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del





 

empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP de acuerdo al nivel de riesgo profesional que tenga la empresa. Fondo ARP: En este campo debe digitar el código del fondo de Riesgos Profesionales al que el empleado esta afiliado. Con el icono ó F2 se puede efectuar la búsqueda de las ARPs creadas. CT. Centro de Trabajo: En este campo se debe digitar el código correspondiente al nivel de riesgo al que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo clasifica la ARP. Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención en la fuente por salarios.

Datos de Información Exógena.  Razón Social: Esta opción se marca si el empleado esta registrado como una   

 

razón social o empresa. Esto deshabilitará los campos subsiguientes, si no se marca se entiende como una persona natural. Nombre 1: En este campo se debe digitar el primer nombre del empleado. Nombre 2: En este campo se debe digitar el segundo nombre del empleado, si aplica, de lo contrario pulse enter. Apellido 1: En este campo se debe digitar el primer apellido del empleado Apellido 2: En este campo se debe digitar el segundo apellido del empleado, si aplica, de lo contrario pulse enter. Número de Identificación del Extranjero: Se debe digitar el numero de identificación del tercero, si aplica.



Cupo de Crédito: se debe digitar el monto máximo de venta que se le asignara al empleado en caso que también sea cliente

Información Bancaria Se deberá registrar la información referente a la entidad bancaria donde el empleado tiene su cuenta de nomina con el fin de generar el archivo plano de Pagos Electronicos. Se debe tener en cuenta que si usted genera el archivo de medios magneticos esta opción no se debe digitar sino que la debe pasar con ESC. El sistema solicitara la siguiente información:

      



Código: Se debe digitar o buscar con el icono ó F2 el banco donde el empleado tiene asignada su cuenta bancaria. Nombre: El sistema traerá por defecto el nombre de la entidad financiera seleccionada. Código Interno: Se debe digitar el código de la entidad financiera tal como se reconoce en la superintendencia bancaria. Oficina: Se debe digitar el código de la oficina de la entidad bancaria donde el empleado tiene la cuenta. Tipo de Cuenta: Se deberá seleccionar si la cuenta que posee el empleado es de Ahorros ó Corriente. Número de cuenta: Se deberá digitar el número de cuenta de la entidad financiera donde el empleado tiene su cuenta. Documento Titular / Digito de Verificación / Nombre Titular: Estas tres opciones el sistema las traerá automáticamente de acuerdo a como se haya creado el empleado. País / Ciudad: Se deberá seleccionar el código del país y ciudad donde el empleado tiene su cuenta bancaria



Siglas departamento: Se deberá digitar las siglas del departamento de acuerdo a la ciudad donde el empleado tiene su cuenta.

DEFINICIÓN DE CONCEPTOS DE NOMINA Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se capturaran a los empleados en cada periodo de nómina. Para relizar la creación de dichos conceptos se debe ingresar a: Ruta: Nomina – Parametros – Catalogos – Apertura de Conceptos

Al ingresar a dicha opción el sistema mostrara la siguiente ventana:

Se deberán digitar los siguiente información: 

Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos. Se recomienda crear del código 01 a 100 los conceptos de ingresos o devengados y del 101 en adelante los conceptos correspondientes a las de deducciones o descuentos.



Tipo (Ingreso/Deducción): Se debe marcar la opción de “Ingreso” para los conceptos de ingresos o devengados y la opción de “Deducción” para los conceptos de deducciones o descuentos.



Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando, de acuerdo a lo digitado en este campo dicha descripción se vera reflejado en la impresión del volante o desprendible de nomina.



Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 – Administración, 52 – Ventas y 72 – Mano de Obra (producción) se deben dejar los cuatro primeros dígitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a

cada empleado en la hoja de vida. Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado.



Fórmula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de transporte, incapacidades, esto se ve reflejado en la captura de las novedades y de conceptos fijos, ya que si el concepto esta formulado, permite cargar cantidades, caso contrario debe ingresarse un valor que será el que el sistema liquide. Para efectos del subsidio de transporte este concepto trabaja sin formula o debe estar formulado como 1/1  Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en el catalogo si el concepto que se esta creando no posee una formulación especial para su calculo.  Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) ó

doscientos cuarenta (240) porque a los empleados se les paga la nómina sobre 30 días o 240 horas, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240). 

Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando se deben tomar como base salarial para los cálculos de parafiscales, Salud, Pension, Retencion en la fuente. Para la ARP, el sistema no toma como base salarial aquellos conceptos que estén marcados en su calculo automático como incapacidades, vacaciones o licencias.



Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo siempre y cuando la cuenta contable este parametrizada como detallada por Cobrar.



Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son:

 B – Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando algún concepto que constituye base de retención en la fuente.  E – UPC Adicional: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de UPC Adicional.  J- Retencion Indemnizacion: Se deberá seleccionar siempre y cuando se este creando el concepto de nomina de retención en la fuente por indemnización.  I – Incapacidad: Se debe escoger esta opción cuando sé este definiendo los conceptos de incapacidades.

 He – Horas Extras: Se debe escoger esta opción con el fin de difrenciar las horas extras de los recargos adicionales que se puedan generar. Ej Recargo nocturno.  N – Ninguno: Se deberá seleccionar cuando el concepto de nomina que se esta parametrizando no hace parte de ningún proceso automatico.  O- Otros aportes de pension no constituyen renta: Se deberá seleccionar esta opción cuando el concepto a crear haga parte de un aporte no constitutivo de renta ni ganancia ocacional, con el fin de que SIIGO en el momento de liquidar la retención e la fuente lo reste de la base salarial.  P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de pensión  R – Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de retención en la fuente.  S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de salud.  T – Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año.  V – Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando el concepto de vacaciones.  G- Senati: Se deberá seleccionar si el concepto que se esta creando corresponde al Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial (Senati) de Perú.  K – AFC: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de AFC para ser incluido como una novedad y sea reflejado en la liquidación de la nomina.  Q – Retención Prima: Se debe seleccionar esta opción si el concepto que se esta creando es el concepto de retención en la fuente por concepto de prima.

Los conceptos aquí marcados sirven para que en el proceso de liquidación de nómina el sistema refleje los procesos automáticos, si alguno no está definido, es posible que el sistema en algún momento arroje una novedad con “concepto desconocido”



Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación (Liquidación de Contrato de Trabajo).

 CES – Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de Liquidación cesantías.  INT – Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de Liquidación de intereses de cesantías.  VAC – Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de Liquidación de vacaciones.  IND – Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de indemnizaciones.  PRI – Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de Liquidación de la prima de servicios.  PRE – Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de préstamos  DOM – Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales. 

Activo: Se debe marcar esta opción para que el sistema muestre el concepto y se desmarca paraqué no lo muestre, en el momento de la captura recuerde que el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento.

TALLER DE NOMINA SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS PARAMETROS

TALLER PROCESO DE NOMINA PARAMETROS Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes parámetros.

CREACIÓN DE CUENTAS

Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas con las características de si terceros y si centros de costo, por : Ruta: Contabilidad – Parametros – Impresión de parámetros – Plan de Cuentas. Salud

CUENTA DEL PASIVO

FONDO

CUENTAS DEL GASTO

NUEVA EPS

23700501

51056901

52056901

72056901

COLMEDICA EPS

23700502

51056902

52056902

72056902

COMFENALCO VALLE E.P.S

23700503

51056903

52056903

72056903

COMPENSAR E.P.S

23700504

51056904

52056904

72056904

COOMEVA EPS

23700505

51056905

52056905

72056905

SANITAS EPS

23700506

51056906

52056906

72056906

CRUZ BLANCA EPS EPS PROGRAMA CONFENALCO ANTIOQUIA

23700507

51056907

52056907

72056907

23700508

51056908

52056908

72056908

EPS SURA

23700509

51056909

52056909

72056909

FAMISANAR EPS CAFAM COLSUBSIDIO

23700510

51056910

52056910

72056910

HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS NUEVA PROMOTORA DE SALUD NUEVA EPS

23700511

51056911

52056911

72056911

23700512

51056912

52056912

72056912

SALUD TOTAL EPS

23700513

51056913

52056913

72056913

SALUD COOP EPS

23700514

51056914

52056914

72056914

SOLSALUD EPS SA

23700515

51056915

52056915

72056915

Pensión

FONDO SKANDIA

CUENTA DEL PASIVO 23803001

CUENTAS DEL GASTO 51057001

52057001

72057001

PROTECCION

23803002

51057002

52057002

72057002

PORVENIR INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

23803003

51057003

52057003

72057003

23803004

51057004

52057004

72057004

ING FONDO DE PENSIONES

23803005

51057005

52057005

72057005

HORIZONTE

23803006

51057006

52057006

72057006

COLFONDOS

23803007

51057007

52057007

72057007

Otras cuentas de nómina Activo CONCEPTO

CUENTA

Prestamos a empleados

136595

Pasivo CONCEPTO

APORTES AL I.C.B.F. SALARIOS Y PAGOS LABORALES SALARIOS POR PAGAR CESANTIAS INTERESES SOBRE CESANTIAS VACACIONES PRIMA DE SERVICIOS PRESTACIONES EXTRALEGALES

CUENTA

237010 236505 250505 261005 261010 261015 261020 261025

Gasto CONCEPTO

CUENTA

SUELDOS

5105060000

HORA EXTRA DIURNA

5105150100

HORA EXTRA NOCTURNA

5105150200

HORA EXTRA DIURNA DOMINICAL / FESTIVA

5105150300

HORA EXTRA NOCTURNA DOMINICAL / FESTIVA

5105150400

REGARGO NOCTURNO

5105150500

COMISIONES

5105180000 CONCEPTO

CUENTA

AUXILIO DE TRANSPORTE

5105270000

CESANTIAS

5105300000

INTERESES SOBRE CESANTIAS

5105330000

PRIMA DE SERVICIOS

5105360000

VACACIONES

5105390000

BONIFICACIONES APORTES ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFE

5105480000 5105680000

Que para crear una nueva cuenta contable deberá ingresar a : Contabilidad – Parametros – Apertura de Cuentas

CREACIÓN DE FONDOS A continuación se deberá crear cada uno de los fondos de salud, pension, cesantias, y Arp, se debe tener en cuenta que los fondos de salud y pension se deberán crear de acuerdo al auxiliar de las cuentas 237005 y 238030. Ruta: Nómina – Catálogo – Apertura de Fondos SALUD

TIPO S S S S S S S S S S S S S S S

CODIGO DEL FONDO

FONDO

01

NUEVA EPS

02

COLMEDICA EPS

03

COMFENALCO VALLE EPS

04

COMPENSAR EPS

05

COOMEVA EPS

06

SANITAS EPS

07

CRUZ BLANCA

08

EPS PROGRAMA CONFENALCO ANTIOQUIA

09

EPS SURA

10

FAMISANAR EPS CAFAM COLSUBSIDIO

11

HUMANA VIVIR S.A. EPS ARS

12

NUEVA PROMOTORA DE SALUD - NUEVA EPS

13

SALUD TOTAL EPS

14

SALUDCOOP EPS

15

SOLSALUD EPS S.A.

PENSION

TIPO

CODIGO DEL FONDO

FONDO

P P

01

SKANDIA

02

PROTECCION

P

03

PORVENIR

P

04

INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

P

05

ING FONDO DE PENSIONES

P

06

HORIZONTE

P

07

COLFONDOS

CESANTIAS

TIPO

CODIGO DEL FONDO

FONDO

C C

01

SKANDIA

02

PROTECCION

C

03 04

PORVENIR INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES

C

05

ING FONDO DE PENSIONES

C

06

HORIZONTE

C

07

COLFONDOS

C

ARP

TIPO A

CODIGO DEL FONDO 01

FONDO ARP SURA

Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de nómina presione la tecla “esc” o de un click sobre el icono .

CONTROL DE SALUD Y PENSION Acontinuación se deberán parametrizar los porcentajes de salud y pensión que el sistema deberá tomar para los procesos de liquidación de nomina.

Ruta: Nomina – Parametros – Catalogos – Apertura de Fondos. PENSION Tipo

Salario Mínimo

P 00 CONTROL DE PENSION 16 4 25 1 1 515,000

Aporte a la Subcuenta de Subsistencia:

Marcar la opción

Número fondo Nombre fondo Aporte total Aporte empleado Máximo (SMLV) Mínimo (SMLV) Aporte Solidaridad

SALUD Tipo

Aporte Patronal

S 00 CONTROL DE SALUD 8.5

Aporte empleado

4

Máximo (SMLV)

25 1 4 515,000

Número fondo Nombre fondo

Mínimo (SMLV) Cobertura Fam. Salario Mínimo

CAJA DE COMPENSACION Se deberán crear las siguientes cajas: CODIGO

DESCRIPCION

001 002 003

Compensar CAFAM Colsubsidio

Siempre salir de la opción con el icono digitar la información

después de

CREACION DE GRUPOS CONTABLES Se deberán crear los siguientes grupos contables, con los cuales se realizara la contabilización de la nomina y de los procesos de provisiones y parafiscales. Ruta: Nomina – Parametros -Catálogos – Grupos Contables 51 52 72

Administración Ventas Producción

Luego de ello de un clic sobre el icono

.

APERTURA DE EMPLEADOS Cree los siguientes empleados de acuerdo a la información suministrada.

NIT

43,523,254 ACEVEDO CALA NOMBRE DANY MERCEDES DIRECCION CR 7 82 14 CIUDAD BOGOTA TELEFONO 1 2132921 CARGO SECRETARIA F. INGRESO 2007-10-25 SUELDO 950000 F. AUMENTO 2007-10-25 ANTICIPO $ LICENCIA $ VACACIONES $ GR 51 CT 5 CC 1 SCC 1 F. RETIRO 9999/99/99 F. NACIMIE 1945-05-23 FONDO PENSION SKANDIA FONDO SALUD NUEVA EPS FONDO CESANTIAS SKANDIA TIPO CONTRATO INDEFINIDO CAJA COMPENSACION CAFAM CAJA

50,245,425 PUIN DIANA HELENA CR 68 79 45 BOGOTA 813222532 AUXILIAR 2000-08-25 850000 2002-08-25 $ $ $ 72 5 3 0 9999/99/99 1978-08-14 COLFONDOS SALUD TOTA COLFONDOS INDEFINIDO COLSUBSIDIO

51,342,560 MUÑETON GACHATIVA MARBEL SHAKIRA AV SIEMPRE VIVA 45 25 CALI 913131321 2004-05-16 1500000 2004-05-16 $ $ $ 52 5 1 4 9999/99/99 1971-10-31 PROTECCION COLMEDICA PROTECCION INDEFINIDO COMPENSAR

-

51,485,425 FERNANDEZ DURAN LUISA CR 12 25 43 BOGOTA 2452130 GERENTE 2004-02-25 2600000 2004-02-25 $ $ $ 52 5 2 0 9999/99/99 1975-04-28 PROTECCION COLMEDICA PROTECCION INDEFINIDO COMPENSAR

NIT

52,082,480 GOMEZ MORALES NOMBRE MARIA ANGELICA DIRECCION AV 7 25 42 CIUDAD BOGOTA TELEFONO 1 789461 CARGO F. INGRESO 2007-05-25 SUELDO 2000000 ANTERIOR 0 F. AUMENTO 2008-02-01 ANTICIPO $ LICENCIA 0 VACACIONES 0 GR 52 CT 5 CC 2 SCC 0 F. RETIRO 9999/99/99 F. NACIMIE 1985-04-02 PENSION HORIZONTE SALUD SANITAS EP CESANTIAS HORIZONTE TIPO CONTRATO INDEFINIDO CAJA COLSUBSIDIO

52,838,454 NUNEZ SANDOVAL ALFA AUM AV SUBA 85 94 BOGOTA 934642212 2002-08-20 1750000 0 2002-08-20 $ 0 0 51 5 1 1 9999/99/99 1981-07-04 PORVENIR COMPENSAR SKANDIA INDEFINIDO COMPENSAR

74,045,052 TICTOCASUCHE CHAYANNE EMILIO PT DEL COMUN 4 25 BOGOTA 64625211 1999-05-06 650000 0 2002-02-02 $ 0 0 72 5 3 0 9999/99/99 1979-07-10 SKANDIA SALUD COOP SKANDIA INDEFINIDO CAFAM CAJA

79,131,612 ROMERO NOVOA JOSE DIEGO CR 18 79 42 BOGOTA 4113212 2004-05-20 1350000 0 2004-05-20 $ 0 0 52 5 2 0 9999/99/99 1983-01-02 PROTECCION COMFENALCO PROTECCION INDEFINIDO COMPENSAR

CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA A continuación se indican como crear algunos de los conceptos de nomina.Recuerde que los conceptos de ingreso se crean del código 1 al 199 y los de deducciones del 200 al 999.

CODIGO NOMBRE CUENTA FORMULA NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO MUESTRA AUTOMATICO CONCEPTO LIQUIDACION

01 SUELDO BASICO

02 SUB. DE TRANSPORTE

03 HORA EXTRA DIURNA

04 HORA EXTRA NOCTURNA

08

0000060000

0000270000

0000150100

0000150200

0000180000

0000480000

S

S

S

S

N

N

1.00

0.00

1.25

1.75

0.00

0.00

30.00

0.00

240.00

240.00

0.00

0.00

COMISIONES

09 BONIFICACIONES

S

S

S

S

S

S

N

N

N

N

N

N

NINGUNO NINGUNO

TRANSPORTE HORAS EXTRAS HORAS EXTRAS HORAS EXTRAS HORAS EXTRAS NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual ($61.500) y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio (2).

PRESTACIONES SOCIALES CODIGO

NOMBRE CUENTA FORMULA NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO MUESTRA AUTOMATICO CONCEPTO LIQUIDACION

10 LIQ PRIMAS

11 LIQ VACACIONES

12 LIQ CESANTIAS

13 LIQ INTERESES DE CESANTIA

2610200000

2610150000

2610050000

2610100000

N

N

N

N

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

N

N

N

N

N

N

N

N

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

PRIMAS

VACACIONES

CESANTIAS

INTERESES

PROVISIONES CODIGO

14

NOMBRE

PROV PRIMAS

CUENTA

2610100000

N

N

N

N

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

SALARIO

N

N

N

N

N

N

N

N

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

MUESTRA AUTOMATICO CONCEPTO LIQUIDACION

FORMULA NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO MUESTRA AUTOMATICO

PROV CESANTIAS 2610050000

DENOMINADOR

CUENTA

PROV VACACIONES

17 PROV DE INTERESES DE CESA

2610150000

NUMERADOR

NOMBRE

16

2610200000

FORMULA

CODIGO

15

18

200

201

VACACIONES

FONDO DE SALUD

FONDO DE PENSION

202 RETENCION EN LA FUENTE

203 PRESTAMO DE VIVIENDA

206 LIBRANZAS

2610150000

2370050000

2380300000

2365050000

1365050000

2380950000

S

N

N

N

N

N

1.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

30.00

0.00

0.00

0.00

0.00

0.00

N

S

N

N

N

N

N

N

N

N

S

S

VACACIONES

SALUD

PENSION

RETEFUENTE

NINGUNO

NINGUNO

CONCEPTO LIQUIDACION

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

NINGUNO

PRESTAMOS

PORCENTAJE PARAFISCAL Definir los porcentajes de Parafiscales: RUTA: Nómina - Parámetros – Catálogos - Porcentajes Parafiscales

DESCRIPCION SENA ICBF Caja de Compensación FIC

PORCENTAJE 2% 3% 4%

NIT 899,999,034 899,999,238

0%

Marcar el cuadro de selección de redondear pagos del empleador al cien mas cercano

RETENCION EN LA FUENTE Se deberá parametrizar la siguiente información para que el sistema realice un calculo correcto de la retención en la fuente. Ruta: Nomina – Parametros – Catalogos – Retencion en la Fuente  Parametros

PRESTAMOS

CONCEPTO

VALOR/PORCENTAJE

Limite del valor Excento para la Base Porcentaje de Salario Integral Valor del UVT Porcentaje Descontable de Pensión Porcentaje excento en retención Tope máximo deduccion de salud y educación Tope máximo deduccion vivienda Redondear según circular 0009 DIAN Porcentaje Retencion Indemnizacion

$

5,862,960 0.75 $ 24,554 30 25 15 $ 2,455,400 Marcar esta opción 20

El limite del valor excento para la base equivale a 240 UVT y para hallar el valor deberá multiplicar el valor de la uvt del año respectivo por la base en uvt, y este será el valor que deberá digitar  Tabla de Retención en la fuente. Debera digitar la siguiente tabla

Secuencia

Desde

Hasta

Tarifa

Menos UVT

Mas Uvt

1

0

95

0

0

0

2

95

150

19

95

0

3

150

360

28

150

10

4

360

99,999

333

360

69

INFORMES DE PARAMETROS a.) Informe de Empleados Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron creados. Ruta: Nómina – Informes y Consultas –Informe de catalogos – Informe de Empleados. Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información:  Ordenamiento : se deberá seleccionar en que orden se desea generar el informe si de manera Alfabetica o numérica.  Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de costo se debe digitar el asterisco (*).  Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta opción permite generar un listado únicamente de los empleados que están excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opción presionando “Enter”.  Lista los Retirados: Si se marca la esta opción el informe se genera con los empleados activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe únicamente con los empleados activos. Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

b.) Informe de Conceptos de nomina. A través de este informe se puede efectuar una verificación de los conceptos de nómina creados. Ruta: Nómina – Informes y Consultas –Informe de catalogos Se habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.

c.) Informe Fondos de Pensión, Salud y Cesantias A través de este informe se puede efectuar una verificación de los diferentes fondos creados en el módulo de nómina. Ruta: Nómina – Parámetros – Informes y consultas –Informe Fondos Pensión, Salud, Cesantias. Se habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar.

d.) Informe Cajas de Compensación. A través de este informe se podrán indentificar las direntes cajas de compensación que se hayan creado en el modulo de nomina. Ruta: Nomina – Parametros – Informes y consultas – Informe cajas de compensación. Se deberá seleccionar desde – hasta que caja de compensación se desea generar el informe. Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel.