CARTILLA - SIIGO ADDIN

2008

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION............................................................................................... 3 ¿Que es SIIGO Add-in? .................................................................................... 4 BENEFICIOS .................................................................................................... 5 SIIGO Add-in PERMITE .................................................................................... 6 MODULOS DE SIIGO IMPLEMENTADOS EN SIIGO Add-in .................................7 ¿COMO SE ADMINISTRA SIIGO Add-in? ........................................................... 8 CONFIGURACION DE EMPRESAS ...................................................................... 9 ¿CUANDO DEBO HACERLO? .......................................................................... 9 ¿COMO DEBO HACERLO? .............................................................................. 9 SINCRONIZACION DE EMPRESAS .................................................................. 10 ¿CUANDO DEBO SINCRONIZAR?................................................................. 10 ¿COMO DEBO SINCRONIZAR?..................................................................... 10 ¿DEBO SIEMPRE SINCRONIZAR MANUALMENTE? ....................................... 11 ¿COMO BORRAR UNA TAREA PROGRAMADA?................................................. 15 ABRIR / CERRAR UNA SESION EN SIIGO Add-in............................................ 16 ¿CUANDO DEBO ABRIR UNA SESION? ........................................................ 16 ¿COMO ABRO Y CIERRO UNA SESION? ....................................................... 16 MANEJO DE USUARIOS .................................................................................. 18 ¿QUIEN PUEDE ADMINISTRAR LOS USUARIOS? ......................................... 18 ¿COMO CREAR UN USUARIO? ..................................................................... 18 ¿COMO BORRAR UN USUARIO? .................................................................. 20 ¿COMO MODIFICAR UN USUARIO? ............................................................. 22 ¿DEBO TENER MI EXCEL ABIERTO PARA ADMINISTRAR SIIGO Add-in?......... 25 PROGRAMA DE ADMINISTRACION EXTERNO .............................................. 25 USO DE PLANTILLAS ...................................................................................... 27 CONOZCAMOS EL MENU GENERAL .............................................................. 27 VEAMOS ALGUNOS EJEMPLOS........................................................................ 31

1

INDICADORES FINANCIEROS ........................................................................ 31 ¿DEBO HACER ALGO ADICIONAL PARA VER LA INFORMACION DE MI EMPRESA? ..................................................................................................... 32 FORMULARIO DE IVA..................................................................................... 38 ¿QUE DEBO HACER PARA UTILIZAR MI FORMULARIO DE IVA?................... 38 ¿COMO REALIZAR LA IMPRESIÓN EN EL FORMULARIO DE IVA? .................... 43 ¿COMO CREAR PLANTILLAS NUEVAS?............................................................ 45 ¿QUE ES UNA FUNCION? ............................................................................ 46 ANTES CONOZCAMOS LAS FUNCIONES ....................................................... 47 ¿COMO UTILIZAR UNA FUNCION DE FILTRO?............................................ 48 ¿COMO INSERTAR UNA FUNCION DE NOMBRE?.......................................... 49 ¿COMO INSERTAR UNA FUNCION DE SIIGO? ................................................. 52 ¿COMO CREAR UNA PLANTILLA?.................................................................... 66 (TALLER) ....................................................................................................... 66 ¿COMO PUBLICAR MIS PLANTILLAS EN EL MENU GENERAL? ......................... 73 ¿COMO UTILIZAR LA AYUDA DE SIIGO Add-in? ............................................. 77 CONSULTA POR LA OPCION BUSQUEDA...................................................... 77 CONSULTAR POR LA OPCION CONTENIDO.................................................. 80

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INTRODUCCION

SIIGO Add-in como complemento de SIIGO nos permitirá realizar y analizar la empresa desde diferentes puntos de vista, dándonos una mejor referencia para la toma de decisiones. Para esto aprenderemos a utilizar las funciones de SIIGO Add-in, las cuales nos permitirán crear nuestras propias plantillas de acuerdo al tipo de análisis que deseemos aplicar, adicionalmente podremos utilizar las diferentes plantillas que vienen en el Menú General.

3

¿Que es SIIGO Add-in?

Siigo Add-in

Es el complemento de SIIGO el cual nos permite integrar de una forma natural

la

información

contable

y

administrativa a Excel por medio de unas funciones las cuales pueden ser manipuladas por un usuario final para poder

realizar

diferentes

tipos

financieros.

4

BENEFICIOS

•

Interpretar y analizar más fácilmente todo lo relacionado con la contabilidad y el presupuesto, mediante la consulta directa y detallada de la información en cuadros de resumen y graficas.

•

Utilizar la potencia de cálculo y graficas de EXCEL para poder analizar dinámicamente todos los resultados de las áreas de la empresa.

•

Diseñar autónomamente listados e indicadores claves de éxito, para acelerar el conocimiento que debe tener la gerencia sobre el negocio.

•

Reutilizar sus propios archivos de análisis y/o administración de la empresa sin depender de la entrega de informes de otras dependencias.

•

Tener acceso a informes gerenciales predefinidos que hacen más rápido, eficiente y productivo el proceso de toma de decisiones.

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SIIGO Add-in PERMITE

•

Evolucionar en la manera de analizar los resultados, porque al llevar toda la información contable y administrativa de SIIGO a EXCEL, se pueden elaborar informes personalizados, con cifras y graficas, proyectar datos y diseñar plantillas, para poder visualizar la información bajo diferentes puntos de vista.

•

Ver informes comparativos de balance general ejecutado vs. presupuestado, indicadores de liquidez, endeudamiento, rentabilidad etc.; esto con el fin de tener una visión mas amplia de los resultados de la empresa.

•

Crear modelos financieros, tributarios y comerciales en EXCEL a partir de funciones, que permiten extraer de SIIGO la base de datos de terceros, centros de costos, inventarios, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y ventas.

•

Ofrecer a los directivos la posibilidad de contar con indicadores e informes claros sobre las variables de éxito; hacer informes que les permita conocer más en detalle determinados comportamientos profundizando la información y analizando situaciones en tiempo real.

•

Ofrecer a los contadores una herramienta complementaria de SIIGO para que puedan analizar y evaluar los resultados

•

Llevarse los informes a la casa para poderlos analizar, modificar o proyectar, pues permite realizar copias locales.

•

Ofrece seguridad en los datos con claves personalizadas.

6

MODULOS DE SIIGO IMPLEMENTADOS EN SIIGO Add-in

• • •

Contabilidad Centros de Costos Terceros 7

• • • • • •

Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Inventarios Presupuesto Contable Presupuesto Centros de Costos Ventas

Nota: Solo en términos de acumulados mensuales.

¿COMO SE ADMINISTRA SIIGO Add-in? Para saber como administrar SIIGO Add-in debemos tener en cuenta dos nuevas barras de herramientas que encontraremos al ingresar a Excel y con las cuales vamos a trabajar. Barra SIIGOConfiguración Esta nos permite:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Acerca de SIIGO Add-in Muestra la Ayuda Trae el Menú General de SIIGO Add-in Genera una Copia en Solo Valores Trae registros de la base de datos Edita la formula de la celda activa Inserta una formula en la celda activa Selecciona donde se encuentran los datos Administrador de Usuarios Abre / Cierra Sesión Permite la Sincronización de Información Configuración de Empresas

Barra de SIIGOFiltro Esta barra permite realizar filtros de información de una manera sencilla y rápida.

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Reactualiza el libro y/o hoja Activa Selecciona la Unidad de Moneda Selecciona el Tipo de Información Selecciona el Mes Selecciona el Año Selecciona la Empresa

1. Reactualiza el libro y/o hojas activas: Permite refrescar la información que se ha modificado. 2. Seleccione la unidad de moneda: Permite seleccionar la Unidad de Moneda, de esta manera las cifras del reportes se presentarán en esta unidad, puede

8

seleccionar entre: $1,00 / $10,00 / $100,00 / $1,000,00 / $1,000,000,00 3. Seleccione el tipo de información: Permite ver su información a nivel de: 1. Saldo Inicial 2. Saldo Final 3. Débitos-Créditos 4. Solo Débitos 5. Solo Créditos 4. Seleccione el mes: Permite seleccionar el mes sobre el cual quiere generar el reporte. 5. Seleccione el año: Permite seleccionar el año sobre el cual quiere generar el reporte. 6. Seleccione la empresa: Permite seleccionar la empresa sobre el cual quiere generar el reporte.

CONFIGURACION DE EMPRESAS ¿CUANDO DEBO HACERLO? Cuando se instala por primera vez SIIGO Add-in y se van activar las barras de herramientas complementarias en Excel. ¿COMO DEBO HACERLO? Para realizar la configuración de empresas utilizaremos el icono de Configuración de Empresas el cual lo encontraremos en la barra de SIIGOConfiguración.

Al dar clic en este icono nos presenta una ventana de Parámetros del Addin en donde nos indicará: 9

•Indica si SIIGO esta instalado en red •Ruta de configuración de la empresa 01 •Ruta directorio Datos Temporales •Tipo de SIIGO instalado D.O.S o Windows •Años a configurar

SINCRONIZACION DE EMPRESAS ¿CUANDO DEBO SINCRONIZAR? Debo sincronizar cuando voy a trabajar por primera vez con una empresa, adicionalmente debo realizar la sincronización por cada uno de los años con los cuales voy a trabajar. Al realizar la sincronización de un año ya cerrado no es necesario volverla hacer, ya que su información no va a cambiar, pero si es el caso del año en el cual nos encontramos trabajando debemos volver a sincronizar después de haber gravado nuevos hechos económicos. ¿COMO DEBO SINCRONIZAR? Para realizar la sincronización de una empresa debemos dar clic en el icono de sincronización.

En la venta de sincronización seleccionaremos:

10

•Empresa a sincronizar •Año a sincronizar •Actualiza Datos de Siigo •Inicializa la base de datos

Después de haber selección damos clic en Sincronizar, el sistema nos muestra cual empresa va a sincronizar y nos pregunta si deseamos continuar, damos clic en SI.

El sistema comenzara a realizar la sincronización, cuando termine de realizarla nos indicará que el proceso terminó satisfactoriamente y ya podremos comenzar a trabajar con la información de la empresa y año seleccionados. ¿DEBO SIEMPRE SINCRONIZAR MANUALMENTE? En los casos que debemos realizar a menudo la sincronización podemos programar tareas para que el sistema realice este proceso automáticamente. Estas tareas las podemos programar de la siguiente manera: 1. Demos clic en el icono de sincronización. 11

2. En la ventana de Sincronización hacemos clic en Crear Tarea.

3. En la ventana de Lista de Tareas de Sincronización Programadas damos clic en Adicionar Tarea.

4. Seleccionamos la Frecuencia de la tarea de sincronización, entre las opciones encontramos: SOLO HOY, DIARIAMENTE y SEMANALMENTE. 12

5. Si elegimos Semanalmente esta habilitara los días para que se indique en que días se realizara esta tarea.

6. Debemos indicar la Hora, Empresa y Año, damos clic en programar.

13

7. El sistema nos indica que la tarea a sido programada a lo que debemos dar clic en ACEPTAR.

8. Esta queda programada como lo vemos en la ventana Lista de tareas Programadas.

14

¿COMO BORRAR UNA TAREA PROGRAMADA? 1. Marcamos la tarea deseada y damos clic en Borrar Tarea.

2. El sistema confirma si desea borrar la tarea, si esta seguro haga clic en ACEPTAR.

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ABRIR / CERRAR UNA SESION EN SIIGO Add-in ¿CUANDO DEBO ABRIR UNA SESION? Antes de comenzar a utilizar las plantillas del menú general o las funciones para crear una plantilla en SIIGO Add-in debemos abrir una sesión, esto nos permitirá tener acceso a la información sincronizada anteriormente. ¿COMO ABRO Y CIERRO UNA SESION? Después de haber ingresado a Excel en la barra de configuración de SIIGO Add-in encontraremos el icono de Abrir Sesión al cual debemos dar clic.

Seguido aparece una ventana en la cual debemos digitar el nombre de usuario.

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Y la clave de usuario.

Al abrir una sesión en SIIGO Add-in esto nos permitirá que al crear o utilizar una plantilla ya establecida podamos tener acceso a la información SIIGO. Para Cerrar Sesión después de haber trabajado en SIIGO Add-in solo debemos dar clic en el icono.

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MANEJO DE USUARIOS

¿QUIEN PUEDE ADMINISTRAR LOS USUARIOS?

La Creación, Modificación y Eliminación de Usuario solo se puede realizar con la clave de Administrador de SIIGO Add-in, esta clave por defecto es Admin. La cual podrá cambiar posteriormente.

¿COMO CREAR UN USUARIO?

Damos clic en el icono de Administración de Usuarios.

En la siguiente ventana de Registro de Usuario encontraremos 4 opciones:

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Borrar Modificar Nuevo Salir

Damos clic en la opción Nuevo.

Esta nos llevara a la ventana de Ingreso de Clave, donde ingresaremos el USUARIO, CLAVE DE USUARIO Y NOMBRE DE USUARIO.

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Adicionalmente asignaremos los permisos deseados para el usuario quien solo podrá tener acceso a la información habilitada.

Después de haber ingresados y asignados los permisos de usuario daremos clic en la opción OK para finalizar la creación del usuario.

¿COMO BORRAR UN USUARIO? Damos clic en el icono de Administración de Usuarios. 20

En la ventana de Registro de Usuario seleccionamos el usuario deseado.

Seleccionado el usuario damos clic en la opción Borrar.

El sistema nos pregunta si estamos seguros y damos clic en SI. 21

¿COMO MODIFICAR UN USUARIO? Damos clic en el icono de Administración de Usuarios.

Seleccionamos el Usuario a Modificar.

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Damos clic en Modificar.

En la ventana de Ingreso de Clave podemos realizar cambios: CLAVE, NOMBRE Y PERMISOS DEL USUARIO, esto solo lo permite con la clave de administrador del SIIGO Ad-in.

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Realizados los cambios damos clic en OK para que sean guardados estos.

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¿DEBO TENER MI EXCEL ABIERTO PARA ADMINISTRAR SIIGO Add-in?

PROGRAMA DE ADMINISTRACION EXTERNO

Administre la herramienta fuera de Excel. Especial para Servidores y programación de tareas. Esta utilidad posee las mismas características de la barra de herramientas de Excel, y permite verificar datos con funciones implementadas automáticamente.

Para Acceder a ella Ingrese por Programas/SIIGO Add-in/Administrador de SIIGO Add-in.

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Esta utilidad posee las mismas características de la barra de herramientas de Excel, y permite verificar datos con funciones implementadas automáticamente.

Para utilizarlas solo hay que ingresar los campos que se desean revisar y luego disparar el botón de funciones, las cuales con solo pasar el mouse por encima nos muestran su contenido. Recuerde que necesita abrir sesión.

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USO DE PLANTILLAS

CONOZCAMOS EL MENU GENERAL El menú general de las plantillas predeterminadas de SIIGO Add-in lo podemos encontrar dando un clic en el icono de Traer Menú General.

En este menú encontraremos plantillas de:

27

1. 2. 3. 4.

Contabilidad Terceros Operativos Inventarios

5. 6. 7. 8.

Ventas Cartera Cuentas por Pagar Personales

Si damos un clic en las plantillas de contabilidad encontraremos un submenú de Estados financieros e Indicadores financieros entre otros.

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Este submenú se divide en plantillas de Balance, Ganancias y Pérdidas, Indicadores y Generales.

Igualmente encontraremos en cada una de las opciones del Menú General submenús por cada categoría.

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Para regresar al Menú General debemos dar clic en la opción que encontramos en todos los submenús.

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VEAMOS ALGUNOS EJEMPLOS INDICADORES FINANCIEROS Los indicadores financieros se consideran como los procedimientos utilizados para simplificar, separar o reducir los datos descriptivos y numéricos que integran los estados financieros, con el objeto de medir las relaciones en un solo periodo y los cambios presentados en varios ejercicios contables permitiendo determinar la conveniencia de invertir o conceder créditos al negocio; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa. Para el análisis financiero es importante conocer el significado de los siguientes términos: Rentabilidad: Es el rendimiento que generan los activos puestos en operación. Endeudamiento: Es la capacidad que tiene una empresa para dar garantía para obtener créditos. Liquidez: Es la capacidad que tiene una empresa para cancelar sus deudas oportunamente. Entre los indicadores financieros encontraremos indicadores de liquides, Endeudamiento y rentabilidad.

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¿DEBO HACER ALGO ADICIONAL PARA VER LA INFORMACION DE MI EMPRESA? Para poder obtener nuestros indicadores financieros debemos seguir los siguientes pasos: 1. Ubiquémonos en el Menú General y demos clic en Contabilidad.

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2. Demos clic en Indicadores Financieros.

3. Nos ubicamos en la Hoja de Parámetros de los Indicadores dando un clic.

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4. Las celdas que encontramos en color AMARILLO son aquellos datos de entrada que debemos digitar manualmente para obtener nuestra información, por ejemplo Para saber el valor de nuestros activos debemos digitar la cuenta inicial la cual puede ser por grupo, cuenta, subcuenta de acuerdo al criterio del Usuario Final, esta puede ser 11 y la cuenta final 17 así sabremos el valor de nuestro Activo para los doce meses del año.

Estos datos debemos ingresarlos CORRIENTE, INVENTARIOS, ETC.

para

ACTIVOS,

ACTIVO

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5. Para el pasivo corriente debemos ingresar el porcentaje correspondiente al Pasivo No Corriente en la celda de dato de entrada. NOTA: Es de aclarar que el Pasivo Corriente son aquellas obligaciones que se debe cancelar durante un año o en el curso de este y el Pasivo No Corriente son aquellas obligaciones que se debe cancelar en un tiempo superior a un año, por esta razón se debe calcular cual es el porcentaje que corresponde al Pasivo No corriente ya que este se determina por el tiempo de una obligación y no esta discriminado en el Plan de Cuentas.

6. Después de haber ingresado todos los datos de entrada correspondientes a cada campo nos ubicaremos en la hoja de MENU dando un clic en esta,

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7. Estando en el menú de indicadores podremos elegir cualquiera de los indicadores financieros solo dando un clic en el nombre del indicador deseado.

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En cada indicador financiero habrá una interpretación basada en el último mes del año.

Grafica de Interpretación

Interpretación del Indicar Financiero

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FORMULARIO DE IVA Es el formulario con el cual cancelamos el Impuesto de IVA que hubo en las transacciones registradas en dos meses.

¿QUE DEBO HACER PARA UTILIZAR MI FORMULARIO DE IVA? Para utilizar nuestra plantilla del Formulario de IVA debemos seguir los siguientes pasos: 1. Ubicados en el Menú General damos clic en las Plantillas Operativas.

2. Damos clic en Formulario de IVA 2004.

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3. Debemos ubicarnos en la hoja de parámetros.

4. Las celdas de color amarillo son los datos de entrada que debemos ingresar a la plantilla para el diligenciamiento de esta como es la información general.

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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

5. Adicionalmente declarante.

debemos

ingresar

la

Nit de la Empresa Digite el digito de verificación del Nit Nit del Declarante Digito de verificación del Declarante Numero de Tarjeta Profesional Nombre del Contador o Revisor Fiscal Marque con una C si es Contador o con R si es Revisor Fiscal Código de Administración Código de Actividad Principal Código Departamento / Municipio Clase de Declarante

dirección

y

teléfono

del

6. Después de haber ingresado los datos generales utilizando nuestra barra de Filtros, indicaremos la Empresa, Año, y Mes del cual obtendremos la información.

7. Se debe asignar el rango de cuentas del cual obtendremos la información correspondiente a cada uno de los reglones del formulario, ejemplo: En el Renglón de INGRESOS BRUTOS POR OPERACIONESGRAVADAS digitaremos como cuenta inicial 4135 e igualmente como cuenta final.

40

De igual forma debemos asignar el rango de cuentas en los renglones que sea necesario.

8. En los renglones del formulario que su valor no se encuentra en la discriminación de la cuenta, se deben ingresar manualmente en la tabla Cálculo manual.

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Celdas Ingresan Datos Manuales

9. Un ejemplo puede ser COMPRAS Y SERVICIOS GRAVADOS Y NO GRAVADOS.

Si un usuario no tiene en cuentas diferentes LAS COMPRAS GRAVADAS Y NO GRAVADAS, el debe discriminar manualmente estos valores como lo observamos en la anterior imagen.

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¿COMO REALIZAR LA IMPRESIÓN EN EL FORMULARIO DE IVA? El formato de impresión esta diseñado para que en el salto de página de la impresora tenga en cuenta la pestañada que traen estos, sin embargo antes de realizar la impresión en el formulario se debe realizar prueba en una hoja en blanco para verificar la exactitud de impresión. Teniendo en cuenta lo anterior realizaremos los siguientes pasos para hacer la impresión del formulario: •

Después de haber diligenciado y verificado cada uno de los renglones de formulario nos ubicamos en la hoja Impuestos Nacionales.

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•

Para realizar la impresión del formulario ubicados en la hoja de ImpuestosNacionales damos clic en el icono de IMPRIMIR (Impresoras de Impacto).

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El formato de impresión de los formularios de impuestos esta diseñado para impresoras de impacto.

¿COMO CREAR PLANTILLAS NUEVAS? 45

Para crear una nueva plantilla utilizando las funciones de SIIGO Add-in debemos conocer algunos conceptos:

¿QUE ES UNA FUNCION? Una función es una formula predefinida un ejemplo puede ser la SUMA y el PROMEDIO: Elemento SUMA PROMEDIO

Descripción Calcula la suma de los números de las celdas especificadas. Devuelve el promedio de los números de las celdas especificadas.

SUMA

Rango de celdas que toma para realizar el calculo de la SUMA.

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PROMEDIO

Rango de celdas que se toma para realizar el calculo.

ANTES CONOZCAMOS LAS FUNCIONES En SIIGO Add-in encontraremos tres tipos de funciones: 1. Funciones de Filtro 2. Funciones de Nombre 3. Funciones de SIIGO Las funciones de SIIGO Add-in las encontramos en la barra de configuración dando un clic en Inserta Formula en Celda Activa.

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¿COMO UTILIZAR UNA FUNCION DE FILTRO? Son aquellas funciones que trabajan con la barra de SIIGOFiltros, estas nos permitirán realizar cambios en la plantillas a través de dicha barra de herramientas.. Entre ellas encontramos: • FiltroEmpresa • FiltroMes • FiltroAño • FiltroTipoInformación • FiltroUnidadMoneda A continuación explicaremos como utilizar una de estas funciones. FiltroEmpresa 1. Nos ubicamos en la celda en la cual deseamos el número de empresa.

2. Seleccionamos la Función FiltroEmpresa. 48

3. Esta traerá el numero de Empresa con la cual se esta trabajando.

Las demás funciones de tipo filtro se aplican de la misma forma en que se realiza el ejercicio anterior.

¿COMO INSERTAR UNA FUNCION DE NOMBRE? Estas • • • •

funciones como su nombre lo indican nos traen nombres de: NombreMes NombreTipoDetalle NombreTipoEstadistica NombreTipoInformacion

A continuación explicaremos como utilizar una de estas funciones. NombreMes 49

Nos ubicamos en la celda en la cual deseamos el número de empresa.

NombreMes

Seleccionamos la Función NombreMes.

Después de haber asignado dicha función la editamos para indicar cual es el dato de entrada.

50

Seleccionamos el dato de entrada,

El cual nos dará como resultado el nombre del mes.

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¿COMO INSERTAR UNA FUNCION DE SIIGO? Para insertar una función de SIIGO debemos realizar los siguientes pasos, tomaremos como ejemplo insertar el nombre de la cuenta 220505 de la empresa 01. SIIGONombreCuenta: 1. Nos ubicamos en la celda deseada,

Nombre Cuenta

2. Insertar la función de SIIGONombreCuenta.

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3. Editar dicha función y asignar los datos de entrada necesarios,

4. después de haber asignados los datos de entrada necesarios obtendremos nuestro resultado PROVEEDORES NACIONALES en el caso del ejemplo.

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A continuación veremos otras funciones de SIIGO Add-in: SIIGOValorContable Esta función devuelve el Valor Contable por Cuentas / Centro de Costos / Terceros /Sucursal / Presupuesto, de acuerdo al Tipo de Información seleccionado, para realizar el cálculo debe llenar los siguientes campos, estos se pueden llenar digitando directamente el valor o combinando con los campos Filtros y llamando las celdas donde se efectuaron los filtros, de esta manera con solo cambiar el filtro actualizará la función SIIGO: Por ejemplo: Si usted tiene en la celda A1 el campo FILTROEmpresa, puede llamar en el campo Numero_Empresa la celda A1, la cual le devolverá el número de la empresa seleccionado en el filtro. Tipo de Información: Digite el número del Tipo de Información o celda que relaciona este campo sobre la cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. 1 2 3 4 5

Saldo Inicial Saldo Final Debitos-Créditos Debitos Créditos

54

•

•

•

• • • •

• • • • •

•

Número Empresa: Digite el número de la empresa o celda que relaciona la empresa sobre la cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Cuenta_Inicial: Digite la cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar, Subauxiliar) o celda que relaciona la cuenta inicial desde la cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Cuenta_Final: Digite la cuenta (Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar, Subauxiliar) o celda que relaciona la cuenta final desde la cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Año: Digite el año o celda que relaciona el año sobre el cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Mes_Inicial: Digite el mes o celda que relaciona el mes inicial desde el cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Mes Final: Digite el mes o celda que relaciona el mes final hasta el cual quiere generar el reporte. Campo Obligatorio. Trae Presupuesto: Permite traer el valor correspondiente al presupuesto teniendo en cuenta los parámetros seleccionados anteriormente. Si deja en blanco o digita cero en esta casilla no trae el presupuesto, si digita 1 trae el presupuesto. CCosto_Inicial: Digite el centro de costo o celda que relaciona el centro de costo inicial desde el cual quiere generar el reporte. CCosto_Final: Digite el centro de costo o celda que relaciona el centro de costo final hasta el cual quiere generar el reporte. Sucursal_Inicial: Digite la sucursal o celda que relaciona la sucursal inicial desde la cual quiere generar el reporte. Sucursal_Final: Digite la sucursal o celda que relaciona la sucursal final hasta la cual quiere generar el reporte. Número Moneda: Digite el número de moneda o celda que relaciona el número de moneda sobre la cual quiere generar el reporte. Por ejemplo 01 Pesos, 02 Soles, depende de los parámetros de SIIGO. Unidad Moneda: Digite la unidad de moneda o celda que relaciona la unidad de moneda sobre la cual quiere generar el reporte.

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EJEMPLO: Deseamos saber el valor del TOTAL DISPONIBLE el cual esta comprendido por las cuentas de CAJA (110505) y BANCOS (111005) para el año 2004 mes 12.

DESARROLLO: 1. Ubicados en la Celda que deseamos el valor seleccionamos la función SIIGOValorContable y damos clic.

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2. Nos ubicamos nuevamente en la celda donde asignamos la función.

3. Editamos la función dando un clic en icono.

4. Editada la formula ingresamos los datos que requiere esta como Tipo_Información: La función retorna el valor en términos de: 1. 2. 3. 4. 5.

Saldo Inicial Saldo Final Debitos-Créditos Debitos Créditos 57

5. Igualmente ingresamos el Numero Empresa 2, Cta Inicial 110505, Cta Final 111005, Año 2004.

58

6. En el mes inicial 12 y mes final 12, los demás datos que requiere esta formula como no aplican para el dato final que necesitamos los dejamos en Blanco.

7. En la ventana de la formula podemos ver el resultado de esta y si es correcto damos clic en ACEPTAR, en caso de que no presente ningún tipo de resultado hay que verificar los datos que se están ingresando en la formula.

59

8. Este resultado nos lo muestra anteriormente seleccionado.

en

la

Celda

que

habíamos

Este es la asignación de datos que debemos hacer con la funciones que encontraremos en SIIGO Add-in. SIIGOValorContable2():

60

Esta función permite traer el valor contable incluyendo los subcentros de costos pero no maneja rangos de Sucursales.

SIIGOValorCuentaXCobrar(): 61

Retorna el Valor por cobrar a partir de un rango de días analizada por una fecha de proceso. Campos a tener en cuenta: Tipo_CxC: La función retorna el valor en términos de: 0. Cartera Total 1. Cartera Vencida 2. Cartera por Vencer

62

SIIGOValorInventarios (): Retorna el Valor de Inventarios. Campos a tener en cuenta: Tipo_Dato: La función retorna el valor en términos de: 1. Cantidad 2. Costo Tipo_Información: La función retorna el valor en términos de: 1 2 3 4 5

Saldo Inicial Saldo Final Debitos-Créditos Debitos Créditos

63

64

SIIGOValorVentas(): Retorna el Valor de Inventarios. Campos a tener en cuenta: Tipo_Estadística: La función retorna el valor en términos de: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cantidad Valor Venta Valor Costo Utilidad en $ Utilidad en % (Utilidad/Costo) Rentabilidad (Utilidad/Venta)

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¿COMO CREAR UNA PLANTILLA? (TALLER) A continuación tomaremos un formato de un Estado de Resultados al que le aplicaremos funciones de SIIGO Add-in.

Esta es nuestra plantilla hecha en Excel a la cual vamos a aplicar funciones de SIIGO Add-in 1. Debemos crear una celda para No. Empresa, Año, Mes y Unidad de Moneda.

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2. Las celdas que creamos como son datos los cuales encontramos en la Barra de Filtro y para hacer uso de esta debemos asignar los filtros a cada uno de estos datos, por ejemplo para el No Empresa, nos ubicamos en la celda correspondiente.

3. Asignaremos el Filtro de No. Empresa y damos clic.

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4. Igualmente haremos con el Año, Mes y Unidad de Moneda, así posteriormente podremos utilizar la barra de filtros.

5. A estas celdas les asignaremos nombres, Ejemplo. La celda donde se encuentra el numero de empresa es la C2 la llamaremos NoEmp.

Igualmente aremos con Año, Mes y Unidad de Moneda. 6. Ahora crearemos una columna llamada Cod. Cuenta en donde digitaremos la cuenta contable correspondiente.

7. En la celda en la cual va el valor de la cuenta insertamos la función SIIGOValorContable.

68

8. Editamos la función SIIGOValorContable dando clic en el icono.

9. Vinculamos los datos ya asignados como No.Empresa, Año, Mes y Unidad de Moneda a la formula.

69

10. En el tipo de información digitamos 2 (Saldo Final), y vinculamos la celda de la cuenta con Cta Inicial y Cta Final de la formula y damos ACEPTAR.

11.

Copiamos esta formula dando clic derecho del Mouse y COPIAR.. 70

12. La pegamos en las celdas donde deseemos obtener la información a partir de una cuenta contable.

71

72

¿COMO PUBLICAR MIS PLANTILLAS EN EL MENU GENERAL? 1. Debemos guardar C:\SIIGOADDIN\Plantillas\.

la

nueva

plantilla

en

2. En Excel nos ubicamos en el Menú General y damos clic en Personales.

73

3. En el menú de Plantillas Personales nos ubicamos en la celda que se va crear el acceso a la plantilla, damos clic derecho del Mouse y elegimos la opción de hipervínculo.

4. En la ventana de insertar hipervínculo nos ubicamos en la opción buscar en: y seleccionamos C:\SIIGOAddin\Plantillas. 74

5. Seleccionamos la Plantilla Nueva con el Mouse y damos clic en ACEPTAR.

6. Y ya quedara creado en nuestro Menú de Plantillas Personales. 75

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¿COMO UTILIZAR LA AYUDA DE SIIGO Add-in? Para saber que hace cada función, como se aplica, ejemplos, preguntas frecuentes, etc., esto lo encontramos en la ayuda de SIIGO Add-in, esta información la podemos obtener de la siguiente forma:

CONSULTA POR LA OPCION BUSQUEDA 1. Dar clic en el icono de ayuda.

2. En la ayuda de SIIGO Add-in encontraremos tres pestañas CONTENIDO, INDICE y BUSQUEDA.

77

3. Nos ubicamos en Búsqueda.

78

4. Escribimos la palabra con la cual deseamos realizar la búsqueda y damos ENTER.

Esta búsqueda nos permitiré tener acceso a la información más fácilmente y rápido. 79

CONSULTAR POR LA OPCION CONTENIDO 1. En la Ayuda de SIIGO Add-in nos ubicamos en la pestaña de Contenido.

2. Si damos clic en introducción, Esta nos dira que SIIGO Add-in, la ayuda en línea y preguntas frecuentes.

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3. Al dar clic en SIIGO Add in (Descripción detallada) esta nos llevara al recorrido de cómo utilizar SIIGO Add in mostrando algunos ejemplos e indicándonos para que sirve cada una de las funciones de SIIGO Add in.

4. Dando clic en Preguntas Frecuentes esta nos mostrará los Error más frecuentes en Excel, ¿por que no aparece la barra de SIIGO Add-in? y cuando no se puede hallar el complemento.

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