CARTILLA - PARAMETRIZACION.pdf

SIIGO WINDOWS

Parametrización General

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué son Parámetros? 3. ¿Cuáles son las Rutas para Definir los Parámetros del Modulo de Gestión de Clientes? 4. ¿Cuáles son los Parámetros que se Pueden Definir en el Modulo de Gestión de Clientes? 5. ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cada uno de los Parámetros? 5.1 Parametrizacion General 5.1.1 Campos Parametrizables 5.1.2 Campos Libres 5.2 Parametrizacion de Prospectos 5.2.1 Tipo de Contribuyente 5.2.2 Actividad Económica 5.2.3 Tamaños de Empresa 5.2.4 Calificaciones 5.2.5 Número de Empleados 5.2.6 Zonas 5.2.7 Sectores y Subsectores 5.2.8 Canales 5.2.9 Medios 5.2.10 Tipos de Listas de Precios 5.3 Parametrizacion Adicional de Prospectos 5.3.1 Niveles de Cargos 5.3.2 Cargos del Personal de Ventas 5.3.3 Personal de Ventas 5.4 Parametrizacion de Contactos 5.4.1 Cargos 5.4.2 Departamentos 5.4.3 Profesiones 5.4.4 Idiomas 5.4.5 Hobbies 5.4.6 Roles 5.5 Seguimientos 5.6 Cotizaciones / Ventas 5.7 Administración de Prospectos

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica los parámetros que son necesarios definir en el software para ser posible la generación de procesos e informes del modulo Gestión de Clientes.

PARAMETRIZACION GENERAL ¿Qué son Parámetros? Un parámetro es una condición o un dato que se toma como necesario para analizar, ejecutar un proceso o valorar una situación. A partir de los parámetros definidos en una base de datos se realiza una estandarización de la información que se ingresa al sistema. De esta forma, es posible realizar distintos tipos de consulta y obtener resultados confiables.

¿Cuáles son las Rutas para Definir los Parámetros del Modulo de Gestión de Clientes? Las rutas para definir los parámetros del modulo de Gestión de Clientes son: a. Gestión de Clientes – Parámetros – Allí se despliegan las opciones de parámetros.

b. Gestión de Clientes – Procesos y allí se encuentran las opciones de Seguimientos – Cotizaciones / Ventas y Administración de Prospectos

¿Cuáles son los Parámetros que se Pueden Definir en el Modulo de Gestión de Clientes? En el modulo de Gestión de Clientes se pueden definir los siguientes parámetros:

1. 2. 3. 4.

Parametrizacion Parametrizacion Parametrizacion Parametrizacion

General de Prospectos Adicional de Prospectos de Contactos

5. Seguimientos 6. Cotizaciones / Ventas 7. Administración de Prospectos En estas opciones se definen los campos o variables que el sistema solicitara al momento de crear el catalogo de prospectos, bien sean para el contacto o para el prospecto; de igual forma en estas opciones se pueden crear los prospectos y asignar cada uno de los campos que se encuentran previamente definidos.

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Definir Cada uno de los Parámetros? A continuación se explicaran cada uno de los parámetros que se pueden definir en el sistema:

1. Parametrizacion General

Dentro de los parámetros generales se encuentran las siguientes opciones: a. Campos Parametrizables: Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

En ella se habilitan alrededor de 17 variables, dando la posibilidad de escoger cuál de ellas se requiere utilizar en el catalogo de prospectos – contactos; de acuerdo a las necesidades de cada empresa y adicionalmente si esta variable es obligatoria o no.

Importante: Cuando una variable es obligatoria el sistema no permite crear un prospecto sin esta información y cuando no lo es, el sistema permite dejar este campo en blanco. Inicialmente todos los campos aparecerán activos; para desactivar alguna variable se debe: Seleccionar el campo, dar doble clic, desmarcar la caja de chequeo “Usado”. También se mostraran todos los campos como requeridos u obligatorios para desactivar un campo se debe desmarcar la caja de chequeo “Requerido” para que el campo sea opcional. b. Campos Libres: Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Adicional a las variables que tiene el sistema (Campos Parametrizables), el software permite adicionar más campos tanto para Prospectos (12 campos libres), como para Contactos (12 campos libres); estos campos como su nombre lo indica son campos adicionales y el usuario decide si hace o no uso de ellos. En estos campos se pueden incluir variables como:  Barrio  Edad  Acceso a Internet  Cuantos Computadores, etc.

Importante: Estos campos se componen de 4 grupos:    

3 3 3 3

Campos Campos Campos Campos

Numéricos Alfanuméricos de Fechas y Lógicos

Al realizar la marcación de requerido el sistema NO permite crear un prospecto o un contacto sin esta información y cuando no lo es, el sistema permite dejar este campo en blanco.

2. Parametrización de Prospectos

En esta opción se deben diligenciar o completar las tablas de variables propuestas, ya que en algunas opciones el sistema trae información básica o parámetros que han sido definidos previamente; dentro de la parametrizacion de prospectos se encuentran las siguientes opciones: a. Tipo de Contribuyente: Es aquella persona Natural o Jurídica con derechos y obligaciones tributarias a la que puede pertenecer el Prospecto o Contacto que se está creando. Importante: El sistema trae definidos: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA. Para incluir un nuevo Tipo de Contribuyente se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

b. Actividad Económica: Corresponde a las actividades industriales, comerciales o de servicios que se ejerzan en la jurisdicción municipal, de manera directa o indirecta, permanente u ocasional, con o sin establecimiento de comercio. Se denominan actividades de ICA

En esta opción el sistema trae todas las actividades de Industria y Comercio (ICA) que se hayan creado en el registro de control, para incluir una nueva actividad se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

Importante: Al crear las actividades por esta opción el sistema no solicita ni la tarifa, ni la cuenta contable

c. Tamaños de Empresa: Es una clasificación que se puede asignar a las empresas. El software trae definidas algunas como son: Grande, Mediana, Pequeña y Pyme. Para incluir un nuevo tamaño de empresa se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

d. Calificaciones: Es asignar una categoría al prospecto según la probabilidad de convertirse en cliente; teniendo en cuenta lo anterior un ejemplo de las calificaciones a crear pueden ser: Excelente, Bueno etc.

Para incluir una calificación se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

e. Número de Empleados: Corresponde al número de personas que conforman la empresa del prospecto; el sistema ya trae definidos algunos rangos

De igual estos pueden ser modificados o incluir rangos diferentes, para ello se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción.

f.

Zonas: Es un área geográfica que se destina a la comercialización con fines de conocer estadísticas de ingresos y egresos; teniendo en cuenta lo anterior deben definir las zonas donde se encuentra ubicado el prospecto ejemplo: Oriente, Norte etc.

Importante: Estas Zonas también se pueden crear por la ruta: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Zonas

Para incluir una nueva zona se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

g. Sectores y Subsectores: Comprende las diferentes actividades de la economía relacionadas con la fabricación, comercialización, prestación de servicios, etc.; que pueden llegar a manejar los respectivos prospectos Para incluir un nuevo concepto se habilita la siguiente ventana que solicitara un código y una descripción primero del sector y luego de creado el sector es posible digitar el código y descripción del subsector como se muestra a continuación:

h. Canales: Corresponde a los Canales de distribución o medios a través de los cuales los fabricantes (productores) ponen a disposición de los consumidores (usuarios finales) los productos para que los adquieran. Teniendo en cuenta lo anterior se deben definir los canales de distribución que maneja la empresa ejemplo: Distribuidores, Ventas directas etc.

Para incluir un canal de distribución se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

i.

Medios: Hace referencia al instrumento o forma de comunicación por medio de la cual la empresa se da a conocer. Teniendo en cuenta lo anterior debe definir los medios que maneja la empresa ejemplo: Prensa, Radio, Televisión etc.

Para incluir un medio se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

j.

Tipos de Listas de Precios: Son los nombres que se asignan a las listas de precios asignados a cada canal de distribución. Teniendo en cuenta lo anterior se debe conocer y asignar un nombre que identifique a cada una de las listas de precios que maneja la empresa ejemplo: Distribuidor, ventas directas etc. Para incluir una descripción de una lista de precios se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

3. Parametrización Adicional de Prospectos

Dentro de la parametrización adicional de prospectos se encuentran las siguientes opciones: a. Niveles de Cargos: Por esta opción se pueden crear los niveles jerárquicos que tiene el departamento de ventas en la empresa, en donde se maneja un máximo de cuatro niveles. Ejemplo: Gerencia, Directores; Agentes, etc. Para incluir estos niveles se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita una descripción para cada nivel, como se muestra a continuación:

b. Cargos del Personal de Ventas: Se deben definir los diferentes cargos que tiene el departamento de ventas en la empresa. Ejemplo: Gerente comercial, Director Comercial, Agente Empresarial, etc. Para incluir un cargo se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código, una descripción y el nivel al cual pertenece el cargo, como se muestra a continuación:

c. Personal de Ventas: Allí se debe digitar el nombre de los empleados que conforman el equipo de trabajo del departamento comercial. d. Importante: El sistema trae inicialmente los terceros que fueron catalogados como vendedores por la ruta: Ventas – Parámetros – Apertura de Vendedores

Para incluir el personal de ventas se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código, el nombre del tercero, el cargo y confirmación si es o no empleado.

4. Parametrización de Contactos:

En esta opción deben definir o completar las diferentes tablas de variables; ya que en algunas de ellas el sistema trae información básica, estos campos se habilitaran al momento de crear el catalogo o definir la ficha de contactos; dentro de esta opción se encuentran las siguientes opciones: a. Cargos: Se deben definir todos los cargos que pueden tener todos los contactos de cada uno de los prospectos que maneje la empresa. Importante: El sistema trae alrededor de 18 cargos previamente definidos, pero es posible crear hasta 9999 cargos.

Para incluir los cargos el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

b. Departamentos: Son las áreas de la empresa en la las cuales se encuentran laborando los contactos del prospecto. Importante: El sistema trae alrededor de 16 departamentos previamente definidos, pero es posible crear hasta 999 áreas.

Para incluir los departamentos el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

c. Profesiones: Corresponde a los estudios o carreras profesionales o técnicas que pueden tener los contactos de cada uno de los prospectos que maneja la empresa. Importante: El sistema trae alrededor de 14 profesiones previamente definidas, pero es posible crear hasta 9999 carreras.

Para incluir las profesiones el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

d. Idiomas: Corresponde a los diferentes idiomas que pueden manejar los contactos de cada uno de los prospectos que maneja la empresa; en el sistema se pueden definir hasta 999.

Para incluir los idiomas el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

e. Hobbies: Son las actividades a las cuales se dedican los contactos de cada uno de los prospectos que maneja la empresa en sus tiempos libres. Importante: El sistema trae alrededor de 29 hobbies previamente definidos, pero es posible crear hasta 999 actividades.

Para incluir los hobbies el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

f.

Roles: Son las funciones que puede cumplir un contacto dentro de la compañía de los prospectos que maneja la empresa. Importante: El sistema trae alrededor de 6 roles previamente definidos, pero es posible crear hasta 999 roles.

Para incluir los roles el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

5. Seguimientos:

En esta opción se definen los diferentes tipos de compromisos que puedan llegar a generar un proceso de prospectación. Como ejemplos se pueden citar; Enviar cotización, realizar llamada, enviar correo electrónico, etc. Para incluir un seguimiento se habilita la siguiente ventana, en la cual el sistema solicita un código y una descripción como se muestra a continuación:

6. Cotizaciones / Ventas:

En esta opción debe modificar, definir o completar en las tablas las variables correspondientes a Tiempo de decisión – Probabilidad y Competencias; referentes a los prospectos que maneja la empresa, a continuación se describirán cada una de ellas: a. Tiempo decisión: Corresponde al tiempo que tarda un prospecto en decidir tener relaciones comerciales con la empresa. Importante: El sistema trae alrededor de 6 parámetros definidos, pero es posible crear hasta 99.

Para incluir los tiempos de decisión el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

b. Probabilidad: Es el tiempo convertido a porcentaje que dura un prospecto de aceptar recibir una cotización Importante: El sistema trae alrededor de 6 parámetros definidos, pero es posible crear hasta 99.

Para incluir las probabilidades el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

c. Competencia: Hace referencia los nombres de organizaciones que comercializan bienes o servicios iguales o similares a los que la empresa le ofrece en este momento a los prospectos (futuros clientes). Es posible crear hasta 9999 competencias Para incluir las competencias el sistema habilita la siguiente ventana, la cual solicita un código y una descripción.

7. Administración de Prospectos:

En esta opción se definen todos los diferentes prospectos que maneja la empresa, al ingresar se habilita la siguiente ventana:

En ella se deben diligenciar los campos que se describen a continuación: 

Numero: Es un consecutivo interno que maneja la empresa



Nit y Digito de Verificación: Corresponde al número de identificación tributaria que maneja la empresa



Nombre: (Campo 100 posiciones alfanuméricas), corresponde al nombre con el cual el NIT se ha registrado en la Cámara de Comercio, o con el que se identifica si es persona natural



Tipo de Documento: Hace referencia a si es Nit o Cedula de Ciudadanía



Fecha de Apertura: Fecha en la que se crea el prospecto



Dirección: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, para asignar la dirección donde se encuentra ubicada la empresa prospecto.



País – Ciudad: Parámetros que deben estar previamente creados.



Apartado Aéreo - Teléfonos – Fax: Permite digitar el número del Apartado Aéreo, dos números telefónicos y el Número del Fax del prospecto.



Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento si es Persona Natural o de Constitución si es una persona jurídica, (año de cuatro dígitos, mes y día de dos dígitos seguidos sin separaciones).



Código Postal - E-mail – Pagina Web: Campos informativos



Gerencia – Directores – Agentes – Operativos: Estos campos se habilitan solo si se han definido previamente los niveles de cargos; los nombres que aparecen serán los que se dieron en esa opción.

A continuacion se habilita la siguiente ventana en la cual se ingresan datos de los campos parametrizables que fueron previamente definidos en el software en la opcion de parametrizacion.

Importante: Estos campos se pueden pasar y dejar sin información o pueden ser de uso obligatorio dependiendo de los parámetros definidos en la opción de campos parametrizables.

Adicional también permite ingresar algún tipo de observación, luego se habilita la siguiente ventana:

En la cual se ingresan los datos de los campos libres, si estos fueron definidos en los parámetros generales del modulo de gestión de clientes. Importante: Los campos libres pueden ser definidos por el usuario como obligatorios u opcionales al momento de la creación.

Al terminar de repasar estos conceptos el sistema asigna en forma automática el número del consecutivo de los prospectos creados.

Por último el sistema confirma si se desean o no crear contactos:

Al momento de crear contactos se habilita la siguiente ventana:

Importante: Solo es posible crear contactos después de haber creado el prospecto.

En ella se deben diligenciar los siguientes datos: 

Contacto: Es un consecutivo interno que maneja el sistema



Identificación y Nombre: Son datos de la persona que se fija como contacto



Departamento – Profesión – Rol – Cargo – Idiomas - Hobbies: Son campos que permiten generar informes, el software trae algunas variables predefinidas para estos campos, las cuales pueden ser modificadas por el usuario o se pueden incluir más.



E-mail – Dirección – Teléfonos – Extensión – Celular: Son datos que facilitan o permiten ubicar más fácilmente al contacto

Por último se habilita la siguiente ventana:

En la cual se ingresan los datos de los campos libres, solo si estos fueron definidos en los parámetros generales del modulo de gestión de clientes para los contactos. NOTA:

Después de creado un prospecto, los contactos se pueden crear, modificar o solamente consultar ingresando a la administración de prospectos, llamando el Nit y utilizando la tecla de Función F7 o el icono

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