CARTILLA - MEDIOS MAGNETICOS

SIIGOWindows

Asistente Medios Magnéticos 2011

Tabla de Contenido 1. Presentación 2. ¿Qué es Información Exógena? 3. ¿Cuáles son las Modificaciones Más Representativas para Generación de Información Exógena de 2011? 4. ¿Cuáles son los Plazos para Presentar la Información Exógena? 5. ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generación de Medios Magnéticos? 6. ¿Cuál es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnéticos? 7. ¿Cuáles son los Parámetros a Crear Para Generar Medios Magnéticos? 7.1 OBSERVACIONES GENERALES EN LA CREACION DE CONCEPTOS 7.2 OBSERVACIONES GENERALES EN LA ASOCIACION DE CUENTAS CONTABLES 8. ¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar por la Opción Archivo Informe Medio Magnético? 8.1 OBSERVACIONES GENERALES EN ADICIONES O MODIFICACIONES 9. ¿Qué Informe se Puede Generar por la Opción Archivo Informe Medio Magnético? 10. ¿Cuál es el Proceso a Seguir Después de Haber Generado el Archivo Informe Medio Magnético? 11. ¿Cuál es el Proceso a Seguir Después de Generar Archivo Plano de la DIAN? 12. OBSERVACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE MEDIOS MAGNETICOS

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de parametrizacion y generación de información exógena mediante la funcionalidad que ofrece el programa de Asistente de Medios Magnéticos.

ASISTENTE DE MEDIOS MAGNETICOS - 2011 ¿Qué es Información Exógena? Información Exógena es el conjunto de datos que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo a la resolución expedida; (para el 2011 es la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011), y se reportan las operaciones realizadas con terceros que son empleados o con aquellos que se tienen relaciones comerciales. Quien debe presentar dicha información es el Representante Legal de la empresa o su apoderado.

¿Cuáles son las Modificaciones Más Representativas Generación de Información Exógena de 2011?

para

Las Modificaciones más relevantes para la generación de Información exógena del 2011 son: 1. Bajaron los topes de Ingresos Brutos obtenidos en 2010 (de $1.000.000.000 a $500.000.000) que se toman como referencia para quedar obligado a entregar la mayor parte de los reportes con información del 2011. 2. Se reestructuraron muchos de los formatos que antes se usaban e incluso los antiguos formatos 1001 (Costos y deducciones) y 1002 (Retenciones practicadas) fueron unidos en uno solo (FORMATO 1001 Pagos y abonos en cuenta y Retenciones practicadas). Por tanto, los antiguos agentes retenedores del 1002 ahora tendrán adicionalmente que reportar sus correspondientes costos y deducciones. 3. Los agentes retenedores personas o entidades enunciadas en el literal 4 del artículo 1 de la Resolución 11429, deberán informar “la totalidad” de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar de $ 500.000 4. Los plazos son mucho menores (inician vencimientos en Febrero de 2012) 5. Se hace obligatoria la consecución de la Firma Digital por parte de muchos representantes legales.

¿Cuáles son los Plazos para Presentar la Información Exógena? Los plazos para presentar la información exógena están definidos en el Articulo 18 de la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011, para la entrega de la información deberá tenerse en cuenta el último dígito del NIT del informante cuando se trate de un Gran Contribuyente o los dos últimos dígitos del NIT del informante cuando se trate de una persona jurídica y asimilada o de una persona natural.

Las fechas límite son: GRANDES CONTRIBUYENTES: ÚLTIMO DÍGITO 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

27 28 29 30 09 10 11 12 13 16

de de de de de de de de de de

FECHA Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012 Abril de 2012

PERSONAS JURÍDICAS Y ASIMILADAS Y PERSONAS NATURALES: ÚLTIMOS DÍGITOS 26 a 30 31 a 35 36 a 40 41 a 45 46 a 50 51 a 55 56 a 60 61 a 65 66 a 70 71 a 75 76 a 80 81 a 85 86 a 90 91 a 95 96 a 00 01 a 05 06 a 10 11 a 15 16 a 20 21 a 25

27 28 29 01 02 05 06 07 08 09 12 13 14 15 16 20 21 22 23 26

de de de de de de de de de de de de de de de de de de de de

FECHA Febrero de 2012 Febrero de 2012 Febrero de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012 Marzo de 2012

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta en SIIGO, Para la Generación de Medios Magnéticos? Los aspectos que se deben tener en cuenta para la correcta generación de información exógena para el 2011 son:

1. ACTUALIZACION A LA ULTIMA VERSION: a. Para generar información de medios magnéticos se recomienda estar en la última versión (07.01.00) de SIIGO y contar con los archivos de las últimas modificaciones

b. En el directorio de programas es decir en SIGO Windows se debe encontrar el sub directorio SIIGODianXML y dentro de ella el archivo SIGO Dian XML

2. CATALAGO DE CUENTAS: Las cuentas contables deben estar detalladas a nivel de terceros

Importante: Es importante tener en cuenta que la cuenta contable debió estar marcada así todo el año para que la información sea presentada por tercero; en caso de no estar marcada de esta forma y detallarla en este momento será necesario repasar todo el movimiento de la cuenta para en cada registro asignar el tercero correspondiente.

3. REGISTRO DE CIUDADES:

Para la presentación de medios magnéticos los datos a tener en cuenta son:  

Código País: En este momento para Colombia corresponde el 169 Código Ciudad y Código Departamento: En este momento en el programa no existe un campo para cada uno de ellos, pero en el campo CODIGO DEL DANE se reúne este tipo de información. Este campo cuenta con cinco (5) caracteres; los dos primeros caracteres son el código del departamento y los tres siguientes caracteres son el código del municipio.

4. CATALOGO DE TERCEROS: a. Tener claro los datos que corresponden a Perona Natural (Nombres y Apellidos)

b. Tener Claro los datos que corresponden a Persona Juridica (Razon Social)

Importante: En estos campos no se deben asignar caracteres especiales (puntos, comas, símbolos, etc.) los cuales presentan inconvenientes al momento de generar los archivos planos debido a que son comandos para separar o dividir las columnas.

c. Cuando corresponda a un Nit del extranjero



Número de Identificación del Extranjero: En caso de ser un tercero del exterior y su país de origen no asigne un código, clave o número de identificación fiscal, se debe asignar el Numero de Identificación del Extranjero el cual consta de nueve (9) caracteres numéricos; los primeros seis dígitos corresponden a un genérico y será seis veces el numero cuatro (444444) y los siguientes tres dígitos serán un consecutivo que inicia en 444444001 en forma ascendente variando en una unidad hasta el 444449000

Importante: Si en este campo se digita algún carácter, numero, símbolo, punto, coma, etc.; el sistema asume esto como Nit del extranjero en caso de ser necesario borrar esta información se debe utilizar el icono tecla de Función F9



o la

Código Identificación Fiscal: Corresponde al Numero, Código o Clave de identificación fiscal tributaria asignado por el país de origen y este número será el Nit digitado en el encabezado de la creación del tercero.

Importante: Número de Identificación del Extranjero y Código Identificación Fiscal: son excluyentes, se puede reportar medios magnéticos con cualquiera de los dos números de identificación.

d. Diligenciar los campos de Dirección – Ciudad y País

e. Asignar la clasificación del Tercero, o información del tipo de contribuyente tributario para el correspondiente cálculo de impuestos.

¿Cuál es la Ruta en SIIGO para Ingresar al Asistente de Medios Magnéticos? La ruta para ingresar a parametrizar y generar la información para medios magnéticos es: Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Asistente de Medios Magnéticos

Al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana

Dependiendo del tipo de empresa ingresar a la opción requerida; (EN LAS DOS OPCIONES LOS PARAMETROS Y PROCESOS SERAN LOS MISMOS; SOLO QUE LOS FORMATOS SON DIFERENTES), luego se habilita la siguiente ventana:



 

Archivo Informe Medio Magnético: En esta opción se realiza la captura de los conceptos a reportar, la asociación de las cuentas contables a los conceptos DIAN y la asociación de los conceptos DIAN a los formatos, así como los procesos de calcula saldos, revisión, modificación y verificación de los valores generados. Genera Archivo plano de la DIAN: En esta opción el programa lleva los cálculos realizados en Excel a archivos planos, de acuerdo con los formatos a generar. Genera Archivos XML de la DIAN: En esta opción el programa lleva los datos incluidos en los archivos planos a los respectivos archivos XML con la estructura correspondiente a cada formato.

¿Cuáles son los Parámetros a Crear Para Generar Medios Magnéticos? Los parámetros a crear en el programa para generar medios magnéticos son: 1. Los Códigos: Estos códigos se encuentran definidos en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011; los cuales se crean en la ruta: (Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Asistente de Medios Magnéticos Información personas obligadas Naturales y Jurídicas O Información de Contratos de Mandato o Administración Delegada - Archivo Informe Medio Magnético) allí se habilita la siguiente ventana y se debe ingresar a la opción Códigos DIAN

A. CODIGOS DIAN: En esta opción se deben parametrizar todos los conceptos a reportar en cada uno de los formatos establecidos, asociando los correspondientes rangos de cuentas contables y el formato al cual pertenece cada código creado, al momento de ingresar a esta opción se habilita la siguiente ventana:

Para crear un concepto se debe dar clic en el icono o utilizar la tecla de Función F3 y se desplegara una nueva ventana solicitando la siguiente información:



Concepto: Es un campo numérico de cuatro (4) caracteres que corresponde al concepto con el cual debe reportarse la información, según las especificaciones dadas en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011



Tipo Monto: Permite la selección del tipo de monto a tener en cuenta de acuerdo a la cuantía con que se debe reportar el concepto; la cual está definida en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011

Los tipos de monto que permite seleccionar son:

Importante: Esta información el sistema la valida al momento de correr la opción de calcula saldos, pues el sistema lee el Tipo de Monto asociado y lo compara con los valores o topes que se encuentran establecidos en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 y en el programa se definen en la opción de calcula saldos 1 = Costos / Deducciones: Aplica para los conceptos que se deben reportar como pagos o abonos en cuenta (formato 1001), diferentes a Salarios. 2 = Salarios: Aplica para los conceptos que se deben reportar como salarios y demás pagos laborales (formato 1001). 3 = Ingresos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1007 – Ingresos Recibidos. 4 = Pasivos: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1009 – Saldo Cuentas por Pagar. 5 = Cuentas por Cobrar: Aplica para los conceptos que se deben reportar en el formato 1008 – Saldo Cuentas por Cobrar. 6 = Sin tope General: Aplica para los conceptos que se deben reportar SIN IMPORTAR LA CUANTIA, es decir, todos los valores mayores a cero (0) pesos se deben informar. 7 = Base Impuesto Generado: (APLICA SOLO PARA SIIGO) y es necesario para asociar el concepto 9998 (APLICA SOLO PARA SIIGO) y asociarlo al formato 1006 para poder realizar el cálculo de la base del impuesto generado. 

Descripción: Campo alfanumérico de cincuenta (50) caracteres, donde se digita el nombre con el cual se va a identificar al concepto.

Importante: El nombre digitado en este campo, NO interviene dentro de la generación de los archivos planos ni los archivos XML.



Formato: Campo que permite asociar el formato en el cual se va a reportar el concepto que se está creando. Importante: Un concepto puede asociarse UNICAMENTE a un formato, mientras que un formato puede tener VARIOS conceptos asociados.

Los formatos que trata la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 son:

1001 – Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas 1003 – Retenciones en la Fuente que le practicaron 1004 – Descuentos Tributarios 1005 – Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) 1006 – Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) 1007 – Ingresos Recibidos 1008 – Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre 1009 – Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre 1010 – Información de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados 1011 – Información de las Declaraciones Tributarias 1012 – Información de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Títulos y Demás Inversiones Tributarias Los formatos para Contratos de Mandato o de Administración Delegada son:

1016 1017 1018 1027 1054 1055

– – – – – -

Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas Ingresos recibidos Información de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre Información de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) Impuesto a las ventas por Pagar (generado)

Importante:      

El FORMATO 1016 reporta la genera en el FORMATO 1001 El FORMATO 1017 reporta la genera en el FORMATO 1007 El FORMATO 1018 reporta la genera en el FORMATO 1008 El FORMATO 1027 reporta la genera en el FORMATO 1009 El FORMATO 1054 reporta la genera en el FORMATO 1005 El FORMATO 1055 reporta la genera en el FORMATO 1006

misma información que se misma información que se misma información que se misma información que se misma información que se misma información que se

OBSERVACIONES GENERALES EN LA CREACION DE CONCEPTOS 1. Para el formato 1006 se debe crear un concepto DIAN 9998, asociarlo al Tipo de Monto 7 = Base Impuesto Generado y asociarlo al formato 9998 – Base Impuesto Generado (ESTE CONCEPTO Y ESTE FORMATO SON SOLO EN SIIGO); para permitir al programa generar en forma correcta la base del impuesto

Importante: Para el formato 1006 el sistema debe reportar por cada tercero el IVA causado de los ingresos brutos teniendo en cuenta el tope o cuantía ($1.000.000); los ingresos menores se deben reportar con el NIT 222222222 y razón social CUANTIAS MENORES. Para ello solo en SIIGO se creó el concepto 9998 amarrado al formato 9998 – Base impuesto generado. Este concepto valida el tope

2. Al concepto DIAN 9998, se deben amarrar las cuentas contables que generaron el IVA que se va a reportar.

3. Existen formatos que en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 no tienen conceptos asociados, pero en SIIGO para la correcta generación de la información en los archivos es necesario asignar unos conceptos para la creación del formato, estos son:     

Formato Formato Formato Formato Formato

1005 1006 1010 1054 1055

crear crear crear crear crear

el el el el el

concepto concepto concepto concepto concepto

5555 6666 7777 5555 6666

Importante: Estos conceptos NO se verán reflejados en la generación de los Archivos XML de la DIAN.

4. Para borrar un concepto, se debe llamar el concepto con el icono o utilizar la tecla de Función F3 y el sistema trae la información de ese concepto de manera automática, luego se utiliza el icono

o la tecla de función F5

Importante: Para poder borrar un concepto DIAN es necesario que no tenga asociadas cuentas contables, en caso de tenerlas asignadas se deben primero borrar las cuentas y luego si el concepto

B. CUENTAS CONTABLES: Después de incluir los códigos DIAN, se debe salir de la opción y volver a ingresar para poder ver el listado por pantalla de los conceptos creados y asociados a cada formato.

Con la tecla ENTER permite el desplazamiento arriba y abajo de todos los códigos creados o también en la casilla Concepto DIAN se puede digitar el código a trabajar y nuevamente digitar la tecla ENTER. A continuación se habilita la siguiente ventana:

En la parte superior de la ventana, aparecen los datos correspondientes a la creación del concepto y luego se habilitan las casillas para ingresar la siguiente información: 

Rango de Cuentas: El sistema permite asociar los rangos de cuentas que desean tenerse en cuenta para el concepto. La consulta de cuentas puede hacerse con el icono o con las teclas de Función F2 (Búsqueda alfabética) o F3 (Búsqueda numérica) ó digitando el numero de la cuenta

Importante: En caso de digitar la cuenta contable se deben digitar los diez (10) dígitos de la cuenta caso contario el programa habilitara un recuadro informando “No Existe Cuenta”



Sumar: Se debe seleccionar de acuerdo al tipo de movimiento que el usuario desea reportar en el archivo

1 = Suma Débitos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza débito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Débitos.

2 = Suma Créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN con naturaleza crédito; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros corresponde a la columna Créditos.

3 = Débitos menos Créditos: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente resta de débitos menos créditos; causado entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; realiza la resta de la columna Débitos menos la columna Créditos.

4 = Saldo General: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del movimiento de las cuentas asociadas al concepto DIAN realizando la correspondiente operación de tener el saldo inicial al cual se le suma el movimiento debito y luego se resta el movimiento créditos, estos movimientos serán los causados entre el 1 de enero al 31 de diciembre del año a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna Nuevo Saldo; (valor que resulta de sumar los valores de las columnas saldo anterior y Débitos y a ese total restar los valores de la columna Créditos.

5 = Saldo Inicial: Se obtiene un valor por cada uno de los terceros del valor con que inician las cuentas asociadas al concepto DIAN el día 1 de enero del año a reportar

Importante: Ubicados en un balance de comprobación por terceros; el sistema toma el valor de la columna saldo anterior



Categoría: Este campo aplica solo para los formatos 1001 – 1005 – 1006 y 1007 – 1016 – 1054 – 1055; los cuales permiten que el sistema muestre el valor de las cuentas contables asociadas al concepto DIAN en la columna correspondiente del archivo plano de acuerdo a los criterios establecidos en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011

 Para el formato 1001 son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Valor del pago deducible Valor del pago no deducible IVA como mayor valor de costo o gasto deducible IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente asumida Retención en la fuente practicada IVA

 Para el formato 1005 son: 1. Impuesto Descontable 2. IVA de Devoluciones en Ventas anuladas, rescindidas o resueltas  Para el formato 1006 son: 1. Impuesto Generado 2. IVA de Devoluciones en Compras anuladas, rescindidas o resueltas  Para el formato 1007 son: 1. Ingresos Propios 2. Ingresos a través de consorcios o uniones temporales 3. Ingresos a través de contratos de administración delegada 4. Ingresos a través de explotación y exploración de minerales 5. Ingresos recibidos a través de fiducias 6. Ingresos recibidos a través de terceros 7. Devoluciones, Rebajas y Descuentos  Para el formato 1016 son: 1. 2. 3. 4. 5.

Pago o Abono en Cuenta IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible Retención en la fuente practicada Renta Retención en la fuente asumida Retención en la fuente practicada IVA

 Para el formato 1054 son: 1. Impuesto Descontable 2. IVA de Devoluciones en Ventas anuladas, rescindidas o resueltas  Para el formato 1055 son: 1. Impuesto Generado 2. IVA de Devoluciones en Compras anuladas, rescindidas o resueltas

OBSERVACIONES GENERALES EN LA ASOCIACION DE CUENTAS CONTABLES 1. Si se requieren visualizar las cuentas contables asociadas a un concepto DIAN, se puede utilizar el icono

o la tecla de función F8

2. Si se requiere borrar una cuenta contable asociada a un concepto, se debe llamar la cuenta contable inicio o desde y el sistema en forma automática trae la información restante; luego se utiliza el icono

o la tecla de función F5

¿Qué Procesos se Pueden Ejecutar por la Opción Archivo Informe Medio Magnético? Los procesos que se pueden ejecutar por la opción de Archivo Informe Medio Magnético son:

1. Calcula Saldos 2. Genera Archivo Temporal A continuación se explica la funcionalidad de cada uno de ellos: 1. Calcula Saldos: Esta opción genera la información en archivos temporales los quedan guardados en el directorio de la empresa (Ej. SIIWI01) y cada vez que se ejecute esta opción estos archivos son inicializados y se reescriben con los nuevos cálculos; es por esta razón que si se realizan modificaciones y/o adiciones y se ejecuta nuevamente el proceso de calcula saldos, todas las modificaciones realizadas se perderán

Importante: Esta opción se ejecuta después de haber parametrizado todos los conceptos DIAN, de haber realizado la asociación a los formatos y realizar la asociación de las cuentas contables a cada uno de los conceptos creados

Al ingresar a esta opción se habilita el siguiente recuadro:



 

Montos o Cuantías: En esta ventana se asignan los valores mínimos o topes a reportar de cada uno de los montos establecidos por la DIAN; estos valores ya vienen parametrizados en el programa pero son editables en caso que el usuario los requiera modificar. Año de proceso: El sistema lo toma en forma automática con la fecha que se ingreso al sistema y corresponde al periodo fiscal del cual se va a reportar o generar medios magnéticos Está seguro de Realizar el Proceso: Al marcar la opción el sistema inicia los procesos internos y automáticos de generación de la información.

Importante: Antes de ejecutar el proceso de calcula saldos se recomienda:  Tener copia de seguridad  Ningún usuario estar trabajando en el sistema ni tratar de ingresar al programa a elaborar, modificar o consultar información del 2011

Allí se habilita la siguiente pantalla:

A criterio del usuario el programa permite seleccionar sobre estos formatos si aplica o no la cuantía menor para ese formato, solo se habilitan algunos formatos para los otros es obligatorio reportar toda transacción

Importante: Esta ventana se habilita, para dar cumplimiento a lo establecido en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 “Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artículos 1 y 2 de la presente Resolución, agentes de retención, deberán informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar señalado en el Parágrafo 1”

A continuación el sistema genera un mensaje de advertencia:

Es sobre el formato 1010 debido a que este debe reportar el valor intrínseco fiscal de las acciones o aportes de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados; información que no se encuentra causada en una cuenta contable del programa y por ello es necesario ingresar sus valores por la opción de Modifica o Adiciona Al dar aceptar el sistema inicia el proceso de generación de archivos y va mostrando que proceso está ejecutando

Hasta finalizar

Importante: El proceso de calcula saldos demora dependiendo del nivel de información de la empresa y de la capacidad de la maquina en la cual se ejecute el proceso.

2. Genera Archivo Temporal: Esta opción permite visualizar, modificar y/o adicionar datos a los archivos temporales generados en el proceso de Calcula Saldos; al ingresar a esta opción el sistema muestra la siguiente ventana:

a. Imprime: En esta opción es posible generar la información de los valores guardados en los archivos temporales por cada uno de los formatos establecidos o para todos los formatos de acuerdo a la selección

La información se puede enviar a vista preliminar, impreso o Excel

Importante: Se recomienda la presentación en Excel, allí permite el desplazamiento para visualizar los datos de todas las columnas de todos los formatos, pero UNICAMENTE se mostraran valores en las columnas aplicables al respectivo formato.

NOTA: Se recomienda que en este informe, el usuario verifique la Dirección, el País, Departamento y Municipio de cada uno de los terceros; pues estos son datos que son obligatorios para algunos formatos y para la correcta generación de los archivos XML. b. Modifica o Adiciona: Desde esta opción es posible cambiar y/o adicionar datos al archivo temporal, de todos y cada uno de los Conceptos DIAN correspondientes al contenido de cada uno de los formatos asociados; para ello se despliega la siguiente ventana:

Las abreviaturas que allí se presentan las explicaremos a continuación y corresponden a las estipuladas en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 

CPT: CONCEPTO Campo de cuatro (4) caracteres numéricos, es el código del Concepto creado desde la opción Códigos DIAN. Aplica para los formatos: 1001 – 1003 – 1004 – 1007 – 1008 – 1009 – 1011 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 - 1027

Importante: El sistema lee a que formato fue asociado el concepto digitado; esta es la razón por la cual para aquellos formatos que la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 no asigno conceptos; en SIIGO es necesario asignar uno para el proceso de adiciona o modifica pero NO se visualizaran ni en el archivo plano ni en el XML



NID: NUMERO DE IDENTIFICACION Campo de trece (13) caracteres numéricos, corresponde al NIT del tercero del cual se reporta la información. NO INCLUYE CODIGO DE SUCURSAL. Importante: Cuando un NIT tiene sucursales y desde el calcula saldos encuentra información para una o más sucursales, la información se acumula en el NIT PRINCIPAL y los demás datos (razón social, dirección, departamento, municipio, etc.) los toma de dicho Nit.



TDOC: TIPO DE DOCUMENTO Campo de dos (2) caracteres numéricos, corresponde al Tipo de Documento creado en el catalogo de terceros; los códigos son los siguientes para cada tipo de documento: CODIGO A REPORTAR 11 12 13 21 22 31 41 42 43

TIPO DE IDENTIFICACION Registro Civil Tarjeta de Identidad Cedula de Ciudadanía Tarjeta de Extranjería Cedula de Extranjería Nit Pasaporte Tipo de Identificación del Extranjero Cuantías Menores y Operaciones del Exterior

Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055 

DV: DIGITO DE VERIFICACION Campo de un (1) carácter numérico, corresponde al dígito de verificación del tercero del cual se está reportando información. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055

Importante: Es importante que el usuario ANTES de generar los archivos planos y los XML, verifique que todos los terceros identificados con tipo de documento 31 – Nit, tengan su dígito de verificación pues el pre validador de la DIAN, toma este campo como obligatorio para este tipo de documento. 

APL1: PRIMER APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al primer apellido del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055



APL2: SEGUNDO APELLIDO DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al segundo apellido del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055



NOM1: PRIMER NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al primer nombre del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055



NOM2: SEGUNDO NOMBRE DEL INFORMADO Campo de quince (15) caracteres alfabéticos, corresponde al segundo nombre del tercero del cual se está reportando información. Si no hay ningún dato guardado en este campo lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055

Importante: Si hay datos almacenados en los campos APL1, APL2, NOM1 y NOM2; pero el tercero tiene marcado que es Razón Social estas columnas las muestra en blanco.



RAZ: RAZON SOCIAL INFORMADO Campo de sesenta (60) caracteres alfanuméricos, corresponde a la Razón Social del Tercero del cual se está reportando información. Si hay datos almacenados en los campos Nombres y Apellidos en el Catalogo de Terceros, pero actualmente el tercero NO tiene marcado que es “Razón Social”, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos: 1001 – 1003- 1005 – 1006 – 1007 – 1008 – 1009 – 1010 – 1012 – 1016 – 1017 – 1018 – 1027 – 1054 – 1055



DIR: DIRECCION Campo de cincuenta (50) caracteres alfanuméricos, corresponde a la Dirección del Tercero del cual se está reportando información. Si no existen datos, lo muestra en blanco. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027



PAIS: PAIS DE RECIDENCIA O DOMICILIO Campo de cuatro (4) caracteres numéricos, corresponde al País del Tercero del cual se está reportando información. Si no existen datos, lo muestra como 0000. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1007 - 1008 – 1009 – 1010 – 1012 - 1016 – 1017 - 1018 - 1027



DPTO: CODIGO DEPARTAMENTO Campo de dos (2) caracteres numéricos, corresponde a los dos primeros dígitos del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se está reportando

la información. Si no existen datos, lo muestra como 00. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027 

MUN: CODIGO MUNICIPIO Campo de tres (3) caracteres numéricos, corresponde a los dígitos 3, 4 y 5 del CODIGO DANE de la ciudad asociada al tercero del cual se está reportando la información. Si no existen datos, lo muestra como 000. Aplica para los formatos 1001 – 1003 – 1008 – 1009 – 1010 – 1016 – 1018 - 1027

Las siguientes columnas, son campos de quince (15) 20 caracteres numéricos. Corresponden a los diferentes valores que se muestran en los formatos. 

PAGO: PAGO O ABONO EN CUENTA DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001; o PAG: PAGO O ABONO EN CUENTA para el formato 16



VABO: VALOR ACUMULADO DEL PAGO O ABONO SUJETO A RETENCION EN LA FUENTE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1003, como VALOR ACUMULADO de las BASES guardadas en el movimiento. En el medio magnético corresponde a la columna VALOR Importante: Para que se reporten valores en estas cuentas; estas deben estar marcadas como “R” Retención. Cuando NO tengan dicha marca ó cuando las bases NO hayan sido grabadas, muestra valor en CEROS.



RETA: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨Retención en la Fuente Asumida.



RETP: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA Y QUE LE PRACTICARON En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨Retención en la Fuente Practicada Renta¨ y para el formato 1003 cuando se refiere a la retención que le practicaron y en el medio magnético corresponde a la columna RET



VPAG: VALOR ACUMULADO DEL PAGO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004.

Importante: Por ser datos de declaración de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VDES.



VDES: VALOR SOLICITADO COMO DESCUENTO TRIBUTARIO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1004. Importante: Por ser datos de declaración de renta normalmente no se asocian a cuentas contables estos conceptos sin embargo; cuando se incluyan el valor calculado lo muestra tanto en este campo como en el VPAG.



VIMP: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asigno la categoría “Impuesto Descontable”



IPRO: INGRESOS RECIBIDOS POR OPERACIONES PROPIAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos Propios¨



DEV: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría “Devoluciones, Rebajas y Descuentos” o DES: DEVOLUCIONES REBAJAS Y DESCUENTOS para el formato 1017



SAL: SALDO AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1008 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) – 1009 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) - 1018 (SALDO CUENTAS POR COBRAR) – 1027 (SALDO CUENTAS POR PAGAR) y 1011



VAL: VALOR PATRIMONIAL ACCIONES O APORTES AL 31 DE DICIEMBRE En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010; o reporta el VALOR AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 para el formato 1012



POR: PORCENTAJE DE PARTICIPACION En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010 correspondiente al Porcentaje de Participación. Al elaborar el

formato 1010 concepto 7777 por la opción de adiciona o modifica se debe capturar la información del tercero 

PNDED: PAGO O ABONO EN CUENTA NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨Valor del pago no deducible¨



IDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto deducible¨



INDED: IVA MAYOR VALOR DEL COSTO Y GASTO NO DEDUCIBLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto no deducible¨



COMUN: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA REGIMEN COMUN En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asigno la categoría ¨Retención en la fuente practicada IVA¨.

Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Régimen Común.



SIMP: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1001 y se asigno la categoría ¨Retención en la fuente asumida IVA¨

Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Régimen Simplificado.



NDOM: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA IVA NO DOMICILIADAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para los formatos 1001 y 1016 y se asigno la categoría ¨Retención en la fuente asumida IVA¨. Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Régimen Simplificado No Residente y No Residente en el País.



IVA: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asigno la categoría ¨IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas¨ También en esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categoría ¨IVA como mayor valor de costo o gasto¨



ICON: INGRESOS A TRAVES DE CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos a través de consorcios o uniones temporales¨.



IMAN: INGRESOS A TRAVES DE CONTRATOS DE MANDATO O ADMINISTRACION DELEGADA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos a través de contratos de administración delegada¨.



IEXP: INGRESOS A TRAVES DE EXPLOTACION Y EXPLORACION DE MINERALES En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos a través de exploración y explotación de minerales¨.



IFID: INGRESOS A TRAVES DE FIDUCIA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos recibidos a través de fiducias



ITER: INGRESOS RECIBIDOS A TRAVES DE TERCEROS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1007 y se asigno la categoría ¨Ingresos recibidos a través de terceros¨.



DEC: PORCENTAJE DE PARTICIPACION (POSICION DECIMAL) En esta columna se reporta el valor digitado desde la opción ADICIONA para el formato 1010 correspondiente a la posición decimal del porcentaje de participación.



IVADE: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1005 y se asigno la categoría ¨IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas¨



IMP: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1006 y se asigno la categoría ¨Impuesto generado¨



PRAC: RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categoría ¨Retención en la fuente practicada Renta¨



ASUM: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA RENTA En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categoría ¨retención en la fuente asumida¨



SIMPL: RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDA IVA REGIMEN SIMPLIFICADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1016 y se asigno la categoría ¨ Retención en la fuente asumida IVA¨

Importante: En este columna solamente tendrán valores los terceros que en apertura del catalogo se clasifico como Régimen Simplificado. 



IMPD: IMPUESTO DESCONTABLE En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asigno la categoría ¨Impuesto descontable¨



IVAR: IVA RESULTANTE POR DEVOLUCIONES EN VENTAS ANULADAS, RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1054 y se asigno la categoría ¨IVA de devoluciones en ventas anuladas, rescindidas o resueltas¨



IGEN: IMPUESTO GENERADO En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asigno la categoría ¨Impuesto generado¨



IREC: IVA RECUPERADO EN DEVOLUCIONES EN COMPRAS ANULADAS. RESCINDIDAS O RESUELTAS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1055 y se asigno la categoría ¨IVA de devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas¨



ING: INGRESOS BRUTOS RECIBIDOS En esta columna se reportan los valores calculados para cada tercero de los rangos de cuentas contables que se asociaron a los conceptos DIAN que se definieron para el formato 1017 y se asigno la categoría ¨Ingresos Propios

OBSERVACIONES GENERALES EN ADICIONES O MODIFICACIONES 1. Los campos del encabezado son:

Estos DATOS se ACTIVAN de acuerdo al formato asociado al concepto que se está consultando 2.

En esta parte solo se habilita el icono o la tecla de función F5, al momento de llegar al campo Dv (Digito de Verificación) aplica cuando se quiere eliminar un registro de un tercero; al ser utilizado el sistema genera el mensaje:

Importante: Si se trata de los formatos 1004 o 1011 este botón o tecla de función no se habilitan; pues los campos para estos formatos solo son concepto y valor.

3. Los campos de contenido o generales son:

Estos DATOS se ACTIVAN de acuerdo al formato asociado al concepto que se está modificando. Son campos numéricos de quince (15) caracteres; allí el programa muestra automáticamente los separadores de miles pero estos separadores NO cuentan como carácter ni van al archivo plano ni al XML.

4. En los DATOS generales o de contenido se habilitan los iconos:

Se activa en todos los campos de esta ventana y su funcionalidad es dejar el campo en ceros; este proceso también se puede realizar con la tecla de función F9.

Se activa en todos los campos de esta ventana y su funcionalidad es terminar la captura de los valores del concepto actual; este proceso también se puede realizar con la tecla de función F1. Importante: Si los datos digitados no se encuentran grabados en el archivo temporal el sistema indica que es un registro nuevo y se trata de una creación; de igual forma las modificaciones realizadas el programa las guarda en el archivo temporal el cual es la base para la generación del archivo plano

¿Qué Informe se Puede Generar por la Opción Archivo Informe Medio Magnético?

Por la opción de Archivo Informe Medio Magnético se puede generar el Informe de Cálculos; el cual presenta la lista de formatos a imprimir con el detalle de las cuentas contables, terceros y valores debito, crédito, saldo general, saldo inicial o débitos menos créditos asociados a los conceptos DIAN. Es un informe que se puede generar impreso, en vista preliminar o en Excel (mas recomendado pues despliega todas las columnas); se puede generar un informe por cada formato o un solo informe con todos los formatos y se visualiza de la siguiente forma:

El informe presenta las columnas que se describen a continuación:      

Formato: El sistema lista todos los formatos asociados a los conceptos DIAN CPT (Concepto): Genera todos los códigos de conceptos DIAN, asociados a cada formato NIT: Corresponde al número de identificación real del tercero que el proceso de calcula saldos reporto para el formato NIT Extranjería: Corresponde al número de identificación del extranjero cuando el tercero que se reporta lo tiene definido en el catalogo Nombre: Corresponde a los nombres y apellidos o la Razón Social definida en el catalogo de terceros Cuenta: Código de la cuenta contable en la que el proceso de calcula saldos encontró valor para el tercero que se reporta; esta cuenta es la asociada al concepto DIAN que se está reportando.

Importante: Si son varias cuentas y el tercero aparece en diferentes cuentas; el informe reporta el tercero en cada cuenta.

    

Valor Debito: Si la cuenta que se reporta en la asociación de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico “1 = Suma Débitos”, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Valor Crédito: Si la cuenta que se reporta en la asociación de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico “2 = Suma Créditos”, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Débitos - Créditos: Si la cuenta que se reporta en la asociación de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico “3 = Débitos - Créditos”, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Saldo General: Si la cuenta que se reporta en la asociación de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico “4 = Saldo General”, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Saldo inicial: Si la cuenta que se reporta en la asociación de cuentas a conceptos DIAN en el campo Sumar se indico “5 = Saldo Inicial”, el sistema reporta el valor calculado para esta cuenta en esta columna. Importante: La finalidad de este informe es brindar al usuario una herramienta para verificar de donde el programa toma la información que se genero en el proceso de calcula saldos

¿Cuál es el Proceso a Seguir Después de Haber Generado el Archivo Informe Medio Magnético? Después de haber realizado el proceso de creación de parámetros (creación códigos DIAN, asociar el formato y las cuentas contables), ejecutar el proceso de calcula saldos, generar el archivo temporal para realizar adiciones o modificaciones, se debe Generar Archivo Plano de la DIAN. Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta: Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Asistente de Medios Magnéticos - Información personas obligadas Naturales y Jurídicas O Información de Contratos de Mandato o Administración Delegada – Generar Archivo Plano de la DIAN.

En esta opción se ingresan los datos para el envió de los archivos Importante: Este proceso se debe ejecutar por cada uno de los formatos que de acuerdo a la Resolución 11429 de Octubre 31 la empresa deba presentar

Allí se habilita la siguiente ventana:

 

Año de Envío: Campo numérico de cuatro (4) caracteres, corresponde al año en el cual se presenta la información para este caso 2012 y la información que se presenta es de 2011. Es un dato OBLIGATORIO. Código Concepto: Campo Obligatorio, lista con las siguientes opciones:

a. Inserción: Seleccionar esta opción cuando la información se va a presentar por primera vez. b. Reemplazo: Seleccionar esta opción cuando es una corrección de información ya presentada. 

1001 1003 1004 1005 1006 1007 1008 1009 1010 1011 1012

Código Formato: Campo obligatorio, lista los formatos establecidos en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 y son:

– Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas – Retenciones en la Fuente que le practicaron – Descuentos Tributarios – Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) – Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) – Ingresos Recibidos – Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre – Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre – Información de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados – Información de las Declaraciones Tributarias – Información de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Títulos y Demás Inversiones Tributarias

Los formatos para Contratos de Mandato o de Administración Delegada son:

1016 1017 1018 1027 1054 1055  

– – – – – -

Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas Ingresos recibidos Información de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre Información de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) Impuesto a las ventas por Pagar (generado) Numero de Envío: Campo numérico de ocho (8) caracteres. Es obligatorio. Corresponde a un número consecutivo por año para todos los formatos que el usuario envíe a la DIAN. Se digita manualmente. Está seguro de realizar el proceso: Al marcar esta casilla el sistema inicia el proceso y genera dos archivos *.prn, uno para el encabezado y otro para el contenido, estos el programa los crea en el directorio de la empresa en la cual se está ejecutando el proceso. (Ej. SIIWI01)

Al visualizar el directorio de la empresa (Ej. SIIWI01), despues de ejecutar la generacion de los archivos planos para TODOS los formatos se encuentra de la siguiente manera:

Importante:  En los archivos planos ENCABEZ-10NN.PRN se generan todos los datos del encabezado a excepción de la fecha y hora de envío.  En los archivos planos FORMATO-10NN.PRN se genera el contenido y varía según el formato, la información se presentan exactamente en el mismo orden en que se pueden visualizar en el archivo XML

¿Cuál es el Proceso a Seguir Después de Generar Archivo Plano de la DIAN? Después de haber realizado el proceso de Generar Archivo Plano de la DIAN (crear los planos del encabezado y contenido de los formatos) se deben Generar Archivos XML de la DIAN. Para realizar este proceso se debe ingresar por la ruta: Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Asistente de Medios Magnéticos - Información personas obligadas Naturales y Jurídicas O Información de Contratos de Mandato o Administración Delegada – Generar Archivos XML de la DIAN.

Al ingresar a esta opcion el sistema inicia la generacion de los archivos XML en forma automatica, al terminar el sistema genera el siguiente mensaje:

En algunas ocasiones los archivos XML se generan de forma correcta, pero con algunas observaciones y en este caso el sistema presenta el siguiente mensaje indicando lo sucedido y la ruta donde se encuentra el archivo DianXML.log el cual lista cada una de las inconsistencias presentadas

La ejecucion automatica del proceso de generacion de archivos XML, realiza los siguientes pasos: 1. En el Directorio de la empresa crea un sub directorio llamado Dmuisca (Ej. SIIWI01 – Dmuisca)

2. En el sub directorio DMuisca se crean los archivos XML de cada uno de los formatos

Importante: Cada uno de los archivos XML unifica la información del archivo ENCABEZ-10NN.PRN y FORMATO-10NN.PRN por cada uno de los formatos.

Para verificar el contenido del archivo XML basta con abrir el archivo, se visualizara de la siguiente forma:

Este es un ejemplo del archivo XML generado desde SIIGO para el formato 1001

Importante: Una vez generados los archivos XML es posible verificar que estos cumplan con las especificaciones técnicas mínimas requeridas por la DIAN para que un archivo sea aceptado. Esto es posible hacerlo a través del pre validador que suministra la DIAN como herramienta para verificarlo antes de su entrega y poder realizar las respectivas correcciones. El pre validador es gratuito y se puede descargar de la página www.dian.gov.co.

OBSERVACIONES GENERALES PARA LA PRESENTACION DE MEDIOS MAGNETICOS 1. Las CUANTIAS MENORES o la sumatoria de los valores de terceros que no SUPEREN los topes para cada uno de los formatos establecidos se reportaran con el NIT 222222222 2. Cuando se reporten cuantías al NIT 222222222; la razón social será CUANTIAS MENORES y los datos de dirección, departamento y municipio se generan en blanco. 3. El tipo de documento que se asigna al NIT 222222222 – CUANTIAS MENORES es 43 – Cuantías Menores y Operaciones del Exterior 4. Cuando en un país no se utilice número, código o clave fiscal; se debe reportar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449000. 5. Para un tercero del exterior si en su creación se marco el campo Numero de Identificación del Extranjero se reportara con el Tipo de Documento 43, pero si se marco el campo Código de Identificación Fiscal se reportara con el Tipo de Documento 42 6. En cada formato se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuación: a. FORMATO 1001 – Pagos o Abonos en Cuenta y Retenciones practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y demás pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 b. FORMATOS 1006 – Impuesto a las Ventas por Pagar (Generado) y 1007 – Ingresos Recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 c. FORMATOS 1008 – Saldos de Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre y 1009 – Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000

Importante: Salvo lo establecido en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 “Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artículos 1 y 2 de la presente Resolución, agentes de retención, deberán informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar señalado en el Parágrafo 1”

d. FORMATOS 1003 – Retenciones en la Fuente que le practicaron 1005 – Impuesto a las ventas por Pagar (Descontable) 1010 – Información de Socios, Accionistas, Comuneros y/o Cooperados 1012 – Información de las Declaraciones Tributarias, Acciones y Aportes e Inversiones en Bonos, Certificados, Títulos y Demás Inversiones Tributarias NO tienen un tope mínimo para reportar por lo que se incluyen allí todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los códigos DIAN de dichos formatos. e. FORMATOS 1004 – Descuentos Tributarios y 1011 – Información de las Declaraciones Tributarias = Solamente se debe reportar un valor total sin detalle por tercero. 7. En los formatos para Contratos de Mandato o de Administración Delegada se deben reportar cada uno de los terceros que poseen valores superiores o iguales al tope de monto establecido para cada formato como se identifica a continuación: a.

b. c.

d.

FORMATO 1016 – Pagos y Abonos en Cuenta y Retenciones Practicadas = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $500.000 y en Salarios y demás pagos laborales se deben reportar valores iguales o superiores a $10.000.000 FORMATOS 1055 - Impuesto a las ventas por Pagar (generado) y 1017 – Ingresos recibidos = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $1.000.000 FORMATOS 1018 – Información de Saldos de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre y 1027 – Información de Saldos de Cuentas por Pagar al 31 de Diciembre = Se deben reportar en costos y gastos valores iguales o superiores a $5.000.000 FORMATO 1054 – Impuesto a las ventas por Pagar (descontable) = NO tienen un tope mínimo para reportar por lo que se incluyen allí todos los terceros que posean valores en las cuentas asociadas a los códigos DIAN de dichos formatos.

Importante: Salvo lo establecido en la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011 “Las personas o entidades enunciadas en el literal d) de los artículos 1 y 2 de la presente Resolución, agentes de retención, deberán informar la totalidad de las operaciones realizadas por pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas, en el concepto a que correspondan, sin tener en cuenta el valor mínimo a reportar señalado en el Parágrafo 1”

8. De acuerdo a la Resolución 11429 de Octubre 31 de 2011; algunos formatos no tienen conceptos asociados, pero en el programa para poder realizar la asociación de cuentas contables es necesario a estos formatos asociar un concepto. Los formatos son los siguientes: a. b. c. d. e.

Formato Formato Formato Formato Formato

1005 1006 1010 1054 1055

crear crear crear crear crear

el el el el el

concepto concepto concepto concepto concepto

5555 6666 7777 5555 6666

Importante: Estos conceptos no se visualizaran ni en el archivo temporal ni en el XML, son solo temporales para permitir realizar la asociación de cuentas contables a los formatos 9. Para el FORMATO 1010 - INFORMACION DE SOCIOS, ACCIONISTAS, COMUNEROS Y/O COOPERADOS = La información que se presenta en este formato se debe diligenciar en su totalidad en la opción Modificación o Adición. 10. Para el FORMATO 1011 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS = La información que se reporta en este formato, corresponden a datos de la declaración de renta, por lo tanto, lo normal es que no se asocien cuentas contables los conceptos de este formato razón por la cual se deben incluir los datos por la opción “Adiciona”.

Importante: En el Formato 1011 la información NO se reporta por tercero, por lo tanto, las cuentas que se asocien pueden estar o no marcadas como “S” Tercero.

11. Para el FORMATO 1012 - INFORMACION DE LAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS, ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS, CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS: Según lo establecido para algunos códigos de este formato, se debe reportar el saldo a

31 de Diciembre de las cuentas corrientes y de ahorro que se posean en el país (Bancos) con la razón social y el respectivo NIT de la entidad financiera. Para que así lo muestre, en SIIGO se debe marcar en las cuentas de Bancos, el parámetro que se encuentra definido en el catalogo de la cuenta denominado “Cuenta de Bancos”, al seleccionar este campo debe asociar el Nit del Banco.