Cartilla - Instalacion de Empresa

SIIGO WINDOWS

Instalación de Empresa

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3 2. Instalación de Empresa ……………………………………………………………………………………… 4

Presentación El presente documento ofrece una guía para explicar el proceso de creación de empresas, es de vital importancia porque de algunos parámetros que allí se definen se tiene el éxito en procesos y presentación de informes de acuerdo a las necesidades del usuario.

INSTALACION DE EMPRESA ¿Qué es una empresa? De acuerdo al decreto 2649 de 1993 la empresa es un ente económico, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes Para SIIGO, una empresa es un ente donde se deben parametrizar y definir los conceptos tales como contables y de parámetros para posteriormente poder contabilizar todos los recursos y hechos económicos.

¿Qué debemos revisar antes de instalar empresa? Antes de instalar una empresa se debe: 1. Realizar copia de seguridad de las empresas ya instaladas 2. Verificar que exista un orden consecutivo de los directorios de las empresas (SIIWI01 – SIIWI02…)

Importante: Al borrar un directorio de información SIIWI01, SIIWI02…, se desencadenan las empresas

3. Revisar que las empresas estén encadenadas, esto se puede visualizar al momento del ingreso.

4. El teclado se debe encontrar en letra mayúscula

Importante: En caso que las empresas instaladas no se encuentren encadenadas, NO es posible realizar el proceso de instalación de una nueva empresa o reinstalación de alguna ya existente.

¿Cuál es la ruta para crear una empresa? Para crear una empresa existen básicamente dos procesos los cuales explicaremos a continuación: 1. INSTALACION DE LA PRIMER EMPRESA Cuando se instala el software contable es necesario realizar la instalación de la primera empresa, en este caso se debe proceder de la siguiente forma: a. Ubicar la unidad del equipo en la cual se instalara la empresa Ejemplo. C:\

b. En esta unidad se debe crear una carpeta o directorio llamado SIIWI01

c. En la carpeta SIIWI01, se debe copiar el archivo Z2121.GNT, el cual se encuentra en el directorio de programas es decir en SIIGO Windows, en la ruta: Si el sistema operativo de la maquina esta en español cópielo en: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles cópielo en: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

d. Luego se debe ubicar el archivo Z000. EXE en el directorio SIIGO Windows en la ruta: Si el sistema operativo de la maquina esta en español cópielo en: [Unidad]:\Archivo de Programas\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows Si el sistema operativo de la maquina esta en ingles cópielo en: [Unidad]:\Program Files\Informática y Gestión S.A\SIIGO Windows

e. Ejecutar o dar doble clic sobre este archivo y allí solicitara la información para realizar la instalación de la empresa.

2. INSTALACION DE LA SEGUNDA EMPRESA EN ADELANTE Para realizar la instalación de una segunda empresa y posteriores se puede seguir el mismo proceso anterior solo que el directorio de la empresa no se llamara SIIWI01, sino el que continua en forma consecutiva. También se pude instalar una empresa ingresando por la empresa ya creada, en este caso el proceso se realizara de la siguiente manera: Ingresando a la empresa ya instalada con clave de administrador por la ruta: Administración – Procesos – Procesos Administrativos – Creación Nueva Empresa

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear una empresa? Los datos que el sistema solicita son:

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Número de empresa a Instalar: Se debe digitar el numero de empresa consecutivo este no se puede alterar de lo contrario no permitirá su instalación Unidad: Corresponde a la unidad local o de red en la cual se ubicaran o encuentran los directorios de información

Importante: Dependiendo saber:  SIIGO  SIIGO  SIIGO

del tipo de SIIGO, se pueden instalar hasta 98 empresas a Básico: Cuenta con dos empresas Vendedor: Cuenta con cinco empresas Estándar: Cuenta con noventa y ocho empresas

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Número de Empresa: Confirmación del número de empresa a instalar. Corresponde a una reinstalación: Esto aplica cuando se desea reutilizar una empresa que ya esta creada en el sistema y no se está usando, de igual forma el sistema solicita confirmación del proceso

Importante: Al reinstalar una empresa se borrara toda la información, es decir el sistema borra los archivos existentes y el sistema crea unos nuevos archivos en blanco (sin parámetros ni información)

Si se marca la opción de reinstalación, el sistema pide la Clave del Administrador para poder continuar, si no es una reinstalación no se habilitara esta pantalla

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Serial - SIIGO: Digitar el numero de serial o licencia adquirido con SIIGO, este numero de serial es único para cada cliente, en la cuarta casilla se debe anteponer un cero

Importante: El serial se puede ubicar en la opción de Ayuda – Acerca de en el Menú Principal del programa.

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Nombre empresa: Es el nombre con el que se va a identificar la nueva empresa, este debe ser igual como fue registrada en Cámara y Comercio.

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Identificación: Corresponde al número de NIT de la compañía, se debe digitar sin puntos separadores de miles ni comas. Dígito de Verificación: Último número del Nit después del guión. Agente retenedor: Seleccionar si la empresa que se está instalando es auto retenedor del impuesto de Retención en la Fuente, de lo contrario con la tecla enter se deja en blanco. Maneja múltiples ret x documento: Se debe marcar cuando se requiera manejar más de un tipo o porcentaje de retención en la fuente dentro de un mismo documento de manera automática. Ej. en una mis factura calcular retención en la fuente por venta de productos y por servicios.

Importante: En caso de no marcar esta opción en la creación de la empresa pero requerir este manejo, se puede realizar después de creada la empresa en la parametrizacion del registro de control.

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Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa. Para manejar el sistema Permanente deje en blanco

Importante: Esta marcación índice cuando se tiene el modulo de Inventarios, en la forma como se realiza el proceso de costeo. Esta opción no es posible cambiarla después de instala la empresa.

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Fecha Corte Saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución. El orden en que se ingresa es año de cuatro dígitos mes y día

Importante: Se recomienda digitar como fecha de corte el último día del mes inmediatamente anterior al cual se va a ingresar movimiento. Ej. Digitar como fecha de saldos iníciales 2012/12/31 si el movimiento se inicia a partir del 1 de enero de 2013, La fecha de corte de saldos es la fecha con la que se debe ingresar al sistema para incluir los saldos de balance general o saldos iníciales

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Maneja IVA Diferencial: Se selecciona esta opción si la empresa es comercializadora de productos que manejen varias tarifas de IVA. Ej. 10%, 16%, etc.

Importante: En caso de no marcar esta opción en la creación de la empresa pero requerir este manejo, se puede realizar después de creada la empresa en la parametrizacion del registro de control. Si maneja la tarifa general o productos exentos o excluidos no la marque, esto se parametriza en el catalogo de productos.

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Mantiene el P.U.C: Corresponde al (Plan único de cuentas) para asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía. Vale aclarar que si no se marca mantiene le PUC el usuario deberá digitar la cuentas dentro del sistema

Importante: Al marcar la opción al momento de crear el plan de cuentas en SIIGO al digitar la cuenta contable el sistema trae la descripción de la cuenta, en caso de no seleccionarlo al repasar el plan de cuentas en SIIGO, se debe digitar el código de la cuenta y la descripción o nombre de la misma.

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Aceptación de la Licencia: Paso seguido el sistema habilita la ventana para realizar la aceptación de la licencia y confirmar si desea ver el contrato de licenciamiento Importante: Se recomienda siempre revisar el contrato de licenciamiento

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Confirmación: Al continuar el sistema solicita confirmar si los datos digitados son o no correcto para poder corregirlos o confirmar para continuar.

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Instala Módulos Adicionales: En caso que se tengan el sistema en pantalla informara cuales son los módulos adiciones y si desea realizar la instalación de ellos, en caso de ser varios se debe instalar uno a uno. Dependiendo del modulo el sistema solicitara los datos básicos en la instalación de cada uno de ellos

En caso de no requerir instalar módulos o de terminar de instalarlos, se debe dar clic en la puerta para salir y el sistema presentara el siguiente mensaje:

Para visualizar que la empresa quede instalada en forma correcta se debe ingresar al sistema para verificarla en el menú:

Importante: Para ingresar a la empresa recién instalada la clave de ingreso es: USUARIO: ADMON CLAVE: 1111