CARTILLA - INFORMES DE CAJA MENOR.pdf

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Informes de Caja Menor

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Presentación ¿Qué son Cajas Menores? ¿Qué son Informes? ¿Qué son Informes de Caja Menor? ¿Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Caja Menor? ¿Cuáles son los Informes de Caja Menor que se Pueden Generar y que Información Contiene Cada Uno? 6.1 Informe de Cuadre de caja menor 6.2 Informe de cuadre de caja menor resumido 6.3 Lista movimiento de caja menor 6.4 Informe de movimiento de caja menor resumido 6.5 Impresión definición de cajas menores 6.6 Impresión definición conceptos de gasto 6.7 Impresión definición comprobantes de caja 6.8 Impresión de recibos de caja menor 6.9 Contabilización Recibos de Cajas Menores

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes de caja menor con que cuenta el programa en el Modulo de Gestión de Tesorería, los cuales sirven para conocer los parámetros definidos para las cajas menores al igual que permite realizar la impresión de los documentos Tipo – X (Recibos de Caja Menor) registrados en el sistema.

INFORMES DE CAJA MENOR ¿Qué son Cajas Menores? La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos de dinero y se asigna una persona como responsable de su manejo. Existen varios pagos pequeños que para manejarlos por bancos se hace muy complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores que no sean representativos, se pueden manejar por este fondo

¿Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer las características y el estado de un parámetro, también permiten conocer una actividad, movimiento o proceso ejecutado y dependiendo de los datos que presente el listado este servirá de apoyo para el análisis y la toma de decisiones.

¿Qué son Informes de Caja Menor? En SIIGO los informes de cajas menores describen la definición de los parámetros asignados en los recibos de caja menor, en las cajas menores y en los conceptos de gastos, de igual forma permite realizar la impresión de los documento Tipo X registrados en el sistema.

¿Cuál es la Ruta para Generar los Informes de Caja Menor? La ruta para generar los informes de caja menor es: Gestión de Tesorería – Informes y Consultas – Caja Menor

¿Cuáles son los Informes de Caja Menor que se Pueden Generar y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar de Caja Menor son:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Informe de Cuadre de caja menor Informe de cuadre de caja menor resumido Lista movimiento de caja menor Informe de movimiento de caja menor resumido Impresión definición de cajas menores Impresión definición conceptos de gasto Impresión definición comprobantes de caja Impresión de recibos de caja menor Contabilización Recibos de Cajas Menores

A continuación explicaremos cada uno de ellos:

1. Informe de Cuadre de caja menor: Este informe permite realizar una verificación detallada de los movimientos que se han realizado por cada una de las cajas menores que maneja la empresa y sirve de herramienta para analizar los cuadres de caja menor de una manera más fácil y rápida. Para generar el listado se debe digitar el código de la caja menor de la cual se desea consultar, el rango de fechas para analizar los movimientos, el número de comprobante y el consecutivo de los recibos de caja menor, por último se define el orden como se desea conocer la información (Fecha o Comprobante). Una vez se han escogido las opciones deseadas el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Importante: El listado no solo presenta los documento Tipo X (Recibo de caja Menor) sino también los documentos Tipo L (Otros) y Tipo G (Egresos) en los cuales se contabilizaron los gastos y los reembolsos de caja menor.

Importante: Este informe detalla el código - nombre y valor base de la caja menor, el tipo – numero – consecutivo - fecha de elaboración – valor y el estado de cada comprobante; al igual que el Nit y nombre del tercero al cual se le contabilizo cada documento.

2. Informe de cuadre de caja menor resumido: Este informe permite realizar una revisión rápida del saldo que tiene cada una de las cajas menores que maneja la empresa. Para generar el listado se debe digitar el código de la caja menor de la cual se desea consultar, el rango de fechas para analizar los movimientos, el número de comprobante y el consecutivo de los recibos de caja menor, por último se define el orden como se desea conocer la información (Fecha o Comprobante). Una vez se han escogido las opciones deseadas el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Importante: El listado no solo presenta los documento Tipo X (Recibo de caja Menor) sino también los documentos Tipo L (Otros) y Tipo G (Egresos) en los cuales se contabilizaron los gastos y los reembolsos de caja menor.

Importante: Este informe permite conocer la descripción y el valor base de la caja menor, al igual que el valor total por cada uno de los tipos de documentos que hayan afectado o contabilizado un registro en la caja menor.

3. Lista movimiento de caja menor: Este informe sirve como auxiliar de la caja menor y permite verificar el movimiento que se ha efectuado en ella en un período de tiempo determinado. Para generar el listado se debe digitar el código de la caja menor de la cual se desea consultar, el rango de fechas para analizar los movimientos, el número de comprobante y el consecutivo de los recibos de caja menor, por último se define el orden como se desea conocer la información (Fecha o Comprobante). Una vez se han escogido las opciones deseadas el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Importante: El listado no solo presenta los documento Tipo X (Recibo de caja Menor) sino también los documentos Tipo L (Otros) y Tipo G (Egresos) en los cuales se contabilizaron los gastos y los reembolsos de caja menor.

Importante: Este informe detalla el código - nombre y valor base de la caja menor, el tipo – numero – consecutivo - fecha de elaboración – valor y el estado de cada comprobante al igual que el Nit y nombre del tercero al cual se le contabilizo el documento. También se discrimina el valor total de los documentos que se encuentran en estado provisional – definitivo – contabilizado y anulado

4. Informe de movimiento de caja menor resumido: Este informe muestra en forma resumida del saldo que tiene cada una de las cajas menores que maneja la empresa. Para generar el listado se debe digitar el código de la caja menor de la cual se desea consultar, el rango de fechas para analizar los movimientos, el número de comprobante y el consecutivo de los recibos de caja menor, por último se define el orden como se desea conocer la información (Fecha o Comprobante). Una vez se han escogido las opciones deseadas el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel. Importante: El listado no solo presenta los documento Tipo X (Recibo de caja Menor) sino también los documentos Tipo L (Otros) y Tipo G (Egresos) en los cuales se contabilizaron los gastos y los reembolsos de caja menor.

Importante: Este informe permite conocer la descripción y el valor base de la caja menor, al igual que el valor total por cada uno de los tipos de documentos que hayan afectado o contabilizado un registro en la caja menor. También se detalla el valor total de los documentos que se encuentran en estado provisional – definitivo – contabilizado y anulado

5. Impresión definición de cajas menores: Este informe permite conocer los parámetros definidos en los documentos Tipo X (recibos de caja menor), creados en el módulo de Gestión de Tesorería. Para generar este listado es necesario seleccionar el código del recibo de caja menor o rango de códigos de los recibos de caja menor definidos en el sistema; una vez asignado el rango deseado el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe permite conocer todos los parámetros definidos al momento de crear las cajas menores como son la descripción, el Nit y nombre del responsable, el valor base de la caja, la cuenta contable – el centro y subcentro de costos asignado, si se definió alerta en porcentaje o días y cual es su valor, al igual que el estado de la caja menor y la fecha de su creación.

6. Impresión definición conceptos de gasto: Este informe permite conocer los parámetros definidos a cada uno de los conceptos de gastos, creados en el módulo de Gestión de Tesorería. Para generar este listado es necesario seleccionar el código del concepto o rango de conceptos de gastos definidos en el sistema; una vez asignado el rango deseado el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe permite conocer todos los parámetros definidos al momento de crear los conceptos de gastos como son la descripción, el código de la cuenta contable asignada, la naturaleza del gasto y el estado del concepto.

7. Impresión definición comprobantes de caja: Este informe permite conocer los parámetros definidos en cada uno de los comprobantes Tipo X (Recibos de caja menor), creados en el módulo de Gestión de Tesorería. Para generar este listado es necesario seleccionar el código del Tipo de documento Tipo X o rango de comprobantes definidos en el sistema; una vez asignado el rango deseado el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

Importante: Este informe permite conocer todos los parámetros asignados al momento de definir los documentos Tipo X como son el código y la descripción, por ultimo trae el número de los comprobantes Tipo L y Tipo G en los cuales se realizo la contabilización

8. Impresión de recibos de caja menor: Esta opción permite la impresión los recibos de caja menor registrados en el módulo de Gestión de Tesorería. Para generar la impresión de los documentos se debe digitar el código de la caja, el tipo de documento X y el numero del comprobante o rango de los comprobantes registrados en el módulo; una vez se han escogido las opciones deseadas los documentos pueden ser enviados a vista preliminar o impresión.

Importante: El sistema permite imprimir recibos de caja menor que se encuentren en estado Provisional – Definitivo o Contabilizado. El formato de la impresión es estándar no es parametrizable solo se puede definir si se requiere a media página o página completa

9. Contabilización Recibos de Cajas Menores: Esta opción permite generar un informe de los documentos Tipo X (Recibos de caja menor) contabilizados en el sistema, con su respectivo documento cruce el cual está relacionado al módulo de contabilidad. Para generar este informe se debe digitar el mes o rango de meses de los cuales se desea conocer la información; una vez asignado el rango deseado el informe puede ser enviado a vista preliminar, impresión o Excel.

El ejemplo corresponde a la contabilización del gasto en un documento Tipo L y a la contabilización del reembolso de caja menor en un documento Tipo G Importante: El informe refleja el número y fecha de elaboración del recibo de caja menor al igual que la fecha el tipo y número del documento en el cual se hizo la contabilización del recibo de caja