Cartilla - Informes Cuentas Por Pagar

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Informes Cuentas por Pagar

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Presentación ¿Qué son Cuentas por Pagar? ¿Qué son Informes? ¿Qué son Informes de Cuentas por Pagar? ¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Cuentas por Pagar? ¿Cuáles son las Divisiones y Sub divisiones de los Informes que Permite Generar el Modulo de Cuentas por Pagar? 6.1 MANEJO DE PROVEEDORES 6.1.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Proveedores? 6.1.2 ¿Cuál es el Informe de Manejo de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene? 6.1.2.1 Informe de Proveedores 6.2 ESTADOS DE CUENTA 6.2.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Estados de Cuenta? 6.2.2 ¿Cuáles son los Informes de Estado de Cuenta que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.2.2.1 Consulta Estado de Cuenta 6.2.2.2 Informe Estado de Cuenta 6.3 EDADES DE PROVEEDORES 6.3.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Edades de Proveedores? 6.3.2 ¿Cuáles son los Informes de Edades de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.3.2.1 Edades a 5 Columnas 6.3.2.2 Edades a 10 Columnas 6.4 SALDOS MOROSOS 6.4.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos Morosos? 6.4.2 ¿Cuáles son los Informes de Saldos Morosos que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.4.2.1 Ordenado por Numero 6.4.2.2 Ordenado por Cuenta 6.4.2.3 Ordenado por Centro de Costo 6.4.2.4 Cuentas por Pagar Morosa 6.4.2.5 Morosa por Cuenta 6.4.2.6 Cuentas por Pagar por Ciudad 6.5 MOVIMIENTO DE PROVEEDORES 6.5.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de Proveedores? 6.5.2 ¿Cuáles son los Informes de Movimiento de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.5.2.1 Movimiento Auxiliar 6.5.2.2 Movimiento por Documento Cruce 6.6 ANALISIS PROVEEDORES 6.6.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Análisis de Proveedores? 6.6.2 ¿Cuáles son los Informes de Análisis de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.6.2.1 Análisis General 6.6.2.2 Análisis Detallado 6.6.2.3 Compras Generales 6.6.2.4 Compras Detalladas

6.7 PROYECCION DE VENCIMIENTOS 6.7.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Proyección de Vencimientos? 6.7.2 ¿Cuáles son los Informes de Proyección de Vencimientos que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.7.2.1 Proyección General 6.7.2.2 Proyección por Cuenta 6.7.2.3 Proyección por Rango 6.8 SALDOS POR DOCUMENTO 6.8.1 ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos por Documento? 6.8.2 ¿Cuáles son los Informes de Saldos por Documento que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? 6.8.2.1 Saldos Documento Pantalla 6.8.2.2 Saldos Documento Detallado 6.8.2.3 Saldos Documento Alfabético 6.8.2.4 Saldos Documento Numérico

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad de cada uno de los informes que se encuentran en el Modulo de Cuentas por Pagar, los cuales sirven para analizar el comportamiento de cada uno de los Proveedores en un periodo de tiempo determinado y son la base para la toma de decisiones

INFORMES CUENTAS POR PAGAR ¿Qué son Cuentas por Pagar? Las cuentas por pagar representan las obligaciones que el ente económico adquiere con un tercero y estas se originan por la compra de bienes y/o servicios; entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran: Proveedores

¿Qué son Informes? Los informes son documentos que describen o dan a conocer el estado o movimiento de una actividad o proceso ejecutado y sirven de apoyo para el análisis y la toma de decisiones

¿Qué son Informes de Cuentas por Pagar? Son listados que genera el programa los cuales describen y evalúan el comportamiento que ha tenido la empresa con cada uno de sus proveedores en un periodo de tiempo determinado. Estos informes son de control interno de la organización y permiten realizar un análisis de las deudas adquiridas y servir de apoyo para la toma de decisiones

¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Cuentas por Pagar? La ruta para generar los informes del Modulo de Cuentas por Pagar es: Cuentas por Pagar – Informes y Consultas y allí se despliega la ventana mostrando cada una de las opciones o divisiones en que se pueden filtrar los listados.

Importante: Dentro de cada una de las opciones presentadas, se despliega un sub menú con informes específicos

¿Cuáles son las Divisiones y Sub divisiones de los Informes que Permite Generar el Modulo de Cuentas por Pagar? Las opciones o el menú de los informes de Cuentas por Pagar son:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Manejo de Proveedores Estados de Cuenta Edades de Proveedores Saldos Morosos Movimiento Proveedores Análisis Proveedores Proyección Vencimientos Saldos por Documento

MANEJO DE PROVEEDORES ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Proveedores? La funcionalidad del informe Manejo de Proveedores es presentar un listado de todos los terceros previamente creados en el sistema y que han definido como proveedores, en el listado se discrimina de aquellos parámetros definidos en su apertura y que son de utilidad para consultas a nivel general sin ingresar a cada uno de los catálogos, se puede generar impreso o por pantalla.

¿Cuál es el Informe de Manejo de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene? El informe que se puede generar en el sistema de Manejo de Proveedores es:

A continuación se describen los datos que solicita y su presentación:

1. Informe de Proveedores: Este informe sirve para generar listados de los datos de los proveedores diligenciados en el catalogo o apertura de terceros. Se puede generar Impreso o por Pantalla

a. Impreso: Para su generación el sistema solicita un filtro a nivel de los terceros que se desean consultar si Proveedores – Fecha de Cumpleaños - Sexo y si desea o no imprimir las sucursales; permite seleccionar el orden en que se requiere visualizar el informe si alfabético o numérico

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

b. Pantalla: Para su generación el sistema solicita confirmación si se desea ver la consulta con sucursales y luego al continuar con enter discriminara cada uno de los terceros creados

ESTADOS DE CUENTA ¿Cuál es la Funcionalidad de los Estados de Cuenta? La funcionalidad de los Estados de Cuenta es presentar un reporte que muestra las deudas que tiene la empresa con cada uno de los proveedores; discriminando información como el documento, numero de cuotas o vencimientos, las fechas de vencimientos y valores por cada vencimiento

Importante: Cuando este informe trae saldos POSITIVOS se presenta por que el Proveedor posee saldos a favor o tiene inconvenientes con los cruces de documentos.

¿Cuáles son los Informes de Estado de Cuenta que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Estado de Cuenta son:

A continuación se describen los datos que solicita y la presentación de cada uno de ellos:

1. Consulta Estado de Cuenta: En esta opción se realiza una consulta de las cuentas por pagar a cada uno de los proveedores. Se puede generar con Corte Anterior y sin el a. Con Corte Anterior: Al marcar esta opción se obtendrá el estado de cuenta a un corte diferente de la fecha del trabajo del sistema. En caso de seleccionar a un corte anterior en pantalla aparecerá GENERA CORTE y el sistema pregunta si

desea generar la consulta por Documento o Fecha de Vencimiento; luego solicita la fecha (Mes - Día) del nuevo Corte y pregunta un rango de terceros y si se desean o no incluir en el informe las sucursales. b. Sin Corte: El sistema solicita el Nit del Tercero del cual se desea conocer la información

Luego de seleccionar el Proveedor, aparecerá el nombre del tercero y en cada secuencia se reflejara cada obligación que la empresa adquirió con el; indicando el Código de la Cuenta, Documento, Fecha de Elaboración y Vencimiento del mismo, Días pendientes (negativo indica que ya esta vencida) y su valor correspondiente.

Importante: Es de anotar que el sistema ordena la consulta por fechas de vencimiento tomando como inicio aquellas que tengan más días vencidas, finalmente en pie de pantalla aparecerá el total de la deuda.

2. Informe Estado de Cuenta: En esta opción se puede generar el informe en Vista Preliminar, Impreso, Excel o realizar el envió por E-mail. Permite seleccionar si se desea visualizar el informe a un corte anterior y si se requiere que la presentación sea a media página; luego permite asignar el rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, luego solicita un rango de cuentas contables. Por último se puede definir el orden en que se quiere presentar el informe, ya sea alfabético o numérico

La presentación del informe es:

Este informe genera el estado de cuenta o las deudas pendientes de pago por cada uno de los proveedores; allí se reflejan datos como Nombre - Dirección – Teléfonos – Ciudad del Proveedor, de igual forma discrimina los datos por Cada Vencimiento: como son el Tipo y Número de documento - Número de Vencimiento - Fecha de Elaboración Fecha de Vencimiento - Número de Días vencidos o por vencer - Valor - Totaliza el saldo general del proveedor y Totaliza Valor por Vencer.

Importante: 

Para realizar el envió del Estado de Cuenta a Excel, es necesario haber definido previamente un Template.

EDADES DE PROVEEDORES ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Edades de Proveedores? La funcionalidad de los informes de Edades de Proveedores es presentar por rangos o periodos previamente definidos los valores vencidos o por vencer de cada uno de los proveedores.

¿Cuáles son los Informes de Edades de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Edades de Proveedores son:

1. Edades a 5 Columnas: 2. Edades a 10 Columnas:

Importante: Al momento de ingresar a cualquiera de las dos opciones; el sistema presenta las mismas opciones de selección

Se puede realizar la selección a nivel General o Detallado

a. General: Al marcar esta opción el informe muestra el valor total de la deuda adquirida con cada Proveedor b. Detallado: Al marcar esta opción el informe presenta en forma discriminada cada una de las Compras realizadas a los Proveedores y que están pendientes de pago Como parámetros adicionales solicita el número del modelo a utilizar, el cual debe estar previamente definido por la opción de parámetros; luego permite seleccionar si se requiere o no generarlo A un corte anterior.

Importante: Generalmente NO se marca a un corte anterior esto con el fin de generar el informe a la fecha que se está consultando.

Seguido el sistema obliga a repasar los datos definidos previamente en los “Parámetros de las Edades de Proveedores”; luego solicita el rango de cuentas contables, rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, también permite asignar el rango de centros de costos y sub centros de costos. Por último permite definir el orden en que se quiere visualizar el informe, ya sea por Cuenta – Nit – Alfabético – Centro de Costos

Importante: Este es el único informe que permite seleccionar si se requiere visualizar la deuda Morosa o Total.  

Morosa: Presenta solo la deuda vencida Total: Presenta las compras vencidas y por vencer

Seleccionando Opcion General:

Seleccionando Opcion Detallado:

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

SALDOS MOROSOS ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos Morosos? La funcionalidad de los informes de Saldos Morosos es controlar, analizar y auditar la información correspondiente al manejo de las obligaciones que adquiere la empresa con los Proveedores.

¿Cuáles son los Informes de Saldos Morosos que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Saldos Morosos son:

1. Ordenado por Numero: Este informe se filtra por proveedor, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; adicional permite seleccionar el orden en que se quiere visualizar el listado si alfabético o numérico.

A continuación se debe digitar el rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, por ultimo solicitara el rango de cuentas contables

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

2. Ordenado por Cuenta: Este informe se filtra por cuenta contable, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; adicional permite seleccionar si se desea General o Detallado

a. General: Al marcar esta opción el informe se genera por cuenta contable y en cada una de ellas discrimina cada tercero con cada uno de los documentos que se encuentren en mora b. Resumido: Al marcar esta opción el informe se genera por cuenta contable y en cada una de ellas discrimina cada tercero informado el saldo en mora por cada Tipo de Documento

A continuación se debe digitar el rango de Cuentas Contables, de Centros de Costos y Sub centro de costos que se desean tener en cuenta en la generación del informe; adicional solicita confirmación si se hace corte de página por cuenta contable

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

Presentación a Nivel General:

Presentación a Nivel Resumido:

3. Ordenado por Centro de Costo: Este informe se filtra por Centro de Costos, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; a continuación se debe digitar el rango de Centros de Costos, Sub Centros y Cuentas Contables que se desean tener en cuenta en la presentación del listado Importante: Para que el informe de Saldos Morosos por centro de costo genere información, hay que tener presente que las cuentas contables deben estar marcadas por centro de costos antes de empezar a ingresar movimiento

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

4. Cuentas por Pagar Morosa: Importante: El informe de Cuentas por Pagar Morosa solo genera información si existen compras vencidas; si hay compras pendientes de pago pero no están vencidas estas no se visualizaran en este listado Este informe se filtra por proveedor, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; adicional permite seleccionar el orden en que se quiere visualizar si alfabético o numérico.

A continuación se debe digitar el rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, por ultimo solicita el rango de cuentas contables

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

5. Morosa por Cuenta: Importante: El informe Morosa por Cuenta solo genera información si existen compras vencidas; se hay compras pendientes de pago pero no están vencidas estas no se visualizaran en este listado

Este informe se filtra por cuenta contable, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; adicional permite seleccionar el rango de terceros y si se requiere con sucursales y el rango de ellas, por ultimo solicitara el rango de cuentas contables

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

6. Cuentas por Pagar por Ciudad: Este informe se filtra por las ciudades que manejan los proveedores, solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior; a continuación se debe digitar el rango de Cuentas Contables, Centros de Costos y Sub Centros de Costos, al igual que el rango de ciudades que se desean tener en cuenta en la presentación del listado

Importante: Se puede tomar un rango de ciudades o una sola ciudad

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

MOVIMIENTO DE PROVEEDORES ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Movimiento de Proveedores? La funcionalidad de los informes de Movimiento de Proveedores es presentar información sobre los movimientos que le empresa ha tenido con los proveedores indicando cada uno de los documentos.

¿Cuáles son los Informes de Movimiento de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Movimiento de Proveedores son:

1. Movimiento Auxiliar: Informe que se puede generar Impreso o por Pantalla y presenta el saldo total que la empresa adquiere con un tercero, NO hace ninguna discriminación

a. Impreso: Para su generación el sistema solicita un rango de fechas (Mes y Día); rango de terceros, centros de costo y sub centros este ultimo si la empresa los maneja, por último el rango de cuentas a tener en cuenta; permite seleccionar el orden en que se quiere visualizar el informe si alfabético o numérico

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel M b. Pantalla: Para su generación el sistema solicita un rango de fechas (Mes Inicio y Fin) yel Nit del tercero del cual se requiere consultar el movimiento que ha tenido en el rango de tiempo seleccionado

Este informe genera el movimiento que ha tenido el proveedor en el rango de meses indicado, el informe reporta el comprobante, la secuencia, la fecha del documento, la descripción del documento, si el movimiento es debito o crédito, el documento cruce y el valor.

2. Movimiento por Documento Cruce: Este informe permite identificar de manera detallada los diferentes movimientos que se le ha realizado a una Compra durante el año a través de Egresos, devoluciones en compras y notas debito.

Para su generación el sistema solicita los datos del documento del cual se desea conocer el movimiento o los diferentes documentos que lo han afectado

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

ANALISIS PROVEEDORES

¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Análisis de Proveedores? La funcionalidad de los informes de Análisis de Proveedores es presentar un desglose de las compras y abonos realizados a cada uno de los proveedores que maneja la empresa, a una fecha de corte determinada.

¿Cuáles son los Informes de Análisis de Proveedores que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Análisis de Proveedores son:

1. Análisis General: Informe que se puede generar Impreso o por Pantalla y presenta el saldo total de las compras, los abonos y el saldo pendiente con cada uno de los proveedores a una fecha de corte determinada

Importante: El sistema no discrimina los documentos que reflejan cada uno de los saldos

a. Impreso: Para su generación el sistema solicita un rango de Nit con sucursales en caso que la empresa los maneje terceros con esta característica, el rango de cuentas a tener en cuenta y un mes de corte; permite seleccionar el orden en que se quiere visualizar el informe si alfabético o numérico

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

b. Pantalla: Para su generación el sistema solicita el Nit del tercero que se quiere consultar y refleja los saldos del movimiento que ha tenido por cada uno de los meses transcurridos del año

Esta consulta discrimina en cada mes el valor de las compras, abonos y saldos pendientes de pago que tiene la empresa con el Proveedor

Importante: Al generar el informe por pantalla, este no solicita mes de corte la razón es que el sistema toma como corte el mes con el que se ingreso al programa

2. Análisis Detallado:

Este Informe presenta el saldo total de las compras, los abonos y el saldo pendiente pago que tiene la empresa con el Proveedor a un mes de corte determinado, reflejando los datos mes a mes. Presenta la fecha del último movimiento, el saldo actual, saldo por vencer y saldo vencido.

Importante: El sistema no discrimina los documentos que reflejan cada uno de los saldos

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

Para su generación el sistema solicita el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar al igual que el rango de cuentas contables y el mes de corte

3. Compras Generales: Informe que reporta el valor total de las compras que la empresa ha realizado a cada uno de los proveedores, en un periodo de tiempo determinado (Mes – Día).

Para su generación el sistema solicita el rango de fechas (Mes – Día), luego permite seleccionar los tipos de Documentos P – Compras que se sedean tener en cuenta, por ultimo solicita el rango de terceros

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

4. Compras Detalladas: Este informe permite conocer en forma detallada por cada proveedor los productos que la empresa le ha comprado y el valor de ellos en un rango de fecha determinado (Mes – Día).

Para su generación el sistema solicita el rango de fechas (Mes – Día), luego permite seleccionar los tipos de Documentos P – Compras que se sedean tener en cuenta, por ultimo solicita el rango de terceros

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

PROYECCION DE VENCIMIENTOS ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Proyección de Vencimientos? La funcionalidad de los informes de Proyección de Vencimientos es permitir conocer a una fecha futura cual sería el valor de las cuentas por pagar de un determinado periodo donde nos indica los documentos pendientes de pagar, la fecha de vencimiento, el valor de mora y el valor de la factura.

¿Cuáles son los Informes de Proyección de Vencimientos que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Proyección de Vencimientos son:

1. Proyección General: Este informe presenta por cada uno de los proveedores todas las facturas de compra que tengan vencimiento en el periodo de tiempo indicado al momento de generarlo la proyección.

Importante: Para su generación el generar sistema en solicita rango de fecha (Año - Mes – Día) y El informe se puede VistaelPreliminar, Impreso o Excel el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar

2. Proyección por Cuenta: Este informe presenta ordenado por cuenta contable cada uno de los proveedores con todas las facturas de compra que tengan vencimiento en el periodo de tiempo indicado al momento de generarlo la proyección.

Importante: El listado se ordena en forma ascendente tomando como base la fecha proyectada del vencimiento

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

Para su generación el sistema solicita el rango de fecha (Año - Mes – Día), el rango de cuentas contables y el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar

3. Proyección por Rango: Informe que presenta el valor proyectado de todas las facturas de compra en el rango de días asignado al momento de generar el listado, refleja en forma discriminada los datos de cada documento pendiente de pago

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

Para su generación el sistema solicita el rango de días (Rangos de edades de proveedores), el rango de Nit y de sucursales que se desean consultar y el rango de cuentas contables

Importante: El rango de días corresponde al rango de edades de proveedores; al seleccionar un digito negativo será lo vencido, al seleccionar un digito positivo será por vencer. Todos son datos de una proyección

SALDOS POR DOCUMENTO ¿Cuál es la Funcionalidad de los Informes de Saldos por Documento? La funcionalidad de los informes de Saldos por Documento es generar consultas o informes sobre el valor de la deuda pendiente de cancelar por cada uno de los documentos y a que proveedor corresponde

¿Cuáles son los Informes de Saldos por Documento que Genera el Sistema y que Información Contiene Cada Uno? Los informes que se pueden generar en el sistema de Saldos por Documento son:

1. Saldo Documento Pantalla: Consulta que presenta los datos específicos de cada uno de los documentos que se desean verificar; el sistema solicita confirmación si se desea generar a un corte anterior y luego el Tipo – Numero de Tipo y Numero del documento sobre el cual se desea conocer su información.

En esta consulta se visualizar el Nit y Nombre del proveedor, al igual que la cuenta contable afectada, la fecha de elaboración, la fecha de cada uno de sus vencimientos y el valor de cada uno de ellos

2. Saldo Documento Detallado: Informe que presenta los datos específicos de cada documento que se encuentran en mora por cada uno de los proveedores que maneja la empresa; para su presentación el sistema solicita confirmación si se genera a un corte anterior, el rango de facturas y de terceros que se desean tener en cuenta en el listado

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

3. Saldo Documento Alfabético: Informe que presenta en orden Alfabético los proveedores con los datos específicos de cada documento de los que se encuentren en mora; para su presentación el sistema pregunta si se desea generar a un corte anterior, el rango de facturas y de terceros que se desean tener en cuenta en el listado

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel

4. Saldo Documento Numérico: Informe que presenta en orden Numérico los proveedores con los datos específicos de cada documento de los que se encuentren en mora; para su presentación el sistema pregunta si se desea generar a un corte anterior, el rango de facturas y de terceros que se desean tener en cuenta en el listado

Importante: El informe se puede generar en Vista Preliminar, Impreso o Excel