Cartilla - Entrada de Comprobantes

SIIGO WINDOWS

Entrada de Comprobantes

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3 2. ¿Qué es Entrada de Comprobantes? 3. ¿Cuál es la Ruta para Ingresar a la opción Entrada de Comprobantes? 4. ¿Qué funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes? 4.1 Graba 4.2 Consulta 4.3 Anula 4.4 Borra 4.5 Modifica 5. Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se repasa o modifica un comprobante

Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara la opción del menú entrada de comprobantes que se encuentra en el Modulo de Contabilidad, se explica su funcionalidad y efectos en el software.

ENTRADA DE COMPROBANTES ¿Qué es Entrada de Comprobantes? Entrada de comprobantes es una opción del menú que permite realizar algunos procesos sobre los documentos contables

¿Cuál es la Ruta Comprobantes?

para

Ingresar

a

la

opción

Entrada

de

La ruta para ingresar a esta opción de menú es: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes

¿Qué funcionalidad cumple la Entrada de Comprobantes? Entrada de comprobantes es una opción del menú para realizar algunos procesos en los documentos contables como son: a. Grabarlos b. Consultarlos c. Anularlos d. Borrarlos e. Modificarlos Importante: En esta opción solo se deben contabilizar documentos contables en caso de no tener el modulo de documentos o cuando se ingresan saldos iníciales

A continuación se explicaran cada uno de los procesos antes enunciados:

a. Grabar Comprobantes Para grabar documentos se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y seleccionar los campos requeridos por el sistema

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Tipo y Numero de Tipo: Se puede seleccionar cualquier tipo de documento contable previamente definido en el sistema Numero de Documento: Al dar enter el sistema lo trae en forma automática validando el numero que esta parametrizado en la definición de documentos Vendedor: Campo informativo Fecha: El sistema toma con la que se ingreso al sistema pero esta puede ser modificada Los campos transaccionales (Cuenta – Centro de Costo – Sub centro de Costo – Nit – Sucursal – Descripción – Debito/Crédito – Valor): Todos estos datos deben ser asignados por el usuario ítem por ítem y algunos de estos datos se habilitan dependiendo de las marcaciones realizadas en las cuentas contables

Teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), toda valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida

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Luego se procede a grabar el comprobante con la tecla de Función F1 o el icono

b. Consulta, Anula y Borra Comprobantes Para realizar cualquiera de los procesos se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y llamara el Tipo, Numero del Tipo de Documento y Numero del Documento

En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.   

IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el. ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente. BORRA: Esta opción se utiliza para reversar el comprobante en su totalidad y liberar el número del documento para ser utilizado posteriormente.

c. Modificar Comprobantes: Importante: Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se debe llamar inmediatamente el comprobante sin salir de la opción del menú Entrada de comprobantes o digitar un número incorrecto ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado.

Para modificar un documento bien sea en la descripción, el centro de costo, la cuenta contable, entre otros; se debe: 

Ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes)

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Se habilita la pantalla en la parte inferior y se debe dar clic en la pestaña BORRA, el sistema solicita confirmación del proceso

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Y luego presenta el avance del borrado de cada una de las secuencias

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Inmediatamente se debe llamar nuevamente el Tipo y Numero del Tipo de documento, al igual que el numero de documento y se habilita la siguiente pantalla

Allí se habilitan las siguientes opciones: 

REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem (uno a uno).

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UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.

Importante: En algunos casos estas opciones no se habilitan; esto se debe a que en el registro de control está marcada la opción de “Maneja Reservas”

En este caso se cambio el subcentro de costo de 6 por el subcentro de costo 1 y la descripción de los primeros ítems de Parqueaderos a Servicio General

Importante: Si se modifican los valores de un documento, se debe tener en cuenta modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que el documento continua cuadrado.

Aspectos y Recomendaciones a Tener en cuenta cuando se repasa o modifica un comprobante 1. Al repasar o asignar cuentas contables que este amarradas a las tablas de inventario, el sistema solicita el código del producto.

2. En el momento de repasar o asignar cuentas contables que estén amarradas a las tablas de activos fijos, el sistema pide el código del activo fijo.

3. Al asignar o repasar cuentas contables que estén detalladas por cobrar o por pagar, el sistema confirma: a.

La forma de pago de la cuenta contable:

b. Datos del documento cruce: ( Tipo De documento – Numero del Tipo de Documento – Numero del Documento – Numero de Vencimiento)

4. Cuando se asigna o repasan cuentas contables asociadas a conceptos de nomina el sistema: a. Genera un mensaje aclarativo informando que generara el registro en los acumulados de nomina

b. Solicita un concepto de nomina el cual debe estar asociado a la cuenta contable digitada y previamente creados estos parámetros en el modulo