CARTILLA - DEFINICION DE DOCUMENTOS.pdf

SIIGO WINDOWS

Definición de Documentos

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación ……………………………………………………………………………………………………… 3 2. Definición de Documentos………………………………………………………………………………... 4

Presentación Se explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar en el momento de definir los documentos, esta información se debe crear en cada una de las empresas que se tengan instaladas de acuerdo a las necesidades del usuario.

DEFINICION DE DOCUMENTOS ¿Qué son Documentos? Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa lo exijan. Los documentos extracontables son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios tipos de informes de estos documentos.

¿Cuál es el objetivo de manejar la información por Documentos? EL objetivo es organizar la información contable de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. De igual forma el objetivo de los documentos extracontables es tener un control sobre las solicitudes de entradas y salidas de mercancía, para estos el sistema permite generar una variedad de informes

¿Cuál es la ruta para definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos

Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el tipo de documento que se está trabajando y su correspondiente nombre. SIIGO cuenta con veintitrés (23) tipos de documentos entre contables y extracontables

¿Qué funcionalidad tienen cada unos de los documentos? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: A – Ajustes x Inf: Permite contabilizar los ajustes por inflación y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera. B – Orden de producción: Documento utilizado en el modulo de Producción, para realizar la apertura de ordenes de producción. C – Nota Crédito: Registra las notas crédito bancarias y las devoluciones de factura de venta cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas de forma manual. D – Nota Debito: Registra las notas debito bancarias y las devoluciones de factura de compra cuando no se realizan dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas de forma manual. E – Nota de Entrada: Permite hacer el ingreso de mercancía a las bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.

F – Factura de Venta: Documento contable que permite registrar la venta de productos y/o servicios. G – Comprobante de Egreso: Permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. H – Nota de Salida: Permite dar salida al inventario cuando se presente por cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc. J – Nota de devolución: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable. K – Minutas: Documento únicamente utilizado en el modulo de Producción. Permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción. L – Otros: Permite registrar contablemente los demás conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iníciales, etc. N – Nota interna: Contabiliza las notas internas de contabilidad. O – Nota de producción: Permite registrar la transformación de materia prima a producto terminado. P – Registro de compras: Documento contable que permite registrar las compras de inventarios, servicios y activos fijos o propiedad, planta y equipo. R – Recibo de caja: Contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. S – Nota de Remisión: Registra la salida al inventario y posteriormente va a ser facturada. T – Nota de Traslado: Permite mover mercancía de una bodega a otra. V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa. Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de productos y/o servicios hacia los proveedores. Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes de productos y/o servicios hechas por los clientes. I – Requisición: Documento extracontable aplica únicamente para el Modulo de Activos Fijos, permite realizar la solicitud de un activo fijo al departamento de compras.

M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento extracontable únicamente para el Modulo de Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores U- Devolución de Compras: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable.

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir documentos? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables, extracontables, administrativos, etc.

Importante: Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:      

Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria

Se tomarán como ejemplo los documentos principales la Factura de Venta (F) y el Registro de Compras (P) y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen.

Factura de venta: Se utiliza para registrar contablemente los valores y las cantidades (cuando aplique) del producto o servicio vendido, afectando la correspondiente carga tributaria. Los campos que se deben diligenciar son:

  



Comprobante: Se pueden definir hasta 999, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción: Es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial: Número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

Documento Inactivo: Esta opción permite inhabilitar el documentos, para no ser visualizado al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad.



Desea Modificar Descripción de las Secuencias: Permitir en el momento de elaboración del documento modificar las descripción.



Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco y al momento de grabar el documento solicitara el numero para guardar Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág.Comp./Minerva (S/N/M): La impresión generada es estándar, seleccione S si se quiere página completa, N si desea en media página ó M si desea en forma minerva de comercialización genérica, en este último caso se habilitara la siguiente pantalla:

 

 

Número de Copias: Número de veces que se requiera la impresión de un documento. Título: Nombre del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.





  



Leyenda: Marcar la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se asemeja…” Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza el formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento. Actualiza e Imprima: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario: Marcar la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras: Seleccionar la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario).

Importante: Si la Factura cruza con un documento contable en este caso la Nota de Remisión (S) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema descarga el inventario dos veces, una con la Nota de Remisión y otra con la Factura de Venta.

  

-

Número de Vencimientos: Si la empresa genera facturación a plazos se debe asignar el número de plazos máximos que es posible utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos. Desc. en Producto: Seleccionar la casilla si en el proceso de facturación se realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta. Reg. Común: Campo Informativo

Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen.

Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilita este campo



Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la factura de venta (Pedido – Cotización – Remisión) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior.

Importante: Los documentos Orden de Pedido y Cotización son documentos extracontables, la Remisión es un documento contable

Estos cruces pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, como por ejemplo a. b. c. d. e. f. g. 

Pedido  Cotización  Remisión  Factura de Venta Pedido  Cotización  Factura de Venta Pedido  Remisión  Factura de Venta Pedido  Factura de Venta Cotización  Remisión  Factura de Venta Cotización  Factura de Venta Remisión  Factura de Venta Obliga Cruce: Se habilita solo si en el campo anterior se marco cruce y hace obligatorio el cruce

Importante: Al momento de la Factura de Venta, cruzar con la Nota de Remisión es indispensable marcar que Obliga Cruce, de lo contrario las Facturas que no tengan documento cruce los productos no descargaran el inventario ni será posible asignar un costo de ventas.



Permite utilizar Nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO SI se definió algún cruce y funciona para que al momento de cruzar la factura con remisión habilite la opción de cruzar remisiones con Nit que maneja sucursal y facturarlas a otra sucursal



La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.



Consolida Productos de Remisión/Pedido en la impresión: Esta opción se habilita solo se marco cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta casilla el sistema en la impresión del documento mostrara sumadas las unidades de un mismo código de producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen en la factura de venta.



Cuenta ICA: Anticipo: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 1355180000. Este casilla se habilitara si en el registro de control de marco la opción de Reforma Tributaria Municipal Cuenta ICA: Retenido: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC





comercial, la cuenta sugerida es 2368050000. Este casilla se habilitara si en el registro de control de marco la opción de Reforma Tributaria Municipal Cuenta Retención IVA: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es 1355170000.

Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje aclarativo:



Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. a. En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento. b. En la columna de cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado.

Importante: Si en el registro de control se marco la opción de IVA Diferencial el sistema toma la cuenta de IVA definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios y no la de la definición del documento. OTROS DATOS DE LA FACTURA:







 

Imp. Stand/Dsc.x ítem/dsc.Unitario (S/D/U): Hace referencia a la forma como muestra impreso los descuentos en el formato Estándar, solo si está definido descuento en producto. Imp. Stand: En la impresión coloca el valor neto únicamente, Dsc.x ítem: En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura, dsc.Unitario: Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado. Numero de Autorización DIAN: Corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que sea impreso como requisito legal de la factura. Numeración Autorizada: Se debe digitar en el siguiente orden: a. Primer casilla el prefijo de la factura b. Segunda casilla la numeración desde o inicial c. Tercera casilla la numeración hasta o final. Fecha Autorización: Fecha en la cual fue autorizada su facturación. Recalcula IVA en el Total: Se marca si en el proceso de facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA.

Importante: En caso de manejar IVA diferencial esta opción no debe marcarse



Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos), su funcionalidad es cuando se manejan documentos cruce porque en la factura el sistema llama los datos registrados en el documento anterior.



No solicita confirmación de Impresora por Previos: Se marca esta opción para que el sistema realice la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprimirá todos los documentos enviados.

Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.





Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.



Mensaje Fijo: Se puede digitar un mensaje y siempre se visualizara al momento de la impresión.

Registro De Compra Los campos a parametrizar son básicamente los mismos que en la factura de venta, salvo algunas variantes.  

No se habilitan los campos Desc. En Producto y Reg. Común Cambian los Tipos de Documentos Cruce:

Cruce O. Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N): Asignar la letra de acuerdo al tipo de documento que se quiere hacer antes del registro de compra (Orden de Compra – Nota de Entrada). Este cruce le permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior.

Importante: El documento Orden de Compra es extracontable, la Nota de Entrada es un documento contable

Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía: a. b. c. d.

Orden Compra  Nota de Entrada  Registro de Compra Orden Compra  Registro de Compra Nota de Entrada  Registro de Compra Registro de Compra



Obliga Cruce: Se habilita solo si en el campo anterior se marco cruce y hace obligatorio el cruce

Importante: Al momento del Registro de Compra cruzar con la Nota de Entrada es indispensable marcar que Obliga Cruce, de lo contrario las Compras que no tengan documento cruce los productos no actualizaran el inventario.



 

Cta. Retención Dscto 3 (S/N): Asignar (S) si se desea hacer la contabilización de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra. Cabe anotar que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de compra. Imp. Certificado: Seleccionar la casilla si se requiere que una vez realizada una contabilización genere el certificado de retención de ese documento. IVA a Rég. Simplif: Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 2408??0000.

 



ICA Rete: Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 2368??0000. Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 2367??0000.

Registra secuencias en donde incluye impuestos como mayor valor de la compra: Cuando se causan compras de consumo, no se conoce el valor exacto de IVA de cada uno de los productos que se adquieren. Además de esto ese valor de IVA debe ser un mayor valor de la compra, pero no debe afectar los demás impuestos. Actualmente el sistema permite causar el IVA como mayor valor de la compra, pero necesariamente se debe conocer el valor del IVA para indicarlo como mayor valor en cada secuencia. Es por esto que se planteó esta mejora funcional en el sistema, para brindarle la posibilidad para el cliente de distribuir proporcionalmente ese valor de IVA

OBSERVACIONES ADICIONALES 1. En el Documento Orden de Producción (B), se habilitan dos campos nuevos:





Imprime columna costo: Su efecto es en el momento de la impresión del documento genera una columna con el valor del costo presupuestado, frente a cada actividad y cada producto de materias primas, en el caso negativo solo sale cantidad Hace parte de la Distribución de Costos: Si se desea o no incluir este documento en el proceso de distribución

2. En los documentos Nota Crédito (C), Nota de Devolución (J) se habilita un nuevo campo:



Solicita Motivo de devolución: Se marca si se requiere que en el momento de elaboración del documento el sistema solicite esta información y luego poder generar informes por el modulo de ventas de los motivos de devolución por documento

3. En el Documento Nota de Entrada (E) y Nota de Remisión (S) se habilita un nuevo campo:



Muestra Valores: Afecta para que en el momento de la impresión muestre los valores

4. En el Documento Egreso (G) se habilita un nuevo campo:



Cuenta Banco: Se asignara el código de la cuenta contable que va enlazada a ese banco, para llevar el control de los cheques si la cuenta de marco de banco

5. En los documentos Otros (L), Notas Internas (N) se habilita un nuevo campo:



Solicita marca para Base Gravable: Si se marca esta opción al momento de elaborar el documento y llamar la cuenta contable con su correspondiente valor el sistema genera una pantalla confirmando si hace base para el cálculo de IVA

6. En el documento Orden de Producción el sistema habilita un nuevo campo:



Doc. De Ensamble/Desensamble: Esta opción aplica para manejo de requerimientos de materia prima cual de los dos procesos se quiera realizar, de igual forma cuando se tiene el modulo de Producción, también se habilita la opción P, en este caso será para realizar las contabilizaciones de los movimientos que va a cargar las materias primas que requieren en cada orden de producción

7. En el Documento Recibo de Caja (R) se habilitan nuevos campos:

  

Cuenta Caja. Digitar el código contable de la caja en la cual se debe registrar el ingreso. Este código es posible modificarlo en la elaboración del recibo de caja. Cuenta Interés Mora. Asigne el Código contable de la cuenta donde se grabaran los valores por concepto de interés por mora. Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no se ha entregado la mercancía Importante: La Factura de Venta (F) y la Nota De Devolución (J), deben tener los mismos parámetros establecidos al igual que la Orden de Compra (P) y la Devolución de Compras (U); esto con el fin que al realizar las correspondientes devolución se afecten todas las cuentas utilizadas en el documento inicial.

Importante: Se sugiere a los usuarios NO REINICIAR EL CONSECUTIVO DE LOS DOCUMENTOA CADA AÑO ESTO CON EL FIN DE EVITAR INCONSISTENCIAS EN EL CRUCE DE DOCUMENTOS ya que el sistema trabaja un único consecutivo. Esto Aplica para todos los documentos en SIIGO.