Cartilla - Definicion de Documentos

SIIGO Pyme Plus

Definición de Documentos

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5.

Presentación ¿Qué son Documentos? ¿Cuál es la ruta para definir Documentos? ¿Qué funcionalidad tienen cada unos de los documentos? ¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir documentos? 5.1 Campos Genéricos 5.2 Campos Específicos a. Orden de Producción (Tipo B) b. Nota Crédito (Tipo C) y Nota de Devolucion (Tipo J) c. Nota de Entrada (Tipo E) d. Factura de Venta (Tipo F) e. Egreso (Tipo G) f. Nota de Salida (Tipo H) g. Otros (Tipo L) y Nota Interna (Tipo N) h. Nota de Producción (Tipo O) i. Compra (Tipo P) j. Recibo de Caja (Tipo R) k. Nota de Remisión (Tipo S) l. Nota de Traslado (Tipo T) m. Orden de Pedido (Tipo Z) n. Orden de Compra de Activos Fijos (Tipo M) 6. Recomendaciones Generales al Definir Documentos

Presentación Este documento explica de una manera sencilla los parámetros a diligenciar al momento de definir los documentos, esta información se debe crear en cada una de las empresas que se tengan instaladas de acuerdo a las necesidades del usuario.

DEFINICION DE DOCUMENTOS ¿Qué son Documentos? Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se pueden imprimir las veces que se requieran dependiendo de las necesidades de la empresa. Los documentos extracontables son los soportes que permiten registrar solicitudes, no afectan la contabilidad y se pueden generar varios informes de estos documentos.

¿Cuál es la ruta para definir Documentos? La ruta para definir documentos es: Contabilidad –Parámetros de Documentos – Definición de Documentos

Allí el sistema despliega una ventana con todos los documentos que maneja SIIGO, cada uno de ellos identificado con una letra que indica el Tipo de documento y su correspondiente nombre. SIIGO cuenta con veintitrés (23) tipos de documentos entre contables y extracontables

¿Qué funcionalidad tienen cada uno de los documentos? La funcionalidad de cada tipo de documento se explica a continuación: •

A – Ajustes x Inf: Permite contabilizar los ajustes por inflación y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando la empresa maneja moneda extranjera.

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B – Orden de Producción: Documento utilizado en el módulo de Producción, para realizar la apertura de órdenes de producción.

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C – Nota Crédito: Registra las notas crédito bancarias y las devoluciones de factura de venta cuando se realizan en diferente periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas contables de forma manual.

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D – Nota Debito: Registra las notas debito bancarias y las devoluciones de factura de compra cuando se realizan en diferente periodo contable con el fin de afectar cada una de las cuentas de forma manual.

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E – Nota de Entrada: Permite hacer el ingreso de mercancía a las bodegas cuando se maneja el cruce de documentos con la factura de compra.

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F – Factura de Venta: Documento contable que permite registrar la venta de productos y/o servicios; afectando la correspondiente carga tributaria, ventas y costos; dependiendo el cruce de documentos que maneje la empresa, también puede descargar los inventarios.

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G – Comprobante de Egreso: Permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.

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H – Nota de Salida: Permite dar salida de los producto en el inventario cuando esta se presente por cualquier situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.

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J – Nota de Devolución: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de venta dentro del mismo periodo contable.

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K – Minutas: Documento únicamente utilizado en el modulo de Producción. Permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción.

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L – Otros: Permite registrar contablemente los demás conceptos que no aparecen en este listado de documentos. Ejemplo: Consignaciones, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iníciales, etc.

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N – Nota Interna: Contabiliza las notas internas de contabilidad.

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O – Nota de Producción: Permite registrar la transformación de materia prima a producto terminado.

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P – Registro de Compras: Documento contable que permite registrar las compras de inventarios, servicios y activos fijos o propiedad, planta y equipo; afectando la correspondiente carga tributaria y compras; para el caso de los productos dependiendo del cruce de documentos que maneje la empresa, también puede cargar los inventarios

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R – Recibo de Caja: Contabiliza el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes.

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S – Nota de Remisión: Registra la salida al inventario que posteriormente va a ser cruzada con la factura de venta.

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T – Nota de Traslado: Permite mover mercancía de una bodega a otra.

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V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos y/o servicios de la empresa.

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Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer la solicitud de productos y/o servicios a los proveedores.

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Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite ingresar al sistema las solicitudes de productos y/o servicios realizadas por los clientes.

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I – Requisición: Documento extracontable; aplica únicamente para el Modulo de Activos Fijos permitiendo realizar la solicitud interna de un activo fijo al departamento de compras o responsable de la adquisición del bien.

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M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento extracontable únicamente aplica para el Modulo de Activos Fijos, que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores

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U- Devolución de Compras: Permite contabilizar las devoluciones de mercancías registradas en la factura de compra dentro del mismo periodo contable.

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de definir documentos? La definición de documentos consiste en el establecimiento de los parámetros bajo los cuales se utilizarán cada uno de los documentos que requiere una empresa para sus registros contables, extracontables, administrativos, etc. Importante: Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: • Tipos de documento • Numeración • Formas de impresión • Cruces de documentos • Documentos Contables y Extracontables • Clasificación tributaria

En todos los documentos existen campos genéricos que aplican de la misma forma para todos los tipos de documentos, pero también existen otros campos que son específicos para cada documento.

a. Campos Genéricos: Estos son campos que aplican o tienen la misma funcionalidad en todos los Tipos de Documentos, estos son:

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Tipo: Se debe seleccionar la letra que identifique el documento que se requiere definir

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Comprobante: Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

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Descripción: Corresponde a una abreviatura que identifique la funcionalidad o el proceso al que aplicara ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

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Numeración Inicial: Digitar el número desde el cual se requiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

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Documento Activo: Esta opción permite inhabilitar el documentos, para no ser visualizado al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad.

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Desea Modificar Descripciones de las Secuencias: Permite en el momento de elaborar un documento modificar las descripciones de cada registro.

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Nro. Automática: Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario dejar en blanco.

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Número de Ítems: Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

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Pág.Comp./Minerva (S/N/M): Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica; en este último caso se habilitara una pantalla con la referencia de los formatos minerva existentes para el tipo de documento que se está definiendo

Solo si se definió Formato Minerva, después de seleccionar la referencia a utilizar del documento se habilitara el campo Imprime datos Encabezado; el cual permite al momento de generar la impresión del documento visualizar en la parte superior del documento los datos de la empresa como: Nombre, Nit, Dirección y Teléfono.

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Número de Copias: Asignar el número de copias que desea se generen en la impresión del documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que está utilizando para este proceso.

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Título: Digitar el título del comprobante que se está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión en formato estándar.

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Leyenda: Asignar la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos como: Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se asemeja en todos sus efectos legales a…”

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Usa Generador: Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO se realizara en formato estándar, sino que la empresa ya tiene unos formatos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento.

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Actualiza e Imprime: Seleccionar la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

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Multiusuario: Seleccionar la casilla si el documento será utilizado en más de una terminal al mismo tiempo.

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Redondea Cifras: Seleccionar la casilla si se requiere que en los registros se aproxime al peso.

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No solicita confirmación de Impresora por Previos: Se marca esta opción para que el sistema realice la impresión de estos documentos por la opción Impresión de documentos previos y al enviar más de una copia el sistema solicite la confirmación de la impresora una sola vez y con esta imprima el rango de todos los documentos enviados.

Importante: Esta funcionalidad aplica en la impresión de los documentos en formato estándar o con generador de documentos.

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Utiliza Cantidades de Producto con dos Decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

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Utiliza Precio Unitario con dos Decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

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Número de Líneas por Pagina y Maneja Pasan y Vienen: Solo se habilitan estas opciones si se marcó la opción de usa generador de documentos

b. Campos Específicos Los siguientes campos que se habilitan solamente para uno o algunos documentos, dependiendo de su objetivo o finalidad, los documentos que tienen campos específicos son:

1. Orden de Producción (Tipo B):

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Imprime Columna Costo: Su efecto es en el momento de la impresión del documento genera una columna con el valor del costo presupuestado, frente a cada actividad y a cada producto de materias primas, en el caso que el valor sea negativo solo aparecerá la cantidad

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Hace parte de la Distribución de Costos: Si se desea o no incluir este documento en el proceso de distribución

2. Nota Crédito (Tipo C) y Nota de Devolucion (Tipo J):

Importante: La Nota de Devolucion (Tipo J) debe tener definidos los mismos datos que la Factura de Venta, para poder realizar la correcta contabilización

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Solicita Motivo de devolución: Se marca si se requiere que en el momento de elaboración del documento el sistema solicite esta información y luego poder generar informes por el módulo de ventas de los motivos de devolución por documento

3. Nota de Entrada (Tipo E):

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Cruce con Ord.Compra/No cruza: Marcar esta opción cuando se han elaborado documentos anteriores con los cuales se cruzara la entrada. Importante: Los documentos que se pueden elaborar con anterioridad a la Nota de Entrada son documentos extracontables.

Los cruces que puede utilizar la Nota de Entrada pueden ser los siguientes: DOCUMENTO Orden de Compra Nota de Entada (SIN CRUCE) •

DOCUMENTO Nota de Entrada

Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la Nota de Entrada se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce. Importante: En caso de tener marcado documento cruce sin ser obligatorio no tendrá incidencia en los saldos de inventarios por que los documentos a utilizar son extracontables; pero si se ve reflejado en los informes de estos documentos.

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Cruce fac.Compra/No cruza (C/N): Hacia adelante la Nota de Entrada solo cruzara con la compra. Importante: Se recomienda siempre que se use este cruce la Nota de Entrada debe tener marcar esta opción, porque la entrada afecta cantidades en el inventario y la compra valores en formas de pago, impuestos, entre otros.

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Muestra Valores: Afecta para que en el momento de la impresión muestre los valores

4. Factura de Venta (Tipo F):

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Utiliza nombre de Copia en la Impresión de la Factura con Template: Esta opción solo es funcional cuando la impresión de la factura se realizara por medio de Template y se requiere imprimir el documento en un original y una o varias copias

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Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la factura de venta es el único documento que se utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue el inventario). Importante: Si la Factura cruza con un documento contable en este caso la Nota de Remisión (S) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema descarga el inventario dos veces, una con la Nota de Remisión y otra con la Factura de Venta.

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Número de Vencimientos: Si la empresa genera facturación a plazos se debe asignar el número de plazos máximos que es posible utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

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Desc. en Producto: Seleccionar la casilla si en el proceso de facturación se realizan descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.

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Reg. Común: Campo Informativo

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Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilita este campo

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Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que es necesario hacer antes de la Factura de Venta (Pedido – Cotización – Remisión) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior. Importante: Los documentos Orden de Pedido y Cotización son documentos extracontables, la Nota de Remisión es un documento contable

Estos cruces pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, como por ejemplo TIPO DE DOCUMENTO Orden de Pedido  Orden de Pedido  Orden de Pedido  Orden de Pedido  Cotización  Cotización  Remisión  Factura de Venta

TIPO DE DOCUMENTO Cotización  Cotización  Remisión  Factura de Venta  Remisión  Factura de Venta  Factura de Venta 

TIPO DE DOCUMENTO Remisión  Factura de Venta  Factura de Venta  Factura de Venta 

TIPO DE DOCUMENTO Factura de Venta

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Permite utilizar Nit con diferente sucursal: Esta opción se habilita SOLO SI se definió algún cruce y funciona para que al momento de cruzar la factura con remisión se habilite la opción de cruzar remisiones con Nit que maneja sucursal y facturarlas a otra sucursal

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La factura será cruzada por la Remisión: Al seleccionar esta opción se podrán cruzar varias remisiones con una sola factura y viceversa.

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Obliga Cruce: Se habilita solo si se marco cruce con algún documento y su funcionalidad hace que al momento de elaborar la Factura de Venta solicite en forma obligatoria el documento a cruzar Importante: Cuando la Factura de Venta cruza con la Nota de Remisión es indispensable marcar la opción de Obliga Cruce, de lo contrario los productos registrados en las Facturas de venta no descargaran el inventario ni será posible asignarles un costo de ventas

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Consolida Productos de Remisión/Pedido en la impresión: Esta opción se habilita solo si se marcó cruce con Remisión o Pedido, al marcar esta casilla el sistema en la impresión del documento mostrara la suma de las unidades de un mismo código de producto que se repitan en varias remisiones o pedidos que crucen en la factura de venta.

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Cuenta ICA: Anticipo: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial la cuenta sugerida es 1355180000. Este casilla se habilitara si en el registro de control de marco la opción de Reforma Tributaria Municipal

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Cuenta ICA: Retenido: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es 2368050000. Este casilla se habilitara si en el registro de control de marco la opción de Reforma Tributaria Municipal

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Cuenta Retención IVA: Cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta sugerida es 1355170000. Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje aclarativo:

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Esta Factura será Utilizada como Documento Electrónico y Cruza con Aviso de Recibo: Esta ventana se habilitara solo si en el registro de control se marcó la opción de manejo de opciones EDI y permite definir si la Factura que se está parametrizando contabiliza la Facturación Electrónica

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Cuenta Tarifa Diferencial Reteiva: Cuenta Contable contabilizara la retención del impuesto de IVA en ventas

en

la

cual

se

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Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. 

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que le practiquen, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento.



En la columna de cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Generado. Importante: Si en el registro de control se marco la opción de IVA Diferencial el sistema toma la cuenta de IVA definida en la apertura de las líneas y gruposDATOS de inventarios y no la de la definición del documento, pero de OTROS DE LA FACTURA: igual forma se deberá asociar.

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Imp. Stand/Dsc.x ítem/dsc.Unitario (S/D/U): Hace referencia a la forma como muestra impreso los descuentos en el formato Estándar, solo si está definido descuento en producto.   

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Imp. Stand: En la impresión coloca el valor neto únicamente Dsc.x ítem: En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura, Dsc.Unitario: Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado.

Numero de Autorización DIAN: Corresponde al número de autorización para la facturación expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para que sea impreso como requisito legal de la factura.

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Numeración Autorizada: Se debe digitar en el siguiente orden:   

Primer casilla el prefijo de la factura Segunda casilla la numeración desde o inicial Tercera casilla la numeración hasta o final.

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Fecha Autorización: Fecha en la cual fue autorizada su facturación.

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Recalcula IVA en el Total: Se marca si en el proceso de facturación se requiere asignar manualmente el valor del IVA. Importante: En caso de manejar IVA diferencial esta opción no debe marcarse

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Cambia nombre del Tercero. Seleccionar la casilla, si en el momento de facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos), su funcionalidad es cuando se manejan documentos cruce porque en la factura el sistema llama los datos registrados en el documento anterior.

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Mensaje Fijo: Se puede digitar un mensaje y siempre se visualizara al momento de la impresión.

5. Egreso (Tipo G):

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Cuenta Banco: Digitar el código contable de la cuenta de bancos que va asignada al banco que se está creando y de la cual se van a realizar los giros; permite tener un control del consecutivo de los cheques si la cuenta se marco como cuenta de bancos.

6. Nota de Salida (Tipo H):

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Cruza con Pedido/ No cruza (C/N): La nota de salida permite cruzar con el pedido, crece que traerá la información y datos digitados en el pedido

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Obliga Cruce: Se habilita solo si se marcó cruce y su funcionalidad hace que al momento de elaborar la Nota de Salida solicite en forma obligatoria el pedido a cruzar

7. Otros (Tipo L) y Nota Interna (Tipo N):

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Solicita marca para Base Gravable: Si se marca esta opción al momento de elaborar el documento y llamar la cuenta contable con su correspondiente valor el sistema genera una pantalla confirmando si ese valor hace base para el cálculo de IVA

8. Nota de Producción (Tipo O):

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Doc. De Ensamble/Desensamble/Producción: Esta opción aplica para manejo de requerimientos de materia prima definir en cual de los dos procesos se quiera realizar, también se habilita la opción P cuando se tiene el modulo de Producción, en este caso se realizaran las contabilizaciones de los movimientos que va a cargar las materias primas que se requieren en cada orden de producción

9. Compra (Tipo P):

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Número de Vencimientos: Si la empresa realiza compras a créditos, se debe fijar el número de cuotas máximas que es posible utilizar en el proceso de compras. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

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Cruza o.Cmpra/n.Ent/No Cruza/o.Activos (C/E/N/M): Se digita la letra de acuerdo al tipo de documento que según las necesidades del usuario se realice antes de la compra (O. de Compra – Nota de Entrada – Orden de Compra Activos Fijos) o también puede no cruzar. Este cruce permite traer la información que se ha capturado en el documento anterior. Importante: Los documentos Orden de Compra (Tipo Y) y Orden Compra (Tipo M) son documentos extracontables, la Nota de Entrada es un documento contable

Estos cruces de documentos son implementados según los procesos y necesidades de cada compañía, estos pueden ser en el siguiente orden: TIPO DE DOCUMENTO   Nota de Entrada  Orden de Compra (M)  Orden de Compra (Y) Orden de Compra (Y)

Compra

TIPO DE DOCUMENTO Nota de Entrada  Compra Compra Compra

TIPO DE DOCUMENTO Compra

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Obliga Cruce: Se habilita solo si se marcó cruce con algún documento y su funcionalidad hace que al momento de elaborar la Compra solicite en forma obligatoria el documento a cruzar Importante: Cuando la Compra cruza con la Nota de Entrada; es indispensable marcar la opción de Obliga Cruce, de lo contrario los productos contabilizados en las compras NO ingresaran al inventario ni será posible asignar un costo de ventas.

•

Actualiza Inventario: Seleccionar la casilla si la compra es el único documento que se utiliza en el proceso de compras (esto para que una vez realice el documento cargue las unidades al inventario). Importante: Si la compra cruza con un documento contable en este caso la Nota de Entrada (E) no se debe marcar esta casilla, de hacerlo el sistema cargara el inventario dos veces, una con la Nota de Entrada y otra con la compra.

•

Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que se practique. Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.

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Imp. Certif: Marcar la opción si se requiere que una vez realizada una contabilización genere el certificado de retención de ese documento.

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IVA a Reg. Simplif. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.

•

ICA Retenido. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368??0000.

•

Cta. Retención IVA. Digitar la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367??0000.

Importante: Al seleccionar cada una de las cuentas contables en los anteriores campos, el sistema genera el siguiente mensaje informativo:

•

Cargos y Descuentos: Dentro de la estructura de los documentos se pueden definir tres cargos y tres descuentos. 

En la columna de descuentos se pueden definir tres cuentas contables incluyendo la de retención en la fuente que se practique, este descuento va obligatoriamente en la tercera casilla de descuento.



10.

En la columna de cargos se pueden definir tres cuentas contables como mayor valor de la compra como son: fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable.

Recibo de Caja (Tipo R):

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Cuenta Caja. Digitar el código contable de la caja en la cual se debe registrar el ingreso. Este código es posible modificarlo en la elaboración del recibo de caja.

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Cuenta Interés Mora. Asignar el Código contable de la cuenta donde se grabaran los valores por concepto de interés por mora.

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Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no se ha entregado la mercancía

11.

Nota de Remisión (Tipo S):

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Muestra Valores: Afecta para que en el momento de la impresión muestre los valores

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Cruza Pedido/Cotización-No cruza (P/C/N): Marcar esta opción cuando se han elaborado documentos anteriores con los cuales se cruzara este. Importante: Los documentos que se pueden elaborar con anterioridad a la remisión son documentos extracontables.

Los cruces que puede utilizar la Nota de Remisión pueden ser los siguientes: DOCUMENTO Cotización Cotización Orden de Pedido Remisión (SIN CRUCE) •

DOCUMENTO Orden de Pedido Remisión Remisión

DOCUMENTO Remisión

Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la Nota de Remisión se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce.

Importante: En caso de tener marcado documento cruce sin ser obligatorio no tendrá incidencia en los saldos de inventarios por que los documentos a utilizar son extracontables; pero si se ve reflejado en los informes de estos documentos. •

Cruza con Factura-No cruza: Hacia adelante la nota de remisión solo cruza con la factura de venta. Importante: Se recomienda siempre que se use la nota de remisión marcar esta opción, porque la remisión afecta cantidades en el inventario y la factura valores en formas de pago, impuestos, entre otros.

•

Cruza Facturas por esta Remisión: Al seleccionar esta opción el sistema permite que una remisión cruce en varias facturas de venta, en caso que la remisión solo cruce con una factura se debe seleccionar el campo Cruza con Factura. Importante: Los campos Cruza con Factura y Cruza Facturas por esta Remisión son excluyentes, el primero permite cruzar una remisión con una sola factura y el segundo permite cruzar una remisión en varias facturas.

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Esta remisión será cruzada por una Factura Electrónica y Genera Aviso de Despacho: Esta ventana se habilitara solo si en el registro de control se marcó la opción de manejo de opciones EDI y permite definir si remisión que se está parametrizando cruza con la Facturación Electrónica

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Imprime Estándar/Ref/Descripción (S/R/D): Es la forma en cómo se va a imprimir los ítems del documento, al seleccionar:   

Estándar: El sistema imprime en el detalle del documento la referencia y descripción de los productos. Ref: El sistema imprime en el detalle del documento solo la referencia de los productos. Descripción: El sistema imprime en el detalle del documento solo el nombre de los productos definido en el catálogo.

12.

Nota de Traslado (Tipo T):

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Cruza con Pedido/No cruza: Este cruce permite llamar únicamente el documento extracontable Orden de Pedido para modificar la información en cuanto a bodega y ubicación se asignó en ese documento

•

Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la nota de traslado se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce.

13.

Orden de Pedido (Tipo Z):

•

Cruza con Cotización/ No cruza: Marcar esta opción cuando se ha elaborado el documento extracontable cotización y con el cual se desea cruzar.

•

Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la orden de pedido se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el cruce de información.

•

Desc. en Producto: Seleccionar la casilla SOLO SI en el proceso de facturación se realizaran descuentos en los productos.

•

Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea que en la impresión de la orden de pedido se visualice el cálculo de la retención en la fuente que se practicara de acuerdo a los productos o servicios adquiridos.

Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.

14.

•

Orden de Compra de Activos Fijos (Tipo M):

Cruza con Requisición/No cruza: Marcar esta opción cuando se han elaborado documentos anteriores con los cuales se cruzara este. Importante: El documento que se puede elaborar con anterioridad a la orden de compra (M) es un documento extracontable.

El único cruce que puede utilizar la Orden de Compra (M) es: DOCUMENTO Requisición Orden de Compra (M) (SIN CRUCE)

DOCUMENTO Orden de Compra (M)

•

Obliga Cruce: Se utiliza esta opción para que siempre al momento de elaborar la Orden de Compra se llame el documento cruce, en caso de no marcar el sistema permite continuar sin el documento cruce.

•

Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asignar (S) si desea que en la impresión de la orden de compra se visualice el cálculo de la retención en la fuente que se practicara de acuerdo Al activo fijo adquirido.

Importante: Si en el registro de control de marco la opción Maneja Múltiples ret.x Documento, en la definición de documentos no se habilitara este campo.

Recomendaciones Generales al Definir Documentos •

La Factura de Venta (Tipo F) y la Nota De Devolución (Tipo J), deben tener los mismos parámetros establecidos, con el fin que al realizar las correspondientes devoluciones se afecten de forma automática todas las cuentas utilizadas en el documento inicial

•

La Factura de Compra (Tipo P) y la Devolución en Compras (Tipo U), deben tener los mismos parámetros establecidos, con el fin que al realizar las correspondientes devoluciones se afecten de forma automática todas las cuentas utilizadas en el documento inicial

•

Se sugiere a los usuarios NO REINICIAR EL CONSECUTIVO DE LOS DOCUMENTOS CADA AÑO; ESTO CON EL FIN DE EVITAR INCONSISTENCIAS EN EL CRUCE DE DOCUMENTOS ya que el sistema trabaja un único consecutivo. Esto Aplica para todos los documentos en SIIGO.

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Al definir los documentos extracontables tanto del proceso de Compras como de Ventas, se habilita la siguiente ventana de Descuentos y Cargos:

En ella se sugiere ingresar las cuentas contables solicitadas, para poder en la impresión del documento sugerir los valores de rubro; estos por ser documentos extracontables NO realizan ningún tipo de contabilización pero necesitan de estas cuentas contables solo a nivel informativo.