Cartilla - Definicion Catalogo de Terceros

SIIGO Pyme Plus

Definición Catalogo de Terceros

CARTILLA I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4.

Presentación ¿Qué es el Catalogo de Terceros? ¿Cuáles son las Rutas para Ingresar a la Apertura de Terceros? ¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Tercero? 4.1 Otros 4.2 Clientes 4.3 Proveedores

Presentación Este instructivo es una guía práctica para explicar al lector la definición de cada uno de los campos solicitados en el catalogo de terceros, los cuales afectan el proceso de ventas y compras; permitiendo obtener los cálculos de impuestos adecuados de acuerdo al tipo de contribuyente y marcaciones asignadas para que sea correcta la información presentada en informes. .

DEFINICIÓN CATALOGO DE TERCEROS ¿Qué es el Catalogo de Terceros? El catálogo de terceros es la base de datos de todos los terceros con los cuales tiene contacto comercial o de otro tipo la empresa; en SIIGO estos se catalogan como: Clientes, Proveedores, Otros. La creación de los Clientes y Proveedores se puede realizar desde el módulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar según corresponda, en este caso la marcación (Cliente o Proveedor) la trae automáticamente el sistema; o también todo tipo de terceros se pueden crear desde la elaboración del documento.

¿Cuáles son las Rutas para Ingresar a la Apertura de Terceros? Las rutas para ingresar a crear terceros son: 1. La más frecuente y genérica, es decir por donde se pueden crear todos los terceros es: Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura

2. Para la creación de Clientes también se puede realizar directamente en el Modulo de Cartera por la ruta: Cuentas por Cobrar –Manejo de Clientes – Apertura de Clientes

3. Para la creación de Proveedores se puede realizar directamente en el Modulo de Proveedores por la ruta: Cuentas por Pagar – Manejo de Proveedores – Apertura de Proveedores

4. A partir de esta versión, los terceros también pueden ser creados en el momento que se requieran, puede ser al elaborar un documento, al ejecutar un proceso y al generar informes; para ello al momento de realizar la búsqueda del tercero con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de , con el cual es posible realizar la búsqueda se habilita un nuevo icono creación del tercero con cualquier tipo de marcación (Cliente, Proveedor u Otro)

Ejemplo. Elaboración de Documentos

Utilizando el icono terceros requeridos

en la opción de búsqueda, será posible la creación de los

Al seleccionar SI, se habilita la ventana donde se definen todos los parámetros del tercero a crear

¿Cuáles son los Datos que Solicita el Sistema al Momento de Crear un Tercero? Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos:

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Nit: (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación. El sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, digite ENTER

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Maneja Sucursales: Seleccionar si este NIT maneja facturación por Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones).

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Sucursal: Si se marco el campo anterior el sistema solicitara el número de Sucursal. Se pueden crear hasta 999. Cabe anotar.

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Nombre: (Campo 60 posiciones alfanuméricas), corresponde al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de información Tributaria.

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Datos de Información Exógena: Esta ventana tiene como finalidad registrar datos de los terceros para generar el archivo para presentación de medios magnéticos y está compuesta por los siguientes datos:



Razón Social: Es un check box que debe marcarse cuando el nombre del tercero que se haya incluido, corresponda a una RAZON SOCIAL, de lo contrario, el programa asumirá que el nombre del tercero es de una persona natural y podrán digitarse los datos de apellidos y nombres. Si se marca este campo, el programa permite continuar



Nombre 1 – Nombre 2 – Apellido 1 – Apellido 2: Estos campos se habilitan cuando no es razón social porque se trata de un tercero persona natural, se debe ingresar la información, estos datos son vitales para la generación de los archivos planos para medios magnéticos. Cada uno de estos campos manejan quince caracteres alfanuméricos



Número de Identificación del Extranjero: El sistema permite incluir el Nit genérico asignado para los terceros del exterior, esta información se ve reflejada en el archivo plano para medios magnéticos. Es un campo de 9 caracteres alfanuméricos.



Código Identificación fiscal: Este check solo se habilita si se ha seleccionado el campo anterior. En el campo de identificación se reporta el número, código o clave de identificación fiscal tributaria, tal como figura en el registro fiscal del país de residencia o domicilio, en relación con el Impuesto a la Renta o su similar, sin guiones, puntos o comas.

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Contacto: Campo de 50 posiciones alfanuméricas, permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia.

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Tipo de empresa: Tiene como objetivo marcar los terceros que son exentos de IVA Ejemplo: San Andrés y Providencia. Esta clasificación se debe realizar previamente por la ruta: Parametrizacion – Tipos de Empresa

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Dirección: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, se asigna la dirección del tercero en uno, existen dos campos por si existen dos direcciones para el tercero. El campo de dirección queda como obligatorio esto para garantizar que cuando se genere la información para la DIAN de Medios Magnéticos el sistema asigne la dirección del tercero en los campos requeridos.

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País – Ciudad: Datos de la ubicación del terceros los cuales deben estar previamente creados por la ruta: Parametrizacion – Registro de Ciudades

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Activo: Esta opción aplica con el objetivo que el sistema permita realizar registros contables (comprobantes) que afectan al tercero que se está creando. Cabe aclarar que el sistema no borra de las búsquedas el tercero inactivo. Importante: SIIGO, no permite borrar parámetros cuando estos tienen movimiento, por ello en el caso que la empresa ya no siga teniendo relaciones comerciales con el tercero en cuestión, se retira la marca de Activo, para que en el momento de realizar cualquier documento o generación de informe, el sistema indique que se encuentra en estado inactivo

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Teléfonos – Fax – A.A: El sistema permite incluir hasta cuatro números telefónicos del NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero.

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Sexo: Asignar si es Empresa, Masculino o Femenino, este campo aplica para personas Naturales o Jurídicas.

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Cumpleaños: Digitar la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes y día de dos dígitos seguidos sin separaciones. Este campo también puede ser utilizado para incluir la fecha de creación del Tercero.

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E-mail: Campo de 100 posiciones alfanuméricas, el sistema valida que se tenga el símbolo de arroba, para ser un campo valido.

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Tipo: Seleccione el correspondiente, NIT, Cédula, Número unic IDE Personal, Cedula de extranjería, Tarjeta de Identidad, Registro Civil, Pasaporte, Tarjeta de extranjería, Tipo de documento extranjero.

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Digito Verif: Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige.

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Clasificación: Seleccionar el correspondiente al tipo de tercero que se está creando (CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS). Importante: Si se selecciona

•

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OTROS: El sistema solo solicitara adicional los campos de Tarifa Diferencial del Reteiva y Clasificación o Tipo de Contribuyente

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CLIENTE O PROVEEDOR: El sistema solicitara datos adicionales, algunos de estos campos serán iguales para los dos y otros campos serán específicos para cada tipo de tercero

Beneficio DIAN Reteiva Compras: Al marcar esta opción el sistema realizara el cálculo correspondiente a la retención de IVA del 50%

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Tarifa Diferencial del Reteiva Ventas y Tarifa Diferencial Reteiva Compras: Se incluye este campo para optimizar las validaciones y cálculos automáticos del impuesto Retención en la Fuente a Titulo de IVA de acuerdo a las normas legales vigentes para Compras y Ventas incluyendo el Decreto 493 de febrero de 2011. Importante: Tarifa Diferencial Reteiva Compras” y “Tarifa Diferencial Reteiva Ventas”. En caso que se asigne allí algún porcentaje se entenderá que la tarifa de Reteiva a utilizar es la asignada en este campo y NO la que se encuentra en el registro de control. Por lo anterior si se asigna una Tarifa de Reteiva en el catalogo de Terceros pero según el tipo de Régimen no se debe aplicar Retención de IVA, el sistema NO la calculara ni contabilizara algún valor por este concepto así se haya asignado un porcentaje en el catalogo.

•

Múltiples Retenciones: Este campo se habilita solo cuando en el Registro de Control se selecciono el campo “Maneja múltiples Ret. x documento” o Facturación en Bloque y se habilita una pantalla solicitando la siguiente información:



Tipo de Persona: Con las opciones de Natural y Jurídica.

 Natural: Al seleccionar persona natural, se habilitan los siguientes campos

o o

Declarante Agente Retenedor

 Jurídica: Al seleccionar persona jurídica, se habilitan los siguientes campos

o o

Agente Retenedor Autoretenedor: Se activa únicamente cuando NO se ha seleccionado el campo Agente Retenedor

OTROS Como datos adicionales solicita: •

Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA.

•

Calcula Retención con Método de Asalariados: De acuerdo con el artículo 173 de la ley 1450 de Junio de 2011, los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios y no ganen más de 300 UVT mensuales, sin importar la cantidad de contratos que tengan, sufrirán su retención en la fuente con la tabla de los asalariados. El Decreto 3590 de septiembre 28 de 2011 dispuso que a partir de octubre de 2011 ya no es opcional sino obligatorio que todo contratante agente de retención de renta le aplique a este tipo de trabajadores independientes la tabla de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006.”



Calcula Retención con Método de Asalariados: Este check indica que para este tercero se calculara la retención en la fuente por el método de asalariados.



Valor Seguridad Social Pensión y Salud: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por aportes a seguridad social (salud y pensión).



Valor AVP: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Voluntarios de Pensión.



Valor AFC: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Fondo de la construcción.

CLIENTES: Datos de comercialización.

•

Cupo de Crédito: Campo numérico, este parámetro permite con clave de usuario, no vender por encima del cupo establecido.

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Lista de Precio: Digitar el código de la Lista de Precios de venta que se quiera establecer para cada cliente, según el creado en el Catálogo de Inventarios, este valor lo traerá en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12 listas de precios, al asignar la lista 13 el sistema traerá todas las listas de precios definidas para el producto.

•

Forma de Pago: Asignar el código de la forma de pago para Clientes. Esta forma de pago va ligada con las cuentas contables Detalladas por Cobrar

A partir de esta versión, las formas de pago también pueden ser creadas en el momento que se requieran, puede ser al definir el tercero, al elaborar un documento y al generar informes; para ello al momento de realizar la búsqueda de la forma de pago con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de búsqueda se habilita un nuevo icono

, con el cual es posible realizar la creación

Utilizando el icono en la opción de búsqueda, será posible la creación nuevas formas de pago requeridas

Al seleccionar SI, se habilita la ventana donde se definen todos los parámetros de la forma de pago a crear •

Calificación: Parámetro previamente creado por el módulo de Gestión de Recaudo, estos se crean de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial del tercero. Ej. Excelente – Bueno – Regular y Malo

•

Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA.

•

Calcula Retención con Método de Asalariados: De acuerdo con el artículo 173 de la ley 1450 de Junio de 2011, los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios y no ganen más de 300 UVT mensuales, sin importar la cantidad de contratos que tengan, sufrirán su retención en la fuente con la tabla de los asalariados. El Decreto 3590 de septiembre 28 de 2011 dispuso que a partir de octubre de 2011 ya no es opcional sino obligatorio que todo contratante agente de retención de renta le aplique a este tipo de trabajadores independientes la tabla de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006.”



Calcula Retención con Método de Asalariados: Este check indica que para este tercero se calculara la retención en la fuente por el método de asalariados.



Valor Seguridad Social Pensión y Salud: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por aportes a seguridad social (salud y pensión).



Valor AVP: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Voluntarios de Pensión.



Valor AFC: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Fondo de la construcción.

•

Actividad: Corresponde a el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en Registro de Control). Esta marcación tendrá efecto el cálculo retención de ICA.

•

Vendedor: Código del vendedor, que afecta la generación de estadísticas de ventas, se puede realizar la búsqueda del vendedor previamente creado por el modulo de ventas o se puede realizar la creación desde esta opción utilizando el icono

desde la opcion de busqueda.

•

Cobrador: Código del cobrador, se puede realizar la búsqueda del cobrador previamente creado por el modulo de Gestión de Recaudo o se puede realizar la creación desde esta opción utilizando el icono

•

Descto. en Ventas: Digitar el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, no es campo obligatorio

•

Período de pago: Tres 3 posiciones numéricas. Corresponde al período o tiempo en días, en el cual el cliente normalmente realizara sus pagos, para que el sistema con base a la fecha de elaboración de la factura de venta, calcule las fechas de pagos.

•

Observaciones: Comentarios adicionales que se quieran realizar acerca del NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional y de tipo informativo.

•

Código de Localización: Este campo se habilita SI en el registro de control se marco el parámetro de maneja opciones EDI

•

Reporta a Cliente a Data crédito: Esta opción solo se habilitara si en el registro de control se marca la opción de Envía Información a Data Crédito. En el momento de estar ubicado el cursor sobre el campo NOMBRE, se activa el , al dar clic presenta una ventana, en la cual se registran los datos icono del cliente necesarios para generar el reporte a las Centrales de Riesgo (Data crédito)

Importante: En caso de no ingresar a esta opción al digitar el nombre del tercero, esta ventana se habilitara al finalizar la creación del tercero, solicitando los mismos datos.

En la primera parte de la ventana el sistema solicita Datos Generales como el departamento, ciudad, dirección de correspondencia, etc.

Los datos de la siguiente ventana son los Datos del Crédito:

Algunas especificaciones son: 3.1 Adjetivo

3.2 Tipo de Identificación

3.3 Tipo de Obligación

3.4 Tipo de Garantía 3.5 Forma de Pago

3.6 Periodicidad

00 - No hay adjetivo 10 - Deudor No Localizado 11 - Cuenta en Cobrador 16 - Fallecido 60 - Línea Desconectada para cartera de telefonía 1 - Cédulas de Ciudadanía y NUIP 2 - NITS Empresariales 3 - NITS de Extranjería 4 - Cedulas de Extranjería 1 - Comercial 2 - Consumo 3 - Hipotecario 4 – Otro 1 – Admisible 2 – Otra 1 - Voluntario 2 - Proceso Ejecutivo 3 - Mandamiento de Pago 4 - Reestructuración 5 - Bien donado en dación 0 – Vigente 1 - Mensual 2 - Bimestral 3 - Trimestral 4 - Semestral 5 - Anual 6 - Al vencimiento 9 - Otro tipo de pago

Por último se habilita la ventada de Otros Datos, los cuales son campos informativos

PROVEEDORES:

•

Forma de Pago: Asignar el código de la forma de pago para Proveedores. Esta forma de pago va ligada con las cuentas contables Detalladas por Pagar

A partir de esta versión, las formas de pago también pueden ser creadas en el momento que se requieran, puede ser al definir el tercero, al elaborar un documento y al generar informes; para ello al momento de realizar la búsqueda de la forma de pago con las teclas de función o los iconos correspondientes en la ventana de búsqueda se habilita un nuevo icono

, con el cual es posible realizar la creación

Utilizando el icono en la opción de búsqueda, será posible la creación nuevas formas de pago requeridas

Al seleccionar SI, se habilita la ventana donde se definen todos los parámetros de la forma de pago a crear •

Calificación: Parámetro previamente creado por el módulo de Gestión de Recaudo, estos se crean de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial del tercero. Ej. Excelente – Bueno – Regular y Malo

•

Clasificación: Seleccionar de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA.

•

Calcula Retención con Método de Asalariados: De acuerdo con el artículo 173 de la ley 1450 de Junio de 2011, los trabajadores independientes que tengan contratos de prestación de servicios y no ganen más de 300 UVT mensuales, sin importar la cantidad de contratos que tengan, sufrirán su retención en la fuente con la tabla de los asalariados. El Decreto 3590 de septiembre 28 de 2011 dispuso que a partir de octubre de 2011 ya no es opcional sino obligatorio que todo contratante agente de retención de renta le

aplique a este tipo de trabajadores independientes la tabla de retención de los asalariados estipulada en la tabla de retención en la fuente contenida en el Artículo 383 del E.T., modificado por la Ley 1111 de 2006.” 

Calcula Retención con Método de Asalariados: Este check indica que para este tercero se calculara la retención en la fuente por el método de asalariados.



Valor Seguridad Social Pensión y Salud: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por aportes a seguridad social (salud y pensión).



Valor AVP: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Voluntarios de Pensión.



Valor AFC: Se indica el valor certificado por el tercero como valor deducible por Aportes Fondo de la construcción.

•

Actividad: Corresponde a el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en Registro de Control). Esta marcación tendrá efecto el cálculo retención de ICA.

•

Descto. en Ventas: Campo informativo no es obligatorio.

•

Período de Pago: Tres 3 posiciones numéricas. Corresponde al período o tiempo en días, en el cual la empresa normalmente realizara sus pagos a los proveedores, para que el sistema con base a la fecha de elaboración de la factura de compra, calcule las fechas de pagos.

•

Observaciones: Comentarios adicionales que se quieran realizar acerca del NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional y de tipo informativo.

•

Código de Localización: Este campo se habilita SI en el registro de control se marco el parámetro de maneja opciones EDI