Cartilla - Costeo en Linea

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Costeo en Línea

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Presentación ¿Qué es Costo? ¿Qué es Costeo? ¿Qué es Costeo en Línea? ¿Cuáles son las Características de Manejar Costeo en Línea? ¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Costeo en Línea? 7. ¿Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo en Línea en el Proceso de Facturación?

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica el proceso de Costeo en Línea, como es su manejo y contabilización

COSTEO EN LINEA ¿Qué es Costo? El costo es el gasto económico que representa la fabricación y/o comercialización de un producto. Al determinar el costo, se puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al público es la suma del costo más el beneficio). El costo de un producto puede estar formado por: El precio de la materia prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su producción, el precio de la mano de obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa, el costo de amortización de la maquinaria y de los edificios y por último el beneficio o utilidad establecida por la empresa al momento de realizar la venta de un bien

¿Qué es Costeo? Es un proceso por medio del cual teniendo en cuenta algunas variables (mano de obra directa e indirecta, costos directos e indirectos de fabricación, entre otros) se le asigna el valor del costo a un bien

¿Qué es Costeo en Línea?

Este tipo de costeo se realiza cada vez que se elabora una Nota de Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras, entradas al almacén valorizadas o notas de producción de un artículo y dividirlo en el número de unidades disponibles de forma automática)

Ejemplo. Al momento de contabilizar todos los documentos que intervienen en las salidas de inventarios (Nota de Remisión, Facturas de Ventas, Notas de Salida) estos automáticamente registran el valor del costo, el cual corresponde a un costo promedio y el programa calcula el costo del producto de la siguiente manera: Saldo Inicial $ + Entradas $ Costo Promedio = ------------------------------------Saldo Inicial Q + Entradas Q $ 240.000 + $ 378.000 Costo Promedio = ---------------------------------10 + 15 $ 618.000 Costo Promedio = -----------------25 Costo Promedio = $ 24.720

Importante: Para el Costeo en Línea el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas la compra y lo divide en las unidades totales

¿Cuáles son las Características de Manejar Costeo en Línea? Las características fundamentales del proceso de Costeo en Línea son:

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NO se deben realizar salidas de mercancía o movimientos negativos de los inventarios; de hacerlo los costos de los productos se verán afectados.

Importante: Se recomienda tener especial cuidado con la alteración del costo. Se puede restringir sacar mercancía en rojo solo con clave de usuario pero la clave de administrador siempre el sistema lo permitirá hacer independiente del Tipo de Costeo que maneje la empresa.

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Toda salida de inventarios se debe registrar en cantidades y en valores pues se afectara inmediatamente el costo de los productos

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Se deben registrar en orden cronológico y tiempo real la contabilización de los documentos contables de compras y ventas para NO afectar el costo de ventas a los productos

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No se pueden repasar, modificar o borrar documentos contables, de hacerlo los costos de los productos se verán afectados.

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En este proceso de costeo no se deben realizar procesos de ajuste de inventarios ni en cantidades o valores del costo promedio; de hacerlo los costos de los productos se verán afectados.

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El informe de Valorización de Saldos, se podrá obtener con valores reales en cualquier momento

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Este tipo de Costeo permite tener un Estado de Resultados al día

Importante: En caso que la empresa se encuentre manejando Costeo en Batch o Predeterminado y desee pasar a manejar Costeo en Línea; es necesario que el usuario realice los procesos de ajustes en valores y cantidades para arrancar en Línea con un Inventario y Costo Real

¿Qué Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Empezar a Manejar Costeo en Línea? Antes de empezar a manejar Costeo en Línea se debe revisar: 

Registro de Control:

a. Se debe digitar el código de la bodega y centro de costos principal que maneja la empresa y en caso que el tipo de SIIGO lo maneje y si se definieron ubicaciones y sub centro de costos estos también se deben digitar allí:

b. Debe estar marcado el tipo de Costeo que maneje la empresa, en este caso Costeo en Línea.

Importante: Para el Costeo en Línea a las dos primeras preguntas se debe responder afirmativamente y la tercera pregunta NO se marca es decir su respuesta es negativa.

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Definición de Documentos

a. Verificar que los documentos contables que cargan el inventario (Nota de Entrada, Compras, entre otros) y descargan los inventarios (Nota de Remisión, Factura de Venta, entre otros) este marcado en su definición la casilla “Actualiza Inventario”

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Elaboración de Documentos:

a. Digitar en orden cronológico todos los documentos contables que afecten el inventario en cantidades y valores sin dejar en ningún momento el inventario en rojo. De igual forma los documentos contabilizados no deben ser modificados y en ningún caso podrán ser borrados 

Revisión de Inconsistencias:

Al manejar el Tipo de Costeo en Línea, se recomienda estar revisando en forma periódica que no se presenten inconsistencias en los saldos de inventarios; para ello se recomienda revisar a. No deben existir en el inventario cantidades de producto en negativo,

Importante: Se recomienda revisar el informe por Bodegas de Saldos por Renglón, el cual reporta por cada una de las bodegas el saldo en cantidades de cada producto

b. No deben existir en el inventario valores de producto en negativo

Importante: Se recomienda generar el informe de Valorización de Saldos Generales a cinco decimales; este no se genera por Bodegas

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Realizar Ajustes:

En caso de presentar inconsistencias al Manejar Costeo en Línea, NO se deben realizar ajustes y/o cuadre de inventarios, el sistema continuara presentando mayores diferencias; en este caso se debe cambiar de Tipo de Costeo (Batch – Predeterminado) mínimo durante un mes dependiendo desde que fecha se encuentra la inconsistencia

¿Cuál es el Efecto del Sistema de Costeo en Línea en el Proceso de Facturación? Cuando se maneja Costeo en Línea al momento de realizar una Remisión, Factura de Venta o Nota de Salida, el programa descarga el inventario en cantidades y afecta directamente el costo de ventas. Ejemplo: Al revisar la contabilización de la Factura de Venta cuando esta sea la que descarga el inventario el sistema afecta la cuenta 14nnnn de inventarios y la cuenta 61nnnn de costo de ventas con valores

Importante: El valor del costo nunca se verá en la impresión del documento

Importante: Tener en cuenta que es diferente el Precio de Venta al Costo de Venta

El costo de ventas se puede visualizar en el Informe de Movimiento de Inventarios, indicando el costo de producto que el sistema asigno a cada una de las salidas de producto