Cartilla - Comprobantes Generacion - Informes

SIIGO WINDOWS

Comprobantes

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. Presentación GENERACION DE COMPROBANTES 2. ¿Qué son Comprobantes? 3. ¿Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción Entrada de Comprobantes? 4. ¿Cuáles son las Funcionalidades que se Encuentran en la Generación de Comprobantes? 5. ¿Qué funcionalidad Tiene la Entrada de Comprobantes? 6. ¿Cómo se Contabiliza un Documento por Entrada de Comprobantes? 7. ¿Cómo se Consulta, Anula o Borrar un Documento por Entrada de Comprobantes? 8. ¿Cómo se Modifica un Documento por Entrada de Comprobantes? 9. ¿Qué funcionalidad Tiene el Borrado en Bloque? 10. ¿Cómo se Ejecuta el Borrado en Bloque? INFORMES DE COMPROBANTES 11. ¿Qué son Informes? 12. ¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Comprobantes? 13. ¿Cuáles son los Informes de Comprobantes que se Pueden Generar? 14. ¿Cuál es la Funcionalidad de Cada Informe? 15. ¿Que Datos Solicita el Sistema al Momento de Generar Cada Informe?

Presentación El contenido de esta Cartilla está diseñado para explicar los informes que generan los comprobantes contables y explica paso a paso el registro de comprobantes contables por el Modulo de contabilidad.

GENERACION DE COMPROBANTES ¿Qué son Comprobantes? Los comprobantes son documentos contables y los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa dependiendo de las necesidades de la empresa.

¿Cuál es la Ruta para Ingresar a la Opción Entrada de Comprobantes? La ruta para ingresar a entrada de comprobantes es: Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes

¿Cuáles son las Funcionalidades que se Encuentran en Generación de Comprobantes?

la

Las opciones que se presentan en generación de comprobantes son:

a. Entrada de Comprobantes: Opción para contabilizar, borrar, anular o consultar documentos b. Comprobantes Prefijados: Opción que permite definir los parámetros y realizar la contabilización de documentos de forma periódica y automática, sin que sea necesario hacerlo manualmente. c. Comprobantes Diferidos: Opción que permite parametrizar y ejecutar la contabilización de un documento con las causaciones o amortizaciones mes a

mes del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos de la compañía d. Borrado en Bloque: Esta opción permite la eliminación de un rango de comprobantes con el fin de minimizar tiempo y garantizar la eliminación completa de información que a consideración del usuario no corresponde.

¿Qué funcionalidad Tiene la Entrada de Comprobantes? Entrada de comprobantes es una opción del menú únicamente para documentos contables y en ella se pueden realizar los siguientes procesos:

    

Contabilizar o Grabar Consultar Modificar Borrar Anular Importante: Esta opción solo aplica para documentos contables en caso de no tener el modulo de documentos; o cuando se ingresan saldos iníciales

¿Cómo se Contabiliza un Documento por Entrada de Comprobantes? Al momento de ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) el sistema habilita la siguiente pantalla:

DATOS GENERALES O DE ENCABEZADO:



Tipo y Número del Tipo de Documento: Se puede seleccionar cualquier tipo de documento contable previamente definido en el sistema.

Importante: Solo se habilitan documentos contables

  

Número de Documento: Al dar enter el sistema lo trae en forma automática validando el número que esta parametrizado en la definición de documentos, de igual forma el sistema permite cambiarlo. Vendedor: Campo informativo y permite hacer la búsqueda con los binoculares o con la tecla de función F2 Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la del documento.

Importante: El sistema toma la fecha con la que se ingreso al programa, pero de igual forma salvo que no se tenga restricción con clave de usuario el sistema permite cambiar solo el día de elaboración del documento.

DATOS DE TRANSACCIONES:





Secuencia: Corresponde al número de ítem o secuencia con el cual se registran cada una de las transacciones que forman el cuerpo del documento. SIIGO permite manejar hasta 250 secuencias, de acuerdo a lo parame rizado en cada documento. Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable, para esto el sistema permite consultar las cuentas con el ícono o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética), F3 (búsqueda numérica).

CAMPOS QUE DEPENDE DE MARCACION DE LA CUENTA CONTABLE: 1. Centro y Sub-centro de costos:  

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con la tecla de Función F2 o binoculares permite consultarlos. Sub-centro de costo: La casilla se habilita si el centro de costos tiene asociado sub centro de costo y esto depende del Tipo de SIIGO.

Importante: Estas casillas se habilitan si en la creación la cuenta contable se marco el campo centro de costo

.

2. Tercero: 

Nit: Si el tercero ya esta creado se puede digitar el Nit o se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con las teclas de función F2 (búsqueda alfabética) o F3 (búsqueda numérica)

Importante: El sistema permite crear el tercero directamente en la elaboración del documento, solamente digitando el número de identificación y asignando alguno datos principales.

Importante: Esta casilla se habilita si en la creación la cuenta contable se marco el campo

Si Tercero.

3. Datos Documento Cruce:

  

Documento: Son los datos del documento cruce. Saldo Actual: El saldo del documento. Fecha: Corresponde a la fecha de elaboración del documento asignado en la casilla anterior.

Importante: Esta casilla se habilita si en la creación la cuenta contable se detallo por Cobrar o Pagar.

4. Producto

Todos los datos que allí solicita el sistema corresponden a información del producto.

Importante: Esta casilla se habilita si la cuenta contable esta asociada a una tabla de inventarios (Línea y Grupo).

5. Activo Fijo

Solicita un código de Activo Fijo.

Importante: Esta casilla se habilita si la cuenta contable esta asociada a una tabla de activos fijos (Apertura de Grupos).

Continuando con los datos que solicita el documento se habilitan los siguientes campos:



Debito/ Crédito: Indicar la naturaleza de la cuenta contable de acuerdo al tipo de movimiento que se esté registrando en el comprobante (C - Crédito o D Debito). Importante: Es de aclarar que el sistema por defecto siempre trae la opción Debito en el registro de la primera secuencia aun si la cuenta esta marcada como Crédito, por tal razón si la contabilización es Crédito se debe cambiar la D por la C.

 

Descripción: El sistema por defecto trae la descripción de la cuenta contable pero permite cambiarla y se reflejara en la impresión del documento. Valor: Corresponde al monto o valor que se carga a la cuenta registrada en cada secuencia.



Base para IVA: Este campo se habilita en cada una de las secuencias que se registren en el documento para seleccionar o no si el movimiento hace o no base para el cálculo del Impuesto a las Ventas.

Se debe tener en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados (lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos), es decir todo valor registrado debe tener la correspondiente contrapartida Al finalizar la captura de los registros contables, con el icono Función F1 se guarda el comprobante.

o con la tecla de

¿Cómo se Consulta, Anula o Borrar un Documento por Entrada de Comprobantes? Para realizar cualquiera de los procesos se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y llamara el Tipo, Numero del Tipo de Documento y Numero del Documento

En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.   

IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el. ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente. BORRA: Esta opción se utiliza para reversar el comprobante en su totalidad y liberar el número del documento para ser utilizado posteriormente.

¿Cómo se Modifica un Documento por Entrada de Comprobantes?

Importante: Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, es necesario borrarlo y llamarlo inmediatamente sin salir de la opción del menú Entrada de comprobantes o digitar un número incorrecto ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado sin posibilidad de ser recuperado.

Para modificar un documento bien sea en la descripción, el centro de costo, la cuenta contable, entre otros; se debe: 

Ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Entrada de Comprobantes) y llamar el Tipo y Numero de Documento



El programa trae la información del documento y en la parte inferior se habilita un recuadro con algunos opciones, allí se debe dar clic en la pestaña BORRA, el sistema solicita confirmación del proceso



Y luego presenta el avance del borrado de cada una de las secuencias

 Inmediatamente se debe llamar nuevamente el Tipo y Numero del Tipo de documento, al igual que el número de documento.

Allí se habilitan las siguientes opciones: 

REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem (uno a uno).



UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que se va a modificar, evitando así repasar todo el comprobante.

Importante: En algunos casos estas opciones no se habilitan; esto se debe a que en el registro de control está marcada la opción de “Maneja Reservas”

En este caso se cambio el subcentro de costo de 6 por el subcentro de costo 1 y la descripción de los primeros ítems de Parqueaderos a Servicio General

Importante: Si se modifican los valores de un documento, se debe tener en cuenta modificar tanto la partida debito como la partida crédito; para que el documento continua cuadrado.

¿Qué funcionalidad Tiene el Borrado en Bloque? El borrado en bloque permite la eliminación o borrado de un rango de comprobantes contables, con el fin de minimizar tiempo y garantizar la eliminación completa de información que a consideración del usuario no corresponde.

¿Cómo se Ejecuta el Borrado en Bloque? Se debe ingresar por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Procesos – Generación Comprobantes – Borrado en Bloque) allí el sistema habilita la siguiente pantalla:



Comprobante: Se debe digitar el Tipo de Comprobante del cual se desean borrar documentos, se puede hacer la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de Función F2



Número Desde – Número Hasta: Se deben digitar los consecutivos de los documentos a eliminar. Es de aclarar que el sistema solo puede leer rangos completos de consecutivos Ejemplo: Se desea eliminar los consecutivos de documentos desde N - 2 - 300 hasta N - 2 – 320, el sistema borra el rango completo no es posible marcar la excepción y que alguno de los documentos de ese rango no se borre



Seguro: Si está seguro del Numero de consecutivos digitados a eliminar se marca la opción SI y el sistema Inicia el proceso de borrado de documentos.

Importante: El sistema en este proceso solo lee el rango de comprobantes sin importar el mes en el cual fueron grabados, lo único que valida es que correspondan al año con el cual se ingreso a ejecutar el proceso.

INFORMES DE COMPROBANTES ¿Qué son Informes? Un informe es un documento que presenta datos que pueden ser enviados por pantalla o impresora y refleja el resultado de un proceso realizado Un informe debe ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata.

¿Cuál es la Ruta para Generar Informes de Comprobantes? La ruta para generar informes de comprobantes es: Contabilidad – Informes y Consultas – Comprobantes.

¿Cuáles son los Informes de Comprobantes que se Pueden Generar? En el programa permite generar los siguientes informes de comprobantes:

¿Cuál es la Funcionalidad de Cada Informe? a. Informe de Comprobantes: Genera un listado del consecutivo de cada uno de los comprobantes con su respectiva contabilización (determinar las cuentas utilizadas, naturaleza, secuencias, Nit, documentos cruce, débitos y créditos, imprime el detalle de cada secuencia b. Comprobantes Resumidos: Genera un listado por cuenta contable del movimiento debito y crédito que se han registrado en un rango de días. c. Consecutivo de Comprobantes: Es un listado que permite visualizar los documentos contabilizados de forma ordenada y completa de una manera cronológica, además de servir como auditor a los procesos contables. Se puede generar por tipo de documento, con fecha, el informe describe si esta anulado o si no se encuentra en el sistema el consecutivo.

Importante: Este informe presenta la clave que grabo el documento

d. Comprobantes Anulados/Borrados/Sin Grabar: Como su nombre lo indica genera un listado de todos los comprobantes anulados, grabados o sin grabar en un rango de fechas determinado

Importante: El sistema lee la fecha de la maquina del momento en que se anulo el documento.

e. Comprobante sin Grabar: Este reporte audita todos los consecutivos de comprobantes que están sin grabar f. Movimiento por Forma de Pago: Este informe reporta el movimiento de las cuentas contables utilizadas en las formas de pago y los registros realizados (por comprobante), el informe presenta el movimiento por forma de pago

¿Qué Datos Solicita el Sistema al Momento de Generar Cada Informe? a. Informe de Comprobantes: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:

 

Descripción del Producto: Esta opción se debe marcar si se desea que en el informe para las cuentas que están marcadas como inventarios muestre la descripción del producto. Caracterización de la Cuenta: Se debe marcar la opción si se desea que el informe genere detalladas cada una de las cuentas contables.

Importante: Descripción del Producto y Caracterización de la Cuenta, son excluyentes

  

Rango de Días: El sistema solicita el día inicio y fin con el cual se desea generar el informe. Solo permite generar el informe por mes. Rango de Comprobantes: Se debe digitar el Tipo y Número de comprobante por el cual se desea ver el informe, si desea ver todos los documentos se pasa con la tecla enter o digita el asterisco. Del Nro. - Al Nro.: Su habilitación depende del campo anterior; si allí se asigno un Tipo de comprobante específico el sistema permitirá asignar un rango de documentos, caso contrario cuando se requieren todos los documentos el sistema toma todo el rango de los documentos contabilizados en el mes.

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.

b. Comprobante Resumido: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:

 

Rango de Días: El sistema solicita el día inicio y fin con el cual se desea generar el informe. Solo permite generar el informe por mes. Nivel de Cuentas: Seleccionar a que nivel de grupo contable se desea la presentación del informe.

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.

c. Consecutivo de Comprobantes: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:

  

Comprobante: Se debe digitar el Tipo y Número de comprobante por el cual se desea ver el informe, si desea ver todos los documentos se pasa con la tecla enter o digita el asterisco. Rango de Días: El sistema solicita el mes y día inicio y fin con el cual se desea generar el informe. Rango de Comprobantes: Su habilitación depende del campo anterior; si allí se asigno un Tipo de comprobante específico el sistema permitirá asignar un rango de documentos, caso contrario cuando se requieren todos los documentos el sistema toma todo el rango de los documentos contabilizados en el mes.

 

Rango de Cuentas: Digitar la cuenta contable inicio y fin con la cual se desea generar el informe, de igual forma no es un campo obligatorio y se puede pasar con enter. Salto de Pagina por tipo de comprobante: Si se activa esta opción el sistema cada vez que cambia de tipo de comprobante pasara a una nueva pagina

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.

d. Informe Comp. Anulado /Borrado / sin Grabar: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:

  

Anulado/Borrado - Anulado/ Sin Grabar: Son las formas en que se requiere visualizar el informe Comprobante: Se debe digitar el Tipo y Número de comprobante por el cual se desea ver el informe, si desea ver todos los documentos se pasa con la tecla enter o digita el asterisco. Rango de Fechas: El sistema solicita el año, mes y día inicio y fin con el cual se desea generar el informe.

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.

e. Informe comprobantes sin Grabar: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:



Rango de Tipo: Corresponde al Tipo de documento del cual se desea generar el informe, se puede realizar la búsqueda con el icono de los binoculares o con la tecla de Función F2



Rango de Numero: Se debe digitar el rango de números de comprobantes

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.

f.

Movimiento por Forma de Pago: Al momento de ingresar a este informe se habilita la siguiente pantalla:



Rango de Fechas: El sistema solicita el mes y día inicio y fin con el cual se desea generar el informe.

El informe se presenta de la siguiente manera:

Importante: Este informe permite ser enviado a vista preliminar, impreso o Excel.