CARTILLA - COMPROBANTE DIFERIDO

SIIGO WINDOWS

Comprobante Diferido

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3 ¿Qué es un diferido? ¿Qué es un comprobante diferido? ¿Qué se debe tener parametrizado antes de manejar comprobantes diferidos? ¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes diferidos? ¿Qué opciones presenta el sistema y cuál es su finalidad? ¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones? Recomendaciones para la Ejecución del Comprobante Diferido

Presentación Este documento es una guía que aclara el manejo de los comprobantes diferidos en el software, de acuerdo a unos parámetros establecidos y de acuerdo a las necesidades especificas del usuario.

COMPROBANTES DIFERIDOS ¿Qué es un diferido? Un diferido es un gasto pagado pero aún no utilizado, cuyo objetivo es no afectar la información financiera de la empresa en los periodos en los que aun no se han utilizado esos gastos. Por diferentes circunstancias, la empresa decide comprar o pagar algunos gastos que no utilizará de forma inmediata, sino que los irá utilizando, consumiendo con el transcurso del tiempo, y mientras esto sucede, permanecen en calidad de activos.

¿Qué es un comprobante diferido? Un comprobante diferido es una opción de menú, en la cual se puede parametrizar y ejecutar la contabilización de un documento con las causaciones o amortizaciones mes a mes del valor o cuotas de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos de la compañía.

¿Qué se debe tener comprobantes diferidos?

parametrizado

antes

de

manejar

Algunos aspectos a tener en cuenta antes de ejecutar comprobantes diferidos son: 1. Tener creadas las cuentas contables con sus marcaciones correspondientes 2. Tener definido un documento Tipo L (Otros) para realizar la contabilización del comprobante diferido 3. Tener definido un documento Tipo A (Ajuste por Inflación), el cual el sistema solicita de manera informativa al ejecutar el proceso contabilización pero en este documento no graba ningún tipo de información. 4. Antes de ejecutar la contabilización del comprobante diferido realizar copia de seguridad 5. Se sugiere que ningún usuario debe estar trabajando en el sistema o tratar de ingresar mientras se ejecuta la contabilización del comprobante diferido. 6. Fijar los comprobantes diferidos se puede hacer en cualquier fecha, pero al momento de ejecutarlos o contabilizarlos se debe realizar ingresando al sistema con el último día del mes. 7. Ejecutar el comprobante diferido con clave de administrador

¿Cuál es la ruta para manejar comprobantes diferidos? La ruta para ingresar a esta opción de menú es: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes – Comprobantes Diferidos.

¿Qué opciones presenta el sistema y cuál es su finalidad? Al ingresar a la opción de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes opciones:



Fija: Permite parametrizar los parámetros a tener en cuenta en la ejecución de los comprobantes diferidos.



Imprime: Permite generar una impresión de la parametrización de los comprobantes Diferidos, tanto los que están activos como los que no.



Utiliza: Permite ejecutar de forma automática la amortización de los diferidos.

¿Cuáles son los datos que el sistema solicita en cada una de las opciones? A continuación se va a registrar el ejemplo de un diferido de un seguro adquirido con una compañía aseguradora el 31 de Dic. De 2011.

1. FIJA COMPROBANTES En esta opción se deben diligenciar los siguientes campos:



Numero Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos diferentes.



Descripción: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecerá en el documento contable en el momento de utilizar el comprobante diferido.



Fecha: Se debe digitar la fecha en la que se efectuó el registro contable del diferido.



Valor Total: Se debe digitar el valor total del diferido que se va a amortizar mes a mes.



Monto: Se debe digitar el valor de la cuota que se desea amortizar mensualmente.

Importante: El monto o valor de la cuota mensual es un valor fijo para todos los meses.



Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del diferido a medida que mensualmente se efectúen las amortizaciones este valor va disminuyendo y el sistema automáticamente actualiza el valor.



Activo: Se debe marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido está vigente.



Cuotas: El programa calcula de forma automática el número de cuotas en las que se hará la amortización del diferido., para ello realiza la siguiente operación (Valor Total / Monto = No. De Cuotas).

Importante: Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer y el programa calculará automáticamente el monto que se debe amortizar mensualmente; esto solo se debe hacer antes de realizar la primer amortización.



Saldo Ajuste Diferido: Este campo solo lo muestra pero no se habilita, este valor se utilizaba para tener el control sobre el saldo del ajuste por inflación de los diferidos; proceso que de acuerdo a la establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó el desmonte de los procesos de ajuste por inflación contables.

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Saldo Cuotas: Son las cuotas pendientes y mensualmente a medida que se va amortizando el diferido el sistema actualiza el numero de cuotas faltantes



Cuenta Débito: Se debe digitar la cuenta del gasto en la que se harán los registros contables correspondientes a la amortización del diferido.



Centro de Costo - Subcentro: Se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo y se habilita el subcentro dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos seleccionado lo maneja



NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedará contabilizado el movimiento.



Cuenta Crédito: Se debe digitar la cuenta del diferido correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.



Centro de Costo - Subcentro: Se debe digitar el centro de costo que se quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo anterior maneja centros de costo y se habilita el subcentro dependiendo del tipo de SIIGO y si el centro de costos seleccionado lo maneja



NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al cual quedará contabilizado el movimiento.

2. Imprime Comprobantes: Allí el sistema solicita el rango de Número de diferido

Para generar un informe el cual se pueden generar por pantalla, impreso o en Excel con la definición de los diferidos parametrizados

Importante: El sisma muestra todos los diferidos parametrizados tanto los activos como los que no lo están.

3. Utiliza Comprobantes Después de haber parame rizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por esta opción para ejecutar la amortización del diferido. Una vez se haya escogido la opción, se deben diligenciar los siguientes datos:

a. DIFERIDO  Del Número: Se debe digitar el número inicial de los diferidos desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos.  Al Número: Se debe digitar el número final de los diferidos hasta el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos.

Importante: Al pasar con enter los dos campos el sistema toma todos los diferidos parametrizados y realiza el cálculo sobre aquellos que se encuentren activos

b. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO

 

Tipo Documento: Se debe digitar el Tipo de documento (L – Otros) Nro. Documento: Realizar la búsqueda del documento Tipo L previamente parametrizado en el que se efectuará la amortización del diferido.

c. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO:

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Tipo Documento: Se debe digitar el Tipo de documento (A – Ajustes Por Inflación), este el sistema lo solicita por carácter informativo y no hace ningún tipo de contabilización, pues de acuerdo a la establecido en el Decreto 1536 expedido el 7 de mayo de 2007 por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo indicó el desmonte de los procesos de ajuste por inflación contables

Por último el sistema muestra el proceso de contabilización de los documentos tipo L con la amortización del diferido Importante:

Siempre el sistema realizara el proceso de amortización al mes inmediatamente siguiente de la fecha de creación del diferido

Recomendaciones para la Ejecución del Comprobante Diferido a. Se recomienda NO REPASAR – NO MODIFICAR comprobantes contables Tipo L (Otros) que el sistema haya contabilizado desde el proceso automático de diferidos; Lo que se debe hacer es eliminarlo completamente para que reverse los saldos en el catalogo de diferidos y corregir sobre el catalogo de diferidos y correr nuevamente el comprobante siempre y cuando no existan movimientos posteriores al comprobante que se está corrigiendo. b. Al manejar en el comprobante diferido en la opción de fija una cuenta contable marcada por centro de costos, el sistema solicita el centro de costo y dependiendo del tipo de SIIGO solicita el sub centro si el centro de costo tiene esta marca.

c. Al manejar en el comprobante diferido en la opción de fija cuentas contables que estén detalladas por cobrar o pagar, el sistema solicita la información del documento cruce, (tipo de comprobante, numero tipo de comprobante, numero cruce, secuencia y fecha en que vence).

d. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable marcada como Inventarios por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el código y datos del producto.

e. Al manejar en el comprobante prefijado en la opción de fija una cuenta contable marcada como Activos Fijos o Depreciación por que se tiene el modulo y la cuenta se encuentra asociada en una tabla, el sistema solicita el código del activo.