Cartilla - Certificados de Retencion

SIIGO WINDOWS

Certificados de Retención

Cartilla I

Tabla de Contenido 1. 2. 3. 4.

Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3 ¿Qué es un certificado de retención? ¿Qué tipos de certificados de Retención permite generar el software? ¿Qué se debe tener en cuenta para la generación de certificados de retenciones? 5. ¿Cuál es la ruta para generar certificados de retención? 6. ¿Qué opciones se presentan en la Ruta de Certificados de Retención? 7. ¿Qué datos solicita cada certificado de retención?

Presentación El presente documento ofrece explicación sobre la generación de los certificados de retención que se pueden generar en el sistema y cuáles son los aspectos a tener en cuenta para la correcta presentación de los mismos.

CERTIFICADOS DE RETENCION ¿Qué es un certificado de retención? La definición se encuentra documentada en el artículo 381 del estatuto tributario donde informa que es un documento que debe ser expedido anualmente por los agentes retenedores el cual contiene los conceptos y cuantías de la retención practicada a cada tercero estos conceptos deben ser diferentes de los originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria.

¿Qué tipos de certificados de Retención permite generar el software? En el momento el programa permite generar los siguientes certificados 1. Certificados de Retención en la Fuente 2. Certificados de Retención de IVA 3. Certificados de Retención de ICA

¿Qué se debe tener en cuenta para la generación de certificados de retenciones? Para la generación de certificados de retención se requiere:  

Si se requiere generar Certificados de ICA, inicialmente marcar en el registro de control la opción de Reforma Tributaria Municipal Que las cuentas contables en su parametrizacion inicial estén marcadas como Retención

Importante: En caso que la cuenta contable no se encuentre marcada como retención y posterior a ingreso de movimiento se marque, el sistema solo genera el certificado con la información digitada posterior a la marcación.

¿Cuál es la ruta para generar certificados de retención? La ruta para generar certificados de retención es: Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Certificado de Retenciones

¿Qué opciones se presentan en la Ruta de Certificados de Retención? Al ingresar por la ruta antes mencionada, (Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Certificado de Retenciones) allí se habilita la siguiente pantalla:

1.

Certificados: Al seleccionar esta opción se habilitan los parámetros para generar e imprimir los certificados para ser entregados a los terceros.

2.

Bases: Al marcar esta casilla el sistema genera un informe con los porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este informe sirve como anexo a las declaraciones de retención. Al seleccionar esta opción se habilitara la siguiente pantalla:

a. Base Retención: Informe para verificar por cada documento y por cada tercero la base de retención, el porcentaje asignado en la cuenta de retención y el valor a retener. Sirve como anexo a las declaraciones de retención; se puede generar de Forma Detallada o Resumida 

De forma Detallada solicita los siguientes datos:

o

Rango de Fechas: Seleccionar el periodo (Días y Mes) por el cual se desea revisar el informe Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generación de cada certificado. Ej.

o

CERTIFICADO Retención en la Fuente Retención de IVA Retención de ICA

CUENTA INICIAL 2365100000 2367000000 2368000000

CUENTA FINAL 2365999999 2367999999 2368999999

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria

o o

o

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter Comprobantes: En caso de solo requerir un Tipo de documento (ejemplo P), digitar la letra y el sistema solicita confirmación si de todos los Tipos P o alguno en especial, si se requieren todos los comprobantes se coloca el asterisco

Ordenado por: Es la forma de presencian del informe puede ser por Cuenta Contable o Tercero

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualización del Informe Ordenado por Cuenta es:

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualización del informe Ordenada por Nit es:



De forma Resumida solicita los siguientes datos:

o

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generación de cada certificado. Ej.

o

CERTIFICADO Retención en la Fuente Retención de IVA Retención de ICA Importante:

CUENTA INICIAL 2365100000 2367000000 2368000000

CUENTA FINAL 2365999999 2367999999 2368999999

Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualización es:

b. Control Bases: Este informe muestra todos aquellos documentos cuya base es incorrecta respecto al valor efectivamente retenido y al porcentaje asignado en la cuenta de retención.

Importante: Los documentos que estén correctos no los muestra este informe. La finalidad de este informe es realizar una verificación de las posibles inconsistencias antes de reportar la información exógena (Medios Magnéticos) a la DIAN.

Los datos que el sistema solicita son los siguientes:

o o

Rango de Terceros: Seleccionar los Nit para los cuales se requiere el informe, en caso de ser todos los Nit, estos campo solo se pasaran con enter Rango de Cuentas: Seleccionar la cuentas contables para ser tenidas en cuenta en la generación de cada certificado. Ej.

CERTIFICADO Retención en la Fuente Retención de IVA Retención de ICA

CUENTA INICIAL 2365100000 2367000000 2368000000

CUENTA FINAL 2365999999 2367999999 2368999999

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria

El informe puede ser generador en Excel, impreso o vista preliminar, la visualización es:

¿Qué datos solicita cada certificado de retención? Para ingresar a generar los certificados se debe hacer por la ruta antes mencionada (Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios – Certificado de Retenciones) e ingresar a la opción de certificados

A continuación se explicara el proceso para la generación de cada certificado de retención: 1. Certificado de Retención en la Fuente Allí se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar Generales

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención en la fuente solicitando la siguiente información: 

Fecha de Emisión: Digitar la fecha de expedición de los certificados



Ciudad Emisión del certificado: certificados



Rangos: Corresponde al rango de Nit desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el último tercero creado



Rango de Cuentas: Corresponde a las cuentas contables que se deben tener como base para la generación del certificado.

Digitar la ciudad de expedición de los

Ej. CERTIFICADO Retención en la Fuente

CUENTA INICIAL 2365100000

CUENTA FINAL 2365999999

Importante: Tener en cuenta que en los certificados de retención solo se deben tener en cuenta las retenciones practicadas a cada tercero por conceptos diferentes de los originados en la relación laboral o legal y reglamentaria

Importante: En el rango de cuentas realizar la búsqueda con las teclas de Función F2 o F3 o digitar los diez dígitos de la cuenta contable, el sistema permite continuar con menos dígitos pero por no tener los dígitos completos el sistema genera el certificado en blanco



Desea el Certificado Con Firma – Sin Firma: Dependiendo de esta marcación en la impresión se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma



Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generación de la información, al querer tomar todo el año los campos se pasan con enter

Los Certificados de retención en la fuente pueden ser enviados a Excel, Impresión o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma Importante: Para poder visualizar los certificados de retención en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato

Ej. Visualización Certificado de Retención en la Fuente - Con Firma

Ej. Visualización Certificado de Retención en la Fuente - Sin Firma

2. Certificado de Retención de IVA Allí se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar IVA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención de IVA solicitando la siguiente información: 

Fecha de Emisión: Digitar la fecha de expedición de los certificados



Ciudad Emisión del certificado: certificados



Selección de Nit: Corresponde al rango de terceros desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el último tercero creado



Tipo de Impresión: Formas en las que SIIGO puede imprimir  Impresión Genérica: Formato estándar establecido en SIIGO  Impresión Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos

Digitar la ciudad de expedición de los



Certificado Con Firma – Sin Firma: Dependiendo de esta marcación en la impresión se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma



Tipo de Descripción: Corresponde a la observación que saldrá impresa en el certificado, las cuales pueden ser:  Descripción Fija: El sistema permite digitar las observaciones que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.

 Descripción de la Cuenta: Al marcar esta opción se imprime el nombre de la cuenta tal y como se encuentre definido en la apertura de cuentas contables 

Concepto – Digite el concepto de la operación: Corresponde al concepto por el cual se expide el certificado y consta de cuarenta (40) caracteres



Rango de Fechas: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generación de la información, al querer tomar todo el año los campos se pasan con enter. El sistema genera la siguiente aclaración:



Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable por compras



Cuentas Retención IVA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de IVA



Cuentas de IVA Régimen simplificado: En este campo digitar la cuentas de IVA utilizadas en estas transacciones con terceros pertenecientes al régimen simplificado

Los Certificados de retención de IVA pueden ser enviados a Excel, Impresión o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma Importante: Para poder visualizar los certificados de retención en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el template correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato

Ej. Visualización Certificado de Retención de IVA - Con Firma

Ej. Visualización Certificado de Retención de IVA - Sin Firma

c. Certificado de Retención de ICA Allí se habilitara la siguiente pantalla y se debe seleccionar ICA

El sistema solicita los siguientes datos:

a. Tabla de datos pago retención: En esta opción se habilita una ventana en la cual se registran mes a mes las fechas de los pagos de retención con una corta descripción. Es informativo y de control

b. Informe: Al marcar esta opción el sistema permite generar los certificados de retención de ICA solicitando la siguiente información: 

Fecha de Emisión: Digitar la fecha de expedición de los certificados



Ciudad Emisión del certificado: certificados



Ciudad donde se Consigno la Retención: Como su nombre lo indica es la ciudad en la cual se realiza la consignación y aparece de igual forma en la impresión del certificado



Rango de Terceros: Corresponde al tercero desde y hasta el cual se quiere generar el certificado, digitando Enter el programa tomara desde el primer hasta el último tercero creado



Tipo de Impresión: Formas en las que SIIGO puede imprimir  Genérica: Formato estándar establecido en SIIGO  Minerva: Imprime sin formato, pues se debe colocar la forma minerva y el sistema imprime en los campos que este tiene predefinidos

Digitar la ciudad de expedición de los



Imprimir Certificado Con Firma – Sin Firma: Dependiendo de esta marcación en la impresión se habilitara o no el campo para firmar el certificado.

Ej. Con Firma

Ej. Sin Firma



Descripción: Corresponde a la observación que saldrá impresa en el certificado, las cuales pueden ser, el sistema permite digitar las observaciones que el usuario requiera, cuenta con cinco (5) renglones de ochenta y cinco (85) caracteres cada uno.



Rango de Meses: Corresponde al mes inicial y final que se requieren tener en cuenta en la generación de la información, al querer tomar todo el año los campos se pasan con enter



Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA, para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los certificados

Los Certificados de retención de ICA pueden ser enviados a Excel, Impresión o Vista preliminar y se visualizan de la siguiente forma

Importante: Para poder visualizar los certificados de retención en la fuente en Excel, es necesario haber definido previamente el témplate correspondiente, caso contrario no se podrá exportar en ese formato

Ej. Visualización Certificado de Retención de ICA - Con Firma

Ej. Visualización Certificado de Retención de ICA - Sin Firma

Importante: Para poder generar los certificados de retención es necesario que las cuentas de 2365 – Retención en la fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA estén marcadas desde su creación como cuentas de “Retención”.