Cartilla 8 - Proceso de Inventarios

SIIGO Dejando huella...........

SIIGO STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION INVENTARIOS

8 Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

SIIGO Dejando huella........... TABLA DE CONTENIDO SIIGO...................................................................................................................................1 STANDAR WINDOWS..................................................................................................1 INTRODUCCION...............................................................................................................3 1. INVENTARIOS...............................................................................................................4 1.1. INVENTARIO PERIODICO....................................................................................4 1.2. INVENTARIO PERMANENTE..............................................................................5 2. MANEJO DEL INVENTARIOS EN SIIGO...............................................................6 Producto Cant Vlr Unit Vlr total..............................................................................6 Compras...............................................................................................................................6 .........................................................................................................................................6 Cantidad Total.....................................................................................................................6 30 un ...................................................................................................................6 $533.333...............................................................................................................................6 $16.000.000 .............................................................................................................6 2.1. SISTEMAS DE INVENTARIOS EN SIIGO...........................................................7 3. SISTEMA EN LINEA.....................................................................................................9 TOTALES..........................................................................................................................11 COMPRA 1................................................................................................................12 3.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA LINEA...........13 3.2. EFECTO DEL SISTEMA EN LINEA EN LA FACTURACION........................16 ........................................................................................................................................17 4. SISTEMA BATCH....................................................................................................18 TOTALES..........................................................................................................................18 COMPRA 1................................................................................................................18 4.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA BATCH..........19 4.2. EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN BATCH........22 EFECTO DEL SISTEMA BATCH EN LA FACTURACION.....................................22 4.3. COSTEO DE INVENTARIOS...............................................................................24 4.4. CONTABILIZACION DEL COSTEO...................................................................29 5. SISTEMA PREDETERMINADO.................................................................................29 TOTALES..........................................................................................................................30 COMPRA 1................................................................................................................30 5.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA PREDETERMINADO...................................................................................................31 5.2. MANEJO DEL COSTO PREDETERMINADO....................................................34 5.3. CONTABILIZACION DEL COSTO PREDETERMINADO EN LA FACTURA ........................................................................................................................................37 5.4. ANALISIS AL PREDETERMINADO..................................................................38 5.5. CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE PREDETERMINADO..............39 6. DESAGREGA...............................................................................................................40 6.1. EFECTO DEL DESAGREGA...............................................................................41 6.2. PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA...........................41 7. NOTAS DE PRODUCCION.........................................................................................44

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

2

SIIGO Dejando huella........... 7.1. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA......................................................44 7.2 NOTA DE TRASLADO..........................................................................................51 8. CONTEO FISICO..........................................................................................................56 8.1 LISTADO DE SALDOS.........................................................................................57 8.2. INCORPORA AJUSTES........................................................................................58 8.3. CALCULO DE SALDOS.......................................................................................58 8.4. GRABA CONTEO.................................................................................................60 8.5. CIERRE CONTEO.................................................................................................62 8.6. VERIFICACION DE AJUSTES............................................................................63 8.7. INFORME DE AJUSTES......................................................................................65 8.8. COMPROBANTE DE AJUSTES..........................................................................66 8.9. DIFERENCIAS ENTRE CONTEOS.....................................................................69 8.10. MANEJO DEL ARCHIVO PLANO EN EL CONTEO FISICO.........................71 TALLER ...........................................................................................................................76 Incorpora Ajustes...............................................................................................................82 Graba Conteo.....................................................................................................................84

INTRODUCCION • • • •

Conocer y controlar los diferentes sistemas de costeo que maneja SIIGO, para tener un buen funcionamiento de los costos. Obtener el control en el manejo de los inventarios de materias primas, productos en proceso y productos terminados a través de las Notas de producción. Aprender el funcionamiento del proceso de desagrega. Tomar decisiones con base a los informes que genera el sistema.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

3

SIIGO Dejando huella...........

1. INVENTARIOS El inventario de mercancías constituye la existencia, a precio de costo, de los artículos comprados o producidos por una empresa, para su comercialización. Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la empresa que se encuentren en el almacén, bodegas, en transito ( cuando se han comprado fuera del país) o entregadas en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han recibido en consignación o están vendidas y aun no se han remitido a los clientes. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son: • •

Sistema de inventario Periódico Sistema de inventario Permanente

1.1. INVENTARIO PERIODICO Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual puede denominarse inventario inicial o inventario final, según el caso.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

4

SIIGO Dejando huella........... Inventario Inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario Final: es la relación de existencias al finalizar un periodo contable. Cuando se utiliza este sistema, la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa no se emplea durante el ejercicio; los registros de entradas y salidas de mercancía se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por mayor y al por menor, respectivamente. EJEMPLO COMPRA DE MERCANCIA INVENTARIO PERIODICO CUENTA 620505 240805 220505 236540

DETALLE COMPRAS IVA DESCONTABLE PROVEEDORES NAC RETENCION 3.5%

DEBITO 500.000 80.000

CREDITO

562.500 17.500

EJEMPLO VENTA DE MERCANCIA INVENTARIO PERIODICO CUENTA 130505 413505 240810

DETALLE CLIENTES NAC. VENTAS IVA GENERADO 16%

DEBITO 1.160.000

CREDITO 1.000.000 160.000

1.2. INVENTARIO PERMANENTE Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, por que los movimientos de compra – venta de mercancías se registra directamente en la cuenta Mercancía no Fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema, requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado Kardex,en el cual se registra el movimiento de cada articulo . Cuando se utiliza este sistema, se registra el costo en la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa. EJEMPLO COMPRA DE MERCANCIA INVENTARIO PERMANENTE CUENTA 143505 240805 220505 236540

DETALLE INVENTARIOS IVA DESCONTABLE PROVEEDORES NAC RETENCION 3.5%

DEBITO 500.000 80.000

CREDITO

562.500 17.500

EJEMPLO VENTA DE MERCANCIA INVENTARIO PERMANENTE CUENTA 613505 143505

DETALLE COSTO DE VENTAS INVENTARIOS

DEBITO 500.000

CREDITO 500.000

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

5

SIIGO Dejando huella........... 130505 413505 240810

CLIENTES NAC. VENTAS IVA GENERADO 16%

1.160.000 1.000.000 160.000

2. MANEJO DEL INVENTARIOS EN SIIGO En SIIGO el sistema de inventarios se define en el momento de la instalación de la empresa, solo en este proceso sé parametriza si va a manejar sistema de inventarios permanente o periódico. Dentro del sistema de inventarios permanente el SIIGO maneja el sistema de valuación de inventarios Promedio Ponderado, que consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial, mas las compras del periodo , dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial mas las compras del mismo periodo.

Ejemplo: Producto

Cant

Vlr Unit

Vlr total

Inventario Inicial Televisor Sony

10 un

$500.000

$5.000.000

Compras Televisor Sony

20 un

$550.000

$11.000.000

Cantidad Total

30 un

$533.333

$16.000.000

NOTA: El costo de cada unidad es de $533.333

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

6

SIIGO Dejando huella...........

2.1. SISTEMAS DE INVENTARIOS EN SIIGO

En inventario permanente el SIIGO utiliza el sistema de valuación de inventarios Promedio Ponderado el cual lo puede trabajar de tres (3) formas diferentes que son: • • •

Sistema en Línea Sistema Batch Sistema Predeterminado

Para elegir el sistema de costeo a utilizar, se debe ingresar al Registro de Control de la empresa, donde el programa realizara tres preguntas,de cuya respuesta depende el sistema de costeo que se va a utilizar :

Actualiza costo de factura en línea Actualiza costo de remisión en línea Aplica costo predeterminado

LINEA S S N

BATCH N N N

PREDETERMINADO S S S

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

7

SIIGO Dejando huella...........

Para utilizar sistema de costeo en Línea se debe responder:

Para utilizar sistema de costeo en Batch se debe responder:

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

8

SIIGO Dejando huella...........

Para utilizar sistema de costeo en Predeterminado se debe responder:

3. SISTEMA EN LINEA

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

9

SIIGO Dejando huella...........

En sistema de costeo en Línea el programa en tiempo real contabiliza las salidas de mercancía tanto en cantidades como en valores. Para este efecto toda entrada de mercancía debe estar valorizada ya que estas tienen incidencia en el costo promedio del producto. Es importante registrar todos los documentos que intervienen en los inventarios en tiempo real (Registro de Compras, Remisiones, Facturas, Devoluciones etc) . NOTA: En este sistema de costeo el usuario no debe facturar en rojo , ya que si lo hace los costos de los productos se dañan . Para tal efecto se recomienda crear una clave de acceso que tenga restricción de no facturar en negativo. Para crear esta clave con la restricción de Facturar en Rojo se debe ingresar a la opción: Parametrizacion – Registro de Claves- Parámetros.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

10

SIIGO Dejando huella........... Al ingresar a la opción de creación de claves de acceso se debe responder negativamente a la pregunta saldos crédito, para que el sistema no permita Facturar o Remisionar en rojo.

En sistema de costeo en Línea el programa toma en cuenta el saldo inicial, mas las compras que se realicen en el periodo para hallar el costo promedio.

Ejemplo: COMPRAS

PRODUCTO

CANTIDAD

VLR.UNIT

COMPRA 1 COMPRA 2 TOTALES

TELEVISOR SONY TELEVISOR SONY

10 10 20

500.000 600.000

VALOR TOTAL 5.000.000 6.000.000 11.000.000

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

11

SIIGO Dejando huella...........

COMPRA 1

COMPRA 2

PARA CALCULAR EL COSTO PROMEDIO DEL PRODUCTO EL SISTEMA APLICA LA SIGUIENTE FORMULA.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

12

SIIGO Dejando huella...........

11.000.000 = 20 UN

$550.000

EL COSTO UNITARIO DE LOS TELEVISORES ES DE $550.000 CADA UNO 3.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA LINEA

Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos . Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.

Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

13

SIIGO Dejando huella...........

Con enter se repasan todos los meses, o con F1. Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

14

SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A ),adicionalmente pide nit , centro de costo y bodega.

Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

15

SIIGO Dejando huella...........

EFECTO EN EL COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN LINEA Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto varia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT TELEVISOR SONY 20 AJUSTES X INFLACION TOTALES 20

COST UNIT $550.000 $555.000

VLRO TOTAL $11.000.000 $ 100.000 $ 11.100.000

El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma este nuevo costo para su contabilización.

3.2. EFECTO DEL SISTEMA EN LINEA EN LA FACTURACION

Al realizar una factura en Sistema de Costeo en Línea el sistema toma el costo promedio del producto , y lo multiplica por el numero de unidades vendidas. VENTAS

PRODUCTO

FACTURA 80000

TELEVISOR SONY

CANTIDAD 10

COST.UNIT $555.000

COSTO DE VENTAS $5.550.000

NOTA: SE DEBE ACLARAR QUE EL VALOR UNITARIO QUE APARECE EN LA FACTURA ES EL PRECIO DE VENTA (1.000.000) DIFERENTE AL COSTO DE VENTA DEL PRODUCTO.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

16

SIIGO Dejando huella...........

CONTABILIZACION DEL COSTO EN LA FACTURA En sistema de costeo en Línea, el programa contabiliza automáticamente el costo en el momento del descargue de los inventarios , ya sea con el documento Factura o la Nota de Remisión . Ejemplo: CUENTA 143536 613536

DETALLE Inventarios Costo de Ventas

Debito

Crédito $5.550.000

$5.550.000

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

17

SIIGO Dejando huella........... 4. SISTEMA BATCH En sistema de costeo en Batch el programa puede facturar productos con cantidades negativas, pero a diferencia del costeo en Línea que realiza la contabilización de las cantidades y los costos en tiempo real, en Batch solamente descarga unidades mas no valores ,en el momento de realizar el documento (Nota de Remisión o Factura de Venta). La contabilización del costo de ventas en sistema de costeo en Batch sé realizar solamente hasta final de mes cuando se realice un proceso llamado COSTEO. En este proceso de COSTEO, que se debe realizar mensualmente el sistema calcula el costo promedio de cada uno de los productos, y dependiendo de cada una de las salidas de inventario que se efectuaron calcula el costo de ventas. En sistema Batch el programa toma en cuenta el saldo inicial , mas las compras que se realicen en el periodo para hallar el costo promedio. Ejemplo: COMPRAS

PRODUCTO

CANTIDAD

VLR.UNIT

COMPRA 1 COMPRA 2 TOTALES

TELEVISOR SONY TELEVISOR SONY

10 10 20

500.000 600.000

VALOR TOTAL 5.000.000 6.000.000 11.000.000

COMPRA 1

COMPRA 2

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

18

SIIGO Dejando huella...........

PARA CALCULAR EL COSTO PROMEDIO DEL PRODUCTO EL SISTEMA APLICA LA SIGUIENTE FORMULA. 11.000.000 = 20 UN

$550.000

EL COSTO UNITARIO DE LOS TELEVISORES ES DE $550.000 CADA UNO 4.1. EFECTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN SISTEMA BATCH Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos . Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

19

SIIGO Dejando huella........... Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes.

Con enter se repasan todos los meses, o con F1. Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

20

SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A ),adicionalmente pide nit , centro de costo y bodega.

Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

21

SIIGO Dejando huella...........

4.2. EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN BATCH Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto vario. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT TELEVISOR SONY 20 AJUSTES X INFLACION TOTALES 20

COST UNIT $550.000 $555.000

VLRO TOTAL $11.000.000 $ 100.000 $ 11.100.000

El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por inflación.

EFECTO DEL SISTEMA BATCH EN LA FACTURACION

Al realizar una factura en Sistema de Costeo Batch, el programa solo descarga el inventario en cantidades, mas no descarga el costo de ventas. Ejemplo:

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

22

SIIGO Dejando huella........... Vamos a realizar un ejemplo donde se van a vender 10 unidades de Televisores Sony, las cuales tienen un precio de venta de $1.000.000, por lo tanto el valor de la venta es de $10.000.000. VENTAS FACTURA 80001

PRODUCTO TELEVISOR SONY

CANTIDAD 10

PRE. VENTA $1.000.000

VLR. VENTA $10.000.000

CONTABILIZACION DEL COSTO EN LA FACTURA En sistema de costeo en Batch, el programa NO contabiliza el costo de ventas en el momento de realizar el documento (Factura de Venta- Nota de Remisión) por lo tanto la contabilización del documento queda de la siguiente manera.

Ejemplo:

CUENTA 143536

DETALLE Inventarios

Debito

Crédito 0

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

23

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: El sistema solo descarga el inventarios en unidades mas no en valores. El programa realiza el calculo y contabilización de los costos solamente a final de mes cuando se corre un proceso de COSTEO DE INVENTARIOS. 4.3. COSTEO DE INVENTARIOS En sistema Batch es necesario realizar mensualmente un proceso de costeo de inventarios para que automáticamente calcule y contabilice el costo de ventas, sin embargo para realizar este proceso se debe tener en cuenta los siguientes pasos: • •

•

Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc. Generar un consecutivo de comprobantes para verificar su contabilización (F2- Contabilidad- F6-Generación de Comprobantes- F7 –Consecutivo de Comprobantes).

Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas (F5Inventarios-F3-Manejo de Bodegas- F5-Saldos por renglón.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

24

SIIGO Dejando huella........... Si existen productos con unidades negativas se deben arreglar estas unidades

NOTA: El programa no toma en cuenta para el proceso de costeo los productos que tengan saldos negativos. •

•

Se deben crear los documentos para la contabilización del costeo los cuales son documentos L-Otros. Se debe tener en cuenta que si se manejan Notas de producción se debe crear un documento L para costear las notas de producción y otro documento L para costear la Facturas, Remisiones etc. Realizar el proceso de costeo (F5- Inventarios- F8- Administración de costeoF1-Mensual Batch.) .

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

25

SIIGO Dejando huella...........

Ejecución del Costeo Promedio al mes Anterior o Presente: Es tomar los promedios de los movimientos de los inventarios para realizar él calculo de los costos de ventas del mes. El sistema da la opción de realizarlo con el costo del mes anterior o con el costo del mes presente (generalmente se escoge el costo del mes presente porque pueden haber compras en el mes que afecten el costo del producto.

Mes del Costeo: El mes que se va efectuar el proceso de costeo de los inventarios.

Tipo de Comprobantes de Notas de Producción y Comprobantes Generales: Se deben digitar los comprobantes tipos L donde se va a realizar la contabilización del costeo.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

26

SIIGO Dejando huella...........

Desea Costear a un Nit: (S/N): Al digitar N el sistema toma nit por nit y genera el costo por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un nit genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo) , de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo nit ,este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas .(Generalmente se responde N). Desea Costear a un Centro de Costo(S/N): Al digitar N el sistema toma centro de costo por centro de costo y genera el costo de ventas por cada uno de ellos (sin embargo el sistema pide un centro de costo genérico el cual solo tiene efecto en la impresión del documento de costeo), de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo centro de costo,este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas .(Generalmente se responde N. Vendedores (S/N): Al digitar N el sistema toma vendedor por vendedor y genera el costo de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo vendedor, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas.(Generalmente se responde N. Bodega (S/N): Al digitar N el sistema toma bodega por bodega y genera el costo de ventas por cada uno de ellos, de lo contrario al digitar S lo acumula a un solo bodega, este proceso tiene efecto en el modulo de ventas para efectos de estadísticas de ventas.(Generalmente se responde N. Desea incluir los Traslados(S/N): Al responder S el sistema valoriza los traslados entre bodegas los cuales no tienen efecto en el costo ya que al realizar estos traslados solamente sé esta cambiando la mercancía de bodega.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

27

SIIGO Dejando huella...........

Por ultimo el sistema pregunta si esta SEGURO SI/NO.

NOTA: Si se tienen Notas de Producción el sistema realiza su correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los costos de los productos en proceso y productos terminados que se manejan en las Facturas de Venta o Remisiones. El sistema pregunta si desean verificar los costos de los productos realizarlo impreso o por pantalla).

( permite

Después de la verificación de los costos de los productos el sistema pregunta si desea continuar con el costeo SI o NO.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

28

SIIGO Dejando huella...........

4.4. CONTABILIZACION DEL COSTEO Al utilizar la opción de COSTEO sistema calcula el costo promedio de cada uno de los productos y dependiendo de salidas de inventario que haya tenido, calcula el costo de ventas. El sistema toma la factura 80001 en la cual se vendieron 10 unidades de televisores y lo multiplica por el costo promedio $555.000, por lo tanto el costo de ventas de esta factura es de $5.550.000.

5. SISTEMA PREDETERMINADO El sistema de costeo predeterminado consiste en asignarle individualmente a cada producto en su creación un costo predeterminado. Dicho costo lo debe calcular la empresa dependiendo de un estudio de costos previo realizado a cada uno de los productos. Sin embargo SIIGO calcula independientemente el costo promedio de cada producto dependiendo del movimiento que haya tenido. Ejemplo: COMPRAS

PRODUCTO

CANTIDAD

VLR.UNIT

VALOR TOTAL

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

29

SIIGO Dejando huella........... COMPRA 1 COMPRA 2 TOTALES

TELEVISOR SONY TELEVISOR SONY

10 10 20

$500.000 $600.000

$ 5.000.000 $ 6.000.000 11.000.000

COMPRA 1

COMPRA 2

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

30

SIIGO Dejando huella...........

PARA CALCULAR EL COSTO PROMEDIO DEL PRODUCTO EL SISTEMA APLICA LA SIGUIENTE FORMULA. 11.000.000 = 20 UN

$550.000

EL COSTO UNITARIO DE LOS TELEVISORES ES DE $550.000 CADA UNO 5.1.

EFECTO DE LOS PREDETERMINADO

AJUSTES

POR

INFLACION

EN

SISTEMA

Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

31

SIIGO Dejando huella........... Dentro de la opción de ajustes por inflación, se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación – Captura de índices, donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes.

Con enter se repasan todos los meses, o con F1 Paso seguido se debe ingresar a la opción de Inventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

32

SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A ),adicionalmente pide nit , centro de costo y bodega.

Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Se debe ingresar el Tipo y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

33

SIIGO Dejando huella...........

EFECTO EN COSTO DE LOS AJUSTES POR INFLACION EN PREDETERMINADO Cada vez que se contabilicen los ajustes por inflación el costo promedio del producto varia. Para ejecutar el proceso de ajustes por inflación de los inventarios el sistema toma el saldo del mes anterior y le aplica el PAAG correspondiente. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT TELEVISOR SONY 20 AJUSTES X INFLACION TOTALES 20

COST UNIT $550.000 $555.000

VLRO TOTAL $11.000.000 $ 100.000 $ 11.100.000

El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por inflación.

5.2. MANEJO DEL COSTO PREDETERMINADO NOTA: La empresa determina que el COSTO PREDETERMINADO del televisor sony, según un estudio de costos es de $600.000, el cual se le debe colocar en él catalogo de productos. F5-Inventarios-F1-Catálogos-F2-Apertura de Productos.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

34

SIIGO Dejando huella...........

El sistema permite colocar un costo predeterminado a cada uno de los meses. El programa en SISTEMA PREDETERMINADO cada vez que realice una salida de inventarios , utiliza el costo predeterminado asignado para su contabilización.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

35

SIIGO Dejando huella...........

Ejemplo: Vamos a realizar un ejemplo donde se van a vender 10 unidades de Televisores Sony, las cuales tienen un precio de venta de $1.000.000 , por lo tanto el valor de la venta es de $10.000.000.

VENTAS FACTURA 80002

PRODUCTO TELEVISOR SONY

CANTIDAD 10

PRE. VENTA $1.000.000

VLR. VENTA $10.000.000

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

36

SIIGO Dejando huella...........

5.3. CONTABILIZACION DEL COSTO PREDETERMINADO EN LA FACTURA Podemos concluir que el sistema en la Factura de Venta calcula y contabiliza el costo de ventas con base al costo predeterminado colocado en la apertura del producto. Por lo tanto la contabilización de la factura será la siguiente: DOCUMENTO Factura No. 80002

CANTIDAD 10 un

COST PREDETER. $600.000

COSTO TOTAL PREDETERMINADO 6.000.000

La contabilización de la factura será así:

Al final del mes se debe correr el proceso de Ajuste al Predeterminado donde el sistema automáticamente ajusta los valores de los documentos (Facturas,

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

37

SIIGO Dejando huella........... Remisiones etc.) que hayan contabilizado el costo predeterminado y lo ajusta al costo real. 5.4. ANALISIS AL PREDETERMINADO La opción de análisis al predeterminado (F5-Inventario- F8-Administración de Costeo-F3- Análisis al Predeterminado) se debe correr mensualmente para determinar la diferencia entre el costo predeterminado utilizado en las facturas y el costo promedio calculado por el sistema.

En esta opción el sistema nos muestra la diferencia entre las salidas de inventarios al costo predeterminado con respecto al costo promedio.

Salidas al Predeter.

Cant 10 un

Cost. Pred. $600.000

Vlr Total Pred $6.000.000

Salidas al Promedio

Cant 10 un

Cost Promedio $555.000

Vlr Total Promed $5.550.000

La diferencia entre las salidas al predeterminado y el costo promedio es de $450.000 por lo tanto es el ajuste que se debe realizar. Después de haber generado este informe se debe ejecutar la opción Comprobante Predeterminado (F5-Inventario-F8-Administración de Costeo-F4-Comprobante Predeterminado) donde el sistema contabiliza el valor de la diferencia entre lo predeterminado y el Costo promedio, esto lo realiza a través de un comprobante tipo L-Otros.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

38

SIIGO Dejando huella...........

5.5. CONTABILIZACION DEL COMPROBANTE PREDETERMINADO Al ser mayor el costo predeterminado que el costo promedio, el programa contabiliza una entrada en valores a los Inventarios y una salida al costo de Ventas.

CUENTA 143536 613536

NOMBRE Inventarios Costo de Ventas

DEBITO $450.000

CREDITO $450.000

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

39

SIIGO Dejando huella...........

Este proceso se debe realizar mensualmente para ajustar el costo promedio al real.

6. DESAGREGA El DESAGREGA es un proceso automático de SIIGO para llevar la proporción del ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes. Ejemplo: SALDO DEL MES ANTERIOR PRODUCTO CANT TELEVISOR SONY 20 AJUSTES X INFLACION TOTALES 20

COST UNIT $550.000 $555.000

VLRO TOTAL $11.000.000 $ 100.000 $ 11.100.000

Contabilización de los Ajustes por inflación: Al realizar los ajustes por inflación se realiza la siguiente contabilización: CUENTA 143599 470510

NOMBRE Ajust. X Inflac de Inventarios Corrección Monetaria

DEBITO $100.000

CREDITO $100.000

En el Balance General la cuenta de inventarios muestra los siguientes valores:

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

40

SIIGO Dejando huella........... 14 143505 143599

Inventarios Mercancías Ajustes Por Inflac

$11.100.000 $11.000.000 $100.000

El nuevo costo promedio del producto es $555.000, por efecto de los ajustes por inflación. Al elaborar la Factura de Venta o la Nota de Remisión, el programa toma este nuevo costo para su contabilización Al realizar una Factura de Venta o una Nota de Remisión (según el documento con el cual se descargue el inventario) el sistema realizara la siguiente contabilización. Al elaborar una factura en la cual se vendan 5 unidades de televisores el sistema con base al costo promedio realiza la siguiente operación: Televisores Sony CUENTA 143536 613536

5 Unid

x

$555.000

DETALLE Inventarios Costo de Ventas

=

$2.775.000

DEBITO

CREDITO $2.775.000

$2.775.000

NOTA: Vale la pena aclarar que del costo de ventas $550.000 pertenecen al costo del bien , y $5000 pertenecen a los ajustes por inflación , sin embargo todo el valor se contabiliza en la cuenta de Inventarios 6.1. EFECTO DEL DESAGREGA El proceso de desagrega que realiza el sistema contabiliza la proporción de los ajustes por inflación a la cuenta de inventarios. Registro Contable del Desagrega: CUENTA 143599 143505

DETALLE Inventarios A x I Inventarios

PRODUCTO Televisor Sony Televisor Sony

DEBITO

CREDITO $25.000

$25.000

NOTA: Es muy importante realizar este proceso ya que si no se hace la cuenta de ajustes por inflación de los inventarios (143599) aumentara todos los meses.

6.2. PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA • •

Este proceso se debe ejecutar el ultimo día del mes. Se debe haber ingresado todo el movimiento que afecte los inventarios (Facturas, Remisiones, Registro de Compra, Notas de Entrada ect).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

41

SIIGO Dejando huella........... •

Para realizar el proceso de Desagrega es muy importante haber realizado los ajustes por inflación del mes correspondiente.

•

Si se esta utilizando sistema de costeo en Batch , se debe haber realizado antes el proceso de costeo.

Para realizar el proceso de desagrega se debe ubicar en la opción Inventarios – Valorización de saldos - Desagrega:

Al ingresar a la opción el sistema pide el documento donde quedara contabilizado el desagrega (generalmente un documento tipo L el cual debe estar creado previamente).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

42

SIIGO Dejando huella...........

Paso seguido el sistema pide Nit ( se debe incluir el nit de la empresa), centro de costo principal y bodega principal. Por ultimo el sistema pregunta sí esta seguro SI o NO.

Verificación del Proceso de Desagrega Para verificar el comprobante generado por el desagrega, se debe ingresar a la opción Contabilidad- Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

43

SIIGO Dejando huella...........

Se debe ingresar el tipo del documento y él numero con el cual fue actualizado.

7. NOTAS DE PRODUCCION 7.1. REQUERIMIENTOS DE MATERIA PRIMA La Nota de Producción es un documento contable el cual registra la transformación de la Materia Prima en productos en proceso o productos terminados. Para poder realizar la Nota de Producción se debe crear previamente una formulación del producto terminado. Esta formulación se debe realizar por la ruta Inventarios – Requerimientos de Materia Prima – Graba Requerimientos.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

44

SIIGO Dejando huella...........

Se debe indicar si se desea llamar el producto por código o por referencia.

El sistema pregunta el código del producto terminado (con icono de binoculares consulta).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

45

SIIGO Dejando huella...........

Materia Prima: Se debe ingresar código de las materias primas necesarias para realizar el producto terminado(con icono de binoculares consulta).

Cantidad: Se debe ingresar el numero de unidades de Materia Prima para realizar una unidad de producto terminado.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

46

SIIGO Dejando huella...........

Peso Representativo: Se debe indicar el porcentaje de la materia prima sobre el producto terminado que se esta creando. Ejemplo: del 100% de la Cama Isabelina elegante la lamina de Cedro le corresponde un 60%. NOTA: Se deben ingresar de la misma manera cada una de las materias primas, que componen el producto terminado. Para verificar que haya quedado correctamente se puede consultar con el icono de Disquete.

Después de Realizar la formulación del producto terminado se debe ingresar a la ruta Documentos-Notas –Documentos Notas.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

47

SIIGO Dejando huella...........

Se debe elegir el documento Tipo O Nota de Producción.

Se debe indicar el producto que se desear crear(con icono de binoculares consulta.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

48

SIIGO Dejando huella...........

Debe digitarse el numero de unidades del producto terminado que se desean construir.

Fecha: Debe colocarse la fecha del documento. Centro de Costo: Con icono de binoculares consulta los centros de costo. Nit: Con icono de binoculares consulta los terceros(generalmente el nit de la empresa por ser un movimiento interno.

Se debe repasar con enter el documento y el sistema trae automáticamente cada una de las materias primas con sus respectivas cantidades que son necesarias para ensamblar el producto terminado. Por ultimo traerá el producto terminado y realizara el correspondiente ingreso en cantidades.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

49

SIIGO Dejando huella...........

Para terminar se dede digitar el icono de banderita.

El sistema preguntara si el documento esta OK, y traerá automáticamente el numero del consecutivo de la Nota de Producción.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

50

SIIGO Dejando huella...........

El sistema permite enviar el documento a la impresora o a la vista preliminar

7.2 NOTA DE TRASLADO La Nota de Traslado es un documento contable, que permite cambiar la ubicación física de los productos realizando el traslado respectivos de estos de una bodega a otra. Para realizar este documento nos debemos ubicar en la ruta: Documentos –Notas –Documentos Notas. Documento tipo T.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

51

SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar al documento el sistema pregunta : Fecha: Se debe indicar la fecha de elaboración del documento. Centro de Costo: Con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite consultar los centros de costo creados. Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente), permite consultar los terceros creados. Vendedor: Con la tecla de función F2 consulta. El sistema preguntara el código de la bodega donde sale la mercancía y el código de la bodega donde entra.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

52

SIIGO Dejando huella...........

Con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite realizar la consulta.

Adicionalmente el sistema pregunta el código del centro de costo desde donde sale la mercancía y el código del centro de costo donde ingresa la mercanciíta. Con la tecla de función F2 o binoculares permite realizar la consulta. Paso seguido el sistema muestra una pantalla donde pide la referencia de fabrica o el código del producto (con la tecla de función F2 Alfabéticamente, F3 Numericamente,F4 Referencia de Fabrica o binoculares permite consulta).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

53

SIIGO Dejando huella...........

El sistema volverá a pedir el centro de costo, nit a lo cual se repasara con enter esta opción ya que el sistema trae automáticamente esta información. Se debe repasar con enter los campos de código y bodega.

Cantidad: Se deben digitar las cantidades a trasladar del producto. Valor: se debe dejar en ceros el campo de valor, ya que las notas de traslado solo cambian la mercancía de sitio, con el icono permite dejar el campo en ceros.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

54

SIIGO Dejando huella...........

Con la tecla de función F1 o icono de bandera permite terminar el documento.

El sistema trae automáticamente el numero del consecutivo del documento.

El sistema permite enviar el documento a la impresora, Excel o vista preliminar.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

55

SIIGO Dejando huella...........

Por ultimo el sistema pregunta si el documento se imprimió correctamente.

8. CONTEO FISICO

El Conteo físico es una opción en la cual la empresa a una fecha determinada puede ajustar su inventario en unidades y en valores. Para esto la empresa debe realizar un inventario físico de la totalidad de las existencias, para luego ingresarlas en el sistema. Para realizar este proceso se debe ingresar a la opción Conteo Físico en el cual se encuentran varias opciones.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

56

SIIGO Dejando huella...........

8.1 LISTADO DE SALDOS Esta opción genera un informe donde el sistema lista cada uno de los productos que se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la referencia de fabrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle manualmente las cantidades encontradas en el conteo.

Este informe se puede llevar a Excel, vista preliminar o impresión.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

57

SIIGO Dejando huella...........

8.2. INCORPORA AJUSTES En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa , este inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando.

Al ingresar a la opción Incorpora Ajustes se debe correr obligatoriamente la opción Calcula Saldos, donde el sistema calculara bodega por bodega las existencias de inventarios que existan a la fecha. 8.3. CALCULO DE SALDOS

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

58

SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

59

SIIGO Dejando huella...........

8.4. GRABA CONTEO En esta opción se debe ingresar el conteo realizado por la empresa en cantidades .

El sistema permite trabajar hasta tres diferentes conteos, ya que en la mayoría de las empresas se realiza mínimo dos conteos, esto con la finalidad de tener una mayor confiabilidad.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

60

SIIGO Dejando huella........... Se debe ingresar a la opción de Graba Conteo Físico.

El sistema traerá uno a uno los productos para digitar el numero de unidades encontradas en el conteo , este proceso lo realiza por cada una de las bodegas que maneje la empresa.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

61

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo. 8.5. CIERRE CONTEO La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo que se haya realizado. Ya que al usar esta opción el sistema no permite realizar ningún tipo de modificación o incorporación de unidades en el conteo.

Se debe indicar el numero del conteo que se desea cerrar.

Si se trata de ingresar al conteo que se cerro el sistema genera un mensaje el cual nos indica que el conteo esta cerrado.

NOTA: Si se después de Cerrar un conteo se quiere otra vez abrir se debe ingresar por la opción de Cierre de Conteo y colocar el icono correspondiente.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

62

SIIGO Dejando huella...........

8.6. VERIFICACION DE AJUSTES Después de haber ingresado el conteo físico, la opción Verificación de Ajustes permite verificar los saldos de inventario de SIIGO, contra los saldos encontrados en el conteo físico. Este informe solo lo genera por pantalla.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

63

SIIGO Dejando huella...........

Tambien permite generar un informe donde se pueden combinar varios conteos.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

64

SIIGO Dejando huella...........

Para esto el sistema pregunta el numero de los conteos que se quieren generar en en el informe.

8.7. INFORME DE AJUSTES Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema por la opción de conteo físico.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

65

SIIGO Dejando huella...........

8.8. COMPROBANTE DE AJUSTES Después de haber incorporado en su totalidad el conteo físico, y haber realizado los ajustes correspondientes se debe ingresar a la opción de Comprobante de Ajustes , donde se realizaran contablemente los ajustes correspondientes en valores y cantidades .

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

66

SIIGO Dejando huella........... El sistema pregunta la fecha en la cual se realizara el ajuste, el documento tipo L donde quedara registrado, centro de costo, numero de conteo, nit de la empresa .

El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la cuenta de costo de inventarios.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

67

SIIGO Dejando huella...........

•

Al responder que SI el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario , contra una entrada al costo de ventas, con base al costo promedio de cada producto.

Ejemplo: CUENTA 613536 143536

NOMBRE Costo de Ventas Inventarios

DEBITO $500.000

CREDITO $500.000

Si se encontraron mas unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de costo de ventas con el costo promedio que tenga cada producto. Ejemplo: CUENTA 143536 613536

NOMBRE Inventarios Costo de Ventas

DEBITO $500.000

CREDITO $500.000

Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades.

•

Al responder que NO el sistema pide dos cuentas contables, una de utilidad y otra de perdida donde se contabilizara el valor del ajuste. Si se encontraron menos unidades en el conteo físico que saldos en el SIIGO el sistema hará una salida del inventario , contra la cuenta de perdida que se halla digitado , con base al costo promedio de cada producto.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

68

SIIGO Dejando huella...........

Ejemplo: CUENTA 531040 143536

NOMBRE Costo de Ventas Inventarios

DEBITO $500.000

CREDITO $500.000

Si se encontraron mas unidades en el conteo físico, que saldos de inventario en SIIGO, el sistema realiza una entrada a la cuenta de inventarios y una salida a la cuenta de perdida con el costo promedio que tenga cada producto. Ejemplo: CUENTA 143536 429530

NOMBRE Inventarios Ingresos Elementos

DEBITO $500.000

CREDITO $500.000

Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades. 8.9. DIFERENCIAS ENTRE CONTEOS En esta opción el sistema genera un informe por pantalla, donde permite divisar las diferencias entre los diferentes conteos, para analizar las diferencias entre uno y otro.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

69

SIIGO Dejando huella...........

LISTADO DE DIFERENCIAS ENTRE CONTEOS En esta opción el sistema genera un informe impreso o vista preliminar o Excel, donde permite divisar las diferencias entre los diferentes conteos, para analizar las diferencias entre uno y otro.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

70

SIIGO Dejando huella...........

8.10. MANEJO DEL ARCHIVO PLANO EN EL CONTEO FISICO Esta opción sirve para que por medio de un archivo plano, se realicen la incorporación del conteo físico. Este archivo se puede realizar en un hoja electrónica como por ejemplo Excel. La ruta para el diseño del archivo plano en SIIGO es Inventarios- Conteo FísicoIncorpora Ajustes- Archivo Plano.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

71

SIIGO Dejando huella...........

Se debe ingresar a la opción diseña en donde se debe crear la estructura del archivo plano que haya realizado en Excel.

Ejemplo: Vamos a suponer que los primeros 13 campos del archivo corresponden al código del producto de SIIGO. Por lo tanto el código de los productos en SIIGO esta compuesto por Línea 3 campos, Grupo 4 campos y el Código de 6 campos. LINEA GRUPO CODIGO

001 0001 000001

TELEVISORES SONY TELEVISOR SONY DE 40 PULGADAS

Por lo tanto el código del televisor es 001-0001-000001 de 13 campos Al diseñar el archivo plano se debe parametrizar de la siguiente manera.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

72

SIIGO Dejando huella...........

paso seguido se puede crear la cantidad del conteo.

luego la creación de la bodega.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

73

SIIGO Dejando huella...........

Por ultimo para terminar el ejemplo creamos la ubicación.

NOTA: LO ANTERIOR ES UN EJEMPLO DE CÓMO DISEÑAR EL ARCHIVO PLANO EN SIIGO, PARA LUEGO REALIZARLO EN UNA HOJA DE CALCULO. SE DEBE ACLARAR QUE LA EMPRESA LO PUEDE ORGANIZAR DEPENDIENDO DE LAS NECESIDADES Y EL MANEJO QUE SE TENGA. DESPUES DE PARAMETRIZAR EL USUARIO DEBE CREAR EL ARCHIVO PLANO CON ESTAS CARACTERISTICAS EN LA HOJA DE CALCULO QUE MANEJE. Después de parametrizar los campos del archivo de conteo en SIIGO, y crear el respectivo archivo en Excel se debe ingresar a la opción de Incorpora donde el sistema , si el archivo cumple con los requerimientos exigidos lo ingresa al sistema.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

74

SIIGO Dejando huella...........

En esta opción se le debe dar la ruta en la cual se grabo el archivo de conteo físico y el nombre, para que el sistema ingrese la información del conteo.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

75

SIIGO Dejando huella...........

TALLER

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

76

SIIGO Dejando huella...........

TALLER DE AJUSTES POR INFLACION DE INVENTARIOS Para realizar los ajustes por inflación se debe ubicar el 1 de Enero del 2004 Cada mes se deben realizar los ajustes por inflación de los inventarios, ya que estos afectan directamente el costo de los productos. Para esto se debe ingresar a la opción: Contabilidad- Ajustes por Inflación.

Dentro de la opción de ajustes por inflación , se debe ingresar al menú Ajustes por Inflación – Captura de índices , donde se debe parametrizar los diferentes porcentajes del P.A.A.G que se maneje en el mes. En el mes de ENERO colocar 0.40.

Con enter se repasan todos los meses, o con F1.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

77

SIIGO Dejando huella........... Paso seguido se debe ingresar a la opción de Contabilidad- Ajustes por InflaciónInventarios, donde se ejecutara el proceso de ajustes por inflación.

En esta opción el sistema pide el Tipo de Documento donde se contabilizara el ajustes por inflación (Tipo A),adicionalmente pide nit , centro de costo y bodega. NIT CENTRO DE COSTO BODEGA

800.100.200 0001 0001

F2 (Consulta) F2 (Consulta) F2 (Consulta)

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

78

SIIGO Dejando huella...........

Para mirar la contabilización de los ajustes por inflación se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Se debe ingresar el Tipo (A) y numero del documento con el cual quedo contabilizado los ajustes por inflación. TALLER DE CONTEO FISICO

Para realizar este proceso se debe ingresar a la opción de Inventarios – Conteo Físico en el cual se encuentran varias opciones:

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

79

SIIGO Dejando huella...........

Listado de Saldos Esta opción genera un informe donde el sistema lista cada uno de los productos que se encuentren creados. En este informe se muestra el código del producto, la referencia de fabrica, descripción del producto, y trae una columna para colocarle manualmente las cantidades encontradas en el conteo. NOTA: Para realizar el proceso de conteo, por favor generar este informe, y analizarlo. Mes y Día de corte Bodega desde – Bodega Hasta Ubicación desde – Ubicación Hasta Rango de Productos Todo el inventario Desea cantidades con 5 Dec. Incluye productos

Enter – Enter para seleccionarlas todas Enter – Enter para seleccionarlas todas Enter – Enter para seleccionarlos todos Seleccionar la opción No seleccionar el campo Todos

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

80

SIIGO Dejando huella...........

Este informe se puede llevar a Excel, vista preliminar o impresión

NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

81

SIIGO Dejando huella...........

Incorpora Ajustes En esta opción se debe ingresar el Conteo físico que haya realizado la empresa, este inventario se debe realizar por cada una de las bodegas que se estén utilizando.

Por favor ingresar a la opción Incorpora Ajustes donde se debe correr obligatoriamente la opción Calcula Saldos, donde el sistema calculara bodega por bodega las existencias de inventarios que existan a la fecha. Calcula Saldos

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

82

SIIGO Dejando huella...........

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

83

SIIGO Dejando huella...........

Graba Conteo En esta opción se debe ingresar el conteo realizado por la empresa en cantidades .

En esta opción se debe elegir el Conteo 1.

Se debe ingresar a la opción de Graba Conteo Físico.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

84

SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a esta opción el sistema pide la bodega de donde se ingresara el conteo, por favor ingresar la bodega No 001. Paso seguido el sistema traerá uno a uno los productos para digitar el numero de unidades encontradas en el conteo. A medida que el sistema trae cada uno de los productos se debe ingresar CON SU PROPIO CRITERO las unidades encontradas en conteo.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

85

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Para arreglar la cantidad de un producto que haya quedado mal digitado se debe, ingresar a la misma opción Graba Conteo Físico y corregirlo llamando el respectivo producto. Después de haber ingresado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función ESC (escape. Cierre de Conteo La opción Cierre de Conteo sirve para proteger la información del conteo haya realizado.

que se

Se debe indicar el numero del conteo que se desea cerrar.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

86

SIIGO Dejando huella........... Después de haber cerrado el conteo se debe salir de la opción con tecla de función ESC (escape).

VERIFICACION DE AJUSTES Después de haber ingresado el conteo físico , la opción Verificación de Ajustes permite verificar los saldos de inventario de SIIGO , contra los saldos encontrados en el conteo físico. Este informe solo lo genera por pantalla.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

87

SIIGO Dejando huella...........

Para salir de este informe con tecla de función ESC (escape).

INFORME DE AJUSTES Esta opción permite generar un informe impreso por vista preliminar o Excel, de las diferencias entre los saldos de inventario de SIIGO y los incorporados al sistema por la opción de conteo físico.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

88

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

COMPROBANTE DE AJUSTES Después de haber incorporado en su totalidad el conteo físico, y haber realizado los ajustes correspondientes se debe ingresar a la opción de Comprobante de Ajustes , donde se realizaran contablemente los ajustes correspondientes en valores y cantidades .

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

89

SIIGO Dejando huella...........

El sistema pregunta: la fecha en la cual se realizara el ajuste (2004/01-31) , el documento tipo L donde quedara registrado, centro de costo (001- con F2 consulta), numero de conteo, nit de la empresa (con F2 consulta).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

90

SIIGO Dejando huella...........

El sistema pregunta si se quiere llevar el valor del ajuste del inventario contra la cuenta de costo de inventarios.

Al responder que SI el sistema lleva el valor del ajuste contra la cuenta de costo de ventas. Al realizar este comprobante el sistema también actualiza los saldos de inventarios en cantidades. Para mirar la contabilización del proceso de Conteo Físico se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

91

SIIGO Dejando huella...........

Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado el Conteo Físico. NOTA: Por favor revisar y analizar la información del comprobante de Conteo.

TALLER DE PROCESO DE COSTEO

En sistema Batch es necesario realizar mensualmente un proceso de costeo de inventarios para que automáticamente calcule y contabilice el costo de ventas, sin embargo para realizar este proceso se debe tener en cuenta los siguientes pasos: •

Haber ingresado todos los documentos del mes que afecten el inventario (Registro de Compras, Facturas de Venta, Notas de Remisión, Notas de Entrada, Notas de Devolución etc) para esto se debe generar un consecutivo de comprobantes para verificar su contabilización (F2- Contabilidad- F6Generación de Comprobantes- F7 –Consecutivo de Comprobantes).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

92

SIIGO Dejando huella...........

Favor responder las siguientes preguntas para generar el informe. COMPROBANTE

* (Asterisco) Para seleccionar todos los comprobantes

Rango de Días Del mes Día Al mes Día Rango de Comprobantes

01/01 01/31

Sé digita enter –enter para seleccionar todos

Rango de Cuentas: Sé digita enter –enter para seleccionarlas todas.

Se puede enviar a vista preliminar o Excel

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

93

SIIGO Dejando huella...........

Se digita OK para continuar

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

94

SIIGO Dejando huella...........

•

Verificar que no existan productos negativos en cada una de las bodegas (F5Inventarios-F3-Manejo de Bodegas- F5-Saldos por renglón). Si existen productos con unidades negativas se deben arreglar estas unidades

Se debe seleccionar la opción de Impreso

Saldos de Inventario: Numérico

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

95

SIIGO Dejando huella...........

Seleccionar la opción de : Todos. Desea cantidad con cinco decimales: digitar enter (espacio en blanco) Producto desde – Producto hasta: Digitar enter – enter para seleccionar todos Productos: Todos.

Se debe enviar a vista preliminar o Excel.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

96

SIIGO Dejando huella...........

Sé digita OK para continuar.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

97

SIIGO Dejando huella...........

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir

•

Realizar el proceso de costeo (F5- Inventarios- F8- Administración de costeoF1-Mensual Batch.)

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

98

SIIGO Dejando huella...........

Ejecución del Costeo Promedio al mes Anterior o Presente: Presente.

Mes del Costeo: 01

Tipo de Comprobantes de Notas de Producción y Comprobantes Generales: Tipos (Notas de Producción) Tipos (Notas de Generales)

F2 consulta F2 consulta

L- Costeo N. Prod L-Costeo General

Desea Costear a un Nit: (S/N): NO. (Digitar enter) Desea Costear a un Centro de Costo(S/N): NO. (Digitar enter) Vendedores (S/N): NO. (Digitar enter) Bodega (S/N: NO. (Digitar enter) Desea incluir los Traslados(S/N): NO. (Digitar enter)

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

99

SIIGO Dejando huella...........

Por ultimo el sistema pregunta sí esta SEGURO SI/NO

NOTA: Si se tienen Notas de Producción el sistema realiza su correspondiente costeo, ya que de este documento se generan los costos de los productos en proceso y productos terminados que se manejan en las Facturas de Venta o Remisiones. El sistema pregunta si desean verificar los costos de los productos realizarlo impreso o por pantalla.

( permite

Después de la verificación de los costos de los productos el sistema pregunta si desea continuar con el costeo SI o NO.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

100

SIIGO Dejando huella...........

Para mirar la contabilización del proceso de Costeo se debe ingresar a la opción de Contabilidad –Generación de comprobantes –Entrada de comprobantes.

Se debe ingresar el Tipo (L) y numero del documento con el cual quedo contabilizado él costea. NOTA: Por favor revisar y analizar la información del comprobante de Costeo.

TALLER DE DESAGREGA El DESAGREGA es un proceso automático de SIIGO para llevar la proporción de los ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes. PASOS PARA EJECUTAR EL PROCESO DE DESAGREGA

• •

•

Este proceso se debe ejecutar el ultimo día del mes, por favor ubicarse en la fecha 2004/01/31. Para realizar el proceso de Desagrega es muy importante haber realizado los ajustes por inflación del mes correspondiente. Si se esta utilizando sistema de costeo en Batch , se debe haber realizado antes el proceso de costeo.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

101

SIIGO Dejando huella........... Para realizar el proceso de desagrega se debe ubicar en la opción Inventarios – Valorización de saldos - Desagrega:

Al ingresar a la opción el sistema pide el documento donde quedara contabilizado el desagrega (generalmente un documento tipo L el cual debe estar creado previamente).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

102

SIIGO Dejando huella...........

Paso seguido el sistema pide : Nit: 800.100.200 F2 consulta Centro de Costo 0001 F2 Consulta Bodega 0001 F2 Consulta Por ultimo el sistema pregunta si esta seguro SI o NO.

Para salir de la opción se debe digitar la opción ESC (Escape). Verificación del Proceso de Desagrega Para verificar el comprobante generado por él desagrega, se debe ingresar a la opción Contabilidad- Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe ingresar el tipo del documento (L) y él numero con el cual fue actualizado Por favor analizar la información del comprobante de desagrega.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

103

SIIGO Dejando huella...........

Informes del Modulo de Inventarios

Los siguientes son algunos informes del modulo de inventarios los cuales le ayudaran a analizar y comprender la información de la empresa: Inventarios –Saldos de Inventarios: Este informe permite generar un listado de productos donde podrá consultar las unidades existentes de cada uno de ellos.

El programa permite generar este informe por pantalla, impreso o exportarlo a Excel.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

104

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Si se genera el informe por pantalla , después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir

Inventarios- Movimiento de Productos- Movimiento Total o ( Kardex) :Este informe permite revisar los movimientos detallados de cada uno de los productos (facturas-compras-ajustes por inflación-costeos etc.Este informe muestra en detalle el tipo de documento del movimiento- numero del documento-fecha de elaboración del documento- bodega –entrada de unidades –salidas de unidades –saldo de unidades .

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

105

SIIGO Dejando huella........... NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir. Análisis de Existencias-Análisis Pantalla: Este informe genera información Impresa o por pantalla de la salidas de inventario de los últimos meses.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

106

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape. Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

Valorización de Saldos: Esta opción permite generar un informe que muestra la valorización del inventario a una fecha determinada. El sistema muestra el código del producto, cantidades en existencia, costo unitario, costo total.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

107

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Si se genera el informe por pantalla, después de generarlo se debe salir con la tecla ESC (escape). Si se genera impreso se debe salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

TALLER DE NOTAS DE PRODUCCION Antes de realizar la Nota de producción se debe realizar la formulación del producto. Esta formulación se debe realizar por la ruta Inventarios – Requerimientos de Materia Prima – Graba Requerimientos.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

108

SIIGO Dejando huella...........

Se debe indicar si se desea llamar el producto por código o por referencia.

El sistema pregunta el código del producto terminado (con icono de binoculares consulta).

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

109

SIIGO Dejando huella...........

MATERIA PRIMA: CONSULTA.

SE DEBE UBICAR EN EL CAMPO DE MATERIA PRIMA. CON F2

MATERIA PRIMA CAJA DE PUNTILLAS DE 5 C.M COLBON MADERA FRASCO GALON DE LACA PINTUCO LAMINA DE CEDRO PAÑO IRLANDES METRO

CANTIDAD

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

2 1 0.5 10 1.5

110

SIIGO Dejando huella...........

Peso Representativo: REPASAR CON ENTER ESTE CAMPO NOTA: Se deben ingresar de la misma manera cada una de las materias primas, que componen el producto terminado. Para verificar que haya quedado correctamente se puede consultar con el icono de Disquete.

Después de Realizar la formulación del producto terminado se debe ingresar a la ruta Documentos-Notas –Documentos Notas.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

111

SIIGO Dejando huella...........

Se debe elegir el documento Tipo O Nota de Producción.

Se debe indicar el producto que sé desear crear(con icono de binoculares consulta.

Debe digitarse el numero de unidades del producto terminado que se desean construir.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

112

SIIGO Dejando huella...........

Fecha: Debe colocarse la fecha del documento. Centro de Costo: Con icono de binoculares consulta los centros de costo. Nit: Con icono de binoculares consulta los terceros(generalmente el nit de la empresa por ser un movimiento interno.

Se debe repasar con enter el documento y el sistema trae automáticamente cada una de las materias primas con sus respectivas cantidades que son necesarias para ensamblar el producto terminado. Por ultimo traerá el producto terminado y realizara el correspondiente ingreso en cantidades.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

113

SIIGO Dejando huella...........

Para terminar se debe digitar el icono de banderita.

El sistema preguntara si el documento esta OK, y traerá automáticamente él numero del consecutivo de la Nota de Producción.

El sistema permite enviar el documento a la impresora o a la vista preliminar.

Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

114