Cartilla 6 - Gestion de Tesoreria

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SIIGO STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION GESTION DE TESORERIA

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TABLA DE CONTENIDO

SIIGO..............................................................................................................................................1 STANDAR WINDOWS.................................................................................................................................1 1. INTRODUCCION........................................................................................................................4 2. PARAMETRIZACION.................................................................................................................5 2.1. APERTURA DE TERCEROS................................................................................................................6 2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS................................................................................................7 ........................................................................................................................................................7 3. FLUJO DE EFECTIVO...............................................................................................................8 3.1. PARÁMETROS ......................................................................................................................................8 3.1.1. CAJAS................................................................................................................................................8 3.1.2. BANCOS............................................................................................................................................9 3.1.3. CONCEPTOS DE COBRO .............................................................................................................12 3.1.4. CONCEPTOS DE PAGO.................................................................................................................12 3.1.5. IMPRESION DEFINICION DE CAJAS.........................................................................................13 3.1.6. IMPRESION DEFINICION DE BANCOS....................................................................................13 3.2. CHEQUES POSFECHADOS...............................................................................................................14 3.2.1. HISTORICO DE CHEQUES POSFECHADOS..............................................................................15 3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS..........................................................................................15 3.3.1. LISTADO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS..............................................................16 3.4. OTROS INGRESOS..............................................................................................................................17 3.5. OTRAS OBLIGACIONES...................................................................................................................19 3.6. FLUJO DE EFECTIVO........................................................................................................................21 3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE VENCIMIENTO.....23 4. PROGRAMACION DE PAGOS................................................................................................24 4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR...................................................24 4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO.............................................................25 4.3. PROGRAMACION DE PAGOS..........................................................................................................25 4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS..................................................................................28

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SIIGO Dejando huella........... 4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS.....................................................................................................29 4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS.................................................................................30 4.7. PAGOS ELECTRONICOS..................................................................................................................30 4.7.1 DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO....................................................30 4.7.2. LISTA DEFINICION ARCHIVO PLANO PARA PAGO ELECTRONICO.................................34 4.7.3 PAGO ELECTRONICO....................................................................................................................34 5. CAJA MENOR..........................................................................................................................36 5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES...............................................................................................36 5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR.............................................................................................................37 5.3. GASTOS DE CAJA MENOR...............................................................................................................38 5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR..............................................................................38 5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR...................................................................................41 5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO............................................................42 5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR......................................................................................42 5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO...............................................................43 5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR.....................................................................43 6. TALLER MODULO DE TESORERIA.......................................................................................46

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1. INTRODUCCION Las tendencias económicas actuales requieren de la administración y uso eficiente del efectivo, lo que permiten evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el comportamiento futuro de la empresa. Por lo anterior, este manual ofrece una serie de herramientas que permiten obtener un manejo y administración eficaz de los recursos de efectivo que controla la empresa. Así mismo facilita las operaciones de pago con proveedores y genera informes que ayudan al área Financiera a tomar decisiones acertadas.

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SIIGO Dejando huella........... MODULO DE TESORERIA El modulo de tesorería es un módulo complementario de SIIGO, cuyo fin primordial es ofrecer de manera directa al usuario, de la información, el control, el análisis y comportamiento de los fondos que constituyen el efectivo de su compañía

2. PARAMETRIZACION RUTA: Parametrización – Registro De Control Se debe definir inicialmente en el Registro de Control el manejo de la fecha optimista y/o pesimista. La fecha optimista/pesimista en el módulo de Tesorería aplica para el manejo de clientes y proveedores y es diferente a la fecha de vencimiento que se digita en los registros de compra o factura de venta elaborados por SIIGO. Las fechas optimistas y pesimistas permiten analizar diferentes escenarios en los que se puede efectuar el recaudo y erogaciones de efectivo para determinar el saldo del efectivo disponible en caja.

Fecha Optimista de Pago/ Cobro: Corresponde a la fecha en la que se espera efectuar el recaudo o el pago.

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SIIGO Dejando huella........... Fecha Pesimista de Pago/Cobro: Corresponde al tiempo máximo de recaudo o pago de los documentos tales como facturas de venta y compras elaborados por SIIGO.

2.1. APERTURA DE TERCEROS RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros - Apertura Cuando se cuenta con el módulo de Tesorería, el programa habilita dos campos en la apertura de los terceros que corresponden a los días optimistas y pesimistas que se pueden manejar de manera estándar para clientes y proveedores.

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Recuerde Cuando el tercero tiene la clasificación de proveedor y se han asignado los días optimistas y pesimistas, el programa desplegará una ventana en la que solicitará los datos de un banco para asignarle a este proveedor. Esta opción únicamente aplica si se van a manejar pagos a los proveedores por medio electrónico, pero primero se deben crear los bancos, lo cual se explicará más adelante.

2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS Siempre que se elabore un documento por el módulo de documentos o entrada de comprobantes que afecte cuentas por cobrar o por pagar y se pida la fecha de vencimiento, solicitará adicionalmente la fecha optimista y pesimista siempre y cuando se tenga parametrizado en el Registro de Control y en la creación del Tercero. Estas fechas las mostrará el programa automáticamente con la posibilidad de ser modificadas y serán calculadas dependiendo de los días asignados a los terceros.

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SIIGO Dejando huella........... 3. FLUJO DE EFECTIVO Tiene como objetivo mostrar un informe detallado del estado de efectivo de la empresa teniendo en cuenta para ello todos los Ingresos y Egresos que se pueden generar en un periodo de tiempo determinado. Para obtener este informe es necesario definir algunos parámetros dentro del módulo de Tesorería, los cuales se indican a continuación:

3.1. PARÁMETROS 3.1.1. CAJAS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Definición De Cajas

En esta opción se deben crear o definir todas las cajas generales que se manejen dentro de la empresa y que se quieren tener en cuenta en el flujo de efectivo. El módulo de Tesorería permite crear hasta 999 cajas diferentes y es necesario digitar la siguiente información: • •

Código: Código asignado para la identificación de la caja. Descripción: Nombre que se le dará a esta caja, el cual aparecerá en el informe de flujo de efectivo.

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SIIGO Dejando huella........... • •

Cuenta: Código de la cuenta contable asignado a esta caja, el cual se usará para mostrar la información el flujo de efectivo. Estado: El estado Activo ocasionará que la caja sea relacionada en el informe de flujo de efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarla.

3.1.2. BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Definición De Bancos A través de esta opción se definen o crean todos los Bancos de la empresa para el manejo del efectivo y los bancos de los proveedores para el pago a los mismos.

Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: • •

Código: Código para identificación del banco en el módulo de Tesorería. Se recomienda asignar el mismo código establecido por la Superintendencia Bancaria. El programa permite crear hasta 999 bancos. Nombre: Descripción o nombre del banco que se esta creando.

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SIIGO Dejando huella........... • • • •

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Maneja Banco para la empresa: Esta opción se marca si el banco que se esta creando es de la empresa y se quiere tener en cuenta para el flujo de efectivo. En caso contrario se asumirá que el banco pertenece a un proveedor. Cuenta Contable: Se debe digitar la cuenta contable en la que se realizan todas contabilizaciones correspondientes a este banco. Estado: Activo ocasionará que el banco sea relacionado en el informe de flujo de efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo. Usa en pago electrónico: Esta opción permite que se efectué el pago a los proveedores por medio electrónico a través de los bancos. Únicamente se marca este campo para los bancos que maneja la empresa. Una vez se ha marcado esta opción el programa habilitará las siguientes opciones que se deben definir para el manejo de los pagos electrónicos: Código Interno: Es el código asignado por la Superintendencia Bancaria. Oficina: Corresponde al código de la oficina donde se tiene la cuenta y es un campo de carácter informativo. Tipo de Cuenta: Ahorros o Corriente. Número de la cuenta: Corresponde al número de la cuenta asignada por el banco. Código Institución Financiera: Este es un dato de carácter informativo. Se diligencia únicamente si el banco requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico y esta debe ser suministrada por el banco. Nombre del Titular: Responsable o titular de la Cuenta. País y Ciudad. Se deben digitar los códigos del país y la ciudad en los que se efectuó la apertura de la cuenta. Estos deben estar previamente parametrizados. Genera Archivo Detallado o Agrupado: Si se escoge la opción detallado el programa generará el archivo del pago electrónico detallando la factura y el valor de cada una de ellas por proveedor. Si se escoge la opción de agrupar el programa genera el archivo de pago electrónico con el detalle de las facturas por proveedor, pero únicamente muestra un valor que corresponde a la sumatoria de todas las facturas.

Recuerde Una vez se han creado los bancos se puede ingresar a la ruta Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura y escoger a los proveedores a los cuales se les va a asignar un banco para el pago en medio electrónico. Al ingresar por esta opción el programa desplegará la siguiente pantalla y será necesario digitar la siguiente información.

• Código: Se debe asignar el código del banco creado para el proveedor. Se pueden consultar los bancos que ya se han creado con el icono de búsqueda. • Nombre: El programa lo trae automáticamente de acuerdo a la descripción que se haya asignado en la creación de los bancos. • Código interno: Corresponde al código asignado por la Superintendencia Bancaria y lo trae el programa de forma automática. • Tipo de Cuenta: Se debe marcar si es de ahorros o corriente.

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SIIGO Dejando huella........... • Número de la Cuenta: Se debe digitar el número de la cuenta en la que se efectuarán los pagos de facturas a los proveedores.

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Documento Titular: En este campo de debe colocar el Nit del proveedor. Este Nit debe ir sin puntos, comas y sin dígito de verificación. Dígito de Verificación: En este campo se debe asignar el dígito de verificación del Nit. Nombre del Titular: Nombre del titular de la cuenta o proveedor. País: Código del país en el que el proveedor tiene la cuenta. Ciudad: Ciudad donde el proveedor tiene la cuenta. Siglas Departamento: Se deben colocar las siglas del Departamento en el que se tiene la cuenta. Para algunos bancos es de carácter informativo y para otros se requiere en la generación de los pagos electrónicos. El banco debe indicar si requiere de ésta información para la generación del archivo del pago electrónico.

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SIIGO Dejando huella........... 3.1.3. CONCEPTOS DE COBRO RUTA: Tesorería - Flujo De Efectivo - Parámetros – Conceptos De Cobro Son aquellos conceptos de ingresos que no están contabilizados y que se deben o se quieren tener en cuenta en el momento de generar el Flujo de Efectivo. Para definirlos correctamente se deben asignar los siguientes parámetros:

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Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de cobro. Nombre: Descripción o nombre del Concepto. Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de flujo de efectivo de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.

3.1.4. CONCEPTOS DE PAGO RUTA: Tesorería - Parámetros – Definición – Conceptos De Pago Corresponden a aquellas erogaciones o pagos que debe realizar la empresa los cuales no están contabilizados, pero se deben tener en cuenta en el momento de generar el flujo de efectivo.

Para crearlos es necesario definir los siguientes parámetros:

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• • •

Código: Número asignado para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de pago. Nombre: Descripción o nombre del Concepto. Estado: Activo ocasionará que el concepto sea relacionado en el informe de Flujo de Efectivo, de lo contrario no aparecerá pero no será necesario borrarlo.

3.1.5. IMPRESION DEFINICION DE CAJAS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Impresión Definición De Cajas A través de esta opción se puede generar un informe que permite verificar la creación de cada una de las cajas y sus características principales, como son el código asignado, el nombre o descripción, el código contable y la descripción de la cuenta. Para generar este informe es necesario seleccionar el rango de las cajas creadas.

3.1.6. IMPRESION DEFINICION DE BANCOS RUTA: Tesorería –Flujo De Efectivo - Parámetros – Impresión Definición De Bancos En este informe se pueden visualizar cada uno de los bancos creados y las características asignadas a cada uno de ellos. Para obtener este informe únicamente es necesario seleccionar el rango de los bancos creados y escoger si se quieren visualizar los activos, inactivos o todos.

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SIIGO Dejando huella........... 3.2. CHEQUES POSFECHADOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados - Entrada De Cheques Posfechados A través de esta opción se deben ingresar todos los cheques posfechados que han sido girados por la empresa y los que se han recibido de proveedores u otros terceros. Estos documentos serán reflejados en el Flujo de Efectivo y para su registro requieren de la siguiente información:

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Código Banco: Corresponde al asignado en el módulo de Tesorería. Número cheque: Se debe digitar el número consecutivo del cheque girado o recibido por la empresa. Fecha Cheque: En este campo se debe digitar la fecha de cobro o pago del cheque. Tipo de Documento: Escoger si el cheque es por cobrar o por pagar. Tercero: Corresponde al cliente o proveedor de quien se recibió o a quien se le giró el cheque. Documento: Se debe escoger el documento de compra o venta que se esta cancelando con el cheque posfechado, para que en el flujo de efectivo aparezca el cheque y el documento que se esta cancelando con el cheque.

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Valor: El programa por defecto trae el valor del documento escogido, pero se puede digitar un valor diferente. • Fecha Optimista y Pesimista: Si se manejan días optimistas y pesimistas para este tercero, el programa calculará estas fechas automáticamente, en caso contrario será necesario digitarlas. •Observaciones: Es un campo informativo y se utiliza para colocar alguna observación sobre el cheque posfechado, la cual se verá reflejada en el flujo de efectivo. •Estado: Activo ocasionará que el cheque posfechado sea relacionado en el informe de Flujo de Efectivo, Cancelado es únicamente a nivel informativo y este estado se reflejará en el informe del histórico de cheques posfechados.

Recuerde Los cheques posfechados que se registren en esta opción se verán reflejados en el informe de Flujo de Efectivo, pero no quedarán contabilizados.

3.2.1. HISTORICO DE CHEQUES POSFECHADOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Impresión Histórico De Cheques Posfechados Este listado presenta toda la información de los cheques posfechados que fueron ingresados al módulo de Tesorería en un periodo de tiempo determinado. Para obtener este informe es necesario seleccionar el rango de bancos, escoger si se desea ver con fecha real, optimista o pesimista, escoger el rango de fechas de los cheques ingresados, seleccionar los cheques activos, cancelados o todos y por último indicar si se quieren visualizar los cheques por cobrar o por pagar.

3.3. SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos – Entrada De Saldos Telefónicos

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SIIGO Dejando huella........... Esta opción permite ingresar los saldos telefónicos consultados para cada uno de los bancos que maneje la compañía y que previamente se crearon por el módulo de Tesorería. Adicionalmente permite que la información bancaria sea real en el momento de generar el flujo de efectivo, ya que en algunas ocasiones los saldos contables de las cuentas de bancos no coinciden con el saldo real suministrado por los bancos. Para que el módulo de tesorería tenga en cuenta los saldos telefónicos bancarios en el momento de generar el Flujo de Efectivo se deben ingresar los siguientes datos:

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Código del Banco: Corresponde al código del banco creado por el módulo de Tesorería. Fecha: Se debe digitar la fecha en la que se efectuó la confirmación telefónica del saldo. Saldo: Se debe registrar el valor del saldo informado por el banco.

3.3.1. LISTADO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Saldos Telefónicos De Bancos – Listado Saldos Telefónicos Este informe presenta un resumen del valor de los saldos telefónicos ingresado para cada uno de los bancos. Para generar este informe se debe seleccionar el rango de bancos y de fechas que se quieren consultar.

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3.4. OTROS INGRESOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otros Ingresos – Entrada De Otros Ingresos A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de ingresos que no están contabilizados, pero que se deben tener en cuenta en la generación del flujo de efectivo para obtener información real sobre los recursos que recibirá la empresa en un periodo de tiempo determinado y es necesario ingresar los siguientes datos:

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Con.: En este campo se debe digitar el código del concepto de cobro o de ingresos que se creó en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas

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SIIGO Dejando huella........... y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos. • Fecha de Cobro: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el cobro o se recibirá el ingreso. • Cliente: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero de quien se recibirán los ingresos. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar todos los terceros creados. • Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar. • Descripción del Cobro: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para detallar el concepto de cobro. Esta descripción se podrá visualizar en el flujo de efectivo. • Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de cobro escogido. • Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de ingresos relacionados no se quieran tener en cuenta dentro del Flujo de Efectivo, en este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo. Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería.

Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que permitirá crear conceptos fijos de ingresos, los cuales son recibidos por la empresa con determinada periodicidad.

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Recuerde Estos conceptos de ingresos aparecerán en todos los informes de flujo de efectivo sin necesidad de volver a generarlos y se pueden eliminar cuando se desee.

3.5. OTRAS OBLIGACIONES RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Otras Obligaciones – Entrada De Otras Obligaciones A través de esta opción se hace la captura de los conceptos de pago u otras obligaciones que no están causados en la contabilidad, pero que se deben tener en cuenta en la generación del Flujo de Efectivo para obtener información real sobre los recursos que debe comprometer la empresa en un periodo de tiempo determinado y será necesario ingresar los siguientes datos:

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Con.: En este campo se debe ingresar el código del concepto de pago que fue creado en la parametrización del módulo de Tesorería. Con el icono de búsqueda o con la tecla de función F2 se pueden hacer búsquedas alfabéticas y con la tecla de función F3 se puede hacer la búsqueda numérica de los conceptos. Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuará el pago de la obligación.

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Proveedor: Corresponde al No. de cédula o Nit del tercero a quien se le realizará el pago de la obligación. Dando un clic sobre el icono de búsqueda se pueden llamar los proveedores y demás terceros. Fecha Optimista / Pesimista: Estas fechas las calcula el programa automáticamente si se asignaron días optimistas y pesimistas en la creación del tercero relacionado, en caso contrario se deben digitar. Descripción Pago: Es un campo alfanumérico de treinta (30) posiciones para detallar el concepto de pago o la obligación contraída. Esta descripción se podrá visualizar en el momento de generar el flujo de efectivo. Valor: En este campo se debe digitar el valor que corresponde al concepto de pago escogido. Inactivo: Esta opción se marcará cuando alguno o algunos de los conceptos de pago relacionados no se quieren tener en cuenta dentro del flujo de efectivo, en este caso no será necesario eliminarlo simplemente inactivarlo.

Estos conceptos quedan guardados automáticamente después de registrar toda la información correspondiente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional para que queden grabados dentro del módulo de Tesorería. Dando clic sobre este icono el programa desplegará la siguiente pantalla que permitirá crear conceptos fijos de pagos u obligaciones, los cuales son efectuados por la empresa con determinada periodicidad.

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3.6. FLUJO DE EFECTIVO RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Flujo De Efectivo Esta es la última opción que se debe ejecutar para que el programa genere el informe del Flujo de Efectivo. En el se mostrará toda la información del efectivo que recibirá y comprometerá la empresa en el periodo de tiempo seleccionado. Para generar este informe se debe digitar la siguiente información:

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Fecha a Usar: En esta opción el programa permite generar el informe con la fecha real de las transacciones o de la información ingresada en el programa, o con la fecha optimista o pesimista si así se requiere, de acuerdo al escenario que se quiera analizar y el que sea más apropiado para la empresa. A un Corte Específico: Si se marca esta opción el programa tomará como fecha inicial la de ingreso a SIIGO y se podrá digitar la fecha final que corresponde a la fecha hasta la que se quiere generar el informa de Flujo de Efectivo. Si no se marca esta opción el programa permitirá escoger un periodo o rango de fechas para la generación del informe: Fecha Inicial: Fecha desde la cual se desea generar el informe del Flujo de Efectivo. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener el informe de Flujo de Efectivo. Informe Detallado: Si se marca esta opción el programa mostrará el saldo inicial de las cajas y los bancos y un detalle de los movimientos que tuvieron durante el periodo de tiempo escogido y el saldo final. Así mismo muestra en forma detallada los documentos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar que se vencen en el rango de fechas escogido. Datos de bancos con saldo telefónico: Como se explicó anteriormente, en el módulo de Tesorería se pueden capturar saldos telefónicos de bancos los cuales pueden ser tenidos en cuenta en el Flujo de Efectivo, si se marca esta opción, de lo contrario el programa tomará el saldo registrado en SIIGO. Destacado: Si selecciona esta opción el informe imprimirá algunos textos con negrilla.

Una vez se hayan ingresado todos los datos se generará el siguiente informe:

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3.7. LISTADO COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE VENCIMIENTO RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Comparativo Fechas De Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento Con este informe se puede efectuar un análisis del tiempo que tarda la empresa en efectuar el recaudo de cartera frente a la fecha de vencimiento del documento. Para la generación de este informe es necesario seleccionar la fecha la fecha real, optimista o pesimista y escoger el rango de fechas del periodo que se desea analizar.

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4. PROGRAMACION DE PAGOS Tiene como objetivo organizar, administrar y generar los pagos que deben realizarse a los proveedores en un periodo de tiempo determinado. Permite usar diferentes formas de organización del efectivo en la caja general y los bancos, de acuerdo a la disponibilidad con que cuente la empresa. Permite generar pagos electrónicos a los diferentes bancos con los cuales se pueden tener convenios para que ellos efectúen un abono a las cuentas de los proveedores y un retiro del efectivo a las cuentas bancarias de la empresa, de acuerdo a los valores definidos en la programación de pagos.

4.1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Documentos Pendientes Por Pagar A través de esta opción se pueden consultar y visualizar por pantalla los documentos por proveedor que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado. Para la generación de este informe se puede utilizar la fecha real, optimista o pesimista.

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SIIGO Dejando huella........... 4.2. IMPRESION DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Documentos Pendientes De Pagos Al ingresar a esta opción se genera un informe impreso de los documentos que están pendientes por pagar en un rango de fecha determinado. Para generar este informe es necesario definir si se quiere obtener la información con fecha real, optimista o pesimista y se debe escoger el rango de fechas en el que se quieren ver el informe.

4.3. PROGRAMACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Programación De Pagos Como su nombre lo indica, a través de esta opción se pueden generar diferentes programaciones de pagos con el fin de realizar una planeación adecuada del manejo de efectivo o recursos que comprometerá la empresa en el pago a sus proveedores. Para realizar la programación es necesario ingresar la siguiente información.

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Número de Programación: Las programaciones son los periodos de pago que maneja la empresa de acuerdo a las políticas internas. Se debe generar una programación por los pagos que se quieren efectuar. En este campo se debe digitar el número de la programación y se pueden definir hasta 999 programaciones. Descripción: En este campo se debe digitar el nombre o descripción de la programación. Fecha de Pago: En este campo se debe digitar la fecha en la que quedará registrado el pago de las facturas a proveedores. Corte con Fecha: Se debe seleccionar la opción de la fecha real, optimista o pesimista, de acuerdo a la forma como se quiera obtener el informe. Fecha Inicial: Fecha desde la cual se quieren tener en cuenta los documentos para efectuar la programación de pagos. Fecha Final: Fecha de corte que se quiere para obtener la generación de los pagos.

Una vez dadas las condiciones de la programación, se podrán visualizar los diferentes pagos que se deben realizar.

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Dando clic sobre este icono o doble clic sobre cualquiera de los documentos que se están visualizando el programa mostrará la siguiente pantalla:

Esta opción permite generar la programación de pagos documento por documento y muestra información detallada del documento seleccionado y del proveedor. También permite digitar el valor a pagar, definir una observación que será tomada únicamente en los pagos electrónicos y seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja. Si se escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.

Dando clic sobre este icono el programa mostrará la siguiente pantalla:

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A través de esta opción se puede generar la programación de pagos de forma general, es decir, que será para todos los documentos que se están visualizando en pantalla y por el valor correspondiente (o que tiene el documento en ese momento). Se podrá definir una observación que será tomada únicamente en los pagos electrónicos. Se debe seleccionar la forma de pago como efectivo, cheque o pago electrónico. Si se escoge efectivo pedirá el código de la caja, si se escoge cheque o pago electrónico pedirá el código del banco.

4.4 IMPRESION PROGRAMACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Programación De Pagos En este informe se pueden visualizar todos los documentos que fueron programados para pago, el nombre del proveedor, la forma de pago y el valor a pagar. Para generar este informe únicamente se requiere digitar el número de la programación que se quiere obtener.

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SIIGO Dejando huella........... 4.5. CONTABILIZACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Contabilización De Pagos Una vez se han definido los pagos a realizar se pueden efectuar los registros contables correspondientes. Para realizar este proceso es necesario definir la siguiente información:

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Número de Programación: Se debe escoger el número de la programación que se quiere contabilizar. Con el icono de búsqueda se pueden consultar las programaciones existentes. Documento Para Pago en Efect/Electrónico: El programa solicitará un documento tipo L – (otros) en el que se harán las contabilizaciones de los pagos en efectivo o en medio electrónico. Documento Para Pago en Cheque: Si se efectuaron programaciones para pagos en cheque, las contabilizaciones quedarán en un documento tipo G – (comprobante de egreso), el cual podrá ser impreso posteriormente junto con el cheque por el módulo de Documentos – Impresión de Documentos Previos. Centro de Costo: Es un dato informativo y se puede seleccionar el centro de costo principal.

A través de este proceso el programa efectúa la contabilización de forma automática en el que se disminuye la cuenta de proveedores y disminuye la caja o los bancos dependiendo si el pago se efectuara en efectivo, cheque o medio electrónico.

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SIIGO Dejando huella........... 4.6. INFORME CONTABILIZACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos Este informe se genera con el fin de verificar la contabilización efectuada en la relación de los pagos generado a cada uno de los proveedores. Para obtenerlo es necesario digitar el número de la programación y el tipo de pago como efectivo, cheque, pago electrónico o todos.

4.7. PAGOS ELECTRONICOS 4.7.1 DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Definición Del Archivo Para Pago Electrónico Tiene como objetivo generar un archivo plano para el banco con la información del pago a proveedores a los cuales se les asignó la opción pago electrónico en la programación de pagos. El documento que contiene la información para el diseño del archivo plano debe ser solicitado al banco que presta el servicio de los pagos electrónicos. De acuerdo a la estructura del mismo, se deben diligenciar los siguientes campos:

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Formato: Se debe asignar un código al archivo plano que se desea crear. Se pueden crear hasta 999 archivos planos. Relacionar con Bancos: Esta opción permite que el archivo plano de pago electrónico que se va a generar para un banco pueda ser utilizado para otros bancos siempre y cuando cumpla con las mismas especificaciones. Nombre del Archivo a Generar: Se debe indicar el nombre con el que se generará el archivo plano para el pago electrónico. Nombre Secundario: El diligenciamiento de este campo es opcional y se asigna un nombre en caso de que se requiera generar información adicional en el pago electrónico. Descripción: Se debe colocar una breve descripción sobre el formato que se va a definir. Es de carácter informativo Columna de: Corresponde a la posición inicial del campo que se va a definir. Columna a: Corresponde a la posición final del campo que se está parametrizando. Número de Registro: Este número de registro se debe asignar de acuerdo al instructivo que haya suministrado el banco para el diseño del archivo plano. En esta opción el programa presenta un rango de 1 a 5 y se debe escoger el que corresponda. Campo: Corresponde al código del campo que se debe definir en el archivo plano, de acuerdo al instructivo suministrado por el banco. Estos campos no están creados en SIIGO porque cada uno de los bancos maneja información diferente, por lo anterior será necesario crearlos dando clic sobre el icono El programa mostrará la siguiente pantalla para efectuar la creación de los campos.

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Número Campo: En esta opción se debe asignar un código que identifique el campo. Este código es informativo y no aparecerá relacionado en el archivo plano. Descripción del Campo: Corresponde al nombre que se le va a asignar al campo. Tipo de Carácter: Se debe seleccionar si el campo es alfabético o alfanumérico. Formato: Esta opción únicamente aplica para la creación de la fecha y debe escoger el formato establecido en el instructivo del banco. Si el campo que se está definiendo no es de fecha se debe escoger la opción “Nada”. Longitud: Esta opción es de carácter informativo, ya que el programa toma la longitud real del los datos colocados en los campos “Columna de” y “Columna a”. Decimales: Si de acuerdo al instructivo suministrado por el banco se deben asignar decimales a los valores, se debe colocar el número de decimales, en caso contrario se debe dejar en ceros. Alineación: Se debe indicar la alineación de los campos: hacia la derecha o hacia la izquierda. Normalmente los campos numéricos se ubican hacia la derecha y los alfanuméricos hacia la izquierda, aunque pueden existir excepciones y en este caso se deben tener en cuenta las indicaciones del instructivo suministrado por el banco. Completar con Ceros: Los campos numéricos deben completarse con ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del campo.

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Completar con Espacios: Los campos alfanuméricos deben completarse con ceros cuando la información del archivo plano no ocupa toda la longitud del campo. Campo SIIGO: Esta opción permite tomar información que se encuentra registrada en SIIGO y que se requiere para la definición del campo que se está parametrizando. Ej. Si el Nit de un proveedor ya está creado en SIIGO simplemente se debe ubicar el campo correspondiente utilizando el icono de búsqueda. Estos campos están creados y si se requieren deben ser solicitados a Informática y Gestión S.A. ya que no están incluidos dentro del software. Valor: Corresponde a datos numéricos que son fijos y que deben ir dentro del archivo de los medios magnéticos. Ej. El Nit de la empresa que genera los medios magnéticos. Equivalencia: Este campo es para buscar información que se encuentra registrada en SIIGO y que es equivalente a uno de los campos que se deben generar en el archivo plano. Ej. El banco solicita que si la cuenta del proveedor es de Ahorros marque 1 y si es corriente marque 2. Esta información se encuentra registrada en SIIGO a través de la creación de los bancos, pero aparece como A – Ahorros y C – Corriente. Con el icono de búsqueda se pueden buscar los campos de equivalencia. Una vez se ha escogido el campo el programa mostrará la siguiente pantalla para definir la equivalencia:

Para guardar la información, una vez se ha registrado la equivalencia, se puede con el icono “Bandera” o con la tecla de función F1.

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SIIGO Dejando huella........... 4.7.2.

LISTA DEFINICION ELECTRONICO

ARCHIVO

PLANO

PARA

PAGO

RUTA: Tesorería – Pagos Electrónicos – Lista Definición Archivo Plano Para Pago Electrónico A través de este informe se pueden visualizar los parámetros que se definieron para el archivo del pago electrónico. Para obtenerlo se debe escoger el código del formato.

4.7.3 PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Pagos Electrónicos – Pago Electrónico En esta opción se genera el archivo plano para el banco de acuerdo a los parámetros y campos asignados en la definición del archivo. Para la generación del archivo se debe indicar el número de la programación y dar un clic sobre el botón “Generación”. El archivo queda ubicado en la carpeta SIIWINN donde NN es el número de la empresa en la que se está trabajando y se genera con el nombre asignado en la definición del pago electrónico.

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Una vez se ha generado el archivo plano el programa mostrará el siguiente mensaje informativo:

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SIIGO Dejando huella........... 5. CAJA MENOR Tiene como objeto administrar, organizar y controlar los diferentes fondos de caja menor que se manejan en la empresa.

5.1. DEFINICION DE CAJAS MENORES RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Cajas Menores Esta opción permite crear e identificar cada una de las cajas menores que se manejan dentro de la empresa, a través de los siguientes campos:

• • • • • • •

Código: Código que se desee asignar a la caja menor, permite crear hasta 999 cajas menores. Descripción: Nombre o descripción de la caja menor. Responsable: No. de cédula de la persona que tiene a cargo la caja menor. Valor Base: Monto Asignado a la caja menor. Cuenta: Cuenta contable en la que se contabilizan todos los movimientos de la caja menor. Centro de Costo: Corresponde al centro de costo al que pertenece la caja menor. Alerta Porcentaje: Se debe digitar el porcentaje mínimo que debe quedar en la caja para efectuar el reembolso. El programa automáticamente generará un aviso de alarma cuando se haya llegado a este porcentaje, en el momento de elaborar el recibo de caja menor.

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•

Alerta Días: En esta opción se generará una alerta cuando se cumpla el número de días para efectuar el reembolso de caja menor. Esta opción únicamente aplica si se efectúan los reembolsos de caja menor por el módulo de Tesorería. en el momento de elaborar el recibo de caja menor. Estado Caja: Activo indica que a la caja se le puede asignar cualquier movimiento e inactivo ocasionará lo contrario.

5.2. RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Comprobantes Recibos De Caja Menor En esta opción se deben parametrizar los recibos de caja menor que se requieren para el manejo y administración de las mismas. Los recibos de caja menor serán documentos tipo X y será necesario definir la siguiente información:

• • • • • •

Comprobante: Número del comprobante que se utilizará para elaborar los recibos de caja menor. Se pueden definir hasta 999 tipos de comprobantes o recibos de caja menor. Descripción: Nombre o descripción del recibo de caja menor. Número Inicial: Corresponde al número desde el que se desean controlar los consecutivos de caja menor. Numeración Automática: Se marcará esta opción si se quiere que el sistema controle de forma automática los consecutivos del recibo que se esta definiendo. Comprobante Gasto (L): En este campo se debe digitar el documento tipo L – (Otros) en el que se contabilizarán los gastos de caja menor. Comprobante Egreso (G): En este campo se debe indicar el Documento tipo G – (Comprobante de Egreso) en el que se efectuarán las contabilizaciones de los reembolsos de caja menor.

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Recuerde Los documentos tipo L y G se deben definir por Contabilidad – Definición de Documentos.

5.3. GASTOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición Conceptos De Gasto Para Caja Menor A través de esta opción se deben crear los diferentes conceptos de gastos que se realizan por caja menor. Para ello es necesario definir la siguiente información:

• • • • •

Código: Se debe asignar un código para identificar el concepto. El programa permite crear hasta 999 conceptos de gastos por caja menor. Descripción: Se debe asignar un nombre o descripción al concepto o gasto que se generará por caja menor. Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable en la que se efectuará la contabilización de los movimientos por este concepto. Naturaleza: Seleccionar si es débito o crédito. Estado Concepto: Activo permite utilizar el concepto en la elaboración de los recibos de caja menor.

5.4. ELABORACION RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración De Recibos De Caja Menor

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SIIGO Dejando huella........... A través de esta opción se efectuará la captura de los recibos de caja menor provisionales o definitivos:

• • •

Comprobante X: En este campo se debe ingresar el número del comprobante definido para caja menor. Dando click sobre el icono de búsqueda se pueden visualizar os recibos que han sido creados. Consecutivo: Se debe digitar el consecutivo que corresponde al recibo de caja menor o presionando Enter el programa lo traerá automáticamente. Nit: En este campo se debe ingresar el Nit del tercero a quien se le entrego el dinero de caja menor

Después de ingresar el Nit el programa mostrará la siguiente pantalla para ingresar los conceptos por los que se generaron los gastos de caja menor utilizando los siguientes datos:

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Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto del gasto que se está ejecutando. Con el icono de búsqueda se pueden visualizar los conceptos que han sido previamente creados. Descripción: En este campo se debe asignar la descripción o detalle del gasto que se está efectuando. Naturaleza: Indicar si el movimiento que se está efectuando es débito o crédito. Valor: Digitar el valor del gasto que se esta efectuando. Centro de Costo: Indicar el centro de costo que al que se le debe cargar el gasto de caja menor. El centro de costo lo solicita únicamente si la cuenta que esta relacionada con el concepto de caja menor que se esta registrando esta marcada como si centros del costo.

El programa permite ingresar varios conceptos de caja menor por cada uno de los recibos que se elaboren los cuales se graban con el icono “bandera”. Una vez se han guardado los conceptos correspondientes al recibo de caja menor el programa habilita las siguientes opciones para indicar si el recibo es provisional, definitivo o se debe anular. Se debe escoger la opción pertinente.

La opción de contabilizado únicamente la marcará cuando los gastos que se encuentren relacionados en el recibo de caja menor estén efectivamente contabilizados. Este proceso se describe más adelante.

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SIIGO Dejando huella........... Una vez se ha marcado alguna de estas opciones el programa mostrará el siguiente mensaje:

Si esta seguro de que la información es correcta y desea guardar el documento debe seleccionar la opción “SI”. Cuando los recibos de caja menor han sido guardados como provisionales y se desean dejar como definitivos es necesario ingresar por la opción de elaboración de recibos de caja menor, llamar el consecutivo del recibo, repasarlo y escoger la opción “Definitivo”. Cuando se ingresa por la opción de elaboración de recibos de caja menor y se llama un recibo que ya esta elaborado como provisional o definitivo con éste icono se pueden insertar mas registros. Cuando se esté elaborando un recibo de caja menor y el saldo sea inferior al porcentaje definido en la creación de la caja menor el programa mostrará el siguiente mensaje, pero permitirá la elaboración del recibo, siempre y cuando el valor no exceda el saldo existente en la caja.

5.5. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De Caja Menor Este informe permite efectuar una verificación detallada de los movimientos que se han efectuado en cada una de las cajas menores y es una herramienta para realizar los cuadres de caja menor. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

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5.6. INFORME DE CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De Caja Menor Resumido Este informe permite hacer una revisión rápida del el estado en el que se encuentra la caja menor. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

5.7. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor Este informe sirve como auxiliar de caja menor y permite verificar el movimiento que se ha efectuado en un periodo de tiempo determinado. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

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5.8. LISTA MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor Resumido Como su nombre lo indica, este informe muestra de forma resumida los movimientos efectuados en la caja menor en un periodo de tiempo determinado. Para la generación de este informe se debe digitar el código de la caja menor y el rango de fechas para analizar los movimientos.

5.9. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Contabilización Recibos De Caja Menor Esta opción permite generar la contabilización de los recibos de caja menor y si se desea también se puede generar automáticamente el reembolso de caja menor. Para ello será necesario ingresar la siguiente información:

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• • •

Caja: Corresponde al código de la caja menor a la que se realizarán las contabilizaciones. Con el icono de búsquedas se puede visualizar y seleccionar la caja correspondiente. Desde/Hasta: Se debe seleccionar el rango de fechas en los que se quieren hacer las contabilizaciones de los gastos de caja menor. Tipo de Contabilización: o Reembolso: Si se escoge ésta opción, los gastos de caja menor quedarán registrados en un documento tipo G el cual fue seleccionado en la definición de los comprobantes o recibos de caja menor. Así mismo se generará el reembolso de caja menor. o Gasto: En esta opción se contabilizarán únicamente los gastos de caja menor en un documento tipo L definido en la creación de los comprobantes de caja menor. o Gasto y Reembolso: A través de esta opción se efectuarán las contabilizaciones de los gastos de caja menor en un documento tipo L y el reembolso en un documento tipo G.

Una vez se ha ejecutado este proceso los recibos de caja menor no podrán ser modificados y en la elaboración de los mismos aparecerá marcada la opción de contabilizado.

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TALLER TESORERIA SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com

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6 6. TALLER MODULO DE TESORERIA La compañía “Empresa de Capacitación S.A.” desea elaborar su flujo de efectivo con el fin de conocer el efectivo disponible en el mes de diciembre del año 2002, con el fin de poder tomar decisiones acertadas sobre el mismo. 1. PARAMETRIZAR EL MANEJO DE FECHAS OPTIMISTA Y PESIMISTA PARA EL PAGO Y RECAUDO. RUTA: Parametrización – Registro De Control Repasar todas las opciones del registro de control hasta que aparezcan los campos de manejo de fecha optimista Pago/Cobro y pesimista Pago/Cobro y marcar las dos opciones. 2. DÍAS OPTIMISTAS Y PESIMISTAS PARA LOS TERCEROS. RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros – Apertura

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SIIGO Dejando huella........... Con el icono de búsqueda puede seleccionar a los terceros que se relacionan a continuación o con la tecla de función F2 puede realizar búsquedas alfabéticas y con F3 búsquedas numéricas. NIT

Tercero

830.690.235 800.375.478 80.256.336

Carrefun Ltda. Cliente Prueba S.A. Export Company S.A. Proveedor Prueba Ltda. Textiles Cortés & Cia. Nueva Moda Ltda.

864.524.957 800.123.454 860.035.827

Días Optimista 10 30 15

Días Pesimista 15 45 30

5

15

30 5

60 15

Recuerde Al asignar los días optimistas y pesimistas a los Proveedores se desplegara una ventana en la que solicitará un Banco. Presionar la tecla Esc.

3. CAJAS GENERALES DE LA COMPAÑÍA RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Parámetros Para la creación de las cajas es necesario ingresar la siguiente información: Código 001 002 003

Descripción CAJA GENERAL BOGOTA CAJA GENERAL CALI CAJA GENERAL MEDELLIN

Cuenta

Estado

1105050100

Activo

1105050200

Activo

1105050300

Activo

Recuerde

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SIIGO Dejando huella........... Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de las cajas estas, quedan guardadas automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

4. BANCOS DE LA COMPAÑÍA Y DE LOS PROVEEDORES RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Parámetros – Definición De Bancos Para la definición de los bancos debe digitar la siguiente información: Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa Cuenta Contable Estado Usa en Pago Electrónico Código Interno Código Oficina Tipo de Cuenta Número de la Cuenta Código Institución Financiera Nombre del Titular Identificación del Titular País Código Ciudad Genera Archivo

: : : : : : : : : : : : : : : :

001 Banco de Bogotá Marcar la opción 1110050100 Activo Marcar la opción 001 203 Corriente 203598753 076357951258 Taller de Capacitación Ltda. 800100200 001 0001 Detallado

Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa Cuenta Contable Estado Usa en Pago Electrónico Código Interno Código Oficina Tipo de Cuenta Número de la Cuenta Código Institución Financiera Nombre del Titular Identificación del Titular País Código Ciudad Genera Archivo

: : : : : : : : : : : : : : : :

020 Banco Santander Marcar la opción 1110050200 Activo Marcar la opción 020 015 Corriente 020796413284 8006987268411 Taller de Capacitación Ltda. 800100200 001 0001 Detallado

Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa

: : :

045 Bancolombia Marcar la opción

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SIIGO Dejando huella........... Cuenta Contable Estado Usa en Pago Electrónico

: : :

1110050300 Activo No marcar la opción

Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa Estado Usa en Pago Electrónico

: : : : :

037 Citibank No marcar la opción Activo No marcar la opción

Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa Estado Usa en Pago Electrónico

: : : : :

068 Banco de Occidente No marcar la opción Activo No marcar la opción

Código Nombre Manejo Banco Para la Empresa Estado Usa en Pago Electrónico

: : : : :

015 Banco de Crédito No marcar la opción Activo No Marcar la opción

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los bancos, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

5. BANCOS DE LOS PROVEEDORES PARA PAGO ELECTRÓNICO RUTA: Contabilidad – Administración De Terceros – Apertura Con el icono de búsqueda seleccionar a los proveedores que se relacionan a continuación, repasar toda la información hasta que aparezca la ventana en la que solicita la asignación de un banco.

Recuerde Debe tener en cuenta que si creó el tercero por una opción diferente al catalogo de terceros debe diligenciar toda la información solicitada para poder asignar los bancos.

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SIIGO Dejando huella........... Para la asignación de los bancos a los proveedores debe digitar la siguiente información: 800.123.454 Proveedor Prueba Código : Nombre : Código Interno : Oficina : Tipo de Cuenta : Número de Cuenta : Documento Titular : Dígito de Verificación : Nombre del Titular : País : Ciudad : Siglas Departamento :

037 Citibank 037 563 Ahorros 5638613897 864527957 7 Proveedor Prueba Ltda. 001 0001 CUN

800.123.455 Textiles Cortés & Cia. Código : Nombre : Código Interno : Oficina : Tipo de Cuenta : Número de Cuenta : Documento Titular : Dígito de Verificación : Nombre del Titular : País : Ciudad : Siglas Departamento :

068 Banco de Occidente 068 211 Corriente 2113295486 800123454 7 Textiles Cortes & Cia. 001 0001 CUN

860.035.827 Nueva Moda Ltda. Código : Nombre : Código Interno : Oficina : Tipo de Cuenta : Número de Cuenta : Documento Titular : Dígito de Verificación : Nombre del Titular : País : Ciudad : Siglas Departamento :

015 Banco de Crédito 015 060 Corriente 800100204 860035827 6 Nueva Moda Ltda. 001 0001 CUN

Recuerde

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Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los bancos, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

6. DEFINIR LOS CONCEPTOS DE COBRO RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo Parámetros – Conceptos De Cobro Para la definición de los conceptos de cobro debe digitar la siguiente información: Código 001 002 003

Nombre Intereses CDT Alquiler Maquinaria Préstamo Empleados

Estado Activo Activo Activo

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de cobro, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

7. DEFINIR LOS CONCEPTOS DE PAGO RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Parámetros – Conceptos De Pago Para la definición de los conceptos de pago debe digitar la siguiente información: Códig o 001 002 003

Nombre Arriendo Bodega Cuota Préstamo Servicios Públicos

Estado Activo Activo Activo

Recuerde

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SIIGO Dejando huella...........

Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de pago, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

8. GENERAR LOS INFORMES DE LA DEFINICIÓN DE CAJAS Y BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Impresión Definición De Cajas Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de las cajas creadas, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para que tome el rango de la caja 000 a la 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar las cajas creadas. RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Impresión Definición De Bancos Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes.

9. INGRESO DE CHEQUES POSFECHADOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Entrada De Cheques Posfechados Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código de banco, en caso de no conocerlo con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes. Para el ingreso de los cheques posfechados debe digitar la siguiente información: Código Número del Cheque Fecha Cheque Tipo de Documento Tercero Documento Valor Fecha Optimista

: : : : : : : :

037 25850360 2002-12-10 Por Pagar Proveedor Prueba Ltda. P-001- 87952 $7.515.000 2002-12-15

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SIIGO Dejando huella........... Fecha Pesimista Estado Código Número del Cheque Fecha Cheque Tipo de Documento Tercero Documento Valor Fecha Optimista Fecha Pesimista Estado

: : : : : : : : : : : :

2002-12-25 Activo 068 79882655 2002-12-22 Por Pagar Textiles Cortes Ltda. P-001-10248 $24.789.140 2003-01-21 2003-02-05 Activo

Código Número del Cheque Fecha Cheque Tipo de Documento Tercero Documento Valor Fecha Optimista Fecha Pesimista Estado

: : : : : : : : : :

001 85295135 2002-12-05 Por Cobrar Cliente Prueba Ltda. F-001-87467 $4.570.125 2003-01-04 2002-01-18 Activo

Código Número del Cheque Fecha Cheque Tipo de Documento Tercero Documento Valor Fecha Optimista Fecha Pesimista Estado

: : : : : : : : : :

001 15975345 2002-12-12 Por Cobrar Carrefun Ltda. F-001-87465 $1.878.750 2002-12-22 2002-12-27 Activo

Recuerde Después de digitar los datos correspondientes al ingreso de los cheques posfechados, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

10. INFORME DE CHEQUES POSFECHADOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Impresión Histórico De Cheques Posfechados Por Pagar Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para

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SIIGO Dejando huella........... que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes. Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información: Rango de Bancos Fecha Fecha Inicial Fecha Final: Estado Cheques:

: : : : : :

001 – 999 Real 2004-01-01 2004-01-31 Todos Por Pagar

Generar el informe por pantalla y analizarlo. 12. INFORME DE CHEQUES POSFECHADOS POR COBRAR RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Cheques Posfechados – Impresión Histórico De Cheques Posfechados Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes. Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información: Rango de Bancos Fecha Fecha Inicial Fecha Final: Estado Cheques:

: : : : : :

001 – 999 Real 2004-01-01 2004-01-31 Todos Por Cobrar

13. INGRESO DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos – Entrada De Saldos Telefónicos Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código de banco, en caso de con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes. Para ingresar la información de deben digitar los siguientes datos: Banco Fecha Valor Banco Fecha Valor

: : : : : :

001 2004-01-31 $148.537.374 020 2004-01-31 $26.500.726

Banco

:

045

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SIIGO Dejando huella........... Fecha Valor

: :

2004-01-31 $55.286.055

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a los saldos telefónicos, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

14. INFORME DE SALDOS TELEFONICOS DE BANCOS RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Saldos Telefónicos De Bancos – Listado Saldos Telefónicos Para la generación de este informe es necesario digitar el rango de los códigos de los bancos creados, en caso de no conocerlos se debe presionar dos veces “Enter” para que tome el rango del banco 000 al 999 o con el icono de búsqueda se pueden consultar los bancos existentes. Para obtenerle informe de saldos telefónicos se debe digitar la siguiente información: Rango de Bancos Fecha Inicial Fecha Final

: : :

001 – 999 2004-01-01 2004-01-31

Verifique la información ingresada 15.

CAPTURA DE OTROS INGRESOS

RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otros Ingresos – Entrada De Otros Ingresos Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código del concepto de cobro, en caso de no conocerlo con el icono de búsqueda se pueden consultar los conceptos existentes. Con. Fecha de Cobro Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor Con. Fecha de Cobro

: : : : : : : : :

001 2002-12-15 800.777.999 2002-12-15 2002-12-15 INTERESES CDT $1.200.000 002 2002-12-05

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SIIGO Dejando huella........... Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor

: : : : :

80.256.336 2002-12-20 2003-01-04 ALQUILER MAQUINARIA $4.000.000

Con. Fecha de Cobro Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor

: : : : : : :

003 2002-12-15 52.356.258 2002-12-15 2002-12-15 Préstamo A Empleados $250.000

Con. Fecha de Cobro Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor

: : : : : : :

003 2002-12-15 79.636.489 2002-12-15 2002-12-15 Préstamo A Empleados $300.000

Con. Fecha de Cobro Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor

: : : : : : :

003 2002-12-15 52.986.369 2002-12-15 2002-12-15 Préstamo A Empleados $350.000

Con. Fecha de Cobro Cliente Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Cobro Valor

: : : : : : :

003 2002-12-15 79.545.712 2002-12-15 2002-12-15 Préstamo A Empleados $400.000

Recuerde Después de digitar los datos correspondientes a los conceptos de otros ingresos, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

16. CAPTURA DE LAS OTRAS OBLIGACIONES

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SIIGO Dejando huella........... RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo - Otras Obligaciones – Entrada De Otras Obligaciones Para la para la captura de esta información es necesario digitar el código del concepto de pago, en caso de conocerlo con el icono de búsqueda se pueden consultar los conceptos existentes. Con. Fecha de Pago Proveedor Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Pago Valor

: : : : : : :

001 2002-12-20 890.654.123 2002-12-25 2004-01-31 PAGO ARRIENDO BODEGA $5.000.000

Con. Fecha de Cobro Proveedor Fecha Optimista Fecha Pesimista Descripción Pago Valor

: : : : : : :

002 2002-12-10 890.741.369 2002-12-10 2002-12-10 CANCELACION CUOTA PRESTAMO $1.000.000

Recuerde Después de digitar los datos correspondientes a los conceptos de otras obligaciones, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

17. LISTADO DE FLUJO DE EFECTIVO RUTA: Tesorería – Flujo De Efectivo – Listado Flujo De Efectivo Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información: Fecha a Usar : A un Corte Específico : Fecha Inicial : Fecha Final : Informe Detallado : Datos de Bancos con Saldos Telefónicos

Real No marcar esta opción 2004-01-01 2004-01-31 Si : No marcar esta Opción

Generar el Informe por Pantalla y Analizarlo. 18. GENERAR NUEVAMENTE EL LISTADO DE FLUJO DE EFECTIVO CON LA SIGUIENTE INFORMACION Y ANALIZARLO

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SIIGO Dejando huella...........

Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información: Fecha a Usar : A un Corte Específico : Fecha Inicial : Fecha Final : Informe Detallado : Datos de Bancos con Saldos Telefónicos

Real No marcar esta opción 2004-01-01 2004-01-31 No marcar esta opción : Si

Generar el Informe por Pantalla y Analizarlo. 19. INFORME VENCIMIENTO

COMPARATIVO FECHAS DE RECAUDO VS. FECHAS DE

RUTA: Tesorería - Flujo De Efectivo - Listado Comparativo Fechas De Recaudo Vs. Fechas De Vencimiento Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información: Fecha a Usar Fecha Inicial Fecha Final

: : :

Optimista 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe por pantalla y analizarlo. PAGOS ELECTRONICOS La empresa Taller de Capacitación Ltda. desea conocer y efectuar los pagos a proveedores para el mes de Diciembre del año 2002.

1. CONSULTA DE DOCUMENTOS PENDIENTES POR PAGAR RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Documentos Pendientes Por Pagar Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información: Corte con Fecha Fecha Inicial Fecha Final

: : :

Presione “ESC” o el icono

Real 2004-01-01 2004-01-31 para salir de la opción y quedar en el menú principal.

2. IMPRESION DE DOCUMENTOS PENDIENTES DE PAGO

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SIIGO Dejando huella........... RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Impresión Documentos Pendientes De Pagos Para la generación de este informe es necesario digitar la siguiente información: Fecha a Usar : Fecha Inicial : Fecha Final :

Fecha Real 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. 3. PROGRAMACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Programación De Pagos Para generar la programación de pagos es necesario digitar la siguiente información: Número de Programación Descripción Fecha de Pago Corte Con Fecha Fecha Inicial Fecha Final Ordenar Por

: : : : : : :

001 Pagos Mes de Diciembre 2004-01-31 Real 2004-01-01 2004-01-31 Fecha

Dar doble clic sobre los siguientes documentos y programar los valores que se relacionan a continuación: Documento P-001125650 P-001-358

Valor a Programar $25.000.000 $5.000.000

P-001-6897

$4.000.000

P-001-5000 P-00169784

$6.000.000 $3.000.000

Forma de Pago Pago electrónico Cheque Pago electrónico Cheque Pago electrónico

Banco 001 001 001 001 001

Después de escoger los documentos anteriores dar clic sobre este icono programar los demás pagos con la siguiente información: Observación : Forma de Pago Banco :

y

Ninguna : Pago electrónico 001

Actualizar todos los Documentos

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SIIGO Dejando huella...........

Recuerde Después de digitar los datos correspondientes a la programación de pagos, los conceptos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

4. CONTABILIZACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Contabilización De Pagos Para efectuar la contabilización de pagos se requiere de la siguiente información: Número de Programación Documento para Pago Efec/Electrónico Documento para Pago en Cheque Centro de Costo Esta Seguro Presione “ESC” o el icono

: : : : :

001 L-015 G-001 001 Marcar la opción

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

5. INFORME DE CONTABILIZACION DE PAGOS RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos

Informe Contabilización De

Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información: Número de Programación Tipo de Pago a Listar

: :

001 Todos

Generar el informe y verificar que la contabilización de los pagos sea correcta. 6. PAGOS ELECTRONICOS Para la definición del archivo plano para el pago electrónico se deben ejecutar los pasos que se describen a continuación: A. DEFINICION DEL ARCHIVO PARA PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Definición Del Archivo Plano Para Pago Electrónico

Pagos Electrónicos –

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SIIGO Dejando huella........... Para definir el archivo plano se debe ingresar la siguiente información: Formato Nombre Archivo a Generar Relacionar con Bancos Nombre Archivo Secundario Descripción Columna de Columna a Registro Campo :

: 001 : BANBOGOTA.TXT : 001 : Pulsar “Enter” : Pago electrónico a Proveedores : 1 : 8 : 1 El campo no existe y es necesario crearlo dando click sobre este icono

Después de dar clic sobre este icono se deben digitar los siguientes datos: Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : : :

001 Fecha a Aplicar el Pago Numérico AAAAMMDD 8 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Fecha a aplicar Dispersión”

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : : :

002 Tipo de Cuenta Numérico NADA 1 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Equivalencia – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Tipo de cuenta” en “Valor SIIGO” digitar C– “Equivalencia” 1, “Valor SIIGO” digitar A – “Equivalencia” 2. C significa Corriente y A Ahorros

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : : :

003 Número de la Cuenta Numérico NADA 9 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Número de cuenta de la empresa pagadora”

Número Campo Nombre del Campo

: :

004 Nombre de la Empresa que Realiza el Pago

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SIIGO Dejando huella........... Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : :

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : : :

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato

: : :

Alfanumérico NADA 40 Pasar con “Enter” Izquierda – Completar con Espacios Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Nombre de la empresa Pagadora” : 005 Nit de la Empresa que Realiza el Pago Numérico NADA 11 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de Búsqueda escoger el campo “Nit de la Empresa Pagadora” : 006 Tipo de Identificación del Proveedor Alfanumérico NADA 1 Pasar con “Enter” Izquierda – Completar con Espacios Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Tipo de identificador Proveedor”. : 007 Nit del Proveedor Numérico NADA 11 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Nit del Proveedor” 008 Nombre del Proveedor Alfanumérico NADA 40 Pasar con “Enter” Izquierda – Completar con Espacios Campo SIIGO - Con el icono de búsqueda escoger el campo “Nombre Del Proveedor” : 009 Tipo de Cuenta del Proveedor Numérico NADA

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SIIGO Dejando huella........... Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : :

1 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Equivalencia – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Tipo de cuenta” en “Valor SIIGO” digitar C– “Equivalencia” 1, “Valor SIIGO” digitar A – “Equivalencia” 2. La letra C significa Corriente y A Ahorros.

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

: 010 Número de Cuenta del Proveedor Numérico NADA 17 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Número de Cuenta”

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

: 011 Valor a Pagar Por Factura Numérico NADA 16 2 Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Valor Pagado”

Número Campo Nombre del Campo Tipo de Carácter Formato Longitud Decimales Alineación Definición del Registro

: : : : : : :

: 012 Número de la Factura o Comprobante Numérico NADA 10 Pasar con “Enter” Derecha – Completar con Ceros Campo SIIGO – Con el icono de búsqueda escoger el campo “Número de la factura o Comprobante”

Recuerde Después de digitar los datos correspondientes a la definición de los conceptos, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono cada uno de los campos. Columna de

:

para salir de la opción y proceder a la ubicación de 1

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SIIGO Dejando huella........... Columna a Registro Campo

: : :

8 1 001

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

9 9 1 002

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

10 18 1 003

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

19 58 1 004

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

59 69 1 005

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

1 1 2 006

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

2 12 2 007

Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

13 52 2 008

Columna Columna Registro Campo Columna Columna Registro Campo

: : : : : : : :

53 53 2 009 54 70 2 010

: : : :

71 86 2 011

de a de a

Columna de Columna a Registro Campo

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SIIGO Dejando huella........... Columna de Columna a Registro Campo

: : : :

87 96 2 12

Con el icono “Bandera” grabar el formato creado Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

7. LISTA DEFINICION ARCHIVO PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Lista Definición Archivo Pago Electrónico Para generar el informe se debe digitar la siguiente información: Formato 1 – Generar el informe y verificar que la información se haya ingresado correctamente. 8. PAGO ELECTRONICO RUTA: Tesorería – Programación De Pagos – Pagos Electrónicos – Pago Electrónico Para generar el archivo plano de se debe digitar la siguiente información: Número de Programación

:

001

Dar Clic sobre el botón “Generación” Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

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SIIGO Dejando huella........... 10. CAJAS MENORES RUTA: Tesorería - Cajas Menores – Definición Cajas Menores Para la definición de las cajas menores es necesario digitar la siguiente información: Código : Descripción : Responsable : Valor Base : Cuenta : Centro de Costo: Alerta : Estado :

001 Caja Menor Administración 52.356.258 $800.000 1105100100 001 Porcentaje - 25 Activa

Código : Descripción : Responsable : Valor Base : Cuenta : Centro de Costo: Alerta : Estado :

002 Caja Menor Ventas 52.358.478 $800.000 1105100200 002 Porcentaje - 25 Activa

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de las cajas menores estas quedan guardadas automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

10. COMPROBANTES DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición Comprobantes De Caja Menor Para efectuar la definición de los recibos de caja menor es necesario digitar la siguiente información: Comprobante Descripción Número Inicial Numeración Automática Comprobante Gasto (L) Comprobante Gasto (G) Caja

: : : : : : :

001 Admón. 00000000001 Marcar la opción 016 002 001

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SIIGO Dejando huella........... Comprobante Descripción Número Inicial Numeración Automática Comprobante Gasto (L) Comprobante Gasto (G) Caja

: : : : : : :

002 Ventas 00000000001 Marcar la opción 016 002 002

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los comprobantes de caja menor, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

11. GASTOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Definición De Conceptos De Gasto Para Caja Menor Para crear los conceptos de gastos de caja menor se deben ingresar los siguientes datos: Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

001 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 5195250000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : : : : : : :

002 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 5195300100 Débito Activo 003 TAXIS Y BUSES 5195450000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

004 CASINO Y RESTAURANTES 5195600000 Débito Activo

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SIIGO Dejando huella........... Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

005 OTROS 5195950000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

006 ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA 5295250000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

007 UTILES, PAPELERIA Y FOTOCOPIAS 5295300000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

008 TAXIS Y BUSES 5295450000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

009 CASINO Y RESTAURANTES 5295600000 Débito Activo

Código Descripción Cuenta Naturaleza Estado Concepto

: : : : :

010 OTROS 5295950000 Débito Activo

Recuerde Después de ingresar los datos correspondientes a la definición de los conceptos de gastos de caja menor, estos quedan guardados automáticamente y no es necesario ejecutar ningún comando adicional. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

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SIIGO Dejando huella...........

12. ELBORACION RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración Recibos De Caja Menor Para la elaboración de los recibos de caja menor se debe ingresar la siguiente información: Comprobante : 001 Consecutivo : 00000000001 Fecha : 2002-12-05 Nit : 79.635.489 Concepto : 003 Descripción : Transporte Mensajería Naturaleza : D Valor : $30.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Provisional Guardar el Recibo. Comprobante : 001 Consecutivo : 00000000002 Fecha : 2002-12-10 Nit : 79.335.789 Concepto : 004 Descripción : Almuerzos Junta Directiva Naturaleza : D Valor : $150.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Definitivo Guardar el Recibo. Comprobante : 002 Consecutivo : 00000000001 Fecha : 2002-12-08 Nit : 41.545.235 Concepto : 006 Descripción : Compra detergente, escoba y trapero Naturaleza : D Valor : $50.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Provisional Guardar el Recibo. Comprobante : 002 Consecutivo : 00000000002 Fecha : 2002-12-19 Nit : 79.545.712 Concepto : 007 Descripción : Fotocopias Manuales de Producción Naturaleza : D Valor : $90.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Definitivo

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SIIGO Dejando huella........... Guardar el Recibo. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

13. PASAR LOS RECIBOS PROVISIONALES A DEFINITIVOS RUTA: Tesorería – Caja Menor – Elaboración Recibos De Caja Menor Para pasar los recibos provisionales a definitivos es necesario ejecutar los siguientes pasos: Comprobante : 001 Consecutivo : 00000000001 Fecha : 2002-12-05 Nit : 79.635.489 Concepto : 003 Descripción : Transporte Mensajería Naturaleza : D Valor : $28.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Definitivo Guardar el Recibo. Comprobante : 002 Consecutivo : 00000000001 Fecha : 2002-12-08 Nit : 41.545.235 Concepto : 006 Descripción : Compra detergente, escoba y trapero Naturaleza : D Valor : $45.000 Grabar con el icono “bandera” Estado Recibo : Definitivo Guardar el Recibo. Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

14. CUADRE DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De Caja Menor Con el icono de búsqueda puede seleccionar el código de la caja. •

Para la generación de este informe es necesario ingresar los siguientes datos:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

001 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos.

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SIIGO Dejando huella........... •

Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

002 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. 15. CUADRE DE CAJA MENOR RESUMIDO RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Cuadre De Caja Menor Resumido •

Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

001 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. •

Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

002 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. 16. MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Lista Movimiento De Caja Menor •

Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

001 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. •

Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

002 2004-01-01 2004-01-31

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SIIGO Dejando huella........... Generar el informe y analizar los datos. 17. MOVIMIENTO DE CAJA MENOR RESUMIDO RUTA: Tesorería – Caja Menor – Informe De Movimiento De Caja Menor Resumido •

Para generar este informe es necesario digitar la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

001 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. •

Generar nuevamente el informe para la caja No. 002 ingresando la siguiente información:

Caja Fecha Inicial Fecha Final

: : :

002 2004-01-01 2004-01-31

Generar el informe y analizar los datos. 18. CONTABILIZACION RECIBOS DE CAJA MENOR RUTA: Tesorería – Caja Menor – Contabilización Recibos De Caja Menor Para efectuar la contabilización de los recibos de caja menor se debe ingresar la siguiente información: Caja Desde Hasta Tipo de Contabilización

: : : :

001 2004-01-01 2004-01-31 Gasto

Caja Desde Hasta Tipo de Contabilización

: : : :

002 2004-01-01 2004-01-31 Gasto y Reembolso

Presione “ESC” o el icono

para salir de la opción y quedar en el menú principal.

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