Cartilla 5 - Facturacion Gestion Recaudo

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PROCESO DE FACTURACION Y RECAUDO

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TABLA DE CONTENIDO TEMARIO

Pag.

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1. FACTURA DE VENTA 1.1 CRUCES EN SIIGO ESTANDAR 1.2 ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA 1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA

4 4 7 13

2 RECIBO DE CAJA 2.1 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA 2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA

15 15 18

3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES 3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA

19 24

4 ELABORACION DE COTIZACIONES 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES

28 33

5 ORDENES DE PEDIDO 5.1 MANTENIMIENTO DE PEDIDOS

36 40

6 NOTAS DE REMISION 6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION

43 48

7 NOTAS DE DEVOLUCION 7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION

49 54

8 NOTAS CREDITO 8.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO

55 62

9 LIQUIDACION DE COMISIONES 9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO 9.2 COMISION SOBRE RANGO DE DIAS 9.3 COMISION SOBRE PRODUCTOS

63 64 66 71

10 INFORME DE VENTAS 10.1 ESTADISTICA DE VENTAS 10.2 INFORMES DE PARTICIPACION

75 75 76 77

10.3 ADMINISTRACION DE VENDEDORES 11 GESTION DE COBRANZA 11.1 SEGUIMIENTOS 11.2 INFORME DE SEGUIMIENTOS 11.3 MARCA SEGUIMIENTOS 11.4 INFORME DE COBRANZA 11.5 ESTADISTICAS 11.6 INTERFASES

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12 TALLER

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INTRODUCCIÓN 1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos. 2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos. 3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía. 4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de diferentes informes que evalúan la gestión. 5. Tomar decisiones con base en los números generales.

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1.FACTURA DE VENTA La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos, descuentos cargos y demás. El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce que se haya colocado en su creación: 1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con: Documento FACTURA FACTURA FACTURA FACTURA

Cruce Cruce Cruce

Documento COTIZACION PEDIDO REMISION SIN CRUCE

Efecto en el inventario La factura descarga el inventario La factura descarga el inventario La remisión descarga el inventario La factura descarga el inventario

FACTURA – COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las demás contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc, ya que la cotización es un documento extracontable. FACTURA – PEDIDO: La factura descarga el inventario y realiza las demás contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc ya que el pedido es un documento extracontable. FACTURA – REMISION: La remisión descarga el inventario ya que es un documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc. Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de Documentos.

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Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar R.

Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P.

Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar C.

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Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar N.

Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el documento por la opción Contabilidad- Definición de Documentos. 1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.

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SIIGO Dejando huella........... Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se digitaron en la creación del tercero.

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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.

Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con F2 consulta o binoculares. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la cuenta contable según sea el caso. Cantidad: Se debe colocar él numero de unidades a facturar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la factura.

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SIIGO Dejando huella........... Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el momento de la creación de la factura.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor : se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función F1.

1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

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Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura.

2.RECIBO DE CAJA

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SIIGO Dejando huella........... El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial. Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos. 2.1. ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos – Recibo de Caja.

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.

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SIIGO Dejando huella........... Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: • •

Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O

Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla enter. Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el modulo de Cuentas por Cobrar.

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

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SIIGO Dejando huella........... NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.

Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

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Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo.

3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los clientes la cuenta 280505 debe estar marcada como por Cobrar.

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Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de clientes por la ruta Parametrizacion – Formas de Pago.

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En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la siguiente contabilización.

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

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Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos: CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo. Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.

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Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la factura por la opción de Documentos- Factura de Venta.

Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos nos debemos ubicar el la opción de forma de pago:

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Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes , la cual debe estar amarrada a la cuenta 280505.

Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono correspondiente el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el anticipo.

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Se debe escoger el anticipo correspondiente:

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Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar a ContabilidadGeneración de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar la factura.

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4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado. Para realizar un Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas- Administración de cotizaciones-Elaboración.

En esta opción se debe escoger la cotización,la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.

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CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto.

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SIIGO Dejando huella........... Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a cotizar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total : El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización.

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la oferta el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotización.

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. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. 4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que este grabada en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ventas – Mantenimiento.

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Se debe ingresar el numero de cotización que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la cotización, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.

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NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin información en el caso de que la cotización , no este siendo cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).

Al finalizar de repasar el documento correspondientes en la cotización.

el

sistema

realizara

los

cambios

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5. ORDENES DE PEDIDO

Las ordenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes. Para realizar un Pedido se debe ingresar a la opción de Ordenes de Pedido Elaboración de Ordenes de Pedido.

En esta opción se debe escoger el pedido,el cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos. CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.

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Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el momento de la creación del pedido. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el momento de la creación del pedido.

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Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA. NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función F1. 5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS Esta opción se utiliza para modificar o borrar una pedido que este grabado en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Pedidos – Mantenimiento de Ordenes de Pedido.

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Se debe ingresar él numero del pedido que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en el pedido, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento. Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.

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NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin información en el caso de que el pedido , no este siendo cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).

Al finalizar de repasar el correspondientes en el pedido.

documento

el

sistema

realizara

los

cambios

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6. NOTAS REMISION La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta. Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas – Documentos Notas.

Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S).

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Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .

CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de Remisión. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares.

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SIIGO Dejando huella........... Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto: se debe colocar el código del producto , para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia. Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto Debito/Credito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando mercancía del inventarios.

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Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los productos. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota de Remisión.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

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Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. NOTA: La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos del inventario.

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6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Remisión.

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7. NOTAS DE DEVOLUCION La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera –IVA-descuentos – cargos –fletes). Adicionalmente. Para elabora la Nota de Devolución en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Devolución de Facturas.

Al ingresar a la opción el sistema pide el tipo y numero de la factura que se desea afectar para la devolución. Con F2 consulta o con icono de binoculares.

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El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver.

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El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como nit, centro de costo , nombre , vendedor , dirección, ciudad , teléfonos, producto , bodega , cantidad y valor . Se debe indicar el producto y el numero de unidades que se desean devolver.

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NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE DEVOLUCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo en la factura de venta.

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Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.

El sistema traerá automáticamente el numero de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión , vista preliminar.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función F1. 7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota de Devolución.

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NOTA: La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver diferentes artículos, los cuales se hallan vendido en una factura de venta, adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en ventas etc.

8. NOTAS CREDITO La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar diferentes contabilizaciones que afecten la cartera , impuestos , inventarios ect. Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la factura ect. Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción de DocumentosNotas – Documentos Notas.

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Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).

Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla .

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CAMPOS GENERALES: Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares. Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado. Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

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CAMPOS DE TRANSACCIONES: Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente) .

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Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales. Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta contable. Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento .

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Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar. En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares.

NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no se esta afectando una cuenta contable, si no un producto . Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito, siempre y cuando se este utilizando un producto.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

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El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función F1.

8.1COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota Crédito.

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9. LIQUIDACION DE COMISIONES En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a los vendedores por concepto de facturación o recaudo. SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones : • • •

Comisión sobre Facturación o Recaudo Comisión sobre rango de días Comisión sobre productos

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9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los vendedores. Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.

Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.

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SIIGO Dejando huella........... Incluidos los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en la factura de venta. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales).

El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora , vista preliminar o excel.

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SIIGO Dejando huella...........

9.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opción de rango de días.

El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones

El programa pregunta el rango de días de las facturas vencida o por vencer y el porcentaje de la comisión. Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días se liquidara un 3 % de comisión.

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SIIGO Dejando huella...........

Después de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar comisiones , se debe ingresar a la opción Comisión de Rango de Días .

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina

Modelo a utilizar: Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizara la comisión.

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Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja. Incluya los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en el Recibo de Caja. Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el recibo de caja. Fecha Documento – Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la fecha de vencimiento. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales). Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.

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Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas Crédito y las Notas de Devolución. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.

9.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar por la opción Por Productos.

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SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor – Producto (con F2 – binoculares consulta), y porcentaje de comisión.

Después de haber realizado esta la parametrizacion por cada uno de los productos, se debe ingresar a la opción Comisiones por productos.

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Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión.

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.

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Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos. Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta. Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado por producto, caso contrario se debe responder NO. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura por factura) o resumida (valores totales. El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.

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10. INFORME DE VENTAS 10.1 ESTADISTICAS DE VENTAS

En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos, con cantidades y valores.

10.2 INFORMES DE PARTICIPACION

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SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.

En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto, la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.

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10.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES

En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de CarteraActualiza a 5 o 10 Columnas.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente.

11.GESTION DE COBRANZA

El modulo de Gestión de Cobranza permite controlar la gestión de las personas que se dedican a la labor de cobranza en las empresas. Para esto debe haberse parametrizado previamente la tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos . 11.1 Seguimientos En esta opción el sistema permite controlar los diferentes tipos de seguimientos que se realicen a un cliente.

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SIIGO Dejando huella........... El sistema pide el Nit del cliente al cual se le realiza el seguimiento. Con la tecla de función F2-F3 o binoculares el sistema permite realizar la consulta.

Se debe escoger el tercero correspondiente.

Paso seguido el sistema pedirá el cobrador, con F2 o binoculares realiza la consulta.

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SIIGO Dejando huella...........

Con enter el sistema pide la observación, en lo donde se debe colocar en forma resumida lo hablado por parte del cobrador con el cliente.

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SIIGO Dejando huella...........

Paso seguido el sistema pedirá el compromiso, con F2 o Binoculares consulta.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema pide Fecha y hora del compromiso, y si ya fue ejecutado o no.

El sistema permite realizar varios seguimientos en caso que se necesiten. 11.2 Informe de Seguimientos En esta opción el sistema muestra los diferentes seguimientos que se tengan pendientes en un periodo determinado.

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SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a la opción el sistema pregunta el rango de cobradores, rango de fechas donde se quiere ver el informe y el ordenamiento ( alfabético o numérico).

El sistema permite enviar el informe a la impresora, vista preliminar o Excel.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema muestra en el informe código del cobrador, nombre del cliente, contacto, teléfono, seguimiento, fecha y hora.

11.3 Marca Seguimientos Esta opción permite marcar los seguimientos pendientes de realizar como ejecutados, para esto se ingresa a la opción Gestión de Cobranza – marca seguimientos.

Al ingresar el sistema pide código del cobrador ( con F2 o icono de binoculares consulta), rango de fecha y tercero.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe escoger el seguimiento ejecutado, y se debe marcar con el icono correspondiente. Para salir con la tecla de función F1 o icono de bandera.

11.4 Informe de Cobranza En esta opción el sistema genera un informe donde la recaudada y la pendiente.

muestra la cartera proyectada,

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SIIGO Dejando huella...........

Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o por Cobrador.

Rango de Fechas: se debe colocar el rango de fechas del informe. A un corte anterior: para generar el informe a la fecha se le responde que No ( se deja el espacio en blanco. Cobrador: El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del catalogo de los terceros, o el cobrador del recibo de caja. Ordenamiento: El sistema permite colocar la fecha optimista, pesimista o real definidos en él modulo del tesorero.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema muestra el cliente, él numero de la factura, el valor proyectado, el valor pendiente y porcentaje de cumplimiento.

11.5 Estadísticas En esta opción el sistema permite generar diferentes informes para gestión de los diferentes cobradores de la empresa.

controlar la

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SIIGO Dejando huella...........

En esta opción permite generar informes de efectividad, seguimientos, llamadas por fecha y hora, clientes sin llamar , números de seguimientos y asignados a otras áreas.

11.6 Interfases En esta opción el sistema permite generar archivos planos de la información del modulo de gestión de cobranza.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema muestra el nombre de los archivos, y la ubicación de los mismos.

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SIIGO Dejando huella...........

TALLER

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SIIGO Dejando huella........... ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES :

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SIIGO Dejando huella........... Fecha: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor: DirecciónCiudadTeléfono

2004/01/15 820.421.689 0001 Librería Panamericana 002 El sistema trae estos datos automáticamente

F2 consulta F2 consulta F2 consulta

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos: Producto

Cent. Costo

Bodega

Cant

Vlr. Unit

Porc

Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg

0001

0001

10 unid

10%

3.5%

0001

0001

15 unid

5%

3.5%

0001

0001

5 unid

$1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000

10%

3.5%

Des c

Porc Ret

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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SIIGO Dejando huella...........

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento 2004/02/15. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.

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SIIGO Dejando huella...........

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

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SIIGO Dejando huella........... El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar .

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SIIGO Dejando huella........... Sé digita OK para continuar

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

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SIIGO Dejando huella...........

Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape). COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la factura.

Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.

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SIIGO Dejando huella...........

ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos. Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la opción de Documentos – Recibo de Caja.

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

En esta opción se debe repasar con ENTER El tipo de Documento-DocumentoNumero.

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SIIGO Dejando huella...........

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES : Fecha: Cuenta: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor:

2004/01/25 110505 821.421.689 0001 Librería Panamericana 0002

Cuenta de Caja General F2- Consulta F2- Consulta F2- Consulta

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son: • •

Contabilización Tipo A Contabilización Tipo O

Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. El sistema traerá las facturas pendientes digitando la tecla ENTER.

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SIIGO Dejando huella...........

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN TODAS LAS FACTURAS. Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados, intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.

Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar .

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SIIGO Dejando huella........... En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo.

Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.

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SIIGO Dejando huella........... ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos: CAMPOS GENERALES: Fecha: Nit: Centro de Costo: Nombre: Vendedor: DirecciónTelefono

Ciudad-

2004/01/15 860.515.180 0001 Emp. De servicios de Salud Marynea E.P.S 002 El sistema trae estos datos automáticamente

F2 consulta F2 consulta

F2 consulta

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SIIGO Dejando huella...........

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable.

CUENTA 411805

CENT. COST 0001

VLR TOTAL $1.000.000

PORC DESC. 10%

IVA 16%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/20. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente él numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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SIIGO Dejando huella........... En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

ELABORACION DE NOTA DE REMISION – CRUCE – FACTURA DE VENTA Para poder cruzar la Nota de Remisión con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definición de Documentos. Factura de Venta.

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106

SIIGO Dejando huella...........

Debe colocarse la letra: R. Obliga el cruce: SI.

NOTA DE REMISION.

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SIIGO Dejando huella...........

Cruza con Factura/No cruza: F.

ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de Documentos- Notas – Documentos Notas.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S.

Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .

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SIIGO Dejando huella...........

CAMPOS GENERALES : FECHA NIT: CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR DIRECCION-CIUDADTEL.

20/01/2004 800.123.454 0001 A TODA HORA 0002 Enter

F2 Consulta F2 Consulta El programa lo muestra F2 Consulta El programa lo muestra

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta los productos):

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SIIGO Dejando huella........... Producto Lavadora Icasa Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg

Cent. Costo 0001 0001

Bodega

Cant

Bodega

Deb/Cred

0001 0001

10 unid 15 unid

0001 0001

C C

0001

0001

5 unid

0001

C

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente él numero del pedido si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .

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SIIGO Dejando huella...........

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

Para salir de informe se debe ingresar a la

opción de Archivo – Salir.

INFORMES DE NOTAS DE REMISION Los siguientes son informes de las Notas de Remisión: Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Producto (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado .

Para consultar el producto con la tecla de función F2.

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Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape). Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Cliente (pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado discriminado por cliente.

Se debe escoger el tercero ( 800.123.454) con la tecla de función F2 consulta.

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Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).

ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA CRUZANDO CON NOTA DE REMISION Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

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Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Remisión , con F3 permite consultar la Notas pendientes por cruzar.

Se debe escoger la Nota de Remisión que se desea cruzar función F1 o la opción Fin de Selección.

y digitar la tecla de

El sistema pide el centro de costo con F2 permite consultar.

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Fecha: 31/01/2004 se digita enter. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

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Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28. Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir

ELABORACION DE COTIZACION – CRUCE – FACTURA DE VENTA Para poder cruzar la Cotización con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definición de Documentos. Factura de Venta

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SIIGO Dejando huella...........

Debe colocarse la letra: C Obliga el cruce: SI

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SIIGO Dejando huella........... ELABORACION DE LA COTIZACION Para la elaboración de la Nota la Cotización se debe ingresar a la opción de VentasAdmón. de Cotizaciones –Elaboración.

En esta opción se debe escoger la cotización .

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CAMPOS GENERALES : FECHA NIT CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR FECHA DE ENTREGA FORMA DE PAGO

10/01/2004 80.256.336 0001 Cent de Servicio Mobil 0001 15/01/2004 CREDITO 30 DIAS

F2 Consulta F2 Consulta F2 Consulta

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla , facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg

Cent. Costo

Bodega

Cant

0001

0001

10 unid

0001

0001

15 unid

0001

0001

5 unid

Vlr. Unit

Porc Des c

$1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000

10% 5% 10%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

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EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

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En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la oferta, el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de la persona que elabora la cotización.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON COTIZACION Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe Documentos- Factura de Venta.

ingresar a la opción de

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Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Cotización, con F3 permite consultar las Cotizaciones pendientes por cruzar.

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Se debe escoger la Cotización que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o la opción Fin de Selección.

Fecha: 31/01/2004 se digita enter. Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con una la Cotización, trae automáticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla de función F1 o el icono de bandera. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

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Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28. Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura,si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

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En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

ELABORACION DE PEDIDOS – CRUCE – FACTURA DE VENTA Para poder cruzar El Pedido con la Factura de Venta se debe ingresar a ContabilidadDefinición de Documentos. Factura de Venta

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Se debe ingresar a la parametrizacion de la Factura y

responder a la pregunta:

Debe colocarse la letra: P Obliga el cruce: SI

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ELABORACION DEL PEDIDO Para la elaboración de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar a la opción Ordenes De Pedido- Elaboración de ordenes de Pedido.

En esta opción se debe escoger el Pedido, si se tienen varios parametrizados.

CAMPOS GENERALES: FECHA NIT CENTRO DE COSTO NOMBRE VENDEDOR FECHA DE ENTREGA FORMA DE PAGO

10/01/2004 860.515.478 0002 Club Deportivo América 0001 15/01/2004 CREDITO 30 DIAS

F2 Consulta F2 Consulta F2 Consulta

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se digitaron en la creación del tercero.

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SIIGO Dejando huella........... CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos: Producto

Cent. Costo

Bodega

Cant

Vlr. Unit

Porc

Telev. Sony 20 Pulg. Telev. Sony 40 Pulg. D.V.D Samsumg

0001

0001

8 unid

10%

0001

0001

10 unid

0001

0001

15 unid

$1.000.00 0 $2.500.00 0 $360.000

Des c

5% 10%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER. Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema traerá automáticamente él numero del Pedido, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

INFORMES DE ORDENES DE PEDIDO

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SIIGO Dejando huella........... SIIGO permite generar diferentes tipos de informes para controlar las diferencias entre lo Pedido vs lo Facturado. Dentro de estos informes están: Ordenes de Pedido-Pendientes por Producto- Pantalla: Este informe muestra las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del producto.

Con la tecla de función F2 el sistema permite llamar el producto.

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Ordenes de Pedido-Pendientes por Cliente- Pantalla: Este informe muestra las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del cliente.

Ordenes de Pedido-Análisis de Pedidos - Pantalla: Este informe muestra el Saldo Actual del producto, las unidades pendientes por entregar, las compras pendientes por recibir y la disponibilidad del producto.

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ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON PEDIDO

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SIIGO Dejando huella........... Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta el Pedido, con F3 permite consultar los Pedidos pendientes por cruzar.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe escoger el Pedido que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o la opción Fin de Selección.

Fecha: 15/01/2004 sé digita enter. Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con el Pedido, trae automáticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla de función F1 o el icono de banderita. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

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Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2 consulta.

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Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/15. Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.

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SIIGO Dejando huella...........

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1. Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

INFORMES DE CARTERA SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten controlar, analizar y auditar la información correspondiente al manejo de la cartera en la empresa. Dentro de los informes más representativos del modulo de Cuentas por Cobrar están los siguientes: Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla: Este informe permite visualizar las Facturas Vencidas y por Vencer que tenga cada uno de los clientes que maneje la empresa.

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El sistema pide el nit del tercero ( F2 consulta), y muestra la cuenta contable, numero del documento, fecha de elaboración, fecha de vencimiento, días (si son dias negativos la factura esta vencido, si son días positivos la factura esta por vencer) , y valor de la factura.

Cuentas por Cobrar-Circulares de Cobro-Actualiza: El sistema permite crear 99 tipos de circulares de cobro, los cuales sé parametrizan en esta opción.

Se debe digitar él numero de modelo a actualizar.

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Parte superior y parte inferior: en esta opción se debe colocar los comentarios, que vayan a salir en el momento de imprimir las circulares de cobro.

Después de haber parametrizado la circular de cobro se debe imprimir por la opción utiliza (Cuentas por Cobrar- Circulares de Cobro –Utiliza. Cuentas por Cobrar-Edades de Cartera: Esta opción permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades, las cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. SIIGO permite parametrizar 99 modelos de cartera las cuales dependiendo de las columnas se crean por la opción Edades de Cartera – Actualiza a 5 columnas - 10 columnas.

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El sistema pide el numero del modelo y el nombre.

Al parametrizar un numero, menor que cero es decir un numero negativo, el sistema mostrara en esta columna la cartera vencida, caso contrario mostrara la cartera por vencer.

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Después de parametrizar las Edades de Cartera se debe ingresar a Edades de Cartera – Informe a 5 Columnas y generar el informe.

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El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente. Cuentas por Cobrar- Movimiento de Cartera-Movimiento Auxiliar: Esta opción permite generar un informe donde el sistema muestran los Recibos de Caja y el numero de Facturas que se cancelaron.

Cuentas por Cobrar- Análisis de Cartera- General: El sistema genera un informe donde muestra el movimiento en valores las compras y pagos realizados por los clientes en los últimos meses.

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Informes de Ventas Estadísticas de Ventas

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SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc. En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos, con cantidades y valores.

Informes de Participación

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SIIGO Dejando huella...........

En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.

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SIIGO Dejando huella........... En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto , la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.

Administración de Vendedores

En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor. Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento. Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.

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SIIGO Dejando huella........... Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora. NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de CarteraActualiza a 5 o 10 Columnas.

El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la columna correspondiente.

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