Cartilla 3 - Documentos y Saldos Iniciales

SIIGO ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION DEFINICION DE DOCUMENTOS, FORMULACION DE PRESUPUESTO Y SALDOS INICIALES

3

SIIGO Dejando huella...........

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO.......................................................................................2

1. INTRODUCCION...........................................................................3 2. DEFINICION DE DOCUMENTOS....................................................4 DOCUMENTOS............................................................................................5

FACTURA DE VENTA............................................................................................6 2.1.2 OTROS DATOS DE LA FACTURA ..........................................................10 2.1.3 REGISTRO DE COMPRAS..........................................................................12 2.1.4 COMPROBANTE DE EGRESO...................................................................16 2.1.5 RECIBO DE CAJA........................................................................................18 2.1.6 DEVOLUCIÓN DE FACTURA....................................................................21 2.2 GENERADOR DE DOCUMENTOS............................................................24

Fin del Documento.........................................................................30 Variables Disponibles.....................................................................30 3. PRESUPUESTO...........................................................................30

3.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO.......................................................30

3.1.1 FORMULACION CONTABLE.....................................................................30

RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio.............................33

3.1.2 FORMULACION DE INVENTARIOS.........................................................33

RECUERDE: Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el programa ubicará el cursor en el campo LIN – GRU - ELEMENTO, para que se pueda ingresar el presupuesto del siguiente producto. El programa guarda los presupuestos de forma automática y no es necesario ejecutar ninguna opción adicional..................................35 Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algun producto presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el codigo del producto que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio..........................................35

3.1.3 FORMULACION DEL PRESUPUESTO COMERCIAL.............................35 4. SALDOS INICIALES....................................................................38

4.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE...................................................39 4.2 SALDOS INICIALES CARTERA..............................................................45 4.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO........................................................47 4.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES................................................50 4.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES.................................................................................................52

5. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES..........54

5.1 CONSULTA DE COMPROBANTES...........................................................54

6. TALLER......................................................................................56

6.1 OBJETIVO............................................................................................57 DEFINICION DE DOCUMENTOS.................................................................57

INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS..............................................59 6.2 TALLER DE GENERADOR DE DOCUMENTOS..........................................60 6.3 PRESUPUESTO.....................................................................................60

6.3.1 FORMULACION DE CUENTAS.................................................................60 Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

2

SIIGO Dejando huella...........

ENERO.......................................................................................................60 ENERO.......................................................................................................60 ENERO.......................................................................................................61

FORMULACION DE INVENTARIOS..................................................................61

ENERO.......................................................................................................61 ENERO.......................................................................................................62

6.3.3 PRESUPUESTO COMERCIAL....................................................................62

ENERO.......................................................................................................62 SALDOS INICIALES .................................................................................63

DISPONIBLE..........................................................................................................63 6.4.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR ....................................................64 6.4.3 INVENTARIOS.............................................................................................66

TABLA DATOS GENERALES........................................................................66

6.4.4 PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR..............................................67

1. INTRODUCCION El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementacion del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la implementacion, asi como la obtencion de informes utiles y exactos. Ademas en la cartilla que presentamos a continuacion nos permitira conocer como es el proceso de definicion de documentos preimpresos o tipografiados con el fin de maximizar la utilizacion del mismo y poder imprimir sobre la papeleria del propio usuario. Despues de tener toda la parametrizacion lista podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable, de centros de costo, inventarios y vendedores con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de gestion y administracion. Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima informacion y ademas oportuna.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

3

SIIGO Dejando huella...........

2. DEFINICION DE DOCUMENTOS

     

Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria

Tipo de documento: SIIGO cuenta con 18 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando. La ruta para definir cada uno de estos documentos es Contabilidad – Definición de documentos:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

4

SIIGO Dejando huella...........

DOCUMENTOS A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflacion de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demas partidas ajustables por inflacion. Ademas este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera. B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de PRODUCCION, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de produccion. C – Nota Credito: Documento que permite tener control contable de las notas credito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual. D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancias de la empresa hacia los proveedores. E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancia a las bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura. F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la facturacion hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorizacion. G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

5

SIIGO Dejando huella...........

H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situacion diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancia, etc. J – Nota de devolucion: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancias o devolucion de facturas. K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricacion en las ordenes de produccion. Documento unicamente utilizado en el modulo de PRODUCCION. L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demas conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc. N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad. O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la transformacion de materia prima a producto terminado. P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las compras de inentarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo. R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelacion de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes. S – Nota de Remision: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada. T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancia de una bodega a otra. V – Cotizacón: Documento extracontable que permite hacer la presentacion de los productos de la empresa. Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de mercancia hacia los proveedores. Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes de mercancias hechas por los clientes. Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen. FACTURA DE VENTA

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

6

SIIGO Dejando huella...........

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente tanto las cantidades como los valores correspondientes al inventario vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la 

utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

7

SIIGO Dejando huella...........

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, Nit, Código actividad económica, régimen. Estos datos los imprime en el encabezado del documento, en el caso de la factura de venta adicionalmente con esta opción se imprime a pie de página la leyenda de ley que indica “Esta factura se asemeja…”

 Usa Generador. . Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

 Actualiza e Imprima.

Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

 Actualiza Inventario. Seleccione la casilla si la factura de factura de venta es el único documento que utiliza en el proceso de facturación (esto para que una vez realice una factura se descargue directamente el inventario).

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

8

SIIGO Dejando huella...........

 Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos asigne el número de plazos máximos que puede utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

 Desc. en Producto. Seleccione la casilla si en el proceso de facturación genera descuentos en los productos. Este descuento no es contabilizado, simplemente lo toma como un menor valor del precio de venta.

 Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto.

 Cruza Remis/Pedido/Cotiza/No cruza (R/P/C/N). Asigne la letra de acuerdo al tipo de documento que quiere hacer antes de la factura de venta (Pedido – Cotización – Remisión). Este cruce le permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior.

Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía:

Pedido

Cotización

Remisión

Factura de Venta

 Obliga Cruce. Seleccione la casilla si quiere hacer obligatorio el cruce.

 Ctas ICA: Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355180000.

 Ctas ICA: Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique, en la facturación no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.

 Cta Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la

retención de IVA que le practiquen. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355170000.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

9

SIIGO Dejando huella...........

 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la factura se pueden definir tres cargos y tres descuentos.

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que le practiquen, este descuento va necesariamente en la tercera casilla de descuento. En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la venta fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las líneas y grupos de inventarios. 2.1.2 OTROS DATOS DE LA FACTURA

 Imp.Stand/Dsc.x item/dsc.Unitario (S/D/U). Si la impresión es

estándar con el prototipo ya definido por el sistema seleccione la forma como muestra impreso los descuentos. Imp.Stand (Si se tiene definido descuento en producto, en la impresión coloca el valor de neto únicamente), Dsc.x item (En la impresión trae discriminado el valor del descuento y cargo por ítem de la factura), dsc.Unitario (Genera impreso el valor del producto unitario antes del descuento y el valor del descuento discriminado.

 Numeración Autorizada DIAN. Digite el número de autorización para factura de la DIAN, para que sea impreso como requisito legal de la factura.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

10

SIIGO Dejando huella...........

 Numeración Autorizada. Digite la numeración autorizada así: en la primera casilla el prefijo de la factura, en la segunda casilla la numeración desde y en la tercera la numeración hasta.

 Fecha Autorización. Digite la fecha en la cual fue autorizada su facturación.

 Recalcula IVA en el Total. Seleccione el campo si en el proceso de facturación quiere asignar manualmente el valor del IVA.

 Cambia nombre del Tercero. Seleccione la casilla, si en el momento de facturar quiere modificar los datos del tercero (dirección – teléfonos).

Posteriormente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

11

SIIGO Dejando huella...........

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

Finalmente se puede digitar un mensaje fijo para la factura si lo desea en la impresión.

2.1.3 REGISTRO DE COMPRAS Dentro los documentos tipo P se pueden definir hasta 999 comprobantes diferentes, que pueden ser utilizados para las diferentes compras de inventarios, compras de activos fijos y demás causaciones que representen una deuda adquirida con un tercero.

Los campos que se deben diligenciar son:  Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

12

SIIGO Dejando huella...........

 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de

acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos de Nombre de la empresa Nit. En el encabezado del documento.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

13

SIIGO Dejando huella...........

 Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

 Actualiza e Imprima.

Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

 Número de Vencimientos. Si su empresa genera facturación a plazos asigne el número de plazos máximos que puede utilizar en el proceso de facturación. Esta opción permite manejar hasta 999 vencimientos.

 Cruce O.Compra/N.Ent/No cruza (C/E/N). Asigne la letra de acuerdo al tipo de documento que se quiere hacer antes del registro de compra (Orden de Compra – Nota de Entrada). Este cruce le permite traer la información que se ha capturado en un documento anterior.

Estos cruces entre varios documentos pueden ser implementados según los procesos y necesidades de cada compañía: O. de compra

Nota de Entrada

Registro de Compra

 Obliga Cruce. Seleccione la casilla si se quiere hacer obligatorio el cruce.  Actualiza Inventario. Seleccione la casilla si la factura de compra es el

único documento que utiliza en el proceso de compras de inventario (esto para que una vez realice una factura se cargue directamente el inventario).

 Cta. Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización

de la retención en la fuente al momento de grabar el registro de compra. Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura del registro de compra.

 Imp. Certificado. Seleccione la casilla si quiere que una vez se realice una contabilización genere el certificado de retención de ese documento.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

14

SIIGO Dejando huella...........

 IVA a Rég. Simplif. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará el IVA a régimen simplificado. Para el PUC comercial, la cuenta es 2408??0000.

 ICA Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368?? 0000.

 Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que practique. Para el PUC comercial, la cuenta es 2367?? 0000.

 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la compra se pueden definir tres cargos y tres descuentos, los cuales hacen referencia a valores que pueden en algunas ocasiones aumentar o disminuir el valor a pagar en la compra.

En la columna de descuentos se pueden definir tres descuentos incluyendo la retención en la fuente que se practique (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la compra fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

15

SIIGO Dejando huella...........

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

2.1.4 COMPROBANTE DE EGRESO El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

16

SIIGO Dejando huella...........

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, contrario se deja en blanco.

de lo

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso.

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

 Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el nit de la compañía en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada uno.

 Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

17

SIIGO Dejando huella...........

 Actualiza e Imprima.

Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

 Cuenta Banco. Digite el código de la cuenta del Banco que más utilice para

girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso.

Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

2.1.5 RECIBO DE CAJA El recibo de caja se utiliza para registrar contablemente todas las entradas de dinero a la empresa, especialmente por motivo de cancelación de facturas de clientes. Dentro los documentos tipo R se pueden definir hasta 999 diferentes, uno por cada caja, siempre que se lleven consecutivos diferentes. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso solo se definirá un tipo de recibo.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

18

SIIGO Dejando huella...........

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

19

SIIGO Dejando huella...........

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Pág. Si la impresión generada es estándar

de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso.

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento estándar se impriman los datos, nombre de la empresa, Nit.

 Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

 Actualiza e Imprima.

Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso

 Cuenta Caja. Digite el código contable de la caja en la cual quiere dejar

registrado el ingreso. Recuerde que éste código se puede modificar en la elaboración del recibo de caja.

 Cuenta Interés Mora. Asigne el Código contable de la cuenta donde se grabarán los valores por concepto de interés por mora.

 Cuenta Bono. Esta cuenta se ingresa cuando se generan ventas en bonos y no se ha entregado la mercancía.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

20

SIIGO Dejando huella...........

Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 2.1.6 DEVOLUCIÓN DE FACTURA Las Notas de Devolución se utilizan con el fin de reversar la contabilización y la salida de cantidades de inventario, en el caso que un cliente haga una devolución de mercancía comprada. Sólo se utiliza en el caso de devolución en ventas, NO en compras. Para definir este tipo de documento, se deben tener en cuenta los mismos parámetros de la Factura de venta.

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta

999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

21

SIIGO Dejando huella...........

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

 Numeración Inicial. Digite el número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

 Nro. Automática. Seleccione la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

 Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de

acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

 Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que esta utilizando para este proceso.

 Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar.

 Leyenda. Asigne la casilla si desea que en la impresión de un documento

estándar se impriman los datos, Nombre de la empresa, dirección, Nit,

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

22

SIIGO Dejando huella...........

Código Actividad económica, tipo de contribuyente. Lo imprime encabezado del documento.

en el

 Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento “Cómo se elabora un generador de documento?”

 Actualiza e Imprima.

Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión.

 Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo.

 Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso.

 Cta.Retención Dscto 3 (S/N). Asigne (S) si desea hacer la contabilización de la retención en la fuente que le practiquen. Recuerde que la cuenta contable debe estar asignada en la tercera casilla dentro de la columna de descuentos en la estructura de la devolución, para que no disminuya la base para el cálculo del IVA Devuelto.

 Ctas. ICA: Anticipo. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta con la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355180000.

 Ctas. ICA: Retenido. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de ICA que se afecta, para el caso de la devolución en ventas no tiene efecto. Para el PUC comercial, la cuenta es 2368050000.

 Cta. Retención IVA. Digite la cuenta contable en la cual se contabilizará la retención de IVA que se afecta en la devolución. Para el PUC comercial, la cuenta es 1355170000.

 Cargos y Descuentos. Dentro de la estructura de la devolución se pueden

definir tres cargos y tres descuentos, los cuales deben ser los mismos que maneja en la Factura de Venta.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

23

SIIGO Dejando huella...........

En la columna de descuentos se pueden definir tres, incluyendo la retención en la fuente (que obligatoriamente va en la tercera casilla). En las líneas 1 y 2 correspondientes a cargos se pueden definir como mayor valor de la devolución fletes, seguros, etc., estos cargos se pueden establecer como base para el IVA seleccionando el recuadro que aparece luego de digitar la cuenta relacionada, de lo contrario no se selecciona, y en el tercer cargo siempre debe asignarse la cuenta del IVA Descontable por devoluciones. A cada descuento y cargo se le debe asignar una cuenta en la cual será contabilizado el valor correspondiente. Si se comercializan productos con IVA diferencial el sistema toma la cuenta definida en la apertura de las Líneas y Grupos de Inventarios. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema:

 Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta

opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

 Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales.

2.2 GENERADOR DE DOCUMENTOS Este parámetro se establece en cada uno de los documentos cuando la impresión realizada no se hace con el prototipo estándar que tiene el sistema, sino que tienen un documento preimpreso o tipografiado.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

24

SIIGO Dejando huella...........

El Generador de Documentos permite parametrizar o programar las variables que se quieren impresas, para este proceso existen dos alternativas. Generador Nuevo o Antiguo. RUTA Contabilidad - Definición de Documentos

Se debe elegir el documento a parametrizar, de acuerdo a los formatos previamente establecidos.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

25

SIIGO Dejando huella...........

El sistema pregunta usa generador a lo cual se le debe indicar que SI para esto se debe dar clic en la opción.

Paso seguido el sistema pregunta si se utiliza el generador nuevo a lo cual se le indica que SI.

Modifica el formato: Se debe responder YES, cuando se requiera diseñar o modificar el generador de un documento, caso contrario NO.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

26

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: Al ingresar a esta opción el sistema permite el desplazamiento por medio de las flechas, no se utiliza el mouse o raton dentro del generador de documentos. Debe ubicarse en las Líneas y Columnas respectiva donde se asigna una variable, para empezar a crear el formato del documento.

Con la tecla de Función F2 o el icono utilizar.

permite seleccionar las variables a

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

27

SIIGO Dejando huella...........

Con la tecla de Función F3 o el icono se edita el campo seleccionado para realizar modificaciones respecto a los caracteres de la variable y si maneja decimales en el caso de una variable numérica. Para esto se debe ubicar en el primer carácter de la variable a modificar

Con la tecla de Función F4 o el icono permite realizar una imagen de la Línea o que esta línea se repita en la impresión. Debe estar ubicado sobre la línea que desea repetitiva, e indicarle el número Líneas necesarias que utilizará en éste documento. (Máximo de ocurrencias) al digitar nuevamente F4 se desmarca la imagen.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

28

SIIGO Dejando huella...........

Con la tecla de Función F6 muestra la ayuda y lo que hace cada función.

Edita leyenda La opción edita leyenda nos permite colocar un campo fijo en el documento, ejemplo: Elaboro, Reviso, Aprobó.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

29

SIIGO Dejando huella...........

Fin del Documento Permite colocar el campo donde finaliza la impresión del documento

Imprime Prototipo Realiza una impresión del prototipo del documento que se esté parametrizando.

Variables Disponibles Imprime las variables que tiene disponibles para el documento

3. PRESUPUESTO

3.1 FORMULACION DE PRESUPUESTO

3.1.1 FORMULACION CONTABLE RUTA: Presupuesto – Formulación Contable – Formulación Cuentas

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

30

SIIGO Dejando huella...........

Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de las cuentas contables del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Costos y Gastos, por cada uno de los Centros de Costo que maneja la compañía. Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

31

SIIGO Dejando huella...........

 Cuenta: En este campo se debe digitar la cuenta contable que se quiere presupuestar. Con las teclas de función F2 y F3 o con el ícono realizar la búsqueda de las cuentas creadas en SIIGO.

se puede

 CC-SCC: Este campo se habilitará si la cuenta contable que

será presupuestada está marcada como Sí Centros de Costo. Para continuar, se debe digitar el código del centro de costo y el subcentro de costo, en caso de utilizarse.

 Total Presupuesto: En este campo el programa solicita el valor total del presupuesto anual asignado para la cuenta que se está presupuestando. 

El presupuesto se puede hacer de dos formas:

Mes a Mes: Para asignar el presupuesto Mes a Mes se debe presionar la tecla de función F2 o dar clic en el ícono ubicado en el campo Total Presupuesto y el programa ubicará el cursor en el mes de Enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

32

SIIGO Dejando huella...........

el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año): Para ejecutar esta opción se debe digitar el valor total anual del presupuesto de la cuenta, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F3 o dar clic en el ícono para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual a cada uno de los meses del año. RECUERDE: Si se desea hacer la modificación del valor de alguna cuenta presupuestada se debe ingresar por esta opción, digitar la cuenta y el centro de costo que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio. 3.1.2 FORMULACION DE INVENTARIOS RUTA: Presupuesto – Formulación Inventario – Formulación Inventario

Esta opción permite efectuar la formulación presupuestal de los inventarios tanto en cantidades como en valores de las ventas que se deseen efectuar durante el periodo contable. Para realizar la formulación de estas cuentas, una vez se ingresa a la opción, se deben diligenciar los siguientes campos:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

33

SIIGO Dejando huella...........

 LIN – GRU – ELEMENTO: En este campo se debe digitar el código del

producto que se quiere presupuestar. Si no se conoce el código, se pueden consultar los productos creados con el icono F2 o F3.

ó con las teclas de función

 Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total

de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el producto seleccionado.

El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

34

SIIGO Dejando huella...........

presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.



Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

RECUERDE: Una vez se hayan ejecutado los pasos anteriores, el programa ubicará el cursor en el campo LIN – GRU - ELEMENTO, para que se pueda ingresar el presupuesto del siguiente producto. El programa guarda los presupuestos de forma automática y no es necesario ejecutar ninguna opción adicional. Si se desea hacer la modificación del valor o de la cantidad de algun producto presupuestado se debe ingresar por esta opción, digitar el codigo del producto que se quiere corregir y realizar los mismos procedimientos para realizar el cambio. 3.1.3 FORMULACION DEL PRESUPUESTO COMERCIAL El presupuesto comercial permite asignar a cada uno de los vendedores de la empresa, la cantidad y valor de las ventas que debe efectuar por cada uno de los productos comercializados por la compañía. RUTA: Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

35

SIIGO Dejando huella...........

Para ejecutar la formulación del presupuesto comercial se deben diligenciar los campos que se describen a continuación:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

36

SIIGO Dejando huella...........

 Vendedor: En este campo se debe digitar el código del vendedor al que se le asignará el presupuesto de ventas. Si no se conoce el código con la tecla se puede efectuar la búsqueda de los vendedores creados. Producto: En este campo se ingresa el código del producto que va a presupuestar para el vendedor seleccionado. Con el icono o con las teclas de función F2 o F3 se pueden consultar los productos existentes.

 Total Presupuesto - Cantidad: En este campo el programa solicita el total de las cantidades de ventas que se van a presupuestar en el año para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F2, cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, y el programa ubicará

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

37

SIIGO Dejando huella...........

luego el cursor en el mes de enero, para que se registren las cantidades a presupuestar en cada uno de los meses. Esta opción aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Cantidad, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono ó presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.



Total Presupuesto - Valor: En este campo el programa solicita valor total anual de las ventas que se van a presupuestar en el año, para el producto seleccionado. El presupuesto se puede hacer de dos formas: Mes a Mes. Para asignar el presupuesto mes a mes, se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F2 cuando el cursor esté ubicado en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor y el programa ubicará el cursor en el mes de enero, para que se registre el valor del presupuesto en cada uno de los meses. Esta opción de presupuesto aplica cuando el valor del presupuesto es diferente en todos los meses o cuando únicamente se tienen presupuestados algunos meses del año. Ponderado (Total del Año). Para ejecutar la opción del presupuesto Ponderado, se debe digitar el valor total anual del presupuesto en el campo de Total Presupuesto, en la columna Valor, se presiona “Enter” y posteriormente se debe dar clic sobre el icono o presionar la tecla de función F3 para que el programa divida la cifra en doce (12) y asigne un valor igual para todos los meses del año.

4. SALDOS INICIALES

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

38

SIIGO Dejando huella...........

Los saldos iniciales corresponden a la información del Balance General con el que arranca la compañía, a partir de la cual, se incluye el movimiento diario de la misma. Para la inclusión de saldos iniciales se requieren los siguientes requisitos:



FECHA: Corresponde a la fecha de corte a la cual se va a ingresar el saldo inicial. Esta fecha fue incluida en el momento de la instalación de la respectiva empresa.



INFORMACION DISCRIMINADA: Se debe tener la información discriminada por medio de un Balance General, al corte de fecha al cual se ingresan los saldos iniciales.



DOCUMENTO: Se debe definir un documento tipo L, el cual se codifica con el número 999 y se denomina SALDOS INICIALES.

RECUERDE: La ruta para definir los documentos es Contabilidad – Definición de documentos.



CUENTA PUENTE: Para la contabilización de los saldos iniciales se creará una cuenta que se utilizará temporalmente, mientras se ingresa de información de los saldos iniciales. Esta cuenta se codifica con el código 999999 y se denomina cuenta puente.

RECUERDE: La ruta para crear una cuenta contable es Contabilidad – Administración de cuentas contables – Apertura. Para la inclusión de los saldos iniciales se tomarán como ejemplo: Disponible, Cartera, Inventarios y Proveedores. 4.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE Corresponde a los saldos iniciales de disponible todas las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata total o parcial con que cuenta el ente economico y puede utilizar para fines generales o especificos; dentro de los cuales podemos mencionar la Caja, los Depositos en Bancos y otras entidades financieras. Para incluir los saldos iniciales se debe ingresar por la ruta: Contabilidad – Generacion de comprobantes - Entrada de Comprobantes.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

39

SIIGO Dejando huella...........

Inmediatamente el sistema solicitara algunos datos de carácter general que es necesario incluirlos, los cuales son:



TIPO DE DOCUMENTO: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a utilizar para contabilizar los saldos iniciales (Documento tipo L).



NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO: En esta opción se escogerá el 999.



NUMERO DE COMPROBANTE: Para llevar el consecutivo del documento automáticamente, se debe digitar enter.



FECHA: Es la fecha de inclusión de los saldos iniciales.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

40

SIIGO Dejando huella...........



SECUENCIA: Será la secuencia con la cual se llevarán los comprobantes de saldos iniciales.



CUENTA: Se debe digitar la cuenta a utilizar para incluir el saldo inicial.



CENTRO DE COSTO: Se incluirá el código del centro de costo en donde se afectará el movimiento contable.



NIT: Se digitará el número de Nit al cual se le cargará el saldo de esta cuenta.

RECUERDE: El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo y si terceros.



DEBITO O CREDITO: Se debe digitar la naturaleza de acuerdo a la cuenta contable y a su saldo en el momento del ingreso del saldo inicial.



DESCRIPCION: Se debe digitar la descripción del comprobante que se esta incluyendo.



VALOR: Se digitará el saldo de la cuenta contable que se encuentra del Balance Inicial.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

41

SIIGO Dejando huella...........

El cursor se ubica inmediatamente en la segunda secuencia para seguir incluyendo los saldos iniciales, cuenta por cuenta. RECUERDE: Se debe incluir el saldo inicial de cada una de las cuentas que hacen parte del Balance General.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

42

SIIGO Dejando huella...........

NOTA: El sistema permite, en la opción de descripción, digitar la tecla F2 con el fin de repetir la descripción inmediatamente anterior.



CUENTA PUENTE: SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, lo que quiere decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. Para cuadrar el comprobante se utiliza la cuenta puente.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

43

SIIGO Dejando huella...........

RECUERDE: La cuenta puente solamente se utilizará para el ingreso de saldos iniciales, ya que esta cuenta no existe contablemente. Esta cuenta debe quedar con saldo cero (0) una vez se ingrese completamente el Balance Inicial.

Para grabar o contabilizar el comprobante se debe dar clic en la tecla

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

44

SIIGO Dejando huella...........

4.2 SALDOS INICIALES CARTERA RUTA: Contabilidad comprobantes

–

Generación

de

comprobantes

–

Entrada

de

Para incluir los saldos iniciales de cartera se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los clientes con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer.

RECUERDE: Para incluir los saldos iniciales de cartera seguiremos por la misma ruta que trabajamos los saldos iniciales de Disponible: Contabilidad – Generación de comprobante – Entrada de comprobantes.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

45

SIIGO Dejando huella...........

Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de cartera, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de documento, número de comprobante, número de la factura, número de vencimiento y fecha de dicho vencimiento)

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO

NUMERO DE VENCIMIENTO

Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por cobrar. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

46

SIIGO Dejando huella...........

Para el ingreso de saldos iniciales de cartera se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.

RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla 4.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO RUTA: Contabilidad Comprobantes

–

Generación

de

Comprobante

–

Entrada

de

Para incluir los saldos de inventario es necesario tener discriminados los productos con su respectivo nombre, código o referencia, las cantidades por cada una de las bodegas que se manejen, el costo unitario y la valorización por cada producto.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

47

SIIGO Dejando huella...........

Una vez se tiene toda esta información, se debe ingresar a la opción de Entrada de Comprobantes:

Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios, se debe utilizar un documento tipo L - Otros, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

48

SIIGO Dejando huella...........

Una vez se empieza a digitar la información de inventarios, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos del producto a incluir, la bodega que se afectara y la cantidad que se ingresará. Los datos correspondientes al Costo Unitario y al Saldo Bodega, los trae de acuerdo al movimiento del mismo. Este cuadro se activará siempre y cuando se tenga el módulo de Inventarios instalado y el código contable en su creación esté amarrado a una tabla de inventarios o a la apertura de lineas y grupos.

Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

49

SIIGO Dejando huella...........

Para el ingreso de saldos iniciales de inventarios se debe discriminar por cada secuencia: producto, cantidad por cada una de las bodegas y valor total de las cantidades.

RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla cualquier opción utilizaremos la tecla (búsqueda numérica).

,

y para buscar en

(búsqueda alfabética),

4.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES RUTA: Contabilidad comprobantes

–

Generación

de

comprobantes

–

Entrada

de

Para incluir los saldos iniciales de proveedores se debe tener discriminada una a una las facturas de cada uno de los proveedores con sus respectivas fechas de vencimiento y el valor de cada uno de sus respectivos vencimientos. Estas facturas deben ser tanto las que estén vencidas como las que estén por vencer. Para el ingreso de saldos iniciales de cartera, se debe utilizar un documento tipo L – Otros, y con el codigo 999 que se manejo en la inclusión del disponible, al cual se le debe diligenciar el encabezado con el número de tipo de documento, el número de comprobante, fecha, cuenta contable, centro de costo y Nit. Una vez se empieza a digitar la información de proveedores, el sistema trae un cuadro adicional donde solicita los datos de la factura del cliente (Tipo de

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

50

SIIGO Dejando huella...........

documento, número de comprobante, número vencimiento y fecha de dicho vencimiento)

TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE TIPO DE DOCUMENTO

NUMERO DE FACTURA O DOCUMENTO

de

la

factura,

número

de

NUMERO DE VENCIMIENTO

Este cuadro de datos generales se activará siempre y cuando la cuenta este detallada como por pagar. Finalmente y teniendo en cuenta que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados, es decir que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

51

SIIGO Dejando huella...........

créditos, para realizar el balance de los comprobantes de saldos iniciales se debe utilizar Cuenta Puente con el código 999999.

Para el ingreso de saldos iniciales de proveedores se debe hacer que en cada secuencia se discrimine, cliente por cliente, factura por factura y vencimiento por vencimiento.

RECUERDE: Para grabar los comprobantes utilizamos la tecla 4.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES Para facilitar una verificación posterior es recomendable organizar la información en la digitación de los saldos, por tal motivo se sugiere clasificarlos de la siguiente manera:



Comprobante del disponible



Comprobantes de deudores



Comprobantes de obligaciones

       

Caja Bancos Corporaciones Clientes Prestamos a Empleados Anticipos a Proveedores Retención en la Fuente Pagares

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

52

SIIGO Dejando huella...........

Financieras



Carta de Crédito



Comprobantes de Cuentas por Pagar

 

Comprobantes de Inventarios Comprobante de Propiedad Planta y Equipo Comprobante de impuestos por pagar Comprobante de Cuentas de Patrimonio Comprobante de Ajustes por inflación

             

Proveedores Cuentas por pagar Anticipo de Clientes Saldos por Bodega Valor Histórico Activos Valor de la Depreciación Retefuente Impuesto a las ventas Capital Social Utilidad del ejercicio Activo no monetarios Pasivo no monetarios Patrimonio Cuentas de resultado

  

Se podrán incluir en forma opcional los valores de las cuentas de resultado, con el fin de tener en cuenta los valores a nivel de ingresos, gastos y costos. 

Comprobante de Cuentas de Ingresos



Comprobante de Cuentas de Egresos

Se debe tener en cuenta que la fecha con que se va a ingresar la información de saldos iniciales, corresponde a la de instalación de la Empresa. Ej.: Si la Empresa se instaló en diciembre 31 de 2003, los saldos iniciales se deben incluir en esta misma fecha, ya que el movimiento se inicia en enero 1 de 2004.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

53

SIIGO Dejando huella...........

5. FUNCIONALIDADES DE LA ENTRADA DE COMPROBANTES La entrada de comprobantes permite al usuario, ingresar a consultar, anular o modificar comprobantes y a optimizar tiempo en su elaboración. En esta opción es utilizada para realizar el registro de las transacciones contables cuando no se tiene el módulo de Elaboración de Documentos 5.1 CONSULTA DE COMPROBANTES Para consultar la contabilización de un comprobante, basta con ingresar al módulo de Contabilidad – Generación de Comprobantes – Entrada de comprobantes y llamar el tipo de comprobante a consultar.

En la parte inferior aparecerán tres opciones, las cuales son ANULA, BORRA O IGNORA.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

54

SIIGO Dejando huella...........

 IGNORA: Esta opción es utilizada cuando se quiere consultar un comprobante sin realizar ninguna modificación en el.

 ANULA: Esta opción se usa para anular documentos que no van a ser utilizados posteriormente.

 BORRA: Esta opción se utiliza para modificar o corregir comprobantes ya sea en su valor, producto, etc. o simplemente para reversar un documento que será utilizado posteriormente.

Si se quiere modificar un documento sin perder lo digitado, al borrar el comprobante se deberá llamar inmediatamente sin salir de la Entrada de comprobantes, ya que al hacerlo, el comprobante quedará borrado. Al llamar de nuevo el comprobante, aparecen en la pantalla las siguientes opciones:

 REGISTRO A REGISTRO: Permite repasar el comprobante desde el primer hasta el último ítem.

 UNO EN ESPECIAL: Esta opción es utilizada cuando se conoce el ítem del comprobante que comprobante.

se va

a modificar,

evitando

así repasar todo

el

RECUERDE: Si modifica un valor en la partida débito, debe modificar la partida crédito, ya que SIIGO no permite grabar comprobantes descuadrados.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

55

SIIGO Dejando huella...........

6. TALLER DEFINICION DE DOCUMENTOS, FORMULACION DE PRESUPUESTO Y SALDOS INICIALES SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS

3 Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

56

SIIGO Dejando huella...........

6.1 OBJETIVO

Conocer los diferentes tipos de documentos que se utilizan para llevar la contabilidad que se emplean en una empresa. Diligenciar los diferentes parámetros de la definición de documentos de acuerdo con las características de cada uno. Ademas este taller permitira conocer como se definir los diferentes formatos preimpresos utilizados en la empresa con el fin de acelerar la utilización del programa y poder incluir la información en forma inmediata. Al final de este proceso tendrá las herramientas necesarias para registrar y realizar la formulación del presupuesto. Registrar los diferentes saldos iniciales de la compañía según el movimiento contable al corte de fecha establecido y verificar la inclusión de esta información.

DEFINICION DE DOCUMENTOS RUTA: Contabilidad – Definicion de documentos Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Items Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras Actualiza Inventarios Actualiza Seriales Numero de Vencimientos Descuento en Producto Régimen Común Cuenta de Retención Dto. 3 Cruza Remisión/Pedido/etc Obliga el Cruce Cuentas de ICA: Anticipo 135518

Descuentos Descuento 417510 000000

F Factura de Venta 001 Factura de Venta 87456 Seleccione el campo 64 Seleccione el campo 1 Factura de Venta Seleccione el campo No seleccione el campo Seleccione el campo No seleccione el campo Seleccione el campo Seleccione el campo No seleccione el campo 006 No seleccione el campo 47859 Seleccione el campo No seleccione el campo No seleccione el campo Retenido 236805 Cta.Rte.IVA

Fletes

135517

Cargos 423580 000000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

57

SIIGO Dejando huella...........

Retención

135515

IVA

240805

Datos Complementarios Impuesto Estándar Dto. x ítem Numero de Autorización de la DIAN Numeración Autorizada Fecha de Autorización Recalcula el IVA en el Total

S 145787 87000 88000 2003/10/30 No seleccione el campo

Utiliza cantidades de Productos con 2 decimales

No seleccione el campo

Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales Mensaje Fijo para la factura

Seleccione el campo Gracias por su compra

_________________________________ Tipo P Factura de Venta Comprobante 001 Descripción COMPRAS INV. Numeración Inicial 00001 Numeración Automática Seleccione el campo Numero de Items 64 Pagina Completa Digite S Numero de Copias 1 Titulo COMPROBANTE DE COMPRA DE INV. Leyenda Seleccione el campo Usa Generador No seleccione el campo Actualiza e Imprime Seleccione el campo Multiusuario No seleccione el campo Redondea Cifras Seleccione el campo Numero de Vencimientos 006 Cruza o.Compra/N.Ent/NoCruza No seleccione el campo Obliga el Cruce No seleccione el campo Actualiza Inventarios Seleccione el campo Cuenta de Retención Dto. 3 Seleccione el campo Imp. Cetif. No seleccione el campo Iva a reg.simplif. 240830 Cuentas de ICA Retenido 236805 Cta.Retencion.IVA 236705

Descuentos 000000 000000 Retención 236540

Cargos 000000 000000 IVA 16% 240810

Utiliza cantidades de Productos con 2 decimales

No seleccione el campo

Utiliza Precio Unitario Con 2 Decimales

Seleccione el campo

______________________________________

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

58

SIIGO Dejando huella...........

Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Items Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras Cuenta de Bancos

G Egresos 001 Comprobante de Egreso 00001 Seleccione el campo 64 Seleccione el campo 1 Comprobante de Egreso Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo 1110050101

__________________________________________ Tipo Comprobante Descripción Numeración Inicial Numeración Automática Numero de Items Pagina Completa Numero de Copias Titulo Leyenda

R Recibo de Caja 001 Recibo de Caja 00001 Seleccione el campo 64 Seleccione el campo 1 Recibo de Caja Seleccione el campo

Usa Generador Actualiza e Imprime Multiusuario Redondea Cifras Cuenta de Caja Cuenta de Int. De Mora Cuenta de Bono

No Seleccione el campo Seleccione el campo No Seleccione el campo Seleccione el campo 1105050000 4210050000 0000000000

INFORME DE DEFINICION DE DOCUMENTOS RUTA:

Contabilidad – Impresión de la definición de Documentos

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

59

SIIGO Dejando huella...........

6.2 TALLER DE GENERADOR DE DOCUMENTOS Desarrollar el generador de documentos con guía del asesor. 1. Las personas que tengan su propio formato lo podran diligenciar.

2. Las personas que no tengan ningun tipo de formato se les entregara un formato por parte del asesor que tendra todas las respectivas especificaciones para elaborar el generador de documentos.

6.3 PRESUPUESTO 6.3.1 FORMULACION DE CUENTAS El gerente general de la compañía EMPRESA DE CAPACITACION S.A., requiere elaborar el presupuesto de las cuentas de gastos, de inventarios, vendedores etc. Ruta: Presupuesto - Formulación Contable - Formulación de Cuentas La empresa va a presupuestar la cuenta 5105060000, de sueldos la cual tendrá un valor anual de $ 66.000.000.00. MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

VALOR 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 5.500.000 66.000.000

Para ponderar el valor mensualmente digitamos el valor total, presionamos “Enter” y posteriormente la tecla

o la tecla de función F3.

Presupuestar la cuenta 4120050000 por centros de costos.

•

El centro 0001 mensualmente con los siguientes datos:

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL

VALOR 4.000.000 4.000.000 4.000.000 4.000.000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

60

SIIGO Dejando huella...........

MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

•

4.000.000 4.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 7.000.000 7.000.000 58.000.000

El centro 0002 mensualmente con los siguientes datos:

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

VALOR 4.000.000 4.000.000 4.000.000 4.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000 6.000.000 6.000.000 6.000.000 6.000.000 60.000.000

Después de haber efectuado la formulación de las cuentas presione la tecla “ESC”, para salir de la opción. FORMULACION DE INVENTARIOS Ruta: Presupuesto – Formulación Inventario – Formulación Inventario Presupuestar el producto de inventarios Cama Isabelina Colonial. 300 unidades en todo el año por un valor de $720.000.000. Si no conoce el producto con las teclas de función F2 ó F3 puede consultar los productos creados o con el icono Para ponderar el presupuesto ubíquese en el campo Total presupuesto digite las cantidades y/o valores, presione “Enter” y posteriormente la tecla de función F3 o

MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

CANTIDAD 25 25 25 25 25 25 25

VALOR 60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

61

SIIGO Dejando huella...........

AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

25 25 25 25 25 300

60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000 60.000.000 720.000.000

Presupuestar el producto de inventarios Equipo de Sonido Hitachi MD-26 con los siguientes datos: MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

CANTIDAD 25 25 25 25 35 35 35 35 50 50 50 50 440

VALOR 20.000.000 20.000.000 20.000.000 20.000.000 28.000.000 28.000.000 28.000.000 28.000.000 40.000.000 40.000.000 40.000.000 40.000.000 352.000.000

6.3.3 PRESUPUESTO COMERCIAL Presupuestar para vendedor 0002 el producto D.V.D Samsung con los siguientes datos: Ruta: Ventas – Presupuesto Comercial – Formulación MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

CANTIDAD 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20 140

VALOR 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 3.500.000 7.000.000 7.000.000 49.000.000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

62

SIIGO Dejando huella...........

Ahora ingrese a la opcion listado de presupuesto y liste el presupuesto contable y el presupuesto de inventario. SALDOS INICIALES

DISPONIBLE

La sistematización de la información se programó con fecha de Diciembre 31 de 2003, por tanto se incluirá saldos iniciales de disponible, inventarios, cartera y proveedores a esta fecha. RUTA: Contabilidad comprobantes.

–

Generacion

de

comprobantes

–

Entrada

de

Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, iniciamos con el No. 1, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003. Se incluira la información del disponible de acuerdo al siguiente cuadro: CUENTA NATURALEZA NIT DESCRIPCION VALOR

1105050000 Debito 800.100.200 Saldos iniciales disponible 1050000

CUENTA NATURALEZA NIT DESCRIPCION

1105050000 Debito 800.100.200 Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción) 1050000

VALOR

CUENTA NATURALEZA DESCRIPCION VALOR

CUENTA NATURALEZA DESCRIPCION VALOR

1110050100 Debito Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción) 20000000

1110050200 Debito Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción) 12000000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

63

SIIGO Dejando huella...........

CUENTA NATURALEZA DESCRIPCION

1120050100 Debito Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción) 2500000

VALOR

CUENTA NATURALEZA DESCRIPCION

9999990000 Credito Saldos iniciales disponible (Digite la tecla de funcion F2 para repetir la descripción) 35500000

VALOR

RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales. Digite la tecla F1 o

nos permite grabar el respectivo comprobante.

6.4.2 CARTERA o CUENTAS POR COBRAR RUTA: Contabilidad comprobantes.

–

Generacion

de

comprobantes

–

Entrada

de

La Empresa de Capacitacion s.a tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta razon es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer por cada uno de los clientes de la empresa. Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003. Se incluira la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro: CUENTA CENTRO DE COSTO NIT DATOS GENERALES

1305050000 1 NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior) Documento cruce Fecha de vencimiento Debito Saldos iniciales de cartera Valor del documento

NATURALEZA DESCRIPCION VALOR CUENTA

NIT DEL CLIENTE

1305050000

860522232

1305050000

860522232

NOMBRE DEL CLIENTE ALMACEN EL MAXIMO ALMACEN EL

DOCUMENTO F-001-87150-001

FECHA VENCIMIE NTO 2003-12-15

NAT

VALOR

D

3125000

F-001-87150-002

2004-01-15

D

2500000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

64

SIIGO Dejando huella...........

1305050000

830608862

1305050000

890546987

1305050000

890546987

MAXIMO ALMACEN SAN ANDRESITO ALMACEN VENDO DE TODO ALMACEN VENDO DE TODO

F-001-87340-001

2003-12-01

D

1000000

F-001-87454-001

2003-12-24

D

6400000

F-001-87460-001

2004-02-29

D

10000000

C

23025000

9999990000

RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales. Digite la tecla F1 o

nos permite grabar el respectivo comprobante.

Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados: 1. ESTADO DE CUENTA RUTA: Cuentas por cobrar – Estados de cuenta – Pantalla Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro: A UN CORTE ANTERIOR NIT

N 860522232

2. MOVIMIENTO DE CARTERA RUTA: Cuentas por cobrar – Movimiento de cartera – Movimiento auxiliar. Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro: MES NIT

12 a 12 890546987

3. CARTERA MOROSA - TOTAL RUTA: Cuentas por cobrar – Cartera morosa – total – Cuenta – General Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro: A UN CORTE ANTERIOR CUENTA DESDE

N 1305050000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

65

SIIGO Dejando huella...........

CUENTA HASTA CENTRO DE COSTO DESDE CENTRO DE COSTO HASTA DESEA EL INFORME CON SUBCENTROS COMANDOS DE IMPRESIÓN

1305050000 0000 9999 N VISTA PRELIMINAR

6.4.3 INVENTARIOS

La Empresa de capacitacion s.a tiene saldos en materia prima y producto terminado, por esta razon es necesario incluir las dos por cada una de las bodegas existentes. Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 3, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003. Se incluira la información de los inventarios de acuerdo a la siguiente información: DESCRIPCION NATURALEZA DATOS GENERALES BODEGA CANTIDAD VALOR

Saldos iniciales de inventario Debito Remitase a la tabla de datos generales 001 Remitase a la tabla de datos generales Cantidad X Vr unitario

TABLA DATOS GENERALES MATERIA PRIMA CUENTA 140505 140505 140505 140505 999999

DESCRIPCION Paño flanel negro Paño flanel azul Cremallera 15 cm negro Cremallera 15 cm azul Cuenta Puente

CANTIDAD 1800 1700 700 800

NAT Deb Deb Deb Deb Cred

VALOR 4.500.000 5.440.000 420.000 400.000 10.760.000

Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 4, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003. PRODUCTOS TERMINADOS CUENTA 143005 143005 143005 143005

DESCRIPCION Pantalón negro talla 32 Pantalón azul talla 34 Chaqueta negra talla 32 Chaqueta azul talla 34

CANTIDAD 180 220 190 210

NAT Deb Deb Deb Deb

VALOR 2.970.000 3.630.000 4.227.500 4.620.000

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

66

SIIGO Dejando huella...........

999999

Cuenta Puente

Cred

15.447.500

RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales. Digite la tecla F1 o

nos permite grabar el respectivo comprobante.

Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados: ORGANIZAR LO SIGUIENTE EN UN CUADRO PARA QUE NO SE VEA DESORDENADO 1. VALORIZACIÓN DE SALDOS RUTA: Inventarios – Valorizacion de saldos general - Numerico MES DE CORTE PRODUCTO DESDE PRODUCTO HASTA COSTO UNITARIO VALOR DE ENTRADA DESEA IMPRIMIR SOLO LAS INCONSISTENCIAS DESEA CANTIDADES A 5 DECIMALES IMPRIME EN CARRO ANCHO Fn Impresora ENTER Archivo

12 DIGITE ENTER DIGITE ENTER U N N N DIGITE ENTER (VER NOTA)

Este listado se titula VALORIZACIÓN DE SALDOS y permite analizar la valorización total del inventario mostrando saldos y costo de cada uno de los productos y el valor total del inventario. Al analizar el listado notara que muestra el costo unitario de cada producto, la cantidad existente como saldo y la valorización total del inventario.

2. MOVIMIENTO CUENTAS RUTA: Contabildad – Administración de cuentas – Movimiento general – Pantalla – Descripción del movimiento. CUENTA: Digite la cuenta 1405050000 6.4.4 PROVEEDORES o CUENTAS POR PAGAR RUTA: Contabilidad comprobantes.

–

Generacion

de

comprobantes

–

Entrada

de

La Empresa de Capacitacion s.a tiene saldos en sus cuentas por cobrar, por esta razon es necesario incluir las facturas pendientes por cobrar vencidas y por vencer por cada uno de los clientes de la empresa. Digite L y la tecla F2 o , escoja el L que se titule saldos iniciales, al digitar enter se ubica en numero, continuamos con el No. 2, Vendedor 001, fecha 31 Diciembre de 2003.

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

67

SIIGO Dejando huella...........

Se incluira la información de las cuentas por cobrar de acuerdo al siguiente cuadro: CUENTA CENTRO DE COSTO NIT DATOS GENERALES

1305050000 1 NIT DEL CLIENTE (Ver recuadro inferior) Documento cruce Fecha de vencimiento Debito Saldos iniciales de cartera Valor del documento

NATURALEZA DESCRIPCION VALOR CUENTA

NIT DEL CLIENTE

1305050000

860522232

1305050000

860522232

1305050000

830608862

1305050000

890546987

1305050000

890546987

NOMBRE DEL CLIENTE ALMACEN EL MAXIMO ALMACEN EL MAXIMO ALMACEN SAN ANDRESITO ALMACEN VENDO DE TODO ALMACEN VENDO DE TODO

DOCUMENTO F-001-87150-001

FECHA VENCIMIENT O 2003-12-15

D

3125000

F-001-87150-002

2004-01-15

D

2500000

F-001-87340-001

2003-12-01

D

1000000

F-001-87454-001

2003-12-24

D

6400000

F-001-87460-001

2004-02-29

D

10000000

C

23025000

9999990000

NA T.

VALOR

RECUERDE: La cuenta 999999 o cuenta puente es la que sirve para realizar el cuadre en los comprobantes de saldos iniciales. Digite la tecla F1 o

nos permite grabar el respectivo comprobante.

Terminado el proceso verificamos dichos saldos con los siguientes listados: 4. ESTADO DE CUENTA RUTA: Cuentas por cobrar – Estados de cuenta – Pantalla Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro: A UN CORTE ANTERIOR NIT

N 860522232

5. MOVIMIENTO DE CARTERA RUTA: Cuentas por cobrar – Movimiento de cartera – Movimiento auxiliar. Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro:

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

68

SIIGO Dejando huella...........

MES NIT

12 a 12 890546987

6. CARTERA MOROSA - TOTAL RUTA: Cuentas por cobrar – Cartera morosa – total – Cuenta – General Se incluira la información de acuerdo al siguiente cuadro: A UN CORTE ANTERIOR CUENTA DESDE CUENTA HASTA CENTRO DE COSTO DESDE CENTRO DE COSTO HASTA DESEA EL INFORME CON SUBCENTROS COMANDOS DE IMPRESIÓN

N 1305050000 1305050000 0000 9999 N VISTA PRELIMINAR

Caminando hacia el futuro........... www.siigo.com

69