Cartilla 1 - Punto Net Introduccion

SIIGO ESTANDAR PUNTO NET PROCESO DE CAPACITACION INTRODUCCION Y GENERALIDADES

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Documento: Manual Sesión 1 de Siigo.NET Todos los derechos reservados. Ni la totalidad ni parte de esta C artilla pueden reproducirse o trasmitirse por ningún procedimiento electrónico o mecánico, incluyendo fotocopias, grabaciones magnéticas o cualquier medio de almacenamiento de información y sistema de reproducción, sin permiso escrito de Informática y Gestión S.A. Empresa Autorizada Fundación SIIGO Edición Autorizada por Informática y Gestión S.A. Impreso y Hecho en Colombia

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ................................................................................ 5 1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB............................... 6 1.1. QUE ES SIIGO.......................................................................... 6 1.2 BIENVENIDOS AL MUNDO EXACT SIIGO .......................................... 9 1.3. PRODUCTOS SIIGO ....................................................................10 1.3.1. Soluciones Empresariales ......................................................... 10

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO..................................................... 19 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO ............................19 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN ..................................................19 2.2.1. ¿Cuando Utilizarla?.................................................................. 19 2.2.2. ¿Cómo Utilizarla? .................................................................... 20 2.2.3 Proceso de Actualización............................................................ 25 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL ................................................................34 2.3.1. ¿Cuando Utilizarla?.................................................................. 34 2.3.2. ¿Cómo Utilizarla? .................................................................... 34 2.4 ASISTENCIA TELEFONICA ILIMITADA – CALL CENTER ..................36 2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo?.................................................................. 36 2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo? .................................................................... 36 2.5. SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON ...........................36 2.5.1. Que es DEXON?...................................................................... 36 2.5.2. Como Funciona? ..................................................................... 37 2.5.3. Beneficios ............................................................................. 37 2.5.4. Cuáles son los Requerimientos de Instalación................................. 37 2.5.5. Como se Realiza la Instalación de Dexon....................................... 38 2.5.6. Cómo realizar la conexión – Como solicitar el servicio? ..................... 47 2.5.7. Cómo obtener Este servicio? ...................................................... 50 2.6 ATENCION EN PLANTA .............................................................51 2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO ..............................51 2.7.1 ¿Cuando Utilizarlas?............................................................. 51 2.7.2 ¿Como Utilizarlas? ............................................................... 51 2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS...................................................................................51 2.8.1 ¿Cuando Utilizarlos?............................................................. 52 2.8.2 ¿Como Utilizarlos? ............................................................... 52

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION ..................... 53

3.1 MODULOS DE SIIGO ................................................................53 3.2 GENERA LIDADES SIIGO.NET...............................................................54 3.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA SIIGO.NET .......................55 RAM 1 GB EN A DELA NTE .......................................................................56

4. GLOSARIO................................................................................... 60 5. NAVEGACION EN SIIGO PUNTO NET ............................................ 70

5.1. INGRESO ..................................................................................70 5.2. OPCIONES - BARRAS ..................................................................77 5.3. CATALOGOS, CONSULTAS Y REPORTES .........................................99 5.3.1. Criterios de Selección............................................................. 101 5.3.2 BÚSQUEDA S ............................................................................ 103 5.3.3. Grillas ................................................................................ 104

6. CATALOGOS .............................................................................. 105 6.1. DEFINICIÓN DE CATÁLOGOS ..................................................... 105 6.2. PRESENTACIÓN DEL CATALOGO................................................. 105 6.2.1. Pestaña Información.............................................................. 107 6.2.2. Opciones Disponibles para Mantenimiento ................................... 108

TALLER ......................................................................................... 112

INTRODUCCION

Las empresas de hoy necesitan aplicaciones que además de permitir el registro adecuado y eficiente de su información contable, proporcione herramientas que puedan facilitar los procesos que involucran a las demás áreas, y de esta manera, sea un arma imprescindible en la toma de decisiones. Al iniciar esta etapa con nosotros, es importante para su organización, tener en cuenta la presente guía sobre el manejo y beneficios de los productos y servicios tecnológicos que Informática y Gestión S.A. tiene a su disposición como alternativa para la solución de inquietudes, de forma que podamos contribuir con el incremento de la rentabilidad y productividad de su empresa, y adicionalmente reciba el permanente apoyo del equipo de trabajo altamente competitivo y comprometido con la satisfacción total de ustedes nuestros Clientes. Bienvenidos.

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que permite registrar detalladamente las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios; su utilización se hace a través de computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales WINDOWS y LINUX (solo como servidor de la versión en Windows), Windows 2000, XP Profesional, 2000 , 2003 Server y se ofrecen bajo 2 versiones: WINDOWS Y PUNTO NET.

Porque el software se debe adaptar a las reglas de la empresa Ajuste el software a las necesidades de la empresa Que es SIIGO.net? SIIGO.net es un software administrativo diseñado con la última tecnología, para que las empresas a futuro, puedan adaptar sus reglas de negocio a las funcionalidades del software SIIGO.net esta desarrollado bajo plataforma Microsoft.NET (Visual Basic y C#.net), con un Motor de base de Datos Relacional (RDB), inicialmente con SQL-Server. A quien va dirigido SIIGO.net? A cualquier tipo de compañía que tenga los equipos de acuerdo a los requisitos para correr SIIGO.net y en especial a las empresas que tienen departamento de sistemas, porque puede potencializar los beneficios de .net Pero nuestro mercado objetivo, a donde queremos llegar, es a las medianas empresas, las cuales cumplen con los requisitos anteriores y sobre todo porque requieren ajustar sus necesidades de información a las funcionalidades del software Cuales son los Beneficios generales de SIIGO.net? Complementar el análisis de la información, con las variables que se requieran. A partir de la generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.net, el Usuario podrá crear autónomamente nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha, numérico, lógico y de texto y con la posibilidad de generar reportes con estos campos adicionales. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el Usuario, a partir de un generador de formatos Adicionalmente, los datos de los documentos, podrán ser exportados a los estándares del mercado, para imprimirlos en esos formatos Generar personalizadamente los reportes A través de múltiples filtros, el Usuario podar generar las consultas y los reportes de acuerdo a sus necesidades especificas, incluyendo los campos libres Se podrá autónomamente hacer cálculos matemáticos en las diferentes columnas e incluir líneas de totalización Adicionalmente, se pueden guardar reportes para ser reutilizados mas adelante y elaborar nuevos reportes a partir de otro existente

Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales La plataforma de desarrollo y el diseño de SIIGO.net permiten que la elaboración de los programas especiales pueda ser realizada de una manera más rápida y efectiva. De igual manera, el Usuario puede realizar sus propios desarrollos e integrarlos a SIIGO.net Facilitar la Integración con otros programas SIIGO.net permite exportar los datos que el Usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (Txt, Excel, PPF, archivo plano, etc.) SIIGO.net, también se integra vía XML de manera asincrónica o en línea a otros programas SIIGO.net convive en línea y tiempo real con los módulos de inteligencia de negocios (SIIGO add-in, SIIGO BSC y SIIGO Inteligente) y en general con los demás programas complementarios a SIIGO, como e-salud, e-synergy, académico, etc. Flexibilizar el registro de las transacciones En SIIGO.net los Usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente (tiempo real) o fuera de línea (por lotes) Simplicidad de manejo, todo es repetitivo El Usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.net tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla El uso estandarizado de sus funcionalidades, le permite al Usuario aprender, como se realiza un proceso, un documento, como se mira un catalogo, una consulta o se imprime un reporte, y después repetir el manejo en el resto del programa Facilitar la elaboración de los documentos En una sola pantalla, el Usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Aumentar la velocidad de acceso y el registro de los datos En SIIGO.net se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el Usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida, incluso de diferentes años. Aprovechando la ventaja diferencial de la base de datos, el tiempo de respuesta en la búsqueda y consolidación de la información es mucho más rápido, porque se diseño de tal manera que el sistema los maximiza de acuerdo a la recurrencia de estas funcionalidades Reducir el tiempo en la digitación y consulta En SIIGO.net los Usuarios podrán a través de la definición autónoma de múltiples buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla Adicionalmente, el Usuario podrá suspender temporalmente los registros para retomarlos después Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información De acuerdo a los perfiles de cada Usuario, en SIIGO.net se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a determinadas funcionalidades y/o a información no autorizada

Asegurar la información SIIGO.net por estar en SQL, se puede habilitar la generación de un backup automático 1.2 BIENVENIDOS AL MUNDO EXACT SIIGO

Con la creación del software empresarial SIIGO (Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo) comienza un camino de éxitos para Informática y Gestión S.A., una empresa que hoy por hoy cuenta con 304 empleados directos, 91.715 Usuarios, cerca de 37.000 empresas utilizando su software, 57.000 módulos administrativos instalados, 5500 agentes comerciales externos, 24 sucursales en Colombia ( Bogota, Antioquia, Córdoba, Huila, Risaralda, Caldas, Atlántico, Santander, Norte de Santander, Tolima, Boyacá, Valle del Cauca, Cauca, Quindio y Nariño), 1 Sucursal Internacional (Perú), 1 Distribuidor Internacional (Ecuador) y 3 Distribuidores Regionales (Florencia, Valledupar y Villavicencio). Su afán por brindar a los Usuarios un producto con las mejores especificaciones al nivel de calidad, servicio y soporte a la toma de decisiones, Informática y Gestión S.A., permanentemente está actualizando el software SIIGO, a través de nuevas versiones que responden a los requerimientos generados por las legislaciones de cada país y en especial a las sugerencias expresadas por todos sus Usuarios. Adicionalmente, se están desarrollando permanentemente nuevos van dirigidos a satisfacer necesidades especificas de las empresas.

productos

A la impecable labor realizada a lo largo de estos 20 años, le ha valido importantes reconocimientos a nivel nacional como el otorgado en 1998 por los lectores de la revista BYTE Colombia, a El Mejor Software Administrativo Local. El 1ro. de septiembre de 1.998, la 2da. empresa de software administrativo más grande de Europa: EXACT SOFTWARE invirtió en acciones de Informática y Gestión S.A., con el objetivo de ampliar desde Colombia el mercado latinoamericano, y para que mediante la transferencia tecnológica, los Usuarios SIIGO obtengan productos y servicios de mayor calidad y funcionalidad.

A finales del año 2002 se realizó el lanzamiento oficial del software Synergy, herramienta e-business desarrollada en Holanda.

e-

Año 2004 Se realiza la III Feria SIIGO a partir de un ciclo de Conferencias en temas de administración y con asistencia récord de 1,066 profesionales y 713 empresas. En Abril, la compañía adquiere el 100% de las acciones de Novasys en Ecuador, para fundar Exact SIIGO del Ecuador S.A. Se comienza la comercialización los módulos de Inteligencia de Negocios: SIIGO add-in e Inteligente Se lanza la Certificación como Operador SIIGO Año 2005 Se le autoriza a la Fundación SIIGO, el desarrollo del programa TECNICO AUXILIAR CONTABLE CON ENFASIS EN SIIGO Se logra la certificación de CALIDAD ISO 9000 para los procesos de Prestación de Servicios de Instalación, Capacitación y Servicio de Soporte (Servicio telefónico, visitas presénciales, visitas virtuales y atención en planta) del software. Año 2006 Se amplía la certificación en calidad ISO 9000 a los procesos de comercialización, Servicio al cliente, y consultoría del software para la administración de negocios. Se alcanza con Microsoft la certificación MCGP Microsoft Certified Gold Partner Año 2007 Se amplía el portafolio de productos con los programas: Vt-learning, software para capacitación virtual y Gestión de evaluación por competencias 360 GRADOS. Año 2008 Se amplía el portafolio de productos con los programas: Balanced Scorecard (BSC), tablero de mando integral y Siigo Manufactura

1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamaño de empresa 

SIIGO Básico

SIIGO Básico es un software para la administración de negocios pequeños, donde mediante la elaboración de documentos directamente en el computador (facturas, cheques, recibos, etc.) se actualiza en línea los registros de contabilidad, cartera o proveedores para el sector de servicios, e inventarios para el sector come rcial o distribución de costos para el sector industrial.

El SIIGO Básico ha sido concebido acorde a las necesidades específicas de la pequeña empresa, en cuanto a módulos, funcionalidad y recursos. Tiene todos los informes necesarios para chequear rápidamente las operaciones de negocio. Características: Tiene en su empaquetamiento cinco módulos (5) totalmente integrados. MonoUsuario Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribución de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor. SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inteligente, Gerente y El Auditor.

Inventarios, Punto de caja,

SIIGO ofrece módulos complementarios  Cuentas por pagar  Gestión de Nomina y Recursos Humanos  SIIGO Add-in  Balanced Scorecard  Tablero de indicadores VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO: SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrización del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iníciales se realicen en el orden requerido y de la manera más optima. SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes

SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Básico integra hasta 5 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Básico maneja hasta 2 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios. VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo: El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla. Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información. De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada. Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos: En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida. Reducir el tiempo en la digitación y consulta: En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera más rápida y sencilla. Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran: A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc.

Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades. La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario. Facilidad en la elaboración de los documentos: En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones: En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea. Generación personalizada de reportes: A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas . Facilidad de Integración con otros programas: SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.). Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales: El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales puedan ser realizados de una manera más rápida y efectiva.  SIIGO VENDEDOR SIIGO Vendedor es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que operen bajo sistema operacional WINDOWS Y REDES Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Características: MonoUsuario y multiUsuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO Se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) módulos básicos: 1. Elaboración de documentos

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Contabilidad General Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar Inventarios Ordenes de Pedidos Ventas El Inteligente El Gerente El Auditor

NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor están incluidos. SIIGO Vendedor ofrece módulos complementarios Módulos adicionales Gestión de Recaudo Gestión de Clientes Gestión de Tesorería Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestión del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitación Virtual) Gestion de Evaluación por Competencias

Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratégico - Indicator Maker

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO: SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera más optima. SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos.

SIIGO registra todas las transacciones (excepto nómina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas. SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo: El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla. Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información: De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada. Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos: En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida. Reducir el tiempo en la digitación y consulta: En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera más rápida y sencilla. Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran: A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades: La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario. Facilidad en la elaboración de los documentos: En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento. Flexibilidad en el registro de las transacciones: En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea.

Generación personalizada de reportes: A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas. Facilidad de Integración con otros programas: SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.). Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales: El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales pueda ser realizada de una manera más rápida y efectiva. Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad.  SIIGO Estándar SIIGO Estándar es el software administrativo cuya total integración permite, mediante la elaboración de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la información al instante y de manera confiable de todas las áreas de la empresa, permitiendo así ejercer un control total sobre la compañía disminuyendo la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades. Características: MonoUsuario y multiUsuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite c rear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes. SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empre sa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Estándar ofrece diez y seis (16) módulos básicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Elaboración de documentos Contabilidad General Cuentas por Cobrar Gestión de Recaudos Cuentas por Pagar Activos Fijos Presupuestos Gestión de Tesorería

9. Inventarios 10. Ordenes de Pedidos 11. Órdenes de Compra 12. Ventas 13. Gestión de Clientes 14. Inteligente 15. Auditor 16. Gerente

NOTA: En SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor están incluidos. SIIGO ofrece módulos complementarios Gestión del Talento Humano

Inteligencia de Negocios

Nomina y Recursos Humanos Vt-learning (Capacitación Virtual) Gestión de Evaluación por Competencias

Balanced Scorecard -Tablero de indicadores -Mapa de Gestion -Mapa estratégico -Indicator Maker

Módulos adicionales Manufactura Puntos distribuidos Cajero Distribuido Punto de venta



SIIGO Add-in

e- Synergy

e-Synergy es una solución nueva basada en tecnología Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas información que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho más. La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una página Web.

 SIIGO Contador SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita.

 SIIGO Cajero Es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. Incluye los siguientes módulos: Contabilidad, Inventarios y Punto de venta.

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Después de realizada la instalación de SIIGO, terminados los procesos teórico – prácticos de capacitación y solicitadas por nuestros clientes las visitas presénciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguirá prestando permanentemente a sus Usuarios los servicios que a continuación describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a través del Contrato Anual de Mantenimiento. 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO Informática y Gestión S.A., ofrece una garantía permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus módulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:  Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informática y Gestión S.A.  Que el usuario permita al personal de Informática y Gestión S.A. la realización de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cómputo.  Que el usuario se mantenga en la última versión del programa, ofrecida por Informática y Gestión S.A. y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento.

2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN Informática y Gestión S.A. realiza actualizaciones de versión permanentes de acuerdo con:  Los cambios en la legislación contable y tributaria.  Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas. 2.2.1. ¿Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garantía permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusión de nuevas utilidades al producto que permiten un óptimo funcionamiento del mismo. Así mismo se requieren las act ualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efectúen como mínimo cada tres (3) meses.

2.2.2. ¿Cómo Utilizarla? Para efectuar la actualización de SIIGO debe ingresar a nuestra página WEB www.siigo.com por la parte superior sección Portales y seleccione Clientes de inmediato le solicitará su User name (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contáctenos y solicítela.

Al ingresar la clave accederá a la siguiente ventana

La última versión de estas actualizaciones se encuentra disponible en la página web en dos presentaciones: Actualización Total: Al seleccionar esta opción bajará todos los archivos correspondientes al programa elegido y los últimos cambios si los tiene. Últimos cambios: Al seleccionar esta opción bajará únicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generación de la Actualización Total.

Para bajar la “Actualización Total” o los “Últimos cambios” del programa se deben realizar los siguientes pasos: Seleccione la opción “Actualizaciones”:

Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualización de click en “Actualizaciones”:

Si selecciona la opción “Actualización Total” bajará todos los archivos correspondientes de SIIGO y los últimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente click en el botón “iniciar”

Una vez que el sistema valida la información suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualización, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente click en continuar.

El sistema iniciará el procesamiento de la información y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

Si desea saber cómo bajar los archivos generados, consulte la opción “Cómo bajo los archivos de actualización a mi disco duro?”

IMPORTANTE… Hacer copia de seguridad de su información (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opción elegida es “Actualización Total”, se deben bajar todos los archivos de actualización generados por el sistema. Los archivos de actualización se deben copiar en cada una de las máquinas donde tenga instalado SIIGO Net.

Si usted no cuenta con servicio de Internet podrá solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informática y Gestión S.A. en la Carrera 18 No. 79ª - 42 – 1er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informática y Gestión S.A. es el siguiente: Traer impresa la solicitud de la actualización generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO NET: Opciones de Administrador - Imprime solicitud de actualización. SIIGO WINDOWS: Administración – Imprime solicitud de actualización. SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el menú principal, seleccionar la letra A – Solicitud Actualización.

Medio magnético en el que desea la actualización. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX.

2.2.3 Proceso de Actualización En Pro de facilitar el proceso de actualización en SIIGO.NET, solo es necesario realizar actualización en el servidor y el sistema automáticamente realizará la actualización en las estaciones de trabajo. Adicionalmente y para evitar inconvenientes por versiones diferentes, el sistema informará al cliente y no lo dejará ingresar, hasta que no se realice actualización a la versión que tenga la base de datos. Centralización archivo Siigo.cfg: Este proceso se realiza con el fin de garantizar que todas las terminales estén trabajando sobre el mismo Servidor y la misma Base de Datos. Crear un directorio llamado ConexionNet en el servidor o en el equipo en donde estén físicamente las bases de datos, el cual debe tener permisos de escritura y lectura. Copiar en el directorio ConexionNet el archivo siigo.cfg.

Correr el archivo CentralizacionSiigoNet.exe en cada estación de trabajo desde el directorio Siigo.NET (directorio en el cual están todos los programas de Siigo.NET), si no existe este archivo en dicho directorio debe copiarlo de la actualización. Por medio de este archivo configuramos la ubicación del Siigo.cfg (archivo que está en la carpeta ConexionNet en la red).

.. …

.

Importante: El archivo CentralizacionSiigoNet configura automáticamente la ruta del archivo Siigo.cfg en el Registro de Windows (Regedit) y en archivo Siigo.NET.exe.config.cfg como se muestra a continuación: . REGEDIT:

. Siigo.NET.exe.config.cfg:

. Procesos: Actualización Automática Siigo.NET (Multiusuario): Se encontrara un nuevo directorio llamado Actualizador el cual contiene la actualización de Siigo .NET. Una vez centralizado el archivo Siigo.cfg se debe realizar lo siguiente:

Crear en el directorio ConexionNet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg) un subdirectorio llamado Actualizador el cual debe tener permisos de escritura y lectura (es de resaltar que el nombre del directorio debe quedar así porque internamente el sistema valida dicho nombre) en el cual se debe copiar el contenido del directorio Actualizador ..

Adicionalmente se debe tener en cuenta los usuarios que tienen programas especiales se deben copiar los archivos que hay dentro de la carpeta según el consecutivo del serial de la siguiente manera: .

Los archivos que contienen la carpeta ConexionNet se deben bajar en el directorio de conexionesnet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg) Los archivos que se encuentran sin ninguna carpeta se deben bajar en el directorio de conexionesnet (donde se tiene centralizado el archivo siigo.cfg). Los archivos que contiene la carpeta Reportes se deben copiar en la carpeta de Reportes dentro del Actualizador (Conexionesnet\Actualizador\Reportes) Ingresar al Sistema en cualquier equipo que tenga centralizado el siigo.cfg para que se actualice la versión y demás cambios en la Base de Datos, teniendo en cuenta que el directorio Siigo.Net de la estación de trabajo debe tener permisos de escritura para que el proceso pueda actualizar los archivos respectivos. Ingresar a los otros equipos en donde se tiene instalado el sistema para que se realice la actualización automática como se muestra a continuación: Como se tiene centralizado el siigo.cfg y copiado el software en el directorio compartido Nombre del Servidor\ConexionNet\Actualizador, al ingresar a un equipo que tiene una actualización inferior el programa valida e informa mediante el siguiente mensaje informativo: ,

. Posteriormente actualiza la maquina en la cual se ingreso. .

Una vez terminada la actualización deja la ventana de acceso abierta para que el usuario ingrese.

. Si no se tiene centralizando el siigo.cfg en algún equipo el cual no se ha actualizado el programa no lo permitirá ingresar y saldrá el mensaje a continuación:

Para normalizar el acceso en este equipo a Siigo.Net se debe centralizar el siigo.cfg.

Importante: Con la nueva funcionalidad no se debe desinstalar el software e instalar en cada máquina cada vez que se tenga que actualizar. Por lo anterior es importante seguir atentamente este documento. Actualización Automática Siigo.NET (Monousuario):Para los casos en donde Siigo.Net esta Monousuario, se debe copiar el contenido del directorio Actualizador el cual contiene la actualización de Siigo .NET en el directorio Siigo.Net teniendo en cuenta que el dicho directorio tenga permisos de escritura y ingresar al programa.

. Importante: Con la nueva funcionalidad no se debe desinstalar el software e instalar en cada máquina cada vez que se tenga que actualizar. Por lo anterior es importante seguir atentamente este documento.

2.3. ASISTENCIA VIRTUAL Informática y Gestión S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposición las veinticuatro (24) horas del día, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecución de procesos en SIIGO, lo que le permitirá obtener su información contable de forma rápida y oportuna. 2.3.1. ¿Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presente n dudas o inquietudes en la definición de parámetros, manejo o ejecución de procesos dentro de SIIGO. 2.3.2. ¿Cómo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com “portal clientes” escoger la opción “Preguntas Frecuentes”, donde encontrará instructivos detallados, que le ayudarán a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opción de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuación: Ingresar al portal de clientes y escoger la opción de “Preguntas Frecuentes”:

Al seleccionar la opción „Preguntas Frecuentes‟ accederá a una ventana donde le indica paso a paso el proceso para Consultar mas de 900 Preguntas Frecuentes o Protocolos de Servicios que le ayudaran a resolver las inquietudes.

Para realizar la búsqueda se puede por Clave o Número Documento: Para realizar la búsqueda se debe escribir una palabra clave que esté relacionada con el tema de su interés y luego dar click en el botón “Buscar”. Para profundizar aun más la búsqueda, se debe digitar una segunda palabra clave para reducir la cantidad de protocolos y así sucesivamente.

Para iniciar una nueva búsqueda se debe dar click en el botón de

2.4

ASISTENCIA TELEFONICA ILIMITADA – CALL CENTER

El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestación de servicio telefónico, pues tienen las suficientes destrezas para que rápidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefónica con PBX independiente que se atiende de Lunes a Viernes de 7am a 6pm y los Sábados de 8am a 1pm. 2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros Usuarios tienen derecho sin ningún costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el único requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento. 2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el Usuario deberá dictar el número del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar más rápidamente el historial del cliente. El número telefónico de este servicio es: 6161818.

2.5. SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON 2.5.1. Que es DEXON? Dexon es un software de comunicaciones que les permite a nuestros Usuarios SIIGO tener un contacto directo vía MODEM o a través de Internet con un Asesor de Informática y Gestión S.A., sin necesidad de hacer presencia física, minimizando tiempo en desplazamiento.

2.5.2. Como Funciona? A través de una conexión Modem o Internet el cliente podrá acceder al servidor central del Service Center de SIIGO, en donde el asesor que recibe la conexión estará en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la información y así poder prestar un servicio en línea, el cual está disponible de Lunes a Viernes de 7am a 6pm y los Sábados de 8am a 1pm. 2.5.3. Beneficios Proceso de instalación es muy fácil y rápido. Optimo tiempo de respuesta durante al conexión. Acceso Remoto rápido y seguro. Servicio de Chat durante la conexión para comunicación en tiempo real. Diagnostico y Solución inmediata!! Virtualmente!! Transferencia de archivos rápida y óptima. Es amigable y fácil de manejar, tan solo dar un click ya se conecta con Informática Y Gestión.  Compatibilidad en las configuraciones de las dos maquinas que se están comunicando.       

2.5.4. Cuáles son los Requerimientos de Instalación    

Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet.

Importante: Si el sistema operativo es un Windows Milenio, 98, 95 o inferior a este no se pueden instalar ni configurar Dexon. Ya que no hay compatibilidad con el

correspondiente sistema operativo, en Windows Home Edition, no se recomienda la instalación y configuración, ya que en algunos casos no se logro instalar el software de Comunicaciones Dexon. 2.5.5. Como se Realiza la Instalación de Dexon. Este programa puede ser instalado en las maquinas en las que tenga acceso a SIIGO, sin llegar ha estar infringiendo la normas sobre Licenciamiento de Software. Proceso de Instalación: Crear en el disco duro C una carpeta llamada DEXON: En el explorador de Windows ingresar a Archivo – Nuevo – Carpeta

Copiar en la carpeta Dexon los archivos entregados en Informática y Gestión S.A o descargados desde el portal de Clientes.

Dentro del directorio podrá visualizar un archivo llamado Dexon_RS.EXE

Ejecutar el archivo Dexon_RS.EXE con doble click sobre el archivo, de inmediato aparece una ventana en donde se debe seleccionar el idioma con que se va a realizar la instalación.

Al seleccionar el Idioma, presentará una vent ana, confirmando que se va a instalar el software de Comunic aciones Dexon

Al dar click para continuar con el proceso de instalación, el programa presenta una venta con las Condiciones de la Licencia del Programa Dexon.

Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botón Si, Acepto los términos del contrato de licencia de uso, para que inicie la instalación. El sistema comienza el proceso de instalación

Cuando termina el proceso de instalación muestra esta pantalla

A la anterior pantalla dar click en Aceptar. Para que el proceso termine satisfactoriamente es necesario reiniciar la máquina para lo cual el programa presenta un mensaje „Es Necesario volver a arrancar la computadora para finalizar la instalación‟

Seguido a este paso, el sistema crea en la parte inferior derecha ingreso directo a Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor (mas adelante explicaremos como solicitar este servicio).

Ahora continuemos con el proceso de configuración, crear la conexión, es decir configurar el acceso telefónico o VPN con Informática y Gestión S.A. Inicio Programas – Dexon – Dexon_RS - Configurar conexión Dexon

Al ingresar le aparecerá la siguiente pantalla:

Al tener acceso a Internet? Si se tiene conexión por Internet (I.P. ó VPN) se debe seleccionar la primera opción Dispone de una conexión a Internet. Después seleccione la opción Next. El sistema muestra esta pantalla en la cual todo esta diligenciado, como aparece en la siguiente gráfica:

Al seleccionar la opción Finish el sistema termina la creación del icono. Cuando termine el proceso de creación de la conexión a Service Center el sistema muestra el mensaje ¡La conexión fue creada correctamente!

Dar click en Aceptar para terminar. La conexión queda creada en Inicio – Conexiones a Red - Service Center, este nombre de conexión no se debe modificar por ningún motivo, debido a que con este es que funciona la conexión.

Ud. no tiene salida a Internet pero tiene MODEM? Si la conexión es por Modem se debe seleccionar la opción NO tiene salida a Internet

Después seleccionar la opción Next. El sistema muestra esta pantalla en la cual todo esta diligenciado, como aparece en la siguiente pantalla:

Al seleccionar la opción Finish el sistema termina la creación del icono.

El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor (mas adelante se explica cómo solicitar el servicio).

2.5.6. Cómo realizar la conexión – Como solicitar el servicio? Para establecer la conexión con nosotros, de doble click en la parte inferior derecha en el Icono Rojo directo del Service Center.

El sistema muestra la siguiente pantalla en la cual se deben diligenciar los campos con los datos de la empresa que solicita el servicio.

Al dar click en la opción comunicarse el sistema muestra

Cuando esta conectado con Service Center Siigo en la parte inferior de recha aparecen dos computadores, indicando que ya estableció la conexión VPN

Seguido muestra que ya ingreso a la Base de Datos de Dexon y le asigno al servicio un número de Incidente, para ser atendido.

Cuando la información llega a nuestro servidor el sistema mostrará este mensaje, lo que indica que ya esta en nuestra base de datos en espera para el servicio.

Después de establecer la comunicación los asesores de Informática y Gestión S.A., tomaran control de la máquina para realizar la verificación de los inconvenientes que pueda tener el Usuario, durante el proceso de conexión se puede habilitar la opción de CHAT, para indagar sobre procesos ya realizados o indicar nuevos.

Seguridad e integridad de los datos… Un asesor de servicios desde Informática y Gestión S.A. Procede a realizar la verificación directamente sobre el programa y los datos del cliente, con lo cual ustedes podrán observar simultáneamente en pantalla, todo el proceso realizado garantizando la integridad de los datos.

2.5.7. Cómo obtener Este servicio? 1. Contáctenos y solicite que le envíen el instalador (auto instalable) de Dexon con el respectivo instructivo, ya que es fácilmente transportable por su tamaño (1462kb). 2. De acuerdo con el instructivo entregado instale Dexon en el equipo o equipos que necesite y que cumplan con los requerimientos mínimos descritos anteriormente. 3. Después de instalado comuníquese con nuestras oficinas (Asesor de call center) para realizar la prueba de conexión donde Usted podrá acceder a los beneficios de este software de comunicación.

De aquí en adelante cada vez que nuestros Clientes se comuniquen con nosotros para solicitar soporte, tendrán la opción de ser atendido a través de una visita virtual.

2.6

ATENCION EN PLANTA

Informática y Gestión S.A. tiene a su disposición a un grupo de asesores que le podrán prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

2.7. VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO Los Usuarios podrán solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solución de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deberá solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un año a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del año de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato. 2.7.1 ¿Cuando Utilizarlas? Las visitas podrán ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versión, revisión de información, capacitación, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. Él número de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido. 2.7.2 ¿Como Utilizarlas? Comuníquese con nosotros a través de la línea de atención al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefónico y solicite la visita de mantenimiento indicando su número de serial, dirección, teléfono y nombre del contacto.

2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS Informática y Gestión S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de

Capacitación en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son teóricas y dos (2) horas son prácticas. El servicio de Monitorias tiene como propósito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programación se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el análisis de las estadísticas arrojadas por nuestro sistema de información, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que rec ibimos. La idea es que el Usuario se identifique con un tema de interés y se inscriba. Periódicamente y con el fin de mantener a nuestros Usuarios actualizados en temas de interés empresarial y/o relacionados con SIIGO, se están dictando seminarios sobre las últimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podrá asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deberá inscribirse de acuerdo a la programación establecida por Informática y Gestión S.A. 2.8.1 ¿Cuando Utilizarlos? Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los Usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitación y monitorias que ofrece permanentemente Informática y Gestión S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informática y Gestión S.A. y podrán asistir las personas designadas por el Usuario.

2.8.2 ¿Como Utilizarlos? La programación de los cursos y monitorias están publicados en nuestra página web www.siigo.com – “Capacitación”, donde encontrará las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deberá inscribirse con anticipación, personal o telefónicamente en nuestro Departamento de Capacitación, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningún costo para nuestros Usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas específicas que serán publicadas con anticipación en nuestra página web.

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo princ ipal del proceso de capacitación consiste en mostrar al Usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los módulos desde el proceso de parametrización del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestión de las empresas. 3.1

MODULOS DE SIIGO       

Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestión de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nómina

     

Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestión de clientes

3.2 Generalidades Siigo.Net

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. .

.

SIIGO .NET es desarrollado con herramientas de tecnología de punta como los son Visual Basic y Punto, permitiendo estar a la vanguardia de la tecnología, así como de una u otra manera lograr la implementación de nuevas funcionalidades y adjuntar elementos técnicos con mayor facilidad y rapidez. La implementación del uso de Base de datos relacionales es una de las grandes ventajas que rodean este nuevo producto, teniendo como principal motor SQL Server, y que mas adelante tendremos en futuras versiones el manejo y soporte de otras bases de datos que existen en el mercado como son MySQL, Postgres, Oracle, Informix, entre otras. Lo que facilita sin duda la administración de la información de la empresa con mayor seguridad, confiabilidad y escalabilidad asegurando mejor persistencia de la información y mejor aprovechamiento tecnológico. El uso de herramientas tecnológicas de punta hace a SIIGO .NET sea un producto con mayor usabilidad, es decir un manejo más amigable y sencillo para los usuarios gracias a un diseño más intuitivo que les permitirá interactuar con mayor facilidad sobre la información. La facilidad para diseñar o rediseñar menús de acuerdo a los perfiles y/o posibilidades de uso de los usuarios, permitirá crear las opciones mas usadas para ellos y facilitará así la navegación dentro del programa. El esquema de perfiles para los usuarios que maneja Siigo.net, permite tener un mayor control en la administración de los permisos y autorizaciones de uso del sistema, garantizando aplicar los atributos necesarios y requeridos para cada uno de ellos, haciendo así que el sistema tenga un gran nivel de seguridad en el uso y en la realización de operaciones no autorizadas y/o restringidas. El aumento de ayudas en el sistema (ahora llamados buscadores) le permitirá al usuario acceder de una forma más sencilla y rápida a la información, lo que hace, que el sistema sea mas practico en su uso, reduciendo el tiempo en la ejecución de procesos de digitación y consultas. Información mejor organizada, mejor distribuida en la parte grafica, lo cual hace un fácil entendimiento e interacción más acorde con los estándares impuestos por aplicaciones visuales. Por la implementación de un subsistema de filtros, que aplica en las consultas y reportes, permite al usuario generar y/o buscar información. Siigo.net ofrece la funcionalidad implementada en la elaboración de documentos que le permite al usuario dejar los documentos contables y no contables sin terminar y en cualquier momento retomar su elaboración ya sea para completarlos, modificarlos o contabilizarlos, evitando así perdida de información o tener que digitar de nuevo en caso de caídas del sistema. El esquema de impresión de documentos contables y no contables ahora es más amplio, ya que permiten ser modificados o crear nuevos formatos por parte del usuario para que se acomoden a

.

.

.

sus necesidades, de igual forma ahora permitimos exportarlos a otros formatos como .txt, Excel, .pdf o enviarlos vía correo electrónico. Se incorpora una nueva herramienta que permite al usuario la generación de informes impresos de una forma más fácil con la posibilidad de ser modificados (solo a los de usuario) o creados por parte del usuario para poder generar nuevos y diferentes diseños según sus necesidades. Al igual que lo anterior se permite exportarlos a otros formatos como txt, Excel, pdf o incluso enviarlos vía correo electrónico. Definición por parte del usuario de campos de uso libre, lo que le permite al definir campos nuevos que no están contemplados en el estándar de SIIGO,y que pueden ser usados dentro la aplicación fácilmente y que complementan las necesidades adicionales. Estos campos libres serán de diferentes tipos, como campos tipo fecha, numéricos, texto, etc.. El esquema incorporado para la exportación de datos es más poderoso y de fácil uso para el usuario, permitiendo generar modelos que sirvan de uso diario en la generación de información a otros sistemas.

. 3.3. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE PARA SIIGO.NET

SERVIDOR Windows 2000 Server (Service Pack 4) Windows 2003 Server (Service Pack 2) Base de Datos SQL Server 2005 De acuerdo a las políticas de Microsoft, con el software de instalación se ofrece la versión gratuita de SQL Server 2005 Express que permite tener hasta 20 usuarios conectados y un máximo de 4GB de tamaño en la Base de Datos) OFFICE (Opcional para exportar datos)

MINIMOS HARDWARE

OPTIMOS HARDWARE

RAM 1 Gb En adelante

RAM 2 Gb En adelante

Disco 80 Gb IDE

Discos Duros:Tecnología SCSI,

(Los ítems anteriores son directamente proporcionales a la cantidad de usuarios y de información que se maneje en la empresa, lo que hará crecer en mayor o menor medida la base de datos y requerir más memoria RAM).

UltraSCSI o SATA Un DD de 80 Gb para Sistema Operacional. Un DD de 80 Gb en adelante para Base de Datos o arreglo de discos para la Base de Datos, Raid 0 - 5 (Los ítems anteriores son directamente proporcionales a la cantidad de usuarios y de información que se maneje en la empresa, lo que hará crecer en mayor o menor medida la base de datos y requerir mas memoria RAM) Procesadores

Procesadores

Pentium IV 2.8 Ghz ,

AMD Opteron DDR 1.8 Ghz

Xeon 1.8 Ghz o superiores

Pentium IV

2.0 Ghz Tarjeta Red 100/1000 Mbps.

Tarjeta Red 10/100 Mbps

Optima Configuración Software: Se deben tener en cuenta todas las actualizaciones vigentes de Microsoft (Windows Update y/o Service Packs) tanto para el Sistema Operativo como para Office. (Windows 2000 S.P 4, Windows 2003 S.P, Windows XP, s.p 2,). Utilice la página web de Windows Update para actualizar sus sistema con los últimos Service pack, controladores de dispositivo (drivers), el reproductor de Windows Media y las actualizaciones críticas para Windows Las últimas descargas e información disponible para mejorar su Microsoft Office, incluyendo plantillas, la galería de imágenes, y los Servicios online de Office Compruebe cual es el último de los Service pack de su producto. Los Service packs contienen las actualizaciones para que es el sistema sea fiable, compatible y seguro. Todas ellas se agrupan convenientemente para descargarlas fácilmente. CLIENTES Windows 2000 Professional (Service Pack 4) Windows XP Professional (Service Pack 2)

MINIMOS HARDWARE

OPTIMOS HARDWARE

RAM 512 Mb en adelante

RAM 1 Gb en adelante

(Solo para el Sistema Operacional y SIIGO .NET)

Disco Disco 500 Mb IDE libres. Procesadores

Disco 1 Gb en adelante IDE, SATA libres. Procesadores Pentium III 1.3 Ghz

Pentium II 266 Mhz Celeron M 933 Mhz

Pentium IV 2.0 Ghz Celeron D

2.0 Ghz o Superiores

Tarjeta Red 100/1000 Mbps TarjetaRed10/100 Mbps

Optima Configuración Software: Para un desempeño optimo Operativo, se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos:

del Sistema

Se recomienda utilizar la versión de Office de las versión actual de sistema operativo: Office,2000,XP,2003

acuerdo

a

Se deben tener en cuenta todas las actualizaciones vigentes de Microsoft (Windows Update y/o Service Packs) tanto para el Sistema Operativo como para Office. Si tiene una maquina con las características descritas, utilícela; pero si posee una de mejores características esta es la ideal para su funcionamiento Desactivación de Opciones de desconexión o apagado automático de discos duros y tarjetas de red. Si usted tiene necesidad de trabajar con varias aplicaciones al mismo tiempo con Siigo .NET es recomendable ampliar el tamaño de la memoria RAM y virtual, para evitar inestabilidad del Sistema Operativo. Recuerde dejar disponible por lo menos un 30% de espacio libre en su disco de sistema operacional y mantener una baja fragmentación del mismo. Tenga en cuenta todos los puntos descritos en el servidor, también para estaciones de trabajo. IMPRESORAS Matriz de Punto, Inyección de Tinta Láser

NOTA: Configuración hardware, procesador, discos y memoria recomendada para trabajar el Sistema Operacional y SIIGO.NET, para otras aplicaciones o herramientas deben ser evaluados los recursos requeridos. Se recomienda Certificar la Red (Red de cableado categoría 5 en adelante). Se recomienda el uso de switches (mínimo 10/100) en lugar de Hubs; preferiblemente las máquinas donde esté SIIGO.NET, deben trabajar en el mismo Switch. Por favor NO hacer cascada de Switches. El aplicativo AÚN NO corre en servidores de 64 bits. Se recomienda NO utilizar las licencias Home Edition, ya que no están diseñadas para trabajar en red. Tener instalado los últimos service pack de sistemas operativos y SQL. Resolución pantalla 1024X768 Seguridades en la Red acordes a las políticas de la empresa Puerto de acceso para SQL Server (1433) disponible o abierto. Está configuración es típica para máximo 20 Usuarios. (Hardware óptimo)

4. GLOSARIO Para tener una mayor comprensión de la dinámica de la herramienta, se pres enta el siguiente glosario de términos, los cuales serán utilizados en el transcurso de la capacitación. Base de Datos: Es un conjunto de tablas y las reglas que las regulan, las cuales se entienden como una unidad. Para el caso de Siigo.NET todas las tablas de datos para cada año de cada empresa es una Base de datos.

Framework de .NET (Punto Net): Es un conjunto de recursos que deben estar instalados en el Sistema Operativo, que son empleados por todas las aplicaciones basadas en .NET. Combo: Son los controles que muestran una lista de elementos desplegables o fija para que podamos seleccionarlas sin tener que digitar la información.

Tooltip: Es una herramienta de ayuda visual que funciona al situar o hacer click sobre algún control, mostrando una ayuda adicional para informar al Usuario de la finalidad del elemento sobre el que se encuentra.

0.

Tab: Ventana donde se agrupa información de forma ordenada. En la pestaña muestra un titulo que describe el tipo de información que contiene. Se utiliza cuando la cantidad de información que se va a desplegar es muy grande y se puede clasificar en varios grupos.

Grilla: Tabla que agrupa ordenadamente información en filas y columnas. Permite filtrar información, ordenarla y/o agruparla, con el objetivo de facilitar su consulta.

Botón: Objeto que contiene un icono y/o un texto, cuyo objetivo es realizar algún proceso cuando se oprime click o enter sobre él.

Campos Requeridos: Los campos requeridos, se denominan a los campos para los cuales es necesario ingresar información.

Error Provider: Es una icono que permite indicar que el control de una forma tiene asociado un error.

Check Box: Son casillas de verificación, (Cajas de Chequeo) que al ser elegidas por el Usuario cambian su valor. Cuando este se encuentra seleccionado su valor equivalente es “Si” o “True”, cuando no se encuentra seleccionado su valor equivalente es “No” o “False”.

Campo que permite marcar o desmarcar una característica que se desea utilizar o no, durante el registro de información.

Ventana Pop-up: es una Ventana Emergente, que se puede desplegar en cualquier posición de la pantalla.

Control: Se define como los componentes que cuentan con una representación visual, por ejemplo un control es un check Box.

Forma: Es una ventana, con al cual el Usuario puede interactuar. Expresión Regular: (Regular Expression): Las expresiones regulares, son un mecanismo que permite identificar si en la información ingresada, cuenta con las características específicas según lo requerido Ej. Información de correo electrónico.

Grupo Expandible: Es una sección dentro de una ventana, que permite comprimir o expandir la información que se encuentra dentro de el.

Barra de Desplazamiento: (ScrollBar) Barra que permite desplazar la ventana para ver información que no se encuentre a la vista.

En entrada de Comprobantes conceptos:

y Documentos se tienen los siguientes

Encabezado: Sección del documento donde se almacena y/o muestra la información general del documento. Aparece en la parte superior del documento.

Secuencias: sección del documento que contiene los datos asociados a registros o ítem del documento que se esta consultando y/o elaborando.

Totales: sección del documento donde se muestra el valor y cantidad actual del documento.

Para las Interfases se tienen los siguientes conceptos: Asistente Interfase de Importación: Ventana que guía al Usuario a lo largo del proceso de importación de información a SIIGO .Net

Asistente Interfase de Exportación: Ventana que guía al Usuario a lo largo del proceso de exportación de información desde SIIGO .Net.

Archivo CSV: (Comma Separated Values) Este formato de archivo hace referencia a un archivo plano en el cual los valores se encuentran separados por comas (,).

Archivo XML: (Extensible Markup Language) Este formato de archivo para las opciones de importación y exportación de información es utilizado como un medio para definir datos de manera estructurada. Este tipo de formato es extensible, no depende de la plataforma y permite la internacionalización.

Archivo Excel: Este formato de archivo para las opciones de importación y exportación es utilizado para definir la información de forma estructurada haciendo uso de una hoja de cálculo por medio de la aplicación Microsoft Excel.

Para el Proceso de instalación se tiene el siguiente Glosario: Motor de datos: También "Motor de Base de Datos" ó "Database Engine". Se refiere a una aplicación que se encarga exclusivamente de administrar el almacenamiento y la integridad de la información que se deposita en sus archivos. Existen muchos motores actualmente, entre los que se destacan: MS SQL Server (De Microsoft) Tiene 2 versiones, 2000 y 2005. MySQL ORACLE Postgress Sybase

MSDE (MicroSoft Database Engine): Versión gratuita del motor de datos de "MS SQL Server".Por ser gratuita tiene limitaciones de uso, así: máximo 5 Usuario y hasta 2 GB de tamaño de cada base de datos. SQL Server 2005 Express: Versión gratuita del motor de datos de "MS SQL Server".Por ser gratuita tiene limitaciones de uso, así: Máximo 20 Usuarios y hasta 4 GB de tamaño de cada base de datos.

Para Reportes se tienen los siguientes conceptos: SQL: Proviene de su nombre en ingles (Sentence Query Language) y se refiere a un estándar que existe para poder solicitar información a una base de datos (También existe un estándar para procesos de actualización de información). Para nuestro caso nos referiremos a sentencias que permiten extraer información de

la base de datos, y que no es posible obtener directamente del as istente de consultas que tiene el generador de reportes. Tablas: Se refiere al conjunto de registros asociados a un dato específico del sistema, tales como Terceros, Cuentas, Movimiento, etc. Se pueden comparar con los archivos de datos que se manejan en Siigo Windows (z06, z09, etc). Campos: Se refiere a cada uno de los datos que se almacenan en una tabla, por ejemplo en la tabla de Terceros encontramos los campos de Identificación, Sucursal, Nombre, Telefono1 entre otros. Plantilla: También se identifica como "Layout", y se refiere al archivo físico, con extensión .rpx ó .lyt, y son los que guardan el como se deben imprimir ó presentar los títulos y los datos en un reporte. Las plantillas de reportes se guardan en una carpeta llamada "Reportes", y las de consultas en una carpeta que se llama "Consultas". Lienzo: Se refiere al espacio que se presenta en pantalla cuando se está creando o actualizando el diseño de la plantilla de un reporte. Sobre un lienzo encontramos las diferentes secciones que se presentan en el reporte, y en cada sección los componentes que se van a presentar en la misma. Para Los Perfiles de Usuarios se tienen los siguientes conceptos: Perfil de Usuario: Los perfiles de Usuario guardan la configuración personalizada de cada uno de los Usuarios que están utilizando el programa, además de otorgar permisos a distintas Opciones Generales y Documentos, dependiendo del Usuario que esté en ese momento activo. Es un conjunto de opciones que se parametrizan de acuerdo a ciertos criterios, que defina el administrador.

Excepciones a Opciones y/o Documentos: Por esta opción, se pueden adicionar o quitar opciones ya asignadas en cada perfil, es decir, se pueden desmarcar opciones ya predefinidas por el administrador en la creación de perfiles.

Para las Consultas e Informe se tiene los siguientes conceptos: Filtro: Mecanismo para que el Usuario establezca el criterio con el cual se desea ver o consultar información Controles Rango: Los controles rango son aquellos que permite seleccionar uno o varios registros para generar el informe o consulta. En los controles Rango, se podrá seleccionar el criterio de generación, el cual consiste en seleccionar el operador, como mayor a, menor a, igual a, etc. Criterio de Selección: Aplica para criterios basados en tomar un rango de información. Donde se puede establecer que tipo de rango se desea consultar.

5. NAVEGACION EN SIIGO PUNTO NET La navegación permite visualizar las opciones contenidas en el menú y las herramientas que permitirán realizar esta exploración. Uno de los grandes beneficios de la Aplicación, su navegación ya que es de tipo amigable, y en su mayoría se encuentra en idioma español y se podrá adaptar en el futuro a cualquier idioma. Además permite identificar claramente el significado de las opciones ubicándose con el puntero del Mouse, en cada uno de los íconos o botones mostrando los avisos de alerta que indican el nombre o función del botón.

5.1. INGRESO El programa le permite consultar de manera informativa los datos adicionales tanto de la empresa como del sistema. Para acceder a la aplicación de Siigo.Net debe ubicar el acceso directo en el escritorio Si no encuentra el acceso directo, de igual forma se puede ingresar por la ruta por la ruta Inicio – Programas -SIIGO.NET

En cualquiera de los dos casos le aparecerá una ventana en la cual solicita algunos datos para poder ingresar al sistema.

En primer lugar, es posible elegir el número de empresa deseada desplegando el menú con el Mouse, o con flechas de desplazamiento.

RECUERDE… Cuando se hace referencia a Empresa, corresponde a cada una de las contabilidades que es posible llevar en SIIGO Punto Net, dependiendo del Producto SIIGO, como se presentó anteriormente.

Usuario: Nombre del usuario con el cual se identificara dentro de SIIGO.NET, este nombre se lo asigna el Administrador del sistema. Para el administrador una vez se instala la empresa es Admin.

Clave, Corresponde al password que le asignó el Administrador la cual es de mínimo 4 caracteres, donde valida las letras mayúsculas y minúsculas, es decir que el campo de Usuario lo acepta de las dos maneras. La clave se debe cambiar con alguna periodicidad. Para la clave Admin es 1111. Es importante tener en cuenta que al tercer intento fallido, la clave se bloqueará.

Año: El sistema le mostrara el año al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estará habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podrá cambiar digitando el nuevo año o con las flechas de desplazamiento.

Mes: El sistema le desplegara un listado con los meses del año al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estará habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podrá cambiar seleccionando el mes. Día: El sistema le mostrara el día al cual esta ingresando (Fecha SIIGO) este campo estará habilitado si su perfil lo permite. Si esta habilitado lo podrá c ambiar seleccionando el nuevo día.

Una vez ingresados: Empresa, año, mes y día de proceso, existe la posibilidad de elegir las siguientes tres opciones:

Empresa: Muestra información adicional de la empresa Aceptar: Si los datos son correctos, dando click en esta opción el sistema ingresa a SIIGO.NET en el cual le mostrara el menú con las opciones a las que su perfil tiene acceso. Salir: Sale de la aplicación.

IMPORTANTE… . El programa permite consultar de manera informativa los datos adicionales tanto de la empresa como del sistema. En los datos de la empresa presenta el nombre de la empresa seleccionada, el tipo de SIIGO, número de empresa, fecha del último ingreso, dirección, tipo de inventario, para salir de esta opción se pulsa el botón de ACEPTAR, si desea revisar la información adicional del sistema, pulse el botón de SISTEMA.

En los datos del sistema le mostrará datos adicionales de la máquina como son: NETBIOS, DNS, la plataforma, el dominio de la red, el Usuario de red, memoria asignada, país (configuración del sistema operativo), signo de moneda, y por ultimo el código ISO de la moneda, al hacer click sobre el botón SISTEMA

:

Para salir de esta opción, pulse el botón de ACEPTAR Una vez digitados y/o consultados los datos anteriores, el programa carga las opciones del menú

Posterior a la actualización de los programas, el sistema verifica la versión de los buscadores, de los mantenimientos dinámicos y de reportes, si esta es mayor a la actual el programa presentarán un mensaje informativo.

Y de Nuevo carga todas las opciones del menú.

5.2. OPCIONES - BARRAS Al ingresar a SIIGO PUNTO NET, se presenta la siguiente estructura:

Barra de título Barra de menú Barra de He rramientas

Espacio para Procesos Abie rtos

Pestaña de Bie nve nida

Me nú Por Procesos Fe cha y Hora Información Adicional

Me nú SIIGO.NET úúarra de título Me nú Favorito Ve rsión de l Programa

Existe la Barra de Titulo, Barra de Menú, Barra de Herramientas, Pestaña de Procesos Abiertos, Barra de Estado y Menú por Procesos. En la parte superior, se encontrarán las barras de: Titulo, Menú, herramientas, y una pestaña de bienvenida y procesos abiertos.

5.2.1 Barra de título Donde se encuentra el nombre de la aplicación, la palabra EMPRESA y seguido el nombre de la empresa instalada

5.2.2 Barra de menú Se encuentra las opciones de Archivo - Herramientas – Informes y Consultas – Ayuda, esta barra es flotante, es decir que se puede disponer de su posición como se desee.

ARCHIVO: Contiene todas las opciones correspondientes a catálogos y documentos.

de

la

barra

de

herramientas

HERRAMIENTAS: Contiene las opciones de:

Buscar: Sirve como búsqueda en la aplicación en general, es decir realiza varios tipos de búsqueda por todas las opciones del menú. Calculadora: Despliega la calculadora.

Siigo en la Web: Es una herramienta para abrir la página del Portal de Clientes de Siigo. www.siigo.com Ver Log de excepciones: Relaciona los seguimientos a las inconsistencias que tiene el programa, este informe solo lo puede visualizar el administrador. INFORMES/CONSULTAS: Contiene los botones de documentos y reportes.

AYUDA: Contiene las opciones de:

Acerca de: Muestra los datos referentes a la empresa como el nombre, el serial, el nit y los módulos que tiene instalados.

Contenido: Muestra una guía de manejo de la aplicación.

Barra de herramientas: esta contiene 23 botones los cuales se habilitaran según la opción que se este trabajando y están dispuestos de la siguiente manera:

Los 4 primeros son estándar,

y corresponden a:

Cerrar Aplicación: Sirve para salir completamente de la aplicación, muestra mensaje informativo.

Búsqueda de Procesos: Sirve para ubicar todos los procesos permitidos al Usuario en la aplicación, en el evento que no desee ingresar por la ruta del menú escogida, es decir que si desea hacer una consulta, elaborar un documento o elaborar un reporte, puede hacer la respectiva búsqueda de manera abreviada por esta opción.

Herramienta Calculadora: Despliega la calculadora.

Siigo en la Web: Es una herramienta para abrir la página del Portal de Clientes de Siigo.

Los

3

catálogos

siguientes

se

habilitan

cuando

esta

consultando

los

y corresponden a:

Nuevo : Sirve para crear parámetros y elaborar documentos nuevos, ejemplo: centros de costos y países y elaborar documentos nuevos.

Guardar aplicación.

: Sirve para grabar todo cambio realizado en todos los módulos de la

Eliminar : Sirve para borrar o eliminar parámetros y documentos en todos los módulos de la aplicación.

Los 8 siguientes se habilitan al momento de la elaboración de documentos y corresponden a:

Nuevo : Sirve para crear parámetros y elaborar documentos nuevos, ejemplo: centros de costos y países y elaborar documentos nuevos.

Guardar : Sirve para grabar todo cambio realizado en todos los módulos de la aplicación. ¡Importante! En la elaboración de Documentos Contables y extracontables permite guardarlo descuadrado o Cuadrado para continuar después con su elaboración, debido a que no será reflejado en los libros contables hasta que se Contabilice.

Eliminar : Sirve para borrar o eliminar parámetros y documentos en todos los módulos de la aplicación.

Cargar : Sirve para cargar información desde la base de datos para generar los procesos establecidos en la aplicación.

Limpiar : Sirve para dejar en blanco una consulta cuando se ha elegido una opción y se desea dejar en blanco para solicitar una nueva consulta.

Modificar encuentre activo

Anular sistema.

Procesar

: Sirve para cambiar los datos en los documentos donde se

: Sirve para anular el documento y este no se podrá reutilizar en el

: Sirve para generar el proceso.

Contabilizar : Sirve para contabilizar el documento Contable o Extracontable y este se verá reflejado con la contabilidad y diferentes módulos del programa , incluidos los extracontables.

Terminar : Sirve para guardar el documento en estado terminado y no lo contabiliza, el cual ya debe estar cuadrado para luego solo pasarlo a estado contabilizado. Una de sus utilidades es en los cierres de mes en documentos que se deben contabilizar con la fecha del mes siguiente.

Continuar

: Sirve para dar continuidad a los procesos.

Los 3 siguientes se habilitan para los reportes,

y corresponden a:

Vista Preliminar consultas en general.

: Sirve para mostrar de manera preliminar documentos y

Exportar : Permite hacer la exportación de informes o consultas a diferentes formatos (Excel, PDF, RTF, TXT HTML).

Imprimir

: Sirve para enviar a la impresora los documentos e informes.

Los 4 siguientes para las consultas

Aplicar

Restablecer

y corresponden a:

: Sirve para procesar los informes.

: Sirve para dejar en blanco la consulta y crear una nueva.

Ocultar Criterio de Selección : Sirve para ocultar los ítems que se tuvieron en cuenta para la elaboración del informe.

Mostrar Criterio de selección : Sirve para mostrar los ítems que se tuvieron en cuenta para la elaboración del informe.

Y el último es para Salir

.

Inmediatamente debajo de la barra de herramientas, se encuentra la pestaña de bienvenida y procesos abiertos, las cuales se habilitan tantas veces como tenga una opción del menú abierta, estas se pueden abrir de acuerdo a la memoria de la maquina, como se presenta a continuación:

El programa presenta un mensaje de aviso cuando llega al límite de ésta.

En la parte inferior, se encuentra la Barra de Estado, que esta conformada por 6 divisiones correspondientes a:

Menú por Procesos: se presenta un nuevo menú para facilitar la navegación de cada una de las opciones dentro de cada uno de los módulos el cual se pre senta de la siguiente forma.

Dentro de cada uno de los módulos se manejarán 3 opciones como son: Parámetros. Procesos. Informes.

Se presentan todos los módulos independiente del tipo de empaquetamiento que tenga el usuario, por tal motivo los módulos que tenga habilitados se presentarán en color rojo y los módulos desactivados en color gris. Cuando se tiene instalado SIIGO estándar + modulo de recursos humanos al dar clic sobre la opción del modulo de recursos humanos se activara el programa SIIGOnom.exe para el ingreso. Cuando se tiene instalado SIIGO inteligente al dar clic sobre la opción del módulo Inteligente se activara el programa ejecutable correspondiente a este modulo para su ingreso. Los módulos complementarios que tenga el usuario instalado se encontraran dentro de la opción de Módulos complementarios, con un botón asignado para cada uno de ellos como se puede ver a continuación. Distribuido Punto de Venta Clasificaciones

Distribución de Costos Seriales Explosión de Cuotas

Menú de Siigo.Net Se encuentra en la parte superior derecha, tiene dos botones con los signos de suma (+) y resta (–) para expandir y colapsar o minimizar el menú, respectivamente.

Menú Favoritos sirve para personalizar el menú de cada uno de los Usuarios, se activa pulsando click derecho para adicionar, eliminar y renombrar. Cuando se ingresa a Siigo.Net el sistema abre de forma automática las opciones del menú parametrizadas en el Menú Favorito.

Desde el menú de SIIGO PUNTO NET, visto anteriormente, es posible hacer el proceso de adicionar a favoritos:

Ubicándose en la opción del menú deseada, y pulsando click derecho, muestra la opción de y de esta manera escoger la carpeta a donde desea enviarlo al menú de Favoritos.

La Versión del Programa cabe aclarar que este campo es netamente informativo. Le permite tener conocimiento de la versión y Release que tiene instalada en la empresa. Se debe controlar que todas las maquinas de la compañía estén en la misma.

Botón de Información Adicional, donde muestra datos de la empresa, moneda y nombre de Usuario, por esta opción se puede:

Cambiar de EMPRESA pulsando doble click sobre esta opción, presentara un recuadro, confirmando si desea el cambio, se debe pulsar ACEPTAR o CANCELAR según sea el caso.

En caso de pulsar ACEPTAR, el programa abrirá una nueva pantalla de ingreso.

En la opción de MONEDA pulsando doble click sobre esta se puede hacer cambio de moneda. Aplica si en los parámetros del Registro de Control de la empresa se indico que utilizaría Moneda Extranjera.

y presentará la siguiente pantalla:

La cual solicita seleccionar Cambiar moneda.

o seleccionar Cambiar tasa de cambio.

En la opción de USUARIO muestra el nombre del Usuario que ingreso, si se pulsa doble click sobre esta, permitirá el cambio de la clave de USUARIO únicamente:

Al ingresar a la opción, el sistema solicita los datos pertinentes como son: CLAVE

ANTERIOR-CLAVE NUEVA-CONFIRMAR CLAVE, una vez digitados estos datos, pulsar el botón de CAMBIAR para que asuma el cambio y CANCELAR para salir sin guardar cambios.

Hora de proceso (Informativo)

Fecha de ingreso por esta opción se puede hacer cambio de fecha, utilizando las flechas de desplazamiento horizontal hacia la derecha o izquierda para escoger el mes y despliega el calendario completo para seleccionar el día deseado.

5.3. CATALOGOS, CONSULTAS Y REPORTES Cada proceso o consulta abre su propia pestaña o barra titulada con el mismo nombre del reporte, y a la vez abre dos pestañas en la parte superior denominadas CONSULTA e INFORMACION, estas se habilitan en todo tipo de catálogo, consulta o reporte, y se abrirán pestañas adicionales según lo requiera cada proceso. Como se había mencionado anteriormente, cada proceso o consulta abre su propia pestaña o barra titulada con el mismo nombre del reporte, y a la vez abre dos pestañas en la parte superior denominadas CONSULTA e INFORMACION, estas se habilitan en todo tipo de catálogo, consulta o reporte, y se abrirán pestañas adicionales según lo requiera cada proceso.

PESTAÑA DE CONSULTA: El sistema muestra por defecto todos los registros o datos existentes a manera de consulta, los cuales también permite modificaciones pulsando click sobre el dato escogido. Estos datos se muestran en una grilla la cual lista el número de registros que haya parametrizado el administrador. Estas grillas tienen barra de desplazamiento vertical y filtros para mayor agilidad en la consulta, igualmente se puede hacer uso de las flechas de desplazamiento. Adicionalmente, cada Usuario puede personalizar su catalogo por filtros, moviendo las columnas y haciendo agrupaciones.

PESTAÑA DE INFORMACION: Muestra la información del catálogo, los campos necesarios y parámetros requeridos para la generación del informe, se puede navegar con tecla TAB, Enter y Mouse.

En algunos catálogos, reportes y consultas en la parte inferior derecha, muestra la Barra de Navegación:

Consta de 8 botones: (Primera Pagina-Pagina Anterior-Primer RegistroRegistro Anterior-Siguiente Registro-Ultimo Registro-Siguiente PaginaUltima Pagina), los cuales si se coloca el puntero del Mouse sobre cada uno de ellos, muestra el nombre y el acceso directo. Seguido muestra la pagina en donde se encuentra ubicado.

En las consultas, aparecerá una barra condiciones para la consulta, que consta de:

Numero de Filas por pagina, que se parametrizan según las necesidades del usuario. Condición de Búsqueda Y es para que la búsqueda la realice de manera INCLUYENTE, es decir con doble característica, por ejemplo por código y por descripción. Condición de Búsqueda O, es para que la búsqueda la realice de manera EXCLUYENTE, es decir con una sola característica por ejemplo por código o por descripción. Filtro de Búsqueda: Comienza se puede digitar el código o descripción y el programa genera el filtro que comiencen con este dato. Filtro de Búsqueda: Contiene puede digitar el código o descripción y el programa genera el filtro que contenga este dato.

5.3.1. Criterios de Selección Existen informes que se pueden generan según unos criterios de selección que son los parámetros con los cuales va a generar el informe, como son los rangos de fechas, terceros, centros de costo, etc.

Estos

criterios

se

pueden

mostrar

u

ocultar

en el informe.

IMPORTANTE… Todas las opciones y botones tienen acceso directo, y se puede visualizar el nombre colocando el puntero del Mouse sobre cada uno de estos. Dependiendo del catálogo o documento que se consulte, habilitará tantas cuantas pestañas necesite. Las opciones de filtros y agrupaciones son las mismas opciones que maneja la aplicación MS Excel.

5.3.2 Búsquedas Las búsquedas de las opciones del sistema SIIGO.NET, se realizan por medio de buscadores, los cuales tienen como objetivo, capturar la información y realizar su búsqueda, por medio del ingreso del dato y posteriormente con el tab, se realizará la búsqueda obteniendo la descripción del dato que se entro, ó realizar la búsqueda de datos por medio del Visor de Datos.

Ingreso del código a buscar En el visor de datos, aparecerá toda la información referente a la búsqueda a realizar. Para realiza una búsqueda más específica, podrá realizase por los criterios de selección, ayudado por las Condiciones, que están dadas por: Condición de Búsqueda: En donde se puede seleccionar el campo Y ó O, el cual indica si existe mas de un criterio de selección si debe cumplir con las n condiciones o si debe contener alguna de ellas para realizar la búsqueda del dato requerido. Filtro de Búsqueda: Permite establecer si los criterios de condición, comienzan o contienen los valores allí ingresados. Los botones Primero, Anterior, Siguiente y Último, permiten, navegar entre las páginas de datos del visor.

Condiciones

C rite rios de Se le cción.

Paginación

5.3.3. Grillas Este corresponde a un nuevo control que maneja SIIGO.NET, en donde se despliega cierta información, Es usada para desplegar la información de las Consultas, Mantenimientos y Buscadores, además de ser usada para la captura de información en algunos Mantenimientos y Procesos, su apariencia es la siguiente:

Filas

Filtro de Búsqueda

Columnas

6. CATALOGOS Con los catálogos se realiza el proceso de parametrización de la Aplicación y en el se van a registrar las bases de datos necesarias para poder digitar más eficientemente los registros de información. A continuación se presenta la funcionalidad implementada en los catálogos de SIIGO .Net. y, de igual forma, se describirá el manejo de las opciones disponibles para los mismos, con el objeto de conocer su operatividad.

6.1. DEFINICIÓN DE CATÁLOGOS Los catálogos, son opciones en el menú que permiten dar mantenimiento, (llámese mantenimiento a la acción ejercida por el Usuario para poder crear, modificar, eliminar registros), a las tablas de sistema de información SIIGO. En el menú se identifican por que el nombre de la opción esta precedida por la palabra “Apertura”.

6.2. PRESENTACIÓN DEL CATALOGO

Cuando ejecutada en el menú una opción correspondiente a un catalogo, previamente seleccionada, presenta la siguiente ventana:

Pantalla que esta compuesta por: El titulo de la opción; la cual por estándar debe ser el nombre de la opción en el menú. Una pestaña “Consulta”, donde se encuentran la lista de los registros creados, solo se presenta la información mas relevante del catalogo. Estos datos son presentados en una grilla. Una pestaña “Información”: Se encuentran los campos que permiten dar mantenimiento al mismo, los cuales serán detallados mas adelante. En la parte inferior del catalogo, presenta la barra de navegación, la cual permite realizar navegación por los registros de la grilla, valga la redundancia. Es decir permite desplazarse al primer registro, ultimo registro, registro anterior, siguiente registro. Al lado de la barra de navegación, presenta el numero de paginas, se identifica por:

En la parte superior del catalogo se encuentra la barra de herramientas, donde se encuentran las opciones disponibles para los catálogos, entre ellos tenemos:

o

Nuevo:

o

Guardar:

o

Eliminar:

o

Salir:

También puede ser ejecutada con Ctl+N También puede ser ejecutada con Ctl + G También puede ser ejecutada con Ctl + E. También puede ser ejecutada con Ctl + S

6.2.1. Pestaña Información Cuando se selecciona la pantalla “Información”, presenta los campos que permiten dar mantenimiento al catalogo, es decir los que deben ser ingresados por el Usuario, como se había mencionado anteriormente, para la presentación de esta pestaña se toma como referencia el catalogo de centros de Costo. La ventana a presentar es:

Todos los catálogos sin excepción, el campo código esta representado por un buscador, facilitando la búsqueda de un registro, el cual puede ser consultado por la grilla o por esta forma. De igual forma, se pueden identificar claramente los campos requeridos, (se denominan campos requeridos, a los campos que obligatoriamente deben ser ingresados por el Usuario), estos se identifican por que a la derecha del campo presenta el icono , o mejor denominado como Error Provider, en la parte de inferior del mismo presenta un ToolTip indicando la descripción del error . Si los campos requeridos no han sido debidamente ingresados por el Usuario, el sistema no permitirá realizar alguna actualización sobre el mismo.

Para los términos ErrorProvider y ToolTip, por favor dirigirse al Glosario de Términos. 6.2.2. Opciones Disponibles para Mantenimiento Dentro de las opciones disponibles se encuentran:

Nuevo: Cuando es ejecutada esta opción, limpia los campos de catalogo, permitiendo al Usuario ingresar un nuevo registro.

Guardar: Cuando es ejecutada esta opción y los campos se encuentran completamente diligenciados, permite actualizar o ingresar un registro a la tabla de la Base de Datos, el Usuario puede identificar que el registro fue actualizado correctamente, por que genera el siguiente mensaje:

Tan pronto como se actualiza un registro, el cambio o el ingreso se ve reflejado en la grilla de la pestaña “Consulta”

Cargar: Aunque para esta opción no existe botón u opción en la barra de herramientas, puede ser ejecutada, por medio de la grilla con doble clickk cargando el registro; o cuando por medio del buscador se ubica el registro o se ingresa un código existente, la información es presentada en la pestaña “Información”. Por ejemplo, se selecciona un registro en la grilla “Consulta”, y a partir del evento doble clickk la aplicación debe cargar el registro seleccionado:

Eliminar: Esta opción permite eliminar de la Base de datos. Antes de ser ejecutada esta acción, el sistema presenta la siguiente ventana:

Con el fin de confirmar si el Usuario desea realmente eliminar o no un registro, si es seleccionada la opción “Si”, elimina el registro, y para identificar que realmente se elimino, genera el siguiente mensaje:

Salir: Esta opción permite salir del catalogo. Si el Usuario ha editado un registro previamente o ha sido ingresado en la pestaña de “Información”, antes de salir el sistema confirma si desea actualizar el registro, presentando la s iguiente ventana:

Si el Usuario selecciona la opción “Si”, el paso inmediato es actualizar la información y salir del catalogo; en caso contrario, es decir si la opción seleccionada es “No”; sale del catalogo sin actualizar.

TALLER SIIGO ESTÁNDAR PUNTO NET

1

1.

Hacer la utilización del servicio DEXON

Cómo funciona? A través de una conexión telefónica o Internet el cliente podrá acceder al servidor central de servicio telefónico de Informática y Gestión S.A., en donde el asesor que recibe la llamada estará en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la información y así poder prestar un servicio en línea.

Para Iniciar… En la parte inferior derecha de la barra de taras hay un icono que ingreso directo a Services Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor. Damos doble click sobre el icono Rojo Services Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio (Barra de tareas), tramitamos los datos como Nombre, Teléfono Y Correo Electrónico y le decimos Comunicarse.

¡Importante!

(NO diligenciar en el nombre de la empresa signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)

Al dar click en la opción comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexión y luego aparece un mensaje el cual dice que “El incidente fue creado” esto significa que la conexión ya ingreso en la consola de Dexon para la prestación del Servicio.

Después de establecer la comunicación los asesores de Informatica y Gestion tomaran control de la maquina para realizar la verificación de los inconvenientes que pueda tener el usuario, durante el proceso de conexión se puede habilitar la opción de CHAT, para indagar sobre procesos ya realizados o indicar nuevos.

Seguridad e integridad de los datos… Un asesor de servicios desde Informática y Gestión S.A. Procede a realizar la verificación directamente sobre el programa y los datos del cliente, con lo cual ustedes podrán observar simultáneamente en pantalla, todo el proceso realizado garantizando la integridad de los datos.

ACCESO A LA PÁGINA DE INTERNET Ubicarse en el escritorio del equipo el icono www.siigo.com

para acceso a la página

Consultar la programación de los cursos y monitorias existentes actualmente.

En esta opción ingresar a los programas de capacitación para usuarios SIIGO donde puede consultar los contenidos y la programación de los diferentes cursos, observar las monitorias que puedan aplicar a su compañía y consultar los diferentes temarios de cada una.

De clic para ingresar a los cursos y sus contenidos

2. Aprenderemos a realizar una actualización por la WEB.( SIIGO Windows) Para efectuar la actualización de SIIGO debe ingresar a nuestra página WEB www.siigo.com por la parte superior sección Portales y seleccione Clientes, hipervínculo Si ya tiene CLAVE ingrese AQUÍ , inmediato le solicitará su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.), suministre los datos y presione el botón Ok para continuar Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contáctenos y solicítela.

Clic para ingresar al portal de clientes

Corresponde al serial

Corresponde a la clave asignada por I&G S.A.

Para realizar el proceso de actualización por la Página de Internet debe ubicar el link y seguir las indicaciones del sistema.

Inmediatamente habilita cuatro opciones. Actualización total, Actualización Parcial, Servipack SIIGO Windows y Runtime SIIGO Windows

Si selecciona la opción “Actualización Total” bajará todos los archivos correspondientes de SIIGO y los últimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente click en el botón “iniciar”

De clic para iniciar el proceso

Una vez que el sistema valida la información suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualización, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente click en continuar. Se debe escoger si va a hacer una actualización total o los últimos cambios.

Después de ingresar los datos de click para continuar el proceso

Ingrese los datos que corresponden a la actualización de la empresa

El sistema iniciará el procesamiento de la información y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

Descargue los archivos .ZIP al disco duro

Si desea saber cómo bajar los archivos generados, consulte la opción “Cómo bajo los archivos de actualización a mi disco duro?”

Seleccione la casilla correspondiente y si es una actualización total o últimos cambios. Finalmente el sistema genera por modulo comprimidos, que se deben descomprimir en la carpeta de Archivos de programas, Informatica y Gestion S.A., SIIGO WINDOWS.

TALLER PRÁCTICO DE CONOCIMIENTOS PUNTO NET

Para Ingresar al taller de SIIGO.NET diríjase al Acceso Directo Menú SIIGO

Ingrese al menú de SIIGO

Estando En la Ventana Menú Siigo Ingrese al Botón SIIGO.NET

Escoja SESION 1

De click en el botón de SIIGO.NET para empezar su taller

Lea cuidadosamente las instrucciones y realice su taller esperamos que sea de su agrado y cumpla con las metas propuestas.

NAVEGACION SIIGO PUNTO NET: INGRESO Para acceder a la aplicación Siigo.Net debe ubicar el acceso directo en el escritorio SIIGO.NET.EXE

RECUERDE Siigo .Net, valida las letras mayúsculas y minúsculas, es decir que el campo de usuario lo acepta de las dos maneras, la clave del usuario es de mínimo 4 dígitos y se bloqueará al tercer intento fallido.

El sistema presenta la siguiente ventana, en la cual se debe ingresar la siguiente información: Para acceder a la aplicación de Siigo.Net debe ubicar el acceso

directo en el escritorio SIIGO.NET. En primer lugar, es posible elegir el número de empresa deseada desplegando el menú con el Mouse, o con flechas de desplazamiento. En este caso se tomara la EMPRESA DE CAPACITACION S.A. RECUERDE… Cuando se hace referencia a empresa, corresponde a cada una de las contabilidades que es posible llevar en SIIGO Punto Net, dependiendo del Producto SIIGO, como se presentó anteriormente.

Lea cuidadosamente las instrucciones y realice su taller esperamos que sea de su agrado y cumpla con las metas propuestas Nombre de Usuario: Digitar ADMIN Año: 2007

Mes: Enero

Día: Desplegar calendario y elegir 31.

Una vez ingresados: Empresa, año, mes y día de proceso, existe la posibilidad de elegir las siguientes tres opciones: