CARTILLA 1 -

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SIIGO Versión 5.1

ESTANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION VIRTUAL INSTALACION DE UNA NUEVA EMPRESA Y ASISTENTENTE DE CONFIGURACION

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB .......................... 4 1.1. QUE ES SIIGO ................................................................................ 4 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES ........................................................... 4 1.3. PRODUCTOS SIIGO........................................................................ 6 1.3.1. Soluciones Empresariales ................................................................... 6

2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. ............................................... 19

2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO.......................... 19 2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN ................................................. 19 2.2.1. ¿Cuando Utilizarla?............................................................................19 2.2.2. ¿Cómo Utilizarla?...............................................................................20

2.3. ASISTENCIA VIRTUAL ................................................................. 24 2.3.1. ¿Cuando Utilizarla?............................................................................24 2.3.2. ¿Cómo Utilizarla?...............................................................................24

2.4

ASISTENCIA TELEFÓNICA ILIMITADA –SERVICE CENTER ....................... 26

2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo?............................................................................27 2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo?...............................................................................27

2.5. SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON ........................ 27 2.5.1. 2.5.2. 2.5.3. 2.5.4.

Que es Dexon?...................................................................................27 Como Funciona? ................................................................................27 Cuáles son los requerimientos? .........................................................28 Proceso de Instalación ......................................................................29

2.7.1. 2.7.2.

¿Cuando Utilizarlas? .....................................................................44 ¿Como Utilizarlas? ........................................................................44

2.8.1 2.8.2

¿Cuándo Utilizarlos? .....................................................................44 ¿Como Utilizarlos? ........................................................................45

2.6. 2.7.

ATENCION EN PLANTA.............................................................. 43 VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO......................... 44

2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS ............................................................. 44

3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION................. 46

3.1 MODULOS DE SIIGO ................................................................. 46 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA. .......................................................................................................... 46 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA. .......................................................................................................... 47

4. INSTALACION DE EMPRESA .................................................... 48

4.1 PASOS PARA INSTALAR LA EMPRESA ...................................................... 49 4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION ................................................. 55

5. PARAMETRIZACION ................................................................ 92 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

CREACIÓN DE PAÍSES Y CIUDADES. ......................................... CREACIÓN DE ZONAS. .............................................................. CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS ................ CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES. ................................ DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL ................................

92 93 93 95 96

5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada ........................................96 5.5.2. Definición del Método de Valuación de los Inventarios ......................97 5.5.3. Información Tributaria y Datos Generales de la Empresa Instalada 103

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SIIGO Dejando huella........... INTRODUCCION

Actualmente las organizaciones requieren contar con herramientas tecnológicas que le permita optimizar y agilizar procesos y reducir costos, los cuales se ven reflejados en la gestión de las diferentes áreas de la empresa. Es por ello que este manual le ofrece una guía a cerca del manejo y beneficios de los diferentes productos y servicios de tecnología que Informatica y Gestion S.A. tienen a su disposición como alternativa inmediata para la solución de dudas e inquietudes de forma ágil y oportuna.

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SIIGO Dejando huella........... 1. INTRODUCCION Y ACCESO A LA PÁGINA WEB 1.1. QUE ES SIIGO

SIIGO - Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos relacionados con la administración de negocios. Su mercado objetivo son las medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS, WINDOWS, LINUX o REDES. 1.2. VENTAJAS DIFERENCIALES Por ser SIIGO el único software administrativo TOTALMENTE INTEGRADO EN LINEA Y TIEMPO REAL, el sistema le ofrece las siguientes ventajas diferenciales: 14 módulos administrativos que permiten controlar en detalle todas las áreas de su empresa, ejerciendo así una gerencia integral, que disminuye la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.

Información al día, que permite tomar decisiones mas acertadas al tener cifras reales y en cualquier momento; y esto sólo se logra, cuando a partir de la elaboración de los documentos se actualiza al instante la información de toda la empresa; es decir, que al digitar una factura, el sistema inmediatamente y de manera automática e inteligente registra los datos en los módulos de contabilidad, cuentas por cobrar, inventarios, ventas, presupuesto y pedidos y sin necesidad de realizar procesos engorrosos de interfases, cierres, transferencias, reprocesos o reconstrucciones de datos y se evita redigitar, conciliar datos, perder información al tener qu e unir o enviar saldos y lo más importante, decidir con datos actualizados, parciales y poco confiables. Información exacta, que reduce considerablemente el riesgo a tomar decisiones y que solo se consigue cuando se utiliza un Software Totalmente

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SIIGO Dejando huella........... Integrado, porque cuando la cifra se digita una sola vez, siempre los datos en las demás áreas serán los mimos, pues provienen de una sola fuente de alimentación (los documentos); es decir, que la cifra de la factura siempre será igual a la de contabilidad, cartera, inventarios, etc.

Información proyectada, que permite sensibilizar las cifras para evaluar el impacto de las decisiones y esto se logra con la funcionalidad de SIIGO Add-in, pues se pueden trasladar los datos contables y administrativos a Excel, y utilizar no sólo su potencia de cálculo y graficación, sino también tener acceso a informes y gráficos predefinidos.

Información histórica, que permite analizar en cualquier momento, como ha sido el comportamiento de las cifras en los diferentes meses de año, sin necesidad de tener que realizar procesos engorrosos de cierres de mes; adicionalmente, y con el fin de que la implementación del software sea mas rápida, el sistema permite digitar datos de diferente mes y al mismo tiempo los de día a día, logrando así, que no se atrase la información de hoy y desatrasando la de meses anteriores.

Información Corporativa, que permite tener un control total de las diferentes empresas, al poder registrar, incluso en múltiples monedas, las transacciones de hasta 98 compañías y obtener la información de manera individual o consolidada.

Seguridad en información, que permite a la gerencia, restringir el acceso en las cifras de la empresa, al personal que considere no las necesita o no las debe conocer, y esto se logra al tener la opción de manejar claves de acceso y definir múltiples menús propietarios. Facilidad de manejo, que le garantiza que en muy corto tiempo se aprende a utilizar y que ofrece resultados de manera rápida y confiable, y esto se obtiene al utilizar un software

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SIIGO Dejando huella........... que tan solo al elaborar cualquier documento y sin que el personal requiera conocimientos avanzados en contabilidad y sistemas, le permita tener el control de su empresa. Indicadores claves de éxito, que le pe rmite a la gerencia, conocer a manera d e cifras y gráficas, los resultados más relevantes de su negocio, mediante la utilización del módulo EL GERENTE. Auditoria de Información, resume los informes de auditori a más importantes que el Gerente y el Grupo Contable requiere para ejercer un eficiente control en el registro de transacciones y en el desarrollo de la gestión. 1.3. PRODUCTOS SIIGO 1.3.1. Soluciones Empresariales Por tamaño de empresa ¾

SIIGO Básico

SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios. La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

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SIIGO Dejando huella........... SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Básico es Monousuario OPCIONES: SIIGO BASICO SERVICIOS Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar y/o Cuentas por Pagar, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO COMERCIAL Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PROVEEDORES Documentos, Contabilidad, Cuentas por Pagar, Inventarios, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO PRODUCCION Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Distribución de Costos, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO BASICO CAJERO Documentos, Contabilidad, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Punto de caja, Inteligente, Gerente y El Auditor SIIGO ofrece módulos complementarios ™ ™ ™ ™

Cuentas por pagar Gestion de Nomina y Recursos Humanos SIIGO Add-in Balanced Scorecard ™ Tablero de indicadores

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima.

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SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Básico integra hasta 5 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos SIIGO Básico maneja hasta 2 empresas consolidables. SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET

Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida

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Reducir el tiempo en la digitación y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario Facilidad en la elaboración de los documentos En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea Generación personalizada de reportes A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integración con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales puedan ser realizados de una manera más rápida y efectiva Características: ¾ Tiene en su empaquetamiento cinco módulos (05) totalmente integrados. ¾ Monousuario ¾ Permite instalar hasta 2 empresas en la misma licencia. ¾ Permite crear 99 centros de costos. ¾ Permite crear 99 Bodegas.

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SIIGO VENDEDOR

¾

SIIGO, Sistema Integrado de Información Gerencial Operativo, es un software genérico administrativo, que registra las operaciones de la empresa y en general, todos los aspectos relacionados con la Administración de Negocios. SIIGO, se utiliza en computadores que operen bajo los Sistemas Operacionales: LINUX (solo como servidor en la versión SIIGO Windows) y WINDOWS. SIIGO se ofrece bajo 2 versiones: WINDOWS Y .NET SIIGO Vendedor ofrece nueve (9) módulos básicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Elaboración de documentos Contabilidad General Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar Inventarios Ordenes de Pedidos Ventas El Inteligente El Gerente El Auditor

NOTA: EN SIIGO.NET algunos informes del Gerente y el Auditor están incluidos; los que faltan estarán incluidos en el segundo semestre del 2008 SIIGO Vendedor ofrece módulos complementarios Módulos adicionales Gestión de Recaudo Gestión de Clientes Gestión de Tesorería Punto de Venta Cajero Distribuido Manufactura Gestion del Talento Humano Nomina Recursos Humanos Vt-learning (Capacitación Virtual) Gestion de Evaluación por Competencias

Inteligencia de Negocios SIIGO Add-in Balanced Scorecard - Tablero de Indicadores - Mapa de Gestion - Mapa Estratégico - Indicator Maker

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La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

VENTAJAS DIFERENCIALES DEL PRODUCTO SIIGO es fácil y rápido de configurar, incluye un asistente de configuración (WIZARD), que guía y detalla pasó a paso el proceso de parametrizacion del sistema Indicándole el porqué de cada opción, con el fin de que lo parámetros iniciales se realicen en el orden requerido y de la manera mas optima. SIIGO es muy fácil de usar, incluye menús propietarios y mapa de informes. SIIGO es Totalmente Integrado, con la simple elaboración de los documentos fuente, registra y mantiene al día la información de todas las áreas de la empresa. SIIGO Vendedor integra 9 módulos en línea y tiempo real. SIIGO cumple con las últimas normas gubernamentales. SIIGO no requiere que el mes contable, ni inclusive, el año contable sea cerrado definitivamente, para comenzar a trabajar en el siguiente. SIIGO permite el nivel de desagregación de información al utilizar centros de costos, terceros y documentos. SIIGO registra todas las transacciones (excepto nómina), en Noventa y nueve (99) tipos de moneda: una (1) Local y noventa y ocho (98) Extranjeras. SIIGO Vendedor maneja hasta 5 empresas consolidables.

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SIIGO Dejando huella........... SIIGO permite el diseño personalizado de documentos. SIIGO migra información a otros programas. SIIGO utiliza múltiples claves de acceso con niveles de restricción. SIIGO utiliza poco espacio en memoria y disco duro. SIIGO ofrece un enlace directo a las preguntas frecuentes del portal de usuarios VENTAJAS DIFERENCIALES DE SIIGO.NET Simplicidad de manejo El usuario no requiere de un conocimiento detallado del programa para poderlo utilizar, porque SIIGO.NET tiene un diseño tan intuitivo, que le permite navegar en los menús y en los documentos de una manera fácil y sencilla Mayor nivel de seguridad en el acceso a la información De acuerdo a los perfiles de cada usuario, en SIIGO.NET se pueden diseñar menús propietarios para restringir a partir de la definición de permisos, el acceso a información no autorizada Aumentar la velocidad de acceso y registro de los datos En SIIGO.NET se puede distribuir la base de datos en diferentes servidores, para que el usuario pueda llamar y gravar la información de manera más rápida Reducir el tiempo en la digitación y consulta En SIIGO.NET los usuarios podrán a través de la definición autónoma de los buscadores, encontrar la información de una manera mas rápida y sencilla Analizar la información de acuerdo a las variables que se requieran A partir de la de generación personalizada de nuevos campos, en SIIGO.NET, el usuario podrá crear nuevas variables que no están contempladas en el programa, las cuales pueden ser de tipo fecha., numérica, de texto, etc. Personalizar los formatos de los documentos acorde a sus necesidades La impresión de las facturas, egresos y cualquier otro documento podrá ser diseñado directamente por el usuario Facilidad en la elaboración de los documentos En una sola pantalla, el usuario podrá a golpe de vista, visualizar todos los campos necesarios para la elaboración de cualquier documento Flexibilidad en el registro de las transacciones

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En SIIGO.NET los usuarios podrán definir de acuerdo a su conveniencia, si la contabilización de los documentos y/o comprobantes se hace inmediatamente o fuera de línea Generación personalizada de reportes A través de múltiples filtros, el usuario podar generar sus consultas y reportes de acuerdo a sus necesidades especificas Facilidad de Integración con otros programas SIIGO.NET permite exportar los datos que el usuario requiera, para ser integrados a otras aplicaciones, bajo cualquier formato (TXT, Excel, PPF, archivo plano, etc.) Facilitar la elaboración de nuevos programas especiales El diseño de SIIGO.NET permite que la elaboración de los programas especiales pueda ser realizada de una manera más rápida y efectiva Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Características: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

¾ SIIGO Estándar SIIGO Estándar es el software administrativo cuya total integración permite, mediante la elaboración de todos los documentos (facturas, cheques, recibos, notas, etc.), obtener la información al instante y de manera confiable de todas las áreas de la empresa, permitiendo así ejercer un control total sobre la compañía disminuyendo la posibilidad de que en cualquier área se presente una fuga de utilidades.

La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

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Características: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

¾

Tiene en su empaquetamiento catorce módulos (14) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 98 empresas en la misma licencia. Consolida 8 empresas con movimiento y 98 con saldos en la empresa No. 99. Permite crear 9999 centros de costos y 999 subcentros de costos. Permite crear 9999 Bodegas y 999 ubicaciones en cada bodega. Manejo de moneda extranjera hasta con 99 monedas diferentes.

e- Synergy

e-Synergy es una solución nueva basada en tecnología Web (Internet / Intranet), la cual permite a las organizaciones mejorar su eficiencia global, dando a mas personas acceso a mas información que antes. Esto significa que cada elemento puede ser relacionado o conectado: computadores, documentos, clientes, productos, empleados y mucho más. La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

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Permite la entrada, proceso, acceso e interacción de toda la información que la empresa usa en cualquier parte y a cualquier hora por empleados, socios, distribuidores, clientes y proveedores usando el buscador de una página Web.

Por sector económico SIIGO Producción Adicionalmente a las funcionalidades que tiene el SIIGO Estándar, SIIGO PRODUCCION le permite a las empresas industriales conocer el costo real de un producto determinado y contabilizar automáticamente los costos de producción. Su funcionalidad básica parte desde la formulación de cada producto a partir de un recetario hasta obtener el costo real de los productos. La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

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¾

SIIGO Comercial

SIIGO Comercial es una herramienta de apoyo para la administración y el control empresarial en los negocios del sector comercial; a través de la elaboración de documentos en el computador (facturas, cheques, recibos, etc) actualizando en línea y tiempo real los registros de contabilidad, cartera, inventarios y ventas.

¾

SIIGO Servicios

Software modular de SIIGO para la administración de negocios del sector de servicios, con el cual se obtiene al momento y de manera confiable la información de contabilidad, cartera o proveedores partiendo de la elaboración de documentos fuentes (facturas, cheques, recibos, etc.), ofreciendo así, todas las cifras necesarias para la toma de decisiones.

Por actividad económica ¾

SIIGO Vendedor

SIIGO Vendedor es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. El sistema es utilizable en computadores que opere bajo sistema operacional DOS, WINDOWS, REDES y LINUX.

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SIIGO Dejando huella........... La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera, Cuentas por Pagar, Inventarios, Ventas y Contabilidad. Características: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tiene en su empaquetamiento siete módulos (07) totalmente integrados. Monousuario y multiusuario. Permite instalar hasta 5 empresas en la misma licencia. Consolida las 5 empresas con movimiento en la empresa No. 99. Permite crear 99 centros de costos. Permite crear 99 Bodegas. Manejo de moneda extranjera, hasta con 99 monedas diferentes.

¾

SIIGO Contador

SIIGO Contador es diseñado exclusivamente para facilitar y mejorar la productividad de los contadores y las empresas en su relación de utilizar servicios externos para el procesamiento de datos contables. Las compañías no tendrán que suministrar los documentos fuente de sus transacciones, sino simplemente un formato establecido que al subir al programa, automáticamente y al instante alimenta la información necesaria para producir los estados, indicadores y comparativos financieros que la empresa necesita. La siguiente figura muestra la presentación del mismo:

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SIIGO Cajero Es un software completo y de fácil manejo que sirve para llevar un registro detallado de las operaciones de las empresas que comercializan productos. Incluye los siguientes módulos: Contabilidad, Inventarios y Punto de venta.

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SIIGO Dejando huella........... 2. COMO Y CUANDO HACER USO DE LOS BENEFICIOS DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO. Después de realizada la instalación de SIIGO, terminados los procesos teórico– prácticos de capacitación y solicitadas por nuestros clientes las visitas presénciales, el Departamento de Servicio al Cliente les seguirá prestando permanentemente a sus usuarios los servicios que a continuación describimos y a cuyos beneficios tienen derecho a través del Contrato Anual de Mantenimiento 2.1. GARANTIA PERMANENTE DE FUNCIONAMIENTO

Informática & Gestión, ofrece una garantía permanente de funcionamiento sobre el programa SIIGO y sus módulos complementarios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: ¾

¾

¾

Que el usuario no altere ni acceda a los archivos de programas, ni a los archivos de datos por medios diferentes a los propios del sistema o a los realizados directamente por Informática & Gestión. Que el usuario permita al personal de Informática & Gestión la realización de las actividades propias de la visita de mantenimiento, suspendiendo temporalmente las labores y conserve en buen estado los equipos de cómputo. Que el usuario se mantenga en la última versión del programa, ofrecida por Informática & Gestión y renueve permanentemente su contrato de mantenimiento.

2.2. ACTUALIZACIONES DE VERSIÓN Informática & Gestión realiza actualizaciones de versión permanentes de acuerdo con: ¾ ¾

Los cambios en la legislación contable y tributaria. Mejoras o sugerencias hechas por los clientes, siempre y cuando puedan ser implementadas.

2.2.1. ¿Cuando Utilizarla? Cuando desee tener su software actualizado debe hacer uso de la garantía permanente de funcionamiento, ya que constantemente se hacen mejoras, modificaciones o inclusión de nuevas utilidades al producto que permiten un óptimo funcionamiento del mismo. Así mismo se requieren las actualizaciones del software cuando se presenten cambios en las normas contables, fiscales o laborales que afecten el software. Es recomendable que las actualizaciones de SIIGO se efectúen como mínimo cada tres (3) meses.

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SIIGO Dejando huella........... 2.2.2. ¿Cómo Utilizarla? Para efectuar la actualización de SIIGO debe ingresar a nuestra página WEB www.siigo.com por la parte superior sección Portales y seleccione Clientes, selecione la opcion “ya tiene clave pulse aquí” de inmediato le solicitará su Username (Que corresponde al Serial) y Password (Que corresponde a la Clave asignada por Informática y Gestión S.A.). Si aun no tiene la clave para ingreso al portal contáctenos y solicítela.

La última versión de estas actualizaciones se encuentra disponible en la página web en dos presentaciones: • • • •

Actualización Total: Al seleccionar esta opción bajará todos los archivos correspondientes al programa elegido y los últimos cambios si los tiene. Actualización Parcial: Al seleccionar esta opción bajará únicamente los archivos que han tenido modificaciones posteriores a la generación de la Actualización Total. Servipack SIIGO Windows: Descarga el último Servipack de SIIGO Windows. Runtime SIIGO Windows Descarga el Runtime para SIIGO-Windows.

Para bajar la “Actualización Total” o los “Actualización Parcial” del programa se deben realizar los siguientes pasos:

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SIIGO Dejando huella........... 1. Seleccione la opción “Actualizaciones”:

2. Inmediatamente habilita dos opciones. Para continuar con el proceso de actualización de clic en “Actualizaciones”:

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3. Si selecciona la opción “Actualización Total” bajará todos los archivos correspondientes de SIIGO y los últimos cambios si los tiene e inmediatamente le mostrara la siguiente pantalla donde debe leer las instrucciones y posteriormente clic en el botón “iniciar”

4. Una vez que el sistema valida la información suministrada en el paso anterior, se abre la siguiente ventana, del Procedimiento para bajar la Actualización, en donde debe definir el modulo que desea actualizar y posteriormente clic en continuar.

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SIIGO Dejando huella........... 5. El sistema iniciará el procesamiento de la información y le mostrara los archivos correspondientes para ser bajados a su disco duro, seleccione uno a uno los .zip que muestra el sistema.

Si desea saber cómo bajar los archivos generados, consulte la opción “Cómo bajo los archivos de actualización a mi disco duro?”

RECUERDE

• • • •

Hacer copia de seguridad de su información (empresas) y de los archivos de programa. Cada uno de los pasos descritos anteriormente tiene recomendaciones, las cuales sugerimos leer antes de continuar. Si la opción elegida es “Actualización Total”, se deben bajar todos los archivos de actualización generados por el sistema. Los archivos de actualización se deben copiar en cada una de las máquinas donde tenga instalado SIIGO Windows, para DOS únicamente en el servidor.

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SIIGO Dejando huella........... Si usted no cuenta con servicio de Internet podrá solicitar sus actualizaciones directamente en las instalaciones de Informática y Gestión S.A. en la Carrera 18 No. 79ª - 42 – 1er piso. El procedimiento para solicitar las actualizaciones en Informática y Gestión S.A. es el siguiente: •

Traer impresa la solicitud de la actualización generada por el sistema en las siguientes rutas, de acuerdo al tipo de Siigo que se tenga instalado: SIIGO WINDOWS: Administración – Imprime solicitud de actualización SIIGO DOS: Al ingresar al programa, en el menú principal, seleccionar la letra A – Solicitud Actualización

•

Medio magnético en el que desea la actualización. (1 CD para actualizar su SIIGO DOS o SIIGO WINDOWS, 15 Disquetes para actualizar su SIIGO DOS, UNIX o LINUX.

• 2.3. ASISTENCIA VIRTUAL Informática y Gestión S.A. cuenta con un portal de clientes que esta a su disposición las veinticuatro (24) horas del día, para que pueda resolver sus dudas o inquietudes en lo referente al manejo y ejecución de procesos en SIIGO, lo que le permitirá obtener su información contable de forma rápida y oportuna.

2.3.1. ¿Cuando Utilizarla? La asistencia virtual se debe utilizar en el momento en el que se presenten dudas o inquietudes en la definición de parámetros, manejo o ejecución de procesos dentro de SIIGO. 2.3.2. ¿Cómo Utilizarla? Para obtener acceso a la asistencia virtual se debe ingresar a la pagina WEB www.siigo.com Clientes – Si ya tiene clave ingrese AQUÍ – Ingrese el usuario y la contraseña escoger la opción “Preguntas Frecuentes”, donde encontrará instructivos detallados, que le ayudarán a resolver sus inquietudes. Para ingresar a la opción de preguntas frecuentes debe seguir los procedimientos que se describen a continuación: 1. Clientes – 2. Si ya tiene clave ingrese AQUÍ – 3. Ingrese el usuario y la contraseña

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2. Escoja la opción PREGUNTAS FRECUENTES

3. Lea el instructivo y de clic en la opción Acceso A Preguntas Frecuentes

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4. Para realizar la búsqueda se puede por 1. Palabra Clave o por 2. Numero De Documento: Para realizar la búsqueda se debe escribir una Palabra clave que esté relacionada con el tema de su interés y luego dar clic en el botón “Buscar”.

2.4

Asistencia Telefónica Ilimitada –Service Center

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SIIGO Dejando huella........... El Departamento de Servicios cuenta con un grupo de asesores especializados en la prestación de servicio telefónico, pues tienen las suficientes destrezas para que rápidamente y de manera efectiva, puedan diagnosticar, solucionar y hacer el seguimiento necesario para que la duda y/o inconveniente sea solucionado totalmente. Para lograrlo, contamos con una planta telefónica con PBX independiente que se atiende de lunes a viernes.

2.4.1. ¿Cuándo Utilizarlo? Este es un servicio al que nuestros usuarios tienen derecho sin ningún costo adicional y que puede utilizar cada vez que tenga dudas o inconvenientes con SIIGO; el único requisito, es que se encuentren a paz y salvo por todo concepto y que mantengan vigente su contrato de mantenimiento. 2.4.2. ¿Cómo Utilizarlo? Como procedimiento de inicio al servicio, el usuario deberá dictar el número del serial del programa con el fin de que el asesor pueda encontrar mas rápidamente el historial del cliente. El número telefónico de este servicio es: 6161818.

2.5. SERVICIO DE ATENCIÓN INMEDIATA VÍA DEXON

MANUAL DE INSTALACION DEXON 2.5.1. Que es Dexon? Dexon es un software de comunicaciones que le permite a nuestros usuarios SIIGO tener un contacto directo vía MODEM o a través de Internet con un Asesor de Informática & Gestión S.A., sin necesidad de hacer presencia física, minimizando tiempo en desplazamiento. Software de comunicaciones que permite soluciones Agiles, Seguras y con Acceso Remoto. Es neceseario que en el equipo en el que se realice la conexión se tenga acceso a Internet. 2.5.2. Como Funciona? A través de una conexión telefónica o Internet el cliente podrá acceder al servidor central de servicio telefónico de Informática y Gestión S.A., en donde el asesor

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SIIGO Dejando huella........... que recibe la llamada estará en capacidad de conectarse con el cliente para acceder a la información y así poder prestar un servicio en línea. 2.5.3. Cuáles son los requerimientos? Æ Æ Æ Æ

Windows 2000 en adelante Procesador 486 en adelante 64K en RAM en adelante MODEM de 56k y o salida a Internet.

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2.5.4. Proceso de Instalación 1. •

Si al momento de realizar esta Instalacion o Actualizacion del Agente Dexon se tiene la version del agente Dexon anterior se debe eliminar: Ingrese al Disco local C y elimine la carpeta Dexon.

•

Eliminar por Inicio/Todos los programas/Dexon, dar click derecho sobre el icono de Configurar conexión con Siigo eliminar.

•

Eliminar por Panel de Control/Conexiones de Red el icono de Service Center de Siigo

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2.

Despues de eliminar el agente Dexon anterior, verificamos que este creada la carpeta “Dexon” en el Disco local C, de lo contrario crear esta carpeta llamada DEXON.

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Copiar en la carpeta Dexon el archivo Dexon_Rs.Exe 3.

Luego verificamos en el Disco local C/Carpeta Dexon que se encuentre el archvo comprimido Dexon_RS.

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5.

Siguiente a este proceso se da clic derecho en el archivo comprimido, y se extrae el contenido a la carpeta Dexon.

Ejecutamos el archivo Dexon_Rs. Con doble click.

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SIIGO Dejando huella........... 6. De inmediato aparece una ventana, en la cual se selecionara el idioma en que se desea realizar la Instalacion del Agente Dexon.

7.

Aparecera un mensaje, en el cual el sistema confirmara que se realizara la Instalacion del Agente Dexon.

8.

Al dar continuar en el mensaje de la Instalacion del programa, se mostraran las condiciones de la licencia del programa Dexon.

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SIIGO Dejando huella...........

Favor leer las condiciones del licenciamiento y luego dar click al botón Si, acepto los terminos del contrato de licencia de uso para que inicie la instalación. 9.

El sistema comienza el proceso de instalación

10. Al realizar la Instalacion del Agente Dexon, adicionalmente se debe configurar la conexion, este proceso es necesario, para la realizacion de la conexion con el service center de Siigo. El sistema arrojara una ventana en el cual nos confirmara si la conexión es por Modem o Banda Ancha.

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SIIGO Dejando huella........... •

Si la conexion es por I.P o VPN se debe seleccionar la opción Dispone de una conexión a Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio.

•

Si la conexión es por Modem se debe seleccionar la opción No tiene salida de Internet y luego se debe aceptar la opcion de NEXT para que el programa tome el cambio.

13. Luego el sistema muestra los Datos de la configuracion, en el cual se refleja el nombre de la conexion, dirreccion IP, el nombre de usuario, la contraseña y el dominio de la conexion, estos datos no se deben modificar ya q se presentan inconvenientes al realizar la conexion, le indicamos que Finalize para aceptar la conexión.

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SIIGO Dejando huella........... Nota: Para conexiónes via Modem solo se realizan desde Bogota

Datos Para La Conexion Por Ip/Banda Ancha con el servidor de Bta

Datos Para La Conexión Por Modem con el servidor de Bta 14. Cuando termine el proceso de creación de la conexión a Service Center Siigo el sistema muestra el mensaje ¡La conexión fue creada correctamente!

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15. Cuando termina el proceso de instalación muestra un mensaje que La Instalacion se termino satisfactoriamente. Le decimos que OK.

16. Posteriormente el sistema informa que es necesario reiniciar el equipo, indicamos a esta opcion y de esta manera queda Instalado Configurada la conexión.

Nota: Si al reiniciar la maquina tenia la version anterior de Dexon debe desinstalar el programa y volver a ejecutarlo de la siguiente manera: 15. ingresando en Inicio/Todos los rogramas/Dexon/Dexon_Rs/Desinstalar Dexon_RS

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Y volver a realizar el proceso anteriormente mencionado. 16. Después de haber realizado la Configuración del Agente Dexon, Debemos crear el icono del acceso Directo para solicitar el servicio. Ingresamos por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos click derecho sobre el Icono de Service Center, Crear Acceso Directo.

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17. Verificamos en el escritorio que se halla creado el Acceso Directo y luego damos doble click sobre este icono para la realizacion de la conexión.

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SIIGO Dejando huella........... 18. El sistema crea en la parte inferior derecha un ingreso directo a Icono Service Center el cual se utiliza para solicitar el servicio después de estar conectado con nuestro servidor.

19. Luego damos doble clic sobre el icono Azul Service Center que se encuentra en la parte inferior derecha de nuestro escritorio, tramitamos los datos como Nombre, Teléfono Y Correo Electrónico y le decimos Comunicarse. (NO diligenciar en el nombre de la empresa Signos y si es el central o un distribuido indicar el nombre de la maquina o Terminal a la que corresponde)

20. Al dar clic en la opción comunicarse el sistema muestra un mensaje el cual indica El proceso de la conexion y luego aparece un mensaje el cual dice que “El incidente ya fue creado” esto significa que la conexión ya ingreso en la consola de Dexon para la prestacion del Servicio.

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SIIGO Dejando huella...........

21. Habilita la ventana del Chat con el cual el usuario y el asesor se comunicaran vía Dexon.

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SIIGO Dejando huella........... Se empieza la comunicación via Chat y Remota por la cual nuestros asesores de Servicio al Cliente prestaran un servicio eficaz.

Nota : En caso de perder la conexión via Dexon comunicarse con nuestro Call Center al 6161818 para dar solucion a este incoveniente.

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SIIGO Dejando huella........... Cuadro de Configuración Conexión Dexon Usuario

Contraseña

Dominio

190.24.129.67

I.P Servidor Dexon -CFG 145.14.84.7

dexon

dexon1

200.93.217.162 209.45.64.6

145.14.33.130 145.14.52.2

dexon dexon

dexon01 dexon01

076rd400dexon1 ec154dexon pe076dexon

Pais

I.P Pública

Colombia Ecuador Perú

Proceso para desconectarse de la conexión con Service Center? 1.

Ingresar por Inicio/Panel de Control/Conexiones de Red y damos Click derecho sobre el icono de Service Center “Desconectar”

2.6.

ATENCION EN PLANTA

Informática & Gestión S.A. tiene a su disposición a un grupo de asesores que le podrán prestar un servicio personalizado dentro de nuestras instalaciones.

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SIIGO Dejando huella........... 2.7.

VISITAS DE MANTENIMIENTO POR CONTRATO

Los usuarios podrán solicitar sin costo alguno las visitas de mantenimiento para la solución de sus inconvenientes. De acuerdo a las necesidades del cliente y en el momento que lo requiera, deberá solicitar estas visitas de mantenimiento, las cuales no son acumulables de un año a otro, es decir que si no hicieron uso de las visitas dentro del año de mantenimiento, no se acumulan para la siguiente vigencia del contrato.

2.7.1. ¿Cuando Utilizarlas? Las visitas podrán ser utilizadas cuando requiera efectuar actualizaciones de versión, revisión de información, capacitación, limpieza de y mantenimiento de archivos, etc. Él número de visitas que pueden solicitar, depende del producto adquirido. 2.7.2. ¿Como Utilizarlas? Comuníquese con nosotros a través de la línea de atención al cliente 6161818 con un asesor del departamento telefónico y solicite la visita de mantenimiento indicando su número de serial, dirección, teléfono y nombre del contacto. 2.8. ASISTENCIA GRATUITA A CURSOS DE CAPACITACION, MONITORIAS Y SEMINARIOS

Informática y Gestión S.A. le ofrece cursos de manejo en SIIGO sin costo adicional, para que capacite y actualice al personal de su empresa. Los cursos de Capacitación en SIIGO se dictan en nuestras instalaciones en un total de nueve (9) sesiones de cuatro (4) horas cada una, donde dos (2) horas son teóricas y dos (2) horas son prácticas. El servicio de Monitorias tienen como propósito fundamental, aclarar dudas sobre el manejo y el funcionamiento de SIIGO en las empresas usuarias. Su programación se realiza de acuerdo a las solicitudes efectuadas por los clientes y por el análisis de las estadísticas arrojadas por nuestro sistema de información, de acuerdo a las llamadas mas frecuentes que recibimos. La idea es que el usuario se identifique con un tema de interés y se inscriba. Periódicamente y con el fin de mantener a nuestros usuarios actualizados en temas de interés empresarial y/o relacionados con SIIGO, se están dictando seminarios sobre las últimas normas contables, tributarias o administrativas y sobre nuevas versiones de SIIGO, a las cuales podrá asistir sin costo alguno, una persona designada por el cliente; la empresa deberá inscribirse de acuerdo a la programación establecida por Informática & Gestión. 2.8.1 ¿Cuándo Utilizarlos?

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SIIGO Dejando huella........... Cuando ingrese nuevo personal a su empresa o quiera actualizar a los usuarios actuales de SIIGO en su empresa, puede hacer uso de los cursos de capacitación y monitorias que ofrece permanentemente Informática & Gestión S.A. Los cursos y las monitorias se realizan en las fechas y horas programadas por Informática & Gestión S.A. y podrán asistir las personas designadas por el usuario.

2.8.2 ¿Como Utilizarlos? La programación de los cursos y monitorias están publicados en nuestra página web www.siigo.com – “Capacitación”, donde encontrará las diferentes fechas y horarios en que se dictan los cursos. Una vez haya escogido la fecha y el horario del curso deberá inscribirse con anticipación, personal o telefónicamente en nuestro Departamento de Capacitación, Tel. 6337150 Ext. 1104. Estos cursos y monitorias no tienen ningún costo para nuestros usuarios, siempre y cuando se encuentren a paz y salvo por todo concepto y tengan vigente su contrato de mantenimiento. Los seminarios son totalmente gratis, pero estos se programan en fechas y horas específicas que serán publicadas con anticipación en nuestra página web.

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SIIGO Dejando huella........... 3.

ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CAPACITACION

El objetivo principal del proceso de capacitación consiste en mostrar al usuario el ciclo normal de una empresa en sus operaciones, interactuando de forma integrada con todos los módulos desde el proceso de parametrización del software, correr todos los procesos contables y administrativos con el fin de mejorar la gestión de las empresas. 3.1

MODULOS DE SIIGO ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Documentos Contabilidad Cuentas por cobrar Gestión de Recaudo Cuentas por pagar Inventarios Nómina

¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Activos fijos Presupuesto Ordenes de pedidos Ordenes de compra Ventas Gestión de clientes Tesorería

PORTAL DE CLIENTES

S E R V I C E

Contabilidad

Proceso de Compras Gestión de Clientes

Parámetros

Proceso de Ventas Gestión de Recaudos

Tesorería

C E N T E R

Saldos Iniciales

Proceso de Inventarios

Procesos Automáticos Y Cierres

Activos Fijos

C E R T I F I C A C I O N

Servicio Remoto DEXON

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SIIGO Dejando huella........... 3.2 SISTEMAS OPERATIVOS, REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DE MÁQUINA. El Sistema Integrado de información Gerencial Operativa SIIGO WINDOWS, opera bajo plataformas operacionales tales como: ¾ ¾

Windows 98 Segunda Edición/ 2000 / NT / XP / Vista Novell

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SIIGO Dejando huella........... 4. INSTALACION DE EMPRESA El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin, SIIGO permite manejar hasta noventa y ocho empresas (98) en el mismo equipo, Usando los directorios con un número consecutivo así SIIWI01, SIIWI02,... donde se encontraran la información de cada una de las empresas. La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, ejemplo 1,2,3,4… SIIGO permite la reinstalación de empresas, aquellas que ya no se estén usando pueden volver a crearse con razón social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Los datos que debe saber antes de iniciar el proceso son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cual es el equipo que tiene el SIIGO Numero de empresa a Instalar En que unidad se instalara la empresa. Numero de serial de la empresa Nombre de la empresa a Instalar tal como aparece en Cámara y Comercio El numero de identificación (NIT) Información General ( si es agente de Retenedor de IVA, Si maneja múltiples retenciones y que sistema de inventarios manera en esta empresa) 8. Maneja IVA diferencial y que plan de cuentas necesita y 9. por ultimo la fecha de corte de saldos iniciales

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4.1 Pasos para instalar la empresa Ingrese a SIIGO y en el menú tome la siguiente Ruta RUTA Nuevo Menú: Administración – Procesos – Procesos Administrativos Creación nueva Empresa RUTA Menú Tipo Explorador: Administrador – Creación nueva Empresa. Ventana Nuevo Menú

Ventana Tipo Explorador

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SIIGO Dejando huella........... ¾

Al ingresar a la opción se presenta la siguiente ventana: a. En el campo Numero de Empresa a instalar Digite el numero de la empresa, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo. b. La unidad Es el disco de almacenamiento donde quedara la información de la empresa ya que en ella esta instalada la primera empresa, si es monousuario (por ejemplo C: o D:) o multiusuario (por ejemplo F:)

c. En la siguiente ventana Indique nuevamente el Número de empresa a instalar (2).

d. Nota: En caso de instalar una empresa sobre otra ya creada, es obligatorio seleccionar la opción “Corresponde a una reinstalación” para que el

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SIIGO Dejando huella........... sistema pida la Clave del Administrador y pueda reemplazar los archivos existentes. De lo contrario se debe dejar en blanco. e. El sistema nos solicita el serial - Siigo, digite el serial de su empresa dado por Informatica & Gestion. (lo puede encontrar en el Menú Ayuda – Acerca de en el Menú Principal.) f. El Nombre Empresa, Digite el Nombre tal como aparece en el Registro Único Tributario (RUT) o Cámara y Comercio.

g. En la opción Identificación ingrese el número del Nit de la empresa, sin separaciones de miles y el Dígito de Verificación se digita en la siguiente casilla

h. La opción Agente retenedor Se marca cuando la empresa es agente retenedor de retención de IVA,

i.

Para la opción Maneja Múltiples Retenciones se debe marca cuando en el mismo documento requiero computar diferentes retenciones, adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Nota: Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.

j.

En la opción Inventario periódico: marcaremos el sistema de inventarios que maneje la empresa, que puede ser Sistema Periódico o Sistema Permanente, Si desea manejar inventario permanente Pase en blanco la opción o si desea el sistema de inventarios periódico marque la opción

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SIIGO Dejando huella...........

k. Fecha corte saldos: diligencie la fecha de corte del balance inicial de saldos con la que empezara la empresa. ejemplo 2008-01-01. Nota: Si corresponde a una empresa que va a empezar operaciones la fecha es la de constitución. l.

Maneja IVA diferencial, esta opción la marcaremos si la empresa comercializan productos con diferentes tarifas de IVA. Si maneja la tarifa general no la marque.

m. Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) este campo se emplea cuando deseamos mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene digitado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía. Al marcar la opción el sistema muestra las siguientes opciones • • • •

Plan Plan Plan Plan

para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) para Entidades Prestadoras de Salud de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650 de 1993) de Entidades Oficiales

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema confirma si los datos que se registraron anteriormente están correctos, le diremos YES y se da por finalizado el proceso de instalación de la empresa

IMPORTANTE Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar.

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SIIGO Dejando huella...........

La ventana que el sistema nos muestra es la siguiente:

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SIIGO Dejando huella...........

4.2. ASISTENTE DE CONFIGURACION Una vez creada la empresa y se digiten los datos de entrada (usuario, clave, año, mes día) muestra los siguientes mensajes del asistente de configuración.

i.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 1: Muestra los datos generales de la licencia.

1

2

3

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SIIGO Dejando huella........... ii. iii. iv.

Muestra el numero de serial de la Empresa registrada en I & G. Muestra los modulos que componel el empaquetamiento de SIIGO. Muestra los puntos distribuidos, Numeros de caja que estan registrados en la licencia

ASISTENTE DE CONFIGURACION 2: Permite realizar modificaciones a la información hecha en la instalación de la empresa (1na sola vez). se debe repasar con tab. y completar los datos del responsable, identificación y tarjeta profesional (contador o revisor fiscal). obligatorio y grabar con icono bandera o F1.

El asistente una vez modificado y guardado los cambios solicitará la creación de una País y Ciudad como Mínimo, presentara el mensaje aclarativo.

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SIIGO Dejando huella........... Crearemos el País 1 y en el Nombre del país Ciudad BOGOTA, Código DANE 11001

Colombia, Ciudad 1

Nombre

El asistente mostrara las ventanas de los países y ciudades Creadas. En estas ventanas podemos modificar o adicionar códigos

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 3: Si la Empresa maneja el modulo de VENTAS debe de diligenciar una zona como mínimo de lo contrario de Continuar.

La zona que parametrizaremos será la Zona Norte de Bogota – Colombia entonces Digitemos el código de la zona 1, Digitemos el Nombre NORTE, el País 1 (Colombia), Ciudad 1 (Bogota).

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SIIGO Dejando huella...........

El asistente mostrara la ventana de las Zonas Creadas. En esta ventana podemos modificar o adicionar códigos

ASISTENTE DE CONFIGURACION 4: Se debe definir el manejo de los centros y subcentros, estos se crean para administrar los informes de una

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SIIGO Dejando huella........... manera organizada y clara como son BALANCES, ESTADOS DE RESULTADO entre otros. Se debe crear mínimo uno.

Realicemos la apertura del centro de costos Administración: Código 1, ADMINISTRACION, Responsable GERENTE, Dirección CR 89 No 34-78, Teléfono 5895678, Fax, 5895678, E-Mail [email protected]

El asistente mostrara la ventana del centro y sub. centro creados. En esta ventana podemos modificar o adicionar códigos

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SIIGO Dejando huella...........

ASISTENTE DE CONFIGURACION 5: Solicita la creación de una bodega con el fin de organizar los inventarios. Se debe crear una bodega como mínimo.

Realicemos la apertura de la Bodegas Principal: Código 1, PRINCIPAL, Responsable JEFE DE BODEGA, Dirección CR 89 No 34-78, Teléfono 5456789, Fax, 5895678, E-Mail [email protected].

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SIIGO Dejando huella...........

El asistente mostrara la ventana de las Bodegas Creadas. En esta ventana podemos modificar o adicionar códigos

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SIIGO Dejando huella........... ASISTENTE DE CONFIGURACION 6: Se debe completar la información de la empresa como lo es dirección, e-mail, ciudad, país, código país, código ciudad, % interés mora (ya por defecto trae (datos de la moneda, signo y sigla de identificación). se debe desplazar con tab. (es obligatorio). Completaremos la Información de la CIA. Dirección CR 89 No 34-78, E-Mail [email protected]. Ciudad BOGOTA, Teléfono 5456789, Código del País 1 (Colombia), Código Ciudad 1 (Bogota), desplácese con TAB, hasta finalizar.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 7: El asistente solicita los códigos principales que manejara los informes para; Bodega, ubicaciones (si maneja), Centros de Costos, Subcentros (si maneja) y cual es el sistema de costeo que manejara la empresa para valorizar su costo; LINEA, PREDETERMINADO Y BATCH. Completaremos la Información de la CIA. De la siguiente manera Código de la Bodega 1 (Principal), Código Ubicación TAB (No Manejamos Ubicaciones), Código del Centro de Costos 1 (administración), Código del Subcentro de Costos TAB (No Manejamos Subcentros), y el sistema de Costeo es LINEA (Donde se maneja la causación del costo al momento de facturar una venta o al realizar una remisión según Procedimiento Contable del Sistema de Inventarios Permanente, método de valoración Promedio ponderado)

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SIIGO Dejando huella...........

ASISTENTE DE CONFIGURACION 8: en el paso 8 del asistente parametrizaremos la INFORMACION TRIBUTARIA, MANEJA REFORMA TRIBUTARIA, LA CIUDAD donde aplica la reforma tributaria y si MANEJA NOMINA CON DECIMALES. Cuando hablamos de reforma tributaria, hablamos del impuesto municipal (ICA), si desea hacer la contabilización de la retención de ICA en la facturación y/o en la acusación en el registro de Compras, marque la opción Reforma Tributaria Municipal. Y marque la ciudad Correspondiente.

1. Realizaremos entonces la marcación de la opción, ya que deseamos que nuestros documentos, Factura y Registro de compras causen la Retención de ICA 2. Seleccionaremos la Ciudad de Bogota. 3. Esta opción aplica si el sistema maneja nomina, para nuestra empresa no tenemos instalado el modulo presione TAB para continuar sin marcarlo

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 9: en este paso del asistente parametrizaremos la Opción EDI(Intercambio Electrónico de Datos), Con esta función se pueden subir los archivos de pedidos y órdenes de compra generados por EDI. Se implementa esta función siguiendo la guía para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estándar que cubre las necesidades de información de las Cadenas de Autoservicio del país.

La Opción Múltiples Retenciones por Documento permite manejar más de un tipo de retención como Retefuente, Rete IVA entre otras, dentro de un mismo documento, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son. Nuestra compañía no maneja Intercambio Electrónico de Datos por lo tanto repasamos con TAB la opción. En el manejo de múltiples retenciones seleccionaremos la opción ya que la empresa solicita causar las retenciones en el documento.

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SIIGO Dejando huella...........

ASISTENTE DE CONFIGURACION 10: en este paso se debe configurar los datos tributarios como el tipo contribuyente, tipo de persona y porcentaje de rete IVA. Para configurar estos datos necesitaremos conocer el RUT de la compañía, donde se encuentra el tipo de contribuyente, en nuestro caso seleccionaremos el Régimen Común, en el tipo de persona seleccionaremos Persona Jurídica. Y el Rete IVA, (Según le Decreto 2502 del 19 de julio 2005 se reglamenta que la Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas. A partir del 1º de septiembre de 2005, la tarifa de retención en la fuente por impuesto sobre las ventas es del cincuenta por ciento (50% ) del valor del impuesto.) Este es el valor que registremos en la casilla.

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SIIGO Dejando huella...........

ASISTENTE DE CONFIGURACION 11: Se debe configurar según su actividad si maneja impoconsumo, fecha optimista y pesimista para tesorero y manejo de IVA diferencial.(no son obligatorios). Si su actividad requiere manejar el impuesto al tabaco y licores marque la opción en nuestro caso no manéjanos este impuesto pasamos con TAB. Para la marcación de la fecha optimista y pesimista lo aremos si tenemos el modulo de tesorería Instalado, en nuestra empresa manejamos el modulo por lo tanto marcaremos esta casilla.

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SIIGO Dejando huella........... ASISTENTE DE CONFIGURACION 12: en esta parte del Configurador parametrizaremos según sea el caso, si requiere el manejo de envía información a datacredito, manejo cooperativas y maneja reservas de inventario El envió de información a datacredito se da cuando se requiere reportar información a entidades de riesgo, en el caso de nuestra empresa no la marcaremos. Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas. Para nuestra empresa pasaremos con TAB, por que no somos cooperativos La opción Manejo de reservas se marca si el proceso de facturación lo realiza en dos o más terminales al mismo tiempo, esto no le permitirá mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o más, tiempo en milésimas de segundos, estimado para retornar la mercancía si no se factura.

En nuestro caso pasaremos la opción con TAB, por solo facturamos con una Terminal.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 13: Según la actividad de la empresa se debe configurar el manejo de AIU, si modificaciones bodega y centros de

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SIIGO Dejando huella........... costos y clasificaciones o se quiere elaborar documentos digitando primero la cantidad del producto. (no es obligatorio). El manejo del AIU es una figura utilizada en algunos contratos como en los contratos de construcción de obra (Propio de ingenieros civiles y arquitectos), y los servicios prestados por las cooperativas. En el caso de nuestra empresa no aplica ya que somos comerciantes. Al marcar modifica Bodega y Centros de Costos, cuando se registre en el documento Nota de Traslado se podrán modificar estos conceptos, en el ejercicio marcaremos entonces esta opción porque modificar las bodegas con notas de traslados. Cuando digitemos un documento el sistema nos permite digitar primero la cantidad del producto si marcamos esta opción de lo contrario lo hará de la manera estándar, para nuestro ejercicio lo dejaremos sin marcar pasaremos con TAB

ASISTENTE DE CONFIGURACION 14: según actividad económica verificar el manejo de impuesto al deporte, manejo segunda cantidad y si quiere que salgan los documentos con el costo de la materia prima. El campo de impuestos al deporte se marca si la compañía tiene la obligación de este impuesto, en nuestro caso no lo manejamos.

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SIIGO Dejando huella........... En el campo maneja segunda cantidad la marcaremos si nuestros inventarios manejar productos que no hacen uso del factor de conversión debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. En nuestro caso el inventario esta dado en una sola unidad de medida, por lo tanto demos TAB para continuar. Si deseamos que el costo de la materia prima se refleje en los documentos marquemos la opción, en nuestro caso no la marcaremos ya que no operamos materia prima, demos TAB para continuar.

CREACION DE CUENTAS CONTABLES: Se debe crear como mínimo cuentas del disponible, cxc, cxp, retención, ingreso, egreso. Si tiene inventarios y activos fijos se deben crear las cuantas de al menos un grupo tanto de inventarios como de activos. (Obligatorio). El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación, según decreto 2650 de 1993 o de acuerdo al escogido en la instalación de la empresa. El Catálogo de cuentas en SIIGO representa el eje principal de la información de todos los módulos que lo componen, ya que define: 1. Niveles de Clasificación 2. Enlaces Contabilidad - Otros Módulos 3. Características Especiales Para crear el catalogo del plan de cuentas se debe entender su clasificación.

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SIIGO Dejando huella........... El catalogo de cuentas se estructura según el decreto 2650 de 1993 en su Articulo 14 en los siguientes niveles; Clase El primer dígito. Grupo Los dos primeros dígitos. Cuenta Los cuatro primeros dígitos. Subcuenta Los seis primeros dígitos. Para SIIGO se parametriza desde el Grupo que corresponde a los dos primeros dígitos, cuenta los cuatro primeros dígitos y Subcuenta los seis primeros dígitos. SIIGO maneja también auxiliar que son los ocho primeros dígitos y subauxiliar los diez primeros dígitos. Con esto podemos afirmar que SIIGO maneja 5 niveles en el PUC

1. ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en cuenta la clase, el grupo, la cuenta y

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SIIGO Dejando huella........... la Subcuenta. La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen según decreto 2650 de 1993. 2. ENLACES DE CONTABILIDAD CON OTROS MÓDULOS A través del Plan Único de Cuentas es posible establecer enlaces del el módulo de contabilidad con los demás módulos de SIIGO, y de su correcta definición dependerá el buen manejo del programa en forma integrada y la obtención de informes. Los campos que definen estos enlaces son: Inventarios – Activos. Esta marcación no se habilita desde la creación de las cuentas, ya que el sistema lo hace automáticamente al utilizarlas en la creación de las tablas de inventarios y activos fijos. Disponible. Este campo se marca para el módulo de Gerente, para que el movimiento de la cuenta se vea reflejado en el Informe de Flujo de Caja. Detalles. El objetivo de marcar una cuenta detallada por cobrar o por pagar es obtener listados en los módulos de Cartera y Proveedores, lo cual aplica siempre y cuando se tengan los módulos instalados. • No detalla • Por Cobrar • Por Pagar Terceros. El efecto de marcar es que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro. • No Tercero • Si tercero • Retención La marcación de una cuenta como Retención tiene efecto en la emisión de los certificados de retención y las bases para los mismos, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. Centros de Costos. La marcación de una cuenta a nivel de centro de costos permite obtener reportes e informes financieros por cada uno. Si el objetivo es obtener un Estado de Resultados por cada centro de costos se debe asignar esta marcación a todas las cuentas de resultados, o si se quiere obtener un Balance General, deben ser marcadas todas las cuentas que lo constituyen, como Centro de costos.

3. TIPO DE CUENTA Y NATURALEZA

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SIIGO Dejando huella........... Tipo de Cuenta / Naturaleza: Se debe elegir a que tipo de cuenta corresponde (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Egreso, Orden, Orden y Orden por Contra.) y su naturaleza (Debito y Crédito). 4. OTROS DATOS Ajustable. Corresponde a la marcación que se le deben asignar a las cuentas que son ajustables por inflación. En este campo se pueden seleccionar cualquiera de los siguientes criterios: • Paag. Aplica para todas las compañías (Porcentaje de Ajuste Año Gravable).

que

ajustan

al

paag

• Acuerdo. Esta marcación se debe asignar si se ajusta a otro porcentaje diferente, generalmente aplica para empresas del estado. • Diferido. Se debe asignar para las cuentas diferidas que son ajustables por inflación. Si se asigna una de las anteriores marcaciones, el sistema posteriormente solicita la cuenta a llevar el ajuste y su respectiva cuenta de contrapartida

Moneda Extranjera / Ajuste Ext. : Se debe hacer la asignación de este campo si se trabaja con moneda extranjera, la marcación se debe realizar a cada una de las cuentas que se quieran ver reflejadas en dicha moneda, Si se asigna este campo, se debe indicar si Desea ajustar extranjera, para el respectivo ajuste a la diferencia en cambio. Cuenta Alterna: Este campo esta dado para poder llevar un paralelo entre en Plan Único de Cuentas. y otro plan de cuentas u otros códigos con los cuales se tengan que presentar informes en otro país.

Datos de Bancos: En la presente ventana, se define la información de los bancos en los la empresa tenga cuenta(s) a su nombre y, solo si, está obligada a presentar anualmente información exógeno (medios magnéticos), Se debe digitar la siguiente información:

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Cuenta de bancos: En caso que la cuenta que se está parametrizado llevará el movimiento de los mismos (ejemplo 1110XXXX) y debe aparecer en la información exógena. Identificación de la Entidad: Es el Número de identificación del Banco (NIT). Debe ser creado previamente por la opción Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura como tipo de tercero Otros. Sucursal: Se indica el código de la sucursal del Banco, la cual debe ser creada por la opción Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura, indicando que maneja sucursales, proceso que se presentará más adelante. Cabe anotar, que si en el momento de la creación del tercero (Banco) no se marcó la opción Maneja Sucursales, no habilitará la opción sucursal en esta ventana.

Parametrizaremos para el taller de Nuestra empresa la cuenta Corriente en el banco de Bogota C.Cte. No 14524545 la cual debemos parametrizar en SIIGO.

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SIIGO Dejando huella........... Para trabajar la estructura veamos lo siguiente.

NIVEL GRUPO CUENTA SUBCUENTA AUXILIAR SUBAUXILIAR

CODIGO 11 1110 111005 11100501 1110050101

DESCRIPCION Disponible Bancos Moneda Nacional Banco de Bogota Cuenta Corriente No 14524545

Detalles: No detalla no se requieren informes de esta cuenta en los módulos de cxc y/o cxp. Terceros: No tercero no se requiere informes de esta cuenta discriminado por terceros Centros de Costos. Se marca cuando se requiere informes por centros de costos en nuestro caso requerimos informes financieros por centros de costos. Tipo de Cuenta / Naturaleza: Marque el tipo de cuenta (Activo) / Marque la naturaleza de la cuenta (Debito). Ajustable. No aplica no es una cuenta ajustable Moneda Extranjera / Ajuste Ext.: No asignaremos estos campos ya que no manejaremos moneda extranjera. Cuenta Alterna: No aplica ya que no marcamos el anterior Ítem Datos de Bancos: Llenaremos esta opción, cuando hayamos creado el banco como tercero.

1. ASISTENTE DE CONFIGURACION 15: Se debe definir si la empresa maneja los parámetros de autorretencion, definir formas de pago y actividades económicas. para las formas de pago y actividades es necesario crear 1 obligatoriamente.

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1. Maneja Autoretención: Recordemos que cuando la compra se hace a una persona que pertenece al grupo de los Grandes contribuyentes no se le practica retención en la fuente, puesto que estos son autoretenedores y ellos mismos son quienes deben practicarse la respectiva retención. Por lo tanto si usted es autorretenedor lo marca de lo contrario no. 2. Este parámetro se debe establecer para el módulo de Documentos y se debe definir una forma de pago por cada cuenta que se haya definido detallada por Cobrar o por Pagar, asignando un código y una cuenta contable respectivamente. 3. Si definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

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SIIGO Dejando huella........... Crearemos las formas de pago correspondientes a: Descripción

Código

Cuenta contable

Pagos en efectivo

001

110505

Clientes Nacionales

002

130505

Cliente de Extranjero

003

131005

Proveedores Nacionales

101

220505

Proveedores Extranjeros

102

221005

Entre otras…

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SIIGO Dejando huella........... ASISTENTE DE CONFIGURACION 16: se debe parametrizar la actividad primaria obligatoriamente.

ASISTENTE DE CONFIGURACION 17: SE DEBE PARAMETRIZAR AL MENOS 1 VENDEDOR, 1 COBRADOR Y DEFINIR 1 CLASIFICACION DE CLIENTES. (OBLIGATORIO). El sistema requiere de estos datos para poder crear los reportes que corresponden a cada uno

Miremos el proceso de la apertura del Tercero.

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Miremos el proceso de la apertura del Vendedor

Estos datos se pueden modificar o adicionar

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Miremos el proceso de la apertura del Cobradores

Estos datos se pueden modificar o adicionar

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SIIGO Dejando huella...........

Miremos el proceso de la apertura de Calificaciones

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SIIGO Dejando huella........... Estos datos se pueden modificar o adicionar

ASISTENTE DE CONFIGURACION 18: Se deben definir las listas de precios (no obliga), tablas de inventarios y grupo de activos (obligatorio).

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SIIGO Dejando huella........... Listas de precios Esta opción es muy útil ya que permite colocar una descripción a cada una de las listas de precios, facilitando su asignación en la creación de cada producto.

Miremos el proceso de la apertura de tablas de inventarios

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SIIGO Dejando huella........... Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara esta ventana.

Estos datos se pueden modificar o adicionar

Activos Fijos En esta opción se realizará la clasificación general de los activos fijos de acuerdo al código de cuenta:

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SIIGO Dejando huella...........

El sistema solicita una serie de cuentas necesarias para organizar estos grupos Miremos el proceso de la apertura de la tabla de activos.

Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara esta ventana.

Estos datos se pueden modificar o adicionar

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ASISTENTE DE CONFIGURACION 19: Se debe crear como mínimo un documento (obligatorio), verificar si maneja facturación en bloque o facturación rápida (no obliga).

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1. SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando. 2. Facturación en Bloque: La facturación en bloque es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc. 3. Facturación Rápida: Esta función permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Dirección, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta.

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Si el sistema no encuentra una tabla de inventarios creada, generara esta ventana.

Estos datos se pueden modificar o adicionar

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El Sistema muestra las modificaciones de las nuevas versiones en dos formatos Word o URL

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El programa regenera las claves e ingresa mostrando la siguiente apariencia.

NOTAS: EL ASISTENTE DE CONFIGURACION VARIA SEGÚN EL EMPAQUETAMIENTO QUE TENGA EL USUARIO.

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5. PARAMETRIZACION 5.1

CREACIÓN DE PAÍSES Y CIUDADES.

RUTA Nuevo Menú: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Ciudades RUTA Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Ciudades. Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Código del DANE es un campo informativo únicamente y se puede parametrizar para que al digitar la ciudad aparezca el código DANE.

Para grabar la ciudad y el país a crear se debe hacer click sobre el ícono con la tecla de función F1.

,o

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5.2

CREACIÓN DE ZONAS.

RUTA Nuevo Menú: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Zonas. RUTA Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Zonas. Se pueden definir hasta 999 zonas, empleando códigos numéricos, las cuales se establecen para la creación de los vendedores y los cobradores y en los informes de ventas. Se debe seleccionar un país y una ciudad en la cual este la respectiva Zona.

5.3

CREACION DE CENTROS Y SUBCENTROS DE COSTOS

RUTA Nuevo Menú: Contabilidad – Parámetros – Apertura de Centros de Costos RUTA Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Administración de Centro de Costos - Apertura.

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SIIGO Dejando huella...........

CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parámetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por áreas especificas de la compañía, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por áreas mas especificas dentro de cada centro de costos.

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SIIGO Dejando huella........... 5.4

CREACION DE BODEGAS Y UBICACIONES.

RUTA Nuevo Menú: Inventarios – Parámetros – Apertura de Bodegas RUTA Menú Tipo Explorador: Inventarios – Administración de Bodegas – Apertura. Se pueden definir asta 9999, están dadas para llevar le control en cada sitio donde se tiene almacenado el inventario. En cada bodega se pueden definir hasta 999 ubicaciones o divisiones de bodegas.

RECUERDE En el caso de no manejar Centros de Costo y/o bodegas, se debe crear como mínimo uno solo(a), debido a que en algunos de los procesos automáticos, que se verán en los siguientes Temas, SIIGO solicita un Centro de Costo y/o bodega como requisito para generarlos.

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SIIGO Dejando huella........... 5.5

DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

RUTA Nuevo Menú: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Control RUTA Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Control. La información definida dentro del registro de control corresponde a los datos que tienen efecto en los parámetros que se establezcan más adelante o en los informes generados en cada uno de los módulos, ya que sirve para definir la información correspondiente a: 1. 2. 3. 4.

Los datos generales de la empresa instalada Definición del Método de Valuación de los Inventarios Información tributaria de la empresa instalada Definición de parámetros generales del programa

5.5.1. Datos Generales De La Empresa Instalada Los campos que se deben diligenciar son: Dirección. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanuméricas. En este campo se debe digitar la dirección de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Código País y Ciudad. Asigne el código que haya parametrizado en la creación de países y ciudades.

Teléfonos. Se pueden asignar cuatro números telefónicos. Moneda Nacional. Coloque la descripción de la moneda de su país, este parámetro tiene efecto directamente en la impresión de los valores en letras en los documentos.

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SIIGO Dejando huella........... Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresión del valor del cheque. Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada país para la identificación de la empresa. Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA. Porc. Interés Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el módulo de cartera. Número de Informe diario. Asigne el número de autorización del Libro Diario de Facturación si su compañía esta obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo de numeración.

Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos. Aplica Nombre de Máquina: Se debe asignar si su compañía tiene que presentar el Libro Diario de Facturación y va relacionado con el campo Número de Informe Diario. Conversión a Moneda extranjera, seleccione el automática y pueda tener haya alimentado la tasa de

Extranjera: Si genera operaciones en moneda campo para que el sistema haga la conversión informes en las diferentes monedas siempre que se cambio diaria.

Bodega Principal - C. Costos Ppal. Se debe asignar el código de la Bodega y del Centro de Costos que se quiere tener por defecto al realizar documentos. 5.5.2. Definición del Método de Valuación de los Inventarios VALORIZACIÓN DEL INVENTARIO: En SIIGO se pueden definir tres tipos de costeo o valorización del inventario, se debe seleccionar el más conveniente para el manejo de la mercancía de su compañía de acuerdo a las siguientes preguntas:

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SIIGO Dejando huella...........

El siguiente cuadro es un mensaje aclarativo sobre las respuestas:

Se debe tener en cuenta que el no asignar el campo significa contestar a la pregunta NO, y asignar el campo es responder a la pregunta SI. Costeo en Línea

Este tipo de costeo de la mercancía se realiza cada vez que se elabora una venta, salida o traslado ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras, entradas al almacén valorizadas o notas de producción de un artículo y dividirlo en el número de unidades disponibles de forma automática)

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SIIGO Dejando huella........... CONTABILIZACION DESCRIPCION INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS COSTO VENTAS

CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000 6120270000

CANTIDAD XXX XXX

VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 1.215.789 1.215.789

CARACTERÍSTICAS ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Tener un Estado de Resultados al día Mantiene le costo de la mercancías de acuerdo al las ventas realizadas a un costo promedio ponderado. No se debe Borrar ni Modificar documentos que afecten el inventario en fechas posteriores a su realización Se deben realizar los documentos en orden cronológico compras facturas No se pueden hacer salidas en rojo o movimientos negativos del inventario

Para trabajar el Costeo en Línea se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

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SIIGO Dejando huella........... Costeo Mensual (Batch)

En este tipo de costeo, al momento de efectuar una venta, salida o traslado se descarga únicamente cantidades, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios con saldos negativos y al final de mes, mediante un proceso denominado “Costeo”, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercancía haciendo las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores más las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades más las entradas en cantidades generando así el costo promedio de las mercancías.

CONTABILIZACION DESCRIPCIÓN INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS

CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000

CANTIDAD XXX

VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 0

CARACTERÍSTICAS: ¾ ¾ ¾ ¾ ¾

Proceso de costeo de la mercancía al final del mes. Se pueden realizar salidas en rojo de inventario. Se obtendrá el costo de los productos hasta el final del mes. No es necesario disponer de la mercancía para hacer el proceso de facturación. El orden de ingreso de los documentos no afecta el costo.

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SIIGO Dejando huella........... Se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

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SIIGO Dejando huella........... Costeo Predeterminado (Estándar)

Con el costeo Predeterminado, al momento de efectuar la venta, salida o nota de traslado del inventario se descargan cantidades reales a un valor estimado o predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas, y al final de mes, mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza al costo real.

CONTABILIZACION DESCRIPCION INGRESOS OPERACIONALES CLIENTES NACIONALES RETENCION IVA GENERADO INVENTARIOS COSTO VENTAS

CUENTA 4120270000 1305050000 1355150000 2480500000 1430050000 6120270000

CANTIDAD XXX XXX

VALOR 1.575.000 1.771.875 55.125 252.000 1.200.000 1.200.000

CARACTERÍSTICAS ¾ ¾ ¾ ¾

Se puede generar salidas de inventario negativas y no afecta el costo. Todas las salidas de inventario el sistema las realiza al costo predeterminado que se haya asignado para cada producto. Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los Costos utilizados durante el mes son Predeterminados El último día del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al Predeterminado.

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SIIGO Dejando huella...........

Se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

5.5.3. Información Tributaria y Datos Generales de la Empresa Instalada

¾

Maneja Nómina con Decimales: Asigne si la contabilización del pago de nómina lo desea hace con decimales.

¾

Reforma Tributaria Municipal: Asigne el campo si desea hacer la contabilización de la retención de ICA en la facturación y en la Causación de registro de Compras, asigne la ciudad correspondiente.

¾

Manejo Opciones EDI (Intercambio Electrónico de Datos): Con esta función se pueden subir los archivos de pedidos y órdenes de compra generados por

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SIIGO Dejando huella........... EDI. La implementación de opciones EDI para SIIGO se realizo siguiendo la guía para el desarrollo de interfaces Orden Compra / Pedidos D.96A de IBC COLOMBIA S.A. - CARVAJAL quienes emiten este estándar que cubre las necesidades de información de las Cadenas de Autoservicio del país.

¾

Maneja Múltiples Retenciones: Esta opción permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento y adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son.

Facturación en Bloque: La facturación en bloque es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para asignar a varios clientes o terceros, los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc. Facturación Rápida: Esta función permite generar facturas sin necesidad de asignar los datos del tercero (Nit, Nombre, Dirección, Centro de Costos y Bodegas ya que el movimiento se carga a un solo Nit. Esto aplica en el manejo de puntos de venta. Clasificación de inventarios en los documentos extracontables: Se incluye en el sistema una nueva opción para que en los documentos extracontables como Pedido, Compra y Cotización no se solicite la clasificación de inventarios cuando se esté capturando algún producto que la maneje.. Para ello en el registro de control se incluyo la opción ¨No solicitar clasificación de inventarios en documentos extracontables¨

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SIIGO Dejando huella...........

. Al marcar esta opción el sistema no capturara la clasificación ni la imprimirá. Esto tanto en la elaboración como en el mantenimiento .

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SIIGO Dejando huella...........

Tipo de Contribuyente: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa. Esta asignación tendrá efecto directamente en la elaboración de los documentos.

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SIIGO Dejando huella...........

Tipo de persona: Asignar si es una persona Jurídica o Persona Natural. Código Actividad: Si definió con anterioridad Reforma Tributaria Municipal “SI”, se debe colocar el código de la actividad económica del C.I.I.U. Este código es el que toma el sistema para efecto de la causación de la retención de ICA que le practiquen. Permite asignar hasta dos actividades económicas. Beneficio DIAN RETEIVA Ventas: De acuerdo al Decreto 415 de 2004, aquellos responsables del Impuesto a las Ventas que hayan tenido por seis periodos consecutivos saldos a favor en sus declaraciones de ventas por concepto de retenciones en la fuente por IVA, tendrán un porcentaje de retención del Impuesto a las Ventas (RETEIVA) del 50%, el cual se verá reflejado en sus facturas.

Manejo Impoconsumo: Asigne el campo si desea hacer el manejo de impuesto al consumo dados para productos como licores y cigarrillos. Auto retención: Si la compañía es auto retenedora, además de marcar esta opción, se deben parametrizar posteriormente las cuentas en la definición de los documentos tipo F.

Manejo de fechas: Si se tiene el módulo del Tesorero el sistema pide el manejo de fechas optimistas y pesimistas, para efecto de generar informes en este módulo.

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IVA Diferencial: Debe seleccionar el campo si comercializa productos gravados a diferentes tarifas, esta marcación le permite asignar cuenta de IVA para Compras y Cuenta de IVA para Ventas.

Manejo DATACREDITO: Con el fin de facilitar y agilizar el envió de información a DATACREDITO, es diseñada esta funcionalidad, ya que permite realizar la captura y generación de información a través de archivos planos, solicitados por esta entidad. Para tener la opción habilitada en el Módulo de Cuentas por Cobrar, es necesario marcar la opción del cuadro Envía Información a Datacrédito. Una vez marcada la opción anterior, existen dos alternativas llamadas Mora máxima o Mora mínima, se marca una de ellas en el caso que exista en una misma factura varios vencimientos y hay más de uno en mora, y se desea indicar cual edad de mora se va a reportar, si la del vencimiento con mayor número de días vencidos o la de menor días vencidos.

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Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas.

Creación de Actividades Económicas: Si definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

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Manejo de reservas: Asigne el campo si el proceso de facturación lo realiza en dos o mas terminales al mismo tiempo, esto no le permitirá mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o más, tiempo en milésimas de segundos, estimado para retornar la mercancía si no se factura.

Impuesto del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para aquellas empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de Protección Social, cuyas operaciones serán gravadas con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) a una tarifa del siete por ciento (7%)

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Corre Desagrega por Producto o Por Cuenta: Esta opción tiene efecto sobre el proceso de Desagrega, el cual consiste en contabilizar una proporción del valor ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes, debido a que cada vez que se genera una salida de inventario el programa descarga automáticamente de la cuenta de inventarios pero no descarga ninguna proporción de la cuenta de ajustes por inflación de los inventarios, lo que generaría que en el caso que se venda todo el inventario, la cuenta de inventarios se descargará, pero quedaría un valor en la cuenta de ajustes por inflación correspondiente. Dicha contabilización es posible realizarla por Producto, es decir llevar el valor de la proporción del ajuste a la cuenta del inventario producto por producto; o por Cuenta, que consiste en llevar el valor de la proporción de la cuenta de ajuste de todos los productos de una línea de inventario, al primer producto de la misma.

Modifica Bodega y C. de Costo de Notas de Traslado: Al marcar esta opción el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota de Traslado.

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Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurídicas responsable de espectáculos públicos. Al habilitar esta opción, se habilita en la definición del documento tipo F el campo correspondiente para definir el valor del Impuesto.

Maneja Segunda Cantidad: Este campo se debe seleccionar para manejar productos que no hacen uso del factor de conversión debido a que no siempre la primera cantidad corresponde al mismo peso equivalente de la segunda cantidad. Un ejemplo claro de esto aplica para las empresas que comercializan productos como el pollo, donde se desea manejar la cantidad en peso (kilos) y la cantidad en unidades, en este caso no se podría usar el factor de conversión debido a que una unidad de este producto no tiene el mismo peso equivalente en todos los casos. Para activar la segunda unidad se debe repasar el registro de control y marcar la opción en la pregunta “Maneja segunda cantidad”.

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