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CAPÍTULO 4 Planificación estratégica y evaluación En el presente capítulo se analizarán algunas herramientas para la planificación del CRA, que permitirán organizar los procesos y acciones definidas por el equipo para el logro de los objetivos. En primer lugar, se estudiarán elementos de planificación, permitiendo establecer metas y un plan de acción del CRA para alcanzar los objetivos deseados, los cuales deben ser revisados periódicamente para determinar avances, necesidades y establecer la pertinencia de la estrategia o, bien, realizar su reformulación. En segundo lugar, se analizarán dos métodos que permitirán identificar problemas del quehacer cotidiano en la Biblioteca CRA, buscar soluciones para éstos y emprender acciones de mejoramiento. En tercer lugar, se abordará la evaluación que consiste en ver hasta qué punto los objetivos propuestos fueron alcanzados; supone un conjunto de destrezas y habilidades orientadas a determinar si los servicios prestados son necesarios, si se utilizan, si son suficientes, si se dan en los términos planificados, entre otros. Objetivos: • Desarrollar un plan de trabajo a partir de una metodología que favorezca el logro de los objetivos del plan anual. • Evaluar las prácticas de gestión del equipo CRA.

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ÍNDICE 1. Planificación estratégica 1.1. Misión 1.2. Áreas de gestión 1.3. Meta 1.4. Análisis 1.4.1. Análisis FODA 1.4.2. Investigación-Acción (I-A) 1.5 Desarrollo del plan anual de trabajo del CRA 1.6 Control de su ejecución 2. Evaluación 2.1. Estandares 2.2. Recolección de datos 2.3. Informe de Gestión Resumen final

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CAPÍTULO 4 1. Planificación estratégica Cuando el Equipo CRA del establecimiento N° 4 planeaba atender a un docente en forma particular, inició esta actividad con la definición de la misión de apoyar a la implementación del currículum, luego formuló las estrategias, analizó los factores del entorno en que está inserto, los comparó y combinó con los propios recursos para determinar las tácticas, proyectos y pasos a seguir.

Esto representa el proceso de Planificación Estratégica que se aplica hoy en día en cualquier proyecto. La planificación es un proceso continuo de administración que se caracteriza por ser un esfuerzo disciplinado y formal de una organización, que determina su misión y formula estrategias y planes de acción, para luego implementarlos y evaluarlos. Por esta razón constituye una herramienta útil en el ordenamiento de la gestión administrativa y pedagógica del equipo CRA para cumplir con la función encomendada; a saber:

• Ampliar la cobertura de los servicios entregados por la Biblioteca en extensión cultural. Hay mucho que organizar en la Biblioteca y para ello existen métodos de trabajo que permiten establecer de manera ordenada las prioridades. Los pasos y componentes básicos para la planificación estratégica del CRA, son los siguientes: 1. Definir la misión. 2. Establecer las áreas de gestión. 3. Definir metas para cada una de estas áreas de gestión. 4. Realizar un análisis de las situaciones que se presentan en el CRA. 5. Desarrollo del plan de trabajo del CRA. 6. Evaluación de la gestión. Para una eficiente gestión del CRA es importante definir y explicitar cada uno de estos componentes pensando en un horizonte de tiempo determinado, aplicarlos en el quehacer cotidiano y evaluar su resultado periódicamente.

• Alinear el Centro de Recursos para el Aprendizaje con las necesidades de enseñanza de los docentes y de aprendizaje de los estudiantes, colocando a disposición sus recursos de aprendizaje y promoviendo su uso. • Apoyar la implementación de las definiciones pedagógico-curriculares de la unidad educativa. • Favorecer el uso del CRA como espacio dinámico al servicio de las necesidades derivadas de las prácticas pedagógicas, con especial énfasis en el desarrollo de habilidades de lectura, información e investigación de los estudiantes.

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1.1. Misión La misión es lo que el CRA quiere hacer y para quién se va hacer. Es el motivo de su existencia, da sentido y orientación a las actividades del CRA; es lo que se necesita realizar para lograr la satisfacción de los usuarios potenciales. La misión debe ser clara, motivadora y desafiante; debe considerar:

La Biblioteca CRA del establecimiento N° 4 tiene como misión ser un verdadero soporte curricular para apoyar a docentes, estudiantes y miembros de la comunidad educativa en el proceso de enseñanza-aprendizaje, favoreciendo el desarrollo de las habilidades lectoras y de información, a través de la constante búsqueda de innovación para mejorar las prácticas educativas.

• Usuarios = docentes y estudiantes. • Servicios que se deben entregar = soporte curricular, habilidades lectoras, habilidades de información. • Cobertura geográfica que se quiere abarcar = establecimiento y su entorno comunitario. • Espíritu o sello distintivo del CRA = ser un espacio acogedor, de búsqueda constante de recursos novedosos para ofrecer a los docentes y alumnos.

Actividad sugerida 1

Considerando los componentes señalados, formule la misión que usted piensa debiera tener su CRA, considerando los mencionados anteriormente.

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CAPÍTULO 4 1.2. Áreas de gestión Las áreas de gestión son partes constitutivas de la organización del CRA, esenciales para su funcionamiento, de cuyo desempeño dependerá el éxito en la consecución de la misión. A modo de ejemplo, las áreas de gestión de un CRA pueden ser las siguientes: • El personal o recursos humanos que trabaja en el CRA.

Objetivo 1: Implementar un programa sistemático que favorezca la formación de usuarios de la Biblioteca CRA.

Objetivo 2: Implementar un plan de fomento de la lectura.

• La colección de recursos para el aprendizaje. • Los servicios que entrega a los usuarios. • Los usuarios (quiénes son, cuáles son sus características). • Los recursos físicos (espacio, equipamiento y mobiliario).

Objetivo 3: Favorecer el desarrollo de las habilidades de información.

• Los recursos financieros o el presupuesto que se dispone para el funcionamiento y las inversiones requeridas.

1.3. Meta Cada área de gestión tiene su(s) propia(s) meta(s) que ayudan a concretar la misión. Meta es el fin de cualquier acción. La meta de un proyecto es el punto final que se quiere alcanzar. Ejemplo de diferencia entre meta y objetivo:

La Biblioteca CRA del establecimiento N° 4, propuso para el área de gestión, los servicios que entrega a los usuarios, como meta: apoyar la implementación curricular, planteando tres objetivos:

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Actividad sugerida 2

1. Señale cuáles serían, según su criterio, las áreas de gestión de un CRA.

2. Enuncie la meta que quisiera alcanzar en una de ellas.

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CAPÍTULO 4 1.4. Análisis Una vez definidas las metas que se quieren alcanzar para cada área de gestión, es imprescindible realizar un análisis considerando la situación actual y la meta planteada. Este tipo de indagación ayudará a definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo de una Biblioteca Escolar CRA. Para ello presentaremos dos métodos, FODA e Investigación–Acción a objeto de que disponga cuál de estas herramientas es la más adecuada para su Equipo CRA. 1.4.1. FODA A través del análisis FODA es posible clasificar las fortalezas y debilidades de las áreas de gestión del CRA posibilitando establecer líneas de trabajo específicas en la planificación anual. Es un instrumento que permite detectar la situación interna y externa de un CRA ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano o largo plazo. A partir de la identificación de estos cuatro elementos Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas se puede llevar adelante el análisis permitiendo potenciar las fortalezas, aprovechar las oportunidades, transformar las debilidades en fortalezas y contrarrestar las amenazas.

Debilidades: Identificación de los elementos (habilidades, relaciones, actitudes, conocimientos) que no se tienen y que constituyen una barrera para el logro de los objetivos. ¿Cuáles son nuestros puntos débiles? ¿Cuáles podrían mejorarse en el menor tiempo? ¿Qué ayuda necesitamos para complementar nuestras capacidades? ¿Qué han hecho otras Bibliotecas CRA en circunstancias similares? ¿Qué aspectos estamos descuidando? ¿Qué podría funcionar mejor? ¿Cómo podemos convertir algunas debilidades en fortalezas? Oportunidades: Identificación de los elementos (habilidades, relaciones, actitudes, conocimientos) que se podrían utilizar para lograr los objetivos. Estas se deben descubrir en el entorno del CRA. Amenazas: Identificación de elementos o factores externos o del entorno que pueden afectar negativamente el logro de los objetivos. Estas deben convertirse en oportunidades. La realización de una matriz FODA permite la formulación del o los objetivos a desarrollar en distintos plazos, ya que podemos ver claramente cómo combinar las Fortalezas y 0portunidades para enfrentar las Debilidades y Amenazas.

Existen una serie de preguntas que pueden ayudar a identificarlas: Fortalezas: Identificación de elementos positivos que poseen y que es un recurso necesario para alcanzar los objetivos. ¿Qué es lo que estamos haciendo bien? ¿Qué es lo que funciona bien? ¿Cuáles son las motivaciones del equipo CRA? ¿Qué productos o servicios se entregan bien?

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Otro ejemplo: Área de gestión = Recursos físicos Meta = Disponer de un espacio físico motivante y acogedor para los usuarios con capacidad de adaptación para responder a sus distintas modalidades de uso.

FORTALEZAS-F Ej.: El CRA cuenta con el espacio adecuado en metros cuadrados para su funcionamiento y dispone del equipo computacional necesario para los usuarios y el personal.

DEBILIDADES-D Ej.: El mobiliario existente es antiguo y obsoleto. La iluminación es inadecuada para la lectura.

OPORTUNIDADES-O

ESTRATEGIAS-FO

ESTRATEGIAS-DO

Ej.: Un diseñador está interesado en hacer un proyecto para remodelar el CRA.

Anotar las fortalezas para aprovechar las oportunidades.

Anotar las acciones para superar las debilidades aprovechando las oportunidades.

AMENAZAS-A

ESTRATEGIAS-FA

ESTRATEGIAS-DA

Ej.: El sostenedor generalmente cambia anualmente el lugar del CRA de acuerdo a la cantidad de aulas que requiere.

Anotar las acciones para hacer uso de las fortalezas evitando las amenazas.

Anotar las acciones para reducir las debilidades evitando las amenazas.

Internos del CRA

Externos del CRA

El ambiente no es acogedor.

E s t e p r oye c t o s e p u e d e presentar a una ONG para optar a financiamiento.

Fuente: http://manuelgross.bligoo.com/content/view/114756/Use_el_analisis_FODA_para_generar_estrategias.html

A partir de las estrategias se derivan el o los objetivos generales y específicos.

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CAPÍTULO 4 1.4.2. Investigación-Acción (I-A) La Investigación-Acción es un proceso de investigación y reflexión organizada, llevado a cabo por las personas que trabajan en un lugar para resolver sus problemas y mejorar su práctica. El principio básico es que la persona que vive el problema es la más adecuada para buscar las soluciones de éste, ya que es ella quien experimenta las dificultades en forma cotidiana. Dicho proceso está permeado por la evaluación permanente de los pasos que se van dando, en especial de la o las soluciones aplicadas; Etapas de la Investigación-Acción

Diagnóstico

Identificación de necesidades, problemas o centros de interés

y finaliza con la reflexión de los participantes y la comunicación de los resultados a la comunidad. La I-A es una herramienta que ayudará a que las acciones estén permanentemente coordinadas con las necesidades de los usuarios. De forma genérica podemos decir que la investigación acción se desarrolla siguiendo un modelo en ciclos sucesivos que incluyen las etapas que a continuación se señalan y ejemplifican en la siguiente tabla:

Ejemplo Los estudiantes de tercer año entran al CRA en busca de información para realizar una tarea de Lenguaje y Comunicación. Los comentarios son que no encontraron la información que necesitaban.

Observación de la situación

Los estudiantes se dan vueltas por el CRA sin trabajar.

Preguntas (qué, cómo, con qué, cuáles, etc.)

¿La información que buscan está en el CRA? ¿El material es suficiente para que puedan hacer la tarea?

Inferir a partir de lo observado

Los alumnos de tercer año no poseen estrategias de búsqueda de información en el CRA.

Búsqueda de referencias

Consultar información específica que tenga relación con las habilidades y estrategias de búsqueda de información en estudiantes de tercer año en Lenguaje. Averiguar si existe este problema en otras bibliotecas.

Recolección, análisis e interpretación de datos.

Entrevistas a los alumnos y docentes. Sistematización de los antecedentes recopilados.

Búsqueda de soluciones

Generar una instancia de reunión con el profesor de Lenguaje y Comunicación del tercer año y con el jefe de UTP para revisar la situación, conocer el tipo de información solicitada y comprometerlos en los procesos de observación y reflexión.

Formulación del objetivo

Lograr que los estudiantes de tercer año del sub-sector Lenguaje, adquieran habilidades de información para realizar sus trabajos, a través del modelo Big-Six1.

A partir de las etapas se derivan el o los objetivos específicos. (1) www.eduteka.org

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1.5. Desarrollo del plan anual de trabajo Una vez definido el objetivo general se está en condiciones de organizar la fase de acción propiamente tal. Para ello debemos: • Plantear los objetivos específicos, que son de un alcance y un nivel de dificultad menor que el del objetivo general, que conducirán al logro de éste. • Definir un conjunto de actividades (las principales) que se desarrollarán para cada uno de los objetivos específicos. Objetivo General

Objetivos específicos

Lograr que los estudiantes adquieran habilidades de información para realizar sus trabajos, a través del modelo Big-Six2.

Entregar información acerca del Big 6 a los docentes en reunión acordada con Jefe UTP.

• Identificar a los responsables para cada uno de estos objetivos específicos o actividades. • Determinar los recursos necesarios para realizar cada una de las actividades. • Establecer los tiempos en que se tendrán que desarrollar cada uno de los objetivos específicos. Para cada uno de los objetivos específicos se requiere establecer la secuencia lógica de tareas que permitirán su logro, dependiendo exclusivamente de la envergadura de éstos. Así, es posible plasmar un plan anual de acción en una planilla como la siguiente:

Actividades

Responsables

Recursos

Tiempos

Localizar y preparar un ppt.

Coordinador/a y Jefe UTP.

Pc con Internet, Data.

2 horas pedagógicas.

Búsqueda de bibliografía relacionada.

Encargado/a y Jefe UTP.

Colección CRA.

1 hora pedagógica.

Actividad sugerida 3

Seleccione y desarrolle una de las planificaciones planteadas: • Sobre la base de la información recogida en el análisis FODA, seleccione una debilidad y una amenaza, y realice un plan de acción señalando objetivo general y específicos, actividades, responsables, recursos, tiempos. • Sobre la base de la información recogida en el análisis I-A, seleccione una situación problema y realice un plan de acción señalando objetivo general y específicos, actividades, responsables, recursos, tiempos.

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(2) www.eduteka.org

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CAPÍTULO 4 1.6. Control de su ejecución Como se ha explicado, la planificación es un proceso continuo y formal de administración o gestión. En ese contexto, la inspección o control es un continuo que acompaña la planificación; permite monitorear el avance en el cumplimiento de los objetivos propuestos y producir las mejoras necesarias. Es importante: • Medir el nivel de satisfacción del equipo CRA con su trabajo, con el estilo de gestión y el ambiente en el cual éste se lleva a cabo. • Plantear instancias de reflexión grupal con los involucrados, para ir evaluando el curso de las actividades, con el propósito de ir tomando decisiones en pos del proyecto. • Realizar ajustes al término de cada objetivo específico. Estos ajustes pueden ser el replanteamiento de los objetivos o la ratificación de los mismos. Una vez aplicadas las soluciones y hechos los ajustes necesarios al plan, es hora de exponer los resultados ante la comunidad escolar (o quienes se determinen como interesados). Como ya hemos explicado, se debe tener conciencia de que todo este proceso es dinámico, por lo que es necesario evaluar en forma constante la o las soluciones establecidas en el plan de acción, y estar atento al surgimiento de nuevos problemas en un nivel distinto al anterior, los que serán observados y reflexionados con el conjunto de los usuarios del CRA.

2. Evaluación La evaluación permite conocer el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos. La evaluación es importante para profundizar en la real dimensión de los esfuerzos desplegados, en las acciones ejecutadas, en los métodos, y en los recursos invertidos, dado que nos permiten reflexionar frente a las buenas o no tan buenas decisiones tomadas. Permite saber si las funciones, roles y servicios que está prestando el CRA son de calidad. El CRA debe entregar servicios de buen nivel a todos sus usuarios, los cuales deben responder a sus necesidades y, por lo tanto, deben ser evaluados periódicamente. El objetivo final de los esfuerzos, iniciativas y estrategias desplegadas en el camino, es la obtención de buenos resultados en el cumplimiento de las prioridades definidas para un margen razonable de tiempo, y según modelos posibles de alcanzar.

2.1 Estándares Es por esto que el Ministerio de Educación entrega estándares mínimos de servicios necesarios para el funcionamiento de un CRA. Éstos se refieren a 5 indicadores, de los cuales mencionaremos para cada uno de ellos, una pregunta y luego el estándar correspondiente: a. Equipo de trabajo ¿Con cuántas horas pedagógicas semanales dispone el coordinador pedagógico para trabajar en las actividades planificadas del CRA? • Un docente calificado que se desempeña como coordinador pedagógico del CRA a tiempo completo.

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b. Articulación de los recursos con las actividades curriculares ¿El docente coordinador pedagógico del CRA participa en las reuniones de departamentos y del equipo directivo?

• Las encuestas pueden recoger información sobre horario, instalaciones, dificultades físicas para usar los recursos, composición de la colección, normas de préstamo, etc.

• El programa de uso del CRA integra efectivamente los recursos allí disponibles para la implementación de las actividades curriculares.

• Las entrevistas con los usuarios permiten obtener sus opiniones y corregir algunas interpretaciones erróneas que pueden desprenderse del análisis de las estadísticas.

c. Colección de recursos ¿Dispone de una cantidad y una variedad suficiente de títulos considerando las necesidades del currículum y de los usuarios del CRA?

• Las estadísticas y sugerencias permiten conocer la opinión y el comportamiento de los usuarios.

• Los materiales educativos o colección está compuesta por 1.000 títulos, en un promedio de 10 por estudiante. d. Servicios que ofrece el CRA ¿Los usuarios tienen acceso al uso del CRA en cualquier hora de la jornada escolar? • El CRA funciona – como mínimo- durante todo el horario de la jornada escolar, e idealmente extiende sus servicios una vez terminadas las clases. e. Espacio físico ¿Hay acceso directo a todas las fuentes de información? • Las estanterías son abiertas.

2.2. Recolección de datos Existen diversos instrumentos de evaluación, que pueden ser simples, de fácil aplicación y tabulación, como encuestas y entrevistas. Estos deben aplicarse a una muestra representativa de los usuarios del CRA. También es muy útil contar con estadísticas o buzón de sugerencias que permitirán conocer los diferentes requerimientos de los usuarios.

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En síntesis, todos estos instrumentos pueden aplicarse para recabar información, evaluar el interés de los usuarios por los diversos materiales y constatar las preferencias temáticas y de formatos, y si algunos de los servicios que entrega el CRA está o no en conocimiento de los usuarios, entre otros. Ello permitirá, por ejemplo, apreciar los gustos de los lectores de diversas edades y el real uso que realizan los usuarios de la biblioteca, con el objetivo de mejorar y dar un buen servicio y de una buena práctica profesional.

2.3. Informe de gestión Una vez realizada la evaluación se sugiere redactar un informe de gestión dirigido a la persona que toma las decisiones en el establecimiento o institución, para así conseguir respaldo en acciones concretas que respondan a las necesidades visualizadas. Este informe debe contener todos los datos recopilados durante el diagnóstico y la verificación de los procesos. Debe estar redactado de forma tal que la información le parezca interesante al destinatario, a objeto de que sea una herramienta realmente efectiva. Por ello, es importante definir con claridad a quién se le presentará el informe y para qué, respetando la jerarquía del

CAPÍTULO 4 establecimiento escolar y teniendo en cuenta quién es la persona a través de la cual debemos canalizar la información. Por lo anterior, la estructura del informe debe ser clara y organizada. Hay que cuidar la escritura, procurando producir un texto claro, breve y de fácil lectura que contenga los siguientes apartados:

También se recomienda, anualmente, hacer una revisión final de los objetivos establecidos y comenzar el nuevo proceso de planificación, el cual es conveniente que se inicie antes de terminar el año. A través de todas las acciones anteriores, esta metodología de gestión estratégica permitirá introducir en el CRA una disciplina de pensamiento a largo plazo, haciendo posible elegir su futuro.

a) Resumen ejecutivo: consiste en una síntesis de no más de una página acerca de los principales aspectos encontrados en el proceso de evaluación. b) Introducción: debe indicar brevemente el propósito concreto del informe y el alcance temporal y temático que éste tiene. También puede hacer mención a algún aspecto destacado del mismo. c) Cuerpo del Informe: en él se describe lo realizado durante el periodo, mencionando logros y deficiencias en torno a cada elemento evaluado, ya sea sobre los componentes del CRA o los tipos de gestión que definen su funcionamiento. Aquí, debemos llevar a cabo un desglose detallado de cada aspecto evaluado. d) Conclusiones y sugerencias: en este apartado se debe entregar una síntesis de lo expuesto en el informe, planteando soluciones y siendo propositivo para facilitar la toma de decisiones de quien lee el informe. Es decir, ofreciendo respuestas concretas a los problemas identificados en la evaluación y definidos en el informe. e) Anexo: contiene todos aquellos materiales que complementan la información entregada como fotografías, encuestas, etc. Este informe será de gran utilidad para el próximo proceso y para la maduración en los estilos de gestión. Es importante que sea conocido por los directivos de la organización y por el personal del CRA.

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RESUMEN FINAL Hemos llegado así al final de este capítulo. A través de él se ha descrito y analizado en profundidad la misión, funciones y tareas asociadas al CRA como Centro de Recursos al servicio de los Aprendizajes y el desarrollo cultural de su comunidad de usuarios. Se ha querido integrar a sus prácticas de gestión, dos herramientas que usted puede utilizar para llevar a cabo sus objetivos, transmitiéndole al mismo tiempo que en la base de las buenas prácticas de gestión se encuentra la adopción de un método de trabajo como estrategia, que mejora las posibilidades de logro de los objetivos definidos. Nos hemos referido a la evaluación, como proceso integrado a los métodos de planificación que moviliza, reorienta o rearticula las acciones. También cumple con la tarea de juzgar la calidad de los resultados, en función de los estándares definidos. Esperamos haberlo motivado y habilitado para generar los cambios que puedan aumentar la eficiencia de su gestión, incorporando en ellos a los demás actores del proceso: estudiantes, docentes, apoderados y comunidad en general. De este modo ellos podrán involucrarse y dejar de considerar la biblioteca como un mero depósito de libros, concibiéndola realmente como lo que el CRA desea ser: ¡un Centro de Recursos para el Aprendizaje!, que en una interacción recíproca aporta a la comunidad y a su vez se nutre de los aportes de ésta. Finalmente, nuestro anhelo es que esta sea una experiencia muy gratificante para usted y le deseamos el mayor de los éxitos en todas las acciones que desde ahora emprenda, en conjunto con su equipo de trabajo.

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