Cap 1 - El Modelo Pcu

Licda. Nora María Reiner Alvarado, MSc.

PRESUPUESTOS CAPÍTULO 1 El Modelo de Planeación y Control de Utilidades PCU

Texto: Licda. Nora Nora María Reiner Alvarado, MSc. “Presupuestos, Guía Aplicada a Tres Modelos”, Edición 2013, Universidad Galileo

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El Modelo PCU: Según los autores Welsch, We lsch, Hilton, Gordon y Rivera • Constituye una herramienta de previsión y control utilizada por empresas para alcanzar ciertas metas y objetivos. • Comprende el desarrollo de: 1) Los objetivos generales de la empresa 2) Las metas de la compañía 3) Un plan estratégico de largo plazo 4) Un plan táctico de corto plazo 5) Un sistema de informes de desempeño 6) Procedimientos de seguimiento.

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El Modelo PCU: Según los autores Welsch, We lsch, Hilton, Gordon y Rivera • Constituye una herramienta de previsión y control utilizada por empresas para alcanzar ciertas metas y objetivos. • Comprende el desarrollo de: 1) Los objetivos generales de la empresa 2) Las metas de la compañía 3) Un plan estratégico de largo plazo 4) Un plan táctico de corto plazo 5) Un sistema de informes de desempeño 6) Procedimientos de seguimiento.

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Según el modelo PCU UN PRESUPUESTO NO ES: • Un conjunto de cédulas cuantitativas que

pueden ser completadas por un contador  NI TAMPOCO: • Un modelo matemático que se desarrolla mediante la programación de computadoras

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Se puede entender como: Un Presupuesto o el modelo PCU  significan plasmar en términos monetarios las decisiones de la alta administración para un período de tiempo, con el fin de alcanzar sus metas y objetivos.



Constituye un proceso participativo que involucra desde la alta administración hasta los niveles operativos



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Fases del Proceso • Consta de 2 fases: 1) PLANEACIÓN • Preparación: • Análisis de la Situación Actual: ¿Dónde estoy? • Análisis FODA • Plan Sustantivo: Parte explicativa del plan • Objetivos, metas y estrategias • Plan Financiero: Parte numérica del plan • Plan estratégico (2 – 5 años) • Plan táctico (12 meses)

2) CONTROL • Informes de Desempeño • Seguimiento

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Fases del Proceso ases

Etapas

Preparación

  n    ó    i   c   a   e   n   a    l    P

Plan Sustantivo

Plan Financiero    l   o   r    t   n   o    C

Informes de Desempeño Seguimiento

Actividades de la PCU

Situación Actual: Dónde está la empresa. Análisis del entorno: Identificar y  evaluar variables externas no controlables por la administración. Análisis de la empresa:  Variables internas. Objetivos Generales: A dónde quiere estar la empresa en el largo plazo. Metas: Planes concretos que se desea lograr en un plazo definido. Estrategias: Cursos de acción a seguir para alcanzar las metas. Plan Estratégico de largo plazo: 2-5 años: Ventas, costos y utilidades. Inversiones y adiciones de capital Plan Táctico de corto plazo: 12 meses, Operativo y Financiero Informes comparativos de ejecución versus la planeación Retroalimentación y recomendaciones de acciones correctivas

Participante

 Alta administración

Plazo

Proceso Continuo

 Alta administración  Alta administración y Gerencia General  Alta administración y Gerencia General Gerencia General y Gerencias de Nivel Medio Jefes Operacionales

Largo Plazo

Largo plazo Corto plazo

Contabilidad/ Presupuestos

Mensual, trimestral

Gerencias de línea

Mensual, trimestral

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Requisitos para Implantar un sistema de PCU 1. Debe existir un compromiso de la alta administración 2. Debe existir un sistema de contabilidad por centros de responsabilidad Para empresas que no cuenten con un sistema de contabilidad por áreas se debe diseñar uno.

3. Se requiere la formación de un Comité de Presupuestos 4. Deben fijarse metas realistas y reflejar planes alcanzables 5. Debe existir plena formalidad en los planes 6. Debe existir un Manual de Presupuestos 7. Deben proporcionarse Informes de Desempeño

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El Comité de Presupuestos • Lo deben integrar: • El Gerente General: Sirve de enlace entre la alta administración y

el Comité para comunicar los planes a largo plazo y políticas sobre las cuales se ha de basar los presupuestos. • El Contralor / Director de Presupuestos: Es responsable por la organización del sistema y la calendarización de actividades para la implantación y ejecución del sistema presupuestal. • Gerentes y Jefes de Departamentos: Coordinan y supervisan la elaboración del Presupuesto Parcial correspondiente a cada una de sus áreas. • • • • •

Ventas Compras Producción Personal o RRHH Etc.

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Manual de Presupuestos • Comunica a todos los integrantes los objetivos del

proceso • Revela el compromiso de la alta dirección • Define las funciones y responsabilidades para los participantes del proceso • Especifica fechas límite para entregar los presupuestos • Se estandarizan procesos mediante formas prediseñadas • Contiene instructivos y procedimientos para elaborar los presupuestos • Se simplifica la consolidación de la información para obtener el Presupuesto Maestro.

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• El modelo PCU no es una fórmula mágica que

conduce al éxito, pero sí es un programa que ayuda a la administración a desempeñar su función de planificación al desarrollar un plan estratégico de largo plazo y un plan táctico a corto plazo enfocado al logro de sus metas y objetivos. • El programa PCU ayuda a la administración a ejecutar su función de control al comparar la puesta en marcha de los planes con los resultados reales y medir su desempeño.

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Ejemplos de un Plan Sustantivo Modelos de Empresas Objetivos Generales

Metas

Industrial Producciones Globo, S.A. Ser una compañía  competitiva en crecimiento que opera con una filosofía positiva de vida. Crear condiciones  que mejoran el nivel de vida de los trabajadores y la sociedad. 





Estrategias

 







Comercial

Servicios

BBB, S.A.

SEISA, S.A.

Aumentar la participación de mercado. Posicionarse como una tienda de departamentos.







Incrementar el volumen de unidades vendidas en 20% Mantener en el siguiente año una Utilidad Neta del 10% Terminar proyecto de ampliación del taller  de producción.



Introducir el producto Y para el año 20X2 Expandir sus operaciones a una nueva área geográfica (área 2) Instituir programas de motivación y capacitación técnica









Aumentar sus ingresos por v entas en 12% como mínimo en el siguiente año Mantener un margen bruto de ganancia de 9% como mínimo sobre las ventas netas.



Introducir una nueva línea de ventas (Hogar) en el segundo semestre del año Promover la nueva línea en diferentes medios Manejar precios de introducción especiales









Aumentar la competitividad en la venta y servicios de tecnología Aumentar el mercado en el área de diseño de sitios web Brindar motivación positiva a los empleados

Aumentar sus ingresos en 15% mínimo el próximo año Mantener un margen neto sobre ventas totales mínimo del 20% Iniciar proyecto de renovación de instalaciones a terminarse en 20X2. Introducir una nueva línea de ventas de equipo (cámaras de vigilancia) como un departamento separado Realizar una revisión y nivelación de los sueldos de empleados.

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El Presupuesto Personal • El modelo PCU puede aplicarse a su hogar o de manera

personal, ya que el proceso es el mismo que en las empresas. Fase Etapa

Preparación    n    ó    i    c    a    e    n    a    l    P

   l    o    r    t    n    o    C

Plan Sustantivo Plan Financiero Desempeño Seguimiento

Actividad Análisis de su situación actual ¿Dónde estoy? Consideración de variables externas que tendrán impacto en su presupuesto. Establecimiento de objetivos y metas personales y financieras ¿Dónde Quiero Estar? Traducción a términos monetarios de las metas personales y financieras; elaboración del presupuesto de ingresos y gastos fijos y variables Supervisión y observancia de sus patrones de gastos

Comparación entre su presupuesto y lo acontecido en la realidad Evaluación del desempeño observado y toma de medidas correctivas encauzadas al logro de sus metas.

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Elaboración de su Presupuesto Personal • Fase de Planeación •

Preparación del Presupuesto • Análisis de su Situación Actual--¿Dónde estoy? Identificar todas sus fuentes de ingresos y gastos, por superfluos que parezcan.  Llevar un registro detallado de los ingresos y gastos reales durante un mes o de varios meses para establecer promedios y hacer  estimaciones. 

• Identificación de Variables Externas que Tendrán Impacto en su Presupuesto 

Cambios en la legislación laboral o fiscal, tasas de interés, tasa de inflación, tipos de cambio, aumentos en precios de ciertos productos.

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Pasos Sugeridos para Establecer su Situación Actual 1) Identifique sus fuentes de ingreso y regístrelas en una

hoja. Considere como fuente de ingreso solo aquel que es real y fijo y no producto de la especulación ni el azar.

2) Lleve un registro de sus gastos diarios, luego revise las

listas y agrúpelas por categoría de gasto. 3) Totalice sus gastos ya categorizados, por semana y luego por mes. 4) Asigne prioridad a sus gastos y ordénelos de los más a los menos importantes. Reste los gastos de los ingresos totalizados por mes y observe el resultado. 6) Al tener este registro de varios meses establezca promedios en los diferentes rubros de ingresos y gastos. 7) Evalúe qué gastos son necesarios y cuáles puede reducir o eliminar. 5)

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Ejemplo Tabulación de Ingresos y Gastos Reales de Billy INGRESOS Sueldo Base Aguinaldo Comisión TOTAL INGRESOS GASTOS Cuota Universidad Comida Contribución Alquiler  Gasolina Medicinas Celular  Reparaciones Ropa Entretenimiento TOTRAL GASTOS Ingresos – Gastos

Prioridad

oct-12

nov-12

dic-12

Promedio

4000

4000

4000

500 4500

200 4200

4000 4000 800 8800

1 2

700 1000

700 1200

700 1500

700 1233

3

1000

1000

1000

1000

4 5 6 7 8 9

300 0 200 0 300 250 3750 750

320 0 200 600 0 0 4020 180

350 1200 200 0 500 500 5950 2850

323 400 200 200 267 250 4573

500 4500

-73

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• Plan Sustantivo • Establecimiento de objetivos y metas--¿Dónde quiero estar? • Pasos Sugeridos para la Fijación de Metas 1. Liste sus metas de acuerdo a las categorías definidas

en sus objetivos Asigne prioridad a sus metas y ordénelas de las más a las menos importantes Defina un plazo para cada una de sus metas Establezca una declaración de acción a tomar para el logro de cada meta (estrategia) Analice cada meta y defina para cada una:

2. 3. 4. 5.

Qué podría estar haciendo ahora mismo para el logro de esa meta 2. Qué recursos son necesarios para cada curso de acción fijado 1.

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Ejemplo • Declaración de Objetivos Generales • Educativos: Billy tiene como objetivo principal terminar su carrera de

ingeniería civil lo antes posible y dedicarse al ejercicio de su profesión. • Sociales/Familiares: Luego de establecerse como profesional, el objetivo de Billy es contraer matrimonio y formar una familia. • Económico-Financieros: Al establecerse como profesional y formar una familia, Billy tiene como objetivo la construcción de su casa propia.

• Fijación de Metas y Estrategias Prioridad

Objetivos

Metas

1

Graduarse

Terminar la carrera el siguiente año

2

Casarse

3

Construir  casa

Establecer  compromiso en 6 meses Tener el enganche de un terreno en 5 años

Plan Acción (Estrategia) Tomar cursos inter-ciclo y de vacaciones para adelantar clases

Recurso Q2000

 Ahorrar Q3000 para comprar anillo

Q500/mes

 Ahorrar Q100,000

Q1667/mes

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• Plan Financiero: • Elaboración del presupuesto de ingresos y gastos • Coloque en un formato sus ingresos y gastos

identificados en el análisis de su situación actual • Las prioridades asignadas en el paso anterior le permiten diferenciar los gastos necesarios de los no necesarios y decidir cuáles se pueden eliminar o suspender  temporalmente

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Ejemplo Presupuesto de Billy INGRESOS Almacén TV Shack Comisión TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentación Alquiler  Celular  Educación Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (Ingresos-Gastos)

MES 1

4000 500 4500

300 1356 1000 200 700 355 3911 0 200 0 200 4111 389

Identificación de Variables Externas: 10% aumento en precios de alimentos y gasolina

Para reunir los Q2000 que Billy necesita, asignó Q300/mes de ahorro. Identificó Ropa y Entretenimiento como gastos no necesarios, por lo cual les colocó cero.

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• Fase de Control • Evaluación del Desempeño • Supervisión y observancia de sus patrones de gasto  Conocer sus hábitos de gasto para encontrar patrones. ¿Cómo decide lo que compra? ¿Se podría catalogar usted como un comprador impulsivo? ¿sus decisiones son cuidadosamente estudiadas previamente? ¿Se deja guiar o influenciar por la publicidad o la moda? ¿Qué factores piensa que son influyentes a la hora de comprar? • Comparación entre su presupuesto y lo acontecido en la realidad  Registro de datos reales y calculo de la variación entre el presupuesto y lo real, para los ingresos y los gastos.  Identificación de las variaciones. ¿En qué conceptos gastó menos de lo que planeó? ¿En qué conceptos gastó más? ¿Qué tipo de circunstancias originaron que gastara de más?

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Ejemplo Presupuesto Personal de Billy

INGRESOS Almacén TV Shack Comisión TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentación Alquiler  Celular  Educación Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Gastos Médicos/Medicinas Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (IngresosGastos)

Presupuesto Mes 1

Real Mes 1

Diferencia (Real - Presupuesto)

4000 500

4000 400

0 (100)

4500

4400

(100)

300 1356 1000 200 700 355 3911

200 1340 1000 250 700 360 3850

(100) (16) 0 50 0 5 (61)

0

0 500

200 0 200

0 500

0 500 (200) 0 300

4111

4350

239

389

50

(339)

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Ejemplo Desempeño Real Vs. Presupuesto Mes 1 • En sus ingresos: Su ingreso por comisión fue menor que su presupuesto. • En sus gastos: El pago del celular fue mayor que el presupuesto, así como la gasolina. • Pero el gasto de mayor impacto fue un imprevisto de gastos médicos por Q500, lo cual causó que su ahorro tuviera que reducirse en Q100. • Esto hizo que Billy tuviera que revisar el presupuesto y realizar algunos ajustes.

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• Seguimiento • Evaluación del desempeño observado y toma de medidas correctivas encauzadas al logro de sus metas.

Al identificar los conceptos donde sus variaciones son desfavorables, le da a usted una pauta de cuánto se está desviando de su presupuesto y alejando de sus metas.  Analícelas y replantéelas, o tome la decisión de enmendar el error. 

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Ejemplo Seguimiento Mes 2 Para el siguiente mes: Billy redujo sus comisiones presupuestadas en Q100 Asignó Q300 para cubrir imprevistos Redujo el ahorro previsto en Q100. Observe el Ejemplo de Desempeño Real Vs. Presupuesto del Mes 2.

• Aunque tuvo imprevistos, al reorganizar sus gastos pudo

continuar ahorrando los Q300 presupuestados originalmente, situación que lo reencauzó hacia el logro de su meta.

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Ejemplo Desempeño Real vs. Presupuesto Mes 2 Presupuesto Personal de Billy

INGRESOS Almacén TV Shack Comisión TOTAL INGRESOS GASTOS Gastos Regulares Ahorro Alimentación Alquiler  Celular  Educación Gasolina y Lubricantes Total Gastos Regulares Otros Gastos: Entretenimiento Imprevistos Ropa / Accesorios Total Otros Gastos TOTAL GASTOS RESULTADO (Ingresos–Gastos)

Presupuesto Mes 2

Real Mes 2

Diferencia (Real - Presupuesto)

4000 400

4000 500

0 100

4400

4500

100

200 1474 1000 250 700 360 3984

300 1360 1000 250 700 350 3960

100 (114) 0 0 0 (10) (24)

0 300 0 300

0 200 0 200

0 (100) 0 (100)

4284 116

4160 340

(124) 224

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Reflexiones y Sugerencias • La mayoría de millonarios no llevan vidas salvajes y

emocionantes. • Son gente común y corriente que trabajan duro, ahorran mucho, son económicos y pueden dar cuenta de cada centavo. • Usted también puede amasar una pequeña fortuna al tener un orden y racionalizar sus gastos. • Considere el concepto de “retrasar la gratificación”. • El retrasar la gratificación significa sacrificar algo hoy para poder disfrutar después de un futuro financieramente sano.

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El secreto para alcanzar la seguridad financiera es relativamente sencillo: No gaste más de lo que gana. Priorice sus gastos. Revise sus metas y prioridades de gastos. Considere eliminar los gastos no necesarios. Guarde dinero para emergencias. Concéntrese en ahorrar para adquirir las cosas que realmente necesita o desea. No se deje llevar por la publicidad o los medios, ellos tienen su propio objetivo que es el sacarle el dinero a usted, haciéndole pensar que le están ayudando. Planee para el día en que ya no pueda generar ingresos o simplemente desee retirarse. 

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Vivir con un Presupuesto • Puede parecer una tarea imposible de cumplir, sin

embargo no es tan difícil como aparenta. • Realmente sólo significa un cambio en sus hábitos de vivir y por lo tanto de gastar. • Algunas sugerencias incluyen: Congelar sus compras temporalmente  Evitar la tentación de “ir de compras” a centros comerciales  Establecer la diferencia entre una necesidad y un antojo  Utilizar listas para sus necesidades y comprar sólo lo que está en la lista  Si no puede manejar sus tarjetas de crédito sin que signifiquen deudas, guardarlas temporalmente (no utilizarlas) 

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Otras sugerencias para ayudarle a ahorrar en un hogar incluyen: Preparar los alimentos en casa en lugar de comer fuera Evitar el desperdicio de alimentos perecederos Comparar precios y comprar lo más favorable Aprovechar ofertas sólo cuando estén dentro de sus necesidades o sean productos que va a utilizar de todos modos Comprar productos duraderos de alta calidad cuando estén dentro de sus prioridades Buscar alternativas a gastar  