Calidad

PROCEDIMIENTO DE GESTION GESTION DE PROYECTOS

ASEGURAMIENTO Y CONTROL DE LA CALIDAD

1.

GyM.SGP.PG.50 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 1 de 7

OBJETIVO Establecer los lineamientos para la gestión de Calidad del Proyecto, y servir como guía para la línea de mando en la implementación del Plan de Aseguramiento y Control de Calidad (PAC), indicando las principales responsabilidades y actividades.

2.

DESARROLLO GyM ha diseñado un Modelo de Gestión de Calidad el cual debe ser implementado en todos los Proyectos para asegurar que el mismo cumpla con los requisitos de Calidad especificados por el cliente, con el estándar de calidad establecido por GyM y que su desarrollo vaya al ritmo de la producción. El Modelo está conformado por: 9 9 9 9 9

Política de Calidad GyM S.A. Manual de Calidad de GyM S.A. Plan de Aseguramiento y Control de la Calidad por Proyecto (PAC) Procedimientos de Gestión (PG) y de Control de calidad (PC) Registros

Dentro de este Modelo, el Área de Calidad GyM de la Oficina Principal tiene funciones a nivel proyectos y a nivel empresa: 9

En relación a los proyectos, brinda soporte y lineamientos en temas de Calidad, y evalúa el desempeño de la gestión de Calidad haciendo seguimiento de los mismos.

9

A nivel empresa, se encarga de mantener, evaluar y actualizar el Modelo de Calidad GyM para que le mismo se ajuste a las exigencias cambiantes del entorno.

El Area de Aseguramiento y Control de la Calidad de cada Proyecto supervisa las actividades propias del mismo para asegurar que se cumpla el Plan de Calidad (PAC). Las actividades a realizar durante las etapas del Proyecto, orientadas a la Gestión de Calidad son: 9 9 9 9

Arranque: Análisis del Proyecto y definición del estándar de calidad del Proyecto, definición de recursos. Planeamiento: Elaboración del PAC y Plan de puntos de inspección Ejecución: Implementación del PAC en el Proyecto, Monitoreo y Auditorías. Cierre: Elaboración del Dossier final.

Al inicio del proyecto se evaluará si es necesario establecer un área operativa específica dentro de la organización1 para cumplir con estas funciones, o si será suficiente distribuirlas en otras áreas.

2.1. Arranque: En esta etapa se realiza el análisis del Proyecto y se define lo siguiente: 9

9 9

Los requerimientos de calidad del Proyecto, ya sean provenientes de las especificaciones técnicas del Cliente, de reglamentos y normas nacionales e internacionales y/o del Estándar mínimo de GyM. Estos requerimientos deben integrarse a las estrategias de ejecución diseñadas por el Proyecto. Estándar de calidad del Proyecto (procedimientos de gestión y de control aplicables). Las actividades críticas del Proyecto: Los criterios para determinarlas son en general magnitud, extensión, importancia, repetición, riesgo, nivel de complejidad, etc. Los esfuerzos se enfocarán sobre todo en el control de estas actividades.

1 Ver documento GYM.SGP.PG.12 – Organización e Infraestructura

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2.2. Planeamiento: En esta etapa se realizan las siguientes actividades: 9

Elaboración del Plan de aseguramiento y control de calidad; el cual puede ser el mismo que se presentó con la Propuesta al Cliente. Sin embargo, es responsabilidad del Proyecto diseñar uno nuevo o en su defecto, revisar el PAC presentado y contrastarlo según su experiencia, requisitos contractuales y condiciones actuales. En ese sentido, podrá solicitar al Área de Calidad un plan ya elaborado de algún Proyecto similar como referencia. El PAC es una guía escrita que describe los objetivos y alcances relativos a la Calidad del Proyecto, la organización para cumplir con dichos objetivos especificando las responsabilidades de cada puesto y los procedimientos de gestión y de control de calidad aplicables al proyecto. Su propósito es asistir al personal del Proyecto, de modo que los trabajos a realizar sean ejecutados de acuerdo a los requerimientos y especificaciones del Cliente y de GyM. En el caso de producirse cambios en el Proyecto o en el contrato, debe actualizarse de manera apropiada.

Figura 01 – Criterios para elaborar el PAC

Para mayor detalle consultar los “Lineamientos para elaborar el Plan de Aseguramiento y Control de Calidad de Proyectos GyM S.A”, el cual podrá ser solicitado al Área de Calidad GyM de la Oficina Principal. 9

Remisión del PAC aprobado para el Proyecto al Área de Calidad GyM, el cual servirá de guía para efectuar las auditorías del Proyecto y para el archivo de Planes de calidad.

9

La organización, recursos y sistemas de trabajo necesarios para atender los requerimientos de calidad, considerando las exigencias del plazo y calculando los costos asociados. Incluye la organización del Área de calidad del Proyecto, distribución de responsabilidades, subcontratos de control de calidad, laboratorio de obra u otros asociados. El Área de Calidad GyM cuenta con una base de datos de proveedores en obras anteriores que puede ser solicitada por el proyecto.

2.3. Durante la ejecución: En esta etapa se realizan las siguientes actividades: 9 9 9 9 9

Implementación del Plan de Aseguramiento y Control de Calidad (PAC) para el Proyecto. Control, evaluación y seguimiento del PAC. Elaboración del Plan de puntos de inspección y definición de los criterios de aceptación. Adquisición de los medios de control, procesos, equipos, recursos y habilidades que son necesarios para lograr la calidad requerida. Desarrollo de las actividades de aseguramiento de calidad.

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Desarrollo de los procedimientos de control, inspecciones, métodos de ensayo y registros aplicables. Los nuevos procedimientos que se generen se remitirán al Área de Calidad GyM para incrementar la base de datos y puedan servir de consulta para otros proyectos similares. La actualización, cuando sea necesario, de las técnicas de Control de la Calidad, de inspección y ensayo. Identificación de las exigencias relativas a la capacidad de medición a fin de cumplir con el requerimiento. Identificación y preparación de los registros de la calidad. Archivo de la documentación que se derive de los controles de calidad. Remisión del informe de desempeño mensual. Difusión y capacitación acerca de temas de calidad.

Las actividades de aseguramiento de la calidad permiten verificar si los procesos ejecutados aseguran que el proyecto cumplirá con los estándares de calidad. Sus objetivos son: 9 9 9

Evaluar si los procesos y procedimientos son adecuados y cumplidos. Identificar problemas emergentes y recomendar acciones correctivas. Verificar que el proyecto cumple o excede los objetivos.

De acuerdo a la aplicabilidad definida en el arranque; el Proyecto podrá implementará los procedimientos de gestión que a continuación describimos brevemente: A.

Control de los documentos: Se refiere a la codificación y al control de la vigencia, así como de la revisión y distribución oportuna, de los documentos relacionados al Control de Calidad e Ingeniería (incluyendo documentos de procedencia externa tales como Normas Técnicas). El Área de Aseguramiento y control de Calidad del Proyecto participará en la revisión y aprobación de los documentos antes de su distribución, así como en el establecimiento de una lista de referencia u otro procedimiento equivalente de control documentario, que identifique el estado actual de revisión de éstos y que debe estar disponible para evitar el uso de documentos no válidos u obsoletos.

B.

Control de Registros de Calidad: Los registros de calidad proporcionan evidencia valedera de que se han realizado todas las actividades de control de calidad del Proyecto según lo establecido en el PAC. El Área de Calidad del Proyecto mantendrá una copia de los registros de calidad y estos estarán disponibles al Cliente. El Responsable de Calidad del Proyecto establecerá el procedimiento de recojo y archivo de los documentos de calidad, verificando que la documentación esté completa para transmitirla al Cliente.

C.

Control de cambios de la ingeniería del Proyecto: Cualquier consulta acerca de la interpretación o falta de información, será efectuada a través de una Solicitud de Información (SI) y los cambios se plasmarán en un Control de Cambios de Ingeniería (CCI), donde se expondrá el asunto técnico debidamente detallado, esta información será transmitida al Cliente/Supervisor/Proyectista para su correcto tratamiento. Se deberá analizar y controlar el impacto de los cambios de Ingeniería en las compras, costos y plazo del Proyecto. El control también permite detectar respuestas no recibidas o incompletas.

D.

Control de los equipos de medición, inspección y ensayo: Los equipos de medición y de pruebas, usados para verificar la calidad, serán controlados y mantenidos con intervalos de calibración. Las verificaciones de los equipos de medición y pruebas se harán según las especificaciones del fabricante, las especificaciones del contrato y según los procedimientos de inspección y pruebas. Cada instrumento de medición o pruebas llevará un registro de la última fecha de calibración y la firma de la persona que realizó la prueba. Existirá un registro del historial de calibraciones y reparaciones de cada equipo.

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E.

GyM.SGP.PG.50 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 4 de 7

Control de materiales comprados, equipos y servicios: Su objetivo es determinar los mecanismos de control necesarios para asegurar que los productos suministrados por Proveedores o por el Cliente cumplen con las órdenes de compra y están de acuerdo al listado entregado por el Cliente. Las actividades a realizar incluyen: 9 9 9 9 9

Inspección y seguimiento de las fabricaciones propias y/o de terceros. Examen a la recepción de los materiales para detectar daños durante el tránsito y preparar los reportes necesarios. Solicitar certificados de calidad de todo producto o servicio Medidas para asegurar el correcto transporte, almacenamiento y distribución, según el tipo de material. Medidas para asegurar que cada artículo se etiquete después de su inspección.

El control de calidad de materiales comprados, equipos y servicios debe ser parte de los procedimientos de Programación de Pedido de Materiales2 y Gestión de Equipos3 y de Subcontratas4. F.

Control de productos no-conformes: En caso que el resultado de una evidencia objetiva (ensayo, inspección visual, prueba de pasadas de rodillo, etc.) se encuentre fuera de los límites establecidos en las especificaciones, entonces se considerará el producto como No conforme y se llevarán a cabo las acciones correctivas necesarias. Este procedimiento establece el mecanismo a seguir ante una no-conformidad; la misma que será revisada y aceptada o rechazada. Una vez detectada e identificada la no-conformidad, se deberá elaborar un reporte de acuerdo con los procedimientos de acciones correctivas que incluirá el estimado del costo de dichas acciones correctivas.

G.

Acciones preventivas y correctivas: Las acciones preventivas son aquellas que se plantean para prevenir la ocurrencia de errores de calidad o disminuir su probabilidad de ocurrencia, y para detectar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades, sin necesidad de que haya ocurrido ninguna falla para su definición. Las acciones correctivas se inician al descubrir las causas, las cuales son identificadas en reportes de no-conformidad, reporte de daños, reportes de auditorías, etc.

H.

Auditorías de Calidad: Las auditorias permiten verificar si las actividades del Área de Aseguramiento y Calidad del Proyecto cumplen con los procedimientos establecidos en el PAC y evaluar la efectividad del mismo Pueden ser internas o realizadas por el mismos Proyecto y externas o realizadas por el Área de Calidad GyM. El cronograma de auditorías será aprobado por el Gerente de Proyecto. Se realizará como mínimo una auditoría por Proyecto, pudiendo programarse un mayor número cuando la importancia del caso lo amerite. Los resultados serán documentados e informados al Gerente de Proyecto.

I.

Mejora de competencias: El Gerente de Proyecto, en coordinación con el Responsable de Calidad del proyecto, identificará la necesidad de capacitación del personal. La programación de las capacitaciones y/o charlas está en función del desarrollo del Proyecto. Para cada Proyecto se evalúa y capacita al personal que será empleado, especialmente cuando dentro sus funciones abarcan actividades relacionadas directamente con la calidad. Información para las capacitaciones puede ser consultada al Área de Calidad GyM.

2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.37 – Programación de Pedido de Materiales 3 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.26 – Gestión de Equipos 4 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.28 – Gestión de Subcontratas

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J.

GyM.SGP.PG.50 Revisión: 0 Fecha: 22/06/2008 Página 5 de 7

Actividades rutinarias: Son aquellas que permiten un desempeño adecuado del Área de aseguramiento y control de calidad del Proyecto. Entre ellas se encuentran: Actividades de programación (Plan semanal, programa del día siguiente, reuniones antes de cada actividad crítica), Actividades de información de desempeño (informes mensuales, status de no conformidades, informe final); etc.

Para mayor detalle referirse al Manual de Calidad GyM S.A. Las actividades del control de la calidad se describen en los procedimientos de control diseñados para el proyecto. Sus propósitos son: 9 9

Desarrollar, ejecutar o coordinar la ejecución de los métodos de ensayo para determinar las características de calidad de la ejecución. Prevenir los defectos o no-conformidades

De acuerdo a la aplicabilidad definida en el arranque; GyM implementará los siguientes tipos de control: A.

Control de Inspecciones, Pruebas, ensayos u observaciones: Se refiere al diseño y ejecución de inspecciones, pruebas, ensayos u observaciones en base a las Especificaciones Técnicas y a los Procedimientos de Control determinando las mediciones que se deben realizar, la exactitud y frecuencia de las mismas y seleccionando los equipos adecuados de inspección, medición y ensayo que tengan la exactitud y precisión necesaria. Las inspecciones, pruebas y ensayos pueden ser de recepción, durante el proceso o finales. Las pruebas en laboratorio y campo serán realizadas por laboratorios propios o independientes, en el sitio o a distancia. El Responsable o Jefe de Aseguramiento y Control de calidad del Proyecto supervisa todas las actividades de pruebas. En los registros deberán identificarse toda la información necesaria requerida según estándares del Proyecto y de GyM.

B.

Control de calidad de Subcontratistas: Las actividades realizadas por los subcontratistas deben ser controladas por el Proyecto a través de: Inspección de fabricaciones, solicitando certificados de calidad de los materiales, registros de pruebas realizadas, inspección final y verificación del levantamiento de observaciones.

2.4. Cierre del Proyecto5 Al cierre del Proyecto se debe verificar el cumplimiento de los requerimientos contractuales e internos especificados, para ello se realizarán las siguientes actividades: 9

Informe Final de Calidad donde se indicará la evaluación al desempeño del personal de calidad del Proyecto, así como los proveedores de control de calidad externos.

9

Remisión del Informe final al Área de Calidad GyM para su archivo y para la actualización de la base de datos.

9

Elaboración el Dossier de calidad del Proyecto haciendo llegar una copia al Área de Calidad GyM en físico y en archivo electrónico. El Dossier de calidad del Proyecto consiste en el archivo ordenado de toda la documentación de calidad del mismo. De manera general, éste deberá incluir los siguientes documentos: 9 Contrato 9 Órdenes de Cambio: ƒ Solicitudes de Cambio ƒ RFI (Request for Information) o SI (Solicitudes de información) ƒ Cambios Aprobados

5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.65 – Cierre Técnico-Administrativo del Proyecto

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ƒ Value engineering (propuestas de mejora) 9 Planos aprobados para construcción y Especificaciones técnicas 9 Documentos de Gestión de calidad de Proyecto: En este se incluyen: ƒ Política de Calidad ƒ Manual de Calidad ƒ Plan de aseguramiento y control de calidad (PAC) ƒ Procedimientos de gestión y de control que se aplicaron ƒ Instrucciones técnicas complementarias ƒ Plan de puntos de Inspección (PPI) ƒ Charlas u otros relativos a la gestión 9 Certificados de calidad de los Materiales y consumibles. Puede incluir: Ordenes de compra y guías de remisión. 9 Registros: En este se incluye; entre otros: ƒ Registros del control de calidad ƒ Registros de ensayos ƒ Registros de capacitación ƒ Registros de calibración de equipos ƒ Monitoreo de atmósferas explosivas u otros ƒ Registros de calificación del personal 9 Cartas de Garantía de equipamiento 9 Planos as built 9 Otros: Informes mensuales, Reportes de no conformidad, comunicaciones del Cliente (cartas, mails), memorandos relativos a la calidad del Proyecto.

2.5. Matriz de Responsabilidades GP 1. Diseño de la Gestión de Calidad del Proyecto 2. Elaboración y distribución del PAC coordinado con responsables de Areas del Proyecto 3. Revisión y Aprobación del PAC 4. Elaboración de procedimientos, instructivos, protocolos y demás formatos de control 5. Elaboración de procedimientos específicos coordinados con Responsables de Areas del Proyecto 6. Implementación, control y mantenimiento de los procedimientos de gestión aplicables al Proyecto 7. Supervisión de todas las pruebas e inspecciones 8. Remisión de nuevos procedimientos al Jefe del Área de Calidad GyM 9. Diseño y realización de charlas de capacitación orientadas a la calidad 10. Elaboración del Dossier de calidad y su remisión al Área de Calidad GyM 11. Redacción y remisión del informe mensual de calidad GP: Gerente de Proyecto Pr: Ingenieros de Producción OT: Ingenieros de Oficina Técnica QC: Responsable de Aseguramiento y Calidad del Proyecto

Pr

OT

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QC √ √

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3.

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REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Mejores Prácticas: Se ofrecen algunos criterios generales para la elaboración del PAC: 9 9 9 9 9

Estudiar y analizar toda la información concerniente al Proyecto (Contrato, Especificaciones técnicas y documentos de la Propuesta). Conocer los requisitos técnicos del Cliente. Hacer un análisis de las actividades críticas implicadas en el desarrollo del Proyecto, para la elaboración de sus procedimientos respectivos. Considerar y utilizar la documentación facilitada por el área de presupuestos y los PAC de Proyectos similares. Elaborar la documentación en forma coordinada con las áreas involucradas en los trabajos (producción, PdR, oficina técnica, etc.)

3.2. Documentos relacionados 9 9 9

GYM.SGP.PG.09 – Análisis del Proyecto. GYM.SGP.PG.12 – Organización e Infraestructura. GYM.SGP.PG.65 – Cierre Técnico-Administrativo del Proyecto.