CAPITOLUL I PREZENTAREA GENERALA A CONTUR TRAVEL SRL
Agenţia de turism Contur travel a fost înfiinţată în anul 1995 şi are ca obiect de activitate vânzarea de pachete şi servicii turistice, rezervare bilete de avion, rent-a-car şi activităţi de turism ca şi tour-operator în regim ocazional. Agenţia îşi desfăşoară activitatea în sediul propriu din Constanta, Piata Ovidiu, nr 14, Bloc B parter şi are următoarele date de contact : tel: 0 2 4 1 6 1 9 7 7 7 , mobil: 0 7 2 3 1 9 3 6 9 2 , fax: 0 2 4 1 6 1 3 1 9 2 , email:
[email protected], web site: http://www.contur-travel.ro Contur
travel
este
posesoarea
licenţei
de
turism
touroperatoare
626/28.06.2012, obţinută în baza brevetului de turism cu nr.1115/15.02.1995 a l d o mn u l u i D u mi t r u M i r c e a – m a n a g e r u l a g e n t i e i d e t ur i s m. Site-ul agenţiei: www.contur-travel.ro oferă clienţilor şi potenţialilor clienţi toate informaţiile de care au nevoie, prezentându-le detaliat cu texte şi fotografii destinaţiile de vacanţă şi totodată , oferindu-le posibilitatea de a face rezervări online.
1.1. Structura organizatorică, personal, oferta agenţiei Structura organizatorică este alcătuită din : •
Director agenţie: Dl. Dumitru Mircea, cu funcţii administrative şi de conducere .
•
Agenţi turism : Dana Bonea; Madalina Mihai.
Beneficiind de aportul unui colectiv tânăr , dinamic, cu experienţă în domeniul turismului, agenţia s-a impus într-un timp relativ scurt, ca un partener de încredere atât pentru clienţii săi, cât şi pentru firmele de turism. Oferta agentiei Contur travel este complexă şi constă în: • vânzarea de pachete turistice: sejururi şi circuite, interne şi externe; 3
• rezervări la hoteluri din ţară şi străinătate; • bilete de avion către orice destinaţie şi la orice companie aeriană ; • rent-a-car în România şi în străinătate ; • închirieri autocare ; • transferuri la/ de la aeroport ; • organizări de conferinţe, traininguri şi întâlniri de afaceri ; • poliţe de asigurare de sănătate pentru călătorie; În dorinţa de a oferi clienţilor şi colaboratorilor săi servicii de calitate şi echilibrate din punct de vedere al bugetului, agenţia a realizat un parteneriat foarte bun cu hoteluri, vile, restaurante, transportatori şi agenţii de turiam, atât din ţară cât şi din străinătate, astfel încât să poată organiza cu succes orice acţiune sau excursie al căror program este stabilit de clienţii săi. De asemenea, Contur travel colaborează cu tour-operatori şi companii aeriene cu experienţă în domeniu, pentru a putea oferi clienţilor orice pachet de servicii turistice şi bilete de avion pentru orice destinaţie. Dintre tour-operatorii şi companiile aeriene cu care agenţia lucrează, menţionăm: • Romantic Travel, • Christian Tour, Interra, • Paralela 45, Perfect Tour, •
GTS Internaţional, Blue Air,
•
My Air,
• Wizz Air, • Hotelcon, • Ryanair.
1.2.Relatiile cu mediul extern
4
In cadrul agentiei noastre, analizei mediului exterior si a identificarii schimbarilor de mediu reprezinta trasaturi ce trebuie monitorizate prin instrumente necesare si eficiente. Studiul mediului extern, si anume al ofertei, cererii si concurentei ofera posibilitatea adaptarii unor strategii de marketing turistic in scopul evitarii amenintarilor si a fructificarii oportunitatilor ce rezulta din schimbarile de mediu. Oferta Agentia de turism CONTUR TRAVEL ofera si vinde pachetele, serviciile turistice proprii.Activitatea CONTUR TRAVEL se bazeaza, in proportie de 70%, pe vanzarea de pachete turistice, 30% din venituri fiind aduse de vanzarea de bilete de
avion.Portofoliul
de
produse
al
agentiei
cuprinde
excursii
in
strainatate( programe de grup si individuali),litoralul romanesc, odihna si tratament in
statiunile
balneo-climaterice,
tabere
internationale,pachete
de
week-
end,destinatii de lux.Totodata agentia noastra ofera aceste produse ca produse IT(Inclusive
Tours,
alcatuite
din
servicii
de
transport,
de
cazare,de
agrement,facilitati ,toate ca un pachet la un pret forfetar) sau independente. Cererea Produsele si serviciile turistice ale agentiei noastre se adresează unei arii extinse de consumatori, intervalul de vârstă variază, fiind incluşi atât tinerilor, adulţi, familiilor si celor de varsta a treia atat din orasul Iasi cat si din tara. Ne adresăm persoanelor de orice sex, rasă, nivel de educaţie, religie, statut social, tip de personalitate etc.Astfel clientela turistica se segmenteaza pe baza a trei motivatii turistice si anume: vacantele de vara sau /si iarna, scurte sejururi de agrement si turism de afaceri.Cererea de produse turistice este mare in perioada sarbatorilor de iarna, de Paste, 1 Mai, dar si in vacante de vara, pentru destinatiile catre statiuni de mare sau munte.Astfel agentia isi propune ca ceva atractiv si inovator, sa organizeze pachete speciale pentru studenti, tineri cu reducere de pret, dar si pentru familii si persoanelor de varsta a treia, ca si pentru oamenii de afaceri si nu numai. Concurenta Concurenta pe piata turistica este una deosebit de acerba, din cauza numarului mare de destinatii si a abundentei ofertei organizatorilor de voiaje. O persoana sau 5
o familie care doreste sa plece in vacanta are de ales intre sejururi pe litoral, sejururi la munte, excursii in tara, excursii in strainatate, voiaje tematice,etc. Toate acestea sunt oferite de agentia de turism CONTUR TRAVEL la diverse destinatii, in diverse formule si la toate nivelele de pret. De multe ori, ofertele agentiilor sau destinatiilor nu difera foarte mult unele de altele, fapt care accentueaza concurenta. Pe unele segmente ale pietei, pretul este un factor competitiv foarte important, in timp ce pe altele calitatea si diversitatea serviciilor sunt cele care conteaza mai mult. In sfarsit, atunci cand vorbim de concurenta de pe piata turistica, nu ar trebui sa uitam activitatile care ii ofera potentialului turist posibilitatea de a se odihni si recrea la domiciliu sau in apropierea acestuia – teatrele, cinematografele, parcurile televizorul si multe altele. Aceste activitati constituie o concurenta indirecta (dar adesea puternica) pentru ofertantii din turism. În momentul în care face analiza concurenţei, o agenţie de turism trebuie să se raporteze în primul rând la firmele comparabile ca profil şi ca servicii oferite, care ţintesc acelaşi segment de clienţi, şi abia după aceea la competitorii de altă factură.Astfel, concurentii agentiei noastre detin un segment de piata considerabil,acestia fiind Clever Tour, Best Tour, Central Tour,Smart Travel, Olimp Tourism.
6
CAPITOLUL II REALIZAREA PACHETELOR TURISTICE Organizate de obicei pentru grupuri mai mari de turişti, programele turistice includ în mod obişnuit servicii de cazare şi masă, transport, ghidaj sau orientare turistică şi vizitarea unor obiective turistice. În funcţie de publicul căruia i se adresează, acestora li se adaugă o gamă largă de alte servicii, chiar şi extraturistice. Turismul de vacanţă, de sănătate, cultural, rural, de aventură, vitivinicol sau chiar turismul de afaceri sunt doar câteva dintre ramurile de diversificare ale turismului (multe dintre ele apărute sau dezvoltate în ultimii ani) şi reprezintă tot atâtea prilejuri pentru agenţiile de turism să-şi îmbogăţească şi să-şi diversifice oferta de programe turistice. Astfel, în afară de serviciile uzuale incluse în astfel de programe (cazare, masă, transport sau orientare turistică), agenţiile de turism oferă o gamă largă de servicii, în funcţie de specificul fiecărei categorii de public sau de cererile clienţilor. De la translaţie în limbile de circulaţie internaţională la excursii şi drumeţii, de la degustări de vinuri şi vizite la podgorii la concursuri de orientare turistică, de la organizarea de mese festive la obţinerea permiselor de pescuit sau vânătoare, de la mountainbike şi plimbări cu A.T.V.-uri sau parapante la partide de echitaţie, paintball, rafting, scuba-diving, caiac sau bungee jumping, în programele turistice pot fi incluse cele mai obişnuite sau neobişnuite servicii. Depinde doar de abilitatea agenţiilor de turism de a angaja sau selecta colaboratorii care pot oferi serviciile suplimentare corespunzătoare, şi succesul programului turistic este garantat. Cel mai important avantaj al organizării de programe turistice este atragerea unui număr mare de clienţi, doritori atât de sejururi cât şi de circuite. Nu este însă de neglijat faptul că astfel de programe oferă posibilitatea vânzării mai multor servicii decât cele de bază (cazare, alimentaţie publică, transport, excursii şi
7
drumeţii), precum servicii de agrement, sportive, culturale, comerciale, conferinţe, simpozioane sau training-uri. Grupurile organizate de turişti sau turiştii comozi, care preferă să lase pe altcineva să le organizeze vacanţa în loc să alerge în prospecţia zonei turistice pe care au ales-o, sunt ţintele preferate ale agenţiilor de turism. Acestea organizează pentru cei din urmă programe turistice standard, care pot fi achiziţionate de orice client. Pentru grupurile organizate de turişti însă, operativitatea şi inventivitatea de care dau dovadă agenţiile sunt esenţiale pentru calitatea programelor oferite. În timp ce tinerii sunt principalii beneficiari ai programelor turistice sportive sau de aventură, oamenii în vârstă sunt mereu în căutare de activităţi turistice de sănătate sau culturale. O pondere tot mai însemnată din totalul clienţilor agenţiilor de turism o reprezintă angajaţii companiilor, în special ai celor multinaţionale din departamentele Resurse umane, Administrativ şi Marketing, care au început să utilizeze din ce în ce mai mult serviciile turistice, apelând la organizarea unor călătorii destinate motivării angajaţilor – aşa-numitele „incentive travel”. În cadrul unor astfel de programe, agenţiile de voiaj nu mai asigură doar servicii clasice de turism (cazare, mese, transport şi masă festivă), ci merg până la a oferi servicii specializate, în funcţie de obiectul de activitate al companiei solicitante, precum cercetare şi consultanţă, planificarea şi organizarea activităţilor destinate motivării angajaţilor, consiliere în vederea optimizării serviciilor de comunicare şi administrare, angajarea unor specialişti în domeniu pentru cursuri teoretice cu participanţii, achiziţionarea unor studii relevante pentru specificul companiei sau activităţi de evaluare a programului. Nu lipsesc nici programele de relaxare, tot agenţia de turism fiind cea care se preocupă de alegerea tipului de program şi a destinaţiilor vizate, de rezervarea serviciilor, asigurarea echipamentelor, a documentelor de călătorie, a materialului informativ etc. Condiţia esenţială pentru un program turistic de succes este să fie realizat în concordanţă cu realităţile de pe piaţa turistică. Informaţiile privind statisticile 8
cantitative şi opţiunile turiştilor, trend-ul sezoanelor trecute sau în curs, programele naţionale derulate de autoritatea naţională de turism, precum şi orice alte informaţii oficiale sau neoficiale care circulă pe piaţă, toate trebuie triate cu grijă şi sunt extrem de importante în elaborarea programelor turistice.
2.1.Program turistic intern Circuit intern de 6 zile la mănăstirile din Nordul Moldovei Iaşi - Piatra Neamţ - Bicaz - Târgu Neamţ - Suceava - Dragomirna - Rădăuţi Putna -Cacica - Gura Humorului - Voroneţ - Moldoviţa - Suceviţa Ziua 1. Bucureşti - Focşani - Bacău - Tupilaţi (372 km). Plecare dimineaţă cu autocarul pe traseul: Bucureşti - Urziceni - Focşani Adjud - Bacău - Tupilaţi. Cazare şi cina la pensiunea Hanul Răzeşilor***. Ziua 2. Tupilaţi - Iaşi - Tupilaţi (220 km). După micul dejun se pleacă spre Iaşi, fosta capitală a Moldovei. Aici se face un tur panoramic pentru a admira principalele obiective turistice ale oraşului: Piaţa Unirii, Primăria, Palatul Culturii (intrare la Muzeul de istorie), Parcul Copou, Grădina Botanică (intrare), bojdeuca lui Creangă (opţional), biserica Sf.Trei Ierarhi ( intrare), Mitropolia Moldovei şi Bucuvinei ce adăposteşte moaştele Sf. Parascheva, Teatrul Naţional Vasile Alecsandri, biserica Sf Nicolae Domnesc (cea mai veche din Iaşi), turnul şi biserica Golia, Universitatea A.I.Cuza. Timp liber pentru servirea prânzului şi vizite individuale. În cursul după-amiezii se revine la Hanul Răzeşilor pentru cazare şi cina. Ziua 3. Tupilaţi - Piatra Neamţ - Bicaz - Sihăstria - Târgu Neamţ - Humulesti Agapia - Suceava (240 km). După micul dejun se pleacă spre zona de munte pe traseul: Piatra-Neamt, barajul Bicaz (scurtă oprire), Cheile Bicazului unde se face o plimbare prin defileu. Traseul continuă spre nord, pe malul lacului Bicaz şi ocolind masivul Ceahlău spre Poiana Teiului şi mănăstirile Secu şi Sihăstria. Timp liber pentru servirea prânzului. Ajunşi în Târgu-Neamţ se vizitează Casa memoriala Ion Creanga din 9
Humulesti şi Cetatea Neamţului, ale cărei ziduri impresionează şi astăzi prin măreţia lor şi prin trecutul istoric, plin de glorie şi de legende. După două scurte opriri la mănăstirile Agapia şi Văratec se pleacă spre Suceava, prin Fălticeni. Cazare şi cina la pensiunea Leagănul Bucovinei***. Ziua 4. Suceava - Dragomirna - Ciprian Porumbescu - Gura Humorului Voroneţ (75 km). Mic dejun, apoi se face un tur panoramic de oraş cu opriri la Cetatea de Scaun a Sucevei,biserica Domnească, Hanul Domnesc - Muzeul de Etnografie al Bucovinei apoi se pleacă spre Mitocul Dragomirnei unde se vizitează celebra mănăstirea de aici (singura fără pictura exterioară). De aici se pleacă spre Ciprian Porumbescu unde se vizitează Casa Memoriala a compozitorului bucovinean. Timp liber pentru servirea prânzului, apoi traseul continuă spre Gura Humorului. De aici se vizitează mănăstirea Humor (prima mănăstire cu pictura exterioară) şi apoi mănăstirea Voroneţ considereata una din cele mai valoroase mănăstiri ale Moldovei, cunoscută mai ales datorită frescei "Judecata de apoi" şi a celebrului "albastru de Voroneţ". În funcţie de timpul rămas la dispoziţie se vizitează Muzeul Obiceiurilor Populare din Bucovina. Cazare şi cina în Gura Humorului, la pensiunea Casa Humor***. Ziua 5. Gura Humorului - Cacica - Solca - Arbore - Rădăuţi - Putna - Marginea Suceviţa - Moldoviţa (200 km). Mic dejun. Plecare cu autocarul spre Cacica unde se vizitează salina şi catedrala catolică, apoi se trece prin Solca şi se vizitează mănăstirea Arbore. În Rădăuţi timp liber pentru servirea prânzului, după care se pleacă spre Putna. Aici se vizitează mănăstirea ce mănăstirea Arbore. În Rădăuţi timp liber pentru servirea prânzului, după care se pleacă spre Putna. Aici se vizitează mănăstirea ce adăposteşte mormântul lui Ştefan cel Mare şi chilia lui Daniel Sihastru. La întoarcere se face o scurtă oprire în comună Marginea, singura localitate unde se realizează renumită ceramică neagră. La un atelier de aici se va putea urmări întregul procesul tehnologic: pregătirea lutului, modelarea, decorarea prin lustruire şi procesul final de ardere. Drumul continuă spre Suceviţa şi Moldoviţa, unde se 10
vizitează cele mai mari biserici pictate din Bucovina ambele intrate în patrimoniul mondial. Se revine la Casa Humor*** pentru cazare şi cina. Ziua 6. Gura Humorului - Fălticeni - Bacău - Bucureşti (490 km). După micul dejun se pleacă spre Bucureşti pe traseul Gura Humorului - Fălticeni Roman - Buzău - Bucureşti. Sosire în Bucureşti în cursul serii. Servicii incluse: • transport cu autocar modern 3*; • cazare 5 nopţi la pensiune 3* în Tupilaţi (Hanul Răzeşilor), Suceava (Leagănul Bucovinei), Gura Humorului (Casa Humor); • masă: demipensiune; • tururi panoramice de oraş în Iaşi, Suceava, Rădăuţi, Piatra Neamţ, Târgu Neamţ; • intrarea la unul din muzeul de etnografie din incinta Palatului Culturii din Iaşi, salina de la Cacica, Grădina Botanică din Iaşi; • însoţitor de grup. Servicii care nu sunt incluse: • alte intrări decât cele menţionate; • băuturile la mese şi bacşişurile, alte mese decât cele specificate, cheltuielile personale.
2.2. Program turistic extern Pachetul ..Recovered 7 days in Sejur Austria- Bad Gastein- Hotel Miramonte **** Situat pe Muntele Graukogel, la 1050 de metri deasupra nivelului mării, Hotelul Miramonte are o locaţie unică, dominând întreaga Vale Gastein. Terasă în aer liber oferă vedere panoramică spre munte. Centrul de spa Miramonte Aveda oferă masaje profesionale, izvor termal şi jacuzzi. Oaspeţii se pot relaxa, de asemenea, în saună panoramică şi în spaţioasa 11
cameră de relaxare cu vedere spre munţi. De mai multe ori pe săptămână sunt oferite lecţii de yoga. Toate camerele au fost concepute individual, oferind balcon mare cu vedere spre vale, TV cu ecran plat cu canale prin satelit şi baie. Accesul la internet Wi-Fi este gratuit în întregul hotel. În sala de mese se servesc: un bogat mic dejun tip bufet şi un mic dejun pentru cei care se trezesc târziu. Seara, restaurantul de la Miramonte serveşte preparate din bucătăria austriacă şi internaţională. . Oaspeţii pot savura, de asemenea, un pahar de vin la bar sau încerca berea de casă. Celebra cascadă Bad Gastein şi cazinoul sunt la numai 300 de metri distanţă. La cascadă şi la teleschiurile Stubnerkogel se poate ajunge cu un transfer privat de la hotel. Pachetul include: • 7 nopţi cazare cu mic dejun; • Cină în restaurantul hotelului cu 5 feluri de mâncare; • O dată pe săptămână cină de gală şi bufet tematic în restaurantul hotelului. Alte servicii incluse: • platou cu fructe la sosire; •
1x sare de mare pentru exfoliere;
• 1x baie cu apă de mare şi alge Laminara; • 2x masaj parţial cu ulei aromat; • 1x card Gastein;discount de 20% la tratamantele de spa şi wellness; •
de 3 ori pe săptămână pachet Aqua Gymnastics;
• halate de baie confortabile, papuci de baie şi prosoape; •
transfer gratuit de la/către gara din Bad Gastein;
• loc de parcare gratuit la garajul APCOA; Servicii neincluse în preţ: • transportul; 12
•
asigurarea medicală .
Servicii asigurate la cerere: • gamă variată de tratamente de înfrumuseţare şi de wellness ; •
lecţii de yoga;
•
room service;
•
spălătorie;
•
mic dejun în cameră;
• serviciu de călcat îmbrăcăminte.
2.3.Modalitati de promovare a produselor turistice Agentia CONTUR TRAVEL SRL a ales sa isi promoveze produsele turistice prin editarea de materiale publicitare si realizarea de campanii publicitare. 1. Editarea de materiale publicitareProdusele turistice ale agentiei sunt comercializate mai usor si simplu cu ajutorul cataloagelor si brosurelor. O brosura trebuie sa indeplineasca mai multe criterii : • sa aiba o fotografie colorata care sa trezeasca interesul pentru a calatori; • sa aiba trecut pretul calatoriei pentru a atrage interesul potentialului client; • calitatea grafica sa fie de o foarte buna calitate; • imaginile de pe brosura trebuie sa fie amplasate strategic in pagina astfel incat sa atragaatentia; Se spune ca regula conceperii unui material publicitar este urmatoarea :cu cat o tara este mai putin incantatoare, cu atat frumusetea si calitatea fotografiei trebuie sa infrumuseteze realitatea. Brosurile vor fi distribuite potentialilor clienti in zonele cele mai mult frecventate cum ar fimagazinele foarte mari (ex. Carrefour, Metro), banci, chioscurile de ziare. Se vor realiza aproximativ300.000 de brosuri, numar care credem noi ca va fi suficient pentru a informa clientii cu privire laofertele noastre. 2. Realizarea de campanii publicitare 13
Mijloacele de promovare care atrag turistul spre agentie sunt reclama, expozitii, publicitategratuita. Publicitatea se va putea desfasura si sub forma de : • afise, pliante aflate la agentiile de turism(afise ce vor fi amplasate in zonele frecventatede potentialii clienti, de ex Fundatie sau langa Mall; pliantele vor fi impartite pe strada, tinerilor dar si persoanelor mai in varsta); • anunturi( acestea vor fi difuzate la radio in timpul orelor de varf la posturi precum KissFm, Europa Fm, Info Pro), reportaje, comunicate de presa( in ziare cum ar fi Libertatea, Adevarul,Evenimentul dar si in revistele de specilaitate); • spoturi publicitare( ce vor fi difuzate la televiziunile importante cum ar fi Antena 1, ProTv, Prima Tv, TVR1); • organizari de conferinta de presa( aici vor fi invitati ziaristi pentru a le prezenta oferteledin perioada respectiva, ce produse noi au mai aparut precum si preturile produselor turistice); • voiaje organizate si platite pentru ziaristi; • participarea la targuri, saloane( SIV-salon international des vacances, SMTV- salonmondial tourism et voyages). Agentia de turism CONTUR TRAVEL organizeaza si desfasoara cursuri de formare profesionala si management in turism in colaborare cu SC TOURISM, HOTEL & RESTAURANTCONSULTING GROUP SRL (THR – CG BUCURESTI), furnizor de formare profesionala inturism, autorizat in conformitate cu prevederile OG nr. 129/2000 si HG nr. 52282003 privind formarea profesionala a adultilor si de catre Ministerul Transportului, Constructiilor si Turismului(nr. 337/2001) cu sediul central in BUCURESTI , b-dul POLIGRAFIEI nr. 3
2.4. Aranjamente turistice practicate in agentia de turism Un aranjament turistic reprezintă totalitatea serviciilor turistice care urmează a fi prestate de o firmă de turism unei persoane, pe parcursul unei deplasări în scop turistic. 14
Principalele aranjamente practicate în agenţia CONTUR TRAVEL sunt: Aranjamente charter: aranjamete turistice care cuprind deplasarea unui grup de turişti spre o anumită destinaţie folosind pentru aceasta un avion închiriat. Pe lângă zborul dus-întors, aranjamentul mai cuprinde şi servicii de bază (cazare, masă) şi un program turistic pe o perioadă determinată de timp. Majoritatea pachetelor de vacanţă care includ transportul cu avionul utilizează cursele charter. Aranjamente Inclusive-Tour: aranjamente turistice care cuprind o călătorie organizată de către agentiea de turism împreună cu o companie de transport aerian de linie; este o călătorie dus şi întors (round-trip) sau în circuit, efectuată total sau parţial pe calea aerului, tariful acoperind: costul transportului, tariful de cazare la hotel, masă, diverse excursii şi alte cheltuieli ale agenţiei. Aranjamente Package Tour: aranjamente pentru turiştii automobilişti care cuprinde servicii de cazare şi masa pe trasee stabilite dinainte, la alegerea clienţilor. Aranjamente Fly and Drive: aranjamente care cuprind o călătorie combinată cu avionul şi autoturismul ( închiriat dinainte, cu kilometraj nelimitat) şi servicii de bază (cazare, masă). Autoturismul este pus la dispoziţia turistului de la sosirea în aeroport şi până la înapoierea în aeroportul de plecare sau în alt loc stabilit în prealabil. Croazierele fluviale şi maritime: aranjamente care cuprind o călătorie în grup cu vaporul, servicii de cazare, masă, agrement pe vapor şi excursii opţionale în porturile vizitate. Rent a car: agenţia oferă 2 tipuri de servicii de închiriere de autoturisme: • închirieri de maşini fără şofer; • închirieri de maşini cu şofer 2.5.Intocmirea dosarului actiunii (pe care il primeste ghidul turistic) 15
Dosarul acţiunii care se înmânează ghidului va cuprinde următoarele documente: 1. Programul acţiunii detaliat pe zile; 2. Lista pasagerilor care va conţine şi numerele de telefon prin care aceştia pot fi contactaţi; 3. Voucher-ul, care poate fi unul singur pentru tot grupul sau pot fi vouchere individuale; 4. Rooming-list: repartizarea turiştilor pe camere , alte referinţe despre nopţile de cazare şi date de contact de la hoteluri; 5. Delegaţia sau ordinul de deplasare al ghidului; 6. Avans spre decontare în lei sau valută, cecuri de călătorie; 7. Copiile comenzilor către prestatorii de servicii (cazare, masă, transport, transferuri etc.); 8. Alte documente de călătorie: bilete de avion, tren, vapor; 9. Adresele agenţiilor partenere şi a persoanelor de contact (eventual ghizi locali); 10.Coli de hârtie cu antetul şi sigla agenţiei de turism pentru diverse comunicări; 11.Schema autocarului, respectiv aşezarea turiştilor pe locuri (dacă acest lucru a fost stabilit de la agenţie); 12.Pliante şi materiale informative; 13.Formular tip de decont.
2.5. Documentele utilizate în agenţiile de turism Documentele utilizate în agenţiile de turism sunt : 1. contractele turistice; 2. documentele care atestă plata serviciilor: vouchere, bilet de odihnă şi tratament, bon de comandă; 3. documente de rezervare a serviciilor turistice: comanda de rezervare şi confirmare;
16
4. documente utilizate pe parcursul călătoriei : documente de transport ( bilete pentru mijloace de transport, boarding pass-uri, formulare pentru bagaje, planul de rotaţie al locurilor în autocar etc. ) , asigurări medicale, vouchere de cazare, roomig list-uri. Toate sunt cuprinse în dosarul acţiunii turistice primit de ghid sau agentul însoţitor; 5. documente pentru finalizarea acţiunii: decontul acţiunii; 6. formulare ţip: cererea de decontare, cereri diverse, scrisori de prezentare, avize de sosire, ordine de deplasare, borderouri de încasări, monetar, diagrama grupului, chestionare de satisfacţie; 7. documente fiscale: facturi, chitanţe, ordine de plată , cecuri de călătorie, documente privind operaţiuni bancare; 8. documente informative: programul călătoriei, traseul circuitelor, programul şi cursele transferurilor, informaţii privind cursul valutar, hărţi ale localităţilor.
17
18
