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CONTABILIDAD BÁSICA I Guía para el estudiante

Actualizado por el formador:

WILLIAM VANEGAS BALLEN

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE

INCAP Programa Técnico Laboral en Auxiliar Contable y Financiero

Módulo Guía Contabilidad Básica I

EL SIGUIENTE MATERIAL SE PREPARÓ CON FINES ESTRICTAMENTE ACADÉMICOS, DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 32 DE LA LEY 23 DE 1982, CUYO TEXTO ES EL SIGUIENTE: ARTÍCULO 32: “Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para fines escolares, educativos, universitarios y de formación personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.

Contabilidad Básica I Instituto Colombiano de Aprendizaje Actualizado por: William Vanegas Ballen

Editado por: Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Avenida Caracas No. 63-66 © Prohibida la reproducción parcial o total bajo cualquier forma (Art. 125 Ley 23 de 1982) Bogotá – Colombia Versión 04 - Enero 2010 2

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CONTENIDO

Contenido

Pág.

PRESENTACIÓN .............................................................................................................. 7 UNIDAD 1 ................................................................................................................... 10 1. LA EMPRESA Y SU CLASIFICACIÓN............................................................................. 10 1.1 EMPRESA ..................................................................................................................... 11 1.2 FACTORES PARA QUE EXISTA EMPRESA ........................................................................ 11 1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS ............................................................................... 11 1.4 SOCIEDADES COMERCIALES .......................................................................................... 13 1.5 CLASIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES .............................................................................. 14 1.5.1 Sociedad Colectiva .......................................................................................................................... 14 1.5.2 Sociedad en Comandita Simple ...................................................................................................... 14 1.5.3 Sociedad en Comandita por Acciones ............................................................................................ 14 1.5.4 Sociedad Anónima .......................................................................................................................... 15 1.5.5 Sociedad Limitada ........................................................................................................................... 15 1.5.6 Sociedad por acciones simplificada (Ley 241 de 2008) .................................................................. 15 1.5.7 Sociedad de hecho .......................................................................................................................... 15

1.6 COMERCIANTE ............................................................................................................ 16 1.6.1 Deberes de los comerciantes ......................................................................................................... 16

UNIDAD 2 .................................................................................................................... 20 2.

REPASO DE MATEMÁTICA BÁSICA ........................................................................ 20 2.1 REGLA DE TRES SIMPLE ................................................................................................. 21 2.2 TANTO POR CIENTO...................................................................................................... 23

UNIDAD 3 .................................................................................................................... 32 DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES ......................................................................... 32 3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS .......................................................................... 32 3.1.1 Documentos negociables. ............................................................................................................... 32 3.1.1 Documentos no negociables. .......................................................................................................... 33

3.2 CONCEPTO DE DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES .................................................... 33 3.1.1 Factura de venta ............................................................................................................................ 34 3.2.2 Comprobante de egreso o de pago (emitido por el comprador)................................................... 36 3.2.3 Recibo de caja o Comprobante de Ingreso. ................................................................................... 37

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3.2.4 Consignación bancaria .................................................................................................................... 38 3.1.6 Nota débito .................................................................................................................................... 40

UNIDAD 4 .................................................................................................................... 44 4. IMPUESTOS .............................................................................................................. 44 4.1 CONCEPTO DE IMPUESTO .............................................................................................. 45 4.1.1 Clasificación de los impuestos ........................................................................................................ 45

4.2 IMPUESTOS NACIONALES ............................................................................................. 45 4.2.1 De Renta y Complementarios. ........................................................................................................ 45 4.2.2 Impuesto a las ventas (IVA) ............................................................................................................ 45 4.2.3 Impuesto al patrimonio.. ................................................................................................................ 48 4.2.4 Impuesto de timbre. ....................................................................................................................... 48

4.3 IMPUESTOS MUNICIPALES O DISTRITALES .................................................................... 48 4.3.1 Impuesto de Industria y Comercio y Avisos (ICA) .......................................................................... 48 4.3.2 Impuesto Unificado de Vehículos. ................................................................................................. 49 4.3.3 Impuesto Predial Unificado. .......................................................................................................... 50 4.3.4 Impuesto al cigarrillo y tabaco de procedencia extranjera............................................................ 50 4.3.5 Impuesto al consumo de la cerveza ............................................................................................... 50 4.3.6 Impuesto de azar y espectáculos.. ................................................................................................. 50 4.3.7 Impuesto de delineación urbana.. ................................................................................................. 50 4.3.8 Impuesto a la sobretasa a la gasolina motor. ................................................................................ 50 4.3.9 Impuesto unificado de fondo de pobres, azar y espectáculos públicos. ....................................... 50 4.3.10 Impuesto de plusvalía. .................................................................................................................. 50

4.4 ANTICIPO DE IMPUESTOS (RETENCIÓN EN LA FUENTE) ................................................. 51 4.4.1 Retención en la fuente por renta................................................................................................... 51 4.4.2 Retención en la fuente por IVA ...................................................................................................... 53 4.4.3 Retención en la fuente por ICA . .................................................................................................... 53

4.5 APLICACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE ENTRE LOS CONTRIBUYENTES ................. 53

UNIDAD 5 PLAN ÚNICO DE CUENTAS P.U.C. Y ECUACIÓN CONTABLE ............................................. 60 5.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD ..................................................................... 61 5.2 CONCEPTO DE CONTABILIDAD ....................................................................................... 61 5.3 PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD ................................................................................. 62 5.4 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD ................................................................................. 62 5.5 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD ............................................................................ 62 5.6 LAS CUENTAS .............................................................................................................. 63 5.6.1 Registros en la cuenta T ............................................................................................................... 63

5.7 NATURALEZA DE LAS CUENTAS ..................................................................................... 64 5.8.1 Estructura del P.U.C ........................................................................................................................ 65

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 5.8.3 Conceptos de las Clases en el P.U.C. ............................................................................................... 66 5.8.4 Concepto de los Grupos en el P.U.C. .............................................................................................. 68 5.8.5 Grupos del Activo ........................................................................................................................... 68 5.8.6 Grupos del Pasivo ........................................................................................................................... 70 5.8.7 Grupos del Patrimonio .................................................................................................................... 71 5.8.8 Grupos de Ingresos ........................................................................................................................ 72 5.8.9 Grupos de Gastos............................................................................................................................ 73 5.8.10 Grupos del Costo de Ventas ......................................................................................................... 74 5.8.11 Grupos de producción o de operación ......................................................................................... 74 5.8.12 Grupos de Cuentas de orden deudoras y acreedoras .................................................................. 74

5.9 ASIENTOS CONTABLES .................................................................................................. 74 5.10 PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE ............................................................................... 75 5.11 ECUACIÓN CONTABLE ................................................................................................. 76 5.12 APLICACIÓN DE ECUACIÓN CONTABLE Y PRESENTACIÓN DEL ESTADO FINANCIERO BÁSICO ............................................................................................................................... 78 5.12.1 Balance general ............................................................................................................................ 78

5.13 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD............................................................................. 79 5.14 LOS LIBROS AUXILIARES ............................................................................................... 82

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 93

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Módulo Guía Contabilidad Básica I

Apreciado estudiante: Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La institución le proporcionará un formador, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades. El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guía, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo. Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera: PRESENTACIÓN: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo. GUÍA METODOLÓGICA: Orienta la práctica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del formador. DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes. AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su formador (talleres que se encuentran al final de cada unidad). CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así: Unidad Logro de competencia laboral Indicadores de logro: Evidencias Didáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: FDH: Formador Dice y Hace, FDEH: Formador Dice y Estudiante Hace, EDH: Estudiante Dice y Hace.

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PRESENTACIÓN

Presentación

El curso de Contabilidad Básica I, que forma parte del programa Técnico en Contabilidad, comprende los conceptos básicos del eje contable a partir de la creación de la empresa y su entorno, basados en los soportes contables. El propósito del presente módulo es servir de guía para el aprendizaje, la consulta y las prácticas específicas de cada uno de los temas tratados. Este módulo se presenta en un lenguaje sencillo y con ejemplos claros, ubicándonos en el entorno donde se aplica la contabilidad, que es la empresa; luego hacemos un repaso de la matemática básica, necesaria para poder aplicar en las transacciones comerciales. Se incluye una unidad en la cual conoceremos los principales documentos soportes contables que resultan de las operaciones mercantiles y posteriormente la naturaleza de los impuestos tanto nacionales como municipales, lo mismo que el manejo de la retención en la fuente a titulo de anticipo de impuestos. Después de estudiar estos temas básicos, iniciamos con el concepto de contabilidad, las cuentas, el Plan Único de Cuentas P.U.C., su estructura y naturaleza de las cuentas: Débito o Crédito. Después de aplicar todos estos conceptos en ejercicios prácticos, estaremos en capacidad de distinguir las cuentas de balance y las de resultado, de manera que aplicaremos los dos principales estados financieros. Así mismo daremos inicio al taller de contabilidad básica I en cuanto a elaboración de documentos de iniciación de la contabilidad en una empresa comercial y los libros auxiliares básicos. Toda la información contenida en este módulo, se basa en los conocimientos propios en la materia, por parte del autor, la experiencia en el campo laboral de los instructores, textos y boletines de actualización expedidos por entidades gubernamentales y una reconocida bibliografía seleccionada para éste propósito.

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Guía Metodológica

GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos: 1.

Las clases presenciales dictadas por el Formador haciendo uso del método inductivo – activo

2.

El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Formador, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:  A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Formador.  Glosario: Definición de términos o palabras utilizadas en la unidad que son propias del tema a tratar.  Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así: FDH (El Formador Dice y Hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Formador. FDEH (El Formador Dice y el Estudiante Hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Formador supervisa. EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Formador.  Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos más relevantes y ejercicios generales.

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DIAGNÓSTICO INFORMACIÓN GENERAL Regional_____________Programa__________________Módulo____________ Estudiante_________________________Formador_______________________

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA Estilo de aprendizaje_______________________________________________

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1 La Empresa y su clasificación Unidad

UNIDAD 1 1. LA EMPRESA Y SU CLASIFICACIÓN

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL  Conoce el concepto de empresa y su clasificación.

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INDICADORES DE LOGROS  Distinguir las características fundamentales de las empresas desde el punto de vista legal y comercial.

EVIDENCIAS DE Conocimiento

Clasificar los diferentes tipos de empresas, teniendo en cuenta las características de cada una de ellas.

Desempeño



Identificar el concepto y la clasificación de las sociedades comerciales.

Conocimiento



Conocer los procesos legales para constituir una sociedad.

Conocimiento



FDH. FORMADOR DICE Y HACE 1.1 EMPRESA Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación distribución, administración o custodia de bienes, o para la prestación de un servicio.

1.2 FACTORES PARA QUE EXISTA EMPRESA En toda empresa deben existir los siguientes factores para que pueda mantenerse competente dentro del mercado: Personas: Representado por los propietarios, los administradores y los demás trabajadores, es decir, el talento humano. Capital: Lo conforman los aportes que hacen los propietarios ya sea en dinero, mercancías, maquinaria, equipos, muebles y otros bienes. Trabajo: Comprende la actividad que va a desarrollar la empresa. Puede ser la producción, compraventa de mercancías o la prestación de servicios. Tecnología: Es el conjunto de técnicas o procedimientos para optimizar la producción, comercialización o prestación de un servicio.

1.3 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS Las empresas se pueden clasificar según la actividad que desarrollen, la procedencia del capital y el número de propietarios. 11

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1. Según la actividad a. Empresas extractivas:

Su objetivo principal es la explotación de los recursos del subsuelo como el petróleo, el oro, el carbón, piedras preciosas, gas natural y otros minerales.

b. Empresas agropecuarias:

Son las que producen bienes agrícolas como el cultivo de hortalizas, arroz, maíz, flores etc. y pecuarios como la cría y levante de toda clase de ganado. Son las que se dedican a transformar la materia prima en productos terminados o semielaborados, como por ejemplo las fábricas de telas, de camisas, de muebles, de calzado etc.

c. Empresas industriales:

d. Empresas comerciales:

e. Empresas de servicios:

Su actividad principal es la compra y venta de productos terminados sin que necesiten para ello algún proceso de transformación, ejemplo: los supermercados, los almacenes de cadena, almacenes de electrodomésticos, etc. Son las que buscan satisfacer las necesidades de la comunidad, como salud, educación, transporte, recreación, seguros, servicios públicos, entidades financieras, entre otros.

2. Según la procedencia del capital a. Empresa privada: b. Empresa pública: c. Empresas de economía mixta:

Los aportes de capital provienen de personas o entidades particulares. Los aportes provienen del estado. Los aportes de capital provienen de personas o entidades particulares y del estado.

3. Según el número de propietarios a. Individuales o Unipersonales:

De un solo propietario. A partir de la Ley 222 de 1995, estas empresas pueden constituirse como personas jurídicas y su razón social debe estar 12

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b. Sociedades:

c. Sociedades por acciones simplificadas:

seguida por la expresión “Empresa Unipersonal” o de su sigla E. U. se asimilan a Sociedades Limitadas (de un solo propietario). De dos o más propietarios llamados socios. A partir de la ley 241 de 2008 se crean desde uno o más socios (accionistas).

1.4 SOCIEDADES COMERCIALES Son las que surgen por un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer aportes en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, para realizar un proyecto empresarial y con el fin de distribuirse las utilidades. Será válida la sociedad entre padres e hijos o entre conyugues, aunque unos y otros sean los únicos asociados. Las sociedades se constituyen por escritura pública o documento privado y forman una persona jurídica independiente de sus asociados. Las sociedades que se constituyan se deben matricular en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar acordado como domicilio social y el acto de creación se debe inscribir en el Registro Mercantil correspondiente y desde ese momento, como persona jurídica, puede empezar a establecer relaciones comerciales con otras personas. Los aportes en especie podrán hacerse por el género y cantidad de las cosas que hayan de llevarse al capital social, pero estimadas en un valor comercial. El contrato de constitución o Escritura Pública debe contener como mínimo las siguientes cláusulas entre otras: Nombres de quienes constituyen la sociedad, con identificación, estado civil, edad, domicilio, ya se trate de personas naturales o jurídicas. Nombre o razón social y tipo de sociedad que se está constituyendo. El domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales. Descripción precisa de las actividades principales que desarrollará la sociedad. El valor de los aportes que cada socio se compromete a entregar y la forma de pago. La forma de administrar los negocios sociales, indicando las atribuciones y facultades de los administradores, igualmente quien representará la sociedad anta las entidades de control, con nombramiento del gerente y subgerente. 13

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La duración de la sociedad y las causales de disolución antes del vencimiento. La forma de hacer la liquidación, cuando se disuelva la sociedad. Forma de resolver las diferencias con los asociados entre sí o con la sociedad, si han de someterse a decisión arbitral o de amigables componedores. Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando dicho cargo esté previsto en la ley o en los estatutos. Demás acuerdos que estipulen los asociados.

1.5 CLASIFICACIÓN DE LAS SOCIEDADES Las sociedades comerciales se clasifican según la forma de asociarse en: Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en Comandita por Acciones, Sociedad Anónima y Sociedad Limitada. 1.5.1 Sociedad Colectiva. Está conformada por dos o más personas llamadas socios colectivos, los cuales administran la empresa. La razón social se forma con los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, agregándole la terminación “Y CIA.”, “Hnos.”, “E Hijos”. No podrá incluirse el nombre de un extraño en la razón social, quien lo tolere será responsable. El capital social está constituido por aportes en dinero o bienes de los socios. Responden ante otras personas en forma personal, solidaria e ilimitadamente. 1.5.2 Sociedad en Comandita Simple. Está formada por dos clases de socios: Los socios comanditarios, que son quienes aportan el capital y responden ante terceros, sólo hasta por el monto de sus aportes, y Los gestores, quienes son los encargados de la administración y responden ante terceros con los bienes de la sociedad y sus bienes particulares. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores y se agrega la expresión “Y CIA.” Seguida de las letras “S. en C.”. 1.5.3

Sociedad en Comandita por Acciones. Es una sociedad de capital. También tiene dos clases de socios: Los comanditarios, que son mínimo cinco accionistas y Los gestores. quienes son los encargados de la administración y sobre quienes recae la responsabilidad de ejecución.

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La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, agregando la expresión “y compañía”, seguida de las palabras “Sociedad comanditaria por Acciones” o la abreviatura “S.C.A.”. El capital está formado por acciones de igual valor. Al constituirse la sociedad, debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado y pagarse como mínimo la tercera parte del valor de cada acción. 1.5.4 Sociedad Anónima. Es una sociedad de capital. Conformada por mínimo 5 accionistas, Serán responsables ante terceros hasta por el monto de sus aportes. La razón social se forma con una denominación que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras “Sociedad Anónima” o de las siglas “S.A.”. El capital está formado por acciones de igual valor. Al constituirse la sociedad, debe suscribirse por lo menos el 50% del capital autorizado y pagarse como mínimo la tercera parte del valor de cada acción. 1.5.5 Sociedad Limitada Está conformada por mínimo dos y máximo 25 socios. Responden ante terceros hasta por el monto de sus aportes, pero desde la ley 223 de 1995, los socios responden solidariamente (según el aporte) por los impuestos de la sociedad y las obligaciones salariales que se deriven de la actividad económica de la sociedad. El capital social se divide en cuotas de igual valor y debe ser pagado en su totalidad al momento de constituirse la sociedad. Su razón social puede tomar la designación de su objeto social, o el nombre y apellido o el solo apellido de una o más personas naturales, adicionándole las expresiones “Y CIA.”, “Hnos.” con la terminación “Limitada “ó la abreviatura “Ltda.”. 1.5.6 Sociedad por acciones simplificada (Ley 241 de 2008) La sociedad podrá constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, Sólo serán responsables hasta el monto de sus respectivos aportes Las acciones no podrán negociarse en bolsa. La Razón social se forma por el nombre comercial seguida de las palabras “Sociedad por Acciones Simplificada”, o de las letras S.A.S. 1.5.7 Sociedad de hecho La sociedad podrá constituirse por dos o varias personas sin realizar documento privado, por lo que se registran los socios de forma individual y no es persona jurídica. Los derechos y obligaciones de la sociedad, se entiende adquiridas por los asociados de hecho. 15

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La razón social, emitida únicamente por la DIAN, será el nombre comercial seguido de la expresión Soc. de hecho o S. de H.

1.6 COMERCIANTE Es comerciante toda persona que profesionalmente ejerza alguna de las actividades que la ley considera mercantiles, como productor, fabricante, distribuidor, asesor, prestador de algún servicio, etc. 1.6.1 Deberes de los comerciantes Matricularse en el registro mercantil. Inscribir en el registro mercantil, todas las actividades comerciales, libros y documentos exigidos por la ley. Llevar la contabilidad regular de sus negocios conforme a las normas legales. Conservar, de acuerdo con la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con su negocio o actividad. Denunciar ante un juez competente, la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE 1- Por medio de un ejemplo, explique el concepto de empresa e identifique los factores.

2- Mencione tres empresas conocidas y clasifíquelas según la actividad, procedencia del capital y número de propietarios.

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3- Una persona que se dedica a ejercer la profesión de odontólogo en su consultorio particular, se considera que es una empresa. SI Indique la razón de su respuesta.

NO

4- ¿Cómo se legaliza una sociedad comercial?

Valoración de Evidencias: ______

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE 1- En la siguiente lista de actividades económicas, indique a qué tipo de empresa pertenecen y coloque el nombre de una empresa que conozca. ACTIVIDAD a. Fabricación de calzado.

TIPO DE EMPRESA __________________ 17

NOMBRE EMPRESA __________________

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b. Fotocopiadora.

__________________

__________________

c. Correo.

__________________

__________________

d. Compra y venta de muebles. __________________

__________________

e. Cría y levante de ganado.

__________________

__________________

f. Extracción de gas natural.

__________________

__________________

g. Fábrica de colchones.

__________________

__________________

h. Ahorro y crédito.

__________________

__________________

i.

Transporte.

__________________

__________________

j.

Explotación mina de oro.

__________________

__________________

2- En las siguientes razones sociales, indique a qué clase de sociedad corresponde: a. Distribuidora la Mejor Ltda.

_______________________

b. INCAP S. C. A.

_______________________

c. Avianca S.A.

_______________________

d. Talleres Rojas Hermanos y Compañía.

_______________________

e. Almacén el Superior & Cía. S. en C.

_______________________

f. Fundación INCAP

_______________________

3- Las empresas también pueden clasificarse según el tamaño en micro, pequeña, mediana y gran empresa. Esta clasificación se hace teniendo en cuenta el número de trabajadores y el capital que posee la empresa. ¿Con cuántos trabajadores y cuánto capital máximo se conforman cada una de ellas?

# TRABAJADORES

CAPITAL en SMLMV

MICROEMPRESA

________________

______________________

PEQUEÑA EMPRESA

________________

______________________

MEDIANA EMPRESA

________________

______________________

GRAN EMPRESA

________________

______________________

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4- Por medio de un ejemplo, explique en qué consiste la competencia desleal.

Valoración de Evidencias: ______

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NIDAD 2

2 Repaso de matématica básica Unidad

2. REPASO DE MATEMÁTICA BÁSICA

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL  Realiza ejercicios de matemática básica; regla de tres, tanto por ciento y tanto por mil.

INDICADORES DE LOGROS  Comprender el concepto de regla de tres

EVIDENCIAS DE Conocimiento



Realizar ejercicios de regla de tres.

Desempeño



Identificar el concepto de razón y proporción.

Conocimiento



Comprender le concepto de tanto por ciento.

Conocimiento



Realizar ejercicios de tanto por ciento y tanto por mil.

Desempeño

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FDH. FORMADOR DICE Y HACE 2.1 REGLA DE TRES SIMPLE Es una operación matemática que tiene por objeto hallar el término desconocido en una proporción, cuando se conocen los otros tres. Una proporción es la igualdad entre dos razones Una razón es el cociente entre dos números Una proporción consta de cuatro términos: el primero (a) y el cuarto (d) se denominan Extremos; el segundo (b) y tercero (c) se denominan Medios. (a) 40 ____ (c)

10 (b) ______

8

2 (d)

Propiedad fundamental de las proporciones En toda proporción, el producto de los extremos es igual al producto de los medios. a x d = b x c 40 x 2 = 10 x 8 80 = 80 Cálculo de un término desconocido en una proporción 

Cuando el término desconocido es uno de los extremos, se multiplican los medios entre sí y se divide en el extremo conocido.

Ejemplo: Hallar el valor del término desconocido X, en la siguiente proporción: 108

9

X

16

.

X =. 108 x 16__ = 192 9 LUEGO 192 * 9 = 108 * 16 1720 = 1720

21

Módulo Guía Contabilidad Básica I 

Cuando el término desconocido es uno de los medios, se multiplican los extremos entre sí y se divide en el medio conocido.

Ejemplo: Hallar el valor del término desconocido X, en la siguiente proporción: 1.240

---------------------

X

6.035 --------------------- 4.296

X = 1.240 x 4.296 6.035 X = 882,69

Aplicación de la regla de tres Ejemplo: Si tres camisas cuestan $75.800, ¿cuánto cuestan 2 decenas? Se plantea la regla de tres en forma de proporción, teniendo en cuenta que hay dos magnitudes, a saber la cantidad de Camisas y el dinero. Camisas Unidades. 3 (2 decenas)----- 20

Valor --------------------------------------

75.900 X

X = 75.900 x 20 = 506.000 3 Respuesta: Las dos DECENAS de camisas cuestan $506.000.

Ejemplo: Si tenemos $450.000 averiguar cuantas docenas de cuadernos y unidades adicionales puedo comprar, si cada docena vale $ 13.000. Las dos magnitudes del producto cuaderno son: cantidad por docena y valor docena., o también cantidad por unidad y valor por unidad. Cuadernos Unidades 12 X

Valor -------------------

$ 13.000

--------------------

$ 450.000

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X = 450.000 x 12 = 415.38 13.000 Pero para este caso no es posible dejar decimales, por cuanto los cuadernos deben ser completos ya sea por docenas o también por unidades, luego analizaremos los sobrantes de dinero, a saber: Cuadernos Unidades. 12 415

Valor --------------------------------------

$ 13.000 X

X = 415 x 13.000 = 449.583 12 Luego las 415 unidades valen $ 449.583 y debe sobrar en dinero $ 417 Análisis: Si una docena vale $ 13.000, significa que un cuaderno cuesta $ 1.083.33. Así que 415 unidades son: 415/12 = 34.583 docenas. 34 docenas (34 x 12 = 408) ---------------------- 34 * $ 13000 = 442.000 0.5833 docenas (0.5833*12= 7 unidades ----- 7 * $ 1.083.33 = 3.583 TOTAL Respuesta: CON $ 450.000 PODEMOS COMPRAR unidades, y queda un sobrante de $ 417.

$ 449.583 34 docenas y 7

2.2 TANTO POR CIENTO El tanto por ciento de un número corresponde a una o más de las cien partes en que se divide dicho número. Se representa con el signo %. Para hallar el tanto por ciento de un número, se divide el número en cien partes iguales y se multiplica por el porcentaje requerido. Ejemplos: 1. Hallar el 35% de $250.000. Indicando que 35% = 35/100 Se divide el número en cien partes iguales: 250.000 * 35 = 87.500 100 23

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El 35% de 250.000 es $87.500 En las calculadoras científicas se realiza: 250.000 x 35 (shift =) (significa %) = 87.500

Para resolver un ejercicio de tanto por ciento también se puede expresar en forma de regla de tres, en la que intervienen dos magnitudes. En el ejemplo anterior las magnitudes son: $ y %. $ 250.000

% 100

X

35

X = 250.000 x 35 = $ 87.500 100

2. En una factura el valor de la mercancía es $895.600, se le agrega el impuesto a las ventas IVA del 16%. ¿Cuál es el valor total de la factura con IVA? En primer lugar registramos la estructura de una factura en sus valores: VALOR MERCANCÍA IVA 16 % TOTAL

895.600 ___?____ x

(100%) (16%) (116%)

Hallamos el valor del IVA: IVA = 895.600 X 16 = 143.296 100 Luego sumamos al valor de la mercancía, el IVA, para obtener el total. TOTAL = VALOR MERCANCÍA + IVA TOTAL = 895.600 + 143.296 = 1.038.896 Por último registramos los valores dentro de la estructura de la factura, así:

24

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

1 Escritorio ejecutivo ref. 2455

$ 895.600 143.296 1’038.896

IVA 16 % TOTAL En forma directa: VALOR MERCANCÍA IVA 16 % TOTAL Total:

895.600 ___?____ x

(100%) (16%) (116%)

895.600 * 116 = 1.038.896 100 En las calculadoras científicas se realiza: 895.600 x 116 (shift =) (significa %) = 1.038.896

3. El valor total de una factura con IVA incluido es de $1’566.000, hallar el valor de la mercancía sin IVA y el valor del IVA del 16%. En primer lugar hacemos la estructura de la factura, con su porcentaje que representa:

VALOR MERCANCÍA IVA 16 % TOTAL

X 1’566.000

100% 16% 116%

Luego hallamos el valor de la mercancía, por medio de regla de tres: VALOR MERCANCÍA = 1’566.000 X 100 116 VALOR MERCANCÍA = 1’350.000 Después hallamos el valor del IVA, estableciendo la diferencia entre el total de la factura y el valor de la mercancía: IVA = 1’566.000 - 1’350.000 = 216.000

Una vez hallados el valor de la mercancía y el valor del IVA, los registramos dentro de la estructura de la factura y hacemos una verificación multiplicando el valor de la mercancía por el 16 % y sumándolo para obtener el total:

25

Módulo Guía Contabilidad Básica I

VALOR MERCANCÍA 2 mesas de noche 150.000 1 cama doble ref. Madonna 1’050.000 Total mercancía IVA 16 % TOTAL FACTURA

300.000 1’050.000 1’350.000 216.000 $ 1’566.000 ========

NOTA: Cuando tenemos el valor total de la factura con IVA incluido y queremos hallar el valor de la mercancía sin IVA, dividimos el total en 1.16: (Que sale de 116/100 = 1.16) VALOR MERCANCÍA = 1’566.000 = 1’360.000 1.16 2.3 TANTO POR MIL De la misma forma que en el porcentaje, el tanto por mil de un número corresponde a una o más partes de las mil partes en que se divide dicho número. Se representa a través del símbolo ‰. Es muy utilizado en tarifas de tributos como el Impuesto de Industria y Comercio, el Impuesto Predial, de Vehículos, entre otros y el Gravamen a los Movimientos Financieros (Cuatro por mil 4‰) cobrado en los retiros de dinero de las cuentas corrientes y de ahorros. Ejemplos: Una persona realiza un retiro de una cuenta de ahorros por valor de $1.200.000, calcular el gravamen a los movimientos financieros (GMF) de dicha transacción. Se divide el número en mil partes y se multiplica por 4: 1.200.000 x 4 = 4.800 El 4 ‰. de 1.200.000 es $4.800 1000

- Para resolver un ejercicio de tanto por mil también se puede expresar en forma de regla de tres, en la que intervienen dos magnitudes. En el ejemplo anterior las magnitudes son: $ y ‰. ‰ 1000 4

$ 1.200.000 X 26

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP X = 1.200.000 x 4 = $ 4.800 1000 Ejemplo: Una empresa vende mercancía por valor de $3.500.000 más IVA, por el producto debe pagar al Distrito Capital un impuesto de Industria y Comercio (ICA) del 11.04‰. Calcular el valor del ICA. El valor del impuesto es calculado sobre el precio de la mercancía sin incluir el IVA, el cual se divide en mil partes: 3.500.000 = 3.500 1000 Luego el resultado es multiplicado por la tarifa ICA 3.500 X 11.04 = 38.640 El 11.04‰ de $3.500.000 es $38.640 En el ejemplo anterior las magnitudes son: $ y ‰. ‰ 1000 4

$ 3.500.000 X X = 1.200.000 x 4 = $4.800 1000

27

Módulo Guía Contabilidad Básica I

FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE 1- Halle el resultado a través de la Regla de Tres Simple, si compré un producto por $ 450.000 con IVA incluido del 10%. Valor de la mercancía y valor del IVA.

2- Halle el valor de X en los siguientes ejercicios: a)

12.963 X

…………. 469,88

b)

………….. 956

X

……… 4.568

57,99 ………

(Respuesta con dos decimales).

28

328,45

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 3- El valor de la mercancía en una factura es de $12’850.000 sin IVA. Calcular el valor total con IVA del 20%, y también con tarifa del 10%.

4- El valor total de una factura con IVA incluido del 20% es de $8’877.712. Hallar el valor de la mercancía y el valor del IVA. (Los resultados sin decimales ajustados al peso).

Valoración de Evidencias: ______

29

Módulo Guía Contabilidad Básica I

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE 1- El valor de la mercancía en una factura es de $4’857.300. Hallar el valor total de la factura con IVA del 16%, con la tarifa del 20% y con la tarifa del 3%.

2- El valor total de una factura con IVA incluido es de $6’815.464. Hallar el valor de la mercancía y el valor del IVA (tarifa 16%).

3- Un vendedor recibe el 2.5% de comisión sobre ventas netas. Si en el mes las Ventas fueron de $56’875.230 incluido el IVA del 1.6%. Calcular el valor de la comisión que se liquida sin IVA.

30

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 4- El valor de la mercancía en una factura es de $14’528.360 y hacen un descuento del 2%. Halle el valor después del descuento, el valor del IVA y el valor total de la factura. Nota: El IVA se calcula sobre el valor después del descuento.

5- Una empresa vende mercancía por valor de $5.800.000 IVA incluido del 10%. Determine el valor de la mercancía, el valor del IVA (10%) y el valor del ICA (11.04‰) calculado sobre el valor de la mercancía, más venta excluida del IVA por $ 45.000.000 a la tarifa de ICA del 4.14‰.

Valoración de Evidencias: ______

31

Módulo Guía Contabilidad Básica I

UNIDAD 3

3 Documentos soportes contables Unidad

DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL  Maneja la elaboración de documentos soportes de las diferentes transacciones comerciales.

INDICADORES DE LOGROS  Identificar los documentos soportes contables. 

Elaborar y diligenciar los documentos que se originan en las operaciones comerciales.

EVIDENCIAS DE Conocimiento Producto

FDH. FORMADOR DICE Y HACE 3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 3.1.1 Documentos negociables. Surgen por el acuerdo mutuo entre dos personas naturales o jurídicas. Los acuerdos entre personas se denominan contratos, lo cual implica que los títulos valores pueden ser entendidos como contratos que ya tienen determinados sus componentes y su finalidad. Dicho de una manera más clara, un título valor se puede definir como un documento 32

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP negociable (lo cual implica que la persona que lo posea puede venderlo), necesario para certificar o garantizar los derechos o beneficios de su poseedor legal y las obligaciones de quien lo emitió. Entre los principales documentos negociables se encuentran: La factura de venta y documentos anexos: nota debito y crédito, los cheques, la letra de cambio, el pagaré etc. (tema que analizaremos en Legislación Comercial. La factura es el documento que trabajaremos este semestre y revisaremos más adelante la norma comercial y tributaria. 3.1.1 Documentos no negociables. Nacen en las operaciones comerciales y son soporte tanto comercial como contable, de manera que su manejo debe ser claro, ordenado y utilizado en debida forma. El código de comercio hace referencia en: Art. 48 - Establece que todo comerciante conformará su contabilidad con libros, registros contables, inventarios de acuerdo con el código. Art. 51 - harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo de las partidas asentadas en los libros. Art. 61- Los libros y papeles no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello… y por las entidades de control. Art. 62 - El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los libros (auxiliares) que violen la reserva de los mismos, será sancionado con arreglo al código penal… Los principales documentos soportes contables son: Comprobante de egreso, recibo de caja o comprobante de ingreso, consignación, notas débito y crédito bancarias, kárdex, planilla de nómina, comprobantes contables; entre otros.

3.2 CONCEPTO DE DOCUMENTOS SOPORTES CONTABLES Los soportes contables son de gran importancia no sólo por la comprobación o justificación de la transacción, sino que además se constituyen en un elemento esencial para el registro en la contabilidad. Son prueba integra y verificable por terceras personas. El Art. 123 decreto 2649 de 1993 establece que “los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible la verificación”. Los documentos soportes contables deben contener por lo menos la siguiente información:  Nombre o razón social de quien lo emite 33

Módulo Guía Contabilidad Básica I        

Nombre del documento Número consecutivo Ciudad y fecha de expedición Nombre o razón social de con quien se hace la operación comercial Valor en cifras y en letras Concepto de la transacción Firmas de quien elaboró, revisó, aprobó y contabilizó el documento Codificación contable del documento * Una vez elaborado el documento y después de haber distribuido las copias a los diferentes departamentos de la empresa, la copia para contabilidad se codifica para luego registrarse en los libros correspondientes.

Nota: Para los ejemplos que veremos, no incluimos la codificación contable, hasta que tengamos claro el concepto y manejo del Plan de Cuentas. 3.1.1 Factura de venta (Emitida por el vendedor). Es un documento que se utiliza para demostrar la transferencia de dominio de los bienes relacionados en él y contiene un detalle de los bienes o servicios que se están negociando. La factura de venta la deben expedir los responsables del impuesto a las ventas, todos los comerciantes y los profesionales. Requisitos legales de la factura de venta: 1- Nombre o razón social de quien efectúa la venta, Cédula o Nit., Régimen (Gran Contribuyente o Régimen común), Código de la Actividad ICA con la tarifa, dirección y teléfono. 2- Nombre del documento “Factura de Venta”. 3- Número consecutivo. (Debe ser autorizado por la DIAN mediante resolución con vigencia de dos años). 4- Nombre o razón social del comprador de los bienes o servicios, identificación, dirección y teléfono. 5- Fecha de expedición de la factura. 6- Descripción específica de los bienes o servicios: cantidad, artículo o servicio, referencia, valor unitario y valor total. 7- Impuesto a las ventas con la tarifa. 8- Valor total de la factura en cifras y en letras. 9- Firma, sello y Nit. del comprador. 10- Nombre o razón social y cédula o Nit. del impresor de la factura. Ejemplo: El día 15 de Mayo de 2010, el almacén de repuestos para automotores “Auto Repuestos Mazda” Nit. 860873963-5, Régimen común, actividad ICA 204, tarifa 11,04 por mil; vende los siguientes repuestos según la factura No. 2648, a 34

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP “Empresarios al día S.A.S” www.empresariosaldia.com con Nit. 900.328.463-0, régimen común, para cancelar en 30 días. REFERENCIA

ARTICULO

CANTIDAD VALOR UNITARIO

88158 103905

Llantas Rin 13 2 Bobina encendido 1 Más IVA 16%

$ 95.000 $ 832.844

AUTO REPUESTOS MAZDA s.a. Cra. 26 No.165 – 84 PBX: 638 45 78 – 638 45 79

FACTURA DE VENTA

NIT: 860.873.963-5 Régimen Común - Gran contribuyente Autoretenedor Resolución No 1004500005.

2648

No.

Actividad ICA 204 Tarifa 11,04 ‰.

Resolución DIAN 190000000568 Del 2000 al 4000 Febrero 9/2009

Cliente:

Fecha:

Empresarios al día S.A.S

DÍA

MES

AÑO

15

mayo

2010

NIT:

Teléfono

900.328.463-0 Dirección: Calle 63 No. 28 - 40

830 35 64 Vencimiento DÍA MES

Ref.

88158 103905

Descripción

15

Cantidad

Valor unitario

2 1

Llanta Rin 13 Bobina encendido

SUBTOTAL Desc. 10%

cincuenta pesos m/cte.

Total con desc.

Recibí a satisfacción:

IVA

Impresos Colombia Ltda. Nit. 860876321-6

35

190.000 832.844

1.022.844 102.284 920.560 147.290

16% TOTAL

AÑO 2010

Valor Total

95.000 832.844

SON: Un millón sesenta y siete mil ochocientos

C.C. O NIT. 900.328.463-0

Junio

$

1.067.850

Módulo Guía Contabilidad Básica I

3.2.2 Comprobante de egreso o de pago (emitido por el comprador). Este documento se elabora cuando se efectúa un desembolso de dinero en efectivo o en cheque. Sirve como prueba de los pagos a terceros y tendrá anexo la factura recibida de parte del vendedor, ya cancelada. Se elabora en original y tantas copias como se necesiten de acuerdo con la organización de la empresa, por ejemplo: Original para EL COMPRADOR, una copia para el consecutivo y una copia para contabilidad. Ejemplo: El día 12 de Junio de 2010, Empresarios al día S.A.S., gira el cheque No.254783 del Banco BBVA sucursal Avda. Chile, a favor de Autorepuestos MAZDA, para pagar la factura No. 2648, para lo cual elaboró el Comprobante de Egreso No. 328.

Bogotá, Junio 12 de 2010

Cheque No. 254783 $ 1.067.850.oo

Páguese a: AUTO REPUESTOS MAZDA S.A. NIT 860.873.963-5 -------La suma de: Un millón sesenta y siete mil ochocientos cincuenta pesos m/CTE. ------------------------------------------------. EmpresariosaldíaS.A.S 900.328.463-0

COMPROBANTE DE EGRESO No. 328 Código

Cuenta

Débito

Concepto Cancelación factura No. 2648 Cheque No. 254783 Banco BBVA Avda. Chile Preparó Reviso Aprobó Contabilizo Yo. WCCS WCCS Uds.

36

Crédito

RECIBIDO

AUTO REPUESTOS MAZDA s.a. C.C. O NIT

860.873.963-5

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 3.2.3 Recibo de caja o Comprobante de Ingreso (Emitido por el Vendedor). Es un documento que se utiliza para registrar la entrada de dinero en efectivo, en cheque, o algún otro medio de pago. Se elabora en original y tantas copias como se necesiten de acuerdo con la organización de la empresa, por ejemplo:    

Original para la persona que efectúa el pago Una copia para el consecutivo. Una copia para cuentas por cobrar Una copia para anexar al comprobante de contabilidad

Ejemplo: El día 23 de Mayo del año 2010 Auto Repuestos Mazda S.A. NIT 860.873.963-5, recibe el pago de la factura No. 2648 de su cliente Empresarios al día S.A.S. Nit. 900.328.463-0, por valor de $1’067.850 con el cheque No. 254783 del banco BBVA sucursal Avda. Chile. Auto Repuestos Mazda S. A, elaboró el Comprobante de Ingreso No. 1255.

AUTO REPUESTOS MAZDA s.a. Fecha: Mayo 23 de 2010. ______

COMPROBANTE DE INGRESO No 1255

Cliente: Empresarios al día S.A.S NIT: 900.328.4f63.0

La suma de (en letras): Un millón sesenta y siete mil ochocientos cincuenta pesos moneda Valor: $ 1.067.850

Legal.-------------------------------Concepto: Cancelación de la factura No. 2648 Cheque No. 254783

Banco: BBVA

Sucursal: Avda. Chile

Contabilización Código

Cuenta

Efectivo

Firma y Sello

Débitos

Créditos

Juan Nepomuceno Elaboró: Juan N.

Revisó: Andrea A.

Contabilizó: Juan N.

37

C.C. O NIT 79.456.545

Módulo Guía Contabilidad Básica I

3.2.4 Consignación bancaria. Es un documento que sirve para registrar un depósito de dinero en una entidad financiera ya sea en cuenta corriente o en cuenta de ahorros. Las consignaciones bancarias pueden ser: 1. Locales: Son las que se efectúan en una ciudad con efectivo o cheques de la misma ciudad. 2. Nacionales: Son las que se efectúan en una cuenta de una ciudad, desde cualquier otra ciudad. 3. De remesas: Se conocen también como “de otras plazas”. Son las que se efectúan en una cuenta de una ciudad con cheques de otras ciudades.

Ejemplo: El día 24 de Mayo de 2010, la Auto Repuesto Mazda S.A., consigna el cheque del banco BBVA recibido el día 23, en el banco Caja Social sucursal Unicentro, en su cuenta corriente No. 325-56845-9. y un efectivo de $ 670.000.

BANCO CAJA SOCIAL BCSC

CONSIGNACIÓN LOCAL

SU BANCO AMIGO

DÍA 24

CIUDAD: Bogotá

CUENTA CORRIENTE No. MES AÑO 05 2009

3 2 5 - 5 6 8 4 5 - 9

SUCURSAL:

BANCO BBVA

UNICENTRO

CHEQUE No. 254783

VALOR 1.067.850

Subtotal Efectivo Total

1.067.850 670.000 1.737.850

NOMBRE DEL TITULAR: Auto Repuesto Mazda S. A. No. CHEQUES CONSIGNADOS

1

Irma Castro FIRMA DEL DEPOSITANTE

38

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 3.1.5 Nota crédito (Emitida por el vendedor). Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, o cuando se ha liquidado un producto por mayor valor, se utiliza una nota crédito para hacer la contabilización correspondiente. Se elabora en original y tres copias y se distribuye así: El original para el cliente Una copia para el consecutivo Una copia para contabilidad Una copia para cartera

Ejemplo: Empresarios al día S.A.S, devuelve el 1, llanta referencia 88158 relacionado en la factura 2648 expedida por Auto Repuestos Mazda, se elaboró la Nota Crédito No. 27, el día 29 de Mayo de 2.010.

AUTO REPUESTOS MAZDA Cra. 26 No.165 – 84 PBX: 638 45 78 – 638 45 79

NOTA CRÉDITO No 027

Cliente:

NIT: Fecha: 900.328.463-0 Mayo 29 / 2010 Dirección: Teléfono: Calle 63 No. 28 - 40 4 30 35 64 Descripción Valor Estamos abonando a su cuenta por concepto de devolución de la siguiente mercancía: LLANTA RIN 13 REF. 88158 95.000

Empresarios al día S.A.S.

IVA 16% Total Valor (en letras): Ciento diez mil doscientos pesos mcte. Código

Elaboró: Juan N.

Descripción

Débito

Revisó: Andrea A.

39

15.200 110.200

Crédito

Contabilizó: Juan N.

Módulo Guía Contabilidad Básica I

3.1.6 Nota débito (Emitida por el vendedor). Este documento se elabora para registrar un producto dejado de relacionar en una factura, o para corregir un menor valor cobrado. Se elabora en original y tres copias y se distribuye así:    

Original para el cliente Una copia para el consecutivo Una copia para contabilidad Una copia para cartera

Ejemplo: En la factura 2648, el valor de la bobina de encendido es de $932.844 y se había registrado por $832.844. Se elaboró la Nota Débito No. 09, el día 15 de Junio de 2010.

AUTO REPUESTOS MAZDA Cra. 26 No.165 – 84 PBX: 638 45 78 – 638 45 79

NOTA DEDITO No 009

Cliente:

NIT: Fecha: 900.328.463-0 Junio 15 / 2.010. Dirección: Teléfono: Calle 63 No. 28 - 40 4 30 35 64 Descripción Valor Estamos cargando a su cuenta por concepto de un menor valor registrado en la factura No. 2648, en la siguiente mercancía: BOBINA DE ENCENDIDO REF. 103905

Empresarios al día S.A.S.

Valor correcto Menos Valor registrado en factura 2648 Diferencia

932.844 - 832.844 100.000 IVA 16% 16.000 116.000 Total

Valor (en letras): Ciento dieciséis mil pesos m/cte. Código Descripción Débito

Elaboró: Juan N.

Revisó: Andrea A.

40

Crédito

Contabilizó: Juan N.

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Nota: Existen también las Notas Crédito Bancarias y Notas Débito Bancarias.

Notas Crédito Bancarias: Son documentos elaborados por el banco en los cuales le informan al cliente que le han efectuado un depósito a su cuenta corriente por conceptos tales como: préstamos bancarios aprobados, consignaciones nacionales, intereses, etc. Notas Débito Bancarias: Son documentos elaborados por el banco en los cuales le informan al cliente que le han descontado de su cuenta corriente valores por conceptos como: chequera, intereses por sobregiro, abonos a préstamos, cheques devueltos, comisiones, etc.

Nota debito No 589898 Cuenta Corriente No 012-454545 Fecha 2010 6

15

Concepto

Nombre del titular

Chequera valor iva timbre

150.000,00 24.000,00 Auto Repuestos MAZDA S.A. 15.000,00 189.000,00 Observaciones __________________________________________________ __________________________________________________ Firma autorizada

Firma Cliente

soporte contable

FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE Elabore los documentos transacciones:

comerciales

que

resultan

en

las

siguientes

1- El día 28 de Enero de 2010, la distribuidora Acero Colombiano Ltda. Nit. 860.528.963-4 (Gran contribuyente - no autoretenedor), le vende mercancía al depósito de materiales para construcción El Constructor S.A.S. Nit. 901.457.587-7 del régimen común, con la factura No. 23564. Las condiciones para el pago son: $15’000.000 al recibir la mercancía y el saldo a 30 días. 41

Módulo Guía Contabilidad Básica I

La mercancía es: CANTIDAD 1000 1500 1200

DESCRIPCIÓN Varillas de ½ corrugado ref. V-9 Varillas de 1’ corrugado ref. V-5 Ángulos de ½ ref. A-2

VALOR UNITARIO $ 10.500 14.250 9.900 MÁS IVA 16%

2- El Constructor S.A.S. giró el cheque No. 1000898 del Bancolombia sucursal Santa Lucía con el Comprobante de Egreso No. 245. 3- Acero Colombiano Ltda. Elaboró el Comprobante de Ingreso No. 1523. para recibir el cheque. 4- Acero Colombiano Ltda. consignó el cheque recibido, en su cuenta corriente No. 264-25847-3 del banco de Bogotá sucursal San Diego.

Valoración de Evidencias: ______

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE Con la siguiente información, elabore los documentos soportes contables que resultan, teniendo en cuenta los requisitos legales que deben cumplir: 1- El día 18 de Febrero de 2.010 la Fábrica de calzado “Arcas Ltda.” (Régimen común), actividad ICA 101 tarifa____ ‰, vende mercancía al almacén de calzado “La Comodidad S.A.” (Régimen común), con la factura de venta No. 98945. La forma de pago es acordada así: $1’500.000 a la entrega de la mercancía y el saldo a 60 días. La siguiente es la mercancía: 800 pares calzado para hombre Ref. CH-39 a $52.200 cada par. IVA incluído16% 150 pares calzado para dama Ref. CD-36 a $48.720 cada par. IVA incluído16% 80 pares calzado para niño Ref. CO-30 a $38.280 cada par. IVA incluído16% 175 pares calzado para niña Ref. CA-30 a $26.680 cada par. IVA incluído16% 2- El almacén “La Comodidad S.A.” gira el cheque No. 306090 del banco de Occidente sucursal San Diego, para el pago de la cuota inicial de la factura No. 7854 con el Comprobante de Egreso No. 135. 3- “Arcas Ltda.” recibe el cheque con el Comprobante de Ingreso No 9054.

42

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

4- “Arcas Ltda.” consigna el cheque en su cuenta corriente No. 570-4998819-6 del Banco Helm, sucursal Chapinero, más $1.375.000 en efectivo.

Valoración de Evidencias: ______

43

Módulo Guía Contabilidad Básica I

4 Impuestos Unidad

UNIDAD 4 4. IMPUESTOS

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL  Conoce la legislación sobre el IVA, ICA y Retención en la fuente, y la aplica correctamente.

INDICADORES DE LOGROS  Identificar el concepto de impuestos y su clasificación.

EVIDENCIAS DE Conocimiento



Identificar los impuestos nacionales y los impuestos municipales.

Conocimiento



Reconocer la legislación vigente del impuesto a las ventas IVA.

Conocimiento



Identificar el concepto de la Retención en la Fuente y su aplicación.

Conocimiento

44

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

FDH. FORMADOR DICE Y HACE 4.1 CONCEPTO DE IMPUESTO Es un tributo de carácter obligatorio, que todas las personas naturales y jurídicas, deben pagar al gobierno Nacional o Municipal, sobre el valor de sus bienes, utilidades, ventas, o actividades económicas que desarrollen. 4.1.1 Clasificación de los impuestos. Existen varias formas de clasificar los impuestos. En ésta oportunidad analizamos teniendo en cuenta el lugar donde se aplican, es decir a nivel Nacional y a nivel Municipal.

4.2 IMPUESTOS NACIONALES 4.2.1 De Renta y Complementarios. Es un gravamen directo de carácter nacional, conformado por un impuesto básico (Renta) y unos complementarios (ganancias ocasionales, remesas, impuesto al patrimonio), sobre las utilidades que obtienen las personas, las sociedades y otros entes determinados por la ley tributaria. Las operaciones son las que están comprendidas entre el 1º de Enero y el 31 de Diciembre de cada año. 4.2.2 Impuesto a las ventas (IVA). Es un gravamen que recae sobre el consumo de bienes y servicios. Se aplica en las diferentes etapas del ciclo económico de la producción, importación, distribución y consumo. Fiscalmente, corresponde a la diferencia entre el valor pagado por los bienes y servicios gravados adquiridos y el valor que al momento de la venta o prestación del servicio se adiciona, de tal manera que el impuesto a las ventas se causa únicamente sobre el mayor valor adicionado en la nueva operación, pero el impuesto pagado al adquirirlos se trata como descontable. Para la aplicación del impuesto sobre las ventas, los bienes y los servicios se clasifican en gravados, excluidos y exentos. Los bienes son cosas corporales, es decir, aquellos que se pueden percibir por los sentidos, o incorporales que se constituyen en derechos, que no pueden ser percibidos por los sentidos.  Bienes gravados: Son los que están sometidos a gravamen con la tarifa general del 16% o las tarifas diferenciales según la normatividad vigente.  Bienes excluidos: Son aquellos que por expresa disposición de la ley no causan el impuesto, de manera que, quienes comercialicen con ellos no se 45

Módulo Guía Contabilidad Básica I

convierten en responsables del impuesto a las ventas, ni tiene obligación alguna con el gravamen.  Bienes exentos: Tienen un tratamiento especial y están gravados a la tarifa 0%, o sea que están exonerados del impuesto; los productores de dichos bienes adquieren la calidad de responsables con derecho a devolución de éste impuesto. Servicio, es toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona natural o jurídica, sin relación laboral con quien contrata la ejecución. Esta labor puede ser material o intelectual que genera una contraprestación en dinero o en especie.  Servicios gravados. Por regla general todos los servicios prestados en el territorio nacional se encuentran sometidos al impuesto sobre las ventas con excepción de aquellos que la ley ha calificado como excluidos o exentos del impuesto.  Servicios excluidos del impuesto. Son aquellos que no causan el impuesto, por lo tanto, quienes presten únicamente esta clase de servicios no son responsables del impuesto a las ventas. El impuesto sobre las ventas que se cause en la adquisición de bienes o servicios gravados destinados a la prestación de un servicio excluido, forma parte del costo de dicho servicio. Ejemplos: educación básica, media superior y especial para el trabajo, reconocidos como tal por el gobierno.  Servicios exentos. Son los que se encuentran gravados a la tarifa 0% y se concretan específicamente a aquellos que son prestados en el país en desarrollo de un contrato escrito y se utilicen exclusivamente en el exterior por empresas o personas sin negocios o actividades en Colombia. Los responsables del impuesto sobre las ventas, que además de prestar servicios exentos, presten servicios gravados y/o excluidos, deben llevar en su contabilidad cuentas separadas, con el fin de distinguir los impuestos descontables o las devoluciones a que haya lugar. 4.2.2.1 Regímenes del impuesto sobre las ventas. Para efectos de la administración del impuesto, se han establecido dos regímenes: el régimen simplificado y el régimen común. Régimen simplificado: Pertenecen a éste régimen, los responsables que no tienen un volumen significativo de operaciones y que cumplan con los siguientes requisitos: Que sean personas naturales.

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Que sean minoristas o detallistas, cuyas ventas estén gravadas. Se incluyen los prestadores de servicios, artesanos minoristas, agricultores y ganaderos. Que hayan obtenido en el año inmediatamente anterior, ingresos inferiores a ________ UVT. Expresado en pesos para el presente año $________________. Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerza su actividad. Que no desarrolle actividades bajo franquicia, concesión o autorización. Que no sea usuario aduanero, es decir, que no efectúe operaciones de importación y exportación. Que el valor de las consignaciones bancarias durante el año inmediatamente anterior sea inferior a ________ UVT Expresado en pesos para el presente año $__________________. Nota: La ley 1111 de 2006, en su artículo 50, estableció la unidad de valor Tributario (UVT), como medida para determinar el valor de los impuestos, sanciones y demás obligaciones competencia de la DIAN. Por resolución No. 012115 del 10 de noviembre de 2009 se fija el valor de la UVT en $ 24.555 (aplicable en el 2010). Los comerciantes del régimen simplificado deberán inscribirse en el RUT, llevar libro fiscal de registro de operaciones diarias y cumplir con los sistemas de control que determine el Gobierno Nacional. El régimen simplificado no puede facturar IVA, ni presentar declaración de ventas, ni contabilizar el IVA descontable en las compras. Régimen común: Pertenecen a éste régimen todos los comerciantes-personas naturales que no cumplan con los requisitos para pertenecer al régimen simplificado. El Régimen común aplica tanto para personas naturales como jurídicas., que vendan bienes o servicios gravados. Quienes no operen con bienes o servicios gravados no tendrán régimen. A éste régimen pertenece un grupo muy importante de comerciantes que por su gran actividad económica, la DIAN los ha denominado “Grandes Contribuyentes”. Obligaciones: Inscribirse en el Registro Único Tributario, RUT. Recaudar y consignar el impuesto a las ventas. 47

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Llevar los libros de contabilidad exigidos por la ley y presentar la información exigida por los entes de control. Llevar un control del impuesto a las ventas generado y descontable. Expedir factura o documento equivalente y liquidar el impuesto correspondiente a la tarifa respectiva. Presentar la declaración bimestral de ventas. De acuerdo con su calidad de agente retenedor, efectuar la retención del impuesto a las ventas, y expedir certificado de Retención de IVA. Informar el NIT. Informar el cese de actividades. 4.2.3 Impuesto al patrimonio. Se encuentra a cargo de las personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta que se debe liquidar sobre la riqueza del contribuyente poseída al 1 de enero del año gravable 2007 (patrimonio líquido), igual o superior a tres mil millones de pesos ($ 3.000.000.000), y se causa el primero de enero de cada año por los años 2008,2009 y 2010. La tarifa es del 1.2%. 4.2.4 Impuesto de timbre. Es un impuesto esencialmente documentado, puesto que recae sobre los documentos públicos o privados. Es formal porque sólo grava las formas escritas. A partir del año 2010 NO APLICA para documentos, sino únicamente en la emisión de chequeras, pasaportes, licencia de porte de armas, entre otros.

4.3 IMPUESTOS MUNICIPALES O DISTRITALES 4.3.1 Impuesto de Industria y Comercio y Avisos (ICA). Es un tributo de carácter municipal que grava los ingresos brutos producidos por el desarrollo de la actividad industrial, comercial o de servicios. Estas actividades pueden ser permanentes u ocasionales y no necesariamente deben desarrollarse en establecimientos de comercio.

 Tarifa: La tarifa del impuesto de Industria y Comercio está expresada en un tanto por mil sobre la actividad que desarrolla la empresa, así: Tabla de Tarifas del ICA año _____

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ACTIVIDAD

CÓDIGO

101

TARIFA X MIL

DESCRIPCIÓN

Producción de alimentos, excepto bebidas, producción de calzado y __________ prendas de vestir __________

INDUSTRIAL

102

Fabricación de productos primarios de hierro y acero, fabricación de material de transporte. __________

103

Edición de libros.

104

Demás actividades industriales.

201

Venta de alimentos y productos agrícolas en bruto; venta de textos __________ escolares y libros (Incluye cuadernos escolares).

202

Venta de maderas y materiales para construcción, venta de __________ automotores (Incluidas motocicletas).

203

Venta de cigarrillos y licores; venta de combustibles derivados del __________ petróleo y venta de joyas.

204

Demás actividades comerciales

301

Transporte; publicación de revistas, libros radiodifusión y programación de televisión.

302

Consultoría profesional; servicios prestados por contratistas de __________ construcción y urbanizadores y prestación de películas en salas de cine.

303

Servicios de restaurante, cafetería, bar, grill, discoteca y similares; servicios de hotel, motel, hospedaje, amoblado y similares; servicios de casas de empeño; servicios de vigilancia.

COMERCIAL

__________

__________

y

periódicos;

__________

__________ SERVICIOS

305

__________

Servicios de educación prestados por establecimientos privados en los niveles de educación inicial, preescolar, básica primaria, básica __________ secundaria y media.

304 Demás actividades de servicio. FINANCIEROS

__________

401

Entidades financieras.

402

Demás actividades económicas.

__________

4.3.2 Impuesto Unificado de Vehículos. Se origina por la matrícula en cada municipio de los vehículos de tracción mecánica, son responsables de este impuesto los propietarios y poseedores de dichos vehículos, la base gravable es la correspondiente a la tabla de precios mínimos adoptada por el Ministerio de Transporte, el periodo gravable es anual.

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4.3.3 Impuesto Predial Unificado. Se genera por la existencia del predio en la ciudad, la base gravable la determina el mayor valor entre el avalúo de formación catastral realizado en el año anterior, el avalúo catastral del año anterior y el autoavalúo del año anterior estos dos últimos incrementados en la meta de inflación. Su período gravable es anual, los contribuyentes son todas las personas naturales o jurídicas, propietarias de estos predios. No son responsables de este impuesto los salones comunales de las juntas de acción comunal y los propietarios de predios edificados residenciales de estratos 1 y 2 cuyo avalúo catastral sea inferior a $3’000.000. 4.3.4 Impuesto al cigarrillo y tabaco de procedencia extranjera. Se genera por el consumo de cigarrillos y tabaco elaborado, de procedencia extranjera en la jurisdicción del Distrito Capital. Los contribuyentes son los importadores, distribuidores, transportadores y expendedores al detal. 4.3.5 Impuesto al consumo de la cerveza. Se origina por el consumo de cerveza, sifones, refajos y mezclas de bebidas fermentadas con bebidas no alcohólicas de origen nacional y extranjero. Lo deben declarar y pagar mensualmente los productores nacionales y, al momento de la importación, los productores extranjeros. Además se debe declarar; ante la Secretaria de Hacienda cada vez que se introduzcan estos productos al Distrito Capital. 4.3.6 Impuesto de azar y espectáculos. Se origina por la realización de eventos públicos, apuestas, rifas, concursos, toda clase de juegos permitidos y ventas por sistema de clubes. El período gravable es mensual, y los contribuyentes son las personas naturales o jurídicas que realicen actividades que lo originen. 4.3.7 Impuesto de delineación urbana. Se origina por la expedición de licencias para construcción, ampliación, modificación, adecuación y reparación de obras y urbanización de terrenos. 4.3.8 Impuesto a la sobretasa a la gasolina motor. Se genera por el consumo de gasolina motor. El período gravable es mensual y la declaración se debe presentar simultáneamente con el pago. 4.3.9 Impuesto unificado de fondo de pobres, azar y espectáculos públicos. La tarifa unificada de este impuesto es el 10% sobre el valor de los ingresos brutos por las actividades gravadas así como sobre el valor de los premios que deben entregarse por concepto de sorteos de las ventas bajo el sistema de clubes, de rifas promociónales y los concursos. El periodo es mensual. 4.3.10 Impuesto de plusvalía. Se origina por el cambio de uso de un bien inmueble. Se liquida cuando se efectué dicha solicitud.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 4.4 ANTICIPO DE IMPUESTOS (RETENCIÓN EN LA FUENTE) Es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de: Renta, IVA (DIAN) e ICA (Tesorería Municipal); por el cual una persona natural o jurídica que sea agente retenedor autorizado por la DIAN, restará del valor total del pago o abono en cuenta gravable, un porcentaje previamente establecido por el Gobierno Nacional, de acuerdo con el concepto de la operación realizada. 4.4.1 Retención en la fuente por renta. La DIAN, expide cada año una tabla de retención en la fuente donde especifica el concepto, la base gravable y el porcentaje que se debe aplicar. Agente retenedor: Los agentes retenedores son: Los comerciantes personas naturales que por sus ingresos o por su Patrimonio, así la DIAN lo autorice. Todas las personas jurídicas. De tal manera que la DIAN ha clasificado a los contribuyentes así: -

Personas naturales:

Régimen simplificado Régimen común Régimen común - gran contribuyente Régimen común – gran contribuyente autoretenedor.

-

Personas jurídicas (sociedades)

Régimen común Régimen común - gran contribuyente Régimen común – gran contribuyente autoretenedor

El Gran contribuyente, le retiene en las compras de bienes o servicios al Gran contribuyente (si no es Autoretenedor), al Régimen común y al Régimen simplificado, según el concepto, el porcentaje establecido en la tabla. El Régimen común, le retiene en las compras de bienes o servicios al Gran Contribuyente (si no es Autoretenedor), al Régimen común y al Régimen simplificado, según el concepto, el porcentaje establecido en la tabla. El Régimen simplificado, puede ser agente retenedor siempre y cuando esté autorizado por la DIAN.

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Obligación del Agente retenedor: Los Agentes Retenedores deben presentar y pagar mensualmente la declaración de retención en la fuente, en los formularios prescritos por la DIAN, si no declaran y pagan en las fechas señaladas, deberán pagar una sanción por extemporaneidad, cuyo valor mínimo para el año 2010 es de 10 UVT = $ 246.000, más intereses por mora. Tabla de retención en la fuente por renta para el año 2010 CONCEPTO

BASE UVT

Salarios y pagos laborales

TARIFA VALOR

Ver en nomina Unidad cuarta contabilidad básica II

Según tabla con UVT.

Honorarios (Personas naturales) Honorarios (Personas Jurídicas) Comisiones Arrendamiento de bienes inmuebles Arrendamiento de bienes muebles Servicio de Transporte de pasajeros. Terrestre Servicio de Transporte de pasajeros. Aéreo y marítimo Servicios de vigilancia y aseo Servicios prestados por Empresas Temporales de Empleo Servicio de Hoteles, Restaurantes y Hospedajes Compras Compra de bienes raíces, vehículos, contratos de construcción o urbanización Compra de Combustibles derivados del petróleo Compra de productos agropecuarios sin procesamiento industrial. Rendimientos financieros Loterías, Rifas, Apuestas y similares El retenedor debe expedir al retenido un certificado de Retención en la fuente por las retenciones practicadas durante el año inmediatamente anterior.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 4.4.2 Retención en la fuente por IVA. Esta retención se debe realizar en el momento en que se efectúe el pago o abono en cuenta y será del 50% del valor del impuesto. Agente retenedor El Gran contribuyente, le retiene al régimen común cuando le compra bienes o servicios, el 50% del IVA facturado... y al régimen simplificado le aplica un IVA teórico (mas adelante ampliamos su aplicación). El Régimen común, le retiene al régimen simplificado le aplica un IVA teórico, que corresponde a un 50% de un IVA que por ser régimen simplificado no lo cobra o no lo separa. (Mas adelante ampliamos su aplicación). 4.4.3 Retención en la fuente por ICA. Esta retención se debe realizar en el momento en que se efectúe el pago o abono en cuenta y será del 100% del valor del impuesto. Agente retenedor El Gran contribuyente, le retiene al régimen común y al régimen simplificado, cuando les compra bienes o servicios. El Régimen común, le retiene al régimen simplificado cuando le compra bienes o servicios. Los Agentes Retenedores deben presentar y pagar bimestralmente (cada 2 meses) en la ciudad de Bogotá, la declaración de retención en la fuente por ICA, en los formularios prescritos por la Secretaria de Hacienda Distrital, si no declaran y pagan en las fechas señaladas, deberán pagar una sanción por extemporaneidad, cuyo valor mínimo para el año 2.010 es de 10 UVT = $ 246.000, más intereses por mora.

4.5 APLICACIÓN DE LA RETENCIÓN EN LA FUENTE ENTRE LOS CONTRIBUYENTES 1. Cuando el Régimen simplificado compra bienes o servicios al Gran contribuyente, al Régimen común o al Régimen simplificado, no puede practicar ninguna retención en la fuente, salvo que esté autorizado por la DIAN. 2. Cuando el Régimen común, compra bienes o servicios:

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-

Al Gran contribuyente: Le practica retención en la fuente por Renta, siempre y cuando no sea Autoretenedor. Si es Autoretenedor, como su nombre lo indica, él mismo se practica las retenciones en la fuente, y por tanto no es susceptible de practicarle retención alguna.

-

Al Régimen común: Le practica retención en la fuente por Renta.

-

Al Régimen simplificado: Le practica retención en la fuente por Renta, y por ICA.

3. Cuando el Gran contribuyente, compra bienes o servicios: -

Al Gran Contribuyente: Le practica Retención en la fuente por Renta, siempre y cuando no sea Autoretenedor. Si es Autoretenedor, como su nombre lo indica, él mismo se practica las retenciones en la fuente, y por tanto no es susceptible de practicarle retención alguna

-

Al Régimen común: Le practica Retención en la fuente por Renta, IVA e ICA.

-

Al Régimen simplificado: Le practica Retención en la fuente por Renta y por ICA.

4. Cuando el Gran contribuyente Autoretenedor, compra bienes o servicios a: Al Gran Contribuyente: Le practica Retención en la fuente por Renta, siempre y cuando no sea Autoretenedor. Al Régimen común: Le practica Retención en la fuente por Renta, IVA e ICA. Al Régimen simplificado: Le practica Retención en la fuente por Renta y por ICA. Nota: RETENCIÓN SOBRE EL IVA TEÓRICO: Cuando el Gran contribuyente o el Régimen común compra bienes o servicios gravados con IVA al Régimen simplificado, deben calcular una Retención en la fuente por IVA, equivalente al 50% del IVA, contabilizar, declarar y pagar a más tardar el mes siguiente a la fecha de causación. Esta operación es llamada “RETENCIÓN SOBRE EL IVA TEÓRICO”, Que consiste en retener el 50% de un IVA que, de no ser Régimen simplificado, le hubieren cobrado. 54

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Ejemplos: El valor de la compra de mercancía es de $4’500.000 (agente retenedor) y la actividad ICA del vendedor (Retenido) es la 204 cuya tarifa es del 11.04 ‰. 1- Comprador el Gran contribuyente. Vendedor el Gran contribuyente (No es Autoretenedor). $ 4’500.000 720.000 5’220.000 - 157.500 5’062.500

VALOR MERCANCÍA IVA 16% TOTAL RETEFUENTE 3.5% VALOR POR PAGAR

2- Comprador el Gran contribuyente. Vendedor el Régimen común. VALOR MERCANCÍA $ 4’500.000 IVA 16% 720.000 TOTAL 5’220.000 Retefuente Renta 3.5% - 157.500 Retefuente IVA 50% o sea 8% - 360.000 Retefuente ICA 11.04 ‰ - 49.680 VALOR POR PAGAR 4’652.820

3- Comprador el Gran contribuyente. Vendedor el Régimen simplificado. VALOR MERCANCÍA Retefuente Renta 3.5% Retefuente ICA 11.04 por mil VALOR POR PAGAR

$ 4’500.000 - 157.500 - 49.680 4’292.820

Adicionalmente: NOTA DE CONTABILIDAD IVA TEÓRICO 50% del valor del IVA Sobre el valor de la mercancía $ 4’500.000 El IVA del 16% sería $ 720.000 y el 50% $360.000 O dicho de otra manera $ 4’500.000 El 50% del IVA (16%) es el 8%

$360.000

4- Comprador el Régimen común. Vendedor el Gran contribuyente (No es Autoretenedor). 55

Módulo Guía Contabilidad Básica I VALOR MERCANCÍA $ 4’500.000 IVA 16% 720.000 TOTAL 5’220.000 RETEFUENTE 3.5% - 157.500 VALOR POR PAGAR 5’062.500 5- Comprador el Régimen común. Vendedor el Régimen común. $ 4’500.000 720.000 5’220.000 - 157.500 5’062.500

VALOR MERCANCÍA IVA 16% TOTAL RETEFUENTE 3.5% VALOR POR PAGAR

6- Comprador el Régimen común. Vendedor el Régimen simplificado. VALOR MERCANCÍA Retefuente Renta 3.5% Retefuente ICA 11.04 por mil VALOR POR PAGAR

$ 4’500.000 - 157.500 - 49.680 4’292.820

Adicionalmente: NOTA DE CONTABILIDAD IVA TEÓRICO 50% DEL VALOR DEL IVA $ 360.000

7- Comprador el Régimen simplificado. Vendedor el Gran contribuyente. $ 4’500.000 + 720.000 5’220.000

VALOR MERCANCÍA IVA 16% TOTAL

El régimen simplificado no puede practicar retención en la fuente.

8- Comprador el Régimen simplificado. Vendedor el Régimen común. $ 4’500.000 + 720.000 5’220.000

VALOR MERCANCÍA IVA 16% TOTAL

El régimen simplificado no puede practicar retención en la fuente.

9- Comprador el Régimen simplificado. Vendedor el Régimen simplificado. 56

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP $ 4’500.000 $ 4’500.000

VALOR MERCANCÍA VALOR POR PAGAR

El régimen simplificado no puede practicar la retención en la fuente.

FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE Aplicar la retención en la fuente y determinar el valor por pagar en las siguientes transacciones: Comprador: Almacén de calzado (Régimen común) Vendedor: distribuidor de calzado. (Gran contribuyente). Verificar tarifa ICA, Valor de la mercancía o 40 pares de zapatos a $ 62.500 más IVA cada par. o 20 pares de zapatos a $ 38.500 más IVA cada par.

Comprador: Almacén de Muebles (Régimen común) Vendedor: Fábrica de muebles. (Gran contribuyente). Verificar tarifa ICA, Valor de la mercancía o 12 escritorios de madera a $ 185.000 cada uno IVA incluido del 16%. o 6 escritorios tipo gerencial a $ 500.000 cada uno IVA incluido del 16%.

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Valoración de Evidencias: ______

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE Aplicar la retención en la fuente y determinar el valor por pagar en las siguientes transacciones: 1- Vendedor: Sociedad de Abogados Ltda. (Régimen común). Verificar tarifa ICA Comprador: Fabricante de bicicletas S.A. (Gran contribuyente) Valor de los honorarios por asesoría jurídica $2’030.000 con IVA incluido 16%.

2. Vendedor: Juan María Rocha -Recarga de cartuchos para impresora (Régimen simplificado). Cuenta de cobro por $ 1.650.000. Comprador: Distribuciones el computo Ltda. (Gran contribuyente).

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3- Vendedor: Fábrica de Muebles el gorgojo Ltda. (Gran contribuyente). Muebles de uso escolar. Pupitres por $ 45.000.000 más IVA Comprador: Ministerio de educación Nacional. (Empresa del Estado)

4- Comprador: Restaurante Zue hermanos & cía. (régimen común) Vendedor: Comidas Rápidas al vacío Ltda. (Gran contribuyente). Pasta al huevo- espaguetis $ 1.850.000 más IVA Pan baguette $ 500.000 excluido del IVA.

Valoración de Evidencias: ______

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Módulo Guía Contabilidad Básica I

Unidad 5 Principios y definiciones contables, las cuentas, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES CONTABLES, LAS CUENTAS, Plan Único de Cuentas P.U.C y ecuación contable PLAN ÚNICO DE CUENTAS P.U.C. Y ECUACIÓN CONTABLE UNIDAD 5

LOGRO DE COMPETENCIA LABORAL  Conoce los conceptos, funciones y definiciones contables.  Clasifica las cuentas, subcuentas y cuentas auxiliares de acuerdo a su naturaleza, según el PUC y diferencia débitos y créditos de cada cuenta.  Aplica la ecuación patrimonial y de balance en ejercicios contables.

INDICADORES DE LOGROS  Identificar el concepto y la clasificación de la contabilidad.

EVIDENCIAS DE Conocimiento

Reconocer la importancia de las cuentas para el registro contable de las transacciones comerciales.

Conocimiento



Conocer la estructura del Plan Único de Cuentas (PUC).

Conocimiento



Diferenciar la naturaleza Débito y la naturaleza Crédito de las cuentas.

Conocimiento



Aplicar correctamente la partida doble en toda transacción.

Desempeño



Aplicar correctamente la Ecuación Contable.

Desempeño



60

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FDH. FORMADOR DICE Y HACE 5.1 RESEÑA HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD El desarrollo contable data de la época de la civilización mesopotámica hacia el año 6000 A.C. cuando empiezan a surgir los elementos básicos de matemáticas y escritura que son asociados a actividades básicas de agricultura y ganadería. En Egipto, hacia el 3.600 A.C., se efectuaron anotaciones de ingresos y egresos por parte de los escribanos, especialmente de las operaciones imperiales. Los asirios utilizan tablillas de barro para imprimir registros contables de carácter fiscal. En la Roma antigua, existe un libro “Codex Tabulae”, en donde se llevaban a un lado los ingresos -Aceptaum- y al otro los gastos -Expensum-, asimilable a una Partida Simple a doble columna. Durante los siglos VII y VIII, en Venecia como eje del comercio la actividad contable toma mucho prestigio y se forman grupos dedicados a ella. Hacia el año 1157 un genovés hace la primera repartición de utilidades con base en la contabilidad, surge la partida doble y el gran aporte de la Edad Media son los Libros Auxiliares, el uso del “debe y haber” y la cuenta pérdidas y ganancias Se utilizaron elementos hasta llegar al ábaco y al Quipu, los cuales dan origen a la creación de sistemas de cálculo como sumadora, registradora y otros. A mediados del siglo XV, el italiano Lucas Paciolo Di Borgo, habla de inventario como una lista de activos y pasivos, a partir de un balance inicial y aplicó la Partida doble, en la que ya se utilizan dos columnas para registrar las operaciones comerciales, estableciendo relación entre dos o más cuentas.

5.2 CONCEPTO DE CONTABILIDAD El principal propósito contable es proveer información que sea útil para la toma de decisiones de los gerentes, inversionistas, proveedores, los órganos del gobierno, sindicatos y muchos otros grupos que tienen interés en el estado financiero de la empresa. Es así como la contabilidad es el lenguaje de los negocios y las personas a cargo de la organización deben tener claridad en los términos y conceptos contables para poder comunicar lo que ocurre en la empresa.

61

Módulo Guía Contabilidad Básica I De manera que, podemos definir la contabilidad como “Una técnica que consiste en recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática, las operaciones comerciales de la empresa, con el fin de producir informes, que al ser analizados e interpretados permitan, planear, controlar y tomar decisiones que mejoren el desarrollo empresarial”. Por lo tanto, la contabilidad como ciencia, es de gran importancia para todas las ciencias que tengan relación con esta.

5.3 PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD 1- Normas básicas: Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable. 2- Ente económico: Es la empresa, la cual debe tener su propia identificación. 3- Unidad de medida: Todos los hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. En nuestro caso es el peso. 4- Esencia sobre la forma: Los recursos y hechos económicos deben ser revelados de acuerdo con la realidad económica.

5.4 OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD 1- Entregar oportunamente la información en forma ordenada y clara. 2- Establecer en términos monetarios, el valor de los bienes, las deudas y los aportes de los dueños. 3- Controlar los ingresos y los gastos de la empresa. 4- Facilitar la toma de decisiones de carácter administrativo y comercial de la empresa. 5- Determinar las utilidades o las pérdidas al finalizar un ejercicio contable.

5.5 CLASIFICACIÓN DE LA CONTABILIDAD Prácticamente su clasificación la determina la actividad que desarrolle la empresa. Puede ser: 1- Contabilidad agropecuaria. Es aquella que registra las operaciones de empresas que se dedican a la agricultura o a la ganadería. 2- Contabilidad comercial. Registra las operaciones de empresas dedicadas a la compra y venta de productos, sin ninguna transformación. 3- Contabilidad de servicios. Registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación de servicios, como las instituciones educativas, los 62

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP hospitales, talleres, empresas de turismo, empresas de recreación, entidades financieras, etc. 4- Contabilidad industrial o de costos. Registra las operaciones de las empresas que se dedican a la fabricación o elaboración de productos, mediante la transformación de materias primas, permitiendo determinar lo que cuesta fabricar un producto.

5.6 LAS CUENTAS Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa. A la cuenta se le asigna un nombre claro, explícito y completo, de tal manera que se identifique lo que representa. Para facilitar el manejo de una cuenta, se ha diseñado un esquema llamado Cuenta T, el cual consta de las siguientes partes:

Nombre de la cuenta Columna DEBE, en el lado izquierdo, se conoce también como Débito o cargo. Columna HABER, en el lado derecho, se conoce también como Crédito o abono.

NOMBRE DE LA CUENTA Y CÓDIGO SEGÚN EL PUC

DEBE

HABER

5.6.1 Registros en la cuenta T Los valores registrados en la columna DEBE, se denominan Débitos. Los valores registrados en la columna HABER, se denominan Créditos. La suma de los valores registrados en el DEBE, se denomina Movimiento Débito. La suma de los valores registrados en el HABER, se denomina Movimiento crédito.

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Módulo Guía Contabilidad Básica I

La diferencia entre el movimiento débito y el movimiento crédito nos determina el Saldo de la cuenta. Si el movimiento débito es mayor que el movimiento crédito, el saldo de la cuenta será Saldo débito. Si el movimiento crédito es mayor que el movimiento débito, el saldo de la cuenta será Saldo crédito.

Ejemplo:

CUENTA

CUENTA

Caja

Proveedores

DEBE 120.000 80.000 200.000 50.000 ===========

HABER

DEBE

HABER

90.000 60.000 150.000

40.000 80.000 120.000

150.000 60.000 210.000 90.000 ========

SALDO DÉBITO $50.000

SALDO CRÉDITO $90.000

5.7 NATURALEZA DE LAS CUENTAS  Naturaleza débito. Corresponde a las cuentas que inician o aumentan su saldo, con registros en el DEBE y disminuyen o se cancelan con registros en el HABER.  Naturaleza crédito. Corresponde a las cuentas que inician o aumentan su saldo con registros en el HABER y disminuyen o se cancelan en el DEBE.

PLAN ÚNICO DE CUENTAS P. U. C. Decreto 2650 de 1.993 (dic. 29) Objetivo: El Plan Único de Cuentas busca las uniformidades en el registro de las operaciones económicas realizadas por el comerciante con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

64

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Contenido: El PUC está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. Catálogo de cuentas: El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrocinio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción y cuentas de orden. Libros oficiales Los libros de comercio registrados deberán llevarse aplicando los códigos numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas contenidas en el presente decreto. A partir de los estados financieros cortados al 31 de diciembre de 1993, la presentación de los mismos deberá hacerse en su totalidad conforme al PUC. 5.8.1 Estructura del P.U.C. El catálogo del P.U.C. está representado por códigos numéricos, los cuales tienen la siguiente estructura: CLASE

PRIMER DIGITO

X

GRUPO

LOS DOS PRIMEROS DÍGITOS

XX

CUENTA

LOS CUATRO PRIMEROS DÍGITOS

XXXX

SUBCUENTA

LOS SEIS PRIMEROS DÍGITOS

XXXXXX

AUXILIARES

LOS OCHO PRIMEROS DÍGITOS

XXXXXXXX

5.8.2 Clasificación de las Cuentas CLASE

1 2 3

4 5 6 7

NOMBRE

NATURALEZA

Cuentas de balance, permanentes o reales: ACTIVO PASIVO PATRIMONIO Cuentas de Resultado o transitorias: INGRESOS GASTOS COSTO DE VENTAS COSTO DE PRODUCCIÓN

65

DEBITO CRÉDITO CRÉDITO

CRÉDITO DEBITO DEBITO DEBITO

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8 9

Cuentas de Orden: DE ORDEN DEUDORAS DE ORDEN ACREEDORAS

DEBITO CRÉDITO

La naturaleza de las cuentas hace referencia a dónde nacen y aumentan, por defecto en la columna contraria disminuye la cuenta. Las clases 1, 2 y 3 reciben el nombre de Cuentas de Balance, Cuentas Permanentes o Cuentas Reales, porque son las que conforman el Balance General. Las clases 4,5,6 y 7 se denominan Cuentas de Resultado, Cuentas Transitorias o Cuentas Nominales, porque en cada ejercicio contable inician en cero y deben ser canceladas al final y porque determinan la utilidad o la pérdida. Las clases 8 y 9 se denominan Cuentas de Orden, sirven de control los derechos y obligaciones que pueden en un momento dado comprometer la empresa con hechos probables.

5.8.3 Conceptos de las Clases en el P.U.C.

1. ACTIVO: Representa los bienes y derechos expresados en dinero, que son propiedad de la empresa. Los bienes son por ejemplo: dinero en efectivo o en cheque que se encuentran en la Caja o depositados en un Banco, muebles, máquinas, computadores, teléfonos, vehículos, etc. Los derechos son las cuentas por cobrar y todas las deudas a favor de la empresa. Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, excepto las provisiones, las depreciaciones y las amortizaciones. Se debita cuando se adquieren activos y se acredita cuando se reducen.

2. PASIVO: Comprende todas las deudas y obligaciones contraídas por la empresa expresadas en dinero. La empresa contrae deudas con los proveedores, con los bancos, con los empleados, con el estado y con otras personas.

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3. PATRIMONIO: Representa los aportes en dinero o bienes para constituir la empresa, hechos por el dueño o socios y además comprende las utilidades y las reservas. Matemáticamente se define como la diferencia entre el Activo menos el Pasivo.

4. INGRESOS Registra los valores recibidos por la empresa, en el desarrollo de sus actividades, como por ejemplo las ventas o por la prestación de servicios. Los ingresos, siempre se acreditan, únicamente se debitan al final del ejercicio contable.

5. GASTOS Comprende los valores pagados por la empresa por concepto de bienes y servicios, necesarios para el normal desarrollo de sus actividades. Los gastos no son recuperables. Los gastos siempre se debitan.

6. COSTO DE VENTAS Registra el valor de adquisición de los bienes destinados parta la venta, es decir, el costo de las mercancías. Su naturaleza es débito.

7. COSTO DE PRODUCCIÓN Comprende el grupo de cuentas que determinan lo que cuesta fabricar un producto. Se utiliza en las empresas industriales.

8. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Registra los dineros, bienes o documentos que pertenecen a la empresa y son entregados a otra empresa para su administración. Ejemplo: las mercancías entregadas en consignación.

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9. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Registra los dineros, bienes o documentos que no pertenecen a la empresa y que son recibidos para su custodia o administración. Ejemplo: las mercancías recibidas en consignación.

5.8.4 Concepto de los Grupos en el P.U.C. Los grupos se identifican porque están compuestos de dos dígitos. A continuación conoceremos los conceptos de los grupos correspondientes a las clases 1, 2, 3, 4, 5 y 6.

5.8.5 Grupos del Activo 

11. DISPONIBLE

Comprende las cuentas que registran el dinero con que cuenta la empresa para fines generales o específicos en forma inmediata total o parcialmente. Entre las principales cuentas de este grupo están: Caja, Bancos y Cuentas de ahorro. 

12. INVERSIONES

Registra el valor de los Títulos Valores adquiridos por la empresa, con el fin de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras empresas, o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. Se debita cuando se adquieren Títulos Valores y se acredita cuando se vende o se cancelan. 

13. DEUDORES

Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa. La principal cuenta de este grupo es la de Clientes. 

14. INVENTARIOS

Comprende el valor de los artículos, materiales, suministros y productos que se utilizan en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dependiendo de la actividad de la empresa.

68

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Las principales cuentas de este grupo son: Materias primas, productos en proceso, productos terminados, materiales, repuestos, inventario de mercancías y repuestos y materias primas en tránsito. 

15. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Comprende todos los bienes que posee la empresa con carácter permanente, cuya vida útil sea mayor de un año y que no estén destinados para la venta. Las propiedades, planta y equipo, deben registrarse al costo histórico es decir, se deben incluir todos los costos directos e indirectos, los impuestos y la corrección monetaria, hasta el momento de la puesta en marcha del bien. Las principales cuentas de este grupo son: Terrenos, edificaciones, muebles y enseres, equipo de oficina, vehículos, etc. 

16. INTANGIBLES

Comprende el grupo de bienes inmateriales, representados en derechos, privilegios, o ventajas de competencia como por ejemplo: Las patentes, marca, derechos de autor, prestigio, procesos secretos, etc. 

17. ACTIVOS DIFERIDOS

Comprende el conjunto de cuentas que registran los valores pagados por la empresa en la adquisición de bienes o servicios necesarios para su normal funcionamiento, y cuya causación como gasto se distribuye en cuotas mensuales, es decir, para efectuar la amortización mensualmente. Las cuentas más representativas son: Gastos Pagados por Anticipado y Cargos Diferidos. 

18. OTROS ACTIVOS

Comprenden los valores de las cuentas que no están incluidas en los grupos anteriores, como Bienes de arte y cultura, bienes recibidos en pago, bienes entregados en comodato, entre otros. 

19. VALORIZACIONES

Registra la diferencia favorable entre el costo de adquisición de una inversión y su precio en el mercado. 69

Módulo Guía Contabilidad Básica I

5.8.6 Grupos del Pasivo 

21. OBLIGACIONES FINANCIERAS

Comprende el valor de las obligaciones contraídas por la empresa con los bancos y otras entidades financieras, por concepto de préstamos en moneda nacional o extranjera. 

22. PROVEEDORES

Registra el valor de las obligaciones contraídas por la empresa, en la adquisición de mercancías, bienes o servicios. 

23. CUENTAS POR PAGAR

Comprende las deudas contraídas por la empresa a favor de terceros, por operaciones diferentes a las obligaciones financieras y proveedores, tales como: contratistas, costos y gastos por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, etc. 

24. IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS

Comprende el valor de los impuestos obligatorios a favor del estado, como: impuesto de renta y complementarios, impuesto a las ventas (IVA), impuesto de industria y comercio (ICA), licores, cervezas y cigarrillos, de valorizaciones, de turismo y otros. 

25. OBLIGACIONES LABORALES

Comprende el valor de las deudas a cargo de la empresa y a favor de los empleados por conceptos como: salarios por pagar, cesantías consolidadas, primas de servicios, prestaciones extralegales e indemnizaciones. 

26. PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES

Registra los valores que la empresa aprovisiona para atender obligaciones, costos y gastos, como: intereses, comisiones, honorarios, servicios, o para gastos relacionados con sus empleados como multas, indemnizaciones e imprevistos, así como para mantenimiento y reparaciones entre otras.

70

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27. PASIVOS DIFERIDOS

Comprende los valores recibidos de los clientes en forma anticipada, los cuales son distribuidos en cuotas que se amortizarán en la medida en que se vayan causando, como: intereses recibidos por anticipado, comisiones, arrendamientos, honorarios, corrección monetaria y otros. 

28. OTROS PASIVOS

Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones a cargo del ente económico, contraídas en el desarrollo de actividades que por su naturaleza especial no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos del pasivo. 

29. BONOS Y PAPELES COMERCIALES

Comprende los valores recibidos por concepto de emisión y venta de bonos y papeles comerciales de contenido crediticio, con el fin de financiar capital de trabajo.

5.8.7 Grupos del Patrimonio 

31. CAPITAL SOCIAL

Registra el valor de los aportes iniciales de los socios y los posteriores aumentos o disminuciones, de acuerdo con la Escritura de Constitución o el documento privado registrado en las cámaras de comercio. 

32. SUPERÁVIT DE CAPITAL

Registra el incremento del patrimonio, ocasionado por primas en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social, las donaciones, crédito mercantil, el know how y otros. 

33. RESERVAS

Comprende los valores que por mandato expreso de la Asamblea General de Accionistas o por la Junta de Socios, han sido apropiados, con el objeto de cumplir con las disposiciones legales, estatutarias o para fines específicos.

71

Módulo Guía Contabilidad Básica I 

34. REVALORIZACIÓN DEL PATRIMONIO

Comprende el ajuste por inflación del patrimonio al comienzo de cada ejercicio contable. (Actualmente no se aplica). 

35. DIVIDENDOS O PARTICIPACIONES

Comprende el valor apropiado de las ganancias acumuladas mientras se hace la correspondiente emisión de acciones. 

36. RESULTADOS DEL EJERCICIO

Comprende el valor de las utilidades o las pérdidas obtenidas por la empresa al cierre del ejercicio contable. 

37. RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

Registra el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por utilidades acumuladas que estén a disposición de la Junta de Socios, o por las pérdidas acumuladas. 

38. SUPERÁVIT POR VALORIZACIONES

Comprende la valorización de inversiones, propiedades planta y equipo y bienes recibidos en pago, así como bienes entregados en comodato.

5.8.8 Grupos de Ingresos 

41. INGRESOS OPERACIONALES

Registra los valores recibidos por la empresa, en el desarrollo de sus actividades relacionadas con su objeto social principal. Ejemplo: Una empresa comercial, cuyo objeto social es la compra y venta de mercancías, por lo tanto la mayor fuente de ingresos es la venta de mercancías.

72

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42. INGRESOS NO OPERACIONALES

Comprende los valores recibidos por la empresa, en el desarrollo de actividades que no están relacionadas con el objeto social, como los ingresos financieros, arrendamientos, servicios, honorarios, y otros. 

47. AJUSTES POR INFLACIÓN

Registra la contrapartida de la aplicación del sistema de ajustes por inflación para los diferentes rubros que conforman los estados financieros. ACTUALMENTE NO APLICA.

5.8.9 Grupos de Gastos 

51. GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

Comprende el grupo de cuentas que registra los valores pagados por la empresa, por concepto de bienes y servicios necesarios para el desarrollo normal de sus actividades relacionadas directamente con la gestión administrativa, como los gastos de personal de administración. 

52. GASTOS OPERACIONALES DE VENTAS

Comprende el grupo de cuentas que registra los valores pagados por la empresa, por concepto de bienes y servicios, necesarios para el desarrollo normal de sus actividades relacionadas directamente con la gestión de ventas, como los gastos de personal de ventas. 

53. GASTOS NO OPERACIONALES

Comprende los valores pagados por la empresa por concepto de bienes y servicios que no están relacionados directamente con su objeto social. Por ejemplo los gastos financieros.

54. IMPUESTOS DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS Se incluye en este rubro el valor aprovisionado de impuesto a pagar por las utilidades de un período contable. Actualmente un 33% de las utilidades.

73

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59. GANANCIAS Y PERDIDAS

Agrupa las cuentas de Resultados al cierre del ejercicio económico, con el fin de establecer la utilidad o la pérdida. Su saldo podrá ser Débito o Crédito según el resultado.

5.8.10 Grupos del Costo de Ventas 

61. COSTO DE VENTAS Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Comprende el valor asignado por la empresa a los artículos y productos vendidos y a los servicios prestados, es decir, al precio de costo. 

62. COMPRAS

Comprende el valor pagado y causado por la empresa, en la adquisición de materias primas, materiales o mercancías.

5.8.11 Grupos de producción o de operación 71. MATERIA PRIMA 72. MANO DE OBRA DIRECTA 73. COSTOS INDIRECTOS 74. CONTRATOS DE SERVICIOS Comprende el valor de los costos en la elaboración de productos.

5.8.12 Grupos de Cuentas de orden deudoras y acreedoras 81. DERECHOS CONTINGENTES 82. DEUDORAS FISCALES 91. RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92. ACREEDORAS FISCALES

5.9 ASIENTOS CONTABLES Asiento contable es el registro de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad. Los asientos contables pueden ser simples o compuestos.

74

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Asiento simple. Cuando sólo se realizan dos registros: uno débito y otro crédito. Asiento compuesto. Cuando se realizan tres o más registros, como por ejemplo: Dos débitos y un crédito o dos créditos y un débito.

5.10 PRINCIPIO DE LA PARTIDA DOBLE En todo asiento contable simple o compuesto, la suma de los valores registrados en el DEBE, serán iguales a la suma de los valores registrados en el HABER. Ejemplos: La partida doble en asiento simple: Se inicia una empresa con aportes de los socios por $8’500.000 en cheque. 1. DEBE (1)

ACTIVO

3. PATRIMONIO DEBE

HABER

HABER 8’500.000 (1)

8’500.000

Una empresa Recibe la factura de servicio de acueducto por valor de $320.000 5135.- GASTOS DE ADMINISTRACIÓN SERVICIOS DEBE (2)

2335.-COSTOS Y GASTOS POR PAGAR DEBE

HABER

HABER 320.000 (2)

320.000

La partida doble en asiento compuesto: Una empresa inicia operaciones con aportes de sus socios así: Equipo de oficina $3’500.000 Depósito en Bancos $5’000.000 Total aportado $8’500.000

El registro contable a nivel de cuenta (cuatro dígitos) es el siguiente: 75

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1524.- EQUIPO DE OFICINA DEBE (1)

1110.-BANCOS- MONEDA NACIONAL DEBE

HABER

HABER

(1) 5’000.000

3’500.000

3115.-APORTES SOCIALES DEBE

HABER 8’500.000 (1)

La empresa AC Distribuidores Ltda. recibe la factura de arrendamiento por valor de $350.000 más IVA del 10% (tarifa diferencial del IVA) 5120.- ARRENDAMIENTOS DEBE

2408.-IVA DESCONTABLE

HABER

DEBE

350.000

HABER

35.000

2335.- COSTOS POR PAGAR DEBE

HABER 385.000

5.11 ECUACIÓN CONTABLE Todos los bienes y derechos que posee la empresa (Activo), son iguales a la suma de todo lo que debe a terceros (Pasivo), más todo lo que le corresponde a los dueños (Patrimonio). Esta afirmación se representa en forma de ecuación así: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Ejemplos: 1. Una empresa tiene deudas con terceros (Pasivo) por valor de $22’500.000 y los aportes de sus socios (Patrimonio) valen $30’000.000. Calcular el valor de los bienes y derechos que posee (Activo). 76

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La ecuación a resolver es la primera, o sea, la del Activo: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO ACTIVO = 22’500.000 + 30’000.000 ACTIVO = 52’500.000 2. El valor de los Activos de una empresa es de $98’650.200 y sus socios tienen aportes (Patrimonio) por valor de $25’000.000. Calcular el valor de las deudas con terceros (Pasivo). PASIVO

= PASIVO + PATRIMONIO

98’650.200 = 98’650.200 -

X

+

25’000.000

25’000.000 =

73’650.200

=

X

X (pasivo)

3. Una empresa inicia operaciones con los aportes de los socios, cuyos saldos son los siguientes: Aportan en efectivo $ 2.550.000, un cheque que consignan en cuenta corriente por $ 30.600.000, equipo de oficina por $ 15.000.000. Deben al banco por un crédito $8.000.000 y a proveedores $ 12.500.000 CAJA BANCOS EQUIPO DE OFICINA OBLIGACIONES BANCARIAS PROVEEDORES NACIONALES

2’550.000 30’600.000 15’000.000 8’000.000 12’500.000

Calcular el Patrimonio.

Es necesario sumar los valores de las cuentas que pertenecen al Activo y las que pertenecen al Pasivo:

77

Módulo Guía Contabilidad Básica I

ACTIVO

PASIVO

2’550.000 OBLIG. BANCARIAS

CAJA BANCOS

30’600.000 PROVEED. NALES.

EQUIPO DE OFICINA

15’000.000

TOTAL ACTIVO

48’150.000 TOTAL PASIVO

8’000.000 12’500.000 20’500.000

DESPEJAR: ACTIVO

=

PASIVO

+

PATRIMONIO

48’150.000

=

20’500.000

+

X

48’150.000

-

20’500.000

=

X

48’150.000

=

20’500.000

+

27'650.000

5.12 APLICACIÓN DE ECUACIÓN CONTABLE Y PRESENTACIÓN DEL ESTADO FINANCIERO BÁSICO De acuerdo con el Art. 19 del decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad, los estados financieros cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente……..reflejan a una fecha de corte la recopilación, clasificación y resumen de los datos contables. 5.12.1 Balance general. Al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio. En los estados financieros básicos está el balance general, cuyo modelo lo elaboraremos con la ecuación anterior: EMPRESA EL BODEGÓN LTDA. NIT 890.905.456-2 Balance al 30 de Mayo de 2010 ____________ PASIVO Y PATRIMONIO

ACTIVO 1105 CAJA 1110 BANCOS

2’550.000 30’600.000

PASIVO 2105 OBLIG. BANCARIAS 8’000.000 78

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP 1524 EQUIPO DE OFIC

15’000.000

2205 PROVEED. NALES. 12’500.000 TOTAL PASIVO

20’500.000

_________________________________ ___________PATRIMONIO___________ 3115 APORTE SOCIAL

27’650.000

TOTAL PATRIMONIO

27’650.000

____________ TOTAL ACTIVO

$ 48’150.000

____________ PASIVO + PATRIMONIO $ 48’150.000

===========

============

_________________________ Gerente

_______________________ Contador

5.13 COMPROBANTE DE CONTABILIDAD Según el Art. 124 del decreto 2649 de 1993 establece que: Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente, dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de quién lo elaboró y aprobó. Así como las cuentas que se afectan. Los comprobantes pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. El comprobante de Contabilidad o de Diario, contiene por lo menos las siguientes partes: 1. Nombre de la empresa. 2. Nombre del documento “Comprobante de Contabilidad o de Diario”. 3. Número y nombre. Ej: 01- Apertura. 4. Fecha. Período que se está resumiendo Ej: Del 1 al 15 de Marzo. 5. Columna Código. Se registran los códigos contables empezando por la cuenta principal (4 dígitos), subcuenta (6 dígitos) o auxiliares (8 dígitos), primero las que se Debitaron y luego las que se Acreditaron. 6. Columna Cuenta. Se registra el nombre de la cuenta principal, el nombre de la subcuenta y renglón seguido en forma resumida, el concepto de la transacción, mencionando el documento soporte. 79

Módulo Guía Contabilidad Básica I

7. Columnas Parciales. Se registran los valores a nivel de subcuenta o auxiliares y se totalizan para ser pasados al renglón de la cuenta principal. 8. Columna Débito. Se registra en el renglón de la cuenta principal el total de la (s) subcuenta (s) que se debitaron. 9. Columna Crédito. Se registra en el renglón de la cuenta principal el total de la (s) subcuenta (s) que se acreditaron 10. Sumas iguales. Se registra el total de los valores registrados en la columna Débito y el de la columna Crédito, los cuales deben ser iguales, comprobando que se ha aplicado correctamente la Partida Doble. 11. Se registra el concepto por el cual se ha elaborado el comprobante de contabilidad o de diario, mencionando los documentos que lo soportan. 12. Firmas de quien elaboró, revisó, aprobó y contabilizó.

Ejemplo: El día 2 de Marzo, se inicia la empresa TODODEPORTES LTDA, cuyo objeto social es la compra y venta de artículos deportivos. La empresa está registrada en el Régimen Común. Utiliza el sistema de inventarios Permanente y los valoriza por el método Promedio Ponderado. Elaborar el comprobante de diario No. 01 – Apertura.

APERTURA Los siguientes fueron los aportes de los socios: Socio 1: Mercancías por $5’000.000 factura No. 224. $3’000.000 con el cheque No. 325472 del banco Santander sucursal Unicentro. Contabilización factura 224. CÓDIGO 143530 311505

CUENTAS

DEBITO

CRÉDITO

5’000.000

Art. Deportivos. Aportes Socio A. A.A.

5’000.000

Contabilización del Comprobante de Ingreso 001 CÓDIGO 110505 311505

CUENTAS

DEBITO

CRÉDITO

3’000.000

CAJA. General. Aportes Socio A. A.A.

3’000.000

80

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Socio 2: Muebles y enseres factura No. 318 por $3’000.000. Una máquina registradora factura No. 112 por $1’000.000 y $4’000.000 en efectivo. Contabilización factura 318. CÓDIGO 152405 311505

CUENTAS

DEBITO

CRÉDITO

3’000.000

Muebles y enseres. Aportes socio B.B.B.

3’000.000

Contabilización factura No. 112. CÓDIGO 152410 311505

CUENTAS

DEBITO

CRÉDITO

1’000.000

Equipos. Aportes socio B.B.B

1’000.000

Contabilización Comprobante de Ingreso No. 002. CÓDIGO 110505 311505

CUENTAS

DEBITO

TODO DEPORTES LTDA.

4’000.000

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD No. 01 – APERTURA

FECHA: Marzo 02 de 2..010 CÓDIGO CUENTAS 1105 110505

1435 143530 1524 152405 152410 3115 311505 311505

CRÉDITO

4’000.000

CAJA. General. Aportes socio B.B.B

PARCIALES DÉBITOS

CAJA CAJA GENERAL Socio 1. Aportes sociales. CI. 001 Socio 2. Aportes sociales. CI. 002 M/CIAS. NO FABRIC. POR EMP. Artículos deportivos Socio 1. Aportes sociales. F- 224 EQUIPO DE OFICINA Muebles y enseres Socio 2. Aportes sociales. F- 318 Equipos Socio 2. Aportes sociales. F- 112 APORTES SOCIALES Socio 1. Aportes sociales. CI. 001 Socio 1. Aportes sociales. F- 224 Socio 2. Aportes sociales. CI. 002 Socio 2. Aportes sociales F- 318 Socio 2. Aportes sociales. F- 112 SUMAS IGUALES

81

CRÉDITOS

7.000.000 3.000.000 4.000.000 5.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 1.000.000 16.000.000 3.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 1.000.000 16.000.000

16.000.000

Módulo Guía Contabilidad Básica I

Para contabilizar la creación de la empresa TODODEPORTES LTDA, según CI. Nos. 01 y 02. Facturas Nos. 224, 318 y 112.

Elaborado por: Y. O.

Revisado por: WCCS

Aprobado por: WCCS

Contabilizado por: Y. O.

5.14 LOS LIBROS AUXILIARES El Art. 125 del decreto 2649 de 1993 indica que los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. En los libros de deben asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados, Los libros auxiliares sirven para registrar en una forma clara y detallada, las operaciones realizadas por la empresa. Facilitan el análisis y la verificación de los movimientos en los libros mayores. La cantidad de libros auxiliares va de acuerdo con las necesidades de la empresa. Para nuestro ejemplo sólo utilizaremos los auxiliares de caja, bancos, clientes y proveedores. TODODEPORTES LTDA FECHA Marzo 2 Marzo 2 Marzo 4 Marzo 10

DETALLE

Marzo 4 Marzo 4 Marzo 5

DEBE

Caja General Código 110505 HABER SALDO

3’000.000 4’000.000

Socio 1. Aporte social. CI. 001. Socio 2. Aporte social. CI. 002. Consignación 01 Bco. Occidente El Olímpico. Abono f-001 CI.003

TODODEPORTES LTDA. FECHA

LIBRO AUXILIAR

7’000.000 3’000.000

LIBRO AUXILIAR

DETALLE

DEBE

Apertura Cta. Cte. Consig. 01 Nota Débito por chequera Fondo caja menor. CE.001 Ch. 2321

82

3’000.000 7’000.000 0 3’000.000

Banco de Occidente Código 111005 HABER SALDO

7’000.000 175.000 200.000

7’000.000 6’825.000 6’625.000

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP Marzo 8

Cám de Cio. Reg. Merc. CE.002 Ch.2322

TODODEPORTES LTDA

FECHA

235.000

LIBRO AUXILIAR

DETALLE

TODODEPORTES LTDA

FECHA Marzo 12 Marzo 16

Clientes Nacionales Código 130505

DEBE

3’000.000

LIBRO AUXILIAR

DETALLE

HABER

5’940.000

Marzo 10 Almacén el Olímpico. Venta F- 001 Marzo 10 Almacén Olímpico. Abono F-001 CI.003

6'390.000

SALDO 5’940.000 2’940.000

Proveedores Nacionales Código 2205 DEBE

Confecciones Deportivas Ltda. f-1070 Papeles & Papeles. F- 129

HABER

SALDO

9’562.500 22.791

9’562.500 9’585.291

FDEH. FORMADOR DICE Y ESTUDIANTE HACE

 Registrar las siguientes transacciones comerciales, utilizando las cuentas T, a nivel de cuenta (Cuatro Dígitos) y aplicando la Partida doble. Escriba en cada caso la clase de Asiento Contable que se realizó: 1- Un socio hace un aporte por $2’000.000 en efectivo y lo consigna al día siguiente al Banco Agrario. CAJA 1105 DEBITO CREDITO

APORTE SOCIAL 3115 DEBITO CREDITO

CAJA 1105 DEBITO CREDITO

BANCOS 1110 DEBITO CREDITO

83

Módulo Guía Contabilidad Básica I

1- Un cliente paga una factura por $3’500.000 con cheque del banco Colmena.

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

2- Se efectúa pago de una factura a un proveedor, así: $2’890.000 con cheque del banco de Bogotá, $ 3.678.768 con cheque del Banco BBVA y $ 689.500 en efectivo.

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

3-

Codifique las cuentas con ayuda del PUC. y posteriormente presente un balance general clasificado, con los siguientes saldos de la empresa CUALQUIERA & cía. al 31 de diciembre de 2009

Codigo cuentas

En miles de pesos Caja Sobregiro Bancos Clientes Inventario de mercancías Anticipo de impuestos Cuentas por cobrar empleados Cuentas por cobrar socios Vehiculo Muebles y enseres Computadores Arriendo pagado por anticipado Obligaciones financieras Proveedores por pagar Iva por pagar Ica por pagar Retencion en la fuente por pagar Salarios por pagar Aporte social Reserva legal Utilidad del ejercicio al 31 dic 2009

85

4.500 200 13.450 45.450 1.500 200 2.220 65.000 120.000 38.000 5.000 15.360 37.900 4.500 2.200 6.600 38.970 53.000 ??? 98.690

Módulo Guía Contabilidad Básica I

EMPRESA CUALQUIERA & CIA NIT 860.860.860-9 Balance general al 31 de diciembre de 2.009 ACTIVOS

PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS

Valoración de Evidencias: ______

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

EDH. ESTUDIANTE DICE Y HACE 1- Registre el código contable y halle el Patrimonio de una empresa ABC LTDA. cuya situación es la siguiente AL 31 DE MARZO DE 2.010: CAJA BANCOS CLIENTES PRESTAMOS A PARTICULARES CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRES A EQUIPO DE OFICINA (para uso en la empresa) TERRENOS (para uso en la empresa) CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES (Para uso en la empresa) OBLIGACIONES. BANCOS NACIONALES PROVEEDORES NACIONALES SALARIOS POR PAGAR APORTES SOCIALES RESERVA LEGAL IVA POR PAGAR RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR CÓDIGO

CUENTAS

DEBITO

SUMAS IGUALES 87

$ 950.098 1’850.451 23’500.989 2’000.000 9’850.000 40’589.512 11.500.000 10’000.000 25’900.000 72.500.000 43’940.050 3.149.000 ? 1.555.000 238.000 659.000 CRÉDITO

Módulo Guía Contabilidad Básica I

ABC LTDA. NIT 830.777.123-8 Balance general al 31 de MARZO de 2010 ACTIVOS

PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS

88

Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

2- La empresa recibe una factura por servicio telefónico celular por valor de $195.000 más IVA del 20%, para cancelar en ocho días.

DEBITO

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

CREDITO

3- Vendió un computador de propiedad de la empresa por $3’000.000 más IVA del 15% y lo había adquirido en $ 2.000.000. Se lo pagan así: $1’000.000 en efectivo, $1’000.000 con cheque y el saldo a 30 días.

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

4- Compró mercancía para la venta por $ 6.578.900. Excluidas del IVA para cancelar en ocho días.

DEBITO

CREDITO

DEBITO

89

CREDITO

Módulo Guía Contabilidad Básica I

5- Cancela la factura anterior con cheque.

DEBITO

CREDITO

DEBITO

CREDITO

6- Codifique las cuentas con ayuda del PUC. Y posteriormente presente un balance general clasificado, con los siguientes saldos de la empresa LA CASA DEL ELECTRODOMÉSTICOS S.A. Al 31 de diciembre de 2009.

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Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP

Codigo

En miles de pesos

cuentas caja

800

bancos

45

Clientes

26,890

Inventario de mercancías

15,000

arrendamientos por pagar

4,980

inversion en acciones

3,000

Cuentas por cobrar socios

1,500

Vehiculo

35,000

Muebles y enseres

12,000

intereses pagados por anticipado

3,800

cuentas de ahorro

5,000

prestamos a particulares

15,000

servicios publicos por pagar

9,900

iva por pagar

1,200

Ica por pagar

850

terrenos

66,000

construcciones en curso

38,970

equipos

5,300

reserva legal

18,185

utilidad del ejercicio al 31 dic 2009

45,690

aportes sociales deuda con EPS, Arp y Parafiscales

18,000

deuda con proveedores

13,500

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Módulo Guía Contabilidad Básica I

LA CASA DEL ELECTRODOMÉSTICO S.A. NIT 901.000.456-9 Balance general al 31 de diciembre de 2.009 ACTIVOS

PASIVOS Y PATRIMONIO PASIVOS

7- El estudiante presentará el taller de contabilidad básica MÁXIMA PROTECCIÓN con documentos soportes archivados por tipo de documento, hasta el día 10 del mes.

Valoración de Evidencias: ______

¡ÉXITOS¡

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BIBLIOGRAFÍA

Bibliografía

Código de comercio. Guía Legis para la pequeña empresa. 2009. LEGIS LEGIS. Manual de retención en la fuente. 2010 LEGIS. Cartilla laboral. 2010 DIAN. Manual de IVA. 2009 Normas Contables. Editorial Lito imperio 2008 Fierro, Ángel María. Contabilidad de activos. ECOE EDICIONES www.empresariosaldia.com

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