BUKU PETUNJUK ADMINISTRATOR INSTANSI SSCN 2018.pdf

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

I.

MAKSUD DAN TUJUAN Buku Petunjuk Administrator Instansi Portal Sistem Seleksi CPNS Nasional (SSCN)  (SSCN)   bertujuan sebagai pedoman bagi  Administrator Instansi agar dapat mengatur isi dan informasi pendaftaran instansi

pada portal Sistem Seleksi CPNS Nasional (SSCN). Tujuan pembuatan portal ini mempermudah proses seleksi CPNS 2017 untuk seluruh formasi sebagai dasar pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sipil.

II.

RUANG LINGKUP Ruang lingkup penggunaan portal ini adalah sebagai sarana pendaftaran online seleksi para Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dan instansi baik Pusat atau Daerah.

III. TATA CARA PENDAFTARA PENDAFTARAN N ADMIN SSCN 2017

Setiap instansi hanya dapat mendaftarkan 1 (satu) orang PNS yang bertugas sebagai admin instansi aplikasi SSCN 2018.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018  2018

1

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Berdasarkan alur di atas, admin ditunjuk oleh pimpinan melalui surat resmi yang ditujukan ke Deputi Sistem Informasi Kepegawaian Cq. Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian. Kemudian admin yang telah ditunjuk mendaftarkan diri di :

https://sscnadmin.bkn.go.id/registrasi

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

2

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Masukan NIP dan Nama Instansinya. Kemudian klik

.

Masukkan alamat e-mail, kata sandi dan unggah ( upload) surat tersebut. Lalu klik

.

Notifikasi akan tampil seperti

gambar di bawah ini. Surat Pengajuan Admin Instansi SSCN tetap dikirimkan ke Deputi Sistem Informasi Kepegawaian Cq. Direktur Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian.

Tim SSCN BKN akan mengecek surat pengajuan tersebut, bila sudah sesuai maka data akan divalidasi. Admin instansi dapat mengecek

status

pengajuan

admin

tersebut

dengan

memasukkan Nomor Tiket yang tercantum.

IV. TUGAS ADMINISTRATOR INSTANSI SSCN Administrator instansi yang menggunakan SSCN bertugas : 1.

Menambahkan lokasi ujian CAT

2.

Menambahkan lokasi formasi

3.

Menambahkan syarat pendaftaran

4.

Mengatur Manajemen user

5.

Mengatur periode pendaftaran

6.

Mengatur parameter

7.

Menambah formasi

8.

Mengatur pencetakan kartu ujian

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

3

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

V.

9.

Mengunduh data pelamar

10.

Mengunduh referensi

CARA PENGGUNAAN APLIKASI Administrator Instansi (Admin Instansi) dapat mengakses portal Sistem Seleksi CPNS Nasional Admin (SSCN Admin) di alamat :

https://sscnadmin.bkn.go.id Pada halaman login akan tampilk seperti gambar berikut :

Masukan username dan password yang sudah didaftarkan. Setelah berhasil Login, akan tampil halaman utama seperti gambar di bawah ini :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

4

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

a.

Menambah Lokasi Ujian CAT

Instansi dapat menambahkan lokasi ujian pada aplikasi. Lokasi ujian ini dapat mempermudah pelamar untuk memilih lokasi ujian sesuai dengan domisilinya. Untuk menambha lokasi ujian, langkah-langkah yang dilakukan adalah : 1. Pilih menu Manajemen



Lokasi Ujian

2. Klik

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

5

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

3. Isi Kode (4 digit) dan Nama Lokasi. Kode lokasi bebas sesuai dengan ketentuan instansi. 4. Klik

untuk menyimpan data yang telah dimasukan.

5. Untuk merubah, klik

, kemudian rubah data sesuai

dengan ketentuan. Selanjutnya klik

.

6. Untuk menghapus, pilih datanya kemudian klik b.

.

Lokasi Formasi Lokasi Formasi merupakan lokasi yang akan menjadi penempatan CPNS. Instansi pusat yang memiliki formasi penempatan di kantor wilayah atau kantor regional, maka lokasi formasi dimasukan sesuai dengan nama kantor wilayah/kantor regional tersebut atau sesuai dengan SK Formasi dari KemenPAN-RB. Sedangkan untuk instansi daerah, Lokasi Formasi hanya 1 (satu) saja, yaitu menggunakan nama instansinya.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

6

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Untuk menginput data lokasi, lakukan langkah berikut ini : 1. Pilih menu Manajemen



Lokasi Formasi

2. Klik tombol

untuk menambah lokasi, maka form

isian data lokasi baru akan tampil seperti gambar di bawah ini :

3. Isi Kode Lokasi (4 digit angka) dan Nama Lokasi (bebas, sesuai dengan kebijakan instansi). Bagi instansi daerah (Provinsi, Kabupaten, Kota) kode lokasi diisi dengan angka 0000. 4. Pilih Lokasi Ujian berdasarkan isian yang telah ditambahkan di menu Lokasi Ujian CAT. Menu ini berguna bagi instansi yang memiliki lebih dari 1 (satu) lokasi ujian CAT, sehingga pelamar dapat memilih lokasi tempat ujian berdasarkan lokasi formasi yang tersedia. Bila lokasi ujian lebih dari 1 (satu), klik

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

.

7

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

5. Klik tombol

untuk menyimpan data. Konfirmasi akan

tampil seperti gambar di bawah ini kemudian klik

Untuk menghapus data lokasi, klik tombol

, maka

halaman konfirmasi penghapusan data akan tampil seperti gambar berikut ini, kemudian klik tombol

6. Untuk merubah lokasi formasi, klik

kemudian akan tampil

halaman seperti di bawah ini. Selanjutnya klik

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

.

8

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

c.

Menambah Syarat Pendaftaran Administrator instansi membuat kriteria atau persyaratan khusus yang tidak ada dalam persyaratan umum, persyaratan ini akan menjadi

bahan

untuk

penyaringan

atau

verifikasi

untuk

menentukan peserta ujian.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

9

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Untuk menginput data syarat pendaftaran, lakukan langkah berikut ini : 1. Pilih menu Manajemen 2.

Klik



Syarat Pendaftaran

tombol

untuk

menambah

syarat

pendaftaran, maka form isian data persyaratan akan tampil seperti gambar di bawah ini :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

10

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

3. Pilih Jenis Formasi, Tingkat Pendidikan, Dokumen (jenis dokumen yang perlu unggah) dan isikan Syarat Pendaftaran pada kolom yang tersedia

4. Klik tombol

untuk menyimpan data.

5. Untuk menghapus data syarat pendaftaran yang telah diisi, klik tombol

, halaman konfirmasi penghapusan data akan

tampil seperti gambar berikut ini, kemudian klik tombol

6. Untuk merubah data syarat pendaftaran, klik tombol

, form

edit user akan tampil seperti berikut ini kemudian klik tombol

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

11

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

d.

Menambah Alasan TMS (Tidak Memenuhi Syarat) Administrator instansi menambahkan alasan TMS pada menu ini. Alasan TMS ini akan dipilih oleh petugas verifikator bila ada pelamar yang tidak lulus verifikasi. Untuk menambahkan alasan TMS : 1. Pilih menu Manajemen



Alasan TMS

2. Klik tombol

untuk menambah syarat

pendaftaran, maka form isian data persyaratan akan tampil seperti gambar di bawah ini :

3. Isi Kode terdiri dari 4 digit angka dan Alasan TMS 4. Kemudian klik

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

12

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

e.

Menambah Verifikator di Lingkungan Instansi Administrator instansi dapat menambahkan user verifikator yang akan melakukan verifikasi berkas pelamar. Banyaknya user verifikator dapat disesuaikan dengan kebutuhan instansi. Untuk membuat user verifikator, lakukan langkah berikut ini : 1. Klik menu

kemudian pilih User

2. Klik tombol

untuk menambah user, form isian data

user verifikator akan tampil seperti gambar di bawah ini :

3. Isi Nama, Username, Password, NIP. Pilih kewenangan (profile) 4. Klik tombol

untuk menyimpan data.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

13

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

5. Untuk menghapus data user, klik tombol

, maka

halaman konfirmasi penghapusan data akan tampil seperti gambar berikut ini, kemudian klik tombol

6. Untuk merubah data user, pilih user yang akan diubah

kemudian klik tombol

, form edit user akan tampil seperti

berikut ini kemudian klik tombol

. Admin dapat

merubah dan me- reset password verifikator.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

14

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

f.

Mengatur Periode Pembukaan dan Penutupan Pendaftaran

Periode pembukaan dan penutupan dilakukan oleh admin instansi pada menu Pengaturan  kemudian pilih Periode Daftar. Tugas ini menjadi

kewenangan

dan

tanggung

jawab

admin

untuk

mengatur waktu pembukaan dan penutupan pendaftaran sesuai dengan pengumuman.

Periode Daftar ini hanya dapat dilakukan 1 (satu) kali. Jadi, apabila tombol

telah diklik, maka tidak dapat dilakukan

perubahan. Pelamar dapat mendaftar berdasarkan waktu mulai yang telah diatur oleh admin.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

15

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

g.

Mengatur Parameter

Pengaturan Parameter berfungsi untuk : 1. Menentukan Lokasi Test

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

16

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Admin instansi mengatur kewenangan lokasi test ditentukan oleh peserta atau verifikator. Apabila lokasi test ditentukan oleh peserta, maka peserta dapat memilih lokasi test pada saat melengkapi

data

pendaftaran

di

SSCN

sesuai

dengan

domisilinya. Dan apabila lokasi test ditentukan oleh verifikator maka lokasi test akan ditentukan oleh instansi

2. Menentukan Cetak Kartu Test

Admin mengatur kewenangan cetak kartu test. Kewenangan tersebut dapat dilakukan oleh pendaftar, verifikator atau verifikator dan pendaftar. Cetak kartu test dapat dilakukan apabila proses verifikasi telah selesai

3. Mengatur Alasan Tidak Lulus Admin mengatur alasan tidak lulus verifikasi (Alasan TMS) apakah akan ditampilkan atau tidak. Apabila admin memilih “

Ya ,  maka pelamar yang tidak lulus verifikasi dapat melihat ”

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

17

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

alasannya pada SSCN. Namun apabila admin memilih “Tidak ”, maka pelamar tidak dapat mengetahui alasan tidak lulus verifikasinya

4. Mengatur Batas Atas dan Batas Bawah Umur Pendaftar Panitia Seleksi CPNS pada instansi menentukan batas atas dan batas bawah umur pendaftar. Admin mengatur kewenangan tersebut pada menu ini. Fitur ini berfungsi untuk mencegah calon

pelamar

yang

usianya

tidak

sesuai

dengan

pengumuman instansi agar tidak dapat mendaftar di instansi tersebut

5. Menambah Layanan Informasi Admin instansi dapat menambahkan link web instansi terkait penerimaan CPNS dan kontak yang dapat dihubungi oleh pelamar terkait informasi instansi

6. Menambah Layanan Pengaduan Admin

instansi

menambahkan

kontak

sebagai

layanan

pengaduan yang dapat dihubungi oleh pelamar

7. Menambah Media Sosial Admin instansi menambahkan alamat media social yang dapat dipantau oleh pelamar

8. Menambah e-Mail Admin instansi menambahkan alamat e-mail yang dapat dihubungi oleh pelamar terkait Penerimaan CPNS

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

18

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

9. Mengatur jenis dokumen khusus yang perlu diunggah

Dokumen yang wajib diunggah (upload) adalah Pas Foto dan KTP. Apabila terdapat dokumen lain yang perlu diunggah selain dokumen wajib pada syarat pendaftaran, admin instansi dapat melakukan pengaturan pada fitur ini. Pilih jenis dokumen yang diperlukan sebagai proses seleksi untuk diunggah oleh peserta dan diverifikasi oleh verifikator

10. Menentukan Final Formasi

Bila pengaturan telah selesai diatur, admin instansi mengklik checkbox

yang tersedia dan klik

. Setelah tombol

Simpan diklik, maka formasi sudah tidak dapat diubah kembali.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

19

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

11. Menentukan final verifikasi

Admin instansi menentukan final proses verifikasi. Bila proses verifikasi telah selesai dilakukan, maka admin harus mengklik dan proses verifikasi sudah tidak dapat dilakukan kembali. Admin memasukan tanggal untuk pengambilan data hasil verifikasi oleh Tim CAT BKN. Selanjutnya klik

.

Tombol SIMPAN hanya dapat diklik 1 (satu) kali , pastikan bahwa pengaturan telah benar.

h.

Menambah Formasi

Formasi

jabatan

harus

sudah

selesai

diinput

sebelum

pengumuman penerimaan CPNS Umum dipublikasikan atau diunggah . Sebelum memasukan formasi jabatan, administrator instansi

harus

menambahkan

Lokasi

Kerja

atau

wilayah

penempatan. Untuk menambah formasi lakukan langkah berikut ini :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

20

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

1. Pilih menu

kemudian klik tombol

2. Pilih Jenis Formasi, isi Jabatan (auto complete), pilih Jenjang Pendidikan, isi Pendidikan (auto complete), masukan Jumlah, isi Usia Bawah dan Usia Atas, dan masukan Jumlah per jabatannya kemudian klik

.

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

21

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Untuk pengisian 1 jabatan lebih dari 1 (satu) kode pendidikan klik tombol

kemudian isikan jumlah formasi yang

dibutuhkan berdasarkan kode pendidikan tersebut seperti contoh gambar di bawah ini :

Pada contoh gambar di atas, formasi total untuk jenis jabatan Pranata Komputer adalah 23 orang, dengan pembagian formasi untuk kualifikasi pendidikan S-1 Teknik Informatika/S-1 Sistem Informasi berjumlah 22 orang dan S-1 Desain Grafis 1 orang.

Jika formasi tidak ditentukan berdasarkan kualifikasi pendidikan, maka isian untuk jumlahnya adalah seperti gambar berikut ini :

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

22

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

Untuk menghapus kualifikasi pendidikan yang tidak dibutuhkan, klik tombol 3. Klik tombol untuk menyimpan isian formasi. Hasil isian akan ditampilkan pada daftar formasi

 4. Untuk melakukan ubah isian formasi klik tombol , kemudian isi form jabatan seperti pada tambah formasi jabatan kemudian klik tombol

5. Untuk menghapus isian formasi klik tombol

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

23

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

i.

Download Data 1. Data Pendaftar. Instansi dapat melihat laporan : a) Data Rekapan Pendaftaran b) Data Pendaftaran c) Data Rekapan Pendaftaran Tidak Lulus Verifikasi d) Data Lulus Pendaftaran Berikut adalah cara melakukan download data: 1) Klik menu 2) Pilih Lokasi  untuk menentukan lokasi yang akan ditarik datanya

3) Pilih download data yang diperlukan, kemudian klik

2. Referensi Instansi dapat mengunduh data referensi BKN untuk menjadi acuan dalam pengisian formasi. Data yang dapat diunduh adalah : a. Data Formasi b. Data Referensi Lokasi Formasi

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

24

SSCN 2017 Buku Petunjuk Admin | versi 01.00

c. Data Referensi Lokasi Ujian CAT d. Data Referensi Syarat Pendaftaran e. Data Referensi Pendidikan f. Data Referensi Jabatan

BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA  –  2018

25