Buku Pedoman LOKMIN

362.11 Ind p BUKU SERI -2

BUKU SERI - 2

PEDOMAN LOKAKARYA MINI PUSKESMAS

PEDOMAN

LOKAKARYA MINI PUSKESMAS

DIREKTORAT JENDERAL BINA KESEHATAN MASYARAKAT DEPARTEMEN RI DIREKTORAT JENDERAL BINA KESEHATAN KESEHATAN MASYARAKAT

DEPARTEMEN KESEHATAN 2006 2006 DIREKTORAT JENDERAL BINA KESEHATAN MASYARAKAT DEPARTEMEN KESEHATAN 2006

i

362.11

Katalog Dalam Terbitan. Departemen Kesehatan RI

Ind

Indonesia. Departemen Kesehatan RI. Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat. Pedoman perencanaan tingkat puskesmas.--- Jakarta : Departemen Kesehatan, 2006.

p

I. Judul

1. COMMUNITY HEALTH SERVICES-

ii

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas tersusunnya Pedoman Manajemen Puskesmas sebagai tindak lanjut dari Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 128/MENKES/SK/II/2004 tentang Kebijakan Dasar Puskesmas. Pedoman Manajemen Puskesmas ini terdiri dari 3 seri buku yaitu : 1. Buku Seri 1 : Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas 2. Buku Seri 2 : Pedoman Lokakarya Mini Puskesmas 3. Buku Seri 3 : Pedoman Penilaian Kinerja Puskesmas Buku pedoman tersebut merupakan penyempurnaan dari buku pedoman yang telah ada sebelumnya. Proses penyempurnaan yang dilaksanakan meliputi penyesuaian dengan kebijakan yang baru, masukan narasumber serta uji coba pedoman yang melibatkan lintas program di Dinas Kesehatan Propinsi, Kabupaten/Kota dan Puskesmas. Puskesmas adalah unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, yang merupakan ujung tombak penyelenggara pelayanan kesehatan dasar bagi masyarakat di wilayah kerjanya. Untuk mendukung keberhasilan penyelenggaraan Puskesmas perlu dikelola melalui pencapaian manajemen Puskesmas secara optimal. Akan tetapi sesuai dengan semangat desentralisasi masing-masing daerah dapat menerapkan model metode manajemen yang dianggap paling sesuai. Namun prinsipnya manajemen tersebut merupakan suatu siklus yang tidak terputus. artinya evaluasi hasil kinerja/kegiatan yang dilaksanakan harus dapat digunakan untuk menyusun perencanaan yang akan datang, dan selanjutnya perencanaan yang dibuat dapat dipantau dan dinilai hasilnya. Buku Pedoman manajemen Puskesmas ini, diharapkan dapat dijadikan acuan bagi Puskesmas dalam penyelenggaraan pelayanan dan kegiatannya. Akhir kata, kami menyadari bahwa buku ini masih belum sempurna, untuk itu saran dan masukan untuk penyempurnaan buku ini sangat diharapkan.

Direktur Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat

Dr. Sri Astuti Soeparmanto, MSc.PH

iii

iv

DAFTAR ISI

Halaman Kata Pengantar Daftar Isi BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Tujuan C. Ruang Lingkup

1 2 2

LOKAKARYA MINI BULANAN PUSKESMAS

5 6 6 9

A. Pendahuluan B. Tujuan C. Tahapan Kegiatan D. Penyelenggaraan BAB III

BAB IV

LOKAKARYA MINI TRIBULANAN LINTAS SEKTOR

A. Pendahuluan B. Tujuan C. Tahapan Kegiatan D. Penyelenggaraan

13 12 12 13 13 14 15 16

PENUTUP

18 19

v

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran – 1

Contoh susunan acara Lokakarya Mini Bulanan yang pertama

Lampiran – 2

Contoh susunan acara Lokakarya Mini Bulanan rutin

Lampiran – 3

Contoh susunan acara Lokakarya Mini Tribulanan yang pertama

Lampiran - 4

Contoh susunan acara Lokakarya Mini Tribulanan rutin

Lampiran – 5

Contoh Formulir Target Cakupan Program

Lampiran – 6

Pemantauan Wilayah Setempat (PWS)

Lampiran – 7

Formulir Cakupan Program

Lampiran – 8

Formulir Analisis Masalah

vi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Sesuai dengan yang tersebut di dalam Sistem Kesehatan Nasional (SKN - 2004) bahwa Puskesmas merupakan unit pelaksana pelayanan kesehatan tingkat pertama. Adapun fungsi Puskesmas ada tiga yaitu : sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan; pusat pemberdayaan masyarakat dan keluarga serta sebagai pusat pelayanan kesehatan tingkat pertama. Dalam melaksanakan kegiatannya Puskesmas mengacu pada 4 azas penyelenggaraan yaitu wilayah kerja, pemberdayaan masyarakat, keterpaduan dan rujukan. Puskesmas mempunyai kewenangan untuk melakukan pengelolaan program kegiatannya, untuk itu perlu didukung kemampuan manajemen program yang baik. Manajemen Puskesmas merupakan suatu rangkaian kegiatan yang bekerja secara sinergik yang meliputi perencanaan, penggerakan pelaksanaan serta pengendalian, pengawasan dan penilaian. Penerapan manajemen penggerakan pelaksanaan dalam bentuk forum pertemuan yang dikenal dengan Lokakarya Mini.

1

B. Tujuan

1. Umum Meningkatkan fungsi Puskesmas melalui penggalangan kerja sama tim baik lintas program maupun lintas sektor serta terlaksananya kegiatan Puskesmas sesuai dengan perencanaan. 2. Khusus a. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun lintas sektor. b. Terpantaunya

hasil

kegiatan

Puskesmas

sesuai

dengan perencanaan. c. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan Puskesmas. d. Teridentifikasinya

penyebab

masalah

serta

diupayakannya pemecahan masalah. e. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya. C. Ruang Lingkup

Keberhasilan

pembangunan

kesehatan

memerlukan

keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor. Penyelenggaraan

program

kesehatan

memerlukan

dukungan lintas sektor terkait. Olehkarenanya Puskesmas harus melakukan kerjasama dengan lintas sektor agar diperoleh

dukungan

dalam

pelaksanaan

berbagai

kegiatannya. Salah satu bentuk upaya untuk penggalangan dan

pemantauan

berbagai

kegiatan

adalah

melalui

pertemuan, dalam hal ini adalah melalui Lokakarya Mini. 2 2

Pada dasarnya ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu : 1. Lintas Program Memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas berdasarkan perencanaan dan memecahkan masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja baru. Pertemuan bertujuan untuk : a. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas, termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa. b. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan

sesuai

dengan

perencanaan

yaitu

Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK). c. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK). d. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah disusun, memecahkan masalah yang terjadi dan menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja yang baru. 2. Lintas Sektor Dalam rangka meningkatkan peran serta masyarakat dan

dukungan

dalam

sektor-sektor

an pelaksananan

yang

pembangunan

bersangkutan kesehatan.

Pertemuan dilaksanakan untuk :

3

3

a. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral dalam membina dan mengembangkan peran serta masyarakat dalam bidang kesehatan. b. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah yang terjadi serta menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja sama.

4 4

BAB III LOKAKARYA MINI BULANAN PUSKESMAS

A.

PENDAHULUAN Proses manajemen Perencanaan belum terlaksana dengan baik apabila

tidak dilanjutkan dengan pemantauan dan perencanaan

ulang. Tindak lanjut bertujuan untuk menilai sampai seberapa jauh pencapaian dan hambatan-hambatan yang dijumpai oleh para pelaksanaannya pada bulan yang lalu, sekaligus melakukan pelaksananya pemantauan rencana kegiatan Puskesmas; sehingga dapat dibuat perencanaan ulang yang lebih baik dan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Disamping itu, kita ketahui bersama bahwa keberhasilan

pelaksanaan

kegiatan

Puskesmas

memerlukan

pengorganisasian dan keterpaduan baik lintas program maupun lintas sektor. Pengorganisasian

dan

keterpaduan

lintas

program,

artinya

keterpaduan internal Puskesmas, bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan meningkatkan motivasi dalam melaksanakan

seluruh

kegiatan

yang

diselenggarakan

oleh

Puskesmas.

Tindak dari perencanaan adalah mengadakan Tindaklanjut lanjut dari perencanaan adalahpengorganisasian mengadakan intern Puskesmas dan pemantauan dilaksanakan melalui Lokakarya pengorganisasian intern Puskesmas dan pemantauan melalui Mini Bulanan Puskesmas. Lokakarya Bulanan Puskesmas.

5 5

B. B.

TUJUAN 1.TUJUAN Tujuan Umum 1. Terselenggaranya Tujuan Umum lokakarya bulanan intern Puskesmas dalam Terselenggaranya intern Puskesmas rangka pemantauan lokakarya hasil kerja bulanan petugas Puskesmas dengandalam cara rangka pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana bulan lalu dari setiap petugas membandingkan rencana kerja lalu dari setiapcakupan petugas dengan hasil kegiatannya danbulan membandingkan dengan dari hasil kegiatannya dan targetnya membandingkan cakupan kegiatan daerah binaan dengan serta tersusunnya kegiatankerja dari bulan daerah binaan dengan targetnya serta tersusunnya rencana berikutnya. rencana kerja bulan berikutnya. 2. Tujuan Khusus : 2. Tujuan : a. Khusus Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu. b.a.

Diketahuinya hasil kegiatan bulan lalu. Disampaikannya hasil rapatPuskesmas dari Kabupaten/Kota,

b.

Disampaikannya hasil rapat dariserta Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai kebijakan program.

c. c.

C. C.

Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan Diketahuinya masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan hambatan/ lalu.

d.

kegiatan bulan cara lalu. pemecahan masalah. Dirumuskannya

e.d. e.

Dirumuskannya carakerja pemecahan masalah. Disusunnya rencana bulan baru. Disusunnya rencana kerja bulan baru.

TAHAPAN KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 Lokakarya Mini : Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 (dua) tahap yaitu tahap yaitu 1.(dua) Lokakarya Mini: Bulanan yang Pertama 1. Lokakarya LokakaryaMini MiniBulanan Bulanan yang yang Pertama merupakan Lokakarya Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupakan penggalangan Tim diselenggarakan dalam Lokakarya rangka penggalangan untuk Tim, dapat diselenggarakan dalam kegiatan rangka pengorganisasian terlaksananya rencana pengorganisasian Puskesmas (RPK). untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan Puskesmas (RPK). Pengorganisasian

dilaksanakan

sebagai

penentuan

Pengorganisasian dan dilaksanakan penentuan penanggungjawab pelaksana setiapsebagai kegiatan serta untuk penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk

6 6 6

satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya. Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah sebagai berikut : a. Masukan 1) Penggalangan

tim

dalam

bentuk

dinamika

kelompok tentang peran, tanggungjawab staf dan kewenangan Puskesmas. 2) Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru berkaitan dengan Puskesmas. 3) Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas. b. Proses 1) Inventarisasi

kegiatan

Puskesmas

termasuk

kegiatan lapangan/ daerah binaan. 2) Analisis beban kerja tiap petugas. 3) Pembagian

tugas

baru

termasuk

pembagian

tanggungjawab daerah binaan. 4) Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA) Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan Kegiatan Puskesmas (RPK). c. Keluaran 1) Rencana

kegiatan

(Plan

Of

Action

=

POA)

Puskesmas tahunan.

7 7

2) Kesepakatan 2) Kesepakatan bersama bersama untuk pelaksanaan untuk pelaksanaan kegiatan kegiatan sesuaisesuai dengan dengan POA. POA. 2) Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan 3) Matriks 3) Matriks pembagian pembagian tugas dan tugas daerah dan daerah binaan.binaan. 2) sesuai Kesepakatan denganbersama POA. untuk pelaksanaan kegiatan POA.tugas dan daerah binaan. 3) sesuai Matriksdengan pembagian 2. Lokakarya 2. Lokakarya Mini Mini Bulanan Rutin Rutin tugas dan daerah binaan. 3)Bulanan Matriks pembagian 2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin Lokakarya Lokakarya Bulanan Bulanan Puskesmas Puskesmas ini diselenggarakan ini diselenggarakan sebagai sebagai 2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin tindak tindak lanjut lanjut dari Lokakarya dari Lokakarya Mini Bulanan Mini Bulanan yang yang pertama. pertama. Lokakarya Bulanan Puskesmas ini diselenggarakan sebagai Lokakarya Lokakarya Bulanan Bulanan Rutin Puskesmas Rutin ini dilaksanakan ini dilaksanakan untuk untuk memantau memantau Lokakarya Bulanan ini diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang pertama. pelaksanaan pelaksanaan POA Puskesmas, POA Puskesmas, yang dilakukan yang dilakukan setiap setiap bulan bulan tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulananuntuk yangmemantau pertama. Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan secarasecara teratur.teratur. Lokakarya Rutin ini dilaksanakan untuksetiap memantau pelaksanaanBulanan POA Puskesmas, yang dilakukan bulan pelaksanaan secara teratur.POA Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan Penanggungjawab Penanggungjawab penyelenggaraan penyelenggaraan Lokakarya Lokakarya Mini Bulanan Mini Bulanan secara teratur.

Penanggungjawab

penyelenggaraan

Lokakarya

Mini

adalahadalah KepalaKepala Puskesmas, Puskesmas, yang yang dalam dalam pelaksanaannya pelaksanaannya Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan Bulanan adalah dengan Kepala Puskesmas, yang dalam dibantudibantu staf Puskesmas staf Puskesmas dengan mengadakan mengadakan rapatMini rapat kerja kerja Penanggungjawab penyelenggaraan Bulanan adalah Kepala Puskesmas, yang Lokakarya dalam pelaksanaannya pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan sepertiseperti biasanya. biasanya. FokusPuskesmas, Fokus utama utama Lokakarya Lokakarya Mini Bulanan Minipelaksanaannya Bulanan Rutin Rutin adalah Kepala yang dalam dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja mengadakan rapatkepada kerjakepada seperti biasanya. Fokus utama adalahadalah ditekankan ditekankan masalah masalah pentingnya pentingnya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada kesinambungan kesinambungan arah arah dan isinya dan isinya antara antara hal-hal hal-hal yang yang seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya masalah pentingnya kesinambungan arah agar dan kegiatankegiatan direncanakan, direncanakan, pelaksanaannya pelaksanaannya serta hasilnya, serta hasilnya, agar kegiatanadalah ditekankan kepada pentingnya kesinambungan arah dan isinya masalah antara hal-hal yang antara hal-hal yang direncanakan, pelaksanaannya serta kegiatan kegiatan yang dilaksanakan yang dilaksanakan tersebut tersebut dapat dapat berhasil berhasil guna dan guna dan kesinambunganpelaksanaannya arah dan isinya antara agar hal-hal yang direncanakan, serta hasilnya, kegiatanhasilnya, agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan berdayaguna. berdayaguna. direncanakan, serta dapat hasilnya, agar guna kegiatankegiatan yang pelaksanaannya dilaksanakan tersebut berhasil dan

tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna.

kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdayaguna. Pelaksanaan Pelaksanaan Lokakarya Lokakarya Mini Bulanan Mini Bulanan Puskesmas Puskesmas adalahadalah berdayaguna. sebagai sebagai berikutberikut : : Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah a. Masukan a. Masukan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah Pelaksanaan sebagai berikut : 1) sebagai Laporan 1) Laporan hasil kegiatan bulan lalu bulan lalu berikut :hasil kegiatan a. Masukan 2) a.Informasi 2) Informasi tentang tentang hasil rapat hasildi rapat Dinas di Dinas Kabupaten/Kota Kabupaten/Kota Masukan 1) Laporan hasil kegiatan bulan lalu 3) Informasi 3) tentang tentang hasil rapat hasildi rapat Kecamatan di Kecamatan 1) Informasi Laporan hasil kegiatan lalu 2) Informasi tentang hasil bulan rapat di Dinas Kabupaten/Kota 4) Informasi 4) tentang tentang kebijakan, kebijakan, program program dan konsep dan konsep baru baru 2) Informasi Dinas Kabupaten/Kota 3) Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan 3) Informasi tentang kebijakan, hasil rapat program di Kecamatan 4) dan konsep baru 4) Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

8

8 8 8

8

b.b. Proses Proses 1)1) Analisis Analisis hambatan hambatan dan dan masalah, masalah, antara antara lain lain dengan dengan mempergunakan mempergunakanPWS PWS 2)2) Analisis Analisissebab sebabmasalah, masalah,khusus khususuntuk untukmutu mutudikaitkan dikaitkan dengan dengankepatuhan kepatuhanterhadap terhadapstandar standarpelayanan pelayanan 3)3) Merumuskan Merumuskanalternatif alternatifpemecahan pemecahanmasalah masalah c.c. Keluaran Keluaran 1)1) Kesepakatan Kesepakatanuntuk untukmelaksanakan melaksanakankegiatan kegiatan 2)2) Rencana Rencanakerja kerjabulan bulanyang yangbaru baru D.D.

PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAANLOKAKARYA LOKAKARYAMINI MINIBULANAN BULANAN Setelah Setelahdipahami dipahamitujuan tujuandari dariLokakarya Lokakaryadan dandari daritahapan tahapankegiatan kegiatan tersebut tersebut didi atas, atas, dapat dapat diketahui diketahui materi materi yang yang akan akan diberikan/ diberikan/ dibahas, dibahas, maka maka selanjutnya selanjutnya untuk untuk dapat dapat menyelenggarakannya menyelenggarakannya perlu perludiperhatikan diperhatikanhal-hal hal-halsebagai sebagaiberikut berikut: : 1.1. Pengarah Pengarah: :Kepala KepalaPuskesmas Puskesmas 2.2. Peserta Peserta Seluruh Seluruhpetugas petugasPuskesmas, Puskesmas,termasuk termasukpetugas petugasPuskesmas Puskesmas Pembantu Pembantudan danBidan BidandidiDesa. Desa. 3.3. Waktu Waktu Waktu Waktu pelaksanaan pelaksanaan Lokakarya Lokakarya Mini Mini Bulanan Bulanan disesuaikan disesuaikan dengan dengan kondisi kondisi dan dan situasi situasi Puskesmas Puskesmas serta serta kesepakatan kesepakatan dengan dengan Dinas Dinas Kesehatan Kesehatan Kabupaten/Kota. Kabupaten/Kota. Misalnya Misalnya pada pada awal awalbulan bulanatau atauhari hariSabtu Sabtuminggu minggupertama pertamaatau atauhari harilain lain yang yang dianggap dianggap tepat. tepat. Demikian Demikian halnya halnya dengan dengan waktu waktu penyelenggaraan penyelenggaraan

diatur diatur

oleh oleh

Puskesmas, Puskesmas,

misalnya misalnya

peneyelenggaraan peneyelenggaraanpada padajam jam10.00 10.00––15.00. 15.00.

99 9

Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta dapat tercapai tujuan. 4.

Acara Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan

waktu

dan

kondisi

Puskesmas

setempat.

Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini adalah sebagai berikut : a. Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga dengan Lokakarya Penggalangan Tim 1) Pembukaan 2) Dinamika kelompok 3) Pengenalan program baru 4) POA Puskesmas 5) Analisa beban kerja petugas 6) Pembagian tugas dan desa binaan 7) Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru b. Lokakarya Mini Bulanan Rutin 1) Pembukaan 2) Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi 3) Pengenalan program baru 4) Inventarisasi kegiatan bulan lalu 5) Analisa pemecahan masalah dan pemecahan 6) Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang 7) Pembagian tugas bulan yang akan datang 8) Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

10 10

5.

Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat diselenggarakan di Puskesmas,

apabila

tidak

memungkinkan

dapat

menggunakan tempat lain yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua peserta. 6.

Persiapan : Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan yang meliputi : a.

Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.

b.

Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf “Ü”.

c.

Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik.

d.

Rencana Kerja Harian bulan lalu.

e.

Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa, antara lain menggunakan PWS.

f.

Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan Rapat Lintas Sektor/Kecamatan.

g.

Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan.

h.

Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya.

11 11

12

BAB III LOKAKARYA MINI TRIBULANAN LINTAS SEKTOR

A. PENDAHULUAN Setelah melaksanakan penggalangan/peningkatan kerjasama lintas sektoral, sebagai tindak lanjut semangat kerja sama dalam Tim yang telah ditimbulkan dalam lingkungan sektor-sektor yang bersangkutan, perlu

dipelihara

dengan

baik.

Disamping

itu

keberhasilan

pembangunan kesehatan sangat memerlukan dukungan lintas sektor. Dimana

kegiatan

masing-masing

sektor

perlu

dikoordinasikan

sehingga dapat diperoleh hasil yang optimal. Untuk itu perlu dilakukan pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral dengan lokakarya mini yang diselenggarakan setiap tribulan disebut dengan Lokakarya Mini Tribulanan. B. TUJUAN 1. Umum: Terselenggaranya lokakarya tribulanan lintas sektoral dalam rangka mengkaji hasil kegiatan kerja sama lintas sektoral dan tersusunnya rencana kerja tribulan berikutnya. 2. Khusus:

a. Dibahas dan dipecahkan secara bersama lintas sektoral masalah dan hambatan yang dihadapi.

12 13

b. Dirumuskannya mekanisme/rencana kerja lintas sektoral yang baru untuk tribulan yang akan datang.

C. TAHAPAN KEGIATAN LOKAKARYA MINI TRIBULAN LINTAS SEKTORAL Lokakarya mini tribulanan lintas sektor dilaksanakan dalam dua tahap yaitu : 1. Lokakarya Mini Tribulan yang Pertama Lokakrya Mini Tribulan yang Pertama merupakan Lokakarya Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian. Pengorganisasian dilaksanakan untuk dapat terlaksananya rencana kegiatan sektoral yang terkait dengan kesehatan. Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja kecamatan dilakukan pembagian

habis

kepada

seluruh

sektor

terkait,

dengan

mempertimbangkan kewenangan dan bidang yang dimilikinya. Pelaksanaan lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut : a. Masukan 1) Penggalangan

tim

yang

dilakukan

melalui

dinamika

kelompok 2) Informasi tentang program lintas sektor 3) Informasi tentang program kesehatan 4) Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

13 14

b. Proses 1) Inventarisasi peran bantu masing-masing sektor 2) Analisis masalah peran bantu dari masing-masing sektor 3) Pembagian peran dan tugas masing-masing sektor c. Keluaran 1) Kesepakatan tertulis lintas sektor terkait dalam mendukung program kesehatan. 2) Rencana kegiatan masing-masing sektor 2. Lokakarya Mini Tribulanan Rutin Sebagaimana

lokakarya

bulanan

Puskesmas

maka

lokakarya

tribulanan lintas sektoral merupakan tindak lanjut dari lokakarya Penggalangan Kerjasama Lintas Sektoral yang telah dilakukan dan selanjutnya dilakukan tiap tribulan secara tetap. Penyelenggaraan dilakukan oleh Camat dan Puskesmas dibantu sektor terkait di kecamatan. Lokakarya tribulanan lintas sektoral dilaksanakan sebagai berikut:

a. Masukan 1) Laporan kegiatan pelaksanaan program kesehatan dan dukungan sektor terkait 2) Inventarisasi

masalah/hambatan

dari

masing-masing

sektor dalam pelaksanaan program kesehatan 3) Pemberian informasi baru

b. Proses 1) Analisis hambatan dan masalah pelaksanaan program kesehatan

14 15

2) Analisis hambatan dan masalah dukungan dari masingmasing sektor 3) Merumuskan cara penyelesaian masalah 4) Menyusun rencana kerja dan menyepakati kegiatan untuk tribulan baru

c. Keluaran 1) Rencana kerja tribulan yang baru 2) Kesepakatan bersama D. PENYELENGGARAN

LOKAKARYA

TRIBULANAN

LINTAS

SEKTORAL 1. PERSIAPAN Sebelum lokakarya dilaksanakan, perlu diadakan persiapan yang meliputi:

a. Pendekatan kepada Camat 1) Memimpin lokakarya dengan menjelaskan acaranya. 2) Mengkoordinasikan sektor-sektor agar menyajikan laporan kegiatan dan pembinaan. 3) Mempersiapkan tempat penyelenggaraan lokakarya.

b. Puskesmas melaksanakan: 1) Pembuatan visualisasi hasil-hasil kegiatan dalam bentuk yang mudah dipahami oleh sektor, antara lain dalam bentuk PWS. 2) Persiapan alat-alat tulis kantor dan formulir kerja tribulan lintas sektor.

15 16

3) Persiapan catatan hasil kesepakatan yang lalu dan instruksi/surat-surat yang berhubungan dengan peran serta masyarakat yang berkaitan dengan sektor kesehatan. 4) Penugasan salah seorang staf untuk membuat notulen lokakarya. 5) Pembuatan

surat-surat

undangan

lokakarya

untuk

ditandatangani camat.

2. PESERTA Lokakarya Mini tribulanan Lintas sektor dipimpin oleh Camat, adapun peserta Lokakarya Mini Tribulanan adalah sebagai berikut:

a. Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota b. Tim Penggerak PKK Kecamatan. c. Puskesmas di wilayah Kecamatan. d. Staf Kecamatan, antara lain: Sekcam, Unit lain yang terkait e. Lintas sektor di kecamatan, antara lain : Pertanian, Agama, Pendidikan, BKKBN, Sosial

f. Lembaga/orgaisasi kemasyarakatan, antara lain : TP PKK Kecamatan, BPP/BPKM/Konsil Kesehatan Kecamatan (apabila sudah terbentuk) 3. WAKTU Lokakarya

Mini

Tribulanan

lintas

sektor

yang

pertama

diselenggarakan pada bulan pertama tahun anggaran berjalan. Sedangkan

untuk

selanjutnya

dilaksanakan

setiap

tribulan.

Adapun waktu penyelenggaraan disesuaikan dengan kondisi setempat. Yang perlu dijadikan pertimbangan adalah diupayakan agar seluruh peserta dapat menghadiri lokakarya. Lokakarya ini

16 17

diselenggarakan dalam waktu ± 4 jam. Secara umum jadwal acara Lokakarya mini tribulanan adalah sebagai berikut : a. Lokakarya Mini Tribulanan yang pertama i. Pembukaan ii. Dinamika kelompok iii. Kegiatan sektor iv. Inventarisasi peran bantu sektor v. Analisa hambatan dan masalah vi. Pembagian peran dan tanggungjawab sektor vii. Perumusan rencana kerja viii. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan b. Lokakarya Mini Tribulanan rutin i. Pembukaan ii. Dinamika kelompok, menumbuhkan motivasi iii. Kegiatan sektor terkait iv. Masalah dan hambatan masing-masing sektor v. Analisis masalah dan hambatan vi. Upaya pemecahan masalah vii. Rencana kerja tribulan mendatang viii. Kesepakatan pembinaan ix. Kesepakatan bersama x. Penutupan 4. TEMPAT: Tempat penyelenggaraan lokakarya mini tribulanan lintas sektor adalah di Kecamatan atau tempat lain yang dianggap sesuai.

17 18

BAB IV PENUTUP

Pedoman manajemen Puskesmas sangat diperlukan untuk dapat mengoptimalkan

penyelenggaraan

Puskesmas.

Manajemen

Puskesmas meliputi perencanaan, lokakarya mini dan penilaian kinerja. Dengan disusunnya pedoman Lokakarya Mini Puskesmas ini dapat dijadikan acuan bagi Puskesmas dalam melakukan Lokakarya Mini serta bagi Kabupaten/Kota untuk melakukan pembinaan ke Puskesmas. Dari proses Lokakarya Mini baik bulanan maupun tribulanan diharapkan pelaksanaan Pelaksanaan

dapat

dilakukan

kegiatan Kegiatan

pemantauan

Puskesmas (RPK)

dan

pengendalian

berdasarkan Puskesmas,

Rencana identifikasi

permasalahan yang dihadapi selanjutnya dilakukan rumusan pemecahannya, sehingga dapat dilakukan perbaikan rencana kegiatan untuk periode berikutnya secara berkesinambungan. Buku pedoman ini bersifat dinamis, sehingga daerah dapat melakukan pengembangan dan penyesuaian berdasarkan kondisi dan kemampuan masing-masing daerah.

18

19

20

Lampiran - 1

Contoh susunan acara penyelenggaraan Lokakarya Mini yang pertama :

JAM

ACARA

PENGARAH

09.30-10.00

Pembukaan

Kepala Puskesmas

10.30-11.15

Dinamika Kelompok

11.15-12.15

Pengenalan Program Baru

Kepala Puskesmas + staf Kepala Puskesmas + staf

12.15-13.15

Istirahat

13.15-14.00

POA Puskesmas

14.00-15.00

- Analisas beban kerja - Pembagian tugas dan daerah binaan Kesepakatan untuk melaksanakan Kepala Puskesmas rencana kerja baru

15.00-15.15 15.15-15.30

Kepala Puskesmas + staf Kepala Puskesmas + staf

Penutupan

Kepala Puskesmas

21

Lampiran – 2 Contoh : Susunan acara pada Lokakarya Mini Bulanan - rutin

JAM

ACARA

PENGARAH

10.00 -10.30

Pembukaan

Kepala Puskesmas

10.30 -11.15

Pengenalan Program Baru

Kepala Puskesmas + staf

11.15 -12.15

Inventarisasi kegiatan bulan lalu

Pimpinan rapat

12.15 -13.15

Istirahat

13.15 -14.00

Analisa masalah dan pemecahan

14.00 -15.00

Penyusunan kegiatan dan pembagian Pimpinan rapat tugas bulan yang akan datang.

15.00 -15.30

Kesepakatan untuk rencana kerja baru

15.30 -15.45

Penutupan

Pimpinan rapat

melaksanakan Kepala Puskesmas Kepala Puskesmas

22

Lampiran – 3 Contoh susunan acara pada Lokakarya Mini Tribulanan yang pertama

JAM

ACARA

PENGARAH

09.00 – 09.15

Pembukaan

Camat

09.15 – 10.00

Dinamika kelompok

Tim

10.00 – 10.15

Istirahat

10.15 – 11.15

Kegiatan masing-masing dalam mengembangkan serta masyarakat

11.15 – 12.15

Inventarisasi peran bantu masing- Sektor terkait masing sektor

12.15 – 13.00

Istirahat

13.00 – 13.45

Analisa hambatan dan masalah Sektor terkait dalam peran bantu masing-masing sektor

13.45 – 14.15

Pembagian masing-masing sektor

14.15 – 14.45

Perumusan rencana kerja masing- Sektor terkait masing dalam 3 bulan yang akan datang

14.45 – 15.00

Kesepakatan dan penutupan

23

sektor Camat peran

Camat

Camat

Lampiran – 4 Contoh susunan acara pada Lokakarya Mini Tribulanan - rutin

JAM

ACARA

PENGARAH

10.00-10.15

Pembukaan

Camat

10.15-11.15

Laporan kegiatan sektor terkait

Camat

11.15-11.45

Masalah/hambatan dari masing- Kepala Puskesmas masing sektor

11.45-12.15

Analisis masalah dan hambatan

Kepala Puskesmas

12.15-12.45

Pemecahan masalah

Kepala Puskesmas dan Camat

12.45-13.15

Rencana kerja tribulan

Kepala Puskesmas dan Camat

13.15-13.30

Kesepakatan pembinaan

Ketua Tim Penggerak PKK dan Camat

13.30-13.45

Kesepakatan penutupan

bersama

24

dan Camat

Lampiran -5 Lampiran -5 FORMULIR CAKUPAN PELAYANAN KEGIATAN FORMULIR TARGETTARGET CAKUPAN PELAYANAN UPAYA UPAYA KEGIATAN WAJIB WAJIB PUSKESMAS PER DESA PUSKESMAS - PER DESA PUSKESMAS : ……………………... BULAN ..………..…… PUSKESMAS : ……………………... BULAN ..………..…… 200…. 200…. CAKUPAN PELAYANAN CAKUPAN PELAYANAN

Desa A T T K I IBU A HAMIL IBU(K1) HAMIL (K1) KIA H H T T IBU(K4) HAMIL (K4) IBU HAMIL H H T T KB AKSEPTOR AKSEPTOR KB AKTIF AKTIF H H T T B.C.G. B.C.G. H H T T D.P.T. I D.P.T. I H H IMUNISASI T IMUNISASI T POLIO III POLIO III H H T T CAMPAKCAMPAK H H T T.T.2. BUMILT T.T.2. BUMIL H H T T D/S D/S GIZI H GIZI H T T N/D N/D H H IBU HAMIL T T IBU HAMIL DIBERI Fe H DIBERI Fe H P2M T P2M DIARE DIARE T DIBERI ORALIT H DIBERI ORALIT H Pengobatan T Pengobatan TB TTB H H ........................ T ........................ T H H

Desa Desa A B

Desa Desa BC

Desa Total C

T = TARGET H = HASIL T = TARGET H = HASIL

25

Total

Lampiran - 6

Pemantauan Wilayah Setempat ( PWS ) 1. Definisi PWS adalah alat pemantauan hasil imunisasi berupa grafik atau gambar pencapaian hasil imunisasi dan kecenderungannya

di

masing-masing

wilayah

operasional. Dengan PWS dapat menentukan tindak lanjut yang harus dilakukan, sehingga hasil imunisasi dapat diperbaiki dan akhirnya secara kumulatif dapat mencapai target. 2.

Prinsip PWS �� Memanfaatkan data yang ada dari cakupan. �� Menggunakan indikator sederhana: ��Jangkauan/aksesibilitas : Cakupan DPT1, HB < 0-7 hr, TT-1 ��Kualitas program (tingkat perlindungan) : Cakupan DPT3, Polio4, Campak, TT2+ Ibu Hamil. ��Efektifitas/manajemen program : angka Drop Out DPT 1 – Campak. �� Dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan setempat. �� Dimanfaatkan untuk umpan balik. �� Teratur dan tepat waktu (setiap bulan). �� Memudahkan analisis. ibu hamil : adalah adalah cakupan kumulatif Catatan : TT2 + ibu TT2, TT3, TT4 dan TT5 pada ibu hamil.

3. Cara membuat grafik PWS Untuk membuat PWS diperlukan langkah-langkah sebagai berikut :

i 26

a. Pengumpulan dan Pengolahan Data Untuk membuat PWS perlu tersedia data-data cakupan imunisasi dari tiap desa (misal buku kuning dan merah). Data ini sudah dikumpulkan / diolah ke buku rekapitulasi Puskesmas (Buku Biru) dan dikelompokkan ke dalam format pengolahan data PWS berdasarkan wilayah operasional (desa / kelurahan), sebagai berikut :

Contoh : Format pengolahan data PWS Hasil Imunisasi DPT 1 bulanan tiap desa Puskesmas ……………………………... Tahun 2004. Desa

Sasaran

Januari Jml %

Jml

Februari % Kum

dst %

Jumlah

Untuk mengetahui perkembangan cakupan imunisasi tiap desa, pengolahan data sebaiknya dilakukan untuk semua pelayanan imunisasi : �� �� �� �� �� �� ��

DPT 1, DPT 2, DPT 3 BCG HB1 (0-7 hari), HB 1 total, HB 2, HB 3 Campak Polio 1, Polio 2, Polio 3 dan Polio 4 TT 1, TT 2, TT3, TT4, TT5 DO : DPT 1 – Campak

ii 27

�� DPT-HB1, DPT-HB2, DPT-HB3 (untuk propinsi yang sudah menggunakan vaksin DPT-HB kombinasi)

b. Yang perlu diperhatikan dalam membuat grafik PWS adalah : a.

Judul Grafik �� Topik : % cakupan imunisasi…………….. �� Waktu : Januari, Febuari, Maret, dst, Tahun …. �� Tempat : Puskesmas …………………………..

b. Kolom Vertikal Target bulanan dan target satu tahun sesuai dengan antigen Target 1 Tahun 1 Bulan cakupan DPT 1 95 % 95 % : 12 = 7.9 % DPT3 90% 7,5% Polio 4 90 % 7.5 % Campak 90 % 7.5 % HB1< 7 hari 75% 6,2% HB3 90% 7,5% TT 1 Bumil 95 % 7.9 % TT 2 + Bumil 90 % 7.5 % 90 % c. Baris Horizontal �� % kumulatif cakupan tiap desa adalah cakupan Januari s/d bulan pada waktu PWS dibuat �� % bulan ini adalah cakupan waktu dibuat PWS �� % bulan lalu adalah cakupan satu bulan lalu

iii 28

�� Trend : bila cakupan bulan ini lebih tinggi dari bulan lalu �� Trend : bila cakupan bulan ini sama dengan bulan lalu �� Trend : bila cakupan bulan ini lebih rendah dari bulan lalu �� Ranking desa : diurut dari desa dengan cakupan yang paling tinggi ke cakupan yang paling rendah.

iv 29

Grafik 2. PWS Puskesmas x Tahun 2002 105 97.5 D N O S A J J M A M F J

90 82.5 75 67.5 60 52.5 45 37.5 30 22.5 15 7.5 0

% Kumulatif

101.2

94.4

81.7

78.4

77.6

77.1

75.6

68.7

68.6

65.4

% Bulan ini

9.4

7.6

6

6.4

10.5

9.8

3.7

12.1

8.6

5.7

% Bulan Lalu

7.6

3.6

15

7.1

13.3

7.6

5.1

11.1

5.9

4.2

77.5 8.0 5.7

Trend DESA

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

Puskesmas X

v

30

Lampiran – 7 FORMULIR TARGET CAKUPAN DAN HASIL PELAYANAN UPAYA KEGIATAN WAJIB PUSKESMAS PER DESA PER BULAN

PUSKESMAS : ……………… BULAN : ……………… 200……. Jenis

Nama Desa A

Pelayanan

Penduduk

KIA

T rata2/bln

Pelayanan

C bln lalu

Ibu Hamil

C bln ini

K-I

+/- N/T

Pelayanan

T rata2/bln

Ibu Hamil

C bln lalu

K-IV

C bln ini

B

C

D

E

+/- N/T KB

T rata2/bln C bln lalu C bln ini +/- N/T T rata2/bln

Imunisasi

C bln lalu

Bayi

C bln ini +/- N/T T rata2/bln

Ibu hamil

C bln lalu C bln ini +/- N/T

i 31

T rata2/bln Gizi

C bln lalu C bln ini +/- N/T T rata2/bln

VIT.A

C bln lalu

BALITA

C bln ini +/- N/T T rata2/bln

TABLET BESI C bln lalu (Fe)

C bln ini

Ibu Hamil

+/- N/T

DIARE

T rata2/bln

DIBERI ORALIT C bln lalu BALITA

C bln ini +/- N/T

ISPA

T rata2/bln

DIOBATI

C bln lalu

BALITA

C bln ini +/- N/T

Keterangan : T rata-2/bln : target setahun dibagi 12 bulan = 80%/12=6,7% +

: Cakupan lebih dari target rata2 per bulan

-

: Cakupan kurang dari target rata2 per bulan

N

: Cakupan bulan ini lebih tinggi dari bulan lalu

T

: Cakupan bulan ini kurang/tetap dari bulan lalu

ii 32

Lampiran - 8

FORMULIR : ANALISIS MASALAH, PENYEBAB MASALAH DAN CARA PEMECAHANNYA. Puskesmas : ………………….. Bulan…………….. Tahun ………….

Nama

Petugas

Kegiatan

Masalah

Desa

Penyebab

Kesepakatan cara pemecahannya

33