Buku ini berisikan panduan software akuntasi Zahir Accounting...
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
BAB I Pendahuluan Zahir Versi 5.1, sebuah software bisnis finansial terbaik dan termudah digunakan, memiliki fasilitas lengkap dan dapat diandalkan. 1. Zahir dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengusaha, dibuat dari sudut pandang pengusaha, sehingga setiap pengusaha dapat mengelola dan memiliki kendali penuh terhadap usahanya tanpa mengharuskan pengusaha dan manajemen perusahaan untuk memahami teori akuntansi terlebih dahulu. 2. Zahir memiliki kelebihan-kelebihan serta berbagai perangkat yang mudah digunakan sehingga memungkinkan para pengusaha dan manajemen untuk mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat, karena Zahir tidak hanya sebagai perangkat penyedia laporan keuangan semata. Oleh karena itulah kami mengembangkan Zahir Versi 5.1, yang secara inovatif telah menggabungkan software akuntansi finansial dengan software manajemen finansial (sebagai decision support system). Mudah digunakan oleh siapapun tanpa harus mempelajari teori akuntansi dan dapat membantu pengambilan keputusan bisnis dengan cepat dan akurat. Zahir Versi 5.1 dilengkapi berbagai fasilitas yang lengkap dan handal, seperti audit trail, edit transaksi, histori perubahan transaksi, klik laporan untuk menampilkan detail dan jurnal transaksi, perbaikan dan backup data, dll. sehingga selain mudah digunakan oleh Non-Akuntan; Zahir Versi 5.1 sangat disenangi oleh para Akuntan Profesional.
Catatan : Panduan Penggunaan ini dibuat untuk seluruh edisi Zahir, sehingga tidak semua fasilitas yang ditampilkan di panduan ini pasti ada di software yang Anda gunakan.
Sebagai contoh: formulir transaksi penjualan yang ditampilkan pada panduan ini menggunakan edisi Enterprise (yang memiliki fasilitas multi currency dan multi gudang), sehingga jika Anda menggunakan edisi Standar maka gambar form penjualan yang ada di panduan ini tidak akan sama dengan form penjualan di software yang Anda gunakan.
1
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
BAB II Bagaimana Memulai Zahir Untuk dapat menggunakan Zahir Versi 5.1 terlebih dahulu Anda harus menginstalnya di komputer PC atau Notebook berbasis Windows (98/2000/XP/Vista).
2.1. Instalasi Program
Installer Zahir tersedia dalam paket program berupa CD atau Anda dapat mendownload versi demonya dari www.zahiraccounting.com
2.1.1. Instalasi dari CD
1. Tutup semua program yang terbuka. 2. Masukkan CD Installer ke Drive CD. 3. Selanjutnya akan ditampilkan form instalasi (jika form instalasi tidak otomatis terbuka, maka jalankan program Setup secara manual melalui Window Explorer, Klik Start > My Computer > Pilih Drive CD > jalankan Setup.exe. 4. Ikuti petunjuk yang tertera pada form instalasi, klik tombol Next untuk melanjutkan, dan isilah nama user dan nama perusahaan Anda, pilih opsi typical, selanjutnya klik Next hingga tombol Finish tampil. Tips : • Setelah menjalankan program Zahir klik tombol Buka Data Sebelumnya untuk membuka data demo, selanjutnya klik tombol Cancel jika Anda ditawarkan untuk memasukkan password database server. • Restart komputer terlebih dahulu jika Anda gagal membuka data setelah instalasi dijalankan. • Untuk uninstall program, klik Start > Cotrol Panel > Add Remove Program > Pilih Zahir > Klik Remove/Uninstall. Selanjutnya Anda dapat segera menggunakan Zahir, ikuti petunjuk Menjalankan Program Zahir.
2.1.2 . Instalasi Multi User
Penggunaan Multi User dalam Jaringan LAN Instalasi Zahir Instalasi Zahir tetap harus dilakukan di masing-masing workstation (komputer pengguna / client) dan 2
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
diperlukan satu komputer yang akan berperan sebagai server, pastikan Firebird Database Server telah terinstall di komputer server (pilih opsi complete pada form instalasi). Tips : Bila komputer server akan digunakan juga untuk menjalankan Zahir, maka Zahir harus diinstall secara lengkap di komputer server, namun bila hanya sebagai server (penyimpan data) maka cukup diinstall database server saja (pilih opsi custom pada form instalasi kemudian pilih data base server). Catatan : Software Zahir dan Firebird Database Server telah disediakan pada installer Zahir (dijadikan satu). Tips : Jika data keuangan belum tersedia maka buatlah terlebih dahulu data keuangan melalui Zahir > menu utama > membuat data baru. Jika komputer server hanya berperan sebagai server (hanya diinstall Firebird Database Server saja), maka proses pembuatan data baru dilakukan di komputer client kemudian copy file data ke server. Pada komputer Client : jalankan Zahir kemudian Klik tombol Buka Data untuk membuka data di server. Isilah nama komputer server atau TCP-IP nya, dan isilah lokasi file data secara lengkap beserta struktur direktorinya.
2.2. Menjalankan Program
3
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Untuk menjalankan Zahir, klik tombol START > All Program > Zahir Enterprise System 5.1 (atau sesuai dengan edisi Zahir yang telah Anda install).
2.3. Registrasi Zahir Accounting
Anda diharuskan melakukan registrasi terlebih dahulu sebelum menggunakan Software Zahir Accounting. Registrasi ini berfungsi untuk mengaktivasi program Zahir Accounting. Ada 3 cara registrasi di Zahir Accounting yaitu : 1. Registrasi Secara Online dengan Internet. 2. Registrasi dengan mengunakan SMS. 3. Registrasi dengan mengunakan Website.
2.3.1. Registrasi
Untuk dapat menggunakan Zahir, Anda diharuskan melakukan registrasi terlebih dahulu. Langkah-langkah registrasi adalah : 1. Buka form registrasi melalui menu utama > register atau menu aplikasi > petunjuk > register, melalui menu ini Anda dapat mengetahui ID Komputer yang diperlukan saat registrasi (lihat catatan dibawah). 2. Kirimkan informasi berikut ini kepada kami melalui email ke
[email protected] : • Nomor Seri : Tertera di Box / CD Zahir • ID Komputer : Tertera di form registrasi, lihat point 1 diatas untuk mengetahui ID Komputer Anda • Nama Perusahaan : Nama Perusahaan Anda • Informasi Pembayaran/Pembelian : Nomor faktur / bukti pembelian / pembayaran / transfer. 3. Setelah kami verifikasi data diatas, kami akan mengirimkan password registrasi kepada Anda, melalui Fax atau Email. 4. Buka form registrasi sekali lagi untuk mengisi password yang telah kami berikan.
4
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : • Form registrasi dan cara registrasi ditentukan oleh versi yang Anda miliki apakah menggunakan dongle atau tidak. • Lihat penjelasan Registrasi Versi Non Dongle jika Anda menggunakan edisi non dongle. Lihat penjelasan tentang Registrasi Versi Dongle jika Zahir yang Anda miliki menggunakan USB Dongle (Dongle adalah alat kecil seukuran flash disk / thumb drive dengan koneksi USB). • Klik menu utama > register atau menu aplikasi > petunjuk > register untuk menampilkan form registrasi. • Sebelum proses registrasi dilakukan Anda tidak dapat memanfaatkan seluruh fasilitas program (versi demo).
2.3.2. Instalasi Dongle
Program Zahir yang Anda miliki disebut versi dongle jika Anda mendapatkan USB Dongle saat membeli Zahir. Dongle adalah alat kecil seukuran flash disk / thumb drive (hardware) yang dipasang di komputer menggunakan koneksi USB, dimana dongle tersebut baru dapat dikenali oleh Window setelah Anda menginstall driver dari dongle tersebut. Ikuti langkah - langkah berikut ini : 1. Menginstall Driver Perhatian : Sebelum menginstall driver dongle, jangan memasang dongle kedalam port USB • Klik Menu > Petunjuk > Register untuk membuka form Registrasi • Klik tombol Install the Dongle untuk menginstall driver sehingga tampil pesan bahwa instalasi driver telah sukses. • Saat pertama kali Anda membuka form registrasi, akan tampil pesan “Invalid Dongle or dongle driver is not has been installed, try to install the driver first“, hal ini wajar karena dongle belum terpasang atau driver dongle belum diinstall
5
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Lanjutkan ke langkah ke 2. Pasang Dongle Setelah Anda berhasil menginstall driver, langkah berikutnya adalah : • Pasang dongle ke dalam salah satu port USB yang tersedia di komputer Anda. • Windows kemudian akan mengenali dongle dengan menampilkan form instalasi hardware seperti gambar diatas. Klik tombol Next. Catatan : Jika form yang tampil berbeda dengan gambar diatas, seperti tampil tulisan Unknown Hardware, berarti driver dongle belum terinstall. Cabut kembali dongle kemudian ulangi langkah 1. Menginstall Driver. • Terakhir, ikutilah langkah ke 3. Konfirmasi Driver.
6
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Konfirmasi Driver
Klik tombol Continue Anyway untuk menyetujui instalasi driver dan tunggu agar semua proses berjalan hingga ada form yang menyatakan bahwa instalasi telah selesai. Klik tombol Finish untuk mengakhiri. Setelah proses instalasi dongle berhasil maka Anda dapat menampilkan form registrasi untuk memperoleh password.
2.3.3. Registrasi Versi Dongle
7
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah formulir registrasi untuk program Zahir versi dongle. Kirimkan informasi Nama Perusahaan, Nomor Seri dan ID Komputer kepada kami melalui email ke
[email protected] untuk mendapatkan password registrasi. Jika tulisan yang tertera pada Computer ID adalah “Invalid Dongle or Dongle Driver Not Installed” maka lakukan proses Instalasi Dongle terlebih dahulu. 1. Instalasi Driver Dongle Klik tombol Install Dongle untuk menginstall driver dongle. 2. Nama Perusahaan Diisi dengan nama perusahaan 3. No. Seri Masukan nomor seri yang tertera pada box atau CD Zahir. 4. ID Komputer Ini adalah informasi ID Komputer Anda. Nilai ini akan berbeda tergantung Dongle yang terpasang. Informasikan ID Komputer ini saat meminta password registrasi kepada kami. Catatan : ID Komputer hanya akan keluar jika Driver Dongle sudah diinstall dan Dongle telah terpasang sebelumnya.
5. Password Registrasi Ketik Password Registrasi yang kami berikan disini, password ini selanjutnya akan mengaktifkan program Zahir Anda. 6. Edisi Spesial Ketik Special Code yang kami berikan disini, Anda akan memperoleh special code jika Anda telah memesan edisi khusus atau menambah fitur tertentu. 7. Tombol Batal Klik Cancel untuk membatalkan registrasi. 8. Tombol OK Klik tombol OK untuk melanjutkan proses registrasi.
8
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Tombol OK akan berfungsi jika registrasi berhasil, dimana ID Komputer, serial number, special code dan password yang Anda masukkan benar.
2.3.4. Registrasi Via SMS
Proses register Zahir Accounting bisa dilakukan secara SMS melalui media Handphone, untuk langkahnya sebagai berikut : • Setelah program zahir terinstall, buka program zahir maka tampil menu utama. • Pada menu utama program zahir terdapat tulisan register, klik tulisan tersebut maka akan masuk ke jendela form permintaan register secara online • Klik tombol Registrasi Manual, untuk mengetahui id komputer anda. • Format pengiriman sms dibawah ini : REG1NAMA#IDKOMPUTER#NOMORSERI#FITUR#DONGLE Keterangan: REG1 NAMA IDKOMPUTER NOMORSERI FITUR DONGLE
= = = = = =
Register Zahir Accounting Nama Pelanggan ID Komputer dimana Zahir terinstall Nomor Seri Zahir terinstall Kode Fitur Zahir terinstall Ketik ‘ F ‘
Contoh : REG1 FIRMAN#FTDDCE0-DD4D#12#83C22-76000-1001C-80000#T • Jika data register sudah tersedia Zahir SMS akan mengirim data register via sms. • Masukkan register yang diterima ke form pengisian manual. • Klik tombol proses. • Jika registrasi berhasil maka akan tampil jendela yang menunjukkan registrasi program berhasil.
9
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.3.5. Registrasi Online
Proses permintan kode registrasi untuk Zahir Accounting bisa dilakukan secara online melalui internet, untuk langkahnya adalah sebagai berikut : Setelah program zahir terinstall, buka program zahir, berikutnya akan tampil menu utama zahir :
Pada menu utama program zahir terdapat tulisan “Register” klik tulisan tersebut maka akan masuk ke jendela form permintaan register secara online :
10
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form di atas diisikan dengan lengkap. Setelah form terisi semuanya klik tombol Kirim Registrasi maka akan tampil jendela konfirmasi.
Pesan di atas akan tampil jika Pengisian Form register online tidak lengkap Klik tombol “Yes” jika informasi yang diisikan di form sudah benar, jika sudah benar maka program akan memproses permintaan kode registrasi. Tampilan di bawah ini menunjukkan program sedang memproses pengiriman permintaan kode registrasi
Jika dalam proses terdapat tampilan pesan informasi di bawah ini :
Tampilan informasi di atas untuk memberitahukan bahwa register belum tersedia, hal ini disebabkan informasi register yang dikirim belum masuk ke kami. Klik tombol “OK” dan tunggu beberapa saat, lalu klik tombol “Cek Register”. 11
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tampilan di atas untuk menginformasikan register belum diperoleh, klik Tombol “OK” tunggu beberapa saat, lalu Klik Tombol “Cek Register”. Proses “Cek Registrasi” dilakukan sebanyak 3 kali, jika dalam pengecekan ke-tiga belum juga mendapat kode registrasi maka akan tampil tampilan di bawah ini :
Tampilan di atas meminta kita mengulangi pengiriman permintaan kode registrasi 12
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Jika pada saat pengiriman data registrasi ada pesan Warning di atas, nomor seri yang diinput salah atau seri tidak terdaftar pada database kami.
Error di atas jika koneksi Internet tidak ada pada komputer yang digunakan. Proses Register akan berhasil akan tampil di bawah ini :
13
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Klik tombol “OK” maka program akan merestart aplikasi Zahir. Setelah Aplikasi Zahir Restart, maka pada tampilan menu utama akan tampil seperti di bawah ini :
Registrasi yang dilakukan secara online jika dalam pengiriman data register mengisikan alamat email, maka kode registrasi akan terkirim juga ke alamat email anda. di bawah ini adalah format email yang kami kirim : 14
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Selamat bergabung dengan Zahir Accounting berikut data registrasi Zahir Accounting Anda : ----------------------- register here ----------------------Edisi : Small Business Accounting Nomor Seri : 3494071715 ID Komputer : SMBF722-F908 Kode Registrasi : 003HH3-78D2YD-9XDVP6-JG81M7-92R847-F44Y5G-R2EFWE ----------------------- register here ----------------------Silahkan masukkan data registrasi anda ke Software Zahir Accounting Untuk dukungan support via Email ke
[email protected] Hormat Kami, Zahir Accounting Software Terbaik Penuh Inovasi !!
2.3.6. Registrasi Via Website
Proses registrasi untuk Zahir Accounting bisa dilakukan melalui website, untuk langkahnya sebagai berikut : Setelah program zahir terinstall, buka program zahir maka akan tampil di bawah ini :
15
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pada menu utama program zahir terdapat tulisan “Register”, klik tulisan tersebut maka akan masuk ke tampilan form permintaan register secara online.
Pada menu utama program zahir terdapat tulisan “Register”, klik tulisan tersebut maka akan masuk ke tampilan form permintaan register secara online.
16
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Buka aplikasi browser (Internet Explorer, Mozilla, Safari), ketik di kolom address : www.zahiraccounting.com Untuk melakuan permintan kode registrasi silakan Anda login dengan mendaftarkan terlebih dahulu, dengan klik “Daftar Sekarang”. Isikan semua kolom yang tersedia pada form Registrasi Anggota, setelah itu klik tombol “Register”. Jika proses pembuatan anggota sudah berhasil, bisa dilanjutkan untuk melakukan login. Masukkan nama anggota dan kata sandi yang telah dibuat, jika login berhasil maka bisa melakukan permintaan kode registrasi melalui website. Catatan : Jika sudah memiliki keanggotaan, maka bisa langsung melakukan login keanggotaan, untuk melakukan permintaan register. Untuk melakukan permintaan kode registrasi, klik menu “Hubungi Kami” lalu pilih dalam “Register” Isikan form dengan lengkap, lalu klik tombol “Kirim Registrasi Sekarang”, maka permintaan registrasi akan terkirim ke bagian registrasi Zahir. Setelah proses registrasi, maka anda akan mendapatkan kode registrasi melalui ke email. Di bawah ini format pengiriman kode registrasi ke email Anda :
Kepada Yth : ABC, PT. Bp. XXX Terima kasih telah mengunakan produk Zahir Accounting berikut data registrasi Zahir Accounting Anda : ----------------------- register here ----------------------Edisi Nomor Seri ID Komputer Kode Registrasi
: Small Business Accounting : 12 : SMBEA85-5D97 : 003K1A-T38P98-0VQP3R-7H6UBR-9P74WR-3TE8UK-TTPFWE
----------------------- register here ----------------------Silahkan masukkan data registrasi anda ke Software Zahir Accounting Untuk dukungan support via Email ke
[email protected] Hormat Kami, Zahir Accounting Software Terbaik Penuh Inovasi !! 17
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Masukkan register yang diterima di email ke form pengisian manual, kode fitur akan terisi otomatis jika ada penambahan fasilitas pada edisi zahir yang anda instal, seperti di bawah ini:
Klik tombol “Proses”, jika penginputan berhasil akan tampil di bawah ini :
Tampilan di atas menunjukkan registrasi program berhasil. Klik tombol “OK”, maka program Zahir direstart, Pada tampilan menu utama akan tampil seperti di bawah ini : 18
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.3.7. Registrasi Online
19
PT. Zahir Internasional
Form ini digunakan untuk (dengan sambungan internet).
Zahir Accounting Versi 5.1
mendapatkan
register
Zahir
dan
dilakukan
secara
online
1. Nama Perusahaan Diisi dengan nama perusahaan Anda. 2. Alamat Diisi dengan alamat perusahaan. 3. Isian Wilayah Kota : Diisi dengan nama kota dimana perusahaan berada. Kode Pos : Diisi dengan kode pos sesuai dengan wilayah perusahaan. Negara: Diisi dengan nama negara dimana perusahaan berada. 4. Isian Kontak Kontak Person, Diisi dengan personel yang bertanggung jawab terhadap penggunaan program Telpon, diisi dengan nomor telepon perusahaan Fax, diisi dengan nomor fax perusahaan Handphone, diisi dengan nomor telepon seluler kontak person Email, diisi dengan email perusahaan atau kontak person 5. Bidang Usaha Diisi dengan bidang usaha perusahaan 6. Tempat Membeli Diisi dengan nama tempat dimana Anda membeli Zahir, apakah secara langsung atau dari agen / toko. 7. No. Seri Diisi dengan No. Seri yang tertera di Box/CD Zahir. 8. Edisi Diisi dengan Edisi Software yang dipilih. Gunakan tombol Pilih Fitur untuk memilihnya. 9. Registrasi Manual Klik tombol ini jika registrasi dilakukan secara manual. Kantor Zahir akan mengirim form Registrasi ke customer, dan form tersebut dikirim kembali ke kantor Zahir. 10. Tombol Batal Klik tombol batal untuk membatalkan proses registrasi. 11. Kirim Registrasi Klik tombol ini untuk mengirim isian registrasi. 20
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.3.8. Registrasi Versi Non Dongle
Ini adalah formulir registrasi untuk versi non dongle (tidak menggunakan dongle). Kirimkan informasi Nama dan ID Komputer kepada kami untuk mendapatkan password registrasi, kirim permintaan password melalui email ke
[email protected] 1. Nama Perusahaan Isi dengan Nama Perusahaan sesuai dengan nama yang Anda daftarkan kepada kami (perhatikan huruf besar dan kecilnya, spasi dan titik). 2. No. Seri Masukan nomor seri yang tertera pada box atau CD Zahir. 3. ID Komputer Ini adalah informasi ID Komputer Anda. Nilai ini akan berbeda tergantung Dongle yang terpasang. Informasikan ID Komputer ini saat meminta password registrasi kepada kami.
21
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : ID Komputer hanya akan keluar jika Driver Dongle sudah diinstall dan Dongle telah terpasang sebelumnya. 4. Password Registrasi Ketik Password Registrasi yang kami berikan disini, password ini selanjutnya akan mengaktifkan program Zahir Anda. 5. Edisi Spesial Ketik Special Code yang kami berikan disini, Anda akan memperoleh special code jika Anda telah memesan edisi khusus atau menambah fitur tertentu. 6. Registrasi Online Klik tombol berikut untuk melakukan Registrasi secara online. Klik tombol Registrasi Online sehingga tampil jendela Registrasi Online. 7. Tombol Batal Klik disini untuk membatalkan registrasi. 8. Proses Klik tombol Proses untuk memproses isian.
2.4. Menu Utama Zahir Accounting
22
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setiap kali program dijalankan akan tampil Menu Utama seperti gambar diatas, dimana melalui menu utama ini Anda dapat membuat data keuangan baru atau membuka data keuangan yang sudah dibuat sebelumnya. Informasi yang lebih lengkap tentang fungsi-fungsi yang ada di menu utama dapat dilihat pada topik Menu Utama. Lihat informasi tentang Pengenalan Antar Muka setelah Anda membuka dan membuat data keuangan baru. Tips : Untuk penggunaan pertama kalinya, Anda dapat mempelajari Zahir menggunakan data demo yang telah disediakan dengan meng-klik menu Buka Data Sebelumnya. Membuat Data Baru : untuk membuat data keuangan baru untuk perusahaan Anda. Lihat informasi lebih lanjut tentang cara Membuat Data Keuangan Baru. Buka Data : untuk buka data keuangan yang pernah dibuat sebelumnya. File data keuangan di Zahir akan selalu menggunakan format *.gdb atau *.fdb. Lihat informasi tentang cara Membuka Data Keuangan. Buka Data Sebelumnya : Klik tombol ini untuk membuka data keuangan yang terakhir kali pernah dibuka. Jika sebelumnya Anda pernah membuka data PT ABC melalui tombol Buka Data, maka tombol Buka Data Sebelumnya jika di klik akan selalu otomatis membuka data PT ABC, kecuali Anda kemudian membuka data keuangan lainnya.
Tips : Untuk pertama kalinya, tombol Buka Data Sebelumnya akan membuka data demo yang telah disediakan. Data demo disediakan agar Anda dapat mempelajari contoh transaksi, laporan dan grafik yang bisa dihasilkan oleh Zahir. Tombol Buka Data Sebelumnya akan berfungsi sama dengan menekan tombol ENTER pada keyboard saat menu utama ini sedang terbuka.
Tips : Registrasi Program Untuk dapat menggunakan Zahir, Anda diharuskan melakukan registrasi terlebih dahulu. Klik tombol Register ini untuk melakukan registrasi. Ikut langkah-langkah registrasi yang diterangkan pada bagian Registrasi dan Aktivasi.
23
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.5. Membuat dan Membuka Data
Data Keuangan Data keuangan Zahir adalah sebuah file data yang tersimpan di dalam harddisk komputer (dengan extension *.GDB), didalamnya tersimpan berbagai macam data (seperti data rekening, alamat, barang, dll) dan berbagai transaksi-transaksi yang pernah diinput. Jika baru pertama kali menggunakan Zahir, maka sebelum dapat menginput transaksi Anda terlebih dahulu harus membuat data keuangan baru. Pada bagian ini akan dijelaskan cara membuat data keuangan baru, membuka data, menghapus data, mengakses data diserver (sistem client server), membackup data dan restore (membuka file backup). Menu pembuatan dan membuka data keuangan atau data backup tersedia di Menu Utama dan Menu Program.
2.5.1. Membuat Data Keuangan Baru
Ini adalah Menu Utama yang tampil pertama kali saat Anda menjalankan Zahir. Klik Membuat Data Baru untuk menampilkan form pembuatan data keuangan, ikuti langkah-langkah dibawah ini :
24
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 1 : Mengisi Informasi Perusahaan
Ini adalah form pembuatan data keuangan baru yang dibagi kedalam beberapa halaman. Klik tombol lanjutkan pada form tersebut untuk menuju halaman berikutnya. 1. Nama Perusahaan Isilah semua informasi yang dibutuhkan minimal Nama Perusahaan, setelah itu klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke jendela berikutnya. 2. Tombol Navigasi Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke Langkah ke 2 : Periode Akuntansi
25
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 2 : Periode Akuntansi
1. Periode Akuntansi Pilihlah bulan dimana Anda akan mulai menginput transaksi menggunakan Zahir, misalnya Anda akan menggunakan Zahir untuk menginput transaksi bulan Juli tahun 2007, maka isilah Bulan = Juli dan Tahun = 2007. 2. Bulan Tutup Buku Pilih bulan dimana periode akuntansi selama satu tahun akan ditutup. Di Zahir; satu tahun periode akuntansi terdiri dari 12 bulan, sehingga jika Anda mengisi Tutup Buku Akhir Tahun = Desember, maka periode awal akuntansi adalah Januari dan periode akhir adalah Desember. 3. Membuat Rekening Standar Secara otomatis Zahir akan mengisi rekening perkiraan standar sehingga Anda dapat langsung menginput transaksi. Namun jika Anda ingin mengisi sendiri rekening perkiraan atau ingin mengimpornya dari Ms. Excel maka hilangkan tanda centang pada opsi ini. 4. Lokasi Penyimpanan Data Tentukan lokasi penyimpanan file Data Keuangan, klik tombol di sebelah kanannya untuk memilih
26
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
folder secara visual. Zahir telah menentukan lokasi data secara otomatis, Anda dapat merubah lokasi ini jika diperlukan. 5. Tombol Navigasi Klik tombol Kembali untuk menuju halaman sebelumnya dan Klik tombol Lanjutkan untuk menuju Langkah ke 3 : Struktur Rekening Langkah ke 3 : Struktur Rekening
Langkah ke 3 ini hanya berguna untuk pengguna tingkat lanjut, langkah ke 3 ini hanya akan tampil jika Anda memiliki fasilitas Sinkronisasi Cabang. Jika Anda tidak mengerti, tidak memerlukan pengaturan format rekening dan tidak memanfaatkan fasilitas sinkronisasi cabang, maka klik tombol lanjutkan untuk menuju Langkah ke 4 : Konfirmasi Akhir 27
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Kode Departemen Isilah kode departemen sesuai struktur organisasi antara perusahaan pusat dan cabangcabangnya. Misalkan : • Kantor pusat memiliki Kode Departemen : 0 • Cabang Jakarta memiliki Kode Departemen : 10 • Cabang Surabaya memiliki Kode Departemen : 20 • Sub Cabang Jakarta Pusat memiliki Kode Departemen : 11 • Sub Cabang Jakarta Selatan memiliki Kode Departemen : 12 • Dan seterusnya... Tujuan pengaturan kode departemen ini adalah agar semua nomor referensi transaksi masingmasing kantor baik pusat maupun cabang tidak ada yang sama, sehingga saat sinkronisasi dilakukan tidak terjadi tumpang tindih. 2. Nama Departemen Masukan nama kantor disini, misalkan Kantor Pusat, Cabang Jakarta, Surabaya, dan seterusnya. mengikuti kode departemennya. 3. Prefiks Untuk membedakan nomor transaksi milik masing-masing kantor cabang, isilah kode prefix disini, misalkan untuk transaksi kantor cabang Jakarta, isi dengan JKT, sehingga tiap transaksi di kantor cabang Jakarta akan diawali dengan JKT, misalkan nomor faktur penjualan JKT-000001, untuk surabaya SBY-000001, dst. 4. Format Rekening Isilah parameter ini jika ingin mengatur format rekening perkiraan agar sesuai dengan sistem yang berlaku diperusahaan Anda. 5. Tombol Navigasi Klik tombol Kembali untuk menuju halaman sebelumnya dan Klik tombol Lanjutkan untuk menuju Langkah ke 4 : Konfirmasi Akhir
28
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 4 : Konfirmasi Akhir
Silahkan mereview kembali informasi perusahaan dan periode akuntansinya. 1. Tombol Navigasi Klik tombol Kembali jika terdapat informasi yang salah dan ingin Anda koreksi. 2. Tombol Proses Klik tombol Proses untuk memulai proses pembuatan data keuangan dan untuk menuju Langkah ke 5 : Setup Mata Uang Fungsional
29
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 5 : Jenis Usaha
Pada form ini anda bisa memilih bidang usaha sesuai dengan kebutuhan. Berikutnya zahir secara otomatis akan menyediakan daftar rekening yang sesuai dengan bidng usaha yang telah dipilih. Hal ini berguna supaya anda tidak perlu membuat data rekening lagi dari awal. Anda masih bisa mengedit dan menambahkan data rekening pada menu data-data > data rekening. 1. Pilih Bidang Usaha Klik kotak dropdown untuk memilih bidang usaha sesuai dengan bidang usaha perusahaan anda. Sehingga zahir akan membuatkan data rekening sesuai dengan bidang usaha yang anda pilih. Anda masih bisa mengedit atau menambahkan data rekening setelah membuat data pada menu data-data > data rekening. 2. Lihat Daftar Rekening Tombol lihat daftar rekening berfungsi untuk melihat data rekening sesuai dengan bidang usaha yang dipilih. Sebelum melanjutkan ke proses berikutnya anda dapat mengetahui informasi data rekening yang nantinya dapat anda gunakan langsung. 30
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Lanjutkan - Batal • Klik tombol Lanjutkan untuk proses berikutnya konfirmasi pemilihan bidang usaha. • Klik tombol Batal untuk melewati proses pemilihan bidang usaha. Jika anda klik tombol batal maka data rekening yang digunakan bukan data rekening sesuai dengan bidang usaha, melainkan data rekening perdagangan umum. Struktur Rekening Bidang Usaha
Berikut ini adalah struktur data rekening sesuai dengan jenis usaha yang dipilih. 1. Struktur Rekening Sesuai Bidang Usaha Berikut ini informasi struktur data rekening sesuai dengan acuan bidang usaha yang dipilih. 31
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form ini hanya menampilkan data rekening per bidang usaha yang dipilih saja, anda tidak dapat menambah atau mengedit data rekening pada form ini. 2. Selesai • Klik selesai untuk menutup struktur rekening bidang usaha untuk kembali lagi ke halaman sebelumnya menentukan jenis bidang usaha. • Klik selesai untuk menutup struktur rekening bidang usaha untuk kembali lagi ke halaman sebelumnya menentukan jenis bidang usaha. Konfirmasi Memilih Data Rekening
Berikutnya akan tampil jendela konfirmasi pemilihan data rekening sesuai dengan bidang usaha yang dipilih. 1. Yes Klik tombol Yes untuk melanjutkan proses pembuatan data baru dengan data rekening sesuai dengan bidang usaha yang dipilih. Proses berikutnya adalah Langkah Ke 6 Menentukan Setup Mata Uang Fungsional. 2. No Klik No untuk kembali ke halaman sebelumnya memilih bidang usaha dan membuat data rekening sesuai dengan bidang usaha yang dipilih.
32
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 6 : Setup Mata Uang Fungsional
Setelah proses pembuatan data keuangan selesai, Zahir akan menampilkan form setup mata uang. 1. Kode Mata Uang Fungsional Isilah kode mata uang yang berlaku di negara Anda, misalkan IDR untuk Indonesia, atau klik tombol List of Currency untuk menampilkan pilihan mata uang. 2. Nama Mata Uang Isilah dengan Nama Mata Uang, misalkan Rupiah. 3. Simbol Mata Uang Isilah dengan Simbol Mata Uang, misalkan Rp 4. Tombol Navigasi Klik tombol Lanjutkan untuk menuju Langkah ke 6 : Setup Mata Uang Asing 33
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Langkah ke 7 : Setup Mata Uang Asing
Tampilan ini hanya berlaku jika Anda memiliki fasilitas Multi Currency, dimana di langkah ke 6 ini Anda dapat menentukan mata uang asing yang paling sering Anda pakai. Sedangkan mata uang asing lainnya dapat Anda tambahkan melalui menu data-data > mata uang. 1. Kode Mata Uang Asing Isilah Kode Mata Uang Asing disini, misalkan USD, atau klik tombol List of Currency untuk menampilkan pilihan mata uang. 2. Nama Mata Uang Asing Isi dengan Nama Mata Uang Asing misalkan Dollar 3. Simbol Mata Uang Asing Isilah dengan Simbol Mata Uang Asing, misalkan $ 4. Nilai Tukar Mata Uang Asing Isilah dengan Nilai Tukar Mata Uang Asing yang berlaku saat data keuangan ini dibuat, nilai tukar 34
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
ini dapat disesuaikan setiap saat melalui menu > data-data > mata uang asing. 5. Tombol Navigasi Klik tombol Kembali untuk menuju halaman sebelumnya dan Klik tombol Lanjutkan untuk mengakhiri proses setup mata uang, maka proses pembuatan data keuangan telah sukses.
2.5.2. Membuka Data Keuangan
Anda dapat membuka data keuangan melalui Menu Utama > klik Buka Data atau melalui Menu Aplikasi klik File > Buka Data
Membuka Data di Komputer Lokal
Pilih Database Lokal untuk membuka data keuangan yang tersimpan di komputer Anda (di komputer lokal, bukan server). Kemudian tentukan nama file beserta foldernya.
35
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Jika data keuangan tidak berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir (data disimpan di server) maka lihat penjelasan tentang Membuka Data di Server. 1. Lokasi Database Pilih Database Lokal jika data keuangan tersimpan di komputer PC Anda (data keuangan dan Zahir berada di satu komputer yang sama), pilih Database Berada di Server jika data disimpan di server (Lihat penjelasan tentang Membuka Data di Server). 2. Direktori dan Nama File Isi dengan nama file data keuangan beserta struktur foldernya. Format file yang benar adalah *.GDB, *.FDB atau *.IB. Cukup Klik tombol pilih file, jika data keuangan berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir. 3. Tombol Pilih Data Klik tombol ini untuk menampilkan form membuka file, tombol ini memudahkan Anda memilih file data keuangan. Tombol ini hanya berguna jika data keuangan tidak disimpan di komputer yang berbeda (masih dalam satu komputer yang sama dengan Zahir). 4. Membuka File Backup Klik tombol ini untuk menampilkan form restore data, untuk membuka file yang telah dibackup, yaitu jika data keuangan pernah disimpan dalam bentuk backup berformat *.gbk. 5. Tombol Batal - OK Klik OK untuk melanjutkan, klik Batal untuk membatalkan
36
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Membuka Data di Server
Pilih Database Berada di Server untuk membuka data keuangan yang tersimpan di server. Kemudian tentukan, nama komputer server atau ip address-nya beserta nama file dan foldernya. Catatan : Jika data keuangan berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir (bukan disimpan di server) maka lihat penjelasan tentang Membuka Data di Komputer Lokal. 1. Lokasi Database Server Pilih apakah data keuangan ada di komputer PC Anda atau berada di server (komputer lain). 2. Nama Komputer Server Isi nama server atau IP address-nya. Untuk data keuangan local cukup mengisinya dengan localhost. Berkonsultasilah dengan departemen IT di perusahaan Anda, jika Anda tidak mengetahui nama komputer atau IP address dari komputer yang menjadi server. 37
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Protokol Protokol yang digunakan untuk berkomunikasi dengan server. Secara default parameter ini sudah terisi TCP/IP, saat ini TCP/IP sudah sangat umum digunakan sehingga parameter ini tidak perlu dirubah. Bertanyalah kepada departemen IT protokol apa yang digunakan diperusahaan Anda jika ternyata Anda tidak berhasil membuka data dengan menggunakan protokol TCP/IP. 4. Direktori dan Nama File Isi dengan nama file data keuangan beserta struktur foldernya. Format file yang benar adalah *.GDB, *.FDB atau *.IB. Cukup Klik tombol pilih file, jika data keuangan berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir. Info : Jika data kerja berada pada komputer server atau di komputer lain, maka anda cukup mengetik lokasi dan nama file sesuai dengan lokasi data kerja pada komputer server atau komputer lain. 5. Tombol Pilih Data Klik tombol ini untuk menampilkan form membuka file, tombol ini memudahkan Anda memilih file data keuangan. Tombol ini hanya berguna jika data keuangan tidak disimpan di komputer yang berbeda (masih dalam satu komputer yang sama dengan Zahir). 6. Membuka File Backup Klik tombol ini untuk menampilkan form restore data, untuk membuka file yang telah dibackup, yaitu jika data keuangan pernah disimpan dalam bentuk backup berformat *.gbk. 7. Tombol Batal - OK Klik OK untuk melanjutkan, klik Batal untuk membatalkan
38
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.5.3. Membackup Data Keuangan
Setelah melakukan penginputan data keuangan anda sangat disarankan untuk membackup data keuangan tersebut. Hal ini dilakukan agar anda mempunyai data cadangan jika file data keuangan utama anda terhapus, rusak, dsb. Dengan adanya data backup anda bisa mengembalikan (restore) data backup menjadi data keuangan sesuai dengan posisi transaksi terakhir saat anda melakukan backup data. Untuk membuka menu backup data anda bisa klik menu File > Backup Data atau Ketika anda akan keluar dari zahir, maka akan ada peringatan untuk membackup data keuangan anda. 1. Lokasi Data Tentukan letak tujuan lokasi penyimpanan data backup, klik kotak sebelah kanan untuk menentukan lokasi penyimpanan data backup tersebut. Contoh: Misalnya anda ingin menyimpan data backup pada lokasi folder C:\Backup Data Zahir Info : Jika anda membuka data kerja yang berada diserver atau komputer lain, maka ketika anda melakukan backup data. Data backup tersebut akan disimpan di komputer server / komputer lain, bukan pada komputer anda.
39
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Nama File Ketikkan nama file yang diinginkan agar mudah dalam melakukan restore file data backup tersebut. Data backup zahir memiliki extension *.GBK untuk memberi nama file anda cukup mengetikan misalnya : Data Backup.GBK Tips : • Hindari penggunaan tanda baca pada nama file seperti “ - + : * dsb • Untuk memudahkan mengingat waktu membackup data biasakan memberikan kode tanggal pada nama file backup, misalnya : PT. ABC 010108.GBK artinya transaksi yang diinput saat terakhir kali membackup data adalah 1 Januari 2008. 3. Jalan di latar belakang Aktifkan opsi dengan menceklist pada kotak untuk tidak menampilkan proses backup data. 4. Batal - Lanjutkan Klik batal untuk membatalkan proses backup data, Klik tombol lanjutkan untuk melanjutkan proses backup data.
40
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2.5.4. Membuka File Backup
Jika anda ingin mengembalikan data (restore) dari data backup sebelumnya, maka anda dapat membuka file backup tersebut pada menu utama > buka file backup atau jika anda sedang membuka data keuangan klik file > membuka file backup. Proses membuka file backup akan mengembalikan file dalam format *.GBK menjadi format *.GDB sesuai dengan transaksi terakhir saat data di backup. 1. Nama File Arsip Tentukan nama lokasi dan nama file backup yang akan direstore 2. Lokasi Baru Tentukan lokasi baru untuk data hasil restore. 3. Nama File Arsip Baru Tentukan nama file arsip yang baru untuk hasil restore. 41
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Info : Jika terdapat nama file arsip yang sama pada lokasi tempat restore data, maka nama file arsip yang lama akan di ganti (overwrite) dengan file arsip baru hasil restore data.
4. Database Pilih database lokal jika anda ingin mengembalikan (restore) data backup di komputer lokal yang sedang anda gunakan. Pilih database berada diserver jika ingin mengembalikan (restore) data backup ke komputer server / komputer lainnya. 5. Nama Server Tentukan nomor IP atau nama server jika anda ingin mengembalikan (restore) data ke komputer server / komputer lainnya. 6. Batal - Lanjutkan Klik batal untuk membatalkan proses restore data, Klik tombol lanjutkan untuk melanjutkan proses restore data backup. 7. Buka Hasil Restore Aktifkan opsi ini jika anda ingin langsung membuka data hasil restore.
42
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
BAB III Pengenalan Antar Muka
Ini adalah tampilan program setelah Anda membuka data keuangan. Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi lebih lengkap. 1. Menu Utama Menu Utama berguna untuk mengakses fungsi-fungsi program yang tidak terkait ke master data dan transaksi. Melalui menu ini Anda dapat membuat data keuangan baru, membuka data, kembali ke menu utama, membackup data, memperbaiki data, mengatur konfigurasi program, melakukan tutup buku, dll. Lihat penjelasan lebih lengkap tentang Menu Program. 2. Modul Program Modul Program mengelompokkan fasilitas program berdasarkan data, jenis transaksi dan laporan. Contoh untuk menginput nama pelanggan baru atau menginput data barang, klik menu Data-Data, sedangkan untuk menginput transaksi penjualan, klik menu Penjualan, untuk menampilkan laporan klik menu Laporan. Lihat penjelasan lebih lengkap tentang Modul Program. 43
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Panel Samping Panel Samping menampilkan informasi yang bervariasi sesuai dengan konteks form yang sedang terbuka. Untuk pertama kali akan ditampilkan shortcut ke menu analisa, data-data dan daftar transaksi penting. Selanjutnya, jika Anda sedang membuka buku besar maka disini akan ditampilkan informasi tentang waktu penginputan, waktu pengeditan dan nama penginput transaksi, jika Anda sedang melakukan rekonsiliasi bank maka disini akan ditampilkan informasi yang terkait dengan rekonsiliasi bank, dsb. 4. Navigasi Halaman Klik tombol bergambar segitiga disebelah kiri untuk menuju halaman sebelumnya, dan disebelah kanan untuk menuju halaman selanjutnya. Jika Anda telah membuka beberapa form sekaligus maka tombol ini akan memudahkan Anda untuk pindah dari satu form ke form lainnya. 5. Area Kerja Disini merupakan area dimana Zahir akan menampilkan pilihan menu, daftar/list data, formulir transaksi, dll. Contoh diatas adalah Menu Kas dan Bank yang tampil jika Anda klik Modul Program > Kas dan Bank.
3.1. Menu Utama
44
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menu Utama adalah form yang pertama kali tampil saat Anda menjalankan Zahir. Berikut adalah penjelasan fungsi-fungsi yang tersedia pada Menu Utama. Tips : Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi. 1. Versi Program Disini ditampilkan versi program, sebagai contoh : pada gambar ini versi program yang sedang terbuka adalah Versi 5.1, sedangkan Build 7c adalah merupakan nomor update. Penting : Informasikan versi dan build ini saat anda mengajukan via ym, email atau website jika anda mengalami kesulitan dalam penggunaan program atau terjadi masalah. Tips : Klik nomor versi ini untuk menampilkan history penambahan fasilitas dan perbaikan bug yang ada di build ini. 2. Administrasi Data Keuangan Buka Data Sebelumnya : Klik tombol ini untuk membuka data keuangan yang terakhir kali pernah dibuka. Jika sebelumnya Anda pernah membuka data PT ABC melalui tombol Buka Data, maka tombol Buka Data Sebelumnya jika di klik akan selalu otomatis membuka data PT ABC, kecuali Anda kemudian membuka data keuangan lainnya. Tips : • Untuk pertama kalinya, tombol Buka Data Sebelumnya akan membuka data demo yang telah disediakan. Data demo disediakan agar Anda dapat mempelajari contoh transaksi, laporan dan grafik yang bisa dihasilkan oleh Zahir. • Tombol Buka Data Sebelumnya akan berfungsi sama dengan menekan tombol ENTER pada keyboard saat menu utama ini sedang terbuka. Membuat Data Baru : untuk membuat data keuangan baru, klik tombol ini jika Anda ingin membuat data keuangan untuk perusahaan Anda. Lihat informasi lebih lanjut tentang cara Membuat Data Keuangan Baru. Buka Data : untuk membuka data keuangan yang pernah dibuat sebelumnya. File data keuangan di Zahir akan selalu menggunakan format *.gdb atau *.fdb. Lihat informasi tentang cara Membuka Data Keuangan. 45
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Buka File Backup : untuk membuka file backup yang sebelumnya pernah dibuat melalui fasilitas backup. File backup menggunakan format *.gbk Keluar : untuk keluar dari program (menutup aplikasi Zahir). 3. History Data Menampilkan nama-nama data keuangan yang pernah dibuka sebelumnya. Klik pada salah satu nama file untuk membuka data tersebut. Disini akan ditampilkan maksimum lima data keuangan yang terakhir Anda buka. Tips : Klik tombol kanan mouse disini untuk menghapus daftar jika perlu, program hanya akan menghapus empat data keuangan yang terakhir pernah dibuka dari daftar ini, tapi bukan menghapusnya dari hard disk. Gunakan program file explorer milik Windows untuk menghapus file data keuangan dari hard disk (Klik Start > My Computer > Pilih Drive C: > Buka Folder Data Zahir). 4. Registrasi Untuk dapat menggunakan Zahir, Anda diharuskan melakukan registrasi terlebih dahulu. Klik tombol Register ini untuk melakukan registrasi. Ikut langkah-langkah registrasi yang diterangkan pada bagian Registrasi dan Password. 5. Panduan Penggunaan Panduan Penggunaan untuk menampilkan Petunjuk Penggunaan Zahir, seperti yang sekarang sedang Anda baca. Tips : Setiap saat Anda mengalami kesulitan, tekan tombol F1 di keyboard untuk menampilkan panduan ini. 6. Edisi Software Menampilkan informasi Edisi software yang Anda miliki, dalam contoh ini adalah Edisi Enterprise. Penting : Informasikan Edisi Software ini saat anda mengajukan pertanyaan via ym, email atau melalui website kami jika Anda mengalami kesulitan dalam penggunaan program atau terjadi masalah.
46
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
7. Website Zahir Klik link ini untuk membuka website Zahir, untuk mendownload update, melihat tanya jawab dan berdiskusi di forum. Langkah Selanjutnya Setelah membuka data atau membuat data keuangan baru, lihat penjelasan tentang Pengenalan Antar Muka untuk mengenal user interface dari Zahir.
3.2. Modul Program
Modul Program dirancang untuk memudahkan Anda mengakses data dan menginput transaksi, disusun secara terstruktur dengan gambar-gambar yang mudah dimengerti. Tips : Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi. 1. Menu Data - Data Klik Data-Data untuk menampilkan menu master data, melalui menu ini Anda dapat menampilkan daftar rekening perkiraan, untuk selanjutnya membuat data rekening baru, mengelola data pelanggan, vendor, barang, pajak, mata uang, dll. 2. Menu Buku Besar Klik Buku Besar untuk menginput transaksi jurnal umum dan menampilkan buku besar perrekening perkiraan. 3. Menu Penjualan Klik Penjualan untuk menginput transaksi yang terkait dengan penjualan dan piutang usaha, menampilkan daftar transaksi penjualan, kartu piutang usaha, mencetak faktur, dll. 47
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Menu Pembelian Klik Pembelian untuk menginput transaksi yang terkait dengan pembelian dan hutang usaha, menampilkan daftar transaksi pembelian, kartu hutang usaha, mencetak faktur, dll. 5. Menu Kas dan Bank Klik Kas dan Bank untuk menginput transaksi yang terkait dengan kas dan bank, seperti transaksi kas masuk dan kas keluar, transfer kas, rekonsiliasi bank Modul Program dirancang untuk memudahkan Anda mengakses data dan menginput transaksi, disusun secara terstruktur dengan gambar-gambar yang mudah dimengerti.
Tips : Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi.
1. Menu Data - Data Klik Data-Data untuk menampilkan menu master data, melalui menu ini Anda dapat menampilkan daftar rekening perkiraan, untuk selanjutnya membuat data rekening baru, mengelola data pelanggan, vendor, barang, pajak, mata uang, dll. 2. Menu Buku Besar Klik Buku Besar untuk menginput transaksi jurnal umum dan menampilkan buku besar perrekening perkiraan. 3. Menu Penjualan Klik Penjualan untuk menginput transaksi yang terkait dengan penjualan dan piutang usaha, menampilkan daftar transaksi penjualan, kartu piutang usaha, mencetak faktur, dll. 4. Menu Pembelian Klik Pembelian untuk menginput transaksi yang terkait dengan pembelian dan hutang usaha, menampilkan daftar transaksi pembelian, kartu hutang usaha, mencetak faktur, dll. 5. Menu Kas dan Bank Klik Kas dan Bank untuk menginput transaksi yang terkait dengan kas dan bank, seperti transaksi kas masuk dan kas keluar, transfer kas, rekonsiliasi bank Gunakan menu Penjualan > Pembayaran Piutang untuk pembayaran dari pelanggan, dan gunakan menu > Pembelian > Pembayaran Hutang untuk pembayaran ke supplier. Agar transaksi pembayaran tersebut tercatat di kartu piutang/hutang usaha.
48
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Perhatian : Transaksi kas masuk bukan untuk mencatat transaksi pembayaran dari pelanggan dan transaksi kas keluar bukan untuk mencatat transaksi pembayaran ke supplier. 6. Menu Persediaan Klik Persediaan untuk menginput transaksi yang terkait dengan persediaan, seperti transaksi pemakaian barang, pemindahan barang, perakitan, penyesuaian, stok opname, dll. 7. Menu Laporan Klik Laporan untuk menampilkan daftar laporan yang tersedia, seperti untuk mencetak laporan Laba-Rugi, Neraca, Aliran Kas, dan lain sebagainya.
49
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.1. Menu Data Data
Ini adalah tampilan menu data-data, disini Anda dapat mengelola berbagai master data seperti nama pelanggan, barang, dll. Catatan : Tampilan menu data-data tergantung Edisi Zahir yang Anda gunakan dan fitur yang Anda beli (tidak pasti sama dengan yang terlihat disini).
50
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Data Nama dan Alamat Untuk membuat dan mengedit data pelanggan, supplier dan karyawan, menampilkan detail transaksi per pelanggan, per supplier dan per salesman, serta menampilkan grafik analisa penjualan pelanggan, pembelian supplier dan kinerja salesman. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Nama dan Alamat. 2. Data Rekening Perkiraan Menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), untuk membuat, mengedit dan menghapus data rekening. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Rekening. 3. Data Produk Menampilkan daftar barang/persediaan, membuat, mengedit dan menghapus data barang, melihat pergerakan barang, kartu stok, serta grafik analisa penjualan barang. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Barang. 4. Data Satuan Pengukuran Untuk membuat satuan pengukuran dan konversi satuan (Misalkan 1 meter = 100 cm). Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Satuan Pengukuran. 5. Data Proyek Untuk mengelola data proyek, membuat data proyek baru, membuat tahapan pekerjaan, membuat anggaran biaya per proyek dan melihat rincian biaya per proyek. Tips : Fasilitas proyek dapat diterapkan untuk usaha jasa seperti advertising, untuk mencatat pengeluaran biaya per tahapan pengerjaan pesanan pelanggan. Serta dapat digunakan untuk usaha kontraktor, untuk membuat anggaran pengeluaran biaya per proyek dan analisa biaya per proyek secara detail per tahapan pengerjaan. Fasilitas proyek dapat juga digunakan untuk usaha manufaktur, sebagai internal proyek, yaitu satu nama proyek untuk satu produk yang akan diproduksi, sehingga semua elemen biya dapat terkontrol. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Proyek. 6. Data Harta Tetap Berguna untuk mengelola harta tetap, mencatat nilai perolehan dan menghitung beban penyusutan per bulan. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Harta Tetap. 7. Data Pajak Untuk mengelola data pajak, menentukan rekening transaksi pajak masukan, pajak keluaran serta penentuan nilai persentase pajaknya. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Pajak. 51
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Data Mata Uang Untuk mengelola mata uang yang akan digunakan dalam transaksi, menentukan rekeningrekening yang akan digunakan dalam transaksi menggunakan mata uang tersebut, dan menentukan nilai tukarnya. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Mata Uang. 9. Klasifikasi Alamat dan Tabel Komisi Penjualan Data klasifikasi nama dan alamat yang berguna untuk mengelompokkan pelanggan dan supplier, serta mengisi tabel penentuan komisi penjualan salesman. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Klasifikasi Nama Alamat. 10. Kelompok dan Grup Produk Data Kelompok dan Grup barang, untuk memudahkan pengelompokkan barang. Selanjutnya lihat penjelasan tentang Daftar Kelompok Barang. 11. Data Pendukung Data pendukung lainnya, seperti data departemen, data gudang/lokasi, dan data biaya pengiriman dengan fasilitas pengalokasian biaya. 12. Fixed Asset Data pendukung untuk fasilitas harta tetap, seperti data kelompok harta tetap dan tabel penyusutan. 13. Data Proyek Pendukung data proyek, seperti fase pengerjaan proyek (tahapan proyek), data kode biaya serta data status proyek. 14. Catatan Transaksi Mengelola catatan transaksi, seperti catatan termin penjualan, catatan termin pembelian yang diperlukan difasilitas sales order dan pengadaan barang. 15. Modul Program Lihat penjelasan tentang modul progam untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
52
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.2. Menu Buku Besar
Ini adalah tampilan menu buku besar, melalui menu ini Anda dapat membuat/mengedit rekening perkiraan, menginput transaksi jurnal umum (dalam bentuk debet-kredit), menampilkan buku besar rekening (seperti buku bank), dan menampilkan transaksi jurnal umum yang pernah diinput (juga mencetaknya). 1. Data Rekening Perkiraan Menu untuk menampilkan daftar rekening perkiraan (Chart of Account), melalui menu ini Anda dapat membuat, mengedit dan menghapus data rekening. Rekening tabungan di bank adalah salah satu contoh rekening perkiraan, di Zahir masih banyak lagi rekening-rekening lain (selain tabungan bank), seperti rekening kas, piutang usaha, persediaan barang, asset, hutang, modal, itu semua adalah rekening perkiraan yang akan digunakan dalam transaksi-transaksi di Zahir. Klik disini jika Anda ingin mengetahui definisi rekening perkiraan dalam akuntansi. 2. Input Transaksi Jurnal Umum Disini Anda dapat menginput transaksi jurnal umum dalam format debet dan kredit. Transaksi jurnal umum tersusun dari kode rekening-kode rekening, dimana nilai transaksi harus diinput pada kolom yang sesuai, apakah kolom atau debet atau kolom kredit, dimana nilai total kolom debet harus sama dengan total kolom kredit. Form transaksi jurnal umum akan berguna untuk transaksi-transaksi yang tidak dapat diinput melalui form transaksi khusus, seperti transaksi adjustment, pengalokasian dan koreksi.
53
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips : Zahir telah menyediakan berbagai form untuk menginput transaksi yang bersifat khusus, sehingga hampir sebagian besar transaksi yang sering terjadi dapat diinput melalui form transaksi khusus tersebut, seperti transaksi penjualan, transaksi pembayaran piutang, dsb.
Contoh: pembayaran listrik untuk bulan Januari baru dibayar setelah pada tanggal 15 Pebruari, maka di akhir bulan Januari perlu dibuatkan transaksi adjustment untuk mencatat hutang biaya listrik, dengan tujuan agar laporan Laba-Rugi akan lebih akurat. Lihat penjelasan tentang Transaksi Adjustment untuk melihat contoh-contoh transaksi lainnya. Informasi lebih lanjut penjelasan tentang Form Jurnal Umum. 3. Buku Besar Rekening Setiap rekening perkiraan memiliki buku pembantu tersendiri yang dikenal dengan istilah buku besar. Seperti halnya buku tabungan bank, buku besar akan menampilkan perubahan saldo setiap rekening (debet dan kreditnya). 4. Daftar Transaksi Jurnal Umum Untuk menampilkan daftar transaksi jurnal umum yang pernah anda buat dalam suatu periode. Melalui menu ini pula Anda dapat mencetak, mengedit dan menghapus transaksi jurnal umum yang sudah diinput sebelumnya. 5. Modul Program Lihat penjelasan tentang menu bergambar untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
54
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.3. Menu Penjualan
Ini adalah tampilan menu penjualan, dimana semua fasilitas yang terkait dengan penjualan ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki. 1. Input Penawaran Harga Untuk menginput penawaran harga kepada pelanggan, dimana jika penawaran harga telah disetujui maka nomor penawaran harga tersebut akan menjadi dasar pembuatan sales order, sehingga anda tidak perlu menginput ulang item-item penjualan di sales order. 55
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input penawaran harga ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu piutang usaha. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penawaran Harga.
2. Input Sales Order Untuk menginput sales order, dimana nomor faktur sales order ini akan menjadi dasar pembuatan faktur penjualan. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa barang yang sudah dikirim dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi sales order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar sales order atau laporan penjualan). Catatan : Sales order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input sales order ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan dan tidak membuat kartu piutang usaha. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Sales Order.
3. Input Penjualan (Pengiriman Barang) Untuk menginput transaksi penjualan/pengiriman barang per pelanggan. Transaksi penjualan ini secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu piutang. Anda cukup mengisi nama pelanggan, memilih item barang yang dijual, jumlah dan harganya, kemudian klik tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis.
Catatan : Jika Anda memiliki fitur sales order, maka input transaksi penjualan akan berfungsi sebagai transaksi pengiriman barang/invoice. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penjualan (Sederhana) atau Form Pengiriman Barang (Lanjutan).
4. Input Retur Penjualan Formulir yang akan ditampilkan akan serupa dengan transaksi penjualan/pengiriman barang per pelanggan, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari penjualan, yaitu barang dikembalikan ke kartu stok, piutang pelanggan berkurang, dst. 56
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, menambah kartu stok dan mengupdate kartu piutang. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Retur Penjualan. 5. Menampilkan Daftar Piutang Usaha (Piutang Dagang) Piutang dagang per pelanggan berdasarkan umur piutang baik secara total atau per transaksi, beserta detail pembayarannya, juga dapat ditampilkan grafik umur piutang. 6. Input Transaksi Pembayaran Piutang Usaha Untuk menginput transaksi pembayaran piutang usaha gunakanlah form ini, Anda cukup memilih nama pelanggan yang akan membayar piutang, kemudian pilih nomor faktur/invoice mana yang akan dibayar, mengisi discount pembayaran dan denda keterlambatan. Catatan : Tampilan form transaksi pembayaran piutang usaha akan serupa dengan form transaksi kas masuk, dan sama-sama akan menambah saldo rekening kas/ bank, namun Anda tidak diperbolehkan menginput transaksi pembayaran piutang melalui form transaksi kas masuk, karena transaksi kas masuk tidak dapat mengupdate kartu piutang per pelanggan, transaksi kas masuk hanya membuat jurnal akuntansi saja. 7. Input Pengembalian Kelebihan Pembayaran kepada Pelanggan Gunakan form ini untuk menginput transaksi kelebihan pembayaran dari pelanggan, dimana uang pelanggan akan dikembalikan secara tunai atau digunakan sebagai pembayaran piutang / penjualan lainnya. 8. Input Transaksi Point of Sales Untuk menginput transaksi penjualan secara cepat, dimana Zahir akan berfungsi sebagai kasir yang terhubung dengan cash drawer, printer dan customer display layaknya di supermarket atau toko-toko.
Catatan : Tampilan point-of-sales nantinya akan berbeda-beda per jenis usaha, seperti untuk toko handphone, bengkel mobil, apotik, dsb.
57
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
9. Daftar Transaksi-Transaksi yang telah diinput Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi penjualan, sales order, retur dan transaksi pembayaran piutang usaha. Setelah daftar transaksi ditampilkan, Anda dapat menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur.
Catatan : Hak akses yang ditentukan di menu password akan menentukan apakah seseorang boleh menghapus / mengedit transaksi.
10. Daftar Transaksi POS dan Laporannya Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi Point-of-Sales, mencetak laporan, membuka transaksi yang pernah di pending dan memposting transaksi. 11. Short Cut Untuk Mengakses Master Data yang Terkait dengan Transaksi Penjualan Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi penjualan, seperti nama alamat, data barang, satuan pengukuran dan sebagainya. 12. Modul Program Lihat penjelasan tentang modul program untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
58
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.4. Menu Pembelian
Ini adalah tampilan menu pembelian, dimana semua fasilitas yang terkait dengan pembelian ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki. 1. Input Permintaan Barang Form permintaan pengadaan barang, contoh : seorang manajer keuangan mengajukan kepada bagian pembelian untuk pengadaan software akuntansi, selanjutnya bagian pembelian (sebelum membeli) akan meminta vendor-vendor software akuntansi untuk membuat penawaran harga. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Permintaan Barang. 59
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Form Permintaan Barang hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form permintaan barang tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.
2. Form Permintaan Penawaran Harga Berdasarkan nomor permintaan barang dari suatu departemen, bagian pembelian meminta kepada supplier untuk mengajukan permintaan penawaran harga melalui form meminta penawaran harga, dimana nantinya akan menjadi dasar order pembelian. Catatan : Form Meminta Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Permintaan Penawaran Harga
3. Input Order Pembelian Setelah penawaran harga diterima, dan harga disetujui, maka bagian pembelian dapat menginput purchase order melalui form ini. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang yang sudah diterima dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi purchase order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar purchase order atau laporan pembelian). Catatan : Form Purchase Order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Purchase Order. 4. Input Transaksi Pembelian Untuk menginput transaksi penerimaan barang / pembelian. Transaksi pembelian ini secara otomatis akan membuat jurnal akuntansi, menambah kartu stok dan mengupdate kartu hutang. Anda cukup mengisi nama supplier/pemasok, memilih item barang yang akan dibeli, jumlah dan harganya, kemudian klik tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penerimaan Barang / Pembelian 60
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Input Retur Pembelian Formulir yang serupa dengan transaksi pembelian/penerimaan barang per supplier, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari pembelian, yaitu barang akan dikeluarkan dari kartu stok, hutang kepada supplier berkurang, dst. Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu hutang. 6. Menampilkan Daftar Hutang Usaha Per Pelanggan Melalui Daftar Hutang Usaha, Anda dapat menampilkan saldo hutang dagang per supplier / pemasok berdasarkan umur hutang baik secara total ataupun per transaksi, beserta detail transaksi pembayarannya, Anda dapat juga menampilkan grafik umur hutang. 7. Input Pembayaran Hutang Usaha Kepada Supplier Gunakan form ini untuk menginput transaksi pembayaran hutang, Anda cukup memilih nama supplier yang akan menerima pembayaran, kemudian pilih nomor faktur/invoice mana yang akan dibayar, mengisi discount pembayaran dan denda keterlambatan jika ada.
Catatan : Tampilan form transaksi pembayaran hutang usaha serupa dengan form transaksi kas keluar, dan sama-sama akan mengurangi saldo rekening kas/bank, namun Anda tidak diperbolehkan menginput transaksi pembayaran hutang melalui form transaksi kas keluar, karena transaksi kas keluar tidak dapat mengupdate kartu hutang per supplier, transaksi kas keluar hanya membuat jurnal akuntansi saja.
8. Input Kelebihan Pembayaran Supplier Gunakan form ini untuk menginput transaksi kelebihan pembayaran dari supplier, dimana uang Anda akan dikembalikan secara tunai atau digunakan untuk pembayaran hutang/pembelian Anda yang lainnya. 9. Short Cut Untuk Mengakses Master Data yang Terkait dengan Transaksi Pembelian Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi pembelian, seperti nama alamat, data barang, satuan pengukuran dan sebagainya. 10. Daftar Transaksi-Transaksi yang telah diinput Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi pembelian, permintaan penawaran harga, purchase order, retur dan transaksi pembayaran hutang usaha. Setelah daftar transaksi ditampilkan, Anda dapat menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur.
61
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Hak akses yang ditentukan di menu password akan menentukan apakah seseorang boleh menghapus/mengedit transaksi. 11. Modul Program Lihat penjelasan tentang modul program untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
3.2.5. Menu Kas dan Bank
Ini adalah tampilan menu kas dan bank, dimana semua fasilitas yang terkait dengan kas dan bank ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki. 1. Transaksi Transfer Kas Form untuk menginput transaksi transfer kas, contoh : transaksi transfer uang dari bank ABC ke bank XYZ. Anda cukup memilih rekening bank asal, rekening bank tujuan dan nilai uang yang akan ditransfer. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Transfer Bank 62
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Transaksi Kas Keluar Form untuk menginput transaksi uang keluar, dimana saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini, seperti pembayaran listrik/telpon, pembayaran gaji, pembelian asset, pembayaran hutang ke bank, dll. Catatan : Transaksi kas keluar tidak bisa digunakan untuk menginput transaksi pembayaran hutang dagang dari supplier, karena transaksi kas/bank tidak mengupdate kartu hutang/piutang usaha. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Kas Keluar. 4. Form Rekonsiliasi Bank Form untuk melakukan proses rekonsiliasi, melalui form ini Anda dapat menyamakan transaksi uang masuk/keluar yang dicatat di Zahir dengan membandingkannya dengan laporan rekening koran/buku bank. Tips : Proses rekonsiliasi dilakukan dengan memberi tanda centang pada transaksi yang dicatat di Zahir yang juga dicatat oleh bank, jika ada transaksi yang belum tercatat maka telah disediakan form transaksi penyesuaian sehingga Anda dapat langsung membuat transaksi adjustment melalui form rekonsiliasi bank. 5. Short Cut Untuk Mengakses Master Data yang Terkait dengan Transaksi Kas Bank Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi kas/bank, seperti nama alamat, departemen, proyek, dll. 6. Daftar Transaksi Kas dan Bank Giro Masuk dan Keluar Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi kas masuk / keluar dan giro masuk/keluar. Setelah daftar transaksi ditampilkan, Anda dapat menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur. Catatan : Hak akses yang ditentukan di menu password akan menentukan apakah seseorang boleh menghapus/mengedit transaksi. 7. Modul Program Lihat penjelasan tentang menu bergambar untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya. 63
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.6. Menu Persediaan
Ini adalah tampilan menu persediaan, dimana semua fasilitas yang terkait dengan barang persediaan ditampilkan disini. Tampilan menu di komputer Anda akan berbeda tergantung Edisi dan Fitur yang Anda miliki. 1. Input Transaksi Pemakaian Barang (Penyesuaian) Untuk menginput transaksi pemakaian barang/penyesuaian, misalkan barang A di gudang digunakan untuk proses produksi proyek B, maka gunakan transaksi ini untuk mencatat barang keluar. 64
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Anda tidak perlu membuat transaksi pemakaian/adjustment untuk barang yang dijual kepada pelanggan (dimana barang tersebut telah diinput di transaksi penjualan), Zahir secara otomatis telah membuatkan transaksi pemakaian/ adjustment yang semestinya. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penyesuaian Persediaan.
2. Input Transaksi Pemindahan Barang Berguna untuk transaksi produksi dimana dalam suatu kejadian dihasilkan satu atau beberapa produk baru yang memerlukan beberapa bahan baku dan pembantu, contoh transaksi di sebuah pabrik bakery/roti, Anda akan menginput hasil produksi sebanyak 100 buah roti jenis A dimana diperlukan 10 kg tepung terigu, 2 kg gula, dst...
Tips : Untuk transaksi produksi dengan formula yang tetap/baku, gunakan fasilitas perakitan/assembling untuk mencatat formula tiap produk jadi, sehingga akan memudahkan Anda untuk menginput transaksi pemindahan barang tersebut, tanpa harus memilih kode barang penyusun satu persatu setiap ada transaksi. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Pemindahan Barang.
3. Transaksi Pindah Gudang Gunakan form transfer barang antar gudang untuk menginput transaksi pindah barang dari suatu gudang ke gudang lainnya. Misalkan Barang A dipindah sebanyak 100 box dari Gudang X ke gudang Y. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Transfer Barang Antar Gudang 4. Stok Opname Fasilitas stok opname berguna untuk menyamakan jumlah barang yang tercatat di Zahir dengan yang ada di gudang secara fisik, yang umumnya sering terdapat perbedaan akibat barang hilang atau rusak. Fasilitas ini biasanya digunakan di akhir periode, misalkan di akhir bulan. Setelah Anda mengisi jumlah barang sesuai dengan jumlah sebenarnya pada kolomkolom yang disediakan, selanjutnya program akan secara otomatis menginputkannya ke dalam form transaksi pemakaian/penyesuaian persediaan.
65
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Anda tidak perlu melakukan stok opname untuk barang yang berkurang akibat transaksi penjualan, karena Zahir secara otomatis akan mengurangi jumlah barang di gudang yang bersangkutan. 5. Transaksi Perakitan / Assembly Fasilitas ini berguna untuk mempercepat proses input transaksi Pemindahan Barang, yaitu Zahir akan secara otomatis menginput transaksi Pemindahan Barang berdasarkan formula yang ditentukan di masing-masing barang hasil produksi. Catatan : Anda dapat mengisi formula saat membuat data barang baru > klik tombol Auto Build. 6. Transaksi Pembongkaran/ Disassembly Fasilitas ini adalah kebalikan dari fasilitas perakitan, yaitu Zahir akan secara otomatis memecah kembali barang jadi menjadi barang-barang penyusunnya sesuai formula yang ditentukan di masing-masing barang hasil produksi.
Catatan : Formula yang digunakan adalah formula yang dibuat saat membuat data barang baru > klik tombol Auto Build. 7. Transaksi Penerimaan Barang Konsinyasi Form Penerimaan Barang Konsinyasi sangat menyerupai dengan transaksi pembelian/ penerimaan barang, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu hanya menambah jumlah barang di gudang (hanya mencatat kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha. Catatan : Barang konsinyasi adalah masih menjadi milik supplier, barang hanya dititipkan untuk dijual. Setelah barang ini terjual baru timbul hutang konsinyasi, dan juga terbentuk transaksi jurnal. Informasi lebih lanjut lihat penjelasan tentang Form Penerimaan Barang Konsinyasi
66
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Transaksi Retur Barang Konsinyasi Form Retur Barang Konsinyasi juga serupa dengan transaksi retur pembelian, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu hanya mengurangi jumlah barang di gudang (hanya mengupdate kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha. 9. Short Cut Untuk Mengakses Master Data yang Terkait dengan Transaksi Persediaan Menu untuk mengakses data-data yang terkait dengan transaksi persediaan, seperti data barang, kelompok barang, dll. 10. Fasilitas Khusus • Penentuan Harga Jual : berguna untuk menentukan harga jual per masing-masing barang berdasarkan formula dan parameter yang bisa Anda pilih. • Management Persediaan : berguna untuk membuat proyeksi pemakaian / penjualan per masing barang berdasarkan histori penjualan barang pada bulan-bulan sebelumnya, serta berguna untuk penentuan level minimum barang secara otomatis yang akan menjadi dasar pembuatan purchase order otomatis. 11. Daftar Transaksi Persediaan dan Konsinyasi Klik link-link yang tersedia di menu ini untuk menampilkan daftar transaksi pemakaian/ penyesuaian/pemindahan barang, transfer barang antar gudang, dan transaksi konsinyasi. Setelah daftar transaksi ditampilkan, Anda dapat menghapus transaksi, mengedit, memposting dan mencetak faktur dari masing-masing transaksi tersebut.
Catatan : Hak akses yang ditentukan di menu password akan menentukan apakah seseorang boleh menghapus/mengedit transaksi.
12. Modul Program Lihat penjelasan tentang modul program untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
67
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.2.7. Menu Laporan
Ini adalah tampilan menu laporan, disini Anda dapat menampilkan berbagai laporan dan analisa grafik. Bagian kiri merupakan kategori laporan, sedangkan bagian kanan ada daftar laporan yang tersedia untuk kategori tersebut. Klik kategori laporan yang ada disebelah kiri untuk menampilkan daftar laporan yang sesuai.
Catatan : Tampilan menu data-data tergantung Edisi Zahir yang Anda gunakan dan fitur yang Anda beli (tidak pasti sama dengan yang terlihat disini).
68
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Grafik dan Analisa Bisnis Melalui menu ini Anda dapat menampilkan grafik analisa bisnis terintegrasi, kalender dan reminder yang menampilkan piutang, hutang dan giro yang sudah jatuh tempo. 2. Laporan Keuangan (Financial Report) Laporan keuangan yang terdiri laporan laba - rugi, neraca, aliran kas, buku besar, dan koleksi laporan keuangan yang dapat Anda kembangkan sendiri. 3. Laporan Penjualan dan Piutang Laporan penjualan per pelanggan, per salesman, per pelanggan per barang, laporan umur piutang, surat tagihan piutang, dsb. 4. Laporan Pembelian dan Hutang Laporan pembelian per supplier, per supplier per barang, laporan umur hutang, dsb. 5. Laporan Barang Persediaan Laporan penjualan per barang per pelanggan, per salesman, keuntungan per barang, kartu stok, produk terlaris, dsb. 6. Daftar Laporan yang tersedia Daftar laporan yang ditampilkan disini sebagai contoh adalah daftar laporan keuangan. Double Klik pada nama laporan untuk membuka laporan, atau klik kanan mouse untuk mengedit laporan (untuk mendesain laporan). Catatan : Daftar nama yang tampil merupakan nama-nama file yang bisa Anda tambah, hapus atau rename melalui folder reports di folder C:\Program Files\ Zahir Accounting....\Reports\Nama Kelompok Laporan Tips : Selain mengatur hak akses user tertentu sehingga yang bersangkutan tidak dapat melihat laporan tertentu, Anda dapat juga menghapus file-file laporan tersebut agar tidak dapat ditampilkan atau diakses. Misalkan Anda dapat menghapus filefile laporan keuangan pada komputer bagian penjualan dan menyisakan laporan tertentu saja.
7. Modul Program Lihat penjelasan tentang menu bergambar untuk mengetahui fungsi dari menu-menu lainnya.
69
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.3. Form Daftar
Ini adalah contoh form dari list daftar barang, contoh ini mewakili form-form lain seperti list nama dan alamat, list transaksi penjualan, dsb. Disini akan diterangkan cara menggunakan komponenkomponen yang terdapat pada form ini. Lihat bagian lainnya dari panduan penggunaan ini untuk penjelasan dari masing-masing form list yang ada. Tips : Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi lebih detail.
70
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. List Data List data yang ditampilkan dalam bentuk tabel. Contoh di atas adalah daftar barang. Tips : Merubah Lebar Kolom : Geser mouse hingga posisi cursor berada diantara dua judul kolom, geser sehingga bentuk cursor berubah (lihat >< pada gambar diatas, posisikan mouse pada lokasi ini), selanjutnya klik mouse dan geser untuk mengatur lebar kolom. Contoh : Anda ingin merubah lebar kolom Unit, maka posisikan cursor pada text Unit, kemudian geser mouse secara perlahan ke kanan menuju kolom Harga Pokok, hingga bentuk cursor berubah, selanjutnya klik dan geser mouse untuk mengatur lebar kolom. • Mengurutkan Data : Klik salah satu judul kolom agar data yang tampil diurutkan berdasarkan nama kolom tersebut, misalkan klik judul kolom Deskripsi, maka data akan diurutkan berdasarkan Deskripsi Barang (Urut dari A ke Z), klik sekali lagi untuk merubah arah urutan (dari Z ke A). Catatan : Tidak semua kolom dapat diurutkan. • Melihat Detail Transaksi : Klik tombol segitiga merah di sebelah kiri kode barang untuk menampilkan detail transaksi per barang. Jika data yang ditampilkan adalah rekening perkiraan, maka rincian yang ditampilkan ada buku besar masing-masing rekening perkiraan. • Menampilkan Menu Pembantu : Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu untuk mempercepat akses kepada tombol-tombol yang tersedia di form ini dan untuk meng-copy seluruh data yang tampil di daftar tersebut ke dalam clipboard untuk kemudian di paste ke software lain seperti Microsoft Excel. 2. Filter dan Opsi List Data Pada panel ini tersedia berbagai tombol yang fungsinya berbeda-beda tergantung dengan form yang sedang terbuka. Contoh : Tombol Grafik untuk menampilkan/menghilangkan grafik, tombol Cari untuk mencari data tertentu, Tombol Update untuk mengupdate data, tombol Filter untuk menampilkan form filter, dsb. 3. Kesimpulan Disini akan ditampilkan keterangan atau summary dari tabel yang ditampilkan, dalam contoh ini ditampilkan informasi jumlah barang yang tersedia. 71
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Tombol Administrasi Data Klik tombol Baru untuk menambah item baru, Klik Edit untuk mengedit/memodifikasi data dan Klik Hapus untuk menghapus data yang sedang aktif. Catatan : Untuk mengedit atau menghapus, pastikan cursor berada pada baris barang yang ingin Anda hapus. 5. Grafik Analisa Ini adalah contoh grafik penjualan per barang, klik masing-masing barang (pada daftar barang di atasnya) untuk menampilkan grafik penjualannya. Klik tombol filter grafik untuk memilih grafikgrafik lainnya, seperti produk terlaris, produk yang paling menguntungkan, dsb, serta untuk menampilkan fungsi-fungsi lainnya, seperti analisa trend, rata-rata, perbandingan penjualan per kategori pelanggan, dsb. 6. Filter dan Opsi Grafik Tombol Order : secara default, grafik yang tampil tidak memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting, klik tombol ini untuk memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting kedalam grafik. Tombol Filter : akan menampilkan menu yang berisi pilihan jenis grafik yang tersedia, serta pilihan untuk menampilkan menu filter periode, dsb. Tombol Max : akan membuat tampilan grafik lebih besar. 7. Tombol Extra Tombol yang tampil akan berbeda-beda sesuai dengan jenis data yang sedang terbuka, dalam contoh ini; tombol Buku Besar akan menampilkan rincian keluar masuk barang secara detail, kartu stok dari barang yang sedang terpilih. Jika form yang tampil adalah daftar rekening perkiraan, maka tombol buku besar akan menampilkan rincian transaksi per-rekening perkiraan. Tips : Klik tombol segitiga merah di sebelah kiri di tabel daftar barang untuk menampilkan buku besar barang. 8. Tombol Selesai Klik tombol ini untuk menutup form yang sedang terbuka. 72
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.4. Form Entri Data
Ini adalah contoh form dari Data Rekening Perkiraan, contoh ini mewakili form-form lain seperti data persediaan, data nama dan alamat, dsb. Disini akan diterangkan cara menggunakan komponenkomponen yang terdapat pada form master data. Lihat bagian lainnya dari panduan penggunaan ini untuk penjelasan dari masing-masing form master data yang ada. 1. Panel Opsi Panel ini menampilkan tombol atau opsi yang khusus berlaku untuk form data yang sedang terbuka. 2. Drop Down Pilihan Klik komponen Drop Down ini untuk menampilkan pilihan yang tersedia, dalam contoh ini adalah pilihan klasifikasi rekening perkiraan, apakah rekening bank, persediaan, piutang atau yang lainnya. 3. Edit Box Kode Edit box, dapat diisi dengan kode atau ID yang sesuai, dalam contoh ini adalah kode rekening perkiraan. 73
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Edit Box Nama Ketik nama atau deskripsi disini, dalam contoh ini adalah nama rekening perkiraan. 5. Opsi Check Box Klik pada Check Box ini untuk memberikan nilai YA atau TIDAK, Salah atau Benar. 6. Tombol Pencarian Data Klik pada tombol bergambar mouse ini untuk menampilkan form / jendela pilihan, yang akan menampilkan list master data lainnya, sebagai contoh jika tombol bergambar mouse Anda klik, maka akan ditampilkan daftar departemen yang tersedia. 7. Tombol Navigasi Data Klik pada tombol - tombol ini untuk pindah ke data pertama, data sebelumnya, data berikutnya dan data terakhir. 8. Tombol Baru Cara cepat menginput master data baru adalah dengan menekan tombol Baru, klik tombol ini untuk menambah data baru tanpa harus menutup form isian data. 9. Tombol Batal Klik tombol BATAL untuk membatalkan perubahan dan penambahan data yang telah dilakukan. 10. Tombol Rekam Klik tombol REKAM untuk menyimpan data.
74
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.5. Form Transaksi
Ini adalah contoh form transaksi penjualan, contoh ini mewakili form-form lain seperti transaksi kas dan bank, transaksi persediaan, dll. Disini akan diterangkan cara menggunakan komponenkomponen yang terdapat pada form transaksi secara umum. Lihat Form Transaksi untuk penjelasan lebih detail dari masing-masing form transaksi. 1. Nama Pelanggan Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. 75
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Nomor Faktur No Faktur diisi dengan nomor faktur penjualan atau nomor invoice (kwitansi). Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Tips : Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal
3. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 4. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 5. Opsi Transaksi Sebagian formulir input transaksi memiliki opsi yang harus Anda pilih. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan dikeluarkan dari kartu stok, harga pokok penjualan langsung dihitung, dan piutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi
76
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Penjualan • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu piutang usaha. 6. Item Transaksi Item transaksi (dalam contoh ini adalah item penjualan) ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : untuk menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dijual. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek): Harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
Tips : • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun / rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi.
77
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini. 7. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 8. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : Isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang.
78
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
9. Opsi Mencetak Faktur Ingin mencetak faktur transaksi langsung? beri tanda centang pada opsi cetak ini. Maka setelah Anda menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 10. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 11. Set Rekening Perkiraan Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta mengisi uang muka penjualan.
Tips : Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Transaksi penjualan dengan kredit, maka piutang akan diposting kedalam rekening Piutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini. Catatan : Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting. Tips : Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Program > Setting > Akun Penting
79
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.6. Menu Program
Tips : Klik pada bagian-bagian gambar untuk menampilkan informasi. 1. Menu File Klik menu File jika ingin membuat data keuangan baru, atau untuk kembali ke menu utama, membackup data, menjalankan alat bantu, administrasi password dan hak akses, dan lain sebagainya. Klik Disini untuk menampilkan rincian dari menu File secara lengkap. 2. Setting Melalui menu Setting Anda dapat mensetup klasifikasi rekening perkiraan, mengisi saldo awal rekening perkiraan, mengisi saldo awal hutang piutang usaha, saldo awal persediaan, mengatur bahasa, mengatur konfigurasi Point of Sales, dan mengatur konfigurasi program (Application Setting). Klik Disini untuk menampilkan rincian dari menu Setting secara lengkap. 3. Tutup Buku Melalui menu ini Anda dapat melakukan proses Tutup Buku Bulanan, Tutup Buku Tahunan dan melakukan Revaluasi Mata Uang Asing. Klik Disini untuk menampilkan rincian dari menu Tutup Buku secara lengkap. 4. Window Melalui menu ini Anda dapat menutup semua jendela/form yang terbuka. Menampilkan/ Menyembunyikan Panel Samping. Klik Disini untuk menampilkan rincian dari menu Window secara lengkap. 5. Petunjuk Melalui menu ini Anda dapat menampilkan panduan penggunaan program seperti yang sekarang Anda baca, video training, mendownload update terbaru, dll. Klik Disini untuk menampilkan rincian dari menu Petunjuk secara lengkap. 80
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.6.1. File
1. Membuat Data Baru Klik disini untuk membuat data keuangan baru 2. Buka Data Untuk membuka data keuangan yang pernah dibuat sebelumnya dan telah tersimpan di harddisk. 3. Tutup data dan Tampilkan Menu Utama Menutup data keuangan yang sedang terbuka dan kembali ke menu utama 4. Kalkulator Membuka program Calculator 5. Alat Bantu Jika di klik akan menampilkan sub-menu alat bantu, yang berguna jika terdapat masalah. Klik disini untuk menampilkan sub menu dari alat bantu. 6. Password Untuk mengatur hak akses dari pengguna, pengguna A hanya bisa menginput transaksi tertentu, tapi tidak bisa melihat laporan keuangan, dsb. 7. Set Up Informasi Perusahaan Administrasi informasi perusahaan, seperti nama perusahaan, periode akuntansi yang sedang aktif, dll. 8. Backup Data Fasilitas Backup Data, untuk menyimpan data berupa arsip ber-extension *.GBK. 81
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
9. Membuka File Backup Fasilitas Restore Data untuk membuka data yang pernah dibackup sebelumnya (file backup ber-extension *.GBK). 10. Import Gunakan fasilitas Import data jika Anda telah membuat data keuangan baru namun ingin mengcopy data master milik data keuangan lainnya, atau dari file Ms. Excel (berformat *.CSV). 11. Keluar Keluar dari program Zahir.
Membuat Data Baru Menu membuat data baru digunakan untuk menyiapkan data keuangan yang baru. Seperti jika anda membuat data pada program lainnya. Anda harus mempunyai file data untuk memulai penginputan. Data yang akan anda buat nantinya akan menjadi acuan penginputan transaksi keuangan di perusahaan anda. Untuk langkah membuat data keuangan baru silakan lihat pada bagian membuat data keuangan baru. Membuka Data Menu membuka data digunakan untuk membuka data keuangan yang sebelumnya pernah dibuat. Anda bisa membuka kembali data keuangan yang sudah anda buat sebelumnya, sehingga anda dapat meneruskan untuk menginput transaksi keuangan di perusahaan anda. Sebelum anda membuka data keuangan pastikan anda mengetahui letak lokasi folder dan nama file tempat dimana anda menyimpan data keuangan tersebut. Lihat bagian membuka data keuangan untuk mengetahui langkah-langkah membuka data keuangan. Tutup Data dan Tampilkan Menu Utama Menu tutup data dan tampilkan menu utama berfungsi untuk menutup data keuangan dan kembali ke tampilan menu utama (logoff). Anda hanya menutup data yang sedang anda buka, namun anda tidak keluar dari zahir accounting. Anda bisa kembali lagi ke data yang terakhir dibuka dengan klik buka data sebelumnya pada menu utama. Jika data menggunakan password maka anda akan diminta untuk memasukkan kembali password data tersebut (login).
82
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Kalkulator
Alat Bantu
Menu alat bantu terdiri dari beberapa fasilitas pengecekan dan perbaikan data, koreksi dan form untuk mengeksekusi SQL script. Catatan : Anda dapat membatasi penggunaan menu ini oleh user lain melalui menu password > konfigurasi program (hilangkan tanda centang pada opsi ini, maka menu alat bantu tidak akan tampil saat user tertentu membuka data keuangan).
83
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Memeriksa dan Memperbaiki Data Secara rutin ada baiknya Anda melakukan pemeriksaan dan perbaikan data menggunakan alat bantu ini, atau jika terdapat masalah pada data seperti tidak dapat posting transaksi atau keanehan lainnya. 2. SQL Script Executive Fasilitas ini berguna untuk mengeksekusi perintah-perintah SQL, baik script untuk mengupdate database dan tabel atau script untuk mengakses database, browsing dan edit. Perhatian : Gunakan fasilitas ini dengan kehati-hatian, backup data terlebih dahulu. 3. Hitung Ulang Saldo Akhir Barang Persediaan Berguna untuk menyamakan kembali nilai dan jumlah barang di daftar barang dengan saldo kartu stok. Zahir menyimpan nilai dan jumlah barang di masing-masing data barang, sehingga setiap kali Anda menginput transaksi dan memilih barang, Zahir dapat dengan cepat menampilkan jumlah barang yang tersisa, tanpa harus menghitung ulang dari kartu stok.
Catatan : Nilai dan Jumlah barang yang paling akurat adalah berasal dari kartu stok, sedangkan nilai dan jumlah yang tampil di daftar barang adalah nilai dan jumlah total saja (kesimpulan).
4. Hitung Ulang Saldo Akhir Akun Berguna untuk menyamakan kembali nilai akhir masing-masing rekening perkiraan dengan saldo di buku besar. Zahir menyimpan nilai akhir di masing-masing data rekening, sehingga setiap kali Anda ingin menampilkan saldo sebuah rekening dan mencetak laporan keuangan, Zahir dapat dengan cepat menampilkan nilai tersebut tanpa harus menghitung ulang dari buku besar.
Catatan : Nilai saldo rekening yang paling akurat adalah berasal dari buku besar, sedangkan nilai yang tampil di daftar rekening dan laporan keuangan adalah nilai total saja (kesimpulan). Tips : Jika Anda menemukan kasus laporan Neraca yang tidak balance, maka solusi yang paling cepat adalah melakukan hitung ulang saldo akhir akun.
84
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Reset Nomor Index Fasilitas ini berguna untuk mereset nomor index dari seluruh tabel data di Zahir, setiap Anda menambah data atau item transaksi baru akan dibuat sebuah nomor urut baru sebagai nomor index yang unik (tapi yang dimaksud disini bukan nomor referensi transaksi), jika terjadi kasus dimana nomor urut ini double (ada pesan kesalahan duplicate nomor index), maka Anda dapat memperbaikinya melalui menu ini. 6. Cek Jurnal yang Tidak Balans Jika Anda menemukan kasus laporan Neraca yang tidak balance, maka Anda dapat mengeceknya melalui menu ini, untuk menemukan transaksi mana yang menghasilkan jurnal akuntansi yang tidak balance. Tips : Jika Anda tidak menemukan transaksi yang tidak balance, namun laporan neraca tetap tidak balance, maka gunakan alat bantu hitung ulang saldo akhir akun.
7. Cek Mutasi Transaksi Berguna untuk membandingkan nilai mutasi (perubahan) di buku pembantu dan buku besar. Nilai mutasi buku pembantu yang ditampilkan adalah mutasi dari kartu stok, kartu hutang dan kartu piutang usaha, yang dibandingkan dengan buku besar (ledger) dari rekening persediaan, hutang dan piutang usaha.
Catatan : Dalam kondisi normal, nilai mutasi buku pembantu akan sama dengan nilai mutasi buku besar, namun mungkin saja berbeda jika terdapat kesalahan penginputan, seperti penggunaan rekening piutang usaha pada transaksi jurnal umum, dst. Tips : Jika Anda menemukan nilai persediaan, piutang dan hutang usaha tidak sama dengan yang ditampilkan di kartu stok, kartu piutang dan hutang usaha, maka gunakan tools ini untuk mengetahui pada periode apa terdapat kesalahan, sehingga akan memudahkan pelacakan kesalahan.
8. Cek Integritas Transaksi Fasilitas ini untuk menampilkan transaksi-transaksi yang tidak menghasilkan jurnal akuntansi dengan benar, dan tidak menghitung harga pokok barang dengan benar, serta tidak mengupdate kartu hutang/piutang usaha. 85
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
9. Verifikasi Data Hasil Import Ver. 3.0 Fasilitas ini hanya berguna jika Anda sebelumnya menggunakan Zahir Versi 3.0 edisi Enterprise, dimana data keuangan Anda telah di upgrade ke versi 5.x. Memeriksa dan Memperbaiki Data
Fasilitas pemeriksaan dan perbaikan data digunakan untuk melakukan pengecekan data keuangan yang sedang diinput. Pastikan anda sudah membackup data keuangan sebelum melakukan proses pemeriksaan dan perbaikan data. Dan pastikan tidak ada user lain yang sedang membuka database yang sama. 1. Start Klik tombol start untuk memulai proses pemeriksaan dan perbaikan data. 2. Tutup Klik tombol tutup untuk menutup alat bantu pemeriksaan dan perbaikan data.
86
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
SQL Script Executive
Fasilitas alat bantu SQL Script Executive digunakan untuk menjalankan perintah-perintah database seperti update data, membuat tabel baru dan sebagainya. Pastikan anda membackup database sebelum menjalankan fasilitas ini. 1. Area Penulisan Script SQL Pada area ini anda dapat mengetikkan perintah sql untuk upgrade data. 2. Load From File Tombol load from file berfungsi untuk memasukkan script sql yang disimpan dalam file dalam format txt, sehingga anda tidak perlu mengetik script sql pada area sql script. 3. Area Status Pada area ini akan ada pesan status sql script yang dijalankan. Jika sql berhasil dijalankan maka akan ada keterangan “success no errors found”. Jika terdapat kesalahan saat menjalankan perintah sql, maka pada kotak ini akan terdapat keterangan informasi error pada sql script. 4. Clear Tombol clear digunakan untuk membersihkan atau menghapus script sql pada area sql script. 87
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Execute [F9] Tombol Execute (F9) berfungsi untuk menjalankan perintah sql yang sudah masuk pada kotak sql script executive. 6. Tab Halaman Klik tab halaman untuk berpindah kepada menu sql query, statemen dan sql monitor. 7. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup fasilitas alat bantu sql script executive. Hitung Ulang Saldo Akhir Persediaan
Fasilitas alat bantu hitung ulang saldo akhir persediaan berguna untuk menghitung kembali saldo persediaan jika terjadi selisih antara jumlah persediaan di laporan dengan jumlah persediaan pada data barang. 1. Saldo Barang Per Gudang Pada bagian ini akan tampil saldo barang per gudang. 2. Saldo Barang per Data Barang Pada bagian ini akan tampil saldo barang menurut nilai pada data barang. 88
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Start Hitung Ulang Klik tombol Start Hitung Ulang untuk memulai proses menghitung ulang saldo akhir persediaan. 4. Kotak Proses Pada bagian ini akan terdapat kotak proses yang menandakan proses perhitungan ulang saldo persediaan sedang berjalan. 5. OK Klik tombol OK untuk menutup form alat bantu hitung ulang saldo akhir persediaan.
Hitung Ulang Saldo Akhir Akun
Jendela ini merupakan jendela informasi alat bantu hitung ulang saldo akhir akun. 1. Jangan tampilkan pesan ini lagi Jika opsi ini diaktifkan maka ketika anda melakukan proses hitung ulang saldo akhir berikutnya maka pesan ini tidak akan tampil kembali. 2. OK Klik OK untuk melanjutkan proses hitung ulang saldo akhir akun. 89
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Konfimasi
Berikutnya akan tampil jendela konfirmasi untuk memastikan bahwa tidak ada user lain yang sedang membuka data yang sama dengan data yang akan dilakukan proses hitung ulang. 1. Yes Klik tombol Yes untuk melakukan proses hitung ulang saldo akhir pada periode yang bersangkutan. 2. No Klik tombol No untuk membatalkan proses hitung ulang saldo akhir pada periode yang bersangkutan.
Reset Nomor Index
Alat bantu reset nomor index, berfungsi untuk mengurutkan kembali nomor index pada data keuangan. Hal ini dapat anda lakukan jika nomor referensi jurnal ketika transaksi tidak berurutan secara otomatis. Maka anda dapat menggunakan alat bantu reset nomor index. 90
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Info : Pastikan anda membackup terlebih dahulu data keuangan anda sebelum melanjutkan proses reset nomor index. Dan pastikan tidak ada user lain yang sedang membuka data yang sama jika data diakses lebih dari satu user. 1. Yes Klik tombol Yes untuk melanjutkan proses reset nomor index. 2. No Klik tombol No untuk melanjutkan proses reset nomor index. Cek Jurnal Tidak Balans
91
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Fasilitas cek jurnal tidak balans digunakan untuk mengetahui apakah pada data keuangan ada jurnal yang tidak balance antara nilai saldo di debet dan saldo kreditnya. Jurnal tidak balance dapat menyebabkan laporan neraca yang tidak balance.
Tips : Unpost terlebih dahulu atau koreksi terlebih dahulu transaksi sesuai dengan nomor referensi jurnal yang tampil pada menu ini. Kemudian posting ulang transaksi tersebut. Sehingga jurnal dari transaksi tersebut akan menampilkan jurnal yang balans.
1. Daftar Jurnal Tidak Balance Pada bagian ini akan tampil informasi transaksi yang menyebabkan jurnal tidak balance. 2. Voucher Tombol voucher digunakan untuk melihat jurnal yang terbentuk dari jurnal yang tidak balans. Biasanya jurnal yang terbentuk dari transaksi tersebut tidak sempurna, sehingga menyebabkan saldo posisi debet dan saldo posisi kreditnya tidak sama. 3. Perincian Klik tombol perincian untuk melihat transaksi GL yang terbentuk dari transaksi yang tidak balans. 4. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup fasilitas cek jurnal tidak balans.
92
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Cek Mutasi Transaksi
Fasilitas alat bantu cek mutasi transaksi berfungsi untuk melakukan pengecekan selisih antara saldo buku pembantu dan buku besar untuk mutasi piutang, hutang dan persediaan. Dengan alat bantu ini anda dapat mengetahui selisih saldo antara laporan mutasi dengan laporan neraca. 1. Tanggal Diinput Aktifkan opsi tanggal diinput jika anda ingin melakukan filter pengecekan berdasarkan tanggal transaksi tersebut diinput. 2. Tanggal Transaksi Aktifkan opsi tanggal transaksi jika anda ingin melaakukan filter pengecekan berdasarkan tanggal transaksi. 3. Seluruh Periode Klik tombol seluruh transaksi jika anda ingin melakukan pengecekan mutasi seluruh periode 93
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
transaksi. Jika opsi ini diaktifkan maka periode filter tanggal dimulai dari tanggal pertama kali anda transaksi sampai tanggal terakhir kali anda transaksi. 4. Filter Dari Tanggal Tentukan tanggal mulai yang dijadikan acuan untuk pengecekan. 5. Filter Hingga Tanggal Tentukan hingga tanggal yang dijadikan acuan untuk pengecekan. 6. Cek Semua Klik tombol cek semua untuk pengecekan mutasi beserta pengecekan transaksi. 7. Cek Mutasi Klik tombol cek mutasi hanya untuk pengecekan saldo mutasi saja. 8. Cek Transaksi Klik tombol cek transaksi untuk untuk pengecekan transaksi saja tidak melakukan pengecekan mutasi. 9. Kotak Cek Mutasi Pada bagian kotak cek mutasi akan menginformasikan saldo menurut buku pembantu dan saldo menurut buku besar, serta informasi selisih antara saldo buku pembantu dan saldo buku besar. 10. Tutup Klik tombol tutup untuk menutup fasilitas cek mutasi transaksi.
94
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Cek Integritas Transaksi
1. Filter Dari Tanggal Filter sesuai dengan tanggal mulai pengecekan transaksi. 2. Filter Hingga Tanggal Filter sesuai dengan hingga tanggal pengecekan transaksi. 3. Seluruh Periode Klik tombol seluruh transaksi jika anda ingin melakukan pengecekan integritas transaksi seluruh periode transaksi. Jika opsi ini diaktifkan maka periode filter tanggal dimulai dari tanggal pertama kali anda transaksi sampai tanggal terakhir kali anda transaksi. 4. Area Status Pengecekan Pada area ini akan diinformasikan transaksi-transaksi yang menyebabkan selisih dan jumlah 95
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
selisih antara saldo buku besar dan saldo buku pembantu. 5. Start Klik tombol start untuk memulai pemeriksaan integritas transaksi. 6. Opsi Pengecekan dan Kotak Progress Beri tanda ceklist untuk jenis transaksi yang akan dilakukan pemeriksaan. Pada bagian ini juga akan ditampilkan progress pemeriksaan integritas. 7. Stop Klik tombol stop untuk menghentikan proses pemeriksaan integritas transaksi. 8. Koreksi Klik tombol koreksi untuk transaksi yang menyebabkan selisih. Anda bisa mengecek secara detail atas transaksi yang menyebabkan selisih antara saldo buku pembantu dengan saldo buku besar.
Verifikasi Data Hasil Import Dari Ver. 3.0
Tampilan konfirmasi agar tidak ada user lain yang sedang membuka data yang sama Jika data ini di gunakan oleh user lain secara bersamaan. 1. Yes Klik tombol Yes untuk melanjutkan proses verifikasi data hasil import dari data zahir versi 3.0. 2. No Klik tombol No untuk membatalkan proses verifikasi data hasil import dari data zahir versi 3.0.
96
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Password
Apabila Zahir digunakan oleh banyak user maka diperlukan password yang disetiap usernya agar data dapat aman dijalankan tanpa khawatir orang lain yang tidak berkepentingan menggunakan data dengan tidak semestinya. Bahkan walaupun sudah diberikan password per user dengan nama dan password yang beda juga diperlukan pembagian tugas dan wewenang yang berbeda dan setiap user mempunyai keterbatasan fasilitas untuk masuk ke data kerja. Untuk menjaga agar informasi keuangan perusahaan Anda tidak dapat dimanfaatkan oleh orang yang tidak berkepentingan, Anda dapat menggunakan fasilitas password yang ada di zahir accounting. Fasilitas password ini juga berguna jika data keuangan perusahaan Anda diakses lebih dari satu orang, dimana masing – masing orang dapat diberi hak mengakses data yang berbeda-beda. Misalkan jurnal penjualan hanya dapat dibuat oleh si A, namun A tidak dapat melihat laporan keuangan perusahaan, dst. 1. Manajemen Nama dan Password User Baru, berfungsi untuk membuat data nama user dan password baru. Ganti Password, berfungsi untuk mengganti password user. Modifikasi, berfungsi untuk mengubah kewenangan hak akses user. Hapus, berfungsi untuk menghapus data nama user dan password. Selesai, berfungsi untuk menutup form password manager. 97
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. List Nama User Daftar nama user yang diberikan kewenangan membuka data kerja sesuai dengan kewenangannya masing-masing. Langkah Membuat Password Baru Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah untuk membuat password baru. Membuat Password Utama
1. Password Utama Ketik data password sebagai berikut : Nama Password Cek Pass. 98
: Nama User : Password User : Ketik kembali sesuai dengan yang diketik pada bagian password
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Lanjutkan - Batal Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password. Kewenangan Mengakses Data
Form kewenangan mengakses data digunakan untuk menentukan apakah user dapat mengakses data pada opsi-opsi berikut ini : 1. Kewenangan Mengakses Data Aktifkan tanda ceklist pada kotak jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya membuat password. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan atas transaksi pembelian dan hutang usaha. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password. 99
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pembelian - Hutang Usaha
Form Pembelian - Hutang Usaha digunakan untuk menentukan kewenangan mengakses data untuk transaksi yang berhubungan dengan pembelian dan hutang usaha untuk masing-masing user. 1. Kewenangan Pembelian - Hutang Usaha Aktifkan tanda ceklist jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data pada transaksi pembelian dan hutang usaha sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan kewenangan mengakses data utama. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan atas transaksi Penjualan dan Piutang Usaha. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
100
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Sales Order - Piutang Usaha
Form Sales Order - Piutang Usaha digunakan untuk menentukan kewenangan mengakses data untuk transaksi yang berhubungan dengan Penjualan dan Piutang Usaha untuk masing-masing user. 1. Kewenangan Sales Order - Piutang Usaha Aktifkan tanda ceklist jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data pada transaksi penjualan dan piutang usaha sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya kewenangan akses data pembelian dan hutang usaha. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan atas akses data transaksi lainnya. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
101
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi Lainnya
Aktifkan tanda ceklist jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data pada transaksi lainnya sesuai dengan kewenangannya. 1. Transaksi Lainnya Aktifkan tanda ceklist pada kotak jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data pada transaksi lainnya sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan kewenangan mengakses data penjualan dan piutang usaha. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan mengakses data transaksi yang berhubungan dengan persediaan. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
102
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Modul Persediaan Barang
1. Modul Persediaan Barang Aktifkan tanda ceklist jika user tersebut diperkenankan untuk mengakes data pada transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan kewenangan akses data untuk transaksi lainnya. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan mengakses data gudang dan departemen. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
103
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Gudang dan Departemen
1. Kewenangan Gudang dan Departemen Tentukan data gudang dan data departemen dimana user tersebut boleh mengakses untuk data gudang dan departemen. Bagian ini akan ada jika zahir anda memiliki fasilitas multi gudang (warehouse) dan departemen. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan kewenangan untuk mangakses data gudang dan data departemen. Klik tombol lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kewenangan untuk melihat dan mencetak laporan. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
104
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Melihat dan Mencetak Laporan
1. Kewenangan Melihat dan Mencetak Laporan Aktifkan tanda ceklist jika user tersebut diperkenankan untuk melihat dan mencetak laporan sesuai dengan kewenangannya. 2. Kembali - Proses - Batal Klik kembali untuk menuju ke form sebelumnya membuat menentukan kewenangan atas data gudang dan data departemen. Klik proses untuk menyimpan data nama dan password user baru. Klik tombol batal untuk membatalkan proses pembuatan password.
105
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Membuka Data Dengan Password
Jika anda sudah menentukan nama dan password untuk masing-masing user, maka setiap user membuka data keuangan maka akan diminta login nama dan password user tersebut. Pastikan memasukkan nama user dan password sesuai dengan yang telah di buat pada menu password. Ketika data dibuka maka modul-modul yang bisa dibuka sesuai dengan kewenangan untuk setiap modul yang telah di set pada saat membuat password baru. 1. Nama User Masukkan nama user yang telah ditentukan pada menu password. Catatan : Perhatikan penulisan nama, huruf besar dan huruf kecil sangat berpengaruh dalam penulisan (case sensitif). Jika ada kesalahan dalam penulisan maka anda tidak bisa membuka data keuangan tersebut.
2. Password User Masukkan password user sesuai dengan yang sudah ditentukan pada menu password. Catatan : Perhatikan penulisan password, huruf besar dan huruf kecil sangat berpengaruh dalam penulisan (case sensitif). Jika ada kesalahan dalam penulisan maka anda tidak bisa membuka data keuangan tersebut.
106
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Batal - OK • Klik tombol Batal untuk proses login data keuangan. • Klik tombol OK untuk membuka data, jika nama dan password sesuai maka data keuangan akan terbuka, jika nama dan password tidak sesuai maka data keuangan tidak bisa dibuka.
Mengganti Password
1. Pilih Nama User Pilih nama user yang akan diganti passwordnya. 2. Ganti Password Klik tombol Ganti Password untuk mengganti nama dan password user yang bersangkutan. Berikutnya anda akan diminta untuk memasukkan nama dan password yang lama.
107
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Masukkan Nama dan Password Lama
1. Nama User Lama Masukkan nama user lama yang akan dirubah. 2. Password Lama Masukkan nama password user lama yang akan dirubah. 3. OK Klik Batal untuk membatalkan proses penggantian nama dan password user. Klik OK untuk melanjutkan ke form berikutnya memasukkan nama dan password baru. Masukkan Nama dan Password Baru
108
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama User Baru Masukkan password user baru. 2. Password Baru Masukkan nama user baru. 3. OK Klik Batal untuk membatalkan proses penggantian nama dan password user. Klik OK untuk melanjutkan ke form berikutnya konfirmasi password yang baru.
Verifikasi Password
1. Masukkan Password Masukkan password yang baru sekali lagi. 2. Batal - OK • Klik Batal untuk membatalkan proses penggantian nama dan password user. • Klik OK untuk melanjutkan ke form berikutnya password manager. nama user dan password sudah diganti dengan nama user dan password yang baru.
109
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Password Manager
1. Nama User Setelah Modifikasi Nama user setelah diganti menjadi nama user yang baru. Modifikasi Password Anda bisa memodifikasi kewenangan mengakses data untuk masing-masing user pada setiap modulnya. Untuk memodifikasi kewenangan masing-masing user anda membutuhkan nama dan password induk user tersebut untuk melakukan modifikasi. Setiap user tidak bisa merubah kewenangannya masing-masing tanpa memasukkan nama dan password induknya (utama).
110
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama User Tentukan nama user yang akan dimodifikasi kewenangannya atas data keuangan. 2. Modifikasi button Klik tombol modifikasi untuk melakukan modifikasi atas kewenangan dari user. Berikutnya anda diminta memasukkan nama dan password induk.
111
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Masukkan Nama dan Password Induk
1. Password Induk Masukkan password user induk dari user yang akan dimodifikasi kewenangannnya. 2. Nama User Induk Masukkan nama user induk dari user yang akan dimodifikasi kewenangannya. 3. OK • Klik Batal untuk membatalkan proses modifikasi kewenangan user. • Klik OK untuk melanjutkan ke form berikutnya menentukan kewenangan user.
112
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menentukan Kewenangan Mengakses Baru
1. Kewenangan Mengakses Data Modifikasi kewenangan dari user dengan menceklist pada kotak untuk mengaktifkan kewenangan dan hilangkan tanda ceklist pada kotak untuk menonaktifkan kewenangan pada masing-masing opsi. 2. Lanjutkan - Batal • Klik lanjutkan untuk menenentukan opsi kewenangan berikutnya sampai proses akhir selesai. Penentuan opsi ini caranya sama dengan ketika anda menentukan kewenangan saat membuat user baru. • Klik Batal untuk membatalkan proses modifikasi kewenangan user.
113
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menghapus Password
1. Pilih Nama User Pilih nama user yang akan dihapus nama dan passwordnya. 2. Hapus button Klik tombol Hapus untuk memulai proses penghapusan nama user dan password. Berikutnya anda akan diminta memasukkan nama dan password user yang akan dihapus.
114
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Masukkan Nama dan Password Yang Dihapus
Berikutnya akan tampil form untuk memasukkan nama dan password user yang akan dihapus. 1. Nama Masukkan nama user yang akan dihapus. 2. Password Masukkan password user yang akan dihapus 3. Batal - OK Klik batal untuk membatalkan proses penghapusan nama dan password user Klik tombol OK untuk menghapus nama dan password user tersebut dan kembali ke form password manager.
Catatan : Nama dan password yang sudah dihapus tidak bisa dikembalikan lagi, Jika ingin menggunakan nama dan password tersebut anda harus membuat kembali data nama dan password baru untuk user tersebut.
115
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
List User Setelah Penghapusan
Daftar user setelah ada penghapusan nama user Setup Informasi Perusahaan Menu alat bantu setup informasi perusahaan berguna untuk merubah informasi perusahaan anda yaitu nama perusahaan, alamat, kota, negara dan kode pos. Disamping itu anda bisa merubah acuan periode bulan berjalan. Misalnya anda sedang mencatat transaksi pada bulan Maret 2007 namun ada transaksi yang belum dicatat pada periode bulan Januari 2007 maka anda bisa merubah periode bulan berjalan menjadi Januari 2007 pada menu alat bantu setup informasi perusahaan.
Catatan : Anda tidak bisa merubah periode bulan berjalan untuk data yang sudah ditutup buku tahun dan periode sebelum periode awal pembuatan data keuangan. Misalnya periode bulan pembuatan data awal adalah Maret 2007 anda tidak bisa mengubah ke periode sebelum pembuatan data awal misalnya bulan Januari 2007.
Jika anda sudah menutup buku tahun untuk satu periode misalnya anda sudah menutup buku tahun 2007, kemudian periode aktif saat ini adalah tahun 2008 anda tidak bisa merubah periode bulan ditahun 2007.
116
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Informasi Perusahaan
Menu alat bantu setup informasi perusahaan berguna untuk merubah informasi perusahaan anda yaitu nama perusahaan, alamat, kota, negara dan kode pos. Disamping itu anda bisa merubah acuan periode bulan berjalan. Misalnya anda sedang mencatat transaksi pada bulan Maret 2007 namun ada transaksi yang belum dicatat pada periode bulan Januari 2007 maka anda bisa merubah periode bulan berjalan menjadi Januari 2007 pada menu alat bantu setup informasi perusahaan. Catatan : Anda tidak bisa merubah periode bulan berjalan untuk data yang sudah ditutup buku tahun dan periode sebelum periode awal pembuatan data keuangan. Misalnya periode bulan pembuatan data awal adalah Maret 2007 anda tidak bisa mengubah ke periode sebelum pembuatan data awal misalnya bulan Januari 2007. Jika anda sudah menutup buku tahun untuk satu periode misalnya anda sudah menutup buku tahun 2007, kemudian periode aktif saat ini adalah tahun 2008 anda tidak bisa merubah periode bulan ditahun 2007. 117
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Edit Informasi Perusahaan Berikut ini informasi perusahaan anda bisa merubah data nama perusahaan, alamat perusahaan, kota, negara, dan kode pos. Contoh : Misalnya perusahaan berpindah alamat, maka anda dapat merubah alamat perusahaan sesuai dengan alamat perusahan yang baru. 2. Lanjutkan – Batal • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form berikutnya menentukan periode akuntansi. • Klik tombol Batal untuk membatalkan perubahan informasi perusahaan dan menutup jendela informasi perusahaan. Periode Akuntansi
Anda dapat merubah acuan periode akuntansi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya anda ingin mengembalikan periode akuntansi ke periode sebelumnya untuk pengkoreksian transaksi atau ada transaksi yang belum dicatat. Maka anda dapat merubah acuan periode akuntansi ke periode yang bersangkutan. 118
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Anda tidak bisa merubah periode akuntansi ke periode akuntansi yang sudah ditutup buku tahunan. Anda tidak bisa merubah periode akuntansi ke periode sebelum periode awal pembuatan data, misalnya anda membuat data pertama kali dengan acuan periode awal Maret 2008, Lalu anda ingin merubah periode akuntansi ke bulan Januari 2008. Hal tersebut tidak dapat dilakukan karena acuan periode awal pembuatan data keuangan adalah bulan Maret 2008.
1. Rubah Periode Akuntansi Tentukan periode akuntansi sesuai dengan acuan periode transaksi yang akan anda input. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya mengisi informasi perusahaan. • Klik tombol Lanjutkan untuk menuju ke form berikutnya konfirmasi akhir. • Klik tombol Batal untuk membatalkan perubahan informasi perusahaan dan menutup jendela informasi perusahaan.
Konfirmasi Akhir
119
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda dapat mereview kembali atas informasi perusahaan dan periode akuntansi yang telah anda tentukan. Jika semua data sudah benar, klik tombol Proses untuk melanjutkan. 1. Kembali - Proses Klik tombol Kembali Jika anda ingin melakukan perubahan atas data informasi perusahaan dan periode akuntansi. Klik Proses jika data informasi perusahan sudah benar. Backup Data Setelah melakukan penginputan data keuangan anda sangat disarankan untuk membackup data keuangan tersebut. Hal ini dilakukan agar anda mempunyai data cadangan jika file data keuangan utama anda terhapus, rusak, dsb. Dengan adanya data backup anda bisa mengembalikan (restore) data backup menjadi data keuangan sesuai dengan posisi transaksi terakhir saat anda melakukan backup data. Untuk membuka menu backup data anda bisa klik menu File > Backup Data atau Ketika anda akan keluar dari zahir, maka akan ada peringatan untuk membackup data keuangan anda. Membuka File Backup Jika anda ingin mengembalikan data (restore) dari data backup sebelumnya, maka anda dapat membuka file backup tersebut pada menu utama > buka file backup atau jika anda sedang membuka data keuangan klik file > membuka file backup. Proses membuka file backup akan mengembalikan file dalam format *.GBK menjadi format *.GDB sesuai dengan transaksi terakhir saat data di backup. Import
120
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Import Data dari Zahir Versi 5.0 Fasilitas ini berguna jika Anda ingin membuat data keuangan baru dengan menggunakan master data yang pernah dibuat di data keuangan lainnya (harus sama-sama versi 5.x). Data-data yang bisa diimport adalah data rekening, barang, nama dan alamat, departemen, proyek, catatan transaksi, saldo rekening, saldo barang, saldo piutang/hutang usaha, dan transaksi penjualan/ pembelian (yang akan diimport dalam keadaan belum terposting).
Tips : Jika anda ingin melakukan cut-off dengan membuat data keuangan baru untuk periode akuntansi yang baru, maka gunakan fasilitas import data ini, sehingga seluruh master data dan saldo awal dari data keuangan baru ini dapat otomatis dibuat, tanpa perlu menginput ulang.
2. Import Data dari File Lainnya Jika sebelumnya sudah memiliki data master berupa data rekening, data nama alamat, data produk dan sebagainya dalam format Ms. Excell (CSV). Format contoh file csv dapat anda lihat pada folder C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV
121
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import Data Dari Zahir Ver 5.0
Fasilitas ini berguna jika Anda ingin membuat data keuangan baru dengan menggunakan master data yang pernah dibuat di data keuangan lainnya (harus sama-sama versi 5.x). Data-data yang bisa diimport adalah data rekening, barang, nama dan alamat, departemen, proyek, catatan transaksi, saldo rekening, saldo barang, saldo piutang/hutang usaha, dan transaksi penjualan/pembelian (yang akan diimport dalam keadaan belum terposting). Tips : Jika anda ingin melakukan cut-off dengan membuat data keuangan baru untuk periode akuntansi yang baru, maka gunakan fasilitas import data ini, sehingga seluruh master data dan saldo awal dari data keuangan baru ini dapat otomatis dibuat, tanpa perlu menginput ulang. 1. Database Pilih Database Lokal untuk membuka data keuangan yang tersimpan di komputer Anda (di komputer lokal, bukan server). Kemudian tentukan nama file beserta foldernya. 122
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pilih Database Berada di Server untuk membuka data keuangan yang tersimpan di server. Kemudian tentukan, nama komputer server atau ip address-nya beserta nama file dan foldernya. 2. Nama Server / Nomor IP Server Isi nama server atau IP address-nya. Untuk data keuangan local cukup mengisinya dengan localhost. Berkonsultasilah dengan departemen IT di perusahaan Anda, jika Anda tidak mengetahui nama komputer atau IP address dari komputer yang menjadi server. 3. Protokol Protokol yang digunakan untuk berkomunikasi dengan server. Secara default parameter ini sudah terisi TCP/IP, saat ini TCP/IP sudah sangat umum digunakan sehingga parameter ini tidak perlu dirubah. Bertanyalah kepada departemen IT protokol apa yang digunakan diperusahaan Anda jika ternyata Anda tidak berhasil membuka data dengan menggunakan protokol TCP/IP. 4. Lokasi dan Nama File Isi dengan nama file data keuangan beserta struktur foldernya. Format file yang benar adalah *.GDB, *.FDB atau *.IB. Cukup Klik tombol pilih file, jika data keuangan berada dalam satu komputer yang sama dengan Zahir. Info : Jika data kerja berada pada komputer server atau di komputer lain, maka anda cukup mengetik lokasi dan nama file sesuai dengan lokasi data kerja pada komputer server / komputer lain. 5. Opsi Data Yang Diimport Pilih Opsi data yang akan diimport. Beberapa opsi yang dipilih mengharuskan mengakifkan opsi yang lainnya, contoh, Jika anda akan mengimport data produk maka anda harus mengimport juga data kode akun, nama dan alamat serta departemen. 6. Opsi Lainnya Aktifkan opsi lanjutkan proses import meskipun ada kesalahan jika anda ingin tetap melanjutkan proses import meskipun terdapat kesalahan saat mengimport data. 7. Batal - Proses klik tombol batal jika anda ingin membatalkan proses import data, klik tombol proses untuk melanjutkan proses import data.
123
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import Data Dari File Lainnya Fasilitas Import Data
Fasilitas ini berguna untuk mengimport master data seperti data pelanggan, rekening perkiraan dan data produk. File yang bisa diimport adalah ber-extension CSV, yang dapat dibuat menggunakan program spreadsheet seperti MS Excell melalui menu File > Save As > Pilih Format CSV. Anda harus membuat file dengan nama dan jumlah kolom sesuai dengan contoh file CSV, Format contoh file csv dapat anda lihat pada folder C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\ Contoh Table CSV Catatan : Pastikan anda melakukan proses import data pada data yang benar-benar baru, import ke data keuangan yang sudah ada master data dan transaksi, akan menghapus data yang sudah ada. 1. Lanjutkan - Batal Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan opsi data master yang akan diimport. Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). 124
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Opsi Data Yang Akan Diimport
1. Opsi Data Yang Diimport Pilih opsi data master yang akan diimport, pastikan anda sudah membuat dengan data yang akan diimport seperti pada contoh format csv.
file csv sesuai
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya informasi proses import data. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data rekening (COA) jika anda memilih opsi import daftar akun (rekening perkiraan) • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV).
125
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File COA
1. File Data Rekening Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data rekening / Chart Of Account (COA) yang sudah anda buat sebelumnya. Tips : Contoh format file terdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\ COA Complete.CSV COA Simple.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya memilih opsi data master yang akan diimport. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data pelanggan jika anda memilih opsi import data pelanggan. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). 126
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File Pelanggan
1. File Data Pelanggan Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data Pelanggan yang sudah anda buat sebelumnya. Tips : Contoh format file terdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\ data pelanggan.CSV data pelanggan.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell.
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data rekening (COA). • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data pemasok jika anda memilih opsi import data pemasok. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). 127
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File Pemasok
1. File Data Pemasok Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data pemasok yang sudah anda buat sebelumnya.
Tips : Contoh format file data pemasokterdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\data pemasok simple.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell. 2. Kembali - Lanjutkan – Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data pelanggan. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data karyawan jika anda memilih opsi import data karyawan. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV).
128
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File Karyawan
1. File Data Karyawan Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data karyawan yang sudah anda buat sebelumnya. Tips : Contoh format file data pemasokterdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\data karyawan simple.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell.
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data pemasok. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data nama lainnya jika anda memilih opsi import daftar nama lainnya. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV).
129
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File Mitra Usaha (Rekan)
1. File Data Rekan Usaha Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data nama lainnya (rekan usaha) sudah anda buat sebelumnya.
yang
Tips : Contoh format file data rekan usaha terdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\data rekan simple.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell.
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data karyawan. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan nama file data produk dan menentukan sistem persediaan jika anda memilih opsi import daftar barang. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV).
130
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import File Data Barang
1. File Data Produk Tentukan letak lokasi penyimpanan file csv untuk data barang yang sudah anda buat sebelumnya. Tips : Contoh format file data produk terdapat pada lokasi C:\Program Files\Zahir Enterprise System Ver. 5.1\Contoh Table CSV\ data barang complete.CSV data barang simple.CSV Anda bisa membuka file tersebut dengan aplikasi spreadsheet seperti : Ms. Excell. 2. Sistem Persediaan Tentukan sistem persediaan untuk perhitungan harga pokok produk. Sehingga data produk yang diimport akan menggunakan sistem persediaan yang telah ditentukan. 3. Kembali - Lanjutkan – Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data nama lainnya. • Klik tombol Lanjutkan untuk menentukan rekening penting dari produk. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). 131
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Rekening Barang
1. Rekening Penting Data Produk Akun data produk ini berfungsi untuk pembuatan jurnal otomatis untuk transaksi data produk yang bersangkutan. Sehingga nantinya data produk yang diimport akan menggunakan acuan akun yang telah ditentukan.
Tips : • Jika anda ingin memisahkan data barang sesuai dengan kelompok barang maka sebaiknya anda melakukan import data produk secara parsial, pisahkan file sumber data barang yang akan diimport menjadi beberapa kelompok, sehingga anda dapat menentukan acuan akun sesuai dengan kelompok persediaannya. Jika anda tidak melakukan hal tersebut maka semua data produk akan mengacu pada akun yang sama. • Anda masih bisa merubah acuan akun data produk selama produk tersebut belum digunakan dalam transaksi pada menu data-data > data produk > edit produk yang bersangkutan > kode akun dan hpp. 132
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan file data produk dan sistem persediaan. • Klik tombol Lanjutkan untuk proses final. • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). Proses Final
Klik tombol lanjutkan untuk memulai proses import data.
Catatan : Kegagalan dalam proses import data dari file csv dapat disebabkan : Format file bukan dengan tipe CSV seperti pada contoh pada table di CSV. Setting Regional windows tidak menggunakan format english Nama dan jumlah kolom yang tidak sama seperti format contoh file csv.
133
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan rekening penting persediaan. • Klik tombol Lanjutkan untuk untuk memulai proses import data dari file lainnya (CSV). • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses import data dari file lainnya (CSV). Keluar Klik keluar untuk menutup zahir accounting. Jika opsi saran backup data ketika keluar diaktifkan maka akan ada pesan tampil untuk memberikan opsi kepada anda untuk membackup data atau tidak.
3.6.2. Setting
1. Klasifikasi Akun Klik menu ini untuk mengatur kembali struktur rekening perkiraan dengan membuat atau mengedit kembali klasifikasi rekening yang sudah ada. Klik disini untuk informasi tentang klasifikasi rekening. 2. Akun Penting Zahir dapat membuat jurnal akuntansi dengan benar adalah berdasarkan informasi akun penting dan di set melalui menu ini. Klik disini untuk informasi tentang apa itu akun penting. 3. Saldo Awal Jika Anda menggunakan Zahir untuk mencatat pembukuan sebuah perusahaan yang sudah lama berdiri, maka tentu perusahaan tersebut sudah memiliki uang di bank, persediaan di gudang, piutang dagang, harta/asset, dan lain sebagainya, dimana itu semua akan menjadi saldo awal bagi data keuangan yang baru Anda buat di Zahir. Klik disini untuk menampilkan sub menu saldo awal. 134
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Setup Point of Sales Jika Anda menggunakan Zahir POS di front office, maka gunakan menu ini untuk mengatur konfigurasi yang diperlukan agar software Zahir POS dapat berjalan dengan benar. Klik disini untuk menampilkan sub menu point of sales. 5. Pilihan Bahasa Klik menu bahasa jika Anda ingin merubah bahasa yang digunakan di Zahir. Klik disini untuk menampilkan sub menu bahasa. 6. Setup Program Klik menu untuk menampilkan form setup yang memungkinkan Anda merubah berbagai variabel dan parameter yang diperlukan oleh Zahir, seperti pengaturan nomor referensi transaksi, keterangan transaksi, dan berbagai opsi lainnya.
A. Klasifikasi Akun Langkah awal sebelum anda membuat daftar akun adalah dengan mensetup klasifikasi daftar akun untuk data keuangan anda. Klasifikasi daftar akun merupakan pengelompokkan daftar akun. Daftar akun yang anda gunakan berdasarkan jenis atau klasifikasinya., seperti apakah suatu daftar rekening “ A “ akan ditampilkan di neraca atau pada laba rugi. Sedangkan untuk membantu mengelompokkan daftar akun sebagai bagian dari suatu klasifikasi apakah ditampilkan di kas, persediaan dan seterusnya untuk menentukan sub klasifikasi dari suatu akun. Dengan mengelompokkan daftar akun sesuai dengan sub klasifikasinya, maka laporan anda akan lebih terstruktur dan rapi. Sehingga pada laporan keuangan anda dapat menampilkan saldo semua akun atau cukup total dari sub klasifikasinya saja.
135
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Desain Hirarki Akun Pada bagian ini ditampilkan contoh format laporan neraca sesuai dengan pembagian dari masing-masing level mulai dari level 1, level 2, level 3 sampai ke rekening perkiraan (akun). Format laporan neraca dan laba rugi dapat dibuat secara terstuktur dengan menentukan hirarkinya. 2. Lanjutkan - Batal • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form Hirarki Teratas (Level 1) berikutnya. • Klik tombol batal untuk membatalkan proses setting klasifikasi akun.
136
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Hirarki Teratas (Level 1)
Secara umum zahir sudah menentukan secara baku pos pos pada level 1, anda dapat melakukan penyesuaian nama dengan menekan tombol F2 pada keyboard. Catatan : Format pada hirarki teratas sudah ditentukan secara baku, anda sangat tidak disarankan untuk mengubah maksud dari masing-masing pos misalnya anda merubah pos harta menjadi pos pengeluaran, maka dampaknya pos pengeluaran akan tampil pada laporan neraca, padahal pos pengeluaran seharusnya masuk ke dalam laporan laba rugi. Penentuan pos pada level 1 berhubungan dengan format yang ada pada laporan neraca dan laba rugi. Anda tidak dapat menambah atau menghapus pos-pos yang ada pada hirarki teratas (level 1). 137
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Hirarki Teratas (Level 1) Secara umum zahir sudah menentukan secara baku pos pos pada level 1, anda dapat melakukan penyesuaian nama dengan menekan tombol F2 pada keyboard. Catatan : Format pada hirarki teratas sudah ditentukan secara baku, anda sangat tidak disarankan untuk mengubah maksud dari masing-masing pos misalnya anda merubah pos harta menjadi pos pengeluaran, maka dampaknya pos pengeluaran akan tampil pada laporan neraca, padahal pos pengeluaran seharusnya masuk ke dalam laporan laba rugi. Penentuan pos pada level 1 berhubungan dengan format yang ada pada laporan neraca dan laba rugi.
2. Alias Klik tombol alias untuk menentukan nama alias dari pos-pos level 1. Hal ini berguna jika laporan keuangan anda ingin ditampilkan dalam format alias (bahasa lain). Sehingga pada laporan keuangan anda (Neraca dan Laba/Rugi) level 1 akan ditampilkan dengan nama alias.
Catatan : Tombol ini akan tampil jika anda menggunakan fasilitas akun alias name.
3. Kembali - Batal - Lanjutkan • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Desain Hirarki Akun. • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form berikutnya Hirarki Terendah (level 3). • Klik tombol batal untuk membatalkan proses setting klasifikasi akun.
138
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Hirarki Terendah (Level 3)
hirarki terendah level 3 merupakan sub klasifikasi dari data rekening (akun). Misalnya anda mempunyai data rekening (akun) untuk Bank ABC, Bank XYZ, dan Bank DEF maka anda perlu menentukan pada bagian hirarki terendah (level) 3 adalah bank dengan acuan level 1 adalah harta. 1. Level 1 Sebelum menentukan hirarki terendah level 3, anda harus terlebih dahulu menentukan hirarki teratasnya. Pemilihan hirarki teratas (level 1) sesuai dengan form sebelumnya, akan diikuti oleh hirarki terendah (level 3) yang termasuk kepada kelompok hirarki teratas (level 1) yang dipilih. Contoh : Misalnya anda memilih hirarki teratas (level 1) untuk harta, maka hirarki terendah (level 3) akan tampil sesuai dengan yang termasuk kelompok harta, misalnya kas, bank, piutang usaha, persediaan.
139
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Level 3 Cash flow type digunakan untuk menentukan pengelompokan sub klasifikasi level 3 pada laporan cash flownya. Untuk sub klasifikasi yang tidak masuk dalam cash flow anda dapat menentukan cash flow type menjadi undefined. 3. Baru - Hapus • Klik tombol baru untuk menambahkan sub klasifikasi (level 3). • Klik tombol hapus untuk menghapus sub klasifikasi (level 3). 4. Alias Klik tombol alias untuk menentukan nama alias dari pos pos level 3. Hal ini berguna jika laporan keuangan anda ingin ditampilkan dalam format alias (bahasa lain). Sehingga pada laporan keuangan anda (Neraca dan Laba/Rugi) level 3 akan ditampilkan dengan nama alias. Catatan : Tombol ini akan tampil jika anda menggunakan fasilitas akun alias name.
5. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Hirarki Teratas (Level 1). • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form berikutnya Hirarki Antara (Level 2). • Klik tombol batal untuk membatalkan proses setting klasifikasi akun.
140
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Hirarki Antara (Level 2)
Hirarki antara (level 2) berguna untuk mengelompokkan sub klasifikasi level 3. Contoh sub klasifiksai kas, bank, putang usaha dikelompokkan pada level 2 nya yaitu harta lancar. Kemudian untuk harta tetap berwujud dan harta tetap tidak berwujud di kelompokan menjadi harta tetap. 1. Klasifikasi Level 2 Tentukan nama klasifikasi level 2 kemudian tentukan mulai dari sub klasifikasi akun (level 3) dan hingga sub klasifikasi akun (level 3) yang dikelompookan pada klasifikasi level 2nya. 2. Baru - Hapus • Klik tombol baru untuk menambahkan klasifikasi level 2. • Klik tombol hapus untuk menghapus klasifikasi level 2. 3. Alias Klik tombol alias untuk menentukan nama alias dari pos-pos level 2. Hal ini berguna jika laporan keuangan anda ingin ditampilkan dalam format alias (bahasa lain). Sehingga pada laporan keuangan anda (Neraca dan Laba/Rugi) level 2 akan ditampilkan dengan nama alias. 141
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Tombol ini akan tampil jika anda menggunakan fasilitas akun alias name.
4. Kembali - Lanjutkan – Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Hirarki Terendah (Level 3). • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form berikutnya Item Laporan Tambahan. • Klik tombol batal untuk membatalkan proses setting klasifikasi akun. Item Laporan Tambahan
142
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Teks Laba Operasi Teks Laba Bersih Tentukan teks laba operasi sesuai dengan kebutuhan, disini anda dapat memodifikasi teks yang ada pada laporan laba rugi. Tentukan teks laba bersih sesuai dengan kebutuhan, disini anda dapat memodifikasi teks yang ada pada laporan laba rugi. 2. Alias Klik tombol Alias untuk menentukan nama alias dari Laba Operasi dan Laba Bersih. 3. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Hirarki Antara (Level 2). • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke form berikutnya proses akhir. • Klik tombol batal untuk membatalkan proses setting klasifikasi akun.
Selesai
143
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Tampilkan Daftar Akun Aktifkan opsi tampilkan daftar akun (rekening perkiraan) untuk membuka langsung data rekening setelah anda klik tombol selesai. 2. Kembali - Selesai • Klik tombol Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Item Laporan Tambahan. • Klik tombol selesai untuk mengakhiri proses desain klasifikasi akun. Berikutnya anda bisa mendesain rekening perkiraan (akun) sesuai dengan klasifikasi akun yang sudah ditentukan sebelumnya. B. Akun Penting Akun penting bukanlah akun/rekening baru. Akun penting merupakan informasi atau rujukan bagi program untuk membuat jurnal secara otomatis. Anda dapat menghubungkan data akun / rekening yang sudah anda buat kepada akun penting sesuai dengan keterangan atas transaksi yang berhubungan dengan akun penting tersebut. Misalnya untuk mencatat potongan penjualan maka anda diminta untuk menetukan acuan akun yang berhubungan dengan potongan penjualan. Informasi Akun Penting
Akun penting bukanlah akun/rekening baru. Akun penting merupakan informasi atau rujukan bagi program untuk membuat jurnal secara otomatis. Anda dapat menghubungkan data akun / 144
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
rekening yang sudah anda buat kepada akun penting sesuai dengan keterangan atas transaksi yang berhubungan dengan akun penting tersebut. Misalnya untuk mencatat potongan penjualan maka anda diminta untuk menetukan acuan akun yang berhubungan dengan potongan penjualan. 1. Lanjutkan - Selesai Lanjutkan untuk memulai menentukan akun penting. Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting. Ongkos Kirim Pembelian
1. Kode Akun Ongkos Kirim Pembelian Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan ongkos kirim pembelian, misalnya ada transaksi pembelian kepada vendor yang dikenakan ongkos kirim atas pembelian tersebut, maka nilai ongkos kirim pembelian tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Informasi akun penting. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Ongkos Kirim Penjualan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting. 145
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ongkos Kirim Penjualan
1. Kode Akun Ongkos Kirim Penjualan Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan ongkos kirim penjualan, misalnya ada transaksi penjualan kepada pelanggan yang dikenakan ongkos kirim atas penjualan tersebut, maka nilai ongkos kirim atas penjualan tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Ongkos Kirim Pembelian. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Potongan Pembelian. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
146
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Potongan Pembelian
1. Kode Akun Potongan Pembelian Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan potongan pembelian, misalnya ada transaksi pembelian secara kredit kepada vendor dan perusahaan mendapatkan potongan pembelian ketika anda melakukan pembayaran atas hutang yang timbul dari pembelian, maka nilai potongan pembelian tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Ongkos Kirim Penjualan. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Potongan Penjualan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
147
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Potongan Penjualan
1. Kode Akun Potongan Penjualan Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan potongan penjualan, misalnya ada transaksi penjualan kepada pelanggan dan perusahaan memberikan potongan atau diskon atas penjualan tersebut, maka nilai potongan pejualan tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Potongan Pembelian. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Denda Keterlambatan (Beli). • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
148
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Denda Keterlambatan (Beli)
1. Kode Akun Denda Keterlambatan Beli Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan denda keterlambatan pembayaran hutang usaha, misalnya ada transaksi pembayaran hutang usaha kepada vendor dan perusahaan dikenakan denda atas keterlambatan pembayaran hutang usaha tersebut, maka nilai denda keterlambatan tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Potongan Penjualan. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Denda Keterlambatan (Jual). • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
149
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Denda Keterlambatan (Jual)
1. Kode Akun Denda Keterlambatan Jual Tentukan acuan link akun untuk transaksi yang berhubungan dengan denda keterlambatan pembayaran piutang usaha, misalnya ada transaksi pembayaran piutang usaha dari pelanggan dan perusahaan mengenakan denda atas keterlambatan pembayaran piutang usaha tersebut, maka nilai denda keterlambatan tersebut akan otomatis dijurnal pada akun yang ditentukan pada akun penting ini. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Denda Keterlambatan (Beli). • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Laba Tahun Berjalan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
150
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Laba Tahun Berjalan
1. Kode Akun Laba Tahun Berjalan Tentukan acuan link akun untuk laba berjalan, akun ini akan dijadikan acuan ketika proses penjurnalan otomatis saat anda melakukan tutup buku tahun. Dan acuan akun laba berjalan yang ditampilkan pada laporan neraca. Catatan: anda tidak diperkenankan untuk menggunakan akun yang ditetapkan sebagai laba berjalan dalam transaksi, karena berdampak terhadap laporan neraca yang mengakibatkan laporan neraca menjadi tidak balans. 2. Kembali - Lanjutkan – Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Denda Keterlambatan (Jual). • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Laba Ditahan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
151
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Laba Ditahan
1. Kode Akun Laba Ditahan Tentukan acuan link akun untuk laba ditahan, akun ini akan dijadikan acuan ketika proses penjurnalan otomatis saat anda melakukan tutup buku tahun. Dan acuan akun laba ditahan yang ditampilkan pada laporan neraca. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Laba Tahun Berjalan. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Pengimbang Neraca. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
152
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pengimbang Neraca
1. Kode Akun Historical Balancing Tentukan acuan link akun untuk pengimbang neraca pada saat pengisian saldo awal akun. Nilai selisih dari neraca awal akan dialokasikan secara otomatis ke akun ini. Sehingga dapat membantu anda mengetahui selisih dari saldo awal akun. 2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Pengimbang Neraca. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Komisi Penjualan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
153
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Komisi Penjualan
1. Kode Akun Komisi Penjualan Tentukan acuan link akun untuk komisi penjualan atas transaksi yang berhubungan dengan penjualan salesman. Jika anda mencatat transaksi penjualan dengan mengisikan nama salesman, maka zahir akan membuat jurnal otomatis untuk komisi penjualan dan hutang komisi penjualan. Akun yang terdapat dalam akun penting ini akan dijadikan acuan oleh zahir untuk mencatat biaya komisi penjualan atas transaksi penjualan dari salesman. Catatan : Akun penting ini akan tampil jika zahir anda memiliki fasilitas multi komisi penjualan.
2. Kembali - Lanjutkan - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Pengimbang Neraca. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Hutang Komisi Penjualan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting. 154
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Hutang Komisi Penjualan
1. Kode Akun Hutang Komisi Penjualan Tentukan acuan link akun hutang komisi penjualan untuk transaksi yang berhubungan dengan penjualan salesman. Jika anda mencatat transaksi penjualan dengan mengisikan nama salesman, maka zahir akan membuat jurnal otomatis untuk komisi penjualan dan hutang komisi penjualan. Akun yang terdapat dalam akun penting ini akan dijadikan acuan oleh zahir untuk mencatat hutang komisi penjualan atas transaksi penjualan dari salesman. Catatan : Akun penting ini akan tampil jika zahir anda memiliki fasilitas multi komisi penjualan.
2. Kembali - Lanjutkan – Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Komisi Penjualan. • Klik Lanjutkan untuk menentukan akun penting berikutnya Proses Final. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting. 155
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Final
1. Kembali - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke form sebelumnya Hutang Komisi Penjualan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses mensetting akun penting.
C. Saldo Awal
1. Saldo Awal Akun Untuk mengisi saldo awal rekening perkiraan yang akan tampil di laporan neraca awal. 156
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Contoh : Saat Anda membuat data keuangan baru menggunakan Zahir, Anda menentukan periode akuntansi yang berlaku adalah Juni 2007, maka Anda harus mengisi saldo awal rekening untuk bulan Juni 2007, dimana nilai tersebut sama dengan saldo akhir bulan Mei 2007
2. Saldo Awal Piutang Usaha Untuk mengisi saldo awal piutang usaha, per pelanggan per nomor invoice, atau dapat juga mengisi total piutang usaha per pelanggan.
Tips : Keuntungan mengisi saldo awal piutang per pelanggan per nomor invoice adalah Anda dapat membuat analisa sisa piutang per nomor invoice dan analisa umur piutang dengan lebih baik, dapat juga membuat surat tagihan secara detail kepada pelanggan.
3. Saldo Awal Hutang Usaha Untuk mengisi saldo awal hutang usaha, per supplier per nomor invoice, atau dapat juga mengisi total hutang usaha per supplier.
Tips : Keuntungan mengisi saldo awal hutang per supplier per nomor invoice adalah Anda dapat membuat analisa sisa hutang per nomor invoice dengan lebih baik.
4. Saldo Awal Persediaan Klik menu ini untuk mengisi saldo awal per masing-masing barang persediaan, selanjutnya akan ditampilkan form isian saldo awal persediaan per barang per gudang. menu saldo awal masingmasing barang persediaan berguna untuk mencatat saldo barang persediaan di awal periode akuntansi.
157
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Saldo Awal Akun
Isilah saldo awal dari masing-masing akun sesuai dengan neraca pada periode awal pembuatan data. Misalnya anda membuat data awal untuk periode Januari 2008 maka acuan pengisian saldo awal akun adalah saldo per 31 Desember 2007. Info : Untuk mengisi saldo awal akun untuk piutang usaha pastikan nilai nya sama dengan total piutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal piutang usaha. Perbedaan pencatatan nilai saldo awal piutang usaha tersebut dapat menyebabkan selisih saldo piutang usaha antara laporan neraca dengan laporan piutang usaha.
158
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
untuk mengisi saldo awal akun untuk hutang pastikan nilai nya sama dengan total hutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal hutang usaha. Perbedaan pencatatan nilai saldo awal hutang usaha tersebut dapat menyebabkan selisih saldo hutang usaha antara laporan neraca dengan laporan hutang usaha. untuk mengisi saldo awal akun untuk persediaan pastikan nilai nya sama dengan total saldo persediaan pada menu setting > saldo awal > saldo awal persediaan. Jika anda membagi akun berdasarkan kelompok persediaan maka anda harus sesuaikan saldo permasing-masing kelompok persediaannya. Perbedaan pencatatan nilai saldo awal persediaan tersebut dapat menyebabkan selisih antara saldo persediaan pada laporan neraca dengan laporan persediaan. 1. Saldo Awal Akun Ketik saldo Awal untuk masing-masing akun sesuai dengan saldo akhir pada periode sebelum pembuatan data baru. Misalnya anda membuat data baru untuk Januari 2007 maka anda harus menginput saldo awal akun sesuai dengan acuan saldo akhir pada akhir Desember 2006. Jika anda memiliki fasilitas multi currency maka inputkan saldo awal sesuai dengan nilai mata uangnya, misalnya anda mempunyai akun untuk Kas USD sebesar $ 1.000 maka anda dapat mencatat nilai tersebut pada saldo awal Kas USD. Jika saldo dalam periode sebelumnya bernilai negatif maka anda dapat mencatatnya dengan diawali dengan tanda ( - ) negatif. Contoh untuk penginputan akumulasi penyusutan harta tetap anda harus mencatatnya dengan nilai negatif. Dalam Pengisian saldo awal akun pastikan jumlah saldo pada posisi harta sama dengan jumlah saldo pada posisi kewajiban dan modal. Jika terdapat selisih saldo akan dialokasikan kedalam akun historical balacing. Jika nilai historical balancing terdapat isinya, maka saldo awal akun belum balance. Anda dapat mengedit saldo awal akun sampai nilai historical balancing sama dengan 0 (nol) 2. Nilai Selisih Selisih antara saldo antara saldo harta, kewajiban dan modal akan tertera pada bagian ini. Jika ada nilai pada bagian ini berarti neraca awal anda belum balance antara saldo aktiva dengan saldo pasiva, silakan review kembali pengisian saldo awal akun sampai nilai pada bagian ini sebesar Rp 0, Jika ada selisih maka nilai tersebut akan dialokasikan ke akun historical balancing.
159
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Batal - Rekam • Klik Batal untuk membatalkan pengisian saldo awal akun • Klik Rekam untuk menyimpan saldo awal akun yang sudah anda isi. Mengisi saldo awal piutang usaha
Pengisian saldo awal piutang usaha akan mengupdate daftar piutang usaha dan laporan piutang usaha. 1. Saldo Awal Piutang Usaha Pada bagian ini ditampilkan daftar saldo awal piutang usaha dari masing-masing pelanggan yang sudah diinput sesuai dengan nilai tagihan untuk masing-masing invoice.
160
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Nilai saldo awal piutang usaha akan berkurang jika sudah ada pelunasan atas invoice piutang pada saldo awal tersebut. 2. Baru - Edit - Hapus Klik Baru untuk menambahkan data saldo awal piutang usaha dari pelanggan. Untuk melihat cara pengisian saldo awal hutang usaha anda bisa lihat pada bagian entri saldo awal piutang usaha. Klik Edit untuk mengkoreksi data saldo awal piutang usaha yang sudah diinput sebelumnya, Pilih nama pelanggan sesuai dengan nomor invoice piutang usaha yang akan diedit. Catatan : Anda bisa mengedit saldo awal piutang usaha, selama piutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran piutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran piutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran piutang usaha atas invoice dari saldo awal piutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran piutang usaha dari menu Penjualan > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran Piutang Usaha. Klik Hapus untuk menghapus data saldo awal piutang usaha yang sudah diinput sebelumnya, pilih nama pelanggan sesuai dengan nomor invoice piutang usaha yang akan dihapus. Catatan : Anda bisa menghapus saldo awal piutang usaha, selama piutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran piutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran piutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran piutang usaha atas invoice dari saldo awal piutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran piutang usaha dari menu Penjualan > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran Piutang Usaha.
3. Total Saldo Piutang Usaha Total jumlah saldo awal piutang usaha dari seluruh pelanggan. Nilai total ini harus sama dengan pengisian saldo awal akun piutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal akun. 4. Tutup Klik Tombol Tutup untuk menutup menu mengisi saldo awal piutang usaha. 161
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Entri Saldo Awal Piutang Usaha
Berikut ini adalah form pengisian saldo awal piutang usaha. Form ini digunakan untuk menginput saldo awal piutang usaha, berdasarkan invoice penjualan kredit dari masing-masing pelanggan yang masih belum dibayar sampai periode awal pembuatan data keuangan. 1. Nama Pelanggan Tentukan nama pelanggan anda bisa memilih nama pelanggan jika sudah menginput data pelanggan pada data nama alamat. Jika Belum anda bisa klik baru untuk membuat data pelanggan baru. 2. Tanggal Invoice Tentukan tanggal invoice sesuai dengan transaksi penjualan atas piutang usaha tersebut. 3. Nomor Invoice dan PO Input nomor invoice sesuai dengan transaksi penjualan atas piutang usaha tersebut. 162
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Mata Uang Tentukan mata uang sesuai dengan transaksi penjualan atas piutang usaha tersebut. 5. Nilai Piutang Masukkan nilai piutang usaha atas invoice tersebut, jika nilai piutang dalam mata uang asing, maka nilai saldo piutang dapat disesuaikan dengan mata uang tersebut. 6. Term Pembayaran Jika terdapat term pembayaran atas piutang tersebut maka anda dapat melengkapi piutang usaha tersebut dengan informasi term pembayaran seperti hari diskon, hari jatuh tempo, discount awal dan denda. 7. Batal - Rekam • Klik tombol Batal untuk membatalkan penginputan saldo awal piutang usaha pelanggan. • Klik tombol Rekam untuk menyimpan data saldo awal piutang usaha pelanggan.
163
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Mengisi saldo awal hutang usaha
Pengisian saldo awal hutang usaha akan mengupdate daftar hutang usaha dan laporan hutang usaha. 1. Saldo Awal Hutang Usaha Pada bagian ini ditampilkan daftar saldo awal hutang usaha dari masing-masing vendor yang sudah diinput sesuai dengan nilai tagihan untuk masing-masing invoice. Catatan : Nilai saldo awal hutang usaha akan berkurang jika sudah ada pelunasan atas invoice hutang pada saldo awal tersebut.
164
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Baru - Edit - Hapus Klik Baru untuk menambahkan data saldo awal hutang usaha kepada pemasok. Untuk melihat cara pengisian saldo awal hutang usaha anda bisa lihat pada bagian entri saldo awal hutang usaha. Klik Edit untuk mengkoreksi data saldo awal hutang usaha yang sudah diinput sebelumnya, Pilih nama pemasok sesuai dengan nomor invoice hutang usaha yang akan diedit. Catatan : Anda bisa mengedit saldo awal hutang usaha, selama hutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran hutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran hutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran hutang usaha atas invoice dari saldo awal hutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran hutang usaha dari menu pembelian > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran hutang Usaha. Klik Hapus untuk menghapus data saldo awal hutang usaha yang sudah diinput sebelumnya, pilih nama pelanggan sesuai dengan nomor invoice hutang usaha yang akan dihapus.
Catatan : Anda bisa menghapus saldo awal hutang usaha, selama hutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran hutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran hutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran hutang usaha atas invoice dari saldo awal hutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran hutang usaha dari menu pembelian > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran hutang Usaha.
3. Jumlah Total Hutang Usaha Total jumlah saldo awal hutang usaha kepada pemasok. Nilai total ini harus sama dengan pengisian saldo awal akun hutang usaha pada menu setting > saldo awal > saldo awal akun. 4. Tutup • Klik tombol tutup untuk menutup form mengisi saldo awal hutang usaha.
165
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Entri Saldo Awal Hutang Usaha
Berikut ini adalah form pengisian saldo awal hutang usaha. Form ini digunakan untuk menginput saldo awal hutang usaha, berdasarkan invoice pembelian kredit kepada masing-masing vendor yang masih belum dibayar sampai periode awal pembuatan data keuangan. 1. Nama Pemasok Tentukan nama pemasok, anda bisa memilih nama pemasok jika sudah menginput data pemasok pada data nama alamat. Jika Belum, anda bisa klik baru untuk membuat data pemasok baru. 2. Tanggal Tentukan tanggal invoice sesuai dengan transaksi penjualan atas hutang usaha tersebut. 3. No Invoice dan PO Input nomor invoice sesuai dengan transaksi pembelian atas hutang usaha tersebut. 4. Mata Uang Tentukan mata uang sesuai dengan transaksi pembelan atas hutang usaha tersebut. 166
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Nilai Hutang Masukkan nilai hutang usaha atas invoice tersebut, jika nilai hutang dalam mata uang asing, maka nilai saldo hutang usaha dapat disesuaikan dengan mata uang tersebut. 6. Term Pembayaran Jika terdapat term pembayaran atas hutang tersebut maka anda dapat melengkapi hutang usaha tersebut dengan informasi term pembayaran seperti hari diskon, hari jatuh tempo, discount awal dan denda. 7. Batal - Rekam • Klik tombol Batal untuk membatalkan penginputan saldo awal hutang usaha kepada pemasok. • Klik tombol Rekam untuk menyimpan data saldo awal hutang usaha kepada pemasok. Saldo Awal Persediaan
167
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Anda tidak dapat mengedit atau menghapus data saldo awal persediaan jika produk tersebut sudah digunakan dalam transaksi. Jika anda ingin mengedit atau menghapus saldo awal persediaan untuk produk yang sudah ada transaksinya, maka anda harus mengunpost transaksi yang melibatkan produk tersebut. Pengisian saldo awal produk akan mengupdate jumlah tersedia pada data produk. 1. Saldo Awal Persediaan Pada bagian ini ditampilkan daftar saldo awal persediaan untuk masing-masing produk berdasarkan stock akhir pada periode sebelum periode pembuatan data baru. Misalnya anda membuat data baru untuk periode Januari 2007, maka anda dapat menginput saldo awal persediaan berdasarkan informasi saldo akhir masing-masing produk pada akhir desember 2006. 2. Baru - Edit – Hapus Klik Baru untuk menambahkan data saldo awal persediaan untuk masing-masing produk. Untuk melihat cara pengisian saldo awal hutang usaha anda bisa lihat pada bagian entri saldo awal persediaan. Klik Edit untuk mengkoreksi data saldo awal persediaan yang sudah diinput sebelumnya, Pilih nama pemasok sesuai dengan nomor invoice hutang usaha yang akan diedit. Catatan : Anda bisa mengedit saldo awal hutang usaha, selama hutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran hutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran hutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran hutang usaha atas invoice dari saldo awal hutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran hutang usaha dari menu pembelian > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran hutang Usaha. Klik Hapus untuk menghapus data saldo awal hutang usaha yang sudah diinput sebelumnya, pilih nama pelanggan sesuai dengan nomor invoice hutang usaha yang akan dihapus. Catatan : Anda bisa menghapus saldo awal hutang usaha, selama hutang usaha tersebut belum dilunasi atau belum ada transaksi untuk pembayaran hutang usaha tersebut. Jika terdapat pembayaran hutang usaha, maka anda dapat menghapus terlebih dahulu pembayaran hutang usaha atas invoice dari saldo awal hutang usaha tersebut. Anda bisa menghapus pembayaran hutang usaha dari menu pembelian > Daftar Transaksi dan Cetak Faktur > Pembayaran hutang Usaha. 168
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Jumlah Saldo Awal Persediaan Total jumlah saldo awal persediaan untuk semua produk. Nilai total ini harus sama dengan pengisian saldo awal akun persediaan pada menu setting > saldo awal > saldo awal akun. 4. Tutup • Klik tombol tutup untuk menutup form pengisian saldo awal persediaan. Entri Saldo Awal Persediaan
Isilah data saldo awal persediaan untuk masing-masing produk sesuai dengan saldo akhir produk pada periode sebelum periode awal pembuatan data. 1. Gudang Jika anda memiliki fasilitas multi warehouse (gudang) anda dapat menentukan saldo awal persediaan untuk dimasing-masing gudang. 2. Kode Barang Masukkan data barang yang sudah diinput sebelumnya, jika anda belum menginput data barang maka anda bisa klik tombol baru pada menu input data barang. 3. Stock Awal Masukkan jumlah stock awal untuk barang tersebut. Anda dapat mendapatkan informasi stock 169
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
awal tersebut dari perhitungan secara fisik jumlah barang di gudang pada akhir periode sebelum periode awal pembuatan data keuangan. 4. Harga Pokok Satuan Tentukan nilai harga pokok satuan barang tersebut. Sesuai harga pokok pada akhir periode sebelum periode awal pembuatan data keuangan. 6. Serial Number Jika produk merupakan produk yang menggunakan serial number maka pada kotak ini akan terdapat tanda ceklist. Pastikan anda menginput nomor seri sebanyak jumlah yang ada tentukan pada kotak stock awal untuk barang dengan nomor seri. 7. Lot Number JIka produk merupakan produk yang menggunakan nomor lot maka pada kotak ini akan terdapat tanda ceklist. Pastikan anda menginput nomor lot sebanyak jumlah yang ada tentukan pada kotak stock awal untuk barang dengan nomor lot. 8. Batal - Rekam • Klik tombol batal untuk membatalkan penginputan saldo awal persediaan. • Klik tombol rekam untuk menyimpan data saldo awal persediaan. D. Point of Sales
1. Set Up Staf Kasir Setup nama-nama karyawan yang boleh menggunakan Zahir POS dan menghubungkan nama-nama tersebut dengan tabel password. 2. Sistem Pembayaran Setup sistem pembayaran yang akan digunakan di Zahir POS. Disini Anda dapat menghubungkan sistem pembayaran dengan tabel nama pelanggan, sebagai bank pembayar kartu kredit. Misalkan sistem pembayaran Kartu Kredit VISA akan ditujukan ke Bank BCA sebagai pelanggan. 170
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setup Staff Kasir
Setup staff kasir digunakan untuk menentukan kewenangan akses setiap user di kasir sesuai dengan password yang telah ditentukan sebelumnya. Setup staff kasir digunakan jika anda mempunyai Zahir Point of Sale dan menggunakan Zahir Accounting sebagai back officenya. 1. Setting User Kasir Untuk memilih data user, klik kolom user maka muncul panah kebawah seperti yang tampak pada gambar diatas. Klik panah kecil tersebut sehingga muncul nama-nama sesuai dengan namanama saat Anda membuat password.Demikian juga pada kolom Nama Karyawan, klik kolomnya sehingga muncul tanda disebelah kanan kolom, klik tombol kecil tersebut untuk mencari nama karyawan seperti yang telah Anda input pada data-data |Data karyawan|. Kolom Manajer, digunakan untuk menentukan hak manajer . Kolom Administrator, digunakan untuk menentukan hak administrastor. Pemberian hak tersebut dibagi menjadi tiga, yakni : • Manajer = manajer True Administrator FalseMemiliki hak disamping melakukan transaksi, juga dapat void transaksi (pembatalan transaksi) dan void item (pengeditan transaksi). • Administrator = manajer True Administrator True Memiliki hak penuh membuat data baru, setting POS, Setting Data, memberikan diskon, membatalkan transaksi dan melakukan export 171
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
dan import dari / ke data back office / server.Jika Manajer False dan Administrator True,hak yang diberikan sama dengan hak administrator. • Kasir = Manajer dan Administrator FalseMemiliki hak hanya transaksi penjualan, postingmutasi transaksi kasir tersebut ke Back Office dan hak mencetak rekap laporan pendapatan selama kasir tersebut bertugas. 2. Baru - Hapus • Klik tombol baru untuk menambahkan nama staff untuk kasir. • klik tombol hapus untuk menghapus nama staff kasir. 3. Batal - Rekam • Klik tombol batal untuk membatalkan setup staff kasir. • Kilk tombol rekam untuk menyimpan data staff kasir. Sistem Pembayaran
172
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setup sistem pembayaran digunakan untuk mensetting sistem pembayaran yang nantinya akan digunakan di Zahir Point of Sale. 1. Daftar Sistem Pembayaran Pada bagian ini menampilkan sistem pembayaran yang akan digunakan untuk transaksi pada Zahir POS. 2. Baru - Edit - Hapus • Tombol baru digunakan untuk membuat sistem pembayaran baru. • Tombol edit digunakan untuk memodifikasi data sistem pembayaran. • Tombol hapus digunakan untuk menghapus data sistem pembayaran. 3. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup form sistem pembayaran.
Data Sistem Pembayaran
173
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tentukan sistem pembayaran yang akan digunakan sebagai sistem pembayaran pada zahir point of sale. Setelah proses export data, maka data sistem pembayaran ini dapat digunakan ketika transaksi penjualan di zahir pos. 1. ID Tentukan ID Sistem pembayaran, Misalnya anda menentukan ID Cash / Tunai, Credit / Kredit. 2. Sistem Pembayaran Masukkan nama sistem pembayaran tersebut, misalnya pembayaran tunai atau pembayaran kredit. 3. Bank Pembayar Bank Pembayar, Tentukan nama bank pembayar yang dijadikan acuan atas sistem pembayaran yang dibuat. Pembuatan data bank pembayar sama hal nya ketika anda membuat data pelanggan pada data nama alamat. Nantinya bank pembayar ini akan dijadikan acuan sebagai nama pelanggan untuk sistem pembayaran yang bersangkutan. Hal ini bermanfaat nantinya pada transaksi Zahir POS anda dapat mengetahui informasi transaksi berdasarkan sistem pembayarannya, misalnya tunai, kredit, kartu debet, dsb. 4. Keterangan Keterangan, berikan keterangan jika dibutuhkan untuk memberikan informasi detail atas sistem pembayaran tersebut. 5. Pembayaran Tunai Pembayaran Tunai, beri tanda ceklist pada kotak pembayaran tunai hanya untuk sistem pembayaran secara tunai, anda tidak perlu mengaktifkan ceklist pada kotak tersebut untuk sistem pembayaran diluar sistem pembayaran tunai. 6. Database Navigator Data base navigator, memudahkan anda untuk berpindah-pindah dari data sistem pembayaran yang sudah dibuat. 7. Baru Klik tombol baru untuk menambahkan data sistem pembayaran baru. 8. Batal - Rekam • Klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan sistem pembayaran • Klik tombol Rekam untuk menyimpan data sistem pembayaran
174
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
E. Bahasa
Anda dapat menggunakan pilihan bahasa yang disediakan untuk digunakan sebagai antar muka pada zahir accounting. F. Setup Program Zahir Accounting mempunyai beberapa settingan yang akan mempengaruhi tampilan dan fasilitas yang digunakan. Untuk merubah beberapa konfigurasi yang ada, tekan Setting > Setup Program pada menu program. Setelan Program Pada bagian setelan program anda dapat merubah setting untuk setelan umum, desain tampilan, setting regional, setting faktur dan pajak, Analisa Ration, dan Sinkronisasi Cabang.
175
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setelan Umum
1. Setelan Umum • Tampilkan Reminder dan Kalender Saat Membuka Data, jika opsi diaktifkan maka setiap kali membuka data maka reminder dan kalender akan ditampilkan. • Data Dibuka Diawal, aktifkan opsi ini jika saat pertama kali membuka data, maka akan ada pembukaan data secara otomatis. • Tampilkan Grafik bila Tersedia, aktifan opsi ini untuk menampilkan grafik dari daftar transaksi. • Menggunakan Sistem Popup Menu, aktifkan opsi ini jika anda ingin merubah tampilan zahir menjadi pop up menu. • Tampilkan Icon Data pada Setiap Halaman, aktifkan opsi ini untuk menampilkan shortcut menu data master pada setiap modul yang dibuka. • Lakukan Pengecekan Mutasi Transaksi dengan Buku Pembantu, aktifkan opsi ini untuk mengaktifkan fasilitas pengencekan mutasi transaksi dengan buku pembantu saat membuka data. 176
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Pencarian Data Barang Menggunakan Mode Filter, aktifkan opsi ini jika anda ingin melakukan pencarian data barang berdasarkan filter yang telah ditentukan. 2. Setelan Umum • Jumlah Huruf Minimal untuk Keterangan Edit / Hapus Transaksi, tentukan jumlah huruf minimal yang harus diketik ketika mengedit atau menghapus transaksi. • Nama File Buku Besar Default, masukkan lokasi penyimpanan file buku besar yang digunakan sebagai acuan oleh zahir. • Pembulatan Digit pada Grafik, pilih nilai pembulatan yang akan ditampilkan dalam grafik. • Jeda Saat Pencarian Data, merupakan interval waktu dalam detik yang digunakan untuk proses pencarian data.
177
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Desain Tampilan
Zahir Accounting memberikan kesempatan kepada pemakai untuk merubah tampilan (desain program) sehingga pegguna menjadi lebih nyaman. Untuk memanfaatkan fasilitas ini, Anda harus menampilkan Setup Program dan pilih Desain Tampilan. Tips: Untuk membuat desain sendiri, masuklah ke dalam direktori gambar pada direktori program Zahir Accounting (gunakan Windows Explorer yang telah tersedia dalam sistem Windows Anda). Dalam direktori Gambar terdapat beberapa direktori yang menjadi lokasi penyimpanan desain. Buat duplikasi dari satu direktori desain yang ada, ganti dengan nama yang diinginkan dan rubahlah file-file gambar yang ada didalamnya. 178
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Kolom Pilihan Tampilan • Pilih desain yang telah disediakan pada Dropdown Combo box “Tema Desain”. Gunakan dropdown combo box “Item Warna” untuk merubah warna-warna pada bagian-bagian tertentu dan selanjutnya tekan warna disamping kanannya. Program akan menampilkan jendela pemilihan warna, pilih warna yang dianggap sesuai dan tekan tombol OK. • Apabila menginginkan program ditampilkan “Tanpa Desain”, maka beri tanda check mark ada check box ini. Untuk menghilangkan bingkai pada tampilan program, maka jangan memberi tanda check mark pada check box “Dengan Bingkai”. • Apabila menginginkan program ditampilkan dengan suara, maka beri tanda check mark pada check box “Dengan Suara” Setelan Regional
179
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Untuk merubah tampilan (format) mata uang dan tanggal, sehingga sesuai dengan keinginan, tekan “Setting Regional” pada bagian atas jendela konfigurasi. Format Tanggal. Pada format tanggal, huruf “d” diartikan sebagai hari (day), huruf “m” diartikan sebagai bulan (month), dan huruf “y” diartikan sebagai tahun (year). Format Mata Uang. Saat menginput data (dalam bentuk angka-angka/bilangan), Anda tidak perlu mengetikkan tanda pemisah ribuan. Namun Anda harus mengetikkan tanda pemisah desimal jika memang ternyata ada bilangan desimal yang ingin Anda masukkan. Perhatian: Terdapat masalah pada sistem program yang menyebabkan Anda akan mengalami kesulitan jika menggunakan tanda pemisah desimal selain dari “.” (titik) untuk menginput data. 1. Format Tanggal • Pemisah tanggal, masukkan karakter yang digunakan sebagai pemisah tanggal, misalnya anda menggunakan format 17-08-2007 pemisah tanggal yang digunakan adalah karakter “ - “. • Format tanggal ringkas, gunakan format tanggal ringkas sesuai dengan format setting regional pada windows. • Format tanggal panjang, gunakan format tanggal ringkas sesuai dengan format setting regional pada windows. 2. Format Mata Uang • Pemisah ribuan, Diisi dengan karakter (huruf) yang ingin ditampilkan diantara bilangan ribuan. Misalkan karakter koma akan menampilkan Rp. 2,000,000.00 • Pemisah Desimal, Diisi dengan karakter (huruf) sebagai tanda bilangan desimal. • Bilangan Desimal, Diisi dengan jumlah (angka) bilangan yang ditampilkan di belakang tanda desimal.
180
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Faktur dan Pajak
Untuk memanfaatkan fasilitas Faktur dan Pajak pada Zahir Accounting, Anda terlebih dahulu harus mengisi beberapa item sehingga program dapat membuat Faktur dan Pajak PPn secara otomatis. 1. Informasi Faktur Pajak • NPWP, diisi dengan nomor NPWP perusahaan. • PKP, Diisi dengan nama perusahaan. • Tanggal PKP, Diisi dengan tanggal pengukuhan PKP • Nomor Seri, Diisi dengan nomor ser faktur pajak • No. Urut Terakhir, diisi dengan nomor urut terakhir pada nomor seri faktur pajak. • Alamat PKP, diisi dengan alamat PKP. • Kota PKP, diisi dengan nama kota PKP. 181
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Penandatangan Faktur Pajak • Nama, diisi dengan nama penandatangan faktur pajak. • Jabatan, diisi dengan jabatan penandatangan faktur pajak. Analisa Rasio
Untuk memanfaatkan fasilitas Analisa Keuangan pada Zahir Accounting, Anda terlebih dahulu harus menentukan beberapa variabel penting sehingga program dapat membuat rasio keuangan dengan tepat. Dalam Analisa Rasio ini Anda dapt menentukan Nomor Sub Klasifikasi Perkiraan untuk tiap Edit Box yang tersedia. Untuk memudahkan pengisian, lihat Daftar sub klasifikasi yang terdapat dibawahnya. 1. No Subklasifikasi Isikan nomor sub klasifikasi perkiraan sesuai dengan kelompok / klasifikasi akun yang sesuai, pastikan nomor sub klasifikasi tersebut sama dengan dengan nomor digit level 3 yang ada pada setting > klasifikasi akun. 182
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Sinkronisasi Cabang 1. Sinkronisasi Cabang • Lakukan Pemeriksaan Data Otomatis Sebelum Proses Sinkronisasi, Saat export zahir akan melakukan pengecekan kondisi data yang di export, apakah dalam keadaan baik atau atau terdapat masalah. Saat Import, sebelum dan sesudah import data juga akan dicek bermasalah atau tidak. • Batasi Edit Transaksi Setelah Export Transaksi,Transaksi-transaksi yang telah di export, apapun transaksinya (jurnal umum, kas masuk, kas keluar, pembayaran hutang piutang, penjuaan, pembelian dll) tidak bisa di edit, meskipun di batasan user login nya diberikan hak edit/delete. Hal ini dilakukan untuk menjaga konsistensi data setelah proses sinkronisasi. • Batasi Hanya Untuk Transaksi yang Melibatkan Persediaan Barang, Setelah export, hanya transaksi yang melibatkan persediaan saja yang tidak bisa di edit,transaksi lainnya bisa. Transaksi yang melibatkan persediaan contohnya adalah: penjualan barang, pembelian barang, retur barang, penyesuaian persediaan, pemindahan barang, transfer barang. • Konfirmasi Sinkronisasi harus dengan Mengisi Kode, Fungsinya untuk konfirmasi hasil sinkronisasi dari pusat ke cabang atau cabang ke pusat. Dalam bentuk kode, kode di dapat dari hasil import data yang berhasil. • Tampilkan Nama - Nama Tabel yang Diupdate Setelah Sinkronisasi, Setelah proses sinkronisasi zahir akan menampilkan nama-nama table yang di eksport atau diimport. Sehingga anda dapat mengetahui data apa saja yang dikirim dan diterima. • Tampilkan Opsi “Hingga Tanggal” saat export transaksi, Jika opsi ini diaktifkan maka anda dapat menyesuaikan penentuan tanggal export transaksi pada saat export data. • Secara default zahir akan otomatis mengaktifkan cek list Batasi edit transaksi setelah export transaksi dan batasi hanya untuk transaksi yang melibatkan persediaan barang, ini merupakan rekomendasi dari zahir, karena seharusnya setalah sinkronisasi berjalan tidak ada data di edit atau dihapus, agar data yang sudah masuk terjamin keakuratannya. Namun zahir memberikan kebebasan pada user untuk tidak mengaktifkan option tersebut 2. Setting FTP Server Klik setting FTP server untuk menentukan konfigurasi proses sinkronisasi, disini anda dapat menentukan setting lokasi atau folder yang dijadikan acuan untuk proses sinkronisasi dan metoda yang digunakan dalam proses export dan import data apakah menggunakan local computer, local area network atau FTP server (jika anda mempunyai domain melalui internet).
183
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setting FTP Server
1. Lokasi Upload Host name, Ketik localhost jika anda menggunakan satu komputer untuk proses export dan import data (sinkronisasi). Masukkan nama komputer atau nomor ip komputer jika anda menggunakan acuan komputer lain sebagai acuan komputer utama (pusat). Host Port, Gunakan port yang digunakan untuk proses pertukaran data pada komputer anda, isikan default port 21 dari rekomendasi zahir. Kecuali jika anda mengetahui nomor port yang digunakan sesuai dengan komputer yang digunakan untuk proses sinkronisasi. Konsultasikan bagian IT untuk mengetahui port yang bisa digunakan sebagai port untuk pertukaran data. User name, Jika anda menggunakan program mini FTP bawaan zahir anda dapat mengisi user name dengan huruf “a” tanda tanda kutip. Password, Jika anda menggunakan program mini FTP bawaan zahir anda dapat mengisi 184
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
password dengan huruf “a” tanda tanda kutip. Sesuaikan user name dan password jika anda menggunakan program FTP server lain untuk akses ke FTP Server tersebut. Upload Remote Path: Tentukan lokasi folder dimana anda menggunakan sebagai penyimpanan data sementara pada proses export dan import data. Jika anda menggunakan FTP Server sesuaikan lokasi tersebut dengan lokasi penyimpanan program mini FTP bawaan zahir. Upload Local Path : Tentukan lokasi folder yang dijadikan acuan penyimpanan data hasil export dan import pada komputer anda. 2. Baru – Hapus • Klik tombol Baru untuk membuat lokasi download FTP Server yang baru. • Klik tombol Hapus untuk menghapus lokasi download FTP Server 3. Lokasi Download Tentukan lokasi download yang dijadikan acuan untuk masing-masing data yang akan diimport / didownload. 4. Batal - Rekam • Klik Batal untuk membatalkan proses setting FTP server dan menutup form setup program. • Klik rekam untuk menyimpan setting FTP server / sinkronisasi.
185
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setup Data Setup Data di Zahir Accounting digunakan untuk Daftar Akun dan Data Produk. Data Rekening
1. Data Rekening • Jumlah digit level 3, Apabila transaksi yang Anda lakukan mempunyai nomor digit level 3 melebihi empat digit, maka nomor digit pada program dapat dirubah maksimal menjadi lima digit. • Jumlah digit akun, Apabila transaksi yang Anda lakukan mempunyai nomor Daftar Akun melebihi lima digit, maka nomor digit pada program dapat dirubah maksimal menjadi sembilan digit. Format daftar akun digunakan untuk merubah format Daftar Akun yang berbeda dari yang ada saat ini. • Format Rekening, Digunakan untuk merubah tampilan format rekening 186
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Alias dan Nilai Digit Awal • Tampilkan selalu nama alias, Beri tanda check mark untuk selalu menampilkan Nama Alias. • Nilai digit awal harus sama dengan nilai level 3 nya, opsi ini mengharuskan anda untuk menggunakan digit awal sama dengan nilai level 3 pada data rekening. Data Produk
1. Data Produk • Menggunakan Group Barang, Beri tanda checkmark bila data barangnya memerlukan group barang. • Download Seluruh Data Saat Menampilkan List Barang, Beri tanda checkmark bila data barang memerlukan proses menampilkan List Barang yang cepat. • Download Seluruh Data Saat Membuat/Mengedit Data Barang, Beri tanda checkmark untuk menampilkan semua data saat membuat/mengedit data barang. 187
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Pencarian Serial Number Menggunakan Barcode Reader, Beri tanda checkmark jika pencarian menggunakan barcode scanner. Serial number disesuaikan dengan barcode scanner. • Daftar Serial Tersedia pada Form Pencarian Serial Ditampilkan Urut, Beri tanda checkmark untuk mengurutkan nomor serial pada form pencarian serial. • Download Seluruh Serial Saat Menampilkan Form Daftar Serial Number, Beri tanda checkmark untuk mendownload seluruh serial pada saat menampilkan form daftar serial number. 2. Metoda HPP Standar Klik segitiga hitam untuk memilih metode persediaan yang digunakan perusahaan. 3. Kustomisasi Nama Field Digunakan untuk merubah nama-nama yang digunakan didalam data barang. Jika ingin merubah data barang, klik tombol tersebut sehingga muncul jendela berikut: Kustomisasi Penamaan Field
Gantilah setiap nama seperti diatas menurut kebutuhan perusahaan. Tekan tombol rekam untuk menyimpan perubahan yang ada, lihat perubahannya di data barang. 188
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setelan Transaksi Setelan transaksi ini digunakan untuk merubah setting pada fasilitas-fasilitas yang ada di Zahir, seperti transaksi penjualan, pembelian, persediaan, atau jurnal umum. Untuk menampilkan setting tersebut, klik Setting > Setup Program > Setelan Transaksi
Nomor Referensi
Digunakan untuk menggunakan nomor referensi secara otomatis dari program Zahir dan set nomor referensi jurnal untuk merubah kode nomor jurnal huruf pertama tampilan referensinya. 1. Nomor Referensi Otomatik Digunakan untuk menggunakan nomor referensi secara otomatis dari program Zahir dan set nomor referensi jurnal untuk merubah kode nomor jurnal huruf pertama tampilan referensinya. 189
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Set Nomor Referensi Jurnal Set Nomor Referensi Jurnal, Klik tombol untuk merubah kode no jurnal.
Set Nomor Referensi Jurnal
Anda bisa merubah kode jurnal , keterangan dan nomor jurnal sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini informasi keterangan masing-masing kode jurnal dan keterangan jurnal yang ada di zahir.
190
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Kode
Keterangan
Contoh Perubahan Keterangan
GJ
General Journal
Jurnal Umum
CD
Cash Deposit
Pengeluaran Kas
CR
Cash Received
Penerimaan kas
SJ
Sales Journal
Jurnal Penjualan
PJ
Purchase Journal
Jurnal Pembelian
IJ
Inventory Journal
Jurnal Persediaan
SD
Sales Discount
Potongan Penjualan
PD
Purchase Discount
Potongan Pembelian
SF
Sales Forfait
Denda Keterlambatan Pembayaran Piutang Usaha
PF
Purchase Forfait
Denda Keterlambatan pembayaran Hutang Usaha
MR
Material Requisition
Permintaan Barang
SQ
Sales Quotation
Penawaran Harga
RQ
Request for Quotation
Permintaan Penawaran Harga
PO
Purchase Order
Order Pembelian
SO
Sales Order
Order Penjualan
Pada bagian nomor jurnal menginformasikan nomor referensi terakhir untuk transaksi sesuai dengan jenis transaksinya. Misalnya anda sudah mencatat transaksi penjualan sebanyak 3 kali. maka pada bagian SJ Sales Journal nomor jurnal akan tercatat sebanyak 3. Tips : Jika nomor transaksi / jurnal berikutnya tidak bergerak secara otomatis maka anda bisa merubah acuan nomor journal sesuai dengan nomor terkahir transaksi. Kemudian lakukan alat bantu reset nomor indeks, agar anda dapat melanjutkan pencatatan transaksi dengan nomor referensi secara otomatis. Contoh : anda mencatat transaksi penjualan sebanyak 3 kali, namun ketika transaksi berikutnya yang ke empat nomor referensi tidak berubah menjadi 4 tetapi masih tetap 3, untuk kondisi demikian anda dapat melakukan tips diatas.
191
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi Pada Umumnya
Aging Schedule Hutang/Piutang dan Aging Schedule Giro Mundur: pilihlah aging schedule sesuai yang diinginkan. Terdapat 3 macam Aging Schedule dalam laporan. Untuk mengganti angkanya, input di kolom atau dengan bantuan panah atas atau bawah. 1. Transaksi Pada Umumnya • Menggunakan Proyek, Beri tanda checkmark pada check box jika ingin menggunakan proyek dalam pencatatan transaksi. • Menggunakan Departemen, Beri tanda checkmark pada check box untuk menggunakan departemen dalam pencatatan transaksi. • Tampilkan Field Proyek dan Departemen pada Kepala Transaksi, Beri tanda checkmark pada check box jika ingin menggunakan departemen dan proyek untuk setiap kepala transaksi. Perbedaan dengan menggunakan departemen atau proyek diatas adalah digunakannya hanya untuk per item transaksi, tetapi jika dengan kepala transaksi berarti satu transaksi mempunyai proyek dan departemen yang sama. • Menggunakan Fraksi (Untuk transaksi yang Menggunakan Produk Barang), Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan fasilitas fraksi pada satuan persediaan. Anda dapat menginput jumlah barang dalam pecahan. 192
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Menggunakan Nomor dan Tanggal Dokumen (Nomor Bukti), Beri tanda checkmark pada box ini untuk mengaktifkan kolom Nomor dan Tanggal Dokumen disetia form transaksi Zahir. Digunakan bila perusahaan memiliki dokumen yang berbeda dengan nomor referensi atau faktur atau yang lainnya. • Nilai Tukar Mata uang Sesuai dengan Nilai Kurs Harian (Bukan Kurs Terakhir), Beri tanda checkmark pada check box agar program secara otomatis akan melihat pada tabel rincian kurs berapa nilai tukar yang berlaku pada hari tersebut. • Nomor Referensi Transaksi Tidak Boleh Sama, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan fasilitas nomor referensi yang sama. Apabila diaktifkan maka Anda dapat mengontrol agar Nomor Referensi setiap transaksi tidak sama. • Pesan Kesalahan untuk Transaksi Persediaan Direkam ke File, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk merekam jika ada pesan kesalahan yang dikeluarkan Program Zahir pada saat transaksi. • Akun penting boleh digunakan dalam transaksi (sangat tidak disarankan), Beri tanda checkmark pada check box ini jika akun penting yang Anda gunakan di Program Zahir ingin digunakan secara manual dalam transaksi. Misalnya, di jurnal umum atau kas/bank. 2. Keterangan Jurnal Standar Set keterangan jurnal standar, gunakan tombol ini untuk merubah keterangan transaksi yang standar. Rubahlah kata kata yang ingin diganti dengan mengklik mouse kearah yang ingin diganti 3. Setting Umur Hutang, Piutang dan Giro Mundur • Tentukan periode umur hutang dan umur piutang, anda bisa merubah nilai periode hari jatuh tempo umur hutang dan piutang secara manual. • Tentukan umur hari giro mundur, anda bisa merubah nilai periode umur hari giro mundur sesuai dengan kebutuhan.
193
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Set Keterangan Jurnal Standar
Anda bisa merubah acuan default untuk keterangan transaksi pada saat anda menginput transaksi melalui menu ini, sesuai kan keterangan transaksi berdasarkan kebutuhan. Misalnya saat anda menginput transaksi penjualan, lalu anda menentukan nama pelanggan, maka keterangan transaksi akan tertera otomatis “penjualan, nama pelanggan”. Pada menu ini anda dapat merubah format keterangan transaksi “penjualan, nama pelanggan: misalnya “pendapatan dari nama pelanggan”. Anda tinggal merubah set keterangan jurnal standar untuk penjualan sebagai berikut ini “pendapatan dari %s” tanpa tanda kutip.
Catatan Sebaiknya anda tidak merubah atau menghapus %s, karena %s yang akan dijadikan entitas (pelanggan, pemasok, karyawan, pihak lain) yang berhubungan dengan transaksi tersebut.
194
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi Penjualan
Beri tanda checkmark pada check box ini untuk otomatis mengaktifkan setiap posting penjualan atau sales order dicek terlebih dahulu untuk mengetahui apakah piutang sudah diatas limit yang ditentukan. 1. Transaksi Penjualan • Transaksi Penjualan Otomatis Membuat Jurnal Penyesuaian Persediaan, Beri tanda checkmark pada check box untuk menentukan apakah program secara otomatis membuat jurnal HPP untuk barang yang dijual setiap terjadi transaksi penjualan. • Lakukan pengecekan batas piutang, untuk penjualan kredit, Beri tanda checkmark untuk mengaktifkan otomatis setiap penjualan yang melebihi batas kredit agar tidak dapat diposting. • Penjualan yang melebihi batas kredit tidak bisa di posting sama sekali, 195
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Lakukan pengecekan batas pituang , untuk transaksi sales order, • Sales order yang melebihi batas kredit tidak bisa di posting sama sekali, Beri tanda checkmark untuk mengaktifkan otomatis setiap sales order yang melebihi batas kredit tidak dapat diposting. • Jadikan multi level discount sebagai multi level price, Beri tanda check mark pada check box ini untuk mengaktifkan perhitungan harga jual yang sudah otomatis dipotong discount. • Buat jurnal komisi penjualan otomatis, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan perhitungan biaya discount yang sudah otomatis pada saat transaksi penjualan dengan tabel biaya discount yang ada di data-data. • Komisi penjualan dihitung dari total sales, termasuk biaya pengantaran dan • Beri peringatan bila user tidak mengisi nama salesman, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan adanya peringatan apabila pada saat penginputan, user belum menginput nama salesman. Hal ini untuk mengontrol adanya kesalahan belum diinput dan transaksi sudah diposting. • Tampilkan pilihan sistem pembayaran, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan adanya pilihan pembayaran pada saat pembayaran, dimana jika menggunakan kredit, maka akan muncul nomor kartu kredit. • Menggunakan modul sales order, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan fasilitas dari Penawaran Harga sampai Sales Order. • Harga jual dibawah harga pokok tidak diperbolehkan, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan peringatan jika pada saat penjualan harga jual yang diinput ternyata dibawah harga pokok pembelian barang yang dijual. • Note transaksi uang muka penjualan sama dengan note penjualannya, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan keterangan pada uang muka penjualan agar sama dengan keterangan penjualannya. 2. Penandatangan Faktur Penjualan • Nama, diisi dengan nama karyawan yang menandatangani faktur penjualan. • Jabatan, diisi dengan jabatan untuk karyawan penandatatangan faktur penjualan.
196
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi Pembelian
1. Transaksi Pembelian • Permintaan penawaran harga (tender) dengan multi vendor, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas penawaran harga dari beberapa vendor, sehingga dapat memilih vendor yang sesuai. • Beri peringatan bila user tidak mengisi nama bagian pembelian, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk memberikan peringatan otomatis bila user belum menginput Bagian Pembelian. • Menggunakan modul pengadaan (procurement), Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas Permintaan Barang sampai dengan Purchase Order. 2. Standar Nilai Penerimaan Barang Standar nilai untuk penerimaan barang, keterangan standar untuk informasi saat penerimaan barang.
197
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Penjualan dan Pembelian
1. Penjualan dan Pembelian • Menggunakan Multiple Step Discount, Beri tanda checkmark bila data barang ingin disetting otomatis ada multi discountnya, bisa dari jumlah yang dijual atau berdasarkan golongan. • Menggunakan Multiple Price, Beritanda checkmark bila data barang memerlukan harga jual lebih dari satu menurut golongan pelanggan atau yang lainnya. • Menggunakan Multi Pajak, Beri tanda checkmark bila data ingin mengaitkan data barangnya secara otomatis ke lebih dari satu pajak baik penjualan maupun pembelian. • Menggunakan Catatan Atas Pengiriman Barang, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas Catatan Atas Pengiriman Barang yang akan ada di Faktur Penjualan dan Pembelian.
198
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Menggunakan Multi Biaya Pengantaran, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan fasilitas biaya-biaya yang muncul pada saat penjualan atau pembelian. Fasilitas ini akan muncul dengan nama biaya-biaya lain. • Menggunakan Discount Final, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas Discount Final di Modul Penjualan dan Pembelian, dimana bentuknya bisa dalam persentase atau nominal. • Memasukkan Biaya Pengantaran Dalam Perhitungan Discount Total, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas biaya pengantaran termasuk didalam perhitungan discount total. • Discount final setelah pajak, Beri tanda checkmark pada check box untuk perhitungan nilai discount final adalah setelah pajak. Bila discount finalnya sebelum pajak, maka fasilitas ini jangan diberi tanda checkmark • Hitung total penjualan / pembelian setiap penambahan baris transaksi, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas penghitungan total untuk saldo total penjualan atau pembelian setiap menambah baris pada transaksi. • Menggunakan delivery status / catatan atas kondisi barang, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas Delivery status untuk mengetahui kondisi barang yang dibeli atau dijual sehingga segi kualitas barang dapat dianalisa. • Transaksi penjualan dan pembelian jasa menggunakan satuan pengukuran, Beri tanda checkmark pada check box untuk mengaktifkan fasilitas satuan pengukuran pada saat transaksi pembelian atau penjualan jasa. • Tampilkan field tambahan untuk term of sales/payment, • Transaksi retur dan bernilai negatif harus mengisi field debit/credit memo, • Tampilkan “catatan” pada transaksi penjualan dan pembelian, Beri tanda checkmark pada checkbox untuk mengaktifkan fasilitas catatan pada saat melakukan penjualan dan pembelian.
199
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Transaksi Persediaan
1. Transaksi Persediaan • Jurnal Transfer Barang Antar Gudang Membuat Transaksi Jurnal Akun, Beri tanda checkmark pada check box ini agar pada saat transaksi Transfer Barang Antar Gudang akan secara otomatis membentuk jurnal transaksi persediaan. • Jurnal Penyesuaian Persediaan Menampilkan Harga Pokok, Beri tanda checkmark padacheck box ini agar Jurnal Penyesuaian Persediaan dapat menampilkan harga pokok setiap barangnya. • Pindah Gudang Menggunakan Nomor Material Request, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk menampilkan Nomor Material Request di Pembelian yang digunakan untuk transaksi Transfer Antar Gudang. • Pindah Gudang Menggunakan Nomor Sales Order, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk menampilkan Nomor Sales Order di Penjualan yang digunakan untuk transaksi Transfer Antar Gudang. 200
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Menggunakan Modul Konsinyasi, Beri tanda checkmark pada check box ini untuk mengaktifkan fasilitas konsinyasi di data barang dan transaksi konsinyasi di Persediaan. Transaksi Kas Jurnal Umum
1. Transaksi Kas Jurnal Umum • Tombol print pada jurnal pembayaran piutang/hutang usaha, Beri tanda checkmark pada check box ini agar setiap opsi ini aktif. Tombol “Cetak” pada transaksi pembayaran piutang/hutang usaha berguna untuk mencetak transaksi sebelum direkam. • Predictive jurnal input, Beri tanda checkmark pada check box ini agar setiap transaksi yang sebelumnya pernah ada akan muncul kembali sehingga dapat di copy. • Jurnal denda dibuat terpisah dari jurnal pembayaran piutang / hutang usaha, Beri tanda checkmark pada check box jika terjadi denda keterlambatan pembayaran piutang/hutang usaha, maka jurnal akan dibuat terpisah. 201
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3.6.3. Tutup Buku
1. Tutup Buku Akhir Bulan Setiap kali Anda selesai menginput transaksi untuk bulan tertentu, lakukan tutup buku akhir bulan. Contoh : periode aktif adalah Januari 2007, jika Anda telah selesai menginput transaksi untuk bulan Januari, maka lakukan tutup buku bulanan, agar periode aktif berubah menjadi Februari 2007. Tips : Setiap melakukan proses tutup buku bulanan, program akan menawarkan kepada Anda untuk menghitung nilai penyusutan asset dan menghitung revaluasi mata uang asing dan membuat jurnal akuntansinya secara otomatis. 2. Tutup Buku Akhir Tahun Tutup buku akhir tahun hanya diperlukan jika seluruh transaksi dalam satu tahun sudah final atau sudah di audit. Setelah proses tutup buku akhir tahun Anda tidak dapat lagi menginput / mengedit transaksi untuk tahun tersebut. Catatan : Zahir akan secara otomatis membuat jurnal akuntansi yang memindahkan saldo rekening Laba Tahun Berjalan ke rekening Laba Ditahan. 3. Sinkronisasi Data Fasilitas ini berguna untuk mengeksport master data dan transaksi baru ke server FTP, untuk selanjutnya dapat diimport oleh cabang lainnya, sehingga data pusat dan cabang menjadi sama. Klik disini untuk menampilkan sub menu Sinkronisasi Data. 4. Revaluasi Valuta Asing Jika Anda memiliki beberapa mata uang asing, maka Anda dapat melakukan proses revaluasi nilai tukar setiap saat Anda inginkan menggunakan menu ini. 202
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips : Jika proses revaluasi ingin dilakukan setiap akhir bulan, cukup gunakan fasilitas tutup buku akhir bulan, dimana Zahir juga akan menawarkan kepada Anda apakah akan melakukan proses revaluasi. A. Tutup Buku Akhir Bulan • Jika anda sudah menyelesaikan transaksi dalam satu bulan, maka berikutnya anda dapat melakukan proses tutup buku akhir bulan, untuk berpindah ke periode bulan berikutnya melalui menu Tutup Buku > Tutup Buku Akhir Bulan. • Proses tutup buku bulan akan menghasilkan jurnal penyesuaian secara otomatis untuk jurnal penyusutan harta tetap dan jurnal revaluasi valuta asing. Jika anda mengaktifkan opsi tersebut pada proses tutup buku bulan. • Anda masih bisa kembali ke periode bulan yang sudah ditutup jika masih ada transaksi yang masih belum dicatat atau koreksi pada bulan yang bersangkutan. Untuk merubah periode akuntansi ke bulan tersebut dapat anda lihat pada bagian setup informasi perusahaan.
Informasi Proses Tutup Buku Bulan
203
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Jika anda sudah menyelesaikan transaksi dalam satu bulan, maka berikutnya anda dapat melakukan proses tutup buku akhir bulan, untuk berpindah ke periode bulan berikutnya melalui menu Tutup Buku > Tutup Buku Akhir Bulan. • Proses tutup buku bulan akan menghasilkan jurnal penyesuaian secara otomatis untuk jurnal penyusutan harta tetap dan jurnal revaluasi valuta asing. Jika anda mengaktifkan opsi tersebut pada proses tutup buku bulan. • Anda masih bisa kembali ke periode bulan yang sudah ditutup jika masih ada transaksi yang masih belum dicatat atau koreksi pada bulan yang bersangkutan. Untuk merubah periode Akuntansi ke bulan tersebut dapat anda lihat pada bagian setup informasi perusahaan. 1. Jangan tampilkan pesan ini lagi check Aktifkan opsi ini jika tidak ingin menampilkan pesan ini pada proses tutup buku tahun berikutnya. 2. OK button Klik OK untuk menutup pesan ini. Berikutnya akan tampil jendela konfirmasi tutup buku bulan Peringatan Backup Data
Konfirmasi untuk membackup data keuangan sebelum melanjutkan proses tutup buku bulan. 1. Yes Klik Yes untuk melanjutkan proses tutup buku bulan. 2. No Klik No untuk membatalkan proses tutup buku bulan.
204
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Fasilitas Otomatis
Jika anda memiliki faslitas fixed asset dan multi currency saat anda melakukan tutup buku bulan, maka zahir akan memberikan opsi fasilitas otomatis untuk menghitung dan membuat jurnal penyusutan harta tetap jika opsi ini diaktifkan maka zahir akan menghitung secara otomatis nilai penyusutan harta tetap dari acuan data harta tetap yang sudah diinput sebelumnya. Serta opsi untuk revaluasi valuta asing untuk menghitung dan membuat jurnal atas selisih kurs dari valuta asing proses revaluasi valuta asing dapat anda lihat pada bagian revaluasi valuta asing. 1. Fasilitas Otomatis Aktifkan opsi dengan menceklist pada kotak hitung dan buat jurnal penyusutan asset jika anda ingin menghitung dan membuat jurnal penyesuaian atas penyusutan harta tetap secara otomatis untuk periode bulan yang ditutup. Info : Anda harus memiliki fasilitas harta tetap untuk menggunakan fasilitas ini. Aktifkan opsi dengan menceklist pada kotak revaluasi valuta asing jika anda ingin menghitung dan membuat jurnal penyesuaian secara otomatis atas selisih kurs yang terjadi pada periode bulan yang ditutup. Jika anda memilih opsi ini lanjutkan proses revaluasi valuta asing. Catatan : Anda harus mempunyai fasilitas multi currency untuk mengaktifkan fasilitas ini. 2. Batal - Proses Klik tombol Batal untuk membatalkan proses tutup buku bulan. Klik tombol Proses untuk melakukan proses tutup buku bulan. 205
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
B. Tutup Buku Akhir Tahun • Sebelum melakukan proses tutup buku tahun, sebaiknya anda memeriksa seluruh transaksi dalam periode tahun berjalan tersebut. Dan pastikan tidak ada lagi penginputan transaksi dan koreksi transaksi untuk periode tahun yang akan ditutup. • Proses tutup buku tahun akan membuat jurnal penyesuaian untuk tutup buku tahun secara otomatis, dengan memindahkan saldo laba tahun berjalan kepada saldo laba ditahan. • Setelah proses tutup buku tahun anda tidak lagi dapat melakukan pencatatan transaksi keuangan pada tahun yang telah ditutup. • Backup data keuangan anda sebelum melakuka proses tutup buku tahunan. Informasi Proses Tutup Buku Tahun • Sebelum melakukan proses tutup buku tahun, sebaiknya anda memeriksa seluruh transaksi dalam periode tahun berjalan tersebut. Dan pastikan tidak ada lagi penginputan transaksi dan koreksi transaksi untuk periode tahun yang akan ditutup. • Proses tutup buku tahun akan membuat jurnal penyesuaian untuk tutup buku tahun secara otomatis, dengan memindahkan saldo laba tahun berjalan kepada saldo laba ditahan. • Setelah proses tutup buku tahun anda tidak lagi dapat melakukan pencatatan transaksi Keuangan pada tahun yang telah ditutup.
206
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Sebelum melakukan proses tutup buku tahun, sebaiknya anda memeriksa seluruh transaksi dalam periode tahun berjalan tersebut. Dan pastikan tidak ada lagi penginputan transaksi dan koreksi transaksi untuk periode tahun yang akan ditutup. • Proses tutup buku tahun akan membuat jurnal penyesuaian untuk tutup buku tahun secara otomatis, dengan memindahkan saldo laba tahun berjalan kepada saldo laba ditahan. • Setelah proses tutup buku tahun anda tidak lagi dapat melakukan pencatatan transaksi Keuangan pada tahun yang telah ditutup. • Backup data keuangan anda sebelum melakuka proses tutup buku tahunan. 1. Jangan tampilkan pesan ini lagi Aktifkan opsi ini jika tidak ingin menampilkan pesan ini pada proses tutup buku tahun berikutnya. 2. OK Klik OK untuk menutup pesan ini. Berikutnya akan tampil jendela konfirmasi tutup buku tahun. Konfirmasi Backup Data
Konfirmasi untuk membackup data keuangan sebelum proses tutup buku tahun. 1. Yes Klik Yes untuk melanjutkan proses tutup buku tahun. 2. No Klik No untuk membatalkan proses tutup buku tahun.
207
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
C. Sinkronisasi Data
1. Export Data Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses sinkronisasi antara data pusat dengan cabang. Masing-masing kantor baik pusat maupun cabang terlebih dahulu mengekspor data ke server FTP melalui menu ini. Data yang diexport dapat dipilih sesuai dengan kebijakan perusahaan. Misalkan cabang mengekspor seluruh transaksi, tapi kantor pusat hanya mengekspor master data saja. 2. Import Data Fasilitas ini digunakan untuk melakukan proses sinkronisasi antara data pusat dengan cabang. Setelah kantor pusat/cabang mengekspor data/transaksi, maka kantor pusat/cabang lain dapat mengimpornya menggunakan menu ini. 3. Laporan Sinkronisasi Untuk menampilkan histori export dan import yang telah dilakukan.
208
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Export Data
1. Tanggal Export Selanjutnya Tanggal export sebelumnya akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal terakhir anda mengexport data. Catatan : Jika tanggal tertera bertuliskan 1/1/1900 berarti anda belum pernah melakukan export data, atau proses export data belum di konfirmasi pada menu konfirmasi hasil export sebelumnya. Tanggal export selanjutnya akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal windows.
209
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Semua Bagian ini menandakan konfirmasi export sebelumnya. 3. Konfirmasi Hasil Export Sebelumnya Tombol Konfirmasi Hasil Export Sebelumnya fungsinya adalah untuk konfirmasi hasil sinkronisasi bahwa data yang di export telah di import dengan sukses oleh si penerima dengan menghasilkan kode, kode yang di hasilkan dari cabang atau pusat di input disini, jika kode sudah di masukan maka tulisan unconfirmed akan berubah menjadi confirmed. 4. Export Hingga Tanggal Aktifkan opsi export hingga tanggal jika anda hanya ingin mengexport sesuai dengan tanggal transaksi yang ditentukan. 5. Otomatis Upload dan Tutup Program Setelah Upload Aktifkan opsi otomatis upload ke FTP server, Jika opsi ini diaktifkan maka zahir akan secara otomatis akan mengupload data eksport ke folder yang dijadikan acuan sebagai FTP server. Sebaiknya opsi ini dibiarkan dalam keadaan aktif. Tutup program setelah upload ke FTP server, jika opsi ini diaktifkan maka zahir akan ditutup setelah proses upload ke FTP server selesai. 6. Start Export Klik tombol Start Export untuk memulai export data. 7. Opsi Klik tombol opsi, untuk menentukan opsi data yang akan di export, anda bisa menentukan data tertentu saja yang diexport sesuai dengan kebutuhan. 8. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup proses export data.
210
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Opsi Export Data
Berikut ini adalah form untuk pemilihan opsi data yang akan di export. Pilih data yang akan di export sesuai dengan kebutuhan. 1. Opsi Export Data Pilih opsi data yang akan di export. 2. Kembali Ke Menu Export Data Klik untuk menutup form opsi data yang akan di export dan kembali ke menu sebelumnya export data.
211
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Konfirmasi Sinkronisasi
Form ini digunakan untuk memasukkan kode konfirmasi yang berasal dari data tujuan export sinkronisasi dan tampil saat data tujuan melakukan proses import data sinkronisasi. 1. Konfirmasi Isilah kode konfirmasi yang tampil saat masing-masing data tujuan dari export data melakukan proses import data sinkronisasi. Kode konfirmasi ini bertujuan untuk menentukan tanggal export berikutnya, sehingga proses export data sinkronisasi tidak di mulai dari awal kembali. Jika kode yang diinput benar, maka pada bagian sebelah kanan akan terdapat tanda ceklist merah pada kolom bagian benar? 2. Batal - Rekam Klik Batal untuk membatalkan pencatatan kode konfirmasi export data sinkronisasi. Klik Rekam untuk menyimpan kode konfirmasi, jika kode konfirmasi yang diinput benar, maka acuan tanggal export berikutnya akan berubah sesuai dengan tanggal export sebelumnya. 212
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Import Data
Digunakan untuk mendownload hasil export data dari pusat ke cabang atau sebaliknya. 1. Start Import Data Klik tombol start import data untuk memulai mengimport data dari data yang sebelumnya melakukan eksport. 2. Opsi Import Data Opsi pertama harus di aktifkan karena sebelum cabang import data dari pusat, file-file yang akan diimport harus di download terlebih dahulu. Opsi kedua dan ketiga bisa di aktifkan bisa tidak. Sebaiknya di aktifkan agar setelah proses sinkronisasi, saldo akhir barang dan akun akan di terupdate sesuai perubahan setelah import. 3. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup form import data. 213
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Laporan Sinkronisasi
Digunakan untuk melihat laporan kode dari hasil sinkronisasi. 1. Status Export Pada bagian ini tercatat informasi atas proses export data, sehingga anda dapat mengetahui secara detail ke data mana saja anda melakukan export data. Dan apakah data telah di export oleh data tujuan dengan tanda terkonfirmasi. 2. Status Import Pada bagian ini tercatat informasi atas proses import data, sehingga anda dapat mengetahui secara detail dari data mana saja anda mengimport data.
214
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Selesai Klik tombol Selesai untuk menutup form laporan sinkronisasi.
D. Revaluasi Valuta Asing Informasi Revaluasi
• Pada bagian ini akan menginformasikan proses revaluasi valuta asing. Proses revluasi akan menghitung selisih nilai tukar valuta asing atas transaksi yang terjadi dalam suatu periode dibandingkan dengan nilai tukar pada akhir periode yang bersangkutan. • Zahir secara otomatis akan membuat jurnal penyesuaian jika terdapat selisih atas nilai tukar tersebut. • Pastikan anda telah membakup data dan pastikan tidak ada user lain yang sedang meniginput transaksi pada periode tersebut. 1. Lanjutkan - Batal Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kurs akhir dari valuta asing. Klik Batal untuk membatalkan proses revaluasi valuta asing.
215
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menentukan Kurs Akhir
Tentukan kurs akhir untuk masing-masing mata uang asing. 1. Tabel Kurs Akhir Mata Uang Tentukan kurs akhir untuk masing-masing valuta asing yang bersangkutan. Kurs akhir tersebut akan dibandingkan dengan kurs harian yang digunakan dalam transaksi yang melibatkan transaksi dengan mata uang asing tersebut. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik tombol kembali untuk menuju ke form sebelumnya Revaluation Wizard. • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan filter tipe akun. • Klik Batal untuk membatalkan proses revaluasi valuta asing.
216
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menentukan Tipe Akun
Tentukan filter tipe akun jika anda hanya ingin merevaluasi untuk kelompok tipe akun tertentu saja. Jika opsi ini tidak diaktifkan maka zahir accounting akan merevaluasi seluruh tipe akun yang menggunakan mata uang asing. 1. Opsi Aktifkan Filter Tipe Akun Aktifkan opsi filter tipe akun jika anda ingin melakukan revaluasi valuta asing untuk tipe akun tertentu saja, sehingga tidak semua tipe akun di perhitungkan dalam proses revaluasinya. 2. Filter Akun Tentukan tipe akun yang akan direvaluasi sesuai dengan kebutuhan. Saldo akun dalam mata uang asing dalam rupiah yang merupakan klasifikasi dari tipe akun yang dipilih akan di revaluasi secara otomatis. 3. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan filter Kode Akun • Klik Batal untuk membatalkan proses revaluasi valuta asing. 217
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Filter Kode Akun
Tentukan filter tipe kode akun jika anda hanya ingin merevaluasi untuk kode akun tertentu saja. Jika opsi ini tidak diaktifkan maka zahir accounting akan merevaluasi seluruh kode akun yang menggunakan mata uang asing. 1. Opsi Aktifkan Filter Kode Akun Aktifkan opsi filter kode akun jika anda ingin melakukan revaluasi valuta asing untuk kode akun tertentu saja. 2. Filter Kode Akun Anda bisa menentukan mulai dari kode akun dan hingga kode akun yang akan di revaluasi. 3. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya menentukan kode rekening
218
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Menentukan Kode Rekening
Tentukan kode rekening yang dijadikan acuan untuk pembuatan jurnal revaluasi secara otomatis jika terdapat selisih laba atau rugi kurs. 1. Akun laba dan rugi selisih kurs dibedakan Ceklist akun laba rugi selisih kurs dibedakan jika anda ingin membedakan acuan rekening akun untuk laba dan rugi selisih kurs. 2. Akun Laba / Rugi Selisih Kurs Tentukan akun laba selisih kurs dan akun kerugian selisih kurs. Akun ini akan dijadikan acuan dari jurnal otomatis yang terbentuk setelah proses revaluasi valutas asing jika ada nilai selisih kurs. 3. Kembali - Lanjutkan - Batal Klik Lanjutkan untuk proses final.
219
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Proses Final
Klik tombol proses untuk memulai proses revaluasi. 1. Hapus Transaksi Hasil Revaluasim Yang Pernah Dibuat JIka opsi ini diaktifkan dengan menceklist pada bagian kotak, maka jurnal revaluasi yang sebelumnya pernah dibuat dari revaluasi sebelumnya akan dihapus. Hal ini digunakan agar tidak terjadi jurnal revaluasi yang tercatat dua kali atau lebih. Tips : Jika anda melakukan proses revaluasi lebih dari satu kali untuk periode yang sama, maka sebaiknya anda mengaktifkan opsi ini. Agar tidak terjadi jurnal revaluasi yang tercatat lebih dari satu kali untuk periode yang sama.
2. Tampilkan Laporan Jurnal check Jika opsi ini diaktifkan dengan menceklist pada bagian kotak. Maka setelah proses revaluasi, jurnal penyesuaian atas selisih kurs secara otomatis akan ditampilkan. 220
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Kembali - Proses Klik tombol kembali untuk menuju ke form sebelumnya menentukan filter kode rekening. Klik tombol proses untuk menjalakan proses revaluasi valuta asing.
3.6.4. Window
1. Tutup Semua Window yang Terbuka Gunakan menu ini untuk menutup semua form yang terbuka di Zahir. 2. Panel Samping Gunakan menu ini untuk menutup panel di samping kanan Zahir.
3.6.5. Petunjuk
1. Petunjuk Penggunaan Klik menu ini atau tekan tombol F1 di keyboard untuk menampilkan panduan penggunaan, seperti yang sedang Anda baca sekarang. 221
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Homepage Support Zahir Untuk membuka situs Zahir. 3. Kirim Emaill Support Zahir Untuk mengirim email ke tim support Zahir 4. Tentang program ini Menampilkan form informasi tentang Zahir, berguna untuk melihat versi dan build dari program Zahir yang sedang Anda gunakan. 5. Register Menampilkan form registrasi. Hubungi kami untuk memperoleh password aktifasi agar program Zahir dapat Anda gunakan. Lihat informasi Registrasi untuk penjelasan lengkap tentang registrasi Zahir. 6. Mengisi Voucher Berlangganan Untuk mengisi password untuk produk Zahir edisi berlangganan.
Mouse dan Keyboard Disini akan dijelaskan cara berinteraksi dengan program Zahir, seperti cara mengisi nama pelanggan, memilih tanggal transaksi, dsb.
Tombol Bergambar Mouse
1. Tombol Pencarian Data Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan form pencarian data yang terkait dengan informasi yang akan diinput. Contoh : Saat Anda ingin mengisi nama pelanggan pada form transaksi, klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan form daftar pelanggan, sehingga Anda dapat memilih nama pelanggan yang sesuai. 222
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pencarian Data
Menu ini digunakan untuk jendela pencarian dan penambahan data baru. 1. Kotak Pencarian Data Ketikan kata yang ingin dicari sesuai dengan data yang ada pada bagian data di bawah. Pilihan pencarian tergantung pada header data yang kita pilih. pastikan anda memilih header data yang diinginkan sebelum melakukan pencarian data. Misalnya anda ingin melakukan pencarian berdasarkan ID. Klik satu kali pada judul ID sehingga ada tanda garis bawah dibagian ID. Begitu juga sama halnya jika anda ingin melakukan pencarian atas nama. 2. Judul Data Pilih opsi pencarian data berdasarkan ID atau Nama. Bagian ini digunakan juga untuk sort data mulai secara ascending A-Z atau descending Z-A. 3. Data Pada bagian ini anda dapat memilih data yang akan diinput kedalam transaksi. Jika tidak terdapat data yang anda cari, maka anda dapat menambahkan data tersebut dengan pada tombol baru. 223
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Baru - Edit Klik tombol Baru untuk menambahkan data. Sehingga anda tidak perlu menambah data pada menu data-data. Data yang anda tambahkan pada bagian ini, akan otomatis mengupdate data yang ada pada menu data-data. Jadi anda tidak perlu menginput ulang untuk data tersebut. Klik tombol Edit untuk mengedit data yang anda pilih. 5. Batal - OK Klik Batal untuk menutup menu pemilihan data. Klik OK untuk memasukkan kedalam transaksi data yang anda pilih. Tombol Kalender
1.Tombol Kalender Klik tombol ini untuk menampilkan kalender yang memudahkan Anda untuk menginput isian tanggal. 2. Kalender Klik salah satu angka yang tersedia untuk memilih tanggal. Klik tombol panah kiri atau kanan untuk menuju bulan sebelum/sesudahnya. Klik Hari ini untuk menuju tanggal hari ini, klik Batal untuk membatalkan pilihan, klik OK untuk menyetujui pilihan. Tombol Segitiga Merah
224
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Tombol Segitiga Merah Klik tombol segitiga merah di sisi kanan isian untuk mengganti rekening perkiraan dari isian yang terkait. Contoh : Transaksi pembelian dengan uang muka secara default akan menggunakan rekening BANK, jika Anda ingin menggantinya dengan rekening lain maka klik tombol segitiga merah ini. Catatan : Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam pada form transaksi, maka kode rekening tersebut akan direset sesuai dengan yang ditetapkan di konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
225
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pilih Akun
Gunakan menu ini untuk memilih data akun yang menjadi acuan pembuatan jurnal untuk setiap transaksi. Menu ini akan muncul jika anda klik tombol segitiga merah pada bagian kanan bawah transaksi. 1. Pilih Akun Pilih simbol mouse untuk memilih data akun yang akan anda gunakan sebagai acuan pencatatan jurnal secara otomatis sesuai dengan transaksi yang diinput. Misalnya untuk transaksi pembayaran tunai, maka anda diminta untuk menentukan data akun yang dijadikan acuan untuk jurnal transaksi pembayaran tunai tersebut. Data akun yang dipilih akan dijadikan acuan pembuatan jurnal otomatis untuk transaksi tersebut.
Catatan : Anda tidak boleh mengosongkan pilih data akun pada kotak ini. Transaksi tidak akan bisa direkam jika salah satu data akun pada menu ini tidak terisi / kosong.
2. Batal - Lanjutkan Klik tombol batal untuk menutup menu pemilihan data akun Klik Lanjutkan untuk menggunakan pilihan akun dan melanjutkan ke transaksi yang sedang diinput.
226
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Data - Data, Transaksi dan Laporan Berikut akan dijelaskan secara lengkap tentang cara menginput master data (seperti data pelanggan, supplier, barang, dll.) dan cara mengisi formulir transaksi, cara mendesain faktur dan laporan, serta cara memanfaatkan fasilitas grafik dan analisa.
3.7. Data - Data, Transaksi dan Laporan 3.7.1. Master Data
Master Data adalah data - data yang diperlukan saat menginput transaksi, seperti data pelanggan, pemasok, karyawan, barang persediaan, pajak, mata uang, proyek, satuan, dsb. Data - data tersebut disimpan dalam tabel tersendiri, sehingga Anda tidak perlu mengetik nama pelanggan yang sama setiap kali menginput transaksi. Cukup membuka tabel pelanggan kemudian pilih dari daftar yang ada, demikian juga dengan data barang, dan data-data lainnya. Saat Anda menampilkan menu data - data dan membuka salah satu master data, misalkan data barang, maka yang ditampilkan adalah Daftar Data Barang (list data berupa tabel). Melalui daftar data tersebut Anda selanjutnya dapat membuat data barang baru, mengedit atau menghapusnya.
3.7.2. Form Daftar Data-Data
Berikut ini adalah master data yang ditampilkan berupa daftar (list berupa tabel). Buka terlebih dahulu salah satu daftar data melalui menu data - data sebelum membuat data barang baru, mengedit atau menghapusnya.
227
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
A. Daftar Rekening
Ini adalah daftar rekening perkiraan yang dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Rekening atau dari Menu Buku Besar > Data Rekening Rekening perkiraan yang paling sederhana adalah rekening tabungan Anda di bank; melalui buku tabungan bank, Anda dapat melihat uang masuk dan keluar yang diletakkan pada kolom debit atau kredit. Buku bank dalam akuntansi disebut buku besar atau buku pembantu rekening, karena menampilkan detail transaksi. Di Zahir, selain rekening tabungan di bank, telah disiapkan berbagai rekening lain untuk menyimpan harta perusahaan seperti nilai persediaan, piutang dagang, hutang dan lain-lainnya. Dimana semua rekening perkiraan tadi nantinya akan disusun dan diolah sedemikian rupa dalam bentuk laporan laba-rugi dan neraca yang mudah dipahami. Lihat Teori Akuntansi Dasar untuk Informasi lebih lanjut tentang rekening dan buku besar, 228
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
serta lihat Langkah kerja membuat laporan keuangan agar Anda dapat memahami bagaimana Zahir dapat membuat laporan keuangan dari transaksi-transaksi yang Anda input. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data rekening perkiraan. 1. Daftar Rekening Data rekening ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kode / nomor rekening, kolom kedua adalah nama rekening, kolom selanjutnya adalah klasifikasi dan sub klasifikasi dari masing-masing rekening. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Rekening Kas Bank Jika terdapat tanda centang pada kolom Ch. berarti rekening-rekening tersebut adalah rekening kas dan bank, yang selanjutnya akan ditampilkan pada transaksi-transaksi kas dan bank, seperti saat Anda memilih rekening bank pada transaksi kas keluar. 3. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat rekening perkiraan baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data rekening, Hapus : untuk menghapus rekening (klik salah satu barang di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat penjelasan tentang Form Data Entri untuk membuat data Rekening baru Perhatian : Tidak semua rekening dapat dihapus karena rekening tersebut telah digunakan dalam transaksi atau karena rekening tersebut adalah rekening penting (rekening yang mempunyai jabatan khusus), dimana rekening tersebut digunakan oleh Zahir untuk membuat jurnal otomatis. Rekening penting ini diatur melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting dan di beberapa data seperti data kelompok barang, data barang, data pajak dan data mata uang. Lihat penjelasan tentang Proses Terjadinya Jurnal Otomatis. Contoh : Anda ingin menghapus rekening piutang usaha, maka Rupiah, ganti rekening piutang usaha dengan rekening lainnya.
editlah
data
mata
uang
Tips: Jika suatu rekening tidak Anda gunakan lagi namun tidak dapat dihapus karena telah digunakan dalam transaksi, maka cukup beri tanda centang pada opsi Tidak Aktif di data rekening yang bersangkutan.
229
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Tombol Rincian Transaksi Klik tombol segitiga merah yang ada di samping kiri masing-masing rekening untuk menampilkan rincian transaksi dari tiap rekening perkiraan, rincian transaksi ini disebut dengan buku besar rekening atau dikenal juga dengan buku pembantu rekening. 5. Pilihan Kategori Klik tombol segitiga merah atau judul tabel untuk menampilkan menu, melalui menu tersebut Anda dapat memfilter rekening yang akan ditampilkan, apakah ingin ditampilkan rekening asset saja, rekening penjualan atau yang lainnya. 6. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Alias untuk menampilkan nama lain (nama alias) dari rekening perkiraan, tombol ini tampil jika Anda memiliki fasilitas rekening dalam dua bahasa (bilingual chart of account). Tombol Saldo untuk menampilkan nilai/saldo dari masing-masing rekening. Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf / kata yang Anda ingat. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 7. Membuat Anggaran Klik tombol Anggaran untuk membuat anggaran per masing-masing rekening per bulan. 8. Buku Besar Rekening Klik tombol ini untuk menampilkan rincian transaksi per masing-masing rekening (sama fungsinya dengan klik segitiga merah di sisi kiri masing-masing rekening). 9. Informasi Menampilkan informasi jumlah rekening yang tersedia. 10. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
230
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
B. Daftar Barang
Ini adalah daftar barang yang dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Produk atau dari Menu Persediaan > Data Produk. Daftar ini akan menampilkan semua data barang baik yang dijual, dibeli maupun yang disimpan di gudang. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data barang. 1. Daftar Barang Data barang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kode barang, kolom kedua adalah nama barang, kolom selanjutnya adalah mata uang, jumlah tersedia di gudang, harga pokok, dan nilai total. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 231
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data barang baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data barang, Hapus : untuk menghapus data barang (klik salah satu barang di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data untuk Membuat Data Barang Baru Perhatian : Tidak semua barang dapat dihapus karena barang tersebut telah digunakan dalam transaksi. Tips: Jika suatu data barang tidak Anda gunakan lagi namun tidak dapat dihapus karena telah digunakan dalam transaksi, maka cukup beri tanda centang pada opsi Tidak Aktif di data barang yang bersangkutan. 3. Tombol Rincian Transaksi Klik tombol segitiga merah untuk menampilkan rincian transaksi dari masing-masing barang, rincian transaksi ini disebut dengan dengan buku pembantu persediaan yang dapat ditampilkan dalam bentuk kartu stok (jika barang disimpan di gudang). 4. Pilihan Sifat Barang Klik tombol segitiga merah atau judul tabel untuk menampilkan menu, melalui menu tersebut Anda dapat memfilter barang yang akan ditampilkan, apakah ingin ditampilkan barang yang bisa dijual, bisa dibeli atau bisa disimpan. Ada barang yang hanya dibeli dan tidak bisa dijual juga tidak disimpan di gudang seperti misalkan bahan baku yang dibeli untuk suatu proyek, ada pula barang yang disimpan di gudang dan dijual namun tidak dibeli seperti barang hasil produksi. Klik tombol Filter di atas kanan untuk pilihan filter yang lebih lengkap. 5. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Display untuk menampilkan barang dalam format gambar, yaitu menampilkan foto-foto masing-masing produk. Tombol Grafik untuk menampilkan/menghilangkan grafik. Tombol Saldo untuk menampilkan jumlah barang yang sudah dipesan ke supplier dan sudah dipesan oleh pelanggan. Tombol Alias untuk menampilkan nama lain (nama alias) dari data barang, tombol ini tampil jika 232
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda memiliki fasilitas nama produk dalam dua bahasa (Product Alias Name). Tombol Gudang untuk menampilkan daftar barang per gudang (Secara default yang ditampilkan adalah daftar barang untuk seluruh gudang, totalnya). Tombol ini tampil jika Anda memiliki fasilitas multi gudang. Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik DISK maka semua barang yang mengandung kata DISK akan ditampilkan, baik kata disk tadi berada di tengah nama barang atau lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data berdasarkan kelompok barang, grup, departemen, dll. 6. Buku Besar Rekening Klik tombol ini untuk menampilkan rincian transaksi per masing-masing barang (sama fungsinya dengan klik segitiga merah di sisi kiri masing-masing barang). 7. Informasi Menampilkan informasi jumlah rekening yang tersedia. 8. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 9. Grafik Analisa Ini adalah grafik analisa penjualan, klik grafik untuk menampilkan detail penjualan per barang. Klik tombol filter grafik untuk memilih grafik-grafik lainnya, seperti produk terlaris, produk yang paling menguntungkan, dsb, serta untuk menampilkan fungsi-fungsi lainnya, seperti analisa trend, ratarata, perbandingan penjualan per kategori pelanggan, dsb. 10. Filter Grafik Tombol Order : secara default, grafik yang tampil tidak memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting, klik tombol ini untuk memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting kedalam grafik. Tombol Filter : akan menampilkan menu yang berisi pilihan jenis grafik yang tersedia, serta pilihan untuk menampilkan menu filter periode, dsb. Tombol Max : akan membuat tampilan grafik lebih besar.
233
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
C. Daftar Nama Alamat
Ini adalah daftar nama dan alamat untuk mencatat data pelanggan, supplier/pemasok, karyawan dan rekan usaha. Data nama dan alamat dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Nama dan Alamat. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data alamat. 1. Daftar Nama Alamat Data nama dan alamat ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan ID, kolom kedua adalah nama, kolom selanjutnya adalah kelompok, nomor telpon dan mata uang. 234
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu nama di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Nama Alamat Perhatian : Tidak semua transaksi.
data
dapat
dihapus
karena
data
tersebut
telah
digunakan
dalam
3. Tombol Rincian Transaksi Klik tombol detail untuk menampilkan rincian transaksi dari masing-masing pelanggan/supplier. 4. Pilihan Kelompok Data Klik tombol segitiga merah atau judul tabel untuk menampilkan menu, melalui menu tersebut Anda dapat memfilter nama yang akan ditampilkan, apakah hanya ingin ditampilkan data pelanggan saja, supplier, salesman atau lainnya. Klik tombol Filter di atas kanan untuk pilihan filter yang lebih lengkap. 5. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Grafik untuk menampilkan/menghilangkan grafik. Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik ibu maka semua barang yang mengandung kata ibu akan ditampilkan, baik kata ibu tadi berada di tengah nama barang atau lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data berdasarkan kelompok barang, grup, departemen, dll. 6. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 7. Grafik Analisa Ini adalah grafik analisa penjualan, klik grafik untuk menampilkan detail penjualan per pelanggan. Klik tombol filter grafik untuk memilih grafik-grafik lainnya. 235
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Filter Grafik Tombol Order : secara default, grafik yang tampil tidak memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting, klik tombol ini untuk memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting kedalam grafik. Tombol Filter : akan menampilkan menu yang berisi pilihan jenis grafik yang tersedia, serta pilihan untuk menampilkan menu filter periode, dsb. Tombol Max : akan membuat tampilan grafik lebih besar. D. Daftar Satuan Pengukuran
Ini adalah daftar satuan pengukuran, dimana Anda dapat membuat berbagai macam satuan dan menentukan formula konversinya sesuai dengan kebutuhan. Data satuan dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Satuan Pengukuran (fasilitas multi satuan). 236
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Contoh : Anda membeli barang A sebanyak 10 Dus, kemudian menjualnya dalam satuan Pcs, sedangkan laporan ditampilkan dalam satuan Lusin. Maka dengan fasilitas multi satuan Anda tidak perlu selalu menghitung berapa pcs barang yang dibeli, cukup mengisi 10 Dus karena Zahir akan mengkonversinya secara otomatis ke dalam pcs berdasarkan formula yang sudah ditentukan di data satuan, demikian halnya dengan laporan, Zahir akan secara otomatis mengkonversinya kedalam satuan lusin. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data satuan pengukuran. 1. Daftar Satuan Pengukuran Data satuan pengukuran ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kode satuan, kolom kedua adalah nama satuan, kolom selanjutnya adalah deskripsi dan sifat satuan, apakah satuan dasar atau tidak. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Satuan Dasar Jika tanda ini ada, maka satuan tersebut adalah satuan dasar yang digunakan sebagai formula oleh satuan lain, contoh PCS adalah satuan dasar, sedangkan LUSIN adalah satuan turunan dari pcs, maka lusin menggunakan PCS sebagai satuan dasarnya, dengan 1 lusin = 12 pcs.
Tips: Edit masing-masing data untuk melihat dan mengganti formula konversi satuan.
3. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data satuan baru, Edit : untuk mengedit / memodifikasi data satuan, Hapus : untuk menghapus data satuan (klik salah satu nama di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Satuan Pengukuran Perhatian : Tidak semua data satuan dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi atau data barang.
237
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data satuan. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter (belum difungsikan). 5. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. E. Daftar Proyek
Ini adalah daftar proyek yang akan digunakan oleh transaksi untuk mencatat pendapatan dan biaya per proyek. Data proyek dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Proyek (fasilitas proyek). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data proyek. 238
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Daftar Proyek Data proyek ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan nomor proyek, kolom kedua adalah nama proyek, kolom selanjutnya adalah nama pemesan, status dan jenis order Catatan : kolom Jenis Order, jika T (True) berarti ini adalah proyek pesanan, jika F (False), maka ini adalah proyek internal, seperti jika Anda ingin menghitung biaya produksi sebuah produk yang dihasilkan sebuah pabrik , maka tiap nama produk harus dibuatkan data proyeknya, masing-masing produk dianggap sebagai satu proyek. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data proyek baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data proyek, Hapus : untuk menghapus data proyek (klik salah satu nama proyek di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Proyek Perhatian : Tidak semua data proyek dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi. 3. Filter, Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik poster maka semua proyek yang mengandung kata poster akan ditampilkan, baik kata poster tadi berada di tengah atau di bagian lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data proyek. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 5. Rincian Transaksi Proyek Klik tombol ini untuk menampilkan rincian pendapatan dan biaya per proyek.
239
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
F. Daftar Harta Tetap
Ini adalah daftar harta tetap, dimana Anda dapat mencatat semua asset/harta perusahaan dan menentukan umur ekonomisnya, sehingga Zahir dapat menghitung beban penyusutan per bulan dan dapat membuat jurnal penyusutan asset tiap akhir bulan, sesuai dengan metode penyusutan yang Anda tentukan (formula perhitungan). Data harta tetap dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Harta Tetap (fasilitas harta tetap). Contoh : Anda membeli mesin dengan harga 120 juta, dengan perkiraan bahwa mesin ini dapat digunakan selama 10 tahun, maka beban penyusutan per bulan adalah 120 juta dibagi 10 tahun dibagi 12 bulan = 1 juta per bulan (metode garis lurus).
240
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Fasilitas harta tetap ini dapat juga digunakan untuk menghitung amortisasi biaya yang tidak berupa asset tetap, seperti biaya sewa, biaya perbaikan kantor dsb. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data harta tetap.
1. Daftar Harta Tetap (Fixed Asset) Data harta tetap ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan nama asset, kolom kedua menampilkan kelompoknya, kolom selanjutnya adalah nilai perolehan, umur, beban penyusutan perbulan, dst. Klik judul tabel untuk merubah tampilan kolom-kolom ini. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data asset baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data asset Hapus : untuk menghapus data asset (klik salah satu nama asset di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat/Edit Harta Tetap 3. Filter, Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik kata FIT maka semua asset yang mengandung kata fit akan ditampilkan, baik kata fit tadi berada di tengah atau di bagian lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data asset. 4. Rubah Tampilan Klik tombol segitiga merah atau judul tabel untuk menampilkan menu tampilan, apakah akan ditampilkan ringkasan nilai penyusutan, nilai perolehan atau ditampilkan rekening perkiraan yang digunakan. 5. Tombol Hitung Penyusutan Klik tombol ini untuk menghitung nilai penyusutan terbaru sesuai dengan periode akuntansi yang berlaku. 241
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : • Tombol ini berfungsi sebagai ilustrasi, agar Anda dapat memperoleh gambaran perhitungan penyusutan per bulannya. • Tombol ini dapat diklik berulang-ulang tanpa perlu khawatir terjadi double perhitungan. Perhitungan akan berubah jika periode akuntansi telah berubah karena tutup buku bulanan. • Anda tidak perlu menghitung beban penyusutan secara manual menggunakan tombol ini setiap bulannya, karena Zahir akan menghitungnya secara otomatis saat Anda melakukan proses tutup buku bulanan. 6. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. G. Daftar Pajak
242
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Untuk mengelola data pajak dan menentukan rekening transaksi pajak masukan, pajak keluaran serta penentuan nilai persentase pajaknya. Data satuan dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Pajak Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data pajak. 1. Daftar Pajak Data pajak ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kode pajak, kolom kedua adalah nama pajak, kolom ketiga adalah persentase nilai pajak. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data pajak baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data pajak, Hapus : untuk menghapus data pajak (klik salah satu nama di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Pajak Perhatian : Tidak semua data pajak dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi. 3. Update Data Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik ibu maka semua barang yang mengandung kata DISK akan ditampilkan, baik kata disk tadi berada di tengah nama barang atau lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter (belum difungsikan). 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
243
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
H. Daftar Mata Uang
Ini adalah daftar mata uang, dimana Anda dapat membuat berbagai mata uang yang akan digunakan dalam bertransaksi menggunakan Zahir. Data mata uang dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Data Mata Uang. (fasilitas multi currency). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data mata uang. 1. Daftar Mata Uang Data mata uang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kode mata uang, kolom kedua menampilkan nama mata uang, kolom selanjutnya adalah tanggal penentuan nilai tukar terakhir dan nilai tukar terakhir. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data mata uang baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data mata uang, Hapus : untuk menghapus data mata uang (klik salah satu nama asset di tabel 244
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat/Mengedit Data Mata Uang 3. Update Data Tombol Cari untuk melakukan pencarian data dengan mengetik beberapa huruf atau kata yang Anda ingat, misalkan Anda mengetik kata FIT maka semua asset yang mengandung kata fit akan ditampilkan, baik kata fit tadi berada di tengah atau di bagian lainnya. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data asset. 4. Menentukan Nilai Tukar Klik tombol ini untuk menentukan nilai tukar terbaru. Catatan : Tidak berfungsi untuk mata uang fungsional. 5. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 6. Mata Uang Fungsional Data mata uang dengan tanda centang merah adalah mata uang fungsional, yaitu mata uang yang akan digunakan sebagai standar/patokan setiap transaksi dan setiap konversi mata uang. Catatan : Anda hanya dapat membuat satu mata uang fungsional, selainnya dianggap mata uang asing. (Untuk membuat data mata uang asing Anda harus memiliki fasilitas multi currency).
245
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
I. Daftar Komisi Penjualan
Form diatas adalah tabel formula perhitungan komisi untuk salesman. Melalui tabel ini Anda dapat menentukan nilai komisi penjualan per kelompok salesman per mata uang. Dengan mengisi tabel ini maka setiap kali Anda memposting transaksi penjualan, program akan otomatis menghitung dan membuat jurnal komisi salesman jika mata uang, golongan pelanggan dan nilai transaksi sesuai dengan formula yang ditentukan melalui tabel ini. Form ini dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Klasifikasi Alamat dan Tabel Komisi Penjualan. (Fasilitas komisi salesman). 1. Tabel Formula Komisi Ini adalah tabel formula perhitungan komisi salesman. • Kolom Mata Uang : menampilkan pilihan mata uang transaksi, dimana formula ini hanya berlaku untuk transaksi yang menggunakan mata uang yang tercantum pada kolom ini. • Kolom Golongan : menampilkan pilihan golongan salesman, dimana formula ini hanya berlaku untuk golongan salesman yang tercantum pada kolom ini. 246
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Nilai Penjualan : Isi dengan nilai batas transaksi dimana formula ini mulai berlaku. • Komisi : Nilai komisi dalam persen. • Catatan : Isi dengan catatan jika diperlukan. Pada contoh diatas perhitungan komisi yang telah ditentukan adalah, jika salesman dari golongan General menutup penjualan dengan mata uang rupiah diatas 1 juta Rupiah, maka komisi yang diberikan adalah 5% sedangkan jika nilai transaksi diatas 5 juta, maka nilai komisi adalah 10%. 2. Filter Golongan Salesman Klik drop down ini untuk memfilter tabel sehingga hanya menampilkan formula untuk golongan salesman tertentu saja. 3. Filter Mata Uang Klik drop down ini untuk memfilter tabel sehingga hanya menampilkan formula untuk mata uang tertentu saja. 4. Tombol Baru Klik tombol ini untuk menambah formula baru. 5. Tombol Hapus Klik tombol ini untuk menghapus formula salesman yang sedang terpilih (klik terlebih dahulu formula yang akan dihapus sebelum menekan tombol ini). 6. Tombol Data Gol. Salesman Klik tombol ini untuk menampilkan daftar golongan salesman, sehingga Anda dapat menambahkan golongan atau merubah golongan yang sudah ada. Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Baru 7. Tombol Rekam Batal Klik Rekam untuk merekam penambahan dan perubahan formula komisi salesman, klik Batal untuk membatalkan.
247
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
J. Daftar Klasifikasi Nama Alamat
Ini adalah daftar klasifikasi nama dan alamat, yang diperlukan untuk mengelompokkan pelanggan, supplier dan karyawan. Data ini dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Klasifikasi Nama dan Alamat. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Klasifikasi Nama Alamat Data klasifikasi nama dan alamat ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama nama klasifikasi dan kolom kedua menampilkan keterangan. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, 248
PT. Zahir Internasional
Hapus : untuk menghapus data menghapusnya).
Zahir Accounting Versi 5.1
(klik salah satu nama di tabel sebelum mengedit atau
Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Mengedit Data Perhatian : Tidak semua data dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi. 3. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Grafik untuk menampilkan/menghilangkan grafik. Tombol Cari untuk melakukan pencarian data. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 5. Grafik Analisa Ini adalah grafik penjualan per klasifikasi pelanggan, klik grafik untuk menampilkan detail penjualan per klasifikasi. Klik tombol filter grafik untuk memilih grafik-grafik lainnya. 6. Filter Grafik Tombol Order : secara default, grafik yang tampil tidak memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting, klik tombol ini untuk memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting kedalam grafik. Tombol Filter : akan menampilkan menu yang berisi pilihan jenis grafik yang tersedia, serta pilihan untuk menampilkan menu filter periode, dsb. Tombol Max : akan membuat tampilan grafik lebih besar.
249
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
K. Daftar Kelompok Barang
Ini adalah daftar kelompok barang yang berguna untuk mengelompokkan data barang/produk. Data ini dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Kelompok Barang Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Kelompok Barang Data kelompok barang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan kelompok barang dan kolom kedua departemen. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, 250
PT. Zahir Internasional
Hapus : untuk menghapus data menghapusnya).
Zahir Accounting Versi 5.1
(klik salah satu nama di tabel sebelum mengedit atau
Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Baru Perhatian : Tidak semua data dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi. 3. Opsi, Pencarian Data dan Update Tombol Grafik untuk menampilkan/menghilangkan grafik. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 5. Grafik Analisa Ini adalah grafik penjualan per kelompok barang, klik grafik untuk menampilkan detail penjualan per kelompok barang. Klik tombol filter grafik untuk memilih grafik-grafik lainnya. 6. Filter Grafik Tombol Order : secara default, grafik yang tampil tidak memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting, klik tombol ini untuk memperhitungkan transaksi penjualan dan pembelian yang belum diposting kedalam grafik. Tombol Filter : akan menampilkan menu yang berisi pilihan jenis grafik yang tersedia, serta pilihan untuk menampilkan menu filter periode, dsb. Tombol Max : akan membuat tampilan grafik lebih besar.
251
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
L. Daftar Departemen
Ini adalah daftar departemen yang digunakan oleh transaksi untuk mencatat pendapatan dan biaya per-departemen. Data departemen dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Departemen (fasilitas departemen). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Departemen Data departemen ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan ID departemen, kolom kedua adalah nama departemen, kolom selanjutnya adalah bidang kerja, dan penanggung jawab. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data departemen baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data departemen, Hapus : untuk menghapus data departemen (klik salah satu nama departemen di tabel sebelum 252
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Departemen Baru Perhatian : Tidak semua data departemen dapat dihapus karena data tersebut telah digunakan dalam transaksi. 3. Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. 5. Rincian Transaksi Departemen Klik tombol ini untuk menampilkan rincian pendapatan dan biaya per departemen. M. Daftar Gudang
253
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah daftar gudang yang digunakan untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran barang per gudang. Data gudang dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Gudang (fasilitas multi gudang). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Gudang Data gudang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan ID Gudang, kolom kedua menampilkan Nama Gudang, kolom selanjutnya adalah apakah gudang tersebut berupa box (truk container), apakah tidak aktif dan apakah merupakan gudang utama. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu nama gudang di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Gudang 3. Filter, Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. Tombol Filter untuk menampilkan form filter yang berguna untuk memfilter data asset. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
254
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
N. Daftar Biaya-Biaya Lain
Ini adalah daftar biaya-biaya, yang akan digunakan dalam transaksi penjualan dan pembelian sebagai item biaya pengantaran atau biaya lainnya (jika transaksi tersebut melibatkan banyak biaya). Data biaya-biaya lain dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Biaya - Biaya Pengiriman (fasilitas multi biaya pengantaran). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Biaya-Biaya Lain Ini adalah biaya-biaya lain yang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan ID biaya, kolom selanjutnya nama biaya. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, 255
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu biaya di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Baru 3. Pencarian Data dan Update Tombol Cari untuk melakukan pencarian data. Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. O. Daftar Kelompok Harta Tetap
256
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah daftar kelompok asset, yang akan digunakan untuk mengelompokkan data asset yang tersedia berdasarkan jenis, umur dan metoda penyusutannya. Data kelompok asset dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Fixed Asset > Kelompok Harta Tetap (fasilitas fixed asset). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Kelompok Asset Ini adalah data kelompok asset yang ditampilkan dalam bentuk tabel, kolom pertama menampilkan Nama kelompok, kolom selanjutnya adalah umur dan metode penyusutan. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu kelompok asset di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Baru 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
257
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
P. Daftar Tabel Penyusutan
Ini adalah tabel yang digunakan untuk menentukan persentase penyusutan asset per tahun. Melalui form ini Anda dapat menentukan persentase penyusutan seperti yang Anda inginkan. Misalkan tahun pertama nilai asset menyusut 10%, tahun ke dua 30% dan tahun ke tiga 60%. Data tabel penyusutan dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Fixed Asset > Tabel Penyusutan (fasilitas fixed asset). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Tabel Penyusutan Kolom pertama menampilkan nama tabel penyusutan/keterangan, tabel berikutnya adalah nilai persentase penyusutan per-tahun. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, 258
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu tabel penyusutan sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat Data Baru 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. Q. Daftar Fase Proyek
259
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah daftar fase proyek, yang akan digunakan oleh data proyek untuk mencatat pos-pos biaya per tahapan proyek. Tanpa fasilitas fase proyek Anda hanya dapat mengetahui biaya dan pendapatan secara total saja tanpa mengetahui detailnya. Dengan fasilitas fase proyek Anda dapat mengetahui biaya per tahapan pengerjaan proyek secara detail, serta dapat juga membuat anggaran pendapatan dan biaya per tahapan tersebut. Data fase proyek dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Proyek > Fase Pengerjaan (fasilitas multi fase proyek). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Fase Proyek Data fase proyek ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan ID Fase, kolom ke dua Nama Fase, kolom berikutnya adalah Tipe Biaya, Kode Biaya, Tidak Aktif. Catatan : Jika Anda mengaktifkan opsi Kode Biaya, maka Anda diharuskan memilih kode biaya yang sesuai untuk fase tersebut. Lihat penjelasan tentang Daftar Kode Biaya. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu fase proyek di tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat/ Edit Data Fase Proyek 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
260
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
R. Daftar Kode Biaya
Ini adalah daftar kode biaya, yang akan digunakan oleh data fase proyek untuk membagi biayabiaya per fase proyek. Jika tidak menggunakan kode biaya Anda hanya dapat mengetahui biaya dan pendapatan secara total per fase tanpa mengetahui detailnya. Dengan fasilitas kode biaya Anda dapat mengetahui rincian biaya per fase pengerjaan. Data kode biaya dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Proyek > Kode Biaya (fasilitas multi fase proyek). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Kode Biaya Data kode biaya ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan kode biaya, kolom kedua deskripsi biaya, kolom berikutnya adalah Tipe Biaya dan status Aktif tidaknya. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 261
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu kode biaya pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Kode Biaya Baru 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
S. Daftar Status Proyek
262
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah daftar status proyek, yang digunakan oleh data proyek untuk mencatat status proyek, apakah sebuah proyek sedang dikerjakan, pending, selesai, dll. Data status proyek dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Proyek > Status Proyek (fasilitas multi fase proyek). Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Status Proyek Data status proyek ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan nama status, kolom kedua deskripsi. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu data status pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat/Edit Status Proyek 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
263
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
T. Daftar Term of Sales
Ini adalah daftar term of sales, yang digunakan oleh form penawaran harga dan sales order. Dengan fasilitas ini Anda dapat menampilkan informasi/catatan/peraturan/term pada form penawaran harga/ form sales order yang akan dicetak. Data term of sales dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Catatan Transaksi > Term of Sales Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Term of Sales Data term of sales ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan ID, kolom kedua deskripsi. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu data pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). 264
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat/Edit Data Baru 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. U. Daftar Term of Payment
Ini adalah daftar term of payment, yang digunakan oleh form permintaan penawaran harga dan purchase order. Dengan fasilitas ini Anda dapat menampilkan informasi/catatan/peraturan/term pada form permintaan penawaran harga dan purchase order yang akan dicetak. Data term of payment dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Catatan Transaksi > Term of Payment. Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Term of Payment Data term of payment ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan ID, kolom kedua deskripsi. 265
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu data pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Term of Payment 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form. V. Daftar Catatan Faktur
266
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah daftar catatan atas order atau catatan yang akan ditampilkan dalam faktur transaksi penjualan/pembelian. Dengan fasilitas ini Anda dapat menambahkan informasi/catatan/peraturan/ term pada form transaksi penjualan/pembelian yang akan dicetak. Data ini dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Catatan Transaksi > Catatan pada Faktur Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Catatan pada Faktur (Catatan atas Order) Data catatan pada faktur / catatan atas order ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan ID, kolom kedua deskripsi. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu. 2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu data pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Catatan Faktur 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
267
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
W. Daftar Catatan Retur
Ini adalah daftar catatan atas order atau catatan yang akan ditampilkan dalam faktur transaksi penjualan/pembelian. Dengan fasilitas ini Anda dapat menambahkan informasi/catatan/peraturan/ term pada form transaksi penjualan/pembelian yang akan dicetak. Data ini dapat ditampilkan melalui Menu Data Data > Catatan Transaksi > Catatan pada Faktur Klik tombol Administrasi Data untuk mengetahui cara membuat, mengedit dan menghapus data. 1. Daftar Catatan pada Faktur (Catatan atas Order) Data catatan pada faktur / catatan atas order ditampilkan dalam bentuk tabel, dimana kolom pertama menampilkan ID, kolom kedua deskripsi. Lihat penjelasan Form Daftar (List) untuk mengetahui cara mengurutkan data, mengatur lebar kolom dan menampilkan menu pembantu.
268
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Administrasi Data Tombol Baru : Untuk membuat data baru, Edit : untuk mengedit/memodifikasi data, Hapus : untuk menghapus data (klik salah satu data pada tabel sebelum mengedit atau menghapusnya). Lihat Penjelasan Tentang Form Entri Data Untuk Membuat / Edit Data Catatan Faktur 3. Tombol Update Tombol Update untuk mengupdate tampilan dengan data terbaru. 4. Tutup Form Klik tombol Selesai untuk menutup form.
269
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
BAB IV Form Entri Master Data Berikut ini adalah master data yang ditampilkan berupa form isian.
4.1 Data Nama dan Alamat
Ini adalah form untuk pengisian data nama alamat, seperti data pelanggan, supplier, karyawan dan rekan usaha/lainnya. Anda dapat menampilkan form ini melalui Daftar Nama Alamat. Informasi minimal yang wajib Anda isi untuk membuat data alamat baru adalah ID, Perusahaan dan Tipe, sedangkan yang lainnya adalah informasi penunjang yang dapat Anda isi dikemudian hari. 1. ID dan Nama Perusahaan • ID, Isi dengan nama panggilan, singkatan nama atau kode dari nama pelanggan / supplier / pelanggan. 270
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Perusahaan, Isi dengan nama perusahaan atau nama pelanggan/pemasok/karyawan, jika jenis data adalah perusahaan/company maka isi dengan nama perusahaan, jika jenis data adalah perorangan/personal maka isi dengan nama orang yang bersangkutan. • Mata Uang, Tentukan mata uang default untuk data nama ini, apakah menggunakan mata uang Rupiah, Dolar, atau yang lainnya. Jika pilihan mata uang yang Anda inginkan tidak tersedia, maka Anda dapat membuatnya terlebih dahulu melalui Daftar Mata Uang (Fasilitas multi currency). Contoh : pelanggan A adalah pelanggan asing dimana sebagian besar transaksi akan menggunakan mata uang Dolar, maka pilihlah mata uang USD. Untuk selanjutnya secara otomatis Zahir akan memilih mata uang USD untuk setiap transaksi penjualan pelanggan A tersebut, namun jika pelanggan A melakukan transaksi menggunakan mata uang Rupiah, maka Anda dapat merubah mata uang transaksi melalui form transaksi penjualan, dimana perubahan mata uang ini bersifat sementara untuk satu transaksi. 2. Informasi Pelanggan • Tipe, Pilih tipe data, apakah data nama ini adalah data pelanggan, supplier, atau yang lain. • Klasifikasi, Klik tombol bergambar mouse untuk memilih klasifikasi dari data nama ini. Fasilitas klasifikasi berguna untuk mengelompokkan pelanggan/supplier/karyawan berdasarkan hal-hal tertentu yang Anda anggap penting, misalkan klasifikasi berdasarkan wilayah geografis, gender, kelas badan hukum, atau yang lainnya. Dengan memanfaatkan fasilitas klasifikasi, Anda akan lebih mudah menganalisa kinerja pelanggan / supplier atau karyawan per masing-masing klasifikasinya, baik melalui laporan maupun grafik. • Kontak person, Isilah dengan nama penanggung jawab perusahaan atau nama yang menjadi penghubung Anda dengan perusahaan tersebut. • Jabatan, Isilah jabatan dari kontak person. • Jenis, Pilih jenis dari data nama alamat ini, apakah nama tersebut merupakan nama perusahaan atau nama perorangan. • Golongan, Klik tombol bergambar mouse untuk memilih golongan dari data nama ini. Fasilitas golongan berguna untuk mengelompokkan pelanggan/supplier/karyawan berdasarkan hal-hal tertentu yang Anda anggap penting (sebagai tambahan dari klasifikasi), seperti pembagian golongan pelanggan menjadi pelanggan grosir atau pelanggan eceran. 271
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Fasilitas golongan diperlukan sebagai syarat penentuan discount dan harga jual otomatis berdasarkan golongan pelanggan, yang ditentukan di data barang. Fasilitas golongan juga diperlukan dalam penentuan komisi salesman. • NPWP, Isilah dengan nomor pokok wajib pajak dari pelanggan/supplier, berguna untuk pencetakan faktur pajak penjualan. • Batas kredit, Sebagai informasi berapa maksimum nilai total piutang pelanggan yang berasal dari penjualan kredit. Dengan mengisi nilai batas kredit, Zahir secara otomatis menolak posting transaksi penjualan kredit jika transaksi tersebut menyebabkan total nilai piutang usaha dari pelanggan melebihi batas yang ditentukan.
Catatan : untuk supplier, nilai batas kredit hanya bersifat sebagai informasi saja dan tidak mempengaruhi transaksi pembelian.
3. Detail Pelanggan • Telpon 1, Isilah dengan nomor telpon ke-1. • Telpon 2, Isilah dengan nomor telpon ke-2. • Fax, Isilah dengan nomor faximile • Hp, Isi dengan nomor handphone/mobilephone. • Email, Isilah dengan alamat email • Website, Isilah dengan alamat di website (situs internet). 4. Tab Halaman Klik tab Alamat dan Catatan untuk mengisi informasi alamat dan memberikan catatan, klik tab Umum untuk kembali ke halaman depan seperti yang tampil pada gambar diatas. Lihat informasi tentang Alamat, Foto dan Catatan untuk mengisi alamat, foto dan catatan. 5. Tombol Baru Klik tombol ini untuk membuat data nama alamat baru, tanpa perlu menutup form.
272
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Data yang baru saja Anda buat akan secara otomatis direkam jika tombol ini ditekan.
6. Batal - Rekam Klik tombol Rekam untuk merekam data, dan klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan atau perubahan data. 7. Term of Payment Berguna untuk menginformasikan aturan pembayaran kepada pelanggan, yaitu; Anda akan memberikan discount kepada pelanggan sebesar Discount Awal jika pelanggan membayar piutang selama Hari Discount dan menarik denda sebesar Denda Keterlambatan jika pembayaran dilakukan diatas Hari Jatuh Tempo. Contoh : Term 2% 5 Net 30 : • Hari Discount : 5 • Discount Awal : 2% • Hari Jatuh Tempo : 30 Hari • Denda Keterlambatan : 2% Artinya Anda akan memberikan discount sebesar 2% jika pembayaran dilakukan dalam 5 hari setelah transaksi dan akan menarik denda 2% jika pembayaran dilakukan diatas 30 hari.
Catatan : Nilai yang Anda tentukan disini merupakan nilai default, dimana nilai tersebut secara otomatis digunakan oleh transaksi penjualan/pembelian setiap Anda memilih pelanggan/supplier, namun Anda tetap dapat mengganti nilai-nilai tersebut melalui transaksi penjualan/pembelian, dimana perubahan tersebut bersifat sementara yaitu berlaku hanya untuk satu transaksi saja.
273
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Alamat, Foto dan Catatan
1. Alamat Kantor Isilah dengan alamat dari pelanggan / supplier / karyawan. 2. Alamat Pengiriman Isilah dengan alamat pengiriman barang. Tips : Klik tombol kecil di kanan alamat pengiriman untuk meng-copy alamat kantor jika alamat kantor dan alamat pengiriman sama. 3. Foto Klik tombol Pilih Gambar untuk memilih file foto dari data ini. Klik tombol Hapus untuk menghapus foto yang ada. 274
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Kontak Person Tambahan Isilah dengan kontak person lain, jika kontak person perusahaan ini lebih dari satu. 5. Tab Ganti Halaman Klik tab Alamat dan Catatan untuk mengisi informasi alamat dan memberikan catatan, klik tab Umum untuk kembali ke halaman depan seperti yang tampil pada gambar diatas. 6. Catatan Isi dengan catatan atas data ini jika diperlukan. 7. Navigasi Data Klik tombol-tombol ini untuk navigasi data, menuju data paling awal, data sebelumnya, data selanjutnya dan data paling akhir.
Catatan : Data yang baru Anda buat secara otomatis direkam jika Anda menggunakan tombol navigasi ini.
8. Tombol Membuat Data Baru Klik tombol ini untuk membuat data nama alamat baru, tanpa perlu menutup form.
Catatan : Data yang baru Anda buat secara otomatis direkam jika Anda menggunakan tombol ini.
9. Tombol Rekam Batal Klik tombol Rekam untuk merekam data, dan klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan atau perubahan data.
275
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.2 Data Rekening Perkiraan
Ini adalah tampilan form isian data rekening perkiraan. Anda dapat menampilkan form ini melalui Daftar Rekening. Untuk membuat data rekening perkiraan diperlukan informasi Klasifikasi rekening, Kode dan Nama Rekening. Aktifkan opsi Kas / Bank jika rekening tersebut merupakan rekening kas atau rekening bank. Lihat penjelasan tentang Definisi Akuntansi, Rekening dan Jurnal untuk mengetahui tentang apa itu rekening perkiraan. 1. Klasifikasi Rekening Tentukan klasifikasi dari rekening yang akan Anda buat, apakah merupakan kelompok bank, piutang, persediaan, atau lainnya. Tips : Anda dapat menambah/mengedit klasifikasi rekening melalui Menu Aplikasi > Setting > Klasifikasi Akun. 276
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Kode Rekening Isilah dengan Kode dari rekening menggunakan angka/bilangan (seperti pada contoh diatas).
Tips : • Saat mengisi kode tidak perlu memasukan tanda pemisah apapun, cukup ketik angka secara langsung. • Zahir secara otomatis mengisi kode sesuai dengan klasifikasi yang Anda pilih, namun Anda dapat menggantinya jika diperlukan. • Jumlah digit dan format kode rekening dapat ditentukan melalui Menu aplikasi > Setting > Setup Program.
3. Nama Rekening Isilah dengan nama rekening yang Anda inginkan. 4. Tipe Rekening Beri tanda centang pada check box ini jika rekening ini merupakan rekening kas atau rekening bank.
Tips : Opsi ini penting diperhatikan agar seluruh rekening kas/bank dapat tampil pada form transaksi kas masuk atau kas keluar.
5. Status Aktif/Tidak Beri tanda centang pada opsi ini jika rekening ini tidak lagi digunakan dalam transaksitransaksi. 6. Tombol Nama Alias Klik tombol ini untuk menampilkan nama lain dari nama rekening (nama alias). Tombol ini tersedia jika Anda memiliki fasilitas Nama Alias Rekening. 7. Departemen Rekening Pilih kode departemen jika rekening ini akan digunakan untuk suatu departemen tertentu saja. (fasilitas departemen costing). 8. Tombol Baru Klik tombol ini untuk membuat data rekening perkiraan yang baru, tanpa perlu menutup form.
277
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Data yang baru saja Anda buat akan secara otomatis direkam jika tombol ini ditekan. 9. Tombol Data Bank Klik tombol ini untuk mengisi informasi secara lengkap tentang bank dimana rekening ini berada. Lihat informasi lebih lengkap pada topik Form Data Bank. 10. Navigasi Data Klik tombol-tombol ini untuk navigasi data, menuju data paling awal, data sebelumnya, data selanjutnya dan data paling akhir.
Catatan : Data yang baru Anda buat secara otomatis direkam jika Anda menggunakan tombol navigasi ini.
11. Tombol Batal - Rekam Klik tombol Rekam untuk merekam data, dan klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan atau perubahan data.
278
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Data Bank
Ini adalah form isian data bank yang dapat ditampilkan melalui form Data Rekening Perkiraan 1. Nomor Rekening Bank Isilah dengan nomor rekening bank yang tercetak pada buku tabungan atau buku cek. 2. Alamat Bank, Kota dan Kode Pos Isi dengan alamat Bank, Kota dan Kode Pos untuk keperluan surat menyurat dengan bank. 3. Nomor Telpon Bank Nomor telpon bank. 4. Kontak Person Nama kontak person yang biasa Anda hubungi di bank yang bersangkutan. 5. Nomor Phone Banking Nomor telpon yang dapat dihubungi untuk menanyakan saldo bank. 6. Nomor Fax Nomor Fax dari bank. 279
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
7. Tombol Rekam Batal Klik tombol Rekam untuk merekam data, dan klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan atau perubahan data.
4.3 Data Barang - Persediaan
Ini adalah tampilan form isian data barang. Untuk membuat data barang baru Anda diharuskan mengisi Kode Barang dan Deskripsi, informasi lainnya dapat diisi sesuai dengan kebutuhan dan fasilitas Zahir yang Anda miliki.
Catatan : Gambar diatas merupakan Form data barang dari Zahir Enterprise, tampilan ini mungkin berbeda dengan edisi yang Anda miliki.
280
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Informasi Produk • Kode barang, Isilah dengan Kode dari persediaan / barang yang akan dibuatkan datanya. (Wajib diisi) 2. Deskripsi Produk • Deskripsi, Diisi dengan deskripsi barang. 3. Kelompok Barang • Kelompok barang, klik segitiga disebelah kanan untuk menentukan kelompok atau jenis produk tersebut. 4. Satuan Dasar • Satuan dasar, Diisi dengan satuan dari barang. Disebut dengan satuan dasar karena satuan apapun yang digunakan dalam transaksi barang masuk dan keluar akan dikonversi menjadi satuan ini. Lihat penjelasan tentang Daftar Satuan Pengukuran untuk membuat satuan baru 5. Jenis Produk • Pakai no serial, beri tanda check mark jika produk tersebut menggunakan nomor seri, misalnya produk handphone menggunakan IMEI sebagai nomor serinya. • Pakai Lot, beri tanda check mark jika anda ingin menggunakan fasilitas expire date untuk produk tersebut. • Konsinyasi, beri tanda check mark jika data barang tersebut merupakan produk konsinyasi. • Tidak aktif, Beri tanda check mark bila data barang sudah tidak aktif dan tidak dipakai lagi dalam transaksi. • Produk musiman, Beri tanda checkmark bila data barang adalah produk musiman, digunakan untuk manajemen inventory. 6. Satuan Laporan • Satuan Laporan, Diisi dengan satuan yang akan ditampilkan dalam laporan-laporan. Satuan apapun yang digunakan dalam transaksi baik untuk transaksi barang masuk atau barang keluar akan dikonversi kedalam satuan ini jika ditampilkan laporan. Lihat penjelasan tentang Daftar Satuan Pengukuran untuk membuat satuan baru.
281
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
7. Group Dan Alias • Group, Diisi dengan group yang tekait dengan data barang. Pilihlah kelompok barang yang diinginkan dengan cara mengklik tombol pencarian data yang ada disebelah kanan (gambar mouse). • Kode alias, kode alias diisi jika anda ingin menggunakan kode alias untuk produk tersebut. • Nama alias, nama alias diisi jika anda ingin menggunakan nama alias untuk produk tersebut. 8. Informasi Produk • Dalam stock, berisi keterangan jumlah stock produk tersebut di gudang. • Telah dipesan ke supplier, berisi jumlah yang telah dipesan kepada supplier, jumlah pesanan tersebut mengacu kepada purchase order yang telah dibuat untuk produk tersebut. • Telah dipesan pelanggan, berisi jumlah yang telah dipesan oleh pelanggan, jumlah pesanan tersebut mengacu kepada sales order yang telah dibuat untuk produk tersebut. • Stock minimal, Jumlah stok minimal yang diperkenankan, nilai ini berguna untuk acuan dalam management persediaan dalam pembuatan order pembelian secara otomatis. • Minimal Pesanan, jumlah minimal pesanan kepada supplier. • Proyeksi penjualan, Diisi dengan estimasi jumlah barang yang terjual. • Harga beli satuan, merupakan informasi harga beli terakhir dari produk tersebut. • Harga jual satuan, tentukan harga jual untuk produk tersebut, sehingga ketika produk tersebut dijual maka harga jual akan tampil secara otomatis. • Harga pokok satuan, informasi harga pokok terakhir dari produk yang bersangkutan sesuai dengan metode persediaan yang digunakan (FIFO, LIFO, Average). • Gudang utama, Diisi dengan tempat gudang utama. Klik tombol pencarian di sebelah kanan untuk memilih lokasi gudang. • Supplier utama, Diisi dengan supplier utama dimana anda melakukan pembelian utuk produk tersebut. • Waktu pengiriman (hari), Jumlah maksimal waktu pengiriman yang diperkenankan.
282
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Pajak pembelian, tentukan pajak beli untuk produk tersebut, sehingga ketika ada transaksi pembelian atas produk tersebut maka nilai pajak akan terisi secara otomatis. • Pajak penjualan, tentukan pajak jual untuk produk tersebut, sehingga ketika ada transaksi penjualan atas produk tersebut maka nilai pajak akan terisi secara otomatis. • Departemen, diisi dengan departemen dimana produk tersebut digunakan. 9. Tab Halaman Halaman yang digunakan untuk mengisi informasi mengenai Data Persediaan tentang Kode Akun dan HPP, serta info lainnya. 10. Tombol Baru dan Autobuild Klik tombol Baru untuk membuat data baru. Tombol Auto Build digunakan jika suatu barang/persediaan yang dalam pembuatannya memerlukan banyak barang/persediaan lain sebagai komponen penyusunnya. Dengan mengisi beberapa informasi yang diperlukan, Zahir Accounting Enterprise akan membuat Jurnal Pemindahan Barang secara otomatis. Lihat jendela Auto Build berikut 11. Tombol Rekam Batal Klik Batal untuk membatalkan isian data. Jika isian telah benar, klik Rekam untuk menyimpan. Kode Akun & HPP
283
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Penentuan link akun pada tab halaman kode akun dan hpp berfungsi untuk penentuan jurnal persediaan secara otomatis. Misalnya anda mencatat transaksi penjualan atas produk yang bersangkutan, maka ketika anda melakukan posting transaksi penjualan tersebut jurnal penyesuaian untuk persediaan akan otomatis terbentuk, dengan acuan akun yang ada pada kotak penjualan akan dijadikan pada jurnal akun pada posisi kredit dan acuan akun pada kotak harga pokok yang akan dijadikan acuan pada jurnal akun di posisi debetnya. 1. Sifat Persediaan Aktifkan opsi cawang pada kotak sesuai dengan sifat persediaan dari produk tersebut. • Disimpan : Aktifkan tanda centang pada kotak disimpan jika produk tersebut disimpan di gudang penyimpanan, dan anda membutuhkan infomasi atas jumlah stok dari produk tersebut. Jika opsi ini diaktifkan maka produk tersebut dapat diketahui mutasinya. Anda dapat melihat berapa jumlah produk yang diterima, produk yang dikeluarkan, dan stok akhir dari produk yang bersangkutan • Dibeli : Aktifkan tanda centang pada kotak dibeli, jika produk tersebut diperoleh atau dibeli dari pihak lain (vendor), sehingga nantinya ketika terjadi transaksi pembelian maka produk tersebut dapat tampil pada list produk yang akan dibeli. • Dijual : Aktifkan tanda centang pada kotak dijual, jika produk tersebut dijual kepada pihak lain (pelanggan) 2. Kode Akun • Harga Pokok, kode akun yang tertera pada kotak harga pokok akan dijadikan acuan untuk jurnal otomatis ketika terjadi transaksi penjualan. akun tersebut akan dijadikan acuan untuk jurnal penyesuaian persediaan pada saat terjadi penjualan produk. • Penjualan, kode akun yang tertera pada kotak penjualan akan dijadikan acuan sebagai kode akun pendapatan / penjualan pada transaksi penjualan yang diposting. Ketika transaksi penjualan di posting, maka akun pendapatan tersebut akan dijadikan acuan untuk jurnal akun pada posisi kredit. • Persediaan, kode akun yang tertera pada kotak persediaan akan dijadikan acuan untuk transaksi yang melibatkan akun persediaan tersebut seperti pada transaksi penjualan, pembelian, penyesuaian persediaan, retur, dan pemindahan barang. • Retur Penjualan, kode akun yang tertera pada kotak retur penjualan akan dijadikan acuan untuk transaksi retur penjualan, sehingga ketika terjadi transaksi retur maka akun tersebut akan dijadikan sebagai jurnal akun pada posisi debet.
284
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Produk Multi Price
1. Daftar Harga Jual Pergolongan Pelanggan Pada bagian ini merupakan daftar harga jual dari masing-masing pelanggan berdasarkan syarat banyak nya jumlah produk yang dibeli dan berdasarkan golongan pelanggan. Anda harus menentukan terlebih dahulu harga jual standar untuk dijadikan acuan penentuan harga jual dari masing-masing gologan pelanggan, anda bisa menentukan persentase mark up dari harga jual produk berdasarkan metode harga yang dipilih. Contoh : Perusahaan membedakan harga jual produk antara pelanggan dengan golongan umum dan pelanggan dengan golongan agen. 2. Data Golongan Tombol data golongan digunakan untuk membuat data golongan pelanggan baru yang akan dijadikan acuan untuk penentuan harga jual pergolongan pelanggan. 3. Baru - Hapus Klik tombol baru untuk menentukan harga jual per golongan pelanggan, ketentuan jumlah produk yang dibeli, satuan dan persentase mark up harga jual. 4. Metoda Harga Tentukan metoda perhitungan mark up harga jual sesuai dengan kebijakan perusahaan. 5. Tab Halaman Tab halaman, gunakan tab halaman untuk berpindah ke halaman untuk mengisi info lainnya. 285
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Produk Multi Discount
1. Daftar Discount Penjualan Per Golongan Pelanggan Bagian ini merupakan daftar discount penjualan sesuai dengan golongan pelanggan dan jumlah produk yang dibeli. 2. Data Golongan Pelanggan Klik tombol golongan untuk menentukan golongan pelanggan. 3. Baru - Hapus Klik tombol baru untuk menambahkan informasi discout untuk masing-masing golongan pelanggan yang sudah ditentukan sesuai dengan banyaknya jumlah barang yang dibeli. Klik tombol Hapus untuk menghapus data discount per golongan pelanggan. 4. Tab Halaman Tab halaman, gunakan tab halaman untuk berpindah ke halaman untuk mengisi info lainnya.
286
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pajak Produk
1. Pajak Produk Pajak Beli digunakan untuk menentukan pajak dari produk yang bersangkutan jika transaksi dikenakan lebih dari satu pajak untuk pembelian produk tersebut. Misalnya untuk pembelian produk tersebut dikenakan dua jenis pajak misalnya PPn dan PPh 23. Maka pada bagian ini anda dapat menentukan pajak beli 1 dan pajak beli 2 nya untuk PPn dan PPh 23, sehingga pada saat ada pembelian untuk produk ini, pajak akan otomatis disertakan dalam pembelian produk ini. Pajak Jual digunakan untuk menentukan pajak dari produk yang bersangkutan jika transaksi dikenakan lebih dari satu pajak untuk penjualan produk tersebut. Misalnya untuk penjualan produk tersebut dikenakan dua jenis pajak misalnya PPn dan PPh 23. Maka pada bagian ini anda dapat menentukan pajak jual 1 dan pajak jual 2 nya untuk PPn dan PPh 23, sehingga pada saat ada penjualan untuk produk ini, pajak akan otomatis disertakan dalam penjualan produk ini. 2. Data Pajak Klik data pajak untuk menampilkan data pajak, dengan menu ini anda bisa mengedit atau menambahkan data pajak sesuai dengan kebutuhan.
287
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Info Lain
1. Dimensi Produk Masukkan informasi detail dimensi produk jika dibutuhkan, informasi dimensi ini juga dapat dijadikan acuan perhitungan metode konversi satuan produk pada menu data-data > data satuan pengukuran (cat. jika anda mempunyai fasilitas multi satuan). 2. Keterangan Produk Masukkan informasi detail data produk jika dibutuhkan, seperti spesifikasi produk dan informasi lainnya yang dibutuhkan. Pengisian informasi keterangan produk akan bermanfaat jika anda menggunakan zahir Point of Sales, sehingga pada display produk akan terdapat keterangan lengkap atas produk yang dijual, ini berguna sebagai media informasi bagi pihak yang membutuhkan, seperti pelanggan atau salesman.
288
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Gambar Produk
1. Gambar Produk Pada bagian ini akan tampil gambar produk jika anda sudah memilih gambar atas produk yang bersangkutan. 2. Pilih Gambar Pilih gambar produk yang sesuai, dan tentukan letak lokasi penyimpanan file image (gambar produk) dengan format bmp atau jpeg. Sesuaikan resolusi dari gambar tersebut sehingga tampil dengan baik pada area gambar produk. 3. Hapus Gambar Klik tombol Hapus Gambar untuk menghapus gambar produk yang sudah ada.
289
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Informasi Menyusun Produk Otomatis
1. Jumlah Produksi Diisi dengan jumlah produksi dari barang/persediaan induk (istilah induk digunakan untuk membedakan antara barang yang akan dibuat dengan barang penyusun) 2. Kolom Isian • Kode: diisi dengan kode barang penyusun. Tekan Enter disini untuk menampilkan Jendela Pencarian Data. • Jumlah: diisi dnegan jumlah barang penyusun yang diperlukan untuk memproduksi barang induk sejumlah yang telah ditentukan pada field “Jumlah Produksi”. • Tetap: menunjukkan jumlah barang penyusun akan tetap/ tidak mengikuti jumlah barang induk. Isilah dengan huruf “x” jika tetap (Anda dapat mengetikkan huruf x kecil di kolom ini atau dengan meng-klik satu kali tombol kiri mouse saat panas mouse berada di kolom ini). 290
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Selesai Tekan tombol Selesai jika selesai. 4. Hapus Baris Untuk menghapus satu baris barang penyusun, tekan tombol Hapus Baris ketika kursor berada pada baris yang ingin dihapus.
4.4 Data Satuan Pengukuran
Ini adalah form untuk membuat data satuan pengukuran. Melalui form ini Anda dapat menentukan kode satuan, nama satuan dan formula untuk konversi satuan secara otomatis.
291
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : • Formula atau Konversi satuan akan memudahkan input transaksi yang menggunakan berbagai satuan tanpa harus mengkonversinya secara manual. Misalkan Anda membeli barang dalam satuan Box dan menjualnya dalam satuan lusin, maka Zahir akan secara otomatis menghitung berapa pieces barang tersebut berdasarkan formula yang telah Anda tentukan pada form ini. • Fasilitas formula konversi satuan hanya tersedia jika Zahir yang Anda miliki memiliki fasilitas multi satuan. Jika fasiltias multi satuan tidak ada, maka Anda hanya dapat menggunakan satuan tersebut sebagai satuan dasar.
1. Data Satuan • Kode satuan, Isilah dengan singkatan dari satuan, misalkan Kg, M, cm, dan seterusnya.. • Nama satuan, Isilah dengan nama lengkap dari satuan, misalkan Meter, Kilo Gram, Centi Meter, dan seterusnya... • Unit dasar, - Beri centang pada opsi ini jika satuan tersebut merupakan satuan dasar,seperti meter, gram, pcs, dan seterusnya... • Jangan beri centang jika satuan tersebut merupakan satuan turunan, seperti : centi meter, kilo meter, kilo gram, lusin, kodi, dan seterusnya... Jika opsi tersebut tidak dicentang, maka Anda dapat menentukan formula dari satuan tersebut dengan membuka tab Konversi Satuan. • Keterangan, Isilah dengan keterangan dari satuan disini. Sebagai informasi / catatan. 2. Batal - Rekam Klik tombol Rekam untuk merekam data, dan klik tombol Batal untuk membatalkan pembuatan atau perubahan data. 3. Navigasi Data Klik tombol-tombol ini untuk navigasi data, menuju data paling awal, data sebelumnya, data selanjutnya dan data paling akhir.
292
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Data yang baru Anda buat secara otomatis direkam jika Anda menggunakan tombol navigasi ini.
4. Tombol Baru Klik tombol ini untuk membuat data satuan yang baru baru, tanpa perlu menutup form. Catatan : Data yang baru saja Anda buat akan secara otomatis direkam jika tombol ini ditekan.
4.5 Konversi Unit
293
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form ini digunakan untuk menentukan konversi satuan ke satuan terkecil (satuan dasar). Misalnya 1 Lusin = 12 Pcs 1 Meter = 100 cm 1 Kg = 1 Gram dan seterusnya... Konversi unit akan dijadikan acuan untuk penghitungan satuan yang berhubungan untuk produk yang menggunakan satuan pengukuran tersebut. Konversi unit juga akan dijadikan acuan sebagai satuan laporan. 1. Konversi Tentukan konversi satuan kedalam satuan dasarnya. Misalnya 1 Dus = 12 Pcs 1 Karton = 6 Pcs dan seterusnya... 2. Metode Konversi Tentukan metode konversi satuan : Tidak tergantung dimensi, perhitungan konversi tidak dipengaruhi oleh dimensi atau ukuran produk yang bersangkutan. Dikali Dimensi, perhitungan konversi akan dikalikan juga dengan dimensi atau ukuran produk. Dikali Dimensi, perhitungan konversi akan dibagi dengan dimensi atau ukuran produk.
Catatan : Anda dapat memasukkan dimensi atau ukuran produk pada bagian info lain di data produk
3. Batal - Rekam Klik tombol Batal untuk membatalkan pencatatan konversi unit. Klik Rekam untuk menyimpan data konversi unit.
294
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.6 Data Proyek
Fasilitas Data Proyek dari Zahir Accounting Enterprise merupakan suatu fasilitas unggulan, dimana setiap transaksi jurnal dapat mengalokasikan pendapatan atau biaya yang timbul ke dalam sebuah proyek dengan sangat rinci, sehingga Anda dapat melakukan analisa laba-rugi proyek dan analisaanalisa lainnya dengan lengkap. Pengalokasian pendapatan dan biaya proyek bermanfaat untuk jenis usaha manufaktur baik yang menghasilkan produk sesuai pesanan ataupun produk masal dan jenis usaha jasa yang mengerjakan banyak proyek ataupun perusahaan kontrktor yang mempunyai banyak proyek. 1. Data proyek • No, Isilah dengan nomor atau kode proyek, nomor atau kode proyek ini akan digunakan sebagai referensi saat pemilihan data proyek pada saat menginput transaksi. • Nama Proyek, Isilah dengan Nama Proyek 295
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Pemesan, Isilah dengan nama pemesan. Klik tombol bergambar mouse untuk memilih data pelanggan. • Manajer Proyek, Diisi dengan nama Manajer Proyek. Klik gambar mouse untuk memilih nama Person In Charge. • Jenis Proyek, Tanda check mark pada box job order berarti proyek berdasarkan pesanan. • Tidak aktif, Tanda check mark pada box berarti proyek tidak aktif dan akan hilang dari daftar proyek. • No Job Order, Diisi dengan no job order. Umumnya sama dengan nomor pemesanan/job order / nomor invoice, biarkan kosong jika bukan proyek pesanan • Tgl Order, Diisi dengan tanggal pemesanan. Klik gambar kalender untuk menentukan tanggal pemesanan. • Tgl Delivery, Diisi dengan tanggal pengiriman order. Klik gambar kalender untuk menentukan tanggal. • Status, Klik tanda mouse untuk memilih status order; Not Started, In Progress, Finished, atau Pending • Kontak, Diisi dengan nama personel yang bertanggung jawab terhadap proyek. • Cekmark Menggunakan Fase, Beri tanda check mark pada box, menunjukkan tahapantahapan proyek. • % Selesai, Klik tombol navigasi untuk menentukan prosentase penyelesaian order. • Tombol Lengkap, Klik tombol Lengkap untuk membuka jendela Deskripsi, Estimasi Biaya, Job Costing. Lihat Deskripsi, Estimasi Biaya, Job Costing 2. Batal - Rekam Klik Rekam untuk menyimpan data/ informasi proyek. Klik Batal untuk membatalkannya. 3. Navigasi Data Klik tombol navigasi untuk membuka data proyek sebelum atau sesudahnya 4. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuka/ membuat data proyek baru. 296
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Deskripsi
Tab Deskripsi berisi ringkasan informasi dan deskripsi data proyek. Estimasi Biaya
Tab Estimasi Biaya diisi dengan anggaran biaya yang akan dikeluarkan untuk proyek terkait. Job Costing
Job Costing adalah realisasi biaya dari proyek terkait. Job Costing secara otomatis akan dibuat pada saat input transaksi. 297
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.7 Harta Tetap (Fixed Asset)
Fasilitas Harta Tetap bermanfaat untuk mengelola harta tetap yang dimiliki perusahaan Anda dan membantu dalam penghitungan beban penyusutan perbulan, akumulasi beban, dan nilai buku. 1. Data Harta Tetap • Nama, Diisi dengan nama aktiva tetap. • Kelompok, Diisi dengan kategori/kelompok barang. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih jenis kelompok asset. • No. #, Diisi dengan nomor referensi /kode asset. Contoh menunjukkan diisi dengan nomor plat kendaraan. • Departemen, Diisi dengan nama departemen dimana kelompok barang tersebut berada. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih departemen. 298
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tanggal Beli, Diisi dengan tanggal pembelian barang. Klik gambar kalender disebelah kanan kolom untuk menentukan tanggal pembelian. • Harga Beli, Diisi dengan harga pembelian aktiva tetap tersebut. • Nilai Residu, Diisi dengan nilai sisa/nilai harga jual setelah umur ekonomis habis. • Umur Ekonomis, Diisi dengan umur manfaat suatu aktiva tetap. • Lokasi, Diisi dengan lokasi harta tetap berada (tidak harus diisi). • kumulasi Beban, Diisi dengan nilai beban penyusutan selama periode aktiva digunakan. • Beban Per Tahun Ini, Diisi dengan beban penyusutan yg dibebankan dalam masa periode tahun akuntansi. • Terhitung Tanggal, Diisi dengan tanggal dimana aktiva pertama kali digunakan/dibeli. • Nilai Buku, Nilai aktiva tetap setelah dikurangi dengan akumulasi penyusutan. • Beban Perbulan, Diisi dengan biaya akumulasi penyusutan pada bulan periode akuntansi berjalan. • Opsi Tanggal Perolehan diatas tanggal 15 dibebankan pada bulan berikutnya, Beri tanda check mark bila tanggal perolehan aktiva tetap setelah tanggal 15, maka beban penyusutannya akan dibebankan pada bulan berikutnya. 2. Metoda Penyusutan • Metoda, Klik panah kebawah untuk menampilkan daftar metode penyusutan yang tersedia. • Tabel, Bagian ini akan aktif jika metode penyusutan yang dipilih adalah “dari tabel penyusutan”. • Tanggal Pensiun, Diisi dengan tanggal dimana suatu harta telah dipensiunkan (tidak dipakai lagi atau telah dijual). Klik gambar kalender disebelah kanan kolom untuk menentukan tanggal. 3. Kode akun • Asset (Harta), Diisi dengan kode akun harta tetap. Klik gambar mouse di sebelah kanan kolom untuk memilih kode akun. • Akumulasi Depresiasi, Kode Akun untuk akumulasi penyusutan harta tetap. Klik gambar mouse 299
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
disebelah kanan kolom untuk memilih kode akun. • Depresiasi, Kode Akun untuk biaya penyusutan harta tetap. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih Kode Akun. 4. Navigasi Data Gunakan tombol navigasi data untuk berpindah dari data setiap aktiva tetap yang telah diinput. 6. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat data kelompok harta tetap baru. Isilah semua data yang diperlukan sampai umur ekonomis. Klik tombol Hitung sehingga program otomatis menghitung akumulasi beban, beban tahun ini, nilai buku dan beban perbulan. 7. Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk menyimpan data.
4.8 Data Pajak
300
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Zahir Accounting menyediakan fasilitas Multi Pajak untuk mendukung perusahaan yang mempunyai beberapa macam pajak yang diperlukan. Untuk membuat data pajak klik Data- Data > Pajak > Data Pajak, sehingga muncul jendela Daftar pajak. Klik tombol Baru untuk membuat data pajak baru. 1. Data Pajak • Kode, Diisi dengan nomor kode pajak yang ingin dibuat • Pajak, Diisi dengan nama pajak yang ingin dibuat • Persentase, Diisi dengan jumlah persentase pajak tersebut yang akan mempengaruhi transaksi. Biasanya sudah diatur oleh ketentuan pajak. • Akun Beli, Diisi dengan Daftar Akun yang diperlukan pada saat transaksi pembelian untuk Daftar Akun pajak yang sedang dibuat. Klik tombol pencarian data (gambar mouse) disebelah kanan untuk mencari Daftar Akun yang sesuai. • Akun Jual, Diisi dengan Daftar Akun yang diperlukan pada saat transaksi penjualan untuk Daftar Akun pajak yang sedang dibuat. Klik tombol pencarian data (gambar mouse) disebelah kanan untuk mencari Daftar Akun yang sesuai. • Keterangan, Diisi dengan keterangan yang terkait dengan data pajak. 2. Batal - Rekam Klik tombol Rekam untuk menyimpan data pajak yang sudah dibuat. Klik Batal untuk membatalkannya. 3. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat Data Pajak baru. Tips: Anda dapat membuat data pajak lebih dari satu dan bisa digunakan bersamaan di satu transaksi.
301
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.9 Data Mata Uang
• Kode Mata Uang secara otomatis akan muncul pada saat meng-klik kanan kode mata uang di Daftar Kurs Mata Uang, lihat Form Daftar Data-Data>Daftar Mata Uang. • Nama Mata Uang juga secara otomatis ditampilkan, namun Anda dapat merubah/ memodifikasinya. • Simbol secara otomatis ditampilkan, namun Anda dapat merubah /memodifikasinya. • Kurs Tukar secara otomatis akan ditampilkan. Untuk mengedit kurs mata uang klik edit > Set Nilai Kurs sehingga muncul Jendela Input Nilai Kurs. • Tekan Rekam untuk menyimpan isian yang benar, tekan Batal untuk membatalkannya. 1. Data Mata Uang • Kode Mata Uang, Diisi dengan kode mata uang asing. Lihat Form Daftar Data-Data>Daftar Mata Uang. Untuk mengedit kurs mata uang klik Edit > Set Nilai Kurs sehingga muncul Jendela Input Nilai Kurs. • Nama Mata Uang, Diisi dengan nama mata uang. • Simbol, Diisi dengan simbol mata uang. • Kurs Tukar, Kurs tukar terakhir dari mata uang. • Per Tanggal, Tanggal acuan perubahan kurs. 302
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Input Nilai Kurs
• Kode Mata Uang: diisi dengan kode mata uang yang dikonversi • Tanggal: diisi dengan tanggal update kurs terbaru. Klik gambar kalender di sebelah kanan kolom untuk menentukan tanggal • Nilai : diisi dengan nilai tukar mata uang • Batal: di klik untuk membatalkan isian • Rekam: jika isian telah benar, klik Rekam untuk menyimpannya. Akun Penting
Pilihlah Daftar Akun perkiraan yang diperlukan dengan meng-klik tombol pencarian data disebelah kanan (gambar mouse). Pastikan semua Daftar Akun yang diperlukan sudah dipilih Daftar akunnya masing-masing. Klik tombol Rekam bila semuanya sudah diinput. 303
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.10 Data Golongan Untuk Komisi Penjualan
Untuk membuat Data Golongan Untuk Komisi Penjualan di Jendela Komisi Penjualan, tekan tombol Baru pada Jendela Golongan. 1. ID • ID diisi dengan dengan kode Sales 2. Golongan • Golongan diisi dengan nama sales terkait 3. Komisi a • Komisi diisi dengan prosentase komisi yang ditentukan 4. Keterangan Keterangan diisi dengan penjelasan mengenai informasi terkait. 5. Tombol Batal - Rekam Tekan tombol Batal untuk membatalkan isian, atau tekan Rekam untuk menyimpan.
304
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.11 Data Klasifikasi Alamat
Untuk membuat data departemen baru, tekan tombol Baru pada jendela Daftar Departemen. Perhatian: Anda tidak boleh merubah data departemen 0 yang ada di Program Zahir. Jika ingin membuat baru, tekanlah menu baru pada data departemen. Tekan tombol Edit pada Jendela Daftar Departemen atau Tombol Pencarian Data Departemen pada jendela lainnya yang tersedia untuk departemen yang akan direvisi. Tekan tombol Hapus pada Jendela Daftar Departemen untuk menghapus data departemen yang akan dihapus. Perhatian: Anda tidak dapat menghapus data departemen yang terkait dengan data lainnya. 1. Klasifikasi Alamat • Klasifikasi, Diisi dengan klasifikasi Alamat • Keterangan, Diisi dengan keterangan terkait dengan klasifikasi Alamat 305
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Term of Payment • Hari Discount, diisi dengan jumlah hari batas pemberian potongan / discount. • Hari Jatuh Tempo, Diisi dengan hari jatuh tempo pembayaran. • Discount Awal, Diisi dengan prosentase discount di awal. • Denda Keterlambatan, Diisi dengan prosentase denda keterlambatan pembayaran. 3. Batal - Rekam Jika data yang telah diisikan benar, klik Rekam untuk menyimpannya,atau klik Batal untuk membatalkannya.
4.12 Data Kelompok Barang
306
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Klik tombol Baru untuk membuat data kelompok baru, tombol Edit untuk merubah data yang sudah ada, dan tombol Hapus bila data yang ada tidak dipakai lagi. Berikut bila tombol Edit di klik. 1. Kelompok Barang • Kelompok Barang, diisi dengan nama untuk kelompok barang yang diinginkan. • Gudang, diisi dengan nama gudang penyimpanan barang. • Departemen, diisi dengan nama departemen dimana kelompok barang berada. Klik gambar mouse disebelah kanan untuk memilih nama departemen. 2. Sifat Persediaan • Disimpan, Beri tanda check mark bila barang tersebut dikelola dalam gudang persediaan (barang tidak langsung dijual atau digunakan). • Dibeli, Beri tanda check mark jika barang dibeli dari luar dan bukan merupakan produksi internal perusahaan. • Dijual, Beri tanda check mark jika barang akan dijual kepada pelanggan. 3. Sistem Persediaan • Average Costing, Sistem Persediaan akan menentukan bentuk HPP di Kartu Stok. Beri tanda check mark jika penentuan harga pokok menggunakan harga rata-rata dari barang yang tersisa di gudang. • FIFO Costing, Beri tanda check mark jika penentuan harga pokok ditentukan berdasarkan harga barang yang pertama kali masuk gudang/pertama dibeli hingga yang paling akhir masuk. • LIFO Costing, Beri tanda check mark jika harga pokok barang ditentukan berdasarkan harga barang yang paling akhir masuk dalam gudang/dibeli, hingga yang paling pertama masuk. 4. Kode Akun Isilah kode akun yang terbentuk menurut sifat persediaan yang dipilih. Akun yang dipilih akan terbentuk otomatis pada saat melakukan transaksi di penjualan, pembelian, maupun persediaan. Klik tombol pencarian data (gambar mouse disebelah kanan) untuk menampilkan daftar akun. 5. Batal - Rekam Jika isian sudah benar, klik tombol Rekam untuk menyimpannya. Klik Batal untuk membatalkan isian. 6. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat Data Kelompok Barang yang baru
307
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.13 Data Departemen
Zahir Accounting Enterprise memiliki fasilitas pengelolaan Departemen yang berguna untuk mengelola departemen/divisi/unit usaha suatu perusahaan. Untuk membuat data departemen baru, tekan tombol Baru pada jendela Daftar Departemen. Perhatian: Anda tidak boleh merubah data departemen 0 yang ada di Program Zahir. Jika ingin membuat baru, tekanlah menu baru pada data departemen. Tekan tombol Edit pada Jendela Daftar Departemen atau Tombol Pencarian Data Departemen pada jendela lainnya yang tersedia untuk departemen yang akan direvisi. Tekan tombol Hapus pada Jendela Daftar Departemen untuk menghapus data departemen yang akan dihapus. Perhatian: Anda tidak dapat menghapus data departemen yang terkait dengan data lainnya.
308
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Data Departemen • Nomor, Kodifikasi Departemen yang terdiri dari angka-angka yang sesuai dengan keinginan dan standar di perusahaan Anda. • Nama Departemen, Diisi dengan Nama Departemen terkait. • Sub Departemen dari, Masukkan departemen induk dari departemen yang sedang dibuat (kode departemen diatasnya). Gunakan tombol pencarian (gambar mouse) disebelah kanan kolom untuk menentukan departemen. • Penanggung Jawab, Nama penanggung jawab departemen. Gunakan tombol pencarian (gambar mouse) disebelah kanan kolom untuk menentukan personel yang bersangkutan. Field ini tidak wajib diisi. • Bidang, Diisi dengan catatan tentang bidang kerja dari departemen. Field ini tidak wajib diisi. • Keterangan, Diisi dengan keterangan yang dianggap perlu. Field ini tidak wajib diisi 2. Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data. 3. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat departemen baru.
309
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.14 Data Gudang
Data gudang ini digunakan bila perusahaan memiliki gudang lebih dari satu, yang memerlukan kontrol stock persediaan di setiap gudang. Transaksi yang terkait adalah transaksi penerimaan barang (Pembelian) dan pengiriman barang (Penjualan) di transaksi Persediaan. 1. Data Gudang • Kode Gudang, diisi dengan kode gudang. • Nama Gudang, diisi dengan nama gudang. • Alamat, diisi dengan alamat gudang. • Kota, diisi dengan nama kota. 310
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Kode Pos, diisi dengan kode pos berdasarkan wilayah. • Negara, diisi dengan nama negara. • Keterangan, diisi dengan keterangan mengenai gudang. • Berupa Container, Jika tempat penyimpanan (gudang) berupa container. • Gudang Standar (Default), Beri tanda check mark jika menggunakan gudang yang digunakan untuk transaksi penjualan (barang keluar) dan transaksi pembelian (barang masuk). • Tidak Aktif, Beri tanda check mark jika menggunakan data gudang yang tidak digunakan lagi. 2. Batal - Rekam Jika semua data sudah terisi, klik Rekam untuk menyimpannya, klik Batal untuk membatalkannya. 3. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat Data Gudang baru
4.15 Data Biaya - Biaya Lain
311
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Bila perusahaan mempunyai biaya-biaya pengiriman barang yang dibeli atau dijual, maka Anda dapat memasukkan biaya-biaya terkait dengan transaksi tersebut dengan membuat data biaya kiriman tersebut.
Tips: Gunakan fasilitas ini untuk membentuk harga pokok produk yang tidak hanya menggunakan bahan baku, tetapi ada unsur lainnya seperti biaya pengiriman, impor, upah atau lainnya.
1. Data biaya-biaya lain • ID, Diisi dengan ID yang digunakan untuk biaya pengiriman barang. • Nama, Diisi dengan nama biaya pengiriman / biaya-biaya lainnya. • Akun Jual, Diisi dengan Daftar Akun yang diperlukan pada saat transaksi penjualan untuk Daftar Akun biaya pengiriman yang dibuat. Klik tombol pencarian data disebelah kanan untuk mencari Daftar Akun yang sesuai. • Akun Beli, Diisi dengan Daftar Akun yang diperlukan pada saat transaksi pembelian untuk Daftar Akun biaya pengiriman yang dibuat. Klik tombol pencarian data disebelah kanan untuk mencari Daftar Akun yang sesuai. • Keterangan, Diisi dengan keterangan biaya pengiriman / biaya-biaya lain. • Biaya Didistribusikan, Beri tanda check mark bila biaya pengiriman tersebut berpengaruh terhadap kondisi barang dan menambah HPP barang. • Cara Distribusi Biaya, Dipilih dengan cara meng-klik panah untuk memilih cara pembebanan harga pokok ke barang yang digunakan. Dapat memilih Volume, Weight atau Value. 2. Batal - Rekam Jika data isian telah benar, klik tombol Rekam untuk menyimpannya, klik Batal untuk membatalkannya. 3. Tombol Baru Klik Tombol Baru untuk membuat Data Baru.
312
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.16 Data Kelompok Harta Tetap
Untuk membuat data kelompok harga tetap baru, tekan tombol Baru pada Jendela Data Kelompok Harga Tetap. Untuk merevisi data kelompok harta tetap yang dipilih, tekan tombol Edit pada Jendela Data Kelompok Harta Tetap. Tekan tombol Hapus pada Jendela Data Kelompok Harga Tetap untuk menghapus data kelompok harta tetap yang sedang dipilih. Perhatian: Anda tidak dapat menghapus data kelompok harga tetap yang terkait dengan data lainnya. 1. Kelompok Harta Tetap • Kelompok, Diisi dengan kategori/kelompok aktiva tetap. 313
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Metoda Penyusutan, Klik panah kebawah untuk menampilkan daftar metode penyusutan yang tersedia. • Tabel Penyusutan, Bagian ini akan aktif jika metode penyusutan yang dipilih adalah “dari tabel penyusutan”. • Umur Ekonomis, Diisi dengan umur manfaat suatu aktiva tetap. • Opsi Tanggal Perolehan diatas tanggal 15 dibebankan pada bulan berikutnya, Beri tanda check mark bila tanggal perolehan aktiva tetap setelah tanggal 15, maka beban penyusutannya akan dibebankan pada bulan berikutnya. • Keterangan, diisi dengan keterangan mengenai kelompok aktiva tetap. 2. Kode Akun • Asset (Harta), Diisi dengan kode akun harta tetap. Klik gambar mouse di sebelah kanan kolom untuk memilih kode akun. • Akumulasi Depresiasi, Kode Akun untuk akumulasi penyusutan harta tetap. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih kode akun. • Depresiasi, Kode Akun untuk biaya penyusutan harta tetap. Klik gambar mouse disebelah kanan kolom untuk memilih Kode Akun. 3. Batal - Rekam Pilih tombol Rekam untuk merekam data kelompok harta yang telah dibuat. Tombol Batal untuk membatalkan data kelompok harta tetap. 4. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat data kelompok harta tetap baru.
314
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.17 Data Tabel Penyusutan
Untuk membuat data tabel penyusutan baru, tekan tombol Baru pada Jendela Data Tabel Penyusutan. Keterangan: • Keterangan diisi dengan nama tabel penyusutan yang diinginkan. • Tahun N diisi dengan prosentase penyusutan per tahun N. Perhatian: Total prosentase harus berjumlah 100%. Tekan tombol Edit pada Jendela Data Tabel Penyusutan untuk merevisi data tabel penyusutan yang sedang dipilih. Tekan tombol Hapus pada Jendela Data Tabel Penyusutan untuk menghapus data tabel penyusutan yang sedang dipilih. 1. Keterangan Diisi dengan metode yg digunakan (MACRS), lihat Daftar Tabel Penyusutan 2. Total Merupakan total keseluruhan nilai aktiva. 315
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Kolom Tahun Merupakan tahun penyusutan. Tidak semua kolom isian tahun digunakan, karena nilai otomatis muncul sesuai dengan umur aktiva & metode yang digunakan. Tabel menunjukkan pada tahun ke 4 masa umur ekonomis aktiva sudah habis, maka nilai residu dibebankan. 4. Cut Off dibulan Januari Beri tanda check mark pada check box ini jika pencatatan akhir tahun aktiva adalah bulan Januari 5. Dasar Perhitungan adalah Nilai Buku Beri tanda check mark jika penghitungan penyusutan dilakukan untuk mencari nilai buku. 6. Diakhir Periode Nilai Buku di Write Off Beri tanda check mark jika dilakukan jurnal penutupan terhadap semua beban penyusutan diakhir periode. 7. Tombol Baru Tekan tombol Baru untuk membuat isian baru. 8. Tombol Batal - Rekam Tekan tombol Batal untuk membatalkan isian. Jika isian telah benar, tekan Rekam untuk menyimpannya.
4.18 Data Fase Proyek
316
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Jendela ini digunakan untuk mengedit data tahapan suatu proyek. 1. Fase Proyek • Kode, Ketik kode fase. • Nama, Diisi dengan nama fase proyek. • Tidak Aktif, Beri tanda check mark jika fase proyek tersebut sudah tidak digunakan lagi. • Menggunakan Kode Biaya, Beri tanda check mark jika fase tersebut berpengaruh pada rekening/pos yang ada dikolom biaya. • Tipe Biaya, Diisi dengan pilihan biaya yang akan dibebankan. Klik tanda panah untuk memilih biaya tersebut akan dibebankan ke: Labor, Machine, Material, Sub Contract, atau others. • Akun Biaya, Diisi dengan akun biaya yang ada di akuntansi . Klik tombol pencarian (mouse) yang ada disebelah kanan kolom. 2. Tombol Batal - Rekam Jika semua data telah terisi dengan benar klik Rekam untuk menyimpannya, Klik Batal untuk membatalkannya.
4.19 Data Kode Biaya
317
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Kode Biaya • Kode, Diisi dengan kode biaya proyek. • Nama, Diisi dengan deskripsi kode biaya proyek • Opsi Tidak Aktif, Beri tanda check mark jika biaya proyek tersebut tidak terpakai lagi. • Tipe Biaya, Diisi dengan pilihan biaya yang akan dibebankan. Klik tanda panah untuk memilih biaya tersebut akan dibebankan ke: Labor, Machine, Material, Sub Contract, atau others. • Akun Biaya, Diisi dengan akun biaya yang ada di akuntansi . Klik tombol pencarian (mouse) yang ada disebelah kanan kolom. 2. Tombol Batal - Rekam Tekan tombol Rekam untuk menyimpan data isian, Batal untuk membatalkan isian.
4.20 Data Status Proyek
Status Proyek digunakan oleh Program Zahir Enterprise untuk mencatat status suatu proyek, apakah proyek masih belum mulai, sedang berjalan, selesai, atau ditunda 318
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Status Diisi dengan Nama Status Proyek yang akan dibuat. 2. Keterangan Diisi dengan keterangan yang diperlukan. 3. Tombol Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data.
4.21 Data Term of Sales
1. ID Kolom ID diisi dengan Kode Term of Sales. 2. Deskripsi Deskripsi diisi dengan penjelasan mengenai Term of Sales terkait. 3. Tombol Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data. 319
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.22 Data Term of Payment
1. ID Diisi dengan Kode Term of Payment. 2. Deskripsi Diisi dengan penjelasan mengenai Term of Payment terkait. 3. Tombol Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data.
320
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.23 Data Catatan atas Faktur
1. ID Diisi dengan kode catatan atas order. 2. Deskripsi Diisi dengan penjelasan mengenai catatan order terkait. 3. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat catatan atas order baru. 4. Tombol Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data.
321
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4.24 Data Catatan atas Retur
1. ID Diisi dengan kode catatan atas order. 2. Deskripsi Diisi dengan penjelasan mengenai catatan order terkait. 3. Tombol Baru Klik tombol Baru untuk membuat catatan atas order baru. 4. Tombol Batal - Rekam Jika seluruh informasi telah benar, tekan tombol Rekam untuk merekam data tersebut, tekan Batal untuk membatalkan pembuatan data.
322
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
BAB V Transaksi Disini akan dijelaskan cara menginput transaksi di Zahir, seperti transaksi kas masuk, kas keluar, penjualan dan pembelian, persediaan, dll. termasuk akan dijelaskan tentang cara menghapus, mengedit, posting dan unposting transaksi, dsb. Lihat penjelasan masing-masing transaksi untuk mengetahui cara penggunaan dari masing-masing form transaksi.
5.1. Transaksi Jurnal Umum Transaksi-transaksi yang ada di menu buku besar Jurnal Umum
323
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah form untuk menginput transaksi jurnal umum, untuk menginput transaksi dalam format debet dan kredit. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Buku Besar Transaksi jurnal umum tersusun dari kode rekening-kode rekening, dimana nilai transaksi harus diinput pada kolom yang sesuai, apakah kolom atau debet atau kolom kredit, dimana nilai total kolom debet harus sama dengan total kolom kredit. Lihat penjelasan tentang Definisi Akuntansi, Rekening dan Jurnal. Tips: Zahir telah menyediakan berbagai form untuk menginput transaksi yang bersifat khusus, sehingga hampir sebagian besar transaksi yang sering terjadi dapat diinput melalui form transaksi khusus tersebut, seperti transaksi penjualan, transaksi pembayaran piutang, dsb. Form transaksi jurnal umum akan berguna untuk transaksi-transaksi yang tidak dapat diinput melalui form transaksi khusus, seperti transaksi adjustment, pengalokasian dan koreksi. Contoh pembayaran listrik untuk bulan Januari baru dibayar setelah pada tanggal 15 Pebruari, maka di akhir bulan Januari perlu dibuatkan transaksi adjustment untuk mencatat hutang biaya listrik, dengan tujuan agar laporan Laba-Rugi akan lebih akurat. Lihat penjelasan tentang Transaksi Adjustment untuk melihat contoh-contoh transaksi lainnya.
1. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
324
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju / mundur satu hari). 3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : untuk menampilkan daftar rekening yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan form daftar rekening. • Untuk nilai transaksi, isilah nilai pada kolom debit atau kolom kredit. Lihat Persamaan Akuntansi Penting untuk mengetahui bagaimana mengisi transaksi jurnal umum. • Untuk kolom Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih kode rekening, double klik mouse untuk menampilkan daftar departemen / proyek. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama salesman, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung.
325
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 5. Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item jurnal umum yang ingin dihapus). 6. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. 7. Total Nilai Transaksi Menampilkan nilai total kolom Debit dan total kolom Kredit, serta selisihnya. 8. Opsi Cetak Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 9. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 326
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Transaksi jurnal umum mengharuskan total kolom Debit dan kolom Kredit sama, jika ada selisih maka transaksi tidak bisa direkam.
Input Valuta Asing
Form ini akan tampil jika salah satu rekening yang digunakan dalam transaksi menggunakan mata uang asing. Jika form ini tidak tampil untuk rekening yang menggunakan mata uang asing, tekan tombol (F3) untuk menampilkan form ini. 1. Nilai Valuta Asing Input nilai valuta asing sesuai dengan transaksi yang menggunakan mata uang asing tersebut. Klik simbol $ disebelah kanan untuk mengkonversi nilai mata uang asing secara otomatis dari acuan nilai rupiah yang diinput pada transaksi. 2. Kurs Tukar Input nilai tukar valuta asing terhadap mata uang utama sesuai kurs yang berlaku saat transaksi tersebut. 3. OK Klik OK untuk menyimpan nilai mata uang asing dan kurs tukar mata uang asing.
327
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2. Transaksi Penjualan
Form transaksi yang ada di menu penjualan terdiri dari form pembuatan penawaran harga hingga retur penjualan serta transaksi pembayaran piutang dagang. Lihat penjelasan tentang penjualan (sederhana) jika Anda tidak memiliki fasilitas penawaran harga, sales order dan fitur-fitur advance lainnya.
5.2.1. Penawaran Harga
Ini adalah form untuk membuat surat penawaran harga kepada pelanggan, dimana jika penawaran harga telah disetujui maka nomor penawaran tersebut akan menjadi dasar pembuatan sales order, sehingga Anda tidak perlu menginput ulang item-item penjualan di sales order. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan. 328
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input penawaran harga ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu piutang usaha. 1. Nama Pelanggan Isi dengan Nama Pelanggan. Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang ini berasal. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Penawaran No. Penawaran diisi dengan nomor urut penawaran harga. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Tips: Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal.
Tips: Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
329
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Tanggal Penawaran Tentukan tanggal dimana penawaran harga ini dibuat. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju / mundur satu hari). 5. Keterangan Ketik keterangan atas surat penawaran harga disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 6. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi-opsi ini jika surat penawaran harga ini telah selesai (tidak diperlukan lagi atau telah menjadi order) dan aktifkan opsi jasa jika permintaan yang diajukan berupa jasa (bukan barang). 7. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 8. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dijual dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. 330
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama bagian penjualan, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
9. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi term penjualan, tanggal penutupan penawaran (tanggal berlaku), catatan atas order, dan nama salesman. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar catatan atas transaksi dan term pembayaran. 10. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta discount final, baik berupa persentase maupun nilai. 11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dijual dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item penjualan. 12. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur.
331
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
13. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item yang ingin dihapus). 14. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 15. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
332
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.2. Sales Order
Ini adalah form untuk menginput sales order, dimana nomor faktur sales order ini akan menjadi dasar pembuatan faktur penjualan. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa barang yang sudah dikirim dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi sales order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar sales order atau laporan penjualan). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan.
Catatan: Sales Order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena input sales order ini tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu piutang usaha.
333
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Pelanggan Isi dengan Nama Pelanggan yang akan membeli. Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang ini berasal. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Sales Order Nomor SO diisi dengan nomor urut sales order. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Nomor Sales Order Isilah nomor SO, jika transaksi penjualan ini dibuat berdasarkan SO (sales order).Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas sales order, maka Anda dapat memilih nomor SO dari daftar sales order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar SO). 334
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Jika Anda tidak memiliki fasilitas sales order, maka Anda dapat mengetik nomor SO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 5. Tanggal Tentukan tanggal sales order. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda, Anda dapat merubahnya jika perlu. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
6. Keterangan Ketik keterangan atas sales order disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan penjualan, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi-opsi ini jika surat sales order ini telah selesai (tidak diperlukan lagi atau barang telah dikirim) dan aktifkan opsi jasa jika sales order ini berupa jasa (bukan barang). 8. Pilihan Mata Uang Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dijual dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim / Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung.
335
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek): harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama bagian penjualan, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi rencana tanggal pengantaran, nama salesman, term penjualan dan catatan atas order. (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar yang tersedia). 11. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta discount final, baik berupa persentase maupun nilai. 12. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dijual dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item penjualan. 13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah 336
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan: Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 16. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
337
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.3. Penjualan (Sederhana)
Form untuk menginput transaksi penjualan/pengiriman barang per pelanggan. Transaksi penjualan ini secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, mengurangi kartu stok dan mengupdate kartu piutang. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan. Anda cukup mengisi nama pelanggan, memilih item barang yang dijual, jumlah dan harganya, kemudian klik tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis. Catatan: Jika Anda memiliki fitur sales order, maka input transaksi penjualan akan berfungsi sebagai transaksi pengiriman barang/invoice. 338
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Berikutnya anda bisa melihat informasi cara penginputan untuk transaksi penjualan yang kompleks pada bahasan penjualan (kompleks) 1. Nama Pelanggan Isi dengan Nama Pelanggan yang akan membeli. Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang ini berasal. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Pembelian No. Faktur diisi dengan nomor faktur penjualan atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
5. Nomor Sales Order Isilah nomor SO, jika transaksi penjualan ini dibuat berdasarkan SO (sales order). Terdapat dua kemungkinan : 339
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Jika Anda mempunyai fasilitas sales order, maka Anda dapat memilih nomor SO dari daftar sales order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar SO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas sales order, maka Anda dapat mengetik nomor SO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju / mundur satu hari). 6. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan dikurangi dari kartu stok, harga pokok penjualan akan dihitung dan piutang usaha dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Penjualan • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu piutang usaha. 8. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan 340
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. (Fasilitas Multi Currency) 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dijual dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Jika harga jual barang dibawah harga pokok atau harga beli terakhir maka baris transaksi akan berwarna biru, sedangkan jika jumlah barang yg dijual/dikirim tidak mencukupi (persediaan di gudang kurang dari jumlah barang yang akan dijual/dikirim) maka baris transaksi akan berwarna merah. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek): harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama bagian penjualan, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi
341
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian penjualan/salesman, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Tips: Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan menambah nilai piutang dari transaksi 00001, jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi), maka transaksi ini akan memotong piutang dari transaksi 00001.
11. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta mengisi uang muka penjualan.
Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Transaksi penjualan dengan kredit, maka piutang akan posting kedalam rekening Piutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini. Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
342
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting 12. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dijual dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item penjualan. 13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan: Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang.
343
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
16. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. Term Pembayaran
Gunakan form ini untuk mencatat term pembayaran atas transaksi yang bersangkutan. Anda dapat mencatat hari discount, hari jatuh tempo, discount awal, dan denda keterlambatan. 1. Term Pembayaran • Tentukan syarat pembayaran untuk transaksi yang menggunakan term pembayaran. • Hari Discount, merupakan jumlah hari yang ditetapkan untuk jangka waktu pemberian discount dari pelunasan atas transaksi yang bersangkutan. • Hari Jatuh Tempo, merupakan jumlah hari yang ditetapkan sebagai batas waktu pelunasan transaksi yang bersangkutan. • Discount Awal, Tentukan persentase discount awal yang diberikan jika pelunasan berada pada masa hari discount. • Denda Keterlambatan, Tentukan persentase denda keterlambatan yang dikenakan jika pelunasan dilakukan melebihi hari jatuh tempo transaksi yang bersangkutan. 2. Kosongkan Klik tombol kosongkan (0) untuk mengosongkan data term pembayaran yang sudah diinput. 344
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. OK Klik OK untuk menyimpan data syarat pembayaran.
5.2.4. Penjualan (Kompleks)
Form untuk menginput transaksi penjualan/pengiriman barang yang lebih kompleks yang dibuat berdasarkan sales order dan dilengkapi dengan fasilitas multi biaya, multi discount, multi pajak, dan beberapa fitur advance lainnya. Transaksi penjualan ini secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, mengurangi kartu stok, mengupdate kartu piutang dan mengupdate sales order (mengisi jumlah barang terkirim). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan. Anda cukup mengisi nama pelanggan, memilih item barang yang dijual, jumlah dan harganya, kemudian klik tombol rekam, semua proses akuntansi akan dibuat secara otomatis. 345
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Jika Anda memiliki fitur sales order, maka input transaksi penjualan akan berfungsi sebagai transaksi pengiriman barang/invoice.
1. Nama Pelanggan Isi dengan Nama Pelanggan yang akan membeli. Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang ini berasal. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Pembelian No. Faktur diisi dengan nomor faktur penjualan atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
346
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Nomor Purchase Order Isilah nomor SO, jika transaksi penjualan ini dibuat berdasarkan SO (sales order). Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas sales order, maka Anda dapat memilih nomor SO dari daftar sales order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar SO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas sales order, maka Anda dapat mengetik nomor SO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan dikurangi dari kartu stok, harga pokok penjualan akan dihitung dan piutang usaha dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Penjualan • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu piutang usaha. 347
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dijual dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Jika harga jual barang dibawah harga pokok atau harga beli terakhir maka baris transaksi akan berwarna biru, sedangkan jika jumlah barang yg dijual/dikirim tidak mencukupi (persediaan di gudang kurang dari jumlah barang yang akan dijual/dikirim) maka baris transaksi akan berwarna merah. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama bagian penjualan, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun / rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi
348
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini. 10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian penjualan / salesman, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Tips: Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan menambah nilai piutang dari transaksi 00001, jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi), maka transaksi ini akan memotong piutang dari transaksi 00001.
11. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta mengisi uang muka penjualan. Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh: Transaksi penjualan dengan kredit, maka piutang akan posting kedalam rekening Piutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini.Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian penjualan/salesman, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting. 349
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting 12. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dijual dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item penjualan. 13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 16. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 350
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
17. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi penjualan ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbeda-beda. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb. Penjualan Dengan Nomor Seri Produk
351
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form ini digunakan untuk memilih data nomor seri dari produk yang dijual atau dikeluarkan. 1. Cari Data Kolom ini digunakan untuk pencarian nomor seri. Sehingga memudahkan anda untuk mencari nomor seri yang akan digunakan dalam transaksi penjualan. 2. Nomor Seri Tersedia Pada bagian ini menampilkan nomor seri yang tersedia. Nomor seri yang tersedia berasal dari saldo awal persediaan, transaksi pembelian/penerimaan barang, atau penyesuaian persediaan produk dengan nomor seri. 3. Pilih Nomor Seri Pilih nomor seri dari kotak bagian kanan (tersedia) dengan tombol panah ke kanan untuk memindahkan nomor seri ke kotak bagian sebelah kanan (dikeluarkan). JIka anda ingin membatalkan nomor seri pada kotak disebelah kanan (dikeluarkan) klik tombol panah ke kiri untuk memindahkan nomor seri dari kotak sebelah kanan (dikeluarkan) ke kotak sebelah kiri (tersedia). 4. Nomor Seri Dikeluarkan Bagian ini menampilkan nomor seri yang dikeluarkan. Nomor seri yang dikeluarkan harus sama dengan jumlah produk yang dijual. 5. Nomor Seri Diperlukan Pada bagian ini terdapat informasi status jumlah nomor serial yang diperlukan dan jumlah yang sudah terisi untuk nomor seri. Jumlah serial yang diperlukan harus sama dengan jumlah terisi. 6. Batal – OK Klik tombol Batal untuk membatalkan proses pengisian nomor seri dan kembali ke form transaksi penjualan / pengiriman barang. Klik tombol OK jika jumlah nomor serial yang terisi sudah sama dengan jumlah nomor serial yang diperlukan.
352
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.5. Retur Penjualan
Form Retur Penjualan, form ini akan serupa dengan transaksi penjualan/pengiriman barang, namun hasil akhirnya adalah kebalikan dari penjualan, yaitu barang dikembalikan ke kartu stok, piutang pelanggan berkurang, dan seterusnya. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan. Transaksi retur secara otomatis akan membuat transaksi jurnal akuntansi, menghitung harga pokok penjualan, menambah kartu stok dan mengupdate kartu piutang. 1. Nama Pelanggan Isi dengan Nama Pelanggan yang telah membeli dan akan melakukan transaksi retur. Anda tidak dapat mengetik nama pelanggan secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. 353
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama pelanggan, Anda dapat langsung memilih nama bila data pelanggan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang ini akan dikirim (dikembalikan). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Retur No. Faktur diisi dengan nomor faktur retur penjualan. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
4. Nomor Sales Order Isilah nomor SO, jika transaksi penjualan ini dibuat berdasarkan SO (sales order). Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas sales order, maka Anda dapat memilih nomor SO dari daftar sales order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar SO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas sales order, maka Anda dapat mengetik nomor SO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse).
354
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan ke kartu stok (karena retur), dan piutang usaha dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Penjualan • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu piutang usaha. 8. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan diretur dengan menampilkan jendela pencarian 355
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, nama bagian penjualan, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dan lain-lain. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian penjualan / salesman, term pembayaran, catatan atas retur dan nomor faktur lain untuk di debit / credit.
356
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan mengurangi nilai piutang dari transaksi 00001 (karena ini adalah transaksi retur), jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi dari retur), maka transaksi ini akan menambah piutang dari transaksi 00001.
11. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi biaya pengantaran atau biaya lain jika diperlukan, serta mengisi uang muka penjualan yang akan dikembalikan (diretur). Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Transaksi penjualan dengan kredit, maka piutang akan posting kedalam rekening Piutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini. Catatan : Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting 12. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dijual dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item penjualan.
357
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang 16. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 17. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. 358
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi penjualan ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbeda-beda. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb.
5.2.6. Daftar Piutang Usaha
359
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Piutang Usaha terbentuk otomatis pada saat transaksi pengiriman barang / penjualan apabila transaksi tersebut tidak lakukan dengan tunai (kredit). Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan semua daftar piutang usaha yang ada dari transaksi penjualan kredit kepada pelanggan. anda dapat menampilkan daftar piutang usaha melalui menu penjualan. 1. Fasilitas Grafik, di klik untuk menampilkan grafik piutang usaha dari masing-masing pelanggan. $IDR, digunakan untuk menampilkan nilai piutang usaha dalam bentuk mata uang lain dan mata uang utamanya (hanya untuk nilai piutang usaha dengan mata uang asing). Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data nama pelanggan. Update, digunakan untuk merefresh saldo piutang usaha dari transaksi terakhir yang diinput. Filter, Klik untuk melakukan filter nama pelanggan berdasarkan klasifikasi pelanggan. 2. Daftar Piutang Usaha Pada bagian berikut akan ditampilkan daftar piutang usaha untuk masing-masing pelanggan. Pada form ini akan ditampilkan nama pelanggan, mata uang, total piutang, piutang terbayar, dan saldo piutang. Form ini berguna untuk mengetahui mutasi dari piutang usaha atas masing-masing pelanggan. 3. Termasuk Bersaldo Nol Termasuk yang bersaldo Nol untuk menampilkan piutang usaha yang telah lunas terbayar atau saldo piutang usahanya sudah bernilai nol. 4. Total Piutang Usaha Pada bagian ini akan ditampilkan total dari keseluruhan piutang usaha dari pelanggan. 5. Perincian - Selesai Klik Perincian untuk melihat detail invoice penjualan kredit dari masing-masing pelanggan. Klik Selesai untuk menutup form daftar piutang usaha.
360
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Rincian Piutang Usaha
Berikut ini rincian piutang usaha dari nama pelangan yang kita pilih dari form sebelumnya daftar piutang usaha. Form ini dibagi menjadi dua bagian, bagian atas dan bagian bawah. Pada bagian atas terdapat daftar invoice transaksi penjualan yang menimbulkan piutang usaha sedangkan pada bagian bawah adalah perincian transaksi-transaksi atas piutang usaha pada bagian atas. Anda juga dapat mendapatkan informasi umur piutang usaha pada form ini, karena zahir acccounting secara otomatis akan mengkelompokkan masing-masing piutang usaha kedalam umur hari dari piutang usaha tersebut dengan membandingkan tanggal transaksi dan tanggal hari ini (tanggal di windows). 1. Invoice Penjualan Kredit Pada bagian ini anda dapat melihat informasi invoice dari transaksi penjualan yang menimbulkan piutang usaha. Anda dapat mengetahui sisa saldo piutang dari masing-masing invoice penjualan kredit tersebut, jika sudah ada pembayaran piutang usaha, retur penjualan, atau write off atas invoice tersebut, maka saldo piutang usaha untuk invoice tersebut akan berkurang. 361
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Rincian Transaksi Pada bagian berikut ini akan menampilkan perincian transaksi yang berhubungan dengan invoice yang dipilih pada bagian atas. Detail transaksi yang berhubungan dengan transaksi diatas seperti transaksi penjualan, pembayaran piutang, write off, retur penjualan kredit atas transaksi acuan yang dipilih pada bagian atas akan ditampilkan disini. Sehingga anda bisa mengetahui transaksi apa saja yang menyebabkan perubahan saldo invoice pada bagian atasnya. 3. Write Off Tekan tombol Write Off untuk menghapus piutang usaha, program selanjutnya akan membuat Jurnal Penghapusan Piutang Usaha. 4. Perincian Klik Perincian untuk melihat detail transaksi sesuai dengan nomor refensi yang kita pilih pada bagian bawah. Sehingga berikutnya anda dapat melihat detail transaksi atas invoice tersebut. 6. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup form perincian piutang usaha.
362
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.7. Pembayaran Piutang Usaha
Ini adalah form untuk menginput transaksi pembayaran piutang usaha (mencatat penerimaan pembayaran dari pelanggan). Saldo rekening kas/bank dan piutang usaha akan bertambah akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu piutang dan membuat jurnal akuntansi). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan > Pembayaran Piutang Usaha. 1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dimana mana uang akan disimpan. 2. Nama Pelanggan Pilih nama pelanggan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar nama yang telah tersedia. 363
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Nilai Transaksi Klik disini untuk menghitung nilai transaksi (yaitu setelah Anda mengisi item transaksi dengan benar dan sebelum menekan tombol rekam). 7. Menggunakan Giro? Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran piutang ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. 364
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Transaksi pembayaran piutang dengan menggunakan giro mundur tidak langsung diposting, transaksi ini akan dipending hingga giro telah dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar giro masuk, barulah jurnal transaksi pembayaran piutang dibuat dan saldo piutang usaha dikurangi. 8. Nomor Invoice yang Akan Dibayar Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No Invoice : Diisi dengan nomor faktur penjualan yang akan dibayar. Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan daftar faktur penjualan untuk pelanggan yang bersangkutan. • Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat dimodifikasi. • Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat pembayaran. • Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama pelanggan, rekening bank, nomor faktur penjualan. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 9. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 365
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
10. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin dihapus). 11. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 12. Denda Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika Anda harus membayar denda atau biaya lain kepada supplier. Tips: • Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan untuk mencatat denda pembayaran. • Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
Tips: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
366
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.8 Pengembalian Kelebihan Pembayaran
Saat Anda membuka form pengembalian kelebihan pembayaran (kredit), program akan menampilkan form pencarian nomor faktur yang bersaldo negatif seperti terlihat pada gambar diatas. Pilih nomor faktur yang akan dikembalikan kelebihan pembayarannya, kemudian klik OK, selanjutnya Zahir akan menampilkan form pilihan apakah pengembalian diberikan dalam bentuk tunai atau untuk membayar piutang lainnya. Bentuk Pengembalian
Tentukan apakah kelebihan pembayaran dibayarkan dalam bentuk tunai atau digunakan untuk membayar faktur lainnya, kemudian Klik tombol Lanjutkan. 367
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Zahir akan menampilkan form pengembalian tunai jika Anda memilih opsi dalam bentuk kas dan akan menampilkan form pengembalian non tunai jika Anda memilih opsi untuk membayar invoice lainnya. A. Pengembalian Tunai
Ini adalah form untuk menginput pembayaran uang tunai kepada pelanggan. Saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu piutang dan membuat jurnal akuntansi). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan > Pengembalian Kelebihan (Kredit). 1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dari mana uang berasal. 2. Nama Pelanggan Informasi nama pelanggan yang akan menerima pembayaran tunai atas kelebihan pembayaran sebelumnya. 3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 368
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Nilai Transaksi Nilai transaksi pengembalian kelebihan pembayaran. 7. Menggunakan Giro? Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. Catatan: Transaksi pembayaran hutang/piutang dengan menggunakan giro mundur tidak langsung diposting, transaksi ini akan dipending hingga giro telah dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah jurnal transaksi dibuat dan saldo hutang/piutang disesuaikan. 369
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. B. Pengembalian Non Tunai
Ini adalah form untuk menginput transaksi pengembalian non tunai atas kelebihan pembayaran (Transaksi ini hanya memindahkan saldo negatif suatu faktur sebagai pembayaran faktur lainnya). Saldo rekening kas/bank tidak akan berpengaruh akibat transaksi ini. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Penjualan > Pengembalian Kelebihan (Kredit). 370
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 3. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 5. Nilai Transaksi Isi nilai kelebihan pembayaran yang akan dijadikan pembayaran faktur lainnya. 6. Nomor Invoice yang Akan Dibayar Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No Invoice : Diisi dengan nomor faktur penjualan yang akan dibayar. Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan 371
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan daftar faktur penjualan untuk pelanggan yang bersangkutan. • Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat dimodifikasi. • Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat pembayaran. • Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk nomor faktur penjualan. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 7. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 8. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin dihapus). 9. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 10. Denda Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika pelanggan harus membayar denda atau biaya lain.
372
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: • Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan untuk mencatat denda pembayaran. • Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
5.2.9. Verifikasi Penghapusan Piutang Usaha
Jurnal Penghapusan Piutang ini digunakan untuk menghapus sisa piutang yang ada dikarenakan tidak dapat membayar, sehingga diperbolehkan oleh perusahaan Anda untuk dihapus uangnya atau memang dihapus karena pelanggan sudah tidak ada lagi. 373
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Untuk menampilkan penghapusan (write-off) terhadap piutang yang tidak tertagih, Anda harus menampilkan Daftar Piutang Usaha dengan meng-klik Penjualan > Input Transaksi dan Daftar Piutang Usaha. Pilihlah nama pelanggan yang ada dalam daftar tersebut dengan menekan tombol Perincian dan memilih nomor invoice yang akan dihapus saldo piutangnya. 1. Ref Diisi dengan nomor referensi dari Jurnal Penghapusan Piutang. Zahir Accounting Enterprise akan mengisi secara otomatis nomor ini, namun Anda dapat merubahnya. 2. Tanggal Diisi dengan tanggal dimana transaksi penghapusan piutang terjadi. 3. Keterangan Diisi dengan keterangan transaksi. Zahir Accounting Enterprise akan membuatkan keterangan secara otomatis. Namun Anda dapat memodifikasi keterangan tersebut sesuai dengan kebutuhan. 4. Nilai Diisi dengan jumlah piutang yang akan dihapus. 5. Piutang Usaha Merupakan kode akun dari piutang usaha. Kode ini telah diisi berdasarkan kode Akun Penting yang pernah dibuat sebelumnya. Anda tidak perlu merubahnya kecuali memang Anda yakin dengan apa yang Anda lakukan. 6. Penghapusan Piutang Merupakan kode Akun dimana Anda akan mengalokasikan penghapusan piutang. 7. Batal - Rekam Tekan tombol Rekam untuk merekam jurnal atau Batal untuk membatalkannya.
374
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.2.10. Faktur Penjualan
Setiap transaksi di Zahir, terdapat faktur/invooice yang akan dicetak untuk setiap transaksi di Penjualan. 1. Variabel Untuk mengisi variabel laporan dalam faktur pajak 2. Desain Untuk merancang faktur pembayaran piutang usaha yang disesuaikan dengan kebutuhan 3. Preview Untuk menampilkan tampilan laporan faktur yang telah dibuat. 4. Cetak Bila tampilan laporan faktur yang dibuat telah sesuai dengan yang Anda isi pada transaksi pembayaran piutang, serta desain telah sesuai dengan yang diinginkan, maka Anda dapat mencetak dengan menekan tombol Cetak. 5. Tutup Untuk menutup menu pada tampilan Faktur Pembayaran Piutang Usaha. 375
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3 Transaksi Pembelian Form transaksi yang ada di menu pembelian terdiri dari form permintaan barang, permintaan penawaran harga hingga retur pembelian serta transaksi pembayaran hutang dagang. Lihat penjelasan tentang pembelian (sederhana) jika Anda tidak memiliki fasilitas penawaran harga, sales order dan fitur-fitur advance lainnya.
5.3.1. Permintaan Barang
Ini adalah form untuk menginput permintaan barang (material requisition). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. Contoh : seorang manajer keuangan mengajukan kepada bagian pembelian untuk pengadaan software akuntansi, selanjutnya bagian pembelian (sebelum membeli) akan meminta vendor-vendor software akuntansi untuk membuat penawaran harga. 376
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Form Permintaan Barang hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form permintaan barang tidak akan membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.
1. Nama Manajer Isi dengan nama manajer atau karyawan yang mengajukan permintaan ini. Anda tidak dapat mengetik nama secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama karyawan, Anda dapat langsung memilih nama bila data karyawan telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang nantinya disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Permintaan No pembelian diisi dengan nomor faktur pembelian atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Tips: Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal.
4. Tanggal Permintaan Dibuat Isi dengan tanggal dimana permintaan barang ini dibuat.
377
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Tanggal Digunakan Tentukan tanggal rencana penggunaan barang. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Keterangan Ketik keterangan atas permintaan barang disini. Isi keterangan dengan jelas sehingga dapat memberikan gambaran atas isi permintaan barang ini. 7. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi-opsi ini jika permintaan barang telah selesai (tidak diperlukan lagi atau telah masuk ke tahap permintaan penawaran harga) dan aktifkan opsi jasa jika permintaan yang diajukan berupa jasa (bukan barang).
8. Pilihan Mata Uang Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
378
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 10. Catatan Disini Anda dapat mengisi catatan atas permintaan ini. 11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 12. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi ? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 13. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 14. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). 379
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan: Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang.
15. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
380
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.2. Permintaan Penawaran Harga
Ini adalah form untuk menginput permintaan penawaran harga. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. Berdasarkan nomor permintaan barang dari suatu departemen, bagian pembelian meminta kepada supplier untuk mengajukan penawaran harga melalui form permintaan penawaran harga, dimana nantinya akan menjadi dasar order pembelian (dasar purchase order). Catatan: Form Meminta Penawaran Harga hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha.
381
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier tempat Anda membeli. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini akan disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Penawaran Isi dengan nomor permintaan penawaran harga. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Nomor Permintaan Barang Nomor Permintaan Barang (nomor material requisition), jika permintaan penawaran harga ini dibuat berdasarkan Permintaan Barang (material requisition). yang telah dibuat sebelumnya. 5. Tanggal Permintaan Tentukan tanggal permintaan penawaran harga. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. 382
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Keterangan Ketik keterangan atas permintaan penawaran harga disini. Isi keterangan dengan jelas sehingga dapat memberikan gambaran atas isi permintaan penawaran ini. 7. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi-opsi ini jika permintaan penawaran harga telah selesai (tidak diperlukan lagi atau telah menjadi purchase order) dan aktifkan opsi jasa jika permintaan penawaran yang diajukan berupa jasa (bukan barang). 8. Pilihan Mata Uang Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data.
Catatan: Jika Anda mengisi Nomor Permintaan maka item transaksi akan terisi secara otomatis. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. 383
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi term pembayaran, tanggal penutupan penawaran, catatan atas order, dan nama bagian pembelian. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar catatan atas transaksi dan term pembayaran. 11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 12. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 13. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus).
384
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
14. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya.
Catatan: Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang.
15. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
385
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.3. Purchase Order
Ini adalah form untuk menginput order pembelian (purchase order). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. Setelah penawaran harga diterima, dan harga disetujui, maka bagian pembelian dapat menginput purchase order melalui form ini. Selanjutnya Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang yang sudah diterima dan berapa yang belum dengan membuka kembali transaksi purchase order yang pernah diinput sebelumnya (melalui daftar purchase order atau laporan pembelian). Catatan: Form Purchase Order hanya bersifat administratif dan tidak terkait dengan akuntansi, karena form ini tidak membentuk jurnal akuntansi, tidak mengupdate kartu stok dan tidak membuat kartu hutang usaha. 386
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier tempat Anda membeli. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini harus dikirimkan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Purchase Order Isilah nomor purchase order disini. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor ini dapat diketik secara langsung. Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Nomor Permintaan Penawaran Pilihlah nomor Permintaan Penawaran Harga, jika Purchase Order ini dibuat berdasarkan permintaan penawaran harga yang telah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar permintaan penawaran harga). 5. Tanggal Order Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. 387
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
6. Keterangan Ketik keterangan atas order disini. Isi keterangan dengan jelas sehingga dapat memberikan gambaran atas isi purchase order ini. 7. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi-opsi ini jika purchase order ini telah selesai (tidak diperlukan lagi atau telah barang telah dikirim semuanya) dan aktifkan opsi jasa jika purchase order ini berupa jasa (bukan barang). 8. Pilihan Mata Uang Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item purchase order ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data.
Tips: Jika Anda mengisi Nomor Penawaran Harga maka item transaksi akan terisi secara otomatis, jika tidak maka Anda harus mengisinya satu-persatu. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Diorder, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Kolom Di Terima : menampilkan informasi berapa jumlah barang yang sudah diterima dari
388
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
supplier (akan terisi otomatis jika barang memang telah diterima, baik sebagian maupun seluruhnya). • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengantaran, nama bagian pembelian, term pembayaran dan catatan atas order. (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar yang tersedia). 11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 12. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi nilai biaya pengantaran atau biaya lain jika ada. 389
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya.
Catatan: Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang.
16. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
390
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.4. Pembelian (Sederhana)
Ini adalah form untuk menginput transaksi pembelian atau penerimaan barang. Zahir secara otomatis akan membuat jurnal transaksi debet-kredit, menambah stok barang dan mencatat hutang usaha. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. 1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier tempat Anda membeli. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. 391
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini akan disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Pembelian No pembelian diisi dengan nomor faktur pembelian atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 5. Nomor Purchase Order Nomor PO, jika transaksi pembelian ini dibuat berdasarkan PO (purchase order). Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas procurement, maka Anda dapat memilih nomor PO dari daftar purchase order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar PO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas procurement, maka Anda dapat mengetik nomor PO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 6. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
392
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
7. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 8. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan ke kartu stok, dan hutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Pembelian • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu hutang usaha. 9. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. (Fasilitas Multi Currency) 10. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Diterima/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. 393
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Kolom Di Order : menampilkan informasi berapa jumlah barang yang diorder ke supplier (akan berfungsi jika Anda telah mengisi nomor PO, dan memiliki fasilitas purchase order/procurement) • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Catatan: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun / rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini. 11. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian pembelian, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Catatan: Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan menambah nilai hutang dari transaksi 00001, jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi), maka transaksi ini akan memotong hutang dari transaksi 00001. 394
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 12. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi nilai biaya pengantaran atau biaya lain jika ada, serta mengisi uang muka pembelian.
Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan.
Contoh : Transaksi pembelian dengan kredit, maka hutang usaha akan posting kedalam rekening Hutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini.
Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
395
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Konfirmasi Pembayaran Uang Muka
Ini adalah form konfirmasi uang muka pembelian, yang akan tampil setelah Anda menekan tombol Rekam jika pembelian tersebut menggunakan uang muka. Tips: Anda dapat membatalkan pembayaran uang muka dengan menekan tombol Tanpa Uang Muka. 1. Nama Penerima Nama penerima giro, sesuai dengan nama supplier yang telah diisi di form pembelian (informasi ini tidak dapat dirubah). 2. Menggunakan Giro Mundur? Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran uang muka ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara.
396
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Transaksi pembayaran uang muka yang menggunakan giro mundur akan digantung / dipending, tidak dibuatkan transaksi jurnal dan tidak mengupdate kartu hutang hingga giro telah dicairkan oleh supplier. Selanjutnya saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah program akan membuat jurnal pembayaran uang muka dan mengupdate kartu hutang.
3. Nomor Referensi Kas Keluar No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Tips: Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal
5. Keterangan Transaksi Uang Muka Keterangan transaksi atas uang muka pembelian. 6. Tombol Tanpa Uang Klik tombol ini untuk membatalkan uang muka. 7. Tanggal Pembayaran Uang Muka Tentukan tanggal pembayaran uang muka. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). 8. Nilai Pembayaran Nilai uang muka yang dibayarkan. 9. Tombol Rekam Klik rekam untuk merekam transaksi pembayaran uang muka 397
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Rekam Ulang
Fasilitas ini berguna untuk merekam transaksi yang telah diinput sebelumnya, sehingga anda tidak perlu menginput lagi untuk transaksi sejenis berikutnya. Anda tinggal menggunakan fasilitas buka ulang untuk membuka kembali transaksi yang sebelumnya pernah di catat. 1. Nama Transaksi Masukkan nama transaksi yang di rekam, hal ini bertujuan memudahkan anda untuk membuka kembali transaksi tersebut. 2. Frekuensi Tentukan frekuensi dari pencatatan transaksi yang anda rekam, misalnya seminggu sekali, sebulan atau tanpa pola pencatatan. 3. Batal – Rekam • Klik Batal untuk membatalkan proses merekam ulang transaksi. • Klik Rekam untuk menyimpan transaksi yang direkam ulang.
398
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Buka Ulang
Fasilitas ini membantu anda untuk membuka ulang transaksi yang sudah direkam sebelumnya, sehingga acuan transaksi sebelumnya akan ditampilkan lagi untuk pencatatan transaksi berikutnya. 1. Daftar Transaksi Yang Direkam Pada bagian ini berisi daftar transaksi yang sudah pernah di rekam sebelumnya, anda bisa memilih transaksi tersebut untuk dibuka kembali. Dan dijadikan acuan pencatatan transaksi berikutnya. 2. Edit - Hapus • Klik Edit untuk mengkoreksi informasi transaksi yang sudah direkam ulang sebelumnya. • Klik Hapus untuk menghapus data transaksi yang direkam ulang. 3. Batal - Selesai • Klik Batal untuk membatalkan proses buka ulang transaksi. • Klik Selesai untuk membuka kembali acuan transaksi yang dipilih. 399
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.5. Pembelian (Kompleks)
lihat di transaksi pembelian Ini adalah form untuk menginput transaksi pembelian/penerimaan barang yang lebih kompleks yang dibuat berdasarkan purchase order dan dilengkapi dengan fasilitas multi biaya, multi discount, multi pajak, dan beberapa fitur advance lainnya. Zahir secara otomatis akan membuat jurnal transaksi debet-kredit, menambah stok barang, mencatat hutang usaha dan mengupdate purchase order (mengisi jumlah barang terkirim). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. 1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier tempat Anda membeli. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. 400
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Pembelian No pembelian diisi dengan nomor faktur pembelian atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Nomor Purchase Order Isilah dengan nomor Purchase Order, jika transaksi pembelian ini dibuat berdasarkan PO (purchase order). Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas purchase order/procurement, maka Anda dapat memilih nomor PO dari daftar purchase order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar PO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas procurement, maka Anda dapat mengetik nomor PO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. 401
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan ke kartu stok, dan hutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Pembelian • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu hutang usaha. 8. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. Catatan: Jika Anda mengisi Nomor PO maka item transaksi akan terisi secara otomatis sesuai item purchase order tersebut, jika tidak maka Anda harus mengisinya satu-persatu. 402
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Di terima, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Kolom Di Order : menampilkan informasi berapa jumlah barang yang diorder ke supplier (akan berfungsi jika Anda telah mengisi nomor PO, dan memiliki fasilitas purchase order/procurement) • Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus
• Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
403
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
10. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbeda-beda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb. 11. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian pembelian, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan menambah nilai hutang dari transaksi 00001, jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi), maka transaksi ini akan memotong hutang dari transaksi 00001. 12. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 13. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi nilai biaya pengantaran atau biaya lain jika ada, discount final, dan mengisi uang muka pembelian jika ada. 404
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh : Transaksi pembelian dengan kredit, maka hutang usaha akan posting kedalam rekening Hutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini. Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
14. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 15. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 16. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. 405
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 17. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. Multi Biaya Pengantaran
Isilah dengan biaya - biaya lain yang terkait dengan pembelian ini. Anda sebelumnya dapat membuat data biaya - biaya melalui Menu Data - Data > Biaya Pengiriman
Catatan: Halaman biaya - biaya dapat tampil jika Anda memiliki fasilitas multi biaya pengantaran dan fasilitas ini telah diaktifkan melalui menu > setting > setup program > penjualan dan pembelian > menggunakan multi biaya pengantaran 1. Biaya - Biaya Lain • ID Biaya : Double klik kolom ini untuk menampilkan daftar biaya - biaya yang sudah ada. • Mata Uang : Klik mata uang untuk menampilkan pilihan mata uang yang tersedia. • Nilai : Ketik nilai biaya tersebut • Terbayar : Beri tanda centang disini jika biaya tersebut telah dibayar terlebih dahulu 406
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbeda-beda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb.
Multi Pajak
Isilah dengan pajak-pajak yang terkait dengan pembelian ini. Anda dapat membuat data pajak melalui Menu Data - Data > Data Pajak. 407
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Halaman pajak dapat tampil jika Anda memiliki fasilitas multi pajak (multi tax) dan fasilitas ini telah diaktifkan melalui menu > setting > setup program > penjualan dan pembelian > menggunakan multi pajak. 1. Multi Pajak Isilah kode pajak pada kolom - kolom yang telah disediakan. Double klik mouse pada kolom-kolom tersebut untuk menampilkan daftar pajak yang telah tersedia. Jika data pajak belum tersedia, maka Anda dapat membuatnya dari Menu Bergambar > Data - Data > Data Pajak. 2. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbeda-beda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb.
408
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Multi Discount
Isilah dengan persentase discount per item barang, berupa discount bertingkat. Halaman discount dapat tampil jika Anda memiliki fasilitas multi discount dan fasilitas ini telah diaktifkan melalui menu > setting > setup program > penjualan dan pembelian > menggunakan multiple step discount. 1. Multi Discount Isilah discount pada kolom-kolom yang telah disediakan (ketik langsung), contoh : jika discount yang diberikan adalah 10% + 5% + 2.5% maka isilah kolom Disc #1 = 10, kolom Disc #2 = 5 dan kolom Disc #3 = 2.5. 2. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbedabeda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% 409
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb. Informasi Pengiriman
Isilah keterangan pengiriman, jumlah, ukuran dan berat paket di halaman ini. Informasi ini hanya bersifat administratif dan tidak berpengaruh ke proses akuntansi. Catatan: Halaman informasi pengiriman dapat ditampilkan jika Anda telah mengaktifkan fasilitas ini melalui menu > setting > setup program > penjualan dan pembelian > menggunakan catatan atas pengiriman barang. 1. Catatan Pengiriman Isilah nomor paket, dimensi, berat kotor, berat bersih, jumlah dan bentuk paket disini. 2. Tab Halaman Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbedabeda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. 410
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb. Informasi Pengiriman
Melalui halaman ini Anda dapat memberikan penilaian atas kondisi barang, apakah kondisinya bagus, cacat, atau reject (ditolak). Dimana masing-masing kondisi tersebut dapat dikaitkan dengan nilai tertentu yang akan menjadi dasar pengambilan keputusan pembelian barang berikutnya.
Catatan: Halaman informasi pengiriman dapat ditampilkan jika Anda telah mengaktifkan fasilitas ini melalui menu > setting > setup program > penjualan dan pembelian > menggunakan delivery status / catatan atas kondisi barang.
1. Status Pengiriman Double klik pada kolom Kondisi Barang untuk menampilkan pilihan status pengiriman. 411
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Tab Klik judul-judul tab yang tersedia untuk pindah ke halaman lainnya: • Rincian : Halaman paling depan yang menampilkan item transaksi, dimana Anda dapat mengisi item barang yang dibeli, jumlah, harga, discount, pajak. • Biaya - Biaya Lain : (Fasilitas Multi Biaya Pengantaran) Jika transaksi pembelian ini melibatkan banyak biaya tambahan seperti beberapa biaya pengantaran dengan tarif yang berbedabeda, dimana ada biaya yang dialokasikan ke harga pokok, dan ada biaya yang sudah dibayar sebelumnya. • Pajak : (Fasilitas Multi Pajak), selain PPN barang yang Anda beli juga dikenakan pajak - pajak lainnya, sebagai contoh pajak import barang mewah. • Discount : (Fasilitas Multi Discount), Anda dapat memberikan discount bertingkat, misalkan 10%+5% • Informasi Pengiriman : Mencatat informasi pengiriman, seperti ukuran dan berat paket, catatan pengiriman, dll. • Delivery Status : Status dari masing-masing barang, apakah diterima dalam kondisi baik atau cacat, dsb. Pembelian Multi Fraksi
412
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Dengan fasilitas multi fraksi anda bisa mencatat pembelian dari suatu produk dengan lebih dari satu satuan pengukuran. Misalnya ada membeli kepada pemasok produk A sebanyak 40 Kg dan 100 Gr. Maka anda bisa mencatat transaksi tersebut dengan fasilitas multi fraksi. Beri tanda cekmark pada kotak fraksi pada bagian pojok kanan atas di menu pembelian. Catatan: • Anda harus mempunyai fasilitas multi fraksi untuk menggunakan fasilitas ini. • Aktifkan melalui setting > setup program > transaksi pada umumnya > menggunakan fraksi untuk transaksi yang menggunakan produk barang. 1. Jumlah - Satuan Tentukan sampai 3 level fraksi untuk jumlah fraksi dan satuan pengukuran. 2. Batal - Rekam Klik tombol Batal untuk membatalkan proses penginputan jumlah fraksi dan satuan. Klik tombol Rekam untuk menyimpan penginputan nilai fraksi dan satuan. Pembelian Dengan Nomor Seri
413
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Anda bisa menginput nomor seri yang masuk ketika melakukan transaksi pembelian untuk produk dengan nomor seri. Pertama anda harus membuat data produk dengan ceklist menggunakan nomor seri pada data produknya. Ketika terjadi transaksi penerimaan barang / pembelian, anda dapat memasukkan nomor seri sesuai dengan jumlah barang yang diterima.
Catatan: Untuk menggunakan fasilitas nomor seri anda harus mempunyai fasilitas nomor seri dan menetapkan data produk dengan ceklist opsi menggunakan nomor serial.
1. Nomor Seri Ketik nomor seri yang diterima. 2. Masukkan Nomor Seri Klik tombol masukkan untuk memasukkan nomor seri yang sudah diketik pada kotak serial no. Agar data nomor seri masuk ke daftar nomor seri yang masuk. 3. Nomor Seri Yang Masuk Daftar nomor seri yang masuk, jumlah nomor seri yang masuk harus sama dengan jumlah barang yang diterima pada pencatatan transaksi penerimaan barang / pembelian. 4. Baru - Hapus - Hapus Semua • Klik tombol Baru untuk memasukkan nomor seri produk yang baru. • Klik tombol Hapus untuk menghapus data nomor seri yang sudah masuk. Pilih nomor seri yang akan dihapus. • Klik Hapus Semua untuk menghapus semua data nomor seri yang sudah masuk. 5. Otomatis Mengisi Klik pada bagian ini untuk melakukan penginputan nomor seri produk secara otomatis, anda tidak perlu menginput satu persatu data nomor seri sejumlah produk yang diterima. Anda bisa mengisi secara otomatis sesuai dengan jumlah produk yang diterima. 6. Batal - OK Klik tombol Batal untuk membatalkan pengisian data nomor seri produk. Klik tombol OK untuk menyimpan data nomor seri produk yang sudah masuk.
414
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Input Batch Nomor Seri
Form ini digunakan untuk mengisi nomor seri secara otomatis, anda tidak perlu menginput satu persatu nomor seri yang diterima. Cukup menentukan nomor awal dan nomor akhir sesuai dengan jumlah nomor seri yang masuk atau diterima. 1. Nama dan Nomor Depan Tentukan nada atau nomor depan untuk acuan nomor seri produk. 2. Nomor Awal Tentukan nomor awal yang digunakan untuk mulai nomor seri. 3. Nomor Akhir Tentukan nomor akhir yang dijadikan acuan untuk nomor seri. 4. Mask Mask digunakan untuk format diantara nama atau nomor depan dengan nomor awal. 5. Batal - OK Klik tombol Batal untuk membatalkan pengisian nomor seri secara otomatis. Klik tombol OK untuk menyimpan data nomor sering secara otomatis.
415
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pembelian Dengan Nomor Lot
Anda bisa menginput nomor lot yang masuk ketika melakukan transaksi pembelian untuk produk dengan nomor lot. Pertama anda harus membuat data produk dengan ceklist menggunakan nomor lot pada data produknya. Ketika terjadi transaksi penerimaan barang / pembelian, anda dapat memasukkan nomor lot sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Catatan: Untuk menggunakan fasilitas nomor seri anda harus mempunyai fasilitas nomor seri dan menetapkan data produk dengan ceklist opsi menggunakan nomor serial. 1. Baru - Hapus • Klik tombol Baru untuk membuat data lot barang. • Klik tombol Hapus untuk menghapus data lot barang. 2. Batal - Rekam • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses penginputan nomor lot barang. • Klik tombol Rekam untuk menyimpan acuan data lot barang.
416
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Data Lot Barang
• Klik Baru untuk memasukkan informasi data nomor lot yang diterima. • Klik Edit untuk mengedit informasi data nomor lot yang diterima. 1. Baru - Edit • Klik tombol Baru untuk memasukkan data nomor lot yang diterima. • Klik tombol Edit untuk mengkoreksi data nomor lot yang diterima. 2. Batal - OK • Klik Batal untuk membatalkan proses penginputan data nomor lot. • Klik OK untuk memilih data nomor lot yang tersedia.
417
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Nomor Lot Baru
Masukkan data sesuai nomor lot yang diterima. 1. Baru Klik Baru untuk membuat data nomor lot baru. 2. Batal - Rekam Klik Batal untuk membatalkan penginputan nomor lot baru, klik rekam untuk menyimpan data nomor lot baru. 3. Informasi Lot
418
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.6 Retur Pembelian
Ini adalah form untuk menginput transaksi pembelian atau penerimaan barang. Zahir secara otomatis akan membuat jurnal transaksi debet-kredit, menambah stok barang dan mencatat hutang usaha. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian. 1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier tempat Anda membeli. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. 419
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini akan disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Pembelian No pembelian diisi dengan nomor faktur pembelian atau nomor invoice (kwitansi). Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung.
Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
4. Nomor Purchase Order Nomor PO, jika transaksi pembelian ini dibuat berdasarkan PO (purchase order). Terdapat dua kemungkinan : Jika Anda mempunyai fasilitas procurement, maka Anda dapat memilih nomor PO dari daftar purchase order yang sudah dibuat sebelumnya (klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar PO). Jika Anda tidak memiliki fasilitas procurement, maka Anda dapat mengetik nomor PO secara langsung. (tidak ada tombol bergambar mouse). 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
420
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
6. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 7. Opsi Transaksi Ini adalah opsi yang akan menentukan bagaimana transaksi ini diposting. Dalam contoh ini : • Opsi Invoice : Jika diberi tanda centang berarti transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan ke kartu stok, dan hutang usaha langsung dicatat. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Pembelian • Opsi Jasa : Jika dicentang berarti transaksi ini tidak melibatkan barang, program akan merubah format kolom dari item transaksi menyesuaikan dengan transaksi jasa. • Opsi Tunai : Jika dicentang berarti pembayaran akan dicatat langsung menggunakan rekening kas atau bank dan transaksi ini tidak dicatat di kartu hutang usaha. 8. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 9. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang yang akan dibeli dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Dikirim/Jumlah, Harga dan Disc (Discount) : Anda dengan mengetiknya secara langsung. 421
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Untuk Pjk (Pajak), Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
10. Variabel Opsional Disini Anda dapat mengisi tanggal pengiriman, nama bagian pembelian, term pembayaran dan nomor faktur lain untuk di debit/credit. Tips: Jika Anda mengisi Credit/Debit Memo dengan nomor faktur 00001, maka transaksi ini akan mengurangi nilai hutang dari transaksi 00001, jika saldo transaksi ini negatif (misalkan transaksi koreksi atas retur), maka transaksi ini akan mengurangi hutang dari transaksi 00001.
422
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
11. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 12. Uang Muka dan Nilai Total Transaksi Disini Anda dapat mengisi nilai biaya pengantaran atau biaya lain jika ada, serta mengisi uang muka pembelian. Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan yang sesuai dengan kebutuhan. Contoh: Transaksi pembelian dengan kredit, maka hutang usaha akan posting kedalam rekening Hutang Usaha, untuk mengganti ke rekening lain, cukup klik tombol segitiga merah ini. Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting 13. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 14. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 15. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). 423
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 6. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
424
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.7 Daftar Hutang Usaha
Hutang Usaha terbentuk otomatis pada saat transaksi penerimaan barang / pembelian apabila transaksi tersebut tidak lakukan dengan tunai (kredit). Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan semua daftar hutang usaha yang ada dari transaksi pembelian kredit kepada pemasok. anda dapat menampilkan daftar hutang usaha melalui menu pembelian. 1. Daftar Hutang Kepada Supplier Pada bagian berikut akan ditampilkan daftar hutang usaha kepada masing - masing pemasok. Pada form ini akan ditampilkan nama pemasok, mata uang, total piutang, hutang terbayar, dan saldo hutang usaha. Form ini berguna untuk mengetahui mutasi dari hutang usaha kepada masing-masing pemasok. 2. Fasilitas Grafik, di klik untuk menampilkan grafik hutang usaha kepada masing-masing pemasok. $IDR, digunakan untuk menampilkan nilai hutang usaha dalam bentuk mata uang lain dan mata uang utamanya (hanya untuk nilai hutang usaha dengan mata uang asing). 425
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data nama pemasok. Update, digunakan untuk merefresh saldo hutang usaha dari transaksi terakhir yang diinput. Filter, Klik untuk melakukan filter nama pemasok berdasarkan klasifikasi pemasok. 3. Termasuk Bersaldo Nol Termasuk yang bersaldo Nol untuk menampilkan hutang usaha yang telah lunas terbayar atau saldo hutang usahanya sudah bernilai nol. 4. Total Hutang Usaha Pada bagian ini akan ditampilkan total dari keseluruhan hutang usaha dari pemasok. 5. Perincian - Selesai • Klik Perincian untuk melihat detail invoice pembelian kredit dari masing-masing pelanggan. • Klik Selesai untuk menutup form daftar hutang usaha. Rincian Hutang Usaha
426
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Berikut ini rincian hutang usaha dari nama pemasok yang kita pilih dari form sebelumnya daftar hutang usaha. Form ini dibagi menjadi dua bagian, bagian atas dan bagian bawah. Pada bagian atas terdapat daftar invoice transaksi pembelian yang menimbulkan hutang usaha sedangkan pada bagian bawah adalah perincian transaksi-transaksi atas hutang usaha pada bagian atas. Anda juga dapat mendapatkan informasi umur hutang usaha pada form ini, karena zahir acccounting secara otomatis akan mengkelompokkan masing-masing hutang usaha kedalam umur hari dari hutang usaha tersebut dengan membandingkan tanggal transaksi dan tanggal hari ini (tanggal di windows). 1. Daftar Invoice Pembelian Kredit Pada bagian ini anda dapat melihat informasi invoice dari transaksi pembelian yang menimbulkan hutang usaha. Anda dapat mengetahui sisa saldo hutang dari masing-masing invoice pembelian kredit tersebut, jika sudah ada pembayaran hutang usaha, retur atau write off atas invoice tersebut, maka saldo hutang usaha untuk invoice tersebut akan berkurang. 2. Rincian Invoice Pada bagian berikut ini akan menampilkan perincian transaksi yang berhubungan dengan invoice yang dipilih pada bagian atas. Detail transaksi yang berhubungan dengan transaksi diatas seperti transaksi pembelian, pembayaran hutang usaha, write off, retur pembelian kredit atas transaksi acuan yang dipilih pada bagian atas akan ditampilkan disini. Sehingga anda bisa mengetahui transaksi apa saja yang menyebabkan perubahan saldo invoice pada bagian atasnya. 3. Write Off Tekan tombol Write Off untuk menghapus hutang usaha, program selanjutnya akan membuat Jurnal Penghapusan Hutang Usaha. 4. Perincian Klik Perincian untuk melihat detail transaksi sesuai dengan nomor refensi yang kita pilih pada bagian bawah. Sehingga berikutnya anda dapat melihat detail transaksi atas invoice tersebut. 5. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup form perincian hutang usaha.
427
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.8 Pembayaran Hutang Usaha
Ini adalah form untuk menginput transaksi pembayaran hutang usaha (mencatat pembayaran kepada supplier). Saldo rekening kas/bank dan hutang usaha akan berkurang akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu hutang dan membuat jurnal akuntansi). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian > Pembayaran Hutang Usaha. 1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dari mana uang berasal. 2. Nama Supplier Pilih nama supplier. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar nama yang telah tersedia. 428
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Catatan: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Nilai Transaksi Klik disini untuk menghitung nilai transaksi (yaitu setelah Anda mengisi item transaksi dengan benar dan sebelum menekan tombol rekam). 7. Menggunakan Giro? Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran hutang ini ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. 429
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Transaksi pembayaran hutang dengan menggunakan giro mundur tidak langsung diposting, transaksi ini akan dipending hingga giro telah dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah jurnal transaksi pembayaran hutang dibuat dan saldo hutang usaha dikurangi.
8. Faktur yang Akan Dibayar Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No Invoice : Diisi dengan nomor faktur pembelian yang akan dibayar. Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan daftar faktur pembelian untuk supplier yang bersangkutan. • Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat dimodifikasi. • Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat pembayaran. • Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar. Catatan: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, rekening bank, nomor faktur pembelian. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
9. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 430
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
10. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin dihapus). 11. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 12. Denda Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika Anda menarik denda atau biaya lain kepada pelanggan. Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan untuk mencatat denda pembayaran.
Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
431
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.9 Pengembalian Kelebihan Pembayaran
Saat Anda membuka form penerimaan kembalian (debit), program akan menampilkan form pencarian nomor faktur pembelian yang bersaldo negatif seperti terlihat pada gambar diatas. Pilih nomor faktur yang akan dikembalikan kelebihan pembayarannya oleh supplier, kemudian klik OK, selanjutnya Zahir akan menampilkan form pilihan apakah pengembalian yang dibayar oleh supplier dalam bentuk tunai atau untuk membayar hutang lainnya (faktur pembelian lainnya). Bentuk Pengembalian
Tentukan apakah kelebihan pembayaran akan dibayar dalam bentuk tunai atau digunakan untuk membayar faktur pembelian lainnya (untuk membayar hutang lainnya), kemudian Klik tombol Lanjutkan. Zahir akan menampilkan form pengembalian tunai jika Anda memilih opsi dalam bentuk kas dan akan menampilkan form pengembalian non tunai jika Anda memilih opsi untuk membayar invoice lainnya. 432
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pengembalian Tunai
Ini adalah form untuk menginput transaksi penerimaan uang tunai dari supplier. Saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini (Transaksi ini akan mengupdate kartu hutang dan membuat jurnal akuntansi). Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian > Penerimaan Kembalian (Debit) 1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dimana mana uang disimpan. 2. Nama Supplier Informasi nama supplier yang membayar tunai atas kelebihan pembayaran Anda ke supplier tersebut. 3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan 433
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). Catatan: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari). 6. Nilai Transaksi Nilai transaksi pembayaran. 7. Menggunakan Giro? Aktifkan opsi ini jika transaksi pembayaran ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. Catatan: Transaksi pembayaran hutang/piutang dengan menggunakan giro mundur tidak langsung diposting, transaksi ini akan dipending hingga giro telah dicairkan. Saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah jurnal transaksi dibuat dan saldo hutang/piutang disesuaikan.
434
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
8. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. Pengembalian Non Tunai
Ini adalah form untuk menginput transaksi pengembalian non tunai atas kelebihan pembayaran (Transaksi ini akan memindahkan saldo negatif suatu faktur pembelian sebagai pembayaran faktur pembelian lainnya). Saldo rekening kas/bank tidak akan berpengaruh akibat transaksi ini. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Pembelian > Penerimaan Kembalian (Debit) 435
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Supplier Informasi nama supplier yang akan membayar pengembalian kelebihan pembayaran sebelumnya, nama supplier ini tidak dapat dirubah. 2. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 3. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
4. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).
Catatan: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
5. Nilai Transaksi Isi nilai kelebihan pembayaran yang akan dijadikan pembayaran faktur lainnya.
436
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
6. Nomor Invoice yang Akan Dibayar Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No Invoice : Diisi dengan nomor faktur penjualan yang akan dibayar. Untuk menampilkan daftar faktur yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan daftar faktur penjualan untuk pelanggan yang bersangkutan. • Kolom Tanggal dan Saldo hanya berupa informasi dan tidak dapat dimodifikasi. • Isilah discount pada kolom Discount jika Anda memperoleh discount saat pembayaran. • Isilah jumlah yang akan dibayar pada kolom Jumlah Dibayar.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk nomor faktur penjualan. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
7. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 8. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin dihapus). 9. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 437
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
10. Denda Isilah tambahan pembayaran/denda disini, jika pelanggan harus membayar denda atau biaya lain. Tips: Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk mengganti rekening perkiraan untuk mencatat denda pembayaran.
Catatan: Kode rekening yang Anda tentukan melalui tombol segitiga merah ini adalah bersifat sementara, artinya setelah Anda menekan tombol Rekam, maka kode rekening akan direset sesuai dengan konfigurasi rekening penting.
Tips: Untuk mengganti suatu rekening transaksi secara permanen, lakukan melalui fasilitas konfigurasi rekening penting yaitu melalui Menu Aplikasi > Setting > Akun Penting
438
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.3.10 Verifikasi Penghapusan Hutang Usaha
Jurnal penghapusan hutang ini digunakan untuk menghapus sisa hutang yang ada dikarenakan tidak dapat membayar sehingga diperbolehkan oleh vendor untuk dihapus uangnya atau memang dihapus karena vendor sudah tidak ada lagi. Untuk melakukan penghapusan (write-off) terhadap hutang usaha, Anda harus menampilkan Daftar Hutang Usaha terlebih dahulu dengan cara klik Pembelian > Input Transaksi > dan Daftar Hutang Usaha. Pilih nana supplier yang ada dalam daftar tersebut, tekan tombol Perincian dan memilih nomor invoice yang akan dihapus saldo hutangnya. Perhatian: Jurnal penghapusan Hutang Usaha dibuat menggunakan Jurnal Umum, sehingga jika setelah transaksi ini Anda rekam, kemudian ingin menampilkan transaksi ini kembali, Anda akan melihatnya dalam Jendela Jurnal Umum. Meskipun transaksi yang dibuat di Jurnal Umum dapat direvisi , Anda sangat tidak disarankan untuk merevisi jurnal penghapusan Hutang ini. Sebab transaksi ini terkait dengan informasi Hutang Usaha yangtidak terlihat di Jendela Jurnal Umum, sehingga menyebabkan tidak konsistennya data. 439
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Ref Diisi dengan nomor referensi dari jurnal penghapusan hutang. Zahir Accounting Enterprise akan mengisi secara otomatis, namun Anda dapat merubahnya. 2. Tanggal Diisi dengan tanggal dimana transaksi penghapusan hutang ini terjadi. 3. Keterangan Diisi dengan keterangan transaksi. Zahir Accounting Enterprise akan membuatkan keterangan secara otomatis. Namun Anda dapat memodifikasi keterangan tersebut sesuai dengan kebutuhan. 4. Nilai Diisi dengan jumlah hutang usaha yang akan dihapus. 5. Hutang Usaha Merupakan kode perkiraan dari Hutang Usaha. Kode ini telah diisi berdasarkan Kode Akun Penting yang pernah dibuat sebelumnya. Anda tidak perlu merubahnya kecuali memang Anda yakin dengan apa yang Anda lakukan. 6. Penghapusan Hutang Merupakan kode akun dimana Anda akan mengalokasikan penghapusan hutang. 7. Batal - Rekam Tekan tombol Rekam untuk merekam jurnal atau Batal untuk membatalkannya.
5.3.11 Faktur Pembayaran Hutang Usaha
440
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Ref Diisi dengan nomor referensi dari jurnal penghapusan hutang. Zahir Accounting Enterprise akan mengisi secara otomatis, namun Anda dapat merubahnya. 2. Tanggal Diisi dengan tanggal dimana transaksi penghapusan hutang ini terjadi. 3. Keterangan Diisi dengan keterangan transaksi. Zahir Accounting Enterprise akan membuatkan keterangan secara otomatis. Namun Anda dapat memodifikasi keterangan tersebut sesuai dengan kebutuhan. 4. Nilai Diisi dengan jumlah hutang usaha yang akan dihapus. 5. Hutang Usaha Merupakan kode perkiraan dari Hutang Usaha. Kode ini telah diisi berdasarkan Kode Akun Penting yang pernah dibuat sebelumnya. Anda tidak perlu merubahnya kecuali memang Anda yakin dengan apa yang Anda lakukan. 6. Penghapusan Hutang Merupakan kode akun dimana Anda akan mengalokasikan penghapusan hutang. 7. Batal - Rekam Tekan tombol Rekam untuk merekam jurnal atau Batal untuk membatalkannya.
441
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4 Transaksi Persediaan Transaksi-transaksi yang ada di menu persediaan.
5.4.1 Penyesuaian Persediaan
Form ini digunakan untuk menginput transaksi pemakaian barang/penyesuaian. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Persediaan. Contoh : barang A yang ada di gudang pusat (dari gudang : pusat) digunakan sebanyak X buah (isi dengan - X, negatif) untuk bahan baku proyek B. Demikian juga sebaliknya, jika dalam suatu proses produksi dihasilkan Barang A sebanyak X buah dimana hasil produksi akan disimpan di gudang pusat (ke gudang : pusat).
442
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Anda tidak perlu membuat transaksi pemakaian/adjustment untuk barang yang dijual kepada pelanggan (dimana barang tersebut telah diinput di transaksi penjualan), Zahir secara otomatis telah membuatkan transaksi pemakaian / adjustment yang semestinya.
Tips: Gunakan fasilitas stok opname untuk menyesuaikan saldo barang di akhir suatu periode (dimana sangat banyak jumlah barang yang akan disesuaikan jumlahnya).
1. Nomor Referensi Transaksi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 2. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender). Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
443
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Gudang Asal Pilih Gudang dari mana barang ini berasal (barang dengan jumlah negatif). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 5. Gudang Tujuan Pilih Gudang di mana barang yang masuk akan disimpan (dengan jumlah positif). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 6. Posting Transaksi? Ini adalah opsi yang akan menentukan apakah transaksi ini langsung diposting atau tidak. Jika opsi Posting dicentang, maka transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan/dikurangkan dari kartu stok. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Penyesuaian Persediaan. 7. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : Pilih kode barang dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Jumlah : Anda dengan mengetiknya secara langsung. Isi NEGATIF jika barang keluar / berkurang, dan isi POSITIF jika barang masuk / bertambah. • Untuk Akun (Rekening Perkiraan), Satuan, Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
444
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti data barang, rekening perkiraan, proyek, departemen, satuan, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
8. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 9. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 10. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
445
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.2 Pemindahan Barang
Form ini digunakan untuk menginput transaksi pemindahan barang/perakitan. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Persediaan. Contoh : Anda akan merakit sebuah komputer (dihasilkan sebanyak X komputer), dimana memerlukan beberapa komponen penyusun, seperti mother board, microprocessor, power supply, cashing, dll. Tips: Gunakan fasilitas auto build / assembly untuk menginput transaksi pemindahan barang dengan formula yang sudah tetap, berulang-ulang menggunakan formula sama, seperti usaha roti, perakitan komputer, dll.
446
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nomor Referensi Transaksi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 2. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Gudang Asal Pilih Gudang dari mana barang bahan pokok dan bahan pembantu (barang dengan jumlah negatif). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 5. Gudang Tujuan Pilih Gudang di mana barang jadi akan disimpan (barang dengan jumlah positif). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 447
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
6. Posting Transaksi ? Ini adalah opsi yang akan menentukan apakah transaksi ini langsung diposting atau tidak. Jika opsi Posting dicentang, maka transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan/dikurangkan dari kartu stok. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Pemindahan Barang. 7. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : Pilih kode barang dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Jumlah : Anda dengan mengetiknya secara langsung. Isi NEGATIF jika barang keluar / berkurang, dan isi POSITIF jika barang masuk / bertambah. • Kolom Nilai : jika jumlah barang negatif (barang keluar), maka kolom nilai akan otomatis terisi sesuai dengan harga pokok masing-masing barang. Jika jumlah barang positif (barang masuk), maka nilai harga pokok harus diisi secara manual atau jika ingin menghitungnya secara otomatis cukup klik cell harga satuan sehingga tampil tombol kecil (dengan dua titik), klik lah tombol ini untuk menghitung secara otomatis. • Untuk Akun (Rekening Perkiraan), Satuan, Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti data barang, rekening perkiraan, proyek, departemen, satuan, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi.
448
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
8. Selisih Transaksi baru dapat di rekam jika nilai selisih ini NOL, nilai selisih bisa bernilai nol jika nilai barang yang keluar/terpakai dan nilai barang yang masuk/dihasilkan sama persis. 9. Tombol Update Hpp Tombol ini berguna jika Anda akan memposting transaksi pemindahan barang yang sebelumnya pernah diinput tapi saat itu tidak langsung diposting (Anda memposting transaksi ini belakangan). Tombol ini akan mengupdate harga satuan sesuai dengan harga pokok yang terbaru, sebab bisa jadi harga pokok barang telah berubah saat Anda akan memposting transaksi ini, sehingga harus diupdate. 10. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 11 Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 12. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
449
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.3 Transfer Barang Antar Gudang
Form transfer barang antar gudang digunakan untuk menginput transaksi pindah barang dari suatu gudang ke gudang lainnya. Misalkan Barang A dipindah sebanyak 100 box dari Gudang X ke gudang Y. Form pindah gudang ini hanya tersedia jika Anda memiliki fasilitas multi gudang. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Persediaan.
Catatan: Transaksi pindah gudang secara default membuat jurnal akuntansi, namun Anda dapat merubah kondisi ini melalui menu setting > setup program > transaksi persediaan > jurnal transfer barang antar gudang membuat jurnal akun.
450
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nomor Referensi Transaksi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
2. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Gudang Asal Pilih Gudang dari mana barang berasal (gudang sumber). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. 5. Gudang Tujuan Pilih Gudang di mana barang disimpan (gudang tujuan). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. 451
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
6. Posting Transaksi ? Ini adalah opsi yang akan menentukan apakah transaksi ini langsung diposting atau tidak. Jika opsi Posting dicentang, maka transaksi ini akan langsung diposting ke buku besar, item barang akan ditambahkan/dikurangkan dari kartu stok. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses posting tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses posting dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Persediaan 7. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : Pilih kode barang dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Jumlah : Anda dengan mengetiknya secara langsung. Isi jumlah barang dengan nilai POSITIF. • Ke Gudang : Kolom ini berguna jika Anda ingin mencatat perpindahan barang dari satu gudang ke banyak gudang, dimana gudang tujuan lebih dari satu. Misalkan dari Gudang A, ke gudang B, C, D. • Untuk Satuan, Job (Proyek) dapat dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti data barang, rekening perkiraan, proyek, departemen, satuan, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departmen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur)
452
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini.
8. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 9. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 10. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
453
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.4 Stock Opname
Fasilitas stock opname digunakan untuk mencatat penyesuaian jumlah persediaan menurut Pencatatan buku (zahir accounting) dengan jumlah persediaan menurut penghitungan fisik digudang. 1. Daftar Produk Pada bagian ini menampilkan seluruh data produk yang sifatnya disimpan digudang. Pada bagian tersedia (buku) akan ditampilkan saldo masing-masing persediaan berdasarkan saldo 454
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
akhir persediaan untuk masing-masing produk di gudang yang bersangkutan menurut pencatatan zahir accounting. Pada bagian tersedia (fisik) anda dapat menginput manual sesuai dengan acuan perhitungan jumlah persediaan secara fisik digudang. Jika terdapat selisih antara jumlah saldo persediaan menurut pencatatan di buku (zahir accounting) dan menurut pencatatan fisik, maka nilai tersebut akan tampil pada kolom selisih. 2. Reset • Reset =, tombol ini berfungsi untuk menyamakan jumlah produk yang tersedia menurut pencatatan buku dengan pencatatan fisik. Nilai tersedia (fisik) akan mengikuti jumlah tersedia (buku). • Reset = 0, tombol ini berfungsi untuk mengosongkan (0) nilai tersedia (fisik). 3. Proses - Cetak - Selesai • Klik tombol proses untuk melakukan proses stock opname, jika terdapat selisih maka anda akan diminta untuk menentukan rekening yang digunakan sebagai acuan pencatatan jurnal penyesuaian atas selisih dari stock opname tersebut. • Klik tombol cetak untuk mencetak laporan stock opname. • Klik tombol selesai untuk menutup form stock opname. 4. Filter • Alias, digunakan untuk menampilkan kode alias dan nama alias pada daftar produk. • Gudang, digunakan untuk menentukan lokasi / gudang yang akan dijadikan acuan untuk stock opname. • Cari, digunakan untuk melakukan pencarian data produk. • Update, digunakan untuk merefresh data produk dan jumlah tersedia produk. • Filter, digunakan untuk melakukan filter data produk.
455
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.5 Perakitan
Jika suatu barang / persediaan yang dalam pembuatannya menggunakan barang / persediaan lain sebagai komponen penyusutannya dan jumlah barang penyusunnya banyak sekali, maka anda memerlukan fasilitas otomatik untuk membuat jurnal pemindahan barang. Anda dapat memanfaatkan fasilitas autobuild untuk menentukan komposisi produksi atas suatu produk. 1. Item Penyusun Produk Kode: diisi dengan kode barang penyusun. Tekan Enter disini untuk menampilkan Jendela Pencarian Data. Jumlah: diisi dnegan jumlah barang penyusun yang diperlukan untuk memproduksi barang induk sejumlah yang telah ditentukan pada field “Jumlah Produksi”. Tetap: menunjukkan jumlah barang penyusun akan tetap/ tidak mengikuti jumlah barang induk. Isilah dengan huruf “x” jika tetap (Anda dapat mengetikkan huruf x kecil di kolom ini atau dengan meng-klik satu kali tombol kiri mouse saat panas mouse berada di kolom ini). 456
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Jumlah Produksi Diisi dengan jumlah produksi dari barang/persediaan induk (istilah induk digunakan untuk membedakan antara barang yang akan dibuat dengan barang penyusun). 3. Hapus Baris Untuk menghapus satu baris barang penyusun, tekan tombol Hapus Baris ketika kursor berada pada baris yang ingin dihapus. 4. Selesai Tekan tombol Selesai jika selesai. Penentuan Lokasi Gudang
Tentukan data gudang produksi. 1. Pilih Gudang Pilih nama gudang yang dijadikan acuan sebagai gudang produksi, dimana jumlah produk yang dibuat akan menambah jumlah stock digudang ini. 457
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Baru - Edit • Klik tombol Baru untuk menambahkan data gudang. • Klik tombol Edit untuk mengkoreksi data gudang. 3. Batal - OK • Klik Batal untuk membatalkan pemilihan data gudang dan kembali ke form sebelumnya proses autobuild / assembly. • Klik OK untuk melanjutkan ke proses berikutnya menampilkan secara otomatis menu pemindahan barang sesuai dengan komposisi produk berdasarkan jumlah barang yang dibuat. Pembuatan Produk
458
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Produk Yang Akan di Produksi Data produk yang sudah ditentukan komposisi produk melalui menu autobuild akan tampil pada daftar perakitan produk, selanjutnya anda bisa menentukan jumlah produk yang akan dibuat / dirakit. 2. Reset Klik tombol reset untuk mengembalikan jumlah produk yang dibuat menjadi 0. Jika anda salah input untuk jumlah barang yang dibuat anda dapat mereset data jumlah barang yang dibuat menjadi 0. 3. Batal - Lanjutkan • Klik tombol Batal untuk membatalkan proses perakitan. • Klik tombol Lanjutkan untuk melanjutkan ke proses berikutnya menentukan gudang produksi. Pemindahan Barang Auto Build
459
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Zahir accounting secara otomatis akan membukan menu pemindahan barang untuk memproses transaksi perakitan sesuai dengan komposisi dan jumlah produk yang dibuat. 1. Kepala Transaksi Isikan informasi transaksi sesuai dengan transaksi produksi / perakitannya. Untuk melihat penjelasan detail anda bisa lihat pada menu pemindahan barang. 2. Item Produk Pada bagian ini akan tampil komposisi produk dan produk yang dirakit sesuai dengan jumlah yang ditetapkan pada menu autobuild. Proses ini dibuat secara otomatis, sehingga anda tidak perlu merubah item produk yang ada pada transaksi ini. 3. Cetak - Batal - Rekam • Klik Batal untuk membatalkan proses perakitan. • Klik Rekam untuk menyimpan transaksi pemindahan barang atas transaksi perakitan yang dibuat.
5.4.6 Penerimaan Barang Konsinyasi
460
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form Penerimaan Barang Konsinyasi menyerupai dengan transaksi pembelian/penerimaan barang, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu hanya menambah jumlah barang di gudang (hanya mencatat kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Persediaan Catatan: • Hanya barang konsinyasi (opsi konsinyasi di data barang di centang) yang dapat diinput di form ini. • Barang konsinyasi adalah masih menjadi milik supplier, barang hanya dititipkan untuk dijual. Setelah barang ini terjual baru timbul hutang konsinyasi, dan juga terbentuk transaksi jurnal. 1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier pemilik barang konsinyasi. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang di mana barang ini akan disimpan. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Faktur Konsinyasi No referensi diisi dengan nomor faktur konsinyasi. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi >
461
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
5. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar memudahkan Anda mengidentifikasi transaksi. 6. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi ini agar item barang langsung ditambahkan ke kartu stok. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses penambahan barang ke kartu stok tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Konsinyasi. 7. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 8. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang dengan menampilkan jendela pencarian barang (hanya barang konsinyasi yang akan tampil), double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. 462
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Untuk kolom Jumlah dan Harga : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang. • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini. 9. Nama Penerima Isi nama staf penerima barang. 10. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka, sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 11. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 12. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 463
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
13. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 14. Tombol Rekam Batal • Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. • Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
464
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.7 Retur Barang Konsinyasi
Form Retur Barang Konsinyasi serupa dengan transaksi retur pembelian, perbedaan terdapat pada output yang dihasilkan transaksi ini, yaitu mengurangi jumlah barang di gudang (hanya mengupdate kartu stok barang) dan tidak membuat jurnal transaksi dan tidak mencatatnya di kartu hutang usaha. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Persediaan
Catatan: Hanya barang konsinyasi (opsi konsinyasi di data barang di centang) yang dapat diinput di form ini.
465
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Nama Supplier Isi dengan Nama Supplier pemilik barang konsinyasi. Anda tidak dapat mengetik nama supplier secara langsung, melainkan harus menekan tombol kecil (bergambar mouse) yang akan menampilkan form pencarian data. Perhatikan tandanya : selalu ada tombol kecil disebelah kanan isian (bergambar mouse). Selain klik tombol pencarian tersebut, Anda dapat juga menekan tombol ENTER pada keyboard untuk menampilkan form pencarian data. Selanjutnya program akan menampilkan form yang berisi daftar nama supplier, Anda dapat langsung memilih nama bila data supplier telah ada atau membuat data baru bila data yang Anda inginkan belum tersedia. 2. Gudang Pilih Gudang dari mana barang diambil . Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan gudang yang tersedia. (Fasilitas multi gudang). 3. Nomor Retur Konsinyasi No referensi diisi dengan nomor faktur retur konsinyasi. Program secara otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor faktur ini dapat diketik secara langsung. Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 4. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi, hal ini berlaku untuk untuk semua jenis transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil bergambar kalender).
466
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
5. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar memudahkan Anda mengidentifikasi transaksi. 6. Opsi Transaksi Beri tanda centang pada opsi ini agar item barang langsung berkurang dari kartu stok. Jika opsi ini tidak dicentang maka proses pengurangan barang dari kartu stok tidak akan terjadi saat tombol rekam ditekan, proses dapat dilakukan secara manual atau secara otomatis melalui Daftar Transaksi Konsinyasi. 7. Pilihan Mata Uang dan Nilai Tukar Informasi Mata Uang yang digunakan oleh transaksi. Klik tombol segitiga merah di sisi kanan untuk menampilkan pilihan mata uang dan untuk mengisi nilai tukar. 8. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • No. Barang : Pilih kode barang dengan menampilkan jendela pencarian barang, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode barang), selanjutnya akan ditampilkan form daftar barang yang dapat dibeli. • Untuk kolom Jumlah dan Harga : Anda dengan mengetiknya secara langsung. • Untuk Pjk (Pajak) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih data barang.
467
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama supplier, nama bagian pembelian, kode rekening perkiraan, pajak, proyek, departemen, dll. • Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur) • Tekan CTRL-DEL untuk menghapus baris transaksi • Klik kanan mouse pada tabel untuk menampilkan menu khusus • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. • Tekan tombol F6 untuk mengisi nomor seri atau lot number, jika Zahir yang Anda memiliki fasilitas ini. 9. Nama Penerima Isi nama staf penerima barang dan catatan atas retur. 10. Tombol Stock List Klik tombol ini untuk menampilkan daftar barang yang akan terus terbuka (hanya barang konsinyasi yang akan tampil), sehingga memudahkan Anda untuk memilih barang yang akan dibeli dengan cepat, dan dapat melakukan drag-n-drop, klik barang dari daftar barang dan pindahkan ke tabel item pembelian. 11. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 12. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item penjualan yang ingin dihapus). 13. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions).
468
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi kas keluar secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. Catatan : Transaksi persediaan tidak memiliki fasilitas transaksi berulang. 14. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
469
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.8 Penentuan Harga Jual
Fasilitas ini berguna untuk menentukan harga jual dari setiap barang secara manual dan otomatis. Untuk menggunakan fasilitas ini anda dapat membukannya pada menu persediaan. Untuk mengisi harga jual secara manual, posisikan kursor pada kolom “Harga Jual”, ketikkan harga jual masing-masing produk sesuai dengan yang ditentukan. Zahir accounting memiliki fasilitas penentuan harga jual otomatis, sehingga anda tidak perlu mengisi harga jual dari masing-masing barang secara manual. Untuk memanfaatkan fasilitas otomatis ini, beri tanda ceklist pada kotak harga jual otomatis, lalu tekan tombol hitung harga jual, maka berikutnya akan tampil form untuk penentuan harga jual. 470
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Tips: Jika anda bermaksud untuk menentukan harga jual dari beberapa item barang tertentu saja, pilihlah beberapa barang sekaligus dengan menekan tombol (Ctrl) pada keyboard, selanjutkan klik tombol kiri mouse pada item barang yang diinginkan, jangan lepas tombol (Ctrl) saat anda memilih barang dan sebelum barang yang anda inginkan terpilih semua. Tekan tombol filter pada bagian atas jendela untuk menfilter data persediaan sebelum anda menentukan harga jualnya.
1. Daftar Harga Jual Produk Pada bagian berikut ditampilkan daftar produk dengan informasi harga pokok, harga beli, dan harga jual produk tersebut. 2. Fasilitas Fasilitas ini berguna untuk melakukan pencarian data produk dan filter data produk sesuai dengan kebutuhan anda. 3. Tab Halaman Klik tab halaman untuk berpindah ke halaman harga jual pergolongan pelanggan. 4. Harga Jual Otomatis Beri tanda ceklist pada kotak harga jual otomatis jika anda ingin menentukan perhitungan harga jual secara otomatis sesuai dengan metode yang tersedia pada menu penentuan harga jual. 5. Hitung Harga Jual Klik tombol hitung harga jual untuk membuka form penentuan harga jual secara otomatis. 6. Tutup Klik tombol tutup untuk menutup form daftar harga jual.
471
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Sistem Perhitungan Harga Jual Otomatis Pada bagian Sistem Perhitungan pilihlah sistem perhitungan harga jual yang anda inginkan, apakah dengan menentukan margin laba, mark up, atau menentukan laba kotor secara tetap, isilah persentase margin laba atau markup atau laba kotor yang anda inginkan pada edit box yang tampil disebelah kanan. 2. Pembulatan dan Dasar Perhitungan Pembulatan digunakan untuk membulatkan nilai harga jual, pilihlah opsi yang tersedia pada dropdown combo box pembulatan. Tentukan satuan terkecil dari pembualatan pada edit box satuan terkecil yang terdapat dibawahnya. Dasar perhitungan digunakan sebagai dasar penentuan harga jual, apakah berdasarkan harga beli terakhir atau berdasarkan harga pokok produksi. 3. Opsi Perhitungan Harga Jual Aktifkan opsi ceklist masukkan pajak pembelian kedalam harga pokok, opsi ini digunakan jika perhitungan harga pokok akan ditambahkan dengan nilai pajak pembeliannya. Aktifkan opsi ceklist hanya yang telah terpilih, jika sebelumnya anda memilih produk tertentu saja
472
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
yang akan ditentukan harga jualnya secara otomatis. Jika opsi ini tidak diaktifkan maka semua data produk akan menggunakan acuan harga jual otomatis. 4. Batal - Proses Klik tombol Batal untuk membatalkan proses penentuan harga jual secara otomatis. Klik tombol Proses untuk melanjutkan proses perhitungan harga jual. Peringatan Penentuan Harga Jual
Berikutnya akan tampil konfirmasi atas penentuan harga jual dari masing-masing produk. 1. Yes Klik tombol Yes jika anda ingin melanjutkan proses penentuan harga jual secara otomatis. Klik No untuk membatalkan proses penentuan harga jual otomatis. 2. No Klik tombol No untuk membatalkan proses penentuan harga jual secara otomatis.
473
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.4.9 Manajemen Persediaan
Inventory management membantu anda dalam membuat proyeksi penjualan per item barang, menentukan jumlah barang yang akan dipesan ke pemasok dan jumlah barang minimum.
Proyeksi Penjualan Tanpa Musim
Tentukan jumlah hari kerja setiap bulan dan tentukan boto untuk setiap bulannya.
474
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Proyeksi Penjualan Tergantung Musim
Tentukan jumlah hari kerja dalam satu bulan dan bobot untuk setiap bulannya. Masukkan persentase pertumbuhan yang diperkirakan dari acuan penjualan tahun lalu pada bulan yang sama. Penyesuaian Proyeksi Penjualan
Masukkan persentase toleransi koreksi dari kenaikan atau penurunan hasil perhitungan yang akan dibuat.
475
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Minimum Level Barang
Form ini digunakan untuk menentukan minimum jumlah barang digudang (reorder point) yang akan digunakan sebagai dasar pembuatan order pembelian secara otomatis. Jumlah Optimal Order Berikutnya
476
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Fasiltias ini membantu anda untuk menghitung jumlah order pembelian paling tepat untuk masingmasing produk. 1. Buat Jumlah Optimal Baru Aktifkan ceklist ini jika anda ingin menentukan jumlah pesanan yang optimal kepada pemasok. 2. Acuan Perhitungan Order Tentukan acuan yang menjadi dasar pembuatan pesanan optimal kepada pemasok. Berdasarkan Proyeksi Penjualan, jika anda ingin menentukan pembuatan pesanan optimal berdasarkan acuan proyeksi penjualan yang telah ditetapkan pada masing-masing data produk. Berdasarkan Sales Order, jika anda ingin menentukan pembuatan pesanan optimal berdasarkan acuan berdasarkan sales order yang sebelumnya pernah dibuat. 3. Dasar Perhitungan Jumlah Pesanan Tidak boleh kurang dari minimum level, aktifkan opsi ini jika pesanan optimal kepada pemasok tidak boleh kurang dari minimum level produk yang ditetapkan pada data masing-masing produk. Tidak boleh kurang dari pesanan minimal, aktifkan opsi ini jika pesanan optimal kepada pemasok tidak boleh kurang dari minimal pesanan produk kepada pemasok yang telah ditetapkan pada data masing-masing produk. Kurangi dengan yang telah di order ke pemasok. aktifkan opsi ini jika jumlah pesanan kepada pemasok akan dikurangi dari jumlah produk yang telah di order kepada pemasok sebelumnya. Kurangi dengan jumlah barang yang tersedia. aktifkan opsi ini jika jumlah pesanan kepada pemasok dikurangi dengan jumlah barang yang masih tersedia. 4. Koreksi Masukkan prosentase toleransi kenaikan atau perhitungan dari hasil perhitungan yang akan dibuat.
477
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Filter Produk
1. Pilih Barang Tertentu Saja Pilih barang tertentu saja, jika anda ingin menentukan manajemen persediaan hanya untuk kelompok barang, departemen, gudang dan supplier tertentu saja. 2. Filter Produk Kelompok, tentukan kelompok barang yang akan ditetapkan berdasarkan setting manajemen persediaan. data produk yang termasuk kelompok barang tersebut yang akan menggunakan setting manajemen persediaan. Departemen, tentukan acuan departemen yang akan ditetapkan berdasarkan setting 478
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
manajemen persediaan. Data produk yang ada pada departemen tersebut saja yang akan menggunakan setting manajemen persediaan. Gudang, tentukan acuan gudang yang akan ditetapkan berdasarkan setting manajemen persediaan. Data produk yang ada pada gudang tersebut saja yang akan menggunakan setting manajemen persediaan. Supplier, tentukan acuan supplier utama yang akan ditetapkan berdasarkan setting manajemen persediaan.Data produk yang menggunakan acuan default supplier tersebut saja yang akan menggunakan setting manajemen persediaan. 3. Filter Group Barang Group, tentukan acuan group barang yang akan ditetapkan berdasarkan setting manajemen persediaan.data produk yang termasuk kedalam group tersebut saja yang akan menggunakan setting manajemen persediaan. 4. Start - Selesai Klik tombol Start untuk memulai proses penetapan manajemen persediaan Klik tombol Selesai untuk menutup form manajemen persediaan.
5.5 Transaksi Kas dan Bank 5.5.1 Transfer Kas
479
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Ini adalah form untuk mencatat Transfer Uang dari satu rekening ke rekening lainnya. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Kas dan Bank 1. Bank Asal Tentukan rekening bank dari mana uang berasal. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan rekening kas/bank yang tersedia. 2. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender). 3. Bank Tujuan Tentukan rekening bank dari mana uang akan disimpan/disetor. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan pilihan rekening kas/bank yang tersedia. 4. Nomor Referensi Referensi diisi dengan referensi transaksi, program otomatis mengisinya dengan TRANS. 5. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 6. Departemen Isilah dengan departemen dimana dana ini nantinya akan digunakan. 7. Nilai Transaksi Diisi dengan nilai transaksi. 8. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan.
480
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.5.2 Kas Masuk
Ini adalah form untuk menginput transaksi kas masuk. Saldo rekening kas/bank akan bertambah akibat transaksi ini, seperti penerimaan setoran modal, pinjaman dari bank, dll. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Kas dan Bank.
Catatan: Transaksi kas masuk tidak bisa digunakan untuk menginput transaksi pembayaran piutang dagang dari pelanggan, karena transaksi kas/bank tidak akan mengupdate kartu piutang usaha. Untuk membayar piutang, gunakanlah form transaksi pembayaran piutang.
481
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dari mana uang akan disimpan. 2. Pemberi Dana Pilih nama pemberi uang (uang berasal dari siapa). Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar nama yang telah tersedia. 3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung. Tips: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam. 5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
482
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
6. Nilai Transaksi Klik disini untuk menghitung nilai transaksi (yaitu setelah Anda mengisi item transaksi dengan benar dan sebelum menekan tombol rekam). 7. Giro Mundur ? Aktifkan opsi ini jika transaksi kas masuk ini dibayar menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. Tips: Transaksi kas masuk yang menggunakan giro mundur akan diposting menggunakan rekening sementara, misalkan piutang giro. Sehingga jurnal akuntansi yang dihasilkan tidak menggunakan rekening bank tapi menggunakan rekening piutang giro. Selanjutnya saat giro dicairkan melalui daftar giro masuk, barulah program akan membuat jurnal transaksi adjustment yang menggunakan rekening bank yang sudah ditentukan di transaksi ini.
8. Item Transaksi Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : untuk menampilkan daftar rekening yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan form daftar rekening. • Untuk Nilai transaksi, isilah nilai pada kolom Nilai (Cr). • Untuk kolom Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih kode rekening, double klik mouse untuk menampilkan daftar departemen / proyek.
Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama, kode rekening perkiraan, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departemen, Anda dapat mengetiknya secara langsung. 483
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi.
9. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 10. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas masuk yang ingin dihapus). 11. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. 12. Tombol Rekam Batal Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 484
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Informasi Giro Masuk
Form ini digunakan untuk mencatat informasi giro yang diterima. 1. Informasi Giro Nomor Giro, Inputkan nomor giro sesuai dengan giro yang diterima. Jatuh Tempo, tentukan tanggal jatuh tempo sesuai dengan tanggal jatuh tempo giro. Nama Bank, tentukan nama bank yang mengeluarkan giro tersebut. Nomor A/C, tentukan nomor rekening bank yang tertera dalam giro. Akun Piutang Giro, Tentukan akun piutang giro yang digunakan sebagai acuan pencatatan jurnal atas penerimaan giro tersebut. 2. Multi Giro Klik tombol multi giro untuk memasukkan jika anda menerima lebih dari satu giro untuk satu transaksi. 3. Batal - OK Klik Batal untuk membatalkan proses pencatatan informasi transaksi giro. Klik OK untuk menyimpan informasi transaksi giro.
485
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Multi Giro Masuk
Form ini digunakan untuk mencatat penerimaan beberapa giro atas satu transaksi penerimaan kas / bank menggunakan giro. 1. Daftar Giro Masukkan data giro yang diterima atas transaksi penerimaan kas masuk menggunakan lebih dari satu giro. Jumlah total nilai giro yang diterima harus sama dengan nilai penerimaan kas. 2. Batal - OK Klik Batal untuk membatalkan pencatatan data multi giro. Klik OK untuk menyimpan data informasi multi giro.
486
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.5.3 Kas Keluar
Ini adalah form untuk menginput transaksi kas keluar. Saldo rekening kas/bank akan berkurang akibat transaksi ini, seperti pembayaran listrik/telpon, pembayaran gaji, pembelian asset, pembayaran hutang ke bank, dll. Anda dapat menampilkan form ini melalui Menu Kas dan Bank. Catatan: Transaksi kas keluar tidak bisa digunakan untuk menginput transaksi pembayaran hutang dagang dari supplier, karena transaksi kas/bank tidak mengupdate kartu hutang usaha. Untuk membayar hutang, gunakanlah form transaksi pembayaran hutang.
487
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
1. Rekening Bank Tentukan rekening bank dari mana uang berasal. 2. Nama Penerima Pilih nama penerima uang. Klik tombol bergambar mouse untuk menampilkan daftar nama yang telah tersedia. 3. Keterangan Transaksi Ketik keterangan transaksi disini. Isi keterangan dengan jelas sesuai dengan isi transaksi, agar saat Anda menampilkan laporan buku besar dan laporan lainnya, Anda tidak perlu melihat detail transaksi untuk mengetahui maksud transaksi ini. 4. Nomor Referensi No Referensi diisi dengan nomor urut transaksi, misalkan nomor cek. Program otomatis akan mengisi nomor ini secara berurutan dari transaksi sebelumnya, namun Anda dapat merubahnya jika perlu. Isian nomor referensi ini dapat diketik secara langsung.
Catatan: • Jika terjadi nomor hilang/tidak berurutan (yang bisa terjadi jika lampu mati atau suatu transaksi pernah dihapus) sehingga nomor ingin Anda mundurkan atau ingin diset ulang; maka Anda dapat melakukannya melalui Menu Aplikasi > Setting > Setup > Nomor Referensi > Set Nomor Referensi Jurnal. • Nomor faktur akan berwarna merah jika nomor tersebut telah digunakan oleh transaksi lainnya dan transaksi selanjutnya tidak dapat direkam.
5. Tanggal Transaksi Tentukan tanggal transaksi setiap kali Anda menginput transaksi. Program otomatis mengisi tanggal sesuai dengan tanggal sistem komputer Anda. Anda dapat mengetik tanggal secara langsung atau dengan menampilkan kalender (terdapat tombol kecil di sebelah kanan bergambar kalender).
Tips: Gunakan tombol + dan - pada keyboard untuk merubah tanggal (maju/mundur satu hari).
488
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
6. Nilai Transaksi Klik disini untuk menghitung nilai transaksi (yaitu setelah Anda mengisi item transaksi dengan benar dan sebelum menekan tombol rekam). 7. Menggunakan Giro? Aktifkan opsi ini jika transaksi kas keluar ini menggunakan giro mundur. Setelah Anda menekan tombol rekam, akan ditampilkan form isian giro, Anda harus mengisi nomor giro, tanggal jatuh tempo, dan rekening sementara. Catatan: Transaksi kas keluar yang menggunakan giro mundur akan diposting menggunakan rekening sementara, misalkan hutang giro. Sehingga jurnal akuntansi yang dihasilkan tidak menggunakan rekening bank tapi menggunakan rekening hutang giro. Selanjutnya saat giro dicairkan melalui daftar giro keluar, barulah program akan membuat jurnal transaksi adjustment yang menggunakan rekening bank yang sudah ditentukan di transaksi ini. 8. Item Transaksi Kas Keluar Item transaksi ditampilkan dalam bentuk tabel yang terdiri dari kolom dan baris. Sebagian data dapat diketik langsung dan sebagian lagi harus dipilih melalui form pencarian data. • Kode : untuk menampilkan daftar rekening yang sudah tersedia, double klik mouse (klik mouse dua kali dengan cepat) atau tekan tombol ENTER pada keyboard (pastikan cursor berada pada kolom kode), selanjutnya akan ditampilkan form daftar rekening. • Untuk Nilai transaksi, isilah nilai pada kolom Nilai (Dr). • Untuk kolom Dept (Departemen) dan Job (Proyek) harus dipilih dari tabel yang tersedia seperti halnya memilih kode rekening, double klik mouse untuk menampilkan daftar departemen / proyek. Tips: • Program selalu menyediakan form pencarian data untuk data-data yang telah tersedia (master data), seperti nama, kode rekening perkiraan, proyek, departemen, dll. • Khusus untuk kode akun/rekening dan kode departemen, Anda dapat mengetiknya secara langsung.
489
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
• Tekan tombol TAB pada keyboard untuk berpindah dari satu kolom ke kolom lainnya, atau dari satu isian ke isian lainnya (maju), atau untuk menambah baris baru dalam suatu transaksi. • Tekan tombol SHIFT-TAB untuk bergerak sebaliknya (mundur). • Tekan tombol F5 untuk menampilkan form catatan item transaksi, sehingga Anda dapat menambahkan keterangan per baris transaksi. 9. Cetak Faktur Ingin langsung mencetak faktur transaksi? beri tanda centang pada opsi ini. Maka setelah menekan tombol Rekam, program akan langsung menampilkan form cetak faktur. 10. Tombol Hapus Baris Klik tombol ini untuk menghapus item transaksi yang sedang aktif (pastikan cursor telah berada pada baris item kas keluar yang ingin dihapus). 11. Tombol Transaksi Berulang Fasilitas Transaksi Berulang (Recurring Transactions). Contoh : dalam operasional perusahaan sering kita temukan transaksi yang ‘hampir sama’ yang harus diinput setiap waktu tertentu secara berulang, seperti transaksi pembayaran gaji karyawan yang bersifat rutin dikeluarkan setiap bulannya. Caranya : isi form transaksi secara lengkap kemudian tekan tombol Rekam Ulang untuk menyimpan transaksi tersebut. Selanjutnya jika suatu hari nanti Anda ingin menginput kembali transaksi yang ‘hampir sama’, maka cukup dengan menekan tombol Buka Ulang, maka seluruh item transaksi akan terisi secara otomatis. Jika ada nilai yang berbeda, maka Anda dapat menyesuaikannya secara manual. Tombol Rekam Ulang : Untuk merekam transaksi ini dalam template sehingga dapat digunakan oleh transaksi yang sama di masa yang akan datang. Tombol Buka Ulang : Untuk membuka transaksi yang pernah disimpan sebelumnya. 12. Tombol Rekam Batal • Tombol Rekam : Untuk merekam transaksi. • Tombol Batal : Untuk membatalkan input transaksi, atau membatalkan modifikasi yang Anda lakukan. 490
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan : Transaksi jurnal umum mengharuskan total kolom Debit dan kolom Kredit sama, jika ada selisih maka transaksi tidak bisa direkam. Informasi Giro Keluar
Form ini digunakan untuk mencatat informasi giro yang dikeluarkan atau digunakan untuk pembayaran. 1. Informasi Transaksi Giro Keluar Nomor Giro, Inputkan nomor giro sesuai dengan giro yang dikeluarkan. Jatuh Tempo, tentukan tanggal jatuh tempo sesuai dengan tanggal jatuh tempo giro. Akun Hutang Giro, Tentukan akun hutang giro yang digunakan sebagai acuan pencatatan jurnal atas giro keluar. 2. Multi Giro Klik tombol multi giro untuk memasukkan jika anda mengeluarkan lebih dari satu giro untuk satu transaksi. 3. Batal - OK • Klik Batal untuk membatalkan proses pencatatan informasi transaksi giro. • Klik OK untuk menyimpan informasi transaksi giro.
491
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Multi Giro Keluar
1. Daftar Giro Masukkan data giro yang diterima atas transaksi penerimaan kas masuk menggunakan lebih dari satu giro. Jumlah total nilai giro yang diterima harus sama dengan nilai penerimaan kas. 2. Batal-OK • Klik Batal untuk membatalkan pencatatan data multi giro. • Klik OK untuk menyimpan data informasi multi giro.
492
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.5.4 Rekonsiliasi
Rekonsiliasi digunakan untuk mencocokan saldo rekening di Bank dengan pencatatan keuangan dengan menggunakan Zahir Acounting, biasanya rekonsiliasi dilakukan sekali dalam satu bulan setelah menerima rekening koran dari Bank. 1. Kode Rekening Bank Diisi dengan memilih daftar akun bank yang ingin direkonsiliasi, klik tombol pencarian data untuk memilih nomor rekenig yang digunakan. 2. Tanggal Rekening Koran Diisi dengan tanggal rekening koran, biasanya yang digunakan adalah tanggal akhir bulan, gunakan fasilitas kalender untuk memilih tanggal. 3. Saldo Rekening Koran Diisi dengan nilai saldo di rekening koran yang di dapat dari bank. 4. Batal - Lanjutkan • Klik Batal untuk membatalkan proses rekonsiliasi. • Klik Lanjutkan untuk melanjutkan ke proses berikutnya.
493
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Daftar Rekonsiliasi
Form ini digunakan untuk menyamakan saldo transaksi antara pencatatan menggunakan zahir accounting dengan pencatatan yang ada pada rekening koran bank. 1. Daftar Transaksi Bagian ini menampilkan daftar transaksi yang berhubungan dengan rekening bank yang direkonsiliasi. Aktifkan tanda centang merah pada bagian kanan di kolom (X), jika saldo transaksi sama dengan saldo transaksi pada rekening koran bank. 2. Status Rekonsiliasi Bagian ini menampilkan status rekonsiliasi. Nilai saldo pada bagian ini akan berubah sesuai dengan ceklist yang diaktifkan pada kolom (X). Bagian status ini akan menjadi acuan untuk mengetahui perbedaan antara saldo bank menurut catatan perusahaan dengan saldo bank menurut rekening koran bank. 3. Rekonsiliasi Klik tombol rekonsiliasi, untuk melanjutkan proses rekonsiliasi, pastikan sudah tidak ada perbedaan antara saldo menurut pencatatan perusahaan dan saldo menurut rekening koran bank. 494
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Catatan: Proses rekonsiliasi akan menghapus daftar transaksi yang diaktifkan tanda ceklist pada kotak (X). Pada daftar transaksi hanya ada transaksi yang belum di ceklist merah pada kolom X. Pastikan anda sudah membackup data terlebih dahulu sebelum melakukan proses rekonsiliasi. Daftar transaksi yang sudah di rekonsiliasi tidak bisa di kembalikan lagi. Buka data backup sebelumnya jika anda ingin mengulangi proses rekonsiliasi.
4. Penyesuaian Klik tombol penyesuaian jika terdapat transaksi yang saldonya tidak sama dengan saldo transaksi yang tercatat pada rekening koran bank. Jurnal penyesuaian tersebut bertujuan untuk menyamakan saldo bank menurut pencatatan Zahir Accouting dengan saldo bank menurut rekening koran. 5. Selesai Klik tombol selesai untuk menutup menu rekonsiliasi bank. Jurnal Penyesuaian Rekonsiliasi
495
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Form penyesuaian ini digunakan bila ada transaksi yang berbeda dengan rekening koran, baik transaksi debet atau kredit, transaksi yang diinput biasanya transaksi administrasi atau bunga bank. 1. Kode Akun Diisi dengan akun yang terkait dengan jurnal penyesuaian ini, misalnya penyesuaian tersebut dikarenakan ada biaya administrasi bank. Anda dapat memilih akun biaya administrasi bank dengan menggunakan tombol pencarian daftar akun disebelah kanan. 2. Tanggal Tentukan tanggal penyesuaian tersebut, gunakan kalender tanggal untuk menentukan tanggal transaksi. 3. Masuk - Keluar Masuk (Debit), diisi dengan nominal yang diperlukan apabila transaksi belum diinput di zahir dan ada di rekening koran tetapi dengan keadaan transaksi tersebut menambah saldo bank menurut pencatatan perusahaan. Misalnya bunga bank yang menjadi pendapatan perusahaan. Keluar (Kredit), Diisi dengan nominal yang diperlukan apabila transaksi belum diinput di zahir dan ada direkening koran tetapi dengan keadaan transaksi tersebut mengurangi saldo bank menurut pencatatan perusahaan. Misalnya biaya administrasi bank yang dibebankan kepada perusahaan. 4. Referensi Diisi dengan nomor referensi jurnal penyesuaian tersebut. 5. Keterangan Diisi dengan informasi atau keterangan atas jurnal penyesuaian tersebut. 6. Batal - Rekam • Klik Batal untuk membatalkan pencatatan jurnal penyesuaian. • Klik Rekam untuk menyimpan jurnal penyesuaian rekonsilasi. Jurnal penyesuaian ini akan mempengaruhi saldo bank.
4.6 Faktur Setiap transaksi di program Zahir terdapat faktur/ voucher yang akan dicetak untuk setiap transaksi di Pembelian. Untuk menampilkan faktur/invoice tersebut, tekan Pembelian dan Daftar Transaksi dan Cetak Faktur pada menu bergambar.
496
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.6.1 Faktur Penjualan
1. Tombol Variabel Untuk mengisi variabel laporan dalam faktur pajak 2. Tombol Desain Untuk merancang faktur pembayaran hutang usaha yang disesuaikan dengan keinginan Anda. Tampilan form desain lihat disini 3. Tombol Preview Untuk menampilkan tampilan laporan faktur yang dibuat. Tampilan preview lihat di sini 4. Tombol Cetak Apabila tampilan laporan faktur yang dibuat telah sesuai dengan isian pada transaksi pembayaran hutang, serta desain tampilan telah sesuai dengan yang diinginkan, maka Anda bisa langsung mencetak dengan menekan tombol Cetak. 5. Tombol Tutup Untuk menutup menu pada tampilan faktur pembayaran hutang usaha.
497
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.6.2 Desain Faktur Sederhana
Setiap transaksi yang ada di Zahir dapat dibuat suatu faktur atau voucher. Faktur/voucher dapat didesain sesuai dengan keinginan. Tekan tombol Desain untuk merubah faktur/voucher. 1. Contoh Mengedit Isian Untuk mengedit Alamat, klik dua kali di nomor sehingga tampil jendela Text Editor. Edit Alamat dengan yang diinginkan, misal: Address, lihat Text editor
498
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Text editor
Ini adalah Jendela Text Editor yang digunakan untuk mengedit/merubah faktur/invoice 1. Kolom Isian Diisi dengan variabel yang diedit, misal Alamat diganti dengan Address. Kemudian klik tanda check mark yang ada di toolbar, sehingga otomatis akan muncul di Jendela Desain Faktur. Untuk preview lihat Preview Faktur Sederhana. Variabel Alamat telah berubah menjadi Address.
499
PT. Zahir Internasional
5.6.3 Preview Faktur Sederhana
500
Zahir Accounting Versi 5.1
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.7 Laporan Laporan di Zahir Versi 5.1 dapat didesain sesuai dengan keinginan Anda, pilih laporan yang hampir sama dengan kebutuhan Anda, seperti gambar berikut ini:
5.7.1 Contoh Laporan
501
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.7.2 Desain Laporan
Variables, berisi data-data master dan fungsi standar seperti nama perusahaan, pilihannya adalah Variabel dan Sistem Variabel. Function, berisi logika perhitungan yang digunakan dalam matematika, seperti Mathematical, Aggregate, String, Date and Time dan lainnya. Data, isinya adalah kumpulan variabel yang terkoneksi dengan laporan transaksi, seperti di Laporan Penjualan dan di pilih Sales Invoice Detail yang muncul di Data adalah Detail Product, Sales Detail Service, Sales Master dan lain sebagainya. Apabila Anda membuka laporan lain, misalkan Pembelian, data yang keluar akan berbeda dengan di Penjualan. Code, adalah script filter yang menampilkan laporan.
502
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.7.3 Koleksi Laporan Keuangan Jika perusahaan anda memerlukan suatu laporan yang berbeda dari format laporan yang ada pada Zahir Accounting, maka anda dapat membuat laporan tersebut dengan menggunakan fasilitas koleksi laporan yang ada di Zahir Accounting. Informasi Laporan
1. Nama Laporan Tentukan nama koleksi laporan yang akan dibuat. 2. Judul Laporan Ketik judul yang ingin ditampilkan dalam laporan yang akan dibuat. 3. Jumlah Kolom Tentukan jumlah kolom yang ingin ditampilkan dalam format laporan. 4. Horizontal (T Style) Beri tanda ceklist jika anda ingin menampilkan format laporan dalam bentuk T.
503
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5. Ukuran Kertas Tentukan ukuran kertas yang dibutuhkan untuk mencetak laporan melalui printer. 6. Orientasi Tentukan orientasi bentuk laporan saat di cetak melalui printer. 7. Lanjutkan - Selesai • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya, menentukan item penyusun laporan. • Klik Batal untuk membatalkan proses pembuatan koleksi laporan keuangan. Item Penyusun Laporan
1. Item Laporan Isilah item laporan sesuai dengan item yang ingin ditampilkan dalam laporan yang anda buat. Selanjutnya tentukan tipe dari item laporan tersebut. Pilihan tipe adalah judul, detail, total, break. • Tentukan tipe menjadi judul jika bagian item laporan ingin ditampilkan pada bagian paling atas. • Tentukan tipe menjadi detail jika item tersebut ingin berada pada detail laporan. • Tentukan tipe menjadi total jika item tersebut ingin berisi total saldo dari item penyusun detail. • Tentukan tipe menjadi break jika item tersebut merupakan pembatas dari item penyusun laporan. 504
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Posisi Klik panah merah ke atas dan kebawah untuk merubah urutan posisi item penyusun laporan. 3. Baru - Hapus • Klik tombol bersimbol kertas putih untuk menambahkan item penyusun laporan. • Klik tombol bersimbol tong untuk menghapus item penyusun laporan. 4. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju proses sebelumnya menentukan informasi laporan. • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya, menentukan akun penyusun laporan. • Klik Batal untuk membatalkan proses pembuatan koleksi laporan keuangan. Akun Penyusun Item
1. Detail Laporan Jika anda sudah set pada bagian sebelumnya untuk item penyusun laporan dengan tipe “Detail”, maka item penyusun laporan tersebut akan tampil pada kolom detail laporan. 2. Akun Penyusun Tentukan mulai dari akun mana sampai akun mana yang termasuk kedalam masing-masing detail laporan yang dibuat.
505
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Baru - Hapus • Klik tombol bersimbol kertas putih untuk menambahkan akun penyusun item. • Klik tombol bersimbol tong untuk menghapus akun penyusun item. 4. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju proses sebelumnya menentukan item penyusun laporan. • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya, menentukan penyusun item total. • Klik Batal untuk membatalkan proses pembuatan koleksi laporan keuangan. Penyusun Item Total
1. Penyusun Total Dalam penyusun item total akan muncul item penyusun laporan dengan tipe “Total” yang sudah anda set pada bagian item penyusun laporan. 2. Detail Laporan Isilah yang termasuk detail laporan di pos total yang ada. Untuk data pada detail laporan akan tampil jika sudah di set pada bagian item penyusun laporan dengan tipe “Detail”. 3. Baru - Hapus • Klik tombol bersimbol kertas putih untuk menambahkan penyusun item total. • Klik tombol bersimbol tong untuk menghapus penyusun item total. 506
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
4. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju proses sebelumnya menentukan akun penyusutan item. • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya, menentukan kolom laporan. • Klik Batal untuk membatalkan proses pembuatan koleksi laporan keuangan.
Kolom Laporan
1. Kontens Tentukan kontens (isi) yang ingin ditampilkan pada kolom laporan. 2. Posisi Klik panah merah ke atas dan kebawah untuk merubah urutan posisi kotens kolom laporan. 3. Baru - Hapus • Klik tombol bersimbol kertas putih untuk menambahkan kontens kolom laporan. • Klik tombol bersimbol tong untuk menghapus kontens kolom laporan. 4. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju proses sebelumnya menentukan penyusun item total. • Klik Lanjutkan untuk proses berikutnya, proses pembuatan laporan selesai. • Klik Batal untuk membatalkan proses pembuatan koleksi laporan keuangan.
507
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Pembuatan Laporan Selesai
1. Tampilkan Laporan Aktifkan ceklist pada bagian tampilkan laporan sekarang juga jika anda ingin langsung menampilkan laporan yang sudah anda buat ketika klik tombol selesai. 2. Kembali - Selesai • Klik Kembali untuk menuju proses sebelumnya menentukan kolom laporan. • Klik Selesai untuk mengakhiri proses pembuatan koleksi laporan keuangan.
508
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Filter Periode
1. Filter Periode Tentukan filter periode akuntansi sebagai acuan periode yang akan ditampilkan pada laporan. 2. Gunakan Alias Aktifkan opsi menggunakan nama alias jika anda ingin menampilkan laporan dalam format nama alias. Catatan : Anda harus mempunyai fasilitas alias name untuk menggunakan opsi ini. 3. Mata Uang Tentukan jenis mata uang yang ingin ditampilkan dalam laporan. Catatan : anda harus mempunyai fasiltias multi currency untuk menggunakan opsi ini. 4. Batal - OK • Klik Batal untuk membatalkan proses menampilkan laporan. • Klik OK untuk menampilkan laporan. 509
PT. Zahir Internasional
Contoh Laporan Keuangan
Berikut ini contoh tampilan koleksi laporan keuangan yang dibuat.
510
Zahir Accounting Versi 5.1
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Daftar Koleksi Laporan Keuangan
Pada bagian ini berisi daftar koleksi laporan keuangan yang pernah anda buat sebelumnya. 1. Nama dan Judul Laporan Pada bagian ini terdapat daftar koleksi laporan keuangan yang sudah pernah dibuat sebelumnya. Anda bisa menambahkan dengan membuat koleksi laporan keuangan baru, mengedit koleksi laporan keuangan dan menghapusnya jika sudah tidak diperlukan lagi. 2. Baru - Edit - Hapus • Baru, digunakan untuk menambahkan atau membuat koleksi laporan keuangan baru. • Edit, digunakan untuk mengkoreksi atau memodifikasi koleksi laporan keuangan yang pernah dibuat sebelumnya. • Hapus, digunakan untuk menghapus koleksi laporan keuangan yang pernah dibuat sebelumnya. 511
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Cetak Detail Klik untuk mencetak laporan dengan menyertakan item penyusun laporan dengan tipe detail pada saat anda membuat koleksi laporan keuangan. 4. Cetak Klik untuk mencetak laporan tanpa menyertakan item penyusun laporan dengan tipe detail pada saat anda membuat koleksi laporan keuangan. 5. Selesai Klik Selesai untuk menutup daftar koleksi laporan keuangan.
5.8 Grafik dan Analisa
Zahir Accounting Enterprise memiliki fasilitas pendukung pengambilan keputusan yang cukup canggih. Anda dapat membaca keadaan atau status perusahaan Anda dengan cepat, mudah dan akurat melalui fasilitas analisa keuangan terpadu. Di Zahir ada tiga macam laporan yaitu: Analisa Bisnis, Reminder, dan Kalender.
512
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Analisa Bisnis, digunakan untuk melihat grafik untuk harta, neraca, rugi-laba, saldo bank, grafik penjualan dan analisa rasio keuangan. Untuk menampilkan fasilitas Analisa Bisnis, tekan Laporan > Analisa Bisnis > dan Analisa Bisnis. • Tekan tombol segitiga merah untuk menampilkan opsi yang tersedia untuk tiap bagian, serta tekan tombol kanan mouse pada masing-masing grafik untuk menampilkan opsi yang lain. • Anda bisa memilih jenis grafik yang diinginkan baik batang, maupun pie dengan mengklik kanan di tempat gambar analisa tersebut. 1. Grafik Harta Grafik ini digunakan untuk mengetahui total prosentase komponen aktiva pada tahun berjalan. 2. Grafik Kas dan Bank Grafik yang digunakan untuk mengetahui jumlah masing-masing rekening kas yang dimiliki oleh perusahaan pada periode tahun berjalan yang ditampilkan dalam bentuk grafis. 3. Saldo Bank Digunakan untuk mengetahui jumlah masing-masing rekening kas yang dimiliki oleh perusahaan pada periode tahun berjalan yang ditampilkan dalam bentuk daftar. 4. Grafik Laba - Rugi Grafik ini digunankan untuk mengetahui komponen biaya terhadap pendapatan dalam tahun berjalan. 5. Grafik Penjualan Grafik ini digunakan untuk mengetahui prosentase penjualan pada setiap bulannya dalam tahun berjalan. 6. Rasio Keuangan Digunakan untuk mengetahui total rasio analisa keuangan pada periode berjalan.
513
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.9 Reminder
Reminder, digunakan untuk melihat piutang - hutang jatuh tempo serta grafiknya, giro masuk, giro keluar, rekomendasi pembelian, vendor terbaik dan stock minimum. Untuk menampilkan Reminder, tekan Laporan > Analisa Bisnis > Reminder 1. Piutang Jatuh Tempo Merupakan daftar yang menyebutkan nama pelanggan dan jumlah piutang yang telah jatuh tempo. 2. Grafik Piutang Jatuh Tempo Merupakan grafik yang menyebutkan tanggal dan jumlah piutang pelanggan yang telah jatuh tempo. 514
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
3. Hutang Jatuh Tempo Merupakan daftar hutang yg telah jatuh tempo dan belum dilunasi oleh perusahaan. 4. Grafik Hutang Jatuh Tempo Merupakan grafik hutang yg telah jatuh tempo dan belum dilunasi oleh perusahaan. 5. Giro Masuk Merupakan daftar yang mendata giro masuk yang telah jatuh tempo. 6. Rekomendasi Pembelian Merupakan daftar yang mengingatkan jumlah barang yang tersedia kurang dari standar minimum persediaan, sehingga direkomendasikan untuk membuat purchase order. 7. Vendor Terbaik Daftar yang mendata nama supplier yang memiliki kredibilitas terbaik diperusahaan. 8. Stok Minimum Daftar yang digunakan sebagai catatan bahwa persediaan telah dibawah standar stok minimun.
5.9.1 Rekomendasi Pembelian Opsi Pemasok
515
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Berikut ini beberapa langkah untuk menentukan penentuan pemasok dijadikan acuan dalam membuat rekomendasi pembelian. 1. Lanjutkan - Batal • Klik Lanjutkan untuk memulai proses penentuan rekomendasi pembelian secara otomatis berdasarkan pemasok. • Klik Batal untuk membatalkan proses penentuan rekomendasi pembelian secara otomatis berdasarkan pemasok. Dasar Penentuan
1. Dasar Penentuan Tentukan dasar penentuan pemilihan pemasok dalam pembuatan rekomendasi pembelian. • Nilai Tertinggi, aktifkan opsi ini jika anda ingin menentukan pilihan pemasok berdasarkan nilai pembelian tertinggi dari masing-masing pemasok. • Rata-rata, aktifkan opsi ini jika anda ingin menentukan pilihan pemasok dari nilai rata-rata pembelian dari masing-masing pemasok. • Dari Data Pembelian Terakhir, aktifkan opsi ini jika anda ingin menentukan pilihan pemasok dari data pembelian terakhir kepada pemasok. Acuan pilihan pemasok adalah pemasok dari data pembelian terakhir untuk masing-masing produk. 2. Tanggal Acuan Tentukan acuan tanggal mulai anda menentukan dasar penentuan pemilihan pemasok. 516
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju ke bagian sebelumnya jendela utama penentuan pemasok. • Klik Lanjutkan untuk menuju ke bagian berikutnya menentukan filter kelompok barang. • Klik Batal untuk membatalkan proses penentuan pemasok untuk rekomendasi pembelian.
Filter Kelompok Barang
1. Filter Kelompok Tentukan filter kelompok barang jika anda ingin menetapkan pilihan pemasok untuk kelompok barang tertentu saja. 2. Filter Departemen 3. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju ke bagian sebelumnya dasar penentuan. • Klik Lanjutkan untuk menuju ke bagian berikutnya menentukan filter group barang. • Klik Batal untuk membatalkan proses penentuan pemasok untuk rekomendasi pembelian.
517
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Filter Group Barang
1. Filter Group Barang Tentukan filter group barang jika anda ingin menetapkan pilihan pemasok untuk group barang tertentu saja. 2. Kembali - Lanjutkan - Batal • Klik Kembali untuk menuju ke bagian sebelumnya filter kelompok barang. • Klik Lanjutkan untuk menuju ke bagian berikutnya proses final. • Klik Batal untuk membatalkan proses penentuan pemasok untuk rekomendasi pembelian.
518
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
Final
1. Kembali - Selesai • Klik Kembali untuk menuju ke bagian sebelumnya filter group barang. • Klik Selesai untuk mengakhir proses penentuan pemasok untuk rekomendasi pembelian.
519
PT. Zahir Internasional
Zahir Accounting Versi 5.1
5.10 Kalender
Kalender, digunakan untuk melihat kalender piutang - hutang jatuh tempo, giro masuk dan giro keluar. Dengan fasilitas ini Anda dapat mengkontrol tanggal jatuh tempo setiap piutang, hutang, maupun giro. Untuk menampilkan fasilitas ini, tekan Laporan > Analisa Bisnis > Kalender.
520
